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Manual de Calidad Código: MN-SGC-001 Fecha de versión: -30 May-2013 Versión: 05

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ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS

INDUSTRIALES - ESCUELA TECNOLÓGICA

ECCI

Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

“Diseño y Desarrollo de programas académicos y Prestación del Servicio de

Educación Superior.”

Bogotá

2013 – Versión 05

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

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INTRODUCCIÓN

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales en los últimos años se ha perfilado como un “modelo de crecimiento” entre las Instituciones de Educación Superior, caracterizándose no sólo por su compromiso con su comunidad educativa, con el país, sino consigo misma, a través del ofrecimiento de programas académicos pertinentes y de calidad por ciclos propedéuticos asequibles para las personas que desean continuar con su formación profesional. La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – Escuela Tecnológica ha venido desarrollando, desde hace algunos años, una cultura de autoevaluación que le ha permitido un crecimiento en diferentes aspectos, la cual la ha llevado a una madurez en su gestión buscando también fortalecer todos sus procesos académico - administrativos.

Este Manual de calidad evidencia el compromiso de la dirección con la mejora continua de los procesos de nuestra Institución, a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, con el cual se asegure el cumplimiento de las necesidades y expectativas de nuestros clientes. El manual documenta los lineamientos internos bajo los cuales se diseña y desarrollan programas académicos y la prestación del servicio de Educación Superior, bajo el marco de la norma ISO 9001:2008.


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 2

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA ECCI 6 1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 11

1.2.1. Naturaleza de la Institución 11

1.2.2 Misión 11

1.2.3 Visión 11

1.2.4 Principios institucionales 12

1.2.5 Plan de desarrollo de 2012 – 2016 13

1.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD 18 1.3.1 Objetivos de la calidad 19

2. REFERENCIAS NORMATIVAS 20

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 25

3.1 TÉRMINOS 25

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 28 4.1. REQUISITOS GENERALIDADES 28 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 32

4.2.1 Generalidades 33

4.2.2 Manual de calidad 33

4.2.3 Control de los documentos 36

4.2.4 Control de los registros 36

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 37 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 37 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 38 5.3 POLÍTICA DE CALIDAD 41 5.4 PLANIFICACIÓN 42

5.4.1 Objetivos de la calidad 42

5.4.2 Planificación del sistema gestión de la calidad 42

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 43 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 43

5.5.2 Representante de la dirección 47

5.5.3 Comunicación interna 47


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5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 49 5.6.1 Generalidades 49

5.6.2 Información para la revisión 49

5.6.3 Resultados de la revisión 50

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 51 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS 51 6.2 RECURSOS HUMANOS 51

6.2.1 Generalidades 51

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación 51

6.3 INFRAESTRUCTURA 52 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 58

7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO 59

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO 60 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 61

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con los servicios 61

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con los servicios 62

7.2.3 Comunicación con el cliente 62

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 63 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo 63

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 64

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo 65

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo 65

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo 66

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 67

7.3.7 Control de los cambios de diseño y desarrollo 67

7.4 COMPRAS 68 7.4.1 Proceso de compras 69

7.4.2 Información de las compras 69

7.4.3 Verificación de los productos comprados 69

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 71 7.5.1 Control de la prestación del servicio 71

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 72

7.5.3 Identificación y trazabilidad 72

7.5.4 Propiedad del cliente 72


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7.5.5 Preservación del producto 72

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 73 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 73

8.1 GENERALIDADES 73 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 73 8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME 74 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 75 8.5 MEJORA 75

8.5.1 MEJORA CONTINUA 75

8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA 76

8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA 76


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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA ECCI

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – Escuela Tecnológica, inició su proceso fundacional desde el año de 1976 entregando ante el Ministerio de Educación Nacional los documentos correspondientes para este proceso y comenzando actividades el 10 de agosto de 1977, en la sede ubicada en la Carrera 7 No. 53-30 en la ciudad de Bogotá, previo visto bueno de la División Académica del ICFES en ese momento. El primer nombre de la Institución fue Escuela Colombiana de Carreras Intermedias, aprobado a través de la Resolución No.15572 del 25 de octubre de 1978 del Ministerio de Educación Nacional, entra en funcionamiento con los programas de:

Mecánica Automotriz Electromedicina Química de plásticos Electromecánica

Antes de promulgarse la Ley 80 de 1980 que definió la primera Ley General de la Educación Superior, la Escuela Colombiana de Carreras Intermedias recibió la aprobación de su plan de estudios para los cuatro (4) programas iniciales, donde se cambia el nombre del programa de Química de Plásticos por Tecnología de Plásticos y Electromecánica por Electrónica Industrial, según resolución No.03367 del 11 de marzo de 1980. A partir de 1980 la ECCI traslada sus instalaciones a un edificio ubicado en la carrera 19 No. 49-12, inmueble donde funcionaba el Colegio departamental Antonio Nariño. Mediante la Resolución No. 2683 del 28 de marzo de 1985, se reconoce la Personería Jurídica a la Institución y según Resolución No. 2016 del 6 de


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noviembre del mismo año se inscribe y reconoce al Dr. Fernando Arturo Soler López como el primer representante legal de la Institución. A partir de la expedición de la Ley 30 de 1992, se dio la posibilidad de crear nuevos programas y especializaciones en carreras técnicas previa notificación conducente al registro en las bases de datos del ICFES. En este contexto se registraron los programas técnicos profesionales de:

Mecánica Industrial

Ciencias de la Computación

Telecomunicaciones

Desarrollo Ambiental

Desarrollo Empresarial

Comercio Exterior

Gestión Tributaria y Aduanera

Mercadotecnia

Diseño de Modas con Enfoque Industrial Además se registraron las especializaciones técnicas en:

Herramientas Informáticas

Mantenimiento e Inyección de Plásticos

Mantenimiento Electromédico

Tecnología Automotriz

Autómatas Programables

Después de la abolición de la nomenclatura de “Carreras Intermedias” en el contexto de la Educación Superior, se presentó una reforma estatutaria con la que se ajustaba la Institución a lo previsto en la Ley 30 de 1992 y por medio de la resolución No. 00141 del 18 de enero de 1994 el Ministerio de Educación Nacional reconoció el cambio de nombre de: Escuela Colombiana de Carreras Intermedias a Escuela Colombiana de Carreras Industriales, y ratificó la reforma estatutaria propuesta por el Consejo Superior según actas No. 03 y 04 del 3 de julio y 14 de agosto de 1993 respectivamente. Un aspecto muy importante que fortaleció las propuestas académicas de la Institución, fue el convenio interinstitucional de mutua colaboración entre la Universidad Santiago de Cali - USACA y la Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI, firmado el 22 de septiembre de 1995, suscrito por el Dr. Ricardo Maya Correa como Rector USACA y la Dra. Luz López de Soler como Rectora ECCI.


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En el marco de este convenio se registraron los primeros programas de Ingeniería por ciclos, en los cuales el Primer Ciclo es el Técnico Profesional o el Tecnólogo correspondiente al área de Ingeniería específica y el Segundo Ciclo lo Constituye el de Profesionalización, que incluye áreas de fundamentación no tratadas en la formación Técnica y áreas encaminadas al diseño en cada disciplina de la Ingeniería. Este esquema abrió nuevas posibilidades a Técnicos y Tecnólogos en el país. El 7 de noviembre de 1995 en carta conjunta la USACA y la ECCI inscriben oficialmente estos programas y se reciben Técnicos Profesionales para que mediante un Plan de Transición continúen sus estudios profesionales de Ingeniería partiendo del sexto Semestre en el primer periodo académico de 1996 en la sede de la ECCI en Bogotá.

En el año de 1999 la Institución decidió iniciar el reto de obtener la acreditación voluntaria de sus programas Técnicos Profesionales, mediante un procesos serio de mejoramiento continuo, dando como resultado en los años 2002 y 2003, la obtención de la Acreditación de tres de sus programas:

Técnico Profesional en Mecánica Industrial

Técnico Profesional en Desarrollo Empresarial

Técnico profesional en Electromedicina Posteriormente fruto del proceso de autoevaluación, la Institución logró en el contar con siete (7) programas acreditados:

PROGRAMA

RESOLUCIÓN

FECHA RESOLUCIÓN

VENCIMIENTO

Técnica Profesional en Mecánica Industrial

1624 17-jul-02 16-jul-05

Técnico Profesional en Telecomunicaciones (segundo proceso)

6508 26-sep-08 25-sep-12

Técnica Profesional en Comercio Exterior y Negocios Internacionales (segundo proceso)

976 27-feb-09 26-feb-13

Técnica Profesional en Electrónica Industrial (renovación de acreditación)

10730 30-dic-09 29-dic-13

Técnica Profesional en Mecánica Automotriz (renovación de acreditación)

2032 24-mar-10 23-mar-14


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Técnica Profesional en Desarrollo Empresarial (segunda renovación de acreditación)

5945 22-jul-11 21-jul-15

Técnica Profesional en Tecnología de Plásticos (segunda renovación de acreditación)

1314 12-feb-13 11-feb-17

Técnico Profesional en Electromedicina (segunda renovación de acreditación)

8641 09-jul-13 08-jul-17

Tabla 1 Programas acreditados.

Mediante Resolución No. 1899 del 5 de agosto de 2002 del Ministerio de Educación Nacional, se ratificó la reforma estatutaria conducente al cambio de carácter académico de la Corporación para funcionar como Institución Universitaria - Escuela Tecnológica, la cual es producto de una actitud seria, responsable y coherente con el compromiso social de la Educación Superior Colombiana, de acuerdo con el texto de la mencionada resolución. A partir de este momento la Institución inicia la creación de los programas profesionales y de posgrado para ampliar su oferta y expedir sus propias titulaciones. Se firma en el 2004 el convenio entre la Universidad Santiago de Cali – USC y la Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI para llevar programas en extensión de la ECCI a las sedes de la USC en la ciudad de Palmira y Cali, iniciando con Electromedicina y ampliándose a Mecánica Automotriz, Mecánica Industrial y Desarrollo Empresarial. De igual forma para responder a las necesidades del sector productivo en los diversos campos de la ciencia, la ingeniería, la tecnología y las humanidades con una propuesta académica pertinente, la Escuela amplia su oferta educativa a través de la creación de nuevos programas académicos de pregrado, posgrado y de educación continua, permitiéndole ser reconocida en los sectores educativo y productivo del país. Dentro del marco de cambio de modalidad, la Escuela Colombiana de Carreras Industriales, presenta la documentación ante el Ministerio de Educación Nacional, para la creación y obtención del Registro Calificado de las especializaciones, y de esta manera se espera brindar a nuestros egresados y demás profesionales la posibilidad de ampliar su formación en un área específica, lo cual le permitirá al país contar con especialistas en cada rama, actualmente cuentan ya con Registro SNIES y registro calificado:

Automatización Industrial


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Producción y Logística Internacional

Telecomunicaciones Inalámbricas

En Gerencia de Ingeniería Hospitalaria

En Gerencia de Mantenimiento Las Directivas de la Universidad ECCI adelantan en el año 2005 la adquisición del Teatro “El Dorado”, para un proceso de restauración que termina en el año 2007, tomando el nombre del Teatro “El Dorado ECCI”. Este escenario es un punto de encuentro para nuestra comunidad y el país, donde confluye el arte, la cultural, la ciencia, la academia, la investigación entre otras manifestaciones. La Escuela bajo el acuerdo 01 del 21 de enero de 2010 del Consejo Superior inicia un proceso de transformación de sus programas del nivel de formación Técnico Profesional a Tecnológico, articulado con el nivel de formación Profesional, manteniendo así su esquema de ciclo propedéuticos. Como parte del Proyecto de Internacionalización de la ECCI, es muy importante resaltar la acogida que ha tenido el Programa de Movilidad Estudiantil que ha sido posible a través del convenio con la Unión de Universidades de América Latina y el Caribe (UDUAL), mediante el cual estudiantes de la ECCI han tenido la posibilidad de cursar un semestre académico en las Universidades de Guadalajara (México), Universidad Nacional Federico Villareal (Perú), Instituto Politécnico de México y Universidad de Cuenca ( Ecuador) y también hemos recibido estudiantes en intercambio de estas mismas instituciones. Así mismo la ECCI ha sido anfitrión para la realización del 1er Encuentro Internacional de Universidades Colombia – Argentina (Provincia de Córdoba) en el 2011 y actualmente lidera el 2do Encuentro en la que Rectores viajaran a la Provincia de Córdoba para formalizar convenios de movilidad con las Universidades de esa región de Argentina. Dentro de las distinciones recibida por la Institución a lo largo de sus años de servicio se encuentran:

1999 - WPA. (Worldwide Prestige Award). Mención Mundial de Prestigio.

2002 - Orden Civil al Mérito José Acevedo y Gómez. Grado Cruz de oro. Resultado a una actitud seria y responsable coherente con el compromiso social de la Educación Superior Colombiana.

2004 - Mención Luis López de Meza a la Educación Superior y la Fe Pública Otorgada por el Presidente de la República.


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2006 - Premio a la Calidad Sudamericana ABIQUA. Otorgada en Sao Pablo (Brasil) por la Asociación Brasileña de Incentivo a la Calidad.

2008 - Orden al Mérito en Grado Comendador. Otorgado por el Senado de la República. Por los servicios prestados a la Nación y a la Juventud.

2010 - Certificación ISO 9001:2008. Otorgada por el Icontec al sistema de gestión de calidad con el alcance definido como: “Diseño y desarrollo de programas académicos y prestación del servicio de educación superior.”

1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1.2.1. Naturaleza de la Institución

La corporación Escuela Colombiana de Carreras Industriales es una Escuela Tecnológica o Institución Universitaria comprometida fundamentalmente con el desarrollo tecnológico e ingeneiril, con la posibilidad de ofrecer programas académicos en los campos de la técnica, la ciencia, la tecnología, las humanidades, el arte y la filosofía. Puede adelantar programas de formación en ocupaciones, programas de formación académica en profesionaes y disciplinas hasta niveles de posgrado. (Proyecto Educativo Institucional – PL-DP-003)

1.2.2 Misión Somos una Institución de Educación Superior que fundamenta su quehacer en principios de pertinencia, equidad, calidad, eficiencia y transparencia, para formar profesionales íntegros, autónomos, libres, emprendedores, con pensamiento crítico e investigativo, que mediante una propuesta pedagógica interdisciplinaria y flexible, el crecimiento de sus actores y el perfeccionamiento de sus procesos, aplica y genera conocimiento para la innovación, el mejoramiento de la calidad de vida, el desarrollo social y económico del entorno local y global.

1.2.3 Visión Seremos una Universidad reconocida por su humanismo y su tecnología, con criterios de universalidad en el conocimiento, con programas pertinentes y de alta calidad, líderes en principios y valores al servicio de la formación del capital humano.


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1.2.4 Principios institucionales

Figura 1. Principios Institucionales

U

• Pertinencia: La oferta educativa de la Universidad ECCI implica definirla desde su concepción y diseño en la integración de las dimensiones política, económica, social y académica, en tanto debe responder a las orientaciones de los planes de desarrollo del Estado, a las necesidades y expectativas de la sociedad. En esta concepción descansa el principio de pertinencia. Lo anterior implica el compromiso de la Universidad con la formación de recursos humanos idóneos para impulsar el desarrollo científico y tecnológico del país con un claro concepto de la responsabilidad social en el ejercicio de sus profesiones. • Equidad: Como principio, la Universidad ECCI asume la equidad desde la dimensión antropológica y social de la persona y desde un concepto político. Es por ello que el considerar los derechos entre iguales como personas miembros de una comunidad académica, el respetar las diferencias de género, sexo, origen, raza, filiación política y religiosa, el ser determinantes frente a la inclusión con fines de cobertura; el afianzar la unidad de criterios en la gestión de procesos institucionales, así como lograr la participación colectiva y el diálogo para la solución de diferencias en el respeto por la alteridad, posibilitan concretar este principio institucional.

• Calidad: La Universidad ECCI asume para la proyección, la gestión y el desarrollo de sus procesos institucionales, la búsqueda permanente y evolutiva del cumplimiento de los requisitos definidos para los servicios de educación superior de acuerdo a las normativas nacionales e internacionales. Por esto, se establece como principio transversal la búsqueda del mejoramiento continuo de cada actividad o resultado institucional, para lograr su propio aseguramiento y dar confianza a la comunidad.


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• Eficiencia: La Universidad ECCI sigue proyectando como parte de sus principios de gestión, el adecuado uso de los recursos, para cumplir y fortalecer los demás principios institucionales. La pertinencia, la calidad, la transparencia y la equidad están apoyadas de manera consistente en su aplicación a través de la búsqueda y gestión de los medios necesarios, adecuados y oportunos en la realización de las actividades de la Universidad. • Transparencia: Como capacidad Institucional, la transparencia tiene inmersos conceptos de comunicación clara, veraz, oportuna; y de probidad, que adquiere su mayor significado pues compromete criterios de integridad en el actuar y en el diseño y manejo de políticas, procesos y procedimientos. Los diferentes reglamentos y normas se constituyen en referentes para el miramiento del quehacer integral Institucional, en el marco de la Misión. (Proyecto Educativo Institucional - PEI, 201 2).

1.2.5 Plan de desarrollo de 2012 – 2016 En sus 35 años de labores, la Escuela ha mantenido su compromiso social en el desarrollo de las funciones sustantivas de la educación (docencia, investigación y proyección social), evidenciando un crecimiento basado en un proceso de planeación colegiado y estructurado alineado con el horizonte de la Visión Institucional, el cual se refleja en su plan de desarrollo 2012-2016, basado en la metodología de trabajó del Balanced Scorecard o el Cuadro de Mando Integral como sistema de gestión (Kaplan y Norton, 2000). De igual forma los proyectos con los cuales se ha comprometido la alta dirección responden a las necesidades encontradas desde el proceso de autoevaluación que se realiza continuamente, el marco legal interno y externo, a sus proyecciones de crecimiento y la dinámica del entorno económico, social, político y tecnológico.

Dentro de los objetivos estratégicos que se propone alcanzar la Institución a través del plan de desarrollo se encuentran los siguientes:

Fortalecer el posicionamiento institucional.

Diversificar la oferta de programas en la modalidad presencial y virtual – distancia.

Promover la excelencia académica.

Alcanzar la máxima efectividad en la gestión institucional.

Desarrollar las capacidades de la modalidad de educación a distancia y virtual.

Fortalecer el capital humano.


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Proveer la infraestructura y los medios educativos necesarios para el crecimiento.

Optimizar la estructura de ingresos y egresos.

A estos se encuentran asociados una serie de proyectos. Es importan te resaltar que el sistema de Gestión de Calidad se va a fortalecer con la adquisición de una plataforma tecnologica para mejorar su seguimiento y control, además de la inclusión de los temas de responsabidad social y ambiental a la gestión institucional. 1.2.5. Metodología Balanced Scorecard Esta metodología de planeación estratégica es una herramienta que se ajusta para contribuir al cumplimiento de la Misión, la Visión y el PEI a través de acciones y compromisos concretos que garanticen el crecimiento sostenible de la Institución, bajo unos ejes de trabajo bien definidos denominados perspectivas y unos objetivos estratégicos que buscan la satisfacción de las necesidades y las expectativas de un grupo de los diferentes actores involucrados. Estas perspectivas son:

“Perspectiva del Cliente: Corresponde a la medida de la actuación de la Institución en satisfacer necesidades de los usuarios del segmento servido, en este caso los planes que nos permiten posicionar la Institución y diversificar la oferta de programas académicos. Mide la satisfacción del cliente, entendiendo como cliente los usuarios de los distintos servicios, además de la calidad y pertinencia del servicio ofrecido, la retención del cliente, y en general la efectividad en agregar el valor prometido.

Perspectiva Procesos Internos: Se constituye en la medida del grado de excelencia en los procesos críticos para entregar el valor prometido los usuarios y el sector productivo, logrando la satisfacción de las expectativas de los fundadores y demás públicos involucrados. La excelencia académica, la efectividad en la gestión institucional, el desarrollo de la educación abierta y el incentivo a la investigación, se constituyen en ejes de esta perspectiva.


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Perspectiva Aprendizaje y Desarrollo: Esta perspectiva se relaciona con las capacidades de la Institución para generar crecimiento y mejora de largo plazo. Las capacidades residen en las competencias de las personas y en los sistemas. Mide cómo se prepara la Institución para llenar la brecha entre sus capacidades actuales y las necesidades para el entorno competitivo futuro.

Perspectiva Desempeño Financiero: Mide las consecuencias económicas generadas por una estrategia efectiva y la capacidad de la Institución para asegurar su crecimiento y permanencia en el tiempo.

El siguiente es el mapa estratégico derivado de los análisis anteriores, el cual se constituye en el marco de fundamentación de los proyectos para el nuevo quinquenio.”1

1 Plan de desarrollo 2012-2016.


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CLIENTES

PROCESOS INTERNOS

PROMOVER LA EXCELENCIA ACADÉMICA

ALCANZAR MÁXIMA EFECTIVIDAD

ADMINISTRATIVA

DESARROLLO DEL PROCESO DE

EDUCACIÓN A DISTANCIA Y VIRTUAL

MEJORAR POSICIONAMIENTO

INSTITUCIONAL

DIVERSIFICAR OFERTA DE PROGRAMAS POR

MODALIDAD

ACRCEDITACIÓN DE PROGRAMAS

ACRCEDITACIÓN INSTITUCIONAL

CAMBIO DE CARÁCTER A UNIVERSIDAD

DESARROLLO DE PROGRAMAS PRESENCIALES A 4 AÑOS

ESPECIALIZACIONES

DESARROLLO DE OFERTA PROGRAMAS MODALIDAD

DISTANCIA Y VIRTUAL

MEJORAR GESTIÓN DE PROCESOS DE SOPORTE

FORTALECIMIENTO DE FUNCIONES

SUSTANTIVAS

FORTALECIMIENTO DE BIENESTAR

FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE

AUTOEVALUACIÓN

DESARROLLO DE PROGRAMAS DE

ESPECIALIZACIÓN D Y V

FORTALECER PROCESO DE VIRTUALIZACIÓN

DESARROLLO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DE PROGRAMAS A D Y V

Figura 2. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas cliente y procesos internos

Figura 3. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas Aprendizaje y desarrollo y financiera


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APRENDIZAJE Y DESARROLLO

FINANCIERO

OPTIMIZAR ESTRUCTURA,

INGRESOS Y EGRESOS

FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL DEL USO RACIONAL

DE RECURSOS DISPONIBLES

DIVERSIFICACIÓN DE FUANTES DE INGRESO DIFERENTES A MATRICULA

FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL

HUMANO

PROVEER INFRAESTRUCTURA Y MEDIOS EDUCATIVOS

DESAROOLO Y RETENCIÓN DEL ESTAMENTO PROFESORAL

DESAROOLO Y RETENCIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

CONSOLIDAR SISTEMA DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

PROYECTOS DE MEDIOS EDUCATIVOS

PROYECTOS DE PLANTA FISICA

PROYECTOS DE PLATAFORMA TECNOLÓGICA


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1.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

Las directivas de la ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES, definen y se comprometen a trabajar continuamente por la siguiente política de calidad, dando cumplimiento a los requisitos de orden legal para la prestación del servicio de educación superior, con miras a asumir la Responsabilidad Social de la Institución garantizando el mejor ambiente Institucional y propiciando la permanencia de nuestros estudiantes, a través de los siguientes principios:

1. El principio de la evaluación permanente y el mejoramiento continuo, con el cual nos comprometemos a definir, mantener y mejorar los diferentes componentes del Sistema Integrado de Calidad, a través del conocimiento permanente de las necesidades y expectativas del estudiante y su familia, del egresado, de los profesores, de los colaboradores, de la familia, de los empleados y el entorno empresarial y de los requerimientos de los entes de regulación.

2. El principio del desarrollo del talento humano, esta orientado a la formación y capacitación permanente de nuestro personal, en procura de la autorrealización de la persona y de la generación de un mayor sentido de pertenencia con la Institución, fortaleciendo así el nivel de servicio para la satisfacción de nuestros estudiantes y las partes interesadas.

3. El principio del respeto, orientado a fomentar espacios para que todos los miembros de la comunidad generen un clima organizacional que fomente la cultura del BUEN SERVICIO.

4. El principio de la gestión racional de los recursos, el cual busca asegurar la disponibilidad de los recursos para el cumplimiento de la misión Institucional y la política de calidad, a través de una adecuada planeación de todos los procesos.

5. El principio de la información clara, establece una estructura organizacional adecuada y formal, acompañada de procesos definidos, simplificados y revisados continuamente y soportados en sistemas de información adecuados a las necesidades de dichos procesos.

6. El principio de la pertinencia, con el cual nos comprometemos a mejorar la pertinencia de los programas académicos a través de la definición y aplicación de la metodología e instrumentos orientados para este fin, como mecanismo de realimentación para realizar adecuadamente los procesos


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misionales.

7. El principio del buen vecino, se encamina por definir y tomar las medidas adecuadas que logren una sana convivencia con nuestro entorno más cercano.

1.3.1 Objetivos de la calidad

PRINCIPIO OBJETIVO INDICADOR

1.

De la Evaluación permanente y Mejoramiento Continuo

1. Implementar y mantener un sistema de mejoramiento continuo.

1. Porcentaje de avance e implementación del SGC-ISO9001

2. Disminuir el número de quejas y no conformidades

1. No. De quejas por periodo / Meta definida

3. Aumentar el número de convenios interinstitucionales y aumentar la cobertura de cubrimiento de dichos convenios

1. No. de convenios nuevos / No. de convenios activos 2.Cobertura de convenios nuevos / Cobertura de convenios activos

4. Disminuir la deserción estudiantil

1. Porcentaje de deserción estudiantil

2. Del Desarrollo del Talento Humano

1. Promover la formación del personal en las especialidades de su trabajo.

1. Porcentaje de cumplimiento del plan de capacitación (cuadros por persona

3. De la Gestión del Recurso

1. Mantener un ejercicio financiero que le permita la viabilidad y crecimiento a la Institución.

2. Aumentar el porcentaje de

1. Indice de rentabilidad.

2. Presupuesto ejecutado / presupuesto


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aplicación del presupuesto de acuerdo al plan de desarrollo.

3. Racionalizar el gasto de la Institución. (Verificar el histórico de gastos)

aprobado

4. Del Respeto 1. Aumentar el nivel de satisfacción del cliente interno y externo

1. Porcentaje de satisfacción o percepción de buen servicio. Sophia porcentaje / límite superior (Nota: 3.8 sobre 5.0)

5.

De la Información Clara

1. Disminuir el nivel de inconsistencias en la información a nivel académico y administrativo.

1. No. Quejas y reclamos por periodo / meta definida

2. Cantidad de solicitudes fuera de términos / meta definida

6.

Del Buen Vecino

1. Minimizar el impacto negativo de la Escuela en el entorno más cercano. (Consumo de licores e invasión del espacio público)

2. Establecer mecanismos de sensibilización sobre las problemáticas comunales.

1. Índice de mejoramiento de las relaciones interinstitucionales con la c

Tabla 2. Objetivos de calidad.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS


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Para los procesos a certificar se encuentran referenciados a través del siguiente marco normativo que les aplica, teniendo en cuenta el tipo de servicio prestado: A nivel Externo:

DE-NR-001 Norma NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos.

DE-NR-005 Norma NTC ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.

DE-NR-006 Norma NTC ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad fundamentos y vocabulario.

DE-LY-001 LEY 30/92 - Por el cual se organiza el servicio público de la educación superior.

DE-LY-004 LEY 749/02 - Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior en las modalidades de formación técnica Profesional y Tecnológica.

DE-LY-011 Constitución Política de Colombia 1991.

DE-LY-012 LEY 48 DE 1993 - Por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización.

DE-LY-015 LEY 1188 de 2008 - Por la cual se regula el registro calificado de programas de educación superior y se dictan otras disposiciones.

DE-DC-001 DECRETO 792/01 - Por el cual se establece estándares de calidad en programas académicos de pregrado en Ingeniería.

DE-DC-004 DECRETO 2566/03 - Estándares mínimos de calidad

DE-DC-006 DECRETO 1403/93 - Reglamenta ley 30/92

DE-DC-007

DECRETO 1478/94 - Por el cual se establecen los requisitos y procedimientos para el reconocimiento de personería jurídica de instituciones privadas de educación superior, la creación de seccionales y se dictan otras disposiciones.

DE-DC-008 DECRETO 2790/94 - Inspección y vigilancia programas pregrado

DE-DC-010 DECRETO 1225/96 - Por el cual se reglamenta la publicidad y el registro del programa académico de Educación Superior.


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DE-DC-011 DECRETO 532/01 - Ratificación reformas estatutarias IES.

DE-DC-012 DECRETO 2233/01 - Por el cual se reglamentan los exámenes de Estado de Calidad de la Educación Superior, de los estudiantes de pregrado de Ingeniería Mecánica.

DE-DC-013 DECRETO 808/02 - Créditos académicos

DE-DC-014 DECRETO 939/02 - Estándares de calidad programas profesionales en contaduría pública.

DE-DC-016 DECRETO 1791/03 - ECAES

DE-DC-017 DECRETO 1767/06 - Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior, SNIES, y se dictan otras disposiciones.

DE-DC-021 DECRETO 808/02 - Por el cual se establece el crédito académico como mecanismo de evaluación de calidad, transferencia estudiantil y cooperación interinstitucional.

DE-DC-022 DECRETO 532/01 - Por el cual se reglamenta el procedimiento para la ratificación de las reformas estatutarias de las Instituciones de Educación Superior que modifiquen su carácter académico.

DE-DC-023 DECRETO 272/98 - Por el cual se establecen requisitos de creación y funcionamiento de los programas académicos de pregrado y posgrado en educación y se establece la nomenclatura de los títulos.

DE-DC-024 DECRETO 837/94 - Por el cual se establecen los requisitos para notificar e informar la creación y desarrollo de programas académicos de pregrado y de especialización de educación superior

DE-DC-025 DECRETO 1229/93 - Por el cual se reglamenta la ley 30/1992

DE-DC-029 DECRETO 230/02 - Por medio del se dictaminan normas en materia de currículo, evaluación y promoción de los educandos y evaluación institucional.

DE-DC-031

DECRETO 2904/94- Por el cual por el cual se reglamentan los artículos 53 y 54 de la Ley 30 de 1992. Define la Acreditación, indica quiénes forman parte del Sistema Nacional de Acreditación y señala las etapas y los agentes del proceso de acreditación

DE-DC-032 DECRETO 860/03 - Por el cual se reglamenta el artículo 14 de la ley 30 de 1992

DE-DC-035 Decreto 1001/06 - Por el cual se organiza la oferta de programas de posgrado y se dictan otras disposiciones.


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DE-DC-037

Decreto 3697 de 2007, por el cual se fijan plazos para presentar solicitudes de registro calificado, y específicamente se establece como fecha límite el primero de febrero de 2009, para la solicitud de registro de los programas de especialización en funcionamiento.

DE-DC-043 Decreto 1295 de 2010 - Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior.

DE-DC-045 Decreto 3963 de 2009 - Por el cual se reglamenta el examen de estado de calidad de la educación superior.

Tabla 3. Documentos externos que aplican a los procesos

A nivel interno:

PL-CO-001 Políticas de los departamentos de compras y de inventarios

PL-DP-001 Política de Calidad de la ECCI

PL-GF-001 Política financieras

PN-GRI-001 Definición del gobierno y del plan estratégico de sistemas de información y conocimiento de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales ECCI

RG-DP-003 Estatutos de la Escuela

MN-GC-001 Manual de calidad

MN-GH-002 Manual de comunicación organizacional y atención al cliente

MN-MP-001 Manual de imagen Corporativa

MN-GH-001 Organigrama institucional

PN-DP-002 Plan De Capacitación y Formación Docente y Administrativa 2008- 2011

PN-DP-001 Plan de desarrollo 2012 - 2016

PN-GH-001 Plan maestro de emergencias

RG-DP-001 Reglamento Estudiantil


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RG-DP-002

Acuerdo 03 del 26 de junio de 2009 "Reglamento de procedimientos financieros de pago de pago de los derechos pecuniarios consagrados en el manual de convivencia en el capítulo IV y se regulan otras disposiciones."

RG-DP-004 Reglamento de Bienestar Institucional

RG-DP-005 Reglamento de Propiedad Intelectual

RG-DP-006 Reglamento Docente

RG-DP-007 Reglamento Interno de Trabajo

RG-DP-008 Proyecto Educativo Institucional (P.E.I.)

RG-DP-010 Reglamento administrativo acuerdo 05 de 2009

RG-DP-011 Reglamento estudiantil para los programas de posgrados acuerdo 06 de 2009

RG-DP-012 Reglamento estudiantil para los programas la facultad de ciencias de la salud - Acuerdo (06 de sept 24 de 2010)

RG-GH-001 Reglamento de higiene y seguridad industrial

RG-IN-001 Reglamento de investigación ECCI.

RG-DO-003 Reglamento de Opciones de Grado.

PN-IN-001 Plan Estratégico de Investigación

Tabla 4. Documentos internos que aplican a los procesos


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3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para la implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC son aplicables los términos y definiciones que se encuentran en la norma técnica ISO 9000 en su numeral 3. Términos y definiciones. De igual manera cada procedimiento e instructivo referencia un glosario, el cual le permite dar claridad a cada documento.

3.1 TÉRMINOS

Admitido: Persona natural que previo el proceso de selección realizado por la Institución de educación superior y el cumplimiento de los requisitos de ley, es aceptado en calidad de estudiante en el programa académico en el que se inscribió. Referencia: Construcción a partir de diversas definiciones contenidas en Reglamentos Estudiantiles de instituciones de educación superior, nacionales y extranjeras.

Coordinación de programa: Cada programa académico estará orientado por un coordinador adscrito a una facultad, quien estará encargado de controlar y coordinar las actividades de docencia, investigación y extensión propias de su programa. Referencia:

Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001

Consejo Académico: Órgano de gobierno de la corporación, el cual desarrolla y ejecuta las políticas generales de la Corporación trazadas por el Consejo Superior en lo referente al aspecto académico. Referencia: Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.

Consejo Administrativo: Órgano de gobierno de la corporación, el cual

desarrolla y ejecuta las políticas generales de la Corporación trazadas por el Consejo Superior en lo referente al aspecto administrativo, de bienestar o relacionados con la correcta operatividad de la Institución. Referencia:


Consejo de Facultad: Órgano encargado de supervisar y evaluar el desarrollo

de los programas ofrecidos.


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Consejo Nacional de Acreditación - CNA: Organismo de naturaleza académica que depende del Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), integrado por personas de las más altas calidades científicas y profesionales con presencia nacional e internacional, cuya función esencial es la de promover y ejecutar la política de acreditación adoptada por el CESU y coordinar los respectivos procesos; por consiguiente, orienta a las instituciones de educación superior para que adelanten su autoevaluación; adopta los criterios de calidad, instrumentos e indicadores técnicos que se aplican en la evaluación externa, designa los pares externos que la practican y hace la evaluación final.

Referencia: Artículo 1º y 8º del Acuerdo 002 del 23 de junio de 2005, por el cual se subroga el Acuerdo 001 de 2000 del Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), y con el cual se expide el reglamento, se determina la integración y las funciones del Consejo Nacional de Acreditación.

Consejo Superior: Es la máxima autoridad de gobierno de la Corporación y estará integrado por los miembros fundadores y de número. Referencia: Artículo 32 Órgano máximo, Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.

Coordinación de programa: Cada programa académico estará orientado por

un coordinador adscrito a una facultad, quien estará encargado de controlar y coordinar las actividades de docencia, investigación y extensión propias de su programa. Referencia:


Docente: Persona natural que orienta el proceso de formación, enseñanza y

aprendizaje de los estudiantes, acorde con el proyecto educativo institucional y las expectativas sociales, culturales, éticas y morales de la sociedad.

Referencia: Artículo 104º de la Ley 115 de febrero 8 de 1994, por la que se expide la ley general de educación.

Egresado: Persona que ha cumplido todos los requisitos académicos y administrativos correspondientes a un plan de estudios.

Estudiante: Es una persona natural, la cual puede en primera instancia

formalizar su matrícula para ingresar por primera vez a la Institución o es quién posee una matrícula vigente para un programa académico ofrecido por la Escuela; con el fin de recibir una formación integral que le facilite su vinculación al sector productivo, aportando al desarrollo socioeconómico del país.


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Todo estudiante ECCI adquiere derechos y deberes que lo acreditan como miembro de la comunidad, que se encuentran reglamentados en el Manual de Convivencia.

Empresa: Es una organización, institución o industria, dedicada a una o varias actividades económica, para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de los demandantes.

Facultad: Es el órgano encargado de velar por la buena marcha de las

carreras a su cargo en cooperación con los Coordinadores de programa. Referencia:

Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001 Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior - ICFES:

Establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente. Su objeto fundamental es evaluar el sistema educativo colombiano en todos sus niveles y modalidades, y propender por la calidad de dicho sistema a través de la implementación de programas y proyectos de fomento de la educación superior.

Referencia: Artículo 1º y 2º del Decreto 2232 de agosto 8 de 2003, por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, y se dictan otras disposiciones.

Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez - ICETEX: Entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

Su objeto fundamental es el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros.

Referencia: Artículo 1º y 2º de la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, por la cual se transforma el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL - MEN: Organismo de

administración del orden nacional que forma parte del Sector Central de la Rama Ejecutiva del Poder Público (Administración Pública Nacional).

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Instituci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Industria


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Este Ministerio tiene como objetivos: Establecer las políticas y los lineamientos para dotar el sector

educativo de un servicio de calidad con acceso equitativo y con permanencia en el sistema.

Diseñar estándares que definan el nivel fundamental de calidad de la educación.

Promover la educación en los niveles de preescolar, básica y media, desarrollando las políticas de cobertura y de calidad.

Orientar la educación superior en el marco de la autonomía universitaria, garantizando el acceso con equidad a los ciudadanos colombianos, fomentando la calidad académica, la operación del sistema de aseguramiento de la calidad, la pertinencia de los programas, la evaluación permanente y sistemática, la eficiencia y transparencia de la gestión para facilitar la modernización de las instituciones de educación superior e implementar un modelo administrativo por resultados y la asignación de recursos con racionalidad de los mismos.

Velar por la calidad de la educación, mediante el ejercicio de las funciones de regulación, inspección, vigilancia y evaluación.

Implementar mecanismos de descentralización, dotando al sector de los elementos que apoyen la ejecución de las estrategias y metas de cobertura, calidad y eficiencia.

Dotar al sector educativo de un sistema de información integral. Establecer e implementar un sistema integrado de gestión de calidad

SIG, articulando los procesos y servicios del Ministerio de Educación Nacional, de manera armónica y complementaria a los distintos componentes de los sistemas de gestión de la calidad, de control interno y de desarrollo administrativo.

Referencia: Artículo 38º y 39º de la Ley 489 de diciembre 29 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Artículo 1º del Decreto 4675 de diciembre 28 de 2006, por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Educación Nacional y se dictan otras disposiciones.

Rector: Es la primera autoridad ejecutiva de la corporación, será nombrado por

el Consejo Superior. Referencia: Artículo 32 El Rector, Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.

Vicerrectoría Académica: Órgano operativo que dirige y coordina todas las

actividades académicas para el desarrollo de las funciones sustantivas de la educación.


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Referencia:

Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.

Vicerrectoría Administrativa: Órgano operativo que dirige y coordina todas

las actividades administrativas. Vicerrectoría de Investigación: Órgano misional encargado de la gestión de

los procesos de investigación para el cumplimiento de los referentes nacionales e internacionales de la Educación Superior.

Referencia:


Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-Jul-2012 Versión: 04

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4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1. REQUISITOS GENERALIDADES

La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficiencia de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional: a) Identificar los procesos necesarios para el Sistema de gestión de la calidad SGC.

Se generó el mapa de procesos para la Escuela, en el cual se caracterizan tres (3) grandes macro-procesos las actividades de direccionamiento, control, propiamente administrativas y académicas de la Institución. Procesos de Direccionamiento y Control: Tienen por objeto generar las

directrices generales la Institución, la generación y manejo de la planeación estratégica y el presupuesto a largo, mediano y corto plazo. Además incluye a los procesos de control de las actividades académicas y administrativas.

Procesos Misionales: Se relacionan con la razón de ser de la Institución, es decir, la de ofrecer servicios de educación superior a través de ciclos propedéuticos, cumpliendo con los requerimientos legales con el objetivo final de formar la excelencia en nuestros egresados.

Procesos de Apoyo: Son todos aquellos servicios administrativos que dan

soporte a la consecución de la misión y visión de la Institución, proporcionando un servicio que genere valor agregado al cliente interno y externo.

Procesos de Direccionamiento

y Control Procesos Misionales Proceso de Apoyo

Direccionamiento y Planeación – (DP)

Sistema Integrado de Calidad (SIC)

Admisiones y Registro Académico - (AR)

Investigación - (IN)

Proyección Social - (PO)

Docencia - (DO)

Gestión de los Medios Educativos - (GME)

Graduación - (GR)

Seguimiento a Egresados - (SE)

Gestión del Recurso Informático - (GRI)

Créditos y Cartera - (CC)

Gestión Financiera - (GF)

Bienestar - (BI)

Gestión del Talento Humano - (GH)

Mercadeo y Publicidad - (MP)

Compras - (CO)

Tabla 5. Clasificación de procesos

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-Jul-2012 Versión: 04

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A continuación se muestra el mapa de procesos:

Figura 4. Mapa de procesos de la ECCI

Figura 5. Convenciones utilizadas en el mapa de procesos de la ECCI


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Manual de Calidad Código: MN-SIC-001 Fecha de versión: 30-Jun-2012 Versión: 04

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b) Secuencias e interacción de estos procesos A partir de la definición del mapa de procesos de la Escuela, se generó un levantamiento de información, por medio de entrevistas con los diferentes responsables de los procesos definidos dentro de cada uno de los macro-procesos (Direccionamiento y Control, Misionales y de Apoyo), para proceder a caracterizar cada componente de los procesos de Direccionamiento y Control, Misionales y de Apoyo, identificando las entradas o insumos y proveedores internos o externos, que dan origen a sus diferentes tareas, con sus respectivas salidas y los clientes finales. De igual manera, se identifican los requerimientos de recursos técnicos, las competencias del personal; todo esto con el fin de generar indicadores adecuados que permitan medir el nivel de cumplimiento con relación a la calidad y el valor agregado de los diferentes procesos administrativos de la Institución y la generación de estrategias de mejoramiento continúo. Ver Listado Maestro de Documentos LMD-001: Anexo No 1. Caracterizaciones de los procesos. c) Determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el Control:

- En cada una de las caracterizaciones de proceso se han definido las actividades siguiendo el ciclo PHVA, las variables de control y los indicadores de seguimiento.

d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación como el control de estos procesos:

- En cada una de las caracterizaciones de proceso se han definido las

actividades siguiendo el ciclo PHVA, los recursos necesarios: técnicos, humanos y de información.

e) Realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos:

- En cada una de las caracterizaciones de proceso se han definido las actividades siguiendo el ciclo PHVA, las variables de control y los indicadores de seguimiento.

f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos: En el formato de caracterización de cada uno de los procesos a certificar se requiere que se definan claramente los siguientes puntos baja el ciclo PHVA:


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Nombre del proceso.

Responsable.

Propósito.

Descripción del proceso (actividades, proveedores y entradas, salidas y clientes del proceso)

Indicadores.

Documentos internos y externos relacionados con el proceso.

Parámetros de control sobre las actividades críticas del proceso.

Requerimientos a nivel técnicos, competencias y de la norma ISO.

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

Figura 6. Requisitos de documentación

MANUAL DE CALIDAD

ACUERDO, DECRETO, LEY ,

POLÍTICA

CONTROL DE

REGISTROS

CONTROL DE

DOCUMENTOS

REGISTRO

INSTRUCTIVO

CUESTIONARIO

FORMATO, GUÍA – INSTRUCTIVO,

PENSUM, ACTA

PROCEDIMIENTO, MANUAL, PLAN

REGLAMENTO, RESOLUCIÓN,

NORMA, DIRECTVA MINISTERIAL

La documentación de estos procesos es el medio por el cual se asegura que los departamentos y personas que intervienen en estos procesos los conozcan y cumplan con los requisitos especificados.


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4.2.1 Generalidades

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) Declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad. Los cuales se relacionan en el numeral 1.3.1 y 1.3.2 de este manual. b) Un manual de calidad (numeral 4.2.2). Documento MN-SIC-001. c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por la norma son:

PR-SIC-001 Procedimiento de control de documentos

PR-SIC-002 Procedimiento de control de registro

PR-SIC-003 Procedimiento de auditoría interna

PR-SIC-004 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

PR-SIC-005 Procedimiento para el tratamiento de quejas, reclamos o sugerencias

PR-SIC-006 Procedimiento de producto no conforme

d) Los documentos incluidos los registros que la organización determina que son necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos y los registros requeridos por esta norma. Se anexan a este manual los procedimientos internos y registros de calidad requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad para los dos procesos.

4.2.2 Manual de calidad

El manual de calidad debe incluir: a) El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión. El alcance del sistema de gestión de la calidad: “Diseño y Desarrollo de Programas Académicos y prestación del servicio de Educación Superior”.


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Procesos de direccionamiento y planeación, Misionales y de apoyo descritos en el mapa de procesos. Parámetros para la definición del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC inicia con: La iniciativa de las directivas por implementar un Sistema de Gestión de la

Calidad - SGC basado en la norma ISO 9001:2008, el cual evidencie el mejoramiento continúo de los procesos que complemente el proceso de acreditación de alta calidad que se ha logrado en varios de los programas de la Institución.

Explicación del análisis y realimentación del diagnóstico de problemas,

restricciones y vulnerabilidades realizada desde el año 2005. Plan de desarrollo: Dentro de este documento se encuentra definida la

Política de la Calidad del servicio Administrativo, a través de la cual las directivas se comprometen mejorar y asegurar los distintos procesos administrativos de la Institución.

Los principios de la Política de Calidad que aplican a la alcance son:

El principio de la evaluación permanente y el mejoramiento continúo. El principio del respeto. El principio de la información clara.

Reglamento Estudiantil, en el cual se reglamenta los parámetros de: Selección, admisión, ingreso y matrícula. Derechos pecuniarios. Régimen académico. Los aspectos académicos y del registro estudiantil. Proceso disciplinario. Estímulos. Representantes estudiantiles. Derechos y deberes Las opciones de grado y el título otorgado.

En el Proyecto Educativo Institucional (PEI) dentro de las declaraciones y prospectivas institucionales se establece las del SISTEMA INTEGRADO DE CALIDAD – SIC, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las funciones sustantivas de la Educación Superior y la calidad en sus procesos, la ECCI propende por un Sistema Integrado de Calidad, que centraliza de forma


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sistémica y sistemática la información de los diferentes actores y procesos que intervienen en la prestación del servicio de Educación Superior.

La interacción entre el Modelo de Autoevaluación Institucional y el Sistema de Gestión de la Calidad se articulan desde conceptos Institucionales de Autoevaluación y Autorregulación, posibilitando generar una visión global y unificada sobre el estado real de los procesos de la Universidad, a través del análisis de sus indicadores, el seguimiento a los proyectos de mejora, la percepción de los actores del proceso, los resultados del proceso de auditoría y la implementación de acciones correctivas y preventivas. Dentro de cada una de las caracterizaciones definidas para cada proceso se establecen los requisitos de la norma ISO 9001 que se deben cumplir para asegurar la satisfacción de nuestro cliente.

Exclusiones NTC – ISO 9001:2008

El numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición: En este momento no aplica porque los procesos que se van a certificar no cuentan con equipos que requieran seguimiento y medición para la prestación del servicio.

b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad o referencia a los mismos. Se hace referencia de estos documentos en el numeral 4.2.1 Generalidades en su ítem “c”. c) Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad. Se referencia al punto “b” del numeral 4.1 Requisitos Generales. Aspectos generales del manual de calidad: El manual de calidad agrupa los lineamientos y el compromiso de las directivas con la consolidación de un Sistema de Gestión de la Calidad – SGC en la Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI. Representante de la dirección es la persona responsable de presentar el manual de calidad al Consejo Superior para su revisión y aprobación. El manual de la calidad se revisará mínimo de una vez al año desde la última actualización.


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4.2.3 Control de los documentos

Generar mecanismos de control sobre los documentos elaborados dentro del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI para sus procesos, tal como lo establece el numeral 4.2.3 Control de los documentos de la norma NTC ISO 9001:2008. El procedimiento de control de documentos establece los siguientes controles:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.

Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

Ver procedimiento de control de documentos: PR-SIC-001.

4.2.4 Control de los registros

Generar mecanismos de control sobre los registros del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI para sus procesos tal como lo establece el numeral 4.2.4 Control de los registros de la norma NTC ISO 9001:2008. Los registros se deben mantener controlados porque ellos son la evidencia de la conformidad del sistema de gestión de la calidad – SGC, permitiendo verificar la trazabilidad de los procesos. Se ha establecido un procedimiento documentado que le permita a los usuarios internos del sistema identificar, archivar, recuperar, proteger, retener (tiempo de conservación) y disponer (uso) de ellos.

Ver procedimiento de control de registros: PR-SIC-002.


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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Figura 7. Responsabilidades de la dirección

Responsabilidad, autoridad y

comunicación

Definir Política de calidad

y objetivos de calidad

Revisión por la dirección del SGC

Disponibilidad de recursos

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

La Alta Dirección evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad SGC para sus procesos, partiendo de la formulación de:

Planes de desarrollo 2007 – 2011 y 2012-2016. Proyecto Educativo Institucional. Reglamento Estudiantil. Política de calidad. Objetivos de calidad. Los procesos del Sistema de Calidad, con base en la misión, visión,

principios y objetivos institucionales. Reglamentos institucionales para los procesos misionales: Docencia,

estudiantil, investigación y los otros que sean necesarios.


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Así mismo: a) Comunicar a todo el personal la importancia de satisfacer tanto los requisitos

del cliente, como los requerimientos legales y reglamentarios.

Publicación de la política de calidad página web.

Reuniones de sensibilización: docentes y administrativos.

Cartelera del sistema de gestión de calidad.

Enunciados en el boletín Rectoral.

Explicación en las reuniones de inducción a docentes al inicio de cada semestre.

Proceso de inducción estudiantil.

b) Establecer la Política de calidad. (Numeral 1.3.1 de este documento). c) Asegurar que se establecen los Objetivos de Calidad, (Numeral 1.3.2 de este documento). d) Llevar a cabo reuniones de revisión por parte de la dirección. Estas se realizan con el Consejo Superior de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales conservando los registros que derivan de las reuniones y definiendo las acciones correctivas, preventivas o proyectos de mejora de los aspectos críticos para el sistema de gestión. Estas se llevan a cabo por lo menos una (1) vez por año. e) Asegurar la disponibilidad de los recursos, este aspecto se cumple a través de diferentes procesos o actividades institucionales, como son:

Mediante la aprobación y ejecución presupuestal que se define anualmente, con el fin de ir dando cumplimiento a los ejes de desarrollo propuestos en el Plan de desarrollo 2012-2016.

Definición y ejecución del proceso de Compras y Gestión Financiera.

Realización de los Consejos Académicos y Administrativos en los cuales se tratan temas relacionados.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

La Alta Dirección se asegura de que los requisitos del cliente se estipulen y se cumplan con el propósito de aumentar su satisfacción, así como la apropiación de la normativa y políticas que establece la Escuela Colombiana de Carreras Industriales.


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Aspirante - Estudiante:

Requisitos del cliente

Que los programas cumplan los requisitos de ley.

Reconocimiento de la Institución.

Que los programas respondan a sus expectativas haciendo seguimiento a los egresados.

Que el proceso de inscripciones y matrícula sea comprensible y fácil de llevar a cabo por los aspirantes.

Que se facilite el acceso a la información relacionada con los procesos a través del uso de la tecnología.

La información para su proceso de inscripción y matricula sea clara y completa.

Que le brinden un servicio cordial y una información completa.

Que la planta física sea adecuada.

Que sus docentes sean idóneos, puntuales y respetuosos en todas las actividades académicas que se realicen.

Que se disminuyan el número de pasos o actividades en los procesos.

Costos de matricula asequibles.

Expectativas

Que se pueda certificar su proceso de aprendizaje.

Flexibilidad en los horarios.

Proceso adecuado de evaluación.

Sistema de información académico que le permita conocer sus notas.

Que se realicen actividades deportivas y culturales.

Que exista asesoramiento académico y psicológico.

Que los recursos educativos sean suficientes.

Ambiente adecuado para el desarrollo académico y personal.

Que existan convenios educativos.

Que se pueda realizar homologaciones.

Normativa

Constitución política de Colombia.

Manual de convivencia.

Reglamento docente.

Reglamento administrativo.

Ley 30 de 1992, Por el cual se organiza el servicio público de la educación superior.

Ley 749 de 2002, Por la cual se organiza el público de la educación superior en las modalidades de formación técnica profesionales y tecnológica, y se dictan otras disposición.

LEY 48 DE 1993 - Por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización.

Decreto 1295.


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LEY 1188 de 2008 – Por el cual se regula el registro calificado de programas de educación superior y se dictan otras disposiciones.

Producto

Formación por ciclos continuos o por currículo integrado.

Proceso de admisión equitativo y transparente

Actividades e información de inducción

Cursos de nivelación en áreas básicas, tutorías y asesorías

Registro de inscripción, admisión y matricula en el sistema académico

Generación de la carpeta del estudiante

Estudios de Homologación

Código estudiantil

Carné del estudiantil

Póliza estudiantil

Horario estudiantil

Sabanas de notas

Exámenes y talleres

Programación de actividades deportivas, culturales y recreativas.

Certificaciones expedidas por la Escuela

Tabla 6. Expectativas del cliente (aspirante – estudiante) Estudiante opta al grado - egresado

Requisitos del cliente

Graduarse en el programa académico que estudio

Tener un título de educación superior avalado por el ministerio de Educación

Que se ofrezcan servicios de formación avanzada y de educación continua de acuerdo a las necesidades de los sectores laborales.

Expectativas

Documentos y certificados en buenas condiciones con estándares de seguridad básicos.

Que se certifique su estudio.

Participar en eventos para egresados.

Un distintivo que lo acredite como egresado de la Institución.

Normativa

Manual de convivencia.

Ley 30 de 1992, Por el cual se organiza el servicio público de la educación superior.

Ley 749 de 2002, Por la cual se organiza el público de la educación superior en las modalidades de formación técnica profesionales y tecnológica, y se dictan otras disposición.

LEY 48 DE 1993 - Por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización.

Producto Registro en el libro de diplomas.


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Elaboración del acta o diploma con su asignación de folios.

Sabana de notas actualizada y disponible.

Registro como egresado.

Carné de egresado.

Registro de la información de los egresados en las bases de datos del Ministerio de Educación Nacional.

Reportes, listados y certificaciones de los graduados a las asociaciones profesionales Colombianas y demás organizaciones empresariales.

Certificados de estudio.

Tabla 7. Expectativas del cliente Estudiante opta agrado - Egresado

5.3 POLÍTICA DE CALIDAD

Esta Política de Calidad ha sido revisada por la Alta Dirección para asegurarse de que: a) Es adecuada para los propósitos de la Institución. b) Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficiencia del Sistema de Gestión Calidad – SGC. c) Proporciona un marco de referencia adecuado para establecer y revisar los objetivos de calidad. d) Es comunicada y comprendida por todo el personal. e) Es revisada para su continua adecuación. La Política de Calidad es el compromiso que las directivas de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales asume con la calidad, a través de su elaboración, revisión y aprobación dada por la presidente del Consejo Superior y el señor Rector, con el propósito que cada miembro de la organización la conozca y la pueda apropiar a sus labores cotidianas. El Representante de la dirección asume el compromiso de asegurar que la Política de Calidad sea conocida, entendida, implementada y mantenida en todos los niveles de las áreas involucradas en el alcance. Se definieron los siguientes medios de comunicación para dar a conocer al personal esta Política, a continuación se citan: Sesiones de sensibilización y/o capacitación a todo el personal. Publicación de la política y los objetivos de calidad a través de materiales de

apoyo como carteles, cuadros, página Web, comunicados, reuniones y publicaciones.


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Comunicados en el boletín Rectoral. Correos electrónicos.

La política de calidad se encuentra referenciada en el numeral 1.3.1 de este documento.

5.4 PLANIFICACIÓN

5.4.1 Objetivos de la calidad

El Representante de la dirección al Sistema de Gestión de la Calidad – Vicerrector de Investigación de la Institución, quien se asegura que los objetivos de calidad, documentados en la sección 1.3.2 de este manual, se establecen en las funciones y niveles pertinentes. Estos objetivos de calidad son medibles y coherentes con la Política de Calidad y su logro se mide a través de los indicadores definidos para cada proceso.

5.4.2 Planificación del sistema gestión de la calidad

La Alta Dirección se asegura que:

a) La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC se realiza con el fin de cumplir con lo establecido en los objetivos de este manual, así como con los objetivos de la calidad. Están definidas las caracterizaciones de cada proceso en las cuales se especifican a través del modelo PHVA las actividades que llevan a lograr el objetivo planteado de cada uno de estos.

b) Se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC

cuando se planifican e implementan cambios en éste. A través de los procesos de control de documentos se hace el control y verificación de los documentos y caracterizaciones de manera periódica, igualmente en los comités de calidad se revisan y se definen las necesidades de actualización de los mismos.


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5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

Los jefes de procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, se aseguran de que las responsabilidades y el nivel de autoridad del personal que ejecuta y verifica las actividades que afectan a la calidad del servicio suministrado sean definidas y comunicadas mediante procedimientos documentados. A continuación se expone la estructura organizacional de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales y la matriz de responsabilidad en el cual se relaciona los requisitos de la norma ISO 9001 y los cargos.


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Figura 8. Organigrama de la ECCI


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Matriz de Responsabilidades

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN (La sigla RD quiere decir Responsabilidad Directa, RC Responsabilidad Compartida y NA: No Aplica)

RESPONSABLE

CRITERIO

Consejo Superior

Rector

Vicerrector de Investigación - Representante de la dirección

Vicerrector Académico

Vicerrector Administrativo

Secretaría

General

Coordinador de

Programa

Director de

Bienestar

Auditoria y Control

Responsable del

área

Jefe de Gestión Humana

Jefe de Planta Física

Oficina de

Calidad

4.1. REQUISITOS GENERALES RD

4.2.1 GENERALIDADES RD

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD RD RD

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

RC RC RC

RC RC RC RC RC RC RC RC RD

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

RC RC RC

RC RC RC RC RC RC RD RC RC RC

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

RD RC RC

RC RC RC RC RC RC RC RC RC

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE RD RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC 5.3. POLÍTICA DE CALIDAD RD RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC

5.4. PLANIFICACIÓN OBJETIVOS

RD RC RC


5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

RD RC RC


5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

RD RC RC


6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS

RD

6.2 RECURSOS HUMANOS RC RC RC RC RC RC RD

6.3. INFRAESTRUCTURA RD RC RC RD

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO RD RC RC RC RD

7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

RD

RD RC RD RC RC RC RC

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

RD

RC

RD RD RD RC

7.3. DISEÑO Y DESARROLLO RD

RD RD

7.4. COMPRAS RC


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RESPONSABLE

CRITERIO

Consejo Superior

Rector

Vicerrector de

Investigación -

Representante de la

dirección

Vicerrector Académico

Vicerrector Administrativ

o

Secretario

General

Coordinador de

Programa

Director de

Bienestar

Auditoria y Control

Responsable del área

Jefe de Gestión Humana

Jefe de Planta Física

Oficina de

Calidad

7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

RC RD

RD RC RD RD RC RC RC

7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

NA NA

NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA

8.1. GENERALIDADES RD RC RC RC

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

RC RD RD RD RC RD RD

8.3. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

RC

RD RD RC RD

8.4. ANÁLISIS DE DATOS. RC RD RD RC RD

8.5. MEJORAMIENTO RC RD RD RC RD

Tabla 8. Matriz de responsabilidades – de los procesos

(La sigla RD quiere decir Responsabilidad Directo, RC Responsabilidad Compartida y NA: No Aplica)


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5.5.2 Representante de la dirección

La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya: a) Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos

necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño de Sistema de Gestión de la

Calidad y cualquier necesidad de mejora. c) Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del

cliente en todos los niveles de la organización. El Consejo Superior de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales ha nombrado como representante para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad SGC al Ing. José Fernando López, el día 16 de marzo de 2009 a través del acta de Consejo Administrativo No.03. Se anexa copia (Anexo 2). Responsabilidades: Lograr que el Sistema de Gestión de la Calidad se constituya, implemente y

mantenga de acuerdo a lo establecido en la Norma NTC-ISO 9001:2008. Rendir los respectivos informes al Consejo Superior acerca del estado del

Sistema de Gestión de la Calidad. Promover la toma de conciencia para satisfacer los requisitos del cliente, en

todos los niveles de la Institución. Convocar a reunión a la alta dirección para la revisión del Sistema de Gestión

de la Calidad SGC. Convocar y presidir las reuniones del Comité de Calidad. Autoridades: Autorizar cambios en este Manual de Calidad y en los procedimientos

requeridos por la Norma ISO 9001:2008. Revisar los avances del Sistema de Gestión de la Calidad y los mecanismos de

mejora continua, así como su vigencia. Revisar y autorizar el Programa de Auditoria.

5.5.3 Comunicación interna

La alta dirección establece el siguiente proceso de comunicación interna dentro de la Institución, con el fin de asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC.


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Las entradas a este proceso de comunicación son las solicitudes de información, quejas, reclamos y sugerencias de nuestros usuarios internos y externos. Los medios que la Institución ha definido para dar a conocer sus directrices y resoluciones son:

El boletín rectoral.

Comunicados.

Correos electrónicos masivos.

Folletos.

Cartelera.

Publicaciones en la página Web.

Reuniones de trabajo.

Manual de comunicación organizacional.

Figura 9. Procesos de comunicación interna de la ECCI

MANUAL DE COMUNICACIONES ORGANIZACIONAL Y ATENCIÓN AL USUARIO

ENTRADA

-------------------------

Solicitudes de

información

Quejas,

reclamos o

sugerencias

COMUNICACIÓN

-------------------------------------------------- Boletín Rectoral

Comunicados

Correos electrónicos

Folletos

Publicaciones en la página Web

Reuniones de trabajo

SALIDA

-------------------------

Actas

Informes

Toma de

decisiones

Resultados

Nota1: La Institución elaboró un manual de comunicación organizacional para contribuir al mejoramiento de los diferentes procesos, en razón al compromiso adquirido por la Institución de dar cumplimiento a la política de calidad que impacta directamente la prestación del servicio de educación superior por parte de la ECCI. Este manual es una herramienta esencial para que se genere una comunicación sana y responsable, al igual que una cultura del buen servicio con calidad en cada una de sus áreas y colaboradores, siendo cada uno de ellos


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representante y replicadores de la filosofía, los valores, principios y la imagen institucional.

5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Figura 10. Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad

ENTRADA

------------------------------------------------------

Resultados auditorías internas y

externas.

Registros de retroalimentación del

cliente.

Desempeño de los procesos y

conformidad del servicio.

Estado de las acciones correctivas y

preventivas.

Acciones de seguimiento de

revisiones previas efectuadas por el

Comité de Calidad, que aparecen

en las actas de las reuniones del

Comité.

Los cambios sugeridos por el

Comité de Calidad.

Las recomendaciones para la

mejora.

Revisión SGC

----------------------------

Reuniones del

Comité de Calidad

Reuniones de la alta

revisión

SALIDA

---------------------------------------

Actas

Informes

Toma de decisiones

Resultados

Numeral 5.6.1 Numeral 5.6.2 Numeral 5.6.3

5.6.1 Generalidades

Para asegurar la pertinencia, adecuación y eficiencia continúa del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, el representante de la alta dirección ha programado reuniones periódicas con el Comité de Calidad y el Consejo Superior (alta dirección), con el propósito de realimentar y fortalecer el Sistema de Gestión de la Calidad, registrando en las respectivas actas de reunión las conclusiones derivadas de las mismas y se socializan igualmente los temas de importancia en los Consejos académicos y administrativos que se realizan mensualmente.

5.6.2 Información para la revisión

La información de entrada para la revisión: a) Los resultados de las auditorías internas y externas. b) Los registros de retroalimentación del cliente. c) El desempeño de los procesos y conformidad del servicio.


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d) El estado de las acciones correctivas y preventivas. e) Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por el Comité de

Calidad, que aparecen en las actas de las reuniones del Comité. f) Los cambios sugeridos por el Comité de Calidad. g) Las recomendaciones para la mejora.

5.6.3 Resultados de la revisión

Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

a) La mejora de la eficiencia de sistema de Gestión de la Calidad SGC. b) Mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. c) Las necesidades de recursos.


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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI define y proporciona los recursos necesarios para que los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC funcione, a través de la planeación y ejecución presupuestal que se aprueba anualmente y de las solicitudes directas que se realizan de recursos necesarios básicos en el funcionamiento de cada uno de los procesos.

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades

El departamento de Gestión Humana con base en el análisis del perfil del puesto determina si una persona es competente para desempeñar un cargo, sino se cumple el perfil o se encuentran no conformidades, quejas o cuellos de botella por formación y capacitación:

a) El Jefe de Proceso realiza el levantamiento de las necesidades de capacitación de su personal.

b) El departamento de Gestión Humana recoge las necesidades de todos los procesos y prioriza las necesidades.

c) El departamento de Gestión Humana prepara el plan de capacitación. d) Se ejecutan las actividades del plan.

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales debe: a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realizan trabajos

que afectan la calidad del servicio. a. Esto se realiza a través de la definición de los perfiles de cargo descritos

en el Manual de funciones. b. Se realizan evaluaciones de desempeño administrativo anualmente.

b) Proporcionar formación o la toma de otras acciones para satisfacer dichas

necesidades.


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A partir de las evaluaciones del personal se identifican las necesidades primarias para la formación y capacitación del personal, además de algunos requerimientos específicos del jefe de área, que alimentan el Plan Institucional de Capacitación Docente y Administrativo.

- Resultados o seguimiento semestral y anual.

c) Evaluar la eficiencia de las acciones tomadas.

- Se verifica la eficacia del impacto de la capacitación por medio de la aplicación de las evaluaciones de personal que se aplican a los colaboradores y al jefe inmediato en los periodos posteriores.

- Y para el caso de los docentes se solicitan resultados que aseguren el buen desempeño y avance en la formación avanzada recibida. Los docentes deben entregar productos como: artículos, ponencias, entre otras.

d) Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.

- La alta dirección se asegura que su personal que participa en los procesos conoce la pertinencia e importancia de sus actividades, aplicando los mecanismos de comunicación interna descritos en el numeral 5.5.3 de este documento.

- En las evaluaciones de desempeño se cuestiona al personal acerca del entendimiento de la política y de su aporte a los objetivos de calidad.

- En las evaluaciones a docentes y estudiantes se evalúan los niveles de servicio.

e) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y

experiencia. - El departamento de Gestión Humana es el ente encargado de custodiar,

mantener y actualizar el expediente de personal que se encuentra asignado a los procesos a certificar.

Ver Hojas de vida: Documentos que sustentan la formación, habilidades y experiencia.

Actas y planillas de asistencia a capacitaciones. f) Para el caso de los docentes se estableció un sistema para evaluar su proceso

de formación y la evaluación de su desempeño. Esto se viene aplicando desde el periodo 2011-2, el cual institucionaliza la política de seguimiento docente para la verificación de la buena asignación de los mismos en los cursos programados semestralmente.

6.3 INFRAESTRUCTURA

Dando cumplimiento al marco legal vigente y para garantizar el adecuado desarrollo de las funciones sustantivas de la educación, la ECCI reconoce como aspecto fundamental la infraestructura física (aulas, biblioteca, auditorios,


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laboratorios, talleres, de bienestar entre otros) dentro de su propuesta pedagógica interdisciplinaria y flexible, la cual responde a las necesidades de su naturaleza, a las modalidades de formación, a su crecimiento poblacional, a la metodología y estrategias pedagógicas que se deben desarrollar.

La Escuela Colombiana de Carreras Intermedias fue fundada en 1977, inicialmente sus instalaciones estaban ubicadas en una casa de la carrera séptima con calle 53, según fuente oral del Señor Rector Ing. Fernando Soler López. A partir de 1980 la ECCI traslada sus instalaciones a un edificio ubicado en la carrera 19 No. 49 - 12, inmueble donde funcionaba el Colegio departamental Antonio Nariño, siendo este predio la primera propiedad de la Institución y la génesis de su consolidación predial, con un área de lote de 381,95 mts2. Para 1990 se inicia un proceso de concentración de la plata física entorno a las instalaciones de la sede principal el cual se desarrolla durante toda la década; las nuevas instalaciones se ubican en predios cercanos, de los cuales algunos son en arriendo y otros propios, ubicados en la misma manzana y sobre la carrera 19 entre calles 48 y 51. Es en ese mismo año se reglamenta a través del Acuerdo 6 de 1990 los Estatutos de ordenamiento físico del Distrito Especial de Bogotá, como instrumento de la gestión urbana, quedando la ECCI inmersa en un sector de área múltiple2. En 1992 la Ley 30 permitió la creación de nuevos programas, este factor incide en el desarrollo y consolidación de la Institución en este lugar, e incurre en varias reformas que modifican las necesidades de la planta física, exigiendo la construcción de nuevas edificaciones y adquiriendo nuevos lotes, visualizando el futuro crecimiento de la ECCI.

Figura 11. Adquisición de Predios por Mt2 lote.

2 Área Múltiple hace referencia a los diferentes usos que tiene el suelo en un mismo sector.


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Fuente Listado de predios avaluó.

Durante la segunda década la Institución pasó a tener de 3.851,83 mts2 a 15.108,93 mts2 construidos, aumentando 4.5 veces su área construida inicial; de estos 11.257,1 mts2 construidos nuevos, corresponden a los edificios de las sedes: D, J e I, parqueadero y ampliaciones realizadas en talleres de la sede E, Aulas en las sedes C y G. Con el firme propósito de tener un escenario de encuentros que aportará al desarrollo de carácter cultural, científico, académico y artístico, no sólo de la comunidad ECCI, sino también de las necesidades del país, en el 2005 las Directivas de la Universidad ECCI adelantan la gestión para la adquisición del Teatro “El Dorado” e inicia su proceso de restauración, el cual termina en el 2008, siendo esta obra un aporte significativo a la recuperación del centro histórico de Bogotá, el Teatro colaboró con 1.512,00 mts2, para lograr consolidar en el 2011 un área construida de 22.184,57 mts2

.

Figura 12. Crecimiento Área Construida Mt2


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Fuente Dirección de Planeación Arquitectónica

Figura 13. Área Construida Mt2 por Tipo

Fuente Dirección de Planeación Arquitectónica

La existencia de espacios y recursos físicos se constituye en un aspecto de gran importancia para el desarrollo eficiente de las funciones de la Universidad, además de contribuir a la conformación de un entorno de bienestar para la comunidad.


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La Universidad cuenta con una adecuada planta física que responde a los aspectos específicos de cada programa, teniendo en cuenta el número de estudiantes, las actividades de docencia, investigación, de proyección social, bienestar y administrativas. Del total del área se destina en un 25% por ciento para el uso de aulas, un 25% por ciento se destina a laboratorios, salas de sistema y talleres. Sumando un total de 50% por ciento que corresponde a un área de 10.500 mts2 en las que se albergan 7.500 estudiantes, siendo en promedio 1.4 mts2 por estudiante. El salón promedio de la Institución, cuenta con un área de 45 mts2, una altura de piso a techo de 2,3 mts, se equipa con 10 lámparas tipo t8 que proyectan alrededor de 400 lúmenes sobre la superficie de los pupitres, se dota de 3 tomas eléctricas, entradas de luz natural, ventilación natural, y un tablero con superficie mate de 1,2 mts. x 2,4 mts.. En este sentido cuenta con 153 aulas distribuidas así:

Tabla 9. Capacidad de estudiantes y aulas por sede

SEDE CAPACIDAD (No. estudiantes)

CANTIDAD (No. de aulas)

B 270 8

C 574 21

D 35 1

E 317 10

F 541 20

G 1267 38

J 865 24

J2 870 22

K 293 9

TOTAL 5032 153

Fuente Oficina de Planta Física.

Los laboratorios y talleres son utilizados por los diferentes programas para desarrollar sus actividades:


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Tabla 10. Capacidad de estudiantes y aulas por sede

TIPO CAPACIDAD (No. estudiantes)

CANTIDAD (No. de Lab. / Talleres)

Laboratorio Electrónica 325 10

Laboratorio Mecánica 285 10

Taller Mecánica 301 11

Salas de Sistemas 1530 40

Laboratorio Enfermería 60 3

Laboratorio Química 115 3

Laboratorio Fotografía 90 3

Aula Dibujo 115 4

Taller Diseño de Modas 123 5

Taller Plásticos 25 1

Laboratorio. Industrial 35 1

Laboratorio Geología 35 1

Laboratorio Física 70 2

TOTAL 3109 94

Fuente Oficina de Planta Física.

A partir del presupuesto proyectado por las directivas de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales se asigna un rubro específico para la adquisición y mantenimiento de la planta física de la Institución, el cual es ejecutado por el área de Planta Física, además de la definición del proyecto arquitectónico para la mejora de su infraestructura a quince (15) años, que se lleva ejecutando desde el plan de desarrollo del 2007-2011, para dar cumplimento al Plan de Regularización y Manejo necesario para cumplir con la normativa distrital. Actualmente para mejorar la movilidad en horas pico del sector donde se encuentran ubicadas las diferentes sedes de la institución, se construyó un parqueadero de motos con capacidad de XX, de igual forma se destino una nueva sede para el fortalecimiento de gestión documental, donde se centralizo el archivo de estudiantes inactivos y egresados de la ECCI. Se mejoraron los laboratorios de ambiental y la infraestructura del Centro de Información.


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6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

Un ambiente de trabajo adecuado en las dependencias que intervienen en los procesos de la Institución, se considera lo siguiente: a) Metodologías de trabajo creativas y oportunidades de aumentar la participación activa para que se ponga de manifiesto el potencial del personal. A través de reuniones periódicas para evaluar el desarrollo de los procesos. b) El mobiliario, los equipos, el hardware y el software necesario. c) La identificación y ubicación de los lugares de trabajo. d) La iluminación, ventilación y limpieza necesaria. g) La implementación de proyectos encaminados a mejorar los lugares de trabajo.

- El COPASO realiza con la ARL un plan de seguimiento anual para los aspectos laborales que impactan en el bienestar del personal de la Institución.

e) La evaluación continúa del estado y percepción de calidad de las aulas, talleres y laboratorios por los estudiantes para el desarrollo de sus actividades académicas.

f) Inclusión en el procedimiento de autoevaluación del capítulo de Infraestructura, el cual contiene requisitos de cumplimiento para el otorgamiento y mantenimiento de los registros calificados y los certificados de acreditación de alta calidad.


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7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO

Figura 14. Proceso de Docencia

1. NECESIDADES

DEL CLIENTE

2. DEFINICIÓN DEL

ALCANCE DEL

SERVICIO

3. DISEÑO DEL

SERVICIO

4. DESARROLLO

DEL SERVICIO

• Marco legal

• Estudios económico

• Cadenas de producción

• Política Interna

• Estudios sectorial

• Tendencias demanda de necesidades de

formación:

- Estudiantes

- Empresas- Familia

Pro

ce

so

de

re

fere

nc

iac

ión

* Análisis de Información

*Estudio Factibilidad

*Títulos Ofrecidos

• Competencias

• Perfiles

• Objetivos

• Misión/Visión

P E P

• Plan de Estudios

• Macro - Micro Currículo

• Talento Humano - Docencia

- Competencias- Perfiles

• Infraestructura- Laboratorios- Salones

- Medios (HW/SW)• Presupuesto

• Sistemas Evaluación

• Políticas

• Procedimientos de trabajo

• Investigación

• Proyección Social

5. PRESTACIÓN

DEL SERVICIO

6. VERIFICACIÓN

DEL SERVICIO

7. AUDITORIA

INTERNA

8. AUDITORIA

EXTERNA

• Operativizar PEP

•Ejecución del

Presupuesto

• Estudiantes

(Materia prima)

• Procesos Internos

- Autoevalución

Institucional

- Autoevalución

Permanente

- Estudios de Deserción

- Seguimiento a Egresados

Procesos Internos

- Examen interno de

cicloProcesos Externos

- ECAES

- Acreditación de

estamentos nacionales e

internacionales

(CNA - Registro Calificado

MEN ISO)

ECAES


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7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO

Durante la planificación de la realización de los servicios, los procesos a certificar determinan: Los objetivos de la calidad y requisitos para el producto, se encuentran establecidos en el alcance de este documento en el numeral 4.2.2 Manual de calidad ítem a.

a) La necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar

recursos específicos para el producto. - Los requisitos para el servicio marcados en la normativa vigente, que se

cita en el numeral 2 de este documento y en cada procedimiento general. - Documentos: Ver listado maestro de documentos.

b) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento e inspección específicas para el servicio, así como los criterios para la aceptación del mismo. - Se encuentran señalados en las caracterizaciones de cada proceso,

además de los mecanismos generales que fija la Institución a nivel de quejas, reclamos, sugerencias y en el proceso de autoevaluación Institucional.

c) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de los procesos

que forman parte del alcance.

- Se definen en la caracterización del proceso en la sección de documentos relacionados.


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7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

Figura 15. Etapas 1 y 2 del proceso de docencia

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con los servicios

La Escuela determina:

a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.

b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para la entrega

del servicio.

c) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables relacionados con los procesos de la Institución. Se encuentran definidos en las referencias normativas numeral 2 de este documento.

d) Cualquier requisito adicional que la Institución considere adicional.

- Se encuentran definidos en el numeral 5.2 Enfoque al cliente.


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- Estos requisitos obedecen principalmente y básicamente a los estándares legales definidos para el servicio de educación superior a nivel nacional y a través del cumplimiento de estándares de acreditación de alta calidad para programas académicos.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con los servicios

Los lineamientos relacionados con los servicios que se proporcionan, están establecidos no sólo en la normativa interna de la Institución, sino en algunos parámetros de orden legal que fija el estado los cuales están definidos en el capítulo dos de este manual, para garantizar que: a) Se definen los requisitos del servicio. b) Se resuelven las diferencias existentes entre los requisitos del cliente y la norma. c) Se tienen documentados y definidos los requisitos a cumplir. La Institución mantiene los registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma. Se encuentran definidos en el numeral 5.2 Enfoque al cliente.

7.2.3 Comunicación con el cliente

Se han elaborado e implantado instrumentos para conocer el nivel de satisfacción del cliente, los cuales se aplicarán unos de forma permanente y otros de acuerdo a las actividades realizadas, como una disposición eficaz para la comunicación con los clientes respecto a: a) La información sobre el servicio que se ofrece. Esta información se encuentra

contenida no sólo en el manual de convivencia de la Institución, sino en la diferente información publicitaria que se realiza para el proceso de inscripción, matricula y grados, a través de folletos, la página web de la universidad y él envió de correos masivos.

b) Las consultas del cliente respecto al servicio. Se efectúa a través de encuestas

de servicio periódicas, realizadas a los diferentes procesos. c) La retroalimentación del cliente sobre la percepción del servicio, incluyendo sus

observaciones o quejas. Uno de los mecanismos internos para conocer las


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opiniones de nuestros clientes son los buzones de sugerencias ubicados en áreas de atención al público además de los correos electrónicos y el formato virtual de quejas, reclamaos, sugerencias y felicitaciones publicado en la página web de la ECCI.

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

Figura 16. Etapas 3 y 4 del proceso de docencia

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

La Escuela debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto. Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización debe determinar: a) Las etapas de diseño y desarrollo. b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y

desarrollo. c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.


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La Institución dentro de la caracterización del proceso de docencia clarifica las actividades y los productos de las estas etapas (diseño, desarrollo, revisión, verificación y validación), además dentro de sus estatutos y manuales de funciones define las autoridades y responsables de este proceso. El diseño y desarrollo tiene las siguientes actividades:

Aprobación de la denominación y creación del programa por el Consejo Superior de la Institución.

Aprobación del documento maestro del programa para solicitar visita de registro calificado ante el MEN, por el Consejo Académico de la Institución.

Aplicación de los procesos de autoevaluación para verificar condiciones mínimas de calidad por la Coordinación y la Jefe de acreditación.

Cargue de documentación en el sistema de información SACES del MEN.

o Si la información no se encuentra completa el programa es devuelto por completitud.

Visita de pares académicos para la aprobación del registro calificado del programa.

Cartas de respuesta por la Rectoría de la Institución para la aclaración de requisitos.

Emisión de Registro Calificado.

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

Estos elementos de entrada deben incluir: a) Los requisitos funcionales y de desempeño. b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables. c) La información proveniente de diseños previos similares, cuando sea

aplicable, y d) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo.

Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser contradictorios. Los elementos de entrada están contemplados en:

Información sectorial.

Referenciales nacionales e internacionales para la creación y actualización del programa.

Reglamentación Ministerial. Decreto 1295.

Reglamentación del CNA. para acreditación de alta calidad.

Estatutos institucionales.


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PEI - Proyecto Educativo Institucional.

Reglamento Estudiantil.

Reglamento docente.

Caracterización del proceso.

Formatos de currículos: Macro y micro por competencias.

Revisiones o informes de visitas anteriores.

Informes de autoevaluación institucional.

Perfiles de cargo.

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionarse de manera adecuada para la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo. Y deben aprobarse antes de su liberación. Los resultados del diseño y desarrollo deben:

a) Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo,

b) Proporcionar información apropiada para la contratación docente, la compra

de materiales y recursos, la producción y la prestación del servicio,

c) Contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto, y

d) Especificar las características del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto.

Nota: La información para la producción y la prestación del servicio puede incluir detalles para la preservación del producto.

Los resultados del diseño y desarrollo son:

Registro calificado emitido por el Ministerio de Educación Nacional. Este documento es el único que valida las condiciones mínimas de calidad para ofertar y entrar en funcionamiento el programa.

Los Registros calificados son obligatorios para ofertar los programas y son gestionados por el jefe de Acreditación y la Rectoría de la Institución.

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo


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En las etapas adecuadas, deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1) para:

a) Evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos, e

b) Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n) revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria (véase 4.2.4).

Los registros calificados de los programas deben ser renovados según la vigencia definida por el MEN. De acuerdo al decreto 1295, la vigencia de los registros calificados será de siete (7) años. Una vez vencido este tiempo se deben solicitar visita para renovación del registro antes de la fecha límite siguiendo el cronograma de las fases de renovación. Igualmente, es obligatorio mantener de forma periódica los procesos de autoevaluación institucional, para hacer seguimiento a las condiciones mínimas de calidad. De forma completa se realizan procesos de autoevaluación de uno (1) a dos (2) años. En los aspectos de docencia, coordinaciones de programa y servicios administrativos asociados al programa se realizarán semestralmente en dos (2) cortes por semestre.

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo

Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1), para asegurarse de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria (véase 4.2.4).

Adicional a lo especificado en el numeral 7.3.3., que es el requisito mínimo y único de la revisión, verificación y validación por ser un servicio de educación superior.


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Se adicionan aspectos como:

Revisiones de los comités: a. Curricular, b. Investigación y Proyección Social c. Autoevaluación.

Seguimientos a los egresados y empresarios.

Información del observatorio laboral.

Metodología de evaluación de la pertinencia.

Pruebas Saber Pro.

Seguimientos a los egresados y empresarios.

Información del observatorio laboral.

Metodología de evaluación de la pertinencia. La Escuela realiza este proceso de validación no sólo a través del Comité Curricular de cada programa académico, el cual está integrado por Estudiantes, Egresados, Docentes y el Coordinador, con el fin de realizar las modificaciones al currículo de acuerdo a las necesidades del entorno, del cliente y de las personas encargadas de este proceso.

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1) para asegurarse de que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del producto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria (véase 4.2.4). La Institución formalizó la aplicación de la metodología de Pertinencia, que consiste en una evaluación sistemática de las competencias de los egresados durante su desempeño laboral.

Ver requisito 7.3.4.

7.3.7 Control de los cambios de diseño y desarrollo

Los cambios de diseño y desarrollo deben identificarse y deben mantenerse registros. Los cambios deben revisarse, verificarse y validarse, según sea apropiado, y aprobarse antes de su implementación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo debe incluir la evaluación del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya entregado. Deben mantenerse registros de


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los resultados de la revisión de los cambios y de cualquier acción que sea necesaria (véase 4.2.4)

Cuando se ejecutan reformas curriculares a un programa académico, se deja como registro un acta del comité curricular donde se toma la decisión. Esta acta es aprobada por el Decano de la facultad a la cual pertenece el programa, que realiza las funciones de Director de currículo y una vez autorizadas las modificaciones estas son enviadas para última aprobación al Consejo académico. Una vez aprobadas por el Consejo Académico, son remitidas al Ministerio de Educación Nacional. Según el decreto 1295, “el Artículo 42.- Modificaciones a programas.- Cualquier

modificación de la estructura de un programa que afecte una o más condiciones de calidad, debe informarse al Ministerio de Educación Nacional y en todo caso requerirán aprobación previa las que conciernen a los siguientes aspectos:

42.1. Número total de créditos del plan de estudios. 42.2. Denominación del programa. 42.3. Convenios que apoyan el programa, cuando de ellos dependa su desarrollo. 42.4. Cupos en programas del área de la salud. 42.5. Ampliación de énfasis en programas de maestría o inclusión de la modalidad de profundización o investigación. 42.6. Creación de centros de asistencia a tutoría, para el caso de los programas a distancia. 42.7. Adopción de la modalidad virtual en un programa a distancia. 42.8. Cambio de estructura de un programa para incorporar el componente propedéutico.

Para tal efecto, el representante legal de la institución hará llegar al Ministerio de Educación Nacional a través del sistema SACES o cualquier otra herramienta que éste disponga, la respectiva solicitud, junto con la debida justificación, y los soportes documentales que evidencien su aprobación por el órgano competente de la institución, acompañado de un régimen de transición que garantice los derechos de los estudiantes. En todo caso el Ministerio de Educación Nacional podrá requerir información adicional.”

7.4 COMPRAS Figura 17. Compras


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PROCEDIMIENTO DE

COMPRAS

EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

REEVALUACIÓN

DE

PROVEEDORES

7.4.1 Proceso de compras

La Institución ha definido un procedimiento de compras y un instructivo de evaluación de proveedores que le permita realizar un control sobre los proveedores.

Políticas de compras e inventarios: PL-CO-001.

Procedimiento de compras: PR-CO-001.

7.4.2 Información de las compras

Las solicitudes de compras de bienes, materiales o servicios las realiza las áreas involucradas en el alcance del sistema de gestión de calidad, a través de las solicitudes de requerimientos de materiales semestrales que realizan y las solicitudes eventuales dependiendo el requerimiento las realiza un responsable definido en el procedimiento de compras. Las compras sustanciales se especifican a través de la ejecución del presupuesto aprobado anualmente, el cual hace el levantamiento de las necesidades, las prioriza y autoriza su ejecución.

7.4.3 Verificación de los productos comprados

Inicialmente cada persona responsable de una adquisición debe verificar que ésta cumpla con los requisitos de compra y especificaciones correspondientes, así


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como la oportunidad en la entrega. Cuando se identifique que el proveedor no cumple con lo estipulado, no se recibe el producto y se busca otro proveedor. Las anotaciones o comunicados deben estar registrados en la carpeta de cada proveedor para ser tenida en las evaluaciones del mismo.


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7.4 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Figura 18. Etapas 5, 6, 7 y 8 del proceso de docencia

7.5.1 Control de la prestación del servicio

Los procesos de la Institución se planifican y llevan a cabo para la prestación del servicio bajo condiciones controladas, conforme a la normativa aplicable por la Institución. Las condiciones controladas incluyen, en los casos que sea aplicable: a) La disponibilidad de información que describa las características del servicio. Marco normativo que describa las características del servicio. b) La disponibilidad de instrucciones cuando sean necesarios. Se cuenta con un gestor de documentos en el cual se encuentra la documentación necesaria para la prestación del servicio. c) El uso del equipo apropiado para llevar a cabo los procesos que forman parte. d) La implementación del seguimiento y de la medición.


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7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

La organización debe validar todo proceso de producción y de prestación del servicio los productos resultantes no pueden verificarse mediante seguimiento o medición.

- La aplicación del procedimiento de autoevaluación por programa e institucional. Se ejecuta semestralmente y según sus resultados se hace gestión de: Cursos, docentes, infraestructura y todo aquello que afecte la prestación del servicio de educación superior.

- La aplicación de este procedimiento deja registros en el sistema de información, en comunicados escritos enviados a las dependencias y actualiza los indicadores de algunos procesos del mapa de procesos institucional.

7.5.3 Identificación y trazabilidad

La Institución para sus procesos identifican los servicios de los diferentes registros y procedimientos mediante códigos asignados a los formatos y registros, además de la implementación del sistema de tablas de retención documental al través del proyecto de Gestión Documental.

7.5.4 Propiedad del cliente

Los bienes que son propiedad del cliente mientras esté bajo su control o esté siendo utilizada, conforme a lo establecido en las normas de la Institución. En el caso de que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado y comunicado al cliente.

- Los documentos entregados por los estudiantes son custodiados de acuerdo a las normas de archivística a nivel nacional y existen formatos para el control de entrega y devolución de documentos.

- Existe un reglamento de propiedad intelectual que específica las condiciones de participación en los proyectos de grado e investigación institucional.

7.5.5 Preservación del producto

Para los procesos la ECCI conserva la conformidad del servicio durante el proceso interno y la prestación del servicio al destino previsto identificando, almacenando y protegiendo los productos de los procesos que forman parte del alcance.


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7.5 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

No aplica porque los procesos que se van a certificar no cuentan con equipos que requieran seguimiento y medición para la prestación del servicio.

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES Los procesos de la Escuela se planifican e implementan procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: a) Demostrar la conformidad del servicio. b) Asegurarse de la conformidad del Sistema Administrativo de Calidad. c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema Administrativo de Calidad.

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.1 Satisfacción del cliente A partir de los instrumentos definidos en el numeral 7.2.3 el seguimiento a la percepción de los clientes respecto al nivel de cumplimiento de los requisitos, se definen como fuentes de información las quejas y reclamos del cliente, la aplicación de encuestas, la comunicación directa con los clientes. 8.2.2 Auditoría interna El comité de calidad propone un plan de auditoría interna conforme al procedimiento de auditorías PR-SIC-003 para determinar si los procesos auditados son congruentes con lo definido en la norma ISO 9001:2008 y si se han implementado y mantiene de manera eficaz. Dentro de los parámetros que se siguen para la elaboración del programa de auditoría se encuentran:

El estado y la importancia de los procesos. Áreas a auditar. El alcance.


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Frecuencia. Metodología.

Una vez ejecutado el programa de auditoría, se retroalimentarán los resultados con los jefes de proceso, con el fin de consolidar el Plan de Mejoramiento, en el cual se identifican responsables y fechas de implementación de las acciones correctivas necesarias para subsanarse la falencias detectadas en el proceso. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos En cada una de las caracterizaciones se han definido indicadores, los cuales se constituyen en un método para darle seguimiento a los procesos con el fin de alcanzar los resultados planificados, deben llevarse a cabo las correcciones y acciones correctivas según sea el caso. 8.2.4 Seguimiento y medición del servicio La Escuela hace un seguimiento de las características del servicio para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esta verificación la efectúa en las etapas apropiadas al proceso de realización del servicio de acuerdo con las disposiciones planificadas. Mantiene, asimismo, evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. La liberación y prestación del servicio no se lleva a cabo hasta que se apliquen las disposiciones planificadas, a menos que se apruebe por parte de los directores de las áreas involucradas en los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad y, cuando corresponda, por el cliente.

8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

Los procesos de la ECCI se aseguran de que el servicio que no sea conforme con los requisitos se identifique y se controle para prevenir su uso o entrega no intencional. En caso de presentarse un producto no conforme los procesos, se toman acciones inmediatas para eliminar las no conformidades detectadas. Los responsables de cada proceso mantienen los registros de la naturaleza de estas no conformidades y de las acciones tomadas al respecto, asimismo se asegura de la posibilidad de demostrar su conformidad con los requisitos. Cuando se corrige un servicio o producto no conforme, el dueño del proceso realiza una nueva verificación para demostrar la conformidad con los requisitos.


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Cuando se detecta un servicio o producto no conforme después de su entrega o cuando ha comenzado su uso, el responsable del proceso toma las acciones necesarias respecto a los efectos potenciales de la no conformidad, lo cual se especifica en el procedimiento del servicio o producto no conforme. Ver procedimiento de producto no conforme No. PR–SIC-006 Anexo 3. Matriz de producto no conforme.

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

Los responsables de los procesos determinan, recopilan y analizan los datos apropiados para demostrar la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua del mismo, para lo cual utiliza la información recabada por la medición y monitoreo de los procesos. El resultado del análisis de los datos se presenta en las reuniones de revisión por parte del comité de calidad, y en cada proceso, el análisis proporciona información sobre:

La satisfacción del cliente.

La conformidad con los requisitos del servicio y la posibilidad de tomar acciones preventivas.

Las características y tendencias de los procesos y servicios, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas.

Los proveedores. Con la inclusión de estos datos se determinará la eficacia del Sistema. Finalmente, con los resultados del análisis de datos se elaborará el diagnóstico para la mejora de la eficacia global del Sistema de Gestión de la Calidad, que podrá incluir la oportunidad de realizar acciones preventivas.

8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUA La alta Dirección y los responsables de los procesos mejoran continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, basándose en el análisis de la política de calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías,


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las revisiones de la alta dirección, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas realizadas. 8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA Los responsables de los procesos toman acciones para eliminar la causa de no conformidad con objeto de prevenir que no vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas para contrarrestar los efectos de las no conformidades encontradas y se resuelven de inmediato. El procedimiento para llevar a cabo acciones correctivas y preventivas es No. PR-GC-004, el cual define los requisitos para: Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes). Determinar las causas de las no conformidades. Adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a

ocurrir. Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisar las acciones correctivas tomadas. 8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA Los responsables del proceso determinan las causas de las no conformidades potenciales, con la finalidad de prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. El procedimiento para llevar a cabo acciones preventivas PR-SIC-004 define los requisitos para: Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no

conformidades. Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisar las acciones preventivas tomadas.

Revisado por: Aprobado por:


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___________________________ ___________________________ Ing. José Fernando López Ing. Fernando A. Soler López Representante por la dirección Representante Legal – Rector

ANEXOS

LISTADO DE TABLAS

Tabla 1 Programas acreditados. Tabla 2. objetivos de calidad. Tabla 3. Documentos externos que aplican a los procesos


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Tabla 4. Documentos internos que aplican a los procesos Tabla 5. Clasificación de procesos Tabla 6. Expectativas del cliente (aspirante – estudiante) Tabla 7. Expectativas del cliente Estudiante opta agrado - Egresado Tabla 8. Matriz de responsabilidades – de los procesos Tabla 9. Capacidad de estudiantes y aulas por sede Tabla 10. Capacidad de estudiantes y aulas por sede

LISTADO DE FIGURAS

Figura 1. Principios Institucionales Figura 2. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas cliente y procesos

internos Figura 3. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas Aprendizaje y desarrollo

y financiera Figura 4. Mapa de procesos de la ECCI Figura 5. Convenciones utilizadas en el mapa de procesos de la ECCI Figura 6. Requisitos de documentación Figura 7. Responsabilidades de la dirección Figura 8. Organigrama de la ECCI Figura 9. Procesos de comunicación interna de la ECCI Figura 10. Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad Figura 11. Adquisición de Predios por Mt2 lote. Figura 12. Crecimiento Área Construida Mt2 Figura 13. Área Construida Mt2 por Tipo Figura 14. Proceso de Docencia Figura 15. Etapas 1 y 2 del proceso de docencia Figura 16. Etapas 3 y 4 del proceso de docencia Figura 17. Compras Figura 18. Etapas 5, 6, 7 y 8 del proceso de docencia ANEXOS

1. Anexo No 1. Caracterizaciones de los procesos

Procesos de Direccionamiento y Control Direccionamiento y Planeación – (DP) Sistema Integrado de Gestión - (SIG)


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Procesos Misionales: Admisiones y Registro Académico - (AR) Investigación - (IN) Proyección Social - (PO) Docencia - (DO) Gestión de los Medios Educativos - (GME) Graduación - (GR) Seguimiento a Egresados - (SE)

Procesos de Apoyo:

Gestión del Recurso Informático - (GRI) Créditos y Cartera - (CC) Gestión Financiera - (GF) Bienestar - (BI) Gestión Humana - (GH) Mercadeo y Publicidad - (MP) Compras - (CO) Planta Física y Servicios Generales - (PS)

2. Anexo No 2. Copia del acta No. 03 del Consejo Administrativo del 16 de marzo de 2009.


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Anexo 3. Matriz de producto no conforme

PROCESO PRODUCTO NO

CONFORME RESPONSA

BLE TRATAMIENTO

REGISTRO DE CONTROL

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O Y

PL

AN

EA

CIÓ

N

Desactualización de los reglamentos y directrices de acuerdo a la dinámica actual.

RECTORIA

1. Nuevas propuestas según las necesidades internas 2. Variación de las normas nacionales. 3. Estudiar la viabilidad y pertinencia de las propuestas 4. Actualización de las normas. 5. Aprobación de las normas. 6. Emisión de las nuevas versiones de los documentos

Ediciones anteriores

Revisión gerencial no realizada

RECTORIA 1. Levantar la no conformidad 2. Programar la reunión con la alta dirección 3. Dejar registro de la reunión

Acta de la reunión

SIS

TE

MA

IN

TE

GR

AD

O D

E G

ES

TIÓ

N

Que no aprueben la renovación de un registro calificado

ACREDITACIÓN

1. Se remite el informe de negación del programa a la coordinación respectiva para revisión. 2. Se realiza los ajustes sugeridos por MEN 3. Se prepara informe y se radica MEN

Acta de ajuste

Que no se apruebe un Registro calificado de un programa

ACREDITACIÓN

1. Se remite el informe de negación del programa a la coordinación respectiva para revisión. 2. Se realiza los ajustes sugeridos por MEN. 3. Se prepara informe y se radica MEN.

Acta de ajuste

Que no se renueve una acreditación de alta calidad

ACREDITACIÓN

1. Se remite el informe de negación del programa a la coordinación respectiva para iniciar proceso de mejoramiento a las debilidades. 2. Se prepara informe y después de dos años se radica informe al CNA.

Comunicado CNA Comunicado de

remisión del programa

Que no se aplique las encuestas de autoevaluación institucional en los periodos definidos

ACREDITACIÓN

1. Se toman los datos de un sólo corte. Informe estadístico de cada corte y el

consolidado

Documentos obsoletos que se estén utilizando en algunas dependencias

OFICINA DE CALIDAD

1. Recoger documento ubicados en el lugar donde fueron identificados. 2. Verificar lista de distribución para detectar otras posibles áreas en donde se esté usando. 3. Verificar todas las copias generadas y anularlas en conjunto. 4. Hacer levantamiento de no conformidad.

Matriz de distribución de documentos

Documentación desactualizada

OFICINA DE CALIDAD

1. Recoger documento ubicados en el lugar donde fueron identificados. 2. Verificar lista de distribución para detectar otras posibles áreas en donde se esté usando. 3. Verificar todas las copias generadas y anularlas en conjunto. 4. Hacer levantamiento de no conformidad.

Matriz de distribución de documentos

Producto no conforme no identificado

OFICINA DE CALIDAD

1. Levantar no conformidad. 2. Actualizar matriz de producto no conforme. 3. Actualizar procedimientos y formatos si es necesario. 4. Socializar cambios de documentos y de la matriz.

Matriz de producto no conforme

Auditorías no finalizadas - Con objetivos no cumplidos

OFICINA DE CALIDAD

1. Levantar no conformidad. 2. Verificar el plan de la auditoría. 3. reprogramar auditoría para finalizarla o cumplir objetivos.

Programa de auditoria

Acciones correctivas, preventivas no eficaces

OFICINA DE CALIDAD

1. Levantar no conformidad. 2. Verificar el plan de acción del formato. 3. Realizar comité de calidad.

Acta del comité de calidad

Quejas y Reclamos no resueltos

OFICINA DE CALIDAD

1. Hacer comité de calidad. 2. Invitar al jefe de proceso que no ha finalizado la respuesta. 3. Se actualiza el formato levantamiento, análisis y seguimiento de acciones de mejora. 4. Actualizar matriz de tiempo de respuesta de quejas y colocar observaciones de retraso.

Acta de comité de calidad


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AD

MIS

ION

ES

Y R

EG

IST

RO

AC

AD

ÉM

ICO

Certificaciones que no cumplen con las necesidades del estudiante

REGISTRO Y CONTROL

1. Verificar solicitud escrita. 2. Ajustar el certificado 3. Consultar casos especiales con la Secretaría general. 4. Generar nueva certificación y aprobarla. 5. Verificar con el solicitante la nueva generación.

Formato de solicitud para la elaboración de certificados y constancias

Matricula de estudiantes fuera de termino extraordinario

VICERRECTORIA

ACADÉMICA

1. Solicitar autorización para realizar matrícula dependiendo el caso, si es a nivel financiero a Vic. Administrativa y si es Académico con Vicerrectoría Académica. (por disponibilidad de cupos en las asignaturas) 2. Firmar acta de matricula extemporánea 3. Firma lista de chequeo matricula

Acta de compromiso de

matricula extemporánea -

Planilla de registro de matriculas

Admitidos que no cumplen el puntaje del ICFES exigido

VICERRECTORIA

ACADÉMICA

1. Entrevista con el Vicerrector Académico para la autorización. 2. Firma del compromiso del puntaje de ICFES, donde se condiciona al estudiante a repartirlo o se acepta su admisión con ese puntaje. 3. Realizar lista de bloqueos en el sistema de información por examen de ICFES a admitidos que lo deban repetir.

Acta de documentos

faltantes y puntaje de Icfes

El estudiante activo no puede acezar al sistema académico

INFORMÁTICA Y

REDES

1. Acercarse a Registro y Control para verificación de contraseña. 2. Actualización de datos y contraseña 3. Si es por documentos faltantes el estudiante debe dirigirse con los documentos a Gestión. 4. Documental para que los desactiven en el sistema de información.

Log del sistema de información

Cuando el admitido se inscribe y no aparece registro del pago de la Inscripción

INFORMÁTICA Y

REDES

1. Verificar archivos emitidos por la entidad financiera de acuerdo con los datos de pago que el estudiante reporta. 2. Identificar el registro de pago del estudiante y cargarlo en el sistema de información. 3. Actualiza el sistema de información. 4. Reporta Vicerrectoría Administrativa el error encontrado para que lo haga conocer al banco.


Cuando un admitido genera recibo de pago para inscribirse a un programa y decide inscribirse a otro y no se le genera el recibo con el programa al cual se quiere inscribir

INFORMÁTICA Y

REDES

1. Reportar a Informática y Redes el caso del admitido. 2. Corregir el registro de inscripción del admitido. 3. Confirmar con el admitido el cambio de su registro para proceder a matricularlo.


Cuando una solicitud de homologación demora más de cinco días hábiles en la coordinación.

COORDINACIONES DE PROGRAM

A

1. Comunicarse con la Coordinación para conocer los motivos del retraso. 2. Informar al estudiante y darle fecha exacta de entrega de homologación. 3. Cuando es extremo el caso informar al jefe inmediato.

Registro de reintegros y

homologados del periodo

Cuando se pasa a proceso de homologación a un estudiante que no aplica.

ADMISIONES

(Homologaciones)

1. Informar al estudiante que según la coordinación no debe homologar. 2. Se le da un reintegro automático y se le explica el procedimiento.

Formato de solicitud y

aprobación de homologación

Basado en los cuadros de homologación que debe ser homologado pero la coordinación fija la excepción de cursar alguna materias

COORDINACIONES DE PROGRAM

A

1. Verificar el título del aspirante para determinar si puede ver materias de los dos ciclos. 2. En el registro de la homologación especificar las materias a cursar.

Formato de homologación

Cuando se oficializa la matricula de un homologado y no aparece cargada la homologación

ADMISIONES

(Homologaciones)

1. Verificar el motivo por el cual no se puede cargar. 2. Corregir el error, ya sea cargar nuevamente los datos del estudiante o cambiar el número de documento de identidad. 3. Cargar homologación


Cuando un homologado o inscrito no trae los documentos conforme a los requisitos exigidos (sabana de notas autorizada por SG)

ADMISIONES

1. Diligenciamiento del acta de compromiso de documento faltante 2. Diligenciar la base de datos de documentos faltantes 3. Hacer bloqueo de compromisos no cumplidos en el sistema de información.

Acta de documentos

faltantes y puntaje de Icfes


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Cuando un aspirante se inscribe a través de la pagina web y se le genera un recibo de pago por concepto diferente

INFORMÁTICA Y

REDES

1. Reportar a Informática y Redes el caso del admitido. 2. Corregir el registro de inscripción del admitido. 3. Confirmar con el admitido el cambio de su registro para proceder a imprimir nuevamente el recibo de pago.


DO

CE

NC

IA

Se termina una clase antes de la hora estipulada

COORDINADOR

DOCENTES

1. El Coordinador verifica la situación. 2. El coordinador hace llamado por escrito al docente. 3. Se hace descuento de la hora no dictada o se solicita reposición de la clase. 4. El docente repone la clase no dictada. 5. El Vic. Administrativo y el Coordinador del programa actualizan el indicador de inasistencia o fallas.

1. Planillas de asistencia 2. Listado de inasistencias por docente. 3. Base de datos consolidada de inasistencia y fallas.

Los contenidos programáticos no cumplen las expectativas de los estudiantes o sector productivo

COORDINADOR

1. Revisar la evaluación del docente aplicada a través del sistema de información. 2. Realizar seguimiento sobre los casos críticos que reporta la evaluación - Coordinación del programa. 3. Presentar temas críticos en el comité curricular. 4. Evaluar pertinencia de los temas. 5. Generar reforma curricular si es pertinente o cambio de docente. 6. Dejar registro del tema tratado en el acta de la siguiente reunión de comité curricular.

Acta de comité curricular Log del sistema de información Solicitudes estudiantiles

Un docente que no dicta una clase

COORDINADOR

1. El Coordinador verifica la situación. 2. El coordinador hace llamado por escrito al docente. 3. Se hace descuento de la hora no dictada o se solicita reposición de la clase. 4. El docente repone la clase no dictada. 5. El Vic. Administrativo y el Coordinador del programa actualizan el indicador de inasistencia o fallas.

1. Llamado de atención en la hoja de vida del docente. 2. Planilla de control del coordinador. 3. Planillas de asistencia.

El docente no registra a tiempo notas en el sistema de información

COORDINADOR

1. El Coordinador verifica el estado del registro de notas en el sistema de información. 2. El Coordinador hace llamado de atención por escrito al docente. 3. En caso de repetirse por 2da vez, deja llamado de atención con copia a la hoja de vida del docente. 4. El Coordinador tiene en cuenta los retrasos en la evaluación del docente. 5. El Coordinador verifica tendencia de evaluación del docente y toma decisiones de continuidad de contratación para el siguiente semestre.

1. Llamado de atención en la hoja de vida del docente. 2. Sistema de información Sophia.

Caídas de la plataforma virtual cuando se debe entregar trabajos a través de ésta

JEFE DE REDES

1. El asistente de redes levanta registro de la caída. 2. El asistente de redes verifica el caso y reporta en el formato la situación. 3. El Vicerrector académico según el reporte entregado solicita registro de no conformidad al proceso: de gestión de los recursos informáticos o al proceso de servicios generales. 4. Se diligencia el formato FR-GC-002, levantamiento, análisis y seguimiento de acciones de mejora.

1. Sistema de información. Logs de funcionamiento. 2. Software de control de red. 3. Planilla de reporte de casos.

Aumento de la deserción

DIRECTIVAS

ACADÉMICAS

1. La dirección de la ORI, ejecuta la encuesta de deserción. 2. La dirección de la ORI, socializa a las directivas académicas los resultados encontrados y demás observaciones registradas durante el semestre. 3. Todas las directivas académicas definen acciones de mejora en el formato FR-GC-002 y las envían al Consejo académico para su revisión. 4. El Consejo académico prioriza las propuestas y define su implementación. 5. La dirección de la ORI, ejecuta el plan de trabajo o de mejora para el siguiente semestre.

1. Software SPADIES. 2. Sistema de información académico. Sophia.


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Aumento de la mortalidad

DIRECTIVAS

ACADÉMICAS

1. El Coordinador organiza los casos de mayor impacto. 2. El Coordinador socializa los casos con el comité de currículo y de autoevaluación. 3. El Coordinador solicita las explicaciones por escritos de los casos a los docentes implicados en los cursos caracterizados. 4. El Coordinador envía a la decanatura respectiva y a la Vic. Académica el informe de seguimiento de la mortalidad de cada programa. 5. El Coordinador define las acciones de mejora particulares para el programa, tiene en cuenta las situaciones para la evaluación y continuidad docente y actualiza sus indicadores. 6. El Vicerrector académico, socializa al Consejo académico las situaciones o problemas institucionales relacionados en los informes. 7. El Vicerrector académico actualiza la matriz de indicadores para calcular la evaluación de desempeño de cada programa.

1. Sistema de información Sophia. 2. Tablero de indicadores.

No firman las actas de inicio de clase

COORDINADOR

DOCENTES

1. El Coordinador verifica la realización del acta de inicio de clases en todos los cursos del docente. 2. El Coordinador hace llamado de atención por escrito al docente y solicita diligenciamiento de las actas en la próxima clase. 3. En caso de repetirse por 2da vez, deja llamado de atención con copia a la hoja de vida del docente. 4. El Coordinador tiene en cuenta la situación en la evaluación del docente. 5. El Coordinador verifica tendencia de evaluación del docente y toma decisiones de continuidad de contratación para el siguiente semestre.

1. Acta de inicio levantada. 2. Indicadores del coordinador.

Los docentes no cumplen con las actividades básicas que exige la coordinación

COORDINADOR

1. El Coordinador verifica la realización de las actividades encargadas al docente en el semestre. 2. El Coordinador hace llamado de atención por escrito al docente y solicita el cumplimiento de las actividades y la evidencia de su realización 3. En caso de repetirse por 2da vez, deja llamado de atención con copia a la hoja de vida del docente. 4. El Coordinador tiene en cuenta la situación en la evaluación del docente. 5. El Coordinador verifica tendencia de evaluación del docente y toma decisiones de continuidad de contratación para el siguiente semestre.

1. Registro de actividades por docente. 2. Llamados de atención en la hoja de vida del docente.

Cuando no hay desarrollo de las competencias especificas de la asignatura por parte del estudiante

COORDINADOR

1. El Coordinador solicita reunión del comité curricular. 2. El Comité curricular analiza los datos entregados y proponen los cambios requeridos. 3. Se actualiza el macro y el micro currículo. 4. Se activa el procedimiento de actualización curricular. 5. Se informa y pide aprobación de las modificaciones al MEN.

1. Evalúame. Aplicación. 2. Sistema de información académico. 3. Actas de currículo.

El docente que no cumple con el contenido curricular de la asignatura

COORDINADOR

DOCENTES

1. El Coordinador verifica la situación a través del registro de

control del docente. 2. El Coordinador confirma con 2 o más estudiantes el cumplimiento del programa. 3. El coordinador hace llamado por escrito al docente y solicita al docente las correcciones posibles. 4. El Coordinador deja llamado de atención por escrito en la hoja de vida del docente. 5. El Coordinador socializa con el comité curricular los casos presentados para verificar posibles malos diseños curriculares. 6. El docente lleva a cabo las correcciones posibles al caso. 7. El Coordinador entrega informe al Decano respectivo y al Vic. Académico del porcentaje de completitud de los cursos de cada programa. 8. El Vic. Académico socializa semestralmente al Consejo académico el indicador respectivo y los casos prioritarios reportados por los Coordinadores y por el área de calidad.

1. Registro de control de clases por docente. 2. Llamados de atención. 3. Planillas de asistencia a clases.


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INV

ES

TIG

AC

IÓN

Artículos científicos que no cumplen con los requisitos de publicación

Editor Jefe de la

Revista TECCIENCI

A

1. Se recibe el artículo 2. Se elige para evaluador 3. Se reciben las recomendaciones del par evaluador a través de correos electrónicos 4. Se hace llegar al autor del artículos la recomendaciones

Formato de evaluación de

artículos

Anteproyectos para opción de grado que no cumple con los requisitos establecidos

Gestor Asesor

1. Se evalúa el anteproyecto en el formato respectivo. 2. Se regresa el trabajo con las observaciones y correcciones que hay que hacer

Formato de evaluación de anteproyecto

PR

OY

EC

CIÓ

N S

OC

IAL

Dejar de registrar la asistencia de los participantes a eventos

CAPACITADORES -

CONFERENCISTAS DE LA UNIDAD

DE PROYECCIÓN SOCIAL

1. Suministrar los formatos necesarios para tomar asistencia. 2. Verificar que los capacitadores o conferencistas hayan tomado asistencia. 3. Realizar el archivos de los formatos diligenciados

Formato de asistencia

Dejar de registrar la asesoría dada a los estudiantes

DOCENTES ASOCIADO

S A LA UNIDAD DE PROYECCIÓN SOCIAL

1. Suministrar los formatos necesarios para tomar asistencia. 2. Verificar que los docentes hayan tomado asistencia. 3. Realizar el archivos de los formatos diligenciados

Formato de asesoría

Desactualización de información del área en la página web

UNIDAD DE PROYECCIÓN SOCIAL

1. Verificar información faltante de actividades realizadas 2. Remisión de información al administrador de la página web 3. Constatar que la información haya sido ingresada a la página web.

Correos electrónicos

CENTRO DE INFORMACIÓN

GE

ST

IÓN

DE

LO

S M

ED

IOS

ED

UC

AT

IVO

S

No hayan los materiales necesarios para ofrecer el servicio

JEFE DEL CENTRO DE

INFORMACIÓN

1. En formato definido registrar las solicitudes de libros que no se puedan atender de nuestros usuarios 2. Remitir este listado al finalizar el semestre a cada coordinación

para que se estudie su pertinencia para una posible compra. 3. Presentarle al estudiante la lista de convenios vigentes interbibliotecarios donde puede conseguir el material solicitado.

Formato de solicitudes no

atendidas.

El estado de los equipos o materiales para ofrecer el servicio no es el mejor

JEFE DEL CENTRO DE INFORMACI

ÓN

Servicio de Internet: 1. Registrar en el formato respectivo el daño del equipo. 2. Remitir solicitud de reparación a soporte Informático 3. Reasignar al usuario en otro equipo que esta fuñicando. Material Bibliográfico: 1. Identificar los libros que hay reparar 2. Se registra en el cuadro. Revisión de material bibliográfico el nombre libro que entre reparación. 3. si el estudiante requiere con urgencia el libro se presta como colección cerrada (consulta interna) y luego se lleva a restauración.

Formato Revisión de material bibliográfico

AUDIOVISUALES

No hay los suficientes equipos audiovisuales

AUDIOVISUALES

1. llevar un control de la cantidad de solicitudes no atendidas. 2. mostrar evidencia de la falta de equipos audiovisuales 3 Gestionar la compra de los equipos faltantes.

Indicadores de gestión

(estadísticas)

falla en los cables VGA AUDIOVISU

ALES

1. Seleccionar los cables que se encuentran dañados. 2. Llevar un registro de cuantos cables se encuentran defectuosos. 3. Gestionar la compra

Orden de compra

daños en los equipos audiovisuales

AUDIOVISUALES

1. Señalar los equipos que presentan deficiencia al momento de ser usados. 2. Detectar la falla del equipo. 3. Solicitar al laboratorio especializado la reparación de los equipos. 4. Gestionar la compra de los repuestos que el equipo requiera.

formato hoja de vida

LABORATORIO DE QUÍMICA DE PLÁSTICOS - BIOQUÍMICA


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Faltante de reactivos o materiales para el desarrollo de las practicas

JEFE DE LABORATO

RIO

1. Verificar la existencia de reactivos o materiales de acuerdo al stock y a la solicitud del docente para la práctica. 2. Verificar en el laboratorio de bioquímica si tiene el reactivo o material en la cantidad necesaria (pedir en calidad de préstamo). 3. Consultar con el docente si es posible sustituir el reactivo o material si no lo hay. 4. Solicitar a la Coordinación la compra del reactivo o el material en caso que no se pueda sustituir.

1. Formato guía de protocolo de

práctica. 2. Formato reporte

de inventarios. 3. Formato guía de

protocolo de práctica

4. Comunicado

Daños de equipos o maquinas

JEFE DE LABORATO

RIO

1. Señalizar el equipo o la máquina con un aviso fuera de servicio 2. Evaluar el daño para definir si internamente se puede resolver o si se envía a un proveedor 3. Informar a la coordinación respectiva el daño, si se requiere envía a un proveedor. 4. Gestionar con compras el mantenimiento con el proveedor externo. 5. Evidenciar el manteniendo en la hoja de vida del equipo si el mantenimiento es interno o externo.

Formato hoja de vida

Vencimiento de reactivos JEFE DE

LABORATORIO

1. Clasificar los reactivos vencidos dentro de los residuos del área para su respectiva disposición. 2. Informar a la coordinación respectiva la baja de los reactivos. 3. Actualizar el listado de reactivos

Listado de reactivos

Daños o perdida de los equipos y materiales del laboratorio

JEFE DE LABORATO

RIO

1. Verificar el formato de solicitud de equipos, materiales y reactivos al recibir nuevamente los elementos prestados. 2. Identificar el equipo o material que se daño o se perdió. 3. Solicitar al estudiante o docente el diligenciamiento del acta de compromiso de reposición de material y retener el carné. 4. Entregar carné temporal para el ingreso hasta que se reponga el material o equipo. 5. Bloquear al estudiante en el sistema de información si al finalizar el semestre no reponen el material o el equipo.

Log sistema de información

Formato acta de compromiso de reposición de

materiales Formato carné

temporal

BIE

NE

ST

AR

Perdida de equipos, instrumentos o elementos deportivos o culturales

DIRECCIÓN DE

BIENESTAR 1. Reporta al departamento de inventarios

Formato reporte de inventarios

La planeación integral que esta propuesta no es

ejecutada de forma homogénea

DIRECCIÓN DE

BIENESTAR

1. Reunión de seguimiento por parte del comité de bienestar una vez al mes y una semanal del equipo administrativo.

Acta de reunión

Cuando no se dejan registros de las actividades que se ejecutaron según la planeación acordada.

DIRECCIÓN DE

BIENESTAR

1. Levantar la no conformidad 2. Retomar la planeación y aplicar los formatos definidos por el área

Reporte de no conformidad

Acta de equipo de trabajo

Falta de escenarios culturales y deportivos

DIRECCIÓN DE

BIENESTAR

1. Presentar propuestas, requerimientos y alternativas para suplir esa necesidad

Acta de Consejo Administrativo

Comité de Bienestar


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Escasa cobertura de los servicios de bienestar para estudiantes nocturnos, egresados, personal administrativos

DIRECCIÓN DE

BIENESTAR

1. Diseñar estrategias de difusión de los servicios y oferta de programas de bienestar virtual. 2. Gestión directa con los coordinadores de programa

Programación de actividades Proyecto de

bienestar virtual

GR

AD

UA

CIÓ

N

Datos del estudiante reportados erróneamente para grados

COORDINACIONES

SISTEMA DE

INFORMACIÓN

1. Verificar ortografía del archivo de registro de graduandos. 2. Revisión de diplomas versus el documento de identidad. 3. Corregir los documentos que quedaron mal elaborados

Formato de registro de aspirantes a

grados

Errores en la elaboración de diplomas o actas

SECRETARIA GENERAL

1. Reportar a la asistente el acta o diploma que quedó mal diligenciado. 2. Verificar los documentos adjuntos al paz y salvo. 3. Imprimir nuevamente el documento. 4. Reportar en el formato de retiro de documentos de grado los motivos por los cuales se corrigió el documento

Formato de retiro de documentos de

grado

Enmendaduras libro de registro de graduación

SECRETARIA GENERAL

1. Anular el registro Libro de registro de

graduación

Perdida de expedientes de estudiantes a graduarse

SECRETARIA GENERAL

1. Verificar si el expediente está en calidad de préstamo en alguna dependencia. 2. Informar al estudiante y solicitarle traer los documentos básicos de matricula.( expediente académico ) 3. Armar nuevamente los documentos que radica nuevamente el estudiante. (Organizar el expediente con los documentos radicados)

Registro producto no conforme

En el listado de graduandos en el ensayo de grados no aparezca una persona que cumplió con todos los requisitos para participar.

SECRETARIA GENERAL

1. Tomar los datos del estudiante. 2. Verificar con la asistente de Secretaria General las razones por las cuales no se incluyó al estudiante. 3. Presentar caso a Secretaria General para autorización de inclusión del estudiante. 4. Entregar invitaciones y protocolo para participar en grados (si es autorizado).

Listados de graduandos

GE

ST

IÓN

HU

MA

NA

Errores en pagos y afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social

GESTIÓN HUMANA

1. Se identifica el error en pagos a diferentes entidades a las que se encuentra afiliado el empleado.

Base Consolidado de No

Conformidades

2. Se envían las cartas correspondientes a las EPS involucradas para notificar el error y que se redirecciones los pagos a la entidad afiliada correspondiente.

3. En el siguiente pago de Seguridad social, se corrige la entidad a la cual se le han hecho los aportes por la entidad a la que el trabajador realmente se encuentra afiliado.

4. Se notifica vía telefónica, correo electrónico o personalmente al trabajador afectado, de la solución de su problema.

Contratar a una persona que no cumpla el perfil definido

GESTIÓN HUMANA

1. Cuando el trabajador vinculado no cumple con los requerimientos competitivos del cargo desempeñado, se revisa el proceso de selección.


Conformidades 2. Revisado el proceso de selección, se identifican los puntos de referenciarían y cumplimiento del procedimiento.

3. No existen perfiles de Cargo, se están produciendo.

Falencias en la confirmación de la hoja de vida de un candidato a ingresar a

GESTIÓN HUMANA 1. Las falencias en esta fase corresponden a falta de personal

administrativo para realizar la verificación en temporada alta.


Conformidades


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laborar en la Escuela 2. En temporada baja se realiza estrictamente el procedimiento con el personal vinculado, el problema se presenta en temporada alta, se presenta sugerencia para contratar personal para esta actividad.

Errores cometidos en la elaboración de certificaciones

GESTIÓN HUMANA

1. Detectado el error cometido en la certificación, se identifica el tipo de error cometido.


Conformidades

2. Se registra en la base de datos de no conformidades con el ítem de certificaciones, para identificar cuáles son los mayores errores presentados y su relevancia.

3. Se corrige el error en la certificación y se entrega al destinatario la certificación corregida anulando la incorrecta.

Incumplimiento del proceso de inducción de un empleado

GESTIÓN HUMANA

1. Las falencias en esta fase corresponden a falta de personal administrativo para realizar la inducción en temporada alta. Base Consolidado

de No Conformidades

2. En temporada baja se realiza el procedimiento con el personal vinculado, el problema se presenta en temporada alta, se presenta sugerencia para contratar personal para esta actividad.

Ingreso de trabajadores docentes o administrativos sin completar proceso de contratación

GESTIÓN HUMANA

1. Identificado el individuo correspondiente, se procede a enviar memorando al jefe directo, indicándole el desconocimiento de este individuo como trabajador de la ECCI toda vez que no ha culminado satisfactoriamente el proceso de contratación.


Conformidades

2. Así mismo se informa que hasta que no se agote el proceso de contratación exitosamente no se iniciará una relación laboral directa con la ECCI, luego es responsabilidad del Jefe Inmediato la aceptación de la iniciación de labores del individuo.

No se reportan novedades laborales a tiempo (cambios de horarios y ausencias)

JEFES DE PROCESOS

1. Identificado el trabajador ausente se procede a verificar, si existe justificación de su ausencia o si existe cambio de horario debidamente reportado.


Conformidades

2. Si no existe justificación de la ausencia o cambio de horario, se procede a enviar comunicación vía email al Jefe Inmediato para que se corrija la falta cometida.

3. Igualmente se informa y recuerda al trabajador que ha cometido la falta como a su jefe inmediato la obligatoriedad de reportar todas las ausencias o cambios de horarios por pequeños que parezcan.

4. Se registra en base de no conformidades las ausencias o cambios de horario no reportados al departamento de Gestión Humana

Inasistencias del personal a capacitaciones

GESTIÓN HUMANA

1. Una vez consolidada la información de las capacitaciones desarrolladas por la Institución, se identificaran los empleados convocados que no justificaron su inasistencia.

Base de Capacitaciones

Especificas

2. Una vez verificada las justificaciones previas con visto bueno del jefe inmediato, se identifican los convocados que no presentan justificación de ausencia.

3. Identificados los convocados que no asistieron sin justificación, se elabora el respectivo memorando desde el Departamento de Gestión Humana, haciendo el llamado de atención por su no asistencia.

4. Se archiva el memorando en la Hoja de Vida.

5. Se consolida el registro de no asistentes a capacitaciones para informe anual de capacitaciones.


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Quejas, Reclamos de Pagos por Concepto de Nómina

GESTIÓN HUMANA

1. Una vez detectado el error en pagos por concepto de nómina, se le informa al docente y/o administrativo el procedimiento a seguir, que es diligenciar el formato de reclamo de nómina y presentarlo en el departamento de contabilidad para su revisión y cotejo con los pagos aplicados a la nómina pagada.


Conformidades 2. Se registra el caso expuesto por el docente en la base de no conformidades del departamento de Gestión Humana.

3. verificar el caso de acuerdo a la gravedad del mismo, con la dependencia correspondiente.

4. Verificar la solución de la no conformidad e informar al docente y/o administrativo de su respuesta.

SALUD OCUPACIONAL

El puesto de trabajo no cumple con las normas mínimas de ergonomía

SALUD OCUPACIONA

L

1. Realizar Inspección al puesto de trabajo. 2. Realizar informe y enviar a Gestión Humana. 3. Reportar a las áreas pertinentes las observaciones de la inspección (planta física, servicios generales)

Informe de inspección

Que no reporte un accidente de trabajo oportunamente a Salud Ocupacional

SALUD OCUPACIONA

L

1. Llamar al trabajador para descargos sobre lo ocurrido 2. Realizar el reporte a la ARP de forma extemporánea. 3. Solicitar cita médica por medicina laboral

Registro del reporte de la ARP

Que no reporte un accidente de trabajo a la ARP oportunamente

SALUD OCUPACIONA

L

1. Llamar al trabajador para descargos sobre lo ocurrido 2. Realizar el reporte a la ARP de forma extemporánea. 3. Solicitar cita médica por medicina laboral

Registro del reporte de la ARP

Que no reporte el personal que va a diligencias institucionales a la ARP oportunamente

SALUD OCUPACIONA

L

1. Enviar comunicación al empleado notificando la importancia de reportar sus diligencias Institucionales

Comunicado

Que no se realice la investigación de un accidente

COPASO

1. Identificar los accidentes que no se han investigado. 2. Conformar grupo de investigación. 3. Realizar la investigación 4. Identificar acciones correctivas.

Formato de investigación

CO

MP

RA

S

Desactualización del inventario (no se reportan los traslados ni dadas de baja)

INVENTARIOS

1. Verificar en el inventario de la dependencia los equipos y

enseres. 2. Comparar con el inventario registrado por el departamento de inventarios los enseres y equipos de la dependencia. 3. Diligenciar el reporte de inventarios 4. Actualizar los registros de inventarios

Reporte de Inventarios

Registros Sistema de Información

Contratar proveedores que no cumplen con los requisitos de la Orden de Compra

COMPRAS

1. Verificar los documentos soportes del estudio de proveedores. 2. Levantar la no conformidad en el proceso 3. Constatar la razón porque no cumple el proveedor 4. Emitir comunicado al jefe del departamento / responsable para los respectivos descargos y con las recomendaciones del proceso. 5. Solicitar al jefe o responsable realizar la respectiva revaluación.

Orden de Compra


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Desactualización de los datos de proveedores

COMPRAS

1. Verificar en las diferentes fuentes de información los datos del proveedor (internet, 113, páginas amarillas, cotizaciones, entre otros) 2. Actualizar listado maestro de proveedores

Listado maestro de proveedores

Cuando se solicitan cosas fuera del presupuesto

COMPRAS

1. Se pasa el requerimiento a la Dirección Financiera. 2. Se estudia viabilidad financiera y prioridad de la solicitud. 3. Si se aprueba la solicitud se remite al departamento de compras, se anexa en el listado de eventualidades. 4. Si no se informa a la dependencia

Presupuesto

Compras que no cumplen con las especificaciones requeridas

COMPRAS

1. En la orden de compra se registra las observaciones de las mismas. 2. Se contacta al proveedor para conocer los motivos del incumplimiento. 3. Mediar con el proveedor la garantía o el cambio del producto - se tiene en cuenta esta situación para la revaluación de proveedores

Orden de Compra

CR

ED

ITO

S Y

CA

RT

ER

A

Radicación de documentación falsa para solicitar crédito

CRÉDITOS Y CARTERA

1. Verificar los datos de contacto básicos del estudiante. 2. Contactar telefónicamente las referencias que coloca el estudiante 3. Dejar registro de la confirmación de datos en el formato respectivo.

Formato solicitud de crédito educativo

Estudiantes a los cuales las entidades proveedoras del servicios de financiación no les aprueba el crédito

CRÉDITOS Y CARTERA

1. Se condiciona otorgamiento de crédito interno con la Institución. (aprobación ) 2. Radicación de solicitud de crédito con soportes según acuerdo 3. Legalización de crédito

Formato solicitud de crédito educativo

Dificultan en la plataforma del ICETEX Y Fincomercio para imprimir recibos de pago

CRÉDITOS Y CARTERA

1. Estudiante se acerca a la oficina de créditos y cartera 2. Las auxiliares o coordinadora de Icetex contacta la entidad para verificar que sucedió 3. Notifica al estudiante 4. Tiene en cuenta la situación para la revaluación de proveedores

Formato control del servicio de

proveedores

inconsistencia de los datos de SIIGO con la base de créditos y cartera

CRÉDITOS Y CARTERA

1. Depuración de la información 2. Se cotejan base de siigo y Excel 3. Unificación de Nit

Informes

Legalización de créditos que no cumplen requisitos

CRÉDITOS Y CARTERA

1. Revisión del historial crediticio del estudiante. 2. Estudio socio económico del solicitante 3. solicitar autorización

Formato de solicitud de crédito

GE

ST

IÓN

DE

L R

EC

UR

SO

IN

FO

RM

ÁT

ICO

Caída en los servicios informáticos

ANALISTA DE DESARROLLO

DE SOFTWARE

1. Registrar en el formato de caída de servicio 2. Verificar el tipo de problema (servidor - Administrador de redes y si es del aplicativo - desarrolladores) 3. Informar a los afectados que el servicio esta puesto en marcha. 4. Documentar porque se presento la falla.

Formato de caída de servicio

Fallas en el software y/o Hardware

ADMINITRADOR DE LA

RED

1. Realizar diagnostico 2. Diligenciar el formato de reporte de fallas del área de redes 3. Realizar el mantenimiento respectivo. 4. Verificar el funcionamiento.

formato de reporte de fallas del área de

redes

Los equipos de las salas no cumplan con los requerimientos del software que se requiere

JEFE DE SOPORTE

INFORMÁTICO

1. Verificar que la coordinación haya realizado el requerimiento de software. 2. Programar instalación del software 3. Diligenciar el formato de realización de mantenimiento.

Formato realización de mantenimiento


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Instalación de software no licenciado por parte de terceros

JEFE DE SOPORTE

INFORMÁTICO

1. Desinstalar el software. 2. Se deja registro en formato de mantenimiento administrativos. 3. Aplicar el reglamento

Formato de mantenimiento administrativo

Desactualización de los correos institucionales

WEBMASTER

1. Solicitar un listado de funcionarios activo 2. Comparar el listado con los correos institucionales existente 3. Eliminar correos de las personas no activas

Log del sistema

Desactualización en la información publicada en la página web

WEBMASTER DEPENDENCI

AS

1. Informar sobre los datos desactualizados 2. Enviar información actualizada al web máster para subir a la página. 3. Actualizar la página 4. Verificación por parte de la dependencia solicitante

Log del sistema

Cuando un aplicativo no funciona adecuadamente

DESARROLLO

1. Bajar el servicio para pruebas 2. Verificar la funcionalidad del aplicativo 3. Se corrige el error si existe 4. Registrar en el formato de registro de caída del servicio

formato de registro de caída del

servicio

PL

AN

TA

FÍS

ICA

Y S

ER

VIC

IOS

GE

NE

RA

LE

S

Que no se cumplan con las actividades de aseo programadas

JEFE DE SERVICIO

GENERALES

1. Realizar el levantamiento del reporte de novedad de planta física. 2. Verificar la rutina de aseo del área afectada. 3. Asignar a un funcionario para verificar el reporte y realizar el aseo. 4. Verificar con el personal asignado al área la razón por la se realizo el reporte.

Formato novedades del reporte de planta física

No se cumplan con las actividades de mantenimiento programadas

JEFE DE PLANTA FÍSICA

1. Realizar el levantamiento del reporte de novedad de planta física. 2. Verificar el área afectada. 3. Asignar a un funcionario para verificar el reporte y realizar el mantenimiento. 4. Verificar con el personal asignado al área la razón por la se realizo el reporte. 5. Reportar al jefe de planta física la ejecución del mantenimiento

Formato FR-GME-019

Incumplimiento del proveedor en caso de actividades de mantenimiento

JEFE DE PLANTA FÍSICA

1. evaluar la situación en cuanto al tipo de material y urgencia del mantenimiento. 2. Se contacta al proveedor y se le solicita cumplimiento. 3. Cambiar de proveedor si no se puede llegar a ningún acuerdo. 4. Verificar que el proveedor cumplió con lo pactado. 5. Tener en cuenta la situación para la revaluación de proveedores

Formato de evaluación y selección de

Proveedores - Formato de

revaluación de proveedores

Cuando se presentan robos dentro de las instalaciones de la Escuela

JEFE DE SEGURIDAD

1. Diligenciar el reporte de novedades de seguridad (afectado). 2. Verificar a través de los diferentes medios que sucedió. 3. Dejar constancia de la verificación en el formato de reporte de novedades.

Formato reporte de novedades de

seguridad

Control de acceso JEFE DE

SEGURIDAD

1. Identificar que personas no portan el carne institucional. 2. Verificar si es estudiante se le expide un formato de autorización de ingreso, y si no se verifica el motivo de la visita. 3. Solicitar autorización de ingreso al funcionario responsable de la dependencia a la cual se dirige el visitante. 4. Entregar ficha de visitante a cambio debe dejar un documento con foto diferente a la cédula.

Formato

ME

RC

AD

E

O Y

PU

BL

ICID

A

D Publicaciones

desactualizadas( por imagen o contenidos)

MERCADEO Y PUBLICIDAD

1. Se identifica cual es la información desactualizada. 2. Se identifica la fuente de información. 3. Se rectifica la información. 4. Se publica y se revisa nuevamente como quedo el anuncio.

Soporte de arte


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No se entrega a tiempo las piezas publicitarias


1. Se recibe la solicitud a través del formato de piezas publicitarias. 2. Se programa fecha de entrega de acuerdo con el tipo de pieza. 3. Gestionar con el proveedor la elaboración inmediata del boceto de pieza. 4. Se presenta la bocetación a la dependencia solicitante para su aprobación. 5. Se envía aprobación al proveedor para la producción de la pieza. 6. Se lleva registro del caso

Formato de solicitud de piezas

publicitarias

Se generan errores de impresión


1. Identificar problemas de impresión 2. Comunicarse con el proveedor 3. Hacer la devolución de la producción 4. Cuando se realiza la revaluación de proveedores se mira esta información.

Base de no conformidades

Visitas que no cancelan a tiempo por parte de los colegio o empresas


1. Diligenciar el formato de visitas y escribir la observación. 2. Reprogramar la visita y escribir datos en el formato de visita.

Formato de visitas

GE

ST

IÓN

FIN

AN

CIE

RA

Registros contables erróneos CONTABILIDA

D

* Verificar e identificar e identificar los errores que presentaron los ingresos y egresos. * Consolidar informe y presentar al contador. * El contador verifica las causas que ocasionaron los errores en los registros contables y autoriza la elaboración de notas contables, anulación, de baja respectivamente.

Informe de contabilidad

Daños en el archivo físico histórico de contabilidad (declaraciones de impuestos, estados financieros y pago de afiliaciones a pensiones y salud)

CONTABILIDAD

* Digitación de los archivos prioritarios. * Adecuación del archivo contable de la institución.

Archivo digitalizado

Los registros contable no están al día

CONTABILIDAD

* Mejora en la red eléctrica * Mejora la parte técnica que soporta el sistema contables * Contratar temporalmente de una persona de apoyo para digitar en SIIGO. * Adecuación de planta física asignada a contabilidad.

Listado emitido por SIIGO de

comprobantes

Perdida de facturas TESORERIA Verificar en compras los datos de la factura reportada Registro SIIGO

Desactualización de los registro contables de SIIGO

CONTABILIDAD

Identificar los registros que están pendientes por ingresar e ingresarlos

Listado emitido por SIIGO

manual de calidad iso 9001 - universidad ecci · manual de calidad código: mn-gc-001 fecha de...

Documents