SIL 416 – 3 SKS

MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI

Dr. Ir. Erizal, MAgr.

MANAJEMEN BIAYA  dalam Monitoring & pengawasan proyek

Proses‐proses dalam manajemen waktu proyek

Penyusunan Anggaran

MengestimasiBiaya

Pengendalianbiaya

KLP PROSES

MONITORING & PENGAWASAN

KLP PROSES

PERENCANAAN

PENGENDALIAN BIAYA

Kegiatan untuk 

mempengaruhi faktor‐faktor yang menimbulkan penyimpangan biaya 

mengontrol perubahan terhadap anggaran proyek

CAKUPAN KEGIATANPENGENDALIAN BIAYA

1. Memonitor kinerja biaya, untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari rencana

2. Menjamin hanya perubahan yang sah yang diperhitungkan dalam perubahan patokan biaya proyek (cost baseline)

3. Menjaga agar perubahan yang tidak benar, tidak tepat, dan tidak sah tidak dimasukkan dalam patokan biaya

4. Memberi info kepada stakeholder tentang perubahan yang sah yang berdampak pada biaya

1. Cost baseline (patokan biaya)

2. Kebutuhan pendanaan proyek

3. Laporan kinerja

4. Informasi kinerja pekerjaan

5. Permintaan perubahan yang telah disetujui

6. Rencana manajemen proyek

MasukanPENGENDALIAN BIAYA

Cost baseline (patokan biaya)Anggaran yang dinyatakan dalam skala waktu, digunakan untuk mengukur kinerja proyek

Laporan kinerjaMisalnya EV (Earned Value)

MasukanPENGENDALIAN BIAYA

Permintaan perubahan Lisan ataupun tertulis Langsung ataupun tidak langsung Timbul dari sebab internal ataupun eksternal Dapat berakibat kenaikan ataupun penurunan biaya

Rencana manajemen biaya Menjelaskan pengelolaan perubahan biaya Formal atau informal, sesuai kebutuhan stakeholder

PV, EV, AC1. Earned value (EV) atau BCWP2. Planned value (PV) atau BCWS3. Actual cost (AC) atau ACWP

Earned value (EV)  Disebut juga BCWP (budgeted cost of work 

performed) Estimasi dari nilai fisik penyelesaian sebuah

pekerjaan. Ini didasarkan pada biaya terencana yang original dari sebuah proyek atau sebuah aktifitas danlaju dari tim menyelesaikan proyek atau sebuahaktifitas pada saat tertentu

Planned value (PV)

Disebut juga BCWS (budgeted cost of work scheduled)

Anggaran

Bagian dari biaya total yang disediakan untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam jangka waktu yang ditentukan

Actual cost (AC)

Disebut juga ACWP (actual cost of work performed)

Biaya pelaksanaan

Biaya langsung dan tak langsung yang telah dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan dalam suatu jangka waktu

Cost Variance CV = EV – AC

Cost Performance Index CPI = EV / AC CPI < 1  atau EV < AC     Proyek melebihi anggaran CPI > 1  atau EV > AC     Proyek hemat

Ingat kembali tentang:Schedule Variance SV = EV – PV

Schedule Performance Index SPI = EV / PV SPI < 1  atau   EV < PV      Proyek terlambat SPI > 1  atau   EV > PV      Proyek lebih cepat dr 

rencana

1. Sistem pengendalian perubahan biaya:Prosedur untuk mengubah patokan biaya, tercantum dalam Rencana Manajemen Biaya

2. Analisis pengukuran kinerja: Misalnya analisis EV (earned value) terhadap PV (plan value) dan AC (actual cost)

3. Prakiraan : EAC (estimate at completion) dan ETC (estimate to complete)

4. Review kinerja proyek: Analisis trend; PV vs EV, dll5. Perangkat lunak manajemen proyek6. Manajemen varian: Menerapkan tanggapan yang 

berbeda untuk persoalan yang kecil dan besar

Piranti & TeknikPENGENDALIAN BIAYA

AC=ACWPEV=BCWP

a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL

b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN)

a b

Rp

WAKTU

EV=BCWP

=EARNED VALUE

AC=ACWP

=ACTUAL COST

AC=ACWP

EV=BCWP

a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL (EV < AC)

b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN) (EV > AC)

PROYEK SELALU TERLAMBAT (EV < PV)

a b

Rp

WAKTU

EV=BCWP=EARNED VALUE

AC=ACWP=ACTUAL COST

PV=BCWSPV=BCWS=ACTUAL COST

Estimasi akhir proyek

Perkiraan biaya total proyek berdasarkan kinerja proyek.

EAC = AC +  sisa anggaran / CPI atau

Perkiraan biaya total proyek berdasarkan anggaran proyek selanjutnya

EAC = AC + sisa anggaranatau

Perkiraan biaya proyek berdasarkan anggaran keseluruhan dan kinerja

EAC = PV / CPIatau

EAC = PV / (CPI x SPI)

ini dipakai bila keadaan burukCPI dan SPI kurang dari satu)

1. Estimasi biaya terevisi Modifikasi dari informasi biaya Perlu diberitahukan ke stakeholder terkait 

2. Perubahan anggaran Perubahan atas cost baseline, sudah disetujui

3. Ukuran‐ukuran kinerja CV= cost variance SV = schedule variance CPI = cost performance index SPI = schedule performance index

HasilPENGENDALIAN BIAYA

4. Estimasi akhir proyek  EAC = estimate at completion ETC = estimate to complete

5. Perubahan yang diminta (bisa berdampak pada perubahan anggaran)

6. Tindakan korektif yang direkomendasikan, umumnya berdampak pada perubahan jadwal anggaran

7. Aset proses organisasional: hasil pengalaman untuk proyek maupun organisasi

8. Rencana manajemen proyek  (dokumen anggaran proyek, estimasi paket pekerjaan, dll)

HasilPENGENDALIAN BIAYA

MANAJEMEN MUTU dalamMONITORING & PENGAWASAN PROYEK

Proses‐proses dalam manajemen mutu proyek

MelaksanakanPenjaminan

Mutu

MerencanakanMutu

MelaksanakanPengawasan

Mutu

KLP PROSESMONITORING & PENGAWASAN

KLP PROSESPERENCANAAN

KLP PROSESPELAKSANAAN

MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

Pengertian umum:

Memantau hasil‐hasil spesifik proyek, 

Menentukan penyimpangannya terhadap standar, 

Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan

Dilaksanakan selama proyek berjalan, baik untuk hasil (produk) proyek yang diserahkan kepada pemberi kerja maupun produk manajemen (biaya, jadwal)2

Pengawasan mutu dapat dilakukan oleh Departemen Pengawasan Mutu

Tim proyek harus memahami pengawasan mutu dengan metode statistik, pengambilan sampel dan probabilitas

1. Rencana manajemen mutu2. Metrik mutu (definisi‐definisi operasional yang 

dijadikan ukuran mutu)3. Daftar untuk cek 4. Aset proses organisasional5. Informasi hasil kerja proyek6. Permintaan perubahan yang telah disetujui7. Produk proyek dan serahan lainnya

MasukanMELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

Rencana manajemen mutu

Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan diimplementasikan oleh tim manajemen proyek 

Formal maupun non formal

Metrik mutu (Definisi‐definisi operasional)

Penjelasan spesifik tentang hal‐hal yang akan diukurdisertai cara mengukurnya dalam pengendalian mutu

9  BIDANG PENGETAHUAN  YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK

(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006  dengan modifikasi)

PIRANTI &

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMCAKUPAN PROYEK

MANAJMWAKTUPROYEK

MANAJMBIAYA

PROYEK

MANAJMMUTU

PROYEK

MANAJMSDM

PROYEK

MANAJMKOMUNI-

KASI PROYEK

MANAJMRESIKOPROYEK

MANAJMPEMBE-

LIANPROYEK

KEBU-TUHAN

& HARAP-

AN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

25

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

LAHIRNYAPROYEK

MEMULAIPROYEK

PERENCANAANPROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEK

26

BAHASAN

a.Pengertian mutu

b.Proses dalam manajemen mutu proyek

c. Perencanaan manajemen mutu

27

MUTU ISO: The totality of characteristic of an entity that bear on its ability to satisfy stated or impliedneeds.

(Karakteristik menyeluruh suatu entitas yang memberi kemampuan  untuk memenuhi kebutuhan yang langsung / tak langsung)

Conformance to requirements and fitness for use

(Memenuhi kebutuhan dan dapat digunakan sesuai dengan yang  dimaksudkan)

28

MANAJEMEN MUTU PROYEK

Menjamin proyek memenuhi tujuan (kebutuhan) pelaksanaannya

Perlu mewaspadai adanya kebutuhan yang tidak tertulis dari stakeholder yang bukan sponsor  

ISO 9001 tepat untuk manajemen proyek, karena cakupan proses bisnisnya mulai dari perancangan produk, produksi, instalasi dan pelayanan. 

ISO 9001 memuat 20 standar.29

ISO SERI 9000Fokus pada: Pelanggan Kepemimpinan Keterlibatan karyawan Pendekatan proses Pendekatan sistem bagi manajemen Perbaikan berkelanjutan Pengambilan keputusan dg pendekatan faktual Hubungan dg pemasok saling menguntungkan

30

PROSES‐PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU PROYEK

31

2Melaksanakan

penjaminan mutu

3Melaksanakan

pengawasan mutu

KLP PROSES PELAKSANAAN

KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN

1Merencanakan

mutuKLP PROSES PERENCANAAN

32

Mengidentifikasi standarmutu yg relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memenuhistandar mutu

Merencanakanmutu

33

Melaksanakanpenjaminan

mutu

Melaksanakan rencanamutu, serta kegiatan sistematik yang menjamin proyek dalammelaksanakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yg telah ditetapkan

34

Melaksanakanpengawasan

mutu

Memantau hasil‐hasil spesifik proyek Menentukan penyimpanganterhadap standar Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan

Daftar untuk cek

Untuk menjamin semua yang harus dilaksanakansudah terlaksana

Informasi hasil kerja proyek Rencana dan realisasi hasil proyek untuk evaluasi, 

termasuk ukuran kinerja, status penyelesaian, hasilpelaksanaan tindakan korektif

1. Diagram sebab akibat2. Control chart3. Bagan arus4. Histogram5. Diagram pareto6. Bagan pelaksanaan (run chart)7. Scatter diagram8. Sampling (statistik)9. Inspeksi10.Penilaian terhadap pembetulan kesalahan

Piranti dan TeknikMELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

Diagram Ishikawa / tulang ikan

• Diagram Ishikawa (disebut juga diagram ulang ikan atau diagram sebab‐akibat) adalah diagram yang menunjukkan penyebab peristiwa tertentu. 

• Umumnya diagram Ishikawa digunakan untuk desain produk, kontrol kualitasdan untuk mengidentifikasi faktor‐faktor potensial yang menyebabkan efekkeseluruhan. 

• Setiap penyebab atau alasan ketidaksempurnaan merupakan sumber daripermasalahan. 

• Penyebab umumnya dikelompok‐kan ke dalam kategori utamauntuk mengidentifikasi sumber‐sumber masalahnya. 

Bagan pengendalian (kontrol)Menunjukkan hasil digambarkan terhadap waktu Dapat memperlihatkan penyimpangan terhadapjadwal ataupun anggaran

Diagram pareto Hukum pareto: sejumlah sebab yang masing‐masingkecil dapat memberikan akibat kerusakan yang besar

DIAGRAM PARETO

Prinsip Pareto atau lebih dikenal juga sebagai aturan20/80 menyatakan banyak kejadian atau akibatsebesar 80% dari total efeknya hanya disebabkan 20% dari sebabnya.

Sampling (statistik)Memilih sampel yang dapat mewakili dengan baik seluruh populasi

Bagan arus Untuk menganalisis bagaimana permasalahan timbul

InspeksiMengukur, mengamati, menguji, untuk menentukan kesesuaian hasil kegiatan dengan yang diperlukan / dipersyaratkan

Istilah lain: review, audit, walk‐through

1. Pengukuran dalam pengawasan mutu

2. Perbaikan yang sudah divalidasi

3. Quality baseline

4. Tindakan preventif / korektif yang direkomedasikan

5. Perubahan yang direkomenasikan

6. Aset proses organisasi

7. Serahan yang sudah divalidasi

8. Rencana manajemen proyek terbaru

KeluaranMELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU

SEKIAN