Analisis dan Rekayasa Proses Bisnis Sistem Cuti Akademik

dan Aktif Kembali Setelah Cuti AkademikDi Universitas Negeri Gorontalo

Makalah

Disusun oleh:

Nama : Jawahir Ahmat Pohontu

NIM : 531412024

Program Studi S1 Sistem InformasiJurusan Teknik Informatika

Fakultas TeknikUniversitas Negeri Gorontalo

Juni 2014

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan zaman membuat manusia menjadi berubah terhadap perilaku,

keinginan dan kebutuhan. Dinana manusia menginginkan apa yang dilakukannya untuk

memenuhi kebutuhan dan keinginannya haruslah secara mudah dan cepat. Hal ini di

dukung dengan perkembangan teknologi yang memanjakan manusia untuk mendapatkan

hal itu.

Dari pernyataan di atas, dunia teknologi dapat memberikan pelayanan dan

memudahkan setiap apa yang dikerjakan oleh manusia. Sistem pendidikan yang semakin

berkembang dan kompleks memaksa kita mencari dan membuat sesuatu yang dapat

memudahkan dalam pelaksanaan system tersebut. System pendidikan mempunyai banyak

macam bentuknya dan jenisnya yang mempunyai proses pengerjaan yang berbeda-beda.

Proses pengerjaan yang terjadi dalam system pendidikan memiliki alur yang bervariasi ada

yang alurnya cepat dan ada yang lama. Hal ini akan berjalan dengan semestinya jika alur

dari pengerjaan system itu cepat dan mudah yang membuat manusia nyaman

melaksanakannya tapi akan menimbulkan masalah ketika itu dikerjakan dengan melalui

proses yang panjang dan lama.

System pendidikan cuti akademik merupakan rangkaian proses dimana mahasiswa

memberhentikan sementara kegiatan akademik yang ia tempuh selama masa study. Di

dalam system cuti akademik terdapat mekanisme untuk mendapatkan izin cuti dari

universitas yang dilakukan oleh mahasiswa.

Proses bisnis (mekanisme) cuti akademik yang ada di Universitas Negeri Gorontalo

terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh seorang mahasiswa. Tahapan-

tahapan ini dilaksanakan secara rentet dalam periode waktu yang ditentukan. Hal ini akan

sejalan dan baik-baik saja jika dalam proses tersebut tidaklah terdapat kendala. Namun jika

sebaliknya maka akan menimbulkan masalah dimana terjadi pengalihan status yang tidak

seharusnya.

Dari penelitian yang dilakukan terdapat masalah pada masalah waktu pelaksanaan

yang singkat, mahasiswa harus melewati beberapa proses yang membuat mahasiswa lebih

memilih diberhentikan (non aktif) dari pada mendapat status cuti. Hal ini dikarenakan

proses yang rumit menurut mahasiswa sehingga memilih jalan lain yang tidak

membutuhkan proses apa-apa. Karena untuk mendapatkan status tidak aktif hanya dengan

cukup tidak melakukan pembayaran biaya administrasi atau dengan tidak mengajukan

rencana studi (KRS).

Untuk mengatasi masalah di atas yang terjadi di zaman dimana seperti yang saya

sebutkan di awal maka dilakukanlah sebuah analisis pada proses bisnis untuk menemukan

masalah dan membuatkan sebuah solusi.

1.2. Tujuan Penelitian

Menganalisis proses bisnis cuti akademik di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo

untuk menemukan sumber masalah dan membuatkan solusi berupa rancangan alur kerja

yang lebih mudah untuk mengatasi masalah tersebut.

1.3. Manfaat Penelitian

Dapat memudahkan mahasiswa dalam pengurusan cuti, mengurangi status mahasiswa

non aktif di lingkungan Universitas Negeri Gorontalo karena masalah yang disebutkan di

atas.

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

2.1. Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk

menyelesaikan suatu masalah tertentu. Dalam buku karangan Mathias Weske yang

berjudul Businees Process Management proses bisnis didefinisakan sebagai berikut.

Proses bisnis terdiri dari serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam koordinasi

dalam lingkungan organisasi dan teknis. Kegiatan ini bersama-sama mewujudkan tujuan

bisnis. Setiap proses bisnis yang telah ditetapkan oleh organisasi tunggal, tetapi dapat

berinteraksi dengan proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi lain. Manajemen Proses

bisnis meliputi konsep, metoda, dan teknik untuk mendukung disain, administrasi,

konfigurasi, pengundangan, dan analisa proses bisnis. Suatu sistem manajemen proses

bisnis adalah suatu perangkat lunak umum sistem yang dikemudikan oleh penyajian proses

tegas/eksplisit untuk mengkoordinir pengundangan/peraturan proses bisnis. Suatu model

proses bisnis terdiri dari satu set model aktivitas dan batasan pelaksanaan antara mereka

(pelaku bisnis). Suatu kejadian proses bisnis menghadirkan suatu kasus kuat dalam bisnis

yang secara operasional dari suatu perusahaan/ organisasi, yang terdiri dari kejadian

aktivitas bisnis. Masing-Masing model proses bisnis bertindak sebagai suatu cetakbiru

untuk seperangkat kejadian proses bisnis, dan masing-masing model aktivitas bertindak

sebagai suatu cetakbiru untuk satu set kejadian aktivitas bisnis.

Dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan satu set aktivitas atau tindakan

yang mengubah input, mengubahnya, lalu menghasilkan output yang merupakan wujud

dari tujuan bisnis tersebut.

Pemetaan Proses Bisnis merupakan langkah pemetaan dari aktivitas bisnis yang

dijalankan sebuah perusahaan. Dalam pemetaan proses bisnis kita membagi bisnis proses

kita menjadi beberapa bagian utama yang global. Masing-masing bagian utama yang

global ini kemudian bisa dipecah menjadi proses-proses yang lebih kecil lagi demikian

seterusnya.

Memahami pemetaan bisnis proses akan memberikan wawasan mengenai

keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan. Penguasaan pemetaan proses bisnis

memungkinkan melakukan manajemen yang lebih sistematis, terarah dan akan

memberikan layanan yang maksimal. Setiap proses mempunyai input, tindakan atau proses

dan output. Input diolah oleh tindakan sehingga menjadi output.

2.2. Rekayasa Proses Bisnis

Rekayasa proses bisnis merupakan suatu langkah perbaikan proses bisnis yang

sudah ada dengan tujuan untuk mendapatkan proses bisnis yang baru yang lebih baik

sesuai dengan tujuan dari perusahaan atau organisasi. Jadi, dengan adanya rekayasa proses

bisnis maka akan meningkatkan kepuasan dari pengguna, peningkatan kualitas informasi

dan sumber daya manusia sert teknologi yang mengikuti zaman pada saat itu.

Seperti kegiatan bisnis rekayasa ulang dapat dilihat sebagai suatu proses, dengan

suatu langkah-langkah yang berurutan, input dan output konsumen dan stakeholder.

Rekayasa ulang adalah suatu pemikiran yang merancang ulang proses bisnis untuk

mencapai dan meningkatkan proses bisnis dari berbagai aspek seperti biaya, kualitas,

pelayanan dan kecepatan.

Dari ulasan kedua ulasan di atas dapat di ambil sebuah pengertian bahwa rekaya

proses bisnis adalah proses merubah secara radical dalam merancang proses bisnis dengan

memperhatikan system, prosedur, dan struktur organisasi yang mendukung, untuk

memperoleh perubahan yang kritikal dengan memperhatikan biaya, kualitas pelayanan dan

biaya.

2.3. Prinsip Rekayasa Proses Bisnis

Menurut Hammer dan Champy (1993), rekayasa proses bisnis terdiri atas berikut ini :

a. Several jobs are combined into one

Maksud dari several jobs are combined into one adalah berberapa proses bisnis di

jadikan menjadi satu. Jika ada empat langkah proses bisnis maka keempat langkah

tersebut akan dijadikan satu.

Dahulu

Kini

A B C D

A, BC,D

b. Worker make decision

Worker make decision adalah dimana pegawai tidak lagi meminta keputusan dari

pimpinan tapi dapat membuat keputusan sendiri sepanjang itu bukanlah hal yang

kritis bagi sebuah organisasi.

Dahulu Kini

?

c. Steps in process are performed in natural order

Steps in process are performed in natural order adalah perubahan proses bisnis

dimana pekerjaan tidak dilakukan secara berurut dengan menunggu pekerjaan satu

selesai tapi dapat dilewati pekerjan tersebut tanpa menunggu pekerjaan itu selesai.

Dahulu

Kini

d. Process have multiple versions

Process have multiple versions merupakan suatu proses bisnis bias mempunyai

bebrapa versi, artinya proses bisnis yang biasa dijalankan adalah proses bisnis untuk

menangani kejadian-kejadian umum, tetapi apabila ada kejadian khusus, maka ada

proses bisnis lain yang mempunyai tujuan sama, tetapi lebih spesifik tahap

pengerjaan untuk menaggulangi kejadian khusus ini.

Dahulu Kini

A

B

A

B

A B C D D

AB

C D

D

A, B, C?

A

B

C

e. Work in performed where it makes the most sense

Work in performed where it makes the most sense yaitu pekerjaan dilaksanakan pada

tempat atau waktu yang sesuai. Misalnya seorang pegawai setiap ia butuh pensil atau

kertas ia harus melapor ke bagian pengadaan dulu, ternyata jika hal itu dilakukan

akan memakan banyak waktu, maka dibuatlah sebuah proses bisnis dimana seorang

pegawai diberikan kartu kredit perusahaan dimana jika pegawai membutuhkan

barang kecil tidak harus lewat bagian pengadaan tetapi dapat membeli sendiri.

f. Checks and control are reduced

Checks and control are reduced yaitu beberapa pemeriksaan dan control dimana

biaya controlnya lebih besar dari pada biaya perbaikan apabila suatu ancaman terjadi

lebih baik dihilangkan.

g. Reconciliation is minimized

Pencocokan berkas yang dirasa tidak perlu diminimalisi sekecil mungkin, sebagai

contoh pada proses procurement yang dulunya dilakukan pencocokan tiga berkas

(purchase order, receiving report, invoice) hanya menjadi dua berkas (purchase order

dan invoice) dimana pada saat barang diterima langsung dilakukan pencocokan

antara invoice yang dibawa bersama barang dengan purchase.

h. Case Manager Provides Single point of contact

Single point of contact yaitu permntaan saran atau penyampaian sebuah laporan lisan

dapat dilakukan oleh satu orang yang mengepalai bagian tersebut. Missal jika

seorang pimpinan memberikan intruksi ke karyawan maka seorang pimpinan hanya

perlu memanggil kepala-kepala bagian, dari kepala-kepala bagianlah yang akan

meneruskan ke bawahannya.

i. Hybrid centralization/decentralization

Yaitu dengan menggabungkan operasi terpusat dan tersebar.

BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Hasil

3.1.1 Analisis Proses Bisnis

a. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Cuti akademik

1. Membuat surat permohonan, menyiapkan surat keterangan dari instansi, misalnya surat keterangan dokter, atau surat pemberitahuan dari kampus sedang mengikuti kegiatan kampus.

2. Meminta tanda tangan dari PA dan Kajur

3. Memasukkan surat permohonan yang telah ditandatangani ke dekan untuk disetujui

4. Setelah disetujui berkas dimasukkan kebagian akademik dan bagian akademik akan memeriksa apakah berkas telah lengkap atau belum.

5. Bagian akademik akan mengirim daftar mahasiswa yang telah memenuhi cuti akademik

6. BAAKPSI akan menerbitkan SK Rektor tentang mahasiswa cuti disemester berjalan.

7. BAAKPSI meyampaikan mahasiswa cuti akademik ke Fakultas bagian akademik.

8. Fakultas bagian akademik meneruskan kemahasiswa bersangkutan.

Aktif kembali

1. Membuat surat permohonan, meyiapkan KTM, SK cuti.

2. Memasukkan surat permohonan ke PA dan kajur untuk meminta persetujuan.

3. Setelah disetujui surat permohonan dimasukkan ke dekan untuk ditanda tangani.

4. Mahasiswa melapor/mendaftarkan diri ke BAAKPSI.

5. BAAKPSI memeriksa berkas jika lengkap mahasiswa langsung diarahkan untuk membayar biaya administrasi, jika tidak maka dilengkapi.

6. Mahasiswa membayar SPP di Bank.

7. Mahasiswa mengisi formulir, krs secara online melalui siat.

b. Pemetaan Proses Bisnis

Indikator : Sistem Registrasi administrasi dan akademikProses bisnis yang terkait :

A. Proses Bisnis Sebelum Dirakayasa Ulang

Tujuan Penjelasan proses pengurusan cuti akademik oleh

mahasiswa

Ukuran Keberhasilan - Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik sesuai prosedur yang ada

- Peralihan status secara resmi (tidak dikatakan mahasiswa non aktif)

Ruang Lingkup Prosedur pengajuan cuti akademik oleh Universitas Negeri

Gorontalo

Pihak yang Terlibat - Mahasiswa

- Ketua Jurusan

- Pembimbing Akademik

- Dekan

- Fakultas bagian akademik

- BAAKPSI Bagian Kemahasiswaan

Acuan Bagan Alir Dokumen yang ada di Fakultas

Penaggung Jawab Utama Rektor UNG

Dokumen yang Digunakan - Surat permohonan

- Surat persetujuan orang tua

- Surat keterangan dari instansi terkait (mis : surat

keterangan dokter)

- Daftar mahasiswa yang memenuhi cuti

- SK rector/cuti

- Informasi cuti

- Surat permohonan aktif kembali

- Slip pembayaran spp

Cross Functional Flow Cuti Akademik

No Mahasiswa PA Kajur Dekan Fakultas BAAKPSI

1.

2.

3.

4

5

2

2

3

Y

T4

T

Y

5

6

7

8

8

6

7

Cross Functional Flow Aktif KembaliNo

Mahasiswa PA KAJUR Dekan BAAKPSI Keuangan/ BANK

1

2

3

4

5

1

4

2

2

3

5

T

Y

Mulai

Membuat surat permohonan,

menyiapkan KTM, SK Cuti

Surat permohon-

an

Menyetujui

Menyetujui

Menanda tangani

Surat permohon-

an yang sudah

disetujui

Surat permohon-

an yang telah

disetujui, KTM, SK

Cuti

Melapor/mendaftarkan

diri ke BAAKPSI

Memeriksa berkas

Lengkap?

1

6

77

6

c. Analisis Proses Bisnis

1. Pada proses 2, ketika PA dan Kajur tidak bisa ditemui atau alur prosesnya harus

berurut sementara waktu yang diberikan semenjak 1 minggu sebelum

pembayaran SPP dan satu minggu sebelum masa pembayaran SPP berakhir,

jika waktu pembayaran SPP waktunya 2 minggu maka waktu pengurusan cuti

hanya dua minggu.

Solusi dari permasalahan

Solusi untuk masalah pada proses dua dapat digunakan Business Process

Reengineering (BPR) pada prinsip Steps are performed in natural order yaitu

kita dapat langsung ke proses selanjutnya tanpa harus menunggu salah satu dari

proses dua belum terpenuhi. Dekan dapat langsung menyetujui tanpa harus

menunggu kedua-duanya ditanda tangani, salah satu saja yang menanda

tangani/aproval (karna nantinya akan dibuat sistem secara online)

2. Pada proses 3, kasus sama dengan yang di atas ketika Dekan tidak bisa ditemui.

Solusi untuk masalah pada proses 3 dapat digunakan Business Process

Reengineering (BPR) pada prinsip Process have multiple versions, dimana

aproval dapat dilakukan oleh komputer sesuai dengan tingkatan-tingkatannya.

Jika alasan cuti akademik berkaitan dengan kegiatan kampus yang dapat

mengharumkan nama kampus maka aproval cuti dapat dilakukan secara

otomatis oleh sistem. Karena sistem ini akan dibuat komputerisasi maka

fakultas bagian kemahasiswaan tidak akan mengirim lagi data-data ke baakpsi

tapi baakpsi langsung yang akan malihat daftar mahasiswa yang mangajukan

cuti, fakultas bagian kemahasiswan hanya menerima sk cuti yang akan

diteruskan ke mahasiswa.

Menanda tangani Menanda tangani menyetujui

Menanda tangani Menanda tangani

menyetujui

menyetujui

3.1.2 Rekayasa Proses Bisnis

a. Proses Bisnis Sistem Usulan

Cuti akademik

1. Mahasiswa membuka siat dan membuat permohonan cuti

2. PA dan Kajur akan Meng-Approve Permohonan cuti

3. Dekan akan Meng-Approve Permohonan dengan kategori dari permohonan

apabila permohonan berkaitan dengan kegiatan kampus maka akan diapprove

langsung oleh system jika bukan maka dekan akan meng-approve sendiri.

4. BAAKPSI membuka daftar pengajuan cuti yang telah disetujui untuk melihat

daftar mahasiswa cuti yang nantinya akan dikeluarkan SK rector

5. Penerbitan SK Rektor tentang mahasiswa cuti pada semester berjalan.

6. Penyampaian SK cuti ke fakultas bagian akademik oleh BAAKPSI

7. Penyampaian cuti ke mahasisea bersangkutan oleh fakultas.

Aktif kembali

1. Membuka system siat dan membuat permohonan aktif kembali

2. PA dan Kajur akan Meng-Approve Permohonan cuti

3. Dekan akan Meng-Approve Permohonan dengan kategori dari permohonan

apabila permohonan berkaitan dengan kegiatan kampus maka akan diapprove

langsung oleh system jika bukan maka dekan akan meng-approve sendiri.

4. Mahasiswa menyiapkan KTM dan SK Cuti

5. Melapor/mendaftarkan diri ke BAAKPSI

6. BAAKPSI akan mengecek dan mengubah status mahasiswa menjadi aktif.

7. Membayar SPP ke Bank yang telah ditentukan oleh Universitas

8. Mengisi formulir, KRS melalui siat.

Aproval oleh sistem

Aproval oleh dekan langsung

?

b. Pemetaan Proses Bisnis

Table Proses Bisnis Setelah Direkayasa

Tujuan Penjelasan proses pengurusan cuti akademik oleh

mahasiswa

Ukuran Keberhasilan - Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik sesuai prosedur yang ada

- Peralihan status secara resmi (tidak dikatakan mahasiswa non aktif)

Ruang Lingkup Prosedur pengajuan cuti akademik oleh Universitas Negeri

Gorontalo

Pihak yang Terlibat - Mahasiswa

- Ketua Jurusan

- Pembimbing Akademik

- Dekan

- Fakultas bagian akademik

- BAAKPSI Bagian Kemahasiswaan

- BANK

Acuan Bagan Alir Dokumen yang ada di Fakultas

Penaggung Jawab Utama Rektor UNG

Dokumen yang Digunakan - KTM, SK Rektor/Cuti

- Data permohonan cuti

- Informasi cuti

- Data permohonan aktif

- Slip Pembayaran SPP

CFF Cuti Akademik Setelah direkayasa ulang

No

Mahasiswa PA Kajur Dekan Fakultas BAAKPSI

1

2

3

4

5

1

2

2

3

Y

T4

5

6

7 7

6

CFF Aktif Kembali Setelah direkayasa ulang

No Mahasiswa PA Kajur Dekan BAAKPSI BANK

1

2

3

4

5

6

1

4

5

2

2

3

3

6

Mulai

Membuka sistem citu akademik dan

membuat permohohanan aktif

kembali

Data permohon

an aktif kembali

Approval

Approval

KTM, SK Cuti

Melapor/mendaftarkan

diri ke BAAKPSI

Menyiapkan KTM Dan SK

cuti

Mengecek dan mengubah status

menjadi aktif

1

Approval sistem

?

Approval langsung

7

8 8

7

c. Pengembangan Sistem

Pemodelan Proses (DFD)

Diagram Konteks

Diagram Berjenjang

DFD Level 0

DFD Level 1 Proses 1

DFD Level 1 Proses 2

DFD Level 1 Proses 3

Desain Data Base

Desain Interface

Tampilan Form Utama

Tampilan Form Utama Untuk Mahasiswa

Tampilan Form Utama Untuk BAAKPSI

Tampilan Form Utama untuk dekan, PA, Kajur

Tampilan Form Input Data Mahasiswa

Tampilan Form Input Data Jenis Cuti

Tampilan Form Permohonan Cuti

Tampilan Form Permohonan Aktif Kembali

Form Approval Cuti

Form Approval Aktif

Form Daftar Mahasiswa Cuti

Form Status Mahasiswa

3.2 Pembahasan

Sistem cuti akademik dan aktif kembali setelah cuti akademik yang diusulkan ini

akan mempermudah mahasiswa yang ingin membuat permohonan cuti maupun aktif

kembali setelah cuti. System ini akan membuat mahasiswa lebih memilih mendapatkan

status cuti ketimbang status non aktif karena proses pengajuannya sangatlah mudah dan

cepat. Hal ini dapat menjawab masalah tentang batas waktu yang diberikan untuk

pengajuan cuti dan aktif kembali.

Keuntungan yang didapat dari system ini yaitu dari sisi mahasiswa dapat

mempermudah dalam pengurusan pengajuan cuti maupun aktif kembali setelah cuti

akademik yang membuat mahasiswa tidak mendapatkan status non aktif. Dari sisi

Universitas dapat mengurangi bahkan menghilangkan jumlah mahasiswa yang lebih

memilih status non aktif ketimbang cuti

BAB IVKESIMPULAN

Setelah melakukan penelitian hingga pada tahap pengembangan saya mengambil

kesimpulan, manusia pada zaman sekarang ini membutuhkan sesuatu yang dapat

mempermudah pekerjaannya, hal ini dikarenakan dengan perkembangan technology yang

semakin cepat yang membuat manusia dimanjakan dengan kemudahan pekerjaan yang

diberikan oleh technology tersebut.

Dari permasalahan yang di sebutkan di latar belakang masalah dapat disimpulkan

bahwa mahasiswa lebih memilih sebuah proses yang lebih mudah dan cepat dikerjakan

ketimbang yang mempunyai proses agak lama sehingga dalam kasus mendapatkan status

mahasiswa lebih memilih status non aktif ketimbang cuti karena proses pengajuan yang

dianggap panjang.

Untuk menemukan masalah yang ada di system cuti akademik dan aktif kembali

setelah cuti akademik maka kita harus memahami prosedur system yang telah ada dan

menganalisis prosedur tersebut untuk mendapatkan masalah yang kemudian dibuatkan

solusi untuk masalah tersebut.

Dari hasil yang didapatkan dalam rekayasa proses bisnis kita harus benar-benar

mengetahui system lama secara detail untuk dapat merekayasanya hal ini tak terlepas dari

analisis masalah yang terjadi sehingga kita dapat mengetahui proses mana yang harus

direkayasa untuk mengatasi masalah yang ada, dan untuk dapat merekayasa sebuah system

kita harus berpedoman pada prinsip-prinsip rekayasa untuk melihat prinsip mana yang

cocok digunakan dalam rekayasa proses bisnis yang akan kita rekayasa.

Dengan system ini diharapkan segala masalah yang ada dapat teratasi dengan

system yang diusulkan ini. Sesuai dengan pembahasan di atas bahwa dengan system ini

dapat mempermudah mahasiswa dalam pengajuan cuti dan mangurangi status mahasiswa

non aktif.

Daftar Pustaka

Weske, Mathias. 2007. Business Process Management. Berlin Heidelberg: Springer-Verlag

Hammer, Michael and Champy, James. 1993. Reengineering The Corporation : A Manifesto For Bussiness Revolution. New York : HarperCollins Publishers.