Manajemen Bisnis

Apotek

Maximillian Heartwood bisnisfarmasi.wordpress.com

Manajemen Bisnis Apotek

Indikator Kinerja Ritel Apotek

Mengevaluasi komentar pengunjung pada tulisan Apotek Bisnis Basah di Samudera Biru, Max

memutuskan untuk melakukan pembahasan seputar indikator kinerja ritel apotek dengan menggunakan

pembandingan manajerial ritel dan sistem pelayanan klinik.

Optimasi bisnis pelayanan kesehatan ( Healthcare Business) pada apotek di Indonesia terbilang unik,

kenapa ? Tulang punggung pemasaran obat di Indonesia bukan pada jejaring distributor ritel via

apoteker, melainkan justru menggunakan tenaga dokter yang memiliki jam interaksi dan tingkat

kepercayaan lebih tinggi dibanding sosok profesi apoteker. Terlepas dari aspek legalitas profesi, strategi

ini adalah model optimal dengan pangsa pasar ethical : OTC adalah 80:20. Pasien akan patuh pada resep

yang diberikan oleh dokter ( obat ethical), dan bukan pada rekomendasi apoteker, ditambah pada sosok

apoteker sendiri yang tidak optimal menjalankan fungsi profesi pada bisnis apotek ( tidak signifikan

eksistensinya secara profitabilitas maupun produktifitas apotek). Alokasi investasi sponsor untuk dokter

( edukasi, bonus, wisata) di internal perusahaan farmasi nilainya bisa mencapai 40- 50% dari harga

obatnya itu sendiri.

Dalam pembahasan ini, faktor dominan variabel dokter dalam pola pemasaran obat masuk dalam

pertimbangan utama, disamping faktor lain yang tentunya memiliki pengaruh. Dimensi penilaian bisnis

pelayanan ( Service Business) yang ritel apotek masuk ke dalam kategori ini, meliputi lima hal, yaitu :

1. Responsiveness ( Tingkat Ketanggapan)

Kecepatan pelayanan obat dan kecepatan pelayanan kasir adalah variabel pertama yang harus dapat

dikuantifikasi dalam standar konsumen Indonesia.

2. Reliability ( Tingkat Kehandalan)

Faktor pemberikan informasi obat oleh petugas apotek, dalam hal ini kejelasan informasi tentang

fungsionalitas berikut detail obat dalam pandangan konsumen.

3. Assurance ( Jaminan )

Faktor berikut meliputi ketersediaan stok dan harga komoditas obat bagi konsumen. Aspek ini dapat

diperluas ke dalam pelayanan purna jual dengan menggunakan basis data konsumen ( riwayat

konsumen)

4. Emphaty ( Empati)

Faktor ini berkaitan dengan model interaksi personal pihak pengelola apotek dengan pasien berupa

metode pelayanan di tempat dan pembinaan hubungan jangka panjang, ( Asertif). Faktor ini akan sangat

berpengaruh terhadap loyalitas yang ditunjang oleh unsur kepuasan emosional konsumen.

5. Tangibles ( Bukti Fisik)

Faktor fisik yang dapat dirasakan langsung oleh pasien berupa kenyaman dan kebersihan ruang tunggu,

tempat duduk, serta ketersediaan faktor rekreatif bagi konsumen semacam TV, koran, atau hot spot

internet.

Faktor faktor diatas membutuhkan pengaturan optimal untuk menghasilkan produktivitas pelayanan

konsumen terbaik dan profitabilitas jangka panjang untuk kesinambungan serta perkembangan bisnis

apotek.

Lalu, faktor apa saja yang harus dikendalikan guna mendapatkan dua hal ( produktivitas dan

profitabilitas ) tersebut ? Rincian berikut Max lakukan sebagai hasil observasi sampel apotek pemula

untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerjanya, yaitu :

1. Internal Bisnis

Internal bisnis meliputi

a. Manajemen Stok

Manajemen persediaan menjadi penting karena persediaan yang terlalu banyak menjadikan

kelebihan working capital disebabkan over-stock. Over-stock tersebut lama kelamaan akan

menjadi dead-stock karena usang, kadaluwarsa, perubahan selera, atau sebab lainnya. Sementara

persediaan yang terlalu sedikit justru mengakibatkan lost of opportunity atau lost of sales.

b. Manajemen Sumber Daya Manusia

Apotek memiliki waktu interaksi dengan konsumen sebagai variabel penunjang produktivitas. Sikap dan

budaya yang dibentukkan kepada karyawan terhadap konsumen akan sangat signifikan mempengaruhi

tingkat persepsi positif konsumen terhadap apotek. Persepsi positif berkorelasi terhadap loyalitas di

luar faktor harga dan ketersediaan stok.

c. Manajemen Finansial

Apotek memiliki kesamaan mekanisme keuangan internal dengan ritel. Kekuatan ritel adalah : detail.

Pastikan bahwa pos yang menjadi cost dan pos profit benar- benar dapat teridentifikasi oleh manajer

finansial. Keefektifan manajemen finansial akan sangat berpengaruh terhadap profitabilitas apotek, ini

berkorelasi dengan komoditas apotek yang segmented pada obat, berbeda dengan ritel konvensional

semacam mart.

2. Layanan Konsumen dan Pemeliharaan Jaringan

Layanan konsumen dan pemeliharaan jaringan meliputi :

a. Pemeliharaan Basis Data Konsumen ( Database Maintenance)

Manajemen apotek direkomendasikan untuk memiliki basis data meliputi : Riwayat kesehatan, riwayat

pembelian,serta alamat dan kontak pasien. Ini akan sangat membantu dalam melakukan tindak lanjut

setiap pelayanan purna jual obat. Jika apotek dalam sebuah kompleks perumahan, bahkan bisa

dijalankan pelayanan pengiriman obat langsung ( Delivery Service).

b. Pemeliharaan Jaringan ( Network Maintenance)

Manajemen apotek jika memiliki target jangka panjang untuk mengembangkan unit ditribusi solid,

direkomendasikan untuk membangun jejaring apotek kawasan. Semakin besar dan solid jejaring ini,

kemungkinan untuk terjadi peningkatan produktivitas dan profitabilitas akan semakin signifikan. Dari

aspek produktivitas, manajemen stok akan menjadi lebih efisien karena terjadi aliran stok likuid antar

apotek dalam satu kawasan. Selain itu dari segi konsumen juga akan lebih membantu kemudahan

mendapatkan produk dengan disparitas harga tidak signifikan.

Manajemen apotek memiliki fokus lebih pada aspek servis konsumen di tempat dan purna jual.

Jejaring dengan dokter direkomendasikan untuk dibangun melihat signifikansi posisi dokter sebagai

pihak yang merekomendasikan obat resep langsung ke mereknya. Secara aspek legalitas profesi hal

semacam ini memang sangat diragukan, namun melihat prospek pasar konsumen obat ke depan dan

sikap lembaga yang memiliki otoritas tidak melakukan tindakan apapun, praktek semacam ini akan

menjadi kelaziman dalam jangka panjang.

Prosedur Pendirian Apotek

Menurut KepMenKes RI No.1332/Menkes/SK/X/2002, disebutkan bahwa persyaratan-persyaratan

apotek adalah sebagai berikut:

1. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana

yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan

farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain.

2. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi yang lain di luar

sediaan farmasi.

3. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi.

Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam pendirian apotek adalah:

Lokasi dan Tempat

Jarak antara apotek tidak lagi dipersyaratkan, namun sebaiknya tetap mempertimbangkan segi

penyebaran dan pemerataan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, dan kemampuan daya beli

penduduk di sekitar lokasi apotek, kesehatan lingkungan, keamanan dan mudah dijangkau masyarakat

dengan kendaraan.

Bangunan dan Kelengkapan

Bangunan apotek harus mempunyai luas dan memenuhi persyaratan yang cukup, serta memenuhi

persyaratan teknis sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek serta

memelihara mutu perbekalan kesehatan di bidang farmasi.

Bangunan apotek sekurang-kurangnya terdiri dari :

1. Ruang tunggu, ruang administrasi dan ruang kerja apoteker, ruang penyimpanan obat, ruang

peracikan dan penyerahan obat, tempat pencucian obat, kamar mandi dan toilet.

2. Bangunan apotek juga harus dilengkapi dengan : Sumber air yang memenuhi syarat kesehatan,

penerangan yang baik, Alat pemadam kebakaran yang befungsi baik, Ventilasi dan sistem sanitasi

yang baik dan memenuhi syarat higienis, Papan nama yang memuat nama apotek, nama APA,

nomor SIA, alamat apotek, nomor telepon apotek.

Perlengkapan Apotek

Apotek harus memiliki perlengkapan, antara lain:

1. Alat pembuangan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, mortir, gelas ukur dll.

Perlengkapan dan alat penyimpanan, dan perbekalan farmasi, seperti lemari obat dan lemari

pendingin.

2. Wadah pengemas dan pembungkus, etiket dan plastik pengemas.

3. Tempat penyimpanan khusus narkotika, psikotropika dan bahan beracun.

4. Buku standar Farmakope Indonesia, ISO, MIMS, DPHO, serta kumpulan peraturan per-UU yang

berhubungan dengan apotek.

5. Alat administrasi, seperti blanko pesanan obat, faktur, kwitansi, salinan resep dan lain-lain.

Prosedur perizinan apotek

Untuk mendapatkan izin apotek, APA atau apoteker pengelola apotek yang bekerjasama dengan pemilik

sarana harus siap dengan tempat, perlengkapan, termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya. Surat

izin apotek (SIA) adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan RI kepada apoteker atau apoteker

bekerjasama dengan pemilik sarana untuk membuka apotek di suatu tempat tertentu.

Wewenang pemberian SIA dilimpahkan oleh Menteri Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian

izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri

Kesehatan dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi.

Sesuai dengan Keputusan MenKes RI No.1332/MenKes/SK/X/2002 Pasal 7 dan 9 tentang Ketentuan dan

Tata Cara Pemberian Izin Apotek, yaitu:

1. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 hari setelah menerima permohonan dapat

meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat

terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan.

2. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-lambatnya 6 hari kerja

setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil

pemeriksaan.

3. Dalam hal pemerikasaan dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat

membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Kantor Dinas Kesehatan

setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi.

4. Dalam jangka 12 hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana ayat (3) atau

persyaratan ayat (4), Kepala Dinas Kesehatan setempat mengeluarkan surat izin apotek.

5. Dalam hasil pemerikasaan tim Dinas Kesehatan setempat atau Kepala Balai POM dimaksud (3)

masih belum memenuhi syarat Kepala Dinas Kesehatan setempat dalam waktu 12 hari kerja

mengeluarkan surat penundaan.

6. Terhadap surat penundaan sesuai dengan ayat (6), apoteker diberikan kesempatan untuk

melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam waktu satu bulan sejak

tanggal surat penundaan.

7. Terhadap permohonan izin apotek bila tidak memenuhi persyaratan sesuai pasal (5) dan atau pasal

(6), atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Dinas

setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat

penolakan disertai dengan alasan-alasannya.

Strategi Keuangan Apotek

Kalau Anda perhatikan pernyataan keuangan yang di bawah ini, apakah menemukan pola, kejanggalan,

atau masalah lain ? Masalah keuangan, adalah masalah klasik yang seringkali menyebabkan kehancuran

bisnis distribusi retail obat (apotek). Kalau Anda menemukan masalah dalam pernyataan keuangan di

bawah ini, maka mari kita diskusikan, prakteknya

Baik, semoga bermanfaat.

Article by : Maximillian- Heartwood