1

การบรหารการเปลยนแปลง Management of Change

ปณรส มาลากล ณ อยธยา*

วตถประสงค

เพอใหผศกษาชดการเรยนดวยตนเอง 1. สามารถอธบายถงเหตผลความจาเปนในการทผบรหารจะตองเรยนรและพฒนาความสามารถในการ

บรหารการเปลยนแปลง 2. สามารถอธบายถงแนวคดและหลกการในการบรหารการเปลยนแปลง 3. สามารถอธบายถงการวางแผนการบรหารการเปลยนแปลงในองคการ 4. สามารถระบวธการในการบรหารเพอลดแรงตอตานการเปลยนแปลงไดอยางถกตอง

เนอหา หนวยท 1 ความหมายและความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง

สวนท 1 ความหมายและความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง สวนท 2 การบรหารการเปลยนแปลงในภาครฐ

หนวยท 2 แนวคดเกยวกบการเปลยนแปลงขององคการ สวนท 1 ธรรมชาตของการเปลยนแปลงในองคการ สวนท 2 ปจจยสาคญในองคการทควรพจารณาในการเปลยนแปลงองคการ

หนวยท 3 กลยทธและขนตอนในการบรหารการเปลยนแปลง สวนท 1 กลยทธในการบรหารการเปลยนแปลง สวนท 2 กระบวนการขนตอนในการบรหารการเปลยนแปลง

* ผชวยศาสตราจารย ภาควชารฐประศาสนศาสตร คณะรฐศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย

2

หนวยท 1 ความหมายและความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง วตถประสงค เพอใหผศกษาเรยนรดวยตนเอง

1. สามารถอธบายถงความหมายและความจาเปนของการบรหารการเปลยนแปลงได 2. สามารถบอกถงความจาเปนในการนาการบรหารการเปลยนแปลงมาใชในการบรหารงาน

ภาครฐของไทยได เนอหา

สวนท 1 ความหมายและความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง การบรหารการเปลยนแปลงคออะไร ความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง

สวนท 2 การบรหารการเปลยนแปลงในภาครฐ ความสาคญจาเปนของการบรหารการเปลยนแปลงสาหรบองคการในภาครฐ เหตผลความจาเปนในการบรหารการเปลยนแปลงในภาครฐของไทย แนวทางการเปลยนแปลงการบรหารในภาครฐของไทย

3

หนวยท 1 ความหมายและความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง

สวนท 1 ความหมายและความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง

ในปจจบน องคการตางๆ ไมวาจะเปนภาครฐหรอองคการเอกชน ลวนจาเปนตองปรบตวเพอความอยรอดและเจรญกาวหนาในสภาพแวดลอมทเปลยนแปลงไปอยางรวดเรวและรนแรง ภายในระยะเวลาสนๆ ธรกจทเคยรงเรองและเตบโตอยางรวดเรว กลบตองลมละลายเลกกจการไปเปนจานวนมาก หนวยราชการทเคยกมอานาจการบรหารทวประเทศมาเปนรอยๆ ป กตองถกตดทอนถายโอนอานาจออกไปจนเกอบไมเหลอภารกจใดทจะดาเนนตอไป ประเทศทเคยดารงคงเอกราชมาเปนศตวรรษกอาจตองสญเสยกรรมสทธในปจจยการผลต เชน ทน ทดน แรงงาน และการประกอบการใหแกตางชาตไดภายในเวลาไมกเดอน องคการทไมสามารถบรหารการเปลยนแปลงของตวเอง เพอปรบตวใหทนกบสภาพแวดลอมได มกจะพบกบความเสอม สวนองคการทสามารถบรหารการเปลยนแปลง เพอปรบตวใหเทาทนกบความผนแปรของสภาพแวดลอมไดกจะสามารถอยรอดและเจรญกาวหนาไดอยางรวดเรว ความสามารถในการบรหารการเปลยนแปลงในองคการ จงเปนเครองบงชถงความสามารถของผบรหาร

การบรหารการเปลยนแปลงคออะไร การบรหารการเปลยนแปลง (Management of Change) คอ การจดการกบกลไกสวนประกอบตางๆ ขององคการใหสามารถเรยนร ปรบตวใหทนกบการเปลยนแปลงของสถานการณทงภายนอกและภายในองคการ เพอใหองคการไดรบผลด และลดผลกระทบในทางทไมดของการเปลยนแปลง ซงจะชวยใหองคการดาเนนงานไปไดอยางตอเนอง ราบรน สามารถอยรอดและเจรญกาวหนาไปได

ความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลง

1. องคการทมการบรหารการเปลยนแปลงทด จะปรบตวไดทนกบปญหา และการทาทายจากสภาพแวดลอมได ความสาเรจขององคการในยคของการเปลยนแปลงไมไดอยทขนาด แตอยทความสามารถในการปรบตวใหทนกบการเปลยนแปลงของเทคโนโลย ตลาด คแขง ลกคา ผรบบรการ และแหลงทรพยากรตางๆ

4

2. การบรหารการเปลยนแปลงทด ชวยใหองคการเหนโอกาส และภยคกคามตางๆ ทเกดขน และสามารถปรบการดาเนนงานเพอควาโอกาส และ หรอจดการกบภยคกคามไดอยางเหมาะสมและทนตอเหตการณ

3. การบรหารการเปลยนแปลงทดจะชวยใหการดาเนนงานขององคการเปนไปโดยราบรน ตอเนอง ไมตองตดขด ชะงกงนโดยเฉพาะในชวงทมการเปลยนแปลง

4. การบรหารการเปลยนแปลงทด จะชวยใหองคการไมสบสน วนวาย ระสาระสาย เมอตองเผชญกบความจาเปนทจะตองปรบเปลยนการดาเนนงาน

5. การบรหารการเปลยนแปลงทด จะชวยใหองคการไดปรบปรงตวเองอยางตอเนองในดานตางๆ และจะชวยใหมการนาศกยภาพทมอยในองคการมาใชไดอยางคมคา

แบบฝกหดท 1

ขอใหใสเครองหมาย ลงหนาขอททานเหนวาเปนสงทเกดขนเพราะขาดการบรหารการเปลยนแปลงทด การทธรกจของไทยจานวนมากตองประสบภาวะลมละลายเมอไดมการเปดใหเศรษฐกจไทยเชอมตอกบเศรษฐกจโลก

การทผบรหารองคกรปกครองทองถน จานวนหนงกอเหตฆากนตาย เพราะขดผลประโยชน โดยเฉพาะในชวงทมการกระจายอานาจการบรหารใหแกองคกรปกครองสวนทองถน

การทกรมแหงหนงทไดพยายามปรบโครงสรางการแบงสวนราชการขนาดเปลยนกระทรวงตนสงกด แตปญหาตางๆ เชน การทจรต ใชอานาจหนาทในทางทไมชอบ กยงคงอยเหมอนเดม

มหาวทยาลยทไมสามารถปรบอตราเงนเดอนและคาตอบแทนไดเพราะตองใชบญชอตราเงนเดอนของทางราชการจงไมสามารถจางอาจารยทมชอเสยงและความสามารถในระดบทใกลเคยงกบมหาวทยาลยในประเทศคแขงได

รานขายของชาทกาลงจะตองเลกกจการเพราะมกจการคาปลกของบรษทขามชาตขนาดใหญมาเปดในบรเวณใกลๆ กน

เฉลย ทกขอเปนอาการขององคการประเภทและขนาดตางๆ ทไมสามารถบรหารการเปลยนแปลงในองคการของตนใหสามารถปรบตวรบมอกบการเปลยนแปลงของสภาวการณภายนอกได จงทาใหตองประสบปญหาตางๆ

5

สวนท 2 การบรหารการเปลยนแปลงในภาครฐ

ความสาคญจาเปนของการบรหารการเปลยนแปลงสาหรบองคการในภาครฐ

องคการในภาครฐ เปนองคการทถกกระทบจากกระแสการเปลยนแปลงจากภายนอกคอนขางมาก เพราะเปนองคการขนาดใหญ ตองพงพาอาศยทรพยากรตางๆ จากภายนอกเปนจานวนมาก อกทงยงตองพงพาเทคโนโลยใหมๆ ในการดาเนนการคอนขางมาก และยงถกคาดหวงจากกลมลกคาและผมสวนไดสวนเสย เชน นกการเมอง ประชาชน ตลอดจนภาคธรกจเอกชนใหตองจดบรการสาธารณะตางๆ ใหสอดคลองกบปญหา ความตองการของชาต ทเปลยนไปอยางรวดเรว องคการภาครฐ จงมกถกเรยกรองใหตองปรบตว ปรบวธการดาเนนงานใหทนสมย มประสทธภาพ มาโดยตลอด ซงขอเรยกรองดงกลาวปรากฏใหเหนในรปของแผนปฏรประบบราชการ ซงเปนนโยบายขอสาคญของเกอบทกรฐบาลทงของไทย และในประเทศอนๆ ทวโลก

คาวพากษการดาเนนงานขององคการภาครฐทพบไดเสมอกคอ องคการภาครฐไมทนสมย เชองชา อยอาย ไมสามารถปรบการดาเนนงานใหทนตอความตองการของประเทศ ซงเปนขอวพากษทสะทอนถงขอจากดในการบรหารการเปลยนแปลงขององคการภาครฐไดอยางชดเจน

ความสาคญของการบรหารการเปลยนแปลงในภาครฐจงอยท

1. หากรฐมการบรหารการเปลยนแปลงทด จะชวยใหองคการภาครฐปรบตวไดทนกบสภาพ ปญหา และขอเรยกรอง จากฝายตางๆ ได และสามารถนาพาประเทศไปสความเจรญรงเรองได

2. หากรฐมการบรหารการเปลยนแปลงทด กจะชวยใหสามารถจดหาทรพยากรทางการบรหาร เชน กาลงคน งบประมาณ การสนบสนนเชงนโยบาย ตลอดจนขาวสารขอมลตางๆ ไดอยางพอเพยงตอการดาเนนงาน หากองคการใดปรบตวไมทนกบสภาพแวดลอมทเปลยนไป มกจะพบกบปญหาตางๆ เชน ปญหาสมองไหลไมสามารถดงดดคนเกงคนดมาทางานได ขาดแคลนงบประมาณในการดาเนนงาน หรอไมสามารถหาและใชเครองมอ หรอเทคโนโลยใหมๆ ไดอยางมประสทธภาพ

3. หากรฐมการบรหารการเปลยนแปลงทด กจะชวยใหไมสบสน วนวาย ระสาระสาย เมอตองเผชญกบความจาเปนทจะตองปรบเปลยนการดาเนนงาน

6

4. การบรหารการเปลยนแปลงทด จะชวยใหการดาเนนงานขององคการเปนไปอยางตอเนอง ไมชะงกงน ไมตองเสยเวลากบการจดการกบความขดแยงทอาจลกลามขนมาจากความจาเปนทจะตองเปลยนแปลง

เหตผลความจาเปนในการบรหารการเปลยนแปลงในภาครฐของไทย

ระบบรหารงานภาครฐ ซงรวมทงภาคราชการ รฐวสาหกจ และองคการอนๆ ของรฐ นบเปนองคการขนาดใหญ ทใชทรพยากรของประเทศเปนจานวนมาก และยงเปนองคการทผลตสนคาและบรการทมสวนสาคญจาเปนตอชวตของคนจานวนมาก และตอความอยรอดและเจรญกาวหนาของชาตโดยสวนรวม

นบตงแตมการปฏรประบบบรหารงานภาครฐในสมยรชกาลท 5 เปนตนมา กไดมความพยายามทจะปฏรประบบบรหารงานภาครฐของไทยมาเปนระยะๆ เชน การนาระบบจาแนกตาแหนงเขามาใชแทนระบบชนยศ การนาระบบบรหารงานพฒนาเขามาใชซงทาใหมหนวยงาน เชน สภาพฒนาเศรษฐกจและสงคมแหงชาต กระทรวงพฒนาการแหงชาต และสถาบนบณฑตพฒนบรหารศาสตรเกดขน หรอการมคณะกรรมการปฏรประบบบรหารราชการแผนดน ซงตงขนในเกอบทกรฐบาล

แตในปจจบน ระบบบรหารงานภาครฐของไทยตองเผชญกบสงทาทายครงสาคญ ซงเปนความทาทายททงยงใหญและซบซอน ซงอาจสรปไดดงน

1. กระแสความตองการบรการจากภาครฐทมมากขน และสลบซบซอน ซงเกดจากปจจยตางๆ เชน กระแสเศรษฐกจเสรในยคโลกาภวตน ซงทาใหรฐบาลไทยตองเรงลงมอพฒนาขดความสามารถในการแขงขนของประเทศเพอใหสามารถอยรอดไดในระบบเศรษฐกจโลก ซงทาให รฐบาลตองทางานมากขน แตในขณะเดยวกน กระแสเศรษฐกจเสร กเปนกระแสทบบใหรฐตองจากดบทบาทและขนาดของตนใหเหลอนอยทสด

2. กระแสแรงกดดนททาใหรฐตองมขนาดและอานาจนอยลง เชน กระแสเศรษฐกจเสรทบบใหรฐ ลดบทบาทและใชทรพยากรของประเทศใหนอยลง ดงทกลาวมาแลว หรอ กระแสประชาธปไตย ททาใหรฐตองกระจายอานาจ ถายโอนภารกจ งบประมาณ และกาลงคนไปยงทองถนตางๆ ซงในปงบประมาณ 2549 งบประมาณแผนดนกจะตองกระจายไปยงองคกรปกครองสวนทองถนรอยละ 35 ซงเปนตวเลขทใกลเคยงกบงบประมาณแผนดนสวนทเปนงบลงทน เปนตน

3. กระแสการบรหารจดการปกครองทด (Good Governance) ซงทาใหการดาเนนงานของภาครฐตองเปนไปอยางโปรงใสตรวจสอบได จากทรฐเคยคดเองทาเองโดยไมตองใหใครเขามายงเกยว กจะตองปรบเปลยนมาเปนการดาเนนงานทตองเปดเผย ใหประชาชนตรวจสอบได และตองคอยรบฟงความคดเหนเปนระยะๆ

7

แนวทางการเปลยนแปลงการบรหารในภาครฐของไทย

เมอมกระแสทกดดนใหรฐตองทางานมากขน แตใหใชทรพยากรนอยลง และยงตองเปดเผยให สาธารณชนตรวจสอบและมสวนรวมในการดาเนนการตางๆ กยอมเปนการยากทองคการภาครฐจะคงดาเนนการดวยวธการเดมอยางทเคยปฏบตมาไดอกตอไป รฐบาลจงไดกาหนดใหมการปฏรประบบบรหารงานภาครฐ โดยมประเดนสาคญทจะสงผลกระทบตอการบรหารงานภาครฐอยางนอย 3 ประการดงน

1. จะตองมการทบทวนบทบาท ภารกจ และกลยทธวธการดาเนนงาน ขององคการภาครฐ โดยพยายามใหรฐเปนผกากบดแล (Steering) มากกวาการดาเนนการเอง เพอลดบทบาทและการใชทรพยากรของ

โลกาภวตน

เศรษฐกจเสร ไรพรมแดน สงคมแหงการเรยนร กระแสประชาธปไตย

งานของรฐมากและยากขน เพราะตองแกปญหาเศรษฐกจสงคม

รฐมเงนและคนนอยลง เพราะอยในระบอบเสรประชาธปไตย

รฐตองโปรงใส ถกตรวจสอบได และใหประชาชนเขามามสวน

เศรษฐกจปรบตวไมทน ตองพฒนาสงคมเรยนร ตองปรบวฒนธรรม ทางการเมอง

ประเทศทตามโลกไมทน กจะมปญหา

8

ภาครฐในการเปนผใหบรการตางๆ ใหแกประชาชน โดยใหหนมามงเนนในการเปนผกากบดแลใหประชาชนไดรบบรการอยางพอเพยง มคณภาพ ซงจะทาใหรฐใชทรพยากรของประเทศนอยลง และภาคเอกชน ชมชน หรอประชาชนไดมสวนรวมมากขน

2. จะตองมการปรบวธการบรหารจดการในภาครฐจากเดมทเนนดานการทาตามระเบยบ หรอทาอยางทเคยทาๆ กนมา ไปส “การบรหารงานทมงผลสมฤทธ” (Result-Based Management) ซงตองมการกาหนด “ตวชวดผลงาน” (Key Performance Indicators) และมการกากบตดตามประเมนผลงาน ตามตวชวดดงกลาว โดยการบรหารทรพยากรตางๆ โดยการนาระบบการบรหารทมงผลสมฤทธมาใชนน จะตองมการปรบเปลยนในดานตางๆ ดงน

2.1. ดานระบบงบประมาณ จะตองปรบใหเปน ระบบงบประมาณทมงเนนผลงาน (Performance-Based Budgeting) โดยใหการจดสรรงบประมาณ ตามจานวนหนวยวดผลงานตามตวชวดดงกลาว คณดวยราคาตนทนตอหนวย และประเมนผลสาเรจตามหนวยของผลงานทเกดขน เพอใหเกดความคมคา (Value for money)

2.2. ดานการบรหารทรพยากรบคคล จะตองมการใชตวชวดผลงานทชดเจน แลวจดจาง ประเมนผลงาน พจารณาความดความชอบโดยพจารณาผลงานตามตวชวดดงกลาว ซงรฐบาลไทยกไดเรมนามาใชแลวในระบบผบรหารระดบสง (Senior Executive System) และระบบการพจารณาความดความชอบประจาปแบบใหม

2.3. นอกจากนยงมการปรบแกกฎหมายและระเบยบตางๆ ใหเกดความคลองตวเพอใหสามารถดาเนนงานโดยมงเนนทผลงานไดโดยสะดวก

3. จะตองมการปรบการดาเนนงานของภาครฐใหเปดเผย โปรงใส ตรวจสอบได และเปดโอกาสใหประชาชนเขามามสวนรวม ในขนตอนตางๆ โดยรฐตองไมผกขาด ปกปด หรอดาเนนการไปโดยไมฟงใคร ซงจะเหนไดจากการมองคกรอสระททาหนาทตรวจสอบการดาเนนงานของหนวยงานภาครฐเปนจานวนมาก ไมวาจะเปนศาลปกครอง ผตรวจการแผนดนของรฐสภา ตลอดจนกลไกการมสวนรวมตางๆ เชน การทาประชาพจารณ หรอ การเปดเผยขอมลขาวสารภาครฐ เปนตน ซงหมายถงวา องคการภาครฐจะตองดาเนนการโดยใสสะอาด ประชาชนตองสามารถตรวจสอบไดวาการดาเนนงานขององคการภาครฐนนเปนธรรม มประสทธภาพ หรอเกดผลคมกบภาษ หรอเงนคาใชบรการทเสยไปหรอไม

9

เมอองคการภาครฐจะตองปรบเปลยนในเรองตางๆ ดงทกลาวมาน ในการปฏรประบบราชการ จงจาเปนตองมการนาเอาเทคนควธการบรหารงานแปลกใหมๆ เขามาประยกตใชในการบรหารงานภาครฐเปนจานวนมาก ซงสามารถสรปเปนตารางไดดงน

จดมงหมาย เทคนคการบรหาร การปรบบทบาท

ภาครฐ การบรหารทมงผลสมฤทธ

การบรหารงานทโปรงใส ตรวจสอบได

1. การวางแผนกลยทธ (Strategic Vision Management) 2. การจดสรรงบประมาณแบบมงเนนผลงาน ในรปของ

งบอดหนนทวไป (Block Grant)

3. ระบบบญชตนทนฐานกจกรรม (Activity-Based Costing)

4. การรอปรบระบบงาน (Business Process Reengineering)

5. การบรหารคณภาพ (Total Quality Management) ซงมทงทใชมาตรฐาน ISO 9000 และ ระบบมาตรฐานสากลของประเทศไทยดานการจดการสมฤทธผลของงานภาครฐ (PSO)

กรณศกษา กรมศลกากร 1

กรมศลกากร มพนธกจในการจดเกบภาษศลกากรเพอเปนรายไดใหแกรฐ และเพอเปนการควบคมและกากบ

ดแลการนาเขาและสงออกสนคาตางๆ ใหเปนไปตามกฎหมายและนโยบายของรฐบาล

ในกระแสโลกาภวตนททาใหกระแสเศรษฐกจเสรไดแพรกระจายไปทวโลก โดยเฉพาะขอตกลง GATT และ องคกรการคาโลก (WTO) ทาใหอตราภาษศลกากรของสนคาตางๆ ลดลง ในขณะทเศรษฐกจโลกกตกอยในภาวะฝดเคอง ซงทาใหการนาเขาและสงออกชะลอตวลง ทาใหกรมศลกากรมแนวโนมทจะจะจดเกบรายไดเขารฐไดนอยลง

10

อยางไรกตาม ในภาวะทเศรษฐกจตกตา รฐบาลจาเปนตองหารายไดเพอนามาใชในการแกปญหาของประเทศ จงตองกาหนดเปาหมายในการเกบภาษศลกากรใหเพมสงขน แตในขณะเดยวกนในภาวะเศรษฐกจตกตารฐบาลกจาเปนตองรดเขมขด โดยการจากดอตราการเพมกาลงคนในภาครฐ

สถานการณทกลาวมาทาใหกรมศลกากรตองตกอยในภาวะท

1. ตองจดเกบภาษศลกากรใหไดมากขนตามนโยบายของรฐ

2. แตในขณะเดยวกน อตราภาษกมแนวโนมลดลงอนเปนผลมาจากนโยบายเศรษฐกจเสร และยงมการชะลอตวของการนาเขาและสงออก

3. นอกจากน กรมศลกากรกยงประสบปญหาอตรากาลงทจะนามาใชในการดาเนนงานมจานวนลดลงซงเปนผลมาจากนโยบายจากดขนาดของกาลงคนภาครฐ

เมองานมากขน และยากขน ในขณะทกาลงคนลดลงเรอยๆ คาถามทสาคญคอ

1. กรมศลกากร จะยงคงดาเนนงานไปตามทเคยปฏบตมาไดหรอไม 2. กรมศลกากรควรจะจดการกบสภาวการณเชนนอยางไรด

11

หนวยท 2 แนวคดเกยวกบการเปลยนแปลงขององคการ

วตถประสงค เพอใหผศกษาเรยนรดวยตนเอง 1. สามารถอธบายถงกลไกทสาคญในการเปลยนแปลงองคการได 2. สามารถบอกถงกลไกขององคการทควรพจารณาปรบเปลยนในการบรหารการเปลยนแปลง

ได เนอหา

สวนท 1 ธรรมชาตของการเปลยนแปลงในองคการ ทมาของการเปลยนแปลงองคการ ลกษณะของการเปลยนแปลง องคประกอบของการเปลยนแปลงในองคการ แรงตานและแรงสนบสนนการเปลยนแปลง

สวนท 2 ปจจยสาคญในองคการทควรพจารณาในการเปลยนแปลงองคการ

12

สวนท 1 ธรรมชาตของการเปลยนแปลงในองคการ

การทจะบรหารการเปลยนแปลงขององคการใหประสบผลสาเรจ จาเปนตองทาความเขาใจกบธรรมชาตการของการเปลยนแปลงในองคการ ซงมประเดนสาคญทควรพจารณาดงน

ทมาของการเปลยนแปลงองคการ การเปลยนแปลงในองคการอาจมทมาไดจากทงภายนอกและภายในองคการ สาเหตของการเปลยนแปลงทมทมาจากภายนอกไดแก การเปลยนแปลงไปของสภาพเศรษฐกจ สงคม การเมอง และเทคโนโลย รวมถงการเปลยนแปลงของลกคา คแขง ผมสวนไดสวนเสย ตลาดแรงงาน และคคา หรอผปอนวตถดบ (Supplier) ฯลฯ สวนสาเหตแหงการเปลยนแปลงทเกดจากปจจยภายในองคการเองนนอาจมทมาไดจากผบรหารซงมนโยบายทตองการรเรมเปลยนแปลงสงตางๆ หรอจากระดบผปฏบตงาน ซงบางครงเปนผรเรม คนคดพฒนาสงใหมๆ หรอนาสงใหมจากภายนอกเขามาปรบเปลยนการดาเนนงาน

ลกษณะของการเปลยนแปลง

ลกษณะของการเปลยนแปลงในองคการอาจแบงไดเปน 3 ลกษณะใหญดงน

2.1. การเปลยนแปลงแบบคอยเปนคอยไป (Gradual Change) ซงเปนการคอยๆ ปรบเปลยนสงตางๆ ในองคการเปนระยะๆ ทละสวน โดยมความแตกตางจากสงเดมไมมากนก เชน การปรบเปลยนแผนงานโครงการในงบประมาณแผนดนของไทย ซงคอยๆ เปลยนทละนอย โดยยดของเดมเปนหลก

2.2. การเปลยนแปลงอยางรนแรง (Radical Change) เปนการเปลยนแปลงอยางรวดเรว และบางครงกเปนแบบถอนรากถอนโคน (Fundamental Change) ดวย เชน การรอปรบระบบงาน (Business Process Reengineering) เปนตน

2.3. การเปลยนแปลงแบบทเปนวกฤตการณ (Crisis Management) เปนการเปลยนแปลงทเกดขนอยางรนแรงและมลกษณะทสภาพการณผกผนไปมา เชน ภาวะวกฤตเศรษฐกจในภมภาคเอเชยตะวนออกเฉยงใตในชวง 3 – 4 ปทผานมา เปนตน

13

องคประกอบของการเปลยนแปลงในองคการ การเปลยนแปลงขององคการนน มองคประกอบสาคญทจะตองปรบเปลยนไปใหสอดคลองกนอยางเปนระบบ

ซงมนกวชาการไดเสนอแนวคดเกยวกบองคประกอบขององคการเหลานไวมากมายหลายแนวคด แตในทนจะขอกลาวถงองคประกอบสาคญทคอนขางเปนพนฐานในองคการทกประเภท ซงมดวยกน 3 ประการดวยกน

เทคโนโลย (Technology) ซงหมายถงอปกรณ เครองจกร เครองมอ รวมถงระเบยบกรรมวธปฏบตงานกบเครองจกร เครองมอเหลานน ซงเทคโนโลยวธการปฏบตงานดานตางๆ ขององคการนมกจะตองปรบเปลยนใหทนสมย เพอใหมผลตภาพในระดบทจะแขงขน และอยรอดได

ระเบยบสงคม (Social Order) ซงหมายถงการจดระเบยบ โครงสรางของกลม สถาบน บรรทดฐาน ระเบยบกฎเกณฑตางๆ ในองคการทงทกาหนดไวอยางเปนทางการ และทไมเปนทางการ

อดมการณ (Ideology) ซงหมายถงความเชอ คานยมสงสด ทเปนตวกากบทศทางแบบแผนของพฤตกรรมในองคการ ซงบางครงกเรยกวา “จตสานก” เชน จตสานกประชาธปไตย หรอ จตสานกเพอสวนรวม เปนตน

ในการเปลยนแปลงทเกดขนในองคการนน อาจเปนการเปลยนแปลงปจจยตวไดตวหนงกได แตถาหากจะทาใหการเปลยนแปลงขององคการเปนการพฒนาทยงยน ปจจยทง 3 ประการดงกลาวควรจะตองปรบเปลยนไปอยางสอดคลองกน (โปรดดแผนภาพท 1 ประกอบ)

แผนภาพท 1 ปจจยสาคญในการเปลยนแปลงองคการ

กรณศกษา: ขอคดเชงประยกตเกยวกบพฒนาการของประเทศไทย

อดมการณ Ideology

เทคโนโลย Technology

ระเบยบสงคม Social Order

14

พฒนาการของประเทศไทย

ประเทศไทยนนมพฒนาการในดานตางๆ มาคอนขางยาวนาน แตในชวงศตวรรษทผานมา ไดมการนานวตกรรม หรอสงใหมๆ โดยเฉพาะจากทางตะวนตก เขามาแพรหลายกนอยางมาก

เรานาเทคโนโลยการคมนาคมโดยใชรถยนตมาใช เมอประมาณรอยปมาแลว ซงกชวยใหการคมนาคม ขนสงสะดวกรวดเรว เรามการจดระเบยบสงคมเพอรองรบเทคโนโลยการคมนาคมขนสงโดยรถยนตดวยการออกกฎจราจร มตารวจจราจร และหนวยงานตางๆ ทมหนาทดแลจดการจราจรอกมากมาย คนทจะขบขใชยานยนตทกคนจะตองรกฎจราจรดพอทจะผานการสอบเพอรบใบขบขได แตเมอพจารณาถงการละเมดกฎจราจร มารยาทในการใชรถใชถนน ตลอดจนสถตอบตเหต และความสญเสยจากการจราจร กทาใหนาสงสยวา อดมการณ หรอจตสานกในการใชรถใชถนนของคนไทยไดพฒนาไปเทาทนกบเทคโนโลยการคมนาคมขนสงดวยรถยนตแลวหรอไม

เชนเดยวกน ในกรณของการปกครองระบอบประชาธปไตย ซงอาจเรยกไดวาเปนเทคโนโลยทางการจดการปกครองทเปนทนยมในโลกตะวนตก ประเทศไทยกไดนาเทคโนโลยการปกครองระบอบนมาใชตงแต พ.ศ. 2475 โดยไดมการจดระเบยบสงคมตามหลกการประชาธปไตยอยางมากมาย ไมวาจะเปนรฐธรรมนญ ระบบการเลอกตง สถาบนทางการเมองตางๆ ตลอดจนกลไกของกลมผลประโยชนตางๆ ทงทเปนทางการและไมเปนทางการ แตเมอพจารณาถงอดมการณประชาธปไตย เชน ความเสมอภาค กทาใหเกดขอสงสยวา คนไทยทปากเรยกรองประชาธปไตยนน ในใจเขาตองการความเสมอภาค หรออยากจะไดอภสทธเปน ว ไอ พ มากกวากน การนาเทคนควธการบรหารงานแปลกๆ ใหมๆ จากตางประเทศมาใชในการบรหารงานของไทย ซงเปรยบไดกบการนาเทคโนโลยสมยใหมเขามา จงอาจตองพจารณาไปถงระเบยบสงคม และอดมการณของคนในองคการดวย

15

แรงตานและแรงสนบสนนการเปลยนแปลง Kurt Levin ไดกลาวถงธรรมชาตของการเปลยนแปลงวาจะตองมทงแรงตาน (Restraining Forces) และแรง

เสรม (Driving Forces) โดยสภาพการณปจจบนนนเกดขนทจดทแรงตานและแรงเสรมมาปะทะกนพอด การเปลยนแปลงจะเกดขนเมอมแรงดานใดดานหนงมากกวาอกดานหนง ดงนนการบรหารการเปลยนแปลงจงตองมการพจารณาถงปจจยตางๆ ทเปนแรงตาน และแรงเสรม และพยายามเพมแรงเสรม และลดแรงตานการเปลยนแปลง เพอใหเกดแรงขบเคลอนใหองคการดาเนนการเปลยนแปลงไปจนบรรลเปาหมาย

ปจจยทเปนแรงตอตานการเปลยนแปลง

การตอตานการเปลยนแปลงนนเปนเรองปกตทเกดขนเสมอ เมอจะตองมการเปลยนแปลง โดยทวไปแรงตอตานการเปลยนแปลงในองคการ มกเกดขนดวยสาเหตตางๆ ดงน

ความกลววาจะตองสญเสยประโยชน อานาจ ความมนคง หรอสงทเคยม เคยทาอยจนเคยชน ความรสกหวนไหวตอความคลมเครอ ความไมแนนอน ความรสกวาการเปลยนแปลงจะทาใหตนถกโดด

เดยว แปลกแยก และความรสกทจะตองละจากแบบแผนของชวตทใชมาจนเคยชน การขาดความรความเขาใจทดพอเกยวกบแนวทาง วธการ และจดหมายปลายทางของการเปลยนแปลง ความไมเชอถอ ไววางใจ ไมเชอใจกน ซงทาใหขาดการสอสารสรางความเขาใจ ซงยงบอนทาลายความ

ไววางใจกนและกน ปจจยอนๆ เชน ขอจากดดานทรพยากร ความไมยดหยนของกฎระเบยบ ความยากลาบากในการสอสาร

ฯลฯ

ปจจยทเปนแรงเสรมการเปลยนแปลง

ปจจยทมกพบวาเปนแรงเสรมทชวยผลกดนการเปลยนแปลงในองคการไดแก ความไมพงพอใจในสภาพปจจบนทเปนอย ความสามารถในการรบรขาวสารรวมกนในหมคนในองคการ ซงจะชวยใหเหนความจาเปนของ

สถานการณไดตรงกน พรอมๆ กน ภาพลกษณ และการปฏบตตนของผนาทแสดงถงความมงมน เอาจรงเอาจงตอการเปลยนแปลง การเปลยนแปลงตวบคคลในตาแหนงตางๆ โดยเฉพาะในกลมตาแหนงผบรหาร ความจาเปนขององคการทตองใชเทคโนโลยในการดาเนนการ และความรวดเรวของพฒนาการทาง

เทคโนโลยประเภททองคการใชเปนหลกในการดาเนนการ

16

สมพนธภาพระหวางบคลากรในฝายและระดบตางๆ ในองคการ รวมถงความไววางใจ และการสอสารททวถงกน

การมศตรรวม หรอเปาหมายรวมทชดเจน กลไกในการประเมน ทบทวนสภาพภายในองคการ เชน ระบบการตดตามประเมนผล การไดตดตอสมพนธกบภายนอกองคการ ซงทาใหเหนถงการเปลยนแปลงของสถานการณ

สวนท 2 ปจจยสาคญในองคการทควรพจารณาในการเปลยนแปลงองคการ

การเปลยนแปลงองคการนนอาจเกดขนทปจจยตางๆ ทเปนสวนประกอบสาคญขององคการ เชน การเปลยนแปลงนโยบาย เปาหมาย หรอกลยทธ การเปลยนแปลงทโครงสรางการแบงสวนงาน การปรบเปลยนเทคโนโลยและระบบระเบยบวธการปฏบตงาน การปรบเปลยนตวบคลากร ตลอดจนการปรบเปลยนแบบแผนวฒนธรรมขององคการ ฯลฯ ซงปจจยตางๆ เหลาน โดยธรรมชาตแลวจะมความสมพนธเกยวเนองกนอย เชน การปรบเปลยนโครงสรางองคการ ยอมทาใหตองมการปรบระบบระเบยบขนตอนการดาเนนงานไปดวย และเมอระเบยบวธการดาเนนงานเปลยนไป ทกษะความสามารถของบคลากรกมกจะตองไดรบการพฒนาใหสามารถปฏบตงานตามระเบยบวธใหมได วธการทจะพจารณาวาปจจยหรอตวแปรใดเปนปจจยทสาคญในองคการทจะตองปรบเปลยนนนม กรอบการวเคราะหทนกวชาการไดศกษารวบรวมไวหลายกรอบ เชน

Wendell French และ Cecil Bell ไดเสนอวาปจจยสาคญทประกอบเปนองคการ คอ ระบบยอย (Subsystem) ตางๆ ซงไดแก ระบบยอยดานเปาหมาย ดานงาน ดานเทคโนโลย ดานโครงสราง ดานคน และดานการประสานกบสงแวดลอม ซงจะเกยวเนองผกพนกนเปนองคการ ดงแผนภาพตอไป

17

Marvin Weisbord ไดใหกรอบในการพจารณาถงปจจยทจะตองพจารณาในการปรบเปลยนองคการไววาประกอบดวยปจจยสาคญ 6 ประการ ซงเรยกวา Six Box Model ซงมปจจยตาง ดงน

1. สภาพแวดลอม (Environment)

2. จดมงหมาย (Purposes)

3. โครงสราง (Structure)

4. ระบบการใหรางวล (Reward System)

5. สมพนธภาพในองคการ (Relationship)

6. กลไกสนบสนนอนๆ (Helpful Mechanisms) เชน การประชม สถานทตง ทรพยากร และงบประมาณทมอย เปนตน

•หลก•รอง

ระบบยอยดานงาน

•หนวยงาน•กฎระเบยบ•การสอสาร•การตดสนใจ

ระบบยอยดานโครงสราง•ทกษะ ความร•ทศนคต•วฒนธรรม

ระบบยอยดานคน

•เครองจกร•เครองมอ•กระบวนงาน

ระบบยอยดานเทคโนโลย

•หลก•รอง

ระบบยอยดานเปาหมาย

ระบบยอยดานการประสานกบสงแวดลอม•การรวบรวมขอมลและปญหา•การแลกเปลยนทรพยากร

18

Athos และ Pascale จากบรษท McKinsey Consulting ไดเสนอตวแปรทสาคญในการเปลยนแปลงขององคการซงเปนทนยมแพรหลาย คอ McKinsey’s Seven Ss Model ซงประกอบดวยตวแปรตางๆ ดงน

1. กลยทธการดาเนนงานขององคการ (Strategy)

2. โครงสรางองคการ (Structure)

3. ระบบกระบวนงาน (System)

4. การจดอตรากาลง (Staff)

5. ทกษะความชานาญ (Skill)

6. แบบแผนวฒนธรรม (Style)

7. เปาหมาย คานยม หรอวสยทศนรวม (Super-ordinate Goals, Shared values or Shared Vision)

โดยในการปรบเปลยนองคการนน ตวแปรตางๆ ทง 7 ประการควรจะตองปรบเปลยนไปอยางสอดรบกน ดงแผนภาพตอไปน

Strategyกลยทธ

Strategyกลยทธ

Structureโครงสราง

Structureโครงสราง

StaffบคลากรStaff

บคลากร

Systemระบบ

Systemระบบ

StyleสไตลStyleสไตล

SkillทกษะSkillทกษะ

Shared Vision

วสยทศนรวม

Shared Vision

วสยทศนรวม

19

จากแนวคดตางๆ ทไดเสนอรปแบบในการเปลยนแปลงองคการดงทกลาวมา กไดมการนาแนวคดเหลานนมาพฒนาเปนเทคนคการบรหารงานเพอใชในการปรบเปลยนองคการและการจดการมากมาย หลายเทคนค โดยในทนจะขอนาเสนอแตเทคนคการบรหารทสาคญทกาลงมความพยายามนามาใชในการปฏรปการบรหารงานในภาครฐของไทย ซงประกอบดวยเทคนคตางๆ ดงน

1. การจดการเชงกลยทธ (Strategic Vision Management) ซงเปนเทคนคทนามาใชในการปรบเปลยนบทบาท ภารกจ และกลยทธในการดาเนนงานของหนวยงานภาครฐ ซงเปนความพยายามทจะปรบบทบาทของรฐจากการเปนผดาเนนการใหบรการเอง (Rowing) มาเปนผกากบดแล (Steering) ใหประชาชนไดรบบรการทดอยางพอเพยง

2. การจดการระบบงาน หรอ การรอปรบระบบงาน (Business Process Management or Business Process Reengineering) ซงเปนการจดกระบวนงานใหม โดยพยายามนาเอาเทคโนโลยเขามาใช หรอนามาตรการอนๆ มาปรบปรงประสทธภาพในการดาเนนงานใหสงขน ซงในประเทศไทยกไดมการปรบรอระบบงานในหนวยงานภาครฐบางหนวย เชน กรมทะเบยนการคา เปนตน แตหนวยงานอนๆ สวนใหญจะใชการบรหารโดยมงผลสมฤทธ (Result-Based Management) เขามาใช โดยใหมการกากบผลการดาเนนงานตามตวชวดผลสาฤทธของงานทสาคญ (Key Performance Indicators) และใหแตละหนวยงานไปรอปรบระบบงานของตนเพอใหสามารถดาเนนการใหเกดผลไดตามตวชวดทกาหนดไว

3. การคานวณตนทนฐานกจกรรม (Activity-Based Costing) ซงเปนการปรบระบบขอมลทางบญชและการเงนใหสะทอนถงตนทนทใชในการดาเนนกจกรรมตางๆ อยางชดเจน เพอใหสามารถเลอกใชวธการดาเนนงานทประหยดทสดได ซงการคานวณตนทนฐานกจกรรมน ถอเปนองคประกอบสาคญ ของการปฏรประบบงบประมาณสระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงาน (Performance-Based Budgeting)

4. การบรหารวงรอบของระยะเวลา (Cycle-Time Management) ซงเปนการบรหารโดยมงเนนการปรบปรงกระบวนการดาเนนงานตางๆ ใหใชระยะเวลาในการดาเนนงานนอยลง และสามารถผลตผลงานไดตรงตามเวลาทตองการ ซงโดยทวไปมกตองมการจดการหรอรอปรบระบบงานเขามาชวย

5. การบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology Management) ซงเปนการจดการระบบสารสนเทศ และนาเทคโนโลยสารสนเทศ เขามาใชในการปรบปรงงานดานตางๆ ขององคการ ซงจะชวยใหการปรบปรงงานในดานอนๆ เชน การรอปรบระบบงาน การบรหารวงรอบของระยะเวลา และการคานวณตนทนฐานกจกรรม เปนไปไดโดยสะดวก รวดเรวขน

20

6. การบรหารคณภาพทวทงองคการ (Total Quality Management) ซงเปนการทาใหมการปรบปรงอยางตอเนอง (Continuous Improvement) เกดขนในดานตางๆ ขององคการ โดยอาศยกจกรรมตางๆ เชน กจกรรม 5 ส. กจกรรมขอเสนอแนะ กลมคณภาพ และการบรหารคณภาพ เชน ในระบบ ISO 9000 เปนตน

7. การจดการทรพยากรมนษย (Human Resource Management) ซงเปนการปรบระบบการบรหารงานบคคล จากเดมทมงเนนการเปนผดแลระบบระเบยบการจดการงานบคคล มาสการบรหารจดการทมงสรรหา ดแล และพฒนาทรพยากรบคคลขององคการโดยมงเนนในดานการเสรมสรางขดความสามารถ (Competency) และการมงเนนทผลการดาเนนงาน (Performance Management) ตามกลยทธขององคการ

ทง 7 ประการมความเกยวเนองสมพนธกนตามแผนภาพดงน

เมอพจารณาถงปจจยตางๆ ทองคการในยคปจจบนจะตองหมนพจารณาปรบเปลยนใหเขากบสภาพการณ

ประกอบกบกลไกการเปลยนแปลงขององคการซงจะตองปรบเปลยนทงในดานเทคโนโลย การระเบยบของสงคม และอดมการณความเชอ หรอจตสานกของคนในองคการใหสอดคลองกนนน กจะเหนไดวา การบรหารการเปลยนแปลงใน

11

BusinessProcess

ReengineeringBPR

StrategicVision

ManagementActivityBasedCosting

CycleTime

ManagementInformationTechnologyManagement

TotalQuality

Management

HumanResource

ManagementABC

CTM

ITM

TQM

HRM

SVM

21

องคการยคปจจบนนน จะตองเปนกจกรรมทตองใชการวเคราะหพจารณาอยางละเอยดรอบคอบ จะตองเปนกจกรรมทมผเกยวของเปนจานวนมาก และเปนกจกรรมทจะตองทมเทเวลา ความสนใจ และตองปฏบตอยางเอาจรงเอาจง ซงบางครงอาจหมายถงการทผบรหารจะตองทางานดานการบรหารการเปลยนแปลงอยางเตมเวลา และทสาคญกคอ การบรหารการเปลยนแปลงในองคการนนจะตองทาอยางเปนระบบ มลาดบขนตอนทเหมาะสม จงจะผลกดนใหองคการเปลยนแปลงไปไดตามทตองการ

กรณศกษา กรมศลกากร 2

จากกรณศกษาของกรมศลกากรในตอนทายของหนวยท 1 ซงกรมศลกากรตองเผชญกบกระแสโลกาภวตนททาใหอตราภาษศลกากรของสนคาตางๆ ลดลง ในขณะทเศรษฐกจโลกกตกอยในภาวะฝดเคอง ซงทาใหการนาเขาและสงออกชะลอตวลง ซงทาใหกรมศลกากรมแนวโนมทจะจะจดเกบรายไดเขารฐไดนอยลง และในขณะเดยวกน

แตในภาวะทเศรษฐกจตกตา รฐบาลจาเปนตองหารายไดมาใชแกปญหาประเทศ จงตองกาหนดเปาหมายในการเกบภาษศลกากรใหเพมสงขน และในขณะเดยวกนในภาวะเศรษฐกจตกตารฐบาลกจาเปนตองรดเขมขด โดยการจากดอตราการเพมกาลงคนในภาครฐ

ประเดนทาทายทกรมศลกากรตองเผชญอย คอ

1. ตองจดเกบภาษศลกากรใหไดมากขนตามนโยบายของรฐ

2. แตในขณะเดยวกน อตราภาษกมแนวโนมลดลงอนเปนผลมาจากนโยบายเศรษฐกจเสร และยงมการชะลอตวของการนาเขาและสงออก

3. นอกจากน กรมศลกากรกยงประสบปญหาอตรากาลงทจะนามาใชในการดาเนนงานมจานวนลดลงซงเปนผลมาจากนโยบายจากดขนาดของกาลงคนภาครฐ

เมองานมากขน และยากขน ในขณะทกาลงคนลดลง กรมศลกากรไดดาเนนการโดยการนาเครองมอในการบรหารมาใชดงน

1. การจดการเชงกลยทธ (Strategic Vision Management) ซงใชในการทบทวนและกาหนดขอบเขตของบทบาทภารกจ และวธดาเนนงานใหสอดคลองกบสภาพภายนอกและภายในองคการ โดยพยายามตดลดภารกจทไมใชงานหลกออกและถายโอนไปใหภาคเอกชนทา

22

2. การจดการโดยมงผลสมฤทธ (Result-Based Management) โดยการกาหนดตวชวดความสาเรจของงานทมความสาคญตามภารกจหลกตางๆ โดยกาหนดเปาหมาย และตดตามประเมนผลอยางจรงจง

3. รอปรบระบบงาน (Business Process Reengineering) โดยการออกแบบกระบวนการขนตอนในการดาเนนงานใหมทอาศยเทคโนโลยสารสนเทศ (Information Technology) มาใชเพอใหเกดความถกตองรวดเรว ซงเรยกวา ระบบ EDI หรอ Electronic Data Interchange โดยใชควบคกบระบบการตรวจสอบหลงการปลอยสนคาออกจากทา (Post-Audit) เพอใหผรบบรการไดรบความสะดวกรวดเรว

4. การบรหารวงจรเวลา (Cycle-Time Management) โดยการควบคมเวลาในการดาเนนการพธการศลกากรใหเปนไปตามเวลาทกาหนด

5. การบรหารตนทนกจกรรม (Activity-Based Costing) โดยการคานวณตนทนในการดาเนนกจกรรมตางๆ และพยายามควบคมตนทนไมใหสงเกนกวาทกาหนด

6. การบรหารทรพยากรมนษย (Human Resource Management) โดยการปรบระบบการบรหารงานบคคลใหมการพจารณาความดความชอบโดยเชอมโยงกบผลการปฏบตงานตามตวชวดทกาหนด ซงมทงในมตดานผลงาน เวลา และตนทน

คาถาม ทานเหนวากรมศลกากรไดเลอกใชเครองมอทางการบรหารทเหมาะสมแลวหรอไม และทานคดวาการทตองเปลยนแปลงในเรองตางๆ ทกลาวมานน กรมศลกากรจะตองเผชญกบปญหาใดบาง

หนวยท 3 กลยทธและขนตอนในการบรหารการเปลยนแปลง

วตถประสงค เพอใหผศกษาเรยนรดวยตนเอง 1. สามารถอธบายถงกลไกทสาคญในการเปลยนแปลงองคการได

23

2. สามารถบอกถงกลไกขององคการทควรพจารณาปรบเปลยนในการบรหารการเปลยนแปลงได

เนอหา สวนท 1 กลยทธในการบรหารการเปลยนแปลง สวนท 2 กระบวนการขนตอนในการบรหารการเปลยนแปลง

การวางแผนการเปลยนแปลง การนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบต การตดตามประเมนผล และรกษาผลการเปลยนแปลง

24

สวนท 1 กลยทธในการบรหารการเปลยนแปลง ในการบรหารการเปลยนแปลงในองคการนน มกลยทธทสามารถพจารณาเลอกนามาใชไดหลายประการ ขนอยกบสถานการณในแตละองคการและในแตละชวงเวลา โดยกลยทธการบรหารการเปลยนแปลงองคการนนอาจแบงออกไดตามขอบเขตของการมสวนรวมของบคลากรระดบตางๆ ในองคการ ไดดงน 1. กลยทธการปรบเปลยนองคการโดยการบญชาการ (Commander Approach)

การปรบเปลยนองคการดวยวธนเปนการทผบรหารคดรเรม และใชอานาจบญชาการการปรบเปลยนในสวนตาง ๆ ขององคการ โดยผปฏบตงานมหนาทเพยงปฏบตตามคาสงเทานน วธนเปนวธทอาจทาใหมการตอตาน การไมยอมรบการเปลยนแปลงได และการทผบรหารคดคนเดยว บญชาการคนเดยวกเสยงตอความผดพลาดจากการขาดขอมลขอเทจจรง อยางไรกตามในสถานการณวกฤต ทองคการมความสบสนวนวาย หรอในภาวะฉกเฉน อาจหลกเลยงการเปลยนแปลงแบบบญชาการไดยาก นอกจากนในสถานการณททกอยางสงบเรยบรอย ราบรนอยางมาก และสมาชกทกคนในองคการยอมรบและพรอมจะปฏบตตามผบรหาร กลยทธการบญชาการจะเปนวธการปรบเปลยนองคการทรวดเรวทสด 2. กลยทธการปรบเปลยนองคการโดยการใหมสวนรวมในวงจากด (Consultative Approach)

การปรบเปลยนองคการดวยวธนใชการเปดโอกาสใหบคลากรทมความสาคญ จะเปนโดยตาแหนงหนาท หรอโดยการยอมรบอยางไมเปนทางการกด ใหไดเขามามสวนรวมในการคดวางแผน และรวมเปนผนาในการปรบเปลยนองคการ เชน การจดตงคณะกรรมการ หรอคณะทางานเพอปรบเปลยนองคการ ซงวธนอาจจะบรรเทากระแสการตอตานไดบาง และชวยใหสามารถระดมความคด ความรวมมอไดจากหลายฝายในองคการ แตวธนจะใชเวลาคอนขางมาก และการทมหลายคนเขามามสวนรวมนน อาจทาใหความพยายามในการปรบเปลยนองคการเบยงเบนจากเปาหมายเดมได

25

3. กลยทธการปรบเปลยนองคการโดยการกระจายอานาจ (Decentralized Approach)

วธนใชการเปดกวางโดยใหโอกาสทกๆ คนในองคการ สามารถมสวนรเรมและดาเนนการเปลยนแปลงองคการทงในสวนทตนรบผดชอบ และในสวนทอยนอกเหนอความรบผดชอบของตน ตวอยางของการเปลยนแปลงองคการในลกษณะนไดแก การใชการบรหารคณภาพทวทงองคการ (Total Quality Management) หรอการใหมการจดระบบงานกนเองในทม (Autonomous Work Team) ฯลฯ กลยทธการเปลยนแปลงเชนนจะชวยใหมการเปลยนแปลงองคการในจดตางๆ อยเสมอ ซงเปนการทาใหองคการเรยนรและปรบตวอยตลอดเวลา แตการเปลยนแปลงนนอาจเปนไปเพยงในวงจากดเฉพาะกลม เฉพาะแผนก หรอฝายงาน โดยเฉพาะหากองคการนนไมมระบบการสอสารประชาสมพนธภายในทดพอ และทสาคญกคอการเปลยนแปลงทเกดขนอาจไมสอดคลองกบกลยทธทวางไว และเมอผปฏบตงานไดมสวนรวมปรบสรางสงใดขนมาแลว ความรสกหวงแหน เปนเจาของอาจเปนอปสรรคตอการเปลยนแปลงสงทเขาคดรเรมขนมาได 4. กลยทธแบบผสม (Mixed Strategy)

เปนการนากลยทธการเปลยนแปลงองคการหลาย ๆ แบบมาใชรวมกน เชน ใชกลยทธการสงการ โดยทผบรหารสงสดลงมาเปนวทยากรในการบรรยาย เรองการปรบกลยทธการดาเนนงานขององคการดวยตวเอง ประกอบกบการสรางทมงานการรอปรบระบบงานของสาขาตางๆ เพอใหเปนไปตามกลยทธนน และเสรมดวยการจดกจกรรมกลมคณภาพในระดบปฏบตการ ซงเปนการกระจายอานาจในการเปลยนแปลงไปสสวนตางๆ ขององคการ การเปลยนแปลงองคการโดยอาศยกลยทธประเภทตางๆ ประกอบกนนน จะตองมกลไกกลางเพอประสานและการบรหารการเปลยนแปลงดานตางๆ ใหเปนไปอยางสอดคลองกน

5. กลยทธการพฒนาองคการ (Organizational Development)

การบรหารการเปลยนแปลงโดยการพฒนาองคการ เปนกลยทธทมงสรางขดความสามารถใหแกสมาชกในองคการในการมองปญหา แกปญหา และเรยนรรวมกน โดยอาศยทปรกษาทประยกตใชความรทางพฤตกรรมศาสตรในการสนบสนนใหทมพฒนาขดความสามารถในการแกปญหาและเรยนรรวมกน เพอใหทมตางๆ ในองคการมความพรอมทจะจดการกบการสงทาทายและเปลยนแปลงตางๆ ในองคการ

26

สวนท 2 กระบวนการขนตอนในการบรหารการเปลยนแปลง

การบรหารการเปลยนแปลงในองคการประกอบดวยขนตอนตางๆ ดงน

1. การวางแผนการเปลยนแปลง (Planning for Change) 2. การนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบต (Implementing Change) 3. การตดตามประเมนผล และรกษาผลการเปลยนแปลง (Evaluating and Maintaining Change)

การวางแผนการเปลยนแปลง (Planning for Change)

การวางแผนการเปลยนแปลงเกดขนเมอผบรหารตระหนกถงความจาเปนในการทจะตองเปลยนแปลงองคการเพอใหสอดรบกบการเปลยนแปลงของสภาพแวดลอม เชน เมอเทยบเคยงผลการปฏบตงาน หรอประสทธภาพของการดาเนนงานแลว องคการของเราเรมดอยกวาองคการประเภทเดยวกนในทอนๆ หรอเมอมปจจยมากระทบ เชน เมอมการปรบเปลยนนโยบาย หรอกฎหมายทสงผลกระทบตอการดาเนนงานขององคการ เปนตน หรอในบางกรณอาจเปนการตระหนกถงความจาเปนในการเปลยนแปลงอนเนองมาจากสาเหตภายในองคการเอง เชน ความไมพอใจในผลงาน ประสทธภาพในการดาเนนงานขององคการ บรรยากาศการทางานหรอ เกดจากการทไดมความคด หรอนวตกรรมเกดขนในองคการ เปนตน

เมอผบรหารไดตระหนกถงความจาเปนดงกลาวแลว กจะนามาสการคดวางแผนการเปลยนแปลง ซงโดยทวไปประกอบดวย 2 ขนตอน คอ การวเคราะหสถานการณ และการวางแผนโครงการการปรบเปลยนองคการ

ขนตอนท 1 การวเคราะหสถานการณ (Situational Analysis)

การวเคราะหสถานการณเปนการศกษาถงสภาพการณภายในและภายนอกขององคการ เพอวเคราะหถงความจาเปนในการเปลยนแปลงองคการ สงทจะตองเปลยนแปลง สภาพปญหา และสาเหตทเปนประเดนททาใหตองมการเปลยนแปลง ตลอดจนปจจยตางๆ ทจะมสวนสนบสนน หรอตอตานการเปลยนแปลง เพอใหไดขอมลสาหรบการวางแผนการเปลยนแปลง

ในการบรหารการเปลยนแปลงตามกลยทธการพฒนาองคการ อาจใชการวเคราะหสถานการณเปนเครองมอในการกระตนผลกดนการเปลยนแปลง โดยการเปดโอกาสใหสมาชกขององคการไดมสวนรวมวเคราะหสถานการณรวมกน ซงจะชวยสรางความตระหนกถงสภาพการณ และความจาเปนในการเปลยนแปลงรวมกนในวงกวาง

ประเดนในการวเคราะหสถานการณ

การวเคราะหสถานการณเพอการวางแผนปรบเปลยนองคการนน มประเดนสาคญทควรจะตองวเคราะหดงน

27

1.1. การวเคราะหสภาพแวดลอมขององคการ

การวเคราะหสภาพแวดลอมขององคการ หมายถง การศกษาสภาพและแนวโนมทางดานการเมอง เศรษฐกจ สงคม และเทคโนโลย ซงเปนสภาพแวดลอมโดยทวไป (General Environment) และปจจยภายนอกทเกยวของโดยตรงกบการดาเนนงานขององคการ (Operational Environment) เชน สภาพของตลาด ลกคา คแขง ผปอนวตถดบ ผมสวนไดสวนเสย (Stakeholders) เปนตน การศกษาวเคราะหสภาพและแนวโนมของปจจยเหลานจะชวยใหเหนถงโอกาส (Opportunities) ภยคกคาม (Threats) และสถานะขององคการเมอเปรยบเทยบกบภายนอก ซงจะชวยใหเหนถงความจาเปน และสงทจะตองปรบเปลยน

1.2. การวเคราะหสภาพการณภายในองคการ

การวเคราะหสภาพการณภายในองคการ เปนการวเคราะหถงสภาพและแนวโนมของปจจยตางๆ ภายในองคการ เพอระบปญหา สาเหต ทเปนสงทจะตองเปลยนแปลง รวมถงการวเคราะหถงแรงตานและแรงสนบสนนการเปลยนแปลงในองคการดวย

โดยทวไปในการวเคราะหสถานการณภายในองคการนนควรอาศยแนวคดทางการบรหารในการกาหนดกรอบการวเคราะหองคการ เชน McKinsey’s 7 Ss Model กจะชวยใหสามารถวเคราะหองคการโดยการพจารณาปจจยดานตางๆ 7 ดานประกอบกน คอ กลยทธ โครงสราง ระบบงาน บคลากร ทกษะความชานาญ แบบแผนวฒนธรรม และคานยมรวม ซงการใชกรอบแนวคดเปนหลกในการวเคราะหนนจะชวยใหพจารณาถงปจจยตางๆ ไดอยางครบถวน ทวถง และเปนระบบไดดกวาการวเคราะหโดยอาศยเพยงขอเทจจรงตามทไดพบเหน เพราะองคการนนเปรยบดงภเขานาแขง ซงมสวนทปรากฏออกมาเหนอนาใหเหนไดชดเพยงสวนนอยเทานน โดยทยงมสวนใหญอกสวนหนงซอนเรนอยใตผวนา และในหลายกรณกจะพบวาสงทจะตองปรบเปลยนในองคการนนอาจเปนสงทซอนเรนอยทไมคอยมใครไดหยบยกขนมาพจารณาหาทางแกไขปรบปรงงกน

28

วธการในการวเคราะหสถานการณ การวเคราะหสถานการณนนสามารถทาไดดวยวธการตางๆ กน ขนอยกบความจาเปนของแตปญหา ของแตละองคการ ตลอดจนเวลา ทรพยากรทองคการสามารถทมเทใหกบการบรหารการเปลยนแปลง โดยวธการตางๆ ทนยมใชกนไดแก

การศกษาวจยอยางเตมรปแบบ เชน การวจยตลาด การวจยสารวจทศนคตของบคลากรในองคการ การศกษาหาความจาเปนในการฝกอบรม หรอการวจยประเมนผลโครงการ เปนตน

การวจยเชงปฏบตการ (Action Research) เชน การสมภาษณแบบเจาะลก (In-depth Interview) หรอ การประมวลความคดเหนของผทรงคณวฒ (Delphi Technique) เปนตน

การรวบรวมขอมลทมอยแลว เชน ขอมลผลการประกอบการขององคการ หรอขอมลเศรษฐกจ เปนตน การประชมเชงปฏบตการ รปแบบตางๆ เชน Focus Group การประชมระดมสมอง (Brainstorming)

หรอการประชมวางแผนปฏบตการ (Action Planning Workshop) เปนตน การประชมปรกษาหารอกนโดยทวๆ ไป

สาหรบในการวเคราะหสถานการณในการเปลยนแปลงองคการโดยกลยทธการพฒนาองคการนน จะเนนในดานการสรางบรรยากาศ ความไววางใจ และความรวมมอรวมใจใหแกสมาชกของทมพฒนาองคการเสยกอน เพอใหมการเปดเผยขอมลขอเทจจรงตางๆ อยางเตมท และเพอใหการวเคราะหเปนไปอยางสรางสรรค และมบรรยากาศการยอมรบกนมากขน ซง Kurt Levin เรยกขนตอนนวาเปนการ Unfreezing หรอการละลายพฤตกรรม นนเอง

29

แบบฝกหด กรมศลกากร 3

จากกรณศกษาของกรมศลกากรในหนวยท 1 ซงกรมศลกากรตองเผชญกบกระแสโลกาภวตนและการคาเสรททาใหอตราภาษศลกากรของสนคาตางๆ ลดลง ในขณะทเศรษฐกจโลกกตกอยในภาวะฝดเคอง ซงทาใหการนาเขาและสงออกชะลอตวลง ซงทาใหกรมศลกากรมแนวโนมทจะจะจดเกบรายไดเขารฐไดนอยลง แตในภาวะทเศรษฐกจตกตา รฐบาลจาเปนตองหารายไดมาใชแกปญหาประเทศ จงตองกาหนดเปาหมายในการเกบภาษศลกากรใหเพมสงขน และในขณะเดยวกนในภาวะเศรษฐกจตกตารฐบาลกจาเปนตองรดเขมขด โดยการจากดอตราการเพมกาลงคนในภาครฐ

คาถาม จากกรณดงกลาว ขอใหทานวเคราะหสภาพการณภายนอกของกรมศลกากร โดยใชตารางตอไปน

ตวอยาง สภาพแวดลอม แนวโนมของสภาพแวดลอม ผลกระทบตอกรมศลการกร

โลกาภวตน และกระแสเศรษฐกจเสรทาใหอตราภาษศลกากรลดลง

ดานตางประเทศ

เศรษฐกจโลกตกตา การสงออกนาเขาลดลง

ตอบ … การจดเกบภาษใหไดตามเปาหมาย เปนไปไดยากขน ...

สภาพแวดลอม แนวโนมของสภาพแวดลอม ผลกระทบตอกรมศลการกร

เศรษฐกจตกตาลงการนาเขาและสงออกนอยลง ยอดภาษทกรมศลกากรจะจดเกบไดมแนวโนม ขอ1. ตอบ ก. มากขน ข. นอยลง

เศรษฐกจไทย

เศรษฐกจตกตาทาใหรฐบาลมรายไดนอยลง และตองการใหหนวยจดเกบภาษเกบใหไดเตมเมดเตมหนวย

รฐบาลอาจมอบหมายใหกรมศลกากรจดเกบภาษใหได …. ขอ 2. ตอบ ก. มากขน ข. นอยลง

สภาพแวดลอม แนวโนมของสภาพแวดลอม ผลกระทบตอกรมศลการกร

30

ผมสวนไดสวนเสย การทรฐบาลมรายไดนอยลง ทาใหการใชจายภาครฐจะตองประหยดขน

กาลงคน และงบประมาณทจะนามาใชในการจดเกบภาษจะ ขอ 3. ตอบ ก. มากขน ข. นอยลง)

เทคโนโลย ขอ 4. ตอบ กรมศลกากรตองทบทวน และหาทางนาเทคโนโลยมาใชเพมประสทธภาพในการดาเนนงาน

สงคม สงคมทรบเอาคานยมของระบอบเสรประชาธปไตยมามากทาใหหนวยงานของรฐตางๆ ตองถกตรวจสอบ

ขอ 5. ตอบ

เฉลย

ขอ 1. ตอบ ข. นอยลง ขอ 2. ตอบ ก. มากขน ขอ 3. ตอบ ข. นอยลง

ขอ 4. เทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารมการพฒนากาวหนาไปมาก

ขอ 5. การดาเนนงานของกรมศลการกรจะตองถกตรวจสอบ

ขนตอนท 2 การวางแผนโครงการในการปรบเปลยนองคการ

31

เนองจากการเปลยนแปลงองคการเปนสงทมความสลบซบซอน และตองเกยวพนกบคนจานวนมาก การวางแผนการเปลยนแปลงเพอเปนแนวทางรวมกนในการบรหารการเปลยนแปลงจงนบไดวาเปนขนตอนทจาเปน โดยทวไปการวางแผนการเปลยนแปลงนนมขอพจารณาและขนตอนในการดาเนนการดงน

2.1. การกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลง

หลงจากทไดวเคราะหสถานการณไปแลว กจะทาใหทราบองคการมความจาเปนทจะตองเปลยนแปลงในเรองใดบาง และจะตองเปลยนใหเปนอยางไร ในขนตอนของการวางแผนการเปลยนแปลงจงเปนการนาขอคดเหลานนมาพจารณากาหนดเปนวตถประสงคของการเปลยนแปลง ซงขอพจารณาในการกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลงนนมดงน

การกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลง ควรกาหนดใหตรงกบสงทจะตองเปลยนแปลงทไดมาจากการวเคราะหสถานการณ และควรพจารณาถงแรงตาน และแรงเสรมของการเปลยนแปลงดวย เพอใหวตถประสงคทกาหนดขนนนมความเปนไปไดสง

วตถประสงคของการเปลยนแปลงกาหนดไดเปนหลายระยะ เชน ระยะยาวกวา 5 –10 ป ระยะปานกลาง 3 – 5 ป และระยะสน คอภายในเวลาไมเกน 1 – 2 ป

วตถประสงคของการเปลยนแปลง อาจกาหนดไดเปนหลายระดบ เชน ระดบกจกรรม ระดบโครงการ ระดบแผนงาน ระดบองคการโดยรวม และระดบทกวางกวาองคการ เชน วตถประสงคของคณะกรรมการคอมพวเตอรของสงคโปร คอ การผลกดนใหสงคโปรเปนเกาะอจฉรยะภายในป ค.ศ. 2000 เปนตน

ในการกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลง ไมควรกาหนดใหองคการตองเปลยนแปลงในหลายๆ เรองพรอมกน เพราะจะทาใหเกดความยงเหยง สบสนได ดงนนจงควรกาหนดวตถประสงคโดยจดลาดบความสาคญใหด และกาหนดใหมขอบเขตของการเปลยนแปลงทพอเหมาะพอดกบขดความสามารถขององคการ

ในการกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลง ควรมการทบทวนจดมงหมาย และภารกจหลกทเปนมลเหตในการจดตงองคการใหด เพอปองกนไมใหองคการปรบเปลยนสงตางๆ ไปมากจนหลงทางไปจากภารกจหลกขององคการ

ในการกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลง ควรกาหนดใหชดเจน วดผลได หรออาจกาหนดใหมตวชวดความสาเรจ ซงจะชวยเปนหลกนาทาง (Milestones) ในการดาเนนการเปลยนแปลง และเพอใชในการเทยบเคยง (Benchmarking) กบองคการอนๆดวย

2.2. การกาหนดแผนงาน โครงการและกจกรรมการเปลยนแปลง

32

เมอไดกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลงไปแลว กจะเปนการกาหนดกจกรรมทจะตองดาเนนการเพอปรบเปลยนองคการ ซงอาจเปนเพยงกจกรรมเลกๆ หรอเปนโครงการทประกอบดวยกจกรรมหลายๆ กจกรรมทรอยเรยงกน และอาจอยในรปของแผนงาน ซงประกอบดวยโครงการการเปลยนแปลงตางๆ ทสอดคลองกน โดยในการกาหนดแผนงาน โครงการ และกจกรรมมขอพจารณาทสาคญดงน

การกาหนดแผนงาน โครงการ และกจกรรมเหลาน ควรนาไปสการบรรลวตถประสงคของการเปลยนแปลงองคการ และควรพจารณากาหนดโครงการหรอกจกรรมทจะชวยยกระดบแรงเสรม หรอลดแรงตอตานการเปลยนแปลงเพมเขาไปดวย เชน โครงการประชาสมพนธสรางความเขาใจโดยทวกนถงแผนการเปลยนแปลงองคการ เปนตน เพอเพมโอกาสในการทาใหโครงการประสบผลสาเรจ

แตละแผนงาน โครงการ และกจกรรม ควรกาหนดตวชวดความสาเรจใหชดเจน วดผลได เนองจากการเปลยนแปลงองคการนนบางครงอาจสงเกตเหนผลการเปลยนแปลงไดไมชดเจน หากไมกาหนดตวชวดเพอบงชความสาเรจกาวหนาใหด กจะหลงทางได

ในการกาหนดแผนงาน โครงการควรมการกาหนดดวยวาใครควรเขามามสวนรวมในการปรบเปลยนองคการในสวนใด เชน ผทรบผดชอบโดยตรงกบสวนทจะตองถกเปลยนแปลง ผทมความรความชานาญ หรอเปนทเคารพเชอฟงในองคการ ฯลฯ ทงนเพอใหสามารถระดมความคดเหน ความรวมมอ และการยอมรบการเปลยนแปลงไดดขน

การกาหนดจงหวะระยะเวลาในการดาเนนโครงการ กจกรรมตางๆ ควรกาหนดใหพอเหมาะพอด ไมทาหลายๆ อยางพรอมกนเกนไป เพอไมใหเกดภาระทหนกเกนไป และเพอปองกนความสบสนดวย

โดยทวไปการปรบเปลยนองคการมกตองพจารณาปรบเปลยนสวนตางๆ อยางมลาดบขนตอน เชน กอนทจะปรบโครงสรางการแบงงาน กควรทบทวนยทธศาสตรทเปนตวกาหนดบทบาท ภารกจขององคการกอน หรอกอนทจะคดวางแผนฝกอบรมเจาหนาท กควรจดระบบระเบยบวธการปฏบตงานใหชดเจนกอน เพอจะไดทราบวาควรจะอบรมอะไร ฯลฯ

33

ตวอยางแบบฟอรมแผนการปรบเปลยนองคการ

ตารางการวางแผนโครงการ Project Planning Matrix คาบรรยายสรปโครงการ

Narrative Summary ตวชวดความสาเรจ

Objectively Verifiable Indicators วธการเกบขอมล Means of Verification

เงอนไขสาคญ Important Assumption

จดมงหมายหลก Overall Goal

จดมงหมายของแผนงาน Project Purpose

ผลงาน/วตถประสงคของโครงการ Result/Output

กจกรรม Activities

34

ตวอยางแบบฟอรมแผนการปรบเปลยนองคการ

แผนปฏบตการ (Plan of Operation)

ผลงาน/วตถประสงคของโครงการ Result/Output ตวชวดผลสาเรจ OVI

กจกรรม Activities 44 45 46 งบประมาณ ผรบผดชอบ หมายเหต 1. 2. 3.

35

แบบฝกหด

โปรดนาขอมลตอไปนไปกรอกลงในแบบฟอรม ตารางการวางแผนโครงการ (Project Planning Matrix) 1. กรมศลกากรตงเปาหมายสงสดวาจะจดเกบภาษใหไดตามเปาหมายทรฐบาลกาหนด ภายใตเงอนไขดาน

งบประมาณและอตรากาลงในปจจบน โดยทงนจะสามารถวดความสาเรจไดจากยอดรายไดจากภาษศลกากรทรายงานโดยสภาพฒนฯ กระทรวงการคลงและธนาคารแหงประเทศไทย

2. กรมศลกากรจงกาหนดแผนงานพฒนาประสทธภาพในการจดเกบภาษขน โดยมงควบคมคาใชจายใหลดลงรอยละ 10 และเวลาทใชในการจดเกบภาษโดยเฉลยใหลดลงรอยละ 15 โดยใหสามารถจดเกบภาษไดตามเปาหมาย

3. โครงการหลกภายใตแผนงานไดแก 3.1. โครงการนาระบบ EDI ซงใชเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการจดเกบภาษใหไดรอยละ 90

ของหนวยจดเกบทวประเทศ 3.2. โครงการจดทาแผนและพฒนาบคลากร ซงมงจดทาแผนฝกอบรมและพฒนาบคคลและนาไป

ปฏบต โดยตองการใหบคลากรสวนใหญไดรบการพฒนาใหมความรและทศนคตเหมาะกบทศทางและระบบงานใหม

3.3. โครงการปรบปรงระบบการพจารณาความดความชอบ โดยมงใหการพจารณาความดความชอบตามผลการดาเนนงานทวดไดและมขอมลยนยนอยางชดเจน และโปรงใส

ตารางการวางแผนโครงการ Project Planning Matrix คาบรรยายสรปโครงการ

Narrative Summary ตวชวดความสาเรจ

Objectively Verifiable Indicators วธการเกบขอมล Means of Verification

เงอนไขสาคญ Important Assumption

36

จดมงหมายหลก Overall Goal ประเทศมรายไดจากภาษศลกากรไดตามเปาหมายทรฐบาลกาหนด

รายไดจากภาษศลกากรในปงบประมาณ 2547

ขอมมลจากกรทรวงการคลง สภาพฒนฯ และธนาคารแหงประเทศไทย

จดมงหมายของแผนงาน Project Purpose กรมศลกากรมระบบการจดเกบภาษทมประสทธภาพสงขน

การวจยโดยกระทรวงการคลงจางมหาวทยาลยทาการศกษา

ผลงาน/วตถประสงคของโครงการ Result/Output

1. กรมศลการกรใชระบบ EDI ในการจดเกบภาษศลกากร

2. 3. ระบบการพจารณาความด

ความชอบทเปนธรรม

1. 90% ของหนวยงานในกรมศลการกรใชระบบ EDEI ในการจดเกบภาษศลกากร

2. 90% ของบคลากรของกรมศลกากรไดรบการพฒนา

3. 90% ของบคลากรของกรมศลกากรเหนวาระบบการพจารณาความดความชอบทเปนธรรม

1. จดจางมหาวธยาลยมาวจยประเมนผล

2. ฐานขอมลดานงานพฒนาบคคล

3. การสารวจโดยมหาวทยาลย

กจกรรม Activities 1.1. 1.2. จดทาแผนและปรบระบบการ

พฒนาบคลากร 1.3.

เฉลย คาบรรยายสรปโครงการ

Narrative Summary ตวชวดความสาเรจ

Objectively Verifiable Indicators วธการเกบขอมล Means of Verification

เงอนไขสาคญ Important Assumption

37

จดมงหมายหลก Overall Goal ประเทศมรายไดจากภาษศลกากรไดตามเปาหมายทรฐบาลกาหนด

รายไดจากภาษศลกากรในปงบประมาณ 2547

ขอมมลจากกรทรวงการคลง สภาพฒนฯ และธนาคารแหงประเทศไทย

จดมงหมายของแผนงาน Project Purpose กรมศลกากรมระบบการจดเกบภาษทมประสทธภาพสงขน

คาใชจายในการดาเนนการลดลง 10%ระยะเวลาเฉลยในการดาเนนพธการลดลง 15% รายไดจากภาษศลกากรเปนไปตามเปาหมายทกาหนด

การวจยโดยกระทรวงการคลงจางมหาวทยาลยทาการศกษา

ผลงาน/วตถประสงคของโครงการ Result/Output

4. กรมศลการกรใชระบบ EDI ในการจดเกบภาษศลกากร

5. บคลากรของกรมศลกากรไดรบการพฒนาอยางทวถง

6. ระบบการพจารณาความดความชอบทเปนธรรม

4. 90% ของหนวยงานในกรมศลการกรใชระบบ EDEI ในการจดเกบภาษศลกากร

5. 90% ของบคลากรของกรมศลกากรไดรบการพฒนา

6. 90% ของบคลากรของกรมศลกากรเหนวาระบบการพจารณาความดความชอบทเปนธรรม

4. จดจางมหาวธยาลยมาวจยประเมนผล

5. ฐานขอมลดานงานพฒนาบคคล

6. การสารวจโดยมหาวทยาลย

กจกรรม Activities 1.4. ศกษา ออกแบบ และตดตง

ระบบ EDI 1.5. จดทาแผนและปรบระบบการ

พฒนาบคลากร 1.6. ปรบปรงระบบการพจารณาความ

ดความชอบ

38

การนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบต (Implementing Change) ในการนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบตนน ประกอบดวยขนตอนและขอพจารณาตางๆ ดงน

1. การกาหนดกลยทธในการนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบต

การกาหนดกลยทธในการนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบตเปนการพจารณาเลอกแนวทางในการทจะนาโครงการไปปฏบตใหเกดผล เชน การเลอกใชกลยทธแบบบญชาการ แบบมสวนรวม หรอแบบพฒนาองคการสาหรบแตละโครงการ ตลอดจนการเลอกสวนผสมของการดาเนนโครงการทใหผลรวดเรวทนท กบโครงการระยะปานกลาง และระยะยาว เปนตน

2. การสอสารสรางความเขาใจถงแผนการเปลยนแปลง

การสอสารสรางความเขาใจถงแผนการเปลยนแปลงใหตรงกนเกยวกบสภาพปญหา ความจาเปน รวมทงเปาหมาย วธการ และผลกระทบของการเปลยนแปลงเปนสงทสาคญมาก ควรรบแจงใหฝายทเกยวของ และบคคลอนๆ ในองคการไดทราบถงสงเหลานโดยเรวและโดยชดเจน เพอปองกนการตอตานการเปลยนแปลงโดยอางวาไมรไมทราบ โดยสาหรบผทจะถกกระทบจากการเปลยนแปลง หรอผทจะตองเปนผปฏบต ควรใชวธการสอสารโดยการพดคยปรกษาหารอกนมากกวาการสอสารกนทางเอกสาร การสอสารใหบคลากรในองคการไดมความเขาใจรวมกนน อาจเรยกวาเปนการสราง วสยทศนรวม (Shared Vision) ซงจะชวยในการสรางความรสกมสวนรวมไดด

3. การจดแบงงาน

โดยทวไปงานในแผนการปรบเปลยนองคการนนจะเปนงานทเพมขนมาจากงานปกตททาอย จงควรจดแบงงานในโครงการการเปลยนแปลงไมใหเปนภาระเพมเตมแกผปฏบตมากจนเกนไป โดยหากการเปลยนแปลงนนมความสาคญเรงดวนกควรพจารณาใหผปฏบตมาทางานในโครงการเปลยนแปลงองคการอยางเตมเวลา โดยปกตโครงสรางของหนวยงานททาหนาทบรหารการเปลยนแปลงมกจะเปนไปในรปของคณะกรรมการ หรอคณะทางานเฉพาะกจ แตในปจจบนองคการตางๆ มกจดใหหนวยงานบรหารการเปลยนแปลงเปนหนวยงานถาวรมากขน เชนในกรณของผแทนคณภาพ (Quality Management Representative) ในระบบ ISO 9000 เปนตน

4. การจดกาลงคน

39

ผทจะมาปฏบตงานในโครงการการเปลยนแปลงนน ถอไดวาเปนผนาการเปลยนแปลง (Change Agent) ซงมสวนสาคญยงตอความสาเรจของโครงการทงในแงของการดาเนนงาน และในแงของการสรางการยอมรบการเปลยนแปลงในหมสมาชกขององคการ ดงนน นอกจากความสามารถในการปฏบตหนาทตามแผนการเปลยนแปลงองคการแลว ผนาการเปลยนแปลงควรมคณสมบตดานอนๆ ดวย เชน ความสามารถในการสอสาร ความกระตอรอรน ความสามารถในการรบฟงความคดเหนของคนอน ความเปนผรวมงานทด และมความคดรเรมสรางสรรค ฯลฯ

5. การจดระเบยบวธการดาเนนงาน

เมอไดมการจดแบงงานออกเปนสวนๆ แลว การกาหนดระเบยบวธทจะใชในการดาเนนงานในแตละโครงการ และวธการทจะประสานงานระหวางโครงการตางๆ กเปนสงทสาคญ โดยทวไปแลวระบบการสอสารแลกเปลยนขอมลระหวางผบรหารโครงการดวยกนเอง และการสอสารกบผบรหารระดบสงจะตองเปนไปโดยสะดวกรวดเรว เพอใหสามารถตดตามความกาวหนา และแกปญหาตางๆ ทอาจทาใหแรงผลกดนการเปลยนแปลง (Momentum) ตองสญเสยไป

6. การพฒนาบคคล

การเปลยนแปลงสวนใหญหมายถงการทตองทาสงใหมทไมเคยทามากอน ดงนนการพฒนาบคลากรทมสวนเกยวของกบการเปลยนแปลงใหมความร ความเขาใจ และความสามารถทจะพอทจะปฏบตงานทเปลยนแปลงไปจงเปนสงทสาคญ เพราะการเปลยนแปลงจะสาเรจไดกตอเมอผปฏบตงานสามารถปฏบตงานใหมได และการเปลยนแปลงจะสงผลยงยนกตอเมอผปฏบตงานเขาใจเหตผล ความจาเปน และความสาคญของการเปลยนแปลงนน

7. การทาใหการเปลยนแปลงกลายเปนแบบแผนวฒนธรรมขององคการ

การเปลยนแปลงทจะเกดผลทยงยนจะตองไดรบการยอมรบเปนแบบแผนวฒนธรรมของสมาชกขององคการ ดงนนในการนาโครงการเปลยนแปลงองคการไปสการปฏบตจงควรกาหนดใหมกจกรรมทจะชวยทาใหการเปลยนแปลงนนโดยทวกน เชน การกาหนดใหความสามารถ หรอผลงานตามแผนการเปลยนแปลงเปนเกณฑสาคญประการหนงในการพจารณาความดความชอบ แตงตงโยกยาย หรอการทผบรหารคอยตดตาม ใหความสนใจกบผลความกาวหนาของแผนการเปลยนแปลง ตลอดจนการสรางเอกลกษณและสญลกษณของการเปลยนแปลงใหเดนชด และอางถงสญลกษณนนบอยๆ เชน โครงการ Six Sigma ของบรษทจอ หรอ การใชมาตรฐานคณภาพ ISO 9000 เปนเครองมอในการปรบเปลยนองคการสวฒนธรรมการทางานทเปนระบบระเบยบ ไดมาตรฐาน เปนตน

8. การจดสรรงบประมาณและทรพยากร

40

ในการบรหารการเปลยนแปลงนน แมวาโดยผวเผนจะดเหมอนเปนงานพเศษทเพมเตมมาบนงานประจาตามปกต แตแททจรงแลวการเปลยนแปลงนนเปนการลงทนซงบางครงอาจตองใชงบประมาณสงเมอเทยบกบงบประมาณในการปฏบตงานประจาขององคการ ดงนนจงควรมการกาหนดตวชวดผลสาเรจของงานการเปลยนแปลงใหชดเจน และพยายามจดสรรงบประมาณตามหนวยวดผลงานตามตวชวดนนๆ โดยพยายามใหอสระแกผบรหารการเปลยนแปลงในการใชจายงบประมาณ เนองจากงานบรหารการเปลยนแปลงนนมความไมแนนอนสงเพราะเปนเรองใหม ระบบการควบคมการใชจายเงนงบประมาณในการดาเนนงานประจาตามปกต อาจไมยดหยนคลองตวพอสาหรบการบรหารการเปลยนแปลง โดยสรปแลว การนาแผนการเปลยนแปลงไปสการปฏบตนนควรมการกาหนดกลยทธ การสอสารสรางวสยทศนรวม การจดโครงสราง ระบบงาน และอตรากาลงของหนวยงานบรหารการเปลยนแปลงใหด นอกจากนยงตองมการพฒนาขดความสามารถของผทเกยวของ การปลกสรางใหเปนวฒนธรรมองคการ และการจดสรรงบประมาณและทรพยากรใหพอเหมาะดวย โดยสงเหลานควรดาเนนการใหสอดคลองตอเนองกนอยางเปนระบบดวย เพอใหการดาเนนงานเปนไปอยางราบรน มประสทธภาพ

การตดตามประเมนผล และรกษาผลการเปลยนแปลง (Evaluating and Maintaining Change)

การตดตามประเมนผลการเปลยนแปลง คอการตดตามความกาวหนา เพอเรยนรถงปญหาและหาทางแกไขไดอยางทนเวลา การตดตามประเมนผลยงเปนการสรางแรงกระตนผลกดนการเปลยนแปลงดวย โดยเฉพาะหากผบรหารระดบสงใหความสนใจ ตดตาม สนบสนนการเปลยนแปลงเปนระยะๆ อยางจรงจงใหคนในองคการไดเหนโดยทวกน กจะเปนกาลงใจใหแกผปฏบตงานบรหารการเปลยนแปลง และจะเปนการบงชใหบคคลอนๆ ในองคการไดตระหนกถงความสาคญทผบรหารใหแกโครงการเปลยนแปลง

การตดตามประเมนผลการเปลยนแปลงยงทาไดโดยการกาหนดวตถประสงคของการเปลยนแปลงใหชดเจน พรอมทงตวชวดผลความกาวหนาเปนระยะ (Milestones) และเปดโอกาสใหบคลากรในองคการไดมสวนรวมตดตามความกาวหนาของโครงการ เชน โครงการดานความปลอดภยตามโรงงานตางๆ ทจดใหมการประกวดแขงขนกนในดานความปลอดภย โดยมการรวบรวมสถตเปนรายวน และใหรางวลกนเปนรายเดอน เปนตน การจดใหผปฏบตงานไดมสวนรวมตดตามประเมนผลการเปลยนแปลง เชนน กจะชวยสรางนสย หรอแบบแผนวฒนธรรมใหมในการทางาน ซงจะเปนการชวยรกษาผลการเปลยนแปลงใหตอเนองยงยน

สวนในดานการรกษาผลการเปลยนแปลงใหดาเนนตอไปอยางตอเนองนน สามารถเลอกใชมาตรการตางๆ เชน

การขยายขอบเขตของผมสวนรวมในการบรหารการเปลยนแปลง

41

การกาหนดเปนมาตรฐานการปฏบตงานใหมใหปฏบตโดยทวกน การจดใหมการตดตามประเมนผลอยางตอเนอง การกาหนดเรองการมสวนรวมในกระบวนการเปลยนแปลงใหเปนเกณฑในการพจารณาความด

ความชอบ แตงตงโยกยาย การจดรางวล สงจงใจสาหรบผทสามารถปฏบตตามมาตรฐานใหมไดด และการลงโทษสาหรบผทตอตาน

ขดขนไมยอมปฏบตตามมาตรฐานใหม การมองหาสงทาทายใหมๆ เพอทจะพฒนาขดความสามารถในการบรหารการเปลยนแปลงขององคการ

ใหกาวหนาไปอกขนหนง สรป

องคการ เชนเดยวกบสงมชวต จะตองปรบตวใหเขากบสภาพแวดลอมจงจะอยรอดและเจรญกาวหนาได โดยเฉพาะในยคปจจบนทสภาพแวดลอมเปลยนแปลงไปอยางรวดเรวตลอดเวลา การบรหารการเปลยนแปลงในองคการจงเปนเรองสาคญ และเรมจะกลายเปนงานปกตททกองคการหลกเลยงไดยาก องคการทสามารถบรหารการเปลยนแปลงไดด กจะไดปรบตว เรยนรสงใหมๆ ไดเพมพนขดความสามารถใหมใหแกองคการและสมาชก ซงเปนวถทางหนงในการบรรลศกยภาพสงสดของมนษย สวนองคการทไมสามารถบรหารการเปลยนแปลงไดดพอ นอกจะกาวตามคนอนไมทนแลว บางครงกยงไมรตวเองเลยวากาลงกาวไมทนการเปลยนแปลง ซงในทสดกจะตองดบสญไป ความสามารถในการบรหารการเปลยนแปลง จงเปนสงทสาคญไปไมนอยกวาการบรหารงานประจา และผบรหารจะเปนผนาไดกอยทความสามารถในการบรหารการเปลยนแปลงนนเอง

42

เอกสารอางอง Brinckerhoff, Peter C. Mission-Based Management: An Organizational Development Workbook.

New York: John Wiley & Sons, Inc., 2001. French, Wendell L., and Cecil H. Bell, Jr. Organizational Development: Behavioral Science

Interventions for Organizational Improvement. New Delhi: Prentice-Hall, 1995. Guns, Bob. The Faster Learning Organization. San Francisco: Jossey-Bass Publishers, 1996 Heller, Robert. Managing Change. London: Dorling Kindersey, 1998. Kolb, David A., Irwin M. Rubin and Joyce M. Osland. Organization Behavior: An Experiential

Approach. New Jersey: Prentice-Hall, 1991 Pedler, Mike, John Burgoyne and Tom Boydell. The Learning Company. London: The McGraw-Hill

Companies, 1997. Senge, Peter, et. al. The Fifth Discipline Fieldbook. London: Nicholas Publishing, 1995.