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MANDAMENTOS PARA UM PROFISSIONAL DE DEPARTAMENTO PESSOAL10OS
Claudio Nasajon
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Uma das operações mais críticas de uma empresa é o processo de Departamento Pessoal. O desafi o que estes profi ssionais enfrentam requer competências como fl uidez nos procedimentos, fl exibilidade e efi ciência. Afi nal, é este o departamento responsável por entregar na mão de cada funcionário a recompensa pelo mês inteiro de trabalho. E essa simples função pode impactar diretamente na motivação das equipes, confi ança na empresa e, acima de tudo, produtividade.
MANDAMENTOS PARA UM PROFISSIONAL DE DEPARTAMENTO PESSOAL10OS
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Seja um profissional extraordinário
De acordo com uma pesquisa, os processos para
pagamento realizados pelo DP tomam, em média, 35%
do tempo de trabalho da área. E, hoje em dia, com
cenários cada vez mais complexos, o ideal é investir mais
tempo na estratégia, e não, na operação.
Por isso, nós elencamos 10 mandamentos que todo o
DP deve seguir para alcançar maiores resultados com
profissionais simplesmente extraordinários.
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Por favor, antes de tudo, organize-se!
1.A quantidade de informações e números que um Departamento
Pessoal lida diariamente é muito vasto e inclui centenas de dados
essenciais para a empresa. Além disso, ainda há a necessidade de
o profi ssional se ajustar à realidade de cada empresa, que pode
variar de acordo com políticas, regras e cultura.
Dessa forma, ser organizado é o primeiro passo para ser
efi ciente. Isso quer dizer alinhar processos e classifi car
demandas como diárias, semanais, mensais e semestrais. É
importante ressaltar que nessas horas, um sistema pode ser a
chave para alcançar um resultado efi caz, mas isso não exclui a
necessidade de se organizar.
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Prevenir antes de remediar
Foi constatado que 14% das causas de retrabalho estão
ligadas à perda de informações.
Por isso, guardar históricos pode signifi car salvação para
o Departamento Pessoal. Ou seja, todos os processos
burocráticos, documentos e acontecimentos precisam ser
armazenados, antecipando necessidades. Mas, não adianta
registrar essas informações sem uma ordem lógica, que
facilite a localização. Crie categorias, elenque em ordem
alfabética, organize por data e qualquer outro fi ltro que faça
sentido na sua rotina.
O único cuidado é deixar claro para toda a equipe como estão
organizadas as informações, além de criar um padrão para
manuseá-las. Assim, o histórico se torna fácil, poupa tempo e
dura para sempre.
2.
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Profissionais mais valiosos = profissionais mais atualizados
Os profi ssionais de DP estão acostumados com leis e regras para
desenvolver suas atividades. Porém, o mundo está em constante
mudança… e o governo brasileiro também!
Para acompanhar as atualizações de impostos e legislações, é
fundamental estar em contato com ferramentas de atualização –
cursos, palestras, fóruns. A melhor forma é adotar um sistema com
atualizações em tempo real, que permita a adequação automática
dos seus processos aos do governo. Mas isso não elimina a
importância de um profi ssional de DP com conhecimento atualizado.
Ele é capaz de transmitir a confi ança que a empresa precisa na hora
de tomar decisões ou estabelecer processos. Que tal se transformar
em uma referência nos processos legais da Folha de Pagamento?
Por que não sair na frente com todas as informações sobre a
implantação do eSocial?
Investir na sua própria capacitação, como profi ssional de DP, é uma
forma certeira de se destacar e agregar valor à sua posição dentro
da empresa. Mas, claro, não deixe de multiplicar o seu conhecimento
entre sua equipe. Ela também é a chave para o seu sucesso.
3.
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Olha a comunicação, hein!
4.Não adianta “ser bom” naquilo que você faz. Se você não
souber se comunicar com clareza, não estará aproveitando
toda a sua capacidade.
Leia isso 100 vezes: é essencial que um profi ssional de DP
transmita para a empresa, de forma efi ciente, suas demandas
e seus processos.
É muito comum que o DP seja consumido por uma rotina
muito específi ca e se torne relevante apenas para corrigir ou
alertar funcionários. Mas uma das áreas principais de uma
empresa não pode se limitar a isso! Redija e divulgue seus
procedimentos. Envie lembretes sobre seus prazos. Atualize
seus pares sobre realizações. Quanto mais você aproximar
sua rotina das outras áreas, mais conhecidos vão fi car seus
processos e mais pessoas conseguirão segui-los.
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Trabalhe com as melhores ferramentas
5.Para ser um bom profi ssional, você precisa conhecer as
melhores ferramentas que o mercado oferece para auxiliar
na administração dos processos.
O primeiro passo para isso é estar atualizado com tendências
e inovações, lançadas a todo momento e capazes de
multiplicar resultados. Depois, identifi que as soluções que
melhor se adequem à necessidade da sua área. Também é
essencial buscar referências. Hoje em dia, uma rápida busca
na internet traz opiniões de usuários, sejam elas positivas
ou negativas.
Por exemplo, ao escolher um sistema, busque informações
sobra a velocidade que ele suporta, o atendimento de suporte
oferecido, valores e funcionalidades. Estes são indicadores
que, quando considerados, aumentam as chances de escolher
o produto ideal.
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Garanta sua performance com auditorias
6.Implantar auditorias periódicas é uma forma de obter controle
da qualidade do DP e detectar gargalos. Então, é indicado
desenhar um fl uxograma para auditorias da equipe, dos
procedimentos e, inclusive, da opinião de clientes externos.
Quanto mais detalhado for o seu fl uxo – ou seja, separado por
fases, prazos e resultados que precisam ser medidos, mais fácil
de adiantar contratempos, detectar erros, promover mudanças
e, acima de tudo, registrar os resultados positivos da área.
Uma auditoria é capaz de investigar causas e identifi car fontes
de erros, por exemplo, e criar oportunidades de melhorar
performances de forma efi caz, assertiva e rápida.
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Transparência e ética precisam estar no sangue!
7.Talvez, um grande diferencial do perfi l de um profi ssional de
Departamento Pessoal seja a transparência e a ética. Isso
porque é este profi ssional que detém uma enorme quantidade
de informação confi dencial. Toda a área de DP precisa ter
no DNA o compromisso com os dados da empresa e dos
funcionários. Mas isso não é novidade, não é mesmo? O fato é
que a melhor forma de transmitir este compromisso é adotar
uma postura absolutamente ética e transparente. Ou seja, as
informações confi denciais precisam ser guardadas, enquanto
as informações que impactam diretamente os funcionários,
precisam ser comunicadas com 100% de transparência.
O vazamento de algum dado ou a omissão de outro, pode
causar mal entendidos que colocam em pauta o rendimento e
a confi ança da área.
Crie uma missão, visão e valores da sua área. Proponha
imprimir em um quadro e pendurar em uma das paredes.
Divulgar esse tipo de conduta nunca é demais.
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Negocie com fornecedores
8.O Departamento Pessoal, em geral, centraliza a gestão de
diversos fornecedores, como vales –refeição, seguros e outros
benefícios que variam de empresa para empresa.
Muitas vezes, estes fornecedores são contratados e
permanecem atendendo à empresa por um longo tempo.
Se alguma política – seja do fornecedor ou da empresa, não
mudar, é capaz de os contratos durarem para todo o sempre.
Obviamente, existe um ponto positivo nisso que é a
construção de um relacionamento de confi ança e fl exibilidade
com estes fornecedores – o que quebra um galho! Mas há um
fator que pode ser bastante negativo...
Não abrir uma concorrência periódica para fornecedores,
acaba deixando a empresa sem referência quanto a preços
praticados e soluções oferecidas. O DP, como área estratégica,
deve ser o gerenciador destes serviços para otimizar os
investimentos e detectar oportunidades.
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Excelência nas entregas
9.Que tal obter excelência em todas as suas entregas? Melhor que
isso... que tal ofi cializar esta excelência para toda a empresa?
Os complexos processos do Departamento Pessoal, muitas
vezes, passam despercebidos pelo seu cliente interno.
Assim, para ressaltar seu atendimento em termos de prazo,
qualidade e efi ciência, é importante implantar uma pesquisa
pós-solicitação. Por exemplo, você pode enviar um e-mail
pedindo uma nota em relação a estes quesitos e calcular uma
média da satisfação da empresa em relação ao seu trabalho.
Além deste número poder ser um indicador estratégico para a
empresa, o canal pode ser uma abertura para os funcionários
demonstrarem suas opiniões.
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Reconheça seu valor
10.Por fi m, mantenha sempre em mente o pilar que você
representa para a empresa e se aproprie deste lugar. Afi nal, os
profi ssionais de DP são desafi ados diariamente por complexos
processos, que impactam diretamente em dois fatores mais do
que estratégicos para uma empresa: estar em dia com as leis e
manter os funcionários motivados.
Portanto, mantenha o olhar além das paredes do seu setor.
Embora o DP reporte ao RH ou ao Financeiro, este é o
departamento de interseção entre todos os outros, desde
sempre e em qualquer lugar do mundo!!!
Cuidado para não se limitar às operações e às rotinas do adia a
dia e acabar se desconectando da estratégia fi nal. Seu trabalho
conta com as metas da empresa e as metas da empresa contam
com o seu trabalho! ;-)
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Claudio Nasajon