manual book pemutakhiran - jakarta. manual... · menugaskan tim pemutakhiran data dan informasi bmd...
TRANSCRIPT
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
i
MANUAL BOOK
PEMUTAKHIRAN
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
ii
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk
meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh
masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik
kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah
diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik
pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good
Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD)
Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset
Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/,
salah satunya adalah SENSUS. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)
SENSUS ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi
terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.
Jakarta, Juni 2018 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta Achmad Firdaus NIP. 196405121987031004
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
2
PETUNJUK PENGGUNAAN
PEMUTAKHIRAN DATA DAN INFORMASI BMD
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Key Performance Indicator (KPI) merupakan suatu indikator kunci yang digunakan untuk
mengukur kinerja pimpinan. Dalam lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, KPI menjadi
acuan kinerja untuk Pejabat Eselon 2, Eselon 3, dan Eselon 4. Jika salah satu dari KPI tersebut
tidak terpenuhi sesuai target, maka akan dikenakan sanki berupa pemotongan Tunjangan Kinerja
Daerah (TKD).
Penatausahaan asset termasuk ke dalam salah satu KPI yang harus dipenuhi. Pada tahun
2018 yang menjadi KPI dalam penatausahaan asset adalah Sensus Aset. Tujuan dari Sensus Aset
adalah untuk mengetahui status keberadaan dan kondisi dari asset dengan maksud untuk
memenuhi dari asersi keberadaan asset.
Tahun 2019, yang menjadi KPI dalam penatausahaan asset adalah Pemutakhiran Data dan
Informasi Barang Milik Daerah. Pemutakhiran Data dan Informasi BMD dilakukan sebagai upaya
untuk pemenuhan asersi secara bertahap untuk asset Provinsi DKI Jakarta. Pemutakhiran Data
dan Informasi BMD dilakukan dengan cara melakukan Pemutakhiran terhadap Kode Barang dan
Pemutakhiran Data dan Informasi. Pemutakhiran Kode Barang dilakukan dengan mengubah kode
barang sesuai dengan kodefikasi Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 108 Tahun 2016.
Pemutakhiran Data dan Informasi dilakukan dengan cara melengkapi detail-detail asset yang
belum lengkap dengan tujuan agar terpenuhinya asersi penatausahaan asset dan menjadikan data
asset lebih valid.
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka laman http://aset.jakarta.go.id/
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
3
Kemudian pilih kelompok menu Inventarisasi dan klik e-Pemutakhiran
Lalu melakukan Login di website Simaster (SIstem Informasi Manajemen Aset Terintegrasi)
http://simaster.jakarta.go.id/kpi :
Setelah login langkah berikutnya menu Pemutakhiran Data dan Informasi terdiri dari menu:
A. Dashboard
Menu dashboard hanya sebagai acuan persentase pembagian dan progress kerja selama 1
(satu) tahun yang sudah ditentukan pada rencana kerja awal tahun, maka akan seperti :
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
4
Catatan :
Kondisi sudah di kunci secara sistem, hanya sebagai acuan saja.
B. Persiapan
Menu Persiapan merupakan tahap awal dari proses pengerjaan Pemutakhiran Data dan
Informasi BMD. Tahap persiapan dilakukan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan
Pemutakhiran Data dan Informasi karena SKPD/UKPD tidak bisa melaksanakan kegiatan
pemutakhiran sebelum melakukan tahap persiapan. Tahap persiapan sendiri terbagi menjadi 3
tahapan yaitu Upload SK Tim, Upload Kegiatan Sosialisasi, dan Cetak Kertas Kerja Kode
Barang.
1. Upload SK Tim
Menu Upload SK Tim merupakan menu dimana SKPD/UKPD melakukan unggah terhadap
Surat Keputusan yang telah dibuat oleh Kepala SKPD/UKPD dalam membentuk dan
menugaskan Tim Pemutakhiran Data dan Informasi BMD selaku Tim Pelaksana
Pemutakhiran Data dan Informasi. Berikut adalah cara melakukan unggah SK Tim:
a. Klik menu Persiapan lalu klik submenu Upload SK Tim
b. Selanjutnya klik tombol Browse lalu akan terbuka windows explorer dan pilih file SK
Tim yang sudah di scan dalam format .pdf lalu klik open. (terdapat kapasitas maksimal
dari file pdf yaitu 2mb)
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
5
c. Setelah itu klik tombol Upload dan klik OK pada konfirmasi pengunggahan
d. Setelah proses pengunggahan dilakukan dan sukses, maka status akan berubah
menjadi Menunggu Validasi. Unggahan SK Tim tersebut akan dilihat, verifikasi, dan
validasi terlebih dulu oleh Tim Monitoring BPAD.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
6
e. Jika unggahan terdapat kesalahan dan tidak divalidasi oleh Tim Monitoring BPAD,
maka status akan berubah menjadi Tidak Disetujui lalu terdapat keterangan
mengapa unggahan tersebut tidak disetujui dan Pengurus Barang diwajibkan untuk
melakukan unggah ulang.
f. Jika file yang telah diunggah sudah benar dan telah divalidasi oleh Tim Monitoring
BPAD, maka status akan berubah menjadi Disetujui lalu pengurus barang dapat
melanjutkan ke tahapan persiapan selanjutnya yaitu Upload Kegiatan Sosialisasi.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
7
2. Upload Kegiatan Sosialisasi
Menu Upload Kegiatan Sosialisasi merupakan menu dimana SKPD/UKPD dapat melakukan
unggah terhadap dokumentasi yang telah dibuat oleh pengurus barang pada saat
mengikuti kegiatan sosialisasi yang diselenggarakan oleh BPAD. Unggah dokumentasi
ditujukan sebagai bukti bahwa pengurus barang telah mengikuti sosialisasi yang
diselenggarakan oelh BPAD. Dalam file yang diunggah oleh pengurus barang harus
terdapat dua dokumentasi yaitu foto absensi sosialisasi dan dokumentasi pada saat
mengikuti sosialisasi. Berikut adalah cara unggah Kegiatan Sosialisasi:
a. Klik menu Persiapan lalu klik submenu Upload Kegiatan Sosialisasi
b. Selanjutnya klik tombol Browse lalu akan terbuka windows explorer dan pilih file
Dokumentasi Kegiatan Sosialisasi dalam format .pdf lalu klik open. (terdapat kapasitas
maksimal dari file pdf yaitu 2mb)
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
8
c. Setelah itu klik tombol Upload dan klik OK pada konfirmasi pengunggahan
d. Setelah proses pengunggahan dilakukan dan sukses, maka status akan berubah
menjadi Menunggu Validasi. Unggahan Dokumentasi Kegiatan Sosialisasi tersebut
akan dilihat, verifikasi, dan validasi terlebih dulu oleh Tim Monitoring BPAD.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
9
e. Jika unggahan terdapat kesalahan dan tidak divalidasi oleh Tim Monitoring BPAD,
maka status akan berubah menjadi Tidak Disetujui lalu terdapat keterangan
mengapa unggahan tersebut tidak disetujui dan Pengurus Barang diwajibkan untuk
melakukan unggah ulang.
f. Jika file yang telah diunggah sudah benar dan telah divalidasi oleh Tim Monitoring
BPAD, maka status akan berubah menjadi Disetujui lalu pengurus barang dapat
melanjutkan ke tahapan persiapan selanjutnya yaitu Cetak Kertas Kerja Kode Barang.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
10
3. Cetak Kertas Kerja Kode Barang
Menu Cetak Kertas Kerja Kode Barang merupakan menu dimana pengurus barang dapat
mengunduh dan mencetak Kertas Kerja Pemutakhiran Kode Barang (KKPKB). KKPKB
dibuat untuk memudahkan Tim Pemutakhiran Data dan Informasi dalam melaksanakan
tugas atau melakukan inventarisir kode barang secara manual dengan melakukan cek fisik
terhadap asset tersebut. Berikut ialah cara mencetak Kertas Kerja Kode Barang:
a. Klik menu Persiapan lalu klik submenu Upload Kegiatan Sosialisasi
b. Selanjutnya klik tombol Buat Kertas Kerja untuk membuat kertas kerja dalam dua
format yaitu PDF dan Excel
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
11
c. Lalu klik salah satu gambar tersebut untuk mengunduh file sesuai format yang
disediakan. Dalam hal terdapat kesesuaian kode dan uraian barang, maka TPDI
harus memberikan tanda centang (√) pada kolom SESUAI. Dalam hal terdapat
ketidaksesuaian kode dan/atau uraian barang, maka TPDI harus memberikan tanda
centang (√) pada kolom TIDAK SESUAI. Kemudian mengusulkan kode dan uraian
barang yang sesuai sebagaimana Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108
Tahun 2016 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Daerah pada kolom
USULAN KODE BARANG.
Catatan: Kodefikasi Kode Barang sesuai dengan Permendagri No. 108 Tahun 2016 dapat diunduh di
menu Download
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
12
C. Pelaksanaan
Menu Pelaksanaan merupakan tahap utama dari proses Pemutakhiran Data dan Informasi
BMD. Tahap ini merupakan tahap inti dari proses Pemutakhiran Data dan Informasi BMD
karena merupakan tahap dimana dilakukannya Pemutakhiran Kode Barang dan Pemutakhiran
Data dan Informasi. Tahap ini dapat diproses apabila SKPD/UKPD telah melaksanakan proses
sebelumnya yaitu tahap Persiapan. Pada tahap ini SKPD/UKPD diharapkan untuk melakukan
rekam data ke system Aset BPAD setelah dilakukannya proses secara manual yang dilakukan
oleh Tim Pemutakhiran Data dan Informasi (TPDI). Terdapat dua submenu dari Pelaksanaan
yaitu Pemutakhiran Kode Barang dan Pemutakhiran Data & Informasi.
1. Pemutakhiran Kode Barang
Pemutakhiran Kode Barang merupakan tahapan dimana data perubahan kode barang yang
dilakukan secara manual melalui Kertas Kerja Pemutakhiran Kode Barang oleh TPDI,
direkam atau dilakukan penginputan ke dalam system Aset BPAD untuk dilakukan
perubahan kode barang di system. Ada dua tahapan yang dilakukan yaitu Upload
Pelaksanaan Kertas Kerja Kode Barang dan Update Kode Barang
a. Upload Pelaksanaan Kertas Kerja Kode Barang
Kegiatan ini dilakukan dengan mengunggah Kertas Kerja yang telah diproses secara
manual sebagai bukti bahwa telah dilakukannya inventarisir kode barang yang
dilakukan TPDI di lapangan. Kertas Kerja yang diunggah tidak diharuskan untuk
dilakukan dalam sekali unggah tetapi dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan
proses yang dilakukan secara manual. Berikut adalah cara melakukan Upload
Pelaksanaan Kertas Kerja Kode Barang:
i. Klik menu Pelaksanaan kemudian klik submenu Pemutakhiran Kode Barang lalu klik
Upload Pelaksanaan Kertas Kerja Kode Barang
ii. Setelah itu klik tombol Browse dan akan memunculkan tab windows explorer lalu
pilih file Kertas Kerja yang sudah di scan dan akan diunggah dengan format PDF
dan kapasitas maksimal 2MB
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
13
iii. Lalu klik tombol Upload dan klik OK pada konfirmasi pengunggahan
iv. Setelah proses pengunggahan dilakukan dan sukses, maka status akan berubah
menjadi Menunggu Validasi. Unggahan Kertas Kerja Kode Barang tersebut akan
dilihat, verifikasi, dan validasi terlebih dulu oleh Tim Monitoring BPAD.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
14
v. Jika unggahan terdapat kesalahan atau tidak sesuai dengan ketentuan dan tidak
divalidasi oleh Tim Monitoring BPAD, maka status akan berubah menjadi Tidak
Disetujui lalu terdapat keterangan mengapa unggahan tersebut tidak disetujui dan
Pengurus Barang diwajibkan untuk melakukan unggah ulang sesuai dengan
ketentuan.
vi. Jika file yang telah diunggah sudah benar dan telah divalidasi oleh Tim Monitoring
BPAD, maka status akan berubah menjadi Disetujui lalu pengurus barang dapat
melanjutkan ke tahapan Update Kode Barang dan melakukan unggah Kertas Kerja
Kode Barang lagi jika ada progress pengerjaan hingga semua kode barang telah
diinventarisir secara manual.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
15
b. Update Kode Barang
Tahapan ini merupakan proses inti dari Pemutakhiran Kode Barang. Update Kode
Barang dilakukan dengan melakukan rekam data atau penginputan data dari Kertas
Kerja yang telah dikerjakan secara manual ke dalam Sistem Aset BPAD. Berikut cara
penginputan Update Kode Barang:
i. Klik menu Pelaksanaan kemudian klik submenu Pemutakhiran Kode Barang lalu klik
Upload Pelaksanaan Kertas Kerja Kode Barang
ii. Setelah lama Update Kode Barang terbuka Pengurus Barang dapat melakukan filter
item asset sesuai dengan KIB dan Status Pemutakhiran
Catatan: Statu pemutakhiran terbagi menjadi tiga yaitu Belum Diproses jika item tersebut
belum dikerjakan, Belum Disetujui jika pengajuan kode barang ditolak, dan Disetujui jika
proses telah selesai dan disetujui oleh Pengurus Barang apabila telah sesuai dengan mapping
atau telah disetujui oleh Tim Monitoring BPAD jika mengusulkan kode barang.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
16
iii. Setelah melakukan filter terhadap data asset yang akan dilakukan pemutakhiran
kode barang, selanjutnya klik ikon pada table Action pada item yang akan
dilakukan pemutakhiran kode barang.
iv. Setelah itu maka akan muncul tab baru untuk melakukan pemutakhiran kode
barang. Pengurus barang dapat langsung klik tombol Simpan jika pada Kertas
Kerja sudah menyetujui perubahan kode barang sesuai dengan mapping dan akan
merubah kode barang tersebut sesuai dengan kode barang baru. Status pada item
akan berubah menjadi Disetujui.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
17
v. Jika pada Kertas Kerja Pemutakhiran Kode Barang yang telah diinventarisir secara
manual terdapat ketidaksesuaian dengan mapping kode barang dan perlu untuk
melakukan usulan lain atas kode barang, maka pengurus barang dapat melakukan
uncheck pada Persetujuan dan mengetikkan kode barang usulan sesuai dengan
Permendagri 108 tahun 2016 lalu Enter atau klik tombol refresh dan usulan nama
barang akan muncul. Lalu klik tombol Simpan dan klik OK pada konfirmasi
pengusulan
vi. Lalu akan muncul Status Usulan berubah menjadi SKPD MENGUSULKAN KODE
BARANG BARU dan terdapat notifikasi tulisan Menunggu Approval dari BPAD.
Status pada item akan berubah menjadi Belum Disetujui. Tim Monitoring BPAD
akan melakukan verifikasi dan validasi terhadap kesesuaian Kode Barang usulan
tersebut.
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
18
vii. Jika menurut Tim Monitoring BPAD terdapat ketidaksesuaian terhadap kode barang
yang diusulkan setelah dilakukan verifikasi, maka usulan tersebut akan dikembalikan
kepada SKPD/UKPD untuk dilakukan pengecekan kembali dan melakukan usulan
kode barang kembali
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
19
viii. Jika pengusulan kode barang telah dilakukan verifikasi dan telah divalidasi oleh Tim
Monitoring BPAD makan status usulan akan berubah menjadi BPAD MENYETUJUI
KODE BARANG BARU. Status pada item akan berubah menjadi Disetujui dan
Pengurus Barang dapat melanjutkan pemutakhiran akan kode barang yang lain.
2. Pemutakhiran Data & Informasi
Pemutakhiran Data dan Informasi merupakan tahapan dimana pengurus barang dapat
melengkapi detail asset sesuai dengan asersi. Untuk dapat mengerjakan pemutakhiran data
dan informasi, pengurus barang harus melakukan pemutakhiran kode barang terlebih
dahulu. Tujuan dari tahapan pemutakhiran data dan informasi sendiri adalah untuk
pemenuhan asersi asset agar data asset yang ada menjadi lebih valid dengan
dilengkapinya asersi-asersi tersebut. Berikut adalah cara melakukan pemutakhiran data dan
informasi:
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
20
a. Klik menu Pelaksanaan kemudian klik submenu Pemutakhiran Kode Barang lalu klik
Pemutakhiran Data & Informasi
b. Pengurus Barang dapat melakukan filter pada jenis KIB (A, B, C, D, E, dan F) dan pada
Status (Draft, Valid (menunggu persetujuan SKPD), Valid (menunggu persetujuan
BPAD), dan Approved)
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
21
c. Kemudian klik ikon pada kolom Action lalu akan terbuka tab baru yang berisi detail
asset sesuai asersi
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
22
d. Pengurus Barang diwajibkan untuk mengisi semua kolom pada masing-masing Asersi.
Pengurus Barang dapat mengubah isi detail asset jika dirasa keliru dan mengisi kolom
yang kosong ataupun tidak merubah apapun jika dirasa sudah benar. Status awal pada
Asersi adalah Draft
e. Setelah semua kolom sudah terisi dan dirasa sudah tepat sesuai dokumen yang ada,
maka langkah selanjutnya klik tombol Simpan di bawah kanan
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
23
f. Jika sudah klik tombol simpan, status Asersi akan berubah menjadi Valid (menunggu
persetujuan BPAD). Jika ada salah satu kolom yang belum terisi, status Asersi pada
kolom tersebut akan tetap menjadi Draft.
g. Khusus untuk asersi penilaian, jika tidak ada perubahan maka status berubah menjadi
Valid (menunggu persetujuan SKPD). jika ada perubahan maka diwajibkan untuk
mengunggah lampiran dokumen dalam bentuk Berita Acara. Jika tidak dilampirkan
maka status akan tetap menjadi draft. Jika mengunggah lampiran dokumen maka
status akan berubah menjadi Valid (menunggu persetujuan BPAD).
Menu Pemutakhiran Data dan Informasi
24
h. Jika pemutakhiran data dan informasi tersebut telah divalidasi dari SKPD maupun
BPAD, maka status akan berubah menjadi Approved