manual anexo configuración & administración · organismos de control y los representantes del...

SEPA_v2-1_MANUAL_ESP_ANEXO_CONFIGURACION

Página 1 de 12 – Versión actualizada al 18-11-2014 © SEPA 2014. Integrated by ITBN, Developed by Latinvia - LTV Technology®.

Manual Anexo Configuración & Administración

Versión v.2.1



Índice

1 Introducción ........................................................................................................ 3 2 Estructuras Funcionales y de Administración Interna del SEPA ................... 6 2.1. Administración Local .......................................................................................... 6 2.1.2. Grupos ............................................................................................................. 6 2.1.3. Funcionarios – Banco ...................................................................................... 6 2.1.4. Organismos ..................................................................................................... 6 2.1.5. Contactos – Organismos ................................................................................. 6 2.1.6. Métodos de Adquisición .................................................................................. 7 2.1.7. Métodos de Selección ..................................................................................... 7 2.1.8. Tipos de Transferencias .................................................................................. 7 2.1.9. Documentos de Licitación Base ...................................................................... 7 2.1.10. Jurisdicciones .................................................................................................. 7 2.1.11. Reportes de Administración ............................................................................ 7 2.2. Configuración Regional ...................................................................................... 8 2.2.2. Parámetros Generales .................................................................................... 8 2.2.3. Regiones ......................................................................................................... 8 2.2.4. Sucursales ....................................................................................................... 8 2.1.12. Sectores .......................................................................................................... 8 2.1.13. Sub-sectores ................................................................................................... 8 2.1.14. Componentes .................................................................................................. 8 2.1.15. Formatos de Contrato por Categoría de Gasto ............................................... 8 2.1.16. Beneficiarios de Subsidios .............................................................................. 9 2.1.17. Estados de Contrato ........................................................................................ 9 2.1.18. Tipo de Consultoría ......................................................................................... 9 2.1.19. Roles de Consultores Individuales .................................................................. 9 2.1.20. Formas de Contrato ......................................................................................... 9 2.1.21. Versión de Normas de Adquisiciones .............................................................. 9 2.1.22. Versión de Normas de Consultoría .................................................................. 9 2.1.23. Esquemas de Revisión .................................................................................... 9 2.1.24. Glosario ........................................................................................................... 9 2.1.25. Glosario Misceláneos ...................................................................................... 9 2.1.26. Diccionario ..................................................................................................... 10 2.1.27. Funcionarios Regionales ............................................................................... 10 2.1.28. Contactos de Organismos Regionales .......................................................... 10 2.2 Mensajes y Avisos del Sistema ........................................................................ 11 2.2.1 Avisos de Generación de Proyectos .............................................................. 11 2.2.2 Avisos de Cambio de Estados de PAs .......................................................... 11 2.2.3 Auditoria de Mensajes ................................................................................... 12



1 Introducción El Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA) es una plataforma que gestiona y brinda acceso a información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados. Dichos contratos son presentados en Planes de Adquisiciones (PA) adentro de los Proyectos, donde las Unidades Ejecutoras -en sus distintos niveles1- planifican las adquisiciones que serán llevadas a cabo durante un período definido. En consecuencia, esta información permite conocer los planes previstos para cada proyecto, el progreso en la ejecución del plan, y el detalle específico de cada uno de los contratos financiados bajo el proyecto. El SEPA es útil no sólo para los expertos en adquisiciones sino también para todos los actores vinculados al proyecto, dado que presenta además de información técnica datos de gran utilidad para la gestión. Permite planificar las actividades y hacer el seguimiento al presupuesto global del proyecto, como así también obtener indicadores2 sobre la implementación de proyectos, eficiencia en los procesos de adquisiciones y administración de los contratos. Asimismo, el SEPA es útil para la sociedad civil, la comunidad de negocios y el público en general. La información que el sistema entrega agrega una gran dosis de transparencia a la gestión de los proyectos financiados. El SEPA tiene una estructura conformada por los siguientes componentes:

• Extranet de Administración del Sistema: es de acceso restringido para funcionarios del Banco y de las Unidades Ejecutoras de Proyectos. A través de la misma se pueden crear y administrar los PA de los distintos proyectos (tanto en lo referente a planificación como a ejecución de los distintos procesos a lo largo de toda la vida del proyecto). El acceso a la Extranet se realiza a través de la Web: http://extranet.iniciativasepa.org:

1 Organismos Prestatarios, Agentes Financieros y Unidades Ejecutoras y Sub-Ejecutoras, Centralizadas y Descentralizadas. 2 Ver Anexos.



• Portal Regional: es de acceso público y libre. A través del mismo la sociedad civil, los organismos de control y los representantes del sector privado, entre otros, obtienen información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados a nivel regional, multi-organismo y multi-idioma. Se puede acceder al mismo en la siguiente dirección: http://www.iniciativasepa.org/:

• Micrositio de País: es de acceso público y libre. A través del mismo la sociedad civil, los organismos de control y los representantes del sector privado, entre otros, obtienen información básica sobre todos los contratos de obras, bienes y servicios a través de los cuales se implementan los proyectos financiados de cada país, contando adicionalmente



con información general y de contacto del país multi-idioma. Se puede acceder al mismo en la siguiente dirección: http://www.iniciativasepa.org/:

Todos estos componentes trabajan sobre una Base de Datos que cuenta con un diseño de programación sólida y segura, con esquemas de integración con otros sistemas a través del Framework de Integración del SEPA. Cabe destacar que el SEPA ha sido diseñado para múltiples Browsers, actualmente está homologado para IExplorer-v8.x y Chrome-v24.x o superiores3. En este anexo se describen y detallan todas las funcionalidades de administración y configuración del SEPA.

3 Recomendamos actualizar su navegador si está ingresando con una versión anterior.



2 Estructuras Funcionales y de Administración Interna del SEPA

2.1. Administración Local

2.1.2. Grupos

Las funciones de configuración de Grupos tienen que ver con los distintos grupos, sectores y/o gerencias del Banco que trabajen sobre el SEPA. 2.1.3. Funcionarios – Banco

Las funciones de configuración de Funcionarios tienen que ver con todos los recursos internos del Banco, su pertenencia a Grupo & Sucursal, sus datos y los permisos dentro de los distintos procesos en el SEPA. A priori los permisos se definen con los siguientes roles generales que son:

o Funcionario TIPO Director. o Funcionario TIPO Gerente de Proyecto. o Funcionario TIPO Líder de Sector. o Funcionario TIPO Oficial de País. o Funcionario TIPO Oficial de Gobierno. o Funcionario TIPO Consultor. o Administrador.

De la misma manera se define en este menú los roles para cambio de estado:

o Estado ENVIAR CON OBSERVACIONES. o Estado ACEPTAR PARA N.O.. o Estado APROBAR Y PUBLICAR (Gerente Proyectos).

Finalmente una funcionalidad definida en esta opción es la posibilidad de asignación automática a todos los Proyectos para un usuario determinado, esto es para los usuarios que por los motivos que sea tienen que acceder a todos los proyectos. 2.1.4. Organismos

Las funciones de configuración de Organismos tienen que ver con todos los Organismos de los Proyectos que trabajen sobre el SEPA y sus datos. 2.1.5. Contactos – Organismos

También se tienen las funciones de configuración de Contactos de Organismos, que tienen que ver con todos los contactos de los Organismos y de las Unidades de Coordinación y Ejecución, su pertenencia, sus datos y los permisos dentro de los distintos procesos en el SEPA. A priori los permisos se definen con los siguientes roles generales que son:

o Contacto TIPO Aprobación. o Contacto TIPO Consulta. o Contacto TIPO Edición.

De la misma manera se define en este menú los roles para cambio de estado:

o Estado ENVIAR.



2.1.6. Métodos de Adquisición

Las funciones de configuración de Métodos de Adquisición tienen que ver con todos los métodos de adquisición que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.7. Métodos de Selección

También se tienen las funciones de configuración de Métodos de Selección, que tienen que ver con todos los métodos de selección que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.8. Tipos de Transferencias

Las funciones de configuración de los distintos Tipos de Transferencias tienen que ver con las sub-categorías de transferencias de los préstamos a administrarse en el SEPA. 2.1.9. Documentos de Licitación Base

Las funciones de configuración de Documentos de Licitación Base tienen que ver con todos los documentos de licitación base que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.10. Jurisdicciones

Las funciones de configuración de Jurisdicciones (Provincias, Estados, etc.) tienen que ver con todos los tipos de jurisdicciones en que se segmenten los proyectos que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.11. Reportes de Administración

El SEPA brinda en este módulo una serie de reportes de administración:



2.2. Configuración Regional

2.2.2. Parámetros Generales

Las funciones de configuración de los Parámetros Generales tienen que ver con los parámetros o valores preestablecidos del sistema SEPA en el Banco. Se definen los valores predeterminados de todo el sistema (Grupos predeterminados, valores predeterminados de umbrales, etc…). 2.2.3. Regiones

Las funciones de configuración de las Regiones tienen que ver con la definición de las distintas Regiones en que se organicen los distintos países del Banco. 2.2.4. Sucursales

Las funciones de configuración de las Sucursales tienen que ver con la definición de las distintas Sucursales del SEPA. 2.1.12. Sectores

Las funciones de configuración de Sectores tienen que ver con todos los sectores en que se segmenten los proyectos que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.13. Sub-sectores

También se tienen las funciones de configuración de Sub-sectores, que tienen que ver con todos los sub-sectores en que se segmenten los sectores de los proyectos que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.14. Componentes

En esta sección se listan los distintos Componentes utilizados en distintos Proyectos del SEPA. 2.1.15. Formatos de Contrato por Categoría de Gasto

Las funciones de configuración de Formatos de Contrato tienen que ver con los formatos de contrato que por tipo de categoría de gasto se requiere para que se trabajen sobre el SEPA. La organización del SEPA en cuanto a Categoría de Gasto se define a priori en:

Código Categoría O Obras B Bienes S Servicios

SC Servicios - Capacitación SG Servicios - Gastos Operativos CF Consultoría - Firmas CI Consultoría - Individuos TS Subsidios TP Proyectos Comunitarios TO Otras Transferencias



2.1.16. Beneficiarios de Subsidios

Las funciones de configuración de Beneficiarios de Transferencias tienen que ver con todos los tipos de beneficiarios de las categorías de transferencias que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.17. Estados de Contrato

Las funciones de configuración de Estados de Contrato tienen que ver con los estados posibles de los contratos que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.18. Tipo de Consultoría

Las funciones de configuración de Tipos de Consultoría tienen que ver con todos los tipos que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.19. Roles de Consultores Individuales

Las funciones de configuración de Roles tienen que ver con todos los roles posibles con los que los Consultores Individuales contratados se desee que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.20. Formas de Contrato

Las funciones de configuración de Sistemas de Contratación tienen que ver con todos los sistemas de contratación que se trabajen sobre el SEPA. 2.1.21. Versión de Normas de Adquisiciones

Las funciones de configuración de Normas de Adquisiciones tienen que ver con todas las versiones de normas que se definen. 2.1.22. Versión de Normas de Consultoría

También se tienen las funciones de configuración de Normas de Consultoría, que tienen que ver con todas las versiones de normas que se definen. 2.1.23. Esquemas de Revisión

Las funciones de configuración de Esquemas de Revisión tienen que ver con todos los requerimientos de esquemas de revisión ex – ante que se definen por categoría de gasto. 2.1.24. Glosario

Las funciones de configuración de Glosario tienen que ver con todos los contenidos de las páginas de Ayuda de cada una de las pantallas del SEPA, que permiten y tienen como objetivo ayudar y asistir a los usuarios en sus distintas funciones y perfiles de trabajo. 2.1.25. Glosario Misceláneos

También se tienen funciones de configuración de Glosario Misceláneos, que tienen que ver con todos los términos y definiciones que nos están incluidos en si en el resto de menús de



configuración del SEPA y que son necesarios tanto para la EXTRANET como para el MICROSITIO. 2.1.26. Diccionario

Las funciones de configuración del Diccionario tienen que ver con la administración de los distintos términos del sistema y su traducción a distintos idiomas. 2.1.27. Funcionarios Regionales

Las funciones de configuración de Funcionarios Regionales tienen que ver con la gestión más simple de acceso a todos los Recursos Internos del Banco en los distintos países. 2.1.28. Contactos de Organismos Regionales

Las funciones de configuración de Contactos de Organismos Regionales tienen que ver con la gestión más simple de acceso a todos los Contactos en los distintos países.



2.2 Mensajes y Avisos del Sistema

2.2.1 Avisos de Generación de Proyectos

El sistema permite parametrizar envíos de mensajes salientes relacionados con los tiempos de no movimientos en Proyectos y PA. 2.2.2 Avisos de Cambio de Estados de PAs

El sistema permite parametrizar envíos de mensajes salientes relacionados con los cambios de estado de los PAs. De esta manera estos eventos reflejados en el work-flow permiten definir destinatarios de estos avisos. Pudiendo parametrizar formatos, destinatarios, plazos, etc., aparte de poder agregar un contenido puntual el usuario que esta disparando un cambio de estado y su aviso:

Estado Asunto Mail Organismo Mail Gerente de Proyecto

Mail Revisor de Proyecto

EN PROCESO

ENVIADO CON OBSERVACIONES

Proyecto #ProyectoCod# - Nuevo estado #Estado#

El Banco ha revisado el ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# y lo ha enviado con observaciones para su revisión.

CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# y lo ha enviado con observaciones para su revisión.

CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# y lo ha enviado con observaciones para su revisión.

ENVIADO


El Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# ha enviado un ISA nuevo para su no objeción. (+ nota al pie: Favor de remitir este mensaje al Especialista en Adquisiciones que corresponda)

ACEPTADO PARA N.O.


El ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# ha sido revisado por #FichaM# y se considera aceptable para otorgar la No Objeción.

CC: El ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# ha sido revisado por #FichaM# y se considera aceptable para otorgar la No Objeción.

APROBADO


El Banco ha revisado el ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# y no tiene objeciones a su implementación.

CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# y no tiene objeciones a su implementación.

CC: El Banco ha revisado el ISA correspondiente al Proyecto #ProyectoCod# - #Proyecto# y no tiene objeciones a su implementación.



Estado Asunto Mail Organismo Mail Gerente de Proyecto

Mail Revisor de Proyecto

ARCHIVADO

2.2.3 Auditoria de Mensajes

Este reporte muestra los mensajes internos de la plataforma, contando con un esquema de filtrado para poder monitorear los mensajes enviados y no enviados.

manual anexo configuración & administración · organismos de control y los representantes del...

Documents