manajemen data yang handal dalam mendukung …prohamsan.com/admin/download/manajemen_data.pdf ·...
TRANSCRIPT
MANAJEMEN DATA YANG
HANDAL DALAM
MENDUKUNG AKUNTABILITAS
PELAKSANAAN PROGRAM
HIBAH AIR MINUM DAN
SANITASI
Batam, 08 Mei 2018
• Manajemen Data
• Hirarki Data
• Siklus Informasi
• Sistem Informasi
• Komponen Sistem Informasi Dan Peranan Sistem
Informasi Dalam Proses Manajemen
• Sistem Basis Data
• Sistem Informasi Manajemen (SIM)
• Mekanisme Pelaksanaan
• Timeline Program Hibah
• Portal Data Prohamsan
• Konfigurasi Sistem & Pengguna Sim Prohamsan
• Produsen Data Dalam Pelaksanaan Kegiatan Prohamsan
• Siklus Aliran Data
• Pelaporan Pj-sim
• Tahapan Dalam Pengolahan Data
OUTLINE
➢ Manajemen adalah suatu pencapaian sasaran-sasaran organisasi
dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya
organisasi.
➢ Data merupakan bahan yang berupa huruf, simbol, angka gambar, suara
atau penggambaran dari kejadian.
➢ Manajemen data merupakan suatu bentuk kegiatan pengelolaan
sumber daya informasi yang meliputi, pertama proses pengumpulan
data dan pencatatatn ke dalam dokumen yang berfungsi sebagai
masukan (input) bagi sistem. Kedua, proses penyimpanan sumber daya
informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga, pemeliharaan proses
penambahan data baru dan perubahan data yang ada supaya sumber
daya informasi tetap mutakhir. Keempat, mengatur (organize) proses
penyusunan data sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan
informasi para pemakai. Dalam konteks ini Manajemen data yang
dilakukan dari ketiga proses manajemen.
MANAJEMEN DATA
MANAJEMEN DATA
• Manajemen Data merupakan bagian dari manajemen sumberdaya
informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa
data :
1. Data Akurat
2. Up to Date (mutakhir)
3. Aman
4. Tersedia bagi pemakai (user)
HIRARKI DATA
1. Bit, merupakan unit data terkecil yang bisa disimpan
komputer dalam suatu database. Diwakili dengan 0
atau 1
2. Karakter (Byte), Merupakan sebuah huruf, angka,
atau simbol dan merupakan gabungan dari beberapa
bit.
3. Field, Merupakan unit data yang berisi satu atau lebih
karakter(byte).Contoh : Nim, Nama, Alamat, dsb.
4. Record, Merupakan kumpulan field-field yang
berhubungan.
5. Tabel, Merupakan kumpulan record-record yang
saling berhubungan.
6. Database, Merupakan kumpulan dari tabel / file.1
Bit
Byte
Field
Record
File/Tabel
Basis Data
SIKLUS INFORMASI
• Suatu informasi akan memiliki
manfaat dalam proses
pengambilan keputusan
apabila informasi tersebut
mempunyai kualitas dan nilai.
• Kriteria kualitas informasi
adalah :
1. Akurat, yang berarti
informasi harus tidak bias
atau menyesatkan dan
bebas dari kesalahan.
2. Tepat Waktu, informasi
yang sampai kepada
penerima tidak boleh
terlambat.
Proses
(Model)
Input (Data)
Data
Lengkap
Hasil
Tindakan
Output
(Informasi)
Penerima
Keputusan
Tindakan
Dasar
Data
SISTEM INFORMASI
• Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata (fact) yang
digunakan untuk pengambilan keputusan;
• Sistem merupakan sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga
tahapan yaitu INPUT-PROSES-OUTPUT.
• Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan
dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan
informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga
menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.
SISTEM INFORMASIPada dasarnya sesuatu dapat disebut “Sistem” apabila memenuhi dua
syarat:
(i) Harus memiliki bagian–bagian yang saling bernteraksi dengan
maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu
disebut sub-sistem adapula yang menyebutnya sebagai
prosedur.
(ii) Suatu sistem harus memiliki tiga unsur yaitu
INPUT,PROSES,OUTPUT.
• Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana
sistem itu dioperasikan.
• Sedangkan Proses adalah aktivitas yang mengubah input
menjadi output.
• Output adalah hasil operasi, tujuan, sasaran atau target
pengorganisasian suatu sistem.
Input Proses Output
KOMPONEN SISTEM INFORMASI DAN
PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM PROSES
MANAJEMEN
Komponen Sistem Informasi
• Hardware : CPU, Disk, Terminal,
Printer
• Software : Sistem operasi, sistem
basis data, program aplikasi
• Personil : Operator sistem,
Penyedia masukan, Pengguna
keluaran (PJ SIM)
• Data : data yang tersimpan dalam
jangka waktu tertentu
• Prosedur : instruksi dan
kebijaksanaan untuk
mengoperasikan sistem
Peranan Sistem Informasi Dalam
Proses Manajemen
Menyediakan informasi untuk
menunjang proses pengambilan
keputusan yang dilakukan
menajemen.
SISTEM BASIS DATA
• Merupakan sistem yang terdiri dari
basis data dan sekumpulan program
/ Data Base Management System
(DBMS) yang memungkinkan
pengguna mengakses dan
memanipulasi data tersebut.
• DBMS merupakan perangkat lunak
yang didisain untuk melakukan
penyimpanan dan pengaturan basis
data, juga menerapkan mekanisme
pengamanan data, pemakaian data
secara bersama, pemaksaan
keakuratan data, dll.
• DBMS igunakan untuk
mengelola database yang
umumnya berukuran besar
dan kompleks.
• DBMS merupakan program
intermediet antara basis data
(database) dengan aplikasi.
• DBMS bertugas mengatur
aliran data keluar masuk
database sehingga tidak akan
terjadi inkonsistensi data.
• DBMS juga memastikan pihak
yang mengakses data adalah
pihak-pihak yang berwenang.
SISTEM BASIS DATA
• Sistem informasi Manajemen (SIM) merupakan istilah yang umum
dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu
(intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah
organisasi
• Sistem informasi Manajemen (SIM) merupakan serangkaian sub-
sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara
rasional mampu mentransformasikan data sehingga menjadi
informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas
yang sesuai dengan kebutuhan.
• Sistem informasi Manajemen (SIM) menggunakan perangat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur
pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “basis
data”.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Tujuan SIM
Memenuhi kebutuhan informasi umum seluruh pemangku
kepentingan dalam organisasi serta menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi
model matematika.
Manfaat SIM
1. Dapat memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau
perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk
memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan
melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan.
2. Dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan
pada proses pengambilan keputusan dan dapat digunakan juga
memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan
masalah standar dan situasi terkini
3. Dapat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan
dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang
berkaitan dengan hasilnya.
MEKANISME PELAKSANAAN
No Jenis Data Produsen Data
1 Surat Minat Bupati PEMDA
2 Surat Pernyataan Idle Capacity PEMDA
3 Surat Usulan Permohonan SPPH CPMU
4 SPPH Kabupaten/Kota DJPK
5 PHD Kab/Kota DJPK
6 SK PIU (Project Implementation Unit) PEMDA
7 Data MBR PDAM/PEMDA
8 Surat Kesiapan Data MBR PEMDA (PIU)
9 Jadwal Survey Baseline (Konsultan Baseline dan Verifikasi) CPMU
10 Surat Pelaksanaan Survey Baseline CPMU
11 BA Survey Baseline PEMDA, KONSULTAN
12Surat Pemasangan SR (AMD) / Sambungan Tanki Septik (ALS) CPMU
13 Surat Penyelesaian Konstruksi Fisik PEMDA
14 Lampiran Data MBR untuk Verifikasi PEMDA, KONSULTAN
15 Penyampaian Data Verifikasi Kepada Konsultan PEMDA
16 Penyampaian Jadwal Verifikasi Konsultan Baeline dan Verifikasi
17 Surat Pelaksanaan Survey Verifikasi CPMU
18 BA Verifikasi PEMDA, PPMU, Konsultan
19 Laporan Reviu BPKP BPKP
20 Laporan Rekomendasi PPMU PPMU
21 Rekomendasi Teknis CPMU
JENIS DATA
YANG
DIHASILKAN
SESUAI
MEKANISME
PROGRAM
TIMELINE PROGRAM HIBAH AIR
MINUM DAN SANITASI TA 2018
PORTAL DATA PROHAMSAN
• Portal Data Prohamsan dapat
diakses melalui
www.prohamsan.com
• Web Prohamsan memberikan
gambaran umum tentang
progres Hibah Air Minum dan
Sanitasi dari tahap awal hingga
tahap pencairan (AMK,AMD, dan
ALS).
• Meliputi Proges Kemajuan,
Berita / Informasi Acara yang
telah dan akan berlangsung,
hingga menu untuk
mendownload materi dan bahan
pendukung lainnya.
Website Prohamsan
Web server
BPKP :• Akses Data/informasi (sesuai
kewenangan)
PUSATPUBLIK :•Akses Data/informasi
Aplikasi & Database SIM PROHAMSAN
STAKE HOLDER :• User• Akses Data/informasi (full
akses)
KONSULTAN ADVISORY CPMU :• Administrator (pengelola)• Akses Data/informasi• Rekapitulasi Data• Monev
DJPK-Kementerian Keuangan:• Akses Data/informasi (sesuai
kewenangan)
Pj-SIM :• User
• Upload Data (sesuai kewenangan)
• Akses Data/informasi (sesuaikewenangan)
KONS. BASELINE & VERIFIASI :• User• Upload Data (sesuai kewenangan)• Akses Data/informasi (sesuai
kewenangan)
KONFIGURASI SISTEM & PENGGUNA
SIM PROHAMSAN
PRODUSEN DATA DALAM
PELAKSANAAN KEGIATAN
PROHAMSAN• PJ SIM, dalam progres pelaksanaan Hibah Air Minum dan Sanitasi PJ
sebagai salah satu produsen data bertugas untuk memberikan data
dan informasi kepada CPMU melalui web yang telah tersedia;
• CPMU melakukan olahan data yang berasal dari beberapa produsen
data lain sehingga menghasilkan keluaran yang mendukung
kegiatan Hibah Air Minum dan Sanitasi ;
• PEMDA, sebagai salah satu produsen data memberikan data dan
informasi sesuai kebutuhan untuk kelancaran progres progres
pelaksanaan Hibah Air Minum dan Sanitasi ;
• DJPK, dalammendukung progres pelaksanaan PROHAMSAN, DJPK
juga menjadi produsen data berupa data-data terkait SPPH hingga
kegiatan pencairan.
• BPKP dalammendukung progres pelaksanaan PROHAMSAN, BPKP
melakukan verifikasi dimana data laporan hasil verifikasi kemudian
akan diterima oleh CPMU.
• Tim Konsultan Baseline dan Verifikasi menjadi produsen data
SIKLUS ALIRAN DATA DARI PEMDA, DJPK,
DAN BPKP
Koordinasi
Aliran Data
SIKLUS ALIRAN DATA KONSULTAN
BASELINE DAN VERIFIKASI
Koordinasi
Aliran Data
SIKLUS ALIRAN DATA PJ SIM
Koordinasi
Aliran Data
PELAPORAN PJ-SIM
1. Pemasangan SR (April-Oktober)
2. Pembangunan Tanki septick (April-Oktober)
3. Verifikasi Eligible (Juli-November)
4. Rekomendasi Pencairan (ALS Okt-Des, AMD Des)
5. Pencairan
• Laporan progres kegiatan kepada CPMU, setiap hari maksimal
pukul 16.00 WIB.
• Data yang masuk akan di publish di web PROHAMSAN pada pukul
08.00 WIB keesokan harinya.
• Untuk data yang tidak valid / Ineligible, maka akan diupload Lusa
keesokan harinya (menunggu revisi dari PJ SIM).
TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA
1.EDITING
• Merupakan kegiatan untuk melakukan pengecekan isian
formulir/kuisioner, apakah jawaban dikuisioner telah :
• Lengkap, semua pertanyaan sudah terisi jawabannya.
• Jelas, Jawaban pertanyaan cukup jelas terbaca.
• Relevan, jawaban yang tertulis apakah relevan dengan pertanyaan.
• Konsisten, apakah antara beberapa pertayaan yang berkaitan isi
jawabannya konsisten.
✓ Pada CPMU Program Hibah, Tahap Editing dilakukan dalam pengelolaan
data yang masuk dari Pemda, Konsultan, dan PJ-SIM. (Data MBR, Data
Baseline, Data Pemasangan SR, Pembangunan Tanki septick)
2. CODING
• Coding merupakan kegiatan merubah data berbentuk huruf menjadi
data berbentuk angka/bilangan. Kegunaan coding adalah untuk
mempermudah pada saat analisis data dan juga mempercepat pada
saat entry data.
✓ Pada CPMU Program Hibah, setelah pengeditan data yang valid
maka dilakukan coding dengan pemberian coding untuk data MBR,
maupun ID Baseline pada masing-masing SR.
TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA
3. PROCESSING
• Pemrosesan data dilakukan dengan cara meng-entry data dari
kuisioner ke paket program komputer. Ada bermacam-macam paket
program yang dapat digunakan untuk pemrosesan data dengan
masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.
✓ Tahap Processing data pada CPMU Hibah dan Air Minum terdapat
pada tim Manajemen Data dan Web
TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA
4.CLEANING
• Cleaning / pembersihan data merupakan kegiatan pengecekan
kembali data yang sudah di entry apakah ada kesalahan/tidak.
Kesalahan tersebut mungkin terjadi saat kita meng-entry data ke
komputer.
• Cara meng-cleaning data:
1. Mengetahui Missing Data
2. Mengetahui Variasi Data
3. Mengetahui Konsistensi Data
✓ Tahap Processing data pada CPMU Hibah dan Air Minum terdapat
pada tim Sanitasi, Air Minum dan Monitoring dan Evaluasi.
TAHAPAN DALAM PENGOLAHAN DATA
POHON DATA PROHAMSAN
CATATAN
• PJ SIM berperan penting dalam memberikan data dan informasi yg
akurat kedalam portal data PROHAMSAN;
• PJ diwajibkan untuk menyampaikan laporan progres kegiatan setiap
harinya sesuai dengan kewajibannya maksimal pukul 16.00 WIB,
sehingga data dalam portal data PROHAMSAN tetap up to date dan
handal;
• Data yang akan di-publish oleh PJ SIM ke dalam website prohamsan
sebagai sumber informasi resmi bagi para pengambil keputusan di
tingkat pusat, maupun Kab/Kota dan juga kepada khalayak umum
sebagai bagian dari penyebarluasan informasi publik terkait kegiatan
PROHAMSAN.