makalah - · pdf filesecara cepat dan tepat sasaran. dan daripada itu perlu disadari bahwa ......
TRANSCRIPT
MANFAAT TEKNOLOGI KOMPUTER
BAGI KELENGKAPAN ADMINISTRASI DAN SISTEM
KLASIFIKASI BUKU DI PERPUSTAKAAN
MAKALAH
Disusun untuk memenuhi Tugas Program Pelatihan Komputer Bagi
Pustakawan oleh ICT Centre Kota Sukabumi
Disusun Oleh:
ASEP RAMDANI
PERKUMPULAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN (PPLP)
SMK PGRI 1 SUKABUMI
KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Jalan Pelabuhan II Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 Kota Sukabumi
KATA PENGANTAR
Pada umumnya teknologi komputer berpungsi sebagai salah satu
sarana untuk mengolah serta menghitung suatu informasi baik berupa
data numerik maupun non numerik dengan sistem kerja yang dihasilkan
dari infut kemudian diproses dan menghasilkan output. komputer sering
digunakan pada perusahaan, industri dan jasa-jasa perdagangan terlebih
terhadap dunia Pendidikan yang mau tidak mau pendidikan pun harus
menggunakan sistem informasi yang relevan dengan kebutuhan
pendidikan saat ini, bukan saja untuk membuat absen, surat semata tetapi
komputer lebih difungsikan lagi sebagai media dan alat pembelajaran
secara cepat dan tepat sasaran. Dan daripada itu perlu disadari bahwa
kekuatan teknologi terbentuk dan dibentuk oleh dunia pendidikan.
Dalam dunia pendidikan terutama sekolah yang dalam bagiannya
terdapat perpustakaan, dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data
dan mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga
sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan
dengan pelayanan menggunakan sistem manual. Dengan penulisan
makalah ini penyusun berharap dapat membuat data dan informasi
perpustakaan menggunakan sistem operasi komputer.
Sukabumi, 24 September 2007
Penyusun,
i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………………………………….. i
Daftar Isi…………………………………………………………… ii
BAB I : PENDAHULUAN
a. Latar Belakang…………………………………………………... 1
b. Rumusan Masalah……………………………………………….. 2
c. Tujuan Penulisan ………………………………………………… 2
d. Metode Penulisan………………………………………………… 2
BAB II : PEMBAHASAN
a. Manfaat Perpustakaan Sekolah………………………………….. 3
b. Sistem Layanan Dan Permasalahan Umum Perpustakaan………. 4
c. Manfaat Teknologi Komputer Dalam Sistem Layanan Dan
Administrasi Perpustakaan…………………………………….. 9
BAB III : PENUTUP
a. Kesimpulan……………………………………………………… 13
b. Saran……………………………………………………………. 13
DAFTAR PUSTAKA
ii
BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Perpustakaan merupakan penunjang bagi peningkatan mutu
kualitas pendidikan disekolah dengan memberikan fasilitas ruangan
untuk informasi, Diskusi maupun Rekreasi sebagaimana yang menjadi
fingsinya yaitu memberikan pelayanan kepada warga sekolah guna
memberikan informasi/berita dari sumber bacaan diperpustakaan.
Disamping memberikan fasilitas ruangan, perpustakaan
idealnya mempunyai beberapa perlengkapan bagi penyimpanan buku
dan koran agar keadaan buku dan koran agar terawat disamping harus
memperhatikan kebersihan ruangan dan rak-rak penyimpanan (dari
sampah, debu,dll.) dengan begitu ruangan menjadi nyaman bagi
penghuni itu sendiri maupun pengunjung perpustaka berhubungan
dengan IPTEK, agar siswa maupn warga sekolah lainnya dapat
menambah pengetahuan, wawasan, inspirasi dan hiburan sehat.
oleh karenanya Sekolah dituntut untuk harus bisa memberikan
pelayanan bagi keinginan para pengunjungnya agar dengan tujuan
1
diatas program sekolah dan mutu kualitas pendidikan dapat
ditingkatkan dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data dan
mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga
sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis
dibandingkan dengan pelayanan menggunakan sistem manual. Dengan
penulisan makalah ini penyusun berharap dapat membuat data dan
informasi perpustakaan menggunakan sistem operasi komputer.
b. Rumusan Masalah
Dalam penyusunan makalah ini perlu di rumuskan masalahnya yaitu:
1. Manfaat Perpustakaan Bagi anggotanya
2. Bagaimana Sistem pelayanan Perpustakaan
3. Bagimana Bentuk administrasi Perpustakaan
4. Pemanfaatan Teknologi komputer bagi manajemen Perpustakaan.
c. Tujuan Penulisan
Makalah ini disusun sebagai syarat untuk mendapatkan
sertifikat Pelatihan Komputer bagi Pustakawan yang diselenggarakan
oleh ICT centre Kota Sukabumi.
d. Metode Penulisan
Makalah ini disusun melaui sumber dan referensi dari Buku di
perpustakaan maupun Informasi dari BAPUSDA Propinsi Jawa Barat.
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Manfaat Perpustakaan Sekolah
Fungsi Perpustakaan di sekolah adalah sebagai pusat layanan
informasi pengetahuan tentang kebutuhan-kebutuhan warga sekolah
sehingga setiap siswa berhak mengunjungi perpustakaan setiap
harinya, siswa berhak untuk membaca dan meminjam koleksi buku
yang berada di perpustakaan Sekolah, dan perpustakaan juga
dimanfaatkan sebagai sarana rekreasi sehat yang sederhana sehingga
desain ruangan pun disesuaikan dengan kebutuhan rekreasi seperti
ruangan yang bersih dan nyaman, warna cat ruangan yang sejuk yang
terkesan asri sehingga pengunjung Perpustakaan merasa kerasan
tinggal di ruangan dan mampu berinspirasi dalam kebutuhannya,
manfaat lain juga dapat dirasakan oleg guru pengajar dengan
memanfaatkan perpustakaan sebagai ruang tempat kerja kelompok dan
diskusi sehingga dengan fasilitas perpustakaanlah guru dalam
mengajar merasa dibantu oleh adanya perpustakaan di sekolah
3
B. Sistem Layanan Dan Permasalahan Umum Perpustakaan
1. Layanan Peprustakaan
Pelayanan perpustakaan secara sederhana ialah memberikan
bantuan, fasilitas dan penunjukan agar lebih mudah pemakai dalam
memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan
mudah. Dan unsur-unsur pelayanan meliputi:
1. Koleksi Buku yang cukup dan variatif guna memberdayakan
pengetahuan.
2. Pemakai atau pengguna bahan pustaka yang mempunyai keinginan
yang berbeda dalam memperoleh bahan pustaka
3. Petugas Perpustakaan diharapkan yang mempenyai pengetahuan
tentang pengelolaan dan pengolahan bahan pustaka.
4. Fasilitas penyimpan Bahan pustaka dan meja petugas pengelola
dan perlengkapan yang lainnya yang menunjang.
5. Apabila salah satu tidak ada maupun tidak terorganisir dengan
baik, maka pelayanan tidak akan tercipta dan terbina dengan baik.
2. Permasalahan Umum Perpustakaan
Dalam rangka meningkatkan efektivitas perpustakaan sekolah
dalam meningkatkan mutu kualitas pendidikan perlu ditunjang dari
beberapa aspek pendukung diantaranya,
4
Tempat/Ruangan, Koleksi Bahan Pustaka, Tenaga Pengelola/SDM,
Peralatan dan Perabotan Dana/Anggaran, Organisasi dan Tata laksana.
1. Tempat atau ruangan
Tempat/ruangan perpustakaan hendaknya berada dilingkungan
kelas yang strategis dan letaknya tidak terpinggirkan kemudian bersih
dari lingkungan yang kotor, karena agar perpustakaan Nyaman, mudah
dijangkau, mudah dilihat dan mudah didatangi.
2. Koleksi
Karena fungsi perpustakaan sekolah berkaitan erat dengan tujuan
sekolah maka koleksinya juga harus disesuaikan dengan kepentingan
proses belajar mengajar di sekolah yang berkaitan erat dengan IPTEK
(Ilmu Pengetahuan dan Teknologi). Untuk memulai Perpustakaan
hendaknya Koleksi sandar Minimal 1.000 Judul terdiri:
1. Buku pelajaran pokok yang mencakup semua mata pelajaran.
2. Buku pelengkap disekolah yang bersangkutan.
3. Buku Sumber/Rujukan
4. Buku bacaan Fiksi dan non fiksi
5. Terbitan Berkala
6. Audio Visual (Slide, Kaset, CD)
7. Kliping Surat kabar, Majalah Dll.
5
3. Pengelola /SDM
Pengelola Perpustakaan harus mempunyai latar belakang
pendidikan yang baik disamping itu harus gemar membaca,
pandai bergaul, Berkomunikasi dan bergaul dan berwawasan
luas juga harus mempunyai inisiatif dan kreatif agar Keberhasilan dan
kemajuan perpustakaan tercipta dengan kriteria tersebut.
Pembinaan dapat dilakukan melalui jalur Formal dan non Formal
digambarkan sebagai berikut:
KEPALA PERPUSTAKAAN
TENAGA PELAKSANA TEKNIS TENAGA PELAKSANA PENDUKUNG
a. Pelayanan a. Administrasi
b. Pengolahan b. Keuangan
Berdasarkan Kualifikasi dan status kepegawaian Petugas dibedakan
Menjadi:
1) Petugas Perpustakaan sekolah yang berstatus sebagai Pustakawan
mendapat angka kredit yang diatur dalam Keputusan Menpan Nomor
33 tahun 1998 atau peraturan yang ditetapkan pejabat yang
berwenang.
6
2) Petugas Perpustakaan yang berstatus sebagai guru yang diberi tugas
tambahan mengelola Perpustakaan sekolah baik sebagai kepala
3) maupun Pelaksana, mendapat angka kredit yang jumlahnya diatur
dalam keputusan Menpan nomor 025/0/1995 tanggal 8 maret 1998.
4. Peralatan dan Perabotan
Peralatan dan perlengkapan yang seharusnya berada
diperpustakaan sebagai penunjang koleksi bahan pustaka dan
kelengkapan administrasi Perpustakaan adalah sebagai berikut
a. Perlengkapan
1. Lemari Katalog untuk menyimpan kertas katalog berdasarkan
Klasifikasinya biasanya terdiri dari 25 laci atau lebih.
2. Tempat Koran
3. Rak Buku Bacaan dan Buku Paket
4. Papan Pengumuman
5. Mebeuler untuk penyimpanan buku dalam jumlah besar
6. Meja Diskusi
7. Meja Baca
8. Set Komputer untuk pemenuhan kebutuhan administrasi
7
5. Dana dan Anggaran
Dalam rutinitas kegiatannya Pepustakaan memerlukan biaya yang
harus digunakan untuk kepentingan rutin diantaranya:
1. Bagi Pengadaan Koleksi dan pengolahannya.
2. Perawatan dan Pemeliharaan koleksi
3. Pengadaan “Book devices” dan pelayanan untuk Sirkulasi
4. Honor Petugas yang membantu.
Selain kepentingan rutin juga kegiatan yang bersifat non rutin yang
memerlukan anggaran diantaranya;
1. Biaya stock opname (2 tahun sekali)
2. Perawatan fisik perpustakaan dan perlengkapannya.
3. Kegiatan-kegaiatan seputar Perpustakan yang diagendakan Seperti
Pelatihan, Kegiatan lomba dll.
4. Penggantian peralatan dan perlengkapan yang rusak
6. Organisasi dan tata lakasana
Posisi Perpustakaan digambarkan sebagai:
1. Perangkat Pendidikan sekolah merupakan bagian integral dari
sekolah yang berfungsi sebagai Pusat Kegiatan belajar dan
mengajar, Pusat Informasi, Pusat Penelitian sederhana, dan
sarana Rekreasi Sehat.
8
2. UPT Pendidikan disekolah dan bertanggung jawab kepada kepala
sekolah serta melaksanakan tugas dan kegiatan baik bersifat teknis
maupun layanan (pembaca dan sirkulasi koleksi).
C. Manfaat Teknologi Komputer Dalam Sistem Layanan Dan
Administrasi Perpustakaan
Teknologi komputer berpungsi sebagai salah satu sarana untuk
mengolah serta menghitung suatu informasi baik berupa data numerik
maupun non numerik dengan sistem kerja yang dihasilkan dari infut
kemudian diproses dan menghasilkan output. komputer sering
digunakan pada perusahaan, industri dan jasa-jasa perdagangan
terlebih terhadap dunia Pendidikan yang mau tidak mau pendidikan
pun harus menggunakan sistem informasi yang relevan dengan
kebutuhan pendidikan saat ini, bukan saja untuk membuat absen, surat
semata tetapi komputer lebih difungsikan lagi sebagai media dan alat
pembelajaran secara cepat dan tepat sasaran, dalam hal ini
perpustakaan perlu membuat data dan mengklasifikasikan data
menngunakan teknologi komputer sehingga sistem pelayanan dapat
dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan dengan pelayanan
menggunakan sistem manual.
9
1. Pembuatan Daftar Inventaris Buku
Dalam praktiknya kebutuhan kelengkapan administrasi yang
utama ialah daftar inventaris buku yang disusun dan dibukukan,
komputer dimanfaatkan untuk mmebuat itu dengan menggunakan
program lembar sebar atau Microsoft Exel dalam program ini
berbentuk kolom dan tabel sehingga dalam penyusunan dan
pencatatannya tidak terlalu sulit dan lebih mudah serta praktis
dibandinngkan dengan sistem manual, sistem pencatatan manual
sering terjadi kesalahan sehingga harus banyak yang dihapus sehingga
buku menjadi corat-coret dan tidak terawat. Berikut contoh lembar
sebar atau Microcoft exel
Tidak hanya dalam pengerjaan daftar inventaris buku saja
komputer digunakan melainkan banyak lagi yang perlu menggunakan
program lembar sebar/Microsoft Exel maupun Microsof word.
10
No. Judul Buku Pengarang Pebnerbit Gol. Tahun terbitHarJumlah Eks.ga
1 Akuntansi Armico 400 2004 1000
2 PPkn Armico 400 2004 500
3 Sejarah Armico 400 2004 300
4 Matematika Armico 400 2004 200
2. Lembarsebar untuk membuat Sistem klasifikasi Buku berbasisis
komputer
Dalam praktiknya buku diklasifikasikan kepada bebrapa
golongan yaitu gol. 000,100,200,300,400,500,600,700,800,900, terdiri
dari karya umum, Filsafat dan Fsikologi, Agama, Ilmu-ilmu Sosial,
Bahasa, Ilmu murni, Ilmu Terapan, Kesenian/hiburan dan olahraga,
Kesusastraan, Geografi dan sejarah umum dan tiap kelas mempunyai
10 divisi, sehingga 10 kelas utama ada 100 divisi.
Dalam praktiknya pustakawan merasa kesulitan mencari klasifikasi
tersebut apabila ada yang bertanya mengenai judul serta letak
penyimpanannya sehingga apabila dicari secara manual prosesnya cukup
lama, dibandingkan menggunankan komputer dengan program lembar
sebar sehingga dengan beberapa detik saja klasifikasi-klasifikasi tersebut
dapat segera ditunjukan. Karena dalam lembar sebar terdapat perintah-
perintah praktis untuk mencari klasifikasi tersebut.
3. Komputer dengan program Microsoft Exel cart bisa membuat
STATISTIK PENGUNJUNG setiap hari
11
0
10
20
30
40
Laki Perempuan
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
dalam diagram ini dapat praktis dibuat dan pustakawan tidak
terlalu sulit untuk membuatnya dengan ditulis manual di papan tulis
dan kesalahan pun bisa diperbaiki dengan cepat dan praktis.
4. Microsof Word untuk administrasi Surat menyurat dan pembuatan
Proposal
Dalam pemenuhan kebutuhan administrasi perpustakaan perlu
membuat surat-menyurat dan pengumuman serta membuat
administrasi lainnya yang ditik dengan mengunakan komputer seperti
halnya surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, undangan kepada
anggota dll. Sebagaimana Terlampir.
D. Kelengkapan Administrasi Perpustakaan
Terlampir
12
BAB II
PENUTUP
a. Kesimpulan
Dari beberapa uraian yang dijelaskan dapat penyusun simpulkan
bahwa kebutuhan komputer didalam menjalan manajemen
perpustakaan merupakan hal yang sangat esensial karena banyak
administrasi yang harus diselsesaikan menggunakan komputer agar
pelayanan terhadap pengunjung perpustakaan dapat berjalan dengan
lancar melalui cara yang mudah.
Demikian makalah ini saya buat dengan mengaharap bimbingan
dan Ridlho Allah SWT. Dan mohon maaf apabila masih banyak
kekurangan dalam penulisan maupun beberapa hal lainnya dan
mengharapkan bimbingan serta arahan dari pihak ICT Centre Kota
Sukabumi agar lebih baik dari sebelumnya.
b. Saran
Dalam hal ini penyusun memberikan saran agar pendidikan dan
pelatihan bagi pustakawan khususnya dalam pendidikan komputer
harus ditingkatkan karena kemampuan dapat mengejar ketertinggalan.
13
DAFTAR PUSTAKA
PERPUSTAKAAN NASIONAL. Terjemahan ringkasan klasifikasi
Dewey dan indeksrelatif : disesuaikan dengan DDC 20. Jakarta :
Pepustakaan Nasional RI, 1994
SANTOSO. Wartini Ny. Klasifikasidan tajuk Subjek Jakarta : perpusnas
RI. 1998
M.K. Alamsyah, Drs. Komputer Untuk SMK Jld. 1 Armico, Bandung,
1999
PROGRAM KERJA
PERPUSTAKAAN
SMK PGRI 1 KOTA SUKABUMI
Jalan pelabuhan II Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 kota Sukabumi
No
Uraian Kegiatan
Bulan
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
1 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Penataan Perpustakaan
(Katalogisasi)
Perekrutan Anggota
Perpustakaan
Membuat kartu Anggota
Perpustakaan
Pelayanan Perpustakaan
Pengecekan dan penataan
kembali
Pengadaan Koleksi bahan
Pustaka
Mengadakan Rekapitulasi
Pengunjung harian
8. 9.
10
11.
Mengagendakan Perlombaan
karya Tulis kalangan siswa
Mengumpulkan Sumbangan
wajib bagi koleksi
Perpustakaan yang ditekankan
kepada Siswa Kelas III
Peningkatan Kebersihan
Perpustakaan
Pelaporan Tahunan
Mengetahui
Sukabumi, Juni 2007
Kepala Sekolah
Pustakaw
an
Drs. Darwis Sudrajat
Asep Ram
dani
DAFTAR ANGGOTA PERPUSTAKAAN
SMK PGRI 1 KOTA SUKABUMI
Jalan Pelabuhan Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 Kota Sukabumi
No.
Pokok
Nama Alamat Pas Photo
001 Dede Nurhayati
1 Pj 1
Jl. Pelabuhan II, Gg
satria kota sukabumi
002 Neng Lisnawati
1 Akt 2
Jl. Baros Km. 04 Kota
Sukabumi
003 Yulianti
1 Akt 2
Jl. Baros Km. 04 Kota
Sukabumi
004 Habil yamin
2 Pm 1
Jl. Pelabuhan Km. 14
Kab. Sukabumi
005 Lilis Sulastri
1 Akt 2
006 Ina rahmawati
1 Akt 2
007 Leniyawati
1 Skr 2
Jl. Pemuda I RT.04/01
Kec. Citamiang Kota
Sukabumi
008 Tita Rosita
1 PK
Jl. Babakan Tipar RT
40/02
Ds. Cimahi Cibadak-
Sukabumi
009 Siti farida
1 Pk
Jl. Blok M Kp.
Malingping
RT. 10/10
010 Ratna safitri
1 Pj 1
Jl. Selabintana Ds.
Sudajaya girang Kab.
Sukabumi
011 Siti Nurfitriani
2 akt 2
Jl. Raya Pelabuhan ratu
Kp. Sorog Ds. Bojong
kerta
Kec. Warungkiara Kab.
Sukabumi
012 Ferlinda
2 Akt 1
Perum Bumi Purnawira
asri
Kec. Lembur situ kec.
Cipeujeuh Kota
Sukabumi
013 Deri Setiawan
2 Akt 3
Jl. Pelda Km. 12
Sukabumi
014 Rusdian
2 Akt 1
Jl. Sudajaya Hilir kec.
Baros
Kota Sukabumi
015 Ryan Sukandar
Cipoho Babakan kel.
Cikondang Kec.
Citamiang Kota
Sukabumi
016
Ramdan Firdaus
Jl. Bojong galing kec.
Kebon pedes kab.
Sukabumi
017 Wilda Safitri Jl. Pelda Gg. Mesjid
Kel. Warudoyong Kec.
Warudoyong Kota
Sukabumi