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HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P.
NIT: 811.014.798-1
Naturalmente… ¡Buena energía!
Calle 7 sur 42 – 70 - Oficina 2202 Edificio Fórum Centro de Negocios PBX: (574) 460 00 80 Fax: (574) 314 14 95
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MANUAL ANTIFRAUDES
Código: PSI16
Versión: 1
Fecha Aprobación:
septiembre 26
Nro. de páginas:15
MANUAL ANTIFRAUDES DE LA HIDROELECTRICA ITUANGO
S.A. E.S.P
2013
HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P.
NIT: 811.014.798-1
Naturalmente… ¡Buena energía!
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACION
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. MARCO DE REFERENCIA
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. Criterios
4.1.1. Medios para recibir denuncias
4.1.2. Intolerancia a situaciones fraudulentas
4.1.3. Atención y actuación.
4.1.4. Presunción de inocencia y legalidad de las actuaciones
4.1.5. Confidencialidad
4.1.6. No pago de recompensas o beneficios.
4.2. Ámbito de aplicación
4.3. Tipos de fraude
4.3.1. Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de la
empresa.
4.3.2. Manejo inadecuado de activos de información
4.3.3. Corrupción
4.3.4. Falsedad de informes
4.4. Sanciones
5. MARCO DE ACTUACIÓN
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Comité Directivo
6.2. Gerencia General
6.3. Dirección Control Interno
6.4. Empleados
7. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN FRAUDES
8. REFERENCIA NORMATIVA
9. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL MANUAL
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PRESENTACION.
La Sociedad Hidroeléctrica Ituango S.A. E.S.P; como entidad del orden
departamental, en cumplimiento de lo estipulado por la Ley 1474 de 2011,
siguiendo los planteamientos de la metodología diseñada por la Secretaría
de Transparencia de la Presidencia de la República, en coordinación con la
Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento
Administrativo de la Función Pública, el Programa Nacional del Servicio al
Ciudadano y la Dirección de Seguimiento y Evaluación a Políticas Públicas
del Departamento Nacional de Planeación, ha elaborado el presente Manual
en el marco de la estrategia nacional de Lucha contra la Corrupción y de
Atención al Ciudadano.
El Manual Antifraudes de Hidroituango, es un instrumento orientado a la
identificación y formalización del proceso de prevención, detección y
respuesta al fraude en la empresa y a la efectividad del control de la gestión
institucional.
Este Manual Antifraudes se elaboró conforme a los parámetros diseñados en
la herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano”.
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1. OBJETIVO
El Manual Antifraude de Hidroituango es un marco de referencia que busca
formalizar y fijar su posición respecto al fraude, declarando una cultura de no
tolerancia y estableciendo lineamientos y responsabilidades para su
prevención, detección, investigación y respuesta.
Con el seguimiento del Manual se promueve fomentar la prevención y
detección de posibles situaciones de comportamientos no éticos o
fraudulentos y el tratamiento adecuado y oportuno de las mismas, para
proteger la transparencia como un valor fundamental en las actuaciones de
Hidroituango y sus empleados.
Con el cumplimiento de este manual se espera fortalecer la cultura
anticorrupción basada en la Honestidad, Transparencia y
Responsabilidad, valores definidos en el Código de Ética de la empresa.
2. ALCANCE
Suministrar los lineamientos para la identificación, prevención, protección,
control, atención y transferencia del riesgo de fraude.
Definir y describir el tratamiento de las situaciones que involucren la
transgresión de la Declaración de Comportamientos Éticos.
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3. MARCO DE REFERENCIA
La interpretación y aplicación de este Manual deberá ser coherente con lo
definido en el Código de Buen Gobierno, Código de Ética y demás
normatividad interna y externa aplicable.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. CRITERIOS
Hidroituango atenderá las situaciones fraudulentas con un protocolo basado
en los siguientes criterios:
4.1.1. Medios para recibir denuncias: Para recibir denuncias de terceros,
Hidroituango habilitó la línea telefónica 4600080 extensión 119 y la página
web: wwwhidroituango.com.co Link Contáctenos y el E-mail
El personal de la empresa debe presentar sus denuncias directamente a la
Dirección Control Interno.
El reporte será recibido garantizando la confidencialidad de la información y
de la persona que la presenta.
4.1.2. Intolerancia a situaciones fraudulentas: Hidroituango no tolera:
Ningún acto intencional fraudulento, contra la Ley, o en contra de la
Declaración de Comportamientos Éticos.
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La corrupción en ninguna de sus formas, incluidas la extorsión y el
soborno.
Que se ofrezca pagar u ofrecer pagar cualquier cosa de valor, directa
o indirectamente a un tercero, para obtener una ventaja de negocios.
Inexactitudes intencionales en las transacciones, estados financieros y
revelaciones de los mismos.
4.1.3. Atención y Actuación:
La Empresa atenderá de manera diligente cualquier situación no ética,
de fraude o delito de la que tenga conocimiento:
La Empresa dispondrá de canales de comunicación para el reporte de
situaciones no éticas, de fraude o delitos las cuales podrán hacerse de
forma anónima.
La Dirección Control Interno realizará un análisis preliminar de la
denuncia y definirá las acciones que se requieran según sea el caso.
La empresa ejecutará las acciones de carácter administrativo y legal
pertinentes que resulten de las investigaciones.
La Empresa apoya a las autoridades y entes de control en su lucha
contra situaciones no éticas, de fraude o delitos que puedan constituir
una conducta punible.
Se aplicarán las Directrices del Reglamento Interno de Trabajo, de los
Contratos Colectivos y otra regulación interna que aplique.
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4.1.4. Presunción de inocencia y legalidad de las actuaciones:
En caso de que un empleado sea señalado de incurrir en una
situación fraudulenta, éste será considerado inocente hasta que se le
demuestre lo contrario y, en todo caso, será tratado de manera justa y
consistente, dentro del marco de la ley.
En todos los casos se respetará el Debido Proceso.
En ningún caso se llevarán a cabo procedimientos ilegales en
desarrollo de una investigación.
4.1.5. Confidencialidad: La empresa y los empleados guardarán la
confidencialidad de la investigación y los resultados que implica una situación
de fraude o delito en el proceso de investigación.
4.1.6. No pago de recompensa o beneficios: En ningún caso la empresa
pagará recompensas a quien denuncie situaciones no éticas.
4.2. Ámbito de aplicación
La aplicación del presente Manual, incluye a los directivos y a todos los
empleados y contratistas de la empresa.
El cumplimiento del presente manual será supervisado por la Dirección
Control Interno.
4.3. Tipos de fraude
Los fraudes se clasifican en:
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Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros bienes de
la empresa.
Manejo inadecuado de activos de información.
Corrupción.
Falsedad en informes.
4.3.1. Apropiación o uso indebido de recursos financieros y otros
bienes de la empresa: Cambio ilícito de destinación o uso indebido de los
recursos financieros y otros bienes de la empresa y/o administrados por ella,
para favorecer intereses propios o de terceros. A continuación se incluyen
algunos casos contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la
existencia de otros adicionales:
Apropiación o uso indebido de bienes, equipos o inventarios,
malversación de fondos, pagos a proveedores ficticios, pagos dobles,
manipulación de excedentes de tesorería, apropiación de dineros,
inadecuada utilización de fondos de caja menor, entre otros, cuya propiedad
sea de la empresa o administrados por ella.
Conceptos ficticios de compensación.
Sobrepaso de los límites autorizados de gasto.
4.3.2. Manejo inadecuado de activos de información: Crear, acceder,
eliminar, modificar, alterar, divulgar o usar activos de información de manera
inapropiada y/o dolosa con fines indebidos o para beneficio personal. A
continuación se incluyen algunos tipos de activos de información
contemplados en esta categoría, los cuales no limitan la existencia de otros
adicionales:
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Activos digitales de información: es la información estructurada y no
estructurada que reside en o se transmite mediante los elementos de
Tecnologías de Información y a los cuales la organización debe procurar su
adecuada integridad y custodia.
Elemento de TI: productos que soportan la gestión de activos digitales
de información. Esto incluye, pero no está limitado a: estaciones de trabajo,
sistemas operativos, dispositivos móviles, software, medios de
almacenamiento, servidores, cuentas de usuarios, navegación en Internet,
redes, correo electrónico, servicio de transferencia de archivos, entre otros.
4.3.3. Corrupción.
Ver Manual Anticorrupción de Hidroituango Código PSI16.
4.3.4. Falsedad en informes: Creación, eliminación, modificación, alteración
o divulgación de cualquier tipo de información tendiente a distorsionar la
realidad del desempeño propio, de la empresa en general, o de terceros. A
continuación se incluyen algunos casos contemplados en esta categoría, los
cuales no limitan la existencia de otros adicionales:
Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o
para acceder a bonificaciones.
Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades
financieras, reguladores o terceros en general.
Manipulación de estados financieros: reconocimiento inapropiado de
ingresos, sobreestimación o subestimación de activos, subestimación de
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pasivos, estimados significativos y no acordes con la realidad del negocio,
entre otros.
Ocultamiento y violación deliberada a normas cambiarias, impositivas,
contables, de seguridad industrial, salud ocupacional, ambientales y en
general de la normatividad aplicable a Hidroituango.
Ocultamiento de errores contables.
4.4. Sanciones
Hidroituango atendiendo su principio de no tolerancia a los actos de fraude y
su compromiso por el cumplimiento permanente de políticas, procedimientos
y pautas de comportamiento incluidas en el Código de Buen Gobierno,
Código de Ética, y en este Manual Antifraudes, espera que sus directivos,
empleados y contratistas los cumplan y promuevan su cumplimiento.
El incumplimiento de este Manual será objeto de sanciones de tipo
disciplinario, penal, laboral que podrán llegar hasta la terminación del
contrato de trabajo, sin prejuicio de las acciones legales a que haya lugar,
según leyes aplicables vigentes, tales como la Ley 1474 de 2011 (Estatuto
Anticorrupción).
5. MARCO DE ACTUACIÓN
Para Hidroituango, la ética es un elemento diferenciador y dinamizador de su
gestión, propenderá porque ésta sea ejecutada dentro de los más altos
estándares de transparencia y buenas prácticas empresariales e
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incorporando una cultura de prevención y administración de acciones
fraudulentas.
Consecuente con ello, Hidroituango establece los siguientes criterios
generales, que definen la voluntad de actuación frente a la prevención,
detección, investigación y respuesta de posibles hechos fraudulentos. Estos
criterios, son de obligatorio cumplimiento y no son discrecionales en su
interpretación o aplicación:
a. Se promueve una cultura de no tolerancia al fraude. Los directivos y
empleados marcan la pauta, a través de su actuar y sus decisiones,
del compromiso irrestricto de Hidroituango con una posición
intolerante a los hechos fraudulentos.
b. El enfoque adoptado organizacionalmente es predominantemente
preventivo, de tal forma que las vulnerabilidades son minimizadas
desde su origen, a través de adecuados criterios de diseño
organizacional y programas de transformación cultural.
c. La exposición al riesgo de fraude será evaluada sistemática y
periódicamente con el fin de implementar medidas efectivas que
permitan su adecuada y oportuna detección y gestión.
d. En el ámbito de las relaciones de confianza establecidas con los
diferentes grupos de interés, Hidroituango genera un ambiente de
colaboración mutua y respeto de los intereses comunes, es por ello
que desarrolla estrategias antifraude que contribuyan al fortalecimiento
de relaciones de largo plazo y el logro de la sostenibilidad empresarial.
e. Todos los directivos y colaboradores deben reportar a la Dirección
Control Interno, cualquier tipo de información, duda o sospecha de
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actos fraudulentos. Este tipo de reportes serán manejados con
absoluta reserva y garantizando su confidencialidad.
f. Toda posible acción fraudulenta, independientemente de las cuantías,
características o implicados, tendrá una respuesta de la
administración, quien verificará los hechos reportados y tomará las
acciones administrativas pertinentes, respetando lo establecido en la
normatividad aplicable.
g. La empresa, cuando sea procedente, pondrán en conocimiento de las
autoridades competentes todas las conductas que contraríen lo
previsto en este Manual e igualmente emprenderá y acompañará las
acciones judiciales que sean pertinentes.
h. En caso de presentarse un fraude, la información que requieran los
públicos de interés será trasparente, imparcial y objetiva.
6. RESPONSABILIDADES.
Para asegurar la efectiva aplicación de este Manual, se detallan a
continuación las responsabilidades del personal.
6.1. Comité Directivo
Revisar y actualizar el Manual, y definir estrategias para prevenir
fraudes.
Verificar que la evaluación de riesgos de fraude se haga de manera
adecuada y se implementen medidas efectivas de prevención, detección,
investigación y respuesta.
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Actualizar normas internas que permitan enfrentar en mejor forma los
riesgos por fraude.
Dar lineamientos respecto de los controles a establecer para la gestión
adecuada del riesgo de fraude.
Demostrar compromiso con el Manual y dar el ejemplo con sus
acciones y expresiones para promover una cultura ética, antifraude y de
cumplimiento en la empresa.
Crear y fomentar una cultura de no tolerancia al fraude.
6.2. Gerencia General
Aprobar este Manual y sus modificaciones.
Aprobar el procedimiento Atención de Fraudes.
Revisar informes de situaciones fraudulentas presentados por la Dirección
Control Interno y determinar si aplica procedimientos administrativos y/o
disciplinarios y si es el caso dar traslado del hecho a las autoridades
competentes.
6.3. Dirección Control Interno
Desarrollar un plan de auditoría que considere evaluar el cumplimiento
y el monitoreo del Manual Antifraude.
Proveer seguridad razonable a la Dirección que los controles
antifraude son suficientes para mitigar los riesgos por este motivo y que
dichos controles están funcionando efectivamente.
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Informar al Comité Directivo las deficiencias identificadas en sus
auditorías que evidencien posibles actos de fraude en la empresa.
Reportar al Comité Directivo el estado de las denuncias/eventos
relacionados con eventos de fraude reportados.
6.4. Empleados
Conocer, comprender y aplicar el Manual Antifraudes.
Informar o denunciar las dudas o sospechas de posibles hechos
fraudulentos y colaborar con las investigaciones de fraudes.
7. PROCEDIMIENTO ATENCIÓN FRAUDES
Con el propósito de dar un tratamiento adecuado y oportuno a las
posibles situaciones de comportamientos fraudulentos, Hidroituango
implementó el Procedimiento Atención Fraudes. (Ver Procedimiento
Atención Fraudes Código: PSI 07).
8. REFERENCIA NORMATIVA
Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción)
Ley 190 de 1995 y sus modificaciones.
Ley 599 de 2000, Código Penal Colombiano
Plan anticorrupción y atención al ciudadano de la hidroeléctrica Ituango
S.A. E.S.P.
El presente Manual Antifraudes se publica para su divulgación a los 26 días del mes de septiembre de 2013 a través de la página web de la Empresa.
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9. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL MANUAL
Nombre y cargo
PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ
Isabel C. Cardozo García Profesional Secretaría General Elkin Restrepo Posada Dirección Financiera y Administrativa Andrés Botero Baena Director Control Interno
Eliana Saldarriaga Escobar Secretaría General
Oscar Jaramillo Hurtado. Gerente General (S)
Firmas