manajemen sumber daya manusia - website staff...
TRANSCRIPT
Langkah-Langkah Praktis Melakukan Pekerjaan Di Perpustakaan1
Oleh : Laksmi
Departemen Ilmu Perpustakaan dan InformasiFakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia
1. Pendahuluan
Mengelola perpustakaan merupakan satu jenis pekerjaan yang memiliki langkah-
langkah yang pasti dan sistematis. Prinsip dalam mengelola koleksi adalah bahwa
perpustakaan dapat menyediakan bahan pustaka atau informasi yang memang benar-
benar dibutuhkan oleh masyarakat. Ketepatan bahan pustaka dalam memenuhi kebutuhan
tersebut akan membantu kehidupan masyarakat dalam memecahkan masalah,
pengambilan keputusan, atau studi mereka.
Langkah-langkah dalam melakukan pekerjaan di perpustakaan sebaiknya dibuat
secara tertulis dalam bentuk manual atau buku pedoman. Manual tertulis perlu dimiliki
sebab dapat memperlancar pekerjaan; mengurangi keterlambatan; meningkatkan
pengawasan; menghemat tenaga, waktu dan biaya; meningkatkan koordinasi antar
bagian; mempermudah dalam pelatihan tenaga baru. Seluruh manfaat tersebut
menjadikan setiap orang bekerja secara efisien dan efektif. Ketika terjadi kesalahan,
misalnya sebuah bahan pustaka hilang, kita dapat menelusur langkah-langkah yang telah
dilakukan sebelumnya. Penyebabnya bisa saja karena pekerja, setelah menginventarisasi,
tidak mengikuti langkah yang seharusnya, sehingga ia meletakkan pustaka tersebut di rak
lain, atau meminjamkannya kepada pemustaka, atau alasan lain. Karena ia harus
menelusuri kembali keberadaan buku tersebut, pekerjaannya mengolah koleksi menjadi
terhambat, dan bisa jadi mengacaukan pekerjaan teman lainnya. Hal tersebut tidak akan
terjadi, bila perpustakaan memiliki aturan-aturan dan langkah-langkah dalam setiap
kegiatan pengolahan. Dengan demikian, perpustakaan apapun jenisnya, seperti
1 Dipresentasikan pada Pelatihan Perpustakaan untuk Taman Bacaan Masyarakat, PT. Asuransi ASTRA; di FIB UI, Depok, 6 – 9 Agustus 2009.
perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan pendidikan, atau taman bacaan
masyarakat (TBM), perlu memiliki pedoman.
Langkah-langkah dalam suatu pekerjaan, dalam konteks ini khususnya mengolah
bahan pustaka tersebut, dilandasi oleh seperangkat aturan dan kebijakan yang disebut
sebagai Standar Prosedur Operasional atau standard operational procedures (SOP). SOP
tidak hanya mengatur para pekerja, tetapi juga kebijakan dan standarisasi dalam sarana
dan prasarana, baju seragam, cara melayani pemustaka, hingga cara berpikir. SOP tidak
sama antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lain, karena disesuaikan dengan
kebutuhan dan kepentingan masing-masing. Prosedur tersebut dibuat sederhana, dan
tidak berbelit-belit. SOP satu pekerjaan akan bertalian dengan SOP pekerjaan lain.
2 Pekerjaan di Perpustakaan
Pada intinya, pekerjaan terdiri dari tiga bagian utama, yaitu dimulai dari
mengumpulkan atau mengadakan koleksi, kemudian mengolah, dan melayankan kepada
pemustaka. Dalam setiap bagian, pembahasan merujuk pada kebijakan dan tata cara
kegiatan dilakukan.
2.1 Pengadaan
Dalam pengadaan koleksi, kegiatan dimulai dari seleksi bahan pustaka,
pemesanan atau pembelian langsung dan penerimaan koleksi. Sebelum semua kegiatan
ini dilakukan, perpustakaan perlu mengadakan survei tentang kekuatan koleksi dan survei
mengenai kebutuhan pengguna perpustakaan. Kepala perpustakaan adalah penanggung
jawab kegiatan seleksi bahan pustaka.
2.1.1 Dasar-dasar Pengadaan
Agar tujuan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan pemustaka dapat
terpenuhi, serta untuk menghindari pemborosan dana, waktu dan tenaga, seleksi bahan
pustaka perlu dilakukan oleh sebuah tim khusus, yang terdiri dari petugas perpustakaan,
kepala desa, dan wakil berbagai lapisan masyarakat yang mempunyai wawasan luas. Tim
seleksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk menilai, memilih dan memberi masukan
2
mengenai pustaka yang akan menjadi koleksi pustaka atau yang akan dikeluarkan atau
disiangi dari koleksi perpustakaan.
Pemilihan bahan pustaka dilakukan melalui sarana khusus, seperti katalog
penerbit, bibliografi subjek khusus, resensi buku, CD-ROM, internet atau masukan dari
pemustaka. Untuk mencocokkan data bibliografi atau verifikasi, dapat digunakan katalog
penerbit terbaru, atau bibliografi nasional maupun internasional. Bentuk bahan pustaka
itu sendiri berbentuk tercetak dan tidak tercetak. Bahan tercetak dapat berupa buku
(monograf), buku untuk memperkaya wawasan dan buku rujukan (referensi), dan bahan
bukan buku, seperti terbitan berkala (jurnal/majalah, surat kabar), peta, brosur/pamflet,
dan sebagainya. Bahan tidak tercetak yang umumnya, seperti koleksi CD (compact disc),
video, bentuk mikro, perlu dikoleksi.
Pengadaan koleksi diperoleh dari pembelian, tukar menukar, hadiah, titipan atau
menerbitkan sendiri.
1. Pembelian Pembelian bahan pustaka dilakukan berdasarkan hasil seleksi yang telah dilakukan oleh Tim seleksi. Cara pembelian adalah melalui penerbit, toko buku langsung, pemesanan melalui agen, atau pemesanan secara tetap (standing order). Untuk terbitan berkala dipertimbangkan harga langganannya. Apabila harga langganannya terlalu mahal dan tidak ada jurnal alternatifnya, sedangkan peminatnya banyak, maka jurnal tersebut wajib dilanggan.
2. Tukar menukar Cara pengadaan ini dilakukan dengan cara aktif menghubungi lembaga lain, untuk menukarkan bahan pustaka yang tidak dijadikan koleksi dengan bahan pustaka dari lembaga yang dihubungi. Bahan pustaka tersebut harus sesuai dengan kebutuhan masyarakat setempat.
3. Hadiah Perpustakaan dapat menambah koleksi melalui penerimaan hadiah dari lembaga lain atau perorangan, dengan syarat bahwa sebaiknya hadiah disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka. Hadiah yang tidak sesuai dapat digunakan sebagai bahan pertukaran koleksi atau disumbangkan bagi yang memerlukan. Baik hadiah yang berasal dari pemberian maupun dari permintaan perpustakaan sendiri, pengelola sebaiknya mengirimkan ucapan terimakasih.
3
4. Titipan Biasanya, koleksi yang dititipkan di perpustakaan adalah milik orang-orang yang tidak tahu lagi, tidak menginginkan lagi menyimpan koleksinya atau memang ingin agar masyarakat dapat mengakses koleksinya dengan lebih mudah. Umumnya, mereka adalah orang-orang yang pernah dekat pada lembaga terkait, sehingga menaruh kepercayaan untuk menyimpankan buku-bukunya.
5. Menerbitkan sendiri
Perpustakaan atau bahkan lembaga induk dapat menerbitkan buku, misalnya buku berisi informasi tentang organisasi, tentang produk atau jasa yang dihasilkan, dan lain sebagainya.
2.1.2 Tata kerja pengadaan
Pekerjaan rutin dalam kegiatan pengadaan koleksi dimulai dari penyeleksian,
pemesanan, penerimaan, hingga inventarisasi.
a) Seleksi
Menyeleksi daftar pustaka dari berbagai sumber dan sarana pemilihan, katalog
penerbit, toko buku, tinjauan buku, rekan kerja di lingkungan internal, masyarakat
umum yang menjadi pelanggan, internet, dan sebagainya.
- Menyeleksi buku yang berasal dari hadiah atau tukar-menukar. Jika subjek tidak
sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, sebaiknya buku dihibahkan
kepada perpustakaan TBM lain.
- Mengecek daftar tersebut apakah koleksi sudah dimiliki perpustakaan, sekaligus
mengecek bibliografi atau verikasi dan disesuaikan dengan dana yang tersedia.
Pengecekan dilakukan pada daftar desidarata, katalog, daftar pesan dan daftar
bibliografi.
b) Pemesanan
- Jika membeli melalui agen, ketik daftar pesanan 2 rangkap (satu di dalam
jajaran katalog, satu sebagai daftar desiderata, dan satu untuk dikirim ke agen).
- Jika membeli melalui toko buku online, umumnya catatan hasil pesanan yang
dilengkapi dengan harga buku dan biaya pengiriman akan dikonfirmasi oleh
toko buku yang bersangkutan. Sistem pembayaran melalui kartu kredit.
4
c) Penerimaan
- Setelah buku datang, periksa faktur (invoice) dengan daftar pesanan. Jika cocok,
keluarkan kartu pesan dan sisipkan ke dalam buku. Jika tidak cocok karena
tidak pesan atau karena buku cacat, kembalikan buku ke agen untuk ditukar.
- Menyusun kartu pesan ke dalam jajaran daftar ‘buku dalam proses’.
d) Inventarisasi
- Menginventarisasi buku ke dalam buku induk. Buku induk berisi informasi
tentang nomor induk (nomor ditulis juga pada buku), tanggal pencatatan, data
buku yaitu nama penulis, judul buku, edisi dan tahun terbit, penerbit, harga
buku jika hasil pembelian dan sumber buku jika hasil hadiah atau tukar
menukar, dan keterangan.
- Bubuhi cap perpustakaan dan cap registrasi.
2.2 Pengolahan
Setelah bahan pustaka diterima dari bagian pengadaan, bahan pustaka mulai
diolah. Kegiatan ini perlu dilakukan secara cermat, sebab berkaitan dengan data
bibliografi, nomor panggil, penyusunan buku di rak, dan penyusunan kartu katalog di
lemari katalog. Pengolahan yang baik akan memudahkan sistem temu kembali (retrieval
system) dokumen secara cepat dan tepat.
2.2.1 Dasar-dasar Pengolahan
Dalam pembuatan katalog deskriptif yaitu kegiatan mencantumkan semua
informasi mengenai buku, mulai dari judul buku, penulis, penerbitan, edisi, sampai
deskripsi fisik digunakan AACR2. Kegiatan pengindeksan subjek adalah penentuan tajuk
untuk setiap koleksi, sementara itu penulisan tajuk entri adalah kegiatan yang penting
karena menentukan kemudahan akses pada suatu dokumen, di sini digunakan DDC.
Tahap terakhir pengolahan adalah memasukkan dan mencetak data dalam kartu katalog,
serta mencetak daftar pengerakan (shelflist) untuk kepentingan stock opname. Pada
pokoknya, pedoman yang digunakan adalah: Anglo-American Rules 2nd ed. (AACR2)
untuk membuat deskripsi bibliografi, atau Peraturan Katalogisasi Indonesia, edisi 4
5
(Perpustakaan Nasional, 1994); Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan, edisi 4
(Perpustakaan Nasional,1994) untuk menentukan tajuk subjek pustaka; Dewey Decimal
Classification (DDC) 21st ed. untuk menentukan nomor panggil pustaka; Dasar-dasar
analisis untuk pengindeksan subjek dokumen. Disadur dari karya A.G. Brown “An
Introduction to subject indexing section 2: subject analysis” (London, 1982).
2.2.2 Tata Kerja Pengolahan
Tata kerja rutin pengolahan dimulai dari pengatalogan deskriptif dan
pengatalogan subjek, pemberian perlengkapan fisik buku, hingga penyusunannya di rak.
a) Menerima bahan pustaka dari Bagian Pengadaan, yang disertai lembar kerja dan
daftar pengiriman.
b) Mengkatalog
- Catat data buku ke dalam lembar kerja. Keterangan yang perlu dicatat adalah
keterangan seperti yang dicatat dalam buku induk, ditambah deskripsi fisik buku
dan catatan eksemplar. Sisipkan lembar kerja pada buku.
- Membuat deskripsi bibliografi (gunakan AACR2), menentukan tajuk subjek
(gunakan Daftar Tajuk Subjek), pemberian notasi kelas (gunakan DDC).
- Setelah lembar kerja dicek, masukkan data ke dalam komputer dan cetak kartu
katalog.
- Keluarkan kartu pesan dari jajaran ‘buku dalam proses’, sisipkan ke dalam
buku.
c) Melengkapi fisik buku
- Lengkapi buku dengan perlengkapan fisik, yaitu sampul plastik jika perlu dan
label nomor panggil.
- Untuk keperluan layanan sirkulasi, lengkapi buku dengan kartu dan kantong
buku, serta lembaran atau slip tanggal kembali.
d) Menyusun buku di rak
- Susun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi (kegiatan ini disebut shelving).
Ada dua cara menyusun koleksi, yaitu penempatan relatif (berdasarkan nomor
kelas/subjek) dan penempatan tetap (berdasarkan nomor urutan pada rak).
Susunan bisa terpisah-pisah berdasarkan ukuran buku, dan kegunaan buku
6
(misalnya buku rujukan, buku biasa, dll). Untuk koleksi audiovisual sebaiknya
disimpan dalam ruangan ber-AC.
- Susun kartu katalog di laci katalog berdasarkan jajaran entri judul buku
berabjad, pengarang berabjad, subjek berabjad dan nomor klasifikasi.
Kemudian, susun kartu shelflist, yaitu katalog khusus untuk digunakan dalam
stock opname.
2.2.3 Prosedur Pengolahan Majalah dan Surat Kabar
Perbedaannya dengan pengolahan buku, majalah dan surat kabar tidak perlu
mengalami proses pengkatalogan dan perlengkapan fisik seperti pada buku atau pustaka
lain.
- Kirim pesanan berlangganan pada agen sesuai kebijakan perpustakaan, dapat
berlangganan beberapa bulan, setahun atau bahkan lebih. Jika waktu langganan
selesai, dapat diperpanjang.
- Jika majalah dan surat kabar datang, periksa fisik dan alamat tujuan. Jika cocok,
catat pada lembaran kardeks, jika tidak, kembalikan/klaim ke agen. Kardeks berisi
keterangan tentang judul majalah/surat kabar, alamat penerbit, frekuensi terbit,
volume serta nomor dan catatan tentang penerimaan selama satu tahun.
- Bubuhi cap perpustakaan dan cap tanggal penerimaan.
- Jika ada nomor yang belum diterima, kirim surat tagihan pada agen.
- Susun majalah dan surat kabar pada rak display berdasarkan alfabetis judul
majalah atau surat kabar.
- Simpan edisi lama dalam box bersama edisi sebelumnya yang diletakkan di rak
yang berbeda. Biasanya,majalah yang dianggap penting dijilid dalam jumlah edisi
tertentu
2.3 Layanan
Sistem layanan dibedakan dua jenis, yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup.
Layanan terbuka mempersilakan pemustaka memilih sendiri pustaka yang diminati dari
rak buku atau pustaka lainnya, sedangkan layanan tertutup tidak mengizinkan pemustaka
langsung ke rak.
7
2.3.1 Dasar-dasar Layanan Pemustaka
Layanan merupakan tugas penting, karena bagian inilah yang memegang peranan
dalam menyampaikan informasi kepada pemustaka. Pemustaka adalah seluruh
masyarakat, tidak membedakan usia, jenis kelamin, pendidikan, status, warna kulit, dan
sebagainya. Oleh karena itu petugas perlu memahami masyarakat di sekitarnya.
Salah satu unsur penting dalam layanan adalah petugas. Ia diberi wewenang untuk
melayani pemustaka sehingga diharapkan memiliki persyaratan sebagai berikut,
sebagaimana tercantum pula dalam kode etik pustakawan:
a. Sikap ramah dan sabar
b. Pengetahuan yang luas terutama yang relevan dengan organisasi tempat bekerja,
seperti visi dan misi organisasi, dan kegiatan setiap bagian di dalamnya. Petugas
juga perlu mengikuti setiap pertemuan yang berkaitan dengan kegiatan organisasi,
berdiskusi dengan karyawan lainnya serta mengikuti perkembangan profesi
bidang perpustakaan dan informasi.
c. Keterampilan dan keahlian dalam menggunakan bahan-bahan yang tersedia,
termasuk mengakses bahan elektronik.
d. Ketelitian
2.3.2 Jenis Layanan Pemustaka
Jenis layanan di perpustakaan khusus disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka.
Karena jenis pemustaka di TBM berbeda-beda, kebutuhan informasinya juga berbeda,
sehingga petugas perpustakaan dapat dengan lebih mudah memenuhi kebutuhan
pemustaka. Layanan yang disebutkan di sini, adalah layanan minimal atau layanan dasar
perpustakaan, jenis layanan lainnya sangat tergantung pada organisasi masing-masing:
a) Ruang baca. Suasana yang tenang dan nyaman perlu diupayakan agar pemustaka
dapat membaca dengan tenang.
b) Sirkulasi. Layanan yang menyangkut peminjaman dan pengembalian buku/bahan
pustaka.
c) Layanan rujukan, menyediakan buku-buku rujukan (referens) seperti kamus,
ensiklopedi, direktori, buku tahunan, sumber ilmu bumi, sumber riwayat hidup,
8
bibliografi, indeks dan abstrak, dan melayani menjawab pertanyaan yang
diajukan.
d) Pendidikan Pengguna. Perpustakaan perlu dan wajib memberikan layanan
orientasi dan pendidikan pemustaka kepada staf baru, agar mampu memanfaatkan
perpustakaan guna mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan
mereka. Kegiatan diadakan secara rutin bergantung kepada masa penerimaan
pegawai baru, mencakup kegiatan dan layanan di perpustakaan, bagaimana
menggunakan katalog perpustakaan/OPAC, susunan pustaka di rak, dan peraturan
perpustakaan yang harus ditaati.
2.3.3 Tata kerja layanan
Jenis layanan yang mendasar adalah layanan sirkulasi, yaitu peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka.
a. Peminjaman
Prosedur ini umumnya dilakukan di berbagai jenis perpustakaan. Berikut adalah langkah
awal hingga akhir yang dilakukan oleh pustakawan:
- Memeriksa kartu anggota pemustaka
- Mencatat pustaka yang akan dipinjam di catatan pustakawan
- Membubuhkan catatan tanggal buku harus dikembalikan di kartu peminjaman dan
lembar peminjaman
- Menyimpan kartu peminjaman di rak kartu
b. Pengembalian
- Memeriksa pustaka yang dikembalikan, robek, atau rusak
- Memeriksa apakah tanggal kembali tidak over due. Jika ya, pustakawan mengenakan
denda. Jika pemustaka menghilangkan koleksi, pustakawan meminta penggantian.
- Mencatat transaksi
3. Pengembangan koleksi
Pengembangan koleksi merupakan salah satu aspek penting dalam perpustakaan,
sebab seiring pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, penerbitan buku
semakin meningkat dan kemudahan membeli buku secara online pun semakin mudah,
9
otomatis membuat pengadaan koleksi di perpustakaan berkemungkinan semakin mudah
pula.
3.1 Evaluasi
Pengembangan koleksi perlu dilakukan secara periodik dengan melakukan
evaluasi. Dari hasil evaluasi, petugas perpustakaan dapat mengetahui keadaan nyata
koleksi perpustakaan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Hasil tersebut juga
digunakan sebagai alat kontrol dari kebijakan pengembangan koleksi, dan menentukan
kebijakan perawatan koleksi perpustakaan. Tujuan lain adalah untuk menghemat tempat
dan memberi tempat untuk koleksi yang lebih mutakhir dan menjadikan koleksi pustaka
lebih akurat, relevan, dan lebih menarik.
Evaluasi dapat dilakukan dengan inventarisasi (stock opname), yaitu memeriksa
bahan pustaka yang masih tercatat sesuai dengan katalog perpustakaan atau shelflist,
mencatat apakah masih ada di rak, dipinjam, atau hilang. Kegiatan ini dilakukan untuk
mengetahui keadaan koleksi ditinjau dari jumlah, pemanfaatan koleksi, serta kondisi fisik
pustaka. Kegiatan ini dapat dilakukan setahun atau dua tahun sekali, dengan
mengerahkan seluruh staf perpustakaan.
Karena kegiatan pengembangan selalu memanfaatkan hasil penelitian, dengan
demikian hal-hal yang perlu diteliti adalah:
a. Survei pemustaka. Survei yang dilakukan adalah penelitian tentang kebutuhan
dan kepuasan pemustaka terhadap perpustakaan.
b. Stock opname. Survei dilakukan untuk mengetahui kekuatan koleksi yang
dimiliki, mulai dari mutu, harga dan tingkat keterpakaiannya, dan bagaimana
cara menginformasikannya.
c. Penelitian perkembangan teknologi informasi. Survei dilakukan untuk
mengetahui kemajuan teknologi, mulai dari spesifikasi, harga, kualitas hingga
pemeliharaannya, agar perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi yang
praktis dan sesuai dengan kebutuhan.
d. Penjajagan kerjasama dan jaringan dengan lembaga-lembaga yang terkait
dengan lembaga induk. Hendaknya selalu disadari bahwa tidak ada satu pun
10
perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan semua orang dengan hanya
mengandalkan koleksi sendiri. Lembaga yang dimaksud adalah lembaga
pemerintahan, lembaga LSM, penerbit dan toko buku, universitas, atau
perpustakaan-perpustakaan lain seperti Perpustakaan Nasional.
e. Penelitian kinerja staf perpustakaan. Seluruh staf di bagian mana pun, tidak
hanya pengelola perpustakaan, sebaiknya diteliti tingkat kinerjanya. Dengan
demikian, setelah mereka mengetahui tingkat prestasi masing-masing, mereka
dapat diarahkan untuk pengembangan selanjutnya. Staf yang memiliki
kemauan untuk maju dan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik
adalah aset perusahaan yang sangat berharga.
3.2 Pemeliharaan koleksi
Kegiatan yang sering terlupakan adalah pemeliharaan koleksi (tentu saja tidak
semua). Hal ini bisa dimaklumi sebab pekerjaan ini memang memerlukan waktu, tenaga ,
dan biaya yang besar. Kondisi alam di Indonesia kurang mendukung kelestarian bahan
pustaka, sebab kelembaban yang tinggi dan udara kering, memungkinkan pertumbuhan
jamur dan hewan-hewan kecil perusak. Oleh karena itu, pekerjaan tersebut tidak rutin
dilakukan, hanya pada waktu-waktu tertentu, jadi seringkali terlupakan. Kegiatan
pemeliharaan koleksi meliputi:
a. Reproduksi: Koleksi yang tergolong langka (koleksi yang sulit atau jarang
ditemukan; koleksi yang berharga mahal; koleksi yang sering digunakan)
sebaiknya dilestarikan dengan memproduksi ulang, dengan cara memfotokopi;
atau membuatnya dalam bentuk mikro.
b. Penyiangan (weeding): Kegiatan ini merupakan proses berkesinambungan dan
dilakukan secara teratur untuk mengeluarkan pustaka dari jajaran koleksi. Kriteria
penyiangan antara lain: 1) Nilai atau kandungan informasinya sudah tidak sesuai
dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang mutakhir; 2) Pustaka yang isinya
sudah tidak lengkap, sudah dalam keadaan rusak berat dan tidak mungkin
diperbaiki kembali; 3) Sudah ada edisi baru yang lebih lengkap dan mutakhir
11
informasinya; 4) Sudah tidak pernah dipinjam lebih dari lima tahun dan
jumlahnya terlalu banyak; 5) Pustaka yang disensor.
c. Penjilidan: Penjilidan ulang dilakukan terhadap koleksi yang sampulnya rusak; koleksi
yang terlalu tipis; koleksi yang jilidannya lepas; atau sekumpulan majalah lepas.
d. Laminasi: Pustaka yang mempunyai sampul yang rapuh dan mudah koyak, atau
sampul kain yang mudah dihinggapi hewan-hewan kecil seperti rayap, sebaiknya
diberi pelindung plastik. Sebelumnya dapat dilakukan penyemprotan dengan
bahan kimia (coating).
Selain melakukan tindakan pemeliharaan, perpustakaan perlu mengetahui faktor-
faktor perusak pustaka, sehingga dapat mengambil tindakan pencegahan dan jika
terlanjur terjadi, mudah mengatasinya. Faktor tersebut adalah:
1. faktor fisik: perlakuan kurang tepat oleh manusia, debu dan kotoran dan cahaya
matahari yang langsung mengenai pustaka, bencana alam (banjir, kebakaran).
2. faktor kimiawi atau iklim: kelembaban udara tinggi, suhu udara yang fluktuatif,
reaksi kimia yang terjadikarena proses oksidasi dan hidrolisa materi pustaka, dan
pencemaran udara.
3. faktor hayati: jamur (cendawan), serangga (kecoak dan ngengat), dan hewan
pengerat terutama tikus. Untuk mengatasi ini, bisa dilakukan fumigasi, yaitu
mengasapi bahan pustaka agar jamur tidak tumbuh, binatang dan renik perusak
lainnya mati.
Tindakan pencegahan yang minimum dapat dilakukan adalah mengatur suhu
ruangan. Suhu ruangan yang ideal untuk mencegah kerusakan bahan pustaka adalah 20ºC
– 24ºC, dengan kelembaban 45% - 60% RH (relatif humidity). Untuk memperoleh suhu
ini diperlukan air conditioning (AC) pada ruang perpustakaan. Selain itu perlu dipasang
thermohygrometer untuk mengukur kelembaban udara. Untuk menjaga kestabilan suhu
ruangan, pemasangan AC sebaiknya selama 24 jam. Turun naiknya suhu udara akan
mempengaruhi turun naiknya kelembaban ruangan, dan hal ini akan mempercepat
kerusakan bahan pustaka.
12
Untuk menjaga keamanan dan mencegah kehilangan dan kerusakan bahan
pustaka diperlukan locker, meja pendaftaran pengunjung yang diawasi atau dijaga oleh
seorang staf perpustakaan (secara bergiliran), cermin kontrol untuk mengawasi tingkah
laku dan kegiatan pemustaka di perpustakaan atau pintu turnstyle untuk mengatur arus
keluar masuk pemustaka di perpustakaan.
~ o0o ~
Daftar Pustaka
Clayton, Peter and G.E. Gorman. (2001). Managing information resources in libraries: collection management in theory and practice. London: Library Association Publishing.
Sedijoprapto, Endang I. 2001. Perpustakaan khusus: keberadaannya dalam dalam institusi serta dasar-dasar pengelolaannya. Jakarta: CV. Maju Bersama.
Stueart, Robert D. dan Barbara B. Moran. 2002. Library and information center management. Sixth edition. Westport, Connecticut: Libraries Unlimited.
Sutarno, NS. 2004. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktik. Jakarta: Samitra Media Utama.
13
Contoh 1.LEMBAR KERJA PENGATALOGAN BUKU
NOMOR INDUK:……………….
No. Klas : ………………………………………………………………….……………………………..Judul : ………………………………………………………………….……………………………..
..………………………………………………………………….…………………………….. ……………………………..…………………………………………………………………..Pengarang/Penganggung Jawab : ………………………………………………………………….……………………………..Edisi / cetakan : ………………………………………………………………….……………………………..Imprint : ………………………………………………………………….……………………………..Tempat Penerbitan : ………………………………………………………………….……………………………..Penerbit : ………………………………………………………………….……………………………..Tahun Terbit : ………………………………………………………………….……………………………..Deskripsi Fisik : ………………………………………………………………….……………………………..Jilid / Volume : ………………………………………………………………….……………………………..Jumlah Halaman : ………………………………………………………………….……………………………..Ukuran (Tinggi x lebar) : ………………………………………………………………….……………………………..Keterangan Fisik Lainnya : ………………………………………………………………….……………………………..Judul Seri : ………………………………………………………………….……………………………..Judul Asli : ………………………………………………………………….……………………………..
..………………………………………………………………….……………………………..
..………………………………………………………………….……………………………..
Catatan Bibliografi : ………………………………………………………………….……………………………..ISBN ` : ………..……………………………………………………….……………………………..Entri Utama Orang : ………………………………………………………………….……………………………..Entri Utama Badan Koperrasi : ………………………………………………………………….……………………………..
.………………………………………………………………….……………………………..
14
Entri Utama Pertemuan : ………………………………………………………………….……………………………..
..………………………………………………………………….……………………………..
Entri Tambahan : 1………………………………………………………………………………………………..
2………………………………………………………………………………………………..
3………………………………………………………………………………………………..
Subjek : 1. ……………………………………………………………………………………………..
2. ……………………………………………………………………………………………
Lain-Lain : ………………………………………………………………….……………………………..Jumlah Eksemplar : ………………………………………………………………….……………………………..Harga : ………………………………………………………………….…………………………….. Sumber : ………………………………………………………………….……………………………..
Jakarta,………………200..
(………………………………..) Pengatalog
15
Contoh 2. Lembar Inventarisasi
Formulir Penerimaan Majalah (Kardeks)
Logo Nama Majalah : …………………………………………………………………………….Frekuensi : …………………………………………………………………………….Data Penerbit : ……………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….ISSN : …………………………………………………………………………….
Formulir Penerimaan Surat Kabar (Kardeks)
Logo
Nama surat kabar : …………………………………………………….., Tahun : ………………Data penerbit : …………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………….…
BLN/TGLJanuariFebruariMaretAprilMeiJuniJuliAgustusSeptemberOktoberNovemberDesember
16
Contoh 3. Alur Pengadaan Buku/Majalah dan Surat Kabar
17
Mulai
Usulan & seleksi dengan alat bantu
Periksa katalog / kardeks
Ada ?
tidak
Dicatat dalam daftar
Setuju ?
Pembelian / Berlangganan
Selesai
tidak
ya
Selesaiya
Tangguhkan Simpan / desiderata
Contoh 4. Tampilan pembelian buku di internet
18
Contoh 5. Alur Kerja Pengolahan Buku/Majalah dan Surat Kabar
19
Membuat deskripsi
ya
tidak
tidak
ya
Selesai
Mulai
Membuat nomor panggil dan subjek
Cek?
Perbaikan
Setuju?
Berlangganan /Pembelian
Simpan dokumenke desiderata
Selesai
Tangguhkan pembelian
Contoh 6. Alur Kerja Peminjaman dan Pemesanan Buku
20
Lihat katalog Lihat koleksiDi rak
Cari buku di rak
Ada?
Buku diambil
Serahkan ke petugas
Entri data ke komputer
Beri cap tanggal kembali
Formulir peminjaman di tandatangani oleh peminjam
Ada?
Tanya kepetugas
Dipinjam?
Beritahupeminjam
Pesan?
Masukkan data pesanan ke komputer
Catat untuk pemeriksaan
Buku diserahkan
Tidak
Ya
Mulai
Selesai
Selesai
Kartu Buku Dijajarkan
Contoh 7. Perlengkapan fisik buku
Lembar peminjaman
Judul buku: …………………Penulis: ……………………..Nomor panggil: ……………..
Harus kembali tanggal Nama peminjam
Kartu peminjaman
658.8 Penulis 3331/99Har JudulP
No.: …………..Nama: ………..Alamat: ………Berlaku Ss/d tgl. …HARUS KEMBALI PEMINJAM
21
22