manual de calidad.pdf

Versión 3Código: GEDGE02-M001

INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

VersiónFecha

[dd/mm/aaaa]Elaborado por: Razón de la actualización

1 20/11/2008 Alexander Pérez Creación del documento.

2 21/08/2009Adriana Álvarez

CorreaModificación de la política y objetivos de calidad

3 27/07/2010Adriana Alvarez

CorreaActualización de caracterizaciones

Revisado por:Revisado por:

Liliana M. Puello LópezProfesional Universitario

(Desarrollo Organizacional)Representante de la Dirección

Secretaría de Educación Distrital de Cartagena

Aprobado por:Aprobado por:

Julio S. Alandete ArroyoSecretario de Educación Distrital

Secretaría de Educación Distrital de Cartagena

Durante las últimas décadas, la calidad y su adecuada gestión se hanconvertido en el factor competitivo número uno de la administraciónpública; por ese motivo y como respuesta a la necesidad demodernizar de la entidad, la Secretaría de Educación Distrital deCartagena ha sentido el compromiso de brindar servicios conformes alos requerimientos de sus usuarios, realizando modificacionessustanciales en su estructura orgánica y funcional. De esta manera conla concepción de un nuevo modelo de organización como elementogenerador de compromiso de los funcionarios, buscamos lograr lasatisfacción, superar las expectativas de nuestros usuarios y la mejoracontinua de la entidad.

El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestiónde Calidad implementado por la Secretaría de Educación Distrital de

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

de Calidad implementado por la Secretaría de Educación Distrital deCartagena, para el aseguramiento de la calidad en sus servicioscumpliendo con los estándares de calidad de la Norma NTC-ISO9001:2008 y NTC-GP 1000:2009. Éste Manual de Calidad contiene:

•Los alcances, áreas y procesos involucrados,•las funciones, actividades y responsabilidades del personal•Los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

El Manual de Calidad de la Secretaría de Educación Distrital deCartagena se encuentra a disposición de todos aquellos interesados ennuestro Sistema de Gestión de Calidad como guía fundamental para elbuen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de laentidad. Y por lo tanto se declara de obligatorio cumplimiento en todoslos procesos y áreas dentro de ella.

JULIO SALVADOR ALANDETE ARROYOSECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL

Especificar directrices que fomenten el desarrollo de una cultura decalidad orientada a satisfacer las necesidades y expectativas denuestros usuarios, siempre bajo el cumplimiento de los principios,procesos e instructivos que garantizan la calidad de los servicios de laSecretaría de Educación de Distrital (SED) de Cartagena.

2. CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD.

2.1 Responsabilidad

El Manual de Calidad es administrado por el Profesional Universitario(SGC); la aprobación, revisión, actualización, cambios, estado,versiones actualizadas, control, distribución, publicaciones y usos serán

1. OBJETIVO

versiones actualizadas, control, distribución, publicaciones y usos seránde conformidad con lo explicado en el Procedimiento GEDAS02-P001.Control de Documentos.El Secretario de Educación Distrital revisa y aprueba el Manual deCalidad antes de su distribución, la cual no es posible sin su firma deaprobación.

El manual de calidad se encuentra publicado en la Unidad de RedSistema de Gestión de Calidad.

2.2 Control de cambios

Al inicio del documento se encuentra la relación de las aprobaciones ymodificaciones realizadas al Manual de Calidad. El control y registroactualizado es mantenido por el Profesional Universitario (SGC). Semantendrá la integridad del Sistema de Gestión de Calidad inclusocuando se planifiquen e implementan cambios en la institución que lopuedan afectar, dichos cambios se deben describir en el historial decambios.

El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría deEducación Distrital de Cartagena de Indias es “Administrar la Prestaciónde los Servicios de apoyo para la Calidad Educativa, CoberturaEducativa, Inspección y vigilancia y Atención al Ciudadano en el sectoreducativo del Distrito de Cartagena de Indias en los niveles preescolar,básica primaria, básica secundaria y media.

4. EXCLUSIONES

Para la aplicación y cumplimiento del presente Sistema de Gestión deCalidad, se excluyen los siguientes requisitos con su respectivajustificación:

3. ALCANCE

Numeral 7.3 Diseño y desarrollo. Debido a que los servicios que seprestan están enmarcados dentro de los lineamientos de lanormatividad actual y lo definido por el Ministerio de EducaciónNacional y el Ente Territorial correspondiente.

Garantizamos el derecho a la educación con equidad,calidad, efectividad y pertinencia, proporcionandouna atención integral que contribuya al mejoramientode la calidad de vida y competitividad de lacomunidad del Distrito de Cartagena.

5. GENERALIDADES DE LA SECRETARÍA.

Trabajamos por una organización,transparente, moderna yorientada por resultados, conadecuada autonomía parasatisfacer las necesidades de losciudadanos, con un talentohumano comprometido,trabajando en equipo de lamano con los gobiernos escolaresy organizaciones sociales yempresariales, para posicionarnosen el 2016 en los mas altos nivelesde calidad educativa en el país.

El Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación Distritales el resultado de la integración coordinada y coherente de losprocesos, con el personal, los procedimientos y los recursos necesariospara ofrecer un servicio que satisfaga las necesidades y expectativasdel cliente. A continuación se encuentra el mapa de los procesos quehacen parte de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad

6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA

En el Anexo 1 del presente Manual se encuentra la Matriz deInterrelación de estos procesos con los requisitos de la Norma aplicablesa cada uno de ellos.

La Secretaría de Educación Distrital busca satisfacer lasnecesidades educativas de la comunidad, garantizando laprestación del servicio apoyados en un Sistema de Gestiónde Calidad, un talento humano competente; asegurando elcumplimiento de la misión y el mejoramiento continuo de laorganización con procesos eficaces, brindando respuestasoportunas y satisfactorias a los ciudadanos.

Con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la calidad,la Secretaría de Educación ha elaborado la matriz planificación delSistema de Gestión de Calidad en la cual se establece la relación entrela política de calidad y los procesos del Sistema. Esta matriz seencuentra en el Anexo 2.

Por otro lado, el Sistema de Gestión de Calidad de la SED es coherentecon el Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía de Cartagena , por loque todos sus procesos integran el Macroproceso Gestión en Educación(GED).

Responsabilidad con el Sistema de Gestión de la Calidad

Se han establecido como responsabilidades de todos los miembros deSe han establecido como responsabilidades de todos los miembros dela Secretaría de Educación con el Sistema de gestión de Calidad, lassiguientes:

�Cumplir los procedimientos y tareas asignadas del Sistema de Gestiónde Calidad.

�Aplicar la política de calidad

�Contribuir con el logro de los objetivos de calidad

�Participar en las actividades del Sistema de Gestión de Calidad

�Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad.

�Cumplir con los requisitos del cliente.

Igualmente se ha designado como representante de la dirección alProfesional Universitario (Desarrollo Organizacional); igualmente en elanexo 4 se encuentran los cargos responsables de cada proceso.A continuación se presenta la estructura organizacional de la SED.

Despacho

Dirección Dirección Dirección Unidades

Gestión Organizacional

Grupo Asesoría Legal Educativa

Grupo Asesor de Planeación Educativa

Inspección y Vigilancia

Dirección Administrativa de Calidad Educativa

Evaluación Educativa

Mejoramiento

Dirección Administrativa de

Cobertura Educativa

Acceso

Permanencia

Dirección Administrativa y

Financiera

Talento Humano

Atención al Ciudadano

Gestión Administrativa

Servicios Informáticos

Financiera

Unidades Administrativas

Locales de Educación

Información estadística del sector educativoAsesoría al ciudadanoValidación de diplomas.Copias y duplicados de diplomasAtención de quejas del Servicio EducativoInformar los avances del cumplimiento del plan de

desarrollo.

Divulgar las políticas de cobertura, calidad y eficiencia. Información estadística del sector educativoLegalización de EEAsistencia técnica Inspección y Vigilancia del Servicio Educativo Administración de novedades de Instituciones EducativasDifundir normatividad que rige en las Instituciones

Educativas. Regular costos

La Secretaría de Educación en la gestión del Servicio Educativo delDistrito de Cartagena de Indias debe garantizar el cumplimiento de lossiguientes requisitos enfocados desde el MEN, para lograr la satisfacciónde la comunidad educativa:

La revisión, modificación y divulgación de estos requisitos se garantizacon la aplicación de los procedimientos establecidos por la SED.

7. REQUISITOS CLIO (CLIENTE, LEGALES, ISO, ORGANIZACIONALES)

Requisitos del cliente

Requisitos Requisitos del del

clientecliente

Oportunidad de respuesta

Excelente atención

Pertinencia de la

información

Sostenibilidad de la

cobertura educativa

Mejoramiento de la calidad

de la educación

Pertinencia de la

Educación

Eficiencia en el sector educativo

Los requisitos legales están descritos en el Normograma (Ver anexo 2) y losrequisitos ISO están descritos en el documento Relación de la norma con los proceso,(Ver Anexo 1)

Requisitos de la organización

Talento Humano competente

Requisitos Legales – Requisitos ISO

Orientación a la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa

Orientación al cumplimiento de las metas del plan de desarrollo

Organización transparente y Moderna

Propender por al eficiencia de los servicios

Los siguientes son los procedimientos obligatorios del Sistema deGestión de calidad de la Secretaría de Educación Distrital :

GEDAS01-P001 Auditorías Internas de CalidadGEDAS01-P002 Acciones Correctivas, Preventivas y de MejoraGEDAS01-P003 Control De Producto No ConformeGEDAS02 - P001 Control De DocumentosGEDAS02- P003. Control De Registros

De igual manera el manual de calidad hace referencia adocumentos externos, documentos controlados, otros

8. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

documentos externos, documentos controlados, otrosprocedimientos y registros que sirven para dar cumplimiento a losrequisitos de la norma ISO 9001:2008 y que son necesarios para elSistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de EducaciónDistrital.

ANEXO 1MATRIZ DE INTERRELACIÓN

NORMA ISO 9001 - PROCESOSNORMA ISO 9001 - PROCESOS

ANEXO 2PLANIFICACIÓN DEL SGC

ANEXO 3RESPONSABLES DE LOS

PROCESOS PROCESOS

PROCESO CARGO

GEDGE. Gestión Estratégica Secretario de Educación Distrital

GEDCE. Calidad Educativa Director Administrativo de Calidad Educativa

GEDCO. Cobertura Educativa Director Administrativo de Cobertura Educativa

GEDGP. Gestión de Programas y Proyectos

Asesor (Grupo asesor Planeación Educativa)

GEDGL. Gestión Legal Asesor (Grupo Asesor GEDGL. Gestión Legal Educativa

Asesor (Grupo Asesor Asesoría Legal)

GEDAS. Administración del Sistema de Gestión de Calidad

Profesional Universitario (Desarrollo Organizacional)

GEDGA. Administración de Bienes y Servicios

Subdirector Técnico Administrativo

GEDTH. Talento Humano Subdirector Técnico de Talento Humano

GEDGF. Gestión Financiera Profesional Especializado Financiera

GEDIV. Gestión de la Inspección y Vigilancia

Profesional Especializado (Inspección y Vigilancia)

GEDAC. Atención alCiudadano

Profesional Universitario (Atención al Ciudadano)

GEDGT. Gestión de TIC`S Profesional Especializado (Servicios Informáticos)

ANEXO 4NORMOGRAMA

ANEXO 5CARACTERIZACIONES DE

SUBPROCESOS DEL SISTEMA DE SUBPROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ANEXO 6ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS

Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso

GEDGE. GESTIÓN ESTRATÉGICA

GEDGE01.FORMULACION Y EVALUACIÓN DEL PLAN

DE DESARROLLO

GEDGE02.COMPROMISO DE LA DIRECCIÓNDE LA DIRECCIÓN


GEDAS. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

GEDAS01. SEGUIMIENTO, ANÁLISIS Y MEJORA

GEDAS02.ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS



GEDCE. GESTIÓN DEL APOYO A LA CALIDAD

EDUCATIVA

GEDCE01 PLANEACIÓN DEL APOYO A LA CALIDAD

EDUCATIVA

GEDCE02 EJECUCIÓN DEL APOYO A LA CALIDAD

EDUCATIVAEDUCATIVA


GEDIV. GESTIÓN DE LA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL

SERVICIO EDUCATIVO

GEDIV01. PLANIFICACIÓN DE LA INSPECCIÓN Y

VIGILANCIA

GEDIV02.CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL

SERVICIO EDUCATIVO



GEDCO. COBERTURA EDUCATIVA

GEDCO01.PLANIFICACIÓN DE LA COBERTURA

EDUCATIVA

GEDCO02. RESERVA Y ASIGNACIÓN DE

CUPOS


GEDAC. ATENCIÓN AL CIUDADANO

GEDAC01. GESTIONAR CORRESPONDENCIA

GEDAC02.DESARROLLAR Y MANTENER LAS RELACIONES CON EL

CIUDADANO



GEDGA. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS

GEDGA01.ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS

GEDGA02.GESTION DE RECURSOS FÍSICOSRECURSOS FÍSICOS


GEDGF. GESTIÓN FINANCIERA

GEDGF01. PLANEACIÓN FINANCIERA

GEDGF02. CONTROL Y SEGUIMIENTO FINANCIERO



GEDGL. GESTIÓN LEGAL EDUCATIVA

GEDGL01. DERECHOS DE PETICIÓN,

SOLICITUDES Y ACCIONES LEGALES

GEDGL02. ASESORÍA JURÍDICA


GEDGP. GESTIÓN DE PROGRAMAS Y

PROYECTOS

GEDGP01. FORMULACIÓN E INSCRIPCIÓN DE

PROYECTOS

GEDGP02. ADMINISTRACIÓN DE

PROGRAMAS Y PROYECTOS



GEDGT. GESTIÓN DE TICs

GEDGT01. MANTENIMIENTO Y

SOPORTE TÉCNICO DE LA INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

GEDGT02. ADMINISTRACIÓN DE LA

PLATAFORMA TECNOLÓGICA



GEDTH01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE PERSONAL

GEDTH02. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL

GEDTH. TALENTO HUMANO

VINCULACIÓN DE PERSONAL

GEDTH03. DESARROLLO DE PERSONAL

GEDTH04. ADMINISTRACIÓN DE CARRERA DOCENTE

GEDTH05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL

GEDTH06. ADMINISTRACIÓN DE LA NOMINA

GEDTH07. ADMINISTRACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

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