manual da qualidade (iso 9001:2000)
TRANSCRIPT
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 1 de 32
Manual da Qualidade
Aprovação do Manual da Qualidade:
Função Nome e assinatura Data Autoria Gabinete de Avaliação e Qualidade _________________________ 2015 / 11/ 04
(Ana Sofia de Sá Gil Rodrigues) Aprovação Presidente do IPVC ________________________ 2015 /11/06 (Rui Alberto Martins Teixeira)
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 2 de 32
ÍNDICE 1. APRESENTAÇÂO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO ............................................................... 3
1.1. Caraterização do Manual da Qualidade ............................................................................................................. 3
1.2. Objetivos do Manual da Qualidade .................................................................................................................... 3
1.3. Organização do Manual da Qualidade ............................................................................................................... 4
1.4. Apresentação do Instituto Politécnico de Viana do Castelo .................................................................................. 4
1.5. Plano Estratégico ............................................................................................................................................ 6
1.6. Política da Qualidade do IPVC .......................................................................................................................... 8
1.7. Objetivos da Qualidade .................................................................................................................................... 9
1.8. Organograma ................................................................................................................................................ 10
1.9. Estrutura da Qualidade .................................................................................................................................. 11
2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE ....................................................................................... 16
2.1. Âmbito.......................................................................................................................................................... 16
2.2. Exclusões ..................................................................................................................................................... 16
2.3. Estrutura Documental .................................................................................................................................... 16
2.4. Lista de Documentos do SGGQ ...................................................................................................................... 17
2.5. Matriz de correspondência dos requisitos da Norma ISO 9001:2008 com Processos SGGQ................................. 20
2.6. Cronograma de elaboração de Planeamento e Balanços, Relatórios e Revisão do Sistema ................................. 21
3. ABORDAGEM POR PROCESSOS .......................................................................................................................... 22
3.1. Introdução .................................................................................................................................................... 22
3.2. Mapa de Processos do SGGQ-IPVC ............................................................................................................... 23
3.3. Referenciais SGGQ-IPVC (baseado em A3ES e ESG) .................................................................................... 24
3.4. Relação entre Processos e SC/UO/UF ............................................................................................................ 31
3.5. Relação entre Processos e Órgãos e Serviços ................................................................................................. 32
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 3 de 32
1. APRESENTAÇÂO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO
1.1. Caraterização do Manual da Qualidade
1.1.1. Registo de Edições: Edição Data Causa de Alteração 1 2006-09-05 (Alteração de Rodapé; Correção de legislação associada á criação de UO/Serviços; Alteração de Missão, Visão,
Política e Objetivos; Alteração do organograma; Reorganização de Processos; Alteração do Âmbito) 2 2008-02-15 (Introdução de referência ao Plano Estratégico; Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações no
Ponto 3.3)
3 2008-09-08 (Introdução de processo GEI, alteração do ponto 2.2 Exclusões) 4 2008-10-31 Alteração do ponto 2.4-Lista de Documentos; alterações resultantes dos novos estatutos e alteração do âmbito;
inclusão de Processo PGE 5 2009-10-30 Alteração do âmbito (extensão a Mestrados); Alteração de documentação de diversos Processos
6 2010.02.08 Reorganização de Processos (Gestão Estratégica); Inclusão de GGQ no GAQ; Alteração de documentação de
diversos Processos
7 2010.11.15 Alteração de documentação de diversos Processos
8 2010.12.10 Alteração de documentação de diversos Processos; Inclusão de nova Unidade Orgânica criada no IPVC;
atualização de 1.2, 1.5 (PE e PQ) e1.6 (Organograma); Alteração de SGQ para SGGQ 9 2011.11.04 Alteração do índice e de documentação de diversos Processos; alteração de referência a PE (2011-2014) e
ajustamento de Missão, Visão, Valores; revisão de Estrutura da Qualidade; atualização do âmbito (especificar processos SAS)
10 2012.01.05 Alteração do índice e de documentação de diversos Processos 11 2014.01.27 Alteração do índice, revisão tabela 2.4 (documentação de Processos), revisão de tabela 3.3
12 2015.11.06 Alteração do índice e referência ao Plano Estratégico (IPVC 1519), Missão, Visão, Valores, Objetivos do SGGQ-
IPVC e seu alcance; alargamento do âmbito (novos subprocessos SAS: CUL/DES/SAL/EMP/BUS); clarificação de partes interessadas e relação entre Processos e Órgãos do IPVC e entre processos e referenciais A3ES/ESG-2015
1.2. Objetivos do Manual da Qualidade
O presente Manual da Qualidade (MQ) tem os seguintes objetivos:
• Apresentar o Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC)
• Comunicar a Política da Qualidade do IPVC e a estrutura do seu Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade
(SGGQ-IPVC), organizado por Processos, respetivos Procedimentos e impressos;
• Descrever e apresentar o SGGQ-IPVC à comunidade IPVC (interna e externa), tais como: demonstrar a sua
conformidade com as Normas de referência e com requisitos legais, estatutários e regulamentares e procedimentos
internamente definidos; demonstrar o cumprimento de requisitos de controlo e de verificação, associados à dimensão
da Acreditação dos Ciclos de Estudos e Certificação do SGGQ-IPVC e; contribuir para as funções de transparência e
de melhoria contínua do Sistema Interno de Garantia da Qualidade.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 4 de 32
1.3. Organização do Manual da Qualidade
O MQ é elaborado pelo Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ) e aprovado pela Presidência. Tal é evidenciado
por rubrica dos responsáveis respetivos na primeira página. É emitido em formato conforme esta página.
No cabeçalho é indicado o número de edição e data de elaboração.
No rodapé de cada página (exceto na primeira) é indicado o número da página e total de páginas.
O MQ é revisto sempre que ocorra qualquer alteração que o torne inadequado, enquadrada em ação de melhoria ou
de correção. As propostas de revisão do MQ podem ser efetuadas por qualquer colaborador, sendo dirigidas ao
GAQ.
Qualquer alteração ao conteúdo do MQ implica a emissão de uma nova edição do mesmo, sendo o respetivo número
incrementado de uma unidade. A primeira emissão do documento corresponde à edição 1 (um).
A publicação do MQ é realizada no Portal do IPVC (área Qualidade-SGGQ-IPVC) e na Secretaria Virtual
(SGQ.IPVC.PT) na qual este se encontra disponível para consulta, sendo a sua atualização garantida pelo GAQ
sempre que se verifiquem revisões ao mesmo.
Apenas existe uma cópia controlada atribuída ao GAQ.
1.4. Apresentação do Instituto Politécnico de Viana do Castelo
Este Manual descreve o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA
DO CASTELO (SGGQ-IPVC) bem como os processos que o integram e que visam a implementação da sua Política
da Qualidade.
O SGGQ-IPVC implementado baseia-se:
- Requisitos de Gestão da Norma NP EN ISO 9001:2008;
- Padrões e orientações europeus para a garantia da qualidade do ensino superior (ESG-Standards and Guidelines for
Quality Assurance in the European Higher Education Area, ENQA, 2015);
- Guião de Autoavaliação de Ciclos de Estudos em Funcionamento (ACEF), da A3ES;
- Guião para Pedido de Acreditação Prévia de Novo Ciclo de Estudos (PAPNCE), da A3ES;
-Guião para Pedido Especial de Renovação da Acreditação de Ciclos de Estudos Não-Alinhados (PERA), da A3ES;
- Manual para o Processo de Auditoria e o Guião para a Auto-Avaliação-Auditoria de Sistemas Internos de Garantia
da Qualidade, da A3ES.
De forma a garantir a qualidade dos ciclos de estudos o nível desejado de satisfação dos serviços prestados e em
especial garantir a qualidade dos ciclos de estudo, este Manual apresenta os processos e os procedimentos
adotados pelo IPVC no âmbito do SGGQ, sendo para este um documento de referência.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 5 de 32
1.4.1. História
O IPVC é uma instituição de Ensino Superior Público, criado pelo Decreto-Lei nº 380/80, de 16 de Agosto. É uma
pessoa coletiva de direito público, dotada de autonomia estatutária, administrativa, financeira e patrimonial. Os seus
estatutos foram homologados pelo Despacho Normativo nº 7/2009, de 26 de Janeiro, publicado na II Série do D.R.
de 06-02-2009.
O IPVC apresenta, a nível interno, um conjunto de regulamentos que orientam a multiplicidade de Unidades
Orgânicas (UO), Unidades Funcionais (UF) e Órgãos que o constituem.
O IPVC integra 6 UO’s orientadas para projetos de ensino – as Escolas Superiores – e 3 UF- -Serviços de Ação
Social (SAS); Biblioteca; Oficina de Transferência de Tecnologia, Inovação e Conhecimento-OTIC (estas 2 últimas
em implementação como UF). Cabe aos Serviços Centrais do Instituto assegurar a coordenação institucional das
atividades de gestão de pessoal, patrimonial, administrativa, financeira, planeamento global e apoio técnico.
As referidas Unidades Orgânicas são:
Escola Superior de Educação (ESE). Criada pelo Decreto-Lei nº 513-T/79, 26/12
Escola Superior Agrária (ESA) Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11
Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) Criada pelo Decreto do Governo nº 46/85, 22/11
Escola Superior de Ciências Empresarias (ESCE) Criada pelo Decreto-Lei nº 264/99, 14/07
Escola Superior de Saúde (ESS) Reconvertida em Escola Superior de Enfermagem pela Portaria nº 821/89, 15/9. Renomeada Escola Superior de Saúde através de novos estatutos do IPVC.
Escola Superior de Desporto e Lazer (ESDL) Criada pelo Conselho Geral do Instituto Politécnico de Viana do Castelo, a 3 de Maio de 2011, ao abrigo do disposto no artigo 59º da Lei 62/2007 de 10 de Setembro (Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior). Autorização para funcionamento a 11 de Maio de 2011 por Despacho do Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 6 de 32
As Escolas regem-se por estatutos próprios, são pessoas coletivas de direito público, dotadas de autonomia
científica e pedagógica e possuem órgãos próprios: Direção, Conselho Pedagógico, Coordenação de
Curso/Comissão de Curso. O Conselho Técnico-científico do IPVC tem, em cada Escola, uma Comissão Técnico-
científica com o objetivo de preparar e apoiar o trabalho do Conselho técnico -científico, nelas podendo ser
delegadas competências.
O IPVC está dotado de Serviços de Ação Social (SAS-IPVC) que
são uma unidade funcional dotada de autonomia administrativa e
financeira, tendo iniciado a sua atividade em Abril de 1994, embora
desde 1987 que os estudantes do Instituto Politécnico de Viana do
Castelo têm usufruído de bolsas de estudo e apoio social.
De acordo com o definido no Dec. – Lei 129/93 de 22 de Abril e no regulamento orgânico dos Serviços de Ação
Social, a implementação da política de Ação Social do IPVC é assegurada pela prestação de serviços nas seguintes
áreas:
Apoios Diretos:
Bolsas de estudo;
Auxílio de emergência.
Apoios Indiretos:
Acesso à alimentação e ao alojamento;
Acesso aos serviços de saúde;
Apoio a atividades culturais e desportivas;
Acesso a outros apoios educativos.
1.5. Plano Estratégico
O IPVC definiu um Plano Estratégico para o período 2015-2019, no qual se encontram definidas as orientações que
servem de base ao SGGQ-IPVC (a partir de fev. 2016).
O Plano Estratégico encontra-se publicado em site próprio, http://planoestrategico.ipvc.pt/, de forma a permitir a sua
divulgação à comunidade em global.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 7 de 32
O novo Plano Estratégico 2015-2019 (IPVC1519), aprovado em Conselho Geral (CG) a 14 de outubro 2015, foi, de
acordo com os Estatutos do IPVC, submetido ao CG até 6 meses após tomada de posse do Presidente, que ocorreu
a 5 de março de 2015).
Após aprovação do IPVC1519, ocorre uma fase (2 meses) definida para incorporação das recomendações do CG e
definição de Planos de Ações para cada Objetivo do IPCV1519 aprovado.
Tendo em consideração o processo referido, no decurso de 2015, o SGGQ-IPVC manteve, ainda, como orientação
estratégica, os objetivos do Plano Estratégico 2010-2014.
De seguida apresentam-se um resumo da Missão e da Visão, enquanto elementos do Plano Estratégico IPVC1519,
bem como a Política da Qualidade definida pela Presidência do IPVC.
1.5.1. Missão
O Instituto Politécnico de Viana do Castelo é uma instituição pública de ensino superior, ao serviço do
desenvolvimento da pessoa e da sociedade, que cria e partilha conhecimento, ciência, tecnologia e cultura. Promove
a formação integral dos estudantes ao longo da vida, combinando ensino com investigação, numa atitude pró-ativa
de permanente inovação, cooperação e compromisso, centrado no desenvolvimento da região e do país, e na
internacionalização.
1.5.2. Visão
O IPVC é uma instituição que se afirma pela qualidade dos seus modelos organizacionais e de governança,
inovadora e próativa.
Alicerçada numa oferta formativa diversificada, inovadora, profissionalizante, global e versátil, em plena articulação
com a investigação aplicada e em permanente compromisso com a região e o país.
Constitui-se como uma comunidade dinâmica, centrada na promoção do potencial humano e que através de redes
colaborativas, incentiva o empreendedorismo com vista à empregabilidade, numa lógica de cocriação de valor.
É uma instituição empenhada na internacionalização através da partilha de conhecimento, formação, mobilidade e
desenvolvimento de projetos, sendo reconhecida na cooperação internacional, em particular com a Comunidade dos
Países de Língua Portuguesa.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 8 de 32
1.5.3. Valores Civismo Transparência Honestidade Liberdade
Trabalho de Equipa Respeito Qualidade Lealdade
Ética Equidade Solidariedade Justiça
1.6. Política da Qualidade do IPVC
A Presidência do IPVC compromete-se a:
Manter um adequado Planeamento Estratégico a todos os níveis da estrutura diretiva e empenho na liderança
institucional;
Manter uma atitude de permanente atenção, incentivo e apoio ao Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade
(SGGQ) porque o considera um elemento fundamental ao cumprimento da sua Missão, à sua sustentabilidade e
desenvolvimento;
Manter uma atenção constante às necessidades e expectativas dos agentes (internos e externos) da
Comunidade IPVC com vista à obtenção de elevados níveis de satisfação e de sintonia com os desígnios e
pretensões da Região e do País;
Motivar e comprometer, por uma participação sistemática, todos os agentes (internos e externos) na
dinamização do SGGQ;
Assegurar as condições necessárias à prossecução dos objetivos definidos no SGGQ em particular os inerentes
à garantia da qualidade e acreditação dos ciclos de estudo;
Desenvolver e manter uma estratégia para a melhoria contínua da qualidade da oferta formativa suportada numa
prática de investigação aplicada e que habilite para um progressivo nível de competências para a prestação de
serviços de maior valia com vista à valorização económica e social do conhecimento;
Reforçar as condições de apoio a uma política e a uma prática de investigação aplicada da qual resulte a
produção de conhecimento necessário, o qual transferido, assegure a inovação dos tecidos empresarial e social,
processo do qual deve resultar o retorno do investimento realizado;
Assegurar os processos de suporte fundamentais à maior equidade no acesso e frequência ao ensino superior;
Assegurar a adequada divulgação e reconhecimento do SGGQ junto da Comunidade IPVC, comunicar com
clareza o seu propósito, considerando a centralidade dos estudantes e a garantia da qualidade do ensino e sua
melhoria;
Cumprir todos os requisitos legais, regulamentares e normativos, aplicáveis.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 9 de 32
1.7. Objetivos da Qualidade
Com base no Plano Estratégico e na Política da Qualidade, são anualmente definidos Objetivos da Qualidade do
IPVC, os quais são descritos e planeados em documento próprio de forma a garantir a sua avaliação objetiva.
Para cada processo, encontram-se ainda definidos objetivos, com indicadores e metas associadas, os quais se
assumem como Objetivos da Qualidade específicos/operacionais de cada processo. Cada processo apresenta ainda
um Plano de Melhorias, revisto no mínimo anualmente, com ações, objetivos, responsáveis e prazos de
implementação.
O planeamento e desenvolvimento do SGGQ da Instituição são realizados tendo por base os princípios da melhoria
contínua segundo o esquema seguinte.
Garantia da Qualidade dos Ciclos de Estudos e
dos serviços prestados
Medição Análise e
Melhoria
Cumprimento
de Requisitos
Gestão de
Recursos
Responsabilização
e Confiança
Desenvolvimento
de Competências
FORMAÇÃO; INVESTIGAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO; PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
COLABORADORES
ESTUDANTES, ENTIDADES
EXTERNAS, TUTELA
GESTÃO DE TOPO
(Planeamento Estratégico)
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 10 de 32
1.8. Organograma
A descrição das funções dos Órgãos, Gabinetes e Serviços constantes deste
Organograma, encontra-se nos Estatutos do IPVC e das respetivas Unidades
Orgânicas, Unidades Funcionais e Unidades de Investigação em despachos
do Presidente do IPVC.
Federação Académica Associação Estudantes
das Escolas
Conselho Académico
Provedor do Estudante
Conselho de Gestão
Unidades Funcionais Serviços de Ação Social; OTIC (a implementar);
Biblioteca (a implementar)
Co
nselh
o T
écn
ico
-Cie
ntí
fico
Áreas Científicas
Grupos Disciplinares
Serviços Direção de Serviços de Planeamento e Desenvolvimento Estratégico (a implementar); Direção de Serviços Administrativos e Financeiros; Direção de Serviços Informáticos; Divisão de Serviços Técnicos; Divisão de Serviços Académicos; Divisão de Recursos Humanos; Serviço de Expediente e Arquivo; Gabinete de Avaliação e Qualidade; Gabinete Jurídico (a implementar); Gabinete de Mobilidade e da Cooperação Internacional; Gabinete de Comunicação e Imagem; Gabinete de Auditoria e Controlo (a implementar); Secretariado da Presidência.
Unidades de Investigaçã
o
Administrador
Escolas Direção
Conselho Pedagógico Coordenação de Curso
Balcão Único Secretariado de Apoio aos Cursos
Secretariado da Direção Laboratórios
IPVC
Conselho Geral
Presidente
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 11 de 32
1.9. Estrutura da Qualidade
O modelo de funcionamento do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC (SGGQ-IPVC) baseia-se
numa estrutura, com uma coordenação central, e elementos nomeados pelos Serviços Centrais (SC) do IPVC,
Unidades Orgânicas (UO) e Unidade Funcional-SAS, a saber:
Gestão de Topo do IPVC - Pró-Presidente para a Qualidade e Gestor Institucional da Qualidade (GIQ-IPVC)
Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC - Coordenado pelo GIQ-IPVC;
Gabinete da Qualidade de SC/UO/UF, constituídos pelos Gestores da Qualidade (GQ) de SC/UO/UF,
respetivamente;
Grupo Coordenador do Processo - Coordenado pelo Gestor Institucional do Processo (GIP) e que inclui os
Gestores de Processo (GP).
1. O Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ), coordenado pelo GIQ do IPVC, integra os GQ de SC/UO/UF e tem
as seguintes atribuições:
1.1. Coordenar, promover e rever o SGGQ no IPVC;
1.2. Elaborar os documentos de carácter institucional do SGGQ, designadamente o Manual da Qualidade;
1.3. Elaborar o Programa Anual da Qualidade do IPVC;
1.4. Elaborar o Programa Anual de Auditorias do IPVC bem como assegurar a sua execução;
1.5. Preparar a Revisão anual do SGGQ, pela Gestão de Topo (com base nos Balanços da Qualidade dos(as)
SC/UO/UF e Relatórios Anuais de Processo e dos Cursos e Relatório Anual de Atividades IPVC);
1.6. Reportar à Gestão de Topo o desempenho do SGGQ e qualquer necessidade de melhoria;
1.7. Coordenar o processo administrativo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos de ensino conferentes
de grau (licenciaturas, mestrados) e dos CTESP e da formação contínua/especializada;
1.8. Coordenar, com a Gestão de Topo, a definição de responsabilidades, recursos, metodologia e prazos para
implementação das ações de melhoria e inovações decorrentes da Revisão do Sistema;
1.9. Cooperar na análise das necessidades de formação interna com a Gestão de Topo e Divisão de Recursos
Humanos do IPVC.
2. O Gabinete da Qualidade de SC/UO/UF é coordenado pelo(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/SAS,
integra os gestores de processo de, respetivamente, SC/UO/SAS e tem as seguintes atribuições:
2.1. Coordenar, promover e garantir a revisão e melhoria do SGGQ nos SC/UO/UF;
2.2. Analisar as entradas para a revisão do sistema e elaborar o Balanço Anual da Qualidade da sua Unidade;
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 12 de 32
2.3. Analisar as reclamações, não conformidades e sugestões de melhoria dos processos da respetiva unidade;
2.4. Acompanhar as ações corretivas e preventivas a implementar;
2.5. Coordenar com os Gestores de Processo, os processos da respetiva Unidade;
2.6. Colaborar no processo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos da respetiva Escola e da formação
contínua.
3. Os Grupos de Coordenação dos Processos constituídos abrangem todos os processos do SGGQ-IPVC e têm
por finalidade a articulação dos processos nos SC/UO/UF, visando a uniformização de procedimentos sempre
que possível, identificação das melhores práticas e a melhoria contínua dos respetivos processos.
Cada grupo é constituído pelos gestores de processos de SC/UO/UF, conforme aplicável. Cada equipa tem um
coordenador (gestor institucional de processo-GIP), reúne periodicamente (sempre que se justifique, no mínimo
trimestralmente) e tem a responsabilidade da gestão do respetivo processo. Responde pelo cumprimento da matriz,
analisa os indicadores que lhe dizem respeito, analisam os documentos referentes ao processo e propõe aos órgãos
de gestão soluções para melhorarem os seus serviços.
Acresce apenas ao Gestor Institucional de Processo-GIP a missão de convocar e garantir, em termos logísticos, o
funcionamento do grupo, bem como transmitir ou receber informação do Gabinete de Avaliação e Qualidade.
4. O Gestor Institucional da Qualidade no IPVC, nomeado pelo Presidente do IPVC como Pró-Presidente para a
Qualidade, tem as seguintes funções:
4.1. - Coordenar o Gabinete de Avaliação e Qualidade do IPVC;- Implementar manter e promover o SGGQ -IPVC;
4.2. - Coordenar a elaboração, aprovação, alteração e distribuição dos documentos do SGGQ;
4.3. - Garantir a adequada atualização e utilização da plataforma de gestão do SGGQ-IPVC;
4.4. - Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões do Gabinete de Avaliação e Qualidade do
IPVC;
4.5. - Elaborar o Programa anual de auditorias do Sistema e assegurar a sua implementação;
4.6. - Propor ações de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade em função
das necessidades diagnosticadas;
4.7. - Verificar o seguimento das ocorrências e colaborar na proposta de ações;
4.8. - Coordenar a revisão anual do SGGQ;
4.9. - Apoiar a Gestão de Topo no planeamento e gestão estratégica da Instituição;
4.10. - Coordenar o processo administrativo de acreditação dos ciclos de estudos e da formação contínua e de
certificação do SGGQ;
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 13 de 32
4.11. - Assegurar a comunicação com as entidades de avaliação/acreditação e certificadoras.
5. O(s) Gestor(es) da Qualidade dos SC/UO/UF, nomeados, respetivamente, pelo Presidente, Diretores das UO e
Administrador dos SAS , têm as seguintes funções:
5.1. - Colaborar na concretização das disposições definidas no MQ;
5.2. - Colaborar no planeamento e realização de auditorias da qualidade;
5.3. - Analisar e rever os indicadores de acompanhamento dos Processos da respetiva Unidade;
5.4. - Analisar e acompanhar os Planos de Melhoria dos Processos da respetiva Unidade;
5.5. - Propor ações de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para a Qualidade em função
das necessidades de formação diagnosticadas;
5.6. - Verificar o seguimento de ocorrências e colaborar na proposta de ações de melhoria (incluindo ações de
correção, corretivas e preventivas);
5.7. - Elaborar o Balanço da Qualidade da respetiva Unidade;
5.8. - Colaborar no processo de avaliação/acreditação dos ciclos de estudos e da formação contínua, da respetiva
Unidade e na certificação do SGGQ.
6. Os Gestores de Processo dividem-se em dois tipos:
6.1. Gestores Institucionais de Processo, designados pelo Presidente do IPVC e ouvido o Gestor Institucional
da Qualidade, que têm as seguintes funções:
6.1.1. - Elaborar/rever o mapa do processo de que são responsáveis, procedimentos, instruções de trabalho e
impressos associados, com a colaboração dos intervenientes nas atividades, dando conhecimento ao
Gabinete de Avaliação e Qualidade;
6.1.2. - Acompanhar a implementação do processo e colaborar na sua melhoria contínua, acompanhando as
ações constantes nos Planos de Melhoria, dando conhecimento ao GIQ;
6.1.3. - Planear, convocar e conduzir a realização periódica de reuniões com os Gestores de Processo;
6.1.4. - Acompanhar a análise dos indicadores de processo, conforme periodicidade prevista, dando
conhecimento ao GIQ;
6.1.5. - Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ;
6.1.6. - Registar e/ou dar seguimento às ocorrências registadas por outros intervenientes.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 14 de 32
6.2. Gestores de Processo de SC/UO/UF, designados pelo Gestor da Qualidade de SC/UO/UF, que têm as
seguintes funções:
6.2.1. Colaborar com GIP na Elaboração/revisão do mapa de processo, procedimentos, instruções de trabalho e
impressos associados, dos SC/UO/UF, com a colaboração dos intervenientes nas atividades, dando
conhecimento ao respetivo Gestor da Qualidade;
6.2.2. Implementar o processo e colaborar na sua melhoria contínua, analisando as ações constantes nos
Planos de Melhoria e fichas de ocorrência;
6.2.3. Recolher, tratar e analisar os dados dos indicadores do processo;
6.2.4. Propor ações de informação/formação específicas ou em áreas determinantes para o Processo em função
das necessidades de formação diagnosticadas;
6.2.5. Colaborar na realização de auditorias internas ao Processo e/ou ao SGGQ;
6.2.6. Colaborar no seguimento das ocorrências registadas.
Organograma do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade do IPVC:
Ao Gestor Institucional da Qualidade do IPVC e Gestores da Qualidade nas SC/UO/UF, compete-lhes:
- Assegurar que os processos necessários ao eficiente funcionamento do SGGQ-IPVC sejam estabelecidos,
implementados e melhorados, garantindo que sejam considerados todos os requisitos aplicáveis à garantia da
qualidade do ensino&aprendizagem para os ciclos de estudos da instituição, dos serviços de apoio, da IDI&T e
da prestação de serviços;
- Avaliar o desempenho do Sistema, com Meta-Avaliação anual (Revisão resultante de níveis sucessivos de
avaliação, desde a Unidade Curricular, passando pelo Curso, Processos, Escolas e Serviços, até ao Sistema no
seu todo) e quaisquer necessidades de melhoria identificadas pelas partes interessadas, incluindo
recomendações e condições de entidades externas de avaliação/acreditação;
Gabinete de Avaliação e
Qualidade do IPVC
Gabinete da Qualidade
SC
Gabinete da Qualidade
SAS
Gabinete da Qualidade
ESA
Gabinete da Qualidade
da ESDL
Gabinete da Qualidade
da ESE
Gabinete da Qualidade
da ESS
Gabinete da Qualidade
da ESTG
Grupos Coordenadores dos Processos (GIP e GP de cada UO/SC/SAS, conforme aplicável)
Representante da Gestão de
Topo
Gabinete da Qualidade
ESCE
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 15 de 32
- Assegurar que toda a organização esteja consciente da necessidade de cumprimento dos requisitos das partes
interessadas.
A responsabilidade pela Qualidade não é exclusiva do Grupo da Qualidade, sendo partilhada por todos os
colaboradores do IPVC, com envolvimento dos estudantes e alumni, assim como dos parceiros externos,
que em conjunto constituem a COMUNIDADE IPVC.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 16 de 32
2. SISTEMA DE GESTÃO E DE GARANTIA DA QUALIDADE 2.1. Âmbito
Formação superior, nas áreas científicas ministradas nas Escolas Superiores de Educação, Agrária, Tecnologia e Gestão, Saúde, Ciências Empresariais e de Desporto e Lazer. Serviços de Ação Social (Alojamento, Alimentação, Bolsas, Cultura, Desporto, Saúde, Emprego, BUS “Académico”). Elaboração e desenvolvimento de estudos e projetos.
2.2. Exclusões
Não se aplicam exclusões
2.3. Estrutura Documental
Os documentos do Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade encontram-se organizados da seguinte forma:
Manual da da
Qualidade
Mapas de
Processos
Procedimentos e Instruções de Trabalho
Impressos
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 17 de 32
2.4. Lista de Documentos do SGGQ (http://sgq.ipvc.pt/ e https://on.ipvc.pt/)
PROCESSO/ Subprocesso DOCUMENTOS ASSOCIADOS
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
GESTÃO ESTRATÉGICA
PLANEAMENTO E GESTÃO
ESTRATÉGICA (PGE)
Mapa de Processo: PGE Procedimentos; Plano Estratégico; Plano de Atividades; Relatório de Atividades; QUAR Impressos: PGE/01; PGE/02
COOPERAÇÃO
INTERNACIONAL (CIN)
Mapa de Processo: CIN; Procedimentos: CIN-01, CIN-02, CIN-03; CIN-05, CIN-06. Impressos: CIN-02/07, CIN-02/10, CIN-02/11, CIN-02/12, CIN-02/15, CIN-03/01, CIN-03/02, CIN-06/01, CIN-06/02, CIN-06/03, EACEA EC, Documentos da Agência Nacional http://internacional.ipvc.pt/
(apoio no alojamento, alimentação e noutros ainda serviços não certificados pela ISO, como o Centro Desportivo, Gabinete de Saúde e Oficina Cultural)
CRIAÇÃO/REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS
(CRC)
Mapa de Processo: CRC Procedimento CRC-01; CRC-02; CRC-03. Impressos CRC/01; Guiões da A3ES e DGES
(análise de condições disponíveis de serviços de apoio)
FORMAÇÃO (FOR) - PLANEAMENTO - EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO
(atividade de PGE e avaliação de Oferta Formativa;DSD e CRC)
Mapa do Processo FOR (Planeamento; Execução e Avaliação); Procedimentos/Instruções de trabalho: FOR-01; FOR-02; FOR-03; FOR-04; FOR-05; FOR-06; FOR-07; FOR-08; FOR-09; Impressos: FOR-01/01; FOR-01/04; FOR-01/05; FOR-01/06; FOR-01/07; FOR-01/47; FOR-03/01; FOR-05/04, FOR-05/14; FOR-06/01; FOR-06/02; FOR-06/03; FOR-08/01; FOR-08/02; FOR-09/01; FOR-09/02; Plataforma Moodle http://elearning.ipvc.pt/
Ligação a: Bolsas pela questão do controlo da assiduidade, por potencial reprovação e impacto na Bolsa; Gab. Saúde pela sinalização de alunos que, pelo controlo da assiduidade são sinalizados como potencial abandono.
GESTÃO E MELHORIA DO SISTEMA (GMS)
Mapa de Processo GMS;
Procedimentos: GMS-01, GMS-02, GMS-03, GMS-04;
Impressos: GMS/01, GMS-01/01, GMS-01/02, GMS-02/01, GMS-02/02, GMS-02/03, GMS-02/04, GMS-02/05, GMS-02/06; GMS-02/07, GMS-02/08, GMS-03/01, GMS-03/02, GMS-03/03, GMS-04/01, GMS/02, GMS/03, GMS/04, GMS/05; GMS/06
Mapa de Gestores de Processo; Manual da Qualidade; Relatório Anual do Processo
ACADÉMICOS (ACA)
Mapa de Processo ACA Procedimentos/Instruções de Trabalho ACA-02; ACA-03; ACA-04; ACA-05; ACA-06; ACA-07; ACA-08; ACA-09; ACA-10; ACA-11; ACA-13. Impressos ACA -03/01, ACA-03/02; ACA -03/03;ACA-03/04; ACA -04/01, ACA-04/02; ACA -04/03;ACA-04/04; ACA-04/05; ACA -04/06; ACA -04/07;ACA-05/01; ACA-06/01; ACA -07/01;ACA-07/02; ACA -07/03;ACA-07/06; ACA -07/07; ACA-07/08; ACA-08/01;ACA-09/01; ACA-11/01; ACA-11/02; ACA-11/03; ACA-12/01 Boletim de inscrição no Estágio Final de Curso (aplicável na ESA); Pedido de Equivalências Estrangeiro/reconhecimento de Grau; Regulamento Pedagógicos específicos das Escolas com regras de Avaliação, transição e frequência; Lista de colocados; Edital de concursos de ingressos; Calendário Escolar; Regulamento de Estágio Final de Curso (aplicável na ESA); Pedido de Equivalências(depende de cada CTC); Pautas; Regulamento Pedagógicos específicos das Escolas com regras de Avaliação, transição e frequência. http://www.ipvc.pt/servicos-academicos
(ligação com processo: Bolsas e com Gab. de Saúde para acompanhamento de situações sinalizadas de abandono; cooperação com matrículas de novos estudantes; PIM para divulgação de apoios sociais)
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA (AHS)
Mapa de Processo: AHS Procedimentos/Instruções de Trabalho: AHS-03; AHS-04. Impressos: AHS-03/06; AHS-03/11; AHS-03/12; AHS-03/14; AHS-04/01; AHS-04/03; Regulamentos e Manuais: Plano Interno de Segurança; Manual de Limpeza e Higienização das Instalações e Equipamentos; Manual de Segurança e Vigilância; Guia de boas práticas ambientais
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO
EXPEDIENTE E ARQUIVO
(EAR)
Mapa de Processo: EAR; Instruções de Trabalho: EAR-01; Impressos: EAR-01/02, EAR/03, EAR/04; EAR/05 Manual de Boas Práticas do Atendimento Manual de Utilização Aastra 6731i
GESTÃO DOCUMENTAL
(GDO)
Mapa de Processo GDO Procedimentos: GDO-01 (e Anexos I, II, III, IV, V) Impressos: GDO-01/01, GDO-01/02 http://sgq.ipvc.pt/index.php
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS
(GEI)
Mapa de Processo: GEI e Anexo I (tabelas de requisitos técnicos) Instruções de trabalho: GEI-01; GEI-02;GEI-03; GEI-04 Impressos: GEI-04/01; GEI-01/02; GEI/03; GEI/04 GEI/05;GEI/06; GEI-03/07; GEI/08; GEI/09 GEI/10; GEI/11; GEI/12; GEI/13;GEI/14;GEI/15;GEI-16; GEI/17;GEI/18;GEI/19. Manual de boas práticas na utilização de veículos
GESTÃO DE PROJETOS (GPR)
Mapa de Processo: GPR Procedimentos: GPR-01; GPR-02; GPR-03; GPR-04 Impressos: GPR-01/01, GPR-02/01; GPR/03; GPR-03/01; GPR/04 Formulários de candidatura, Regulamento do Programa Financiador, Termo de Aceitação/Contrato/Protocolo; Pedido de Reembolso/Saldo final (Ligação a Processo FOR por uso de procedimentos para Formação especializada e continua (quando aplicável)) http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/otic
(projetos financiados dos SAS seguem os procedimentos GPR e apoio e acompanhamento da OTIC);
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 18 de 32
2.4. (continuação) Lista de Documentos do SGGQ (http://sgq.ipvc.pt/ e https://on.ipvc.pt/)
PROCESSO/ Subprocesso DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont. de 2.4)
SC ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG SAS
GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (GSI)
Mapa de Processo: GSI;
Procedimentos: GSI-01, GSI-02,GSI-03,GSI-04,GSI-05,GSI-06,GSI-07,GSI-08,GSI-09,GSI-10,GSI-11,GSI-12,GSI-13
Impressos: GSI/01, GSI/02, GSI/03, GSI/04, GSI/05, GSI/06
Manuais: Isaca Cobit 4.0 http://help.ipvc.pt/doku.php
GESTÃO ECONÓMICO-FINANCEIRA
APROVISIONAMENTO
(APR)
Mapa de Processo APR Procedimentos/Instruções de Trabalho APR-01; APR-02; APR-03; APR-04; APR-05; APR-06; Impressos APR-01/01; APR-01/02; APR-01/03; APR-01/04; APR-01/05; APR-01/06; APR-01/07; APR-01/08; APR-01/09; APR-01/010; APR-01/011; APR-01/012; APR-04/01; APR-05/01; APR-06/01; APR-06/02; APR-06/03; APR-06/04; APR-06/05; APR-06/06; APR-06/07; APR-06/08; APR-06/09.
CONTABILIDADE E
TESOURARIA (CTE)
Mapa de Processo CTE; Procedimentos: CTE-01; CTE-02; Instruções do Tribunal de Contas; Lei do orçamento; Decreto-Lei de execução orçamental; POC Educação (Portaria); Circulares da DGO / GEFCES; Impressos: CTE-01/01; CTE-01/02; CTE-01/03; Impressos não codificados do Software “Esig-Educ” Software “Esig-Educ”; Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO); POC-Educação; Circulares da DGO
PATRIMÓNIO (PAT)
Mapa de Processo PAT; Impressos: PAT/01; PAT/02; PAT/03 Manual de Procedimentos do Património; Etiquetas; Ficha de identificação do bem; Folha de carga; Mapa síntese dos bens inventariados; Ficha de amortizações dos bens inventariados
OBSERVATÓRIO (OBS) Mapa de Processo – OBS Procedimentos/Instruções de Trabalho - OBS – 01; OBS-02; OBS-03; OBS-04. Impressos - OBS - 01/01; OBS /02; OBS-02/01; OBS-02/02; OBS-02/03; OBS-02/04
PROMOÇÃO E IMAGEM (PIM)
Mapa de Processo – PIM Procedimentos/Instruções de Trabalho – PIM-01; PIM-02 Impressos – PIM-01/01; PIM-01/02; PIM-01/03; PIM-01/04; PIM-01/05; PIM-01/06; PIM-01/07; PIM-01/08; PIM-02/02; PIM-02/03; http://multimedia.ipvc.pt/
RECURSOS HUMANOS (RHU)
Mapa de Processo: RHU Procedimentos/Instruções de Trabalho: RHU-01; RHU-02; RHU-03, RHU-04. Impressos: RHU/01; RHU-01/01; RHU-01/02; RHU-01/03; RHU/02; RHU/03, RHU-03/01; RHU-03/02; RHU-03/03; RHU-03/04; RHU-03/05; RHU-03/06; RHU-03/07; RH/04; RHU-04/01; RHU-04/02; RHU-04/03; RHU-04/04; RHU-04/05; RHU-04/06; RHU-04/09; RHU/05; RHU/06; RHU/07; RHU/08; RHU/09; RHU/10. http://www.ipvc.pt/recursos-humanos
RECURSOS TÉCNICO-EDUCATIVOS
BIBLIOTECA (BIB)
(apoio de SI e Património)
Mapa de Processo: BIB Procedimentos/Instruções de Trabalho. BIB-01; BIB-02; BIB-03, BIB-04; BIB-05, BIB-06; BIB-07. Impressos: BIB-01/01; BIB-01/02; BIB-05/01; BIB-05/02; BIB-05/03; BIB-05/04; BIB-05/05; BIB-05/06, BIB-05/07; BIB-06/01; BIB-06/02; BIB-07/01; Regulamentos das Bibliotecas http://www.ipvc.pt/bibliotecas
GESTÃO DE
ESPAÇOS
EDUCATIVOS (GEE)
Mapa de Processo GEE. Procedimentos/Instruções de trabalho: GEE-01, GEE-02, GEE-03, GEE-04, GEE-05. Impressos: GEE-01/01, GEE-01/02, GEE-02/01, GEE-03/02, GEE- 03/04, GEE-03/06; GEE-03/07; GEE-04/01, GEE-04/03; GEE-05/01, GEE-05/02. Regulamento de Utilização dos espaços Educativos, Regulamento dos Laboratórios; Regulamento do Centro Desp. do IPVC; Manual das Boas Práticas Laboratório; Manuais de Equipamentos, Fichas de Segurança de Reagentes
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 19 de 32
2.4. (continuação) Lista de Documentos do SGGQ (http://sgq.ipvc.pt/ e https://on.ipvc.pt/ )
PROCESSO/ Sub-Processo DOCUMENTOS ASSOCIADOS (cont.de 2.4)
SC Escolas SAS
SERVIÇOS DE AÇÃO SOCIAL:
ALIMENTAÇÃO (ALI) Ligação com GEI e AHS, GMS-satisfação de utilizadores dos serviços ALI-SAS com reencaminhamento de ocorrências
Mapa de Processo: ALI - Procedimentos/Instruções de Trabalho: ALI-01, ALI-02, ALI-03, ALI-04, ALI-05 - Impressos: ALI-01/01, ALI/02; ALI/03, ALI/04, ALI/05, ALI/06, ALI/07, ALI/08, ALI/09, ALI/10, ALI/11, ALI/12; ALI/13; ALI/14; ALI/15; ALI/16. - Tabelas de Capitação; Manual de boas práticas de higiene e fabrico; Tableau de bord; Manual HACCP – Cantinas; Manual HACCP – Bares, Manual Utilização Balcão SIVE http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/alimentacao
ALOJAMENTO (ALO) Ligação a ACA e BOL Mapa de Processo: ALO - Procedimentos/Instruções de Trabalho: ALO-01, ALO-02, ALO-03, ALO-04; ALO-05. - Impressos: ALO-01/01, ALO-02/02, ALO/03, ALO/04, ALO/05, ALO/06, ALO-02/07, ALO/08, ALO/11, ALO-01/13, ALO-02/14, ALO/15; ALO/16; ALO-02/17; - Regulamento Interno das Residências; Preçário – Residências; Tableau de bord; Mapa de Quartos, Alunos e Terceiros Dormitos; Recibos Dormitos; Lista de resultados da candidatura a bolsa de estudo; Aviso. http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/sas_residencias
BOLSAS (BOL) Ligação com ACA e FOR (sucesso escolar e controlo da assiduidade)
Mapa de Processo: BOL - Procedimentos/Instruções de Trabalho: BOL-01, BOL-02, BOL-03, BOL-04. - Impressos: BOL-02/05, BOL-03/07, BOL-03/08, BOL-03/09, BOL/10; - Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior Publico; Mapa de Resultados da Candidatura a Bolsa de Estudo; Regras Técnicas para Atribuição de Bolsas de Estudo; Listas de Resultados de Candidatura a Bolsa; Lista de Assinaturas on-line; Lista de Pagamentos on-line; Lista de Documentos entregues http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/sas_bolsas_estudo e http://on.sas.ipvc.pt/
Cultura (CUL) Mapa de Processo: CUL - Impressos: CUL/01; CUL/02 - Manual de funcionamento da Oficina Cultural http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/oficina_cultural
Desporto (DES) Mapa de Processo: DES - Procedimentos: DES – 01; DES – 02; DES – 03; DES – 04. - Impressos: DES - 01/01; DES - 03/02; DES - 03/03; DES - 04/04; DES/05; DES/06. Regulamento de Funcionamento do campos de jogos ESTG-IPVC; Regulamento de Funcionamento do centro de fitness do CDIPVC. http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/cd
Saúde (SAU) Ligação a ACA e FOR (potencial abandono), GAPSI da ESE e ESS
Mapa de Processo: SAU - Procedimentos/Instruções de Trabalho: SAU-01; SAU-02; SAU-03. - Impressos: SAU-01/01; SAU-02/02; SAU/03; SAU/04; SAU/05; SAU/06; SAU-03/07; SAU/08. http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/gabinetesaude
BUS “Académico” Ligação a GEF Mapa de Processo: BUS - Procedimentos/Instruções de Trabalho: BUS/01. - Impressos: BUS/01; BUS - 01/02. http://portal.ipvc.pt/portal/page/portal/sas/bus_academico
Emprego (EMP) Ligação a FOR (RAC; ACEF) e a GCI
Mapa de Processo: EMP Portal Emprego IPVC (http://emprego.ipvc.pt/ )
NOTA: O documento Mapa de Processo inclui Matriz de Processo, Descrição, Controlo de Registos, Mapa de Indicadores, Lista de Documentos e Plano de Melhorias.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 20 de 32
2.5. Matriz de correspondência dos requisitos da Norma ISO 9001:2008 com Processos SGGQ
PROCESSOS
RE
QU
ISIT
OS
PLA
NE
AM
EN
TO
E
G
ES
TÃ
O
ES
TR
AT
ÉG
ICA
CR
IAÇ
ÃO
E R
EE
ST
RU
TU
RA
ÇÃ
O D
E
CU
RS
OS
CO
OP
ER
AÇ
ÃO
INT
ER
NA
CIO
NA
L
FO
RM
AÇ
ÃO
GE
ST
ÃO
D
E
SIS
TE
MA
S
DE
INF
OR
MA
ÇÃ
O
RE
CU
RS
OS
HU
MA
NO
S
RE
CU
RS
OS
T
ÉC
NIC
O-E
DU
CA
TIV
OS
(BIB
; GE
E)
AC
AD
ÉM
ICO
S
SE
RV
IÇO
S A
ÇÃ
O S
OC
IAL
(ALI
, ALO
, BO
L, D
ES
, SA
U, C
UL,
EM
P,
BU
S,)
GE
ST
ÃO
EC
ON
ÓM
ICO
-FIN
AN
CE
IRA
(AP
R, C
TE
, PA
T)
GE
ST
ÃO
DE
PR
OJE
TO
S
GE
ST
ÃO
DA
INF
OR
MA
ÇÃ
O
(EA
R, G
DO
)
PR
OM
OÇ
ÃO
E IM
AG
EM
AM
BIE
NT
E, H
IGIE
NE
E S
EG
UR
AN
ÇA
OB
SE
RV
AT
ÓR
IO
GE
ST
ÃO
E M
ELH
OR
IA D
O S
IST
EM
A
GE
ST
ÃO
DE
EM
PR
EIT
AD
AS
E D
E
INF
RA-E
ST
RU
TU
RA
S
4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
4.1. X X X
4.2. X X X X X X
X X X X X X X X X X
5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO
5.1. X X
5.2. X X X X X X X X X X
5.3. X X X X X X
5.4. X
X
5.5. X X X X X X X X X X X X X X X X X
5.6. X X X
6. GESTÃO DE RECURSOS
6.1. X X X X X X X X
6.2. X X X
6.3. X X X X X X X X
6.4. X X X X X
7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO
7.1. X X X X X X
7.2. X X X X X X X
7.3. X X X X
7.4. X X
7.5. X X X X X X X
7.6. X
8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA
8.1. X X X X
8.2. X X X X X X X X X X X X X X X X X
8.3. X X X X X X
8.4. X X X X X
8.5. X X X X X X X X X X X X X X X X X
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 21 de 32
2.6. Cronograma de elaboração de Planeamento e Balanços, Relatórios e Revisão do Sistema
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 22 de 32
3. ABORDAGEM POR PROCESSOS 3.1. Introdução
A abordagem e descrição de processos foram realizadas tendo por base o modelo “Mapa de Processo” onde se definem:
Os inputs e outputs de cada processo
As atividades principais associadas a cada processo
As funções que executam e/ou participam em cada uma das atividades
Os documentos e/ou meios que são necessários à execução de cada atividade
Os registos produzidos na execução de cada atividade (quando aplicável)
Os indicadores de desempenho do processo
O plano de melhorias
O Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade é entendido como um conjunto de processos que interagem e se inter-relacionam entre si (ver capítulo 3.2). É propósito desta metodologia de abordagem por processos propiciar um enquadramento para avaliar o seu desempenho através de indicadores adequados que medem a concretização de objetivos.
O seguimento destes indicadores é efetuado regularmente no sentido de melhorar continuamente a eficiência e a eficácia dos processos e consequentemente da organização.
Os processos identificados e descritos de acordo com esta metodologia foram agrupados em quatro tipos:
I. Processos de Gestão Estratégica – processos de definição de Políticas e desenvolvimento institucional-
Processo de Planeamento e Gestão Estratégica, e ainda os processos de Criação e Restruturação de
Cursos e a Cooperação Internacional;
II. Processo de Cadeia de Valor – Processo diretamente relacionado com a Formação
(Ensino&Aprendizagem) de cursos de formação superior (CTeSP, 1º e 2º Ciclo);
III. Processos de Suporte – Processos que suportam o processo de Formação e garantem o funcionamento da
Instituição e a Investigação e Prestação de Serviços à Comunidade e Formação Contínua e Especializada;
IV. Processo de Medição, Análise e Melhoria – verificam a conformidade do sistema com os referenciais
normativos e com os requisitos legais e regulamentares, avaliam a sua eficácia e eficiência e contribuem
para a melhoria contínua.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 23 de 32
3.2. Mapa de Processos do SGGQ-IPVC
Alu
nos, C
om
unid
ad
e,
Entid
ades d
e C
ert
ific
açã
o/A
cre
ditação,
Tu
tela
Alu
nos, C
om
unid
ad
e, E
ntid
ades d
e C
ertific
açã
o/A
cre
dita
ção, T
ute
la
ACADÉMICOS
Serviços de AÇÃO SOCIAL (Alimentação; Alojamento; Bolsas, Cultura, Desporto, Saúde,
Emprego, BUS-Académico)
RECURSOS TÉCNICO-EDUCATIVOS (Biblioteca; Gestão de Espaços Educativos)
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRAESTRUTURAS
GESTÃO DE PROJETOS
GESTÃO ECONÓMICO-FINANCEIRA
(Aprovisionamento; Contabilidade e Tesouraria; Património)
PROMOÇÃO E IMAGEM
GESTÃO DA INFORMAÇÃO (Expediente e Arquivo; Gestão Documental)
GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
RECURSOS HUMANOS OBSERVATÓRIO
PROCESSOS DE SUPORTE:
Processos de GESTÃO ESTRATÉGICA:
PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA
COOPERAÇÃO INTERNACIONAL
CRIAÇÃO e REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS
FORMAÇÃO (ENSINO&APRENDIZAGEM)
PROCESSO DE CADEIA DE VALOR: :VALOR:
GESTÃO E
MELHORIA DO
SISTEMA
PROCESSO DE
MEDIÇÃO, ANÁLISE E
MELHORIA:
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 24 de 32
3.3. Referenciais SGGQ-IPVC (baseado em A3ES e ESG)
- Abrangência dos procedimentos e estruturas de garantia da qualidade e relação com Processos:
3.3.1. Correspondência entre Referenciais A3ES e Processos SGGQ-IPVC
Referencial A3ES (apêndice I, pág.13)
Sub-item Processos do SGGQ-IPVC
1 1.1 POLÍTICA PARA A GARANTIA DA QUALIDADE 1.1. tornada pública e faz parte da
sua gestão estratégica.
Estratégia institucional para a melhoria contínua da qualidade e padrões de qualidade PE
Organização do SGGQ, (clareza das responsabilidades dos diferentes órgãos e níveis de gestão) PE; GMS
Formas de envolvimento dos estudantes e demais partes interessadas (internas e externas) nos processos de garantia da qualidade PE, GMS, FOR
Modo de implementação, acompanhamento e revisão da política para a qualidade PE, GMS
2 – Definição e garantia da qualidade da oferta formativa 2.1 - mecanismos para a avaliação e renovação da oferta formativa, com metodologias para aprovação, acompanhamento e revisão periódica dos seus cursos e graus
Procedimentos e critérios para organizar, informar e decidir sobre processos de criação, modificação, suspensão ou de extinção de cursos (conducentes ou não a grau), com identificação dos órgãos e PI internas e externas envolvidos nesses processos
CRC; FOR PIM
Sistemas de recolha e análise de informação, incluindo o feedback proveniente de antigos alunos, empregadores e outros parceiros externos relevantes, para servir de base à tomada de decisões quanto à manutenção, atualização ou renovação da oferta formativa;
GMS; OBS; ACA
Procedimentos para a revisão periódica regular dos CE com participação de especialistas externos e para assegurar a implementação das melhorias definidas a partir do processo de revisão
CRC; FOR; GMS
Objetivos de aprendizagem explícitos para cada CE, os quais se encontram publicamente disponíveis FOR; PIM
3 – Garantia da qualidade das aprendizagens e apoio aos estudantes: A instituição está dotada de procedimentos que permitem promover e comprovar a qualidade do ensino que empreende e garantir que este tem como finalidade fundamental favorecer a aprendizagem dos estudantes
Dedica a devida atenção à conceção e conteúdos de cada curso e do respetivo currículo, promovendo, nomeadamente: - definição dos objetivos de aprendizagem de cada unidade curricular do curso, bem como dos conceitos nucleares a adquirir; - materiais de trabalho disponíveis, das formas de avaliação das aprendizagens e da programação das atividades na lecionação da UC, - particular atenção esforço de trabalho do aluno
CRC; FOR; GEE; BIB, GMS
Define as diretrizes e regulamentos respeitantes à organização do ensino e aos estudantes CRC; FOR
Define procedimentos para a seleção e recrutamento de estudantes CRC; FOR; ACA
Desenvolve mecanismos para promover o apoio social e acompanhamento psicológico dos estudantes, bem como ações de integração e de promoção do sucesso académico, e promove a avaliação periódica destes mecanismos
SAS; FOR
Promove atividades de investigação e inovação para os estudantes FOR; GPR
Tem procedimentos para monitorizar, avaliar e melhorar os processos e resultados do ensino e aprendizagem, o envolvimento de estudantes, docentes e outras partes interessadas relevantes
CRC; FOR
Garante que a avaliação dos estudantes é efetuada de acordo com critérios, regulamentos e procedimentos previamente definidos e publicitados, e que são aplicados de forma consistente
FOR; ACA; PIM
Promove procedimentos para avaliar a integração e evolução profissional dos graduados GMS; OBS
Define mecanismos para lidar com reclamações e sugestões GMS; EAR
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 25 de 32
Referencial A3ES Subitem (CONTINUAÇÃO quadro 3.2.1) Processos do SGGQ-IPVC
4 – ID / Investigação orientada e desenvolvimento profissional de alto nível 4.1 instituição está dotada de mecanismos para promover, avaliar e melhorar a atividade científica, tecnológica e artística adequada à sua
missão institucional
Mecanismos de institucionalização e gestão da investigação PE; GPR
Mecanismos de articulação entre o ensino e a investigação, designadamente no que se refere ao contacto dos estudantes com atividades de investigação e inovação desde os primeiros anos
CRC; FOR; GPR
Mecanismos de valorização económica do conhecimento PE; GPR
Procedimentos para a monitorização, avaliação e melhoria dos recursos humanos e materiais afetos a IDI PE; GPR
Procedimentos para a monitorização, avaliação e melhoria da produção científica, tecnológica e artística PE; GPR
Procedimentos para a monitorização, avaliação e melhoria dos resultados da valorização do conhecimento e dos resultados da articulação entre o ensino e a investigação
FOR; GPR
5 - Relações com o exterior 5.1. mecanismos para promover, avaliar
e melhorar a colaboração interinstitucional e com a comunidade
procedimentos para promover, monitorizar, avaliar e melhorar as atividades de interface e ação externa: - colaboração interinstitucional; - integração em projetos e parcerias nacionais;- prestação de serviços ao exterior; - ação cultural, desportiva e artística no exterior; - contributo para o desenvolvimento regional e nacional; captação de receitas próprias
PE; GPR; CIN SAS GPR, GEF
6- Recursos humanos- assegurar que
recrutamento, gestão e formação do pessoal docente e de apoio se efetua com garantias de qualificação e competência para que possam cumprir com eficácia as funções
procedimentos que lhe permitem a recolha e análise de informação sobre as necessidades de pessoal (nomeadamente o perfil funcional e o perfil de competências)
PE; FOR; RHU
mecanismos para a recolha e análise de informação relativa às competências e aos resultados da atuação do pessoal docente e pessoal não docente, com vista à avaliação de desempenho, à formação, à promoção e ao reconhecimento do mérito
PE; RHU; GMS
procedimentos para regular e garantir os correspondentes processos de tomada de decisão, implementação e follow-up. PE; RHU; GMS
7 - Recursos materiais e serviços mecanismos que lhe permitem planear, gerir e melhorar os serviços e recursos materiais com vista ao desenvolvimento adequado das aprendizagens dos estudantes e demais atividades científico-pedagógicas
PE; GEE; BIB; ACA; GEI
procedimentos para regular e garantir os correspondentes processos de tomada de decisão, implementação e follow-up PE; GMS
8 - Sistemas de informação - mecanismos que permitem garantir a
recolha, análise e utilização dos resultados e de outra informação relevante para a gestão eficaz dos cursos e demais atividades; obter informação sobre as necessidades e expectativas das diferentes partes interessadas em relação à qualidade das formações e serviços oferecidos
Tem mecanismos que permitem obter informação sobre as necessidades e expetativas das diferentes partes interessadas em relação à qualidade das formações e serviços oferecidos
PE, GMS; OBS
Conta com sistemas de recolha de informação para o levantamento de resultados e outros dados e indicadores relevantes: - o perfil da população estudantil; a progressão dos estudantes e taxas de sucesso; a empregabilidade dos graduados; a satisfação dos estudantes com os CE; - a eficácia dos docentes; - os recursos de aprendizagem disponíveis e os seus custos; - os indicadores chave de desempenho adotados pela própria instituição.
ACA; GMS; OBS GSI BIB; GEF FOR; CRC
Procedimentos para regular e garantir os processos de tomada de decisão relacionados com a utilização dos resultados, bem como as estratégias de atuação para a melhoria dos processos e resultados
PE; GMS
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 26 de 32
envolvimento das partes interessadas na aferição, análise e melhoria dos resultados PE; GMS
Referencial A3ES Sub-item (CONTINUAÇÃO quadro 3.2.1) SGGQ-IPVC 9 - Informação pública: mecanismos
que permitem a publicação periódica de informação atualizada, imparcial e objetiva, tanto quantitativa como qualitativa, acerca dos cursos, graus e diplomas oferecidos e das demais atividades que desenvolve
Procedimentos para a prestação regular de informação pública acerca de um conjunto pré-definido de dados e resultados: Nota de rodapé15 de Manual A3ES: Quer o RJIES (no artigo 162º, nº2), quer os ESG (nas orientações do padrão 1.7), especificam aspetos em relação aos quais as instituições deverão disponibilizar informação precisa e suficiente. Dessas orientações, bem como de reflexões efetuadas ao longo deste trabalho, resulta que a informação a publicitar deverá incluir, nomeadamente: a missão e objetivos da instituição, os seus estatutos e regulamentos e as unidades orgânicas que a constituem; a oferta formativa; os objetivos de aprendizagem e qualificações conferidas, e as perspetivas de empregabilidade, em relação a cada curso; a qualificação do pessoal docente e o seu regime de vínculo à instituição e de prestação de serviços; as políticas de acesso e orientação dos estudantes; a planificação dos cursos; as metodologias de ensino, aprendizagem e avaliação dos estudantes; as oportunidades de mobilidade; os direitos e deveres dos estudantes, incluindo a indicação das propinas e taxas a pagar por estes; os serviços de ação social escolar; os mecanismos para lidar com reclamações e sugestões; o acesso aos recursos materiais e serviços de apoio ao ensino; os resultados do ensino, expressos nos resultados académicos, de inserção laboral e de grau de satisfação das partes interessadas; as políticas de garantia interna da qualidade, títulos de acreditação e resultados da avaliação da instituição e dos seus ciclos de estudos.
A informação divulgada é atualizada, objetiva e transparente, e obedece a finalidades bem definidas em função das diversas partes interessadas
PIM ACA, RHU; FOR/CRC
10 - Internacionalização: mecanismos
para promover, avaliar e melhorar as suas atividades de cooperação internacional
No âmbito das políticas de internacionalização, a instituição definiu procedimentos para promover, monitorizar, avaliar e melhorar as atividades de índole internacional, designadamente as relativas: - À participação/coordenação em atividades internacionais de educação e formação; À participação/coordenação em projetos internacionais de investigação; À mobilidade de estudantes, docentes e funcionários.
CIN FOR/CRC/ACA GPR
3.3.2. Correspondência entre os European Standard Guideleines (ESG) e SGGQ-IPVC
ESG Sub-item Processos do SGGQ-IPVC
1.1 POLÍTICA PARA A GARANTIA DA QUALIDADE
Deve ser tornada pública e faz parte da sua gestão estratégica. As partes interessadas internas devem desenvolver e implementar esta política através de estruturas e procedimentos adequados, enquanto envolvem as partes externas.
Políticas e procedimentos são os principais pilares de um sistema de garantia da qualidade institucional coerente que forma um ciclo de melhoria contínua e contribui para a responsabilização da instituição.
PGE, GMS
Suporta o desenvolvimento da cultura de qualidade em que todas as partes interessadas (internas) assumem a responsabilidade pela qualidade e participam na sua garantia em todos os níveis da instituição. Para facilitar o processo, a política tem um estatuto formal e está disponível publicamente.
PGE, GMS
Politicas de garantia da qualidade são mais eficazes quando refletem a relação entre investigação, ensino e aprendizagem e têm em conta o contexto regional no qual a instituição atua mas também o nacional e internacional e a orientação estratégica. A política suporta a organização SGGQ; as Escolas, Áreas Cientificas, orgãos e outras unidades organizacionais, assim como as de liderança institucional, colaboradores e estudantes assumem responsabilidade na garantia da qualidade; a integridade e liberdade académica está alerta contra a fraude e há proteção contra a intolerância de qualquer tipo ou discriminação; há envolvimento de partes interessadas externas na garantia da qualidade.
PGE, GPR GMS
A política é posta em prática através de vários procedimentos de garantia da qualidade interna que permitem a participação. Cabe à instituição decidir como a política é implementada, acompanhada, e revista.
PGE, GMS
A política de garantia da qualidade também abrange quaisquer elementos de atividades da instituição que sejam subcontratadas ou realizadas PGE, GMS, GEF
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 27 de 32
por terceiros.
ESG Sub-item (CONTINUAÇÃO quadro 3.2.2) Processos do SGGQ-IPVC
1.2 CRIAÇÃO E APROVAÇÃO DE PROGRAMAS (PLANOS) Estabelecidos objetivos, incluindo os resultados de aprendizagem. A qualificação resultante deve ser especificada e comunicada (competências), explicitar quadro nacional e europeu de qualificações
Os Programas/Planos de estudos estão no centro da missão de ensino das IES. Proporcionam aos estudantes conhecimentos e competências académicas, incluindo as transversais, o que pode influenciar o seu desenvolvimento pessoal e podem ser aplicadas nas suas carreiras futuras.
CRC FOR
Programas/PLANOS: - são criados com objetivos gerais do programa que coincide com a estratégia institucional e tem explícito os resultados de aprendizagem pretendidos; envolver no trabalho os estudantes e outras partes interessadas; beneficiam de especialistas e pontos de referência externos; refletem as quatro finalidades do ensino superior do Conselho da Europa (cf. Scope and Concepts); forneçam ao estudante uma progressão integrada; definem a carga horária, por exemplo em ECTs; - incluem experiencias fora da IES estruturadas (por ex. estágios e outros programas); sujeitos a um processo formal de aprovação institucional.
CRC FOR CIN
1.3 APRENDIZAGEM, ENSINO E AVALIAÇÃO CENTRADA NO ESTUDANTE Certificar-se que os programas são implementados de forma a incentivar os estudantes a assumir um papel ativo no processo de aprendizagem, e que a avaliação dos estudantes reflita essa abordagem.
A aprendizagem e ensino centrados no estudante desempenham um papel importante ao estimular a motivação, a auto-reflexão e empenho durante o processo de aprendizagem dos estudantes. Isto significa uma atenção cuidada para a criação e execução de programas de estudo e avaliação dos resultados.
FOR ACA
A implementação da aprendizagem e ensino centrados no estudante: - respeita e atende à diversidade de estudantes e às suas necessidades, possibilitando caminhos de aprendizagem flexíveis; - considera e usa diferentes formas de execução, se for o caso; - utiliza diversos métodos pedagógicos; - avalia e ajusta regularmente as formas de execução e os métodos pedagógicos; - estimula o senso de autonomia no estudante, enquanto assegura a orientação e apoio adequados; - promove o respeito mútuo na relação estudante-docente; - tem procedimentos adequados para lidar com as sugestões e reclamações dos estudantes.
FOR GMS
Considerando a importância da avaliação para a progressão dos estudantes e das suas futuras carreiras, os procedimentos de garantia da qualidade para avaliação têm em conta o seguinte: - Avaliadores estão familiarizados com os métodos de avaliação e recebem apoio no desenvolvimento das suas próprias competências nesta área; Os critérios e métodos de avaliação, assim como os critérios para calendarização são publicados com antecedência; A avaliação permite aos estudantes demonstrarem em que medida os resultados de aprendizagem pretendidos foram atingidos. Os estudantes recebem o feedback, e, se necessário, aconselhamento sobre o processo de aprendizagem; Quando possível, a avaliação é feita por mais do que um examinador; Os regulamentos para a avaliação têm em conta circunstâncias atenuantes; A avaliação é consistente, corretamente aplicada a todos os estudantes e realizada em conformidade com os procedimentos indicados; há procedimento formal de recurso/revisão de provas.
FOR ACA
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 28 de 32
ESG Sub-item (CONTINUAÇÃO quadro 3.2.2) Processos do SGGQ-IPVC
1.4 ADMISSÃO, PROGRESSÃO, RECONHECIMENTO E CERTIFICAÇÃO DOS ESTUDANTES As instituições devem aplicar os regulamentos pré-definidos e publicados, de forma consistente, abrangendo todas as fases do "ciclo de vida académica" do estudante.
Fornecer condições e apoios que são necessários para os estudantes fazerem progressos no percurso académico. Procedimentos de admissão, reconhecimento e conclusão adequados à sua finalidade, especialmente quando os estudantes têm mobilidade tanto dentro como entre sistemas do ensino superior.
SAS ACA, FOR CIN
Critérios, regulamentos e procedimentos de acesso, admissão implementados de forma consistente e clara. Desenvolvidas acções de integração na Instituição e no curso.
CRC, FOR, ACA, SAS
Procedimentos e ferramentas para recolher, monitorizar e agir segundo as informações sobre a progressão dos estudantes. FOR, ACA, OBS
Reconhecimento das qualificações do ensino superior, dos períodos de estudo e aprendizagem anteriores, incluindo o reconhecimento da aprendizagem não formal e informal, são componentes essenciais para garantir o progresso dos alunos nos seus estudos, enquanto promovem a mobilidade. Os procedimentos de reconhecimento apropriados dependem da prática institucional e devem estar em conformidade com os princípios da Convenção de Lisboa; cooperação com outras instituições, agências de garantia da qualidade e entidades nacionais de reconhecimento, com vista a assegurar o reconhecimento coerente.
ACA, CIN
A graduação representa o auge do período de estudo dos alunos. Estes precisam de receber a documentação que explica a qualificação obtida, incluindo os resultados de aprendizagem alcançados, o contexto, nível, conteúdo e o estatuto dos estudos realizados e concluídos com êxito.
ACA
1.5 PESSOAL DOCENTE As instituições devem certificar-se da competência dos seus professores. Eles devem utilizar procedimentos justos e claros para o recrutamento e desenvolvimento do pessoal docente.
O papel do docente é essencial para a realização de uma experiência de qualidade pelo estudante, permitindo a aquisição de conhecimento, competências e habilidades. A população estudantil diversificada e a maior ênfase nos resultados, exigem que o ensino e aprendizagem sejam centrados no estudante (1.3). As IES têm a principal responsabilidade pela qualidade do seu pessoal docente e por proporcionar-lhes um ambiente favorável que lhes permite realizar o seu trabalho de forma eficaz.
CRC, FOR, RHU
Procedimentos claros, transparentes e justos de recrutamento do pessoal docente e condições de trabalho, reconhecimento da importância do ensino; oportunidades para/ e promoção do desenvolvimento profissional do pessoal docente; incentivo ao reforço da ligação entre ensino e investigação; incentivo à inovação nos métodos de ensino e a utilização de novas tecnologias.
RHU GSI
1.6 RECURSOS DE APRENDIZAGEM E APOIO AOS ESTUDANTES As instituições devem ter um financiamento adequado para as atividades de ensino e aprendizagem e garantir que esses recursos sejam facilmente acessíveis e seja fornecido apoio ao estudante.
Recursos para apoio à aprendizagem: recursos físicos tais como bibliotecas, instalações de estudo e infraestruturas de TI, até ao apoio humano sob a forma de tutores, conselheiros e outros consultores. O papel dos serviços de apoio é de particular importância para facilitar a mobilidade dos estudantes tanto dentro como entre sistemas de ensino superior.
GEI, AHS, GEE, BIB, GSI, FOR, SAS
A necessidade de uma população estudantil diversificada (como alunos adultos, em part-times, empregados e internacionais, mas também estudantes com deficiências), e a mudança no sentido da aprendizagem centrada no estudante e os modos flexíveis de aprendizagem e ensino, são tidos em conta ao atribuir, planear e fornecer os recursos de aprendizagem e apoio ao estudante.
ACA, FOR; AHS, GSI
As atividades e instalações de apoio podem ser organizadas de variadas formas, dependendo do contexto da IES. No entanto, deve-se garantir que sejam adequados e acessíveis à finalidade e que os estudantes sejam informados sobre os serviços disponíveis.
SAS, ACA, BIB, GSI
Na prestação de serviços de apoio, o papel do apoio e do pessoal administrativo (não docente) é fundamental e, portanto, precisam ser qualificados e ter oportunidades para desenvolver as suas competências.
RHU
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 29 de 32
ESG Sub-item (CONTINUAÇÃO quadro 3.2.2) Processos do SGGQ-IPVC
1.7 GESTÃO DE INFORMAÇÃO As instituições devem garantir que são recolhidas, analisadas e utilizadas informações relevantes para a gestão eficaz de seus programas e outras atividades..
Dados fidedignos são cruciais para a tomada de decisão esclarecedora e para saber o que está a funcionar bem e o que precisa de melhorar. Processos eficazes para recolher e analisar informações sobre os programas de estudo e outras atividades, que alimentam o sistema de garantia da qualidade interna.
GSI, ACA, OBS, GMS
As informações recolhidas dependem, de certa forma, do tipo e da missão da instituição. São importantes os seguintes Indicadores-chave de desempenho: Perfil da população estudantil; Taxas de progressão, sucesso e desistência/abandono; Satisfação dos estudantes em relação ao seu curso, recursos de aprendizagem e de apoio ao estudante; Percurso profissional dos diplomados.
ACA/FOR GMS BIB, SAS
Podem ser usados vários métodos de recolha de informação. É importante que os estudantes e colaboradores participem na recolha e análise de informações e organizem atividades de acompanhamento.
FOR GMS, OBS
1.8 INFORMAÇÃO PÚBLICA As instituições devem publicar informações sobre suas atividades, incluindo dos programas/cursos, de forma clara, precisa e facilmente acessíveis,
A informação sobre as atividades da instituição é útil para os potenciais e atuais estudantes, diplomados, outras partes interessadas e para o público.
GSI PIM
As instituições fornecem informações sobre as suas atividades, incluindo a oferta formativa e os seus critérios de seleção, os resultados de aprendizagem pretendidos, as qualificações que lhes concedem, os procedimentos de ensino, aprendizagem e avaliação utilizados, a taxa de aprovações e as oportunidades de aprendizagem disponíveis para os estudantes, assim como informação de emprego para os diplomados.
FOR PIM
1.9 MONITORIZAÇÃO CONTINUA E REVISÃO PERIODICA dos PROGRAMAS
Para garantir que os objetivos definidos são alcançados e para responder às necessidades dos estudantes e da sociedade. Estas revisões devem conduzir a uma melhoria contínua dos programas/Planos de estudos. Qualquer ação planeada ou tomada deve ser comunicada a todos os interessados. Monitorização, análise e revisão regular dos programas de estudo.
CRC FOR
1.10 GARANTIA DA QUALIDADE- AVALIAÇÃO EXTERNA PERIÓDICA As instituições devem submeter-se à verificação externa da qualidade em consonância com a ESG, numa base periódica.
É incluído a avaliação dos conteúdos dos programas: à luz das mais recentes pesquisas na área, garantindo assim, que o programa está atualizado; As mudanças das necessidades da sociedade; A carga horária dos estudantes, a sua progressão e a sua conclusão; A eficácia dos procedimentos de avaliação dos estudantes; As expectativas, necessidades e satisfação dos alunos em relação ao programa; O ambiente de aprendizagem, os serviços de apoio e sua adequação à finalidade do programa.
FOR CRC GMS
Os programas são analisados e revistos regularmente, envolvendo os estudantes e outras partes interessadas. A informação recolhida é analisada e o programa é adaptado para garantir que está atualizado e as reformulações são publicadas
FOR, CRC PIM
A avaliação externa da qualidade nas suas variadas formas permite verificar a eficácia da garantia da qualidade interna, agir como um catalisador para melhorar e oferecer à instituição novas perspetivas e fornecer informações para garantir à instituição e ao público a qualidade das atividades da instituição.
PGE GMS
As instituições participam na avaliação externa que tem em conta, se for caso, os requisitos do quadro legislativo no qual operam. A avaliação externa poderá assumir diferentes formas e concentrar-se em diferentes níveis organizacionais (como programa/curso, escola ou instituição). A garantia da qualidade é um processo contínuo, que não termina com a opinião externa ou com relatório ou com o seu processo de acompanhamento dentro da instituição. Portanto, as instituições garantem que o progresso realizado desde a última atividade de garantia da
PGE GMS FOR/CRC
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 30 de 32
qualidade externa é levado em consideração aquando da preparação para a próxima.
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 31 de 32
3.4. Relação entre Processos e SC/UO/UF
PROCESSO/SUB-PROCESSO SC SAS ESA ESE ESCE ESDL ESS ESTG
GE
ST
ÃO
ES
TR
AT
ÉG
ICA
PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA (PGE) X X X X X X X X
COOPERAÇÃO INTERNACIONAL (CIN) X X X X X X X X
CRIAÇÃO/REESTRUTURAÇÃO DE CURSOS (CRC) X X X X X X X X
FORMAÇÃO (FOR): PLANEAMENTO; EXECUÇÃO / AVALIAÇÃO
X X X X X X X
GESTÃO E MELHORIA
DO SISTEMA (GMS)
X X X X X X X X
SU
PO
RT
E
ACADÉMICOS (ACA) X X X X X X X X
AÇÃO SOCIAL
ALIMENTAÇÃO (ALI) X X X X X X X X
ALOJAMENTO (ALO) X X X X
BOLSAS (BOL) X X
CULTURA (CUL) X X X X X X X X
DESPORTO (DES) X X X X X X X X
SAÚDE (SAU) X X X X X X X X
EMPREGO (EMP) X X X X X X X X
BUS_”ACADÉMICO” (BUS) X X X X X X X X
AMBIENTE, HIGIENE E SEGURANÇA (AHS) X X X X X X X X
GESTÃO DA
INFORMAÇÃO EXPEDIENTE E ARQUIVO (EAR)
X X X X X X X X
GESTÃO DOCUMENTAL (GDO) X X X X X X X X
GESTÃO DE EMPREITADAS E DE INFRA-ESTRUTURAS (GEI)
X X X X X X X X
GESTÃO DE PROJECTOS (GPR) X (OTIC) X X X X X X X
GESTÃO DE
SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
(GSI)
PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
AQUISIÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
DISPONIBILIZAÇÃO E SUPORTE DOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
X X X X X X X X
GESTÃO
ECONÓMICO-FINANCEIRA
APROVISIONAMENTO (APR) X X X X X X X X
CONTABILIDADE E TESOURARIA (CTE) X X X X X X X X
PATRIMÓNIO (PAT) X X X X X X X X
OBSERVATÓRIO (OBS) X X X X X X X X
PROMOÇÃO E IMAGEM X X X X X X X X
RECURSOS HUMANOS (RHU)
DOCENTES (D); NÃO DOCENTES (ND)
X X X X X X X X
RECURSOS
TÉCNICO-EDUCATIVOS
BIBLIOTECA (BIB) X X X X X X X
GESTÃO DE ESPAÇOS EDUCATIVOS
(GEE)
X X X X X X X
X- abrange a totalidade de atividades do processo
X- apenas algumas atividades do Processo
MANUAL DA QUALIDADE
Edição 12 Data: 2015.11.06
Página 32 de 32
3.5. Relação entre Processos e Órgãos e Serviços
PROCESSO/SUB-PROCESSO
CG GT CTC Cg AC/ GD
CP CC SAS SAC SAF RH SI ST SEA GAQ GMCI GCI OTIC
GE
ST
ÃO
ES
TR
AT
ÉG
ICA
(PGE)
(CIN)
(CRC)
CADEIA DE VALOR FORMAÇÃO-
(ENSINO&APRENDIZAGEM)
GMS
SU
PO
RT
E
ACA
ASO
(ALI)
(ALO)
(BOL)
(CUL)
(DES)
(SAU)
(EMP)
(BUS)
AHS
GIN (EAR)
(GDO)
GEI
GPR
GSI
POSI
AISI
DSSI
MASI
GEF (APR)
(CTE)
(PAT)
OBS
PIM
RHU D E ND
RTE (BIB)
(GEE)
É responsável actividade
Está envolvido na actividade