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Manual de Capacitación Compras (PO)

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MANUAL DE CAPACITACIÓN Compras (PO)

Autor: ERP Soluciones

Fecha de Creación: Sep, 2006

Versión: 1


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Contenido

Presentación.........................................................................................................4 Acceso al Sistema Oracle Applications ....................................................................5 Consulta de fondos presupuestales ........................................................................9 Administración de Períodos de Compra.................................................................11 SOLICITUD INTERNA ..........................................................................................12

Creación de solicitud interna..........................................................................12 Aprobación de solicitud interna ......................................................................17 Creación automática de PDC’S Pedido de Cotización.......................................20 Creación de Cotización ..................................................................................23 Analisis de Cotización ....................................................................................29 1.- seleccionar en el campo tipo los siguiente : .............................................32 Creación automática de Pedido ó Contrato ....................................................33

RECEPCIONES ....................................................................................................44 REPORTES NECESARIOS .....................................................................................48 CANCELACIONES ................................................................................................62


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Presentación Al terminar el curso, el usuario será capaz de:

• Entender el concepto de compras (PO) en el ambiente de las aplicaciones de Oracle.

• Identificar los pasos requeridos para completar el ciclo contable utilizando

compras Oracle.

• Conocerá los procesos de captura de información de Oracle.


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Acceso al Sistema Oracle Applications 1. Abra una sesión de Internet. Ingrese la dirección de Internet del sitio de

Oracle. 2. Haga clic en E-Business Home Page.

3. Regístrese en la aplicación de Oracle. a. Seleccione el idioma (español o inglés) en que desea ver la aplicación. b. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos

correspondientes.

Nota: como regla general el nombre de usuario es determinado por la primera letra del nombre del usuario, seguida del apellido. Ejemplo: Edgar Acuña tendrá el nombre del usuario: Eacuña. b. Ingrese su contraseña


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c. Presione el botón Conexión para registrarse.

4. Seleccione el la responsabilidad que de compras que necesite realizar la función de comprar.

a. Haga doble clic en la opción Solicitudes Internas en el menú

Solicitudes Internas.


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5. El navegador de Oracle muestra las opciones del menú de Funciones para el módulo Compras. El navegador muestra el nombre de las tareas para las que el usuario tiene acceso. En el navegador, usted puede hacer una lista personal de sus tareas más frecuentes.


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Seleccione en la lista general, la tarea que desea agregar a la lista de tareas frecuentes y presione la flecha en azul.

Lista Personal de tareas frecuentes

Abrir pantallas de tareas

Lista General de tareas


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En la barra de herramientas usted encuentra estos iconos.

Consulta de fondos presupuestales Navegación:

Consulta Fondos En ésta pantalla se consulta la disponibilidad de fondos a nivel congelado, comprometido y Real para cada presupuesto por periodo y rango de cuentas, bajo los siguientes criterios:


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1.-Elegir la Organización de Presupuesto 2.-Elegir la fecha que se necesita verificar el disponible presupuestal

3.- Tipo de Importe: Acumulado Anual Extendido. Acumulado de Periodo. Acumulado Trimestral Extendido. 4.- Tipo compromiso: Comprometido Devengado Ejercido Pago Reservado Todos

5.- Nivel de Cuenta: Detalle Resumen Todos


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Administración de Períodos de Compra

En esta opción se administran los periodos de compra. Los diferentes estados de los periodos son los siguientes:

• Nunca Abierto: El periodo no permite realizar transacciones. • Abie: El periodo esta abierto y listo para registrar transacciones. • Cerrado: En este estado ya no se podrán registrar transacciones, sin

embargo puede ser abierto nuevamente. • Cerrado Permanente: El periodo quedará permanentemente cerrado

y no se podrá volver a abrir. Navegación:

Configuración Financiera Contabilidad Controlar periodos de compra


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SOLICITUD INTERNA

Creación de solicitud interna Navegación:

Solicitudes internas Solicitudes internas

Se ingresan los siguientes datos: 1. Preparador: Es el nombre de la persona que elabora la solicitud interna. 2. Descripción: Descripción que permita identificar la solicitud interna. 3. Tipo Destino: Es el tipo de gasto que se desea realizar en la solicitud. 4. Articulo: Es el producto que se desea solicitar. 5. Solicitante: Es la persona que solicita. 6. Dirección: Área que requiere el artículo. 7. Guardar. Nota: Diversos datos de las líneas de la solicitud aparecen automáticamente con base en la configuración del artículo que se está solicitando.

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A continuación de un clic en el botón “Distribuciones”.


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1. Proporcione la cuenta a cargo que se desea afectar a nivel presupuestal. 2. Ingrese la fecha contable en la que se desea afectar el movimiento. 3. Guardar. Cerramos la pantalla de distribuciones y automáticamente regresamos a la solicitud de compra. Dé un clic en el botón aprobar.

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1. Asegúrese que la casilla “Ejecutar para aprobación” es la única casilla seleccionada en caso, de no querer Reenviar a aprobación a su siguiente Nivel. 2. De un clic en el botón “Aceptar”.


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De esta forma se aprobara ó se enviara automáticamente una notificación a la persona que debe dar la aprobación:


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Aprobación de solicitud interna

Identifique la solicitud interna que se envío para aprobación y selecciónela dando un clic.

Para revisar la notificación se debe de accesar con el usuario que tiene el privilegio para hacer aprobaciones De un clic en “Resumen de Notificaciones”


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Al seleccionar la solicitud que se desea dar aprobación aparecerá la siguiente pantalla:

En el caso que se necesite revisar la l requisición se podrá abrir el documento de un clic en Abrir Documento


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Dentro de la misma pantalla, de clic en el botón “Aprobar”. De forma automática, se envía una notificación al solicitante en la que se le avisa que la solicitud ya fue aprobada.


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Creación automática de PDC’S Pedido de Cotización En la siguiente pantalla se filtran a manera de consulta todas aquellas solicitudes internas que ya fueron aprobadas y que están listas para tomarse como base para la creación de las PDC’s. Otros filtros que pueden utilizados para encontrar las solicitudes que se deseen pueden ser por número de solicitud interna, artículo, etc. como se muestra a continuación:

Navegación: Creación automática

1. Efectuada la búsqueda, el sistema nos muestra una pantalla con las líneas de las solicitudes internas que están listas para utilizarse para la creación de la PDC. A cada una de las líneas que será integrada a la PDC que se creará, se le seleccionará en la casilla.


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2. Una vez seleccionadas las líneas, se establecen los siguientes parámetros: • Procesos: Crear. • Tpo Doc: PDC. • Agrupación: p/defecto.

3. De clic en el botón “Automático”. La siguiente pantalla será desplegada para la creación de la solicitud de PDC:

1. De clic en el botón “Crear”. Se crea automáticamente la PDC.


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De clic en el botón “Proveedores” para ingresar a la siguiente pantalla:

1. Ingrese los proveedores a los que desea solicitar una cotización. 2. Ingrese la sucursal. 3. Cierre la ventana.


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Creación de Cotización Al cerrar la ventana anterior se regresa a la pantalla de PDC’s.

En el menú seleccione “Herramientas” y “Copiar Documento”.


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Ingrese los siguiente Datos 1.-Acción: PDC Completo en donde se copiara todo el pdc 2.-Tipo: Cotización de Licitación 3.-Proveedor: seleccionar que Proveedores nos enviaron su cotización 4.-Sucursal. De manera automática se desplegara la sucursal debido a que esta asignada al proveedor Dar un clic en Aceptar Automáticamente nos mandara un mensaje de notificación que numero de cotización se genero

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Cierre la ventana de pedidos de cotización y vaya al menú principal Navegación:

PdCs y Cotizaciones Cotizaciones


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Seleccionas la Cotización que estas buscando con Ctrl F11

En el campo Numero se le escribira el numero de la cotizacion que nos dio el pdc al crear la cotización


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Se ejecutara la búsqueda de este numero de cotización con las funciones CTRL + F11


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Analisis de Cotización Para analizar una Cotización es necesario seguir la siguiente Navegación Navegación:

Pdcs y Cotización Análisis de Cotización

Se dará un clic en anales de Cotización y aparecerá la siguiente pantalla


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1.-Ingresar el numero de PDC 2.-Ingresar el numero de la cotización Seleccionar encontrar y aparecerá la siguiente información

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Seleccionar la cotización con el mejor precio y darle un clic en Aprobar Cotización completa


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1.- seleccionar en el campo tipo lo siguiente: Acuerdo de Compra Solicitud Interna Todos los pedidos Ordenes de Compra 2.- seleccionar en el campo Motivo lo siguiente: Calidad Mejor diseño Mejor Entrega Precio mas Bajo Servicio Solo Origen 3.- se le dará un clic en aceptar Cerramos la pantalla de análisis de cotización

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Creación automática de Pedido ó Contrato En la siguiente pantalla se filtran a manera de consulta todas aquellas solicitudes internas que ya fueron aprobadas y que están listas para tomarse como base para la creación de la Orden de compra. Otros filtros que pueden utilizados para encontrar las solicitudes que se deseen pueden ser por número de solicitud interna, Solicitante, artículo, etc. como se muestra a continuación:

Navegación: Creación automática

1. Efectuada la búsqueda, el sistema nos muestra una pantalla con las líneas de las solicitudes internas que están listas para utilizarse para la creación de la Orden de compra.


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2. Una vez seleccionadas las líneas, se establecen los siguientes parámetros: • Procesos: Crear. • Tpo Doc: OC Standard. • Agrupación: p/defecto.

3. De clic en el botón “Automático”. La siguiente pantalla será desplegada para la creación de la solicitud a la Orden de Compra:

1. Seleccione el Proveedor que desee realizar la orden de compra 2. De clic en el botón “Crear”. Se crea automáticamente la Orden de Compra.

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1.- Ingresar en Envio : La direccion a donde se va a entregar lo que se esta pidiendo 2.- dar un clic y seleccionar tipo de Procedimiento,Fundamento Legal,contador No. De Procedimiento,Vigencia de la orden de compra ejemplo : 01-ENE-2006 ,Al 30-ENE-2006

Al haber seleccionado cada uno de los campos se le dará un clic en aceptar

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1.- al posicionarse deberá dar CTRL + F11 y nos traerá la información de la requisición. 2.- Se dará un clic en Catalogo y aparecerá la siguiente información

Aparecera la siguiente pantalla

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Al dar clic encontrar aparecerá la siguiente pantalla


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En esta pantalla se deberá seleccionar la cotización que aprobamos para que se actualicen los datos del pedido ó contrato

A continuación se le dará un clic en Aprobar


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Seleccionas ejecutar para aprobación y Reenviar al nivel siguiente de la jerarquía. Posteriormente se dará un clic en Aceptar Automáticamente se le envía la notificación a VALENCIA DE LA FUENTE, ALEJANDRA para su aprobación o rechazo,


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Al darle un clic a la Orden de compra que necesita aprobar y reenviar para su aprobación


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Dará un clic en aprobar y reenvía se la enviara a la persona que desea para su aprobación final si así es necesario


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Se abre la Orden de compra-06-000122

Se da un clic en aprobar


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RECEPCIONES Recepciones de los Pedidos ó contratos Navegación:

Recepciones Recepciones

1.- Se debe seleccionar la Orden de Compra o Pedido ó Contrato para darle recepción al artículo.

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Al haber seleccionado el número de la Orden de Compra se dará un clic a Encontrar


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1.-Se dará un clic en la casilla que se esta señalando Nota : Se podrá recibir parcialmente o totalmente si no llego completo el pedido en la cantidad se pondrá la cantidad que llego y posteriormente se recibirá lo pendiente.

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Al seleccionar la casilla de lo que se desea recibir 2.-Se dará un clic para evaluar al proveedor: Evaluación del Proveedor, oportunidad de Respuesta, Calidad del Producto, trato del Proveedor. Cada uno de ellos tendrán una lista en donde tiene las siguientes listas: Bueno, Regular, Malo.

3.-Se da un clic en guardar Si se le da un clic a cabecera se vera el numero de recepción que tiene asignada esta transacción.

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REPORTES NECESARIOS Seleccionar en el menú VER y darle un clic a Solicitudes como a continuación se presenta:

Al seleccionar Solicitudes aparecerá la siguiente pantalla:


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1.- Seleccionar Ejecutar Una Nueva Solicitud y aparecerá la siguiente pantalla

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Se dará un clic en Aceptar y aparece la siguiente pantalla:

1.- Dar un clic en los … son una lista de valores que a continuación se presentara:

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Seleccionaremos el siguiente XXFCE - Orden de Compra para Almacén, y se llenaran los campos que son necesarios


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1.- Seleccionar Ejecutar

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A parecerá la siguiente pantalla

1.- Seleccionar Refrescar hasta que en la Fase y Estado A parezca en el siguiente Estatus Finalizado Normal

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Se dará un clic en Visualizar Output, se abrirá acrobat para poder imprimir el reporte.


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A continuación cerraremos las pantallas para realizar el siguiente Reporte de Aceptación de bienes o servicios Seleccionar en el menú VER y darle un clic a Solicitudes como a continuación se presenta:

Al seleccionar Solicitudes aparecerá la siguiente pantalla:

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1.- Seleccionar Ejecutar Una Nueva Solicitud y aparecerá la siguiente pantalla

Se dará un clic en Aceptar y aparece la siguiente pantalla:

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1.- Dar un clic en los … son una lista de valores que a continuación se presentara:

Seleccionaremos el siguiente XXFCE - Formato de Aceptación de Bienes y/o ServiciosXXFCE nos aparecen los siguientes parámetro que deberemos llenar son los siguientes:


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Gerencia : Seleccionar la Gerencia Editorial Subgerencia : Seleccionar la Subgerencia a la que pertenecen Unidad administrativa Objeto de contratación Numero de Exhibición que liberan Numero de Factura o Recibo Elaborado por, Nombre Elaborado por, puesto Revisado por, Nombre Revisado por ,Puesto Numero de La orden de compras desde Numero de la orden de compra a Organización Números de Recibos desde Números de Recibos A

Se le dará un clic en Aceptar.


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1.- Seleccionar Ejecutar

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A parecerá la siguiente pantalla

1.- Seleccionar Refrescar hasta que en la Fase y Estado A parezca en el siguiente Estatus Finalizado Normal Como a continuación se presentara

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Se dará un clic en Visualizar Output, se abrirá acrobat para poder imprimir el reporte.


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CANCELACIONES NOTA: Verificar que no tenga una factura asociada ,cheque asignado ,si en su caso ya tiene un cheque y una factura asociada seria necesario cancelar cada cheque y factura. 1.- si ya tenemos la recepción y necesitamos cancelar la orden de compra tenemos que cancelar la recepción. Entraremos a la siguiente navegación Navegación:

La Responsabilidad de Receptor Correcciones

1.- Selecciona el número del Pedido ó Contrato 2.- Verifique que sea el Proveedor que aparece

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Ya que se ingreso el numero del Pedido ó contrato y se verifico que el proveedor es el correcto. Se dará un clic en Encontrar.


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A continuación nos aparecerá la siguiente pantalla:

1.- Se dará un clic en el cuadro y aparecerá de la siguiente manera 2.- Ingresara la cantidad negativa que se haya recibido

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Guardamos y cerramos la Ventana y volvemos a entrar


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Se dará un clic en Encontrar

Seleccionaremos ahora la cantidad en negativa de lo que se Recibe y le damos guardad.


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Cancelación de Pedidos ó contratos Seleccionar la siguiente Navegación Navegación:

Ordenes de Compra Resumen de Orden de compra

Dar un clic en Resumen de Orden de Compra


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1.- Ingresar el numero del pedido ó contrato (Orden de Compra) 2.- Dar un clic en Encontrar

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Aparece la información de la Orden de Compra Para poder cancelar es necesario ir al Menú Herramientas y dar un clic en Controlar como aparece en la pantalla siguiente


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Al darle un clic en controlar aparece la siguiente pantalla Las opciones que deberá utilizar será Cancelar OC Nota: verificar que la Cancelación de la orden de compra afecte la fecha contable con la que se realizo el compromiso presupuestal. Quitar la palomita de E-Mail para desactivar este campo


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A continuación se presenta la pantalla como debe de quedar

Al dar un clic en Aceptar aparece el siguiente mensaje

Al dar Aceptar aparecerá el siguiente mensaje


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Al darle aceptar se logrado con Éxito la Cancelación del Pedido ó contrato. Cancelación de la Solicitud Interna Navegación:

Solicitudes Internas Resumen de Solicitud Interna

Se dará un clic en Resumen de Solicitud Interna para que abra la siguiente pantalla


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1.- Seleccionar el numero de la Solicitud Interna que se desea visualizar 2.- dar un clic en Encontrar A continuación aparecerá la siguiente pantalla con la información de la solicitud interna que se desea cancelar.

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Nos posicionamos en ell menú Herramientas y le damos un clic a Controlar

Al darle un clic aparecerá la siguiente pantalla


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Se escogerá la Opción de Cancelar Solicitud Interna 1.- Verificar la Fecha contable sea la correcta que se debe eliminar la reserva presupuestal. 2.- dar un clic en Aceptar Aparecerá la siguiente Información

Si quieres ejecutar la cancelación se dará Aceptar y en caso contrario se dará Cancelar. Si en el caso de que se diera Aceptar aparecerá la siguiente Información que el proceso de cancelación finalizo con éxito y le regreso el presupuesto.

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Por último se dará Aceptar y listo han terminado la cancelación de Una solicitud Interna.

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