Manajemen Waktu Sabtu, 01 Desember 2012Manajemen Waktu

Manajemen Waktu

Pengertian Manajemen Waktu

Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang bisa saja kita dapatkan kembali jika hilang atau mungkin kita bisa mendapatkan gantinya, sedangkan waktu yang hilang sampai kapanpun tidak akan pernah bisa kembali.

Lalu sudah seberapa maksimalkah kita memanfaatkan waktu kita yang berharga ini ? Kebanyakan dari kita hanya menghabiskan waktu dengan sia-sia dan akhirnya menyesal. Sebenarnya jika kita ingin mengatur kehidupan kita, merubahnya menjadi menyenangkan itu mudah saja, yang kita butuhkan adalah mengatur waktu kita sebaik-baiknya. Pengaturan waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan.

Lalu apa itu manajemen waktu ?

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satusumberdaya unjukkerja. Sumber daya yang mesti dikelola secaraefektifdan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

Pentingnya Manajemen Waktu

Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :

Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah. Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas. Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat membantu Kita menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk pertanyaan Mengapa Saya harusme-managewaktusaya?

Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat :1. Membantu Kita membuat prioritas.Misalnya bertemu kekasih yang sudah seminggu tak bertemu atau mengejakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul besok.2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda.Nah biasanya hal yang satu ini yang membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen waktu adalah obatnya.3. Membantu kita menghindari tabrakan waktu.Dengan menulis semua aktivitas, tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.4. Memberi kita kebebasan dan kendali.Manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita, memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya.5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan nyaman jika kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa sebuah rencana untuk mengerjakan tugas kita saat ini. Kita mungkin merasa kepala kita terbebani. Bahkan juga ketika kita tidak sedang mengerjakan tugas tersebut.6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita.Jika kita menyadari bahwa kita dapat membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui bahwa kita memang tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, sedang dalam posisi apa saya ini? artinya dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk itu.

Prinsip Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

Tiga Kategori Prioritas Waktu

Jangan dikerjakan Kerjakan Nanti Kerjakan Sekarang

Tabel 1 Kategori Prioritas WaktuNOKategori Prioritas Waktu

KategoriKarakteristik

1.Jangan Dikerjakan Masalah dapat hilang tanpa diatasi Sudah kedaluarsa Dapat dikerjakan oleh orang lain

2.Dikerjakan Nanti Tidak disertai jatuh tempo Dapat ditunda Dapat diperlambat

Alasan penundaan tugas : Tidak ingin memulai Tidak tahu dari mana memulai Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai

3.Dikerjakan SekarangKebutuhan unit operasional harianKegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal : Kebutuhan staf Kebutuhan peralatan Rapat

Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi(Menunda pekerjaan)

Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah) Deadlinemembuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

2. Perfeksionis

Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah) Dapat mengarah keprokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang

3. Tidak Mampu membuat prioritas

Tidak bisa memboboti / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat ringannya pekerjaan. Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

Tips Manajemen Waktu

Ada dua jenis waktu, waktu pada jam dan waktu sebenarnya (waktu nyata). Dalam waktu pada jam, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, dua puluh empat jam dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Waktu ini berlalu sama cepatnya. Saat seseorang berusia 50, mereka benar-benar berusia 50. Tidak ada yang kurang ataupun lebih.Dalam waktu sebenarnya atau waktu nyata, semua waktu itu relatif. Waktu bisa berlalu tergantung dengan apa yang Kita lakukan. Dua jam dalam sebuah pabrik motor bisa terasa seperti dua belas tahun. Dan dua belas tahun masa kanak-kanak kita bisa terasa seperti dua jam saja.Praktekan beberapa teknik di bawah ini untuk menguasai pengaturan waktu Kita!1. Bawalah jadwal, dan ingatlah seluruh isi pemikiran Kita, percakapan, dan kegiatan yang harus Kita lakukan selama seminggu. Ini akan membantu Kita untuk memahami berapa banyak hal yang dapat Kita selesaikan dalam satu hari, dan kapan waktu-waktu berharga Kita akan berlalu. Kita akan dapat melihat berapa banyak waktu yang Kita luangkan untuk mencapai hasil, dan berapa banyak waktu yang telah Kita buang untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif.2. Segala kegiatan dan percakapan yang penting untuk kesuksesan Kita harus ada jangka waktunya. List pekerjaan Kita akan bertambah sangat banyak jika Kita mengisinya dengan hal-hal yang tidak bisa dikerjakan. Buatlah jadwal untuk diri Kita sendiri dimana Kita bisa meluangkan waktu untuk berpikir dan melakukan hal-hal yang produktif bagi diri Kita. Lakukanlah hal ini secara disiplin.3. Rencanakanlah setidaknya 50% dari waktu yang Kita miliki untuk menghasilkan hal yang produktif.4. Rencanakanlah waktu untuk beristirahat, menarik diri dari semua kesibukan yang Kita miliki.5. Luangkan 30 menit pertama setiap harinya untuk merencanakan hari Kita. Jangan memulai aktivitas Kita sebelum Kita selesai merencanakannya. Saat yang paling penting dalam hari Kita adalah saat dimana Kita merencanakannya.6. Luangkan waktu selama 5 menit untuk setiap undangan dan keputusan yang harus Kita datangi dan Kita ambil. Ini akan membantu Kita memperlihatkan prioritas yang harus diutamakan, dan membuat Kita merasa bahwa waktu tidak berlalu begitu cepat. Luangkan pula 5 menit setelah aktivitas atau keputusan yang Kita ambil untuk menentukan apakah target yang Kita tentukan hari ini tercapai atau tidak. Apakah ada yang terlewat, atau tidak.7. Jangan ragu-ragu untuk menolak interupsi dari siapapun juga saat Kita benar-benar harus mengerjakan sesuatu sampai selesai.8. Berlatihlah untuk tidak mengangkat semua telepon yang masuk, atau mengecek e-mail yang masuk hanya karena handphone Kita berdering. Matikanlah koneksi telepon Kita. Jangan berikan perhatian Kita secara mudah kepada orang lain kecuali hal itu benar-benar krusial dalam bisnis Kita. Jika hal itu benar-benar menentukan bisnis Kita kedepannya, Kita malah harus menyediakan jadwal khusus untuk meladeninya.9. Blokirlah semua hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti Facebook dan sosial media yang lain.10. Ingatlah bahwa mustahil untuk menyelesaikan semuanya. Dan ingatlah bahwa hal yang baik adalah membuat dua puluh persen kegiatan Kita menghasilkan delapan puluh persen dari hasil kita.