magyarországi református egyház

Magyarországi Református Egyház

Elektronikus irattárközponti iktató

rendszer bemutatása

2011. október

lightport.huKészült a Dunántúli Református

Egyházkerület részére2

Tartalomjegyzék, tematika– LP és MRE kapcsolata

• Sikerek• Felhasználók

– Elektronikus irattár elmélete– Iktató rendszer bemutatása

• Élő kattintások– Levelezés– Szkennelés– Visszakeresés

– Biztonság, rendelkezésre állás• Egymást nem látják• Professzionális üzemeltetés (Református Informatikai Csoport)

– Bevezetés• Ütemezés• Árak• Opciók

2011. október



MRE és a LightPort Kft.– LightPort Kft. bemutatása

• Alapítás: 2003• Tevékenységi területek

– Hír, állami, üzleti portál fejlesztés– WebShop rendszerek– Webes ügyviteli rendszerek (Elektronikus iktató, CRM)– SLA Sentinel– Direkt üzleti fejlesztések (java /.net)

• Előnyök– Megbízhatóság– Rugalmasság– Jó ár/érték arány

– Közös projektek, SW rendszerek• Portál• Iktató rendszer• Törzskönyvi rendszer

2011. október



Iktató rendszer felhasználási statisztika

Szervezetenként iktatás / Év 2006 2007 2008 2009 2010 2011

Zsinati Iroda 3634 4963 4787 4545 5162 6291

Kommunikációs Szolgálat 646 735 1083 736 321 0

Pénzügyi osztály 4 0 0 0 0 0

Külügyi iroda 285 656 1948 947 526 1012

Ifjusági iroda 591 1021 830 984 580 344

Missziói iroda 353 431 1349 652 387 450

Oktatásügyi iroda 304 229 236 198 155 91

Zsinat Elnökségi Titkárság 1518 1747 2206 1543 1561 1779

Csillagpont 0 0 0 1 14 1033

Református Missziói Központ 0 0 0 24 0 0

BEREG-Y Kft 0 0 0 0 27 399

Tiszántúli Egyházkerület 3407 3278 4234 4797 5391 6704

Tiszáninneni Egyházkerület 151 1353 1423 1481 1506 1927Vagyonkezelés és Gondnokság 169 19 295 341 48 2Közigazgatási és Jogi osztály 630 587 400 1 26 14

Generális konvent 3 0 0 0 0 0

Szeretetszolgálat 10 0 0 0 0 0

Dunamelléki Református Egyházkerület 3526 3658 3295 2996 2753 3155

DRE Gazdasági Hivatal 2387 3146 2879 2712 2580 2983DRE Székház 1417 1920 2206 2482 3107 2832

Dunántúli Református Egyházkerület 0 0 0 0 0 486

Összes iktatás: 19035 23743 27171 24440 24144 29502

2011. október



Iktató rendszer tapasztalatok– Statisztika

• 2006 óta folyamatos működés• 150 000 iktatott dokumentum• 1 000 000 oldal iktatott dokumentum• 21 szervezeti egység, 83 felhasználó

– Erősségek• Rendelkezésre állás• Magas szintű adatvédelem• Rendszeres mentés• Költséghatékonyság• Szervezetek önálló működésének kiemelt támogatása

2011. október



Iktató rendszer üzemeltetése– Üzemeltetés felelősei

• Református Informatikai Csoport (Debrecen)• LightPort Kft.

– Református Informatikai Csoport feladata• HW erőforrások biztosítása• HW monitoring• Operációs rendszer működtetése• Mentés biztosítása

– LightPort Kft feladatai• Felhasználói támogatás• Funkcionális hiba elhárítás• Funkcionális igények kezelése• Iktató rendszer

– Kiszolgáló SW eszközök frissítésének támogatása– SW Rendszerek felügyelete– SW Rendszerek üzemeltetése

• Mentés támogatása• SLA felügyelet

2011. október



Alapfogalmak– Ügyvitel: a hivatalon belüli ügyintézés szervezett rendje.

Információs folyamatok összessége. Magába foglalja az ügyvitelszervezést és az ügyiratkezelést

– Ügyirat: szervezetekhez, intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos levél.

– Ügyintéző: az ügy intézésre kijelölt személy.– Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa,

amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét.– Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a

beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatókönyvet, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait.

– Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szervezet működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál.

2011. október



Általános célok– Önálló szervezetek kiemelt támogatása

• Külön felhasználók• Elszeparált tárterületek, • Elszeparált dokumentumok, • Elválasztott feladatok

– Iktatott dokumentumok kezelése• Főszámos, alszámos dokumentumok• Előzmények• Évváltások

– Iktatott dokumentumok visszakereshetősége• Tárgy• Partner• Idő

– Riportok készítése

2011. október



Az iktató rendszer célja

– Hatékonyság és könnyű kezelhetőség– Funkciók:

• Iktatás, adatrögzítés• Nyilvántartás, • Feladatkezelés• Keresés,• Kimutatások és ellenőrzési feladatok• Ügyek / ügyiratok állapotáról szóló kimutatások

– Ügymenetet és áttekinthetőbbé tétele– Továbbfejleszthetőség, integrálási lehetőség

biztosítása

2011. október



Rendszerszintű elvárások

Legfontosabb sarokpontok:– Függelmi viszonyok megvalósítása – Partner karbantartás– Adatok központi tárolása– Naplók

• Elektronikus iktatókönyvek• Riportok, statisztikák

– Egységes jogosultság kezelés

2011. október



Előnyök– Gyors elérhetőség – Tetszőleges internetes kapcsolattal rendelkező

helyről– Platform függetlenség

• Jelenlegi futás környezet• Szabványos HTML alapú kliens felület• Egységes kliens oldali felületek

– Szerver oldali előnyök• Robosztus, skálázható, dinamikus terhelés megosztás• Rugalmasság, könnyű fejleszthetőség• Package felépítésű xml állományok • Webes menedzsment felülettel

2011. október



Integrációk

– Levelező rendszerek • MS Outlook (2000, 2003-2007, 2010

32/64bit)• Thunderbird

– Lapolvasó eszközök• Általános (USB-s) szkennerek (twain

driver)

2011. október



Megjelenési

felületek• Éles iktató rendszer

– http://iktato.reformatus.hu/– Éles adatok kezelése

• Teszt rendszer– http://iktato.dev.lprt.hu– Oktatások megvalósítása– Tesztelési, gyakorlási

lehetőség

http://iktato.reformatus.hu/

http://iktato.dev.lprt.hu/

2011. október



Esettanulmányok

– Törzsadatok karbantartása• Partner törzsadatok karbantartása• Felhasználók karbantartása• Helyettesítések kezelése• Mappa készítése

– Iktatókönyvek – Főszámos dokumentum iktatása– Alszámos dokumentum iktatása– Feladatlap / feladat készítése– Feladatlapok Feladatok kezelése

2011. október



Integrált alkalmazások

– Szkenner integráció• Alkalmazás telepítése• Alkalmazás paraméterezése• Szkennelés (felület által

biztosított lehetőségek)• Szkennelt dokumentum

iktatása

– Outlook integráció• Alkalmazás telepítése• Alkalmazás paraméterezése• Kiválasztott levél iktatása

2011. október



Megvalósított folyamatok

2011. október



Iktató rendszer terjesztés– Célunk

• rendszerünk felhasználóinak kiszolgálása, • minél több elégedett felhasználó

– Az iktató rendszert 2006 óta folyamatosan terjesztjük– Jelen széleskörű ismertetés is egy nagy lehetőség számunkra

– Sarokpontok:• Rendelkezésre állás• Magas szintű adatvédelem• Rendszeres mentés• Költséghatékonyság• Szervezetek adatainak biztonságos elkülönített kezelése

– Támogató szervezetek• Református Informatikai Csoport• LightPort Kft.

2011. október



Iktató rendszer bevezetése– Rendelkezésre álló erőforrások

• HW környezet• Felhasználói támogatás (szupport)• Internet elérés• Megbízhatóság, felhasználói tapasztalatok, • 2006 óta folyamatosan működő rendszer, a Zsinati Iroda ajánlásával

– Szükséges információk• Szervezeti egység azonosítása• Felhasználók és szerepköreik azonosítása• Iktató könyvek azonosítása• Oktatási igények azonosítása• Bevezetés tervezett időpontja

– Bevezetés időzítése: bevezetés akár 2012-04-01-től• Vezetői döntés (rendszer bevezetésének elhatározása)• T (szükséges információk rendelkezésre állása)• T+7 munkanap szervezetek, felhasználók, iktató könyvek konfigurálása• (T+9 munkanap rendszer felhasználói oktatása)• T+10 munkanap rendszer használatának megkezdése

2011. október

lightport.hu19

Ajánlat– Az alábbiakban ismertetett kedvezményes áron vállaljuk rendszerünk

bevezetését.

– Az alábbiakban szereplő árak nettó árak.

– Amennyiben +1 szervezetet hoznak, abban az esetben 20% kedvezményt biztosítunk, így akár 30% kedvezménnyel érheti el szolgáltatásunkat.

– Oktatások megtartását nagyobb csoportokban is vállaljuk.

CsomagFelhasználó

számIktatás db / év

Tárhely GB Havidíj Számlázás

+1 szervezet

+1 szervezetSzámlázás

3 havi éves 3 havi éves10% kedv. 20% kedv. 30% kedv.

A) 5 6 000 db 4 GB 12 000 Ft 36 000 Ft 129 600 Ft 9 600 Ft 28 800 Ft 103 680 FtB) 10 12 000 db 8 GB 17 000 Ft 51 000 Ft 183 600 Ft 13 600 Ft 40 800 Ft 146 880 Ft

C) 15 24 000 db 16 GB 23 000 Ft 69 000 Ft 248 400 Ft 18 400 Ft 55 200 Ft 198 720 Ft

Opcionális oktatási szolgáltatás Egység ár db Nettó

km díj 110 Ft 1 110 Ft

Oktatás (3 óra) 8 000 Ft 5 40 000 Ft

2011. október



Köszönjük figyelmüket!

Várjuk kérdéseiket.

Dringó BélaBodor Gergő

A rendszer bevezetésével kapcsolatos igényeket Várhegyi Eszter fogadja.• Elérhetőségei: [email protected], tel.: 30/268-4742

A rendszerrel használatával kapcsolatos kérdéseiket (esetleges hibajelentéseket) az alábbi elérhetőségeinkre várjuk (a kommunikáció alapvető formájának az email-t szeretnénk javasolni):

– Balázs Gábor, [email protected], tel.: 30/554-2095– Várhegyi Eszter, [email protected], tel.: 30/268-4742

A rendszer funkcionalitásával kapcsolatos észrevételeket Országos szinten a Golány Ernőné (email: [email protected]) gyűjti.

magyarországi református egyház

Documents