manajemen organisasi pt hastings mitratama
TRANSCRIPT
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASIUNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN ORGANISASI
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMENSatria Priatna - 101120131
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENGELOLAANPT HASTINGS MITRATAMA
DOSEN : Tedjo Tripomo, ST, MM
Disusun oleh :
Satria Priatna - 101120131
May 2011 1
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
Struktur Organisasi PT Hastings Mitratama
Abstrak
Paper ini bertujuan untuk menjelaskan implementasi struktur organisasi
yang telah diterapkan pada perusahaan tersebut , apa saja kekurangan yang
mungkin terjadi pada struktur organisasi yang telah ada dan apa saja yang harus
disesuaikan untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan PT Hastings
Mitratama.
Profil Perusahaan
PT. Hastings Mitratama sejak tahun 1994, memilki komitmen sebagai
distributor dan spesialisasi dalam bidang alat-alat keamanan Patroli satpam
(Guard Tour), mesin absensi (Time Attendance) dan pengamanan ruang
(Security System). Dalam melaksanakan perkerjaannya PT. Hastings Mitratama
didukung oleh para personil yang professional dan berpengalaman dibidangnya
masing-masing untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Sampai saat ini PT. Hastings Mitratama telah mendapatkan kepercayaan
diberbagai bidang usaha antara lain: Perbankan, Hotel, Apartment,
Telekomunikasi, Hospital, Manufacturing, Asuransi, dan lain-lain. Ini semua kami
capai dengan komitmen memberikan produk dan pelayanan yang terbaik bagi
semua customer sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
PT Hastings Mitratama akan terus berkembang dari waktu kewaktu dengan
dukungan dan kerjasama semua pelanggan untuk memberikan pelayanan yang
terbaik dalam menjaga kualitas, efektifitas waktu dan tenaga, dan menjadi
perusahaan yang berdiri kokoh sampai saat ini.
May 2011 2
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
Latar Belakang
Meningkatnya resiko kehilangan barang akibat pencurian atau sekedar
tangan jahil didaerah perkantoran dan pabrik sering kali terjadi mengingat
besarnya aktifitas yang berlangsung dengan jumlah orang yang tidak sedikit
dengan keragaman sifat dan perilaku pegawai yang memiliki kebiasaan buruk
menimbulkan implikasi negatif seperti timbulnya kecurigaan, kecurangan dan
ketidak percayaan sesama rekan kerja saat terjadinya kehilangan barang yang
pada akhirnya mengurangi produktifitas dan semangat kerja. Hal tersebut
merupakan contoh bagian kecil dari permasalahan keamanan lingkungan kantor
dan pabrik dengan segala permasalahan keamanan yang ada saat ini. Dan hal
tersebut terjadi di belahan dunia manapun.
Industri keamanan gedung bertujuan untuk memberikan rasa aman yang
memenuhi persyaratan mutu , keamanan dan kehandalan yang disesuaikan
dengan kebutuhan pelanggan baik skala besar , sedang , maupun kecil.
Merupakan masalah penting apabila sistem yang diterapkan menjadi gagal dan
tidak berfungsi , karena menyangkut masalah keamanan harta benda dan orang-
orang yang berada didalam gedung atau rumah tersebut, bahkan dalam situasi
gawat sekalipun. Sebagaimana industri dan produk – produk keamanan gedung
May 2011 3
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
yang memerlukan sertifikasi untuk menjamin akurat dan stabilnya sistem yang
digunakan .
Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan terbaik dalam mendorong kemajuan teknologi
keamanan di Indonesia
Misi Perusahaan
Secara terus menerus memberikan jasa konsultasi keamanan dan
pelayanan yang terbaik kepada konsumen.
Meningkatkan kesejahteraan dan produktifitas karyawan.
Memperbesar skala perusahaan untuk meningkatkan penjualan.
Sruktur Organisasi PT Hastings Mitratam saat ini, sbb :
May 2011 4
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
Permasalahan Yang Muncul
Dengan uraian penyapaian latar belakang seperti telah di sebutkan bahwa
dalam me-implementasikan sistem yang terdiri dari beberapa komponen
pendukung seperti komponen pembatasan terhadap akses ruangan, komponen
kamera perekam dan pemantau, dan komponen integrator untuk me-integrasikan
beberapa alat-alat keamanan untuk bekerja secara bersama-sama dan saling
mendukung diperlukan bagian penelitian dan pengembangan .
Saat ini bagian penelitian dan pengembangan masih ditangani oleh
bagian teknologi informasi dibawah departemen operasiaonal, hal tersebut
menyebabkan bagian ini lebih me-fokuskan diri dalam kelancaran pelaksanaan
implementasi di lapangan seperti:
1. Persiapan modul yang dipesan
2. Instalasi
3. Training
4. Perubahan sistem disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan,
5. Penanganan permasalahaan dan perbaikan.
Ada dua hal yang menjadi dasar pertimbangan dalam merubah struktur
organisasi saat ini, yaitu :
1. Belum ada penanggung jawab terhadap masing-masing produk
Untuk mengatur dan mengawasi ketersediaan masing-masing produk dan
distribusi barang, maka dibutuhkan bagian baru atau departemen yang mengatur
hal tersebut dan mampu berkoordinasi dengan bagian lain . Saat ini pengaturan
dan pengawasan ketersediaan berbagai produk berada pada bagian operasional
yang menjadi salah satu tanggung jawab dari berbagai tanggung jawab yang
dibebankan pada departemen tersebut seperti teknisi, pengadaan barang dan
teknologi informasi.
May 2011 5
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
2. Belum ada penanggung jawab terhadap penelitian dan
pengembangan produk
Untuk mendukung bagian penelitian dan pengembangan pada
departemen tersebut hanya bersifat sekunder, sehingga apabila pesanaan
sedang tinggi menyebabkan kegiatan penelitian dan pengembangan sementara
tidak berjalan, dan hal tersebut sering kali terjadi sehingga fungsi bagian
penelitian dan pengembangan menjadi tidak fokus dan terkesan terbengkalai.
Uraian Struktur Organisasi Saat Ini
Struktur organisasi yang telah dibentuk merupakan struktur organisasi yang
mengandalakan fungsi pada masing-masing bagian dan membentuk matrik
untuk koordinasi dan hubungan antar bagian, karena produk yang dijual adalah
ragam dari produk-produk keamanan yang saling terkait, karena PT Hastings
Mitratama bukan sebagai perusahaan produksi hanya selaku distributor resmi di
Indonesia, sehingga seluruh departemen dan bagian-bagian dalam struktur
organisasi lebih fokus pada proses primer seperti integrasi sistem, pemasaran,
instalasi dan pelayanan purna jual.
Setiap produk belum memiliki bagian yang bertanggung jawab terhadap
produk tersebut, sehingga tanggung jawab saat ini sepenuhnya ada dibawah
direktur.
Untuk hal-hal yang dianggap sekunder seperti pengembangan keragaman
produk pada masa datang belum menjadi fokus utama, padahal kita sadari
bahwa perkembangan produk elektronik terus berkembang dari jaman kejaman
dan bila tidak diikuti maka akan tertinggal dengan produk pesaing.
May 2011 6
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
Usulan Perubahan Struktur Organisasi PT hastings Mitratama
Uraian Usulan Struktur Organisasi
Hal tersebut yang menjadi dasar pemikiran kami untuk menambah
struktur departemen langsung dibawah direksi adalah bagian penelitian dan
pengembangan dengan sebutan Departemen RnD (Research and Development)
. Departemen tersebut sangat memiliki manfaat yang baik apabila di fokuskan
sendiri dalam melakukan penelitian produk apa saja yang diperlukan oleh
pelanggan pada masa yang akan datang dan produk-produk baru yang mungkin
akan menjadi tren selanjutnya. Dengan adanya departemen ini maka
perusahaan memiliki bagian dalam merencananakan kebutuhan sistem
perangkat keras dan perangakat lunak untuk jangka panjang , sehingga
perusahaan tidak kalah bersaing terhadap kompetitor baik dari segi penguasaan
teknologi dan keragaman produk baru yang sedang dan akan dijual baik jangka
pendek maupun jangka panjang.
Struktur organisasi yang akan ditambah lagi adalah pimpinan produk
dengan struktur yang tidak jauh berbeda dengan struktur organisasi sebelumnya,
karena penambahan tersebut tidak mempengaruhi departemen yang lain, tetapi
akan ada penambahan arah dan koordinasi struktur organisasi secara matrik,
May 2011 7
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
yaitu untuk departemen pimpinan produk yang yang harus berkoordinasi dengan
departemen yang lain.
Berikut adalah rencana struktur matriknya :
Pada beberapa organisasi , seringkali dirasakan bahwa organisasi
memerlukan kelebihan dari struktur organisasi fungsional maupun kelebihan dari
struktur organisasi produk secara bersamaan , untuk kondisi khusus seperti ini
dapat digunakan struktur matrik , yang boleh juga dikatakan penggunaan struktur
fungsional dan struktur produk secara bersamaan (Hari Lubis) .
Diharapkan dengan menggunakan struktur matrik, bagian struktur
produksi yang memang memerlukan perhatian khusus dapat berkonsentrasi
pada bagiannya masing-masing dan dapat berkoordinasi dengan bagian yang
memang bersifat fungsional yang diharapkan memberikan efisiensi dan mampu
me-integrasikan produk-produk yang melewatinya.
May 2011 8
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
Kesimpulan
PT Hastings Mitratama adalah perusahaan distribusi sistem keamanan ,
seluruh departemen dan bagian-bagian dalam struktur organisasi lebih fokus
pada proses primer seperti integrasi sistem, pemasaran, instalasi dan pelayanan
purna jual.
Struktur organisasi PT Hastings Mitratama masih bersifat fungsional,
sehingga tidak ada bagian yang berkonsentrasi terhadap satu produk untuk
mengendalikan dan me-evaluasi produk secara khusus. Maka diperlukan
tambahan departemen yang bertugas sebagai pimpinan produk untuk dapat
mengawasi, mengendalikan produk dan berkoordinasi dengan bagian lain secara
matrik.
Belum ada bagian pengembangan untuk rencana jangka panjang dalam
merencanakan dan mengembangkan produk baru, seiring dengan kemanjuan
teknologi keamanan hal tersebut sangat dibutuhkan. Sehingga diperlukan
departemen baru yang bertugas sebagai penelitian dan pengembangan produk
jangka panjang untuk me-antisipasi perkembangan teknologi yang semakin
maju.
Dengan penambahan departemen produk yang memiliki bagian masing-
masing produk merubah struktur fungsional menjadi kombinasi dengan struktur
produk.
Usulan perubahan struktur organisasi PT Hastings Mitratama,
memerlukan kajian ulang yang mendalam dan harus ditinjau dari berbagai faktor
untuk memperoleh hasil yang maksimal dan efisien , baik ditinjau secara proses
dan finansial.
May 2011 9
ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna
Daftar Pustaka
Anoname, 2002. Company Profile 2010, PT.Hastings Mitratama, Jakarta
Hari Lubis. Pengantar Teori Organsasi, Suatu Pendekatan Makro.
May 2011 10