Manual da Organização

Manual da Org.

O desenvolvimento da empresa, o aumento de sua

complexidade e especialização tornam indispensável o

seu planejamento.

Essa sistematização deve ser simples e prática.

É o relatório formal do plano de atividades e do

respectivo organograma da empresa. Consiste

basicamente, em organogramas e fichas de funções.

Manuais de Org.

Vantagens

durante a sua elaboração, fornecem oportunidade de considerar de um ponto de vista objetivo e crítico, os esquemas organizacionais;

são úteis como recursos para treinamento; e

servem de ponto de vista oficial e decisivo sobre quaisquer problemas de organização da empresa

Desvantagens

Podem provocar atritos e disputas; e

são limitados quanto a determinadas informações.

Manuais consistem de:

Considerações gerais: aspectos técnicos e teóricos. Fichas de funções: posição hierárquica de cada

unidade, sua finalidade e as suas atribuições. Quadro de competência: níveis de autoridade e

responsabilidade dos titulares dos cargos. Comitês: sua finalidade, seus membros e a

periodicidade das reuniões. Relação dos titulares, centro de custos e siglas:

para facilitar a comunicação. Organograma: é a representação gráfica da estrutura

organizacional.

PLANOS FICHA DEFUNÇÕES

VIGÊNCIA__/__/__

REVISÃO__/__/__

N.º FOLHA

Unidade organizacional:Sigla:Centro de custos:Cargo:Superior imediato:Subordinados diretos:Ligações funcionais:Responsabilidade básica:Funções:

Relativas a planejamento Relativas a organização Relativas a direção Relativas a pessoal Relativas a controle

Modelo de ficha de funções. In: Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, Organização & Métodos: O&M umaAbordagem Gerencial. São Paulo: Atlas, 1998. p.166.

Competência comum a um determinado nível hierárquico Competência simples Competência conjunta

VIGÊNCIA

_/ _/ _

PREVISÃO

_/ _/ _

FOLHA

Dir.

Dir. de

Mkt

Ger. de

Mkt

Ger. de

Tráfego

Ger. de

Base

COMERCIAIS

1. Estabelecer metas de vendas de passagens e carga por bases

2. Aprovar as diretrizes a serem adotadas na propaganda da empresa

3. Executar o programa anual de propaganda e promoções da empresa de acordo com as diretrizes aprovadas

4. Aprovar medidas para otimização do aproveitamento das linhas regulares da empresa

5. Aprovar alterações nas linhas regulares da empresa

6. Propor, para aprovação da Diretoria, serviço diferenciado de bordo. 7. Representar a empresa em eventos inerentes a assuntos comerciais

8. Aprovar convênios comerciais, através de contratos, com outras empresas aéreas

9. Propor a celebração de contratos de agenciação de serviços de cargas e passagens

10. Aprovar contratos de agenciação de serviços de cargas e passagens Modelo de quadro de competência. In: Oliveira, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, Organização & Métodos: O&M uma Abordagem

Gerencial. São Paulo: Atlas, 1998. p.167.

Comitês/Comissões

Grupo de pessoas especificamente designadas para desempenhares determinado ato administrativo.

Reunião de várias pessoas para emitir, através de discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente fixado.

Fluxograma

Fluxograma

“Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas,

e não como o chefe diz aos funcionários que a façam,

mas a forma pela qual o manual de normas e

procedimentos manda que sejam feitas. Eles são,

portanto, uma fotografia real de uma situação

estudada.” OLIVEIRA (2001).

Para que serve o fluxograma

Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresarias (é preciso conhecer para melhorar);

Identificação de atividades críticas para o processo;

Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;

Para que serve o fluxograma

Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização;

Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

IDENTIFICANDO E DELIMITANDO O PROCESSO: MAPEAMENTOQUESTIONAMENTOS

QUEM É O CLIENTE?E O FORNECEDOR?

QUAIS AS ATIVIDADES?PRA QUÊ ELE EXISTE?

HÁ INTERFACES COM OUTROS PROCESSOS?

QUAL O INPUT?

QUAL O OUTPUT?É AUTOMATIZADO?

QUAIS ITENS DE CONTROLE?

HÁ ATIVIDADES CRÍTICAS?

FORMULÁRIO DE ENTREVISTA E IDENTIFICAÇÃO DE PROCESSOS

TÉCNICAS DE MAPEAMENTO:

É utilizado para traçar o momento atual de um processo. Traduzindo diretamente, seria analisar o processo COMO ELE É. Mas para quê analisar o processo como ele é? Para ter um ponto de partida, saber o que funciona e o que há de ser melhorado.

O fluxograma também chamado de diagrama lógico e de fluxo, é definido como um método para descrever graficamente um processo existente, usando símbolos simples, linhas e palavras.

Tem como tipos: DIAGRAMAS DE BLOCOS; FLUXOGRAMA PADRÃO (ANSI);.

É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos;

Utilizado para uma visualização rápida do processo;

Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.

DIAGRAMA DE BLOCO

DIAGRAMA DE BLOCO

FLUXOGRAMA

A técnica fluxograma consegue representar em apenas um esquema todos os processos envolvidos na produção de determinado produto ou serviço. Assim, podemos dizer que um fluxograma pode ser utilizado para representar tanto simples atividades quanto macroprocessos com diversas ramificações.

Fluxograma

Usado para representar processos.

Processo visto como:

um conjunto articulado de atividades para gerar um resultado denominado produto (mercadoria ou serviço).

uma cadeia de atividades que produz um serviço.

uma linha de produção para fabricar uma mercadoria.

Processo

Abrange TODAS AS ATIVIDADES DA EMPRESA para:

Receber o Pedido do cliente,

Fazer o Produto,

Fazer a Entrega e,

Receber. Etc.

Processo

IMPORTANTE:

Representa apenas as atividades realizadas PELA EMPRESA por meio de seus EMPREGADOS.

NÃO DEVE REPRESENTAR:

Atividade de Cliente

Atividade de Fornecedor de Mercadoria (componentes)

Atividade de Fornecedor de Serviço (terceirizado)

Qualquer outra atividade externa à empresa.

Símbolos Gráficos - I

Terminal:INÍCIO

FIM

Indicador de fluxo de atividades:

de cima para baixo

esquerda para a direita

Símbolos Gráficos - II

Operação/ Atividade:

Nome da atividade = verbo + objeto

Exemplos:•Monta computador•Recebe pedido do cliente•Paga dívida vencida

Nome da atividade

Símbolos Gráficos - III

Indicador de executante da atividade

Nome da atividade

Nome do executante

Nome do executante (da atividade):• cargo ou função de empregado• setor da empresa, etc.

Símbolos Gráficos - V

Decisão:

Conector de continuação:(usar de uma página para outra)

Pergunta?

NÃO

SIM

1

1

Um fluxograma padrão ANSI fornece uma compreensão detalhada de um processo, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos.

Na verdade, o diagrama de blocos normalmente é usado como ponto de partida, e um fluxograma padrão é usado para detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe.

FLUXOGRAMA ANSI

SIMBOLOGIA PADRÃO ANSI

1 -utilizado quando o fluxograma não cabe em

uma única página.

FLUXOGRAMA ANSI

Fluxograma Vertical

Rotina: Atual xProposta

Setor:Efetuado por:

Data:

Ordem

1

2

3

4

5

Tipo de Rotina

Descrição dos passosSetor

Fluxograma Vertical

Símbolos

Sím

bo

los Análise ou operação

TransporteExecução ou InspeçãoArquivo provisórioArquivo definitivo

To

tais