makalah perilaku dalam organisasi

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PERILAKU ORGANISASI

PREPARED BY :

CARROLINA : 43208110323

EVITA MAYASARI : 43208110120

SUSIE DARWANI : 43208110250

UNIVERSITAS

MERCUBUANA

FAKULTAS EKONOMI

AKUNTANSI

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

P E R I L A K U D A L A M O R G A N I S A S I

I. PENDAHULUAN

Perilaku dalam organisasi adalah bidang study yang mempelajari pengaruh yang dimiliki oleh individu, kelompok, dan struktur terhadap perilaku dalam organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi.

Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk memberi motivasi anggota organisasi agar bertindak dan dapat membuat keputusan secara konsisten dengan tujuan organisasi (Kren, 1997). Sistem pengendalian yang baik pada cara maupun tujuannya, artinya tindakan-tindakan individu untuk meraih tujuan-tujuan pribadinya juga akan membantu dalam tujuan-tujuan organisasi.

II. KESELARASAN TUJUAN (GOAL CONGRUENCE)

Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan sejauh mungkin tingkat keselarasan tujuan (goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya, manajer meresponnya dengan cara mengurangi biaya melalui pengorbanan kualitas yang memadai atau mengurangi biaya dalam unitnya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kearah yang keliru.

Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan bisa selaras dengan kepentingan organisasi .

III.FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN

PERILAKU DALAM ORGANISASI of 11


Secara garis besar, terdapat 2 faktor utama yang mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan. Faktor-faktor tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Berikut faktor-faktor tersebut.

1. Faktor EksternalFaktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas. Di lain pihak, sikap dan norma juga bergantung pada masing-masing Negara, sejumlah Negara seperti Jepang dan Singapura, memiliki reputasi yang baik dalam etos kerjanya.

2. Faktor Internala. Budaya

Faktor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku, serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian aktual.

Budaya sebuah perusahaan biasanya tidak pernah berubah selama bertahun-tahun, meskipun tak seorangpun ingat apa yang menjadi alasannya. Budaya organisasi juga sangat dipengaruhi oleh personalitas dan kebijakan CEO, serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab mereka. Upaya-upaya untuk mengubah peraturan selalu mendapatkan perlawanan, dan semakin besar serta lamanya sebuah perusahaan, maka perlawanannya pun akan semakin besar.

b. Gaya ManajemenFaktor internal yang memiliki dampak yang paling kuat

terhadap pengendalian manajeman adalah gaya manajemen. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memiliki kharisma dan ramah, sementara yang lain ada yang bergaya agak santai, ada juga manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berjalan berkeliling



(management by walking-around), sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.

c. Organisasi InformalGaris-garis dalam bagan organisasi menggambarkan

hubungan-hubungan formal, yaitu pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen, tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat formal.

d. Persepsi dan KomunikasiDalam upaya meraih tujuan-tujuan, para manajer operasi

harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti bahan obrolan yang tak resmi). Meskipun jalurnya sangat beragam, namun tidak selalu jelas apa yang sesungguhnya diinginkan oleh pihak manajer senior. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun.

IV. SISTEM PENGENDALIAN FORMAL

Faktor-faktor informal memiliki pengaruh besar pada efektivitas sistem pengendalian manajemen. Pengaruh besar lainnya adalah sistem pengendalian yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu sistem pengendalian manajemen itu sendiri, dan aturan-aturan.

ATURAN-ATURAN

Aturan-aturan itu beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh, hingga aturan yang sangat penting yang biasanya bersifat jangka panjang. Beberapa aturan adalah pedoman kerja, yaitu para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi yang khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi. Beberapa jenis aturan bisa dilihat dibawah ini.

a) Pengendalian Fisik



Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords computer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian.

b) ManualAda banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan

mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan di organisasi lain. Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Panduan-panduan dan serangkaian aturan lain harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa aturan-aturan tersebut masih sesuai dengan apa yang diharapkan oleh manajemen senior.

c) Pengamanan SistemBerbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan

informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah atau meminimalkan kecurangan. Hal ini meliputi pemeriksaan silang secara terinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain yang ada bahwa sebuah transaksi telah dijalankan, melakukan pemilihan, menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibawa sesering mungkin, serta sejumlah prosedur lain yang akan diuraikan dalam buku teks mengenai auditing. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.

d) Sistem Pengendalian TugasPengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin

bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Kebanyakan tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan.

V. PROSES KENDALI SECARA FORMAL

Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut kemudian dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak. Jika memuaskan, maka pusat tanggung



jawab menerima umpan balik dalam bentuk pujian atau penghargaan lain. Jika tidak memuaskan, maka umpan balik yang diterima akan mendorong dilakukannya revisi dalam rencana.

VI. JENIS-JENIS ORGANISASI

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan dalam 3 kategori umum :

1. Struktur Fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produk atau pemasaran.

2. Struktur Unit Bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggungjawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan.

3. Struktur Matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

ORGANISASI FUNGSIONAL

Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seseorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan dengan manajer umum yang kurang memiliki pengetahuan khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan



dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis, sebagaimana seorang manajer yang terampil pada tingkat yang lebih tinggi, harus mampu melakukan pengawasan secara lebih baik atas para manajer ditingkat yang lebih rendah pada fungsi yang sama. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.

Ada sejumlah kelemahan pada struktur organisasi fungsional. Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.

Kedua, jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melaporkan ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.

Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.

Akhirnya, organisasi fungsional cenderung menciptakan “sekat-sekat” bagi tiap fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi di bidang-bidang seperti pengembangan produk baru. Persoalan ini bisa dikurangi dengan cara melengkapi struktur fungsional vertikal yang ada dengan proses-proses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan penghargaan berdasarkan kerja sama tim.

STRUKTUR UNIT-UNIT BISNIS



Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi, bertanggungjawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu.

Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah:

1. Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum.

2. Unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produk yang dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat.

3. Unit bisnis pun dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau peluang baru.

Kerugian dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasikan sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan di kantor pusat. Kerugian lain adalah perselisihan yang terjadi antara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis.

ORGANISASI MATRIKS

Organisasi matriks disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi dimana penggunaaan struktur organisasi



menunjukkan dimana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan yang dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horisontal diterima manajer proyek, sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat, anggota organisasi matrik mempunyai 2 wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya, para anggotanya harus melaporkan kepada 2 atasan. Namun loyalitasnya adalah tetap pada departemen fungsional. Manajer proyek mempunyai wewenang yang lebih kecil atas personelnya.

Keuntungan dari organisasi ini adalah terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik, serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak menganggu struktur organisasi yang ada.

Sedangkan kelemahannya akan timbul jika manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari beberapa bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah dimana 1 pimpinan untuk masing-masing individu.

VII. FUNGSI KONTROLER

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler.

Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk

pengambilan pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.

3. Menyiapkan, menganalisis dan menginterpretasikan laporan kinerja, menganalisis program dan proposal anggaran, serta mengkonsolidasikannya dalam anggaran tahunan.

4. Melakukan supervisi audit internal dan audit operasional, mencatat prosedur pengendalian yang menjamin validitas informasi serta menetapkan tingkat keamanan yang memadai terhadap kecurangan.

5. Mengembangkan personil dalam organisasi pengendali dan terlibat dalam pelatihan yang berkaitan dengan fungsi pengendalian.

Sekarang ini, banyak perusahaan yang memiliki Chief Financial Officer (CFO) yang melaksanakan tanggung jawab ini.



REALISASI KE JAJARAN ORGANISASI

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dalam melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barang kali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen.

Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Akan tetapi, kontroler juga membuat keputusan-keputusannya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategi anggaran. Mereka sering diminta untuk melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Dalam hal ini, kontroler bertindak seperti layaknya manajer. Perbedaannya adalah bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer.

KONTROLER UNIT BISNIS

Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka hubungkan dengan garis putus-putus kontroler korporat. Manajer unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan, melatih, memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan.



RANGKUMAN

Seorang manajer senior tentu saja menginginkan agar organisasi meraih tujuannya, namun masing-masing anggota organisasi memiliki tujuan pribadinya masing-masing, dan semua ini tidak selalu selaras dengan tujuan organisasi. Tujuan utama sistem pengendalian manajemen adalah menyelaraskan tujuan-tujuan itu, yaitu sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga tindakan-tindakan setiap anggota perusahaan untuk meraih kepentingannya sendiri bisa selaras dengan kepentingan organisasi.

Faktor-faktor informal juga memberikan pengaruh yang besar pada upaya untuk meraih tujuan tersebut secara terpadu. Faktor terpenting dari semua ini semua adalah budaya organisasi. Setiap sistem pengendalian manajemen harus mengetahui bahwa organisasi yang bersifat informal berdiri berdampingan dengan organisasi yang bersifat formal serta perlu diperhitungkan dalam merancang sebuah sistem. Gaya manajemen juga memiliki pengaruh besar dalam melakukan pengendalian. Namun, bahkan dalam kasus-kasus yang ideal sekalipun, baik komunikasi maupun penafsiran yang dilakukan oleh masing-masing individu tetap saja tidak bisa sempurna.

Selain faktor-faktor informal, proses pengendalian juga dipengaruhi oleh aturan-aturan, tuntunan-tuntunan dan prosedur-prosedur yang membentuk sistem pengendalian secara formal.

Perusahaan-perusahaan itu dapat memilih dari 3 struktur dasar perusahaan, yaitu struktur fungsional, struktur unit bisnis, maupun struktur matriks. Pilihan tertentu terhadap struktur organisasional mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen.

Para kontroler juga bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian, namun sebagai pejabat staf, dia tidak membuat keputusan dalam bidang manajemen. Dalam perusahaan yang diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis, hubungan-hubungan yang terjalin antara pengendali unit bisnis dengan pengendali selalu menjadi bahan perdebatan.


makalah perilaku dalam organisasi

Documents