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MANUAL DE CONFIGURACIONES DE ENTIDAD

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano ADMINISTRADOR DE LA ENTIDAD Edic. /Rev.: 000 V02.00

Fecha: 29/06/2015

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 59

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título MANUAL CONFIGURACIÓN DE LA ENTIDAD

Nombre Archivo DGCP-MAN-Manual Configuración de la Entidad F01A-E4GC v02.00

Fecha 29/06/2015

Versión v02.00

Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas-DGCP

Asunto / Detalle Manual Configuración de la Entidad

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

v00.00 50 17/12/2014 Creación del Documento

v00.01 59 22/12/2014 Revisión del Documento

v00.02 62 09/01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica

v00.03 62 23/01/2015 Adecuación al formato DGCP

v00.04 55 27/01/2015 Revisión del Documento con plataforma

v01.00 55 29/01/2015 Revisión final del documento

v01.01 58 04/05/2015 Actualización con el sistema de Producción

v01.02 58 29/06/2015 Actualización del Documento Fase 1A

v02.00 59 29/06/2015 Revisión final del documento Fase 1A

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Sandra Santana Tecnología

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Gianina Cáceres

Jenniffer Tomic

Marianelly Aparicio

Fecha: 29/06/2015



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INDICE 1. IMÁGENES .................................................................................................................. 5 2. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................... 7 3. OBJETIVO ................................................................................................................... 8 4. DATOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS ..................................................................... 9

4.1 VISUALIZACIÓN DE LOS DATOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS ....................................... 9 5. CONFIGURACIÓN UNIDAD DE COMPRAS ............................................................. 14 6. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS........................................................................... 16

6.1 CREAR USUARIOS .................................................................................................. 16 6.2 ACEPTAR USUARIOS: ............................................................................................. 19 6.3 RECHAZAR USUARIOS: ........................................................................................... 20 6.4 CANCELAR USUARIOS ............................................................................................ 21 6.5 REVERTIR RECHAZO DE USUARIOS ......................................................................... 22 6.6 OTRAS OPCIONES ENCONTRADAS EN ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ....................... 23

7. PERFILES DE USUARIO ........................................................................................... 24 7.1 EDITAR PERFIL: ...................................................................................................... 28 7.2 BORRAR PERFIL DE USUARIOS: ............................................................................... 28 7.3 OTRAS OPCIONES ENCONTRADAS EN PERFILES DE USUARIO: ................................... 29

8. DEPENDENCIAS ....................................................................................................... 30 9. BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS ............................................................................. 34

9.1 ANEXAR DOCUMENTOS .......................................................................................... 34 9.2 IMPORTAR ARCHIVOS (ALTERNATIVO) ...................................................................... 35 9.3 BORRAR ................................................................................................................ 36 9.4 DESCARGAR DOCUMENTOS .................................................................................... 37

10. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ..................................................................... 38 11. SUSCRIPCIÓN DE ALERTAS ............................................................................... 39 12. FLUJO DE APROBACIÓN ..................................................................................... 40

12.1 CREAR .................................................................................................................. 41 12.2 ACTIVAR ................................................................................................................ 44 12.3 DESACTIVAR .......................................................................................................... 45 12.4 BORRAR ................................................................................................................ 46

13. GRUPO DE USUARIOS ......................................................................................... 47 13.1 CREAR GRUPO DE USUARIO ................................................................................... 47 13.2 ACTIVAR GRUPO DE USUARIOS ................................................................................ 51 13.3 DESACTIVAR GRUPO DE USUARIO............................................................................ 53 13.4 BORRAR GRUPO DE USUARIO .................................................................................. 54

14. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................... 56 NOTAS: ............................................................................................................................ 58 NOTAS: ............................................................................................................................ 59



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1. IMÁGENES

Imagen 1. Configuración de la Unidad de Compras 9 Imagen 2. Datos de la Unidad de Compras 10 Imagen 3. Perfil de la Unidad de Compras 11 Imagen 4. Pantalla de Modificar Idioma 11 Imagen 5. Pantalla de Certificaciones 12 Imagen 6. Pantalla de Recomendaciones 12 Imagen 7. Pantalla de Noticias 13 Imagen 8. Pantalla de Noticias 13 Imagen 9. Configuraciones de la Unidad de Compras 14 Imagen 10. Configuraciones de la Unidad de Compras – Configuración de Equipos. 15 Imagen 11. Administración de Usuarios 16 Imagen 12. Administración de Usuarios – Información Usuario. 16 Imagen 13. Administración de Usuarios – Información de Inicio de Sesión 17 Imagen 14. Administración de Usuarios – Configuración 17 Imagen 15. Administración de Usuarios – Seleccionar Configuración 17 Imagen 16. Administración de Usuarios – Asignar a una dependencia 17 Imagen 17. Administración de Usuarios – Asignar perfil de usuario 18 Imagen 18. Administración de Usuarios – Personalizar perfil de usuario 18 Imagen 19. Administración de Usuarios – Guardar creación de usuario 18 Imagen 20. Administración de Usuarios – Opciones Aceptar usuarios 19 Imagen 21. Administración de Usuarios – Aceptar Usuarios 19 Imagen 22. Administración de Usuarios – Usuario Aceptado 19 Imagen 23. Administración de Usuarios – Opción Rechazar Usuarios 20 Imagen 24. Administración de Usuarios – Rechazar Usuarios 20 Imagen 25. Administración de Usuarios – Usuario Rechazado Correctamente 20 Imagen 26. Administración de Usuarios – Opción Cancelar Usuarios 21 Imagen 27. Administración de Usuarios – Cancelar Usuarios 21 Imagen 28. Administración de Usuarios – Usuario Cancelado 21 Imagen 29. Administración de Usuarios –Opción Revertir rechazo de usuarios 22 Imagen 30. Administración de Usuarios – Revertir rechazo de usuarios 22 Imagen 31. Administración de Usuarios – Revertido de usuario 22 Imagen 32. Administración de Usuarios – Otras opciones 23 Imagen 33. Ruta para Creación de perfiles de usuario 24 Imagen 34. Crear perfiles de usuario 24 Imagen 35. Bloque Menú-Crear perfiles de usuario 25 Imagen 36 . Bloque Menú- Definición de elementos del menú inicio 25 Imagen 37. Bloque Menú- Opciones 26 Imagen 38. Bloque Zona de accesos directos- Áreas rápidas 26 Imagen 39. Bloque Zona de accesos directos- Enlaces rápidos (Ir a) 26 Imagen 40. Bloque escritorio- Enlaces rápidos 27 Imagen 41. Bloque usuarios- Asignar esta dependencia 27 Imagen 42. Bloque usuarios- Asignar usuarios 27 Imagen 43. Editar perfil de usuarios 28 Imagen 44. Borrar perfiles de usuarios 28 Imagen 45. Selección de perfiles de usuarios para borrar 29 Imagen 46. Perfiles de usuario eliminado 29 Imagen 47. Otras opciones encontradas en perfiles de usuario 29 Imagen 48. Configuración Dependencias 30 Imagen 49. Detalle de Dependencias 30 Imagen 50. Usuarios de la Dependencia 31 Imagen 51. Agregar Dependencias Principal 31



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Imagen 52. Agregar nombre departamento de Dependencias 31 Imagen 53. Actualización departamento de Dependencias 32 Imagen 54. Actualización departamento de Dependencias 32 Imagen 55. Agregar grupo de trabajo o Agregar usuarios 33 Imagen 56. Selección de usuarios para la dependencia 33 Imagen 57. Ruta para la Biblioteca de Documentos 34 Imagen 58. Búsqueda de documentos 34 Imagen 59. Documento adjuntado para anexar 35 Imagen 60. Verificación de documentos anexado 35 Imagen 61. Importar archivos (alternativos) 35 Imagen 62. Borrar documentos de la entidad 36 Imagen 63. Confirmación de los documentos eliminados 36 Imagen 64. Descarga documentos importados 37 Imagen 65. Carpeta del documento importado 37 Imagen 66. Carpeta del documento importado 38 Imagen 67. Suscripción de alertas 39 Imagen 68. Flujo de aprobación 40 Imagen 69. Crear flujo de aprobación 41 Imagen 70. Crear flujo de aprobación completado 41 Imagen 71. Agregar nivel de flujo de aprobación 41 Imagen 72. Agregar nuevo nivel 42 Imagen 73. Número de usuarios 42 Imagen 74. Agregar una nueva tarea 43 Imagen 75. Agregar una nueva tarea completada 43 Imagen 76. Flujo de aprobación creado 43 Imagen 77. Activar flujo de aprobación 44 Imagen 78. Activar flujo de aprobación activada 44 Imagen 79. Desactivar flujo de aprobación activada 45 Imagen 80. Flujo de aprobación desactivado 45 Imagen 81. Borrar flujo de aprobación 46 Imagen 82. Flujo de aprobación eliminado 46 Imagen 83. Grupo de Usuario 47 Imagen 84. Creación Grupo de Usuario 47 Imagen 85. Ejemplo creación de grupo 48 Imagen 86. Agregar Rol 48 Imagen 87. Ejemplo Agregar nuevo rol 48 Imagen 88. Ejemplo rol creado 49 Imagen 89. Buscar usuarios a agregar 49 Imagen 90. Agregar usuarios 50 Imagen 91. Selección de usuario 50 Imagen 92. Grupo de usuario creado 51 Imagen 93. Activar grupo de usuarios desactivados 51 Imagen 94. Activar grupo de usuarios 52 Imagen 95. Grupo de usuario activado 52 Imagen 96. Desactivar Grupo de usuario 53 Imagen 97. Grupo de usuarios disponible para desactivar 53 Imagen 98. Grupo de usuarios desactivado 54 Imagen 99. Borrar Grupo de usuario creado 54 Imagen 100. Grupo de usuario Eliminado 55



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2. INTRODUCCIÓN

Este manual ofrece la documentación esencial para la configuración de la Entidad; auxiliándose de Instrumentos importantes, las cuales permiten que el administrador pueda hacer uso de las diferentes funcionalidades en el sistema. Cada herramienta está encaminada para que la Entidad pueda manejar la administración de usuario, crear perfiles, determinar los flujos de aprobación, asignar la dependencia del usuario o grupo, anexar recomendaciones digitales, establecer el flujo de aprobación según las tareas a realizar y asociar los grupos de usuario que están involucrados dentro de la entidad. Cada proceso se definirá punto por punto y a su vez se estará ilustrando por imágenes; tal cual aparece en la plataforma del sistema para mayor comprensión. Para facilitar la ubicación de cada herramienta; se estará desplegando un índice de temarios con los tópicos que se explican en cada página y el índice de imágenes con el título de la herramienta que se está desarrollando.



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3. OBJETIVO

Presentar el manual de Configuraciones de Entidad de una forma fácil y práctica para que el usuario pueda conocer y crear los procesos de la creación, administración y participación de los involucrados por flujo de dependencia o grupos de usuario de una Entidad.



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4. DATOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS

En esta sección será posible visualizar los datos generales de la empresa, así como también, los contactos de la entidad, información del contacto, páginas de web, el huso horario, recomendaciones, certificaciones y documentos.

4.1 Visualización de los Datos de la Unidad de Compras

Para visualizar los datos de la Unidad de Compras deberá realizar los siguientes pasos:

1- Ingresar al área de Configuración Unidad de Compras, que se encuentra en la parte superior derecha en la pantalla de área de trabajo (en la imagen de la foto).

Imagen 1. Configuración de la Unidad de Compras

2- Esto llevará a una pantalla no editable dividida en cinco pasos generales los cuales se podrá verificara los datos de la Unidad de Compras.

A continuación detalle de la información que se podrá visualizar:

1. Información general: (Logo de la entidad, Nombre de la entidad, Nombre abreviado, Fecha de inicio de actividad / fecha de constitución, País de origen, Código, RNC, Tipo Unidad de Compras / Proveedor, Código UNSPSC, Zona horaria, Idioma, Moneda por defecto). Esta información no es editable.

2. Información de contacto: (Dirección, País, Región, Provincia, Municipio, MunicipalDistric, Código Postal, Teléfono de oficina, Fax de oficina, Correo electrónico de la oficina, Correo electrónico para notificaciones DGCP). Esta información no es editable.

3. Página web: (Página web, Facebook, URL LinkedIn, URL de YouTube, Twitter URL). Esta información no es editable.



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4. Contacto principal: (Titular, Nombre, Cargo, Teléfono, Móvil, Fax, Correo electrónico). Esta información no es editable.

5. Información financiera: (Año fiscal, Ingresos, Ebitda, Número de empleado).

A continuación se encuentra la pantalla con los conceptos mencionados

anteriormente:

Imagen 2. Datos de la Unidad de Compras



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Para visualizar los datos de la Unidad de Compras / proveedor se le dará clic al

botón que se encuentra en la parte inferior derecha, el dispone de un formulario con la información de la Unidad disponible para consulta. A continuación se explican las funcionalidades disponibles para consulta y modificación por parte de la Datos de la Unidad de Compras / Proveedor:

1. Perfil: Muestra los datos de la entidad. No es editable.

Imagen 3. Perfil de la Unidad de Compras

2. Idioma y Hora: Se podrá configurar: (i) el idioma; y (ii) elegir la zona horaria de la Entidad Estatal.

Imagen 4. Pantalla de Modificar Idioma



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3. Certificaciones: Permite a los usuarios consultar y administrar (cargar, borrar o

actualizar) las certificaciones que posea la Entidad Estatal, cuando la misma tenga disponibilidad en el sistema.

Imagen 5. Pantalla de Certificaciones

4. Recomendaciones: actualmente esta sección no está activa.

Imagen 6. Pantalla de Recomendaciones



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5. Noticias: En esta sección se encontrará la información publicada por una Entidad Estatal para su consulta por parte de otras Entidades Estatales y Proveedores. Además el sistema ofrece al usuario Crear nuevas noticias de la Entidad, borrar y editar las noticias.

Imagen 7. Pantalla de Noticias

6. Documentos: Actualmente esta sección no está activa.

Imagen 8. Pantalla de Noticias



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5. CONFIGURACIÓN UNIDAD DE COMPRAS

Esta área permitirá que el administrador pueda configurar las acciones que podrán realizar los usuarios de su entidad. Las configuraciones de unidades de compras se figuran de la siguiente forma:

1. Accesos por Unidad de requisición: podrá definir qué usuarios tendrán acceso a los procedimientos gestionados por unidad de requisición, de tal manera que únicamente visualizarán éstos procedimientos, deberá elegir Si o No en el caso que defina conveniente. Esta opción se encontrará marcada por defecto con “No”.

2. Personalizar el escritorio: Podrá establecer si se permitirá que los usuarios dentro de la entidad puedan configurar su área de trabajo. Esta opción se encontrará marcada por defecto con “No”

3. Configuración de equipos: se podrá definir qué usuarios podrán crear los equipos para tipos de procedimientos en concreto. Esta opción se encontrará marcada por defecto con “No”.

Imagen 9. Configuraciones de la Unidad de Compras

Si selecciona la opción Si el sistema mostrará la opción Agregar usuarios para seleccionar cuáles usuarios tendrán permiso para crear o modificar equipos, le muestra los niveles de permiso:

Parcial: estos usuarios podrán cambiar miembros de un equipo ya creado.

Total: estos usuarios podrán crear, cambiar y eliminar equipos.



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Imagen 10. Configuraciones de la Unidad de Compras – Configuración de Equipos.



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6. ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

Área donde será posible crear usuarios, aceptar usuarios, rechazar usuarios, cancelar usuarios y revertir rechazo de usuarios.

Imagen 11. Administración de Usuarios

6.1 Crear Usuarios

Hacer clic en el botón y completar los datos solicitados. Para crear nuevos usuarios se deberá realizar los siguientes pasos:

1. Información de usuario: en este paso el administrador completará la información con el nombre propio del usuario (Nombre y Apellido), país (República Dominicana) y el correo electrónico.

Imagen 12. Administración de Usuarios – Información Usuario.



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2. Información de inicio de sesión: en este apartado se colocará cual va hacer el nombre de usuario que la persona utilizará para ingresar al sistema y una contraseña temporal.

Nota: Esta contraseña es temporal y será necesario que el usuario la modifique al iniciar por primera vez sesión.

Imagen 13. Administración de Usuarios – Información de Inicio de Sesión

3. Configuración: En este apartado podrá seleccionar la zona horaria, el idioma y

configuración regional o podrá seleccionar la misma configuración predeterminada de

la entidad.

Imagen 14. Administración de Usuarios – Configuración

En caso de seleccionar otra zona horaria se deberá quitar el cotejo de “Usar configuración predeterminada” el sistema desplegará las opciones para que se seleccione el deseado.

Imagen 15. Administración de Usuarios – Seleccionar Configuración

4. Asignar a una dependencia:

Permitirá organizar los usuarios de la entidad en grupos para una mejor distribución de tareas, así como replicar el organigrama de la entidad. Se tendrán que asociar usuarios a los departamentos.

Imagen 16. Administración de Usuarios – Asignar a una dependencia



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5. Asignar perfil de usuario:

Permitirá crear conjuntos de autorizaciones (definir un patrón de perfil, accesos directos y funcionalidades del área de trabajo) aplicables a varios usuarios o departamentos que condicionan las funcionalidades a las que los mismos tendrán acceso. Nota: Los usuarios se crean primero y luego se coloca el perfil de usuario en el módulo perfiles de usuario.

Imagen 17. Administración de Usuarios – Asignar perfil de usuario

6. Personalizar perfil de usuario:

Esta personalización puede realizarse de dos formas: seleccionando un perfil existente y añadiéndole o quitándole funcionalidades entre las disponibles, o configurando desde cero las funcionalidades a las que tendrá acceso el usuario.

Imagen 18. Administración de Usuarios – Personalizar perfil de usuario

7. Guardar creación de usuario:

Una vez completado los pasos solicitados deberá hacer clic al botón . Este le arrojará una pantalla como muestra la imagen 19.

Imagen 19. Administración de Usuarios – Guardar creación de usuario



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6.2 Aceptar Usuarios:

En este apartado se seleccionará los usuarios que desean asociarse a la Entidad, se

pulsará el botón para dar acceso al solicitante según como muestra la imagen 21 y 22.

Imagen 20. Administración de Usuarios – Opciones Aceptar usuarios

Imagen 21. Administración de Usuarios – Aceptar Usuarios

Imagen 22. Administración de Usuarios – Usuario Aceptado



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6.3 Rechazar Usuarios:

En este apartado se seleccionará los usuarios que desea rechazar, se pulsará el botón

para no dar acceso al solicitante según como muestra la imagen 24. Nota: Si el administrador rechaza un acceso el usuario rechazado podrá volver solicitar.

Imagen 23. Administración de Usuarios – Opción Rechazar Usuarios

Imagen 24. Administración de Usuarios – Rechazar Usuarios

Imagen 25. Administración de Usuarios – Usuario Rechazado Correctamente



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6.4 Cancelar Usuarios

En esta opción escogerá los usuarios que desea cancelar, se pulsará el botón

para desactivar los accesos que tenga el usuario en la entidad.

Imagen 26. Administración de Usuarios – Opción Cancelar Usuarios

Imagen 27. Administración de Usuarios – Cancelar Usuarios

Imagen 28. Administración de Usuarios – Usuario Cancelado



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6.5 Revertir Rechazo de Usuarios

Se utilizará para revertir la opción de rechazo del usuario. Deberá hacer clic en el botón

como muestra en la imágenes 29 y 30 así la solicitud volverá a su estado pendiente.

Imagen 29. Administración de Usuarios –Opción Revertir rechazo de usuarios

Imagen 30. Administración de Usuarios – Revertir rechazo de usuarios

Imagen 31. Administración de Usuarios – Revertido de usuario



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6.6 Otras opciones encontradas en Administración de Usuarios

Para visualizar las actividades ya completadas y tener un seguimiento con lo realizado (creación, aceptación, rechazo, cancelación y revertir), en este proceso contará con la opción ver que permitirá visualizar todo el trabajo realizado. Está opción cuenta con 7 categorías que ayudará a darle continuidad a lo elaborado:

1. Últimas modificaciones 2. Todos 3. Activo 4. Desactivados 5. Acceso pendiente 6. Aceptados 7. Accesos rechazados

Imagen 32. Administración de Usuarios – Otras opciones



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7. PERFILES DE USUARIO

En esta área se podrán crear perfiles predefinidos que posteriormente podrán asignarse a usuarios concretos o a todos los usuarios asignados a una dependencia, grupo de usuarios o unidad de requisición. Estos perfiles servirán para definir qué tipo de actividades podrá realizar el usuario en nombre de la Entidad Estatal.

Imagen 33. Ruta para Creación de perfiles de usuario

Para crear un perfil de usuario deberá realizar los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la opción crear para comenzar a completar los datos solicitados.

Imagen 34. Crear perfiles de usuario



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La opción crear lo llevará a un formulario de cuatro bloques divididos en los siguientes

pasos:

Bloque menú

2. Información general: En este bloque podrá definir el nombre del perfil a crear, modelos propuestos por tipo rol de usuario.

Nota: Lo ideal será seleccionar siempre la opción establecer como perfil predeterminado.

Imagen 35. Bloque Menú-Crear perfiles de usuario

3. Definición de elementos del menú inicio:

En este paso se podrá definir las funcionalidades que aparecerá en el menú de inicio.

Nota: Se deberán elegir 5 funcionalidades y las otras opciones hacer clic y borrarlas.

Imagen 36. Bloque Menú- Definición de elementos del menú inicio

Menú

• Información General

• Definición de elementos del

menú inicio

• Opciones

Zonas de Accesos Directos

• Áreas rapidas

• Enlaces Rápidos (Ir a)

Escritorio

• Enlaces rápidos

Usuarios

• Asignar esta dependencia

• Asignar a usuarios



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4. Opciones:

En este apartado se definirá las configuraciones que tendrá acceso el usuario según

el perfil de usuario que corresponda.

Imagen 37. Bloque Menú- Opciones

Bloque Zona de accesos directos

5. Áreas rápidas: Acceso directo a las últimas actualizaciones de los expedientes creados.

Imagen 38. Bloque Zona de accesos directos- Áreas rápidas

6. Enlaces rápidos (Ir a): Permitirá definir las funcionalidades que verá el usuario de manera más rápida.

Imagen 39. Bloque Zona de accesos directos- Enlaces rápidos (Ir a)



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Bloque escritorio

7. Enlaces rápidos: Permitirá cambiar los bloques del área de trabajo de un lugar a otro.

Imagen 40. Bloque escritorio- Enlaces rápidos

Bloque usuarios

8. Asignar esta dependencia: Permite seleccionar departamentos previamente creados en configuraciones de la entidad > departamentos.

Imagen 41. Bloque usuarios- Asignar esta dependencia

9. Asignar a Usuarios:

Imagen 42. Bloque usuarios- Asignar usuarios



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7.1 Editar perfil:

En este apartado se podrá modificar un perfil haciendo clic en “Editar” que aparece a la derecha de los diferentes perfiles. Esto llevará a un formulario similar al de creación, en el que el usuario podrá actualizar las características del perfil.

Imagen 43. Editar perfil de usuarios

7.2 Borrar perfil de usuarios:

Esta área se utilizará para borrar perfil que no esté en uso.

Imagen 44. Borrar perfiles de usuarios



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Imagen 45. Selección de perfiles de usuarios para borrar

Imagen 46. Perfiles de usuario eliminado

7.3 Otras opciones encontradas en Perfiles de Usuario:

Para visualizar las actividades ya completadas y tener un seguimiento con lo realizado, el bloque del perfil de usuario contará con una opción Ver que permitirá ver las últimas modificaciones realizadas.

Imagen 47. Otras opciones encontradas en perfiles de usuario



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8. DEPENDENCIAS

Esta área tendrá como objetivo organizar a los usuarios de la entidad en grupos para una mejor distribución de tareas, así como replicar el organigrama de la entidad. Para realizar una creación de dependencia se deberá realizar los siguientes pasos: 1er. Paso: hacer clic en el botón Configuración Entidad Estatal / Proveedor 2do. Paso: hacer clic en el bloque Dependencias

Imagen 48. Configuración Dependencias

3er. Paso: en las funciones presentadas en el bloque de dependencia pulsar el botón

.

Imagen 49. Detalle de Dependencias



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4to. Paso: en el siguiente paso se mostrará los usuarios que pertenece a la dependencia principal.

Imagen 50. Usuarios de la Dependencia

5to. Paso: en el siguiente paso se mostrará el formulario para crear una dependencia, en el mismo hará clic en el botón

Imagen 51. Agregar Dependencias Principal

6to. Paso: una vez se haya dado clic al botón se abrirá un campo

requiriendo nombre del departamento, luego hacer clic en el botón .

Imagen 52. Agregar nombre departamento de Dependencias



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7to Paso: Luego de haber confirmado el nombre del departamento se deberá hacer clic en el departamento para editar dependencia.

Imagen 53. Actualización departamento de Dependencias

Imagen 54. Actualización departamento de Dependencias



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8to Paso: Luego de haber confirmado y actualizado el nombre del departamento el sistema solicitará si se desea agregar grupo de trabajo o agregar usuarios.

Imagen 55. Agregar grupo de trabajo o Agregar usuarios

Imagen 56. Selección de usuarios para la dependencia



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9. BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS

Permitirá archivar y gestionar todos los documentos cargados en la plataforma, posibilitando su reutilización sin que sea necesario efectuar una nueva carga. Se podrá consultar firmas, fechas, añadirlas o eliminarlas de los documentos.

Imagen 57. Ruta para la Biblioteca de Documentos

Esta funcionalidad tiene 4 opciones:

9.1 Anexar Documentos

Esta opción permitirá cargar documentos desde el ordenador del usuario, para esto se deberá hacer clic en el botón “Buscar Documentos”.

Imagen 58. Búsqueda de documentos



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Imagen 59. Documento adjuntado para anexar

Imagen 60. Verificación de documentos anexado

9.2 Importar archivos (alternativo)

Este apartado permitirá cargar varios documentos desde el equipo del usuario.

Imagen 61. Importar archivos (alternativos)



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9.3 Borrar

Permitirá borrar documentos de la entidad, se ejecuta de la siguiente manera:

Imagen 62. Borrar documentos de la entidad

Imagen 63. Confirmación de los documentos eliminados



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9.4 Descargar Documentos

Esta opción permitirá descargar a la computadora archivos ya importados al sistema.

Imagen 64. Descarga documentos importados

Imagen 65. Carpeta del documento importado



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10. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Imagen 66. Carpeta del documento importado



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11. SUSCRIPCIÓN DE ALERTAS

Esta opción permitirá que lleguen notificaciones al correo asignado a la misma.

Imagen 67. Suscripción de alertas



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12. FLUJO DE APROBACIÓN

En este apartado se podrán definir los responsables de ejecutar actividades en un Proceso, incluyendo el orden en que deben realizar las acciones los distintos usuarios. Una vez definidos, estos flujos podrán ser guardados para ser utilizados en diferentes tareas de la gestión de los Procesos. Esta funcionalidad tendrá como objetivo simplificar las actividades de administración, para poder reutilizar los flujos. No es necesario definir más que una vez aquellos que implican a los mismos usuarios y en el mismo orden.

Imagen 68. Flujo de aprobación

El flujo de aprobación ofrecerá las siguientes opciones distribuidas en 4 pasos:



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12.1 Crear

Esta opción le permitirá establecer un nuevo flujo de aprobación. Para crear un flujo de aprobación deberá seguir los siguientes pasos:

1. Indicar el nombre y la descripción del flujo que va a crear.

Imagen 69. Crear flujo de aprobación

Imagen 70. Crear flujo de aprobación completado

2. Definir el tipo de nivel que tendrá el flujo la plataforma

Simultáneo: si los aprobadores deben realizar la validación a la vez. Secuencial: si los aprobadores deben realizar la validación en un orden determinado.

Imagen 71. Agregar nivel de flujo de aprobación



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Imagen 72. Agregar nuevo nivel

Nota: Elegir la opción simultánea deberá indicar el número de usuarios necesarios para concluir la acción.

Imagen 73. Número de usuarios

3. Una vez seleccionado el nivel del flujo hacer clic en el botón agregar tarea para indicar el departamento o usuario que aprobará el flujo.

Agregar una nueva tarea cuenta con un formulario que indica los datos de la misma:

Nombre: nombre de la tarea

Descripción: descripción de la tarea

Asignado a: seleccionar a quien va dirigido (usuario, entidad, grupo de usuario o dependencia)

Días/horas hasta la fecha límite: Hora y fecha de utilizar flujo

Prioridad: establece la urgencia de la tarea que tiene que realizar el usuario.

¿Enviar notificación por correo electrónico? Alerta por correo electrónico informando al usuario de la acción a realizar.

¿Esta tarea es suficiente para la aprobación de nivel?



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Imagen 74. Agregar una nueva tarea

Imagen 75. Agregar una nueva tarea completada

4. Después de completar los datos solicitados deberá pulsar el botón crear y el flujo de aprobación estará creado.

Imagen 76. Flujo de aprobación creado



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12.2 Activar

El usuario a través de esta opción podrá activar flujos de aprobación que se encuentran inactivos. Para realizar esta acción deberá seleccionar el o los flujos que desea activar y pulsar el botón activar.

Imagen 77. Activar flujo de aprobación

Imagen 78. Activar flujo de aprobación activada



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12.3 Desactivar

A través de esta opción podrá desactivar flujos de aprobación que se encuentran activos. Para realizar esta acción se deberá seleccionar el o los flujos que desea desactivar y pulsar el botón desactivar.

Imagen 79. Desactivar flujo de aprobación activada

Imagen 80. Flujo de aprobación desactivado



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12.4 Borrar

A través de esta opción podrá borrar flujos de aprobación que se encuentran inactivos y que no son necesarios para la Entidad Estatal. Para realizar esta acción deberá seleccionar el o los flujos que desea borrar y hacer clic en el botón borrar.

Imagen 81. Borrar flujo de aprobación

Imagen 82. Flujo de aprobación eliminado



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13. GRUPO DE USUARIOS

Esta función permitirá dentro de la cuenta crear conjuntos de usuarios, como por ejemplo, los que sólo serán visualizadores, auditores o compradores dentro del sistema.

Imagen 83. Grupo de Usuario

Este apartado tendrá como opción cuatro actividades para crear este procedimiento:

13.1 Crear Grupo de Usuario

Esta opción permitirá establecer nuevos grupos de usuarios siguiendo los siguientes pasos:

1. Indicar el nombre y la descripción del grupo de usuarios.

Imagen 84. Creación Grupo de Usuario



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Imagen 85. Ejemplo creación de grupo

2. Luego de registrar el nombre y descripción de usuario deberá hacer clic en el botón

, pondrá un nombre al rol del grupo como por ejemplo (Consulta, Gestión, Visualizadores , etc.).

Imagen 86. Agregar Rol

Imagen 87. Ejemplo Agregar nuevo rol



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3. Una vez creado el rol deberá asignar el grupo de usuarios, se podrá aplicar tanto a usuarios específicos como a Usuarios incluidos en un departamento (con lo que se incluirán todos los Usuarios que forman parte del mismo).

Imagen 88. Ejemplo rol creado

4. Para agregar usuarios deberá realizar los siguientes pasos:

1. Pulsar botón . 2. Pulsar botón buscar para agregar usuarios autorizados para el grupo de usuario.

Imagen 89. Buscar usuarios a agregar



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3. Seleccionar usuarios autorizados y pulsar botón agregar.

Imagen 90. Agregar usuarios

4. Una vez seleccionado el usuario deberá hacer clic en el botón .

Imagen 91. Selección de usuario



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5. Después de pulsar el botón los datos completados serán guardados y se creará el grupo de usuario.

Imagen 92. Grupo de usuario creado

13.2 Activar grupo de usuarios

Este apartado permitirá activa grupo de usuarios que han sido desactivados.

Imagen 93. Activar grupo de usuarios desactivados



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Para activar los grupos de usuario el usuario administrador deberá:

Seleccionar el o los grupos de usuarios que desea activar

Pulsar el botón “activar”.

Imagen 94. Activar grupo de usuarios

Imagen 95. Grupo de usuario activado



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13.3 Desactivar grupo de usuario

Este paso permitirá desactivar los grupos de usuario que temporalmente la Entidad no utilice. Para desactivar los grupos de usuario se deberá:

1. Hacer clic en el botón desactivar.

Imagen 96. Desactivar Grupo de usuario

2. Seleccionar grupo de usuario para desactivar y hacer clic en el botón desactivar.

Imagen 97. Grupo de usuarios disponible para desactivar



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3. Grupo de usuario desactivado

Imagen 98. Grupo de usuarios desactivado

13.4 Borrar grupo de usuario

Está opción permitirá borrar un grupo de usuario que la entidad no esté utilizando. Para borrar grupo de usuario se deberá seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón borrar.

Imagen 99. Borrar Grupo de usuario creado



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2. Seleccionar grupo de usuario para borrar y hacer clic en el botón borrar.

Imagen 100. Grupo de usuario Eliminado



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14. GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario.

2. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera

automática diferentes procesos de trabajos.

3. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada a la plataforma, en ella, están disponibles varias

aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en procedimientos

y a establecer mecanismos de trabajo a través de la plataforma.

4. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario.

5. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal.

6. FLUJO DE APROBACIÓN: es la aprobación de las secuencias de acciones o de las

actividades a realizar en un proceso.

7. HUSO HORARIO: Es la estructura geográfica artificialmente creada por el hombre

para organizar los horarios del planeta tierra de manera sucesiva y permanente. Los

husos horarios son 24 espacios artificiales que definen el horario específico de cada

región del planeta y sirven para conocer con mayor exactitud la hora en la que cada

parte del planeta está en cada momento.

8. LINK: enlace navegador web.

9. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones

para trabajar en la plataforma.

10. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet.

11. NOMBRE COMERCIAL: un nombre comercial es “el nombre, denominación,

designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento.



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12. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a

cabo sus operaciones.

13. PLATAFORMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto

de módulos informáticos compatibles.

14. RNC: Registro Nacional de Contribuyentes.

15. BÚHO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo de la plataforma.

16. SUGERENCIAS DEL DIA DE BÚHO: alertas de la plataforma.

17. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar la plataforma.

18. UNIDAD DE CONTRATACIÓN: son los usuarios que tendrán acceso a los

procedimientos gestionados por la unidad, de tal manera que únicamente

visualizarán éstos procedimientos.



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NOTAS:


manual configuración de la entidad....administrador de la entidad manual de configuraciones de...

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