mai 2008 – s. 1 programmverwaltung 1. teil ausschreibungen antragstellung evaluation
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Mai 2008 – S. 1
Programmverwaltung
1. Teil
Ausschreibungen Antragstellung Evaluation
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Ausschreibung zur erstmaligen Förderungintegrierter Studiengänge ab 2009-10:
Bachelor- / Licencestudiengänge;grundständige integrierte Studiengänge, die ohne ge-
meinsamen Bachelor direkt zum Master-Niveau führen in D: Master, Staatsexamen; in F: Master, Maîtrise, Diplôme de Grande Ecole et d‘IEP
Master-/Masterstudiengänge (postgradual, 120 ECTS);Drittlandstudiengänge
→ für Neuantragsteller
www.dfh-ufa.org > Hochschulen > Ausschreibungen: Hochschulen
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Qualitätssicherung für bereits
geförderte Studiengänge:
Antrag auf Weiterförderung:
Evaluationsrhythmus der DFHInhaltliche Umgestaltung Ihres Studiengangs,
insbesondere Umstellung auf Bachelor / Master
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Ausschreibungs- und Antragstellungsfrist:
2. Mai - 31. Oktober 2008
für eine Förderung oder Weiterförderung ab 2009-10
→ Ein Jahr zwischen der Antragstellungsfrist (31.10.2008) und dem Beginn der Förderung (1.9.2009)
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Die Förderphasen der DFH:
Phase 1 = Vorbereitungsphase: 1-2 Jahre (bei Drittlandkooperationen 1-3 Jahre)
Phase 2 = Erprobungsphase: 3 + 3 Jahre Phase 3 = Etablierte Phase: 4 + 4 + 4… Jahre
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Antragstellung:
Neuanträge: Eintritt in die Vorbereitungsphase oder in die Erprobungsphase
Weiterförderungsanträge:Weiterförderung in der Erprobungsphase (1, 4) oder in der etablierten Phase
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Antragsteller:
Deutsch-französische Hochschulkooperationen,ggf. erweitert um eine Drittlandhochschule
Gemeinsame Antragstellung in Deutsch und Französisch
Die Angaben der deutschen Hochschule sollen v.a. die Modalitäten des Studienverlaufs auf deutscher Seite, die der französischen Hochschule die Modalitäten des Studienverlaufs auf französischer Seite betreffen.
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Antrag auf Eintritt in die Vorbereitungsphase:
Studiengang, der neu entwickelt wird und noch nie von der DFH gefördert wurde
Erste Informationen über den angestrebten Studiengang (Profil, Abschlüsse, fachliche Ausrichtung, Organisation, Einbettung, …)
Erste Informationen über den Hintergrund und die Ambitionen der Kooperation
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Antrag auf Förderung in der Erprobungsphase 1 (Neuantrag oder
Weiterförderung):
bereits existierende integrierte, bi- oder trinationale Studiengänge, die aber bisher nicht durch die DFH gefördert wurdenoderStudiengänge, die die Vorbereitungsphase erfolgreich abgeschlossen haben
Beginn des Studierendenaustauschs Vorlage einer studiengangsspezifischen Kooperationsvereinbarung Vorlage eines gemeinsamen Studienplans
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Antrag auf Weiterförderung in der
Erprobungsphase 4 oder in der etablierten Phase:
Ab der Erprobungsphase 4 ist nur noch eine Weiterförderung möglich.
Studiengang mit (ersten) Erfahrungen im Studierendenaustausch
Angaben zu Studierenden- und Absolventenzahlen
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Zwingende Antragstellung auf Weiterförderung:
Entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH
bei inhaltlicher Umgestaltung Ihres Studiengangs, insbesondere bei Umstellung auf Bachelor / Master
→ Die Programmbeauftragten der Kooperationen, die einen Antrag auf Weiterförderung stellen müssen, werden vom Sekretariat der DFH im Mai/Juni per Email über die notwendige Antragstellung informiert.
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Optionale Antragstellung auf Weiterförderung:
Nach einem Jahr in der Vorbereitungsphase
Nach einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase
Nach einer negativen Evaluation im Vorjahr
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Bitte signalisieren Sie Ihre beabsichtigte Antragstellung
zum
30. Juni 2008
an
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Antragsformular:
Aktuelles Antragsformular für Neuanträge UND für Weiterförderungsanträge unter
www.dfh-ufa.org > Hochschulen > Ausschreibungen: Hochschulen
Ältere Antragsformulare sind ungültig!
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Bei trinationalen Kooperationen:
Zusätzliches Antragsformular für die Beantragung von Mitteln zur Förderung
trinationaler thematischer Studierendenbegegnungen
www.dfh-ufa.org > Hochschulen > Ausschreibungen: Hochschulen
Es gelten die für die Evaluation üblichen Fristen.
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Der Antrag besteht aus:
dem Antragsformularden Anlagen
Die Antragsunterlagen sind die „Visitenkarte“ des Studiengangs für die Evaluatoren!
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Zum EvaluationsverfahrenEs handelt sich um einen mehrstufigen Prozess:die administrative Evaluation führt das Sekretariat
der DFH durch;die wissenschaftliche Begutachtung obliegt dem
wissenschaftlichen Beirat und den in seinem Auftrag arbeitenden EvaluatorInnen;
Die Entscheidung des Hochschulrates ist die letztendlich verbindliche Fördergrundlage.
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Die administrative Evaluation umfasst zurzeit:
1) Die Prüfung der Antragsunterlagen auf ihre formale Vollständigkeit
2) Eine Stellungnahme des Sekretariates der DFH pro Studiengang zu folgenden Punkten:
Sachberichte der Verwendungsnachweise, Studierendenberichte, Studierendenzahlen, Angaben zu den AbsolventInnen, Öffentlichkeitsarbeit der Kooperationen im Hinblick auf die
Zusammenarbeit mit der DFH, einschließlich des Studienführers online,
Ergebnisse der Ortsbegehungen.
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Die wissenschaftliche Evaluation beinhaltet:
Die Begutachtung jeden Antrags durch ein deutsch-französisches Gutachtertandem. Als Arbeitsinstrument dienen die Evaluationsbögen;
Die Erstellung eines nach Förderphasen differenzierten Rankings pro Evaluationsgruppe (Fachgruppe) des wissenschaftlichen Beirates;
Die Diskussion der Ergebnisse jeder Evaluationsgruppe im wissenschaftlichen Beirat. Hier ist v.a. auch der Ort für die Diskussion von Zweifelsfällen;
Die Formulierung von Empfehlungen durch den wissenschaftlichen Beirat an den Hochschulrat;
Die Beschlussfassung über eine Förderung durch den Hochschulrat.
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Wann wird ein Studiengang evaluiert?
Im Rahmen der internen Qualitätssicherung entsprechend dem Evaluationsrhythmus der DFH nach- 2 Jahren (Vorbereitung), 3 Jahren (Erprobung) oder 4 Jahren (Etabliert)
Nach einer inhaltlichen Umgestaltung des Studiengangs,insbesondere nach einer Umstellung auf Bachelor / Master
Bei einer erneuten Antragstellung nach einer negativen Evaluation oder einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase
Grundsätzlich gilt, dass nur gefördert werden kann, was auch evaluiert wurde!
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Information der Hochschulen
Die Mitteilung der Förderentscheidung erfolgt in der ersten Aprilhälfte im Anschluss an die Hochschulratssitzung im März / April.
Der Förderbescheid gilt je nach angestrebter Förderphase für 2, 3 oder 4 Jahre.
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Positives Evaluationsergebnis: Der Studiengang wird entsprechend den geltenden
Finanzierungsrichtlinien der DFH gefördert (Ansprechpartnerin: Carole Reimeringer)
Die Kooperation wird ab dem jeweiligen Förderjahr von der DFH beworben;Informationsgrundlage dafür sind die Angaben der Kooperation in den Antragsunterlagen, im Fragebogen zum Folder sowie im Fragebogen zum Studienführer online
Nach dem Eintritt in die Erprobungsphase können die Kooperations-partner von Partnerhochschulen zu Mitgliedshochschulen der DFH avancieren (Ansprechpartner: Simon Martin)
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Negatives Evaluationsergebnis:
Zum Schutz der Studierenden tritt die
Vertrauensschutzregelung der DFH
in Kraft.
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Vertrauensschutzregelung der DFH:
Negativ evaluierte StudiengängeRuhende StudiengängeAuslaufende Studiengänge
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Vertrauensschutzregelung der DFH:
Die Studierenden, die ihre Auslandsphase bereits vor der negativen Evaluation bzw. Unterbrechung des Studiengangs oder vor der Beendigung der Kooperation begonnen haben, werden bis zum Ende dieses Studiums von der DFH gefördert.
Die zum Zeitpunkt der negativen Evaluation bzw. der Unterbrechung des Studiengangs oder der Beendigung der Kooperation in der Inlandsphase bei der DFH eingeschriebenen Studierenden, die ihre Auslandsphase erst im darauf folgenden akademischen Jahr beginnen, erhalten für das betreffende Jahr Mobilitätsbeihilfe von der DFH. Infrastrukturmittel und Mittel für die (fach)sprachliche Vorbereitung werden nicht gewährt.
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…Vertrauensschutzregelung der DFH (Fortsetzung):
Neueinschreibungen sind für das betreffende akademische Jahr bei der DFH nicht möglich.
Im Falle von Studiengängen, die nur im Partnerland stattfinden, fördert die DFH die Studierenden, die zum Zeitpunkt des negativen Förderbescheids bzw. der Unterbrechung des Studiengangs oder der Beendigung der Kooperation bereits ausgewählt waren. Die Programmbeauftragten müssen der DFH einen Nachweis für diese Auswahl liefern.
Um von der Vertrauensschutzregelung profitieren zu können, müssen sich die Studierenden für das betreffende akademische Jahr bei der DFH rückmelden!
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Zusätzliche Informationen zu Antragstellung und Evaluation:
auf unserer Homepage www.dfh-ufa.org unter„Evaluierung“:
Zeitplan und Ablauf der EvaluationFörderphasen und EvaluationsrhythmusEntwicklungsstand der Studiengänge
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2. Teil :
Studierende
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Einschreibung und Rückmeldung
ALLE Studierenden müssen sich nach ihrer Aufnahme in den integrierten Studiengang bei der DFH einschreiben und jährlich rückmelden
Einschreibung und Rückmeldung erfolgen ausschließlich online unter:
www.dfh-ufa.org / Studierende / Einschreibung
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Fristen
jährlich zwischen dem 2. Mai und 30. September für das kommende akademische Jahr
Ausnahme: Die Studierenden, die nach dem 30. September ausgewählt werden und das Studium erst zum Sommersemester beginnen, können sich ausnahmsweise zwischen dem 15. Januar und dem 31. März des folgenden Jahres einschreiben
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Konsequenzen bei nicht erfolgter Einschreibung bzw. Rückmeldung
keine nachträgliche Einschreibung bzw. Rückmeldung keine Mobilitätsbeihilfe für den Studierenden kein Studierendenausweis für den Studierenden keine zusätzlichen Zuwendungen für diesen Studierenden im
Rahmen der Infrastrukturmittel Verfälschung der Studierendenzahlen: kann Auswirkungen
bei der Evaluation des Studienganges haben
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Studierendenbericht
nach jedem Aufenthalt im Partner- bzw. im Drittland muss der Studierende online seinen Bericht ausfüllen
Erstellung des Berichtes ist mit der Rückmeldung verbunden *, d.h. nur wenn der Bericht ausgefüllt wurde, kann die Rückmeldung erfolgen
die Studierenden werden bei ihrer Rückmeldung darauf hingewiesen und ggf. automatisch zum Formular des Studierendenberichtes geleitet.
er ist Teil der Evaluation des Studienganges
*Achtung: Verwechslung von Studierendenbericht und Rückmeldung
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Studierendenausweis
Matrikelnummer der DFH wird für die Rückmeldung benötigt
symbolisiert die Zugehörigkeit der Studierenden zur DFH ist für die Dauer eines akademischen Jahres gültig
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Studienabbruch
Studienabbrüche müssen der DFH unverzüglich gemeldet werden
bitte verwenden Sie das Formular « Studienabbruch ». Hier finden Sie weitere Informationen
Meldung und Rückzahlung der Mobilitätsbeihilfe erfolgt durch die Hochschule spätestens im Rahmen des Verwendungsnachweises
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DFH - Zertifikat
Studierende, die während ihres gesamten DFH – Studiums bei der DFH eingeschrieben waren und alle Abschlüsse erhalten haben, können ein Zertifikat der DFH erhalten
Jeder Programmbeauftragte meldet die Absolventen seines Studienganges im Rahmen des alljährlich zu erstellenden Verwendungsnachweises.
Die Erstellung der Zertifikate erfolgt auf Antrag des Programmbeauftragten bei der DFH
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3. Teil :
BEWILLIGUNG DER ZUWENDUNGEN DER DFH
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3.1 Detaillierte Liste der Studierenden
Einschreibungen und Rückmeldungen der Studierenden werden unter Infos online abgebildet
die « Detaillierte Liste der Studierenden » dient als Grundlage für die Erstellung des Zuwendungsvertrags und der Höhe der bewilligten Mittel
Richtigkeit der übermittelten Daten ist unerläßlich
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Zugang zum Formular per Identifikationsnummer und Passwort unter
www.dfh-ufa.org / Hochschulen / Infos online
ab 2. Juni: Formular ist online verfügbar
bis 2. Oktober: Formular muss von Programmbeauftragten ausgefüllt und validiert sein
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Das Formular besteht aus zwei Listen: einem für die Studierenden- und einem für die Zahlenangaben
Informationen über die Studierenden (Datum der Einschreibung/Rückmeldung, Matrikelnummer, Name, Vorname, etc.) werden automatisch bei ihrer Einschreibung/Rückmeldung programmiert
Informationen über Auslandsaufenthalt, Beantragung von Mobilitätsbeihilfe, etc. müssen von den Programmbeauftragten ergänzt werden
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bitte überprüfen Sie regelmäßig den Stand der Einschreibungen/Rückmeldungen und melden der DFH ggf. die Studierenden, die sich unrechtmäßig eingeschrieben haben
falls keine Studierenden an Ihrem Studiengang teilnehmen, klicken Sie bitte auf das Kästchen « keine Studierenden »
sobald sich alle Studierenden bei der DFH eingeschrieben / rückgemeldet haben, können Sie die endgültigen Informationen eingeben und VALIDIEREN
sobald Sie die detaillierte Liste validiert haben, wird diese automatisch an den Programmbereich der DFH gesendet
sobald alle Partner einer Kooperation die detaillierte Liste ihrer Studierenden validiert haben, können der Zuwendungsvertrag erstellt und die Mittel überwiesen werden
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2 Listen
(A) Namensliste der Studierenden: Bitte klicken Sie die entsprechenden Felder an: Inlands-, Auslands-
oder Drittlandphase, Beantragung der Mobilitätsbeihilfe etc. Bitte bestätigen Sie unbedingt die Teilnahme Ihrer Studierenden an
dem DFH-Studiengang in der entsprechenden Spalte VALIDIEREN Sie Ihre Eingaben
(B) Zahlen: Bitte geben Sie die entsprechenden Zahlen in das Formular ein und
VALIDIEREN Sie Ihre Eingaben
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Eingangsfrist des Formulares
2. Oktober 2008
Je früher jedoch die Formulare der DFH vorliegen, desto früher können der
Zuwendungsvertrag erstellt und die Mittel überwiesen werden.
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3.2 Zuwendungsvertrag
wird nach Eingang der detaillierten Liste aller Partner einer Kooperation erstellt
wird auf Basis der in der detaillierten Studierendenliste enthaltenen Daten erstellt
wird dem Programmbeauftragten zugesandt zwecks…
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Unterschrift durch die Hochschulleitung und durch den Programmbeauftragten selbst
Angabe der Bankverbindung der Hochschule
Angabe der Aufteilung der Zuwendungen zwischen den Partnern
Angabe der Kontaktdaten des Ansprechpartners in der Finanzabteilung der Hochschule
Rücksendung eines vervollständigten und unterschriebenen Exemplares an die DFH
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Auszahlung der Zuwendungen
Wenn die Hochschule bereits den Verwendungsnachweis für das vergangene Jahr bei der DFH eingereicht hat, werden die Zuwendungen abzüglich eventuell nicht verausgabter Infrastrukturmittel oder Mittel für (fach)sprachliche Vorbereitung in einer Rate überwiesen.
Wenn die Hochschule den Verwendungsnachweis für das vergangene Jahr bei der DFH noch nicht eingereicht hat, werden
die Mobilitätsbeihilfen nach Eingang des Zuwendungsvertrags überwiesen
die Infrastrukturmittel und Mittel zur fachsprachlichen Vorbereitung nach Eingang des Verwendungsnachweises überwiesen
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Mithilfe Ihrer Identifikationsnummer und Ihres Passwortes können Sie die Daten
und Beträge der von der DFH überwiesenen Zuwendungen auf unserer
Homepage
www.dfh-ufa.org/Hochschulen/Infos online einsehen
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Neu in 2008:
Vorfinanzierung der Mobilitätsbeihilfen
Bisher konnten die Hochschulen bei der DFH einen Vorschuss auf die Mittel für (fach-) sprachliche Vorbereitung beantragen.
Ein Vorschuss ist ab Juni 2008 auch für die Mobilitätsbeihilfen möglich.
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Informationen und Antragsformular erhalten Sie beim Programmbereich der DFH
Bitte senden Sie das ausgefüllte Antragsformular unterschrieben zurück.
Der Vorschuss wird ohne großen bürokratischen Aufwand an Ihre Hochschule ausbezahlt
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4. Teil :
Finanzielle Unterstützung
durch die DFH
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• Finanzierungsrichtlinien
wurden Ihnen mit dem Förderbescheid zugeschickt stehen auf unserer Webseite zur Verfügung, unter :•
► http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle Förderung • Höhe der Zuwendungen abhängig von :
Typ des Studiengangs (« integrierter Studiengang », « Langfristige Studienaufenthalte », trinationaler Studiengang)
Entwicklungsstand des Studiengangs (« Förderphase »)
Zahl der Studierenden in der Auslandsphase Evaluierung des Studiengangs
(« Vertrauensschutzregelung »)
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Infrastrukturmittel
Vorbereitungsphase: Pauschalbetrag i.H.v. 10.000 €* Erprobungsphase: Pauschalbetrag i.H.v. 10.000 €* + 200 € pro Studierenden in
der Auslandsphase, sobald die Regel der « 5+5 » Studierenden eingehalten wird
Deckelung bei 30.000 €
Etablierte Phase: Pauschalbetrag i.H.v. 5.000 €*
Sonderfall der langfristigen Studienaufenthalte : Pauschalbetrag i.H.v. 2.000 €*
= Gesamtbetrag
wird unter den Partnerhochschulen aufgeteilt die Hochschulen geben die Aufteilung im Zuwendungsvertrag an
*gültig für 2008/09
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Mobilitätsbeihilfen
bei der DFH eingeschriebene Studierende in der Auslandsphase im Partner- oder Drittland
Höhe des monatlichen Betrages wird jährlich vom Hochschulrat der DFH in seiner Dezembersitzung festgelegtStudienjahr 2008-09: 250,00 € pro Monat
Deckelung:Die DFH bewilligt maximal 100 Mobilitätsbeihilfen pro Studiengang (= für die beiden Partnerhochschulen), pro Studienjahr + jahrgangsübergreifend, also maximal 250.000 €Was geschieht bei 120 Studierenden ?
Förderkriterien Praktikum- im Partnerland- im frankophonen / germanophonen Ausland- im nicht frankophonen / germanophonen Ausland - bei einer internationalen Institution
Negativ evaluierte Studiengänge « Vertrauensschutzregelung »
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Fachsprachliche Vorbereitung
wird der Hochschule zur Finanzierung der fachsprachlichen Vorbereitung für Studierende bewilligt, die erstmalig ihre Auslandsphase im Partnerland / Drittland antreten.
Die Höhe des monatlichen Betrages wird jährlich vom Hochschulrat der DFH in seiner Dezembersitzung festgelegtStudienjahr 2008-09: 300,00 € pro Stud.
Ab 2009/2010 Zuweisung einer Pauschale i.H.v. 4.000 € pro Studierendengruppe von 40 Studierenden
Studiengang muss positiv evaluiert sein
= Gesamtbetrag : wird zwischen den Kooperationspartnern aufgeteilt
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Verwendung der Zuwendungen der DFH
gemäß Finanzierungsrichtlinien der DFH Festlegungen im Zuwendungsvertrag Richtlinien zur Verwendung der Zuwendungen
http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle Förderung
Transparenz und Planungssicherheit
Wahrung der Grundsätze einer gewissenhaften Verwendung öffentlicher Gelder
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Infrastrukturmittel
Welche Ausgaben ? Prinzip der Wirtschaftlichkeit Prinzip der Zweckbestimmung der Mittel
http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle Förderung
Bis wann können die Mittel ausgegeben werden ? Ausgaben, für die im Zeitraum vom 01/09/N bis zum 31/08/N+1
eine Verbindlichkeit eingegangen wurde, und die bis zum 31/10/N+1 bezahlt wurden
Studiengang in der Vorbereitungsphase: max. 2 Jahre bzw. 3 Jahre für die Drittlandsstudiengänge
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Mobilitätsbeihilfen
Überweisung durch die DFH an die Hochschule, diese zahlt an die Studierenden aus
Fristen und Verfahren der Auszahlung
gemäß der im Zuwendungsvertrag festgelegten Aufteilung
Studienabbruch eines Studierenden / Rückzahlunghttp://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Downloadcenter: Hochschulen > Finanzielle Förderung
Ab 2008/09, Möglichkeit der Vorfinanzierung der Mobilitätsbeihilfen für das Wintersemester
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Fachsprachliche Vorbereitung
Fachsprache Verwendung ? ausschließlich für die Studierenden, die erstmalig
ihre Auslandsphase im Partner- oder Drittland antreten
Möglichkeit der Vorfinanzierung durch die DFH
Mai 2008 – S. 61
Prüfung durch die DFH
Verwendungsnachweis der Zuwendungen der Hochschulen
Verwendungsnachweis der Zuwendungen der Hochschule
Ortsbegehungen
Sanktionen: Rückforderung / Verrechnung
• kein Nachweis der Verwendung der in dem/den vorherigen akademischen Jahr/en geleisteten Zuwendungen,
• keine Förderfähigkeit der Ausgaben in Anwendung der Richtlinien für die Verwendung der DFH-Zuwendungen,
• keine Rückzahlung der ausstehenden Restbeträge aus den vorherigen akademischen Jahren.
Mai 2008 – S. 62
Informatisierung der Verwendungsnachweise der Zuwendungen
Online-Eingabe der Daten (ab 31.8.)
http://www.dfh-ufa.org/ > Hochschulen > Infos online
Achtung: Die DFH wird die Zuwendungen für das akademische Jahr 2008/09 (Infrastrukturmittel und Zuwendungen für fachsprachliche Vorbereitung) erst überweisen, wenn die Verwendung der Zuwendungen 2007/08 nachgewiesen wurde.
Mai 2008 – S. 63
Vereinfachung der Rückerstattung der Salden
Saldo aus 2007/08 (und ggf. Restsaldo aus 2006/07) der Infrastrukturmittel und der Zuwendungen für die fachsprachliche Vorbereitung wird von den für 2008/09 gewährten Zuwendungen abgezogen
► größere Effizienz der aufwändigen Bearbeitung der Rückerstattung der Salden für die DFH sowie bei Verspätung der Hochschulen
keine Änderung für Mobilitätsbeihilfen: Auszahlung nach Erhalt des Zuwendungsvertrages
► keine Auswirkungen auf die Studierenden
► keine Verzögerung der Durchführung des Studienganges
Mai 2008 – S. 64
Ortsbegehungen Forderung der Rechnungsprüfer im Interesse von Transparenz und guter
Durchführung
Über die rechnerische Prüfung der Verwendung der Mittel hinaus bietet sich die Gelegenheit zum Gespräch mit allen Beteiligten vor Ort (Hochschulleitung, Programmbeauftragten, Hochschullehrern und Studierenden...);
Vorbereitung der Begehung: Verfahren; Berichte der Studierenden.
Ablauf der Begehung: eine Kampagne pro Jahr; Präsident/Leitung der DFH, VertreterInnen des Programmbereichs sowie
Experten aus der Wissenschaft; geprüfte Hochschulen.