Human Resource Human Resource Information SystemInformation System

(HRIS)(HRIS)

1

HRIS ?HRIS ?

The application of computers to employee-related record keeping and reporting, and management decision making

Processing(Calc. Net pay)

ExampleExample

Output(cut paycheck)

Input(hours worked)

Feedback Loop(Is paycheck accurate?)

Trai

ning

Deve

lopm

ent

Organ

izatio

n

deve

lopmen

t

Career

Development

Jobdesign

HRplanning

Sele

ctio

nst

affing

Compensation

benefit

Employeeassistance

Perf

orm

ance

m

anag

emen

t sy

stem

UnionLabor relation

HR research

Information

system

HRIS

HRM

HRD

HR resultHR result• Productivity• Quality• Innovation• Fulfillment• Readiness

for change

Societal objectives:Societal objectives:• BenefitsBenefits• Legal complianceLegal compliance• UnionUnion

Organizational objectives:Organizational objectives:• HR planningHR planning• Employee relationsEmployee relations• SelectionSelection• T & DT & D• AppraisalAppraisal• PlacementPlacement• AssessmentAssessment

Functional objectives:Functional objectives:• AppraisalAppraisal• PlacementPlacement• AssessmentAssessment

Personal objectives:Personal objectives:• T & DT & D• CompensationCompensation• AppraisalAppraisal• PlacementPlacement• AssessmentAssessment

Bentuk Model DataBentuk Model Data1. Perencanaan Sumber Daya Manusia2. Administrasi Personalia3. Kompensasi dan Benefit4. Kinerja Personel5. Pendidikan dan Pelatihan6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Proses perencanaan SDMProses perencanaan SDM1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan

simulasi, dimana pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut.

2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.

3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih tepat.

Proses lainProses lain• Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural

yang kosong.• Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk

pada jabatan tersebut.• Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit

organisasi.• Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria

informasi tertentu secara dinamis• Analisa grafis dan statistik yang ‘on-line’, dimana

dapat berinteraksi langsung dengan data yang rinci.

Administrasi PersonaliaAdministrasi Personalia

• Biodata Pegawai• Sejarah Kepangkatan• Sejarah jabatan• Sejarah Pendidikan

Formal• Sejarah Pendidikan

Penjenjangan• Sejarah Pendidikan

Substantial

• Keahlian berbahasa asing

• Penggunaan fasilitas perusahaan

• Sejarah kunjungan ke luar negeri

• Daftar Keluarga• Sejarah hukuman dan

penghargaan yang diperoleh

• Memo Khusus

Kompensasi dan BenefitKompensasi dan Benefit

1. Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana yang ternasuk dalam hal ini adalah proses penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan sejenisnya.

2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja diperusahaan seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.

Evaluasi Kinerja PersonelEvaluasi Kinerja Personel• Fasilitas yang tersedia pada sistem

ini adalah perencanaan kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut.

• Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendidikan dan PelatihanPendidikan dan Pelatihan

1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal pendidikan yang akan diselenggarakan oleh organisasi.

2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesertaan personel pada pendidikan yang diikutinya.

MODEL SI-SDMLingkungan eksternal Teknologi Pasar KerjaPeraturan pemerintah

Sistem manajemenstrategik

Umpan balik

Sistem manajemen SDM

Sub Fungsi SDM-Perencanaan-Staffing-Pelatihan-Kinerja-Kompensasi-QWL

Sistem informasi SDM

Tujuan organisasi-Produktivitas-Laba-ROI-Moral karyawan

Umpan balik

KETERKAITAN SI-SDM

SI-SDM

Sub fungsi Manajemen SDM-Perencanaan-Staffing-Pelatihan dan pengembangan-Manajemen kinerja-Kompensasi-QWL SI lain

Proses manajemenKinerja-Pengembangan-Diversifikasi-Merger-Akuisisi

SI lain-Asuransi-Dana pensiun-Konsultan pajak

Lingkungan-Legal-Politik-Sosial

DatabasePegawai

Administrasibiodata

Perencanaan pengembangan

Penggajian

Informasipegawai

Kehadiran

Contoh Manajemen Data SI-SDM

Non-optimum HRIS Non-optimum HRIS SituationSituation

DATA

ApplicantTracking

DATA

BenefitsAdmin.

JobEvaluation

DATA

TrainingMgmt.

DATA

Payroll

DATA

CompetencyModeling

DATA

CompetencyModeling

BenefitsAdmin.

Optimum SituationOptimum Situation

JobEvaluation

TrainingMgmt.

Payroll

ApplicantTracking

CompetencyModeling

HR DATA

Integrated HR Systems and Data

HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEMHUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEMGoal: Integrate Core Processes into Seamless SystemGoal: Integrate Core Processes into Seamless System

Input Data Types

Job Analysis

Recruitment

Selection/Job Posting/ Employee Referral

T&D

Performance Appraisal

Compensation

Benefits

Safety

Health

Labor Relations

Employee Relations

Output Data Uses*

Employee Tracking

Diversity Programs

Hiring Decisions

Training Programs/E-learning/Management Succession

Compensation Programs

Benefit Programs (e.g., prescription drug programs)

Health Programs (e.g., Employee Assistance Programs) Bargaining Strategies

Employee Services

Organizational Strategic Plans

Human Resource

Management Plans

Contribute Toward Achievement of:

Human Resource Information System

*Manager and employee self-service is available.

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM

Analisis pendahuluan dan sistem (studi kelayakan)

Analisis situasi/permasalahan, menentukan kendala lingkungan, menentukan sasaran, menentukan persyaratan operasional, studi kelayakan dan buat laporanDesain sistem pendahuluan

Skenario rinci, Merumuskan sistem alternatif, Menilai sistem alternatif, Memberi

rekomendasi, Menentukan persyaratan, Meramalkan efek faktor manusia dan rekayasa sistem yg diusulkan

TAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDMTAHAPAN PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SI-SDM

Rekayasa sistemMemberikan rincian komponen rekayasa, Kajian pendahuluan efektivitas biaya, Memilih alternatif desain terbaik, Merekomendasikan alternatif desain tsb, Memberikan spesifikasi desain pd pembuat program

Pengujian dan implementasi sistemMenguji subsistem, Menguji keseluruhan sistem, Menjalankan SI-SDM tsb

Evaluasi dan pemantauanMengukur kinerja sistem, Mengevaluasi kinerja sistem, Memodifikasi sistem jika diperlukan, Mon ev berkesinambungan

Contoh-contoh kemungkinan aplikasi SI SDM

1. Kebutuhan dan distribusi 2. Penjadwalan tugas 3. Penjadwalan diklat 4. Penggajian 5. Penilaian kinerja

http://mictransformer.com/tentang-mic/http://mi-comm.com/http://the-coach.mi-comm.com/http://transformercenter.com/