manajemen arsip inaktif
TRANSCRIPT
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
1/54
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
2/54
A. ARSIP INAKTIFA. ARSIP INAKTIF
adalah aadalah arsip dinamis yang frekuensirsip dinamis yang frekuensipenggunaannya telah menurun.penggunaannya telah menurun.
Betty R. Ricks ; penggunaan arsip kurang dariBetty R. Ricks ; penggunaan arsip kurang dari
! kali setahun "isa dise"ut inaktif.! kali setahun "isa dise"ut inaktif.Standar I#A dan AR$A ; tahun diru%ukStandar I#A dan AR$A ; tahun diru%ukkurang dari & atau ' kali termasuk arsipkurang dari & atau ' kali termasuk arsipinaktif inaktif ..
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
3/54
Penentuan arsip inaktif dPenentuan arsip inaktif dapat pulaapat pula
dengan ketentuan yangdengan ketentuan yangdi"erlakukandi"erlakukan
dalam (RA ) (ad*al Retensi Arsip +dalam (RA ) (ad*al Retensi Arsip +
K,mp,sisi -,lume arsip ;K,mp,sisi -,lume arsip ;
%umlah arsip inaktif /& 0 s.d. 1! %umlah arsip inaktif /& 0 s.d. 1!
0202arsip permanen 0 s.d. & 0arsip permanen 0 s.d. & 0
arsip aktif /! 02 arsip musnah arsip aktif /! 02 arsip musnah
/! 0/! 0
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
4/54
2. Pusat Arsip ( Record Center )
Tempat dan semua fasilitas yang dirancanguntuk menyimpan arsip-arsip inaktif
dengan tujuan agar efektif dalam penemuankembali dan efisien dalam pembiayaan.
eberadaan Record Center !arus bisa
menjamin keamanan penyimpanan arsipinaktif" baik aman fisik maupun amaninformasi .
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
5/54
• Aman fisik artinya arsip ter!indarAman fisik artinya arsip ter!indar
dari ba!aya pengrusakan baik yangdari ba!aya pengrusakan baik yangditimbulkan ole! serangga" binatangditimbulkan ole! serangga" binatang
pengerat" su!u" kelembaban" ula!pengerat" su!u" kelembaban" ula!
manusia" bencana dan lain-lain.manusia" bencana dan lain-lain.
• Aman informasi artinya # arsip tidakAman informasi artinya # arsip tidakdibuka" dibaca kepada orang yangdibuka" dibaca kepada orang yangtidak ber!ak.tidak ber!ak.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
6/54
Tujuan diadakannyaTujuan diadakannya Record CenterRecord Centeradalah mengurangi volume arsip diadalah mengurangi volume arsip di
Unit Kerja, mengendalikan arsip,Unit Kerja, mengendalikan arsip,memudahkan retrieval (penemuanmemudahkan retrieval (penemuan
kembali), menjaga keamanan arsipkembali), menjaga keamanan arsip
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
7/54
4. Sistem Pengelolaan
Arsip Inaktif
#ara atau met,demenerima2 menyimpan2mengaktualisasikan danmenemukan kem"ali arsipinaktif yang disimpan yangdidasarkan pada prinsipefekti-itas2 e3siensi dan
keamanan2 yang didukung,leh S4$ yang "erkualitas2kelem"agaan yangmantap2 dan sarana serta
prasarana yang memadai.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
8/54
$. Tujuan dan Prinsip$. Tujuan dan Prinsip
PengelolaaPengelolaann Arsip %naktif Arsip %naktif
Tujuan &Tujuan &
!ampu menyediakan arsip yang benar !ampu menyediakan arsip yang benar sehingga penemuan kembali arsip dengansehingga penemuan kembali arsip dengancepat, tepat dan benar "cepat, tepat dan benar " cepat berkaitancepat berkaitan#aktu penemuan, tepat berarti arsip yang#aktu penemuan, tepat berarti arsip yangtersedia sesuai dengan yang diminta,tersedia sesuai dengan yang diminta,
benar adalah arsip harus diberikan kepada benar adalah arsip harus diberikan kepadaorang yang berhak,orang yang berhak, serta dengan biayaserta dengan biayayang see$isien mungkinyang see$isien mungkin
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
9/54
Terkait hal tersebut, perluTerkait hal tersebut, perlu penciptaan Pusatpenciptaan PusatArsipArsip yang memilikiyang memiliki sasaran sasaran %%
aa &engurangan volume arsip organisasi dan&engurangan volume arsip organisasi danimplikasinya terjadi pengurangan biaya ruangimplikasinya terjadi pengurangan biaya ruangsimpan, alat dan sumber daya manusiasimpan, alat dan sumber daya manusia
b b &enciptaan kontrol yang tepat untuk&enciptaan kontrol yang tepat untuk
menjamin aliran arsip dari tempat yang mahalmenjamin aliran arsip dari tempat yang mahal
ke tempat yang lebih murahke tempat yang lebih murah
cc &embebasan ruang kerja atau kantor dari&embebasan ruang kerja atau kantor dari
tumpukan arsiptumpukan arsip
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
10/54
dd &enciptaan sistem penyimpanan dan&enciptaan sistem penyimpanan dan
penemuan kembali yang e$ekti$ dan penemuan kembali yang e$ekti$ dane$isiene$isien &enemuan kembali dengan cepat&enemuan kembali dengan cepat
ee &engamanan arsip seluruh organisasi&engamanan arsip seluruh organisasi
sebagai bahan bukti pertanggungja#abansebagai bahan bukti pertanggungja#aban
'asional 'asional
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
11/54
Prinsip - PrinsipPrinsip - Prinsip
Pengelolaan Arsip %naktif Pengelolaan Arsip %naktif
gar tujuan pengelolaan arsip inakti$ dan &usatgar tujuan pengelolaan arsip inakti$ dan &usatrsip dapat tercapai maka harus memperhatikanrsip dapat tercapai maka harus memperhatikan
prinsipprinsip % prinsipprinsip %
aa &engelolaan arsip inakti$ harus&engelolaan arsip inakti$ harus !UR*!UR* ( ratio antara input dan output )( ratio antara input dan output )
bb &engelolaan arsip inakti$ harus&engelolaan arsip inakti$ harus CC+-./+CC+-./+
(dapat ditemukan(dapat ditemukan))cc &engelolaan arsip inakti$ harus menjamin&engelolaan arsip inakti$ harus menjamin
KeamananKeamanan (( 0+T1 2UR'T++0+T1 2UR'T++ ))
Keamanan terjamin ( bencana maupun kerusakanKeamanan terjamin ( bencana maupun kerusakan
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
12/54
BAGAIMANA ARSIP YANG BAIK BAGAIMANA ARSIP YANG BAIK
5Asli atau otentik Asli atau otentik
5Dapat dipera!aDapat dipera!a
5"tu# atau lengkap"tu# atau lengkap
5Dapat digunakanDapat digunakanUNTUK APA ARSIP DIKELOLA ?
Sumber InformasiBukti Pertanggunggjawabab Nasional
Memori Organisasi
Memori kolektif
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
13/54
DASAR $"K"MDASAR $"K"M
5 "" No 4% &a#un '(() tentangKearsipanS* KA. ANRI No . (+ ta#un +),+-
tanggal Agustus +),+ tentang
Penanganan Arsip Dinamis Inaktif S* Ka. ANRI No .(' ta#un +),% tanggal
+/ Mei +),% tentang Nilai Guna Arsip
Keputusan Kepala ANRI Nomor (0 &a#un'((+ tentang Pedoman Penilaian ArsipBagi Instansi Pemerinta#- Badan "sa#aDan S1asta
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
14/54
!enyangkut teknik dan tahaptahap %!enyangkut teknik dan tahaptahap %
A.A. Peminda!an Arsip %naktifPeminda!an Arsip %naktif dari Central 0ile didari Central 0ile di
UnitUnit Kerja ke &usat rsip, dengan langkahUnitUnit Kerja ke &usat rsip, dengan langkah
langkah %langkah %
3 !enentukan kapan suatu arsip dapat dipindah3 !enentukan kapan suatu arsip dapat dipindah
4 !enentukan arsip yang akan dipindah4 !enentukan arsip yang akan dipindah
5 !enyiapkan arsip yang akan dipindah5 !enyiapkan arsip yang akan dipindah
6 &enyiapan ruang simpan6 &enyiapan ruang simpan
7 &enerimaan arsip7 &enerimaan arsip
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
15/54
$.$. Penataan dan PenyimpananPenataan dan Penyimpanan
3 &emeriksaan3 &emeriksaan
4 &endeskripsian4 &endeskripsian5 ortir 5 ortir
6 &enataan rsip dan .o86 &enataan rsip dan .o8
7 &embuatan 9a$tar &ertelaan rsip7 &embuatan 9a$tar &ertelaan rsip
C. Pelayanan ArsipC. Pelayanan Arsip
9apat berupa peminjaman arsip atau pemberian9apat berupa peminjaman arsip atau pemberian
servis in$ormasi yang terkandung dalam arsipservis in$ormasi yang terkandung dalam arsipyang disimpan &elayanan arsip mengaturyang disimpan &elayanan arsip mengaturke#enangan penggunaan arsip ( berdasarkanke#enangan penggunaan arsip ( berdasarkan jenjang jabatan ) dan prosedur penggunannya jenjang jabatan ) dan prosedur penggunannya
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
16/54
Prosedur 'ayananProsedur 'ayanan
a.a. PermintaanPermintaan
/isan, tertulis, pertelpon 0:R!U/-R/isan, tertulis, pertelpon 0:R!U/-R peminjaman sangat baik disiapkan peminjaman sangat baik disiapkan
b.b. Pencarian"Pencarian" melalui 90TR &+RT+/'melalui 90TR &+RT+/'
R-& ( 9 & -nakti$ )R-& ( 9 & -nakti$ )c.c. Pengambilan arsip"Pengambilan arsip" siapkan :UT -'9-CT:Rsiapkan :UT -'9-CT:R
( berupa guide;$older dan atau bo8 ) yang juga( berupa guide;$older dan atau bo8 ) yang juga
memuat 0:R!U/-Rmemuat 0:R!U/-R
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
17/54
d.d. PencatatanPencatatan dalam sarana peminjamandalam sarana peminjaman.UKU;0:R!U/-R .UKU;0:R!U/-R
e.e.
PengendalianPengendalian ( memonitor peredaran arsip dan( memonitor peredaran arsip dankapan kembali ke penyimpanan) Kelalaiankapan kembali ke penyimpanan) Kelalaian pengembalian arsip " perlu $ormulir pengingat, surat pengembalian arsip " perlu $ormulir pengingat, surat peringatan, .erita cara kehilangan arsip dan peringatan, .erita cara kehilangan arsip dansanksi hukum Kegiatan ini untuksanksi hukum Kegiatan ini untuk mengamankanmengamankanfisik dan informasi arsipfisik dan informasi arsip
f.f. Penyimpanan kembaliPenyimpanan kembali
rsip yang dipinjam kembali, penandaan padarsip yang dipinjam kembali, penandaan pada
$ormulir agar tidak terjadi kesalahpahaman, out$ormulir agar tidak terjadi kesalahpahaman, outindicator diambil dan diberi catatan, arsipindicator diambil dan diberi catatan, arsipditempatkan kembali dengan posisi yang benarditempatkan kembali dengan posisi yang benar
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
18/54
D. PemusnahanD. Pemusnahan4ilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip4ilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip
inaktif telah selesai2 dengan tahap6tahap 7inaktif telah selesai2 dengan tahap6tahap 7
.. Pen!eleksianPen!eleksian2 "erdasarkan (ad*al Retensi2 "erdasarkan (ad*al RetensiArsip. Selesai diseleksi2 di"uatkan 4PA 8sulArsip. Selesai diseleksi2 di"uatkan 4PA 8sul$usnah dia%ukan ke Panitia Pemusnahan untuk$usnah dia%ukan ke Panitia Pemusnahan untuk
diadakan Penilaian terhadap arsip yang akandiadakan Penilaian terhadap arsip yang akandimusnahkan yang kemungkinandimusnahkan yang kemungkinanmenghasilkan keputusan 7menghasilkan keputusan 7
6 Arsip terse"ut disimpan kem"ali untuk *aktu6 Arsip terse"ut disimpan kem"ali untuk *aktu
tertentutertentu
6 Arsip terse"ut dimusnahkan6 Arsip terse"ut dimusnahkan
6 Arsip terse"ut diserahkan ke ANRI karena6 Arsip terse"ut diserahkan ke ANRI karena
ternyata "ernilai guna sekunder ) misalternyata "ernilai guna sekunder ) misal
memiliki kandungan inf,rmasi "erse%arah +memiliki kandungan inf,rmasi "erse%arah +
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
19/54
9.9. Pelaksanaan Pemusna#anPelaksanaan Pemusna#an2 setelah2 setelah
ditentukan musnah ,leh pimpinan2 segeraditentukan musnah ,leh pimpinan2 segera
dilaksanakan pemusnahan "isa dengan caradilaksanakan pemusnahan "isa dengan cara
di"akar2 dicacah2 di%adikan "u"ur kertas ataudi"akar2 dicacah2 di%adikan "u"ur kertas atau
dengan larutan kimia lainnya sehingga 3sikdengan larutan kimia lainnya sehingga 3sik
dan inf,rmasi arsip sudah tidak dapatdan inf,rmasi arsip sudah tidak dapat
dikenali lagi. 4isaksikan ,leh minimal 9dikenali lagi. 4isaksikan ,leh minimal 9
pe%a"at hukum.pe%a"at hukum.
/./. Dokumentasi Pemusna#anDokumentasi Pemusna#an2 menurut PP2 menurut PP
N,. /1 Tahun :: tentang Penyusutan Arsip2N,. /1 Tahun :: tentang Penyusutan Arsip2
pemusnahan arsip "erdasar ke"i%aksanaanpemusnahan arsip "erdasar ke"i%aksanaanpimpinan "erarti harus ada SK tentang arsippimpinan "erarti harus ada SK tentang arsip
yang dimusnahkan2 kemudian di"uat Beritayang dimusnahkan2 kemudian di"uat Berita
Acara Pemusnahan dan 4aftar Arsip yangAcara Pemusnahan dan 4aftar Arsip yang
dimusnahkan.dimusnahkan.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
20/54
A.A. 2*NIS P"SA& ARSIP 2*NIS P"SA& ARSIP
+. Berdasarkan 3okasi+. Berdasarkan 3okasi
a.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
21/54
'. Berdasarkan Kepemilikan'. Berdasarkan Kepemilikan
a. $ilik Sendiria. $ilik Sendiri
". Pusat Arsip K,mersial". Pusat Arsip K,mersial
++ Self Ser-iceSelf Ser-ice
9+9+ Full Ser-ice2 "e"erapa fakt,rFull Ser-ice2 "e"erapa fakt,rdalam memilih pusat k,mersialdalam memilih pusat k,mersial
yang paling tepat 7yang paling tepat 76 >,kasi6 >,kasi
6 Keamanan6 Keamanan
6 Kenyamanan6 Kenyamanan6 K,nstruksi "angunan6 K,nstruksi "angunan
6 Fasilitas yang dita*arkan6 Fasilitas yang dita*arkan
6 Tingkat pr,fesi,nalisme6 Tingkat pr,fesi,nalisme
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
22/54
//. Berdasarkan &ipe Pengelolaan. Berdasarkan &ipe Pengelolaan
a. &ipe Minimala. &ipe Minimal
$erupakan pusat arsip yang paling$erupakan pusat arsip yang palingsederhana. ?anya untuk arsip yang %arangsederhana. ?anya untuk arsip yang %arangdipakai atau menunggu saat dimusnahkan.dipakai atau menunggu saat dimusnahkan.
Tidak ada 4aftar Arsip2 ",@ hanya ditandai Tidak ada 4aftar Arsip2 ",@ hanya ditandai
dengan isi dan tgl pemusnahan2 ditatadengan isi dan tgl pemusnahan2 ditatadalam rak secara "erkel,mp,k.dalam rak secara "erkel,mp,k.
. &ipe Standar. &ipe Standar
$emenuhi kriteria tertentu 7 standar$emenuhi kriteria tertentu 7 standarminimal gedung2 standar sistemminimal gedung2 standar sistempengel,laan2 standar pelayanan2 standarpengel,laan2 standar pelayanan2 standarpemeliharaan dan pera*atan serta standarpemeliharaan dan pera*atan serta standar
pengamanan arsip.pengamanan arsip.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
23/54
B. K"A3I5IKASI G*D"NGB. K"A3I5IKASI G*D"NG
DAN P*NGG"NAAN R"ANG DAN P*NGG"NAAN R"ANG
. Kuali6kasi Gedung. Kuali6kasi Gedung6 Perlu ciri khusus se"agai gedung pusat arsip6 Perlu ciri khusus se"agai gedung pusat arsip
6 Bahan "angunan tahan rayap atau semut26 Bahan "angunan tahan rayap atau semut2tidak mudah ter"akartidak mudah ter"akar
6 Sirkulasi udara "aik dan lancar6 Sirkulasi udara "aik dan lancar6 Pengaman teralis6 Pengaman teralis
6 P,sisi gedung%endela tidak langsung terkena6 P,sisi gedung%endela tidak langsung terkenasinar matahari2 angin atau de"usinar matahari2 angin atau de"u
6 edung di"uat le"ih tinggi2 agar ruangan6 edung di"uat le"ih tinggi2 agar ruangan,ptimal. Se"aiknya tidak "ertingkat2 namun,ptimal. Se"aiknya tidak "ertingkat2 namunrak arsipnya yang "ertingkatrak arsipnya yang "ertingkat
6 Tidak perlu desain full A#. Bila tersimpan6 Tidak perlu desain full A#. Bila tersimpan
arsip -ital "isa dilengkapi dengan A#.arsip -ital "isa dilengkapi dengan A#.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
24/54
..
Perlu diatur dan didesain sedemikian rupaPerlu diatur dan didesain sedemikian rupa
sehingga kekuatan lantai2 dinding2 atap atausehingga kekuatan lantai2 dinding2 atap atau
langit6langit6 langit dalam k,ndisi yang "aik.langit dalam k,ndisi yang "aik.Perhitungan secara masak terhadapPerhitungan secara masak terhadap
penggunaan ruang untuk peralatanpenggunaan ruang untuk peralatan
penyimpanan arsip "aik rak -ertikal dan rakpenyimpanan arsip "aik rak -ertikal dan rak
h,ris,ntalh,ris,ntal
%. Ruang Ba1a# &ana#%. Ruang Ba1a# &ana#
Tingkat pengamanan le"ih tinggi2 namun Tingkat pengamanan le"ih tinggi2 namun
k,nsekuensi "iaya %auh le"ih tinggi.k,nsekuensi "iaya %auh le"ih tinggi.
Se"aiknya untuk arsip -ital sa%aSe"aiknya untuk arsip -ital sa%a
7 8 G7 3AY 8"& R"ANGAN
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
25/54
7. 3AY 8"& R"ANGAN7. 3AY 8"& R"ANGAN
Pengaturan ruang see3sienPengaturan ruang see3sien
mungkin "aik h,ris,ntalmungkin "aik h,ris,ntal
maupun -ertikal2 namunmaupun -ertikal2 namun
penyimpanan tetap efektif.penyimpanan tetap efektif.
Pem"agian 1 ruangan pusatPem"agian 1 ruangan pusat
arsip "erdasarkan fungsi 7arsip "erdasarkan fungsi 7
. Ruang Kant,r. Ruang Kant,r
9. Ruang Referensi9. Ruang Referensi
/. Ruang Pr,ses/. Ruang Pr,ses
1. Ruang Penyimpanan1. Ruang Penyimpanan
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
26/54
D. P*RA3A&AND. P*RA3A&AN
Peralatan dalam penyimpanan arsip inaktif Peralatan dalam penyimpanan arsip inaktif
.. Rak arsip ter"uat dari "a%a2 hampirRak arsip ter"uat dari "a%a2 hampir
setinggi ruangan ) Penggunaan ruangsetinggi ruangan ) Penggunaan ruang,ptimal secara -ertikal +. Ada ikatan tali,ptimal secara -ertikal +. Ada ikatan tali"a%a antar rak."a%a antar rak.
9.9. Pengaturan rak arsip tidak makanPengaturan rak arsip tidak makantempat ) secara h,ris,ntal + 2 tidak ditempat ) secara h,ris,ntal + 2 tidak di"a*ah lampu2 ka"el6ka"el listrik dan pipa"a*ah lampu2 ka"el6ka"el listrik dan pipaair. (arak antar rak cukup untuk lalu lalangair. (arak antar rak cukup untuk lalu lalangpengam"ilan arsip ) C meter +pengam"ilan arsip ) C meter +
// B i t d t " t d iB i t d t " t d i
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
27/54
/./. B,@ arsip standar2 ter"uat dariB,@ arsip standar2 ter"uat darikart,n gel,m"ang ukurankart,n gel,m"ang ukuran/@:@9 cm )",@ kecil+ dan/@:@9 cm )",@ kecil+ dan
/@:@9 cm )",@ "esar+./@:@9 cm )",@ "esar+.1.1. Alat pengukur kelem"a"anAlat pengukur kelem"a"an
udara.udara.
&.&. A# khusus ruang arsip -ital.A# khusus ruang arsip -ital.'.'. Peralatan lain 7 alat pemadamPeralatan lain 7 alat pemadamke"akaran2 hydrant2 penghancurke"akaran2 hydrant2 penghancurkertas2 l,ri2 telep,n2 facsimile2kertas2 l,ri2 telep,n2 facsimile2
mesin f,t,c,py dan lain6lainmesin f,t,c,py dan lain6lainsesuai ke"utuhan dansesuai ke"utuhan dankemampuan ,rganisasi.kemampuan ,rganisasi.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
28/54
P*MB*NA$AN9P*NA&AAN ARSIP INAK&P*MB*NA$AN9P*NA&AAN ARSIP INAK& IFIF
$al ini mengingat di Indonesia pada$al ini mengingat di Indonesia padaumumn!a arsip inaktif dalam keadaanumumn!a arsip inaktif dalam keadaanelum teratur.elum teratur.
+.+. PePersiapanrsiapana. Pengumpulan data melalui sur:ei arsipa. Pengumpulan data melalui sur:ei arsip
. Pemuatan daftar ik#tisar arsip. Pemuatan daftar ik#tisar arsip ..Perenanaan- melalui daftar ik#tisarPerenanaan- melalui daftar ik#tisar
arsip terseut dapat diuat suatuarsip terseut dapat diuat suatuperenanaan untuk menangani arsip;perenanaan untuk menangani arsip;arsip inaktif- termasuk perenanaanarsip inaktif- termasuk perenanaan
a#an9 peralatan seperti rak arsip-oksa#an9 peralatan seperti rak arsip-oksarsip- kertas pemungkus- kartu deskripsiarsip- kertas pemungkus- kartu deskripsidan tali ra6a- serta perenanaan anggarandan tali ra6a- serta perenanaan anggaran
d. Pemersi#an arsipd. Pemersi#an arsip
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
29/54
Pemersi#an ada ' maam araPemersi#an ada ' maam ara
+. F+. Fumigasi ) adalah pem"erian "ahanumigasi ) adalah pem"erian "ahankimiakimia untuk mematikan "akteriuntuk mematikan "akteri dandanseranggaserangga yang ada pada arsip +.yang ada pada arsip +.
9+. $em"ersihkan de"u yang menempel9+. $em"ersihkan de"u yang menempel
pada arsip2 prinsip tidak merusak 3sikpada arsip2 prinsip tidak merusak 3sikarsip.arsip.
'.'. Pemila#an arsipPemila#an arsip )adalah kegiatan)adalah kegiatanpemisahkan antara arsip dan n,n arsippemisahkan antara arsip dan n,n arsip
serta duplikasinya. Selan%utnyaserta duplikasinya. Selan%utnyadikel,mp,kan sesuai dengan seriesdikel,mp,kan sesuai dengan seriesarsipnya.arsipnya.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
30/54
%.%. Penelitian dan RekonstruksiPenelitian dan Rekonstruksi
PenelitianPenelitian terhadap se%arah ,rganisasiterhadap se%arah ,rganisasipencipta arsip dan se%arah sistempencipta arsip dan se%arah sistempenataan yang pernah ada. (adi "erdasarpenataan yang pernah ada. (adi "erdasarpenelitian terse"ut penataan arsip akanpenelitian terse"ut penataan arsip akan
dapat dilaksanakan "erdasar aDasdapat dilaksanakan "erdasar aDasPr,-enance dan aDas
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
31/54
A
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
32/54
Rekonstruksi =Rekonstruksi =
Kegiatan mengem"alikan penataan arsipKegiatan mengem"alikan penataan arsip
sesuai dengansesuai dengan konteks penataankonteks penataan
aslin!aaslin!a. Rek,nstruksi dilaksanakan untuk. Rek,nstruksi dilaksanakan untukmengatur susunan arsip dalam setiap 3le2mengatur susunan arsip dalam setiap 3le2
susunan 3le dalam setiap series dansusunan 3le dalam setiap series dan
pengaturan antar seriespengaturan antar series
44 Pendeskripsian ArsipPendeskripsian Arsip
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
33/54
4.4. Pendeskripsian ArsipPendeskripsian Arsip
Kegiatan perekaman pencatatan inf,rmasiKegiatan perekaman pencatatan inf,rmasi
setiap series arsip "erdasarkan ciri6cirisetiap series arsip "erdasarkan ciri6ciri
arsipnya. Secara umum standar minimalnyaarsipnya. Secara umum standar minimalnyamemuat & hal 7 inf,rmasi series2 tanggaltahunmemuat & hal 7 inf,rmasi series2 tanggaltahun
series2 tingkat keaslianperkem"angan2 "entukseries2 tingkat keaslianperkem"angan2 "entuk
redaksi dan "entuk luark,ndisi 3sik arsip.redaksi dan "entuk luark,ndisi 3sik arsip.
Pendiskripsian Arsip dilakukan dan senantiasaPendiskripsian Arsip dilakukan dan senantiasaharus memperhatikan hu"ungan antar arsipharus memperhatikan hu"ungan antar arsip
yang "erasal dari unit ker%a satu dengan unityang "erasal dari unit ker%a satu dengan unit
ker%a lainnya.ker%a lainnya.
Sedangkan sarana yang dipergunakan untukSedangkan sarana yang dipergunakan untukpendiskripsian adalah kartu diskripsi 3sis.pendiskripsian adalah kartu diskripsi 3sis.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
34/54
KEGI!N PENDKEGI!N PENDEESK"IPN "SIP #SK"IPN "SIP #
Seara seder#ana memuat >lima?Seara seder#ana memuat >lima?
unsur @unsur @a.a. Informasi series arsipInformasi series arsip
Generalisasi !ang terkandung dalamGeneralisasi !ang terkandung dalamseries arsip. $arus dapatseries arsip. $arus dapat
menggamarkan informasi arsipmenggamarkan informasi arsipseara lengkap dan elas 7onto#n!a @seara lengkap dan elas 7onto#n!a @perenanaan pega1ai- pengangkatanperenanaan pega1ai- pengangkatanpega1aipega1ai
..
Periode ArsipPeriode ArsipPeriode arsip diiptakan !aitu dalamPeriode arsip diiptakan !aitu dalamentuk 1aktu ta#un - ulan danentuk 1aktu ta#un - ulan dantanggal.tanggal.
..
Bentuk redaksiBentuk redaksi
Berkaitan den an entuk informasi
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
35/54
d.d. &ingkat keaslian adala# erkaitan&ingkat keaslian adala# erkaitan
dengan keotentikan arsip !angdengan keotentikan arsip !ang
ersangkutan . 7onto# @ Asli- salinan-ersangkutan . 7onto# @ Asli- salinan-temusan- op!.temusan- op!.
e.e. Bentuk luar adala# keterangan tentangBentuk luar adala# keterangan tentang
kondisi arsipkondisi arsip- untuk memerita#ukan- untuk memerita#ukan
keadaan arsip !ang erkaitan dengankeadaan arsip !ang erkaitan dengankarakteristik 6sik dan :olume arsipkarakteristik 6sik dan :olume arsip
Karakteristik 6sik onto# @ KertasKarakteristik 6sik onto# @ Kertas
erluang- arsip rusak- arsip soek.erluang- arsip rusak- arsip soek.
olume arsip menelaskan umla# arsipolume arsip menelaskan umla# arsip
!ang dideskripsi. 7onto# @ lemar-!ang dideskripsi. 7onto# @ lemar-
erkas- sampul atau ungkus dll.erkas- sampul atau ungkus dll.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
36/54
5ormat Deskripsi5ormat Deskripsi Kartu deskripsi dapat diuat dariKartu deskripsi dapat diuat dari
kertas $S folio dan dipotongkertas $S folio dan dipotong
menadi 4 >empat ? agian. Dalammenadi 4 >empat ? agian. Dalam
pendeskripsian arsip selainpendeskripsian arsip selainmemper#atikan unsur;unsurmemper#atikan unsur;unsur
terseut di atas uga perluterseut di atas uga perlu
ditama# keterangan mengenaiditama# keterangan mengenai
kode inisial pendeskripsi dan unitkode inisial pendeskripsi dan unit
kera asal arsip.kera asal arsip.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
37/54
. Pemuatan Skema Pengaturan Arsip. Pemuatan Skema Pengaturan Arsip
Penyusunan Skema ArsipPenyusunan Skema Arsip ertuuanertuuan untukuntuk
menyusun kartu6kartu deskripsi 3sis yangmenyusun kartu6kartu deskripsi 3sis yang
telah dihasilkan dari kegiatan pendeskripsian.telah dihasilkan dari kegiatan pendeskripsian.Penyusunan SkemaPenyusunan Skema merupakan pmerupakan pengurutanengurutansecarasecara sistematis "erdasarkansistematis "erdasarkan flling planflling plan yangyangdidasarkan pada p,k,k6p,k,k masalah ataudidasarkan pada p,k,k6p,k,k masalah atau
urusan yang terkandung dalam k,leksi arsipurusan yang terkandung dalam k,leksi arsip22 %uga perhatikan %uga perhatikan klasi3kasi arsip2 fungsi danklasi3kasi arsip2 fungsi danstruktur ,rganisasi pencipta arsipstruktur ,rganisasi pencipta arsip22perkem"angan lem"aga ) T8P
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
38/54
9 9 g pg p
kartu deskripsikartu deskripsi > 6sis ?> 6sis ? C Penomoran De6nitif C Penomoran De6nitif
Kartu 3sisKartu 3sis dikel,mp,kkan dandikel,mp,kkan dan diurutkan secara sistematis "erdasarkandiurutkan secara sistematis "erdasarkan
skema pengaturan arsip2 setelah termanu-er diganti men%adi n,m,r de3nitifskema pengaturan arsip2 setelah termanu-er diganti men%adi n,m,r de3nitif
secara "erurutan.secara "erurutan.
Kegiatan manu-er 3sis "erupa menyusun kartu 3sis yang sudahKegiatan manu-er 3sis "erupa menyusun kartu 3sis yang sudah
dikel,mp,kkan "erdasarkan masalah yang ada dalam skema penyusunandikel,mp,kkan "erdasarkan masalah yang ada dalam skema penyusunan
arsip kemudian diurutkan sesuai dengan urutan k,de klasi3kasi arsip danarsip kemudian diurutkan sesuai dengan urutan k,de klasi3kasi arsip dan
kurun *aktunya "ulan 6tahunnya ) dari yang tertua hingga termuda +2kurun *aktunya "ulan 6tahunnya ) dari yang tertua hingga termuda +2
kemudian di"eri n,m,r de3nitif ) n,m,r "erurutan dari 2 92 /2 12 dst.kemudian di"eri n,m,r de3nitif ) n,m,r "erurutan dari 2 92 /2 12 dst.karena kartu 3sis sudah teridenti3kasi secara urut +karena kartu 3sis sudah teridenti3kasi secara urut +
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
39/54
00.. Pemuatan Daftar Arsip SementaraPemuatan Daftar Arsip Sementara
Pem"uatan 4aftar Arsip "erdasarkan kartu6Pem"uatan 4aftar Arsip "erdasarkan kartu6
kartu deskripsi yang dikel,mp,kkankartu deskripsi yang dikel,mp,kkan"erdasarkan sistem penataan aslinya."erdasarkan sistem penataan aslinya.
Fiches63cheskartu6kartu deskripsiFiches63cheskartu6kartu deskripsi
dimanu-er sesuai skema dan di"eri n,m,rdimanu-er sesuai skema dan di"eri n,m,r
de3ntif2 kemudian di6entry data sehinggade3ntif2 kemudian di6entry data sehinggatersusunlahtersusunlah Daftar Arsip SementaraDaftar Arsip Sementara ..
4ise"ut 4aftar Arsip Sementara karena4ise"ut 4aftar Arsip Sementara karena
masih perlu tahapan "erikutnya untukmasih perlu tahapan "erikutnya untuk
men%adi 4aftar Arsip dengan terle"ihmen%adi 4aftar Arsip dengan terle"ihdahulu dilakukan Seleksi dan Penilaian Arsipdahulu dilakukan Seleksi dan Penilaian Arsip
se"agai suatu tahapanse"agai suatu tahapan pen!usutan arsip.pen!usutan arsip.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
40/54
EE.. Penilaian ArsipPenilaian Arsip
Pr,ses menentukan nilaiguna arsip "erikutPr,ses menentukan nilaiguna arsip "erikut
%angka *aktu simpan ) "erapa tahun arsip %angka *aktu simpan ) "erapa tahun arsipdisimpan pada *aktu aktifnya dan "erapadisimpan pada *aktu aktifnya dan "erapa
tahun arsip disimpan pada masa inaktifnya +tahun arsip disimpan pada masa inaktifnya +
serta nasi" akhirnya disimpan se"agai arsipserta nasi" akhirnya disimpan se"agai arsip
permanenpermanen ataukah dimusnahkan karenaataukah dimusnahkan karena
masuk kriteria arsipmasuk kriteria arsip musna#musna#..
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
41/54
)). Pemuatan Daftar Arsip. Pemuatan Daftar Arsip
Pem"uatan daftar denganPem"uatan daftar dengan
menuangkan ciri6ciri dari hasilmenuangkan ciri6ciri dari hasil
pendiskripsian arsip.pendiskripsian arsip. Daftar ArsipDaftar Arsip
diperlukan seagai sarana untukdiperlukan seagai sarana untuk
melakukan temu kemali arsipmelakukan temu kemali arsip
inaktif inaktif yang telah ditata.yang telah ditata.Pem"uatan 4aftar Arsip ) simpan2Pem"uatan 4aftar Arsip ) simpan2
serah2 musnah +serah2 musnah +
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
42/54
++((. Penataan 6sik arsip. Penataan 6sik arsip
Adalah kegiatan pengaturan 3sik arsipAdalah kegiatan pengaturan 3sik arsip
"erdasarkan urutan n,mer de3nitif yang"erdasarkan urutan n,mer de3nitif yangtelah di"erikan pada kartu 3sis terse"ut2telah di"erikan pada kartu 3sis terse"ut2dapat dipandu dengan 4aftar Arsip yangdapat dipandu dengan 4aftar Arsip yangtelah tersusun.telah tersusun.
++
++
. Penataan arsip dalam oks
. Penataan arsip dalam oks
Adalah tahap penempatan arsip dalamAdalah tahap penempatan arsip dalam",ks yang dipergunakan adalah sesuai",ks yang dipergunakan adalah sesuaidengan standart. ang disesuaikandengan standart. ang disesuaikandengan ukuran arsipnya.dengan ukuran arsipnya.
4ilakukan pela"elan pada ",ks untuk4ilakukan pela"elan pada ",ks untukmenerangkan isi arsip secara keseluruhanmenerangkan isi arsip secara keseluruhanyang terdapat dalam ",ks terse"utyang terdapat dalam ",ks terse"ut
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
43/54
++''. Penataan oks arsip kedalam. Penataan oks arsip kedalam
rak9roll o pak rak9roll o pak
Rak yang digunakan dapat "erupaRak yang digunakan dapat "erupa
rak statis ataupun rak yang dapatrak statis ataupun rak yang dapat
"ergerak )r,ll ,G pack+."ergerak )r,ll ,G pack+.
B,ks arsip ditempatkan sampingB,ks arsip ditempatkan samping
menyamping sesuai dengan urusanmenyamping sesuai dengan urusan
urutan n,mer de3nitif atau n,merurutan n,mer de3nitif atau n,mer
"erkas2 "erurutan dari se"elah kiri"erkas2 "erurutan dari se"elah kirike kanan.ke kanan.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
44/54
HAL-HAL YANG PERLUHAL-HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN DALAMDIPERHATIKAN DALAM
PENATAAN ARSIPPENATAAN ARSIP $emahami se%arah perkem"angan$emahami se%arah perkem"angan
,rganisasi untuk mengetahui setiap,rganisasi untuk mengetahui setiap
peru"ahan sistem administrasi danperu"ahan sistem administrasi danmanagement ,rganisasi ) prinsipmanagement ,rganisasi ) prinsip
pr,-enance prinsip asal usul +pr,-enance prinsip asal usul +
$engetahui sistem penataan arsip yang$engetahui sistem penataan arsip yang
dipergunakan dalam satu Instansidipergunakan dalam satu Instansi
) prinsip ,riginal ,rder aturan asli +) prinsip ,riginal ,rder aturan asli +
$%M&' PE"KI"N$%M&' PE"KI"N
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
45/54
$%M&' PE"KI"N$%M&' PE"KI"N
PE"'I!%NGN "SIPPE"'I!%NGN "SIP
+ M+ MEE F +' Meter 3ari > M3 ?F +' Meter 3ari > M3 ? oks oks F + M3F + M3 + oks+ oks F +9'( endelF +9'( endel
+ 6ling kainet+ 6ling kainet F '-4 M3F '-4 M3 + karung+ karung F + M3F + M3 + peti+ peti F + M3F + M3 '( snel#eter'( snel#eterF + M3F + M3
+' ordner+' ordner F + M3F + M3 + lemari+ lemari F 4 M3F 4 M3 09+(( erkas09+(( erkas F + M3F + M3
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
46/54
Sistem pengel,laan arsip dinamisSistem pengel,laan arsip dinamisdengan menggunakan tekn,l,gidengan menggunakan tekn,l,gi
inf,rmasi "er"asis *e" dan mengacuinf,rmasi "er"asis *e" dan mengacu
pada elemen6elemen data kearsipanpada elemen6elemen data kearsipan
SIS!EM KE"SIPN DINMIS (SKD)
P"O*INSI $+ !ENG'
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
47/54
TA*
. $em"erdayakan arsip s"g tulang punggungmana%emen pemerintahan dan pem"angunan
9. $em"erdayakan arsip se"agai "ukti akunta"ilitas
kiner%a aparatur/. $em"erdayakan arsip se"agai "ukti sah dipengadilan
1. $eningkatkan daya guna dan hasil guna arsipse"agai sum"er inf,rmasi dan "ahan "ukti
pertanggung%a*a"an nasi,nal&. $enyediakan arsip dan mem"erikan akses kepada
pu"lik untuk kepentingan pemerintahan2pem"angunan2 penelitian2 ilmu pengetahuan demi
kemaslahatan "angsa.
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
48/54
Sasaran yang ingin dicapai :Sasaran yang ingin dicapai :
1.1. Terkelolanya arsip secara efektif dan efisienTerkelolanya arsip secara efektif dan efisien
2.2. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat danTersedianya akses arsip secara cepat, tepat dan
mudahmudah
3.3. Terwujudnya khasanah arsip yang lengkap,Terwujudnya khasanah arsip yang lengkap,otentik dan reliabelotentik dan reliabel
4.4. Terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnyaTerwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya
apresiasi terhadap manfaat dan pentingnya arsipapresiasi terhadap manfaat dan pentingnya arsip
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
49/54
PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIKPENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK
DI PROINSI !A"A TENGAHDI PROINSI !A"A TENGAH
Mengemangkan program danMengemangkan program dan
men!usun manual pengelolaan arsipmen!usun manual pengelolaan arsip
seara elektronik >dari S2IK SKDseara elektronik >dari S2IK SKD
Pro:. 2ateng?Pro:. 2ateng? $enyiapkan data"ase *e" ser-er se"agai$enyiapkan data"ase *e" ser-er se"agai
p,rtal inf,rmasi kearsipan pr,-insi (a*ap,rtal inf,rmasi kearsipan pr,-insi (a*a
Tengah Tengah
Mensinkronisasikan elemen data dariMensinkronisasikan elemen data dari
unit penipta arsip #ingga kepadaunit penipta arsip #ingga kepada
lemaga kearsipan >Badan Arpus?lemaga kearsipan >Badan Arpus?
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
50/54
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
51/54
PR
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
52/54
Digitasi
untuk akses
Pen,usunan
Informasi SKD
rsi-
InaktifStatis
NGGO! $"INGN( Pengelola rsi- Inaktif ) P%S! $"INGN P"O*INSI
PENGG%N
MOD%&
PENG'IMP%N
D! SKD
/ministrator
O-erator SKD
nggota
$aringan
/ministrator
O-erator SKD
Pro0insi
Internet
PO"!& SKD
Ba/an "P%S $!ENG
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
53/54
Digitasi
Pen/eskri-sian
rsi- ktif
rsi- ktif
%nit Pengelolarsi- ktif (Instansi)
1SIS!EM
PENGE&O&N"SIP DINMIS2
P%S!
$"INGNKB
KO!
Pen,im-ananKo-i Digital%ntuk rsi-
*ital
P%S!
$"INGN
P"O*INSI
P%S!
$"INGNNSION&
"e3or/ 4enter Informasi
rsi- Inktif
Pen,im-ananKo-i Digital
%ntukkses
PangkalanData
Informasirsi- Statis
Pen,im-ananKo-i Digital
%ntukkses
PangkalanData
Informasirsi- Statis
Pen,im-ananKo-i Digital
%ntukkses
P%S!
$"INGN
P"O*INSI
(Ba/an "P%S)
PENGG%N
1SIS!EM KE"SIPN DINMIS ( S K D )2
-
8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF
54/54