manual aud interna
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA TOMÁS FRÍAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS INANCIERAS Y ADMNISTRATIVAS
CARRERA DE AUDITORIA CONTADURIA PÚBLICA SEDE - TUPIZA
ELABORADO POR:
Msc. Aud. Neil Alfaro Soliz
TUPIZA- BOLIVIA
C O N T E N I D O PAG.
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………………
CAPÍTULO I
CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 OBJETO DEL MANUAL………………………………………………………………………….
1.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA……………………………………………………………...
1.3 ALCANCE DEL MANUAL DE AUDIOTRIA INTERNA.……………………............................
1.4 ENFOQUE GENERAL DE LA AUDITORIA INTERNA………………………..........................
1.5 NORMAS DE AUDIOTRIA A OBSERVAR EN AUDITORIA INTERNA……………………...
1.6 TÉCNICAS APLICADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA..….........................
1.7 PRÁCTICAS DE AUDITORIA…………………………………………………………………....
1.8 CONCEPCIÓN SISTEMÁTICA DE LA GESTIÓN PÚBLICA……………………...…………...
1.9 CONCEPCIÓN SISTEMÁTICA DEL CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN PÚBLICA…...
1.10 IDENTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES CICLOS O PROCESOS MÁS IMPORTANTES..
1.11 INDICADORES Y VAIABLES EN LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN……………………
1.12 ASPECTOS DE CONSIDERAR EN LA PROGRAMACIÓN DE AUDITORIA……………….
1.13 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN DE AUDITORIA………………………...
1.14 EQUIPO DE TRABAJO MULTIDISCIPLINARIO……………………………………………...
1.15 PROCESO DE LA AUDIOTRIA…………………………………………………………………
CAPÍTULO II
ETAPA DE PLANIFICACIÓN
2.1 OBJETO Y OBJETIVO DE LA UNIDAD DE AUDIOTRIA INTERNA…………………………
2.2 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO……………………………….…………………..
2.3 CRITERIOS DE AUDITORIA……………………………………………………………………..
2.4 GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE PLANIFICACIÓN…..………………………
CAPÍTULO III
ETAPA DE EJECUCIÓN
3.1 OBJETIVOS……………...…………………………………………………………..……………..
3.2 ACTIVIDADES……………………………………………….…………………………………...
3.3 TÉCNICAS BÁSICAS…………………………………………..…………………………………
3.4 ENFOQUES DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN…….....……………………………………….
3.5 PRUEBAS SUSTANTIVAS………….…………………………………………………………….
3.6 EL MUESTREO EN AUDITORIA………………………………………………………………...
3.7 UTILIZACIÓN DE INDICADORES EN AUDITORIA DE GESTIÓN…………………………..
3.8 DESARROLLO DE DEFICIENCIAS DE AUDITORIA………………………………………….
3.9 PAPELES DE TRABAJO…………………………………………………………………………..
3.10 CARTA DE REPRESENTACIÓN………………………………………………………………..
3.11 GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE EJECUCIÓN……………………………….
CAPÍTULO IV
ETAPA DE CONCLUSIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
4.1 METODOLOGÍA, ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME……….……………
4.2 GUÍA DE PROCEDIMIENTOS D ELA FASE DE CONCLUSIÓN……………………………...
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………………………......
ANEXOS………………………………………………………………………………………………..
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PRESENTACIÓN
La información que contiene el presente documento, se relaciona con variables referidas a los
operativos de auditoria integrales, de los cuales se explican las definiciones, características,
importancia, fases, entre otros, que direccionan hacia la calidad a la Unidad de Auditoria
Interna (UAI) en las Entidades Públicas de Bolivia, en la ejecución de auditorias de gestión. El
manual señala también, la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades
traducidas en procedimientos a seguir, así como establecer un método estándar para ejecutar
operativos de auditoria.
El uso de este Manual, permitirá mantener informado al personal de la Unidad de Auditoria
Interna, porque en el mismo se concentran una serie de elementos tendientes a proporcionar un
sistema de referencia; además, de permitir poseer información, para planificar, ejecutar y
comunicar los resultados de la ejecución de auditorias.
Considero, que el actual documento coadyuvará a incrementar la eficiencia de las unidades de
Auditoria Interna de las Entidades del Sector Público de Bolivia, porque se convierte en guía
de trabajo y adiestramiento del personal, estableciendo de manera clara, ordenada, secuencial,
detallada y sencilla las actividades a realizar en los diferentes operativos de auditoria que la
mencionada unidad programa en cada gestión. Así mismo, se recomienda la adecuación y
actualización constantemente del documento de conformidad a las características de cada
entidad y los cambios que se puedan presentar.
Por: Msc. Aud. Neil Alfaro Soliz Email: [email protected]
MANUAL DE AUDITORIA INTERNA PARA ENTIDADES PÚBLICAS
INTRODUCCIÓN
Existe una coincidencia de idea, que comparten los astrónomos y los auditores; “el universo se
expande”, así como después del big bang un universo de estrellas y planetas comenzó y
continúa expandiéndose, de la misma forma el mundo del auditor interno es cada vez más
amplio. Los reguladores y las constantes presiones de los inversores para que se mejore el
Gobierno Corporativo y los nuevos riesgos a los que se enfrentan las organizaciones,
ampliaron drásticamente el alcance del trabajo del auditor, las grandes compañías han
abordado la tarea de definir e implantar un modelo de control interno, en el caso de
Latinoamérica, el elegido es el “Modelo COSO”, que cuenta con 5 elementos principales
interrelacionados entre sí.
Uno de esos componentes es el llamado “Monitoreo”, cuyo objetivo principal es asegurar que
el control interno continúe operando efectivamente en el tiempo y la auditoria interna como
función independiente dentro de las organizaciones, cumple un rol importante en el monitoreo
al evaluar periódicamente los controles existentes y, como consecuencia, se ha visto ante el
desafío de abordar áreas que hasta el momento no habían sido parte de su universo.
Del mismo modo, la entidades públicas de Bolivia deben adecuarse a los nuevos cambios
sociales, económicos, culturales y políticos, los que están relacionados con la implementación
de nuevas Leyes y políticas, la incorporación de nuevas tecnologías de información y
comunicación para el desarrollo de sus actividades, la creciente competencia por los recursos
económicos, la rendición de cuentas a la sociedad, las nuevas demandas sociales y
económicas, así como la importancia de estas, en el desarrollo de los pueblos.
Consecuentemente, la demanda exigente de contar con entidades eficientes y de mayor calidad
que sea capaz de responder a estos cambios, debe ser la prioridad de todos los Ejecutivos, que
dirigen las instituciones públicas; a través de un funcionamiento eficiente de todas sus áreas y
unidades funcionales.
Una de estas áreas que juega un rol preponderante en las entidades del sector público, es la
Auditoria Interna, que a través de revisiones y evaluaciones, basado en fundamentos sólidos
y criterios de aptitud y aplicando estándares, tiene como objetivo fundamental mejorar el
funcionamiento, buscando eficiencia, transparencia y responsabilidad ante la sociedad y sus
integrantes. Sin lugar a duda, la auditoria interna se encuentra en una inmejorable posición
para ayudar a fortalecer y responder a los retos actuales del sector público, mediante
evaluaciones objetivas e independientes de los sistemas de control interno, de administración
de riesgos y gobernabilidad, contribuyendo con la realización de operativos de auditoria que se
encuentre en línea con los objetivos estratégicos de la entidad y que coadyuve al cambio
impulsado y además asegurando que:
Los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada.
La interacción con los diversos grupos se desarrolle de acuerdo con lo necesario.
La información financiera, administrativa y operativa significativa sea precisa,
confiable y oportuna.
Las acciones de los funcionarios se desarrollen conforme a las políticas, las normas, los
procedimientos y reglamentos y leyes aplicables.
Los recursos se adquieran de manera económica, se utilicen en forma eficiente y se
protejan adecuadamente.
Se logren desarrollar los programas y planes y se alcancen los objetivos.
Se fomente la calidad y mejora continua en el proceso de control de la organización.
Se reconozcan y aborden en forma adecuada las cuestiones legales o reguladoras que
impacten a la organización.
Se incentive la adopción de valores y principios éticos desde el convencimiento.
De acuerdo al art. 13 de la Ley Nº 1178, el Sistema de Control Gubernamental está integrado
por: a) Sistema de Control Interno, que comprende los instrumentos de control previo y
posterior incorporados en el plan de organización y en los reglamentos y manuales de
procedimientos de cada entidad, y la auditoria interna, y b) Sistema de Control Externo
Posterior, que se aplica por medio de la auditoria externa de las operaciones ya ejecutadas.
Así mismo, el art. 3 de esta Ley establece el alcance a las instituciones públicas bolivianas;
consiguientemente, el control interno posterior en cumplimiento al art. 14 de la Ley Nº 1178
debe ser practicado por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por
las operaciones bajo su directa competencia y por la Unidad de Auditoria Interna, a través de
la ejecución de auditorias.
El rol de la auditoria interna en el sector público es fundamental como parte del Sistema de
Control Interno Posterior, porque al formar parte de la misma y es la que mejor conocimiento
puede obtener en cuanto a sus fortalezas y debilidades y este conocimiento debe ser
aprovechado para programar sus trabajos y enfocar sus esfuerzos, siempre con el ánimo de
lograr una mejora en la gestión, en aplicación a las normas básicas que emite la Contraloría
General del Estado y las normas básicas de los sistemas de administración; como resultado de
sus actividades emite informes de auditoria, a través de los cuales hace conocer a la máxima
autoridad ejecutiva los resultados realizando las recomendaciones dirigidas a mejorar en:
La eficiencia, captación y uso de los recursos, y en las operaciones de la entidad.
La confiabilidad de la información que se genere sobre la captación y uso de los
recursos públicos y en las operaciones de la entidad.
los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los
resultados de su gestión.
La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos.
La presente investigación comprende la elaboración de un Manual de Auditoria Interna para el
sector público de Bolivia, el mismo pretende servir de parámetro y coadyuvar en la
estructuración y metodología adecuada para otorgar un valor agregado a los resultados de la
auditoria interna, además que ayude, no solo en el cumplimiento regulatorio, sino también en
la excelencia de las operaciones y la gestión integral, eliminando complejidades y
redundancias que existen en torno a los controles y satisfacer al entorno. Es imperante la
necesidad de que la auditoria interna, adapte sus actividades a las necesidades de la entidad
para que sea un fuerte apoyo a la gestión y que utilice un enfoque basado en riesgos
manteniendo una comunicación abierta con la Máxima Autoridad Ejecutiva.
La motivación para realizar el presente documento, es consecuencia de dos aspectos
fundamentales: a) el cumplimiento a las Normas de Auditoria Gubernamental el cual indica
que: “la UAI debe contar con manuales de procedimientos de auditoria interna para el
desarrollo de sus actividades” y b) el hecho de que se considere este tiempo actual, como el
momento más importante en la historia de la profesión del auditor interno, debido a los
cambios en el ambiente actual que afectan y afectarán el funcionamiento de los departamentos
de Auditoria Interna. El contenido del Manual de Auditoria Interna comprende cuatro
capítulos, el primero se refiere a “consideraciones generales” en el cual se definen los aspectos
en los que se fundamenta este instrumento metodológico, así como las técnicas y prácticas y el
enfoque sistémico de las organizaciones.
El segundo referido a la “etapa de planificación”, en el cual se hacen narraciones a los
aspectos a considerar para la planificación de auditoria, los mecanismos para capturar y
obtener los datos y la conformación de los equipos de trabajo; el tercero referido a la “etapa de
ejecución” donde se cumplen los procedimientos definidos y cuarto referido a la “etapa de
conclusión y seguimiento de recomendaciones”, donde se manifiesta la manera de confección
del informe y seguimiento de las recomendaciones, donde se describen las actividades y tareas
a realizar de manera metódica y los resultados al que pretende llegar cada fase.
Así mismo contiene anexos referidos a: cuestionarios de control interno; guía para elaborar
indicadores de gestión; indicadores de gestión; guía de papeles de trabajo; al margen de los
anexos mencionados, los auditores internos del sector público deben basar su trabajo en los
siguientes documentos emitidos por la Contraloría General del Estado: Guía de Auditoria para
el Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros; Instructivo sobre la
Declaración de Autoridad y Responsabilidad de la UAI; Guía para el Control y Elaboración
del Informe de Actividades de las UAIs; Guía de Conformación del Legajo Permanente de las
UAI; Guía para la Elaboración del Programa Operativo Anual de las UAI y Guía de
Evaluación de Control Interno. El resultado de esta investigación, procura convertirse en un
modelo a seguir por las instituciones del sector público boliviano y porque no de otras
instituciones privadas de nuestro país; por supuesto, realizando los ajustes correspondientes de
acuerdo a sus características.
CAPÍTULO I
CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 OBJETO DEL MANUAL
El objeto del presente Manual de Auditoria Interna es establecer una metodología a través del
detalle de: actividades, procedimientos, cuestionarios y guías de trabajo para la ejecución de
las auditorias internas en forma separada, combinada o integral por las Unidades de Auditoria
Interna del sector público boliviano, así como para fines de evaluación del Sistema de Control
Interno en cuanto a: la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de normas y Leyes aplicables; de todas las áreas y
unidades funcionales de las que componen. Es importante hacer mención que la evaluación se
realizará en base al informe COSO1, que para la administración pública de nuestro país fue
difundido en los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
Todas las prácticas de auditoria interna se ejecutarán en función de las siguientes fases, las que
serán de cumplimiento obligatorio:
o Planificación
o Ejecución
o Comunicación de Resultados
o Seguimiento de la recomendaciones
Además de mejorar la metodología de trabajo de los auditores internos del sector público, el
presente documento pretende: ser un mecanismo de capacitación para el personal que se
incorpora a la Unidad de Auditoria Interna e impulsar la calidad de los encargos de auditoria
que se realicen, cuyo logro es condicionado por los elementos que se mencionan a
continuación:
o Definición, comprensión y manejo de las Normas de Auditoria Gubernamental.
o Eficiente asignación y administración de los recursos para la práctica de las auditorias.
o Adecuada planificación y programación de las actividades.
o Capacitación continua y permanente del personal de la Unidad de Auditoria Interna.
o Eficaz supervisión en la ejecución.
o Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes,
pertinentes y convincentes.
o Revelación de informes con características de: importancia de su contenido, utilidad,
completo y suficiente, oportuno, objetivo, etc., sobre los resultados de la auditoria.
o Apropiado seguimiento de las recomendaciones.
1.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
La formulación del presente Manual se fundamenta en los siguientes documentos emitidos por
diferentes instancias de la Administración Pública de nuestro país:
o Ley 1178 Ley de Administración y Control Gubernamental
o Normas de Auditoria Gubernamental (C.G.E)
1 Siglas de palabras en Inglés Committee of Sponsoring Organizations (en español - Comité de Organizaciones Patrocinadoras)
o Manual de Normas de Auditoria Gubernamental (C.G.E)
o Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental (C.G.E.)
o Guía de uso de Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental
(C.G.E.)
o Guía de Evaluación del Proceso de Control Interno (C.G.E.)
o Guía de Auditoria para el Examen de Confiabilidad de los Registros y Estados
Financieros (C.G.E.)
o Guía para el Control y Elaboración del Informe de Actividades de las Unidades de
Auditoria Interna (C.G.E.)
o Conformación del Legajo Permanente de las Unidades de Auditoria Interna del Sector
Público (C.G.E.)
o Guía para la Elaboración del Programa Operativo Anual de las Unidades de Auditoria
Interna (C.G.E.)
1.3 ALCANCE DEL MANUAL DE AUDITORIA INTERNA
El contenido de este Manual de Auditoria Interna de aplicación obligatoria para las auditorias
integrales que practique las Unidades de Auditoria Interna del sector público, la observancia
de cada una de las actividades y tareas definidas en cada fase de la auditoria deberá ser
controlada por quien ejerza la supervisión de las actividades. Se recomienda la utilización de
los papeles de trabajo y la confección de los legajos definidos en los procedimientos para
“confección de legajos y papeles de trabajo”, con el objeto de facilitar el acceso a la
información y propender a la unificación de criterios de trabajo.
Las técnicas y prácticas detalladas en el anexo de este Manual son de uso recomendado pero
no obligatorio, pudiéndose reemplazar por otras que persigan el mismo fin, resulta
conveniente que la Autoridad superior de la organización auditada, tenga conocimiento del
cuerpo del presente Manual con el objeto de informar sobre la metodología de auditoria
aplicada. El presente documento debe ser actualizado cuando los cambios de las normas así lo
requieran o cuando existan propuestas que mejoren el mismo; para lo cual se someterá a ronda
de consulta entre los integrantes de la Unidad de Auditoria Interna, y Autoridades superiores
de la institución.
1.4 ENFOQUE GENERAL DE LA AUDITORIA INTERNA
De conformidad las Normas de Auditoria Gubernamental, específicamente la Norma para el
Ejercicio de la Auditoria Interna, se enfoca en las siguientes actividades:
o La evaluación de la eficacia de los sistemas de administración y de las actividades de
control incorporados a ellos, así como el grado de cumplimiento de las normas que
regulan estos sistemas.
o La evaluación de la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, actividades,
unidades organizacionales o programas respecto a indicadores estándares apropiados
para la entidad.
o La verificación del cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y otras
normas legales aplicables y obligaciones contractuales de la entidad relacionadas con
el objetivo del examen, informando, si corresponde, sobre los indicios de
responsabilidad por la función pública.
o El análisis de los resultados de gestión, en función a las políticas definidas por los
sistemas nacionales de planificación e inversión pública.
o El seguimiento a la implantación de las recomendaciones emitidas por la UAI y por las
firmas privadas de auditoria, para determinar el grado de cumplimiento de las mismas.
o La evaluación de la información financiera para determinar: la confiabilidad de los
registros y estados financieros de acuerdo con las Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Gubernamental Integrada; si el control interno relacionado con la
presentación de la información financiera, ha sido diseñado e implantado para lograr
los objetivos de la entidad.
Es importante aclarar que es atribución de las autoridades superiores de las unidades
académicas el establecimiento y mantenimiento de un adecuado sistema de control interno,
que coadyuve al logro de los objetivos considerando2:
o La eficacia y eficiencia de las operaciones: Se refieren al logro de los objetivos
propuestos y la utilización óptima de los recursos manteniendo presente los objetivos
de la organización.
o La confiabilidad de la información financiera: Se refieren a la preparación de estados
financieros con base en información confiable.
o El cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas: Se refieren al cumplimiento de las
leyes y normas a las que está sujeta la entidad.
Se complementa para este fin:
o El establecimiento de adecuados instrumentos para la protección de los activos.
o La utilización de los recursos conforme a principios de eficacia, economía y eficiencia,
procurando evitar su empleo en forma innecesaria o antieconómica
o La vigilancia de los sistemas, programas y operaciones, a efectos de determinar si los
productos y resultados están en consonancia con las metas y objetivos establecidos.
o Si los procesos y actividades se llevan a cabo en la forma prevista.
o La minimización de la ocurrencia de errores y otras prácticas deshonestas, como los
hechos irregulares o ilícitos.
1.4.1 Propósito de la Auditoria Interna
El ejercicio de las unidades de Auditoria Interna del sector público boliviano; además de los
descritos en la normativa correspondiente, deben aportar al logro los siguientes propósitos:
a) Incentivar la Medición y Comparación de Objetivos, Metas y Resultados: Es la acción de
medir y comparar los logros alcanzados por la organización con relación a las metas y
objetivos previstos, y la capacidad de tomar decisiones correctivas que tiendan a aumentar
los niveles de eficiencia, eficacia y calidad.
b) Difundir la Planificación Institucional: Promover entre las Unidades Académicas la
necesidad de planificar sus actividades en función de las misiones conferidas y de formular
sus presupuestos con el objeto de mejorar el grado de eficiencia en su ejecución.
2 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental
c) Promover el Control Interno Eficaz: Recomendar el diseño e implantación de sistemas de
control interno que promuevan el logro de los objetivos y metas institucionales, la
detección oportuna de desvíos, la agilidad en la toma de decisiones correctivas, la
observancia del marco normativo vigente y el desaliento a la comisión de actos ilícitos o
fraudulentos.
d) Asegurar el Cumplimiento de la Normativa Vigente: Verificar que las acciones de la
organización cumpla con el marco normativo aplicable a sus actividades y funciones, sean
estas impuestas por los Entes Rectores, o en su defecto, dictadas por el Gobierno Central.
e) Fomentar la Determinación de Costos en la Operación: Recomendar y sugerir el diseño e
implantación de sistemas que permitan la determinación de los costos económicos, sociales
y ambientales derivados de la ejecución de las políticas de la organización.
f) Difundir la Utilización de Sistemas de Medición de Desempeño y Toma de Decisiones
(Cuadros de Mando Integral): Fomentar la implantación de sistemas integrales de
información que permitan la medición del desempeño y sirvan de apoyo para la toma de
decisiones.
g) Promover la Cultura de la Rendición de Cuentas: La utilización de sistemas integrales de
información, incentivará la cultura de la responsabilidad en la gestión pública y permitirá
cumplir con la obligación de informar sobre el destino de los recursos públicos.
h) Incorporar a los Actores Sociales en el Proceso de Auditoria: Promover la participación de
los usuarios de los servicios, en la evaluación de la gestión de la organización pública, a
través de sistemas de captura de quejas y reclamos, relevamiento de encuestas, etc.
1.4.2 Orientación y Objetivos
La orientación de toda práctica de las Unidades de Auditoria Interna del sector público, deben
ser desarrollados resguardando los siguientes aspectos de los usuarios de la auditoria
(entidades públicas):
a) Regularidad de la gestión: En la ejecución de la auditoria se evaluará que la operación del
auditado se realice de conformidad a las leyes y reglamentos vigentes, siendo este uno de
los objetivos de la fiscalización, asimismo el auditor debe programar sus actividades y el
alcance de la auditoria de forma que sea posible detectar situaciones o transacciones
susceptibles de encubrir actos ilícitos que pudieran alterar los resultados de la fiscalización.
El aspecto de la regularidad debe contemplar además la verificación de la integridad y
validez del presupuesto y de las cuentas públicas, para lo cual es necesario examinar las
cuentas presupuestarias del auditado con el objeto de asegurar que todas las operaciones
han sido debidamente contraídas, autorizadas, liquidadas y registradas, cumpliendo el
ordenamiento jurídico administrativo y otras normas aplicables.
b) Planificación Estratégica del Auditado: En toda auditoria se realizará el relevamiento de la
formulación e implantación de un plan estratégico por parte del auditado, el mencionado
plan estratégico debiera contener como mínimo un análisis F.O.D.A., la definición de las
áreas y procesos clave del auditado, la definición de un mecanismo de capacitación
permanente del personal, el diseño de un sistema de control de la calidad de los servicios
prestados y la definición de un sistema de información gerencial que permita detectar
desvíos y promueva la rápida toma de decisiones correctivas.
c) Clara Definición de Metas y Objetivos del Auditado: Los objetivos y las metas definidas
por el auditado deben guardar simetría con el marco jurídico que rige su acción, y
originarse de un plan estratégico pre-definido, asimismo las metas y objetivos deben
representar cualitativa y cuantitativamente las políticas formuladas para la organización.
Tanto los objetivos del auditado como sus metas deben ser claramente socializados a los
actores de la entidad pública, definiéndose además el o los responsables de su logro.
d) Estructura de Producción de Bienes y Servicios Proporcionados: Además de definir sus
objetivos y metas, es obligación del auditado, formular su estructura de producción, la cual
debe corresponder a la apertura programática de su presupuesto, de tal forma que un
programa provea bienes o servicios finales y una actividad, bienes y servicios intermedios.
e) Sistema de Control Interno del Auditado: El sistema de control interno, como instrumento,
debe facilitar la medición de los resultados obtenidos en el desempeño del auditado y el
grado de cumplimiento de sus metas y objetivos, debe estar constituido por políticas y
normas formalmente adoptadas, métodos y procedimientos efectivamente implantados y
recursos humanos, físicos y financieros, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a
salvaguardar el patrimonio, a lograr las metas y a mejorar los resultados.
El sistema de control interno es un instrumento de gestión que comprende el plan de la
empresa, conjuntos y procedimientos adoptados para salvaguardar su patrimonio, verificar
la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia en las operaciones, estimular las políticas y comprender el cumplimiento de las
metas y objetivos programados. Algunas de sus herramientas son los organigramas,
manuales de funciones, manuales o normas de procedimientos internos, matriz de
autorizaciones, etc.
Para asegurar la implantación y el mantenimiento de un sistema eficiente de control interno
es necesario que el auditado cuente con:
Recursos tecnológicos suficientes y asociados a sus procesos productivos
sustantivos y de apoyo.
Recursos humanos con aptitud, capacitación, experiencia y grado de incentivo
necesario para cumplir eficaz y eficientemente con las tareas delegadas.
Líneas de responsabilidad claramente definidas y evaluables.
Liderazgo y capacidad de gerenciamiento en los niveles directivos, que garantice la
dinámica del auditado.
Sistema de información que permita la permanente y sistemática evaluación
preventiva de la ejecución y la toma de decisiones correctivas oportunas.
1.4.3 Alcance de la Auditoria Interna
a) Auditoria Integral o de Gestión Global: Comprende el examen o análisis de la totalidad de
la gestión de una entidad pública, esto implica, todos los procesos que durante un período
determinado hayan producido resultados mensurables y evaluables.
b) Seguimiento de las Recomendaciones: Es una práctica destinada a evaluar el grado de
implantación de las recomendaciones realizadas al auditado (Áreas y/o Unidades
Funcionales) en informes de auditoria interna previos y describir: las causas que motivaron
la falta de implantación, y el efecto producido por las recomendaciones implantadas.
1.5 NORMAS DE AUDITORIA A OBSERVAR EN AUDITORIA INTERNA
De conformidad a las Normas de Auditoria Gubernamental emitidos por la Contraloría
General del Estado (C.G.E.) se dividen en dos grupos, Generales y Específicas:
1.5.1 Normas Generales de Auditoria Gubernamental
a) Competencia: El auditor gubernamental o grupo de auditores gubernamentales designados
para realizar la auditoria deben tener individualmente y en conjunto, respectivamente, la
capacidad técnica, entrenamiento y experiencia necesarias para lograr los objetivos de
auditoria.
b) Independencia: En toda auditoria, los auditores gubernamentales deben estar libres de
impedimentos que puedan comprometer su imparcialidad u objetividad. Además deben
mantener una actitud y apariencia de independencia.
c) Ética: En el ejercicio de sus funciones, el auditor gubernamental debe regirse a los
principios éticos contenidos en el Código de Ética del auditor gubernamental emitido por la
Contraloría General del Estado.
d) Diligencia profesional: Se debe ejercer el debido cuidado y diligencia profesional en la
ejecución del examen y preparación del informe.
e) Control de calidad: Las organizaciones de auditoria deben establecer políticas e implantar
un sistema interno de control de calidad. Este sistema debe estar sujeto periódicamente a
revisiones externas.
f) Ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones
contractuales: El auditor gubernamental debe obtener una seguridad razonable sobre el
cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, y
obligaciones contractuales que resulten significativas para el logro de los objetivos de
auditoria.
g) Relevamiento de información: En función del tipo de auditoria, puede requerirse la
realización de un relevamiento de información a efectos de establecer el grado de
auditabilidad.
h) Ejecución: Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditoria a ejecutarse, la misma
debe ser planificada y supervisada; estar acompañada de evidencia; y sus resultados deben
ser comunicados en forma escrita. La ejecución del examen debe ceñirse a la Norma de
Auditoria Gubernamental específica.
i) Seguimiento: La Contraloría General del Estado y las unidades de auditoria interna de las
entidades públicas deben verificar oportunamente el grado de implantación de las
recomendaciones contenidas en sus informes. Además, las unidades de auditoria interna
deben verificar el cumplimiento del cronograma de implantación de recomendaciones de
las firmas privadas y profesionales independientes.
1.5.2 Normas de Auditoria Gubernamental Específicas
Las normas específicas a ser observadas por los auditores de la Unidad de Auditoria Interna
del sector público boliviano son las siguientes:
a) Normas de Auditoria Financiera
b) Normas de Auditoria Operacional
c) Normas de Normas de Auditoria Ambiental
d) Normas de Auditoria Especial
e) Normas de Auditoria de Proyectos de Inversión Pública
f) Normas de Normas de Auditoria de Tecnologías de Información y Comunicación
g) Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna
o Alcance de la auditoria interna; Los auditores internos deben desarrollar sus actividades
dentro del alcance establecido en la Ley 1178 y sus decretos reglamentarios, los
integrantes de la UAI no deben participar en ninguna operación o actividad
administrativa, ni examinar operaciones, actividades, unidades organizacionales, o
programas en las que hayan estado involucrado. El titular de la UAI será responsable de la
planificación, ejecución y comunicación de los resultados obtenidos en cumplimiento de
sus actividades.
o Declaración de propósito, autoridad y responsabilidad; El titular de la Unidad de
Auditoria Interna debe emitir anualmente una declaración en la que se manifieste el
propósito, autoridad y responsabilidad de la unidad, esta declaración debe contar con el
apoyo formal de la máxima autoridad ejecutiva de la entidad. Dicha declaración debe ser
emitida inmediatamente después de la designación del titular de la Unidad de Auditoria
Interna o ante cada cambio de autoridad ejecutiva.
La declaración contiene como mínimo: a) La independencia de la Unidad de Auditoria
Interna en la formulación y ejecución de sus actividades; b) Las actividades principales
que realiza y los beneficios derivados de las actividades de la UAI; c) El apoyo que le
brinda la máxima autoridad ejecutiva y la colaboración que le debe prestar el personal de
la entidad; d) El acceso irrestricto que tiene en cualquier momento, a toda información
relacionada con los exámenes de auditoria y seguimientos que realiza, incluyendo los
archivos correspondientes y e) La responsabilidad de la UAI por el desarrollo de sus
actividades con imparcialidad y calidad profesional, y por la confidencialidad sobre la
información obtenida. El titular de la Unidad de Auditoria Interna debe cerciorarse que la
declaración se difunda a todas las unidades operativas de la entidad.
o Relaciones interpersonales; Los auditores internos deben poseer las aptitudes necesarias
para relacionarse adecuadamente con el personal de la entidad, los requerimientos de
información y la comunicación de resultados obtenidos por los auditores internos, en
forma verbal o por escrito, deben evidenciar un trato respetuoso, sin comprometer su
imparcialidad, evitando controversias que puedan desprestigiar la imagen de la UAI.
o Planificación estratégica y programación de operaciones anual; El titular de la UAI debe
programar las actividades anuales sobre la base de la planificación estratégica de la
Unidad, considerando los recursos humanos, materiales y financieros disponibles, la
planificación estratégica de las actividades de auditoria interna, tiene como propósito la
evaluación sistemática del control interno en un plazo de 3 a 5 años, procurando su
fortalecimiento integral el cual se actualizará anualmente. La programación de actividades
de la UAI se prioriza en función al resultado del análisis de los riesgos relacionados con
cada una de ellas, el titular de la UAI será responsable de la elaboración técnica de la
planificación estratégica y del programa de operaciones anual así como de su ejecución,
evaluación y control.
El titular de la UAI remitirá a la Contraloría General del Estado, para su evaluación, el
plan estratégico y el programa de operaciones anual antes del 30 de septiembre de cada
año, previo conocimiento y coordinación con la máxima autoridad ejecutiva de la entidad,
la coordinación implica el compromiso de dicha autoridad de facilitar oportunamente los
recursos necesarios para el desarrollo de las actividades. El programa de operaciones
anual incluirá, básicamente, los siguientes aspectos: a) objetivos de gestión de la UAI; b)
actividades programadas y los objetivos específicos para cada una de ellas; c) fechas
previstas de inicio y finalización para cada actividad, d) recursos humanos, materiales y
financieros necesarios para la ejecución de cada actividad y e) cronograma previsto para
el cumplimiento de las actividades. El cumplimiento de las actividades incluidas en el
programa de operaciones anual es evaluado semestral y anualmente por el titular de la
UAI, debiendo comunicar sus resultados a la máxima autoridad y a la Contraloría General
del Estado hasta el 31 de julio (semestral) y hasta el 31 de enero (anual).
o Planificación, supervisión y evidencia de auditoria; La planificación, supervisión y
acumulación de evidencias, debe realizarse conforme a las Normas de Auditoria
Gubernamental correspondientes al tipo de auditoria respectivo, los auditores internos
deben aplicar las Normas de Auditoria Financiera Gubernamental cuando ejecuten
exámenes de confiabilidad de registros y estados financieros. Es importante que para la
planificación se tome debida cuenta de los resultados de auditorias previas practicadas por
la Contraloría General de la República, ente tutor, firmas privadas de auditoria, así como
la propia UAI.
o Comunicación de resultados; La comunicación de resultados debe realizarse conforme a
las Normas de Auditoria Gubernamental correspondientes al tipo de auditoria respectiva,
inmediatamente concluida la auditoria, debe emitirse el o los informes de auditoria interna
que expongan los resultados obtenidos; debiendo ser dirigidos a la máxima autoridad
ejecutiva, sea colegiada o no, de la entidad pública auditada, los informes de auditoria
interna deben ser suscritos por el titular de la unidad y deben registrar la matrícula de la
agrupación profesional a la que pertenece. El titular de la UAI debe informar
oportunamente en forma escrita al máximo ejecutivo sobre aquellos hallazgos que causen
perjuicio grave a la entidad o se originen por desvíos significativos al control interno de la
entidad, será necesario que en el informe de auditoria se mencione la comunicación
anticipada identificando el medio utilizado para tal efecto.
El informe del auditor interno sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros
se debe ajustar a la norma de auditoria financiera, todos los informes, en forma previa a su
emisión, deben ser explicados a los responsables de las áreas auditadas para que éstos
puedan emitir su opinión o aclaraciones a los resultados de las auditorias o seguimientos
realizados, y a la máxima autoridad ejecutiva, como constancia se suscribirá un acta de
reunión. Todos los informes de auditoria y seguimientos deben incluir los comentarios de
los servidores públicos responsables de los sectores auditados con relación a los
resultados obtenidos por auditoria interna, excepto en aquellos informes en los que se
exponen indicios de responsabilidad por la función pública y opiniones sobre la
razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros.
o Otras evaluaciones; Las evaluaciones que no se ajustan a los tipos de auditoria definidos
en las Normas de Auditoria Gubernamental deben; sin embargo, sujetarse a las Normas
Generales de Auditoria Gubernamental, los informes resultantes de estas evaluaciones
incluirán: objeto, objetivos, alcance, metodología, hallazgos, conclusiones y
recomendaciones. Los informes emitidos deben ser explicados al máximo ejecutivo al
hacer entrega de los mismos, a tal fin, debe elaborarse un acta de entrega donde se
mencione la explicación del informe.
1.6 TÉCNICAS APLICADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Las técnicas de auditoria se refieren a los métodos usados por el auditor para recolectar
evidencia necesaria y suficiente, con el objeto de formarse un juicio profesional y objetivo
sobre la materia examinada. En general son utilizadas las siguientes técnicas:
1.6.1 Verbales o Testimoniales
Consisten en obtener información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera
de la entidad, el auditor aplicará continuamente estas técnicas, la evidencia obtenida a través
de estas técnicas pocas veces es de confiar por sí sola, lo que implica que debe ampliar y
corroborar para revelar asuntos que ameriten mayor investigación y documentación. Las
técnicas verbales pueden cubrir una gran variedad de temas, tales como la interpretación de
algún procedimiento propio de la entidad, posibles puntos débiles en la aplicación de los
procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere
relevantes para su trabajo, la evidencia obtenida, debe documentarse apropiadamente en
papeles de trabajo preparados por el auditor. Entre estas técnicas se describen los siguientes:
a) Entrevista: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de preguntas directas al
personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las
operaciones de esta.
b) Encuestas y Cuestionarios: Es la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones
realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u
operaciones.
1.6.2 Documentales
Consisten en obtener información escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios
realizados por los auditores. Las técnicas documentales pueden ser:
a) Comprobación: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operación o
transacción, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad,
veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican.
b) Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos,
situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera
directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones
sujetas a verificación.
1.6.3 Físicas
Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables
desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad
auditada ejecuta las actividades objeto de control, esta técnica permite tener una visión de la
organización desde el ángulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones
físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc., estas técnicas comprenden:
a) Inspección: Consiste en el reconocimiento mediante el examen físico y ocular, de hechos,
situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello
otras técnicas como son: indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación
y comprobación.
b) Observación: Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza el auditor durante la
ejecución de una actividad o proceso.
c) Comparación o confrontación: Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas
por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos,
para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.
d) Revisión selectiva: Radica en el examen de ciertas características importantes, que debe
cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las
operaciones, que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoria.
e) Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operación, con el objetivo de
conocer y evaluar su ejecución.
1.6.4 Analíticas
Son aquellas desarrolladas por el propio auditor a través de cálculos, estimaciones,
comparaciones, estudios de índices y tendencias, investigación de variaciones y operaciones
no habituales. Los cuales se aplican de la siguiente manera:
a) Análisis: Consiste en la separación de los elementos o partes que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y
conformidad con los criterios de orden normativo y técnico, permite identificar y clasificar
para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un momento
dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada, como por ejemplo, el análisis de
relaciones, análisis de tendencias, etc.
b) Conciliación: Consiste en confrontar información producida por diferentes unidades
administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos
de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los
registros, informes y resultados objeto de examen.
c) Cálculo: Consiste en la verificación de la exactitud aritmética de las operaciones, contenidas
en los documentos tales como informes, contratos, comprobantes y presupuestos.
d) Tabulación: Se realiza mediante la agrupación de los resultados importantes, obtenidos en
las áreas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones.
1.6.5 Informáticas
Esta técnica es comúnmente conocidas como Técnicas de Auditoria Asistidas por Computador
(TAAC), se refiere a las técnicas de auditoria que contemplan herramientas informáticas con
el objetivo de realizar más eficazmente, eficientemente y en menor tiempo pruebas de
auditoria.
1.7 PRACTICAS DE AUDITORIA
En general las prácticas de auditoria son procedimientos basados en destrezas desarrolladas
por los auditores, cuyo uso continuado, sin alcanzar el rigor sistemático de las técnicas, han
probado su eficacia y utilidad en la ejecución de auditorias de gestión. Estas prácticas más
comunes son:
a) Pruebas selectivas: Simplificación de las labores de verificación, evaluación o medición,
mediante la selección de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las
operaciones realizadas por la institución, unidad administrativa, programa o actividad
examinada.
b) Detección de indicios: Señal derivada de determinados hechos constatables que le advierte
al auditor la existencia de un área crítica o problema, esta práctica lo orienta a hacer énfasis
en el examen de determinados rubros.
c) Intuición: Reacción rápida, más factible en auditores con experiencia, ante la presencia de
indicios que inducen a pensar en la posibilidad de existencia de fallas, deficiencias e
irregularidades, también se aplica a la acción de desconfiar de alguna información, a la cual
no se le otorga el crédito suficiente, el auditor no debe demostrar una actitud negativa, pero
siempre debe exigir una prueba adecuado de lo examinado.
d) Síntesis: práctica que consiste en la preparación resumida de datos e información contenida
en documentos legales, técnicos, financieros y administrativos.
El criterio del auditor determinará la combinación de técnicas y prácticas más adecuadas para
obtener la evidencia necesaria y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de
tal forma que se garantice la objetividad, imparcialidad y profesionalidad de sus actividades.
1.8 CONCEPCIÓN SISTÉMICA DE LA GESTIÓN PÚBLICA
Para lograr una apreciación general del sistema de prestación de servicios del sector público,
es necesario tener presente el impacto generado por los servicios provistos a los usuarios,
relacionándolos con los aspectos de planificación asumidos en el organismo, como misión,
visión, objetivos, metas y estrategias. En este orden el conocimiento global, preciso y
detallado de la organización, programa, proyecto, actividad u operación auditada, lo puede
lograr el auditor mediante la aplicación del “esquema de análisis sistémico”, el que facilita una
visión que abarca la organización conjugando los elementos del análisis de insumo – servicio
con los de planificación orientada a los objetivos y metas, resultando así más útil a los
propósitos de la auditoria de gestión. En el siguiente esquema se advierte el enfoque sistémico
de la administración pública en nuestro país:
Los elementos que integran ese esquema de análisis, se definen de la siguiente manera:
1.8.1 Sistemas de Administración Pública Boliviana
Las cuatro funciones fundamentales de la administración están entrelazadas e
interrelacionadas, a través de la implementación de los Sistemas de Administración y Control
Gubernamentales de la siguiente manera: para Planificar y Organizar; Sistema de
Programación de Operaciones (SPO), Sistema de Organización Administrativa (SOA) Sistema
de Presupuesto (SP); para Ejecutar; Sistema de Administración de Personal (SAP), Sistema de
Administración de Bienes y Servicios (SABS), Sistema de Tesorería y Crédito Público
(STCP) y Sistema de Contabilidad Integrada (SCI); para Controlar; Sistema de Control
Gubernamental (SCG); todos estos relacionados íntimamente con los Sistemas Nacionales de
Planificación e Inversión Pública. Lo que significa que la ejecución de una función no
concluye enteramente antes de que se inicie la siguiente; normalmente, no se llevan a cabo en
una secuencia particular, sino como la situación lo requiere.
a) Objetivos: Fines o propósitos generales que la organización pretende alcanzar.
b) Metas: Fines o propósitos específicos a alcanzar por la organización.
METAS
OBJETIVOS
E F E C T O - I M P A C T O
USUARIOS – SOCIEDAD - AMBIENTE
c) Proveedores: Sujetos que suministran los insumos requeridos para la prestación de los
servicios, observando el esquema de producción de una organización, podremos
individualizar proveedores externos e internos, así una actividad que produce bienes
intermedios es un proveedor interno.
d) Insumos: Conjunto de recursos, materiales, humanos y de información que requiere la
organización para efectuar su proceso productivo, para garantizar el adecuado
funcionamiento de los procesos, los insumos deben ser mensurables tanto cualitativa como
cuantitativamente.
e) Procesos: Serie de pasos, actividades o tareas, coordinadas y articuladas con una secuencia
lógica, destinados a agregar valor a los insumos con el objeto de transformarlos en el
servicio requerido, los procesos críticos de la organización, deberán ser analizados para
conocer la interrelación entre los diversos centros de producción sustantiva y de apoyo,
desagregar las tareas y actividades e identificar los responsables.
f) Productos: Bienes o servicios que resultan de utilizar los insumos y agregarle valor
mediante los procesos, Los productos deberán cumplir con las metas trazadas (en términos
cuantitativos y cualitativos), estar en relación con los objetivos planeados y satisfacer a los
sectores de la población a donde van dirigidos.
g) Usuarios y Clientes: Personas o sujetos a quienes va dirigido el producto final.
h) Efectos: Grado o nivel de repercusión a corto plazo, originado por los productos en el
usuario inmediato.
i) Impacto: nivel de repercusión a mediano y largo plazo originado por los productos en el
entorno económico, social y ambiental.
De lograrse los objetivos trazados, ejecutándose adecuadamente las funciones administrativas
y en un marco de interrelación permanente, el resultado deberá ser una combinación
equilibrada e integrada de esfuerzos, llevados adelante por un grupo de trabajo bien formado y
satisfecho.
1.9 CONCEPCIÓN SISTÉMICA DEL CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN
PÚBLICA
La característica fundamental de considerar al control interno como un proceso integrado
implica que éste no tiene un fin en sí mismo sino que constituye un medio, una metodología
sistémica, que procura con un grado de seguridad razonable, el logro de los objetivos
institucionales.
1.9.1 La Gestión Objeto de Auditoria
A los efectos de la aplicación de este instrumento metodológico se entenderá como gestión a
las actividades, tareas y acciones consolidadas en programas, proyectos u operaciones, a cargo
de la entidad pública, dirigida a la producción de servicios para cumplir una misión o
satisfacer propósitos, metas u objetivos previamente determinados. Para que resulte efectiva la
gestión debe tener liderazgo, en cada uno de los niveles de la gerencia, sea a nivel estratégico
(establece políticas y planifica), táctico (implementa planes y establece prioridades) u
operativo (ejecuta las tareas), un liderazgo eficaz hará que se cumplan las metas planeadas y
que los servicios producidos o prestados se enmarquen en criterios de calidad, lleguen
oportunamente a los usuarios o beneficiarios y se administren los recursos disponibles con
economía y eficiencia. De manera general la gestión implica el ejercicio de las siguientes
funciones:
o Planificación.
o Organización.
o Dirección.
o Ejecución.
o Control.
o Toma de decisiones correctivas o reajustes de la programación.
1.9.2. Conceptualización del Control Interno
“El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las
actividades inherentes a la gestión, integradas a los procesos básicos de la misma e
incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad de su consejo de
administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por éstos y por todo el personal de la
misma, diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las
actividades de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el
cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de
la información financiera y de cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, así como
las iniciativas de calidad establecidas”2.
En la doctrina del control gubernamental se admite que el control interno comprende el
proceso efectuado por la Máxima Autoridad Ejecutiva y el resto del personal, el cual está
integrado a las actividades administrativas y operativas de la institución, además diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los
objetivos colectivos, que se pueden agrupar dentro de las siguientes categorías:
o Eficacia y eficiencia de las operaciones
o Fiabilidad de la información financiera
o Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas
La característica fundamental de considerar al control interno como un proceso integrado
implica que éste no tiene un fin en sí mismo sino que constituye un medio y una metodología
sistémica, bajo esta concepción, se infiere a la necesidad de implantar el control interno, más
allá de los requerimientos normativos, por la naturaleza del mismo; dicha naturaleza ha
transformado al control interno en un complemento indispensable de los sistemas
administrativos y operativos para alcanzar sus objetivos particulares. Por cierto, el control
interno no debe ser considerado como una carga burocrática y añadida, sino como un
perfeccionamiento del accionar de las entidades a través del aseguramiento de la calidad de
sus actividades y operaciones.
Es importante resaltar la participación integral del personal de la entidad en el proceso de
control interno, ningún funcionario está exento, cada entidad debe comprender esta necesidad
y generar un compromiso corporativo en este sentido, adicionalmente, la participación aludida
se deriva de las correspondientes responsabilidades que cada funcionario asume frente al
control interno. Las responsabilidades son mayores a medida que se asciende en la escala
jerárquica, por esta razón, al máximo ejecutivo de la entidad le corresponde la máxima
responsabilidad sobre la implantación y funcionamiento del control interno, como es de
conocimiento general, dicha responsabilidad no se delega, no obstante, la delegación de
funciones dentro de una administración, es la forma tradicional de responsabilizar a los niveles
inferiores sobre los resultados de sus actos.
El control interno por sí mismo no garantiza el logro de los objetivos; no obstante su
funcionamiento eficaz coadyuva a este logro, es decir, que puede suceder que no se alcance
los objetivos pesar de contar con un control interno efectivo, lo cual se debe a que existen
factores externos que afectan objetivos cuantitativos como la demanda de productos y
servicios que están fuera del control de la entidad y son de difícil anticipación o previsión
administrativa; por otra parte, existen también situaciones internas que imposibilitan el logro
de cualquier categoría de objetivos, como por ejemplo: los posibles errores humanos en las
decisiones o en la aplicación de los controles, el equilibrio de la relación costo-beneficio que
puede dejar algunos riesgos residuales sin controlar, asimismo, las irregularidades producidas
por colusión o confabulación entre funcionarios y el ejercicio indebido del poder pueden
eludir los controles internos establecidos.
En cuanto a la eficacia del control interno, se debe manifestar que este proceso continuo puede
operar en forma diferente en tiempos diferentes, esto significa, que la eficacia del control
interno, es una condición particular en un momento determinado y se deriva de la calidad de
su funcionamiento real comprobada mediante una evaluación específica. Cuando un sistema
de control interno alcanza una calidad razonable, puede ser considerado "efectivo", Se dice
que el control interno es efectivo cuando incluye las defensas necesarias para la protección de
los riesgos conocidos o potenciales y, de esta manera, permite el logro de los objetivos
institucionales porque actúa en forma inmediata accionando preventiva o detectivamente a
través de la información transmitida por los medios de comunicación adecuados.
El proceso de control debe contar con un monitoreo constante para conocer oportunamente las
deficiencias de su funcionamiento, detectar nuevos riesgos y procurar la minimización de los
riesgos conocidos, asimismo, el control interno puede ser juzgado como efectivo si el órgano
colegiado (si existiere) y su máximo ejecutivo tienen una seguridad razonable de los siguientes
aspectos:
o Se conoce el grado en que los objetivos y metas de las operaciones de la entidad están
siendo alcanzados (Objetivos de operación).
o Se elaboran estados financieros confiables a partir de la utilización de información
confiable (Objetivos de información financiera).
o Se están respetando las leyes y los reglamentos aplicables (Objetivos de
cumplimiento).
1.9.3 Principios de Control Interno Gubernamental2
Los principios son entendidos como razón o idea fundamental, consensuada y aceptada
profesionalmente, para orientar la concepción del proceso de control interno:
a) Naturaleza del Control Interno: El control interno gubernamental constituye un proceso
integrado a todos los procesos, técnicos y administrativos, que conforman el accionar de
las organizaciones públicas hacia el logro de sus objetivos específicos en concordancia
con los planes generales de gobierno.
b) Calidad del Control Interno: Los procesos de diseño, implantación, funcionamiento y
seguimiento del control interno de los entes públicos deben ajustarse a y orientarse hacia
el concepto de calidad.
c) Responsabilidad: Es la obligación y la actitud de todo servidor público, con
independencia de su jerarquía dentro de una organización, de rendir cuentas por el
destino de los recursos públicos que le fueron confiados, del rendimiento de su gestión y
de los resultados logrados, no sólo por una responsabilidad conferida, resultante del
cargo ocupado, sino por la responsabilidad social asumida y convenida al aceptar un
cargo público, lo cual implica, ineludiblemente, brindar una total transparencia a los
actos públicos y sus efectos.
d) Jerarquía de Controles: El control interno, por ser un proceso, se conforma por un
encadenamiento de acciones particulares de los recursos humanos en todos los niveles de
las organizaciones públicas que, además de sus interrelaciones funcionales, se articulan
en una relación de jerarquía en concordancia con dichos niveles.
e) Criterio y Juicio Personal y Profesional: En toda organización pública la existencia de un
marco estratégico sistematizador y normativo de las decisiones y operaciones debe
entenderse en un sentido positivo. Estos elementos no deben constituirse en interferencias
para la dinámica del rendimiento, razón por la cual la aplicación del criterio con base en el
sentido común y el juicio personal y profesional para la revisión permanente de las
regulaciones, deben ser reconocidos cuando resulten necesarios para el logro de los
objetivos institucionales, bajo el concepto de eficiencia.
1.9.4 Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental2
Las referidas normas se entienden como reglas que, sobre la base de los principios y con
una vigencia temporal, establecen los aspectos a los que se debe ajustar el proceso de
control interno el cual forma parte integrante del control gubernamental. En cuanto a las
normas básicas, tienen como fin, como reglas derivadas de cada una de las normas
generales, contribuir al mejor entendimiento de estas últimas y posibilitar el diseño,
implantación y funcionamiento del proceso de control interno en las organizaciones
públicas:
a) Norma General de Ambiente de Control: El ambiente de control define al conjunto de
circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control
interno y que son, por lo tanto, determinantes de las conductas y los procedimientos
organizacionales. Comprende las siguientes normas básicas:
o Filosofía de la Dirección
o Integridad y Valores Éticos
o Competencia Profesional
o Atmósfera de Confianza
o Administración Estratégica
o Sistema Organizativo
o Asignación de Autoridad y responsabilidad
o Políticas de Administración de Personal
o Auditoria Interna y Comités de Control
b) Norma General de Evaluación de Riesgos: El control interno ha sido pensado
esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones.
A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes, tanto derivados de la
situación presente como del efecto de los cambios futuros que deben anticiparse por
medio de sistemas de alertas tempranos, se identifica el punto hasta el cual el control
vigente los neutraliza y se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello, debe adquirirse
un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes, de manera de identificar los
puntos débiles y los riesgos internos y externos que pueden afectar las actividades de la
organización. Contempla las siguientes normas básicas:
o Identificación del Riesgo
o Sistemas de Alertas Tempranos
o Estimación del Riesgo
c) Norma General de Actividades de Control: El proceso de control interno involucra a
todos los integrantes de una organización pública y es responsabilidad indelegable de su
dirección superior. Esto implica que existe una actividad primaria y general de control, a
cargo de aquellos y bajo la conducción de esta última, que consiste en el aseguramiento
de la vigencia de los principios de control interno. Asimismo, comprende el monitoreo
permanente del adecuado diseño, implantación y mantenimiento de un ambiente de
control efectivo, para la minimización de los riesgos que pueden afectar los objetivos
institucionales, dentro de un marco de aseguramiento permanente de la calidad y como
base para el ejercicio de la responsabilidad. Sus normas básicas son:
o Controles clave
o Enfoque Sistémico de las Actividades de Control
o Aseguramiento de la Integridad
o Naturaleza Genérica de las Actividades de Control
o Aseguramiento de Objetivos Fuente de la Organización
o Medidores de Rendimiento
o Ambiente de Control de los Sistemas Informáticos
o Procedimientos para Ejecutar Actividades de Control
d) Norma General de Información y Comunicación: La información, generada internamente
o captada del entorno, en las entidades gubernamentales debe ser comprendida por la
dirección superior como el medio imprescindible para reducir la incertidumbre, a niveles
que permitan la toma adecuada de decisiones que involucren las operaciones, la gestión
y su control y la rendición transparente de cuentas, asegurando la consistencia entre toda
la información que se genera y circula en la organización y la interpretación inequívoca
por todos sus miembros. Las normas básicas son:
o Funciones y Características de la Información
o El Sistema de Información
o Control de Tecnología de Información
o Funciones o Características de los Canales de Comunicación
f) Norma General de Supervisión: La supervisión se define como la revisión de un trabajo; sin
embargo, en el contexto de control presentado en estas normas debe entenderse con mayor
amplitud. En tal sentido, constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de todas las
actividades que desarrolla una organización, sean éstas de gestión, de operación o control,
incluyendo entonces, como objeto e integrándose, a la vez, a las actividades de control. Las
normas básicas comprenden:
o La función de la supervisión y su relación con la eficacia y eficiencia del control
interno
o El proceso de la supervisión
o Características del supervisor
o Auditorias del proceso de control interno
g) Norma General de Calidad del Control Interno: Las organizaciones públicas deben mantener
un nivel de excelencia y credibilidad elevado de sus procesos y productos / servicios, lo cual debe
ser corroborado por los usuarios. Por ello, su plan estratégico debe considerar un sistema de gestión
de la calidad, coordinada y eficiente, para todos sus productos o servicios. Sus normas básicas
corresponden a:
o Marco estratégico para la gestión de la calidad
o Actividades de mejoramiento continuo
Para mayor comprensión de cada uno de estos principios y normas, se debe examinar el
documento de Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental
emitido por la Contraloría General del Estado.
1.10 IDENTIFICACIÓN DE TRANSACCIONES, CICLOS O PROCESOS MÁS
IMPORTANTES
En el proceso de comprensión de la estructura de control interno, el auditor debe evaluar los
controles para cada ciclo de operaciones más significativas, debe documentar los ciclos de
transacciones más importantes y las cuentas que las afectan y diseñar procedimientos de
auditoria eficientes para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas más
importantes puedan agruparse dentro de ciclos, para facilitar su revisión. Como resultado de
las entrevistas y otros procedimientos realizados por el auditor con el personal del ente
auditado, el auditor debe determinar las cuentas y las clases de transacciones que proporcionan
la mayor información de los estados financieros, los ciclos de transacciones más importantes
que se presentan en la contabilidad de la institución son los siguientes:
N° CICLO SISTEMA CONTABLE/ CUENTAS
1 Ingresos Transferencias corrientes recibidas, Ingresos,
Caja-bancos
2 Egresos Existencias, Cuentas por pagar, Gastos
diversos de gestión
3 Nóminas Caja-Bancos, Gastos de personal
4 Activo Fijo Inmuebles, maquinaria y equipo, Cuentas por
pagar, Depreciación acumulada
1.11 INDICADORES Y VARIABLES EN LA EVALUACIÓN DE LA GESTION
El uso de indicadores en la auditoria, permite medir:
o La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.
o Las cantidades, cualidades y características de los bienes producidos o de los servicios
prestados (eficacia)
o El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios (universo
objetivo), (certeza)
Todos estos aspectos deben ser evaluados y mensurados, considerando su relación con la
misión, los objetivos y las metas planteadas por la Institución. Para evaluar la gestión
mediante el uso de indicadores, sean estos predeterminados por el auditado o generados por el
equipo de auditoria, es imprescindible un adecuado manejo de los siguientes conceptos:
1.11.1 Variable
Representación cuantitativa o cualitativa de una característica, la cual presentará distintos
valores según el momento de observación. Las variables deben ser expresadas con la unidad
de medida apropiada a la respectiva característica, como ejemplos se mencionan las siguientes
características:
o Estudiantes graduados en un año.
o Órdenes de pago conformadas en el semestre.
o Auditorias de gestión realizadas durante el ejercicio
1.11.2 Indicador
Referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos del
desempeño de la unidad auditada durante un período de tiempo dado. Esta referencia, al ser
comparada con un valor estándar, interno (ejercicios anteriores) o externo (benchmarking) a la
organización, podrá indicar posibles desvíos que debieran generar acciones correctivas por
parte de la administración. Ejemplos:
o Total de pacientes atendidos por el servicio de traumatología en el Hospital X.
o Total de órdenes de pago por compra de papel, conformadas en el segundo semestre
por la Facultad de...........
o Total de auditorias realizadas en el ejercicio xxx con objeciones y recomendaciones
sobre el sistema de control interno.
Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de información
confiable y oportuna que permitan su comparación con referencias históricas o de otras
organizaciones similares. La identificación de variables e indicadores en cada uno de los
elementos que integran la visión sistémica de la organización facilita la medición y evaluación
del desempeño de la gestión, tal como se expone en el siguiente esquema.
Para la evaluación se requiere el conocimiento e interpretación de los parámetros que se
describen a continuación:
1.11.3 Economía
Que es la habilidad de minimizar el costo unitario de los recursos empleados en la
consecución de objetivos, sin comprometer estos últimos. En este sentido, un índice de
economía generalmente empleado es la relación entre los resultados obtenidos y el costo de los
mismos. Ejemplos:
o Costo/cama de un hospital público en relación con el costo/cama en un hospital
privado.
o Total de insumos utilizados en relación al total de insumos adquiridos.
1.11.4 Eficacia
Que es la capacidad que tiene un sistema de asegurar razonablemente la consecución de
objetivos. En términos generales, el índice de eficacia es la relación entre los resultados
logrados y el objetivo previsto. Ejemplo:
o Total de jóvenes capacitados en relación a la cantidad de jóvenes que se había
programado capacitar.
1.11.5 Eficiencia
Que es la habilidad de alcanzar objetivos empleando la mínima cantidad de recursos posible
(v.g. tiempo, humanos, materiales, financieros, etc.). En este sentido, un índice de eficiencia
EFICIENCIA ECONOMÍA
METAS
OBJETIVOS
E F E C T O - I M P A C T O
USUARIOS – SOCIEDAD - AMBIENTE
EFICACIA
CALIDAD IMPACTO EFECTIVIDAD
generalmente utilizado es la relación entre los resultados obtenidos y la cantidad de recursos
empleados. Ejemplo:
o Total de horas hombre disponibles en relación con el total de horas hombre utilizadas.
o Total de insumos utilizados en relación al total de insumos adquiridos.
1.11.6 Calidad
Cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad
del beneficiario. Ejemplos:
o Cantidad de veces que se repavimenta un tramo de calle o carretera.
o Cantidad de estudiantes aprobados en relación a la cantidad de estudiantes que
cursaron una materia.
o Total de pacientes atendidos en consultorios externos en relación a la cantidad de
turnos entregados.
1.11.7 Impacto
Repercusión a mediano o largo plazo, en el entorno social, económico o ambiental, de los
productos o servicios prestados. Ejemplo:
o Disminución de la tasa de repitencia en la materia X por efecto de la modificación Z
El indicador debe expresar caramente lo que se quiere medir u observar, incluyendo el alcance
y las limitaciones, para la construcción del indicador el auditor deberá colocar en el numerador
las variables con datos relativos a insumos, procesos o productos, y en el denominador se
colocarán las variables cronológicas, físicas o económicas de comparación.
El análisis combinado de diferentes conjuntos de datos (operativos y financieros) junto con la
puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen actividades de control, si esta
información se utiliza sólo como soporte a la toma de decisiones operacional, el análisis de los
indicadores de rendimiento actúa, exclusivamente como un control relativo a las operaciones.
Si por el contrario, también se lo utiliza para el seguimiento de resultados procedentes del
sistema de administración financiera, el análisis de indicadores de rendimiento contribuye al
control de dicha información. (ver anexo 2).
1.12 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORIA
En la programación de toda actividad de auditoria se deben considerar los siguientes aspectos:
o Plan estratégico de la de la Unidad de Auditoria Interna de la entidad pública.
o Requerimientos de la máxima autoridad de la entidad,
o Criterios prioritarios del jefe de la UAI de la entidad,
o Recomendaciones efectuadas por la CGE, ente tutor y/o firmas consultoras.
o Importancia relativa de la Unidad Académica o Dependencia a auditar
o Impacto del desempeño del auditado sobre la comunidad.
o Asignaciones presupuestarias del auditado.
o Factibilidad práctica de ejecución, determinando recursos y tiempo de las tareas.
o El riesgo inherente generado por las características y naturaleza propias del organismo
a auditar.
o El riesgo de control respecto a las deficiencias del sistema de control interno del
auditado.
o El riesgo de detección derivados de las actividades y tareas de la ejecución de la
auditoria.
o Información relativa al desempeño del organismo auditado.
o Denuncias, información periodística o investigaciones realizadas sobre el auditado.
o Resultados de auditorias anteriores.
o Intuición del auditor
1.13 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
En la aplicación de la metodología para la ejecución de prácticas de auditoria el auditor debe
tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Identificar las causas que pudieran estar originando un bajo rendimiento del auditado.
o Recopilar evidencias suficientes que sustenten debidamente las recomendaciones a
efectuar.
o Verificar que la recomendación sea aplicable e implantable por el auditado.
o Comprobar la eficacia de los sistemas de información del auditado.
o Verificar el cumplimiento de las funciones del auditado en relación a las normas
legales que le sean aplicables.
o Verificar el eficaz cumplimiento de las actividades, conforme a lo planificado y
programado.
o Verificar la capacidad de gestión y la suficiencia del sistema de control interno del
organismo auditado.
o Determinar deficiencias y realizar recomendaciones razonables y oportunas.
o Identificar la población objetivo de los bienes o servicios provistos o prestados por el
auditado.
El equipo auditor podrá utilizar las técnicas y prácticas recomendadas en el presente Manual, o
complementariamente utilizar métodos, realizar estudios e investigaciones que no hubieran
sido incorporadas.
1.14 EQUIPO DE TRABAJO MULTIDISCIPLINARIO.
Para practicar una auditoria, según los alcances y objetivos determinados, deben constituirse
equipos de trabajo conformados por profesionales de diferentes áreas como, la administración,
la informática, la economía, la ingeniería, el derecho, la medicina, la educación, etc. El equipo
así constituido se denominará “equipo multidisciplinario”. Los responsables de seleccionar al
personal que conformara el equipo mencionado deberán considerar en dicha selección, la
capacidad técnica y experiencia de los funcionarios, de acuerdo con el tipo y complejidad de la
gestión del organismo auditado. Se procurará que los integrantes del equipo multidisciplinario
reúnan las siguientes condiciones:
o Profesional universitario.
o Domino de la metodología a aplicar.
o Habilidad numérica.
o Capacidad para captar la integridad de los procesos.
o Habilidad para detectar posibles situaciones conflictivas.
o Habilidad para el análisis y la síntesis.
o Aptitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre.
o Abierto a la participación y al trabajo en grupos.
o Voluntad y dedicación centrada en la resolución de problemas.
o Capacidad para el manejo de dificultades.
En cuanto a la conformación del equipo multidisciplinario se procurará que cada uno de sus
integrantes cuente con las siguientes cualidades:
a) Independencia de Criterio y Profesionalismo: Capacidad para emitir juicios y adoptar
decisiones en cada una de las fases del proceso y discernir sobre la calidad de la evidencia
obtenida.
b) Disposición para Realizar Auditoria de Gestión: La actitud del auditor debe estar orientada
al trabajo conjunto de las partes involucradas. El auditor debe tener habilidad para
conseguir apoyo, orientación y cooperación de aquellos integrantes del equipo que dominan
otras disciplinas, para realizar una evaluación eficiente.
c) Habilidades y Experiencia en los Procesos bajo Examen: Capacidad para abreviar los
tiempos de ejecución y obtener resultados confiables y de calidad, así como para asumir
posiciones e iniciativas que repercutan en la efectividad de la evaluación.
d) Utilización adecuada de los métodos, técnicas, prácticas y herramientas de auditoria: Con el
fin de facilitar el trabajo, reducir los costos y aumentar la calidad del examen.
Los integrantes del equipo multidisciplinario deben desarrollar las capacidades, habilidades y
destrezas necesarias con el objeto de lograr la mayor calidad y efectividad en la ejecución de
auditorias. Por ello deben ser capacitados en las siguientes áreas:
o Planificación estratégica, visión, misión, objetivos, metas, análisis sistémico de la
gestión.
o Toma de decisiones, negociación y trabajo en grupo.
o Técnicas de programación de auditorias.
o Aplicación práctica de la metodología de la auditoria de gestión.
o Definición y manejo de variables (indicadores)
o Dominio conceptual de control interno.
o Técnicas de auditoria.
o Técnicas de entrevistas.
o Técnicas para la elaboración de encuestas.
o Elaboración de informes.
o Elaboración de papeles de trabajo.
o Constante sobre todas las fases de la auditoria, con el objeto de garantizar la calidad y
eficacia de la auditoria.
Especial énfasis deberá ponerse en una amplia participación de los funcionarios del organismo
auditado, especialmente durante el proceso de relevamiento de la información, para ello, se
debe promover la activa comunicación entre los funcionarios de la Unidad de Auditoria
Interna con sus pares del ente auditado, con el fin de informar el objeto de la auditoria, en que
consiste su ejecución, la cantidad de auditores que compondrán el equipo y el tiempo
aproximado de las tareas de “campo”. De tal forma que durante la primera entrevista entre el
titular de la Unidad de Auditoria Interna con la Máxima Autoridad Ejecutiva del organismo
auditado, se precisará acerca de:
o Los propósitos de la auditoria.
o Los beneficios que pueden obtenerse de los resultados de la intervención.
o La composición del equipo de trabajo del auditor.
o El tiempo aproximado de las tareas de campo.
o La conveniencia de que el organismo auditado designe un responsable, para canalizar
los requerimientos de información y facilitar su suministro.
o El espacio físico y la infraestructura que el auditado pondrá a disposición del equipo de
auditores.
o Las áreas que pueden considerarse críticas por parte del auditor y del auditado, para
fijar puntos de referencia de comprobación posterior.
1.15 PROCESO DE LA AUDIOTRIA
Las fases de la auditoria son el contenido más importante del Manual de Auditoria Interna,
porque en el se definen los objetivos a alcanzar en las auditorias a realizar, el alcance de los
controles y exámenes, las actividades y tareas a ejecutar, el perfil técnico del equipo de trabajo
que tendrá a cargo la labor, el nivel de supervisión de la auditoria para lograr una buena
calidad técnico profesional en los informes y el seguimiento de la implantación de las
recomendaciones, por parte del auditado. La auditoria interna evalúa fundamentalmente la
aptitud del sistema de control implantado por el auditado para cumplir los objetivos y metas
propuestas, con eficacia, eficiencia, economía y efectividad, observando el marco normativo y
legal vigente y competente.
Dichos objetivos y metas deben resultar consistentes con las políticas formuladas por el
auditado, consecuentemente, atender a las necesidades de la comunidad a la que asiste. De
acuerdo al perfil formulado, el ámbito de control de la auditoria interna supera el solo análisis
de la suficiencia del “control interno” del auditado para salvaguardar los activos y cumplir el
marco legal, implica además, una evaluación:
o De la capacidad de liderazgo de la dirigencia,
o Del sistema de incentivo y participación del personal involucrado en la provisión y
prestación de los servicios,
o De la satisfacción manifestada por los usuarios y beneficiarios, y
o Del impacto que su gestión tiene en el entorno de la sociedad.
Cabe destacar que, así como en materia de auditoria financiera es posible la abstención de
opinión sobre la razonabilidad de un estado contable, en materia de auditoria de gestión esta
posibilidad no existe. Siempre puede emitirse una opinión sobre la gestión y el resultado de la
ejecución de las operaciones de la institución. De la misma forma, con diverso nivel de
complejidad, siempre o casi siempre es posible realizar comparaciones entre los ratios del
auditado y otras instituciones de similares características. El presente esquema resume las
fases de una auditoria:
EJECUCIÓN
Aceptación de
trabajo y
designación
auditores
PLANIFICACIÓN
Evaluación del
control interno
Definir riesgos
Definir
controles
claves
Evaluar y
discutir
deficiencias
Preparar
programas de
trabajo
específicos
Realizar pruebas
sustantivas y de
cumplimiento
Obtener
evidencia
suficiente y
competente
Comprobar
auditoria
(supervisión)
Evaluar y
discutir
deficiencias
Comunicar
resultados
CONCLUSIÓN Y SEGUIMIENTO
Evaluar y discutir
excepciones
Concluir y
preparar
dictamen
Discutir y
preparar
informe
Realizar el
seguimiento
CAPÍTULO II
ETAPA DE PLANIFICACIÓN
El proceso de planeamiento es una actividad dinámica cuya definición, etapas y pasos de
ejecución están enunciados en las Normas de Auditoria Gubernamental de acurdo al tipo de
auditoria a ejecutar, mismos que fueron emitidas por la Contraloría General del Estado (CGE).
El proceso de planeamiento permite al auditor identificar las áreas críticas y los problemas
potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia
necesaria para informar sobre: la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de Leyes, Normas y regulaciones aplicables
auditado.
El auditor realiza el planeamiento para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de
obtener los datos necesarios e informar acerca del objeto de la auditoria. La naturaleza y
alcance del planeamiento puede variar según el tamaño del ente, el volumen de sus
operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones. La calidad de una
auditoria radica en la experiencia y la especialización del equipo de auditores que efectúa el
planeamiento; el mencionado planeamiento, permite identificar que debe hacerse durante la
fase de ejecución y confección del informe de una auditoria y quién y cuándo deben ejecutar
las tareas.
La planificación es un proceso dinámico que si bien se inicia al comienzo de la labor de
auditoria, puede modificarse o continuarse sobre la marcha de las tareas, el mismo comienza
con la obtención de la información necesaria para definir la estrategia a emplear durante la
ejecución y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en dicha etapa. Para
proceder a la planificación resulta imprescindible definir el alcance de la auditoria, este está
referido a los procedimientos que son considerados necesarios para alcanzar el objetivo
programado; Cuando se trata de una auditoria inicial el alcance debe ser más amplio, por lo
tanto el planeamiento debe prever esa condición y en el caso de una auditoria recurrente, los
papeles de trabajo y archivos anteriores facilitan el planeamiento del operativo a realizar.
Si bien, la planificación constituye el comienzo de la auditoria y representa la primera fase de
ésta, se encuentra presente como metodología de trabajo en cada una de las fases siguientes,
sistematizando y organizando su desarrollo, consecuentemente, lo ejecutan los auditores
designados para el operativo, los que deberán llevar a cabo las acciones descritas en las etapas
que se detallan más abajo. El planeamiento reviste especial importancia para el cumplimiento
de los objetivos de la auditoria y permite lograr un adecuado equilibrio entre éstos, el alcance
del trabajo, el tiempo disponible para ejecutarlo y los recursos humanos y materiales que se
afectarán.
2.1 OBJETO Y OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
El Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditoria Interna de la del entidad pública,
define el objeto y objetivos básicos de esta área funcional de auditoria, adicionalmente
establece una estimación preliminar de tiempos y recursos a asignar a cada caso. En el
momento de encarar el proceso de auditoria, el Titular de la Unidad de Auditoria Interna debe
efectuar una precisión de los objetivos sobre la base de los lineamientos del Plan Operativo
Anual. Definidos el objeto y los objetivos de la auditoria, se deberá establecer el método de
análisis para abordar la evaluación, la profundidad de la misma, los procedimientos a aplicar,
los recursos necesarios, tanto humanos como tecnológicos, el plazo de ejecución y los demás
aspectos del planeamiento a través de las dos etapas que lo comprenden.
2.2 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO
El planeamiento en un examen de auditoria interna comprende dos etapas, Planeamiento
Estratégico y Planeamiento Detallado. Los pasos que se desarrollan en este título no
corresponden a un orden estrictamente secuencial, ya que los mismos deben abordarse
teniendo en cuenta la iteración, recurrencia e interrelación propias de un proceso dinámico de
características sistémicas, por lo tanto, en algunos casos resultará conveniente abordar
concomitantemente dos o más pasos, e incluso, una vez cumplido uno de ellos, puede ser
necesario volver al mismo durante la ejecución de un paso posterior.
2.2.1 Planeamiento Estratégico
Durante esta etapa y partiendo del objeto definido en el Plan Operativo Anual de la U.A.I. de
la entidad pública, se definirá el enfoque de auditoria, procediéndose a relevar aspectos del
sistema de control interno, de los riesgos de auditoria y de la importancia relativa
(significatividad) del auditado; a fin de elaborar el Memorándum de Planificación de
Auditoria. Para ello se desarrollarán los siguientes pasos:
a) Relevamiento de Información:
Conocimiento del área y/o unidad funcional a auditar: Este paso del planeamiento
estratégico se realiza con el objeto de efectuar un diagnóstico primario sobre la entidad o
el segmento objeto de auditoria, sus actividades, operaciones y aspectos generales del
contexto en el que desempeña su actividad. Este conocimiento comprende la selección,
clasificación y análisis de datos obtenidos de diversas fuentes de información, como ser:
o Archivo permanente de la Unidad de Auditoria Interna.
o El propio organismo a auditar.
o Conocimiento directo mediante la realización de observaciones, entrevistas, etc.
o Medios electrónicos (redes internas y externas)
o Información pública (medios de comunicación, usuarios, etc.).
o Conocimiento directo mediante la realización de encuestas disponibles, etc.
El archivo permanente de la Unidad de Auditoria Interna, deberá contar con la información
institucional y de gestión básica del universo de las operaciones de la entidad pública sujetas
al ámbito de su competencia. Así mismo se debe revelar aspectos básicos de información
como por ejemplo:
o Plan estratégico institucional
o Plan operativo anual
o Informes de evaluación anual
o Memoria anual
o Organigrama
o Asignación de responsabilidad
o Delegación de autoridad o grado de autonomía
o Manual de funciones
o Reglamento Interno o Manual de organización
o Código de ética y conducta
o Plan general de carrera
o Naturaleza y características de los productos y/o servicios
o Productos y/o servicios intermedios o finales
o Proveedores
o Destinatarios y/o usuarios de los productos y/o servicios
o Insumos y fuentes
o Canales de distribución
o Asignación presupuestaria.
o Ejecución presupuestaria
o Estados Financieros principales y complementarios.
o Informes sobre seguimiento de la gestión (destinatarios internos y externos).
o Informes anteriores de auditoria y de seguimiento de recomendaciones.
o Funcionarios responsables de la formulación, aprobación y distribución de los
informes.
o Operaciones o actividades críticas.
o Manuales de procedimiento.
o Fuentes de Financiamiento.
o Presupuesto (proyecto, crédito aprobado, ejecutado y disponible, modificaciones).
o Otras normas que afecten la libre disponibilidad del presupuesto aprobado.
o Grado de aceptación por parte de los usuarios (a través de diarios, denuncias,
investigaciones, encuestas, otros).
o Procedimientos adoptados para medir e informar el desempeño.
El trabajo realizado por los auditores internos y auditores externos, pueden proveer
información de utilidad para orientar la identificación de problemas potenciales y apoyar
efectivamente las tareas de planeamiento. Deberá obtenerse información, como mínimo, sobre
los siguientes aspectos:
o Observaciones y recomendaciones incluidas en informes de auditorias anteriores.
o Áreas y procesos críticos examinados.
o Oportunidad en la implantación de las medidas correctivas.
o Recomendaciones importantes pendientes de implantación.
o Identificación de áreas o actividades importantes no auditadas o que no han recibido
suficiente atención en el pasado
Relevamiento del sistema de información y control interno: Los componentes definidos
en el informe COSO, así como la conversión y complementación de estos componentes en
Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental para Bolivia, provee una
estructura según la cual el control interno gubernamental consta de seis normas generales
relacionados entre sí: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación, supervisión y calidad.
o Ambiente de Control; El ambiente de control se refiere al establecimiento de un
entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de
sus actividades, esta norma general refleja el espíritu ético vigente en un ente respecto
del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades
y la importancia que le asignan al control interno. El ambiente de control es la base que
sustenta las otras normas de control interno, dado que provee disciplina y estructura,
dentro de él las personas conducen sus actividades y llevan a cabo sus
responsabilidades de control.
El auditor debe documentar la efectividad del ambiente de control, que refleja la
actitud y compromiso de los ejecutivos de la organización respecto de la importancia
que otorgan al sistema de control interno del; este aspecto se evidencia a través del
establecimiento de una atmósfera positiva tendiente a implementar y ejecutar las
actividades y operaciones. Un ambiente de control interno fuerte permite al auditor
depositar mayor confianza en los sistemas de control, seleccionar controles como
fuentes de satisfacción de auditoria y posiblemente reducir la cantidad de evidencia
requerida para obtener la conclusión de que los controles seleccionados funcionan
adecuadamente.
El auditor necesita obtener una comprensión suficiente del ambiente de control para
planear la auditoria, el ambiente de control engloba una serie de factores, que aunque
todos son importantes, la medida en que cada uno será considerado variará en función
de la organización. Las normas específicas que conforman el contexto del ambiente de
control son los siguientes:
A. Integridad y valores éticos, los objetivos de un ente y la manera en que se consiguen
están basados en las distintas prioridades, juicios de valor y estilos de gestión, estas
prioridades y juicios de valor, que se traducen en normas de comportamiento, reflejan
la integridad de la dirección y su comportamiento con los valores éticos, la dirección
superior debe transmitir a su personal su compromiso respecto de los controles internos
y los valores éticos, generando un ambiente de respeto hacia el control interno y de
motivación hacia el personal. Los principios y valores éticos establecidos por la
entidad pública en su Código de Ética constituyen el sustento formal de la conducta
funcionaria, dicho sustento debe estar fortalecido con el establecimiento de un Comité
de Ética y con la realización de distintos eventos que procuren la comprensión y
aplicación práctica del comportamiento ético.
El proceso de control interno es diseñado y ejecutado por los servidores públicos;
razón por la cual, se necesita una clara determinación y concientización de las pautas
éticas, la integridad y los valores éticos perfeccionan el proceso de control interno
limitando la posibilidad de existencia de fraudes ocasionados por abusos de poder o
confabulación que las actividades de control no pueden prevenir. Los riesgos pueden
ser:
Reincidencia de actuaciones inversas al código de ética de la entidad.
Perfil negativo de la entidad creada por formas negativas de los servidores
públicos, respecto del público/usuario/beneficiario.
Sucesos engañosos con colaboración de los servidores públicos de la entidad.
Abuso de autoridad que se propaga a través de medidas ilegales e inversas al
debido respeto por la dignidad de los servidores públicos.
Incumplimiento de objetivos por falta de ayuda según las circunstancias.
Rendición de cuentas sin cumplir las características de integridad, confiabilidad y
oportunidad.
Por lo tanto, el relevamiento del proceso de control interno de la entidad pública,
consistirá en indagar e identificar al menos lo siguiente:
Interés de las máximas autoridades en cuanto a la integridad y los valores éticos.
Compromiso de las autoridades relacionadas al Código de Ética de la entidad.
Sucesos dolosos de los servidores públicos relacionados con las operaciones.
Ejecución de sanciones por infracciones éticas.
B. Filosofía de dirección, la filosofía y estilo de la dirección influye en la manera en
que se conduce las entidades públicas, las máximas autoridades pueden estar dispuestas
a incurrir en actividades de alto riesgo, a su vez reflejan su estilo de operaciones en la
manera en como la institución es manejada, informal o formalmente;
consecuentemente, es necesario que la filosofía de la dirección sea favorable al proceso
de control interno. Para ello, se requiere que la dirección cumpla y exija el
cumplimiento de los controles con responsabilidad bajo un comportamiento ético en el
marco del respeto por el personal, la legalidad y la transparencia de las operaciones, la
filosofía de la dirección involucra no sólo a las máximas autoridades de la entidad, sino
también a las autoridades intermedias, estas filosofías y estilos de operación pueden
tener un impacto en la confiabilidad global de la información procesada por el
Auditado. Los riesgos pueden ser:
Incumplimiento de metas, objetivos, actividades, funciones, planes y programas.
Paradigmas o maneras inversas a la ética.
Perfiles bajos de las autoridades y deficiente desempeño.
Perjuicio en la toma de decisiones por falta de información y coordinación.
Información financiera y operacional distorsionada.
Pasividad por infracción en plazos y controles.
Inadecuado seguimiento de los objetivos y toma de decisiones inoportunos.
Por lo tanto, el relevamiento del proceso de control interno de la entidad pública,
consistirá en indagar e identificar al menos lo siguiente:
Dirección de la gestión de la entidad al cumplimiento de la misión y exigencia
para el logro de los objetivos.
Definición de perspectivas serias de desempeño.
Controles gerenciales.
Enunciación de políticas administrativas y operativas.
C. Sistema organizativo, la estructura orgánica, formalizado en un organigrama,
constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades
que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas,
efectuadas y controladas; consecuentemente, la estructura debe estar ajustada al
resultado de la planificación evitando burocratizar los procesos en procura de la
eficiencia operativa. La formalización de la estructura y los procesos que se desarrollan
estarán formalizados en el Manual de Organización y Funciones, así como en el
Manual de Procesos, del mismo modo, los Sistemas de Administración deben estar
formalizados mediante la emisión de los Reglamentos Específicos previstos en las
normas básicas vigentes.
Entre los aspectos más significativos a tener en cuenta a la hora de establecer la
estructura orgánica correspondiente están, la definición de las áreas claves de autoridad
y responsabilidad y el establecimiento de vías adecuadas de comunicación, lo
importante es que su diseño se ajuste a las necesidades de la entidad. Esto es que
proporcione el marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada
para alcanzar los objetivos fijados, lo apropiado de la estructura orgánica podrá
depender, por ejemplo, del tamaño del ente y de la naturaleza de las actividades que
desarrolla. Los riesgos relacionados con este factor son los siguientes:
Falta de formalización de la estructura organizativa.
Formalización parcial de la estructura organizativa.
Estructura organizativa sobredimensionada o subdimensionada.
Deficiente alcance del control.
Inexistencia de Reglamentos Específicos.
Procedimientos inconsistentes con las Normas Básicas de los Sistemas de
Administración.
Inexistencia de procesos operativos formales.
Procedimientos inconsistentes con los objetivos de la entidad.
Por lo tanto se debe indagar e identificar al menos lo siguiente:
Equilibrio de la estructura organizativa para actividades operativas y
administrativas.
Flexibilidad de la estructura organizativa ante cambios estratégicos y del entorno.
Segregación de funciones incompatibles.
Reglamentos Específicos, Manual de Organización y Funciones, Manual de
Procesos, Manual de Puestos y Reglamento Interno.
Procedimientos para los Sistemas Administrativos y Operativos.
D. Asignación de responsabilidades y niveles de autoridad, la asignación de funciones
y responsabilidades debe interpretarse como una desagregación de los objetivos de las
respectivas unidades organizacionales que a su vez, deben ser consistentes con los
objetivos de la entidad y se formalizan mediante la Programación Operativa Anual
Individual (POAI) que en su conjunto constituye el Manual de Puestos. La POAI
principalmente determinará los objetivos (resultados esperados) que cada servidor
público debe cumplir y sobre los cuales se realiza la evaluación del desempeño. Este
aspecto del control interno incluye tanto la asignación de responsabilidad y la
delegación de autoridad para las actividades de gestión como para el establecimiento
de las relaciones de jerarquía y de las políticas de autorización.
El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo
conocen claramente sus deberes y responsabilidades, ello impulsa a usar la iniciativa
para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro de los límites de su
autoridad, las líneas de autoridad que no están definidas con claridad, disminuyen la
responsabilidad de rendir cuenta y pueden conducir a debilidades en los controles. La
delegación de autoridad significa a menudo entregar el control central sobre
determinadas decisiones a los niveles inferiores de la organización, a las personas que
están más cerca de las operaciones diarias, es indispensable que todo miembro de la
organización sepa cómo su tarea se relaciona con la de los demás y contribuye a la
consecución de los objetivos. Entre los riesgos se pueden mencionar los siguientes:
Desconocimiento de las funciones, responsabilidades y los resultados de los
servidores públicos.
Incorporación de servidores públicos en puestos no formalizados.
Evaluaciones de desempeño inadecuadas.
Incumplimiento de objetivos institucionales de gestión y específicos.
Ineficacia de las funciones individuales.
Desconocimiento de las necesidades de capacitación específicas.
Consecuentemente, se debe investigar e identificar como mínimo lo siguiente:
Programación Operativa Anual Individual.
Delegación formal de funciones individuales y nivel de autoridad.
Personal suficiente para el desarrollo de las funciones de las unidades
organizacionales.
E. Administración estratégica, la administración estratégica comprende el
encadenamiento de planes y programas de la entidad pública, para el logro de sus
objetivos de corto, mediano y largo plazo considerando como principal insumo para su
elaboración a su misión. Toda entidad pública debe elaborar una planificación
estratégica en consistencia con el Plan Nacional de Desarrollo, considerando lo
establecido en las Normas Básicas del Sistema Nacional de Planificación y las Normas
Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública. Los riesgos son:
Estrategias inconsistentes con la misión de la entidad pública.
Estrategias elaboradas sin considerar el Plan Nacional de Desarrollo, las Normas
Básicas del Sistema Nacional de Planificación y las Normas Básicas del Sistema
Nacional de Inversión Pública.
Objetivos de gestión desvinculados con las estrategias.
Objetivos de las unidades académicas inconsistentes con los objetivos de gestión
de la entidad.
Inconsistencia entre presupuesto y programación operativa.
Incumplimiento de estrategias y objetivos.
Por lo tanto, se debe indagar e identificar como mínimo lo siguiente:
Consistencia de las estrategias de la entidad pública, con su misión.
Objetivos de gestión desagregados de los objetivos estratégicos.
Presupuestos consistentes con el Programa Operativo Anual.
Programas Operativos Anuales por áreas, unidades y programas.
Objetivos de las áreas y unidades consistentes con los objetivos de gestión.
Información sobre el cumplimiento de metas y objetivos por área y unidad.
Herramientas diseñadas para el seguimiento periódico de las metas y objetivos.
Ajuste de estrategias en términos de programas, resultados, actividades por
cambios significativos del entorno.
Retroalimentación para ajustar programas y estrategias según el nivel de
desempeño alcanzado.
F. Competencia del Personal, la competencia profesional es un prerrequisito para las
incorporaciones del personal que se debe evaluar oportunamente y perfeccionar
mediante el entrenamiento y la capacitación específica, dicha capacitación debe
considerar los objetivos asignados a cada funcionario y el resultado de la evaluación
periódica de su desempeño. Los riesgos son los siguientes:
Incorporación de servidores públicos cuya competencia profesional no sea
consistente con el perfil requerido.
Promoción de servidores públicos sin las aptitudes y capacidades necesarias para
las funciones a desempeñar.
Consecuentemente, se debe investigar e identificar al menos lo siguiente:
Experiencia en las funciones de los responsables jerárquicos de las áreas y
unidades organizacionales.
Mecanismos para la inducción del personal incorporado.
Procedimientos para evaluar la competencia profesional.
Informes sobre la evaluación de la competencia profesional.
Competencia del personal consistente con las necesidades operativas y de
supervisión de cada una de las unidades organizacionales.
G. Políticas de administración de personal, las Políticas de Administración de
Personal constituyen guías de acción de la entidad pública, para regular las relaciones
con los servidores públicos dependientes considerando el marco normativo legal
conformado por el Estatuto del Funcionario Público, las Normas Básicas de
Administración de Personal y la Ley General del trabajo cuando corresponda. Estas
políticas deben reconocer la importancia del principal recurso con que cuentan la
entidad pública, y la necesidad de demostrar el cuidado por el mismo mediante el
respeto de sus derechos.
Las prácticas aplicadas en el campo de los recursos humanos indican a los empleados
los niveles de integridad, comportamiento ético y competencia que se espera de ellos,
las políticas de personal incluyen los procedimientos de: selección, inducción,
capacitación, rotación y promoción, así como las sanciones. Los riegos que se deben
considerar son los siguientes:
Decisiones inapropiadas sobre la administración de personal ante la inexistencia de
políticas adecuadas.
Desconocimiento de los servidores públicos sobre las políticas de la entidad para
la administración del personal.
Por lo tanto, se debe e identificar al menos lo siguiente:
Políticas de personal consistentes con las normas vigentes.
Difusión de las políticas de personal.
Aplicación de las políticas de personal establecidas.
H. Auditoria interna, la auditoria interna debe depender jerárquicamente de la Máxima
Autoridad Ejecutiva de la entidad pública, dicha autoridad debe respetar la
independencia del trabajo del auditor interno y brindarle todo el apoyo necesario para
que esa característica no sea vulnerada. El respeto por la auditoria interna comprende la
asignación de recursos necesarios y la implantación de sus recomendaciones que
fueran aceptadas. Los riesgos son los siguientes:
Evaluaciones que no cubren las áreas más significativas y con mayores riesgos de
la organización.
Existencia de deficiencias por la falta de implantación de las recomendaciones
emitidas por la UAI.
Falta de recursos humanos y tecnológicos necesarios, como también, de un espacio
físico independiente y seguro para resguardar la documentación de sus
evaluaciones.
Por lo tanto se debe investigar e identificar al menos lo siguiente:
Declaraciones de Independencia de los auditores internos.
Declaración de Propósito, Autoridad y Responsabilidad de la UAI.
Comunicaciones entre la Dirección Superior y la UAI.
Evaluaciones de las áreas y operaciones más riesgosas de la entidad.
Funciones formales e informales de la UAI.
Manual de Procedimientos de la UAI.
Exámenes sobre el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos,
programas, proyectos y metas de la entidad.
Planificación estratégica y Programas operativos de la UAI.
Competencia profesional del auditor interno.
I. Atmósfera de confianza, la atmósfera de confianza o clima organizacional implica la
necesidad del mantenimiento de un contrato informal o compromiso corporativo
implícito entre la entidad pública y los dependientes que procura evitar ineficacias e
ineficiencias en el desempeño originados por problemas de comunicación y actitudes
de la dirección contrarias a las políticas de personal. La confianza mutua es el objetivo
del compromiso corporativo y debe ser fomentada por la Dirección cumpliendo sus
compromisos con los dependientes y; al mismo tiempo, éstos deben cumplir con sus
responsabilidades con la diligencia pretendida.
El ambiente de control necesita de un clima organizacional de confianza mutua para
que exista una relación fluida entre todos los niveles organizacionales que favorezcan
el ejercicio de los controles, la definición de objetivos y la asignación de
responsabilidades, la productividad y la confianza son características directamente
proporcionales del desempeño y las relaciones institucionales, es decir, sin confianza
decae la motivación y la dedicación perjudicando el cumplimiento de objetivos. Los
riesgos son los siguientes:
Incumplimiento de objetivos por problemas de comunicación interna.
Falta de colaboración de los niveles inferiores.
Restricciones de información significativa para el ejercicio y evaluación de los
controles.
Desvinculación de personal clave.
Por lo tanto, se debe indagar e identificar principalmente la existencia de lo siguiente:
Comunicación sin barreras que impidan el acercamiento entre los distintos niveles
organizativos.
Acciones tendientes a la participación de los niveles inferiores en la determinación
de objetivos y metas.
Mecanismos que faciliten la retroalimentación sobre las instrucciones impartidas.
Rendiciones de cuenta.
Propuestas o sugerencias de los niveles inferiores.
o Evaluación de Riesgos; La evaluación de riesgos comprende la identificación, análisis
y respuestas al riesgo, se deben identificar y analizar los riesgos con los posibles
cambios en el entorno externo de la entidad pública, e interno de las operaciones, por
lo tanto, es indispensable el establecimiento de objetivos obteniendo con ello una base
para la identificación y el análisis de los factores de riesgo que amenazan su
cumplimiento. La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para
todos los niveles organizacionales involucrados en el logro de sus objetivos. Los
riesgos relacionados con este componente son los siguientes:
Identificación parcial de riesgos.
Inexistencia de identificación de riesgos.
Identificación inoportuna de riesgos.
Análisis inadecuado de riesgos.
Desconocimiento de la dirección sobre los riesgos existentes identificados.
Consecuentemente, por lo menos se debe indagar e identificar al menos lo siguiente:
Responsables de nivel adecuado para la identificación y análisis de los riesgos.
Desagregación de objetivos de gestión por unidad funcional para identificar los
riesgos relacionados.
Supervisión de la Dirección Superior sobre los procesos de identificación y
análisis de riesgos.
Identificación y seguimiento de riesgos externos.
Procedimientos idóneos para la identificación de riesgos internos.
Información y difusión a la Dirección Superior sobre los riesgos identificados y
analizados.
Análisis de los riesgos considerando la importancia relativa de los mismos y su
frecuencia de ocurrencia.
Costo-Beneficio de las respuestas al riesgo.
Mapas de riesgos para la determinación de prioridades de atención.
o Actividades de Control; Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al
ambiente de control, establecidos por la administración para proporcionar seguridad
razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad pública, las
actividades de control se realizan en toda la organización, en todos los niveles y en
todas las funciones, consecuentemente, los procedimientos de control están integrados
con el ambiente de control y con el sistema de información; por lo tanto, al obtener el
auditor conocimiento sobre estos dos aspectos también obtendrá, subsidiariamente,
información sobre los procedimientos de control vigentes en la entidad. Se pueden
destacar las siguientes actividades de control:
1) Análisis efectuados por la dirección de la Unidad o Dependencia, los responsables
de las diversas funciones o actividades revisan y analizan los informes sobre los
resultados alcanzados, comparándolos con los presupuestos, las previsiones y los
resultados de ejercicios anteriores, proporcionando una indicación global de la forma
como el personal, en los diversos niveles está cumpliendo con los objetivos de la
organización, para así generar las acciones correctivas necesarios.
2) Indicadores de rendimiento, el análisis combinado de diferentes conjuntos de datos
(operativos y financieros) junto con la puesta en marcha de acciones correctivas,
constituyen actividades de control, si esta información se utiliza sólo como soporte a la
toma de decisiones operacional, el análisis de los indicadores de rendimiento actúa,
exclusivamente como un control relativo a las operaciones. Si por el contrario, dicha
información también se utiliza para el seguimiento de resultados inesperados
procedentes del sistema de información financiera, el análisis de indicadores de
rendimientos también contribuye al control relativo de la información financiera.
3) Autorización de operaciones, la autorización es el procedimiento que asegura que
sólo se realizan operaciones y transacciones que cuenten con la conformidad de la
autoridad superior, la autorización de las transacciones puede ser general o específica.
La autorización general ocurre cuando la autoridad superior establece criterios para
aceptación de un determinado tipo de transacciones y las autorizaciones son específicas
cuando las transacciones son autorizadas individualmente.
4) Registro oportuno y adecuado de las transacciones, las transacciones deben
registrarse en el momento de su ocurrencia de manera inmediata y de forma adecuada
para asegurar la obtención de información confiable, asimismo deben estar claramente
documentadas.
5) Acceso restringido a los activos, registros y documentos, el acceso a los activos,
registros y documentos debe ser restringido, debiendo asignarse a un agente la
responsabilidad por su custodia, asimismo deberán contar con medidas de protección
adecuadas como seguros, archivos adecuados, sistemas de alarmas, etc. Estos controles
permiten proteger a los activos de pérdidas o sustracciones y disminuyen las
posibilidades de compras o gastos no autorizados. Se recomienda hacer en todos los
casos, comparaciones entre los registros de contabilidad y los activos físicos, la
investigación sobre la causa de cualquier discrepancia descubrirá debilidades, bien sea
en los procedimientos para custodiar los activos o en el mantenimiento de la
contabilidad y de los registros relacionados.
f. Separación – segregación - de funciones, las tareas relativas a la autorización,
registro y control de transacciones y manejo de activos deben ser asignadas a personas
diferentes, esta medida reduce el riesgo de errores e irregularidades y facilita, en caso
de producirse, su detección.
De conformidad a los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental, en relación a las actividades de control se deben considerar las siguientes
categorías:
A. Eficacia y eficiencia de las operaciones, las actividades de control relacionadas con
la eficacia y eficiencia de las operaciones deben formar parte del Manual de Procesos
de la entidad pública, las actividades de control están constituidas por acciones de
diversa índole a cargo de servidores públicos de distinta jerarquía. En este sentido,
integran este componente controles generales y controles directos alcanzando su
aplicación tanto a los niveles gerenciales como también, la supervisión y los niveles
operativos.
La eficacia de las operaciones comprende el grado de cumplimiento de una meta u
objetivo, que puede estar expresado en términos de cantidad, calidad, tiempo, etc. Es
fundamental; por lo tanto, que la entidad cuente con objetivos predeterminados, con
sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y
oportuna la situación y desvíos respecto a las metas proyectadas a un momento
determinado, de no ser así difícilmente podrá medirse la eficacia de las operaciones.
Los riesgos son los siguientes:
Incumplimiento de procedimientos aplicables.
Falta de integridad de la información necesaria de las operaciones.
Duplicidad de funciones.
Coexistencia de procedimientos formales e informales para una misma operación.
Compras innecesarias de activos.
Uso ineficiente o antieconómico de equipos.
Ociosidad de equipos y / o infraestructura.
Excesiva inmovilización de inventarios.
Inadecuada evaluación de desempeño y toma de decisiones ineficiente.
Concentración significativa de funciones.
Por lo tanto, como mínimo se debe investigar e identificar siguiente:
Esfuerzos duplicados de servidores públicos o unidades organizacionales.
Prácticas inapropiadas o que pueden considerarse despilfarros.
Unidades, operaciones o tareas improductivas.
Procedimientos inefectivos o de costos injustificables.
Excesos o deficiencias en la cantidad de personal operativo y administrativo.
Acumulación excesiva o innecesaria de materiales, equipos u otros activos
inmovilizados.
Políticas y prácticas idóneas para efectuar las adquisiciones de insumos y
contrataciones.
Impedimentos o trabas originados en la falta de coordinación con otras unidades
de la entidad.
Medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y eficiencia
operativa.
Controles gerenciales, independientes y de procesamiento aplicados por los
diferentes niveles organizativos.
Controles físicos para asegurar la protección y conservación de los activos y
demás recursos de la entidad.
B. Confiabilidad de la información financiera, el objetivo de confiabilidad de la
información financiera implica la preparación y presentación de estados financieros de
acuerdo con principios de contabilidad integrada, para ello se requiere que existan
controles para asegurar razonablemente que la información financiera esté libre de
errores e irregularidades significativas. El relevamiento de estas actividades de control
tiene un doble propósito: 1) conocer cuáles son los controles sobre la información
financiera que ha diseñado la entidad para luego, evaluar la suficiencia y aplicación de
los mismos; 2) Determinar el riesgo de control para planear y programar un efectivo
enfoque para la auditoria financiera. Los riesgos son los siguientes:
Falta de registro de pérdidas y robos de activos.
Falta de registro de deterioros de los activos.
Derechos y obligaciones no registrados.
Pérdida de documentación de respaldo sobre los registros.
Inexistencia de activos, derechos y obligaciones registrados.
Registro de operaciones en períodos incorrectos.
Registro de operaciones no autorizadas o aprobadas.
Pérdidas o alteraciones de información registrada.
Registro erróneo o inexacto de las operaciones.
Revelación errónea e incompleta de la información complementaria.
Falta de consolidación y agregación de los estados financieros.
Clasificación y agrupación incorrecta de la información incluida en los estados
financieros.
Por lo tanto, se debe indagar e identificar al menos lo siguiente:
Arqueos e inventarios periódicos y al cierre de gestión.
Informes sobre el mantenimiento de la capacidad productiva de los activos.
Información externa sobre los derechos y obligaciones de la entidad.
Archivos de documentación de respaldo de los registros.
Aprobación de operaciones previa a su registro.
Cortes de documentación para el registro de las operaciones en los períodos
correspondientes.
Correlatividad numérica de los comprobantes de registro.
Documentación sobre la recepción y entrega de bienes y servicios.
Acceso restringido a los registros de las operaciones.
Información interna independiente para la comparación con los datos registrados.
Consistencia de la información complementaria con los estados financieros
básicos.
Consistencia del presupuesto aprobado para la entidad con los estados financieros
elaborados.
Aplicación de los principios de contabilidad gubernamental integrada.
Registro integral de las operaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de
la entidad.
En el marco de una auditoria financiera, el auditor deberá realizar un relevamiento de
todas las actividades de control contables que existen en los ciclos transaccionales y;
sobre ellas, identificará las que reúnen características de controles clave a efectos de
evaluar su funcionamiento. Los controles sobre la información financiera se relacionan
con una diversidad de tareas contables para identificar, compilar, analizar, calcular,
clasificar, registrar y reportar las transacciones, la identificación integral de los
controles contables existentes es una tarea particular que está influenciada por la
estructura organizativa y el sistema contable, y además, está relacionada con las
operaciones específicas de cada entidad.
Los controles clave son particulares para cada una de las operaciones que integran los
ciclos transaccionales, el auditor deberá identificar las actividades de control
específicas de dichos ciclos para poder determinar con precisión el riesgo de control y
el enfoque de la auditoria financiera. Vale decir, que el auditor complementará la
identificación de actividades de control que se incluyen en esta Manual en los
cuestionarios para el subcomponente “Confiabilidad de la Información Financiera”; no
obstante, los cuestionarios del Manual pueden ser utilizados por el auditor para evaluar
el resto de los componentes del proceso de control interno y determinar su efecto sobre
el funcionamiento de las actividades de control incluidas en los ciclos transaccionales.
Asimismo, para una auditoria financiera es necesario que el auditor responda los
cuestionarios del subcomponente “Cumplimiento de Leyes y Normas” relacionados
con los sistemas financieros (Sistema de Presupuesto, Sistema de Contabilidad
Integrada, Sistema de Tesorería y Sistema de Crédito Público). Al respecto, el Manual
de Normas de Auditoria Gubernamental 216 establece que “El auditor gubernamental
tiene la obligación de conocer el ordenamiento jurídico administrativo y otras normas
legales aplicables al sujeto y objeto de la auditoria, para diseñar el examen de tal forma
que le permita obtener seguridad suficiente acerca del cumplimiento del ordenamiento
jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales,
que sean significativas para la consecución de los objetivos del examen.”
Un control para ser considerado “clave” debe reunir tres características esenciales: 1)
valida alguna o varias de las afirmaciones contenidas en los estados financieros, como
ser: propiedad u ocurrencia, integridad, existencia, exactitud, valuación y exposición;
2) no se vulnera por el ambiente de control existente y 3) resulta eficiente la
comprobación de su funcionamiento.
C. Cumplimiento de Leyes y Normas, la entidad pública debe diseñar controles que
aseguren razonablemente el logro del objetivo implícito del cumplimiento de
disposiciones legales, estas disposiciones incluyen a las Normas Básicas de los
Sistemas de Administración que la entidad pública debe adaptar en sus reglamentos
específicos. También deberán cumplir otras leyes relacionadas con las actividades
específicas que desarrolla la entidad, el evaluador centralizará su atención en los
controles incorporados a los Sistemas de Administración, no obstante, este enfoque no
es suficiente, por sí solo, para establecer el nivel de cumplimiento de leyes y normas,
es posible que las operaciones aparentemente cumplan con una Norma Básica
específica y al mismo tiempo, constituyan un acto ilícito o irregularidad encubierta.
En este sentido, el auditor deberá obtener el conocimiento de las disposiciones que
constituyen el marco legal específico de la entidad y efectuar el relevamiento de los
controles que la entidad haya diseñado para asegurar el cumplimiento de las mismas,
cabe recordar, que las actividades de control que se implanten y funcionen eficazmente
no podrán evitar completamente el riesgo de actos fraudulentos; no obstante, los
controles existentes procuran generar un efecto disuasorio para la ocurrencia de dichos
actos. Le corresponde a los responsables de las operaciones identificar los riesgos
relacionados con los incumplimientos y la información oportuna de los mismos para
que se puedan definir las políticas y acciones correspondientes.
La prevención o detección de fraudes o actos ilícitos no es una característica privativa
de este objetivo, las actividades de control para este objetivo pretenden asegurar con
garantía razonable el logro del cumplimiento de leyes y normas pero no
necesariamente evitarán la ocurrencia de fraudes. Las actividades de control
relacionadas con este objetivo se complementan con los controles que se hayan
implantado para la eficacia y la eficiencia de las operaciones; éstos últimos deben
procurar la detección de operaciones que pueden generan fraudes, por otra parte, los
controles sobre la información financiera deben evitar o detectar el ocultamiento de
estos hechos mediante documentación fraudulenta.
No obstante, la conducta ética promovida mediante un ambiente de control eficaz
constituye una de las acciones más significativas para que no se cometan hechos
contrarios a las leyes vigentes. Los riesgos que afectan estas actividades de control se
relacionan con los incumplimientos a las siguientes disposiciones legales y normas:
Leyes y Decretos que determinan la misión y actividades de la entidad.
Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales y su Reglamentación.
Normas Básicas de los Sistemas de Administración y Control Gubernamental.
Normas Básicas de los Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública.
Directrices, Guías e Instructivos del Órgano Rector de los Sistemas de
Administración.
Leyes y regulaciones en materia de impuestos nacionales y municipales.
Ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales y principios
ambientales de carácter nacional, sectorial, departamental y municipal.
Regulaciones en materia de inscripción de bienes registrables.
Ley N° 2027 del Estatuto del Funcionario Público y su reglamentación.
Códigos Civil y Penal y Decreto Ley N° 14933 de Procedimiento Coactivo Fiscal.
Ley N° 3351 de Organización del Poder Ejecutivo y su reglamentación.
Otras leyes y disposiciones específicas aplicables a cada entidad.
Por lo tanto, el auditor debe indagar e identificar al menos lo siguiente:
Rendiciones de cuenta transparentes.
Reglamento interno aprobado internamente y compatibilizado por el Órgano
Rector.
Alcance de la legislación impositiva, y otras normas vigentes aplicables de
acuerdo a la naturaleza y actividades de la entidad.
Disposición de información financiera útil, oportuna y confiable.
Protección física de la documentación de la entidad.
Reglamentos específicos de los sistemas de administración no aprobados
internamente ni compatibilizados por el órgano rector.
Consideración de las directrices para la elaboración de la programación operativa
anual y el presupuesto.
Inscripción de los activos reales correspondientes en los registros habilitados para
tales efectos.
Acciones implantadas para evitar y detectar delitos contra la función pública.
Capacidad administrativa dispuesta para impedir o identificar y comprobar daños
económicos al Estado.
Consistencia de los programas operativos con la planificación estratégica de la
entidad, los planes generales de desarrollo correspondientes y las disposiciones
vigentes sobre inversión pública.
o Información y Comunicación; La dirección de las entidades públicas deben contar
con información relevante para la toma de decisiones, la información debe obtenerse,
para ser útil, en forma adecuada y oportuna. Desde el punto de vista de una auditoria
integral, interesará al auditor obtener conocimiento de todos los sistemas de
información que operan en la entidad, los controles que se implementen sobre los
sistemas de información deben garantizar los siguientes objetivos:
Que todas las transacciones se registran inmediatamente y por sus importes
correctos, en las cuentas y en el período correspondiente.
Que el ente perciba todos los ingresos que le corresponden.
Que todas las transacciones estén debidamente autorizadas.
Que todos los activos estén debidamente registrados y protegidos y se controla
periódicamente su existencia física.
Que todos los pasivos estén debidamente registrados y se efectúen las provisiones
correspondientes.
Que todas las transacciones significativas, poco usuales y no recurrentes se
identifiquen e informen a la dirección y se revelen, de ser apropiado, en los estados
financieros;
Que los errores e irregularidades cometidos al procesar la información sean
detectados oportunamente.
Que se protejan los archivos, registros contables y documentación de respaldo
contra destrucción, daño, uso indebido o robo.
Se entiende que un ambiente de Sistema de Información Computadorizada (SIC) existe,
cuando en el procesamiento de la información interviene un computador, cualquiera que
sea sus especificaciones técnicas, en la fase de planeamiento, el auditor (con la asistencia
de los especialistas en SIC), debe determinar si los controles relativos al ambiente SIC son
efectivos y deberían ser considerados en la comprensión del control interno, el ambiente
SIC incide en la efectividad del ambiente de control en general, dado que los controles en
un sistema manual están bajo la responsabilidad de distintos agentes, en cambio en un
ambiente SIC pueden estar concentrados en una sola aplicación planteando problemas de
segregación de funciones.
Toda la información que se genere en las actividades de la entidad pública, debe permitir
a los servidores públicos y empleados cumplir con sus obligaciones y responsabilidades,
lo que implica que todo el personal debe recibir información adecuada de la dirección
sobre sus responsabilidades frente al control y la forma en que las actividades individuales
se relacionan con el trabajo de otros. La información, para actuar como un medio efectivo
de control, requiere de las siguientes características: relevancia del contenido,
oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad, lo que permite el desarrollo de la
supervisión del proceso de control interno.
Por otra parte, la entidad pública debe disponer de una corriente fluida y oportuna de
información relativa a los acontecimientos internos y externos para poder identificar los
riesgos y adoptar las decisiones correspondientes, todos los sistemas deben producir
reportes conteniendo información operacional, financiera y de cumplimiento para
posibilitar conducir y controlar la entidad. Asimismo, deben existir medios para
comunicar la información interna en diferentes sentidos y entre los diversos niveles
organizacionales; también se deben implantar canales adecuados para recibir y transmitir
la información externa necesaria. Los riesgos son los siguientes:
Descoordinación de las áreas y unidades que las integran.
Desconocimiento o desactualización en la información del entorno.
Información parcializada o sesgada para el cumplimiento de objetivos.
Errores en la información.
Incumplimiento de las metas y objetivos por desinformación.
Detección limitada de posibles anomalías e irregularidades.
Información emitida en un solo sentido sin retroalimentación.
Por tanto, se debe indagar e identificar al menos lo siguiente:
Proceso adecuado y oportuno de la información, así como su identificación,
captura y comunicación.
Requerimientos de la información interna y externa para la toma de decisiones por
parte de la entidad.
Periodicidad de la información.
Toma de decisiones en base a la información emitida por la entidad.
Medidas de seguridad de archivos y registros.
Circulación de la información en doble vía.
Claridad del personal sobre sus funciones y de la incidencia de su desempeño en la
obtención de los resultados esperados.
Comunicación de cambios de procedimientos.
Mecanismos para recibir sugerencias de los usuarios.
Comunicación del personal sobre situaciones impropias o contrarias a la ética
institucional que se hayan detectado.
o Supervisión; Resulta imprescindible realizar una supervisión de los sistemas de
control interno, evaluando la calidad de su rendimiento, dicha supervisión se puede
desarrollar bajo tres modalidades: durante la realización de las actividades diarias en
los distintos niveles de la organización (on going); de manera separada por personal
que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (puntuales) y
mediante la combinación de las dos formas anteriores según un plan de acción
adecuado.
La dirección debe instruir a los responsables de las áreas y unidades organizacionales
para llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes que forman
parte del proceso de control, lo anterior no significa que se tengan que revisar todos los
componentes y elementos, ni tampoco realizarlas al mismo tiempo, ello dependerá de
las condiciones específicas de cada entidad; así como, de los distintos niveles de
riesgos existentes y del grado de efectividad mostrado por los distintos componentes y
elementos de control.
La supervisión es necesaria porque el proceso de control interno está diseñado para
operar bajo determinadas circunstancias previstas oportunamente que están afectadas
ineludiblemente por condiciones externas e internas cambiantes; en este contexto, la
supervisión representa el control del proceso de control interno y funciona como un
detector de controles insuficientes, ineficaces o innecesarios procurando su
mejoramiento continuo mediante la implantación de las acciones correctivas a cargo de
los niveles de dirección correspondientes. Los riesgos relacionados son los siguientes:
Falta de directrices para la implantación, desarrollo y evaluación del proceso de
control interno.
Incumplimiento en las labores, pérdida de bienes y recursos, incumplimiento de
metas.
Inexistencia de retroalimentación y mejoramiento de los controles.
Limitaciones en la toma de decisiones para mejorar los controles en sistemas y
operaciones.
Desconocimiento de la eficacia del proceso de control interno.
Desatención de la dirección sobre las deficiencias y recomendaciones de los
auditores internos y externos.
Por tanto, como mínimo se debe indagar e identificar lo siguiente:
Importancia asignada por la dirección a las deficiencias de control informadas por
las distintas instancias de supervisión.
Errores, irregularidades, ineficacias e ineficiencias en las actividades desarrolladas
por la entidad detectadas por los evaluadores.
Información adecuada para la toma de decisiones sobre el mejoramiento del
proceso de control interno.
Cronogramas y cumplimiento sobre la implantación de recomendaciones de
auditoria interna y externa.
Comunicación de resultados de auditoria interna a la Contraloría General del
Estado y los órganos tutores.
Naturaleza, alcance y oportunidad de los trabajos de auditoria interna.
El relevamiento del Sistema de Información y Control Interno, también permite la
identificación de los controles inexistentes; así como como, de los controles existentes
que no están diseñados formalmente, lo que no implica, inexistencia de control la falta de
diseño formal. Se considera diseño formal a los controles escritos e incorporados en los
reglamentos específicos y en los manuales respectivos que hayan sido aprobados por la
autoridad responsable de su implantación; sin perjuicio de la compatibilización del
instrumento organizacional, cuando corresponda.
Los controles que se aplican sin estar diseñados formalmente se consideran “controles
informales”, pueden ser tan efectivos como los formales, en cuanto a los controles
previstos en los cuestionarios (ver anexo 1) que no tengan diseño o no existan, el auditor
deberá indagar sobre la existencia de posibles “controles complementarios” o alternativos
que pueden cumplir los mismos objetivos. Tanto los controles complementarios o
alternativos como los informales deberán ser identificados por el auditor, que mencionará
en sus papeles de trabajo los siguientes aspectos:
1) Ejecutor, denominación del puesto y responsabilidades, dependencia y supervisión
ejercida.
2) Objeto de control, materia controlable (proceso, operación, documento o bien
controlado).
3) Acción de control, práctica para asegurar el cumplimiento de una característica
determinada.
4) Frecuencia de aplicación, alcance del control (total o selectivo) y periodicidad.
5) Medio o instrumento de implantación (para los controles complementarios), manual,
reglamento o documento equivalente que lo formaliza.
Limitaciones del Control Interno: El control interno puede ser efectivo para protegerse
contra errores y fraudes y asegurar la confiabilidad de la información contable, sin
embargo, es importante reconocer la existencia de limitaciones inherentes de control
interno:
1) En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultados de
equívocos en instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción o fatiga.
2) Las actividades de control dependientes de la separación de funciones pueden ser
burladas por colusión entre empleados.
3) Los controles están diseñados, generalmente, para aplicar en transacciones habituales.
4) Podrían no detectarse errores o irregularidades en el caso de transacciones no
rutinarias.
5) La extensión de los controles adoptados por un ente también está limitada por
consideraciones de costo.
Consideración del Control Interno por los Auditores: El conocimiento del control
interno de la entidad pública proporciona al auditor una base para planificar la auditoria y
evaluar el riesgo de control; es necesario comprender el sistema de control interno,
considerando los procedimientos de administración financiera, de personal y de
administración de alumnos existentes en la entidad pública o dependencia a auditar, a
efectos de programar las pruebas sustantivas a llevar a cabo en la fase de ejecución, así
como también permite al auditor evaluar el riesgo de control y de esta manera planificar la
cantidad de pruebas de controles y pruebas sustantivas a aplicar.
Métodos de Evaluación del Control Interno: Para documentar el conocimiento del
sistema de información, contabilidad y control, existen diversas técnicas, las más comunes
y utilizadas son las siguientes:
o Descripciones Narrativas; Este método descriptivo consiste, como su nombre lo
indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y
empleados de la entidad pública, y los registros y documentación que intervienen en el
sistema, se indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los
informes que resultan de cada procesamiento, volcando todo en una descripción simple
sin la utilización de gráficos. El auditor, debe detallar en papeles de trabajo, en forma
ordenada y secuencial, las operaciones sujetas a relevamiento y mencionar los
servidores públicos responsables de las operaciones, como también, los ejecutores de
las mismas.
De ser necesario, la técnica narrativa se puede complementar con la utilización de
flujogramas o cursogramas para facilitar la interpretación integral de los sistemas u
operaciones. La ventaja de esta técnica es que ofrece un informe completo con detalles
de los procedimientos que no se perciben con otras técnicas.
o Cuestionarios; Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios
previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan
las transacciones u operaciones; la manera en que fluyen las operaciones y los
mecanismos de control de las operaciones, del análisis de las respuestas, surgirá si los
sistemas implantados resultan suficientes y adecuados, lo cual condicionará las
actividades a realizar en la etapa de ejecución (ver anexo 1). La aplicación correcta de
los cuestionarios sobre control interno, consiste en una combinación de entrevistas y
observaciones.
Los cuestionarios pueden ser confeccionados o diagramados con preguntas serradas,
para obtener respuestas rápidas, de tal forma que se acepten como única contestación
las alternativas “si, no o no aplicable”, la existencia de respuestas “no”, a priori
indicaría la posibilidad de eventuales fallas o ineficacias en los sistemas de control,
estas respuestas generan normalmente recomendaciones a la entidad pública sobre
aspectos a mejorar o perfeccionar en los sistemas, las respuestas “sí”, indicarán
aquellos controles en los que se podría llegar a depositar confianza de auditoria. La
ventaja de los cuestionarios se traduce en ser concisos, claros y evita pérdidas de
tiempo, adicionalmente, permiten que no se omitan aspectos importantes sujetos a
evaluación.
o Flujogramas; El método de flujogramas es aquel en el que la información relevada se
expone por medio de cuadros o gráficos, si el auditor diseña un flujograma del sistema,
será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan,
asimismo, el flujograma debe elaborarse usando símbolos estándar, de manera que
quienes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Si el
auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar
sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el
flujograma. Para el desarrollo de los flujogramas o cursogramas se deben respetar
ciertos parámetros de diagramación que deben tener en cuenta los auditores, como ser:
El diseño o diagramación debe tratar de representar en forma coherente, ordenada
y comprensible el proceso que se quiere graficar.
No existen normas o estándares universales y por ello es importante que el auditor
diagrame el proceso en la forma más simple para evitar errores de interpretación.
No obstante, es conveniente uniformar criterios convencionales de elaboración
dentro la misma entidad pública.
Según el tipo de proceso que se pretenda diagramar, los cursogramas adquieren
distintas formas:
1) Procesos con una breve descripción de las operaciones en el margen de las
hojas utilizadas.
2) Procesos que incluyan los formularios y sus copias, y los registros utilizados.
3) Procesos que incluyan formularios, registros y además, una breve descripción
de las operaciones.
Cuando resulte necesario, por razones de mejor exposición, se pueden hacer
diagramas de subcircuitos (anteriores, intermedios o posteriores al circuito
principal) y presentarse en hoja aparte.
Sobre la base de este tipo de diagramación existen las siguientes condiciones mínimas
o requisitos a tener en cuenta por parte del auditor:
Mantener una perfecta separación entre las unidades o departamentos de una
entidad. Dicha separación debe manifestarse mediante un encolumnado vertical y
presentar el fluir de la información o del desarrollo de las operaciones en forma
horizontal y de izquierda a derecha. La secuencia de las tareas debe ser de arriba
hacia abajo.
Se debe efectuar la aclaración de los símbolos aplicados, ya sea al pie de la hoja o
en una hoja aparte.
Representar, mediante la diagramación, el desarrollo cronológico de las
operaciones en sentido descendente.
Identificar en forma clara, sintética y precisa las deficiencias o los puntos débiles
detectados.
Cuando se usen leyendas explicativas, las mismas deben ser concisas y claras.
Cuando se incluyan símbolos de formularios o registros, éstos deben contener
todas sus copias, su precisa distribución y desglose.
Las ventajas de la utilización de esta técnica son las siguientes:
Permite una visualización integral de la circulación de la documentación, su
registro y archivo, como también, la separación de funciones estructurada.
Reduce considerablemente el tiempo de lectura para interpretar el proceso.
Expresa en forma clara tanto la falta o ausencia de controles como la existencia de
los mismos.
Indica y resalta la existencia de trabajos innecesarios o superfluos, y duplicidad de
información o tareas.
Indica cuando hay errores de información o escasez de la misma.
No tiene errores semánticos como en las otras técnicas.
No puede asegurarse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz, en todos los
casos, en algunos tal vez resulte más aconsejable las utilización del método de gráficos, en
otros puede ser conveniente usar el método de cuestionarios o el descriptivo. Con
frecuencia se usa una combinación de los tres métodos; es decir durante el relevamiento
utilizar la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos hacerla a través,
tanto de gráficos o flujogramas, como de cuestionarios o descripciones narrativas.
Evaluación de los Riesgos de Auditoria: El riesgo es concebido como la probabilidad de
que un evento o acción afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos de la
entidad y el tratamiento del mismo, constituyen el punto determinante para la decisión
sobre qué procesos y áreas serán objeto de evaluación en profundidad, dicha evaluación
sólo podrá llevarse a cabo si el auditor ha comprendido apropiadamente los objetivos de la
organización a auditar. Consecuentemente, podrá juzgar lo apropiado de los riesgos que
pueden impedir a la organización alcanzar los resultados esperados eficientemente.
En función de la información obtenida el auditor, debe evaluar el riesgo de auditoria a
efectos de establecer los procedimientos a aplicar para asegurar que el mismo se reduce a
un nivel aceptablemente bajo. En general, la evaluación de riesgos se realiza en dos
niveles, a saber:
1) Evaluación referida a la auditoria en su conjunto, en este nivel se identifica el riesgo
global de que existan errores o irregularidades no detectados por los procedimientos de
auditoria y que en definitiva lleven a emitir un informe de auditoria incorrecto.
2) Evaluación de riesgo de auditoria específico para cada componente en particular.
o Riesgo de Auditoria; El riesgo de auditoria es aquel que puede causar la emisión de
un informe de auditoria incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades
significativas que modificarían su opinión. El riesgo de auditoria tiene tres
componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección, las dos
primeras categorías de riesgo se encuentran fuera de control por parte del auditor y son
propias de los sistemas y actividades del ente, en cambio, el riesgo de detección está
directamente relacionado con las tareas del auditor.
A. Riesgo inherente, es la posibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de
transacción haya sufrido distorsiones que puedan resultar significativas, estas
distorsiones pueden producir efecto en una sola cuenta o acumularse con distorsiones
de otros saldos o clases de transacción. La causa se origina en la falta de
implementación de los correspondientes controles internos, algunos factores que
determinan el riesgo inherente son:
Naturaleza de las actividades del auditado y de las operaciones que realiza.
Antecedentes de recomendaciones significativas de auditorias anteriores
Naturaleza de transacciones, las mismas tienen una relación directa con el riesgo
de errores e irregularidades, por ejemplo son usualmente de mayor riesgo las que
involucran juicios subjetivos.
La situación económica financiera del auditado
La organización gerencial, los recursos humanos y los recursos materiales.
La integridad de la dirección superior y la calidad de los recursos.
B. Riesgo de control, es la posibilidad de que distorsiones que puedan resultar
significativas, puedan producir errores de registración y/o exposición como
consecuencia de no haber sido prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por
los sistemas de procesamiento de datos y control interno. Los factores que determinan
el riesgo de control están presentes en los sistemas de procesamiento de datos y de
control del auditado, la evaluación del riesgo de control está íntimamente relacionada
con el análisis de estos sistemas, la existencia de puntos débiles de control implicaría, a
priori, la existencia de factores que incrementan el riesgo de control y, viceversa, los
puntos fuertes del sistema de control interno vigente en el ente son factores que
reducen el nivel de este riesgo.
C. Riesgo de detección, es el riesgo de que los procedimientos sustantivos aplicados
por un auditor no detecten un error en el sistema de control interno o en un saldo de
una cuenta o transacción, que podría resultar de importancia relativa, individualmente
o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases. Este riesgo
se relaciona directamente con los procedimientos de auditoria a aplicar.
La evaluación del riesgo de control, junto con la del riesgo inherente, afecta la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, para reducir el
riesgo de detección a un nivel aceptablemente bajo; consecuentemente, el auditor debe
considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de control para
planificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, con el
objeto de reducir el riesgo de auditoria a un nivel razonable.
o Niveles de Riesgo de Auditoria; El nivel de riesgo de auditoria para cada saldo de
cuenta o clases de transacciones, puede medirse en cuatro grados posibles: riesgo,
mínimo, riesgo bajo, riesgo medio y riesgo alto; la evaluación es un proceso subjetivo
y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es
la base para la determinación del enfoque de auditoria a aplicar, por lo tanto, debe ser
un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia
en el equipo de auditoria, a pesar que la evaluación del riesgo tiene un alto grado de
subjetividad, a continuación se describen los diferentes grados:
A. Riesgo mínimo, un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un
componente poco significativo no existan factores de riesgo y donde la probabilidad de
ocurrencia de errores o irregularidades sea remota.
B Riesgo Bajo, cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero
no demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades
sea baja, improbable.
C. Riesgo Medio, un componente claramente significativo, donde existan varios
factores de riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades, es un riesgo
medio.
D. Riesgo Alto, por último un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando sean
claramente significativos, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy
importantes y donde sea totalmente probable que existan errores o irregularidades.
Por lo tanto, se tratan de medir tres elementos que, combinados, son las herramientas a
utilizar en el proceso de evaluación del nivel de riesgo:
La significatividad del componente (saldos y transacciones)
La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa
La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades
NIVELES
DE
RIESGO
SIGNIFICATIVIDAD FACTORES DE RIESGO PROBAB.
OCURR. DE
ERRORES
Mínimo
Bajo
Medio
Alto
No significativo
Significativo
Muy significativo
Muy significativo
No existen
Existen algunos, no importantes
Existen algunos
Existen varios, y son importantes
Remota
Improbable
Posible
Probable
Del cuadro anterior se deduce que: un nivel de riesgo mínimo estaría conformado
cuando en un componente poco significativo no existan factores de riesgo y donde la
probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea remota; cuando en un
componente significativo existan factores de riesgo pero no demasiado importantes y la
probabilidad de existencia de errores o irregularidades sea baja – improbable -, ese
componente tendrá una evaluación de riesgo bajo. Un componente claramente
significativo, donde existen varios factores de riesgo y es posible que se presenten
errores o irregularidades, será de un riesgo medio y por último, un componente tendrá
un nivel de riesgo alto cuando sea claramente significativo, con varios factores de
riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea muy probable que existan errores
o irregularidades.
o Relación Entre el Riesgo de Auditoria y el Enfoque de Auditoria; Del resultado
obtenido de la evaluación de los niveles de riesgo dependerán la mayor profundidad de
los procedimientos de auditoria a aplicar para obtener un informe satisfactorio, cuanto
más alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y de control, mayor es la evidencia
que el auditor debe obtener en la aplicación de sus procedimientos sustantivos. Cuando
tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el auditor necesita considerar si sus
procedimientos sustantivos pueden o no proporcionarle evidencia suficiente para
reducir el riesgo de detección, y por ende el riesgo de auditoria, a un nivel
aceptablemente bajo.
A. Efecto del riesgo inherente, El riesgo inherente afecta directamente a la cantidad de
evidencia de auditoria necesaria para obtener la satisfacción de auditoria suficiente
para validar una afirmación, cuanto mayor sea el nivel de riesgo de inherente, mayor
será la cantidad de evidencia de auditoria necesaria. Esta cantidad puede estar
representada en el alcance de cada prueba en particular y en la cantidad de pruebas
necesarias
B. Efecto en el Riesgo de control, El riesgo de control afecta a la calidad del
procedimiento de auditoria a aplicar y en cierta medida también su alcance, el riesgo
de control depende de la forma en que se presenta el sistema de controles del ente, es
decir, si los controles vigentes son fuertes el riesgo de que existan errores no
detectados por los sistemas es mínimo, pero, si los controles son débiles, el riesgo de
que existan errores o irregularidades será alto, ya que los sistemas no estarán
capacitados para detectar esos errores o irregularidades y la información que brinden
no será confiable. Consecuentemente, un riesgo de control bajo o mínimo involucra la
existencia de controles fuertes, si los controles están correctamente diseñados, verificar
que funcionen adecuadamente en la práctica brindará un elevado grado de satisfacción
de auditoria, es decir se puede depositar confianza en los controles diseñados.
Del nivel determinado de riesgo inherente (alto, moderado o bajo) y de control (alto,
moderado o bajo) dependen la cantidad de satisfacción de auditoria necesaria y la
calidad de la misma.
Definición de los Niveles de Importancia Relativa (Significatividad): Se refiere a la
magnitud o naturaleza de una cifra errónea (incluyendo una omisión de información
financiera) individual o en combinación con otros errores, que a la luz de las
circunstancias que la rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable que
confiara en la información, fuera influido por la cifra errónea, o que su decisión sea
afectada como resultado del error. La determinación de la importancia relativa o
significatividad por parte de los auditores gubernamentales, es un asunto de criterio
profesional que depende de la percepción del auditor sobre las necesidades de los usuarios
relativas a la toma de decisiones.
La evaluación respecto de la importancia relativa de un asunto, operación o grupo de
operaciones desempeñan un papel importante en la decisión del auditor respecto de la
selección de los procesos/materias y áreas de la fiscalización, la naturaleza,
alcance/extensión y período de análisis y la selección de los procedimientos de auditoria a
aplicar. El auditor gubernamental debe considerar la significatividad, principalmente, en
los siguientes momentos:
Al planificar el examen;
Y al decidir los asuntos a revelar en el informe de auditoria.
b) Diagnóstico: Sobre la base de la evaluación y análisis anterior se procede a determinar las
áreas y procesos críticos a examinar durante la etapa de ejecución, los criterios de auditoria
que se aplicarán y los parámetros y/o indicadores que se utilizarán para medir el desempeño
del Auditado.
Determinar Procesos y Áreas Críticas: Con la evaluación del sistema de control interno,
el grado de suficiencia de los controles implantados por la entidad pública para los puntos
definidos como críticos, de acuerdo a la evaluación de los riesgos y la importancia
relativa, el auditor gubernamental seleccionará las áreas o procesos que serán objeto de
auditoria en profundidad. Otros factores adicionales a tener en cuenta para seleccionar los
procesos, áreas y procedimientos a aplicar son los siguientes:
1) Instrucciones recibidas por la Máxima Autoridad Ejecutiva, sobre áreas o proyectos
determinados.
2) Áreas de preocupación particular identificadas en auditorias anteriores
Fijar los Criterios de Auditoria: Los criterios son parámetros o estándares razonables
para evaluar, en la fase de ejecución:
1) El enfoque del sistema de control interno,
2) El desempeño,
3) El grado de cumplimiento de los objetivos establecidos,
4) El cumplimiento de la normativa aplicable,
5) El funcionamiento de los sistemas de información, comunicación y controles
gerenciales implantados y en operación.
Comprenden las normas de rendimiento y control – sistemas de producción y control
interno - a través de los cuales pueden ser evaluados los sistemas, así como el nivel de
eficacia, eficiencia y economía de la gestión del auditado, generalmente, los criterios
deben ser lo suficientemente amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos,
pero lo suficientemente específicos para determinar su adhesión a ellos. Para que el
criterio sea más efectivo, deben ser aceptado por las partes involucradas en la auditoria, es
decir por los auditores y por los funcionarios del auditado, estos parámetros deben
establecerse para cada uno de los procesos auditados o líneas de auditoria, deben ser
relevantes, confiables, neutrales, entendibles y completos; Los criterios de auditoria tienen
diversas fuentes, entre ellas, cabe citar:
Disposiciones y normas,
Normas o estándares técnico-profesionales,
Opinión de expertos,
Sentido común,
Buenas prácticas gerenciales y de administración,
Información de desempeño de programas, proyectos u organismos similares al
auditado (en complejidad, tipo de riesgo y bienes o servicios a proveer y/o prestar)
Sin embargo la primera fuente de los criterios de auditoria deben ser los controles,
normas, indicadores y metas establecidos por el propio auditado, en aquellos casos en que
la organización ha adoptado sus propios parámetros para evaluar su gestión, estos deberán
formar parte de la evaluación practicada por el auditor y de resultar ellos aceptables se
constituirán en criterios de la auditoria. En caso que la entidad no haya definido sus
propios parámetros de medición el auditor identificará los mismos.
Informe del Diagnóstico: El auditor debe confeccionar un informe con los resultados
obtenidos en la etapa del Planeamiento Estratégico, este informe constituye uno de los
elementos más importantes del proceso de planeamiento de la auditoria, es elaborado por
el supervisor y aprobado por el Jefe de la Unidad de Auditoria. Cualquier modificación
debe seguir el mismo procedimiento, por lo tanto, el Informe de Diagnóstico debe
contener, entre otros, los siguientes aspectos:
1) Términos de referencia, antes de iniciar cualquier examen deben estar debidamente
definidos los objetivos, el tipo y cantidad de informes a emitir, las revisiones adicionales a
ser aplicadas y el alcance de la revisión a efectuarse, así como las responsabilidades que el
equipo de auditoria asume.
2) Comprensión de las actividades, el equipo de auditoria necesita disponer del nivel de
conocimientos necesarios sobre el giro o actividad y sector económico y social de la
entidad a ser auditada, así como el ordenamiento jurídico administrativo y otras normas
legales aplicables, y obligaciones contractuales que le son aplicables, de tal forma que le
permita identificar los hechos, operaciones y prácticas que a su criterio pueden tener un
efecto significativo sobre la información auditada.
3) Análisis de planificación, se deben aplicar un conjunto de técnicas, como pruebas de
razonabilidad, análisis de tendencias, comparaciones, ratios, indicadores y otros, sobre la
información a ser auditada, con la finalidad de identificar:
Los objetivos críticos de auditoria
Variaciones patrimoniales y presupuestarias
Las áreas y unidades organizacionales
Las operaciones y actividades más significativas y los cambios en las políticas
contables y operativas
4) Importancia relativa, la determinación de la importancia relativa o significatividad
implica el juzgamiento de montos (cantidad) y naturaleza (calidad) de las eventuales
distorsiones que presentan las operaciones de la entidad pública.
5) Objetivos críticos de auditoria, son aquellas operaciones, actividades o áreas sobre las
que el auditor gubernamental pondrá mayor énfasis.
6) Historial de auditoria, debe obtenerse conocimiento de los trabajos de auditoria
realizados durante años anteriores por unidades de auditoria interna, firmas privadas,
auditores independientes, y la Contraloría General del Estado, con el propósito de
identificar potenciales áreas de riesgo para los objetivos de la auditoria.
7) Control interno, debe evaluarse el control interno relevante a los fines del examen.
8) Comentarios sobre riesgos de auditoria, a los efectos de establecer el alcance de los
procedimientos de auditoria, el auditor gubernamental debe determinar los riesgos de
auditoria:
Comentarios sobre riesgo inherente
Comentarios sobre riesgo de control
Comentarios sobre riesgo de detección
9) Muestreo, para la obtención de las evidencias de auditoria, el auditor debe utilizar, en
lo posible, métodos de muestreo estadístico.
2.2.2 Planeamiento Detallado
En esta etapa se seleccionarán los procedimientos, se estimarán los recursos humanos
necesarios y el tiempo requerido para la ejecución del operativo de auditoria.
Procedimientos: La descripción de los procedimientos de control y sustantivos de
auditoria, que serán necesario aplicar, en cada una de las áreas, sectores o procesos que se
haya decidido auditar en el planeamiento estratégico.
Recursos: El equipo de auditoria de gestión estará integrado con recursos humanos con
capacitación profesional multidisciplinaria para que sus especialidades y oportunidades de
acción se correlacionen con las necesidades y objetivos de la entidad en la cual se está
llevando a cabo la investigación. La composición del equipo de trabajo dependerá del
grado de complejidad, magnitud y volumen de las actividades a desarrollar.
Tiempos: Deberá realizarse una estimación de las horas previstas para la realización de la
auditoria con discriminación de actividad, tarea y recurso humano. La estimación debe
definirse durante la planificación y señalarse para cada miembro del equipo y para cada
componente del trabajo.
Programas: Se debe definir la naturaleza, la extensión y la oportunidad de los
procedimientos necesarios para obtener evidencia competente y suficiente que respalde la
opinión del auditor gubernamental. En este documento se resumirán las decisiones más
importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la ejecución de la
auditoria, tiene como propósito además organizar, conducir y controlar los esfuerzos de la
auditoria para lograr el mejor uso de los recursos.
2.3. CRITERIOS DE AUDITORIA.
Los criterios de evaluación (deben ser) con los que se ejecutarán todos los operativos de
auditoria a las diversas áreas y/o unidades funcionales de la entidad pública. Son, para las
diversas áreas, sectores y componentes, los siguientes;
2.3.1 Criterios Sobre Administración
El criterio técnico que se adoptará en materia de la administración en la entidad, es lo
dispuesto en la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental y sus respectivos
Decretos Supremos que hacen referencia a las Normas Básicas de los Sistemas de:
Presupuestos, Programa Operativo Anual, Organización Administrativa, Administración de
Personal, Administración de Bienes y Servicios, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito
Público, así como los Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública. También se
tomarán como criterios, la Ley Financial y las Directrices Presupuestarias emitidas por el
Gobierno Central.
Los reglamentos específicos que la entidad pública debe elaborar para los sistemas que están
en el grupo de planificación, organización, ejecución y control interno de las operaciones, de
conformidad al art. 27 de la Ley 1178, también son parte fundamental en la administración de
la entidad pública, así como las normativas emitidas por la Contraloría General del Estado
facultadas por el art. 23 de la Ley 1178. Para los criterios sobre rendición de cuentas, se
adoptará lo referente a la Responsabilidad por la Función Pública establecido en el capítulo V
de la ley 1178, el DS 23318-A, su modificatorio DS 26237 y la Ley 04 Marcelo Quiroga Santa
Cruz.
2.3.2 Criterios para Evaluar el Sistema de Control Interno
La incorporación de la auditoria de gestión en las evaluaciones del sistema de control interno
que se realicen en el marco de las “Normas de Auditoria Gubernamental (NAG), obliga a la
entidad pública a definir un criterio para que el auditado esté en conocimiento de los
parámetros de comparación a que se lo somete, dicho criterio se adjunta como anexo al
presente Manual. Considerando que las NAG, incorporan dentro de las características propias
de cada auditoria, la evaluación de la gestión, y teniendo presente la interrelación que existe
entre la eficacia, eficiencia, economía y efectividad de la misma con el sistema de control
interno; se adopta el enfoque COSO, definido como Principios, Normas Generales y Básicas
de Control Interno Gubernamental, como único criterio de evaluación de la estructura de
control interno a implantar en la entidad pública.
En este caso, todas las áreas y/o unidades funcionales deberán definir, diseñar e implementar
su sistema de control interno en Observancia a la estructura de los Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
2.3.3 Comunicación al Auditado Sobre los Criterios de Evaluación
En todo operativo de auditoria integral que planifique y ejecute la UAI debe tener la
precaución de informar previo al comienzo de la etapa de ejecución, los criterios con que será
evaluado el control interno y la gestión del auditado.
2.4. GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE PLANIFICACIÓN
2.4.1. Objetivos
Obtener conocimiento general de la gestión del ente a auditar.
Conocer la realidad de contexto del sector, área, proyecto o programa por auditar.
Detectar los procesos críticos de la organización.
Elaborar el programa de trabajo de la fase de ejecución.
2.4.2. Actividades
Búsqueda y análisis sistémico de la información
Visualizar el contexto general del sector, área, proyecto o programa donde se
desenvuelve el organismo a auditar, realizando entre otras actividades, entrevistas
con las autoridades del ente, requerir opinión de especialistas o expertos, visitas a
otros entes relacionados y obtener a través de otros medios, información
complementaria.
Obtener disposiciones legales y normativas relativas al ente; estatutos, memorias
anuales, estados financieros, formulación y ejecución presupuestaria, manual de
funciones, organigramas, planes estratégicos y operativos, listado de detalle por
categoría y dependencia de revista de los recursos humanos, informes de auditoria
interna, informes de auditorias externa anteriores, etc.
Elaborar un listado con los bienes, o servicios finales provistos o prestados por la
entidad pública.
Elaborar la estructura de producción (bienes intermedios y finales, clientes y
proveedores internos) de los bienes o servicios críticos y/o más representativos de
las funciones del organismo auditado.
Tomar conocimiento acerca de los indicadores de gestión manejados por el
auditado, así como otros pertenecientes a organizaciones nacionales o extranjeras
previamente seleccionadas por la similitud con el auditado. Si el organismo a
auditar no contara con indicadores, el equipo de auditoria deberá confeccionarlos.
Análisis del presupuesto del ente, que permita tener una visión general en cuanto a
los recursos que tiene disponibles para cumplir con sus funciones y determinar si
el total de los programas, proyectos, actividades y tareas que ejecuta están
claramente definidas en su apertura programática.
Evaluar los planes estratégicos y planes de acción del Organismo, con el objeto de
verificar si están orientados al cumplimiento de su misión sustantiva prestar
servicios o producir bienes de manera suficiente y oportuna contando con los
recursos necesarios para cumplir con los objetivos propuestos.
Comparar los planes estratégicos con las finalidades de la entidad según el marco
normativo, y que estos guarden relación con las políticas formuladas por el
Gobierno Central.
Verificar que los planes y programas operativos se correspondan con la misión del
auditado y si se diseñaron planes de acción para los distintos objetivos que la
conforman.
Verificar que los planes son coherentes, lógicos y factibles de cumplir.
Revisar el fundamento de los programas operativos (estudios, proyectos, etc.) y su
correspondencia con el presupuesto, tanto financiero como físico - paramétrico.
Verificar que los programas de ingresos financieros se correspondan con los
programas operativos.
Elaborar el informe de la fase de “planeamiento”, según el contenido descripto.
Diseñar el programa de trabajo específico para la fase de “ejecución”.
2.4.3 Resultados
Visión sistémica del ente auditado, respecto al cumplimiento de sus políticas,
planes y programas.
Mayor y mejor comunicación interinstitucional, tendiente a lograr apoyo de las
autoridades del ente.
Conocimiento del nivel de cumplimiento de la misión del organismo.
Indicadores y estándares aplicables para medir y evaluar la gestión y calificación
de la gestión del auditado.
Pistas de auditoria susceptibles de evaluación durante la fase de “ejecución”.
Diagnóstico de la organización.
Programa de trabajo específico para la fase de “ejecución”.
Actualización de los archivos permanentes.
Informe de la fase de “planificación”.
Nota: en esta fase la evaluación se deberá realizar sobre aspectos relevantes del organismo a
auditar, sin considerar aquellos que no tendrán influencia en los resultados esperados.
CAPÍTULO III
ETAPA DE EJECUCIÓN
El objetivo de esta fase está orientado a la obtención de evidencias y a la formulación de
observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las áreas y
los procesos auditados, aprobados en el plan de auditoria y bajo la metodología del programa
operativo, esto se logra mediante la ejecución de pruebas bajo la aplicación de diversas
técnicas y herramientas, todas las herramientas utilizadas deben permitir la obtención de
evidencias suficientes, competentes y pertinentes que demuestren la relevancia de los criterios
identificados en la fase anterior. En este sentido, y como fuera anticipado en la fase de
planificación, toda acción de la auditoria debe ser controlada a través de programas de trabajo,
en los cuales se definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de la
auditoria y se sustentan en los objetivos incluidos en el plan de auditoria y en la información
disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad pública.
No obstante, algunas veces, como consecuencia de cambios producidos en el desarrollo de la
auditoria, y atendiendo a que se trata de un proceso lógico y flexible, los procedimientos
definidos pueden resultar insuficientes o innecesarios para alcanzar los objetivos establecidos,
siendo necesario incorporar aspectos adicionales que modifiquen el alcance o naturaleza de la
planificación original. Durante el proceso de ejecución, el auditor debe brinda a los
funcionarios del auditado, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma
escrita sobre las observaciones identificadas antes de presentar el informe de auditoria, estos
comentarios y observaciones deben incluirse en el informe en forma apropiada y objetiva.
Respecto de las observaciones, que surjan como resultado de la comparación entre la
condición y criterio, el auditor debe identificar las causas que las generan y efectos inmediatos
o mediatos, así como su estimación cuantitativa económica y financiera, según corresponda
incluyendo los impactos reales y potenciales. Esta información contribuye de forma efectiva a
orientar a los funcionarios responsables sobre las medidas correctivas a implantar para evitar
su reiteración, mejorar la gestión y lograr sus objetivos.
3.1. OBJETIVOS
Consiste en la obtención de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los
procedimientos y prácticas definidos en el programa de auditoria aprobado, en la evaluación,
el equipo de auditoria deberá tener particularmente en cuenta que:
1) El criterio según el cual se evalúa la gestión del Auditado y su sistema de control interno
debe partir de la hipótesis del óptimo desempeño esperado, y de los atributos funcionales que
debe tener ese desempeño, esto es, de los términos de cumplimiento normativo, eficacia,
eficiencia, economía e impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestión (el
denominado (debe ser).
2) La naturaleza, características, y situación particular del auditado (estructura organizativa,
grado de sistematización, complejidad funcional y cultura) pueden influenciar en su grado de
desempeño, es importante destacar, que en la estructuración de los instrumentos de
relevamiento de información (cuestionarios, entrevistas, entre otros), deben estar implícitos
elementos de comprobación y verificación efectivos, cuyo desarrollo facilite la selectividad en
la aplicación de las pruebas de auditoria que se consideren necesarias. Los auditores se
plantearán las interrogantes que consideren necesarios para establecer y verificar, el grado de
adecuación de la gestión evaluada y la suficiencia del sistema de control interno en operación,
con la formulación hipotética acerca del (deber ser) del desempeño organizativo a que se
refiere.
3.2. ACTIVIDADES
Para evaluar la efectividad del sistema de control interno y examinar los resultados de la
gestión, especialmente en áreas y procesos críticos, se debe recopilar evidencia suficiente,
convincente y pertinente, debidamente documentada, que permita:
Emitir una opinión sobre la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control
interno en operación.
Medir el desempeño del área o proceso objeto de análisis.
Detectar los desvíos de acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en la
fase anterior.
Determinar los efectos e impactos que éstas producen en los resultados de la
gestión evaluada.
Identificar posibles relaciones causa-efecto.
En auditoria de gestión, el estudio de las áreas o procesos críticos permite centrarse en las
causas directas de los desvíos en el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización,
así como en las fallas y deficiencias en el manejo eficiente y económico de los recursos y en la
calidad e impacto de los servicios provistos. El auditor, en sus papeles de trabajo, debe
registrar los resultados del análisis de la gestión de las áreas y procesos críticos auditadas y de
la evaluación del sistema de control interno, el supervisor de la auditoria, por su parte, debe
formular orientaciones en relación con los parámetros y criterios que deben prevalecer para
medir el desempeño de la unidad auditada y la evaluación de su sistema de control interno.
3.2.1. Técnicas y Procedimientos de Auditoria
1) Las técnicas de auditoria se refieren a los métodos usados por el auditor para recolectar
evidencias suficientes y competentes, con el fin de formarse un juicio profesional sobre la
materia examinada; los ejemplos incluyen, entre otras, la revisión de la documentación,
entrevistas, cuestionarios, análisis de datos y la observación física. Obtener la información
exacta y rápida es quizás la parte más importante de una auditoria, conseguir evidencias
suficientes y apropiadas es crucial en la fase de ejecución y determinante de la credibilidad de
los informes de auditoria, es responsabilidad del auditor clarificar los objetivos, el criterio y la
auditabilidad de las áreas críticas al preparar la fase de planeamiento; una estrategia de la fase
de ejecución bien definida será mucho más eficaz y pertinente que una que no haya
planificado la recolección de los datos y su técnica de análisis.
2) Los procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas aplicadas por el auditor en
forma secuencial; desarrolladas para comprender la actividad o el área objeto del examen; para
recopilar la evidencia de auditoria para respaldar una observación o hallazgo; para confirmar o
discutir un hallazgo, observación o recomendación con la administración.
3) Considerando que los procedimientos de auditoria constituyen el conjunto de técnicas de
investigación que el auditor aplica a la información sujeta a revisión, mediante las cuales
obtiene evidencia para sustentar su opinión profesional; las técnicas constituyen un detalle del
procedimiento. El auditor gubernamental utiliza para realizar su trabajo un conjunto de
herramientas, que se denominan técnicas de auditoria, dado que procedimiento significa
método de ejecutar alguna cosa, la aplicación de las distintas técnicas de auditoria para
aplicarlas al estudio particular de una cuenta u operación se denomina procedimiento de
auditoria; respecto de los procedimientos, es conveniente determinar los procedimientos de
auditoria, en el sentido de decidir qué técnica o técnicas de auditoria deberían formar parte,
con carácter general, de un procedimiento de auditoria.
Ello es así porque el auditor, generalmente, no puede obtener la evidencia necesaria y
suficiente mediante la aplicación de un solo procedimiento de auditoria, sino que debe
examinar los hechos que se le presentan mediante la aplicación simultánea o sucesiva de
varios procedimientos de auditoria. Por último, cuando se aplican o ejecutan los
procedimientos de auditoria, se dice que se está realizando una prueba de auditoria, por ello,
resumiendo las definiciones expuestas, podemos señalar que los procedimientos de auditoria
son un conjunto de técnicas y que la puesta en práctica de dichos procedimientos constituyen o
se materializan en pruebas de auditoria.
3.2.2 Evidencia
El auditor deberá obtener evidencia que sea competente y suficiente mediante la aplicación de
pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar su opinión sobre
el objeto de auditoria. La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho
específico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella; consecuentemente, en la auditoria la
evidencia es toda la documentación elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de
la auditoria que respalda sus conclusiones y opiniones. El auditor debe conseguir una calidad y
volumen suficiente de evidencia para satisfacer el propósito de la auditoria, es decir, el
auditor gubernamental fundamentará su opinión profesional con base en el resultado de la
aplicación de los procedimientos de auditoria, revisará y decidirá si la evidencia y la
información obtenida, posee las características de competencia y suficiencia.
Características de la Evidencia: En el entendido de que el auditor gubernamental debe
obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, de tal
forma que permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones respecto al
auditado, se deben considerar las siguientes características:
A. Competente, el concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carácter
cualitativo de la misma. La evidencia es competente si es válida y relevante, por lo que el
auditor gubernamental deberá evaluar cuidadosamente, si existen razones para dudar de
estas cualidades, para cumplir con esta característica, se debe agotar los procedimientos
necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes. El concepto de
evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si las
informaciones utilizadas están exclusivamente relacionadas con los hechos examinados y
las conclusiones tienen una relación lógica y concreta con respecto a la información
examinada.
La evidencia válida significa que las pruebas en que se sustente la misma sean
confiables, la confiabilidad de la evidencia se refiere sólo a los procedimientos de
auditoria escogidos, no puede mejorarse la confiabilidad de la evidencia escogiendo una
muestra más grande o una población diferente, sólo puede mejorarse escogiendo
procedimientos de auditoria que contengan mayor calidad. Para determinar la
confiabilidad de la evidencia se debe tomar en cuenta lo siguiente:
La evidencia obtenida de fuentes independientes y externas a la organización de la
entidad auditada es más fidedigna que la obtenida dentro de la propia entidad.
Cuando la evidencia se obtiene de la propia entidad es más fidedigna en el caso de
que exista un sistema eficaz de control interno que allí donde los controles son
débiles o inexistentes.
La evidencia obtenida a través del examen físico, mediante inspección u
observación, es preferible a la obtenida indirectamente.
La evidencia documental es preferible a la evidencia oral.
Los documentos originales proporcionan una evidencia más adecuada que las
copias.
La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspección es más válida
que la conseguida en condiciones comprometidas (por ejemplo, allí donde la
persona puede ser intimidada).
La evidencia testimonial obtenida de una persona no sesgada o que tiene un
conocimiento completo sobre el área es más adecuada que la de alguien con sesgos
o con conocimientos parciales.
El auditor puede tener mayor seguridad cuando la evidencia de auditoria obtenida de
diversas fuentes, o de naturaleza diferente, es concordante; en estas circunstancias, puede
tener una seguridad mucho mayor que la que atribuye a las partidas individuales por si
solas, por el contrario, cuando la evidencia de auditoria derivada de una fuente no es
concordante con la obtenida a partir de otra fuente, puede ser preciso aplicar
procedimientos adicionales a fin de resolver la discrepancia. El auditor deberá ser
cuidadoso al obtener la evidencia y ser objetivo en su evaluación.
Al seleccionar los procedimientos encaminados a obtener la evidencia, debe reconocer la
posibilidad de que la información financiera esté incorrecta en sus aspectos importantes,
deberá existir una relación racional entre el costo de la obtención de la evidencia con la
utilidad de la información recabada; no obstante, la dificultad y costos involucrados en la
comprobación de una partida en particular no constituye, por si misma, una base válida
para omitir un procedimiento.
B. Suficiente, El término suficiente hace referencia a la cantidad de la evidencia obtenida,
es decir, contar con un número suficiente de elementos de prueba que permitan mantener
las constataciones y recomendaciones de los auditores, la evidencia será suficiente cuando
por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor gubernamental
adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, están satisfactoriamente
comprobados. Una evidencia suficiente debe permitir a terceras personas seleccionará la
cantidad de evidencia necesaria en función de procedimientos de muestreo y atendiendo a
su buen criterio y juicio profesional. El juicio del auditor, con respecto a lo que constituye
una cantidad suficiente de evidencia, se ve afectado por factores tales como:
1) El grado de riesgo de que existan errores o irregularidades, este riesgo se ve influido
por:
La naturaleza del hecho o transacción.
La eficacia del control interno.
La naturaleza de la actividad.
La situación financiera patrimonial de la entidad.
Situaciones especiales que pueden influir en la gestión.
2) La importancia relativa del hecho o partida analizada en relación con el conjunto de la
información.
3) La experiencia adquirida en auditorias anteriores.
4) Los resultados obtenidos a través de los procedimientos de auditoria utilizados,
incluyendo fraudes, errores o ineficacias que hayan podido ser descubiertos.
4) La calidad de la información disponible.
5) La confianza que merecen la dirección de la entidad y sus empleados.
La evidencia de auditoria queda documentada en los papeles de trabajo, los mismos que
son organizados en un archivo completo y detallado del trabajo efectuado y de las
conclusiones alcanzadas en el que se incluyen todos los papeles de trabajo.
Fuentes de la Evidencia: La evidencia puede ser obtenida de diversas fuentes: de los
sistemas de información del auditado, de la documentación respaldatoria de las
transacciones, del personal de las áreas y unidades funcionales, de deudores, proveedores
y otros terceros relacionados con la entidad pública, eegún el tipo de información que
proporciona, la evidencia puede ser de control o sustantiva:
A. Evidencia de control, proporcionan seguridad, mediante la confirmación de que los
controles en los cuales puede confiar el auditor existen y han operado efectivamente
durante el período examinado, sirve a la evaluación del sistema de control interno del
Auditado.
B. Evidencias sustantiva, proporcionan satisfacción con respecto de las afirmaciones del
sistema de información (administración financiera, administración de personal, compras
y/o administración de estudiantes). Sirva tanto a la evaluación del sistema de control
interno como al análisis de la gestión del auditado.
Tipos de Evidencia: Los principales tipos de evidencia son los siguientes:
A. Verbales o testimoniales, es la información obtenida de fuentes externas, como,
proveedores, bancos, abogados, o especialistas, las formas más usuales de obtener este
tipo de evidencia son las siguientes:
1) Confirmaciones o circularizaciones: se utilizan en la auditoria financiera de una
diversidad de cuentas, incluido efectivo, cuentas y documentos por cobrar, cuentas a
pagar, existencia de bienes en poder de terceros, etc. Para asegurar la confiabilidad del
proceso, los auditores deben diseñar cuidadosamente las solicitudes de confirmación para
buscar la información apropiada e inducir y facilitar al receptor su respuesta.
2) Informes de especialistas: son requeridos para la realización de labores técnicas cuando
se requiera de especialistas calificados, el auditor debe evaluar el riesgo de que la
objetividad del especialista se debilite en caso de estar relacionado con el auditado. En
este caso el auditor debe contratar un especialista independiente.
3) Declaraciones y representaciones orales y escritas del personal del auditado: son las
respuestas que obtiene el auditor a las preguntas que se realizan a los empleados de todos
los niveles de la organización. Estas declaraciones pueden ser útiles para revelar
situaciones que requieran investigación o para corroborar otras formas de evidencia.
4) Carta de representación: en la misma:
Se resumen las declaraciones más importantes que hizo la Dirección Superior del
auditado o el representante de la Autoridad Superior, durante la ejecución de la
auditoria, y
Se reconoce –por parte del Auditado, que no existen hechos o circunstancias
relevantes que pudieran afectar la veracidad de la información que surge de los
sistemas de administración financiera, de alumnos y de administración de
personal. Esta manifestación de la Autoridad Superior no sustituye a otras
evidencias de auditoria que estén o debieran estar disponibles para el auditor.
B. Documentales, es la información obtenida de la revisión de documentos tales como
comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques, Resoluciones, etc., la confiabilidad
del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. Los auditores
deben considerar si el documento puede ser falsificado fácilmente o creado en su totalidad
por un empleado deshonesto, según el origen de la evidencia documental puede
considerarse la siguiente clasificación, en cuanto a su mayor o menor grado de
confiabilidad:
1) Creada fuera del ente y transmitida directamente a los auditores: ejemplo, respuestas a
circularizaciones o extractos bancarios solicitados al efecto.
2) Creada fuera del ente y en posesión de éste: ejemplo, facturas de proveedores,
documentos por cobrar, etc.
3) Creada por el ente y en poder de éste: ejemplo, facturas de ventas, notas de crédito,
órdenes de compra.
4) Documentos electrónicos: alguna de la documentación mencionada que no está
disponible en forma impresa pero sí en medios electrónicos, por ejemplo, un mensaje
electrónico puede reemplazar a la tradicional orden de compra. Para determinar el grado
de confianza que puede tenerse de estos documentos electrónicos, los auditores obtendrán
conocimientos sobre los controles en el sistema computarizado.
C. Físicas, esta forma de evidencia es obtenida mediante la visualización de los activos
tangibles (efectivo, stocks, bienes de uso, etc.), esta evidencia no proporciona información
sobre la propiedad o valuación del activo y tampoco permite determinar la calidad y
condición bienes. En resumen el examen físico o la observación proporcionan evidencia
sobre la existencia de ciertos activos, pero generalmente necesita ser complementado por
otro tipo de evidencia para determinar la propiedad, la valoración apropiada y la
condición de estos activos.
D. Analíticas, se obtiene mediante el cálculo y comparación de ratios, comparación de
cifras de presupuesto y de ejecución presupuestaria; del ejercicio con las de ejercicios
anteriores, comparación de valores reales con cantidades presupuestadas, análisis de
composición porcentual, etc. El auditor aplica procedimientos analíticos en la etapa de
planificación para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
de auditoria a aplicar, puede asimismo considerar necesario aplicarlos como pruebas
sustantivas para obtener evidencia sobre una o más cuestiones, esta evidencia proporciona
una base de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida
específica, identificando movimientos anormales, falta de uniformidad en la aplicación de
los principios contables, correlaciones anormales, errores de imputación de cuentas, etc.
F. Informáticas, esta evidencia se obtiene a través de la revisión en los soportes
electrónicos e informáticos, así como los elementos lógicos, programas y aplicaciones
utilizados en los procedimientos de la entidad.
G. Registros contables: Los registros de contabilidad constituyen una evidencia valiosa en
sí misma, la confiabilidad de esta evidencia está relacionada con el control interno que
cubre su preparación, si el sistema de registración es computadorizado, se deben verificar
los controles pertinentes.
3.2.3 Procedimientos de Auditoria
El auditor obtiene evidencia aplicando procedimientos de auditoria, sobre la base de la
información obtenida en la fase de Planificación, el auditor gubernamental determinará la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar para que los mismos sean
efectivos y optimizar la cantidad y calidad de la evidencia obtenida. Los procedimientos de
auditoria pueden dividirse según la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimiento
y sustantivos, en la práctica puede resultar difícil realizar esta distinción ya que muchos
cumplen un doble propósito; es decir, que los procedimientos que proporcionan evidencia de
control también pueden proporcionar evidencia sustantiva y viceversa.
Procedimientos de Cumplimiento: Proporcionan evidencia de que los controles claves
existen y que son aplicados en forma efectiva, entre los procedimientos que pueden
utilizarse para obtener evidencia control se encuentran los siguientes:
1) Inspección de documentación del sistema de control planeamiento estratégico y táctico,
organigramas, manuales de misiones y funciones, manuales de procedimientos,
cursogramas de procesos, manuales de confección de formularios, matrices de
autorización, planes de carrera, sistemas de evaluación del personal, plan de capacitación,
códigos de ética, etc.
2) Prueba de reconstrucción de transacciones
3) Observación de determinados controles
4) Técnicas de datos de prueba (en sistemas computarizados)
5) Pruebas de penetración sobre las bases de datos (en sistemas computarizados)
Procedimientos Sustantivos: Proporcionan evidencia directa sobre la validez de las
transacciones y los datos que proporciona el sistema de información, registros contables,
estados financieros y presupuestarios. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para
obtener evidencia sustantiva se encuentran los siguientes:
1) Indagaciones a funcionarios y personal del ente.
2) Aplicación de procedimientos analíticos.
3) Verificación de documentos y registros contables y presupuestarios.
4) Observación física.
5) Obtención de confirmaciones de terceros ajenos al ente.
3.3. TÉCNICAS BÁSICAS
3.3.1. Para Evaluar el sistema de Control Interno – Técnicas de Transacciones
Las técnicas básicas más utilizadas al realizar pruebas de transacciones y saldos son las
siguientes:
Inspección de la Documentación del Sistema: La revisión de la documentación de los
sistemas del ente incluye el examen de manuales de operación, cursogramas y
descripciones de tareas. Generalmente estos elementos describen los sistemas establecidos
por la gerencia pero no proporcionan evidencia de que los controles sean realmente
aplicados en forma uniforme.
Pruebas de Reconstrucción: Implica la observación y seguimiento de unas pocas
transacciones, confirmando con los empleados del ente las funciones de procesamiento
realizadas y los controles aplicados, este procedimiento ayuda a comprender el flujo de
datos dentro de los sistemas, los métodos que se utilizan para procesar dichos datos y los
controles vigentes. Adicionalmente permite identificar los cambios que se hayan
producido, o al contrario, validar la permanencia del sistema sin modificaciones, las
pruebas de reconstrucción proporcionan moderada satisfacción de auditoria con respecto a
la existencia de los controles y las funciones de procesamiento vigentes.
Observaciones de Determinados Controles: Proporcionan evidencia de que los controles
existen, están en vigencia y operan de la forma esperada. Se requiere, a su vez, tener la
satisfacción adicional que los controles han operado en forma continua durante el período.
Técnicas de Datos de Prueba: Implica el ingreso de transacciones de prueba “ficticia” en
los sistemas computarizados del ente y la comparación de los resultados con los
resultados predeterminados. Son desarrolladas para obtener evidencia acerca de la
operación efectiva de los controles y funciones de procesamiento.
Indagaciones a Funcionarios y Personal del Ente: Consiste en obtener información
importante, oralmente o por escrito, se pueden realizar indagaciones para obtener o
actualizar conocimientos o recibir explicaciones de los funcionarios sobre temas contables
y de auditoria. Generalmente este procedimiento requiere algún tipo de corroboración
mediante la aplicación de otra técnica.
Procedimientos Analíticos: Implican el estudio y la evaluación de la información
financiera utilizando comparaciones con otros datos relevantes, se utilizan comúnmente
para examinar y comparar información financiera y no financiera relevante del período
bajo análisis, incluyendo presupuestos y datos reales. También se realizan comparaciones
similares que analizan la relación de la información seleccionada con ejercicios
anteriores; si las relaciones esperadas se mantienen, éstas proporcionan la evidencia de
que la información contable, financiera y presupuestaria representan los hechos
transaccionales subyacentes; si las relaciones esperadas no se manifiestan, se deberá
realizar una mayor investigación para resolver la discrepancia.
Verificación de los Documentos de Respaldo y Otros Registros Contables: Consiste en
obtener y examinar la concordancia entre los registros contables y la documentación de
respaldo, generalmente se hacen sobre las partidas que componen un determinado saldo
en la información financiera. La evidencia de auditoria que se obtiene es altamente
confiable.
Observación Física: Consiste en la inspección o recuento de activos tangibles y la
comparación de los resultados con los registros contables y financieros del ente,
proporcionan por lo general, la evidencia más directa sobre la existencia (veracidad)
calidad y condición (valuación) de dichos activos. La observación generalmente
proporciona evidencia altamente confiable referida al momento en que se lleva a cabo,
pero no proporciona evidencia referida a otros momentos.
Confirmaciones Externas: Consiste en obtener una manifestación de un hecho o una
opinión de parte de un tercero independiente al ente pero involucrado con las operaciones
del mismo, la obtención de este tipo de confirmación es una forma muy satisfactoria y
eficiente de obtener evidencia ya que es de esperar que el informante sea imparcial.
Comprobaciones Matemáticas: Esto puede incluir operaciones como suma (comprobar el
total de una columna vertical de cifras), suma horizontal (comprobar el total de una fila
horizontal de cifras) y prolongar o extender (recalcular mediante multiplicación).
PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA APLICABLES
A LA OBTENCION DE EVIDENCIA DE AUDITORIA
EVIDENCIA / PROCEDIMIENTO EJEMPLO
EVIDENCIA DOCUMENTAL:
• Inspección de la documentación del sistema: leer o
revisar un documento o registro.
• Pruebas de reconstrucción: establecer la totalidad
del procesamiento de una transacción siguiendo el
trayecto de una transacción hasta el final, a través de
los registros de contabilidad.
• Inspección de los documentos de respaldo y otros
registros contables: establecer la existencia de
transacciones registradas con documentos de soporte.
Leer los manuales de procedimientos
Comparar transacciones de compra registradas en el
diario de compras con evidencia de soporte,
facturas, cheques pagados e informes de recibo.
Verificar las facturas de compra de un proveedor.
EVIDENCIA TETIMONIAL:
• Indagaciones al personal de la empresa: preguntas
dirigidas al personal apropiado del ente auditado.
• Confirmaciones externas: obtener y evaluar una
Preguntar al nivel Gerencial del auditado sobre la
separación o división de funciones para las
transacciones en efectivo.
respuesta de un deudor, acreedor u otra parte, en
respuesta a una solicitud de información sobre una
cuenta particular la que afecta los estados financieros.
Confirmación de las cuentas por cobrar.
EVIDENCIA ANALÍTICA:
• Procedimientos analíticos: evaluaciones de
información financiera hechas por un estudio de
relaciones esperadas entre información financiera y no
financiera.
Comparación de las razones financieras durante el
período bajo auditoria con aquellas de períodos
anteriores.
EVIDENCIA FÍSICA:
• Observación física: ver la evidencia física de un
activo.
Examen físico de bienes de uso.
Arqueo de fondos.
CÁLCULOS:
• Comprobaciones matemáticas: Se repite la
actividad que hizo el cliente para verificar el cálculo.
Recalcular el gasto de depreciación.
Recalcular una retención de impuestos.
3.3.2 Para Evaluar el Sistema de Control Interno – Pruebas de Controles
Se denominan pruebas de controles a los procedimientos que realizan los auditores para
obtener seguridad de control, mediante la confirmación de que los controles en que se confía,
han operado efectiva y continuamente durante el período de la auditoria, cuando las pruebas
de controles proporcionan evidencia de que el control interno está operando efectivamente
permite a los auditores fijar el riesgo de control en un nivel mínimo y reducir la cantidad de
pruebas sustantivas. Las pruebas de controles incluyen generalmente:
Indagaciones al Personal del Organismo Auditado: Consiste en mantener entrevistas
con el personal que lleva a cabo actividades de control, se realizan generalmente mediante
la formulación de cuestionarios para recabar información sobre qué hacen los empleados
y cómo lo hacen. Este tipo de evidencia debe ser, generalmente, corroborada mediante la
aplicación de otro procedimiento que proporcione mayor confiabilidad.
Inspección de Documentos e Informes: Consiste en verificar los documentos de respaldo
de las operaciones y los registros, esta prueba permite verificar la existencia de controles
como firma de documentos, autorización, cancelación de comprobantes pagados, correcta
confección de los mismos, etc.
Observación de la Aplicación de los Controles: Esta prueba implica observar la
realización, por parte del auditado, de una actividad de control, tal como la toma de un
inventario físico o de un arqueo de valores.
Repetir los Controles: Implica que el auditor efectúe la actividad de control que llevó a
cabo el auditado a efectos de verificar si se realizó correctamente, el tipo de prueba a
aplicar dependerá de la naturaleza del control a ser probado, según el tipo de evidencia
que provea cada uno. Cuando las pruebas de control, proporcionan evidencia de que el
sistema de control interno está operando efectivamente, permite a los auditores determinar
que el sistema es efectivo y disminuir la cantidad de pruebas sustantivas para verificar la
integridad, exactitud y confiabilidad del sistema de información del auditado; por el
contrario, si el riesgo de control fuera superior al planificado podrá decidir aumentar
dichas pruebas.
3.3.3. Pruebas de Control de Cumplimiento del Ordenamiento Jurídico Administrativo y
Otras Normas Aplicables
En la ejecución de la auditoria gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las Leyes,
decretos, reglamentos y resoluciones aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la
auditoria, las disposiciones legales o reglamentarias de carácter presupuestal y la evaluación
de la efectividad de controles de cumplimiento afectan la naturaleza y alcance de la prueba de
cumplimiento. Se denomina acto ilegal a una infracción al marco normativo aplicable al
auditado; la determinación sobre si un acto es ilegal, es un aspecto que puede encontrarse
fuera de la competencia técnica de un profesional contable. El entendimiento, experiencia y
entrenamiento del auditor sobre la organización auditada, puede proporcionar una base para
reconocer la existencia de actos que pueden ser ilegales, la calificación de ilegal de un acto
específico, será efectuada por los auditores abogados de la entidad pública.
Procedimientos de Revisión: Como se anticipara en la etapa de Planeamiento, el auditor
gubernamental debe identificar el marco normativo que es aplicable al auditado (en áreas
de compras y contrataciones, personal, cajas chicas y fondos rotatorio, administración
financiera, actos administrativos, etc.) y evaluar los controles implantados para su
cumplimiento. Para identificar los casos de incumplimiento, el auditor aplicará, entre
otros, los siguientes procedimientos:
1) Averiguar al responsable del área o sector a auditar, si la entidad está cumpliendo con
el marco normativo identificado.
2) El auditor obtiene evidencia de un posible incumplimiento; para lo cual deberá
comprender la naturaleza del acto y las circunstancias en las que ha ocurrido y contar
además con información suficiente para evaluar el posible efecto sobre el patrimonio de la
entidad pública.
3) El auditor considera que el incumplimiento es intencional y de importancia relativa; el
auditor deberá comunicar el resultado sin demora informando a la Máxima Autoridad
Ejecutiva del Auditado.
Los incumplimientos al Ordenamiento Jurídico Administrativo y a Otras Normas
Aplicables, por lo general repercute en Responsabilidad por la Función Pública, por lo que
el auditor deberá realizar el o los informes de responsabilidad correspondiente.
3.3.4. Procedimientos para Evaluar la Gestión de la Entidad Pública
En las tablas siguientes se presentan; como esquema 1 las técnicas de evidencia más comunes
en auditoria de gestión, su definición y cuando se la utiliza y como esquema 2, las técnicas de
análisis de la información.
ESQUEMA 1
TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS
Técnicas Concepto Momento de utilización
Búsquedas de
Información
en Bases de
Datos
Es el examen de dos tipos de documentos. El
primer tipo consiste en informes de investigación
general, e información correspondiente al tema
respectivo del programa de auditoria. El segundo
tipo es de estudios específicos en el área,
incluyendo auditorias o evaluaciones anteriores.
En la fase de ejecución, para un
mejor desarrollo de la auditoria y
actualización del conocimiento del
auditor en un tema en particular
Revisando
Programas
/Bases de
Datos
y Archivos
de las
entidades
Es la revisión del tipo de datos o información que
recopilan los auditores y la misma sirve para:
ellos mismos. En ciertas circunstancias, utilizando
tal información puede:
• Incrementar el conocimiento del auditor sobre la
entidad
• Reducir el costo de la auditoria
• Reducir la cantidad de tiempo para completar la
auditoria;
• Incrementar la credibilidad de observaciones de
la auditoria; y
• Generar ideas para la mejora de la Entidad
pública
• Para ayudar a comprender la gestión
del auditado, en los casos de acceso a
los datos existentes.
• Para formular la muestra de un
ejemplo de observaciones en el
universo muestral.
• Para preparar el caso de un problema
potencialmente importante
• Completar o confirmar datos de las
entrevistas y otras fuentes.
Benchmarking Benchmarking es el proceso continuo de
comparar y medir la eficiencia y eficacia de
recomendaciones que posean características
similares. El benchmarking es un proceso de
medición de los métodos, los procesos, los
procedimientos, productos, y servicios en aquéllas
organizaciones que de forma consistente son
distinguidas en las misma categoría del auditado.
El objetivo es identificar y comprender las
mejores prácticas y una mejor práctica es,
simplemente, la mejor manera de ejecutar un
proceso.
• Para estimular una revisión objetiva
de procesos críticos, prácticas y
sistemas
• Para desarrollar un criterio e
identificar diferentes maneras de
operar
• Para estimular la mejora continua en
la entidad auditada
• Para obtener datos objetivos y
evidencias de auditoria creíbles
• Para mostrar más pertinencia en las
recomendaciones de la auditoria
Encuestas Son utilizadas para recoger información detallada
y específica de un grupo de personas u
recomendaciones. Es útil cuando se necesita
cuantificar las opiniones de un gran número de
individuos sobre un problema específico. En la
mayoría de los casos, el cuestionario es
administrado por un grupo de personas que fueron
recomendaciones seleccionadas para representar a
una gran población de individuos. Los resultados
del estudio son interpretados como
representativos del total de la población.
• Para recopilar un número importante
de información de un gran número de
individuos
• Para identificar la frecuencia general
de un evento dado.
• Para evaluar la satisfacción del
público destinatario de los servicios.
Entrevistas Una entrevista es una sesión de preguntas y
respuestas para obtener la recomendación
específica. Por el contrario, la entrevista, tiene
objetivos específicos, y por lo menos se debe
preparar con recomendación una línea de
preguntas.
• En la fase de planeamiento, para
obtener información cuantitativa que
ayude a comprender a la entidad
auditada y a identificar problemas
potenciales
• En la fase de ejecución para obtener
evidencia única o específica que
relacione los objetivos de la auditoria,
confirme los hechos y ayude a
desarrollar las recomendaciones
Grupos de
Referencia
Un grupo de referencia es una técnica grupal
cualitativa que puede servir para una variada
gama de propósitos en una auditoria. Son útiles
particularmente para problemas en el examen que
son esencialmente de naturaleza cualitativa y que
no se investigan fácilmente a través de
metodologías de auditorias tradicionales. El
propósito del grupo de referencia es generalmente
investigar actitudes y creencias, percepciones,
problemas o buscar las causas y las soluciones. Se
• En la fase de planeamiento, para
definir y desarrollar problemas en
forma más completa o pruebas,
cuestionarios u otras herramientas de
comunicación para el examen.
• En la fase de ejecución, para
recolectar información cuantitativa y
obtener una mejor comprensión de las
causas y potenciales soluciones a
problemas identificados
utilizan grupos de referencia en los casos del
estímulo/exposición, y verificación/validación.
Opinión
Especialista
Los expertos son personas que tienen habilidades
o conocimientos en campos específicos. Podrían
tener el conocimiento especial de una entidad o su
negocio, un tema en particular, o una técnica de
investigación especial.
• En los casos de necesidad de opinión
técnica y profesional por un tema
determinado.
• Cuando únicamente una disciplina
profesional es calificada para juzgar un
criterio encontrado.
Revisión
y utilización
de
auditorias
anteriores o
efectuadas por
otros Órganos
de Control
Tiene sentido utilizar estos resultados antes de
repetir el mismo trabajo. Pero, algunas veces
puede ser dificultoso: conocer la existencia de
estudios y hallazgos anteriores no es una tarea
simple. Y a menudo cuando son localizados, su
metodología o alcance puede hacerlos impropios
como evidencia.
• En el planeamiento de la auditoria,
para identificar o chequear
observaciones significativas
• En la fase de ejecución, para
sustentar el problema.
ESQUEMA 2
TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Técnicas Concepto Momento de utilización
Modelos de
Programas
Lógicos
Es una representación gráfica de la razón de ser
de una organización. Es una técnica muy útil para
la orientación de los resultados de la auditoria
porque le dan una particular atención a los
rendimientos y a los resultados (los impactos y
efectos).
• En la fase de la planificación, ayuda a
comprender a la unidad auditada y a
identificar los resultados de los
programas que la integran y las
operaciones que los producen.
Evaluación
Utilizando
Indicadores
Su propósito es comparar una cantidad con otra.
Tales indicadores incluyen partes comparadas con
un todo, dos, ítems comparados o cambios en un
ítem comparado con un estado original.
• Para determinar la significatividad de
un hecho
• Para comparar valores reales con
valores esperados.
• Para ubicar un hallazgo en su contexto.
• Para observar un cambio en el tiempo.
• Para apuntar el grado de criterio
encontrado.
Análisis
de
Sensibilidad
El análisis de sensibilidad de datos cualitativos es
una aproximación sistémica de recopilación y
organización de información en un formato
estandarizado. Permite arribar a un análisis
general y a conclusiones y observaciones
generales. Después de formular el problema en un
modelo matemático, éste puede ser sometido a un
análisis de sensibilidad
• Ayuda a identificar los objetivos del
programa: para hacer esto el auditor
puede reunir información de los
antecedentes históricos y legales del
programa.
• Para describir las actividades del
programa: el análisis de sensibilidad
puede ser utilizado para proporcionar
una descripción objetiva de las
actividades del programa analizando la
documentación departamental
• Para determinar resultados positivos o
negativos del programa: el análisis de
sensibilidad puede ser utilizado para
sintetizar informes de evaluación,
informes de auditoria, valoraciones
independientes de actuación del
programa. De acuerdo a conclusiones
realizadas por varios estudios, puede
proporcionar una poderosa valoración
de los impactos y efectos de un
programa dado.
Diagrama
De
Procesos
Los diagramas de flujo son como modelos.
Tienen distintas formas y medidas, dependiendo
del propósito y el nivel de detalle que se necesite.
Típicamente, el auditor toma información de las
entrevistas, la observación ocular, o la existencia
de documentación y crea un gráfico utilizando
símbolos que representan varios puntos de
decisión o actividades a ser analizadas. Un
flujograma es un diagrama gráfico de la
definición, análisis o solución de un problema en
el cual se utilizan símbolos para representar
operaciones, flujos de datos, etc.
• Para obtener una comprensión de
cómo trabaja una organización o un
sistema, particularmente cuando el
objeto de la auditoria involucra muchos
departamentos, unidades, o pasos
complicados.
3.4. ENFOQUES EN LA AUDITORIA DE GESTIÓN
3.4.1. Enfoque de Eficacia
Este enfoque evalúa los resultados o beneficios logrados y determina si las áreas y unidades
funcionales de la entidad pública, logran las metas previstas e identifican los problemas que
requieren corregirse para mejorar su eficacia. Algunos aspectos a considerar en una auditoria
con enfoque de eficacia son los siguientes:
Si los objetivos del auditado están establecidos en forma clara y precisa.
Que todos los objetivos del auditado sean materia de auto – evaluación por parte
del mismo.
Razonabilidad de los procedimientos para la auto - evaluación de la eficacia en
cuanto a su realización y costo.
Retroalimentación de la planificación anual del auditado.
La evaluación de la eficacia de los programas o actividades del auditado, tiene relación directa
con la evaluación de la eficiencia y economía y el impacto de los mismos, esto es un aspecto a
considerar durante la fase de planeamiento de la auditoria, en vista que el auditado puede
alcanzar sus objetivos y metas en un período determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o
falta de economía en la aplicación de los recursos; o también, la misma entidad podría obtener
niveles adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin que por ello logre sus
objetivos y metas planeados. El auditor deberá considerar si la organización adoptó los
siguientes criterios de auto – evaluación periódica de su gestión:
Establecer los mecanismos de planeamiento, dirección e informe para la auto -
evaluación de resultados.
Diseñar procedimientos para asegurar la auto - evaluación sistemática y el reporte
adecuado sobre la eficacia de cada actividad o programa que integra al auditado.
Asegurar que la auto - evaluación e informe sobre la eficacia de cada actividad o
programa sea administrado en observancia de la eficacia, eficiencia y economía e
impacto.
Los objetivos de los programas o actividades del auditado, deben ser especificados
de la forma más precisa posible.
Los procedimientos de auto - evaluación de la eficacia e informe deben justificar
su costo.
Los procedimientos de auto - evaluación deben ser diseñados de manera que sean
posibles de ejecutar.
La información proporcionada por la auto - evaluación de eficacia debe ser lo
suficientemente confiable que pueda utilizarse para la toma de decisiones.
Los reportes de auto - evaluación de eficacia y su análisis deben ser periódicos en
su emisión, completos en su contenido y soportados por documentación apropiada.
La comunicación a cada responsable de las actividades o programas, sobre el
resultado de la auto – evaluación, debe ser rápida y consistente.
La aplicación de los criterios antes mencionados puede determinar la identificación de
hallazgos que deben ser comunicados como observaciones en el informe de auditoria.
Objetivos de la Auditoria de Gestión con Enfoque de Eficacia: Los objetivos que
persigue la auditoria con enfoque de eficacia son:
1) Determinar el grado en que se están logrando los resultados (financieros y físicos)
previstos en el presupuesto aprobado por la normativa aplicable.
2) El grado de eficacia de la gestión durante el período analizado.
3) Si el programa logró la efectividad planificada.
Criterios de Evaluación: Cuando los criterios de efectividad estén soportados en un
sistema de información sobre el desempeño, el auditor gubernamental debe examinar la
forma en que fue planeada su utilización, la validez y confiabilidad de tal criterio, la
exactitud de los datos que proporciona y la propiedad de las normas establecidas para
evaluar el desempeño. Los criterios que se fijan para la evaluación del desempeño de
todas las áreas y unidades funcionales de la entidad, son los expuestos en el punto 2.3 del
capítulo correspondiente al “Planeamiento de la auditoria”, del presente Manual.
Gestión del Sistema de Evaluación de la Eficacia: Durante la auditoria deben examinarse
los procedimientos para organizar y administrar las actividades de evaluación e
información sobre la eficacia de las actividades o programas que compone el auditado,
dicha evaluación incluye el análisis de los controles internos del sistema, tanto en las
etapas de planeamiento, formulación, recopilación, análisis y presentación de la
información, sobre la ejecución del programa o actividad. La información proporcionada
por las evaluaciones de desempeño son una fuente que debe ser considerada por la
Autoridad Superior del auditado, al tomar decisiones o diseñar políticas específicas. El rol
del auditor en este campo es determinar si los reportes de evaluación del desempeño han
sido informados a los funcionarios responsables y, si éstos los han considerado al
momento de tomar decisiones.
Gestión que Comprende una Evaluación de Eficacia: Una auditoria de gestión, con
enfoque en la eficacia de los programas que componen la organización del auditado,
puede incluir aspectos tales como:
Objetivos y metas del auditado o aquellos recién creados o en ejecución, para
establecer si éstos son apropiados, convenientes o pertinentes.
Beneficios que debe lograr las actividades o programas.
Factores que están impidiendo obtener resultados satisfactorios.
Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables al auditado.
Sistema de control gerencial implementado por para evaluar la eficacia, elaborar
reportes y monitorear su ejecución.
Alternativas adoptadas por la administración para la ejecución de actividades a un
menor costo.
Los trabajos relacionados con la auditoria con enfoque de eficacia se orientan en función
de dos perspectivas: los resultados alcanzados y los controles y procedimientos de auto
evaluación de resultados que tiene implantado cada programa o actividad. Cuando el
enfoque es determinado sobre los resultados del programa, la evaluación de eficacia debe
iniciarse identificando su importancia, esto debe permitir examinar la calidad de las
evaluaciones realizadas por su administración y arribar a juicios preliminares sobre su
eficacia; sin embargo, las causas de los problemas de evaluación, generalmente, serán
asociados a los controles gerenciales y procedimientos con que se realiza la evaluación de
resultados.
Cuando el enfoque son los controles de los procedimientos de auto evaluación, el auditor
debe focalizar su atención en la organización y los criterios para conducir y evaluar sus
actividades, así como la forma en que son administradas las actividades en base a los
criterios de eficacia, eficiencia, economía e impacto.
3.4.2. Enfoque de Eficiencia y Economía
La auditoria de gestión con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el propósito de
determinar si la entidad pública, utiliza sus recursos financieros, humanos y materiales de
manera eficiente y económica; por esta razón, el auditor debe detectar las causas de cualquier
práctica ineficiente o anti-económica, incluyendo deficiencias en los sistemas de información
gerencial, procedimientos administrativos o estructura organizacional. Existen diversas
definiciones de eficiencia y economía, pero para fines del presente Manual, se utilizan los
siguientes significados.
Eficiencia: La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios
producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparación con un
estándar de desempeño establecido; en la auditoria de gestión, dar consideración
apropiada a la eficiencia significa maximizar las salidas (Outputs) generadas por cualquier
tipo de ingreso (inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor costo. Este aspecto
puede ser fácilmente apreciado en programas que involucran la producción o generación
de algún bien o servicio en forma repetitiva, por ejemplo, el número de documentos
ingresados a un sistema de trámite documentario. En el gráfico siguiente se ilustra la
relación existente entre entradas y salidas:
BIENES Y/O SERVICIOS
CANTIDAD CALIDAD
USUARIOS
INTERNO
EXTERNO
O
La comprensión del significado de la eficiencia, es necesaria para entender el sentido de
los términos: entradas/salidas, productividad, cantidad y calidad y nivel del servicio. Las
entradas representan, principalmente, los recursos, sean éstos financieros, materiales,
físicos o de información, humanos, tecnológicos, los cuales son utilizados para producir
salidas y consecuentemente las salidas pueden comprender bienes o servicios producidos
para atender la demanda del público, además son definidos en términos de cantidad y
calidad que se relacionan con el nivel de servicio brindado. La productividad se refiere al
monto aceptable de bienes o servicios producidos (salidas) y los recursos utilizados
(entradas) para producirlos.
Generalmente, la productividad puede expresarse en forma de relación, costo o tiempo por
unidad de salida producida, las normas relativas al nivel de servicio a alcanzar pueden
estar definidos por las políticas, regulaciones u otras disposiciones y, en algunos casos,
tales normas pueden incidir en la calidad, así como en el costo del servicio. La eficiencia
por su naturaleza es un concepto relativo, por lo tanto, es posible medirla comparando la
productividad obtenida con un estándar o norma establecida; la cantidad o calidad de las
salidas y el nivel de servicio brindado, pueden también ser comparadas contra los
estándares de desempeño, con el propósito de determinar si fueron ocasionados algunos
cambios en la eficiencia.
Consecuentemente, la eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un
número mayor de salidas con menores recursos de entrada, o cuando con el mismo monto
de salidas son producidas con menos recursos, la eficiencia es un componente importante
dentro de la auditoria de gestión; por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones
relacionadas con la efectividad y economía. Debido a que la eficiencia tiene relación con
las entradas y salidas de recursos y, la economía cautela la obtención de recursos en
cantidad y calidad apropiada y al menor costo, puede afirmarse que entre ambos
conceptos existe un factor de vinculación; existe igualmente una íntima vinculación entre
la eficiencia y eficacia, por cuanto la primera constituye un factor para determinar el
menor costo posible o la mejor manera para lograr los objetivos y metas establecidos.
En el anterior esquema se resumen las interrelaciones entre la eficiencia y economía.
Economía: La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales
se adquieren los insumos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad,
en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. Si no se toman en cuenta
estos factores, podría resultar en bienes o servicios a costos mayores, de menor calidad u
obtenidos a destiempo.
ECONOMÍA EFICIENCIA EFICACIA
Personal, Financieros, Tecnológicos, Materiales, Físicos, De Información, Energéticos
Bienes y Servicios entregados Ingresos Cobrados Funciones regulatorias
Bienes Servicios Ingresos Normas
Logro de Objetivos, y metas o beneficios Satisfacción del Público
ENTRADAS PROGRAMA SALIDAS RESULTADOS
Objetivos de la Auditoria de Gestión con Enfoque de Eficiencia y Economía: Una
auditoria que comprenda la eficiencia y economía de las actividades y programas tiene
como objetivos:
Determinar si el auditado, adquieren, protegen y utilizan los recursos de manera
eficiente y económica.
Establecer las causas de ineficiencias o prácticas anti-económicas.
Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en
materia de eficiencia y economía.
Establecer la razonabilidad de los controles internos para mantener la eficiencia y
calidad del servicio a un nivel satisfactorio.
Determinar la confiabilidad de los procedimientos establecidos para medir y
reportar su rendimiento.
Identificar los esfuerzos para mejorar la eficiencia y los resultados alcanzados por
el auditado.
Métodos de Medición de Eficiencia: La eficiencia de una operación puede expresarse
como un porcentaje del estándar de desempeño con relación a la información actual, un
índice que representa la relación salida/entrada (productividad), puede ser expresado de
diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia. Como ejemplo se cita el siguiente
caso: si se asume que una actividad encargada de dar clases sobre una determinada
asignatura tiene un estándar de desempeño de 25 alumnos por período lectivo, y el dato de
rendimiento actual es de 35 alumnos por período:
Número actual de alumnos 35
------------------------------------------ X 100 = 140% (Eficiencia)
Número de alumnos previsto 25
Medición de Insumos y Productos: Los insumos pueden ser medidos en términos de
trabajo realizado, material o recursos financieros utilizados; los recursos relativos a
recursos humanos pueden medirse en términos de tiempo o dinero (remuneración/horas-
hombre); los recursos materiales o financieros generalmente, se miden en dinero. Para que
los productos puedan ser medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener
características uniformes; los productos de un proceso repetitivo como la emisión de
órdenes de compra satisfacen este criterio.
Calidad y Nivel del Servicio: La eficiencia de una operación se encuentra influenciada
por la cantidad y calidad de los bienes y servicios producidos y la calidad y el nivel de los
servicios que se ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidad puede ser difícil de
interpretar, el mejoramiento de un índice de eficiencia, puede resultar a expensas de la
calidad o el nivel de servicios.
Estándares de Eficiencia: Los estándares de desempeño se utilizan con distintos
propósitos en los sistemas de información y control para:
Demostrar los resultados alcanzados, comparando la información de ejecución con
los estándares.
Efectuar análisis costo/beneficio, proporcionando información para comparar
métodos y procedimientos actuales y propuestos.
Producir el intercambio de decisiones entre eficiencia y el nivel de servicio.
Diferentes clases de estándares pueden ser utilizados para comparar niveles razonables de
eficiencia:
1) Estándares de ingeniería, son desarrollados a través de técnicas de medición. Proveen
una base confiable para medir y estimar niveles de eficiencia.
2) Estándares históricos: ratios de productividad, representan la eficiencia obtenida en el
pasado. Pueden ser utilizados como base para estimar niveles de eficiencia corrientes.
3) Comparaciones organizacionales (Benchmarking): comparaciones contra estándares
basados en logros de otras entidades públicas que realizan tareas similares y son
consideradas líderes con los estándares generales aceptadas en la organización.
4) Utilización de la capacidad: La eficiencia del staff, equipo, y facilidades, etc., está
influenciada por el alcance de los recursos que son utilizados productivamente en relación
al tiempo disponible de uso. La utilización es expresada como el porcentaje de la
capacidad disponible que actualmente es utilizada.
Ejemplos de actividades que los auditores gubernamentales pueden considerar como
evidencia para tener en cuenta una debida administración de eficiencia:
Mantener revisiones periódicas para eliminar operaciones redundantes y
intermediarios o salidas internas que no contribuyen a los egresos finales de la
organización (por eje. superposición de funciones administrativas, reportes sin
utilidad, etc.)
Utilizar herramientas de proyectos y presupuestos, para medir lo real versus lo
planificado, en tiempo y recursos.
Comparar el total y los componentes de los costos de las operaciones con costos en
organizaciones similares.
Reducir los niveles de control, incrementar la rapidez en la toma de decisiones y
crear más servicios compartidos.
Racionalizar productos y servicios para mejorar las necesidades de clientes
internos y externos, y discontinuar salidas que no son necesarias.
Reducir costos operacionales.
Mejorar la calidad y niveles de servicio de satisfacción de la demanda sin
incrementar los costos.
Desarrollar sistemas de mejora y métodos de trabajo, incluyendo el uso apropiado
de tecnología
Mejorar la productividad del staff mediante la mejora de equipamiento,
entrenamiento y desarrollo, mejora de condiciones laborales, incentivos, y
reconocimiento de buena performance.
Identificar nuevas oportunidades para aplicar las mejores prácticas basadas en
comparaciones apropiadas con otras entidades públicas.
Aspectos que Comprende la Evaluación de Eficiencia y Economía: Cuando el enfoque
de la auditoria de gestión se orienta a la eficiencia y economía puede examinarse, si el
auditado:
Tiene implementadas políticas razonables para efectuar la adquisición de bienes o
contratación de servicios.
Protege y conserva apropiadamente sus recursos.
Evita la duplicidad de esfuerzos de su personal y el trabajo sin utilidad práctica.
Utiliza procedimientos operativos eficientes.
Dispone de controles gerenciales adecuados para medir su desempeño en términos
de eficiencia y economía y para informar sobre este asunto.
Cumple las leyes y reglamentos que regulan la adquisición, uso y protección de los
recursos.
Criterios Adicionales en Auditoria: Además de los criterios fijados en el punto 2.3 del
capítulo correspondiente al “Planeamiento de la auditoria”, para todos los operativos de
auditoria a realizar por la UAI de la entidad pública, existen los siguientes criterios
adicionales aplicables a la auditoria de gestión.
Las medidas del desempeño deben ser apropiadas y exactas.
El desempeño debe ser apropiado en comparación con el estándar establecido; los
informes debe adaptarse a las necesidades de la gerencia.
La información del desempeño debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad.
Las medidas e informes sobre productividad deben mantenerse actualizados.
1) Las medidas del desempeño deben ser apropiadas y exactas, con este propósito los
productos deben estar adecuadamente definidos y correctamente medidos, las definiciones y
medidas deben modificarse para reflejar los cambios que se presenten en los resultados. Las
características del producto, tales como calidad y nivel de servicios, deben especificarse con
claridad y estar relacionados apropiadamente, así como cuando sea posible, los resultados de
la producción o rendimiento deben incluir indicadores de éstas características.
2) Los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia, los reportes que contengan
información sobre indicadores de rendimiento o resultados deben presentarse en forma
oportuna a la administración, identificando los aspectos significativos.
3) La información sobre el desempeño debe utilizarse para lograr mejoras en la
productividad, la información sobre el desempeño debe indicar si los objetivos fueron
logrados y en qué aspectos se requiere correctivos; el aumento de la eficiencia debe ser
identificado y evaluado en forma sistemática, con el apoyo de técnicas para la organización y
medición del trabajo. La información sobre el desempeño debe utilizarse para estimular a la
administración y empleados para incrementar su productividad; por lo tanto, la comunicación
de los niveles de desempeño esperados, pueden promover la presentación de iniciativas como
por ejemplo, revisar la calidad del ambiente de trabajo, cuyos resultados pueden ser útiles para
mejorar la productividad en la entidad pública.
4) Las medidas e informes sobre la productividad deben mantenerse actualizados, los
procedimientos para la captura de información y análisis de las rutinas del trabajo deben
modificarse para corregir los defectos que se hubieran previamente identificado.
3.5. PRUEBAS SUSTANTIVAS
Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y
de los saldos de las cuentas de los estados financieros, cuando se está comprobando la
efectividad del sistema de control interno del auditado o la verificación de la exactitud de la
información, cuando se está evaluando su gestión. Existen dos tipos generales de pruebas
sustantivas:
Procedimientos analíticos sustantivos; y,
Pruebas de detalles
Para lograr una seguridad sustantiva suficiente, el auditor puede utilizar cualquiera de estas
pruebas o una combinación de ambas. El tipo de prueba a utilizar y la cantidad de confianza
aplicada en cada tipo de procedimiento, quedan a criterio del auditor gubernamental y debe
basarse en la efectividad y consideraciones de eficiencia.
3.5.1. Procedimientos Analíticos Sustantivos
Estos procedimientos consisten en comparar los saldos de las cuentas registradas con las
expectativas del auditor; es decir, el auditor desarrolla una expectativa en que el monto
registrado servirá para el análisis y conocimiento de las relaciones entre las cuentas y otros
datos; este estimado se usa, desde luego, para establecer una conclusión sobre las cuentas de
los Estados Financieros. Una premisa básica sobre los procedimientos analíticos es que las
relaciones generales entre los datos de los Estados Financieros tengan una continuidad
razonable, a menos que las condiciones del contexto cambien, lo que implica un cambio en la
relación.
El examen de las cuentas en detalle y aplicación de otros procedimientos de auditoria consiste
en buscar detalles inusuales en los saldos de las cuentas, este procedimiento es una
herramienta apropiada para investigar la causa de una fluctuación significativa, pero no es
considerada una prueba analítica sustantiva en sí misma. El auditor gubernamental puede
establecer independientemente el estimado de un saldo de cuenta que algunas veces es
sometido a una prueba, estos cálculos son considerados para realizar los procedimientos
analíticos sustantivos.
Al hacer los cálculos el auditor debe evaluar la confiabilidad de la información utilizada y
seguir los pasos empleados al ejecutar los procedimientos analíticos sustantivos. En general, el
riesgo de emitir una conclusión incorrecta sobre el saldo de una cuenta es mayor para los
procedimientos analíticos sustantivos que para las pruebas de detalle.
3.5.2. Pruebas de Detalle
Las pruebas de detalle son procedimientos que se aplican a puntos específicos seleccionados
para el examen e incluyen:
Confirmación
Inspección física
Verificación de documentos de respaldo
Cálculo
Revisión (combinación de técnicas de comparación, cálculo e inspección)
Las pruebas de detalle, generalmente, son utilizadas en combinación para proveer la suficiente
confianza acerca de una aseveración. El alcance mínimo de la prueba en detalle a ser
ejecutada, se basa en la evaluación del riesgo combinado, así como también en la
consideración de la calidad y seguridad de los procedimientos analíticos y sustantivos a
aplicar; los factores a considerar para la aplicación de las pruebas de detalle incluyen:
1) Naturaleza e importancia de la aseveración objeto de la prueba, las aseveraciones
significativas generalmente requieren de una evidencia de calidad superior en la auditoria que
está solo disponible en las pruebas de detalle.
2) Naturaleza del riesgo combinado (inherente y de control), las pruebas sustantivas deberán
ser diseñadas para auditar el tipo específico y nivel de riesgo de cada aseveración.
3) Disponibilidad de diferentes tipos de evidencia, emplear la evidencia que pueda ser
fácilmente obtenida podría ser más eficiente. Por ejemplo la disponibilidad de información
sobre presupuestos autorizados iniciales y ejecución del presupuesto, podría ayudar para
ejecutar las pruebas de detalle.
4) Calidad de la evidencia, cuanto más alta sea la calidad de la evidencia, más grande será el
nivel de seguridad y confianza que el auditor pueda obtener.
Al determinar los tipos de pruebas sustantivas a emplearse, la meta del auditor gubernamental
debe ser elegir la combinación de los procedimientos efectivos que son considerados los más
eficientes, combinando la dimensión de la muestra y su control, y las pruebas de suficiencia
del sistema de control interno y de cumplimiento legal y normativo. El auditor debe ejercer su
criterio al evaluar la efectividad de todos los procedimientos de auditoria; la profundidad de
las pruebas sustantivas de detalle pueden diseñarse según los siguientes tres niveles de riesgo
combinado establecidos para una aseveración:
NIVEL DE RIESGO / CONVINACIONES
NIVEL DE
SEGURIDAD DE
LAS PRUEBAS DE
DETALLE
BAJO MODERADO ALTO
Los procedimientos de
control en la entidad
han estado operando en
forma efectiva durante
el período material de
examen, así como
existe confianza en el
ambiente de control
interno y sistema de
contabilidad.
Los procedimientos de
control en la entidad
han estado
ejecutándose en forma
apropiada durante el
período, habiéndose
detectado algunas
fallas en su
funcionamiento, al
igual que en su
ambiente de control
interno y/o sistema de
contabilidad o ambos.
Los procedimientos de
control no han estado
funcionando en forma
efectiva y continua
durante todo el período
bajo examen, o
simplemente no
existen; asimismo, no
existe confianza en el
ambiente de control y
sistema de
contabilidad.
La aplicación práctica de los niveles de seguridad establecidos en la matriz del riesgo
combinado, así como su graduación, debe contemplar el criterio profesional del supervisor del
operativo de auditoria.
3.5.3. Población a Examinar – Métodos de Selección
En el diseño de las pruebas sustantivas de detalle, deberán tenerse en cuenta los objetivos de
auditoria, en relación a la información (financiera o real) proporcionada por el auditado. Las
pruebas de detalle pueden ser aplicadas a:
1) Todas las partidas que comprendan la población de información suministrada, una prueba
sustantiva de detalle sobre todas las partidas que conforman la población es generalmente más
apropiada para aquellas representadas por un pequeño número de partidas.
2) Una muestra representativa de las partidas de la población, la prueba sustantiva de detalle
sobre una muestra de partidas que conforman la población es, generalmente, más apropiada
para las cuentas representadas por un gran número de partidas, especialmente si aquellas son
relativamente homogéneas o pueden ser estratificadas dentro de grupos relativamente
homogéneos. El auditor selecciona las partidas de una muestra de manera que ésta y sus
resultados tengan la expectativa de ser representativas de la población, cada elemento de la
población debe tener una oportunidad para ser seleccionado y, los resultados de los
procedimientos realizados deben poder ser proyectados a la población total.
3) Una selección de partidas no representativas que tienen una o más características
relevantes, tales como aquéllas que son significativas en monto, las pruebas sustantivas de
detalle de una selección no representativa de partidas que tienen una o más características
importantes, pueden ser apropiadas para las poblaciones representadas por un gran número de
partidas, de las cuales sólo algunas tienen características relevantes. Mientras que el monto y
el volumen es frecuentemente la característica principal, otras formas podrían incluir un monto
inusual o una relación con un período o evento en particular (tales como transacciones
efectuadas antes o después del fin del año).
Los resultados del muestreo no representativo aplicados a las partidas seleccionadas no puede
ser proyectado a las partidas no examinadas, de acuerdo a esto, el auditor gubernamental debe
aplicar el procedimiento analítico apropiado u otro procedimiento sustantivo a las partidas
restantes, a menos que sean inmateriales en su totalidad. Para la selección de partidas de una
cuenta puede adoptarse como criterios: la selección de partidas clave.
3.5.4. Selección de Partidas Clave
Las partidas clave son aquellas que, basadas en el juicio profesional del auditor, experiencia y
conocimiento sobre la entidad, aparentan ser extraordinarias, inesperadas o propensas a
errores. Estas partidas pueden ser consideradas en base a diversos factores:
Existencia de brechas en una secuencia numerada de antemano.
Partidas que exceden o se encuentran por debajo de un valor determinado.
Partidas que exceden una antigüedad determinada o que muestran una
característica particular.
3.6. EL MUESTREO EN AUDITORIA
3.6.1. Aplicaciones en el Análisis de las Transacciones
Los procedimientos de auditoria que aplica el auditor para obtener evidencia sobre la cual
sustentar su informe difícilmente puedan aplicarse sobre la totalidad de las transacciones; por
ello el auditor gubernamental seleccionará algunas transacciones y cuentas a revisar, este
conjunto de elementos se denomina “muestra”. Par una mejor ilustración se considera las
siguientes definiciones.
Muestreo: El muestreo en auditoria es un proceso que consiste en seleccionar un grupo de
elementos denominado muestra de un grupo mayor de elementos llamado universo, a
efectos de aplicar procedimientos sobre la muestra para aplicar las conclusiones obtenidas
a toda la población.
Universo: Es el conjunto total de datos del cual se selecciona una muestra sobre la que el
auditor desea extraer conclusiones.
Unidad de Muestreo: Representa a los elementos individuales que componen una
población.
Estratificación: Consiste en dividir el universo en subuniversos, cada uno de los cuales
comprende un grupo de unidades de muestreo que presentan similares características.
Riesgo de Muestreo: Es el riesgo de que la muestra no sea representativa del universo o
población de la cual se seleccionó y, consecuentemente, el auditor llegue a conclusiones
incorrectas sobre los resultados de su examen. El riesgo de muestreo puede presentarse de
las siguientes dos maneras:
1) Rechazo incorrecto, es el riesgo de que el auditor gubernamental concluya que los
controles no son confiables o que el saldo de una cuenta no es razonable, cuando en
realidad sí lo son. En este caso, la aplicación de otras pruebas de auditoria permitirá al
auditor arribar a la conclusión correcta.
2) Aceptación incorrecta, es el riesgo de que el auditor llegue a la conclusión de que
puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta es razonable, cuando en
realidad no lo son. El auditor deberá considerar el riesgo de muestreo en el diseño del plan
de muestreo, considerando los siguientes factores:
Diseñar el plan de muestreo para obtener una muestra de tamaño suficiente
Utilizar un método de selección que produzca una muestra representativa de la
población y que responda a los objetivos de la auditoria.
Riesgo de no Muestreo: Se refiere a la obtención de conclusiones erróneas no originadas
directamente por el muestreo. Pueden originarse en errores en la aplicación de los
procedimientos o en el no reconocimiento de los errores existentes en los documentos o
transacciones examinados.
3.6.2 Universo y Unidad de Muestreo
Luego de determinar el objetivo de la prueba, el auditor gubernamental debe definir el
universo, es muy importante que el auditor se satisfaga de que el universo determinado y el
universo sobre el que seleccionó la muestra (marco) sea el mismo, si no resultaran
equivalentes, el marco podría no incluir todos los elementos sobre los que se quiere obtener
una conclusión. Para asegurarse de esta equivalencia entre universo determinado y marco, la
muestra debe realizarse sobre información debidamente conciliada con la contabilidad o que
posea algún tipo de control numérico (integridad de la información).
La selección de la unidad de muestreo debe ser adecuada para el objetivo de la prueba; por
ejemplo, si el auditor quiere probar que todos los ingresos hayan sido depositados no sería
adecuado tomar una muestra de depósitos. Por el contrario la prueba deberá consistir en la
revisión de los depósitos con otra fuente que proporcione evidencia sobre los ingresos, como
planillas de caja, recibos, etc.
3.6.3 Muestreo Estadístico y no Estadístico
El muestreo es no estadístico cuando la muestra se obtiene aplicando el juicio profesional en
lugar de hacerlo sobre la base de técnicas estadísticas; el muestreo no estadístico no permite
cuantificar el riesgo de muestreo, como consecuencia de esto el auditor podría seleccionar
muestras más grandes de las necesarias o por el contrario estar bajo un riesgo de muestreo alto
sin advertirlo. En el muestreo estadístico el auditor puede medir y controlar el riesgo,
definiendo el tamaño de la muestra acorde al nivel de riesgo aceptado, el muestreo estadístico
proporciona al auditor la ventaja de poder diseñar muestras eficientes; no obstante su uso
demanda mayor capacitación del personal de auditoria.
Para elegir un método de muestreo estadístico o no estadístico, el auditor deberá considerar los
objetivos del examen y la naturaleza del universo determinado, así como las ventajas y
desventajas de cada método. El método estadístico le permite al auditor medir la incertidumbre
derivada del muestreo; no obstante deberá considerar el costo de aplicar el muestreo
estadístico. El tamaño de la muestra no debe ser un elemento para elegir el tipo de muestreo a
aplicar.
3.6.4 Métodos para Seleccionar las Muestras
MUESTEREO ESTADÍSTICO O NO ESTADÍSTICO MUESTREO NO ESTADÍSTICO
MUESTREO POR PROBALBILIDADES:
• Muestreo de números al azar
• Muestreo sistemático de probabilidades
• Muestreo por bloques
MUESTREO BASADO EN EL
CRITERIO:
• Muestreo por selección específica
• Muestreo sistemático de criterio
Muestreo por Probabilidades: Este método puede utilizarse tanto en el muestreo
estadístico como en el no estadístico; se caracteriza porque los elementos que conforman
el universo tienen la misma probabilidad de ser elegidos.
1) Muestreo de números al azar, es un proceso para seleccionar una muestra, en el cual
todos los elementos de la población y todas las combinaciones de elementos tienen la
misma oportunidad de ser incluidos en la muestra. Para llevar a cabo el muestreo de
números al azar el auditor debe realizar los siguientes pasos:
Determinar el tamaño de la muestra; generar suficientes números al azar de una
secuencia de números que por lo menos sea igual al de las unidades que componen
el universo.
Seleccionar los números al azar con unidades de muestreo específicas del
universo.
Dado que con este método todos los elementos tienen la misma posibilidad de ser
elegidos, el valor monetario de la muestra puede ser insuficiente para el auditor. En tal
caso el universo puede estratificarse, para que la prueba sólo incluya las partidas de mayor
monto.
2) Muestreo sistemático de probabilidades, consiste en la selección de una muestra en
base a uno o más intervalos uniformes de muestreo, el intervalo se determina dividiendo
el universo en el número de elementos que se desea tenga la muestra; por ejemplo si el
universo tiene 5000 elementos y se desea seleccionar una muestra de 50 unidades, el
intervalo uniforme será cada 100 elementos. El auditor selecciona el punto de partida
inicial entre el elemento 1 y el 100 y cada 100 elementos selecciona las unidades que
conformarán la muestra.
A diferencia del muestreo de números al azar, en el muestreo sistemático, si bien todas las
unidades tienen la misma probabilidad de ser elegidas, no ocurre lo mismo con las
combinaciones de unidades del universo. Este tipo de selección sólo debe utilizarse
cuando se espera que los atributos de los elementos estén distribuidos al azar en universo.
3) Muestreo en bloques, es la selección al azar de grupos de unidades continuas. Por
ejemplo, si la muestra que va a seleccionar el auditor es de 50 unidades, puede seleccionar
10 elementos y tomar los 4 siguientes de cada uno de ellos (5 en total).
Muestreo Basado en el Criterio: En este tipo de muestreo la probabilidad de que
cualquier partida quede incluida en la muestra no es conocida ni determinable.
1) Muestreo por selección específica, se basa fundamentalmente en el criterio del auditor
para identificar una muestra que sea representativa del universo; quien podrá incluir en la
muestra partidas con saldos grandes, medianos y pequeños, partidas de distinto tipo, etc.
Este tipo de muestreo requiere del conocimiento del auditor sobre el universo a probar.
2) Muestreo sistemático de criterio, este método es similar al muestreo sistemático de
probabilidades, excepto que no es necesario, aunque si conveniente, elegir un punto de
partida inicial. Otra forma es no utilizar un intervalo fijo; por ejemplo, si el universo con
el que se trabaja es el detalle de partidas que figuran en un listado de registros, el auditor
podría elegir la partida X de cada tantas hojas del listado.
3.6.5 El Muestreo Estadístico
Los objetivos del muestreo de auditoria son: a) obtener evidencia del cumplimiento de los
procedimientos de control establecidos y b) obtener evidencia directa sobre la veracidad de las
operaciones y de los saldos que se incluyen en los registros contables. En muchas aplicaciones
de muestreo se obtendrá evidencia de ambos; la evidencia conseguida de las pruebas en donde
se use muestreo de auditoria se considera junto a la evidencia que se obtenga de otras fuentes,
para llegar a una conclusión sobre el saldo de una cuenta o un tipo de operaciones; en términos
generales, el auditor gubernamental puede utilizar dos tipos básicos de muestreo, el de
atributos y el de variables.
El Muestreo de Atributos: Se utiliza para estimar la tasa de ocurrencia (o no ocurrencia)
de un evento o circunstancia determinada dentro de un universo, en términos de auditoria,
los atributos probados son generalmente procedimientos prescriptos por la gerencia para
asegurar un nivel adecuado de control interno contable. Por su naturaleza, se espera que
los procedimientos de control interno funcionen de la misma forma para operaciones de
cualquier tamaño a menos que, por definición del sistema, se requiera procesar de otra
manera operaciones de cierto tipo o tamaño; en las pruebas de cumplimiento, la evidencia
de un atributo o control, está presente o no lo está. Se debe considerar lo siguiente:
1) Determinación del tamaño de la muestra, para determinar el tamaño de la muestra el
auditor gubernamental debe:
Determinar el riesgo razonable de selección incorrecta (desvío).
Definir el porcentaje máximo aceptable de desvío en el universo.
Determinar el porcentaje conservador de desvío esperado en el universo.
Calcular el tamaño de la muestra.
Para calcular el tamaño de la muestra pueden utilizarse programas de computación o
cálculos manuales de técnicas basadas en tablas estadísticas.
2) Riesgo de aceptación incorrecta (tasa de desvío tolerable), cuando se utiliza el
muestreo para verificar si los controles clave funcionan según lo previsto, se requiere un
grado relativamente alto de seguridad; es decir, un riesgo relativamente bajo aceptación
incorrecta de que las conclusiones obtenidas sobre la muestra son aplicables al universo;
la tasa de desvío tolerable es el porcentaje de error que está dispuesto a aceptar el auditor
y que, si fuera superado, modificaría el grado de confianza depositado en los controles. El
error aceptable está relacionado con la importancia relativa determinada por el auditor en
la etapa de planificación, el auditor deberá aplicar su juicio profesional para determinar el
riesgo de aceptación incorrecta.
El nivel de riesgo aceptable determina el tamaño de la muestra; generalmente, para
seleccionar la muestra para probar los controles, los auditores determinan un riesgo
relativamente bajo, el que se establece entre el 5% y el 10%. El estudio de procedimientos
de auditoria del AICPA presenta la siguiente relación entre el nivel planeado y evaluado
de riesgo de control y la tasa de desvío tolerable:
NIVEL PLANEADO Y EVALUADO Y RIESGO DE
CONTROL:
a) Bajo
b) Moderado
c) Ligeramente por debajo del alto
d) Alto
TASA DE DESVIO TORELABLE:
a) 2% - 7%
b) 6% - 12%
c) 11% - 20%
d) Omitir prueba
3) Tasa de desvío esperada, es otro de los factores que afecta el tamaño de la muestra, es
la estimación de los posibles errores que puede tener el universo; la tasa de desvío
esperada no puede superar la tasa máxima aceptable. Si esto ocurriera el auditor no
aplicará prueba de controles.
Muestreo de Variables: El muestreo de variables se utiliza para estimar o probar una
cantidad monetaria, este muestreo trata de contestar a la pregunta “cuánto” más que a
“con qué frecuencia”, a la cual está dirigida el muestreo de atributos. La Principal utilidad
del muestreo de variables es en las pruebas sustantivas, para determinar la razonabilidad
de los saldos registrados; los métodos más comunes son los siguientes:
1) Muestreo proporcionado al tamaño
2) Muestreo clásico de variables
Proyección directa
Estimación por proporción y por diferencia
3) Muestreo proporcionado al tamaño, esta técnica considera como unidad de muestreo a
cada unidad monetaria (por ejemplo un peso, un dólar, etc.), la probabilidad de que cada
unidad física sea incluida en la muestra es proporcional a su tamaño, cuanto mayor es el
valor monetario es mayor la probabilidad de ser seleccionada en la muestra. Está diseñada
fundamentalmente para probar posibles sobrevaluaciones de universos que contienen
pocos errores, si una partida está subvaluada tiene menos unidades de muestreo y por lo
tanto menos probabilidad de ser incluida en la muestra.
4) Muestreo clásico de variables, define a cada unidad física como una unidad de
muestreo y estima el monto del universo calculando el porcentaje que representa el monto
auditado de las partidas seleccionadas en la muestra, sobre el total de las partidas del
universo. Este método es más eficiente cuando todas las partidas del universo son
relativamente uniformes o se pueden estratificar en grupos de partidas uniformes.
3.6.6. Aplicación del Muestreo en la Auditoria de Gestión
Para la selección y determinación del tamaño de la muestra podrán utilizarse métodos
estadísticos descriptos con anterioridad, según los objetivos y alcance de la actuación y del
universo total de las operaciones, el criterio a seguir dependerá asimismo de la evaluación del
control interno realizado. Excepcionalmente, en la selección de las muestras podrán utilizarse
métodos distintos a los estadísticos, que pueden estar basados en algún criterio o información,
el cual deberá expresar y justificar el auditor en sus papeles de trabajo, cuando se decida por
esa opción; en todo caso, dado que el auditor ha identificado las áreas críticas, la selección
debe considerar este aspecto, particularmente porque en algunas ocasiones el universo de
operaciones puede estar referido en un alto porcentaje a algunas de esas áreas, planteándose
eventualmente su análisis exhaustivo.
3.7. UTILIZACIÓN DE INDICADORES EN AUDITORIA DE GESTION
Existen diferentes esquemas para diferenciar los tipos de indicadores y su utilización varía en
función de los propósitos y naturaleza de los esquemas de evaluación que se utilicen. Se
deberá contar con indicadores que midan la eficacia, eficiencia, calidad y economía, según se
intente evaluar el impacto de una acción, el grado de optimización de un resultado, la
satisfacción del usuario o la capacidad del auditado para movilizar sus recursos financieros
respectivamente. En la construcción de los parámetros se pueden utilizar datos primarios
(medir y contar) o indicadores que relacionan dos datos (porcentajes, cocientes, razones), una
vez elegidos los indicadores, se definen los objetivos contra los que se van a comparar, la
periodicidad en que se realizarán las mediciones y cuando los desvíos se convertirán en
alertas, es decir, indicarán los niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es
importante; con respecto a los requisitos que debe cumplir un indicador, se destacan:
1) Pertinencia, los indicadores deben referirse a los procesos de producción esenciales del
auditado, de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de los objetivos
institucionales, y que su número no exceda la capacidad de análisis de quienes lo van a usar.
La pertinencia tiene que ver con medir lo correcto.
2) Independencia, deben responder a las actividades desarrolladas por la institución. Debe
medir principalmente lo que la institución sea capaz de controlar.
3) Integración, debe mostrar y mantener un equilibrio entre las dimensiones del desempeño:
eficacia, eficiencia, calidad y economía.
4) Homogeneidad, para la construcción y medición de un indicador siempre se debe usar el
mismo parámetro o unidad de medida.
5) Costo razonable, la información que sirve de base para la elaboración de los indicadores de
gestión debe ser recolectada a costos razonables y con la garantía de la confiabilidad
necesaria.
6) De carácter participativo, una forma de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso
con las metas e indicadores resultantes es la construcción participativa del indicador.
7) Confiabilidad, se debe contar con datos suficientes y demostrables, lo cual implica generar
indicadores que provienen de registros, estadísticas y sistemas de información disponibles.
8) Demostrativos, significa que los indicadores deben dar evidencias de muestras concretas de
los cambios que se desean medir.
3.7.1. Conducta a Seguir Cuando el Auditado Dispone de Indicadores Razonables
Una vez analizada la muestra y comparada con los criterios previamente definidos, se
verificará si los indicadores de gestión que maneja la organización tienen conexión con la
medición o evaluación de las áreas críticas definidas, por lo tanto, es imprescindible analizar
las variables que los componen, para establecer su pertinencia con la medición de eficiencia,
eficacia, economía, calidad, impacto u otro factor considerado por la organización auditada.
Los informes de gestión que produzca la organización auditada serán particularmente
considerados en la evaluación, si reúnen los factores siguientes:
Del análisis de los indicadores se detecta que la data es confiable.
La medición se realiza periódica y oportunamente.
Las variables están referidas a los procesos sustantivos o medulares de la
organización.
Permiten la comparación con estándares históricos propios, de organizaciones
similares nacionales e internacionales, de aceptada aplicación.
3.7.2. Conducta a Seguir Cuando no Existen Indicadores y si Existen no son Confiables
Si el equipo auditor considera que los indicadores de la entidad pública, no son fuente
confiable de medición y control, o si no posee indicadores, el auditor gubernamental, a los
fines de su actividad, podrá rediseñar o diseñar indicadores de gestión pertinentes, para lo
cual, mediante el dominio de la técnica del diseño, deberá:
Utilizar las variables factibles de medición.
Utilizar sólo información confiable y pertinente.
Concentrar su atención en las áreas sustantivas en estudio, midiendo en ellas los
factores de economía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto
Comparar los indicadores resultantes, con los organismos nacionales e
internacionales, o entidades afines con la misión u objeto del auditado. Aplicación
de la técnica de Benchmarking.
Otra comparación viable es la relación de los tiempos presupuestarios asignación /
devengado / mandado a pagar de aquellas partidas o programas que resulten
significativos para el auditado.
Resulta recomendable que los parámetros seleccionados sean consensuados con el auditado,
no obstante ello, de no obtenerse acuerdo, y el equipo de auditoria esté convencido de que
resultan apropiados, deberán explicitarse tal circunstancia en el informe. De corresponder la
definición por el equipo de auditoria, deberán integrar dichos sistemas de medición los
siguientes componentes:
1) Indicadores de eficacia, eficiencia y economía, deberán seleccionarse los indicadores que se
consideren más adecuados para el objetivo de la auditoria y la entidad de que se trate.
2) Normas de rendimiento, estos son los niveles de rendimiento deseados y/o esperados.
Generalmente están expresados en términos cuantitativos, y están íntimamente relacionados
con los tipos de indicadores seleccionados para la medición en cuestión.
3) Relevamiento de datos del rendimiento real, es el proceso de recolectar los datos necesarios
resultantes de la ejecución financiera y física del presupuesto, para alimentar el proceso de
medición.
Si la organización posee indicadores que no se consideran confiables, será necesario revisar
con detenimiento las razones de esta circunstancia, a los efectos de:
Explicar y justificar, en los resultados de la auditoria, las razones por las cuales no
hubieren sido considerados los indicadores de gestión que el organismo ha
establecido.
Formular las recomendaciones a que haya lugar, especialmente de orden técnico,
en las que podría basar la entidad los ajustes y reorientaciones que considere
pertinentes.
Los indicadores generados con ocasión de la realización de una auditoria de gestión deben ser
de carácter global y referencial, y no pretender a través de ellos solucionar problemas de
control interno de las organizaciones.
3.8. DESARROLLO DE DEFICENCIAS DE AUDITORIA
Se denomina deficiencia de auditoria al resultado de la comparación que se realiza entre un
criterio y la situación actual relevada durante el examen a una área, actividad u operación; es
toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en la gestión de la entidad, programa o proyecto bajo examen que
merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y
efecto; los requisitos que debe reunir una deficiencia de auditoria son:
Debe ser significativo.
Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo.
Debe ser objetivo.
Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoria.
3.8.1. Factores que Afectan el Desarrollo de Deficiencias
Al definir que una detección se transformará en una deficiencia de auditoria, debe tenerse en
cuenta lo siguiente:
Estar referidos a asuntos significativos y que incluyen información suficiente y
competente relacionada con la evaluación efectuada a la gestión de la entidad
examinada, así como respecto del uso de los recursos, en términos de efectividad,
eficiencia y economía.
Incluir la información necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su
comprensión.
Estar referidos a cualquier situación deficiente que se determine como relevante
para la aplicación de procedimientos de auditoria.
3.8.2. Elementos de la Deficiencia de Auditoria
Condición: Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar una área,
actividad u transacción, la condición, entendida como lo que es, refleja la manera en que
el criterio está siendo logrado. Es importante que la condición haga referencia directa al
criterio, en vista que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en
el logro de las metas expresadas como criterios. La condición puede adoptar tres formas:
Los criterios no vienen lográndose en forma satisfactoria.
Los criterios no se logran.
Los criterios se están logrando parcialmente.
Las pruebas de auditoria deben ser suficientes como para evidenciar si es probable que la
"condición' vuelva a ocurrir, en tal caso, el auditor debe recomendar que el propio
auditado adopte las acciones correctivas correspondientes para establecer la dimensión
total de la deficiencia; después de lo cual la labor de auditoria consistirá en verificar en
forma sucesiva si los esfuerzos desarrollados han corregido los errores y eliminado las
deficiencias en forma apropiada. Los casos individuales que se refieren a un tipo de
deficiencia específica, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza,
magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de
auditoria; una condición negativa detectada en un programa o actividad, que recién inicia
sus operaciones, puede no estar muy difundida, sin embargo, podría tener implicancias
mayores si no se corrige oportunamente.
Criterio: Comprende la norma con la cual el auditor mide la condición (ver capítulo de
planeamiento de la auditoria), es también la meta que el auditado está tratando de alcanzar
o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual;
igualmente, se denomina criterio a la norma de carácter legal-operativo o de control que
regula el accionar del auditado. El programa de auditoria debe señalar los criterios que se
van a utilizar, además tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean
razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen.
Si alguno de los criterios fijados durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el
auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administración de la entidad,
antes de utilizarlo en el examen, en ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y
debe ser desarrollado por el auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios
efectivos conque evaluar y comparar la condición, el auditor puede considerar aspectos
como efectuar, análisis comparativo, uso de estadísticas o normas técnicas apropiadas; u
opinión de expertos independientes.
La mayoría de las deficiencias de auditoria son originadas como resultado de la comparación
de la condición y el criterio, cuando el auditor identifica una diferencia entre los dos, ha dado
el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Una deficiencia específica denota la
existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer al funcionario de la entidad
auditada sobre la necesidad de adoptar una acción correctiva; el hecho de que no exista alguna
diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser", muestra la presencia de una deficiencia
positiva, en especial, cuando se evalúa e informa en torno a la eficacia de un programa o
actividad.
Efecto: Constituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada,
generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el
incumplimiento en el logro de la meta; la identificación del efecto es un factor importante
al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar
una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el
auditor debe incluir en cada observación, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad de
medida, el efecto puede tener dos significados que guardan relación con los objetivos de
la auditoria, los que se describen en el siguiente esquema:
RELACIÓN EFECTO Y OBJETIVOS DE AUDITORIA
Cuando los objetivos de la auditoria incluyen la
identificación de las consecuencias reales de una condición
El efecto mide las
consecuencias
Cuando los objetivos de la auditoria comprenden la
estimación del impacto provocado en los beneficiarios de
del auditado.
El efecto mide el impacto
en la población objetivo
Los efectos pueden tener las siguientes características:
Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros
Pérdida de ingresos potenciales
Transgresión de la normativa aplicable a la entidad
Gastos indebidos
Control deficiente de actividades o recursos
Informes financieros inexactos o sin significación
Cuando el informe del auditor no incluye información sobre el efecto potencial de la
observación, el usuario del informe puede concluir que la aparente falta de preocupación
del auditor, determina que la observación no sea realmente importante. Si el efecto de la
observación es insignificante, el auditor no debe incluir en el informe la observación
correspondiente.
Causa: Representa la razón básica (o las razones) por la cual ocurrió la condición, o
también el motivo del incumplimiento del criterio o norma, la simple expresión en el
informe de que el problema existe, porque alguien no cumplió apropiadamente con las
normas, es insuficiente para convencer al usuario del informe. Su identificación requiere
de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una
recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición; puesto que
pueden surgir problemas debido a una serie de factores, la recomendación será más
persuasiva si el auditor puede demostrar y explicar con evidencia y razonamiento, la
conexión entre los problemas y el factor o factores identificados como causa.
En algunos casos, puede ser necesario que el auditor explique la forma en que aisló la
causa o causas de otros factores posibles; esto no es un requisito para demostrar la
existencia de una relación causal, sino una condición para que los argumentos planteados
resulten razonables y convincentes. Dentro de las causas posibles identificadas pueden
detallarse las siguientes:
Inadecuada segregación de funciones
Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas
Carencia de personal o de recursos financieros o materiales
Indicios de irregularidades
Insuficiente capacitación de personal clave
Falta de conocimiento de las normas
Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas
Insuficiente supervisión del trabajo
3.8.3. Evaluación de la Importancia de las Deficiencias
Un aspecto a considerar es la evaluación sobre si la situación negativa detectada es un caso
aislado o se observa con frecuencia; la importancia de una deficiencia es evaluada,
generalmente, por su efecto. Los efectos, sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida
de lo posible, deben exponerse en términos monetarios, físicos o en número de transacciones y
si fuera posible en términos de impacto sobre la población objetivo; el auditor, por ejemplo,
debe identificar y explicar las razones por las cuales existe un desvío en el sistema de control
interno, cuando se tiene una idea clara respecto de porqué sucedió el problema, puede ser más
fácil identificar la causa y prevenir su reiteración en el futuro.
3.8.4. Comunicación de Deficiencias de Auditoria
Durante el proceso de la auditoria, el auditor Supervisor debe comunicar oportunamente las
deficiencias al personal del auditado involucrado en los mismos, a fin de que presenten sus
aclaraciones o comentarios en forma documentada, para su evaluación y consideración en el
informe correspondiente. Tan pronto como sea elaborado una deficiencia de auditoria, el
auditor debe comunicar a los funcionarios de la entidad examinada, con el objeto de:
Obtener sus puntos de vista respecto a las deficiencias presentadas
Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas
La discusión de las observaciones antes de elaborar el borrador del informe, debe dar como
resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados por parte del
auditado. Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que el auditor considera
apropiadas, para conocer la opinión del personal involucrado en los procesos.
3.8.5. Terminación de la Fase de Ejecución
La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan
que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo
toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el
informe de auditoria. Antes de retirarse de la entidad examinada o de culminar su trabajo, el
auditor gubernamental debe asegurarse que ha cumplido todos los aspectos procedimentales
prescritos por la normatividad vigente; entre ellos, deberá prestar especial atención a la
obtención de la carta de representación y asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de
la auditoria estén completos.
3.9. PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por
los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la información
utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones
tomadas para llegar a formarse la opinión. Constituyen, por tanto, el nexo de unión entre el
trabajo de campo y el informe de la auditoria; el propósito de los papeles de trabajo es ayudar
en la planificación y realización de la auditoria, en la supervisión y revisión de la misma y en
suministrar evidencia del trabajo realizado, de tal modo que sirvan de soporte a las
conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe.
3.9.1. Objetivo y Características de los Papeles de Trabajo
Las Normas de Auditoria Gubernamental (NAG). En el acápite referido a Evidencia, de cada
una de las Normas específicas por tipo de auditoria, hacen referencia a la preparación de los
papeles de trabajo.
Objetivo: Los papeles de trabajo ocupan una función excepcionalmente relevante en las
auditorias del sector público, los mismos que puede ser requeridos por otras instancias a
efecto de comprobar los hechos reportados en los informes de auditoria. Por tanto, la
preparación de los papeles de trabajo, principalmente, tienen tres propósitos:
1) Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.
2) Facilitar y servir como evidencia de la supervisión y revisión del trabajo de auditoria.
3) Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeño técnico de los auditores y
que otros puedan revisar la calidad de la auditoria.
Características: Los papeles de trabajo deben reunir las siguientes características de
calidad:
1) Claros, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda
entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza y alcance del trabajo y las conclusiones
alcanzadas por quien los preparó.
2) Completos y exactos, de manera que puedan documentar los hechos comprobados, los
juicios y conclusiones y mostrar la naturaleza y alcance de la auditoria.
3) Relevantes y pertinentes, es decir, que solamente incluyan aquellos asuntos de
importancia para el objetivo que se pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y
competente para la formación de una opinión.
4) Objetivos, deben reflejar las actividades, operaciones y hechos como han sucedido,
siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor.
5) Ordenados, debe ser archivados bajo un sistema de ordenamiento que reúna las
siguientes características de: uniformes, coherentes y lógicos
Normalización: La normalización y sistematización en el tratamiento de los papeles de
trabajo, busca evitar tanto la reiteración de datos innecesarios cuanto la exposición de
información confusa que dificulta su interpretación y resulta, por lo tanto, una fuente
potencial de errores. En la Guía de Papeles de Trabajo, se propone el diseño de los
diferentes modelos de formularios a utilizar en el desarrollo de la auditoria (ver anexo3).
Contenido – Estructura Básica: La estructura básica de los papeles de trabajo elaborados
por el auditor debe presentar un diseño homogéneo e incluir los acápites que resulten
básicos en su integración, para asegurar su uniformidad, entre los acápites generalmente
incluidos en los papeles de trabajo se puede mencionar:
1) Encabezamiento, incluirá el nombre de la entidad pública, ejercicio económico, tipo de
auditoria y área o componente específico, objeto de la auditoria.
2) Referencias, cada papel de trabajo tendrá su propia referencia, y deberá indicar las
hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o
correferencias que permita la revisión.
3) Fecha e identificación de quién preparó el papel de trabajo, mediante rúbrica de la
persona que ha contribuido a su elaboración, así como la fecha de realización.
4) Fecha e identificación de quién supervisó el trabajo, mediante iniciales de la persona
que revisó el trabajo realizado, como constancia de la supervisión efectuada.
5) Referencia al paso del programa de trabajo, a fin de conocer el objetivo de
preparación de la cédula.
6) El análisis realizado, el mismo estará en función a la ejecución de los procedimientos
de auditoria a fin de cumplir con lo definido en los programas de trabajo.
7) Alcance del trabajo, relacionando el análisis realizado con el total del rubro, cuenta u
operación, objeto del examen, indicando el tamaño de las muestras y la forma de su
obtención.
8) Método de muestreo, cuando sea aplicable será necesario hacer referencia al método de
muestreo aplicado.
9) Fuente de la información obtenida, se señalará los registros contables o archivo en base
al cual fue preparada la cédula, referencia a los documentos base y las personas que la
facilitaron.
10) Explicación de las marcas de auditoria utilizadas, en la parte inferior de la cédula se
deberá realizar una descripción del significado de las marcas de auditoria utilizadas en la
misma, en el caso de que ésta explicación se encuentre en otra cédula se hará referencia a
la misma.
11) Conclusiones, cuando corresponda, se realizará una exposición sucinta de los
resultados logrados con el trabajo, una vez finalizado.
12) Documentación preparada o proporcionada por la entidad, en el caso de que la
cédula haya sido confeccionada y proporcionada por la entidad, en ésta se deberá
consignar las iniciales PPE (papel proporcionado por la entidad) y se registrará el trabajo
realizado y las referencias y correferencias necesarias, a fin de establecer la utilidad de
incluir estas cédulas como parte de los papeles de trabajo.
Codificación de los Papeles de Trabajo: Los papeles de trabajo deberán estar codificados
y referenciados de forma que la relación entre ellos sea cruzada y facilite la identificación
como evidencia del trabajo de auditoria, en la codificación de los papeles de trabajo se
seguirá un sistema alfanumérico, es importante destacar que la codificación prevista se
aplicará sobre todo el conjunto de papeles de trabajo. Consecuentemente, la
referenciación consiste en un sistema de codificación utilizado para organizar y archivar
los papeles de trabajo; que tiene como objetivo, facilitar la identificación y el acceso a los
papeles de trabajo para propósitos de: supervisión, revisión, consulta y demostración del
trabajo realizado.
La referenciación de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas:
Las referencias deben ser escritas en un color diferente al utilizado en el resto del
papel, usualmente en color rojo.
Cuando se usa referenciación alfanumérica se debe utilizar una misma letra para
identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro, componente o
ciclo de transacciones, asignando un número correlativo según el orden de archivo
de los papeles de trabajo: A-1, A-1.1, A-2, .....
Es conveniente usar subíndices o quebrados para identificar papeles de trabajo que
pertenecen a un mismo análisis: A-1; A-1/1; A-2/3.1, ....
Cuando se haya eliminado un papel de trabajo, debe explicarse en la hoja anterior
o siguiente al papel de trabajo retirado que la referencia faltante no fue utilizada:
A-1, A-1/1, A-1/3 (A-1/2 no fue utilizada).
Las referencias cruzadas son utilizadas para indicar que una cifra o dato dentro de un
papel de trabajo tiene relación directa con igual o iguales cifras o datos que figuran en
otros papeles de trabajo; tiene como objetivo, el de relacionar cifras o datos entre si y
hacer un seguimiento al análisis realizado, así mismo, la correferenciación de los papeles
de trabajo debe seguir las siguientes reglas:
Es conveniente escribir las correferencias en color diferente al utilizado en el resto
del papel, usualmente en color rojo.
Las correferencias deben ser escritas alrededor de cada partida o dato trabajado.
Las correferencias solamente deben correferenciar cifras idénticas.
La correferenciación siempre utiliza dos referencias, una que va y otra que viene.
La posición de la referencia debe indicar la dirección en que va la misma: una
correferencia que proviene de una cifra debe colocarse a la derecha o abajo de
dicho importe (viene de....) y una correferencia que indique lo inverso debe
colocarse a la izquierda o arriba del importe (va a....).
Una cifra o dato no puede tener más de dos correferencias (de donde viene y a
donde va).
3.9.2. Criterios para Elaborar Papeles de Trabajo
Algunos de los criterios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los
siguientes:
Deben incluir todos los datos necesarios y pertinentes.
Deben contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado y su conexión con los
hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Deben ser concisos, claros y completos.
Los cálculos deben ser exactos. Debe asegurarse que los datos usados y los
cálculos matemáticos realizados sean correctos.
Deben ser explícitos y contener y definir los símbolos, tildes o marcas que se
utilicen.
Con el propósito de uniformar la elaboración de estos documentos en la entidad pública, se
hacen referencia a los papeles de trabajo tipo:
Resúmenes de Auditoria: Su propósito es extractar la esencia de la tarea realizada,
durante la auditoria se acumula una gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una
variedad de información de diversas formas, tales como copias de reglamentos, leyes,
entrevistas y otros utilizados durante el transcurso de la auditorias. A pesar de su
pertinencia resulta de escaso valor si no se encuentra analizada y organizada de manera
lógica que permita su atribución al resultado de la auditoria.
Notas del Auditor: incluyen distintos tipos de evaluaciones, ideas o recordatorios;
también se utilizarán como notas los exámenes particulares o desarrollos en que luego
fundará su informe o sus observaciones. En este sentido cabe recalcar que las notas deben
ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estén contenidos en otros
papeles de trabajo.
Extractos y Copias de Documentos: deberán incorporarse como papeles de trabajo
aquellos documentos que sean pertinentes al trabajo realizado. En aquellos casos en que
no resultar de utilidad la totalidad del documento será preferible incorporar un extracto o
parte del mismo.
3.9.3. Revisión y Aprobación de los Papeles de Trabajo
Para lograr la máxima utilidad, eficiencia y garantizar la calidad de la auditoria, es necesaria
una revisión completa de los papeles de trabajo, el Supervisor responsable de la auditoria debe
revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo y poner sus iniciales en
cada uno, en señal de aprobación. Al revisarlos, el Supervisor deberá determinar si la
información resumida en ellos es suficiente, a su juicio, para cumplir con los objetivos del
examen y llegar a conclusiones y opiniones bien fundadas, su importancia se basa en la
necesidad de cerciorarse de que el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva
en respaldo de las labores de auditoria.
3.9.4. Archivos de los Papeles de Trabajo
Durante todo el proceso de la auditoria (Planificación, ejecución y comunicación de
resultados) se van generado papeles de papeles de trabajo con características especiales,
considerando la etapa de la auditoria en la que se originaron, por lo que se hace necesario
archivar los mismos, contemplando cada una de estas etapas, a estos archivos se los denomina
“Legajos de papeles de trabajo”. Consecuentemente, los denominados “Legajos” constituyen
agrupamientos preestablecidos que contemplan la diversa documentación generada en el
desarrollo de la auditoria, los papeles de trabajo se clasificarán para ser archivados en los
siguientes legajos principales, cada uno de ellos con una numeración independiente.
Legajo Permanente: Durante la etapa de planificación se debe obtener información
relevante sobre las actividades de la entidad pública, el objeto de la auditoria no puede ser
examinado sin que se cuente con un conocimiento cabal de las actividades del auditado,
en especial aquellas que tienen un impacto significativo en la información a examinar,
gran parte de la información obtenida en esta etapa se archivará en un legajo de papeles de
trabajo denominado, generalmente, “Legajo permanente”; este debe contener información
y documentación para consulta continua de los auditores, a fin de brindar datos útiles
durante todas las etapas de la auditoria y en exámenes futuros. Ejemplos de información:
Legislación vinculada específicamente a la entidad
Relaciones de tuición y vinculación institucional
Estructura organizativa de la entidad
Contratos con vigencia mayor a un año
Registros de propiedades inmuebles y de vehículos
Normativa vigente para la ejecución de las operaciones
De acuerdo a lo establecido en la Norma de Auditoria Gubernamental 217 Relevamiento
de información, en ciertos casos se puede requerir la realización de un relevamiento de
información a efectos de establecer el grado de auditabilidad o en la práctica también se lo
utiliza para definir el tipo de auditoria a realizar, al ejecutar este trabajo de relevamiento,
también se conforma este legajo permanente. En el caso de las UAI de las entidades
públicas ya cuentan con un legajo permanente, el mismo que debe ser actualizado en
función a las modificaciones que se presenten tanto de la normativa legal como interna.
Legajo de Programación: Los papeles de trabajo relacionados con la planificación del
examen de auditoria se incluyen en un legajo denominado generalmente “Legajo de
programación”. El objetivo de este legajo es documentar el proceso de planificación de la
auditoria, el contenido mínimo de este legajo es el siguiente:
Memorándum de planificación de auditoria
Programas de trabajo
Procedimientos de diagnóstico y actividades previas a la planificación*
Correspondencia recibida y expedida
*En este acápite se archivará el análisis de los riesgos inherentes y de control, análisis de
materialidad, evaluación de los sistemas de control interno, revisiones analíticas e
información administrativa referida a la asignación de personal y las horas programadas.
El Legajo Corriente: Incluye toda la información y documentación obtenida y/o
preparada por el auditor durante el examen, en este legajo se documenta el cumplimiento
de los procedimientos programados y la obtención de evidencias suficientes y
competentes que sustenten las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones
incluidos en el informe de auditoria. El contenido de este legajo variará considerando el
tipo de auditoria realizada, sin embargo de manera general en este legajo se puede
archivar la siguiente documentación:
Conclusiones sobre el trabajo realizado
Planilla de deficiencias o hallazgos
Programas de trabajo
Documentos de respaldo del análisis realizado
Detalle de funcionarios de la entidad auditada relacionados con las operaciones
sujetas al examen
Planillas de pendientes emergentes de la supervisión efectuada
El Legajo Resumen: Incluye toda la información significativa relacionada con la emisión
del informe de auditoria, resultante del examen realizado y la conclusión del trabajo, este
legajo se lo conforma con el propósito de: Obtener una visión global sobre los resultados
del trabajo, comprobar el cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental y
conocer en forma sintética los principales hallazgos y limitaciones presentadas durante la
ejecución del trabajo. El contenido mínimo de este legajo es el siguiente:
Copia de los informes emitidos
Certificación sobre aclaración de puntos pendientes
Informes técnicos (abogados, expertos, etc.)
Resumen de asuntos importantes detectados en el trabajo, con la disposición de su
tratamiento por parte de los niveles superiores
Carta de representación o Certificación de la entidad sobre la entrega de
documentación e información a la comisión de auditoria
Actas de reuniones sostenidas con los funcionarios de la entidad
Sugerencias para futuros exámenes
Formularios de evaluación del desempeño del personal
Comentarios sobre el tiempo insumido y variaciones con relación al presupuesto
de horas asignado
Actas de devolución de la documentación
Listado de verificación de conclusión de la auditoria*
*la U.A.I. de la entidad pública, debe preparar un listado de verificación a fin de
comprobar que todo el trabajo se ha desarrollado cumpliendo con las Normas de
Auditoria Gubernamental.
3.10. CARTA DE REPRESENTACIÓN
El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o de la Máxima Autoridad
Ejecutiva del auditado, la carta de representación es el documento mediante el cual el nivel
competente de la entidad pública reconoce haber puesto a disposición del auditor toda la
información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo
examen; si se ha examinado varias áreas de la entidad, debe solicitarse una carta de
representación por área. Los auditores deben adoptar todas las providencias necesarias para
asegurarse de la totalidad, propiedad y suficiencia de los archivos de papeles de trabajo, el
retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes del
auditado, con lo cual se dará por terminado el trabajo, el cual debe darse a conocer por escrito.
3.11. GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE EJECUCIÓN: EVALUACION
DEL CONTROL INTERNO Y DE LOS RESULTADOS.
3.11.1 OBJETIVOS
Determinar la capacidad de revisión o autocontrol de la gestión interna de la
entidad pública, área, proyecto o programa auditado y su incidencia en el logro de
objetivos y metas.
Determinar si el ente, área o programa auditado, satisfacen las necesidades de
servicios o bienes para los que fueron creados.
Verificar y evaluar que los resultados de la gestión del ente se corresponden con
los objetivos y metas establecidas.
Determinar las causas y efectos de los posibles desvíos en el logro de sus objetivos
y metas.
Determinar los resultados de la gestión del organismo, la eficacia y eficiencia con
que opera y el costo de los bienes y servicios que produce o presta.
3.11.2. Actividades
Recopilar información específica al control interno, sobre el área objeto de
estudio, tal como listados o reportes de ejecución presupuestaria tanto física como
financiera, datos de períodos anteriores al auditado a efecto de efectuar
comparaciones, documentación de respaldo de las registraciones presupuestarias y
contables.
Proceder a evaluar todo los sistemas que se consideran relevantes compras y
contrataciones, personal, bienes de uso, sumarios, administración, no solo en el
aspecto del cumplimiento de los procedimientos administrativos, sino además en
la verificación del funcionamiento del sistema de control interno.
Verificar la suficiencia y razonabilidad del sistema de información para la toma de
decisiones.
Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable y vigente.
Determinar los costos de los programas y proyectos evaluados, con el fin de
comparar los recursos financieros asignados y ejecutados, satisfacerse de la
adecuada aplicación y su correspondencia con los resultados.
Comparar estado de situación evaluada con; a) el cumplimiento de los objetivos y
metas planeados por el auditado y b) con los requerimientos o necesidades de la
población a la que asiste. En caso de desvíos se identificará las causas y los
efectos.
Formular recomendaciones tendientes a mejorar la gestión del organismo y su
sistema de control interno. Cabe destacar que las mismas deben ser
razonablemente implantables por el ente.
Definir, de común acuerdo con la autoridad del organismo, los funcionarios
responsables de implantar las recomendaciones formuladas.
3.11.3. Resultados
Información sobre la capacidad de gestión del organismo auditado.
Evaluación del cumplimiento y de los resultados y decisiones del ente.
Evaluación de la suficiencia del sistema de control interno y la efectividad del
sistema de información.
Conocimiento del resultado de la gestión administrativa, la eficacia con que opera
y el costo, eficiencia de los programas o proyectos evaluados.
Identificación de presuntos indicios de irregularidades y responsabilidades si las
hubiere.
Identificar las dependencias que deberán implantar acciones correctivas.
CAPÍTULO IV
ETAPA DE CONCLUSIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
4.1. METODOLOGÍA, ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME
4.1.1 Definición
El Informe Final del operativo de auditoria es el producto último del auditor, por medio del
cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es remitido
a la máxima autoridad de la organización. El mismo debe contener juicios fundamentados en
las evidencias obtenidas a lo largo del examen con el objeto de brindar suficiente información
acerca de los desvíos o deficiencias más importantes, así como recomendar mejoras en la
conducción de las actividades y ejecución de las operaciones; este informe brinda una buena
oportunidad para captar la atención de los niveles de la entidad oública y para mostrar los
beneficios que le ofrece este tipo de examen; el informe cubre dos funciones básicas:
Comunica los resultados de la evaluación del sistema de control interno, de la
auditoria de gestión y del cumplimiento de la normativa vigente
Persuade a la Dirección del Organismo para adoptar determinadas acciones y,
cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos problemas que podrían
afectar adversamente sus actividades y operaciones
Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar definidos apropiadamente en la fase
de planeamiento y su estructura general debiera responder a criterios uniformes, debe emitirse
un informe de auditoria “preliminar” para ser examinado con el auditado, antes de elevar el
informe “definitivo” al Rectorado. Durante el tratamiento del informe “preliminar”, el
auditado tiene la posibilidad de efectuar descargos a las observaciones formuladas, los que
serán incluidos en el informe “definitivo” en la medida que la UAI los considere técnicamente
pertinentes.
4.1.2. Características del Informe Final de Auditoria de Gestión
La excelencia de la auditoria de gestión, se mide por la calidad de sus deficiencias, opiniones y
recomendaciones, e indirectamente por la implantación de estas últimas y la generación de las
modificaciones en la conducta del auditado; resulta imprescindible que los informes se
preparen con la prontitud necesaria para que la información de los problemas detectados y las
recomendaciones lleguen con oportunidad al destinatario y le permitan actuar en
consecuencia. Para alcanzar lo manifestado precedentemente es necesario que la elaboración
del informe de auditoria tome en cuenta determinadas características, con el objeto de
mantener un suficiente nivel de calidad. Por lo tanto, se recomienda considerar las siguientes
características:
Importancia del Contenido: Los asuntos de los que trata el informe escrito deben tener
suficiente importancia para justificar su inclusión y la atención del usuario al que va
dirigido. Deben evitarse los temas de una importancia relativa menor, para ello se deben
considerar los conceptos de (deficiencias significativas) y (otras deficiencias a comunicar)
que se desarrollan más adelante.
Utilidad: Su propósito es generar una acción constructiva, ayudar al auditado a la
implantación de las mejoras que resulten necesarias.
Completo y Suficiente: El informe debe dar cuenta de todos los aspectos comprendidos y
resultantes de la labor de la evaluación, brindando la información necesaria para una
adecuada interpretación de los temas tratados. Si bien el informe debe ser conciso,
contendrá los antecedentes suficientes sobre los objetivos y alcance del trabajo, la
descripción de las observaciones (considerando todos los atributos), como también, las
recomendaciones, la opinión del auditado y la conclusión del auditor, teniendo en cuenta
una perspectiva adecuada; el auditor debe partir del supuesto que el lector no tiene
conocimiento de la materia analizada; por lo tanto, el informe explicará suficientemente
los hechos o circunstancias, y expondrá sus recomendaciones y conclusión con claridad.
Oportunidad: Debe emitirse sin retraso, a fin de permitir una rápida acción correctiva, la
oportunidad siempre es importante y más aún cuando el informe se refiere a temas tales
de control interno cuya implantación es necesaria para prevenir o detectar errores e
irregularidades que perjudican al logro de los objetivos de la entidad.
Objetividad: La objetividad se obtiene brindando información real y libre de distorsión;
tanto las observaciones como las recomendaciones y la conclusión del auditor deben
expresarse de forma imparcial, las deficiencias y la conclusión incluidas en el informe
deben estar sustentadas por evidencia suficiente y competente, que conste en los papeles
de trabajo. Se deben preparar informes que reflejen la realidad de la mejor manera
posible, sin inducir a error, y enfaticen sólo en aquello que necesita atención; se debe
evitar expresiones que tiendan a provocar una actitud de defensa u oposición al contenido
del informe; así mismo, la imparcialidad implica no realizar exageraciones y énfasis en
incumplimientos o desempeños deficientes.
Equidad: La equidad se refiere a la necesidad de ser justos e imparciales en las
manifestaciones del informe, de manera que los destinatarios estén razonablemente
seguros que el mismo es digno de crédito. Si en algunos de los trabajos no es posible
llegar a efectuar toda la labor necesaria para verificar la corrección de la información
brindada, se debe señalar la fuente que la originó e incluir la aclaración necesaria.
Argumentos Convincentes: Las deficiencias se presentarán de manera convincente, las
recomendaciones y la opinión se deberán inferir lógicamente de los hechos presentados;
un informe con errores puede hacer cuestionable la validez de su contenido, los mismos
deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de las observaciones,
la conveniencia de aceptar las recomendaciones y la razonabilidad de la conclusión. El
auditor debe estar preparado para dar pruebas concretas de todas y cada una de las
manifestaciones contenidas en su informe.
Claridad y Simplicidad: Los informes deben ser redactados de manera clara y con un
ordenamiento lógico, estas características se relacionan directamente con la eficacia de la
comunicación; se debe partir del supuesto que los lectores no tienen conocimientos
técnicos sobre la materia. Cuando se utilicen términos técnicos se los debe definir
claramente procurando evitar malas interpretaciones, si se considera necesario, puede ser
conveniente citar información de apoyo para que el destinatario pueda tener una
referencia adicional sobre temas complejos.
Concisión: Los informes completos y concisos cuentan con una probabilidad más elevada
de captar la atención y generar acciones eficaces; los informes concisos se refieren
concretamente a los hechos y evitan detalles innecesarios que desalientan o confunden al
lector; en la redacción del informe es conveniente considerar también, la posible
duplicidad de las deficiencias detectadas, las cuales previo análisis del auditor deben ser
expuestas en el componente que considere más relevante. Solamente cuando sea
conveniente o necesario para la ampliar la información incluida en el cuerpo del informe,
se incorporarán como anexos información complementaria, gráficos u otras herramientas
que se consideren apropiadas.
Tono Constructivo: El contenido del informe debe buscar una reacción de aceptación a
las recomendaciones y a la conclusión; por ende, debe ser de tipo constructivo; en este
sentido, debe evitarse adjetivar y/o acentuar en demasía las deficiencias y presentarlas en
una justa perspectiva. Asimismo, se deberán mencionar, cuando sea el caso, los logros
más destacados observados en la entidad y las fortalezas de aquellas áreas o situaciones
que así lo demuestren.
Por último un informe de auditoria es la herramienta de comunicación para convencer y
persuadir a la administración sobre la implantación de acciones correctivas y muchos
funcionarios serán más receptivos si los auditores explican la forma en que sus sugerencias
ayudarán a alcanzar los objetivos y metas.
4.1.3. Redacción y Revisión del Informe
Durante el transcurso de la auditoria, el supervisor revisará el trabajo de los auditores y se
asegurará que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes y competentes, que avalen
las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluidas en el informe; por lo tanto, será
responsabilidad del supervisor que el informe revele todos los aspectos de interés, que
contribuyan al objetivo fundamental de la auditoria. El auditor encargado (supervisor)
confeccionará el Informe de Auditoria con los miembros del equipo que intervinieron en la
ejecución del operativo, finalmente, el informe se somete a consideración del Jefe de la
Unidad de Auditoria Interna de la entidad pública, para su aprobación, previa evaluación
técnica y de calidad, de acuerdo al siguiente procedimiento:
El Supervisor, para elaborar el informe, revisará los papeles de trabajo que
respaldan las observaciones y hallazgos, comentará y discutirá con el equipo
auditor encargado del examen las situaciones que surjan como consecuencia de su
revisión, relacionados con la documentación que respalda los juicios emitidos.
El Supervisor incluirá en el informe todos los aspectos de interés que contribuyan
al objetivo fundamental de la auditoria.
El Jefe de la UAI, controlará que el planeamiento, ejecución y los papeles de
trabajo se hayan ejecutado y confeccionado de acuerdo con lo establecido en el
presente Manual.
El Jefe de la UAI, controlará que las observaciones formuladas cuenten con el
suficiente y pertinente respaldo documental.
El Jefe de la UAI, controlará la pertinencia y factibilidad de implantación de las
recomendaciones efectuadas.
El Jefe de la UAI, controlará la calidad técnica del informe.
Las situaciones que surjan, como consecuencia de la revisión del supervisor, serán discutidas
entre éste y el Jefe de la U.A.I. de la entidad pública, esto no sólo se limita a la redacción del
informe, sino que abarca todos los aspectos relacionados con la documentación, que respalda
los juicios emitidos por el auditor.
4.1.4. Comunicación del Informe Preliminar al Auditado
El informe preliminar por escrito constituirá la forma establecida por el Jefe de la UAI, para
comunicar los resultados de la auditoria practicada a los funcionarios responsables del
auditado. Esto permite:
Poner en conocimiento de la Autoridad Superior del auditado los resultados de cada
examen, previo a su remisión formal.
Reducir el riesgo de interpretación errónea de los resultados.
Dar la oportunidad al auditado a emitir sus descargos respecto a las observaciones y
hallazgos incluidos en el “informe preliminar”. Estos descargos serán menores en la
medida que se hayan mantenido reuniones informativas con las Autoridades del
auditado durante el transcurso de la ejecución del operativo.
Facilitar las acciones de seguimiento, para establecer si la entidad ha adoptado las
correspondientes acciones correctivas, especialmente las referidas a auditorias
anteriores.
4.1.5. Evaluación e Incorporación de los Comentarios del Auditado
En el informe definitivo, al final de cada observación, el auditor incluirá brevemente los
descargos, comentarios y aclaraciones que presente el auditado, como así también la opinión
del auditor después de evaluarlas. En el caso que los descargos de la entidad y la evidencia
adoptada se consideren válidos, el auditor deberá modificar su informe; por el contrario,
cuando el auditor opine que no lo son, éste deberá exponer en el informe definitivo, las
razones que motivan su no aceptación.
4.1.6. Estructura y Contenido del Informe
Título: El informe definitivo debe ir precedido de una carátula y título o encabezamiento
y de un número que permita su identificación; el título debe aclarar el área y/0 unidad
funcinal auditada y el tipo de auditoria realizada (integral u operativo específico). En caso
de operativos específicos debe aclararse las áreas, sectores o procedimientos evaluados.
Destinatario y Encuadre Normativo: El informe debe especificar a quien o a quienes va
dirigido y la causa de su ejecución. Por Ej.: Si el operativo hubiera sido programado en el
Plan Operativo Anual deberá enunciar el N° de la Res., por la que se aprobó dicho
planeamiento, si se efectuó por un pedido expreso del Sr. Rector deberá constar el número
de nota respectivo.
Objeto: El objeto de toda las auditorias integrales ejecutadas por la UAI es;
la evaluación de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno de la
entidad pública y sus dependencias, en función de la estructura de los Principios,
Normas Generales y Básicas de Control Interno.
La regularidad de sus actos.
La evaluación de su gestión respecto al logro de los objetivos y/o metas
presupuestadas, considerando la, eficacia, eficiencia, economía y efectividad de
sus actividades y tareas.
Cabe destacar que, si el auditado tuviera definido programas o actividades en su apertura
programática, los objetos de la auditoria deberían repetirse para cada uno de los
programas o actividades auditadas. Un objeto adicional de toda auditoria integral será la
verificación de la implantación de recomendaciones efectuadas en informes anteriores, en
el caso de los operativos específicos se deberá aclarar el objeto por el que fue solicitado el
informe.
Alcance: En la sección se debe informar:
que el examen se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental
y el Manual de Procedimientos de Auditoria Interna de la entidad pública.
El período a auditar.
Los circuitos y/o procesos auditados.
Los criterios de evaluación empleados durante la revisión (para el sistema de
control interno y para cada uno de los procesos auditados).
Los criterios de selección de muestras para cada uno de los circuitos auditados
La descripción pormenorizada de las muestras definidas por circuito, se deberán incluir en
un anexo específico al informe.
Limitaciones al Alance de Auditoria: En caso que el alcance de las tareas definidas en el
planeamiento o en la ejecución de la auditoria se haya visto limitado por cualquier factor,
se deberá dejar constancia de este hecho, indicando los detalles que correspondan.
Asimismo, se deberá informar las consecuencias puede que generar esta restricción en la
labor de auditoria (procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y, de ser el caso,
la imposibilidad que ello genera en la emisión de conclusiones.
De esta forma se limita la responsabilidad con respecto a aquellas circunstancias que no
han podido ser sometidas a análisis, como regla general se tratará de evitar la mayor
cantidad de limitaciones posibles, para ello se recomienda:
Insistencia en los requerimientos de información al auditado.
Que los equipos de auditoria cuenten con expertos en todas las materias que serán
sometidas a revisión.
En muchos casos se confunden limitaciones con observaciones.
Aclaraciones Previas: A efectos de hacer más sencilla la lectura del informe, se incluyen
en este capítulo aspectos que son de conocimiento del auditor o elementos que se tuvieron
en cuenta para el desarrollo de las evaluaciones (por ej., una referencia a la guía de
actividades desarrolladas en cada circuito o proceso) y que se entiende necesario reseñar,
para dar paso a las conclusiones a las que se ha arribado. A fin de dar mayor precisión al
alcance de la auditoria, también se hace mención a aquellas circunstancias pasibles de
merecer una investigación o estudio posterior.
Deficiencias, Consecuencias y Recomendaciones
1) Deficiencias: el auditor emitirá sus juicios, de carácter profesional, basados en las
observaciones formuladas, como resultado del examen, se evaluará el sistema de control
interno, la gestión de la entidad, en lo que se refiere al logro de las metas y objetivos y a la
apropiada utilización de los recursos de la entidad pública, considerando criterios de
eficacia, eficiencia y economía y la regularidad de los actos con la normativa vigente. Lo
expuesto se incluirá en el informe, bajo el rubro “Deficiencias”, preferentemente
distribuidos por circuito, proceso o sector.
Cuando corresponda, las deficiencias deben exponer si la responsabilidad incurrida por
los agentes involucrados, es de naturaleza administrativa, ejecutivo, civil o penal; si se
trata de esta última, se deberá expresar en términos de presunción de delito y para ello el
auditor debe requerir la correspondiente asesoría legal. Cabe aclarar que cada deficiencia
debe acompañarse con la correspondiente descripción de los detalles del hecho u
operación examinada, este punto del informe es el más extenso e informativo, debido a
que constituye el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar. Entre las
observaciones más comunes, pueden citarse:
Carencia de estructuras orgánicas, manuales de misiones y funciones, manuales de
procedimientos, etc.
Falta de planificación estratégica y táctica de las actividades.
Falta de definición de objetivos y de formulación presupuestaria.
Falta de definición de metas.
Carencia de comunicación clara de las políticas institucionales del auditado
(planes de personal, de capacitación, de expansión, etc.)
Falta de efectividad en el logro de objetivos y metas.
Presencia de operaciones ineficientes.
Evidencias sobre recursos desperdiciados.
Incumplimiento de leyes, reglamentos o políticas internas.
El informe de auditoria debe incluir solo comentarios sobre observaciones importantes,
mediante un memorándum o documento equivalente, el Supervisor comunicará a los
funcionarios responsables de la entidad aquellos asuntos de menor importancia. Los
antecedentes y toda la información que permita una mejor apreciación de las
circunstancias que incidieron en los hechos observados, deben ser incluidos en
“Deficiencias”.
2) Presentación de deficiencias: en la presentación de cada observación se deberá
describir lo siguiente:
Área, circuito o procedimiento evaluado, considerando claramente el circuito,
proceso o sector evaluado. Ej; Concesiones y/o permiso de uso, compras, etc.
Título del tema observado – objetivo, debe indicar con claridad la naturaleza de las
deficiencias encontradas e identificarlo con uno de los objetivos del informe.
Condición, deficiencia o irregularidad encontrada, es decir la situación irregular,
cuyo grado y/o frecuencia de desvío debe ser aclarada
Criterio, debe detallar el parámetro usado por el auditor para medir o comparar las
deficiencias; es decir, normas legales, operativas o de control.
Causa, detalle de las razones por las cuales el auditor estima que ocurrieron las
deficiencias.
Efecto, efectuar una apropiada descripción del efecto provocado por la deficiencia
mencionada, para que la administración aprecie la importancia de la deficiencia.
Reiteración, se deberá aclarar si la deficiencia resulta de una reiteración de otros
informes de auditorias anteriores.
Recomendación, por cada observación se deberá efectuar una recomendación de
remediación (medidas sugeridas).
Comentarios del auditado – descargos, los comentarios y/o aclaraciones
presentados por los funcionarios responsables del auditado.
Conclusiones: En este punto, el informe incluirá un extracto de los aspectos más
relevantes de los comentarios y observaciones a las que ha arribado el auditor, de manera
tal que, a través de su lectura, los terceros puedan conocer los resultados obtenidos y,
asimismo informarse sobre la suficiencia del ambiente de control imperante, la eficacia,
eficiencia y economía de su gestión y la regularidad de los actos del auditado, con
relación a las operaciones u operatoria sujetas a auditoria. La redacción debe contemplar,
en forma conjunta, las observaciones individuales que fueron incluidas en el punto
pertinente y se deben evitar las subjetividades, el resultado será una visión global de los
problemas existentes.
1) Seguimiento de implantación a recomendaciones de informes anteriores, las
recomendaciones de auditorias anteriores, que no se hayan puesto en práctica, también
deben ser incluidas siempre que estén relacionadas con los objetivos de la auditoria actual,
se controlará la integridad de las recomendaciones sin implantar, efectuadas en informes
anteriores. Se detallarán por objetivo (control interno, gestión o regularidad) informando,
en cada caso, el número del o de los informes de auditoria donde fue efectuada. Se la
calificarán como, “parcialmente implantada” o “no implantada”; de ser posible en los
casos de recomendaciones no implantadas, se efectuará un breve comentario de las causas
que aduce el auditado.
Opinión del Auditor: Se emitirá en función de los procedimientos de auditoria ejecutados,
el alcance del operativo y las limitaciones detalladas, se dividirá en tres partes principales
a saber:
Opinión fundada en las observaciones o deficiencias del informe definitivo
respecto a: 1) la suficiencia del sistema de control interno del auditado, 2) la
eficacia, eficiencia, economía y regularidad en los acto, 3) el cumplimiento del
Ordenamiento Jurídico Administrativo y otras Normas aplicables, y 4) la
efectividad del sistema de información, para asegurar la toma de decisiones.
Recomendación de iniciar actuaciones administrativas o judiciales ante la
presencia de actos ilícitos o de fraude.
Implantación de las recomendaciones efectuadas en informes de auditoria
anteriores.
Firma, Matrícula Profesional, Lugar y Fecha de Emisión: El informe debe estar
firmado por el auditor, se debe indicar el número de matrícula profesional, tanto nacional
como departamental; se indicará lugar y fecha de emisión. La fecha pone de manifiesto
que el auditor ha tenido en cuenta todos los acontecimientos acaecidos hasta la misma; Es
decir que esta fecha debe coincidir con el último día de las tareas de campo.
Anexo de Información Relativa al Auditado: Resulta deseable incluir como anexo al
informe del auditor, la información relevante que se ha tenido en cuenta durante el
operativo de auditoria.
Posición financiera, económica y presupuestaria, para brindar al lector referencia
sobre la magnitud de fondos involucrados
Otros apéndices, para complementar o ampliar los datos contenidos en el Informe.
4.1.7. Resumen Ejecutivo
La emisión del informe ejecutivo es deseable pero no imprescindible, el documento es una
síntesis del informe final de auditoria, que tiene por objeto brindar un panorama rápido al
destinatario del Informe de auditoria, acerca del examen practicado. Debe contener:
Título
Objetivo
Alcance
Naturaleza del examen.
Observaciones y conclusiones más significativas.
Recomendaciones más importantes.
Comentarios del auditado o acciones adoptadas.
Asuntos de importancia pendientes de solución.
4.1.8. Formas de impresión y Acciones Previas a la Remisión del Informe Definitivo
Formas de Impresión: Los informes definitivos y los ejecutivos se imprimirán en hoja
tamaño carta, en párrafos con interlineado simple, con tipo de letra “times new roman” o
“arial” tamaño 12. Los márgenes serán de 3cm izquierdo y 2.5cm (superior, inferior y
derecha) y las hojas numeradas en el centro de la parte inferior. En todos los casos
deberán contar con índice o tabla de contenido, incluida a continuación de la carátula.
Acciones Administrativas Previas a la Remisión del Informe: Previo a su remisión a la
Autoridad Superior del auditado, el informe debe Ser archivado por número, en la carpeta
“INFORMES DEFINITIVOS / INFORMES 200X.
4.1.9. Remisión del Informe Definitivo
Cumplidas todas las tareas de control de calidad y administrativas en cuanto a resguardo
informático, el informe se remitirá a los destinatarios por medio de las notas de práctica
haciendo mención al número de informe remitido. Una copia impresa de cada informe debe
archivarse en el “file” “INFORMES EMITIDOS AÑO 200X”
4.2. GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE CONCLUSIÓN
4.2.1 Objetivos
Determinar la capacidad de revisión o autocontrol de la gestión interna de la
organización, área, proyecto o programa auditado y su incidencia en el logro de
objetivos y metas.
Determinar si el ente, área o programa auditado, satisfacen las necesidades de
servicios o bienes para los que fueron creados.
Verificar y evaluar que los resultados de la gestión del ente se corresponden con
los objetivos y metas establecidas.
Determinar las causas y efectos de los posibles desvíos en el logro de sus objetivos
y metas.
Determinar los resultados de la gestión del organismo, la eficacia y eficiencia con
que opera y el costo de los bienes y servicios que produce o presta.
Evaluar la regularidad de los actos del auditado.
4.2.2 Actividades
Recopilar información específica al control interno, sobre el o las áreas, procesos o
circuitos objeto de estudio, tal como listados o reportes de ejecución
presupuestaria, tanto física como financiera, datos de períodos anteriores al
auditado a efecto de efectuar comparaciones, documentación de respaldo de las
registraciones presupuestarias y contables.
Proceder a recopilar la información sobre observaciones surgidas durante la
evaluación de: compras y contrataciones, ingresos y egresos, incorporación de
bienes de uso, procedimientos para el otorgamiento de concesiones, pasantías y
asistencia técnica, procesos de aprobación y ejecución de proyectos, etc.
Comparar estado de situación evaluada con; a) el sistema de control interno que se
estima adecuado a la complejidad y magnitud de las actividades del auditado, b) el
cumplimiento de los objetivos y metas planeados por el auditado y c) el marco
normativo vigente. En caso de desvíos se identificará las causas y los efectos.
Formular recomendaciones tendientes a mejorar el ambiente de control interno, el
sistema de información para la toma de decisiones y la gestión del organismo.
Cabe destacar que las mismas deben ser razonablemente implantables por el ente.
Definir, de común acuerdo con la autoridad del organismo, los funcionarios
responsables de implantar las recomendaciones formuladas.
4.2.3 Resultados
Información sobre la capacidad de gestión del organismo auditado (sistema de
control y sistema de información).
Evaluación del cumplimiento de los resultados del auditado.
Conocimiento del resultado de la gestión administrativa, la eficacia con que opera
y el costo – eficiencia – de los programas o proyectos evaluados.
Identificación de presuntos indicios de ilícitos, irregularidades y responsabilidades
si las hubiere.
Identificar los responsables que deberán implantar acciones correctivas.
4.3. PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES.
4.3.1 Aspectos a Considerar en el Seguimiento
El objetivo de toda auditoria integral, es lograr que las recomendaciones incluidas en el
informe sean implantadas, esto dará como resultado mejoras en los niveles de eficacia,
eficiencia y economía en la gestión del auditado y un fortalecimiento de su sistema de control
interno. Con el propósito de evaluar en forma continua, metódica y detallada, se incorporarán
en el Plan Operativo Anual las actividades de la UAI de la entidad pública, proyectos que
permitan el seguimiento de la implantación de las recomendaciones formuladas, ello con
independencia de los operativos específicos se sean requeridos por la Máxima Autoridad
Ejecutiva.
Para realizar un seguimiento eficaz de las recomendaciones la UAI programará los operativos
de auditoria a las diferentes áreas y unidades funcionales de la entidad pública., en función de
la evaluación del sistema de control interno y el nivel de riesgo inherente que surja del análisis
de la información.
4.3.2. Objetivos y Oportunidad del Seguimiento de las Medidas Correctivas
Los objetivos del seguimiento son:
Verificar el grado de cumplimiento de las acciones correctivas sobre las
recomendaciones u observaciones.
Evaluar el impacto de la recomendación implantada en la remediación de la
observación que le dio origen.
Promover la actividad de control a efectos de lograr una alta eficacia de la
auditoria.
Retroalimentar el proceso continúo del control interno de la entidad.
Constatar la efectividad de las decisiones adoptadas por la autoridad de la entidad
para corregir los problemas señalados por el auditor.
Adicionalmente, podrá aprovecharse la oportunidad para efectuar una prueba global de
ingresos y egresos del auditado al momento de efectuarse el seguimiento.
4.3.3. Plan Operativo de Seguimiento
El planeamiento para la ejecución del seguimiento de las recomendaciones deberá contemplar
e indicar, lo siguiente:
El momento para efectuar el seguimiento y el período de tiempo que ha tenido el
ente auditado para aplicar dichas acciones.
Objetivos y alcance del seguimiento, (debe priorizarse la verificación de
implantación de aquellas recomendaciones que, a juicio del auditor, mayor
impacto positivo produciría en el sistema de control interno y/o en el grado de
eficiencia en la gestión del auditado)
Metodología general de revisión que será aplicada.
Criterios que se aplicaron para efectuar la evaluación.
Tiempo necesario para llevar a cabo el operativo.
Variables e indicadores de gestión que deben ser tomados en cuenta, para
corroborar la mejora en la gestión del auditado como consecuencia de aquellas
recomendaciones implantadas.
4.3.4. Ejecución del Seguimiento de Recomendaciones
Control de Implantación de Recomendaciones: Se debe verificar, si los responsables
directos han tomado conocimiento de las recomendaciones efectuadas en los informes de
auditoria y si así fuera se comprobará, que se hubieren adoptado las correspondientes
medidas correctivas. Caso contrario requerirá a los responsables directos el o los motivos
por los cuales no se han implantado.
Verificación: De acuerdo al resultado de la etapa anterior se ejecutarán las actividades
necesarias para verificar la implantación de las recomendaciones efectuadas y se evaluará
la efectividad que la misma produjo en la remediación de la observación oportunamente
efectuada. Cabe destacar que la verificación debiera hacerse sobre el 100% de las
recomendaciones efectuadas en los informes de auditoria anteriores, no obstante, si esto
demandara mucho tiempo en el campo se priorizarán aquellas recomendaciones que
mayor beneficio produzcan al control interno y a la gestión del auditado.
4.3.4. Prueba Global
Es recomendable aprovechar la oportunidad de la verificación sobre la implantación de las
recomendaciones para efectuar una prueba global de ingresos y egresos del auditado.
4.3.5 Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas y Recomendaciones
Una vez finalizada la ejecución del seguimiento, se deberá presentar un Informe que incluya:
El grado de cumplimiento de las acciones correctivas.
Los logros más importantes obtenidos con las medidas adoptadas, a fin de que
puedan servir de modelo para otras entidades.
Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, detallando por cada una de
ellas.
Las causas que aduce el auditado como justificación de la falta de implantación, en
caso que la recomendación estuviera parcialmente implantada, se hará una lista de
las acciones pendientes y se explicarán los motivos por los que no fueron
cumplidas.
El impacto conjunto que ocasiona la falta de su implementación.
Un detalle del “plan de acción” que deberá ejecutar el Organismo auditado para
regularizar la situación relevada.
4.3.5 Estructura del Informe de Seguimiento de Recomendaciones
Destinatario: Debe estar dirigido a la máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad pública.
Objetivo del Examen: Verificar el grado de regularización, enmienda o subsanación de
las deficiencias que originaran las observaciones de informes anteriores y la implantación
de las recomendaciones efectuadas.
Alcance del Examen: Debe dejarse constancia que el examen realizado implicó verificar
exclusivamente los aspectos relacionados con las deficiencias detectadas oportunamente,
las cuales originaron las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de
auditoria. (se deberá individualizar el informe a que se refiere). El mismo ha sido
realizado de conformidad con las Normas de Auditoria Gubernamental, practicado los
siguientes procedimientos enumerar los procedimientos).
Deficiencia Detectada: Para cada deficiencia, (reproducción de los aspectos significativos
de la deficiencia detectada en ocasión del examen anterior).
Recomendación Realizada: Para cada deficiencia (reproducción de la recomendación)
Situación Actual: Para cada deficiencia, se hace referencia a la situación actual en la que
se encuentra la observación.
Opinión: Para cada deficiencia: implantada, parcialmente implantada o no implantada
según corresponda.
Comentarios: Se expondrá una breve explicación de los motivos que sustentan la opinión.
Nueva Recomendación: (si corresponde)
Opinión del Auditor: Se describirá el porcentaje de observaciones remediadas a través de
la implantación de las recomendaciones efectuadas por el auditado.
Lugar y Fecha de Emisión del Informe:
4.4. GUÍA DE LA FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES
4.4.1. Objetivos
Contribuir al planeamiento de futuras auditorias.
Planificar el seguimiento, para verificar el grado de cumplimiento del plan de
acción correctiva, respecto a las recomendaciones efectuadas.
Contribuir a mejorar el ambiente de control de la entidad pública.
4.4.2. Actividades
Planificar el operativo de seguimiento de las recomendaciones.
Ejecutar la auditoria de seguimiento de las recomendaciones.
Elaborar el Informe sobre implantación de las medidas correctivas, que debe
contener la descripción del estado de situación relevado y el detalle de nuevas
recomendaciones.
Reunirse con la máxima autoridad de la entidad pública para consensuar el estado
de situación relevado respecto a la implantación de las recomendaciones.
Elaborar el informe definitivo de seguimiento.
Controlar la calidad definitiva.
Actualizar el archivo permanente del auditado.
4.4.3. Resultados
Programa de trabajo de la etapa de seguimiento, que comprenda, objetivos y
alcance de la revisión.
Conocer las acciones correctivas emprendidas por el auditado, para mejorar el
grado de cumplimiento de sus objetivos y metas.
Obtener el Informe de seguimiento.
Mantener actualizado el archivo permanente.
BIBLIOGRAFÍA:
- Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales y sus Normas Básicas
- Reglamento para las atribuciones de la Contraloría General de la Republica aprobado
mediante Decreto Supremo Nº 23215
- Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública. aprobado mediante Decreto
Supremo Nº 23318-A
- Manual de Normas de Auditoria Gubernamental (M/CE/10)
- Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental (CI/08)
- Guía para la aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental (CI/10)
- Control Interno (Informe COSO) – Marco Integrado
- Gestión de Riesgo Empresarial (ERM COSO) – Marco Integrado.
- Guía para la Implantación del Control Interno (G/CE-021).
- Guía de Evaluación de Control Interno
- MANUAL LATINOAMERICANO DE AUDITORIA PROFESIONAL EN EL SECTOR
PÚBLICO. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF)
- ACEVEDO Diofante, “Sistema de indicadores de gestión”, Ministerio de transporte y
comunicaciones, Venezuela, 1996.
- AMAT Joan: “El control de gestión, una perspectiva de Dirección”, Ediciones Gestión
2000, 1993
- CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE PERÚ: “Manual de Auditoria
Gubernamental”, Perú, 1992.
- GONZALEZ MALAXECHEVARIA Angel: “Fundamentos de Administración,
financiamiento y control de gestión en el financiamiento internacional”. Simposio Banco
Mundial, 1995
- INTERVENCIÓN GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO (IGEA):
“Manual de auditoria operativa”, España 1996.
- AUDITORIA GENERAL DE CANADA: “Manual de auditoria de efectividad”, Canadá
1997.
- AUDITORIA GENERAL DE CANADA: “Técnicas y prácticas en auditorias de gestión”,
Canadá, 1999. - 5to CONGRESO LATINOAMERICANO DE AUDIOTRIA Y CONTABILIDAD: Ciudad
de Cochabamba – Bolivia mayo de 2011
- APUNTES DE MAESTRÍA EN AUDIOTRIA Y CONTROL DE GESTIÓN: Universidad
de la Habana Cuba – Universidad Autónoma Tomás Frías, gestión 2003-2005
- AA.VV. INDICADORES DE GESTIÓN PARA ENTIDADES PÚBLICAS AECA.
Documento nº 16. Madrid, enero de 2000.
- TORRES L. LA AUDIOTRIA OPERATIVA UN INSTRUMENTO PARA LA MEJORA
DE LA GESTIÓN PÚBLICA AECA monografías. Madrid, 2002.
ANEXOS
ANEXO 1: CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL ENTIDAD: ÁREA/UNIDAD:
RESPONSABLE: ENTREVISTADO:
ALCANCE: FECHA:
C O N D I C I O N A N T E S SI NO N/A REF.P/T
I. Integridad y Valores Éticos 1. ¿Existe un Código de Ética aprobado por las instancias correspondientes
de la Entidad?
2. ¿El Código de Ética ha sido difundido mediante talleres o reuniones para
explicar su contenido?
3. ¿La dirección superior predica con el ejemplo sobre el comportamiento
ético pretendido?
4. ¿La dirección superior propicia una cultura organizacional con énfasis en
la integridad y el comportamiento ético?
5. ¿Se conocen vulneraciones a la ética funcionaria por parte de los
ejecutivos de la entidad?
6. ¿Existe una cultura de rendición de cuentas con características de
integridad, confiabilidad y oportunidad?
7. ¿Los servidores públicos prestan colaboración para cumplir las
exigencias excepcionales de la entidad relacionadas con el servicio a los
usuarios?
8. ¿Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la Ética que
involucren a los servidores públicos que ejecutan las operaciones?
9. ¿La entidad ha exigido la aceptación formal del Código de Ética por
parte de todos los servidores públicos sin distinción de jerarquías?
10. ¿La entidad realiza inducción a los nuevos servidores públicos en
cuestiones éticas?
11. ¿Se han eliminado las presiones para cumplir con objetivos de gestión
que no hayan sido consensuados con los responsables de su
cumplimiento?
12. ¿La dirección superior ha propiciado la creación de un Comité de Ética
para vigilar, difundir y tratar las cuestiones relacionados con la Ética?
13. ¿Existen mecanismos de protección al denunciante sobre el
conocimiento de posibles violaciones de otros servidores públicos?
14. ¿Se investigan y documentan las posibles violaciones a la Ética?
15. ¿Existen quejas de los usuarios por actitudes soberbias de los servidores
públicos vinculados con los servicios que presta la entidad?
16. ¿Se sancionan los comportamientos contrarios a la Ética?
17. ¿Los servidores públicos conocen las consecuencias por vulneraciones al
Código de Ética?
18. ¿Se comunican al interior de la entidad las acciones disciplinarias que se
toman sobre vulneraciones al Código de Ética?
II. Administración Estratégica 1. ¿Los objetivos estratégicos son consistentes con la misión de la entidad?
2. ¿Los objetivos de gestión son consistentes con los objetivos estratégicos?
3. ¿Las estrategias son consistentes con los planes generales de desarrollo
aplicables, Plan Nacional de Desarrollo (PND)?
4. ¿Las estrategias han sido elaboradas sobre la base de las normas básicas
del Sistema Nacional de Planificación y el Sistema Nacional de
Inversión Pública?
5. ¿El POA de la entidad surge de una compatibilización de los POA
elaborados por las áreas y unidades de la entidad?
6. ¿Los objetivos de gestión de las áreas y unidades son consistentes con
los objetivos de gestión institucionales?
7. ¿Se han definido metas para poder medir el rendimiento de las unidades
funcionales?
8. ¿Se han definido indicadores de eficacia y eficiencia para poder realizar
el seguimiento?
9. ¿El presupuesto de la entidad constituye la expresión numérica de las
operaciones programadas para cada una de las áreas y unidades de la
entidad?
10. ¿Los servidores públicos tienen acceso y conocen el contenido del Plan
Estratégico de la entidad?
11. ¿Los responsables de las áreas y unidades conocen la importancia y
contribución de las operaciones a su cargo respecto del cumplimiento de
las estrategias y de los objetivos institucionales?
12. ¿Existen responsables determinados específicamente para el seguimiento
periódico de las metas y objetivos de las distintas áreas y unidades
funcionales para el ajuste de los programas correspondientes?
13. ¿Existe información periódica, oportuna y confiable sobre el
cumplimiento de metas y objetivos por área y unidad funcional para el
seguimiento del POA?
14. ¿Existe retroalimentación para el ajuste oportuno de los programas sobre
la base del nivel de desempeño alcanzado?
15. ¿Existe información periódica, oportuna y confiable para el seguimiento
del Plan Estratégico y el avance de las estrategias?
16. ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan afectar el
cumplimiento de las estrategias?
17. ¿Existen ajustes de las estrategias en función a los cambios significativos
del entorno?
III. Organización Administrativa
1. ¿El Manual de Organización y Funciones contiene el Organigrama que
representa la estructura organizacional vigente?
2. ¿El Manual de Organización y Funciones describe las funciones de todas
las áreas y unidades organizacionales de los niveles jerárquico superior y
otras unidades?
3. ¿La entidad ha identificado los usuarios y las necesidades de servicio?
4. ¿La entidad ha identificado sus áreas estratégicas a efectos de
fortalecimiento para mejorar la calidad de los servicios vinculados con
las mismas?
5. ¿La entidad revisa y modifica la estructura organizacional de acuerdo
con los cambios significativos en los objetivos o la experiencia de
rendimientos insatisfactorios en gestiones anteriores?
6. ¿Existe una adecuada dimensión de las áreas y unidades administrativas
en comparación con las sustantivas para el cumplimiento de los objetivos
de gestión?
7. ¿Existen procedimientos operativos de aplicación uniforme para la
prestación de servicios de la entidad?
8. ¿Los procedimientos incorporan actividades de control?
9. ¿Existen procedimientos administrativos para la implementación de los
sistemas de administración?
10. ¿Los procedimientos incorporan actividades de control?
11. ¿Las áreas y unidades administrativas y sustantivas cuentan con los
reglamentos
12. ¿Existen mecanismos formales para la revisión, actualización y
perfeccionamiento de los procedimientos de acuerdo con las
necesidades?
13. ¿La entidad exige rendiciones de cuenta y ejerce controles periódicos
sobre las actividades de las áreas y unidades desconcentradas?
IV. Asignación de Responsabilidades y Niveles de
Autoridad
1. ¿El contenido del manual de puestos incluye las POAI correspondientes?
2. ¿Existe un Reglamento Interno para el personal de la entidad?
3. ¿Se han elaborado POAI escritas para todos los servidores públicos?
4. ¿La POAI describe adecuadamente las funciones específicas y continuas
de cada puesto?
5. ¿La POAI determina la denominación del puesto, la dependencia, la
supervisión ejercida, la categoría y la ubicación dentro de la estructura
organizacional?
6. ¿Se revisan las POAI cuando se modifica el POA de la gestión a efectos
de sus posibles adecuaciones?
7. ¿Se ajustan las POAI al inicio de cada gestión?
8. ¿Los servidores públicos que toman decisiones administrativas y
operativas significativas tienen el nivel de autoridad correspondiente?
9. ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de las funciones de cada
una de las unidades organizacionales?
V. Filosofía de la Dirección
1. ¿La dirección superior exige el cumplimiento de objetivos bajo criterios
de eficacia y eficiencia en el marco legal que rige las actividades de la
entidad?
2. ¿Existe exigencia de la dirección superior para que se identifiquen y
evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos?
3. ¿La dirección superior es consciente de los riesgos presentes y
potenciales que pueden afectar la eficacia y la eficiencia de su gestión?
4. ¿Existen evidencias de un estilo participativo desarrollado por la
dirección superior?
5. ¿Existen evidencias del desarrollo de un estilo participativo por parte de
los responsables jerárquicos más importantes?
6. ¿La dirección superior instruye la creación de Comités para el
tratamiento de problemas de gestión institucional?
7. ¿Los Comités permiten tomar decisiones oportunas y consensuadas?
8. ¿Existen políticas formales que constituyan guías de pensamiento para el
desarrollo de las operaciones?
9. ¿Existen evidencias que la dirección superior desarrolla controles sobre
el POA y el presupuesto considerando el cumplimiento de objetivos?
10. ¿La dirección superior exige información por excepción para efectuar
controles y tomar las acciones correctivas que resulten pertinentes?
11. ¿Existen evidencias de la exigencia de la dirección superior para lograr
confiabilidad y oportunidad respecto de la información financiera?
12. ¿La dirección superior exige el cumplimiento de plazos para la
presentación de la información financiera por parte de la Unidad
Contable?
13. ¿La dirección superior exige el cumplimiento de plazos para la
presentación del informe de la Unidad de Auditoria Interna sobre la
confiabilidad de los registros y estados financieros?
14. ¿La dirección superior toma acciones oportunas procurando corregir las
deficiencias del control interno?
15. ¿La dirección superior exige el respeto de los controles internos
establecidos y mantiene una actitud de no tolerancia sobre
incumplimientos significativos?
16. ¿La UAI depende jerárquicamente de la máxima autoridad ejecutiva?
17. ¿La UAI dispone de los recursos suficientes para poder dar
cumplimiento a su POA?
18. ¿Los niveles inferiores perciben que la dirección superior actúa con
justicia en sus decisiones respecto de la administración de personal?
19. ¿La dirección superior ha eliminado las desigualdades en el trato que
perjudican al clima organizacional perjudicando el compromiso de los
servidores públicos con la entidad?
VI. Competencia del Personal
1. ¿La máxima autoridad ejecutiva y sus asesores directos tienen formación
profesional y experiencia acorde con las operaciones principales que
desarrolla la entidad?
2. ¿Los responsables jerárquicos de las áreas y unidades tienen experiencia
en las operaciones que están bajo su responsabilidad?
3. ¿La entidad ha establecido los requisitos de competencia requeridos para
los puestos clave o trabajos específicos que necesitan un alto nivel de
desempeño profesional?
4. ¿Las POAI determinan los requisitos personales y profesionales de cada
puesto?
5. ¿Existen procedimientos para evaluar específicamente la competencia
profesional al momento de la incorporación del funcionario a la entidad?
6. ¿La entidad constituye Comités de Selección para evaluar objetivamente
el nivel de competencia de los postulantes a los puestos vacantes?
7. ¿Existe evidencia que demuestre que los servidores públicos poseen los
conocimientos y habilidades requeridos?
8. ¿La evaluación de desempeño provee información para mejorar el
desempeño y tomar medidas correctivas?
9. ¿Los programas de capacitación están fundamentados en las necesidades
detectadas principalmente por los resultados de la evaluación del
desempeño?
VII. Políticas de Administración de Personal
1. ¿La entidad cuenta con políticas formalmente establecidas en el
Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal o
PEI?
2. ¿Se actualizan las políticas de acuerdo con las circunstancias?
3. ¿Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales o
currículum vitae que presentan cambios frecuentes de trabajo o períodos
amplios de inactividad?
4. ¿Se investiga si los candidatos han tenido procesos o si tienen procesos
pendientes relacionados con responsabilidades por la función pública?
5. ¿Son transparentes los criterios para las promociones verticales en la
entidad?
6. ¿Se considera específicamente para las promociones que los candidatos
no hayan tenido cuestionamientos o problemas vinculados con la Ética?
7. ¿Existe interés manifiesto y sincero de la entidad en mantener y capacitar
a los servidores públicos con buenos desempeños y comportamientos
éticos?
8. ¿Los servidores públicos de todas las dependencias de la entidad
conocen las políticas de administración de personal definidas por la
dirección superior?
9. ¿La comunicación de las políticas de administración de personal forma
parte del proceso de inducción de los nuevos servidores públicos que se
incorporan a la entidad?
10. ¿Existe una aplicación inequívoca, objetiva y oportuna de estas
políticas?
11. ¿Se ha determinado formalmente quién o quiénes deben aplicar las
distintas políticas para el manejo del personal?
VIII. Auditoria Interna
1. ¿La MAE ha emitido y difundido el documento de apoyo formal a la
UAI junto a la Declaración Propósito Autoridad y Responsabilidad
(PAR)?.
2. ¿La UAI tiene acceso irrestricto a todas las áreas, archivos e información
sin restricciones?
3. ¿Las unidades funcionales proporcionan oportunamente la información
requerida?
4. ¿La MAE de la entidad implanta las recomendaciones aceptadas en los
tiempos comprometidos?
5. ¿La UAI coordina con la MAE de la entidad previa a la elaboración de
su POA?
6. ¿La UAI ejecuta las auditorias programadas sin que la MAE obstaculice
su realización?
7. ¿Los auditores internos han firmado la Declaración de Independencia
para la presente gestión?
8. ¿Las auditorias cubren las áreas más significativas de la entidad; como
también, aquellas que presenten un mayor nivel de riesgos?
9. ¿Los hallazgos informados son analizados bajo la perspectiva de la
responsabilidad por la función pública a efectos de determinar los
indicios correspondientes?
10. ¿La UAI elabora y remite a la MAE, CGE sus informes de actividades
en tiempo y forma?
11. ¿La UAI cuenta con un manual de procedimientos de auditoria interna
para el ejercicio de sus actividades?
12. ¿El responsable de la UAI tiene el nivel de experiencia y competencia
necesarias para el desempeño adecuado de sus funciones?
13. ¿Los servidores públicos de la UAI tienen la competencia necesaria para
cubrir la diversidad y complejidad de las operaciones desarrolladas por
la entidad?
IX. Atmósfera de Confianza
1. ¿La entidad ha establecido y difundido una política de puertas abiertas?
2. ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan presentar
propuestas o sugerencias?
3. ¿Los servidores públicos perciben que las propuestas o sugerencias son
analizadas en los niveles correspondientes?
4. ¿La dirección superior promueve e incentiva la proposición de mejoras,
y efectúa reconocimientos a los servidores públicos que las han
sugerido?
5. ¿Los emisores conocen si los mensajes han sido correctamente
entendidos por los receptores antes de la ejecución de las instrucciones
correspondientes?
6. ¿Se aplican reconocimientos psicosociales y/o económicos que se
merecen los servidores públicos de acuerdo con las posibilidades de la
entidad?
7. ¿Se mejoran las condiciones de trabajo solicitadas fehacientemente por
los servidores públicos a la dirección superior?
8. ¿Existen adecuados niveles de colaboración por parte de los servidores
públicos para que la entidad alcance y mejore su eficiencia operativa?
9. ¿Existen instancias de coordinación para trabajos de competencia
compartida entre áreas y unidades?
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL ENTIDAD: ÁREA/UNIDAD:
RESPONSABLE: ENTREVISTADO:
ALCANCE: FECHA:
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I. Identificación de Eventos
1. ¿Existe un Comité de Gestión de Riesgos y su funcionamiento está
regulado formalmente?
2. ¿Está integrado el Comité de Gestión de Riesgos por la MAE y los
responsables jerárquicos de todas las unidades sustantivas y
administrativas de la entidad?
3. ¿El Comité de Gestión de Riesgos tiene asignadas, al menos, las
siguientes funciones específicas?:
- Proponer la política y la estrategia para la gestión de riesgos.
- Procurar una cultura de riesgos incluyendo la capacitación necesaria.
- Establecer la política de riesgos para las unidades organizacionales.
- Tomar decisiones sobre la respuesta a los riesgos.
- Aprobar las metodologías aplicables para la identificación y análisis de
riesgos.
4. ¿Existe la Unidad de Gestión de Riesgos (UGR) u otra unidad encargada
de coordinar la Gestión de Riesgos?
5. ¿La UGR tiene asignadas, al menos, las siguientes funciones
específicas?:
- Diseñar y actualizar los procesos de gestión de riesgos.
- Coordinar las actividades para la identificación y análisis de riesgos.
- Determinar las características del proceso de respuesta al riesgo
incluyendo los planes de contingencia.
- Centralizar y compatibilizar la información de identificación, análisis y
alternativas de tratamiento de los riesgos.
- Preparar informes de riesgos para el Comité de Gestión de Riesgos y
otros interesados (Directorio, Consejos de Administración, etc.)
6. ¿Se han interrelacionado los eventos a nivel entidad con las posibles
unidades afectadas?
7. ¿Se han identificado las relaciones de eventos entre las unidades
organizacionales?
II. Análisis de Riesgos
1. ¿Existen criterios formales para definir la frecuencia de ocurrencia (FO)
de los riesgos?
2. ¿Existen criterios formales para definir la importancia relativa (IR) de
los riesgos?
3. ¿Se ha determinado una metodología para establecer el nivel de riesgos
considerando la combinación de FO e IR?
4. ¿Se ajusta el nivel de riesgos de acuerdo con la influencia de la
correlación de eventos?
III. Respuesta al Riesgo
1. ¿Se ha elaborado una matriz de respuesta al riesgo estableciendo las
alternativas aplicables de acuerdo con los niveles de riesgo
determinados?
2. ¿Se analizan las alternativas de respuesta considerando la estimación de
los costos y beneficios directos e indirectos?
3. ¿Se conocen los controles que la entidad aplica en relación a los riesgos
identificados?
4. ¿Se considera para la determinación del riesgo residual si los controles
aplicados están diseñados formalmente?
5. ¿Se evalúa la efectividad de los controles aplicados para determinar el
riesgo residual?
6. ¿El mapa de riesgos presenta los riesgos por Áreas y Unidades?
7. ¿Se priorizan los riesgos considerando su nivel en función del producto
entre la importancia relativa y la frecuencia de ocurrencia?
8. ¿Se establecen las propuestas de tratamiento que serán consideradas para
la gestión de riesgos?
9. ¿Se determinan las acciones y los responsables de su realización a
efectos de la gestión de riesgos?
10. ¿Se establece un cronograma para la implementación de las acciones
propuestas?
COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL ENTIDAD: ÁREA/UNIDAD:
RESPONSABLE: ENTREVISTADO:
ALCANCE: FECHA:
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I. Eficacia y Eficiencia de las Operaciones
1. ¿La entidad ha realizado una revisión, análisis y adecuación o
reingeniería de sus procesos a efectos de lograr una mayor eficiencia
operativa eliminando procedimientos innecesarios y burocráticos?
2. ¿Se ha analizado y regularizado la posible existencia de tareas
improductivas que si no se realizaran no afectarían el cumplimiento de
objetivos de la entidad?
3. ¿Se ha analizado y regularizado la posible existencia de tareas duplicadas
o tareas con objetivos similares realizadas por distintos niveles
jerárquicos en una misma unidad organizacional?
4. ¿Se ha analizado y regularizado la posible existencia de esfuerzos
duplicados entre las diferentes unidades que participan en el desarrollo
de un proceso o procedimiento?
5. ¿Se ha analizado y regularizado la posible existencia de productos o
servicios internos innecesarios o que se podría prescindir de ellos
considerando las posibilidades de los recursos tecnológicos disponibles?
6. ¿Existe una coordinación suficiente entre las unidades administrativas de
apoyo y las unidades sustantivas procurando evitar ineficiencias que
afectan el logro de objetivos?
7. ¿Existe una coordinación adecuada entre las unidades administrativas
que participan en un mismo proceso para el cumplimiento de plazos y
metas comprometidas?
8. ¿Existe una coordinación adecuada entre las unidades sustantivas para el
cumplimiento de objetivos que requieren tareas y esfuerzos
mancomunados?
9. ¿Se ha analizado y regularizado, en la medida de las posibilidades, la
existencia de excesos o defectos en la cantidad de personal operativo y
administrativo a través de mediciones del desempeño de las áreas y
unidades de la entidad?
10. ¿Se ha analizado y regularizado, en la medida de las posibilidades, las
necesidades de medios o herramientas adicionales para el cumplimiento
efectivo de las funciones?
11. ¿Existe acceso restringido a los Almacenes para que ingrese
exclusivamente el personal autorizado?
12. ¿Existen instalaciones con protección adecuada contra siniestros?
13. ¿Se han asignado formalmente a los responsables de la custodia de los
activos consumibles y los activos fijos?
14. ¿Los bienes consumibles ingresan y salen de almacenes con
documentación que autorice el movimiento de inventarios por los
servidores públicos de nivel adecuado previamente establecidos?
15. ¿Existe un plan de mantenimiento preventivo sobre los activos fijos
muebles e inmuebles?
16. ¿Se han asignado formalmente a los responsables de la custodia de los
activos financieros de la entidad?
17. ¿Los activos financieros se custodian en cajas de seguridad con acceso
restringido en instalaciones protegidas contra pérdidas, robos, hurtos u
otros siniestros?
18. ¿La documentación relacionada con las operaciones de las unidades
sustantivas está resguardada en lugares físicos protegidos y con acceso
restringido?
19. ¿La documentación relacionada con el movimiento de los bienes esta
resguardada en lugares físicos protegidos y con acceso restringido?
20. ¿La entidad ha designado al funcionario responsable de la custodia de la
documentación de sustento considerando la posible incompatibilidad de
funciones?
21. ¿Existen responsables de la custodia de la documentación relacionada
con las operaciones sustantivas?
22. ¿Existen procedimientos para asegurar la confidencialidad de la
información crítica o calificada de la entidad?
23. ¿Existe la designación de servidores públicos con el nivel jerárquico
adecuado para autorizar el inicio de las operaciones?
24. ¿La autorización se realiza previa verificación y conformidad con los
antecedentes y condiciones previas que deben estar presentes en la
documentación?
25. ¿Existe la designación de servidores públicos con el nivel jerárquico
adecuado para aprobar el producto o servicio generado por las
operaciones?
26. ¿La aprobación se realiza previa verificación y conformidad con las
especificaciones cumplidas?
27. ¿Se verifica el cumplimiento de todas las etapas o tareas necesarias para
las operaciones?
28. ¿Se informan los desvíos en las especificaciones para que se generen las
acciones correctivas correspondientes?
29. ¿Se verifica el cumplimiento de especificaciones de los productos finales
e intermedios?
30. ¿Se informan los desvíos en las especificaciones para que se generen las
acciones correctivas correspondientes (reejecuciones inmediatas o
modificaciones en los procedimientos)?
31. ¿Se verifica el cumplimiento de los cronogramas y tiempos de
producción?
32. ¿Se informan los desvíos en los tiempos incurridos para que se generen
las acciones correctivas correspondientes?
33. ¿Existe la designación de los servidores públicos que deben ejercer
tareas de supervisión?
34. ¿Se ha establecido la oportunidad y las características a verificar en la
supervisión?
35. ¿Se informa el resultado de la supervisión para que se tomen las acciones
correctivas correspondientes?
36. ¿Se corrigen oportunamente las deficiencias detectadas mediante la
supervisión?
37. ¿Existen actividades de control desarrolladas por unidades
independientes?
38. ¿Se toman inventarios y arqueos físicos periódicos y sorpresivos?
39. ¿Se compara con registros y se determinan las diferencias existentes?
40. ¿Se informa oportunamente para que se tomen las acciones correctivas
correspondientes?
41. ¿Los responsables superiores conocen las diferencias detectadas sobre
las operaciones y los inventarios verificados?
42. ¿Se corrigen oportunamente las deficiencias detectadas sobre las
existencias y las operaciones que fueron verificadas mediante instancias
independientes para mitigar impactos o consecuencias significativas?
43. ¿Existen medidores e indicadores para la detección de desvíos en la
eficacia y en la eficiencia operativa?
44. ¿Existen responsables designados para generar la información que
permita evaluar los niveles reales de eficacia y eficiencia operativa?
45. ¿Se ha definido la periodicidad de las evaluaciones de eficacia y
eficiencia?
46. ¿La dirección superior identifica o tiene conocimiento de los desvíos y
los niveles de eficacia y eficiencia de las operaciones más significativas
que contribuyen al cumplimiento de los objetivos?
47. ¿Se identifican los ítems de almacenes que por su naturaleza implican
compras innecesarias de acuerdo con los objetivos operativos que ha
definido la entidad a efectos de identificar las causas e implementar las
acciones correctivas necesarias?
48. ¿Se genera información sobre los niveles de rotación normal para evitar
volúmenes de compras excesivos que generen problemas de ubicación
física, conservación y/o la aplicación ineficiente de recursos financieros
en las adquisiciones?
49. ¿Se realizan inventarios periódicos de activos fijos críticos para
identificar las necesidades de mantenimiento y tomar las acciones
correspondientes respecto de los activos que no están en condiciones de
utilización?
50. ¿Se elaboran planes de adquisiciones y contrataciones consistentes con
los consumos y los servicios que se necesitan para cumplir con los
objetivos de gestión?
51. ¿Se definen los niveles de stocks mínimos y puntos de pedido para
iniciar el proceso de compras oportunamente?
II. Confiablidad de la Información Financiera
1. ¿El sistema de contabilidad utilizado, integra información financiera,
patrimonial y presupuestaria en un sistema único, común, oportuno y
confiable evitando el doble registro de las operaciones?
2. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que registran
y los que han autorizado las operaciones?
3. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que custodian
la información procesada y los que la registran?
4. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que registran
y el que autoriza dicho registro?
5. ¿Se han determinado los responsables de la custodia de comprobantes y
documentación de sustento?
6. ¿Los comprobantes y la documentación están archivados
correlativamente?
7. ¿Los archivos están ubicados en instalaciones con acceso restringido
protegidas contra posibles siniestros?
8. ¿Se han determinado los responsables de la custodia de los registros?
9. ¿Los registros están ubicados en instalaciones con acceso restringido
protegidas contra posibles siniestros?
10. ¿Los archivos informáticos tienen acceso restringido exclusivamente a
los servidores públicos correspondientes según las claves asignadas?
11. ¿Existe copias de resguardo de los registros informáticos con protección
adecuada?
12. ¿Los procedimientos determinan los responsables que deben autorizar el
registro de las operaciones?
13. ¿La autorización implica la verificación de la existencia de
documentación de sustento correspondiente?
14. ¿Se asegura la integridad del procesamiento de información mediante la
verificación de la correlación numérica de los comprobantes?
15. ¿Se efectúan cruces de información de fuentes distintas para confirmar la
integridad de los datos procesados?
16. ¿Se realizan pruebas de corte de documentación para comprobar que los
registros incluyen todas las operaciones aplicables a un período
determinado?
17. ¿Se revisan los archivos de información pendiente de procesamiento para
detectar problemas de integridad de los registros correspondientes a un
período determinado?
18. ¿Existen actividades de control para verificar que todo ingreso o retiro de
bienes de almacenes y depósitos se pueda realizar solo si existen los
documentos o los comprobantes autorizados que corresponden?
19. ¿El Jefe de la Unidad de Contabilidad (UC) verifica la consistencia del
presupuesto aprobado para la entidad con los estados de ejecución
presupuestaria elaborados?
20. ¿El Jefe de la UC verifica que el ajuste por inflación se haya realizado de
conformidad con las normas vigentes?
21. ¿El Jefe de la UC verifica la clasificación de los activos y pasivos entre
corrientes y no corrientes?
22. ¿La Dirección Administrativa verifica que se hayan elaborado y emitido
el conjunto de los estados financieros que corresponde a la naturaleza de
la entidad?
23. ¿La Unidad de Auditoria Interna examina la confiabilidad de los
registros y estados financieros emitiendo los informes correspondientes?
24. ¿El Jefe de la UC verifica que se registren los ajustes propuestos por la
UAI en el período correspondiente?
25. ¿La UC verifica que las existencias estén valuadas al cierre de gestión de
acuerdo a valores de compra actualizados según el criterio de valuación
adoptado?
26. ¿La UC verifica que la valuación de existencias no supere el valor
recuperable?
27. ¿La UC realiza, al menos al cierre de cada gestión, la toma de inventarios
de activos realizables y activos fijos?
28. ¿La UC identifica los activos no registrados, como también, bienes
registrados inexistentes?
29. ¿La UC identifica la valuación de los bienes deteriorados o inutilizables?
30. ¿La UC realiza periódica y sorpresivamente arqueos de fondos, como
también, al cierre de cada gestión?
31. ¿La UC realiza al cierre de cada gestión arqueos de las acciones
telefónicas?
32. ¿La UC analiza e investiga las causas de las diferencias entre las
existencias físicas y los registros a efectos de generar las acciones
correctivas correspondientes?
33. ¿La Unidad de Auditoria Interna participa en los arqueos y en la toma de
inventarios para confirmar el cumplimiento de los procedimientos
establecidos para tales efectos?
34. ¿La UC aplicando técnicas de totales de lotes sobre los montos de los
comprobantes y documentos u otros procedimientos para asegurar el
proceso exacto de la información financiera?
35. ¿La UC emite pedidos de confirmación de saldos y compara las
respuestas con los registros respecto a:
- Entidades bancarias.
- Acciones telefónicas.
- Deudores y proveedores.
36. ¿Los procedimientos determinan quiénes deben conciliar los saldos y
qué saldos están sujetos a conciliación?
37. ¿Los procedimientos establecen plazos y periodicidad de las
conciliaciones de saldos?
38. ¿La UC realiza las conciliaciones en los plazos establecidos?
39. ¿La UC analiza e investiga las causas de las diferencias a efectos de
generar las acciones correctivas correspondientes?
40. ¿La UC registra los comprobantes inmediatamente de emitidos?
41. ¿La UC emite oportunamente los estados financieros para la toma de
decisiones?
42. ¿La UC realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros
básicos?
43. ¿La UC realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros
básicos y los complementarios?
44. ¿La UC realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros y
los registros?
III. Cumplimiento de Leyes y Normas
A. Sistema de Programación de Operaciones 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Formulación de objetivos.
- Determinación de las operaciones.
- Compatibilización de los POA de las distintas áreas funcionales.
- Aprobación de la elaboración del POA.
- Custodia de la documentación utilizada y generada.
2. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?
- Verificación y evaluación de resultados parciales y finales de las
operaciones programadas.
- Aprobación de las medidas correctivas.
3. Protección física de la documentación utilizada para la elaboración y el
seguimiento del Programa de Operaciones Anual (POA).
4. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con la elaboración y el seguimiento del POA?
5. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
6. ¿El Reglamento Específico del sistema de Programación de Operaciones
(RE-SPO) y el POA de la entidad cuentan con medidas de seguridad
contra pérdidas y alteraciones o modificaciones no autorizadas?
7. ¿El RE-SPO ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
8. ¿Existe evidencia de comunicaciones y reuniones entre la Unidad de
Planificación y el resto de las áreas y unidades para coordinar la
elaboración del POA?
9. ¿La Unidad de Planificación verifica el cumplimiento de los
cronogramas para la elaboración del POA y exige las regularizaciones
correspondientes?
10. ¿El Jefe de la Unidad de Planificación verifica que el Diagnóstico a nivel
institucional se haya realizado de acuerdo con las Directrices del Órgano
Rector e incluya el análisis y la evaluación de resultados alcanzados
respecto de los programados y problemas principales de la gestión actual
(1° semestre) y la anterior sobre la base de información estadística de
respaldo?
11. ¿El Jefe de la Unidad de Planificación verifica la determinación y
adecuación de los indicadores cuantitativos y cualitativos que reflejen la
situación en la que se encuentra o de la que está partiendo la entidad?
12. ¿El Jefe de la Unidad de Planificación verifica que se haya elaborado el
Análisis de la Situación Externa e Interna en consistencia los resultados
del Diagnóstico Institucional que requieren las Directrices vigentes
considerando los siguientes aspectos establecidos por la Norma Básica
del SPO?:
- Identificación de Oportunidades y Amenazas para el Análisis de
Situación Externa.
- Identificación de Fortalezas y Debilidades para el Análisis de Situación
Interna considerando las Oportunidades y Amenazas previamente
establecidas.
13. ¿El Jefe de la Unidad de Planificación evalúa el Análisis de Situación
Externa e Interna y solicita las aclaraciones o correcciones necesarias?
14. ¿La Dirección Superior de la entidad aprueba los resultados del Análisis
de Situación que será utilizado como un antecedente indispensable para
la determinación de los Objetivos de Gestión y la Gestión de Riesgos?
15. ¿El Jefe de la Unidad de Planificación realiza las siguientes
verificaciones y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias,
cuando corresponda?:
Consistencia o articulación de los objetivos de gestión institucional de
mediano plazo con las políticas, estrategias, programas y proyectos
definidos en los planes generales, el PND.
Consistencia o articulación de la planificación estratégica,
Planificación Institucional de Mediano Plazo (PIMP) con la
Planificación Territorial o Sectorial de mediano plazo que corresponda
a la naturaleza de la entidad.
Consistencia o articulación de objetivos de gestión con: objetivos
institucionales, objetivos y programas contenidos en el Plan Anual de
Desarrollo Institucional, las políticas públicas, los resultados del
Diagnóstico Institucional y los resultados del Análisis de Situación.
Consistencia entre los objetivos de gestión anual institucionales y los
objetivos específicos de las áreas y unidades.
Cuantificación de los objetivos de Gestión procurando facilitar su
medición posterior.
Determinación de indicadores de eficacia y eficiencia adecuados y
relacionados con los objetivos.
16. ¿La Unidad de Planificación realiza las siguientes verificaciones y
solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias, cuando
corresponda?:
El ordenamiento lógico y secuencial de las operaciones respectos de
cada objetivo de gestión.
La siguiente información relacionada con cada operación:
establecimiento de metas, estimación de tiempos para la ejecución,
determinación de recursos humanos y materiales necesarios,
identificación de las unidades responsables e identificación de las
necesidades de contratación de bienes y servicios.
17. ¿La Unidad de Planificación verifica y solicita las aclaraciones y/o
correcciones necesarias sobre la compatibilización de los requerimientos
de recursos humanos y financieros; como también, de bienes y servicios
entre los diferentes programas de operaciones?
18. ¿La Unidad de Planificación exige y verifica que las Áreas y Unidades
hayan elaborado los cronogramas de requerimientos de recursos?
19. ¿La Unidad de Planificación verifica y solicita las aclaraciones y/o
correcciones necesarias respecto de la articulación del POA de las áreas
y unidades con el Presupuesto vinculando los Objetivos de Gestión o
Específicos con las categorías programáticas correspondientes?
20. ¿La PIMP ha sido aprobada mediante resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
21. ¿El PADI ha sido aprobado mediante resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
22. ¿El POA y sus reformulaciones han sido oportunamente aprobados por la
máxima instancia resolutiva facultada en la norma legal de creación de la
entidad?
23. ¿El RE-SPO ha sido aprobado mediante resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
24. ¿Existe designación de un responsable de la generación de información
sobre el desempeño logrado en cada Área o Unidad respecto de los
objetivos de gestión?
25. ¿La información para el seguimiento comprende resultados reales, bienes
producidos y recursos y tiempos utilizados en cada una de las
operaciones?
26. ¿Se aprueba en las Áreas y Unidades la información generada por el
seguimiento por cada Objetivo de Gestión Institucional o Específico?
27. ¿La Unidad de Planificación informa a la MAE sobre la necesidad de
reformulación del POA, cuando corresponda, para que instruya las
acciones que considere pertinentes?
28. ¿La Unidad de Planificación verifica que se hayan implementado las
medidas correctivas decididas e instruidas por la MAE sobre la base del
seguimiento y evaluación a la ejecución del POA?
29. ¿El Jefe de la Unidad de Planificación verifica la implementación
oportuna de las recomendaciones de la UAI?
30. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuación de los
procesos de programación, y del seguimiento y evaluación de la
ejecución del POA?
31. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de las actividades de control
relacionadas con el SPO?
32. ¿La UAI verifica la existencia del RE-SPO debidamente aprobado y
compatibilizado de acuerdo con las normas básicas vigentes?
33. ¿La UAI verifica la existencia de la Unidad de Planificación como la
unidad encargada específicamente de la aplicación del SPO?
34. ¿La UAI informa a la MAE los incumplimientos que haya detectado
sobre el SPO para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
35. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el SPO?
B. Sistema de Organización Administrativa 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
Determinación y análisis organizacional.
Determinación del diseño organizacional.
Elaboración del plan de implantación.
Aprobación de los productos anteriores.
2. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con el SOA?
3. ¿Los archivos están ubicados en lugares protegidos bajo la
responsabilidad de la Unidad encargada del SOA y cuentan con acceso
restringido?
4. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
ubicación de la documentación que contienen para su consulta?
5. ¿El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa
(RE-SOA), el MOF y el MP cuentan con medidas de seguridad contra
pérdidas y alteraciones o modificaciones no autorizadas?
6. ¿El RE-SOA ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
7. ¿Se elaboran cronogramas que establezcan fechas para realizar los
análisis organizacionales y el alcance de los mismos?
8. ¿Se verifica el cumplimiento de los cronogramas?
9. ¿Los responsables de cada unidad aprueban los resultados del análisis
retrospectivo relacionado con su unidad y emite el informe
correspondiente para a la Unidad encargada del SOA?
10. ¿La Unidad encargada del SOA verifica el cumplimiento de las
siguientes tareas por parte de las unidades funcionales correspondientes?:
Identificación de usuarios y sus necesidades.
Determinación de los productos y procesos desarrollados para
satisfacer las necesidades de los usuarios.
Descripción de cambios internos y externos.
11. ¿El Jefe de la Unidad Administrativa efectúa una revisión de la
información consolidada del análisis retrospectivo y solicita las
aclaraciones y/o correcciones necesarias?
12. ¿El responsable de cada unidad organizacional aprueba el análisis
prospectivo y emite el informe correspondiente para la Unidad
responsable del SOA?
13. ¿La Unidad encargada del SOA analiza la adecuación de los cambios
propuestos, sus consecuencias y la posibilidad de implantarlos e informa
para su aprobación?
14. El responsable de la Unidad encargada del SOA verifica los resultados
del análisis organizacional y solicita las aclaraciones y/o correcciones
necesarias?
15. ¿Las áreas o unidades organizacionales disponen de cronogramas para el
diseño y elaboración de los procesos?
16. ¿Se verifica el cumplimiento de los cronogramas?
17. ¿La Unidad encargada del SOA verifica que las unidades
organizacionales hayan cumplido con la metodología establecida por la
entidad e incorpora los procesos y procedimientos al MP?
18. ¿El Jefe de la Unidad Administrativa verifica que el contenido del MP
comprenda al menos, la siguiente información?:
Carátula.
36. Índice.
37. Prólogo y/o introducción.
38. Enumeración de los procesos.
39. Descripción de los procesos.
40. Descripción de las operaciones.
41. Descripción de los procedimientos.
42. Diagramas de flujo.
43. Formularios y otras formas utilizadas.
19. ¿Los responsables de las unidades aprueban los procedimientos
diseñados incluyendo las operaciones y las actividades de control
necesarias?
20. ¿La Unidad encargada del SOA verifica que la elaboración de los
procedimientos presente las siguientes características?:
44. Nombre del procedimiento.
45. Nombre de la operación a la que pertenece.
46. Objetivo del procedimiento.
47. Descripción del procedimiento.
48. Insumos que alimentan el procedimiento y sus especificaciones.
49. Unidad o cargo responsable del procedimiento.
50. Descripción de los registros, formularios y otros impresos a
utilizarse.
51. Resultados verificables del procedimiento.
52. Tiempo de ejecución del procedimiento.
21. ¿El Jefe de la Unidad encargada del SOA verifica los informes o la
documentación de sustento que evidencie el cumplimiento de las
siguientes etapas para la elaboración del MOF?:
53. Identificación de los usuarios y las necesidades de servicio.
54. Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen las
necesidades.
55. Diseño de los procesos para la producción de servicios y/o bienes.
56. Identificación y conformación de áreas y unidades que llevarán a
cabo las operaciones.
57. Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su
ubicación en los niveles jerárquicos.
58. Definición de los canales y medios de comunicación formal.
59. Determinación de instancias de coordinación interna.
60. Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional.
22. ¿El Jefe de la Unidad Administrativa aprueba el organigrama de la
entidad previa verificación de que éste comprenda a todas las áreas y
unidades (categorías: sustantivas, administrativas y de asesoramiento) y
que presente adecuadas relaciones de autoridad lineal y/o funcional?
23. ¿El Jefe de la Unidad Administrativa verifica que el contenido del MOF
comprenda al menos, la siguiente información?:
61. Organigrama.
62. Listado de las unidades organizacionales.
63. Descripción de funciones señalando: nivel jerárquico, dependencia
jerárquica, objetivo de la Unidad, el tipo de unidad organizacional,
relaciones de coordinación de la unidad, determinación de las
instancias de relacionamiento interinstitucional y unidades
desconcentradas.
24. ¿La Unidad encargada del SOA realiza verificaciones periódicas sobre el
funcionamiento del Servicio al Usuario e instruyen las acciones
correctivas pertinentes?
25. ¿El responsable de la Unidad Administrativa verifica la implementación
oportuna de las recomendaciones de la UAI sobre el SOA?
26. ¿El responsable de la Unidad Administrativa verifica que se haya
elaborado el plan de implantación del diseño o rediseño organizacional?
27. ¿La MAE aprueba o rechaza el plan de implantación elaborado por la
unidad encargada del SOA verificando que se haya incorporado al
menos, la siguiente información:
64. Objetivo y estrategia de implantación.
65. Cronograma.
66. Recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la
implantación.
67. Responsables de la implantación.
68. Programa de difusión, orientación, adiestramiento y/o capacitación
a responsables y servidores públicos involucrados.
28. ¿El MOF y sus modificaciones han sido aprobados por la máxima
instancia resolutiva facultada en la norma legal de creación de la
entidad?
29. ¿El MP y sus modificaciones han sido aprobados mediante resolución
interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente?
30. ¿El RE-SOA ha sido aprobado mediante resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
31. ¿La creación de comités, consejos o comisiones han sido aprobados por
las instancias internas correspondientes?
32. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuación de los
procesos del SOA?
33. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en el SOA?
34. ¿La UAI verifica la existencia de un Reglamento Específico para el SOA
debidamente aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas
básicas vigentes?
35. ¿La UAI verifica la existencia de la Unidad encargada específicamente
de la aplicación del SOA?
36. ¿La UAI informa a la MAE los incumplimientos que haya detectado
sobre el SOA para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
37. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el SOA?
C. Sistema de Presupuestos 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
69. Determinación y metodología para la estimación de los recursos;
como también para la apropiación de gastos.
70. Aprobación del anteproyecto de presupuesto institucional (API).
2. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
responsabilidades de determinar los cronogramas para la utilización de
recursos y aprobación de los cronogramas.
3. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen
responsabilidades de ejecución presupuestaria; seguimiento y evaluación
de la ejecución presupuestaria, así como, aprobación de los seguimientos
y evaluaciones presupuestarias.
4. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con el SP?
5. ¿Los archivos están ubicados en lugares protegidos bajo la
responsabilidad de la Unidad de Presupuesto (UP) y cuentan con acceso
restringido?
6. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
7. ¿El Reglamento Específico del SP (RE-SP), el API y el presupuesto
aprobado cuentan con medidas de seguridad contra pérdidas y
alteraciones o modificaciones no autorizadas?
8. ¿El RE-SP ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
9. ¿El RE-SP ha sido aprobado por resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
10. ¿Se elaboran cronogramas consistentes los plazos establecidos por el
Órgano Rector para la elaboración del API?
11. ¿La Dirección Administrativa realiza la supervisión del cumplimiento de
los cronogramas para la elaboración del API?
12. ¿Se detectan los incumplimientos a las fechas previstas y se aplican
oportunamente las acciones correctivas?
13. ¿El Jefe de la Unidad Financiera verifica que el presupuesto de recursos
haya sido elaborado considerando los siguientes aspectos?:
13.1. Metodología aplicada para estimar los recursos propios de acuerdo con
el ejercicio de sus competencias institucionales y sustento en memorias
de cálculo por componente de ingreso considerando la ejecución de
recursos de la gestión anterior; y la ejecución al 1° semestre y la
proyección al mes de diciembre de la gestión en la que se elabora el
presupuesto.
13.2. Políticas presupuestarias y montos proporcionados oficialmente por el
Ministerio de Hacienda para proyectar las transferencias corrientes y de
capital provenientes de recursos del TGN.
13.3. Recursos para proyectos y programas específicos sustentados en
convenios suscritos con los financiadores y con la debida aprobación
por norma legal.
13.4. Disponibilidades en caja y bancos al 31 de diciembre de la gestión
anterior, así como las recuperaciones de otros activos financieros
siempre que estén destinados a financiar gastos de capital, proyectos de
inversión o servicio de la deuda (excepto SIN, ANB y
Superintendencia Tributaria que pueden utilizar sus disponibilidades en
caja y bancos para gastos corrientes).
13.5. Disponibilidades en caja y bancos provenientes de recursos externos
siempre que se destinen a gastos de capital o proyectos de inversión.
13.6. Políticas institucionales para estimar los recursos propios de capital.
13.7. Adecuación del endeudamiento a los límites establecidos por la Ley
2042.
13.8. Utilización de los clasificadores presupuestarios vigentes.
13.9. Cumplimiento de las directrices vigentes para la formulación
presupuestaria.
14. ¿El responsable Jefe de la Unidad Financiera verifica que el presupuesto
de gastos considere los siguientes aspectos?:
14.1. Estructura programática relacionada con la estructura programática del
PND (Plan Nacional de Desarrollo) sobre la base de programas
específicos, programas de gestión administrativa, programas no
inherentes a gastos administrativos ni a otros programas y proyectos de
inversión.
14.2. El Plan Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y el POA
contemplando todas las operaciones que se estime devengar dentro de
los techos presupuestarios comunicados por el Ministerio de Hacienda
priorizando sobre la base del PADI (Plan Anual de Desarrollo
Institucional) y el PND, en sus distintos niveles.
14.3. Los gastos corrientes y de inversión deben identificar el programa
presupuestario, actividad, proyecto, partida de gasto, fuente de
financiamiento, organismo financiador y el código institucional según
los Clasificadores Presupuestarios vigentes.
14.4. El cumplimiento de la disposición legal específica que haya creado la
entidad a efectos del destino de los recursos públicos que administra.
14.5. Presupuesto de Gastos en Servicios Personales de acuerdo con las
Directrices Presupuestarias vigentes.
14.6. Presupuesto de Gastos en Bienes y Servicios considerando lo
establecido en las Directrices Presupuestarias vigentes.
14.7. Presupuesto de Gastos en Activos Reales de acuerdo con las
Directrices Presupuestarias vigentes.
14.8. Presupuesto de Gastos en Deuda Pública considerando lo establecido
en las Directrices Presupuestarias vigentes y al artículo 35° de la Ley
2042.
14.9. Presupuesto de Gastos por Transferencias según competencias
asignadas por norma legal y convenios específicos de financiamiento.
14.10. Presupuesto de Inversión Pública cumpliendo con las Normas
Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública (NB-SNIP).
14.11. Equilibrio presupuestario considerando que los gastos no pueden
exceder en ningún caso al importe de recursos estimados para la
gestión.
14.12. Financiamiento de gastos corrientes exclusivamente con recursos
corrientes no pudiéndose utilizar recursos destinados a programas o
proyectos de inversión para financiar gastos administrativos.
15. ¿La máxima autoridad de la entidad aprueba formalmente el API previa
revisión de la Unidad encargada de Presupuesto (UP) haya cumplido con
los controles previstos para la estimación de los recursos y la apropiación
de los gastos de acuerdo con lo establecido en las Directrices y las
Normas Básicas vigentes?
16. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica que se presente el API
al órgano rector adjuntando la siguiente documentación?:
71. Disposición legal de aprobación del presupuesto institucional por la
instancia competente de la entidad.
72. Memorias de cálculo de las estimaciones de recursos y
programación por partida de gasto.
73. Convenios o normativa legal que respalden los créditos y
donaciones internas y externas.
74. Documentación de respaldo de respaldo de todas las transferencias
a recibir y otorgar.
75. Formularios del SISIN y del Sistema de Gerencia de Proyectos
(SGP) para los proyectos de Inversión Pública.
17. ¿La UP verifica que la suma total de los gastos periódicos (mensuales)
sea consistente con el presupuesto asignado a la unidad organizacional
respectiva?
18. ¿La UP comprueba que la distribución o calendarización de los gastos
haya considerado las prioridades previamente determinadas en el POA?
19. ¿La UP comprueba que la totalidad de los CMD sea consistente con el
presupuesto aprobado?
20. ¿La UP identifica errores en la elaboración de los CMD y los informa las
unidades correspondientes para que realicen las correcciones pertinentes?
21. ¿La Unidad Administrativa aprueba los CMD emitidos por las unidades
administrativas que han programado las necesidades de recursos
humanos, materiales y de servicios generales?
22. ¿La UP verifica que la información de los cronogramas físicos sea
consistente con las metas periódicas incluidas en el POA?
23. ¿La UP verifica que la información de los cronogramas físicos sea
consistente con los CMD que han elaborado cada una de las unidades
administrativas?
24. ¿El responsable de la Dirección Administrativa certifica los gastos
verificando previamente los siguientes aspectos?:
76. Que existan saldos suficientes en las partidas de gastos
correspondientes.
77. Que existan disponibilidades efectivas de recursos a efectos de no
comprometer o devengar gastos cuando aquellas sean insuficientes.
78. Que el concepto del compromiso se relacione con la naturaleza de
la partida imputada.
79. Que no se ejecuten gastos cuyas partidas no hayan sido
comprometidas previamente o simultáneamente de acuerdo con las
características de la operación.
25. ¿El responsable de la UP verifica que los gastos devengados no pagados
al cierre (recepción total de los bienes o servicios) sean considerados en
la Deuda Flotante (Fte. TGN) o dentro del grupo 66000 (Otras Fuentes o
Recursos Específicos, según corresponda) del ejercicio siguiente?
26. ¿El responsable de la UP verifica que los gastos con registro de
Preventivo y Compromiso no devengado que no correspondan a
procesos de compra se reviertan al cierre de la gestión?
27. ¿El responsable de la UP verifica que los procesos de compra y
contrataciones con C-31 en instancias de devengado-firmado (recepción
parcial de facturas), compromiso (órdenes de compra o contratos sin
recepción de facturas) o preventivo (procesos aprobados o adjudicados
sin orden de compra o contrato) sean traspasados al ejercicio siguiente?
28. Actividades de control respecto de los recursos devengados y no
percibidos al cierre de cada gestión.
29. ¿El responsable de la UP verifica que se devenguen los recursos no
percibidos exclusivamente cuando existan documentos que garanticen su
percepción (Administración Central) o se registren como “Recursos
Devengados no Percibidos” al cierre del ejercicio (entidades que no
integran la Administración Central)?
30. ¿La Dirección Administrativa conforma o rechaza las modificaciones
presupuestarias presentadas por las unidades administrativas y operativas
previa verificación por la UP del sustento técnico y la adecuación a lo
establecido en las normas vigentes y particularmente, en el D.S. 27849?
31. ¿La máxima instancia resolutiva legalmente facultada de la entidad o la
MAE, si existe Resolución expresa que delegue esta facultad, aprueba
por Resolución Administrativa específica cada modificación
presupuestaria previa conformidad manifiesta de la Dirección
Administrativa?
32. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica que no se realice
ninguna reasignación, incremento o ejecución presupuestaria de partidas
hasta tanto no se hayan cumplido con todas las instancias de aprobación
y registro que correspondan según leyes y normas vigentes?
33. ¿La UP identifica los desvíos en la ejecución presupuestaria
considerando información fidedigna periódica preparada a nivel
agregado y por categoría programática?
34. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica la consistencia entre la
información de la ejecución financiera con la información de la
ejecución física prevista en el POA que hayan proporcionado las
distintas áreas y unidades de la entidad previa aprobación del
responsable de su elaboración?
35. ¿La UP evalúa los desvíos detectados en la evaluación periódica del
presupuesto durante la ejecución del mismo y al cierre del ejercicio
fiscal?
36. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica que el informe sobre la
evaluación de la ejecución del presupuesto haya considerado los
resultados del seguimiento a la ejecución física sobre los indicadores de
eficacia y eficiencia incluidos en el POA?
37. ¿La UP informa a la Dirección Administrativa para que se instruyan las
acciones correctivas correspondientes sobre los desvíos detectados en la
ejecución presupuestaria, y en su caso, generar modificaciones en el
POA y/o en el presupuesto vigente?
38. ¿La Dirección Administrativa envía mensualmente a la Dirección
General de Contaduría la información de la ejecución presupuestaria
dentro de los 10 días siguientes al mes de ejecución?
39. ¿La Dirección Administrativa envía la información de la ejecución física
y financiera de Inversión Pública al Viceministerio de Inversión Pública
y Financiamiento Externo de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes?
40. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuación de los
procesos del SP relacionados con la formulación del API, la
coordinación de la ejecución presupuestaria y el seguimiento y
evaluación a la ejecución presupuestaria?
41. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en el SP?
42. ¿La UAI verifica la existencia de un Reglamento Específico para el SP
aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas básicas vigentes?
43. ¿La UAI verifica la existencia de la UP como la unidad encargada
específicamente de la aplicación del SP?
44. ¿La UAI examina que la aprobación de las modificaciones
presupuestarias haya sido previa a su ejecución y una vez cumplidas
todas las instancias correspondientes?
45. ¿La UAI informa a la MAE los incumplimientos que haya detectado
respecto al SP para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
46. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el SP?
D. Sistema de Administración de Personal 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Formulación del plan del personal.
- Selección de personal.
- Evaluación de la confirmación.
- Elección del candidato.
2. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Custodia de formularios para la evaluación del desempeño.
- Registro de las evaluaciones del desempeño.
3. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Registro de servidores públicos activos y pasivos.
- Liquidación de remuneraciones finales.
- Aprobación de las liquidaciones.
4. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Ejecución de la capacitación.
- Evaluación de la capacitación y sus resultados.
5. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con el SAP?
6. ¿Los archivos físicos y la base de datos de los servidores públicos están
ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de
Recursos Humanos (URH) y cuentan con acceso restringido?
7. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
8. ¿El registro de los servidores públicos activos y pasivos cuentan con
medidas de seguridad contra pérdidas y modificaciones no autorizadas?
9. ¿El Reglamento Específico del Sistema de Administración de
Presupuesto (RE-SAP) ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del
sistema?
10. ¿El RE-SAP ha sido aprobado por resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
11. ¿El responsable de la URH ha establecido formularios específicos para
evidenciar la clasificación, valoración y remuneración de los puestos?
12. ¿El responsable de la URH aprueba la clasificación, valoración y
remuneración de los puestos que haya realizado cada unidad
organizacional previa verificación de los siguientes aspectos?:
- Que todas las unidades organizacionales hayan entregado a la URH el
formulario correspondiente.
- Que se hayan considerado integralmente los requerimientos de
personal manifestados en el POA.
- Que las remuneraciones de cada puesto sean consistentes con la escala
salarial aprobada para la entidad.
- Que la valoración de puestos se haya realizado de acuerdo con el
método aprobado por la URH.
13. ¿Se han determinado los formularios prenumerados que se necesitan para
evidenciar la cuantificación de la demanda de personal a largo y corto
plazo (Plan Anual de Incorporaciones)?
14. ¿El responsable de la URH aprueba la cuantificación de la demanda de
personal previa verificación de los siguientes aspectos?:
- Consistencia de la cuantificación de la demanda de personal a largo
plazo con el PIMP.
- Consistencia del plan anual de incorporaciones con el POA.
15. ¿La URH ha realizado una comprobación física del personal existente en
la entidad a través de un inventario de personal y se asegura su
integridad mediante comparaciones con la planilla de sueldos?
16. ¿El responsable de la URH verifica que el inventario de personal incluya
un relevamiento de los datos personales de los PIMP (características
personales, educativas, laborales y potencialidades para desempeñar los
puestos que requiere la entidad) a efectos de analizar la oferta interna de
personal?
17. ¿La URH compara los datos del inventario de personal con las fichas o
registros individuales a efectos de actualizar los datos correspondientes
procurando que la información del personal sea consistente?
18. ¿La URH actualiza mensualmente el inventario de personal para que sea
consistente con la planilla de sueldos?
19. ¿El Jefe de la URH aprueba el inventario de personal?
20. ¿El Jefe de la URH verifica que exista la conformidad de los
responsables de cada unidad organizacional a efectos de validar las
características individuales del personal a su cargo?
21. ¿El responsable de la URH verifica que se haya elaborado un Plan de
Personal a partir de la comparación de la cuantificación de la demanda
de personal en el largo plazo y el análisis de la oferta de personal?
22. ¿El responsable de la URH aprueba el Plan de Personal verificando, que
considere los siguientes aspectos?:
- Previsiones sobre posibles modificaciones de la estructura
organizacional y puestos de trabajo.
- Estrategias para la reasignación o adecuación de personal.
- Estrategia de implantación de la carrera administrativa y nuevas
incorporaciones.
- Estrategia de capacitación institucional.
23. ¿La URH provee el formato de POAI al responsable de cada unidad
organizacional e instruye su cumplimiento?
24. ¿La URH verifica que cada POAI se ajuste al inicio de cada gestión,
integre todos los datos necesarios y sea consistente con el POA aprobado
para la entidad?
25. ¿La URH comprueba que exista una POAI para cada uno de los ítems
incluidos en la planilla presupuestaria aprobada para la entidad?
26. ¿La URH detecta inconsistencias en sus verificaciones y comprobaciones
e informa a los responsables de las unidades organizacionales para su
corrección?
27. ¿Los responsables de cada unidad organizacional aprueban las POAI?
28. ¿El Jefe de la URH verifica que se remita el conjunto de las POAI
aprobadas (Manual de Puestos) a la Superintendencia de Servicio Civil
con fines de registro?
29. ¿La URH autoriza el inicio del proceso de reclutamiento en consistencia
con la oportunidad determinada en el Plan Anual de Incorporaciones
(PAI) previa comprobación de los siguientes aspectos?:
- Que exista el ítem correspondiente en la planilla presupuestaria de la
entidad.
- Que la invitación directa sólo sea utilizada para incorporar servidores
públicos que cubran puestos del 1º, 2º o 3º nivel de la estructura
jerárquica.
- Que las convocatorias externas tengan lugar sólo cuando no existan
postulantes o no calificara ninguno de los postulantes a las
convocatorias internas.
- Que los formatos utilizados para las convocatorias incluyan toda la
información necesaria.
30. ¿El Jefe de la URH verifica que la cobertura de los puestos se realice en
un plazo máximo de 30 días desde que el puesto fue declarado como
vacante?
31. . ¿La Dirección Administrativa evalúa las causas de los incumplimientos
relacionados con el PAI e instruye las acciones correspondientes?
32. ¿El Jefe de la URH verifica que el informe del comité de selección haya
sido puesto a disposición de todos los postulantes como garantía de la
transparencia del proceso?
33. ¿La URH comprueba que la elección del postulante corresponda a uno
de los candidatos que hayan Real el mayor puntaje?
34. ¿La URH comprueba que la elección haya sido evidenciada
fehacientemente mediante nota firmada por la autoridad facultada por la
entidad para tales efectos?
35. ¿La URH verifica que los nombramientos sean emitidos por las
autoridades competentes correspondientes?
36. ¿La URH verifica que se haya posesionado al servidor público nombrado
por el responsable del área o de la unidad funcional correspondiente?
37. ¿La URH verifica que se haya dado de alta al servidor público desde el
momento de su posesión?
38. ¿La URH verifica que exista constancia escrita de inducción desarrollada
por el jefe inmediato superior del personal nuevo?
39. ¿El Jefe de la URH verifica que el proceso de inducción incluye la
entrega de la POAI correspondiente al nuevo servidor público?
40. ¿La URH verifica que dicha constancia escrita de la inducción realizada
haya sido rubricada por el servidor público recién posesionado?
41. ¿La URH realiza un seguimiento a las fechas de incorporación para
establecer el fin de los períodos probatorios de acuerdo con la categoría y
el nivel del puesto?
42. ¿El responsable de la URH verifica que haya finalizado la relación
laboral de los servidores públicos cuando la evaluación de la
confirmación sea negativa?
43. ¿El Jefe de la URH verifica que hayan sido restituidos a sus puestos
anteriores los servidores públicos cuya promoción no haya sido
confirmada?
44. ¿El responsable de la URH verifica que su unidad haya remitido a la
Superintendencia de Servicio Civil los resultados de la evaluación de
confirmación de los servidores públicos de carrera para fines de registro?
45. ¿La URH entrega a los responsables de las unidades organizacionales los
formularios correspondientes para la evaluación del desempeño de sus
subordinados y verifica posteriormente la integridad de su utilización?
46. ¿El responsable de la URH verifica que se hayan completado
previamente los siguientes datos para poder identificar los servidores
públicos alcanzados por la evaluación?:
- Nº de ítem.
- Puesto.
- Nombres y Apellidos del evaluado.
- Nombres y Apellidos del evaluador.
- Período de la evaluación.
47. ¿El responsable de la URH verifica que los formularios para la
evaluación del desempeño incluyan factores consistentes con cada POAI;
estandarizados por categoría y unidad organizacional?
48. ¿La URH verifica que los formularios para evaluar el desempeño hayan
sido rubricados por el evaluador y el evaluado demostrando conformidad
con el proceso llevado a cabo?
49. ¿El responsable de cada unidad organizacional firma los formularios de
desempeño previa verificación que se haya considerado el nivel de
cumplimiento sobre los resultados esperados e incluidos en las POAI?
50. ¿La Dirección Administrativa verifica que se haya informado a la
Superintendencia de Servicio Civil y a los servidores públicos sobre las
fechas de las evaluaciones del desempeño?
51. ¿La Dirección Administrativa verifica que se haya informado a los
servidores públicos las características de la evaluación del desempeño y
sus consecuencias en forma previa a su ejecución?
52. ¿La Dirección Administrativa analiza las causas informadas por la URH
en cuanto a la existencia de servidores públicos no evaluados en las
fechas previstas e instruye las acciones correspondientes?
53. ¿La MAE verifica que el Comité de Evaluación atienda oportunamente
los reclamos y peticiones de los servidores públicos evaluados?
54. ¿El responsable de la URH verifica que se hayan tabulado todos los
resultados en las evaluaciones e identifica las calificaciones que implican
decisiones de posibles promociones o retiros?
55. ¿La Dirección Administrativa instruye y verifica que los servidores
públicos con dos evaluaciones consecutivas “en observación” sean
retirados de la entidad comunicándoles la decisión por escrito con una
anticipación mínima de 15 días calendario?
56. ¿La Dirección Administrativa instruye y verifica que se promocione
horizontalmente aquellos servidores públicos evaluados como
“excelentes” pudiendo además, dar lugar a incentivos psicosociales y a
un incentivo monetario de acuerdo a la política y disponibilidad
presupuestaria?
57. ¿El responsable de la URH verifica la información relacionada con el
personal para identificar las siguientes causales de retiro e informar a la
Dirección Administrativa?:
- Abandono de sus funciones por un período de tres días hábiles
consecutivos o seis discontinuos, en un mes, injustificados.
- Incompatibilidades establecidas en la Ley N° 2027 y en el Reglamento
Interno de la entidad.
- Existencia de procesos disciplinarios por responsabilidad por la
función pública, proceso administrativo o proceso judicial con
sentencia condenatoria ejecutoriada.
- Jubilación del servidor público.
58. ¿La Dirección Administrativa instruye y verifica que se retire el servidor
público relacionada con las causales de retiro establecidas en las Normas
Básicas de Administración de Personal vigentes?
59. ¿La URH verifica que los jefes inmediatos superiores hayan identificado,
cuando corresponda, las necesidades de capacitación sobre sus
dependientes evaluados?
60. ¿El responsable de la URH aprueba el programa de capacitación previa
verificación de que se hayan incluido las siguientes necesidades?:
- Identificadas en la evaluación del desempeño.
- Identificadas por la URH de acuerdo con las necesidades futuras
determinadas en el plan de personal.
- La URH compara periódicamente las necesidades de capacitación con
las posibilidades presupuestarias.
61. ¿La URH comprueba que los servidores públicos hayan cumplido las
horas mínimas de capacitación anual?
62. ¿El responsable de la URH comprueba que se haya organizado un
archivo pasivo de servidores públicos retirados con los antecedentes,
causales y procedimientos efectuados para el retiro de los servidores
públicos?
63. ¿El responsable de la URH verifica que el archivo activo contenga la
cantidad de fichas personales que sea consistente con la cantidad de
ítems de la planilla de sueldos vigente?
64. ¿La Dirección Administrativa exige y verifica que se actualicen los datos
de los servidores públicos según las modificaciones generadas por los
cambios en su identificación y desempeño personal?
65. ¿La Dirección Administrativa aprueba la información actualizada que la
entidad debe entregar al SNAP en los plazos establecidos de acuerdo con
la “Plataforma de Información Mínima” determinada por dicha
institución?
66. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO de los procesos del SAP?
67. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en el SAP?
68. ¿La UAI verifica la existencia de un Reglamento Específico para el SAP
aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas básicas vigentes?
69. ¿La UAI verifica la existencia de la URH como la unidad encargada
específicamente de la aplicación del SAP?
70. ¿La MAE está informada de los incumplimientos que haya detectado la
UAI sobre el SAP para que se instruyan las acciones correctivas
pertinentes?
71. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el SAP?
E. Sistema de Tesorería 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Recaudación de recursos.
- Registro contable
- Custodia de recaudaciones y otros activos financieros.
2. ¿La programación del flujo financiero es elaborada por servidores
públicos que no realizan las siguientes tareas?:
- Registro contable.
- Custodia de recursos.
- Recaudaciones.
- Pagos.
3. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con el ST?
4. ¿Los archivos físicos de los comprobantes que se emitan para recaudar y
administrar los recursos; como también, de toda la documentación
respaldatoria de las operaciones de tesorería, están ubicados en lugares
protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Tesorería (UT) y
cuentan con acceso restringido?
5. ¿Los activos financieros están protegidos en cajas de seguridad con
acceso restringido hasta su depósito posterior en las cuentas bancarias de
la entidad?
6. ¿Las cajas de seguridad están ubicadas en instalaciones seguras
protegidas contra siniestros bajo la responsabilidad de la UT?
7. ¿El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la
documentación respaldatoria y exista constancia de su procesamiento?
8. ¿El responsable de la custodia entrega documentación en préstamo con
identificación del solicitante dejando constancia de ello, y exige la
devolución en tiempo y forma?
9. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
10. ¿El Reglamento Específico del Sistema de Tesorería (RE-ST) y los
registros de las operaciones de tesorería cuentan con medidas de
seguridad contra pérdidas y modificaciones no autorizadas?
11. ¿El RE-ST ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
12. ¿El RE-ST ha sido aprobado por resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
13. ¿El responsable de la UT verifica que el personal bajo su dependencia
haya identificado los recursos a recaudar, la frecuencia de su percepción
y el monto de los mismos considerando las estimaciones realizadas por
la UP?
14. ¿El responsable de la UT comprueba que el monto total de los recursos a
recaudar sea consistente el monto estimado en el presupuesto por la UP?
15. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica que las recaudaciones
provenientes de transferencias y recuperación de préstamos, crédito
público se gestionen en las fechas previstas de acuerdo con el
cronograma respectivo?
16. ¿La UT dispone de información operativa confiable para comprobar que
los servicios prestados por la entidad sean consistentes con los montos
recaudados?
17. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica que la entrega de bienes
y la prestación de servicios por la entidad haya generado los ingresos
financieros correspondientes?
18. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica que las recaudaciones
sean consistentes con los tiempos de entrega de bienes y la prestación de
servicios sin que existan demoras injustificadas?
19. ¿La UT identifica periódicamente (semanalmente) los desvíos en las
recaudaciones de acuerdo con los montos y las fechas previstas y los
informa a la Dirección Administrativa para que instruya las acciones
correctivas que se consideren necesarias?
20. ¿La UT comprueba diariamente que el monto de las recaudaciones sea
consistente con las planillas emitidas por los cajeros para tales efectos?
21. ¿El responsable de la Unidad Financiera comprueba que las
recaudaciones se hayan depositado íntegramente en las cuentas bancarias
autorizadas hasta el próximo día hábil respecto del momento de la
recaudación?
22. ¿El responsable de la Unidad Financiera exige y verifica la realización de
acciones oportunas para la identificación inmediata de acreditaciones
cuya procedencia se desconoce?
23. ¿El responsable de la UT verifica diariamente que se hayan emitido los
comprobantes de ingreso correspondientes a las recaudaciones
efectuadas?
24. ¿El servidor público de la UT que emite los comprobantes de ingreso
verifica la existencia de la documentación necesaria para identificar
origen, integridad y exactitud de los montos recaudados?
25. ¿El servidor público que registra los ingresos verifica previamente que
los comprobantes hayan sido rubricados por el responsable de su
emisión?
26. ¿La UT realiza conciliaciones periódicas de las recaudaciones
comparando los montos registrados en las libretas bancarias con los
resúmenes bancarios?
27. La UT detecta las diferencias en las acreditaciones e informa al
responsable de la UT para que se instruyan las acciones
correspondientes?
28. ¿El responsable de la UT analiza las causas de los incumplimientos al
cronograma de recaudaciones e informa a la Dirección Administrativa
para que se instruyan las acciones correspondientes que mejoren la
eficacia y eficiencia de las recaudaciones?
29. ¿La Dirección Administrativa aprueba las modificaciones a los
cronogramas de recaudaciones coordinando con la Unidad de
Presupuesto y la Unidad de Planificación por los efectos que se generan
en el presupuesto y en el POA?
30. Actividades de control para asegurar una programación adecuada de las
recaudaciones.
31. ¿El responsable de la Unidad Financiera aprueba el cronograma de
recaudaciones para toda la gestión verificando previamente la
razonabilidad de la distribución sobre la base de los siguientes aspectos?:
- Disposiciones legales.
- Necesidades financieras de la entidad.
- Actividades de producción y prestación de servicios que desarrolla la
entidad.
32. ¿La UT realiza el seguimiento a las rendiciones y verifica el
cumplimiento de las fechas de las mismas comprobando los montos
rendidos con la documentación de respaldo correspondiente?
33. ¿La UT verifica que la documentación de respaldo de las rendiciones de
cuenta incluya las aprobaciones correspondientes?
34. ¿La UT verifica antes de su procesamiento que los pagos hayan sido
aprobados por los niveles jerárquicos correspondientes?
35. ¿La UT impide la realización de pagos sin documentación de respaldo
debidamente aprobada o con documentación incompleta?
36. ¿El Jefe de la UT aprueba la información sobre la disponibilidad de
fondos y el nivel de liquidez que presenta la situación financiera de la
entidad previa verificación de la confiabilidad de los datos considerados?
37. ¿La UT comprueba que las cuotas trimestrales de compromisos
propuestas por la UP sean consistentes con el volumen de recaudación
previsto?
38. ¿El responsable de la Unidad Financiera aprueba la determinación de las
cuotas de devengamiento que utilizará o aplicará la UP previa
verificación de su consistencia con el volumen de ingresos devengados y
con el nivel de producción o prestación de servicios?
39. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica, antes de su aprobación,
que las cuotas de devengamiento atiendan principalmente las prioridades
establecidas en el SPO?
40. ¿El responsable de la Unidad Financiera aprueba la determinación de las
cuotas de pago considerando el volumen de las cuotas de devengamiento
aprobadas, las condiciones de pago acordadas para las contrataciones
devengadas y el flujo de ingresos proyectado?
41. ¿El responsable de la Unidad Financiera verifica, antes de la aprobación
de las cuotas de pago, que su monto no supere el saldo de efectivo
vigente al momento de su determinación; como también, que existan las
partidas presupuestarias relacionadas con los gastos y que se identifique
la fuente de financiamiento correspondiente?
42. ¿El responsable de la Unidad Financiera comprueba que periódicamente
se realicen conciliaciones entre los resúmenes bancarios y las libretas
bancarias para verificar la adecuación de los saldos en cada una de las
cuentas abiertas por fuente de financiamiento? 17. Actividades de control
independientes desarrolladas por la UAI.
43. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuación de los
procesos del ST relacionados con la recaudación y la administración de
recursos?
44. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en el ST?
45. ¿La UAI realiza arqueos sorpresivos y periódicos de fondos y valores
para detectar posibles errores en la aplicación de controles de
procesamiento?
46. ¿La UAI verifica la existencia de un Reglamento Específico para el ST
aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas básicas vigentes?
47. ¿La UAI verifica la existencia de la UT como la unidad encargada
específicamente de la aplicación del ST?
48. ¿La MAE está informada de los incumplimientos que haya detectado la
UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
49. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el ST?
F. Sistema de Crédito Público 1. ¿Existe control por oposición entre el responsable de la Dirección
Administrativa y los servidores públicos que tienen las siguientes
responsabilidades relacionadas con la deuda pública?:
- Inicio.
- Negociación.
- Contratación.
- Utilización.
- Registro.
2. Protección física de la documentación utilizada y generada en los
procesos de administración de la deuda pública.
3. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con el SCP?
4. ¿Los archivos físicos de la documentación presentada para el inicio de
operaciones de crédito público; como también, para la contratación de la
deuda pública, están ubicados en lugares protegidos bajo la
responsabilidad de la Unidad Técnico Operativa (UTO) y cuentan con
acceso restringido?
5. ¿El responsable de la custodia entrega documentación en préstamo con
identificación del solicitante dejando constancia de ello, y exige la
devolución en tiempo y forma?
6. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
7. ¿El Reglamento Específico (RE-SCP) y los registros de las operaciones
de las operaciones de crédito público cuentan con medidas de seguridad
contra pérdidas y modificaciones no autorizadas?
8. ¿El RE-SCP ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
9. ¿El RE-SCP ha sido aprobado por resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
10. ¿La Dirección Administrativa (DA) aprueba la documentación a ser
presentada al Ministerio de Hacienda para solicitar el inicio de las
operaciones de crédito público verificando previamente las siguientes
características financieras?:
- El servicio de la deuda de la gestión corriente (amortizaciones,
intereses y comisiones) no podrá exceder el 20% de los ingresos
corrientes recurrentes de la gestión anterior.
- El valor presente de la deuda total no podrá exceder el 200% de los
ingresos corrientes de la gestión anterior.
11. ¿La DA aprueba la documentación a ser presentada al Ministerio de
Hacienda para solicitar el inicio de las operaciones de crédito público
verificando previamente la exactitud e integridad de la siguiente
información económico-financiera?:
- Importe y perfil de la deuda ya contraída.
- Importe y perfil de nuevas obligaciones a contraer.
- Flujo de fondos proyectado para el período de duración del
endeudamiento.
12. ¿La DA aprueba la documentación técnica a ser presentada al Ministerio
de Hacienda previa verificación de su exactitud sobre las características
principales de las operaciones de crédito público que se solicita iniciar?
13. ¿La MAE refrenda la documentación que se presenta al Ministerio de
Hacienda para el inicio de las operaciones de crédito público previa
verificación que la DA haya aprobado toda la información técnica,
económica y financiera necesaria?
14. Actividades de control para asegurar que se lleve a cabo la negociación
real, una vez emitido el certificado de registro de la solicitud de inicio de
operaciones de crédito público.
15. ¿La DA realiza un seguimiento del proceso de concertación entre el
acreedor y el negociador de la entidad para determinar las condiciones
financieras y legales del préstamo e informa a la MAE?
16. ¿La MAE aprueba la información sobre el desarrollo de las
negociaciones que la UTO debe proporcionar al Ministerio de Hacienda
para registro, seguimiento y evaluación?
17. ¿La DA aprueba la siguiente documentación que debe reunir la UTO a
efectos de presentarla al Ministerio de Hacienda para la contratación de
la deuda?:
- Certificado de registro de inicio de operaciones.
- Tipo de deuda, especificando si se trata de deuda interna o externa; de
largo o corto plazo.
- Monto máximo de la operación.
- Condiciones financieras de la operación.
- Cuadro de amortización.
- Destino del financiamiento.
18. ¿La DA, en caso de contratación de deuda pública externa, efectúa un
seguimiento periódico para conocer la publicación del Decreto Supremo
que autoriza al Ministerio de Hacienda a suscribir el contrato de
préstamo respectivo y la ley que aprueba dicho contrato?
19. ¿La MAE exige informes periódicos a la DA sobre el avance del proceso
e instruye a la UP para el registro presupuestario una vez concretada la
contratación de la deuda?
20. ¿La MAE, en caso de contratación de deuda pública interna, confirma
que el monto de dicha contratación se encuentre dentro de límites y
condiciones de endeudamiento establecidos por las normas vigentes?
21. ¿El Jefe de la UP verifica que sólo se ejecuten gastos financiados con
deuda pública cuando existan los contratos y el correspondiente registro
en el presupuesto de la gestión?
22. ¿La DA verifica periódicamente que la UTO mantenga un registro
actualizado y conciliado de las operaciones de crédito público?
23. ¿La DA comprueba que la UTO conserve la siguiente documentación
sobre la deuda pública contraída que debe ser consistente con la
información incluida en los registros mencionados precedentemente?:
- Contrato de préstamo entre el organismo financiador y la República.
- Convenio subsidiario, suscrito entre el Ministerio de Hacienda y las
entidades de transferencia.
- Contrato de financiamiento, suscrito entre la entidad de transferencia y
la entidad ejecutora.
- Otros que determine el Ministerio de Hacienda.
24. ¿La DA comprueba periódicamente el cumplimiento de las condiciones
financieras y contractuales para detectar posibles incumplimientos que
deben ser reportados inmediatamente al Ministerio de Hacienda por parte
de la UTO?
25. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuación de los
procesos del SCP relacionados con la administración de la deuda
pública?
26. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en el SCP?
27. ¿La UAI verifica la existencia de un Reglamento Específico para el SCP
aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas básicas vigentes?
28. ¿La UAI verifica la existencia de la UTO como la unidad encargada
específicamente de la aplicación del SCP?
29. ¿La UAI verifica que la entidad presenta al Ministerio de Hacienda, al
final de cada gestión; el estado actualizado de su deuda pública
debidamente auditado?
30. ¿La UAI verifica que a UTO lleve un registro actualizado de las
operaciones de crédito público y cruza dicha información con los saldos
patrimoniales, cuando corresponda?
31. ¿La UAI verifica que la UTO conserve los contratos y convenios
relacionados con la deuda pública?
32. ¿La MAE está informada de los incumplimientos que haya detectado la
UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
33. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el SCP?
G. Sistema de Contabilidad Integrada 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- Aprobación de los comprobantes previamente al registro
- Registro contable.
- Custodia de registros, comprobantes y documentación de respaldo.
2. Protección física de la documentación utilizada y generada en el
procesamiento y elaboración de los registros y estados financieros.
3. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con el SCI?
4. ¿Los archivos físicos de los comprobantes que las operaciones
realizadas; como también, de toda la documentación respaldatoria de las
mismas, están ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de
la Unidad de Contabilidad (UC) y cuentan con acceso restringido?
5. ¿El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la
documentación respaldatoria y exista constancia de su procesamiento?
6. ¿El responsable de la custodia entrega documentación en préstamo con
identificación del solicitante dejando constancia de ello, y exige la
devolución en tiempo y forma?
7. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
8. ¿El Reglamento Específico (RE-SCI) y los registros contables cuentan
con medidas de seguridad contra pérdidas y modificaciones no
autorizadas?
9. ¿El RE-SCI ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
10. ¿El RE-SCI ha sido aprobado por resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
11. ¿El Contador General aprueba (validación) el registro de los
comprobantes previa verificación de la imputación correcta de las
cuentas correspondientes y la existenciade documentación suficiente de
respaldo de las siguientes operaciones?:
11.1. Todas las operaciones devengadas en el período considerando la
documentación de respaldo necesaria.
11.2. Activación de los costos de Estudios e Investigaciones.
11.3. Activación de los costos de supervisión de las inversiones en Bienes de
Dominio Privado y Público hasta la conclusión de los mismos.
11.4. Cálculo de depreciaciones y amortizaciones de los activos fijos e
intangibles.
11.5. Fondos en avance entregados y rendidos.
11.6. Obligaciones de impuestos sobre la base de las declaraciones juradas
correspondientes.
11.7. Ajuste por inflación de los saldos activos y pasivos y no monetarios
según variación de la UFV.
11.8. Ajuste de los saldos en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre.
11.9. Valuación de inventarios por el método PEPS (Primeras Entradas,
Primeras Salidas)
12. ¿La UC realiza conciliaciones periódicas (mensuales) por servidores
públicos independientes del registro sobre las siguientes cuentas?:
- Bancos
- Cuentas a cobrar
- Cuentas a pagar
- Inventarios o existencias
- Activos fijos
13. ¿La UC verifica información operativa para confirmar que todas las
operaciones devengadas hayan sido registradas en el período
correspondiente?
14. ¿Los servidores públicos que realizan las conciliaciones informan al
Contador General para que se instruya las acciones correspondientes
sobre las diferencias sujetas a posibles ajustes contables?
15. ¿La UC ajusta oportunamente las diferencias o partidas conciliatorias
evidenciadas y autorizadas por el Contador General?
16. El Contador General aprueba, previa verificación de la documentación
de sustento, los ajustes contables relacionados con los siguientes
aspectos:
- Diferencias de inventario en Bienes de Dominio Privado.
- Diferencias de inventario en las construcciones de Bienes de Dominio
Público.
- Diferencias de inventario en Almacenes.
- Previsiones para regularizar los saldos de las cuentas de activos
exigibles.
17. ¿La Dirección Administrativa elabora un cronograma para la emisión de
los estados financieros considerando los tiempos necesarios para la
auditoria financiera?
18. ¿La Dirección Administrativa verifica el cumplimiento de los plazos de
emisión y entrega de la información a la UAI para la realización del
examen sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros?
19. ¿La MAE de la entidad exige el cumplimiento del cronograma para la
presentación de los EEFF a la CGR y al Viceministerio de Presupuestos
y Contaduría con el informe del auditor interno en los plazos previstos
por las leyes y normas vigentes?
20. ¿El Contador General suscribe la emisión de la información financiera
previa verificación de la consistencia de los registros y estados
financieros emitidos realizando las pruebas correspondientes?
21. ¿El Contador General evidencia la verificación de los siguientes aspectos
antes de suscribir la información financiera y remitirla para la firma del
responsable de la Unidad Financiera (UF) y de la MAE?2
21.1. Presentación de estados financieros comparativos con la gestión
anterior.
21.2. Presentación de estados financieros agregados o consolidados con
todos los programas y proyectos de la entidad.
21.3. Inclusión de todas las notas a los estados financieros que se consideren
necesarias.
21.4. Elaboración de todos los registros obligatorios para la entidad.
21.5. Presentación de todos los estados financieros básicos y
complementarios que correspondan a la naturaleza de la entidad.
21.6. Presentación de activos y pasivos clasificados en corrientes y no
corrientes, cuando corresponda.
21.7. Consistencia entre la ejecución presupuestaria con el estado de
resultados o de recursos y gastos.
21.8. Equilibrio en la Cuenta Ahorro-Inversión- Financiamiento.
21.9. Consistencia del saldo final del efectivo con el saldo patrimonial al
cierre de gestión.
21.10. Consistencia del resultado del ejercicio expuesto en el estado de
resultados con el considerado en el estado de evolución del
patrimonio neto.
22. ¿El responsable de la UF suscribe la información financiera previa
comprobación de los controles aplicados por el Contador General para
asegurar la consistencia e integridad de los registros y estados
financieros emitidos?
23. ¿La MAE firma los estados financieros verificando que previamente
hayan firmado y aplicado los controles correspondientes el Contador
General y el responsable de la UF?
24. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuación de los
procesos del SCI relacionados con el procesamiento de la información
contable y la elaboración de registros y estados financieros?
25. ¿La UAI verifica que la entidad haya implantado un sistema de
contabilidad que integre la información patrimonial, presupuestaria y
financiera en un sistema único?
26. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en el SCI?
27. ¿La UAI realiza arqueos sorpresivos y periódicos de fondos y valores
para detectar posibles errores en la aplicación de controles de
procesamiento?
28. ¿La UAI verifica la existencia de un Reglamento Específico para el SCI
aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas básicas vigentes?
29. ¿La UAI verifica la existencia de un manual de contabilidad, cuando
corresponda, consistente con las normas básicas de contabilidad
vigentes?
30. ¿La UAI verifica la existencia de la Unidad Contable (UC) como la
unidad encargada específicamente de la aplicación del SCI?
31. ¿La UAI verifica que el Contador General de la entidad tiene formación
profesional; registro y autorización para el ejercicio de sus funciones
contables?
32. ¿La MAE está informada de los incumplimientos que haya detectado la
UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
33. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el SCI?
H. Sistema de Administración de Bienes y Servicios 1. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen las
siguientes responsabilidades?:
- MAE.
- Responsable del Proceso de Contratación en licitaciones públicas
(RPC).
- Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la
Producción y Empleo (RPA).
- Responsable de la Unidad Administrativa.
2. ¿Existe control por oposición entre los servidores públicos que tienen
las siguientes responsabilidades?:
- Responsable de la Unidad Administrativa.
- Responsable de Almacenes.
- Responsable de Activos Fijos.
3. ¿Los servidores públicos de la Comisión de Calificación (CC) son
distintos de los que participan en la Comisión de Recepción?
4. ¿Los archivos físicos de la Unidad Administrativa (UA) cuentan con
acceso restringido y están ubicados en lugares protegidos para el
resguardo de los comprobantes y documentos generados y utilizados en
la contratación de bienes y servicios, entre otros?:
- Garantías recibidas en los procesos de contratación de bienes, obras,
servicios generales y de consultoría.
- Expedientes de los procesos de contrataciones bajo las siguientes
modalidades en sus diferentes formas: Apoyo Nacional a la Producción
y Empleo, Licitación Pública, Contratación por Excepción,
Contratación por Emergencias y Otras Contrataciones con Objetos
Específicos.
5. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentación
relacionada con los procesos de contrataciones en el marco de las normas
básicas del SABS?
6. ¿El responsable de la custodia de archivos verifica que los comprobantes
adjunten la documentación respaldatoria correspondiente?
7. ¿El responsable de la custodia de archivos entrega documentación en
préstamo con identificación del solicitante dejando constancia de ello, y
exige la devolución en tiempo y forma?
8. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
9. ¿El Reglamento Específico (RE-SABS) y los registros de la UA cuentan
con medidas de seguridad contra pérdidas y alteraciones?
10. ¿El RE-SABS ha sido compatibilizado por el Órgano Rector del sistema?
11. ¿El RE-SABS ha sido aprobado por resolución interna expresa de la
instancia resolutiva correspondiente?
12. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de los registros y de la
documentación relacionada con la administración de almacenes?
13. ¿Los archivos físicos de Almacenes tienen acceso restringido y están
ubicados en lugares protegidos contra siniestros, bajo la responsabilidad
de la Unidad Administrativa, para el resguardo de los registros; como
también, de los comprobantes utilizados y de los documentos recibidos
en la administración de almacenes?:
- Documento de recepción oficial.
- Nota de remisión.
- Orden de compra.
- Nota de adjudicación.
- Contrato.
- Documento de convenio de donación o transferencia.
14. ¿El responsable de la custodia de archivos verifica que los
comprobantes recibidos adjunten la documentación de sustento
correspondiente?
15. ¿El responsable de la custodia de archivos entrega documentación en
préstamo con identificación del solicitante dejando constancia de ello, y
exige la devolución en tiempo y forma?
16. ¿Los archivos de la documentación de ingresos y salidas de almacenes
presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
17. ¿Los registros de almacenes y los procedimientos y/o instructivos para el
manejo y disposición de bienes cuentan con medidas de seguridad contra
pérdidas y modificaciones no autorizadas?
18. ¿Se ha determinado el responsable de la custodia de los registros y de la
documentación recibida, utilizada y generada en la administración de
activos fijos muebles e inmuebles?
19. ¿Los archivos físicos de Activos Fijos cuentan con acceso restringido y
están ubicados en lugares protegidos contra siniestros, bajo la
responsabilidad de la Unidad Administrativa, para el resguardo de los
registros; como también, de los comprobantes utilizados y de los
documentos recibidos en la administración de activos fijos?:
- Documento de recepción oficial de bienes.
- Registros de existencias de bienes de consumo.
- Catálogos físicos y/o informáticos de los bienes de consumo.
- Documentos que respaldan los registros sobre las entregas de bienes de
consumo.
- Constancia escrita de la entrega de bienes a los servidores públicos en
las que ellos expresen la conformidad de la recepción mediante su
firma.
- Copia de la documentación legal de los bienes muebles e inmuebles
sujetos a registro de su derecho propietario.
- Registros de existencias de activos fijos muebles.
- Registros de existencias de activos fijos inmuebles.
20. ¿El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la
documentación de sustento correspondiente?
21. ¿El responsable de la custodia entrega documentación en préstamo con
identificación del solicitante dejando constancia de ello, y exige la
devolución en tiempo y forma?
22. ¿Los archivos presentan índices y correlatividad que permitan una rápida
individualización de la documentación que contienen para su consulta?
23. ¿El responsable de la UA ha implantado medidas de seguridad y
vigilancia de ingresos y salidas considerando el acceso restringido, como
también, la ubicación de los almacenes en lugares con protección
adecuada robos, hurtos, incendios y otros siniestros?
24. ¿Existe un sólo Jefe de Almacenes responsable de su administración? (si
existieran subalmacenes, los responsables de éstos responden ante el
único Jefe de Almacenes).
25. ¿El responsable de Almacenes cuenta con los conocimientos necesarios
en función de la complejidad y características técnicas de los bienes que
custodia?
26. ¿El responsable de Almacenes verifica que los bienes a ingresar cuenten
con la documentación correspondiente para realizar el registro?:
- Documento de recepción oficial.
- Nota de remisión.
- Orden de compra.
- Nota de adjudicación.
- Contrato.
- Documento de convenio de donación o transferencia.
27. ¿El responsable de Almacenes verifica que los bienes a retirar cuenten
con la documentación correspondiente para el registro y entrega e impide
retiros sin documentación autorizada?:
- Documento con la rúbrica de la autoridad competente.
28. ¿El responsable de la UA ha solicitado la contratación de seguros contra
siniestros para los almacenes?
29. ¿El responsable de la UA realiza inspecciones de las instalaciones de los
almacenes periódicamente para confirmar la aplicación de las medidas de
seguridad y conservación implantadas?
30. ¿El responsable de la UA realiza inventarios periódicos para comprobar
la exactitud de sus registros y el estado de conservación de los bienes
almacenados?
31. ¿Se investigan las causas de las diferencias en los registros de los
inventarios físicos?
32. ¿Se informa a la Dirección Administrativa y a la Unidad Contable,
cuando corresponda, para que se instruyan las acciones correspondientes
y se ajusten las diferencias de inventario?
33. ¿La Unidad Contable realiza la toma de inventarios de almacenes al
cierre de cada gestión con la participación del responsable de la UA y la
UAI?
34. ¿El responsable de la UA ha implantado medidas de seguridad y
vigilancia de ingresos y salidas considerando el acceso restringido, como
también, la ubicación de los depósitos en lugares con protección
adecuada robos, hurtos, incendios y otros siniestros?
35. ¿Los depósitos cuentan con acceso restringido y están ubicados en
lugares aptos que permitan una conservación y protección adecuada de
los bienes contra daños, robos, hurtos, mermas, pérdidas, deterioros,
incendios y otros siniestros?
36. ¿La Unidad Administrativa ha determinado el responsable de la Unidad
de Activos Fijos (UAF)?
37. ¿El responsable de la UAF verifica que los bienes a ingresar cuenten con
la documentación correspondiente para el registro?:
- Documento de recepción oficial.
- Nota de remisión.
- Orden de compra.
- Nota de adjudicación.
- Contrato.
- Documento de convenio de donación o transferencia.
38. ¿El responsable de la UAF verifica que los bienes a retirar cuenten con la
documentación correspondiente para el registro y entrega e impide
retiros sin documentación autorizada?:
- Documento u orden de entrega con la rúbrica de la autoridad
competente.
39. ¿El responsable de la UAF pone en conocimiento por escrito a los
servidores públicos que reciben utilizan los bienes sobre las
responsabilidades que asumen en cuanto al uso adecuado, custodia y
mantenimiento de los bienes hasta el momento de su devolución
documentada fehacientemente?
40. ¿El responsable de la UAF lleva un registro actualizado de los bienes
entregados a los servidores públicos de la entidad que permita la rápida
identificación del bien, el usuario y la dependencia de destino?
41. ¿El responsable de la UAF pone en conocimiento de los usuarios, en
forma escrita, de las fechas del mantenimiento preventivo que debe
cumplirse para evitar reparaciones e interrupciones prolongadas en las
prestaciones de dichos activos?
42. ¿El responsable de la UAF pone en conocimiento de los usuarios, en
forma escrita, de las prohibiciones que tienen los servidores públicos en
cuanto al uso de los bienes, considerando especialmente prohibidos los
siguientes actos?:
- Usar los bienes para beneficio particular o privado.
- Permitir el uso para beneficio particular o privado.
- Prestar o transferir el bien a otro empleado público.
- Enajenar el bien por cuenta propia.
- Dañar o alterar las características físicas o técnicas activo fijo.
- Poner en riesgo el bien.
- Ingresar bienes particulares sin autorización de la unidad o responsable
de activos fijos.
- Sacar bienes de la entidad sin autorización de la unidad o responsable
de activos fijos.
43. ¿La UAF coordina con la URH para la devolución antes de su retiro de la
entidad de los activos fijos asignados que fueran asignados los servidores
públicos?
44. ¿El responsable de la UAF ha solicitado la contratación de seguros para
los activos fijos con valores significativos?
45. ¿El responsable de la Unidad Administrativa realiza inspecciones de las
instalaciones periódicamente para confirmar el funcionamiento adecuado
de las medidas de seguridad y conservación?
46. ¿El responsable de la Unidad Administrativa realiza inventarios
periódicos para comprobar la exactitud de los registros físicos de los
activos fijos?
47. ¿Se investigan las causas de las diferencias respecto de los registros
físicos de activos fijos?
48. ¿Se informa a la Dirección Administrativa y a la Unidad Contable,
cuando corresponda, para que se instruyan las acciones correspondientes
y se realicen los ajustes por las diferencias detectadas?
49. ¿La Unidad Contable realiza la toma de inventarios de activos fijos al
cierre de cada gestión con la participación del responsable de la Unidad
Administrativa y la UAI?
50. ¿La UA realiza inspecciones periódicas para observar el mantenimiento
de los inmuebles y de las instalaciones?
51. ¿La UA coordina con los jefes de unidades el plan de mantenimiento
preventivo para preservar la funcionalidad de las instalaciones?
52. ¿El responsable de la UA ha implantado las siguientes medidas de
salvaguarda?:
- Solicitar la contratación de seguros contra incendios, inundaciones,
desastres naturales y los que la entidad considere pertinentes.
- Establecer medidas de vigilancia y seguridad física de las instalaciones.
- Establecer medidas de seguridad industrial, cuando corresponda.
- Mantener saneada y resguardada la documentación técnico legal de los
bienes inmuebles de la entidad.
53. ¿Los requerimientos escritos son aprobados por el responsable del
Unidad Solicitante (US) previa verificación de los siguientes aspectos?:
- La existencia de la partida presupuestaria ejecutable con saldo
suficiente.
- Los pedidos de servicios incluyen especificaciones técnicas y los
términos de referencia correspondientes; como también, una
justificación del requerimiento en concordancia con el POA, el
Programa Anual de Contrataciones (PAC), el presupuesto y el flujo de
fondos aprobado.
- Los pedidos de bienes deben justificarse considerando el nivel de
existencias que presenta el inventario físico actualizado de los ítems
requeridos.
- Estimación del precio referencial de cada contratación, considerando
como base a los precios de mercado, los costos estimados en los
estudios de diseño final, y otras fuentes de información.
54. ¿El responsable de la UA desarrolla las funciones a su cargo
establecidas en DS 0181?
55. ¿El responsable de la UA realiza el seguimiento al cumplimiento de los
contratos sobre la base de la información elaborada por la UA de acuerdo
con el DS. 0181?
56. ¿La MAE realiza las siguientes verificaciones?
56.1. Procedencia de la Contratación por Excepción.
56.2. Inscripción en el POA y la existencia de certificación presupuestaria
para iniciar el proceso.
56.3 Remisión de la información de los procesos de contratación por
excepción a la CGE una vez suscrito el contrato.
57. ¿El responsable del Proceso de Contratación en Licitaciones Públicas
(RPC) desarrolla las funciones a su cargo establecidas en el DS 0181?
58. ¿El responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la
Producción y Empleo (RPA) desarrolla las funciones a su cargo
establecidas en el DS 0181?
59. ¿La UA realiza verificaciones periódicas sobre los registros de los bienes
que se administran bajo su responsabilidad para confirmar su
actualización permanente cruzando información de los últimos
movimientos?
60. ¿La UA verifica que los registros permitan conocer la identificación,
clasificación, codificación y ubicación de los bienes?
61. ¿La UA confirma que los registros presenten información sobre el estado
de conservación y obsolescencia en que se encuentran los bienes?
62. ¿La UA confirma que los bienes incluidos en los registros tengan la
documentación legal sobre su propiedad e inscripción en los registros
oficiales correspondientes?
63. ¿La UA solicita información escrita a los jefes de unidad sobre los bienes
sujetos a disposición y comprueba el estado y las características de los
bienes, analizando y justificando los siguientes aspectos para la emisión
del “análisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa?
- La no utilización del bien.
- Las condiciones actuales de los mismos.
- Las posibilidades de utilización del bien en un corto, mediano o largo
plazo.
- Vida útil, que identifica a los bienes que hayan cumplido el período de
vida útil estimado y su sustitución sea recomendable.
64. ¿La MAE aprueba el informe elaborado por la UA sobre la disposición
de bienes previa revisión y análisis del informe anterior e instruye su
inclusión en el POA de la entidad, particularmente verifica la
documentación de los siguientes aspectos?:
- Tipo de bienes.
- Análisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa.
- Recomendación de la modalidad a utilizarse.
- Precio base de los bienes a disponer.
- Documentación de respaldo de los bienes a ser dispuestos.
65. ¿La UA inicia el proceso de disposición una vez que el POA de la
entidad haya sido aprobado y que la MAE haya emitido la Resolución
sobre la Disposición de Bienes?
66. ¿La UA aprobará la baja de los bienes previa revisión de los informes de
los responsables y de las actas de verificación o de cualquier otra
documentación que pueda justificar suficientemente alguna de las
siguientes causales?:
- Disposición definitiva de bienes.
- Hurto, robo o pérdida fortuita.
- Mermas.
- Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros.
- Inutilización.
- Obsolescencia.
- Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno
que no será dado de baja.
- Siniestros.
67. ¿Existen controles independientes desarrollados por la Unidad
Administrativa (UA) y la unidad contable sobre la administración de
almacenes?
68. ¿Los ajustes en los registros de almacenes sobre las cantidades
inventariadas son autorizados por el responsable de la UA previo análisis
de las justificaciones documentadas presentadas?
69. ¿La unidad contable identifica las causas de los ajustes a efectos de la
adecuada imputación contable de las diferencias e informa a la MAE los
posibles indicios de responsabilidad vinculados con las deficiencias en el
manejo de los bienes?
70. ¿La UA verifica periódicamente la ejecución presupuestaria de las
compras de materiales consumibles con los ingresos valorizados a
almacenes a fin de detectar inconsistencias que pueden implicar
diferencias de inventario no regularizadas en los registros?
71. ¿La unidad contable realiza los inventarios de materiales al cierre de
cada gestión con la participación de la unidad de almacenes y la UAI?
72. Actividades de control independientes desarrollados por la Unidad
Administrativa (UA) y la unidad contable sobre la administración de
activos fijos.
73. ¿Los ajustes en los registros de activos fijos sobre las cantidades
inventariadas son autorizados por el responsable de la UA previo análisis
de las justificaciones documentadas presentadas?
74. ¿La unidad contable identifica las causas de los ajustes a efectos de la
adecuada imputación contable de las diferencias e informa a la MAE los
posibles indicios de responsabilidad vinculados con el registro, uso,
conservación y mantenimiento de los bienes?
75. ¿La UA verifica periódicamente la ejecución presupuestaria de las
compras de activos fijos con los ingresos valorizados de dichos activos a
fin de detectar inconsistencias que pueden implicar diferencias de
inventario no regularizadas en los registros?
76. ¿La unidad contable realiza los inventarios de activos fijos al cierre de
cada gestión con la participación de la unidad de activos fijos y la UAI,
considerando principalmente la significatividad de los bienes y dando
énfasis a la identificación de bienes en desuso y deteriorados?
77. Actividades de control independientes desarrolladas por la UAI sobre las
contrataciones de bienes.
78. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar el cumplimiento de
los procesos del SABS relacionados con la contratación de bienes?
79. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en los procesos para la contratación de bienes, examinando
particularmente los siguientes aspectos?:
- Los motivos incluidos en las resoluciones correspondientes para
justificar la realización de procesos de “Contrataciones por Excepción”
autorizados por la MAE.
- La realización de procesos de contrataciones menores que evidencien
un fraccionamiento de montos.
- La evidencia de las adjudicaciones que deben ser consistentes con las
“mejores ofertas”.
- La iniciación de procesos de contrataciones con imputación a partidas
presupuestarias correctas y con saldo suficiente.
- La iniciación de procesos de contrataciones previa autorización del
Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la
Producción y Empleo (RPA) o Responsable del Proceso de
Contratación en Licitaciones Públicas (RPC).
80. ¿La UAI verifica la existencia del RE-SABS actualizado de acuerdo con
las normas básicas vigentes, compatibilizado por órgano rector y
aprobado por la MAE?
81. ¿La UAI verifica la existencia de la Unidad Administrativa encargada
específicamente de la aplicación del SABS?
82. ¿La MAE está informada de los incumplimientos que haya detectado la
UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
83. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre los procesos de contrataciones establecidos
en el SABS?
84. ¿La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar el cumplimiento de
los procesos del SABS relacionados con el manejo y disposición de
bienes?
85. ¿La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados
en los procesos diseñados para el adecuado manejo y disposición de
bienes?
86. ¿La UAI participa y verifica la adecuación de los procedimientos de
toma de inventarios al cierre de cada gestión?
87. ¿La UAI realiza pruebas sobre los inventarios para comprobar la
exactitud de los registros?
88. ¿La UAI verifica la existencia del “Manual de Manejo y Disposición de
Bienes y Servicios”?
89. ¿La UAI verifica que la Unidad Administrativa tenga bajo su
dependencia a la unidad o responsable de almacenes y a la unidad o
responsable de activos fijos con funciones específicamente asignadas en
forma independiente y consistente con las normas vigentes?
90. ¿La MAE está informada de los incumplimientos que haya detectado la
UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes?
91. ¿La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones
aceptadas por la MAE sobre el manejo y disposición de bienes?
COMPONENTE: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTIDAD: ÁREA/UNIDAD:
RESPONSABLE: ENTREVISTADO:
ALCANCE: FECHA:
C O N D I C I O N A N T E S SI NO N/A REF.P/T
I. Información
1. ¿Las funciones que deben desarrollar las áreas y unidades están
determinadas con integridad en el Manual de Organización y Funciones?
2. ¿Las áreas y unidades administrativas cuentan con procedimientos
consistentes con las Normas Básicas de los Sistemas de Administración
para ejecutar sus operaciones bajo su responsabilidad?
3. ¿Las áreas y unidades sustantivas cuentan con un Manual de Procesos
que regule los procedimientos para desarrollas las operaciones
correspondientes?
4. ¿Se han establecido formalmente las funciones específicas y continuas
de los puestos, como también, los resultados que se esperan de cada uno
de los servidores públicos?
5. ¿La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos integrado
y adaptado a las necesidades que permita la generación de información
exacta y oportuna para la toma de decisiones?
6. ¿Existen servidores públicos con la capacidad técnica necesaria para
procesar oportunamente la información financiera y controlar la
exactitud de los registros?
7. ¿Se emiten oportunamente informes sobre el seguimiento de la ejecución
financiera del presupuesto?
8. ¿Se genera información periódica confiable y oportuna sobre los
principales activos y pasivos financieros de la entidad?
9. ¿La entidad cuenta con un sistema de información operativa específico
sobre la prestación de servicios y/o la producción de bienes que permita
la generación de información confiable para la toma de decisiones?
10. ¿Se generan informes operativos confiables y oportunos para el
seguimiento a la ejecución física de las operaciones y objetivos
programados?
11. ¿La dirección superior ha determinado las necesidades de información y
la periodicidad de su emisión?
12. ¿Se realizan reuniones periódicas entre la dirección superior y los
responsables de las operaciones para informar el avance de la gestión y
tomar decisiones oportunas?
13. ¿Los sistemas operativos han sido diseñados específicamente para la
entidad con la cooperación de los responsables de las operaciones y los
usuarios de las aplicaciones?
14. ¿Existen procesos de capacitación con alcance a todos los involucrados
sobre los nuevos sistemas de información diseñados o las modificaciones
a los sistemas vigentes?
15. ¿Los sistemas de información operativa satisfacen las necesidades
información para los responsables superiores?
16. ¿La dirección superior está informada de las necesidades de nuevos
desarrollos o mejora de los sistemas de información de la entidad?
17. ¿Se destinan recursos suficientes para mejorar o desarrollar sistemas de
información eficaces?
18. ¿Existen procedimientos que establezcan la naturaleza, fuentes y
periodicidad de la información necesaria?
19. ¿La entidad ha determinado los responsables de obtener, transmitir y
analizar esta información que permita monitorear el entorno?
20. ¿Las sugerencias, quejas y otras informaciones son obtenidas y
comunicadas a los servidores públicos encargados de su análisis y
respuesta cuando sea pertinente?
21. ¿La dirección superior tiene conocimiento de la información relevante
que se obtiene de los usuarios?
22. ¿La dirección superior realiza seguimiento a la implantación de las
decisiones que se tomen sobre las necesidades y el nivel de satisfacción
de los usuarios?
II. Comunicación
1. ¿Existen canales de comunicación bidireccionales y suficientes para que
los servidores públicos conozcan la información relacionada con las
tareas que deben realizar, los procedimientos y sus responsabilidades
frente a los controles internos?
2. ¿Los servidores públicos conocen los objetivos de las actividades en la
cuales participan y cómo sus tareas contribuyen a lograrlos?
3. ¿Los servidores públicos conocen cómo sus tareas afectan a, y son
afectadas por, las tareas de otros servidores públicos?
4. ¿Se les comunica a los nuevos servidores públicos la información
relacionada con los procedimientos, reglamentos y controles específicos
que deben aplicar?
5. ¿Los servidores públicos del Interior del país conocen las políticas y
procedimientos vigentes que se hayan determinado y aprobado
centralmente?
6. ¿Los servidores públicos conocen los medios de comunicación
utilizables y el destinatario de la información sobre irregularidades
detectadas en relación con las operaciones de la entidad?
7. ¿Se han establecido y difundido al interior de la entidad procedimientos
eficaces para comunicar acciones impropias de los responsables
jerárquicos a las instancias correspondientes?
8. ¿La entidad ha establecido medios de comunicación aptos para la
comunicación inmediata de información urgente a todos los servidores
públicos correspondientes?
9. ¿Existe una comunicación efectiva (fluida, suficiente y oportuna) entre
todas las áreas y unidades de la entidad para la realización de
operaciones mancomunadas o que requieren esfuerzos compartidos para
el logro de objetivos?
10. ¿Existe una comunicación efectiva entre los servidores públicos que
participan de una operación determinada para facilitar la coordinación y
la realización eficiente de las tareas?
11. ¿La entidad ha determinado canales y medios de comunicación para
coordinar actividades con los entidades tutoras?
12. ¿La entidad ha establecido un sistema efectivo, seguro y eficiente para el
registro de comunicaciones internas y externas (hojas de ruta)?
13. ¿Las comunicaciones externas recibidas y emitidas por la entidad se
registran en forma centralizada identificando al menos, referencia y
fecha del documento, cantidad de hojas del documento, emisor,
destinatario, fecha de recepción e instrucciones pertinentes para el
destinatario interno?
14. ¿El sistema de registro permite un seguimiento de la información
comunicada internamente a efectos de poder comprobar el cumplimiento
en tiempo en forma de las instrucciones impartidas?
15. ¿La entidad ha determinado los responsables del registro y el
seguimiento de las comunicaciones internas?
COMPONENTE: SUPERVISIÓN
ENTIDAD: ÁREA/UNIDAD:
RESPONSABLE: ENTREVISTADO:
ALCANCE: FECHA:
C O N D I C I O N A N T E S SI NO N/A REF.P/T
I. Supervisión Continua
1. ¿La dirección superior realiza un seguimiento a las políticas y al
cumplimiento de los objetivos de gestión en el marco de las estrategias
de la entidad?
2. ¿La dirección superior ha determinado los responsables de la generación
de la información necesaria que permita el seguimiento de los riesgos y
el desvío al cumplimiento de objetivos de gestión y específicos?
3. ¿La dirección superior instruye las acciones necesarias para perfeccionar
los controles internos sobre la base del seguimiento realizado?
4. ¿Se han determinado las responsabilidades de los supervisores de línea
respecto del alcance de sus funciones incluyendo la proposición de
mejoras sobre las deficiencias detectadas a efectos de implantar nuevos
controles o perfeccionar la aplicación de los controles existentes?
5. ¿Los auditores internos y externos emiten informes sobre las deficiencias
en los controles que detectan en el desarrollo de sus auditorias sobre los
sistemas y las operaciones de la entidad?
6. ¿Las recomendaciones de los auditores internos generan valor agregado
procurando el perfeccionamiento de los controles?
7. ¿Las recomendaciones de los auditores externos son útiles para mejorar
la eficacia de los controles?
8. ¿Se supervisan los puntos críticos de control (autorización, exactitud,
integridad, oportunidad y salvaguarda) sobre las operaciones
administrativas a efectos de evaluar su aplicación efectiva?
9. ¿Existen unidades independientes de las operaciones administrativas que
supervisen la efectividad de las actividades de control aplicadas sobre
los activos financieros, los bienes consumibles y los activos fijos?
10. ¿Los responsables de la supervisión comunican oportunamente las
deficiencias detectadas en el funcionamiento de los componentes del
control interno?
11. ¿Los responsables superiores instruyen las acciones necesarias para
mejorar el diseño de los controles o la efectividad de su aplicación?
12. ¿Se supervisan los puntos críticos de control (autorización, exactitud,
integridad, oportunidad y medidas de seguridad) sobre las operaciones
relacionadas con la prestación de servicios y/o producción de bienes a
efectos de evaluar su aplicación efectiva?
13. ¿La actividad de supervisión se desarrolla con el alcance y la frecuencia
necesaria para detectar deficiencias en la aplicación de controles sobre
las operaciones sustantivas de la entidad?
14. ¿Los responsables de la supervisión comunican oportunamente las
deficiencias detectadas en el funcionamiento de los componentes del
control interno?
15. ¿Los responsables superiores instruyen las acciones necesarias para
mejorar el diseño de los controles o la efectividad de su aplicación?
16. ¿Se solicita información a proveedores, bancos y deudores para evaluar
la efectividad del control interno de los saldos relacionados?
17. ¿Se comunican a los responsables superiores las deficiencias detectadas
en los controles sobre los saldos?
18. ¿Se instruyen las acciones correspondientes para diseñar y perfeccionar
el funcionamiento de los controles?
19. ¿Existe evidencia de la comparación periódica de los registros de
existencias de dinero y otros bienes de la entidad con los activos físicos?
20. ¿Se comunican a los responsables superiores las deficiencias detectadas
en los controles sobre las existencias de bienes?
21. ¿Se instruyen las acciones correspondientes para perfeccionar el diseño y
el funcionamiento de los controles?
22. ¿Los supervisores comprueban la aplicación efectiva de los controles por
oposición de intereses?
23. ¿Se comunican las deficiencias a los responsables superiores sobre los
controles por oposición establecidos en la estructura organizacional?
24. ¿Se instruyen las acciones correspondientes para perfeccionar el diseño y
el funcionamiento de los controles por oposición?
II. Supervisión Puntual
1. ¿Los auditores internos o externos han realizado la auditoria para
determinar el nivel de eficacia del Proceso de Control Interno en un
momento determinado de acuerdo con lo establecido en la normatividad
emitida por la CGE?
2. ¿Las deficiencias detectadas son comunicadas mediante informes
escritos para el conocimiento de la máxima autoridad ejecutiva de la
entidad (MAE)?
3. ¿Existen autoevaluaciones del Proceso de Control Interno cuyos
resultados permitan perfeccionar el funcionamiento de los controles y
mejorar el nivel de eficacia de dicho proceso?
4. ¿Existen pronunciamientos escritos de la MAE sobre la aceptación o
rechazo de las recomendaciones?
5. ¿Existen cronogramas para la implantación de las recomendaciones?
6. ¿La MAE monitorea y exige la implantación oportuna de las
recomendaciones?
7. ¿Se implantan las recomendaciones adecuadamente en cumplimiento de
las instrucciones de la MAE?
8. ¿La UAI realiza seguimiento a las recomendaciones aceptadas incluidas
en sus informes sobre el Proceso de Control Interno, como también, a las
recomendaciones aceptadas que hayan emitido las Firmas Privadas de
Auditoria?
9. ¿La UAI informa a la MAE el resultado de los seguimientos a las
recomendaciones sobre el nivel de implantación de las mismas?
ANEXO II: INDICADORES DE GESTIÓN
INTRODUCCION
La medición del desempeño es la base fundamental sobre la que la Administración del
Desempeño puede ser construida, actualmente, es una prioridad para todas las instituciones del
sector público en los países avanzados. Por tanto, para el Estado Boliviano la introducción a
esta tendencia de la Administración moderna significa que las altas direcciones de las
Entidades del Sector Público, deben desarrollar indicadores de desempeño y publicarlos para
compararlos contra indicadores definidos de otras entidades del entorno privado y público. Es
importante que esta inversión en medir el desempeño genere los beneficios esperados,
desarrollando y empleando medidas efectivas de desempeño como un componente importante
de la gestión operativa y estratégica, consecuentemente, generar buenos indicadores de
desempeño.
MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
El énfasis en la medición del desempeño en el sector público trae el riesgo que los procesos se
conviertan en un fin, por sí mismos. Es importante no perder de vista los objetivos
fundamentales de la medición del desempeño:
Mejora en la prestación de servicios: La medición del desempeño es una herramienta
esencial para asegurar la mejora continua de los servicios que se presta.
Mejora de los niveles de confiabilidad: Publicando los resultados e impactos logrados
con los recursos públicos utilizados, es más fácil que la ciudadanía confíe en la
administración pública, la medida de desempeño puede ayudar a que las organizaciones
mejoren su rendimiento al identificar buenas prácticas y aprender de otros. La medida del
desempeño ayuda a asegurar a las organizaciones a focalizarse en sus prioridades claves, y
permite identificar a las áreas con bajo desempeño. La medición del desempeño puede
ayudar a prestar servicios efectivos.
1. Lo que se mide, se hace.
2. Si no se mides el resultado, no se puede distinguir el éxito del fracaso.
3. Si no se ve los logros, no se los puedes premiar.
4. Si no se premia los logros, probablemente se esté premiando los fracasos.
5. Si no se ve el éxito, no se puede aprender de él.
6. Si no se reconoce las fallas, no se las puede corregir.
7. Si se puede mostrar resultado, se puede ganar el apoyo de la ciudadanía.
Sin embargo, la identificación de oportunidades para mejorar es sólo el comienzo, la elección
de indicadores de desempeño tendrá un impacto mayor en el comportamiento de la
organización, por lo que, es necesario identificar los procesos que tendrán un impacto positivo
en el desempeño del sector público y seleccionar los indicadores que los reflejen
adecuadamente. Se debe desarrollar procesos que aseguren una revisión objetiva del
desempeño, y que permitan ser monitoreados para asegurar que se alcancen las metas
programadas.
Las entidades de la administración pública con mejor desempeño han demostrado la
importancia de utilizar indicadores de gestión, para satisfacer las demandas de la población, lo
implica que cada Entidad del sector público debe establecer sus propios indicadores y metas;
monitorearlos y hacerlos públicos. Los Indicadores deben ser utilizados en diferentes sistemas
de medición de desempeño, gestión y administración estratégica de servicios, el diseño de
Indicadores debe sujetarse a los siguientes principios:
Claridad de propósito: Es importante entender quién utilizará la información, y cómo y
para qué será utilizada la misma, se debe identificar a los ciudadanos que tengan interés o
necesidad de estar informados sobre el desempeño de la Entidad, y los indicadores deben
estar diseñados para ayudar a tomar mejores decisiones o a responder sus preguntas.
Focalizadas: La información del desempeño debe estar centrada en las prioridades de la
Entidad (sus principales objetivos y las necesidades de mejora identificadas), esto se debe
complementar con información sobre actividades cotidianas. Se debe aprender cómo es que
los Indicadores afectan el comportamiento organizacional, y, a partir de ello, comprometer
al personal para el diseño y desarrollo de los Indicadores de Gestión.
Alineación: El sistema de medición de desempeño debe estar alineado con los procesos de
establecimiento de objetivos y revisión de desempeño, deben existir coincidencias entre los
Indicadores de Desempeño utilizados por los Ejecutivos para objetivos estratégicos, y los
Indicadores utilizados para monitorear el desempeño organizacional. Todos deben estar
conscientes de la importancia de validar los Indicadores.
Balance: El conjunto de indicadores debe proporcionar una fotografía real del desempeño
organizacional, reflejando los principales aspectos, incluyendo los resultados y la
perspectiva del usuario de los servicios. Este conjunto de indicadores debe reflejar el
balance entre el costo de colectar data para el indicador y el valor de la información que se
genera.
Actualización periódica: Los Indicadores de Desempeño deben actualizarse para
adecuarse a las circunstancias cambiantes del entorno, la información que se genere a través
de los indicadores debe ser consistente, de tal manera que nos permita monitorear los
cambios en el desempeño a lo largo del tiempo, tomar ventaja de información nueva o
mejorada, y reflejar las prioridades actuales.
Indicadores de Desempeño sostenibles: Los Indicadores deben ser sostenibles para su
propósito, la evaluación independiente, interna o externa, ayuda a asegurar que los sistemas
que producen la información son confiables. Una definición cuidadosa y detallada es
esencial; donde sea posible, la información generada debe ser utilizada para mejorar el
desempeño diario.
USUARIOS Y USOS DE INDICADORES DE GESTION
Un sistema de Indicadores de Gestión puede tener una gama amplia de usuarios, que pueden
emplear la información de diferentes maneras, estas necesidades diferentes deben ser
reconocidas al diseñar Indicadores de Gestión. Los usuarios de esta información pueden ser:
Usuarios de los servicios: directos (administrados, estudiantes, pacientes, etc.) e
indirectos (parientes y amigos).
Público en general, incluyendo grupos de interés y medios de comunicación.
Gobiernos Locales, Regionales y Central.
Políticos.
Auditores e inspectores.
La propia organización.
La información del desempeño no es un fin por sí mismo, puede ser utilizada para:
Medir el avance hacia el logro de objetivos y metas organizacionales: La entidad
Pública puede utilizar Indicadores de Gestión para monitorear el logro de objetivos
institucionales, los indicadores deben permitir realizar seguimientos al logro de objetivos
estratégicos, pero también orientarse al logro de objetivos operativos, y mejorar la gestión
de actividades cotidianas.
Promover la confiabilidad de los servicios: La ciudadanía y los políticos pueden usar los
Indicadores de Gestión para medir la confiabilidad de la organización, la publicación de los
indicadores puede incrementar el conocimiento de los usuarios y la ciudadanía sobre el
nivel de los servicios que reciben, y si la Entidad está cumpliendo con sus metas.
Comparar el desempeño para identificar oportunidades de mejora: Los indicadores de
gestión pueden utilizarse para identificar oportunidades de mejora a través de
comparaciones con el desempeño de la propia organización a través del tiempo, o entre
diferentes unidades u organizaciones. En los años recientes, se han incrementado las
actividades de Benchmarking en el sector público. El Benchmarking busca compartir el
entendimiento de cómo se desempeñan las organizaciones, identificar aquellos procesos
que explican las diferencias en el desempeño, y donde y como se pueden hacer mejoras.
Los indicadores de gestión se pueden usar en este proceso para identificar áreas con buenos
desempeños y áreas con desempeños pobres, y para medir los efectos de las acciones.
Promover la mejora de servicio al publicar los indicadores de gestión: Los indicadores
de gestión se pueden utilizar para alentar la mejora del servicio al utilizar información
comparativa que permita identificar si las organizaciones se están desempeñando bien o
pobremente.
DESARROLLO DE INDICADORES DE GESTION EFECTIVOS
El dicho “lo que se puede medir, se puede hacer” ilustra la importancia que las cosas
correctas sean medidas, y que las cosas inapropiadas sean dejadas de lado, si una organización
no mide lo importante, terminará midiendo lo trivial; la selección de indicadores tiene un
impacto vital en la operación y dirección de la organización, y el conocimiento de los factores
que influencian el comportamiento y el desempeño, se hace crucial. Una organización que
asuma la tarea de desarrollar indicadores de gestión debe formularse estas dos preguntas: ¿En
qué temas deberían focalizarse los indicadores? y ¿Qué aspectos deberían ser medidos?
Focalizarse en los temas correctos: Los indicadores de gestión deben focalizarse en
aspectos del servicio que son importantes para la organización, esto significa, que la
organización debe saber qué está buscando lograr (sus objetivos estratégicos), y como lo
logrará, también, la organización debe tener claro como determinar si está alcanzando sus
objetivos. Los indicadores de gestión deben focalizarse en las acciones y servicios provistos
que son importantes para la organización, esto significa que la organización debe establecer
claramente que busca conseguir sus objetivos estratégicos y como los logrará; también,
debe establecer como sabrá si está logrando sus objetivos.
Los indicadores de gestión deben focalizarse en las acciones y servicios provistos en cada
nivel de la organización para lograr sus objetivos, los indicadores de la alta dirección se
dirigirán a asuntos corporativos; los indicadores de los órganos de línea se focalizarán en
actividades operativas cotidianas. No se debe caer en el error de medir aquello que es
fácilmente medible, en vez de medir aquello que debe ser medido.
Focalizarse en las medidas correctas: Es importante desarrollar un conjunto balanceado
de indicadores que reflejen todos los aspectos del servicio, lo más común es recurrir
inicialmente a la información disponible, debe tenerse cuidado para identificar brechas
existentes, existen diferentes formas de hacerlo.
Las tres E`s: Una forma común de desarrollar indicadores de gestión es emplear las tres
dimensiones de: economía, eficiencia y efectividad. Las medidas básicas al construir las
tres E’s son:
1. Costo: el dinero utilizado para adquirir recursos
2. Input: los recursos (humanos, materiales y tecnológicos) empleados para proveer el
servicio.
3. Output: el servicio proporcionado al usuario, por ejemplo, en términos de tareas
completadas.
4. Resultado: el impacto y valor real del servicio entregado.
Economía: “La adquisición de recursos humanos y materiales de la calidad y cantidad
apropiada al menor costo (personal, materiales, tecnología)”. Un ejemplo, es el costo de
comprar libros nuevos para una biblioteca pública.
Eficiencia: “La producción máxima de productos en base a una determinada cantidad de
insumos o la utilización mínima de recursos para la cantidad y calidad requeridas del
servicio prestado”. Por ejemplo, el costo por visita a bibliotecas públicas.
Efectividad: “lograr que la organización cumpla las demandas ciudadanas y lograr que un
programa o actividad logre sus objetivos o metas”. Un ejemplo es el porcentaje de usuarios
de bibliotecas que encontraron el libro o la información que buscaban y que estuvieron
satisfechos con el servicio; la efectividad se trata de asegurar que el servicio que está
logrando lo que se diseñado que haga.
Un conjunto balanceado de indicadores puede ser diseñado utilizando medidas de costo,
tiempo y calidad: ejemplo: plazo promedio para atender una solicitud de acceso a información
(Tiempo); costo promedio de la tramitación de la solicitud (Costo); porcentaje de solicitudes
de acceso a información atendidas dentro de los plazos legales (Calidad de servicio) y el costo
refleja el lado financiero de las actividades de la organización, la calidad se refiere a los
atributos del servicio y el nivel de satisfacción que produce en el usuario; y el tiempo mide la
capacidad de respuesta y la velocidad con que los servicios son prestados.
No todos los ciudadanos encontrarán estas dimensiones igualmente importantes, pero, de
manera conjunta, el costo, la calidad y el tiempo constituyen una forma simple y segura para
monitorear la cobertura del servicio provisto por nuestra organización.
La perspectiva del usuario del servicio: ¿Cómo satisface la organización las expectativas
y necesidades de sus usuarios?
La perspectiva de la administración interna: La identificación y el monitoreo de los
procesos clave por medio de los cuales los servicios de buena calidad y efectividad se
proveen.
La perspectiva del mejoramiento continuo: Es el aseguramiento del aprendizaje continuo
y la mejora de procesos en los sistemas y el personal, y, consecuentemente, la mejora del
servicio.
La perspectiva financiera o la perspectiva del que tributa: ¿Cómo se emplean los
recursos de manera económica y eficiente para lograr los objetivos de la organización?
Además de asegurar que los indicadores de gestión cubren estas perspectivas, es necesario
que los indicadores sean apropiados, al considerar lo siguiente:
1. Objetivos de largo y mediano término.
2. Desempeño cualitativo y cuantitativo.
3. Aspectos estratégicos y operativos.
4. Proceso y resultado.
5. Percepción del usuario.
Otra forma de estructurar las mediciones de los diferentes aspectos de la gestión, es definir los
Indicadores de Gestión:
Objetivos estratégicos: ¿Por qué existe el servicio y qué se busca alcanzar a través de él?
Costo/eficiencia: Los recursos dispuestos para el servicio, y la eficiencia con la que se
convierten en resultados/productos.
Resultados del servicio: ¿Cuán bien está siendo prestado el servicio para alcanzar los
objetivos estratégicos?
Calidad: La calidad del servicio prestado y la percepción de sus usuarios/beneficiarios.
Acceso: La facilidad y equidad para acceder al servicio.
TIPOS DE INDICADORES, CREACION DE MEDIDAS DE RESULTADOS
Las medidas de los resultados son vitales para monitorear el logro de los objetivos del
servicio, al haber determinado los objetivos, puede ser difícil establecer medidas adecuadas
para cada caso, especialmente en áreas complejas como servicios sociales y servicios de salud.
El método del efecto onda: Puede ayudar a identificar eslabones entre los objetivos y la
medición de los resultados de un determinado servicio, las mediciones de los resultados
pueden ser difíciles de construir, debido a que los resultados se pueden generan a largo
plazo y pueden estar influenciados por varios factores; un determinado servicio podría ser
comparado con una piedra que se lanza al agua, creando varias ondas a su alrededor, las
ondas externas reflejan los objetivos menos medibles del servicio, y los círculos interiores
los aspectos más medibles del servicio. Este proceso puede ser utilizado de dos formas.
Primero, se puede usar para desarrollar indicadores para los objetivos de un área de servicio
(moviéndose del círculo más externo a los internos para conseguir niveles de más y mejor
medición), en segundo lugar, el método ayuda en situaciones en las que existe una
medición del resultado, pero en la que no está claramente establecida la conexión con los
objetivos estratégicos (moverse del círculo interior hacia los exteriores). Las medidas de
resultado – medidas de efectividad – dependen de una clara comprensión de lo que busca el
servicio; los indicadores de economía y eficiencia, usualmente, se construyen fácilmente al
analizar los costos y la información presupuestal; pero, para ver si el servicio es efectivo se
debe retroceder al problema original y preguntarse si el problema ha sido resuelto o el
beneficio ha llegado a quiénes debía llegar.
Responder la pregunta, puede ser difícil y requerir encuestas o investigaciones detalladas,
los impactos de los servicios pueden aparecer después de mucho tiempo de prestado el
mismo, tales como el impacto de los servicios sobre la calidad de vida; los beneficios
completos de la educación inicial no se presentan, sino, hasta mucho después. En algunos
casos, sólo es posible monitorear el servicio a través de medidas de proceso, tales como la
proporción de jóvenes que reciben educación superior de pre-grado, ya que esta variable
puede ser medida en diferentes periodos, es así que los indicadores de proceso miden las
actividades que nos guiarán a los resultados finales, para utilizar un “substituto” de esta
clase hay que tener en consideración las evidencias que el proceso y su resultado están
vinculados, o, por lo menos, que el proceso contribuye al resultado; eventualmente, se
podrían realizar investigaciones para evitar medidas de procesos que orienten a la
organización a resultados incorrectos, uno de los más recientes desarrollos en relación a la
medición de resultados es la búsqueda de indicadores de costo – efectividad, donde se
buscan las relaciones entre los recursos y la efectividad o resultado; el diseño de tales
medidas todavía está en pañales, y dependerá de la existencia de medidas de resultados
confiables.
La dimensión de la calidad: La calidad de los servicios públicos, y la necesidad de
mejorarlos, es un tema que preocupa a todos, por tal razón, los sistemas de medición de
desempeño deben incorporar la medición de la calidad, existen varias definiciones de
calidad. Algunas de estas, se focalizan en el atributo del servicio, otras en determinar si
el servicio satisface las expectativas del usuario, y un tercer grupo en una mezcla de
ambos; proveer un servicio de calidad significa balancear los diferentes factores que
tienen un impacto en la prestación del servicio y sus costos, a continuación describimos
aspectos que deben ser considerados en un mapa de calidad:
1. Comunicación: el mapa resalta la importancia de entender las prioridades y demandas
de los usuarios, y administrar las expectativas por medio de comunicaciones con los
usuarios del servicio, aconsejándoles sobre las mejores formas de aprovechar el
servicio, como se proveerá el servicio y cuáles son los estándares de prestación del
mismo.
2. Especificación: responde a las preguntas sobre los estándares del servicio. Las
especificaciones deben basarse en un adecuado balance de las necesidades de los
usuarios con los objetivos de la organización, considerando las restricciones
presupuestales.
3. Prestación: ¿los niveles de prestación son confiables?
4. Gente y sistemas: ¿el equipo está entrenado para prestar los servicios de manera
efectiva, y están respaldados por buenos sistemas?
5. Uso efectivo de recursos: ¿se hace buen uso de los recursos?
Diversos métodos pueden utilizarse para medir la calidad de un servicio, como ser:
indicadores cuantitativos, encuestas a usuarios, número de quejas o reclamos, medidas
indirectas de la calidad, indicadores cualitativos (si/no), por ejemplo, checklists de procesos
con buenas prácticas, y asesoría profesional.
Indicadores cuantitativos: pueden utilizarse en casos dirigidos a medir el atributo de
calidad de servicio, un ejemplo es el porcentaje de trámites atendidos, los indicadores
cuantitativos también pueden utilizarse para aspectos de confiabilidad o exactitud del
servicio: por ejemplo, “porcentaje de solicitudes atendidas oportunamente” y el
“porcentaje de solicitudes atendidas extemporáneamente” miden la confiabilidad del
servicio.
Encuestas al usuario: Es importante determinar claramente el grupo objetivo y si la
encuesta llega al indicado grupo, se debe considerar el tipo de encuesta a utilizar:
¿demostrará la experiencia del usuario con el servicio, o sólo determinará su satisfacción
con el servicio?
Número de quejas o reclamos se puede utilizar como indicador de calidad, un número
creciente de quejas relacionadas al servicio son un indicador valioso para determinar que
existen problemas en el mismo; sin embargo, este tipo de indicador no es adecuado para
comparar una organización con otra debido a las diferencias de expectativas sobre niveles
de servicio. Un número reducido de quejas podría indicar que los usuarios han renunciado a
reclamar debido a malas experiencias en el manejo de los reclamos o que el acceso al
sistema de reclamos es complicado.
Las medidas indirectas se utilizan cuando las medidas directas no existen o son muy
difíciles o muy costosos de coleccionar, si el costo y la accesibilidad son similares, las
diferencias en la prestación pueden generar una medida indirecta para la calidad relativa del
servicio. Sin embargo, es importante emplear estas medidas indirectas con mucho criterio.
Otra herramienta para determinar la calidad.
Indicadores cualitativos (si/no): Este tipo de indicadores se pueden desarrollar utilizando
una serie de preguntas “si/no” para describir la calidad del servicio; por ejemplo, la manera
en la que se maneja el trámite documentario tiene un impacto en la percepción de la calidad
del servicio. En este sentido, hay que preguntarse si se informa adecuadamente sobre la
manera de presentar documentos, o si se tiene publicado el flujograma de tramitación a
través de diferentes procedimientos, y si se monitorea el desempeño contra las metas
preestablecidas,
Asesoría e inspección profesional: En otros casos, las expectativas de ciudadanos
individuales pueden ser diferentes de las expectativas de la sociedad, porque existe un
beneficio público que se genera a ese ciudadano individual, en estos casos, se dice, que
las “medidas objetivas” del nivel de calidad “correcto” se deben establecer en base a
opiniones expertas. El hecho de monitorear los servicios desde la perspectiva del usuario
y desarrollar indicadores focalizados en el usuario nunca deben sobreestimarse, y la
asesoría profesional debe emplearse conjuntamente con los indicadores focalizados en el
usuario.
INDICADORES TRANSVERSALES
Algunos procesos pueden ser influenciados significativamente por diversas variables, los
indicadores que miden el desempeño colectivo de toda la organización se conocen como
indicadores transversales; un indicador transversal bien elegido, aceptado por todos, y que
puede ser influenciado por todos, puede tener un efecto poderoso en desarrollar el trabajo en
equipo y lograr una mejor prestación del servicio. En algunos casos, puede ser difícil
determinar la influencia individual sobre el resultado final, por tal razón, toda la organización
debe aceptar la responsabilidad para mejorar el desempeño.
ESTABLECIENDO EL BALANCE CORRECTO
Un solo indicador, raramente, provee información suficiente para tener un panorama
comprensivo del desempeño de un área; además, presenta el riesgo de alterar el desempeño si
los recursos se destinan mayormente a ciertas actividades porque están siendo medidas. Un
solo, o un número limitado de indicadores, puede proporcionar datos que orienten mal a la
organización, las organizaciones deben balancear el número de indicadores contra el costo de
generarlos, y el riesgo de alterar el desempeño o inducir a error a la gente; estos riesgos se
pueden reducir al desarrollar indicadores de desempeño sostenibles en el tiempo.
CRITERIOS PARA DISEÑAR INDICADORES DE DESEMPEÑO SOSTENIBLES
Existe un número grande de características generales de indicadores que pueden ayudar a
asegurar que los indicadores propuestos serán útiles y efectivos, hemos escogido los ejemplos
que siguen para ilustrar dichas características. Sin embargo, es preciso acotar que, algunos de
los ejemplos que muestran una buena práctica de una característica específica que está siendo
medida, pueden presentar debilidades al contrastarse contra otras características.
Importancia: Los indicadores deben ser importantes para la organización, una forma de
ayudar a asegurar la importancia es relacionar los indicadores de desempeño con las metas
y objetivos estratégicos de la organización o de un área específica; esto limitará, también, el
riesgo de diseñar Indicadores de Gestión debido a que existe información disponible en
lugar de constituirse en una necesidad para la organización. Los indicadores deben ser
importantes para la gente que proporciona la información; el peligro es que, si la gente no
considera que la información sea importante, no se tomarán la molestia de reunirla
adecuadamente.
La importancia del Indicador de Gestión para el usuario, también, es relevante; pero, puede
suceder que un mismo indicador no tenga la misma importancia para todos los usuarios
debido a intereses u opiniones diferentes. Una posibilidad, es tener una reunión con
ciudadanos para determinar la información de desempeño que les interesa, en función de
sus necesidades respectivas.
Definición clara: Un Indicador de Gestión debe tener una definición clara y entendible
para asegurar una colección consistente y una comparación adecuada, las descripciones
vagas conducen a malas interpretaciones y confusiones; se debe tener cuidado para evitar
hacer definiciones demasiado complejas que dificulten la colección de información. Las
definiciones demasiado estrechas o demasiado amplias, también, pueden generar
problemas: las definiciones demasiado estrechas pueden causar dificultades a las personas
encargadas de enviar la información, mientras que las definiciones que son demasiado
amplias, podrían generar diferentes formas de determinar lo que está siendo medido; Parte
de la información utilizada para calcular un Indicador de Gestión puede ya estar definido y
ser compilado por otras áreas. El uso de información existente puede ayudar a dar
consistencia al indicador, se debe tener cuidado para evitar definiciones ambiguas, o
“cercanas a –pero diferentes de-“una información preexistente, que podría duplicar el
esfuerzo generado para compilar información y conducir a error.
Fácil de entender y usar: Es importante que los indicadores sean descritos de tal manera
que el usuario de la información los entienda, aun cuando la definición misma tenga que
emplear terminología técnica, los indicadores focalizados en el público deben evitar
términos técnicos o conceptos abstractos, tales como: “cantidad equivalente a personal a
tiempo completo” en vez de “cantidad de personal” que sería más entendible.
Comparable: Los indicadores deben ser comparables sobre bases consistentes, tanto entre
organizaciones, como a través del tiempo, lo primero puede ser difícil de lograr debido a
diferencias en la calidad de información, métodos de colección de información, etc. y
dependerá en que los encargados de juntar la información entiendan perfectamente las
definiciones. El segundo caso, la comparación a través del tiempo, es más fácil de lograr,
debido a que muchas variables del proceso no cambiarán lentamente; pero también en este
caso, la forma en la que la información es medida y juntada en una organización puede
cambiar, si no es realizada por un área específica, un aspecto esencial de la comparación de
indicadores de gestión es la inclusión del contexto en el que se realiza la comparación.
Las circunstancias externas o internas pueden diferir a tal grado, que la comparación no sea
válida, si los indicadores no son comparables directamente, una solución posible podría ser
la estandarización de la información: por ejemplo, los ratios numéricos pueden emplearse
para puntualizar diferencias de equipamiento entre las áreas de la organización; sin
embargo, para crear tales ratios se necesita información buena y detallada para el
denominador. Una alternativa puede ser la desagregación de información, separar los
componentes que pueden ser comparados de aquellos que distorsionan el resultado.
Verificable: Un indicador debe ser reunido y calculado de tal forma que la información y
la data sean verificadas, el indicador debe permitir agregaciones y desagregaciones de la
data para realizar recálculos, y debe contar con una descripción de las técnicas estadísticas
y de muestreo empleadas; el indicador debe basarse en sistemas confiables de colección de
data, y debe ser posible que los gerentes verifiquen la exactitud de la información y la
consistencia de los métodos empleados. Esto enfatiza la importancia de buenos controles
internos de calidad en diferentes niveles de la organización, las revisiones externas, por
ejemplo auditorias e inspecciones externas, deben complementar este proceso de control
interno; todos los indicadores deben contar con evidencia disponible, de preferencia
documentaria, haciendo posible su verificación, la evidencia documentaria puede agregar
peso a los indicadores cualitativos (si/no), de otra manera habría poca evidencia.
Costo efectivo: Otro criterio importante es balancear el costo de reunir información con su
utilidad, cuando sea posible, un indicador debe basarse en información ya disponible y
vinculada a actividades de colección de data; es probable, que lo primero que hace un
gerente es establecer la relación costo/beneficio para administrar su área, esta es una forma
de establecer un indicador costo/efectivo. Cuando se necesita un indicador nuevo, debe
diseñarse el mecanismo para hacer que la colección de data no sea una carga pesada ni para
la organización ni para los empleados, los indicadores obsoletos deben descartarse para
mantener los costos de colección de data de un nivel mínimo.
No ser ambiguos: Debe quedar claro si un incremento en el valor del indicador representa
una mejora o un deterioro del servicio, un cambio en el indicador debe ser capaz de generar
una interpretación clara y no ambigua; los indicadores deben ser diseñados y medidos de tal
manera que un incremento en el indicador es posible, sólo si hay una mejora en el servicio.
Establecer una meta puede ayudar a reducir la ambigüedad.
Atribuible: Los ejecutivos deben estar en la capacidad de influenciar en el desempeño
medido por el indicador (es decir, debe estar totalmente bajo su control o, por lo menos,
influenciar significativamente en el desempeño), si este no es el caso, los incentivos para
hacer esfuerzos para mejorar el desempeño disminuirán, y los indicadores de desempeño
podrían ser calificados como injustos y causarían desmoralización en el equipo. Los
asuntos transversales pueden presentar problemas particulares, en los que existe la
necesidad que los ejecutivos acepten responsabilidad conjunta por el desempeño.
Sensible: Un indicador de gestión debe ser sensible al cambio; un indicador en el que los
cambios en el desempeño vayan a ser demasiado pequeños para registrarlos, tendrá un uso
limitado, este puede ser el caso, particularmente, de los indicadores cualitativos (si/no), si
en el camino de lograr un “si” no se lo consigue. Este problema se podría superar al utilizar
un número de indicadores (si/no) de manera conjunta, para dar una idea del avance, o al
convertir un indicador si/no en uno numérico, al preguntar “¿qué proporción de los
procesos tiene el criterio si?”
Evitar incentivos perversos: Al construir un indicador de gestión, es importante
considerar que comportamiento puede reforzar, los indicadores que puedan alentar
actividades contra productivas deben ser evitados, de ser posible; ejemplos de esto son
indicadores de gestión que alientan al staff a pasar los problemas a otras áreas que no están
siendo medidas o a disponer de recursos desproporcionados para actividades que están
siendo medidas. Los indicadores de gestión no deben ser abiertos para una fácil
manipulación, y el uso de varios indicadores que se contrabalanceen mutuamente puede ser
necesario para evitar el comportamiento descrito.
Permitir la innovación: La definición de un indicador no debe frenar a una organización
para desarrollar procesos innovadores o métodos alternativos, sistemas o procedimientos
para mejorar la prestación del servicio; los indicadores de gestión, idealmente, deben
permitir y alentar que dicha innovación ocurra. Los indicadores focalizados en el resultado
y en la satisfacción del usuario es más probable que logren esto, que aquellos que miden
entradas o productos intermedios de los procesos existentes.
Estadísticamente válido: Los indicadores deben ser estadísticamente válidos; los
indicadores de gestión basados en pequeños números de casos, probablemente, muestren
fluctuaciones anuales substanciales. En estos casos, debe preguntarse si un indicador de
gestión es el método adecuado para medir el desarrollo del desempeño o si medir un
periodo más largo es lo recomendable.
Oportuno: El Indicador de Gestión debe basarse en data que esté disponible durante un
periodo de tiempo razonable, el periodo de tiempo dependerá del uso de la data. Alguna
data se reúne en base a criterios semanales o diarios, en la medida en la que sean necesarios
para la administración operativa del servicio, mientras que otra data está disponible una vez
al año para propósitos más estratégicos y de largo alcance. Las organizaciones deben ser
conscientes del riesgo de tomar decisiones en data desactualizada o que no es exacta
actualmente.
Determinando la importancia de los criterios: En la práctica, puede ser difícil encontrar
un indicador de gestión que cumpla con todos los criterios de manera precisa, y, a menudo,
será necesario realizar ajustes; muchos indicadores de gestión sólo sirven para medir uno o
dos atributos. Esto, sin embargo, representa un punto de partida válido si se realizan las
correcciones correspondientes cuando se tenga mayor conocimiento del tema dentro del
área; entonces, lo que es crucial es la manera en la que el indicador es desarrollado en el
contexto de su uso y usuarios.
Control del número de indicadores: El reto al desarrollar Indicadores de Gestión es
balancear el número de indicadores contra la habilidad global para describir el servicio, el
número de indicadores depende del grupo objetivo y el contexto en cuestión; en algunos
casos, en el que un ciudadano está interesado en varios servicios complejos o donde hay
muchos ciudadanos diferentes, puede ser difícil mantener un número bajo de indicadores.
Es importante que el grupo de indicadores se escoja cuidadosamente, ya que es fácil caer en
la tentación de producir muchos indicadores, al punto que se hace difícil focalizarse en el
verdadero desempeño organizacional.
Las organizaciones necesitan mantener un número total de indicadores que sea manejable,
para no ser abrumados con información, la mayoría de organizaciones públicas proveen una
variedad de servicios, aun cuando puede haber un número pequeño de indicadores para un
servicio único, la organización completa puede tener más de cien indicadores; los expertos
en el tema recomiendan trabajar con un grupo de 10 a 20 indicadores por gerente, el
número dependerá de la posición de esta persona, la complejidad del área y el uso que se
dará a los indicadores de gestión.
Desarrollo de indicadores focalizados en la acción: Los sistemas de información de
desempeño, a veces, acumulan indicadores innecesarios, en la creencia que “sería bueno
conocer…”, estos indicadores distraen la atención de los aspectos importantes que ve el
servicio, una pregunta importante que debe aplicarse a cada indicador es “¿qué acción
podría tomar el recipiente de la información en base a esta información?”. Los indicadores
en los que la respuesta a la pregunta sea “ninguna acción“, no deberían de incluirse en el
grupo de indicadores, este criterio se refiere particularmente a la información en contexto.
Solamente reportar indicadores importantes para el usuario: Algunas organizaciones
incluyen todos sus indicadores en sus reportes de gestión, sin distinguir si es usado en un
nivel operativo o estratégico, los indicadores deben focalizarse en las necesidades de
información del usuario. Si los indicadores sugieren la existencia de problemas en la
prestación del servicio, los usuarios demandarán más información, más que recibirla
rutinariamente.
Uso de indicadores compuestos o ilustrativos: Algunos sistemas de información de
desempeño utilizan una puntuación desarrollada producto de agregar diversos indicadores y
generar un indicador compuesto, las ventajas de estos indicadores es que pueden presentar
un panorama global del área que provee el servicio, haciendo más fácil la evaluación del
desempeño. Un aspecto importante al construir indicadores compuestos es decidir los pesos
que corresponden a cada indicador en la fórmula, asignar pesos a diferentes funciones
puede ser difícil, y la interpretación de indicadores compuestos puede ocultar las
diferencias en el desempeño de las áreas que se han puesto juntas.
Un método para desarrollar un indicador compuesto es identificar el aspecto más
importante del servicio y reportar un único indicador para ilustrar el desempeño de una
organización al prestar el servicio. El pensamiento tras esto es que, si la organización es
buena en este aspecto del servicio, probablemente, sea buena en otros aspectos.
Ajuste periódico de indicadores: Los servicios de la administración pública experimentan
cambios continuos debidos a factores internos y externos o en respuesta a las demandas
ciudadanas, es importante que los indicadores de gestión incorporen estos cambios, los
cuales pueden ocurrir si las prioridades políticas cambian, la demanda de los servicios
cambia, o el desarrollo tecnológico así lo impone. Los cambios o el desarrollo de nuevos
indicadores puede ser necesario, si se determina que los indicadores originalmente
empleados generan información que ya no es útil para la organización, o porque se tiene
disponible nueva y mejor información.
Las organizaciones también deben responder si los indicadores de gestión sugieren que no
se están alcanzando los objetivos, para lo cual deberán desarrollar planes de acción que
requerirán indicadores de desempeño para monitorear su implementación, el sistema de
medición de desempeño no sólo debe reportar indicadores de gestión, sino también
incorporar un proceso de evaluación y revisión para determinar si se está midiendo las
cosas correctas de la manera correcta. Pero, los indicadores no deben ser ajustados
frecuentemente, ya que las comparaciones a través del tiempo se perderían.
Establecimiento de metas: El establecimiento de metas puede ser un método útil para
desafiar a una organización o un área específica, a hacer mejor las cosas, las metas pueden
proveer una perspectiva de mirar hacia delante y considerar información no sólo sobre el
nivel de la actividad de un determinado servicio, sino también, si los objetivos se están
alcanzando. Las metas se pueden basar en:
1. Prioridades políticas
2. Prioridades de la ciudadanía
3. Desempeño previo
4. Comparación interna entre las áreas de la organización.
5. Comparación externa para identificar buenas prácticas (en el sector público o privado).
Las metas pueden ser:
1. Metas permanentes, las que prometen el nivel del servicio a ser prestado todo el
tiempo.
2. Porcentaje de metas logradas, que son compromisos para lograr un determinado nivel
de desempeño contra un estándar.
3. Metas cualitativas, que son metas descriptivas sobre qué nivel de servicio puede
esperar el usuario.
4. Metas sin restricción de tiempo, constituyen una promesa de servicio para una
determinada área.
5. Metas nacionales, regionales o familiares, que se establecen para un área demográfica
o de servicio.
Es importante que las metas sean realistas (que no constituyan listas de deseos) pero que, al
mismo tiempo, sean desafiantes para la organización y sus miembros. Las metas, en otras
palabras, deben ser: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas.
Errores comunes al establecer Indicadores de Gestión y como evitarlos
Errores como evitarlos
Los indicadores de gestión que miden la
actividad en lugar del desempeño
proveerán data menos útil y una
sobrecarga de información.
Focalizarse en los objetivos clave de la
organización mantendrá la atención en las metas
esenciales. Desde estos objetivos clave, es
importante alinear los indicadores hacia los niveles
más operativos.
El focalizarse en metas de corto plazo a
expensas de objetivos de largo plazo es
un riesgo, debido a la presión por un
buen desempeño inmediato.
El método del Balanced Scorecard puede ayudar a
asegurar la inclusión de objetivos a corto y largo
plazo.
La falta de conocimiento de las medidas
de resultado pueden ocasionar que los
indicadores de gestión sean utilizados
pobremente.
Vale la pena invertir tiempo en desarrollar buenas
medidas de resultado, aun cuando no es una tarea
fácil. El efecto onda puede ser un método útil. Las
medidas de procesos asociados con buenos
resultados se pueden utilizar en caso de no existir
medidas de resultados.
Demasiados indicadores financieros
comparados con los indicadores de
calidad pueden ocasionar un desempeño
desequilibrado y descuidar áreas
esenciales.
El Balanced Scorecard o un método similar pueden
utilizarse para establecer un balance adecuado.
La manipulación de data para mejorar
el desempeño medido es un riesgo,
especialmente cuando el desempeño se
publica, la propiedad sobre los
indicadores es débil, o la recompensa o
el castigo del staff dependen de los
indicadores.
Los indicadores perversos se pueden minimizar al
establecer indicadores de gestión que se
contrabalanceen, verificando la data e
involucrando al staff en la construcción de
indicadores.
Peligro al especificar la data, porque
puede ser interesante en lugar de
necesaria.
Nuevamente, focalizando los indicadores en los
objetivos clave del servicio o función, se puede
reducir el riesgo de acabar con indicadores de
“bonito saber” en vez de “necesario saber”. Las
organizaciones deben reconocer la posible
necesidad de indicadores de contexto.
Riesgo de medir procesos de trabajo
que son fáciles de medir en lugar de
aquellos que tienen el mayor valor
potencial, por ejemplo, trabajo de rutina
vs. Proyectos de investigación.
Focalizarse en objetivos clave y generar un efecto
cascada hacia medidas más operativas puede
mejorar el conocimiento de los procesos que
generan mayor valor agregado en la organización.
No dirigir los indicadores de gestión
hacia el grupo relevante de ciudadanos,
ocasionará que se genere información
Análisis de demandas ciudadanas, información
clara y estrategias de comunicación pueden
mejorar el enfoque de los indicadores de gestión
que no se utilizará. hacia los ciudadanos, al entender sus necesidades.
Se logra claridad de propósito.
No comparar actividades similares
puede ocasionar sentimientos de
injusticia y falta de confianza en los
indicadores de desempeño.
La calidad de la data debe ser alta y los principios
para establecer comparaciones deben establecerse
en consenso. Se puede afianzar la confianza para
utilizar indicadores de gestión inteligentemente, al
proponer preguntas en vez de conclusiones.
No entender las necesidades del usuario
puede llevar a generar indicadores de
gestión incorrectos y orientar los
esfuerzos a áreas equivocadas.
Una vez más, el análisis de las necesidades de los
ciudadanos se puede convertir en una herramienta
importante.
No revisar el sistema en respuesta a
cambios internos y externos puede
ocasionar la utilización de un sistema
desfasado que no mida cosas
significantes y posiblemente llevando la
organización a la dirección incorrecta.
El ajuste regular de indicadores individuales y el
establecimiento de nuevos indicadores debe
incluirse en el sistema de evaluación y revisión de
la organización.
CONCLUSION
Establecer una cartera de indicadores de gestión es una parte clave de un buen sistema de
medición de desempeño, la creación de una fotografía balanceada del servicio y focalizarse en
las prioridades de la organización no es una tarea fácil; asimismo, lograr la comprensión de los
usuarios y de los usos de los indicadores de desempeño es un primer paso crucial en este
proceso. Es necesario mejorarlo y refinarlo, en la medida que ganemos más experiencia en el
tema, es importante que los esfuerzos se orienten a la creación de indicadores sólidos y
buenos, y que una opción “fácil”, en relación al desarrollo y elección de indicadores de
gestión, no sea introducida de contrabando.
Las organizaciones deben buscar formas alternativas de asegurar el buen desempeño en
aquellos casos en los que es difícil desarrollar indicadores cuantificables; pero, al mismo
tiempo, es importante empezar con el trabajo de desarrollar indicadores de gestión. El
planeamiento y la preparación, un staff experimentado y una administración motivada son los
insumos para la creación de un grupo de indicadores de gestión fuerte y sostenible.
MODELO DE INDICADORES DE GESTIÓN En el marco, de las mencionadas líneas de acción, se propone Indicadores de Gestión para la
Unidad de Auditoria Interna de las entidades del sector público, dichos indicadores tienen
como objetivo general: estimular el mejoramiento de la gestión pública, a través del
seguimiento de los componentes inherentes a los mismos. Dentro de los objetivos específicos
se encuentran:
1. Generación de un sistema de indicadores para evaluar el desempeño de la gestión
pública, de manera que puedan mejorar el mismo y rendir cuentas a la sociedad, en el
marco de la política estatal de eficiencia y transparencia.
2. Mejoramiento de los esquemas de planeación y ejecución de los procesos de gestión
pública de la institución, a partir de los resultados del análisis de efectividad en la
consecución de resultados.
3. Orientación de procesos de mejoramiento a partir de la evaluación del desempeño de la
entidad en la consecución de sus principales resultados misionales, en función de los
recursos disponibles (capacidad) y su referenciamiento comparativo con otras
organizaciones en torno a la identificación de mejores prácticas en gestión.
4. Constituirse en insumo de información para las políticas de las entidades del sector
público, articulado con los demás mecanismos de seguimiento.
La presente propuesta de Indicadores de Gestión considera la evaluación de las relaciones de
causalidad entre los insumos con los que cuentan las organizaciones del sector público,
medidos a través de un conjunto de indicadores que representan la capacidad total de la
misma, y los productos y resultados que se obtienen a través de la combinación de estos
insumos. Consecuentemente, la generación de indicadores se basa en el análisis del grado de
optimización de los insumos o de la capacidad de la entidad en la producción de los resultados
y/o productos esperados, constituyéndose así en medidas enfocado en la evaluación de la
gestión a partir de los conceptos de eficacia y eficiencia, la suma de estas dos mediciones
permite obtener el nivel de calidad de la institución. Todos los indicadores que se describen a
continuación sirven para evaluar la gestión de las entidades públicas.
INDICADOR FÓRMULA
1. EFICIENCIA PRESUPUESTAL INGRESOS (EPI)
Definición: es el porcentaje del presupuesto de ingresos en
relación a los ingresos percibidos.
Objetivo: determinar la eficiencia presupuestal en un
periodo
EPI = ITP / IP x100
ITP= ingresos totales
percibidos
TD= ingresos presupuestados
2. EFICIENCIA PRESUPUESTAL EGRESOS (EPE)
Definición: es el porcentaje del presupuesto de egresos en
relación a los egresos ejecutados.
Objetivo: determinar la eficiencia presupuestal en un
periodo
EPE = EE / EP x100
EE= egresos ejecutados
EP= egresos presupuestados
3. EFICIENCIA PRESUPUESTAL GLOBAL (EPG)
Definición: es el porcentaje del indicador presupuestal de
ingresos en relación al indicador presupuestal de egresos.
Objetivo: determinar la eficiencia presupuestal en un
periodo
EPG = EPI / EPE x100
4. INGRESO POR HABITANTE (IPH)
Definición: es el porcentaje del total de los ingresos
percibidos en relación al número de habitantes.
Objetivo: cuantificar el nivel de ingresos per-capita
percibidos
IPH= ITP / NH x100
ITP= ingresos totales
percibidos
NH= número de habitantes
5. RECAUDACIÓN IMPOSITIVA (RI)
Definición: es el porcentaje del total de ingresos por
impuestos en relación al número de habitantes.
Objetivo: determinar la contribución impositiva por
habitante
RI= IPI / NH x100
IPI= ingresos por impuestos
NH= número de habitantes
6. EQUILIBRIO FINANCIERO (EF)
Definición: es el porcentaje del total de ingresos
percibidos en relación a los egresos ejecutados.
Objetivo: comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el
gasto total ejecutado
EF= ITP / EE x100
ITP= ingresos totales
percibidos
EE= egresos ejecutados
7. INVERSIÓN EN INFRAESTRUCTURA (IEI)
Definición: es el porcentaje del total de inversión en
infraestructura en relación al número de habitantes.
Objetivo: medir la inversión de infraestructura por
habitante
IEI= GII / NH x100
GII= gastos de inversión en
infraestructura
NH= número de habitantes 8. CAPACIDAD EN EJECUCIÓN DE PROYECTOS (CEP)
Definición: es el porcentaje del total de proyectos
ejecutados en relación al número de proyectos formulados
en un periodo.
Objetivo: medir la capacidad de ejecución de proyectos
CEP= TPE / TPF x100
TPE= total proyectos
ejecutados
TPF= total proyectos
formulados
9. PARTICIPACIÓN CIUDADADNA (PC)
Definición: es el porcentaje del total de proyectos
concentrados en la población en relación al total de
proyectos en ejecución
Objetivo: Analizar el nivel de concertación de proyectos
con las organizaciones civiles
PC= TPC / TPE x100
TPC= total de proyectos
concentrados
TPE= total de proyectos en
ejecución
10. COBERTURA CATASTRAL (CC)
Definición: es el porcentaje de la superficie registrada en
relación a la superficie total
Objetivo: analizar la superficie registrada por catastro
CC= SR / ST x100
SR= superficie registrada
ST= superficie total
A continuación se describen otros indicadores que pueden ser adecuados, implementados o
utilizados con facilidad en las instituciones del sector público boliviano, para lo cual se debe
tomar en cuenta la característica y naturaleza de sus actividades, así como del al servicio
oferta a los usuarios; para mejor comprensión, dichos indicadores se agrupan en los siguientes
conceptos:
CONCEPTO INDICADORES
1. BIBLIOTECAS
1. Gasto por personas atendidas
2. Nivel de cobertura (personas atendidas en
relación con el total de habitantes)
3. Gasto por habitante
4. Préstamos libros por habitante
5. Plazas disponibles por habitante
6. Gasto por visitante
7. Relación entre visitantes y habitantes
2. SERVICIOS DEPORTIVOS 8. Gasto por habitante
3. POLOICIA
9. Gasto por habitante
10. Relación entre habitantes y agentes
policiales
11. Relación entre habitantes y el personal
total de policía
4. GUARDERIAS
12. Gasto por habitante
13. Gasto por alumno
14. Ingresos matrícula por habitante
15. Ingresos matrícula por alumno
5. EDUCACIÓN OBLIGATORIA
16. Gasto estándar obligatorio por habitante
17. Gasto complementario por habitante
18. Gasto total por habitante
19. Gasto total por aula
20. Gasto total por alumno
5. EDUCACIÓN NO OBLIGATORIA
21. Gasto por habitante
22. Gasto por alumno
23. Ingresos matrícula por habitante
24. Ingresos matrícula por alumno
6. ATENCIÓN AL CIUDADANO
25. Gasto por habitante
26. Gasto por atenciones realizadas
27. Atenciones con relación al personal de
atención directa
28. Atenciones (o usuarios) por cada 1.000
habitantes
29. Atenciones presenciales en relación con
el total de atenciones
7. LIMPIEZA DE VIAS CAMINERAS
30. Gasto por habitante
31. Gasto por kilómetros lineales
32. Kilómetros lineales por trabajador
33. Kilómetros lineales por máquina
34. Kilómetros lineales anuales limpiados en
relación con kilómetros totales anuales
8. RECOGIDA DE RESÍDUOS
SÓLIDOS URBANOS
35. Gasto por habitante
36. Gasto por kilogramo de residuos
37. Rendimiento contenedor por año
(capacidad en kilos que puede almacenar
un contenedor)
38. Rendimiento por habitante (capacidad
generadora de residuos)
39. Kilogramos reciclados con relación a
kilogramos de residuos recogidos
9. ALUMBRADO 40. Gasto por habitante
41. Gasto por punto de luz (instalación
formada por una o más focos)
ANEXO 3: GUÍA DE PAPELES DE TRABAJO
INTRODUCCIÓN
Las cédulas y documentos en que se deja evidencia de la labor realizada por el auditor reciben
el nombre genérico de papeles de trabajo, su utilidad radica en la forma como se planeen,
preparen, elaboren y conserven dichos documentos, así como en las facilidades que ofrezcan
para efectuar las labores de supervisión. Los papeles de trabajo constituyen el sustento de los
hallazgos, recomendaciones y opiniones contenidos en los Informes Finales de Auditoria que
emite el Auditor Gubernamental, para el efecto se explica de manera clara y sencilla los
requisitos mínimos que deben contener los papeles de trabajo a fin de atender con mayor
eficiencia las funciones sustantivas a su cargo. Asimismo, se anexan formatos de cédulas de
auditoria como ejemplo.
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo están constituidos por la documentación en la cual el auditor asienta la
información obtenida en la revisión, así como por la que le fue proporcionada por el sujeto
fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los
resultados obtenidos en la auditoria; según el caso, dicha información estará contenida en
medios físicos y archivos electrónicos. Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de
cualquier otra forma de control es el hecho de crear precedente o dejar constancia de sus
hallazgos por medio de la elaboración y conservación de los papeles de trabajo, ya que éstos
constituyen el sustento de la opinión que emite el auditor; su importancia se deriva de la
información que puedan contener, de la interpretación que de ella se realice; del grado de
calidad con que se planeen, preparen, revisen y conserven dichos papeles; y de la accesibilidad
que ofrezcan para ejercer la supervisión de las auditorias.
El propósito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditorias realizadas;
de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria aplicados; y de las
conclusiones a que se llegó; asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron
los objetivos de auditoria y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de
Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado, de conformidad con
el Manual respectivo; también deben hacer constar la supervisión y formulación de informes.
Con relación a la fase de planeación de la auditoria, en los papeles de trabajo se explicará la
forma en que se seleccionó al sujeto fiscalizado, el objetivo de la revisión, el alcance de la
auditoria y el programa detallado de auditoria, así como los procedimientos por aplicar durante
la etapa de ejecución, con base en el estudio y evaluación preliminar del sistema de control
interno implantado por el auditado.
CÉDULAS DE AUDITORIA
1. Concepto: Las cédulas de auditoria son documentos en los que se describen los
procedimientos y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoria, así como los
resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor.
2. Tipos de Cédulas de Auditoria: Por su contenido, las cédulas de auditoria se clasifican de
la siguiente manera:
Cédulas sumarias o de resumen, en las cédulas sumarias se resumen las cifras,
procedimientos y conclusiones del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción
sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias. Es
conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o
estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período
anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones
importantes que requieran de explicación, aclaración o ampliación de algún
procedimiento de auditoria, antes de concluir la revisión.
Cédula analítica, en las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o
análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo,
concepto o partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno o varios
procedimientos de auditoria, se detallan la información con la que se contó, las pruebas
realizadas y las observaciones formuladas. Es conveniente que la información y
documentación recabadas se clasifiquen de tal forma que permitan detectar fácilmente
desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.
Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones
que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo y el
esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir
los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos
asentados en la cédula sumaria. En las cédulas analíticas se incluye, además, el
razonamiento de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para
reforzar el resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis, su aplicación
parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden
referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, determinación del costo-beneficio o
variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o irregularidades.
Cédulas subanalíticas, por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la
desagregación, detalle o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula
analítica, mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros
complementarios, un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el examen específico
de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula subanalítica sería aquella en
que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión de dicha cuenta.
Cédulas maestras, una vez concluido el trabajo de auditoria, y de manera adicional a las
cédulas en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo de
los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los
antecedentes de éste y se resuman los procedimientos de auditoria aplicados y sus
resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.
3. Estructura de las Cédulas de Auditoria: Las cédulas de auditoria muestran en su
estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.
Encabezado, en él se asientan el logotipo, las siglas de la entidad auditora, nombre y
dirección, se ubicará en la parte superior de la cédula, así como los siguientes datos:
a) Razón social o denominación del auditado.
b) Índice de la auditoria.
c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
d) Período o ejercicio sujeto a revisión.
e) Clase o tipo de cédula.
f) Descripción de la información que se presenta en la cédula. g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cédula y su firma o
rúbrica, a fin de deslindar responsabilidades.
h) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso
de que, en el transcurso de la auditoria, se presenten sucesos que modifiquen lo
asentado en dicho documento.
Cuerpo o contenido principal, es la parte más importante de la cédula; en ella se asientan
los resultados y la información obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo
siguiente:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.
b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los
elementos de control establecidos del auditado.
c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
d) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los
controles establecidos por el auditado.
e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades
detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, así
como determinación del monto de dichos hechos e irregularidades.
f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las
pruebas realizadas e identificarlas con otras cédulas que guarden relación o
complementen los procedimientos que en ella se consignen.
Pie o calce, se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan principalmente los
siguientes datos:
a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún
concepto asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar o ampliar
información o señalar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o
irregularidades y fallas de control interno.
b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula.
c) Descripción de las marcas de auditoria empleadas y su significado (si no se elabora
una cédula especial para ello).
d) Número de hojas que integran la cédula. 4. Características de las Cédulas: El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo
o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los
del pie o calce derivan de la ejecución de las pruebas de auditoria, para el diseño de las
cédulas, es preciso considerar las necesidades de la revisión, en función de los objetivos
planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que
constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de
los procedimientos aplicados. Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de
los papeles de trabajo, a continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula
para cumplir su cometido:
Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial y suficientemente amplia
para que el lector pueda formarse una opinión.
Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
Que esté completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoria
realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas), se
correlacionen fácilmente, de tal manera que contengan suficientes índices y marcas que
permitan al lector relacionar datos con facilidad.
Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para
cumplir el objetivo propuesto.
5. Reglas para la Elaboración de Cédulas de Auditoria: A efecto de que las cédulas que
integran los papeles de trabajo reúnan las características enunciadas anteriormente y cumplan
con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, más no limitativa, algunas
reglas o principios para su diseño y elaboración:
Adoptar, según el tipo de auditoria, auditado y rubro (capítulo, concepto o partida) o
subfunción.
Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos
aplicados.
Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora.
Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado.
Anotar los datos en columnas.
Asentar en la cédula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estén
completos.
Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.
Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en
la cédula con los asentados en otras cédulas.
Para efectos de corrección, en las cédulas elaboradas manualmente, las palabras o
números incorrectos se tacharán y los correctos se escribirán en la parte superior con la
rúbrica de quien elaboró o supervisó la cédula.
Una vez elaborada una cédula en forma manual, ésta no deberá desecharse ni pasarse en
limpio, por lo que se deberá trabajar siempre con limpieza y precisión.
Los datos y cifras de las cédulas que se elaboren manualmente, se escribirán con letra
legible o de molde y con tinta negra.
En caso de que las cédulas se elaboren mediante computadora, éstas se deberán
imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localización e
identificación en los legajos.
6. Marcas de Auditoria: Las marcas de auditoria se deberán escribir con color rojo y explicar
su significado al pie o calce de las cédulas. El personal auditor creara marcas de auditoria de
conformidad con el tipo de auditoria y rubro revisado.
PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
Los papeles de trabajo en medios electrónicos se refieren a información creada, transmitida,
procesada, grabada o conservada electrónicamente que dan soporte a un informe de auditoria,
a dicha información sólo se puede tener acceso usando equipos y tecnologías idóneas. En
función de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha información, y en
qué medida es viable para el desarrollo de las pruebas sustantivas de auditoria, se deberá hacer
énfasis en los procedimientos que conduzcan a verificar los siguientes aspectos:
Autenticidad, en qué medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que
crea la información.
Integridad, la cual consiste en asegurar que la información sea completa, exacta,
actualizada y válida.
Autorización, verificar que la información haya sido preparada, procesada, corregida,
enviada, recibida, y consultada por personas facultadas para ello.
Admisión, cuidar en la medida de lo posible que la información que recopile la entidad
de fiscalización, no sea susceptible de ser rechazada por las personas involucradas en el
intercambio de la misma, por motivos tales como que no se pueda probar su origen,
recepción o contenido.
A continuación se proporciona una serie de formatos de papeles de trabajo:
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla Índice
Periodo a Examinar
N° CONTENIDO REF. PAPEL DE
TRABAJO
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla de Controles Clave
Periodo a Examinar
REF.
P/T
DESCRIPCIÓN REF. AL PROGRAMA
DE AUDITORIA
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna
Dirección Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla de Puntos Débiles
Periodo a Examinar
REF.
P/T
DESCRIPCIÓN EFECTO SOBRE EL
ENFOQUE DE AUD
DISPOSICIÓN JEFE
DE AUDITORIA
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna
Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla Resumen de Puntos Fuertes
Periodo a Examinar
EF.
P/T
DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
PRUEVA DE
RRECORRIDO
DISPOSICIÓN
JEFE DE
AUDITORIA
CONTROL
CLAVE
SI NO
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla de Narración
Periodo a Examinar
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE NARRATIVA DEL
PROCEDIMIENTO
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna
Dirección Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Flujograma
Periodo a Examinar
N° PROCEDIMIENTO CARGO ÁREA/UNIDAD 1 ÁREA/UNIDAD 2 ETC.
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna
Dirección Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Programa de Trabajo
Periodo a Examinar
N° DESCRIPCIÓN REF/PT HECHO
POR
FECHA REVISADO
POR
FECHA
1 DEFINICIÓN (1) (4) (5) (2) (6) (6)
2 OBJETIVOS (2)
2.1
2.2
2.3
….
3 PROCEDIMIENTOS (3)
3.1 Alcance
3.2 Selección de la Muestra
3.3 Trabajo a Desarrollar
3.3.1
……
1. Definición: Se describe el área o cuenta a examinar, de acuerdo a reglamentos específicos,
manual de organización y funciones, etc.
2. Objetivos: Se describen los objetivos específicos que se espera alcanzar en la auditoria,
para cada área o cuenta definida en el memorando de planificación.
3. Procedimientos: Comprende la selección de técnicas y procedimientos necesarios para
alcanzar los objetivos definidos:
3.1 Alcance: Se define el alcance del trabajo a desarrollar de acuerdo a la planificación
específica.
3.2 Selección de la Muestra: De acuerdo al alcance definido, aquí se hace mención del
criterio seguido para la selección de la muestra, recomendándose se efectúe en una cédula de
trabajo por aparte, en la cual se incluye el criterio y cálculos y fuentes de evidencia que se
utilizaron para su selección y en el Programa hacer referencia de ésta cédula.
3.3 Trabajo a Desarrollar: Se definen las técnicas y procedimientos de auditoria a seguir
para ejecutar el trabajo del área o cuenta bajo examen. Se pueden utilizar las técnicas de
análisis, inspección, confirmación, cálculo, revisión analítica, etc.
4. Ref. P/T: Se hace referencia a la cédula en donde se efectuó la prueba, de acuerdo al paso
indicado en el programa y la referencia se debe anotar en rojo.
5. Hecho por y Fecha: Se debe poner la firma del auditor y fecha de efectuada la prueba.
6. Revisado por y Fecha: El Supervisor debe poner su firma y fecha de revisado los papeles
de trabajo.
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna
Dirección Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Cronograma
Periodo a Examinar
N° ACTIVIDADES ENE. FEB. MAR ABR. MAY JUN. JUL. AGO SEP. OCT. NOV. DIC.
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Cronograma de Actividades
y asignación de personal
Periodo a Examinar N° ACTIVIDADES PERSONAL ASIGNADO FECHAS HRS.
HOMBRE
OBSERVACIONES
NOMBRE CARGO DEL….. AL….. EST. REAL
1
1.1
1.1.1 1.1.2
1.1.3
1.2
1.3
1.4
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
PLANIFICACION
Familiarización
Revisión Archivo Permanente
Revisión Archivo
Corriente Visita Preliminar
Evaluación Preliminar
Control Interno Memorandum de
Planificación Programas de Auditoria
EJECUCION DEL
TRABAJO
Evaluación del Control
Interno Proceso
Presupuestario Evaluación del Control
Interno de los Fondos
Evaluación del Proceso Presupuestario,
Financiero y Contable
Evaluación de la Administración de los
Fondos
Evaluación de la Eficiencia de las
Funciones Sustantivas del
Programa . . . ……….
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
Elaboración 1er. Borrador del Informe
Revisión 1er. Borrador
del Informe Rev. y Aprobación 1er.
Borrador del Informe
Discusión 1er Borrador del Informe
Elaboración 2o. Borrador
del Informe Revisión 2o. Borrador del
Informe
Rev. y Aprobación 2o. Borrador del Informe
Elaboración Informe
Definitivo Revisión Informe
Definitivo
Aprobación Informe Definitivo
Firma y Presentación
Informe Definitivo
TOTALES
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna
Dirección
Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Estado Liquidación de Presupuestos
Ingresos y Egresos
Periodo a Examinar REF.
P/T
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
SALDO S/G
LIBROS
AJUSTES RECLASIFICACIÓN SALDO
S/G AUD DEBE HABER DEBE HABER
Ingresos:
TOTAL INGRESOS
Egresos:
TOTAL EGRESOS
RESULTADO
PRESUPUESTARIO
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Sumaria
Periodo a Examinar
CÓDICO DESCRIPCIÓN SALDO
INICIAL
REF.
P/T
SALDO
FINAL
AJUSTE RECLASIFICACIÓN SALDO
S/G AUD
TOTALES
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Asientos de Ajuste
Periodo a Examinar
REF. P/T DESCRIPCIÓN PARCIALES DEBE HABER
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Asientos de Reclasificación
Periodo a Examinar
REF. P/T DESCRIPCIÓN PARCIALES DEBE HABER
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla de Deficiencias
Periodo a Examinar
REF.
P/T
DESCRIPCIÓN COMENTARIOS CONCLUSIONES
Condición:
Criterio:
Causa:
Efecto:
Recomendación:
Disposición Jefe de Auditoria:
Referencia Carta de Control
Interno
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono
Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla de Supervisión
Periodo a Examinar
SUPERVISOR:…………………………………………………………………………………
……………
REF.
P/T
N° D E S C R I P C I Ó N
1
2
3
4……
1
2
3
4……
1
2
3
4……
1
2
3
4……
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Registro de Recomendaciones
Emitidas
Periodo a Examinar
I. INFORMACIÓN GENERAL
1. Entidad:
2. Área/Unidad Administrativa:
3. Tipo de Auditoria:
4. Auditor Asignado:
5. Fecha de Entrega y Número del Informe:
II. REGISTRO DE RECOMENDACIONES
N° RECOMENDACIÓN PLAZO FECHA RESPONSABLE
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Resultado del seguimiento
De recomendaciones
Periodo a Examinar
I. INFORMACIÓN GENERAL
1. Entidad:
2. Área/Unidad Administrativa:
3. Número de Informe:
4. Auditor Asignado:
5. Fecha de Evaluación:
II. RESUMEN DE RECOMENDACIONES
RECOMENDACIÓN N° %
EMITIDAS
1. Implantadas:
2. Parcialmente Implantadas:
3. No Implantadas:
III. BENEFICIOS O RESULTADOS DE LO IMPLEMETADO
RECOMENDACIÓN RESULTADO O BENEFICIO
IV. CAUSAS Y EFECTOS DE LAS RECOMENDACIONES IMCUMPLIDAS
RECOMENDACIONES CAUSAS Y EFECTOS
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla Analítica
Periodo a Examinar
CÓDIGO DESCRIPCIÓN SALDO
INICIAL
MOVIMIENTOS SALDO
FINAL
% OBSERVACIONES
DEBE HABER
TOTALES
OBJETIO:
CONCLUSIÓN:
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla Subanalítica
Periodo a Examinar
MES DESCRIPCIÓN SALDO
INICIAL
MOVIMIENTOS SALDO
FINAL
OBSERVACIONES
DEBE HABER
TOTALES
OBJETIO:
CONCLUSIÓN:
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar
Entidad
Tipo de Auditoria
Área o Cuenta
Planilla Comprobación
Cumplimiento de Controles Periodo a Examinar
N° FECHA CONCEPTO IMPORTE
Bs.
PROCEDIMIENTOS
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Hecho por:……………………..
Fecha:…………………………..
Revisado por:…………………..
Fecha:…………………………..
Unidad de Auditoria Interna Dirección
Teléfono Lugar