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MANUAL DE COMUNICACIONES

CI-m-02 Vigente a partir de octubre de 2017

4ta. Actualización Pág.1/20


ÁREA DE COMUNICACIONES

OCTUBRE 2017




TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4

2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4

3. ALCANCE .................................................................................................................................... 4

4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 5

Misión ........................................................................................................................................ 6

Visión ......................................................................................................................................... 6

Principios ................................................................................................................................... 6

Valores ....................................................................................................................................... 6

5. MARCO LEGAL ............................................................................................................................ 7

6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN................................................................................................... 8

7. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................ 9

8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL ............................................................. 9

9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ................................................................. 9

10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN .................................................................................................. 10

10.1. COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................... 10

10.1.1. INTRANET ................................................................................................................. 10

10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO ............................................................................................. 11

10.1.3. FONDO DE PANTALLA ............................................................................................... 11

10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA ........................................................................................... 12

10.1.5. NotiCOPNIA .............................................................................................................. 12

10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS ........................................................................................ 12

10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015

................................................................................................................................................ 13

10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................... 14

10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS .......................................................................................... 16

10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA .............................................................................................. 17

10.2.1. PÁGINA WEB ............................................................................................................ 17

10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS ................................................................................................. 19

10.2.3. REDES SOCIALES ....................................................................................................... 19




10.2.4. CARTAS ..................................................................................................................... 20

10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS .............................................................................. 20

10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL .............................................................................................. 20

10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS ........................................................................................... 21

10.2.7. CHAT ........................................................................................................................ 21

10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO

9001:2015 ................................................................................................................................ 21

10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................... 22

10.2.10. VOCEROS ................................................................................................................ 26

11. PÚBLICO ............................................................................................................................. 26

11.1. PÚBLICO INTERNO ....................................................................................................... 26

11.2. PÚBLICO EXTERNO ....................................................................................................... 27




INTRODUCCIÓN

La comunicación institucional es fundamental para el fortalecimiento de la imagen, el sentido de

pertenencia, la cultura organizacional y el posicionamiento ante la opinión pública, teniendo en

cuenta que facilita el cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, la Misión y Visión.

Por esto, se establecen lineamientos estratégicos para que la comunicación sea un eje transversal y

un proceso efectivo que genere credibilidad y confianza al interior y al exterior de la entidad,

contribuyendo al desarrollo del plan estratégico institucional y al cumplimiento de la política nacional

de mejora continua.

2. OBJETIVO

Orientar acciones de comunicación con calidad, asertividad y coherencia que permitan el

cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales.

3. ALCANCE

Este documento sirve de guía para que todos los servidores de la Entidad, realicen adecuada y

oportunamente las solicitudes de divulgación de información interna o externa, según sea el caso, en

concordancia con los objetivos estratégicos, principios, Valores, Misión y Visión de la entidad,

convirtiéndose en un sistema abierto a la participación, al diálogo y a la transparencia.




4. MARCO INSTITUCIONAL

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, es una entidad especial de derecho público

del orden nacional, creada a través de la Ley 94 de 1937, y actualmente regulada por los artículos 25,

26, 27 y siguientes de la Ley 435 de 1998, la Ley 842 de 2003 y la Ley 1325 de 2009; encargada de la

función administrativa de Inspección, Control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, sus profesiones

afines y auxiliares (Artículo 26 de la Constitución Política), motivo por el cual, a través de las

actuaciones administrativas correspondientes, expide las Matrículas Profesionales o los Certificados

de Inscripción Profesional (actos administrativos) que constituyen la autorización del estado para

ejercer dichas profesiones, y adelanta en ejercicio de la acción disciplinaria ético profesional, como

Tribunal de Ética Profesional, las investigaciones disciplinarias ético profesionales, a través del

procedimiento administrativo de carácter sancionatorio establecido en la Ley 842 de 2003, a los

profesionales bajo su control que vulneren el Código de Ética Profesional establecido en la misma.

La entidad no está adscrita, ni vinculada, a Ministerio o Departamento Administrativo alguno, cumple

funciones administrativas, expide actos administrativos y se financia con recursos propios

provenientes de las tasas que se cobran por las matrículas y certificados de inscripción profesional,

por tal motivo no recibe recursos del presupuesto nacional.

El COPNIA ejerce su función en todo el territorio nacional a través de los respectivos Consejos

Seccionales, creados para regular y dinamizar coordinadamente su función, en aplicación de la figura

jurídica de la desconcentración. Estos Consejos Seccionales no tienen autonomía funcional,

patrimonial, ni jurídica, ni pueden ser considerados como autoridad pública del orden departamental,

ya que tampoco son parte de la estructura administrativa del respectivo Departamento, aunque en

su integración participen algunos Secretarios de Despacho Departamental. Los Consejos Seccionales

y sus Secretarías, son parte de la estructura administrativa del Consejo Profesional Nacional de

Ingeniería-COPNIA y, en consecuencia, actúan como dependencias directas de éste.




Misión

Somos la autoridad pública encargada de proteger a la sociedad del inadecuado ejercicio profesional

de los ingenieros, profesionales afines y auxiliares, mediante la Autorización, Inspección, Control y

Vigilancia que se concreta, de acuerdo con las competencias otorgadas por la ley, con la inscripción

del Registro Profesional y con la función de Tribunal de Ética Profesional.

Visión

En el año 2018 el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA será reconocido en Colombia

como entidad pública de excelencia en los procesos de autorización, inspección, control y vigilancia

del ejercicio profesional de los ingenieros, profesionales, afines y auxiliares, mediante el

mejoramiento en la aplicación de tecnologías de información y comunicación, la consolidación de

relaciones interinstitucionales estratégicas y el compromiso y responsabilidad de sus funcionarios

con el servicio a la ciudadanía.

Principios

RECONOCIMIENTO: En el COPNIA confiamos en el trabajo de los funcionarios y valoramos el esfuerzo

de todos ellos para alcanzar los objetivos institucionales.

TRANSPARENCIA: En el COPNIA todas las actuaciones de los funcionarios son visibles a la ciudadanía

y al público interesado.

TRATO DIGNO: En el COPNIA los funcionarios ofrecen un trato respetuoso, justo y solidario a los

usuarios y compañeros.

Valores

RECONOCIMIENTO

GRATITUD: Me siento agradecido con la entidad que construyo día a día y con las oportunidades que

brinda para mi vida.




CONFIANZA: Creo en la palabra del otro, soy honesto al decir lo que pienso y propongo soluciones.

COMPROMISO: Cumplo con mi palabra y realizo con calidad mi trabajo haciéndome responsable de

mis actos.

TRANSPARENCIA

HONESTIDAD: Actúo de buena fe rechazando la corrupción en cualquiera de sus manifestaciones y

obro con rectitud en el manejo de los recursos públicos.

TRATO DIGNO

JUSTICIA: No discrimino y doy a los demás lo que es debido de acuerdo con sus derechos y deberes.

SOLIDARIDAD: Reconozco las necesidades de los demás y me comprometo a ayudarles con

respuestas efectivas.

VOCACIÓN DE SERVICIO: Soy consciente de que mi servicio está para ayudar a la ciudadanía.

5. MARCO LEGAL

El COPNIA, dentro del presente Manual, proyecta la comunicación como eje transversal de

la entidad, por lo cual tiene en cuenta toda la normativa vigente legal, tanto interna como

externa, aquí descrita:

Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del

derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI

2014. “Eje transversal Información y Comunicación, pág. 89-93”.

Manual 3.1 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea para Entidades del

orden nacional.

Ley 1242 de enero 05 de 2009, “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un

nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los




datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la

información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.

Resolución 3564 de 2015 por la cual se establecen los lineamientos de los estándares para

publicación y divulgación de la información.

Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014. “Por la cual se establece los lineamientos

generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 del

2009 y se dictan otras disposiciones”

El Documento CONPES 3650 de 2010 declara de importancia estratégica la implementación

de la estrategia de Gobierno en línea en Colombia.

Documento CONPES 3654 de 2010 “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a

los Ciudadanos”.

6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

De acuerdo con la Resolución No. 554 del 12 de mayo de 2015, el Consejo Profesional Nacional de

Ingeniería COPNIA adoptó las siguientes políticas de comunicación:

La Comunicación en el COPNIA, fortalece los procesos de las diferentes áreas a nivel interno y vela

porque los canales de comunicación sean efectivos para los usuarios externos.

La Comunicación en el COPNIA, es transversal a todos los procesos, conservando la interdependencia

en la elaboración del mensaje que se va a difundir y que será insumo para el plan de comunicaciones.

La Comunicación en el COPNIA, es garante del derecho constitucional a la información pública, en

todos los procesos organizacionales y de sus productos.

La Comunicación en el COPNIA, está orientada a generar resultados en los públicos internos y

externos.




7. MARCO CONCEPTUAL

La comunicación es un proceso de intercambio de información a través del cual se alcanza un

objetivo, se cumple una meta o se modifica la conducta, en este sentido es importante desarrollar

procedimientos que garanticen una comunicación asertiva, participativa y dinámica que genere

credibilidad tanto al interior como al exterior de la entidad.

8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL

La cultura organizacional se describe como el conjunto de patrones de conducta, actitudes, creencias

y experiencias que cada uno de los integrantes de la entidad aprehende para el cumplimiento de los

valores y principios institucionales.

La cultura al interior de las organizaciones está determinada por el sentido de pertenencia y el buen

clima laboral, en este sentido la participación, la inclusión, el reconocimiento y el respeto, son

elementos indispensables para la creación de una cultura que refleje al exterior lo que se vive al

interior de la entidad.

El área de Gestión Humana, con el apoyo del proceso de Comunicación, tiene a su cargo fomentar la

cultura organizacional, a través de campañas, mensajes y actividades que se vean reflejados en el

mejoramiento de las relaciones, el acercamiento de la alta dirección con los servidores, el

fortalecimiento del sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.

9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La comunicación e información en el COPNIA tienen como objetivo aportar de manera transversal el

cumplimiento de la Misión, alcanzar la Visión y lograr objetivos estratégicos institucionales.




10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Los medios de comunicación están constituidos por los diferentes canales con los que cuenta la

entidad para la divulgación de la información interna y externa.

10.1. COMUNICACIÓN INTERNA

Es un procedimiento que se lleva a cabo al interior de la entidad y que está dirigido exclusivamente

a los servidores de la organización, a través de este se dan a conocer las noticias destacadas de la alta

dirección, las actividades, eventos y campañas de las diferentes áreas, así como las convocatorias y

reconocimientos.

10.1.1. INTRANET: es una herramienta de uso exclusivo para los funcionarios de la entidad, a través

de la cual se comparte información de interés general.

Accesibilidad: se accede a través de una URL y se ingresa a los contenidos con el usuario y contraseña

institucional.

Usabilidad: Es una herramienta de lectura rápida, con información destacada, actividades, eventos,

fotografías y documentos de fácil descarga y consulta.

Contenido: en intranet se publica información de carácter interno como: noticias, mapa de procesos,

reconocimientos, eventos, Noticopnia, temas de bienestar (cumpleaños, capacitaciones),

información de las Subdirecciones y Secretarías Seccionales, también se tiene acceso a las

aplicaciones como: Invesflow, ticket, Seven, Kactus, entre otras.

Administración: la publicación y actualización de información, está a cargo del área de

Comunicaciones, cuenta con el soporte técnico y de seguridad de la información que brinda el área

de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).




10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO: el Outlook es un software que permite enviar, recibir y administrar el

correo electrónico, el calendario y los contactos. Este servicio se debe utilizar de manera institucional,

según el Manual de Identidad Corporativa.

Accesibilidad: se accede a través de la aplicación de Office.

Usabilidad: El correo electrónico de la Entidad debe ser utilizado exclusivamente para fines

institucionales y su comunicación debe ser respetuosa y asertiva. La firma establecida en el Manual

de Identidad Corporativa, se debe utilizar en todos los correos, el fondo de escritura debe ser blanco,

como viene predeterminado.

Contenido: institucional, administrado bajo la responsabilidad de cada uno de los servidores públicos.

Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada al interior de la

Entidad, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo en

cuenta que si se habla de invitaciones, actividades u otros, con fines de reserva en calendario

personal, se debe enviar con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad.

10.1.3. FONDO DE PANTALLA: Medio utilizado en los equipos de cómputo como apoyo en la

divulgación de información en campañas internas.

Contenido: institucional, con información de interés para los servidores de la entidad, de acuerdo a

los requerimiento de cada una de las áreas.

Administración: este medio estará coordinado por el área de Comunicaciones en contenido y diseño,

con el apoyo del área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para su

publicación.




10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional,

se creó el boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.

Accesibilidad: se accede a través de Intranet o a través del correo electrónico.

Usabilidad: por su contenido, es de carácter interno, su divulgación se realiza a través de Intranet y

correo institucional.

Contenido: el boletín se enviará con información de interés institucional, que requiera un despliegue

mayor.

Administración: el diseño, contenido y divulgación está a cargo de área de Comunicaciones.

10.1.5. NotiCOPNIA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional, se creó el

boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.


Usabilidad: por su contenido es de carácter interno, la divulgación se realiza a través de Intranet y


Contenido: el boletín se enviará cada dos meses con el apoyo de las diferentes áreas y Secretarías

Seccionales para adquirir la información documental y fotográfica para definir el contenido.

Administración: el diseño, contenido y divulgación está a cargo de área de Comunicaciones.

10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS: infografía digital que contiene información institucional corta,

precisa y clara.


Contenido: por su contenido es de carácter interno, la divulgación se realiza a través de Intranet y


Usabilidad: las infografías se enviarán de acuerdo a los requerimientos que realice el área

correspondiente.




Administración: el diseño, revisión y ajuste de contenido y la divulgación está a cargo del área de

Comunicaciones.

Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser diagramada, debe enviarse

con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad al área de Comunicaciones con las características

del mensaje.

10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015

Conforme a lo establecido en la norma ISO 9001:2015, y con el propósito de establecer comunicación

interna eficiente, se establecen los canales de comunicación, así como los actores involucrados en el

proceso, descritos a continuación:

¿Qué? ¿Cuándo? ¿A quién? ¿Cómo? ¿Quién?

Política de Calidad

Al ingreso Cuando se realizan modificaciones a la misma De forma permanente

A los funcionarios de la Entidad

Inducción Memorando Página web e intranet

Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento

Objetivos de Calidad





Rendición de cuentas de la eficacia del sistema de gestión de calidad

Rendición de cuentas A los funcionarios de la Entidad A la comunidad

Audiencia de rendición de cuentas

Director General

Procedimientos de los procesos

De forma permanente Cuando se realizan cambios

A los funcionarios Intranet y página web






Responsabilidades y autoridades




Área de Gestión Humana

10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: procedimiento que

permite establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación

interna en seguridad y salud en el trabajo en COPNIA.

Responsabilidades:

Responsable de SST: Vigilar que se cumpla la normatividad para la contratación y los

procedimientos de operación establecidos.

Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del

presente procedimiento.

Verificar antes de la contratación del servicio o bien el cumplimiento de los requisitos

iniciales estipulados en el presente procedimiento para los contratistas o proveedores.

Informar al responsable de seguridad y salud en el trabajo de posibles incumplimientos por

parte de los contratitas o proveedores en ítems relacionados con SST.

Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y

de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de

posibles incidentes o accidentes de trabajo.

Reportar cualquier accidente, incidente o acción insegura que se presente en el desarrollo

de las actividades del contrato, así mismo deberá participar en la investigación de accidente

e incidentes que se presenten.

Realizar las actividades estipuladas en el contrato según los parámetros y controles

operacionales en SST.

Prestar su servicio con oportunidad, honestidad y amabilidad según los requerimientos

establecidos en el contrato.

Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.




Comunicaciones Internas

Conjunto de mensajes de carácter institucional que son competencia exclusiva de los trabajadores.

Qué se debe comunicar

Dónde se genera la

información

Quién debe comunicar

A quién Medios Cómo Cuándo

Compromiso

frente al

Sistema de

Gestión:

Políticas

SST Alta dirección A todo el

personal

Virtualmente

Intranet

Comunicaciones

Internas

Página Web

Permanente

mente

Requisitos

legales

aplicables

SST: Matriz

legal

Áreas internas

interesadas

según

requisito

Reuniones

Cuando se

generen

nuevos

requisitos

legales

Comunicados

Funciones y

responsabili

dades en

seguridad y

salud en el

trabajo

SST y alta

dirección Alta dirección

A todo el

personal

Virtualmente Documento Físico

Intranet

Comunicaciones

Internas

Página Web

En la

inducción

Quejas y

Reclamos

Partes

interesada

s

Para las quejas y

reclamos

relacionadas

con el SST y

Atención al

Ciudadano para

las quejas y

reclamos de

prestación del

servicio

SST y gestores

de plan de

acción para

temas de SST y

a las áreas

pertinentes

para quejas y

reclamos por

la prestación

del servicio

Documento Físico

Formato de

Quejas,

reclamos

Cuando se

presenten

Acciones

Correctivas y

Preventivas

Todos los

procesos

Jefes o

Responsables de

los procesos

Al responsable

de aplicar plan

de acción, SST

Documento Físico

Formato de

Acciones

correctivas y

preventivas

Cuando se

presenten




10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS: es una actividad orgánica que realiza el área de Comunicaciones,

que permite tener una lectura de la imagen del COPNIA, estar informados de las noticias más

destacadas del sector de la ingeniería y anticiparse a cualquier evento que pueda afectar la imagen

de la entidad.


Dónde se genera la

información



Resultados

de las

auditorías

internas

Proceso de

Gestión

SST

Auditores Jefe o

Responsable

del proceso

auditado y

Jefe SST

Informe de

Auditoria

Interna

Después de

cada

auditoria SST

Documento Físico

Resultados

de revisiones

por la Alta

dirección

Revisión

por la

dirección

Alta dirección SST , COPASST

Documento Físico

Acta de Revisión

por la alta

dirección,

COPASST

Anualmente

Procedimien

tos de los

procesos

Todos los

procesos

Jefes o

Responsables de

los procesos

Miembros del

proceso

Documento Físico Virtualmente

Reuniones,

Divulgaciones,

intranet

Cuando se

defina un

nuevo

documento,

o cuando

surja la

necesidad

Indicadores Todos los

procesos

Jefes o

Responsables de

los procesos

Miembros del

proceso y

Director

General

Virtualmente

Reuniones,

Divulgaciones

Cuando se

defina un

nuevo

indicador, o

cuando surja

la necesidad

Actividades

o

capacitacion

es SST

SST SST Todo el

personal

Presencial Virtualmente

Cartelera, e-mail

Cuando se

programen

actividades o

capacitacion

es en SST




10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA

10.2.1. PÁGINA WEB: es una herramienta digital y electrónica que facilita la divulgación de noticias,

políticas, planes, programas, proyectos y normatividad del COPNIA, fomenta la participación

ciudadana permitiendo al usuario interactuar a través del envío de peticiones, quejas y reclamos, así

como realizar la solicitud y diligenciamiento de trámites en línea, mejorando la comunicación entre

el usuario y la entidad.

Su contenido está determinado por las siguientes variables:

Noticioso: información de interés general en actualidad, participación ciudadana, convenios, eventos

y actividades, entre otros.

Documentación y consulta: con el propósito de ser una entidad transparente y siguiendo los

lineamientos de la ley de Transparencia y acceso a la información pública, ley anticorrupción y

atención al ciudadano, se publicará información establecida por la ley tales como: documentos,

manuales, instructivos, presentaciones, informes, normograma, investigaciones, encuestas,

presupuesto, entre otros.

Administración: los contenidos, actualización y publicación están a cargo del área de Comunicaciones,

mientras que el área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, está a cargo de la

infraestructura tecnológica, respaldo y seguridad de la información y demás temas de su

competencia.

Nota 1: La información publicada en los Blogs del portal web, es responsabilidad de sus creadores o

de las personas que ellos designen, en cualquiera de los dos casos se deberá dar el crédito respectivo

en la publicación.

Nota 2: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada a través de la

página web, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo

en cuenta los siguientes parámetros:




- Publicación de informes y documentos: se deben enviar en PDF al área de Comunicaciones por

correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, cada uno de los archivos

debe contener una descripción corta y la URL donde se debe realizar la publicación.

- Publicación notas, noticias, eventos o actividades: se debe enviar la información al área de

Comunicaciones por correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación,

incluyendo la URL donde se debe realizar la publicación.

- Procesos de contratación y convocatorias: se debe enviar la información al área de Comunicaciones

por correo electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, incluyendo el número

del proceso, el objeto, la modalidad, el valor, el enlace del SECOP, la fecha de apertura del proceso y

la fecha de cierre del proceso.

Nota: Cuando la información a publicar sea de eventos o actividades donde se involucre a la

ciudadanía, entes externos, gremios o asociaciones, la información se debe enviar con mínimo 30

días de anticipación para su publicación.

- Actualización de información: se debe enviar la información al área de Comunicaciones por correo

electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad a su publicación, incluyendo la URL donde se debe

realizar la publicación.

- Eliminación de información: se debe enviar la solicitud al área de Comunicaciones por correo

electrónico con mínimo 48 horas de anterioridad, indicando el motivo, el responsable y la URL donde

se debe encuentra publicada la información.

Nota: Cuando la solicitud de eliminación de información provenga de un área diferente a la

responsable de emitirla, esta deberá tener el visto bueno del Subdirector, profesional de gestión o

profesional del área que emitió originalmente la información.




Derechos de Autor

En el portal web, los contenidos, fotografías, diseños, logotipos, imágenes, sonidos, vídeos,

animaciones, códigos fuente y cualquier creación intelectual existente, están protegidos por

derechos de autor.

En caso de requerir, para uso personal sin finalidad comercial o de distribución, la impresión, copia o

almacenamiento de contenidos, éstos deben contener los respectivos créditos a nombre del COPNIA,

o radicar por escrito una solicitud de autorización para hacer uso del material.

Importante: El COPNIA no realizará publicación de contenidos en su portal web, que contenga

lenguaje inadecuado, difamatorio, que atente contra la honra, moral, dignidad y buen nombre de la

Entidad, de la comunidad universitaria y/o de terceros, o que vaya en contra del Código Ética

Profesional de los Ingenieros, profesionales afines, auxiliares y maestros de obra.

10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS: elementos utilizados para la divulgación de información de interés

general, publicación de notificaciones, carta del trato digno al ciudadano, decálogo ético y horarios

de atención.

Su imagen debe estar conforme a lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa del COPNIA.

10.2.3. REDES SOCIALES: su uso es de carácter institucional, por medio de ellas se busca el

fortalecimiento de la interacción entre la comunidad en general y la entidad, así como incentivar la

participación ciudadana a través del uso de las nuevas tecnologías.

Accesibilidad: se accede a través de internet.

Contenido: por su contenido es de carácter interno y externo.

Usabilidad: la publicación de la información se realiza por demanda, conforme a las necesidades que

surjan.

Administración: el contenido y publicación de información está a cargo del área de Comunicaciones.




Twitter: @Copnia

Facebook: www.facebook.com/Copnia

Youtube: Consejo Profesional Nacional de Ingeniería

10.2.4. CARTAS: son instrumentos utilizados para comunicación externa, puede ser en divulgación,

solicitudes, o agradecimientos, esto con el propósito de fortalecer las relaciones públicas y generar

espacios de acercamiento con las entidades y empresas.

10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS: serán creadas teniendo en cuenta lo establecido en el

Manual de Identidad Corporativa del COPNIA. Se realizan teniendo en cuenta la normativa de

austeridad del gasto vigente. Estas piezas se deben solicitar con mínimo ocho (8) días de anticipación

al área de Comunicaciones.

Algunas piezas son: infografías, cápsulas informativas, afiches, plegables, volantes, portafolio,

carpetas corporativas, carné, señalización de áreas físicas interna y externa, pendones, exhibidores,

stand, habladores entre otros.

Nota: si se requiere diseñar y producir una publicación especial se debe solicitar con la suficiente

anticipación al área de Comunicaciones para su respectiva planeación y desarrollo.

10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL: es una herramienta que contribuye al fortalecimiento de la imagen

institucional, así como al posicionamiento y recordación en escenarios donde el COPNIA tenga

presencia, a través de éste se dan a conocer los aspectos más importantes de la entidad como es la

Misión, Visión, Valores y Principios.




10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS: es un acto público a través del cual se da a conocer a la ciudadanía,

opinión pública y demás partes interesadas, la gestión que ha realizado la Entidad durante un

periodo, destacando los logros y la ejecución presupuestal.

Anexo 1 – Estrategia de Rendición de Cuentas.

10.2.7. CHAT: Aplicativo de mensajería a través del cual se pueden realizar consultas y resolver

inquietudes. Este aplicativo es administrado por el Área de Atención al Ciudadano con el apoyo en

Infraestructura Tecnológica y Seguridad de la Información del área de Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones.

10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015

Conforme a lo establecido en la norma ISO 9001:2015, y con el propósito de establecer comunicación

externa eficiente, se establecen los canales de comunicación, así como los actores involucrados en el

proceso, descritos a continuación:


Información relativa a los productos y servicios

De manera permanente Por solicitud específica

Usuarios

Página web Canales de comunicación dispuestos: Correo electrónico, teléfono, chat, personal

Área de atención al ciudadano

Atención de las consultas o solicitudes

Por solicitud específica

Usuarios Por los canales de comunicación dispuestos


Retroalimentación de los usuarios relativas a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes


Usuarios Por los canales de comunicación dispuestos






Comunicación con los proveedores externos


Contratistas y proveedores

Por los canales de comunicación dispuestos

Supervisor de los contratos

Los procesos, productos y servicios a proporcionar

En la etapa contractual de los procesos

Proveedores externos

Página web del COPNIA SECOP

Área de Contratación

La aprobación de productos y/o servicios

Etapa contractual Proveedores externos

Actas de seguimiento Formatos de aprobación de pagos


El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por la organización


Actas de seguimiento Formatos de aprobación de pagos


Las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretenden llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo


Contrato Supervisor de los contratos

10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: procedimiento que

permite establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación

externa en seguridad y salud en el trabajo en COPNIA, así como regular y asegurar la comunicación

entre COPNIA y terceras partes en seguridad y salud en el trabajo.

Responsabilidades:

Responsable de SST: Vigilar que se cumpla la normatividad para la contratación y los

procedimientos de operación establecidos.

Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del

presente procedimiento.




Verificar antes de la contratación del servicio o bien el cumplimiento de los requisitos

iniciales estipulados en el presente procedimiento para los contratistas o proveedores.

Informar al responsable de seguridad y salud en el trabajo de posibles incumplimientos por

parte de los contratitas o proveedores en ítems relacionados con SST.

Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y

de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de

posibles incidentes o accidentes de trabajo.

Reportar cualquier accidente, incidente o acción insegura que se presente en el desarrollo

de las actividades del contrato, así mismo deberá participar en la investigación de accidente

e incidentes que se presenten.

Realizar las actividades estipuladas en el contrato según los parámetros y controles

operacionales en SST.

Prestar su servicio con oportunidad, honestidad y amabilidad según los requerimientos

establecidos en el contrato.

Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.

Mensajes emitidos por COPNIA hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o

mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y

servicios


Dónde se genera la

información



Resultado de

la evaluación

de los

proveedores

frente a los

requisitos

del sistema

de gestión

de SST

Gestión

Humana

Gestión

Humana Al Proveedor

Virtualmente Comunicación

vía e-mail

Durante el

periodo

definido para

la revaluación

de los

proveedores

Riesgos y

Peligros de

seguridad y

SST SST

A todo el

personal,

contratistas,

visitantes, y

demás

Virtualmente

Comunicación

vía e-mail,

divulgación, en

Al ingreso a las

instalaciones

de la

organización.





Dónde se genera la

información



salud en el

trabajo

partes

interesadas

inducción y re

inducción

Reglamento

de Higiene y

Seguridad

SST SST

A todo el

personal,

contratistas,

visitantes, y

demás

partes

interesadas


En la inducción y

re inducción,

cartelera,

documento

escrito

Al ingreso

como

trabajador o

contratista

Requisitos

legales y

otros

aplicables a

la

Organización

SST SST

A las partes

interesadas

conductores,

etc.

Presencial Documento físico

Jornadas de

Capacitación,

matriz legal

Cuando se

presenten

modificacione

s, o se

establezcan

nuevos

requisitos

Documento Físico

Manual del

Sistema de

Gestión ,

folletos

Objetivos,

metas y

programas

de del

Sistema de

Gestión

SST SST A todo el

personal

Virtualmente

charlas de

seguridad-

capacitaciones,

inducción y re-

inducciones

una vez al año

y/o según lo

requiera el

cumplimiento

de indicadores

Información

de

accidentes e

incidentes.

SST

SST, cuando

sean

accidentes

graves o

mortales la

alta dirección

ARL y demás

partes

interesadas

Documento Físico Registro de

reporte de la

ARL, documento

escrito

Cuando se

presente un

accidente /

incidente

Resultado y

plan de

inspecciones

SST SST Todos los

procesos

Documento Físico

Informes de

inspecciones

Cuando se

desarrollan

inspecciones

Políticas SST

y otras

políticas

SST SST A todo el

personal

Virtualmente

Comunicación

vía e-mail,

divulgación,

inducción ,

una vez al año,

Cada vez que

modifiquen o

se requiera





Dónde se genera la

información



Documento Físico

charlas ,

inducciones y re

inducciones,

documento

escrito

Procedimien

tos

operativos,

instructivos

y manuales

SST SST A todo el

personal


socialización y

charlas de

seguridad ,

cartillas de SST,

inducción y re

inducción

Cada año ,

cada vez que

se modifiquen

o se requiera

Resultados

de la

comunicació

n y

participación

SST SST A todo el

personal


vía email-

charlas-

carteleras

Cada vez que

se reporte en

una tarjeta

contacto

Gestión del

Cambio SST SST

A todo el

personal

según

corresponda


socialización y

charlas de

seguridad ,

intranet,

cartillas de SST,

inducción y re

inducción,

Documento

escrito

Cada vez que

se genere un

cambio que

afecte al

sistema como

está

estipulado en

el

procedimiento

de la gestión

del cambio

Información

solicitada

por entes de

control en

temas de

SST

(Ministerios)

SST Alta dirección

Ente de

control

respectivo

Documento Físico Documento

escrito

Cada vez que

lo solicite el

ente de

control





Dónde se genera la

información



Actividades

o

capacitacion

es SST

SST Alta dirección Todo el

personal


Cartelera, e-mail

Cuando se

programen

actividades o

capacitaciones

en SST

10.2.10. VOCEROS: El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería tiene como voceros oficiales al

Presidente del Consejo o su delegado y el Director General de la entidad, serán ellos los encargados

de delegar la función en otras personas cuando sea necesaria una declaración o entrevista en medios

de comunicación.

Este procedimiento es acompañado por el área de Comunicaciones.

11. PÚBLICO

Es la persona receptora del mensaje de comunicación que se emita por el COPNIA.

11.1. PÚBLICO INTERNO

Servidores públicos: personal que presta sus servicios a la entidad.

Consejo Nacional: es el colectivo de la Alta Dirección de la Entidad. En su seno se decide, entre otros

temas, la plataforma estratégica y se delibera sobre los procesos disciplinarios en segunda instancia.

Consejo Seccional: es el colectivo de representatividad departamental o regional. Se establece y se

conforma según la Ley 842 de 2003; resuelve mediante actuaciones de primera instancia

contravenciones al Código de Ética Profesional del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines

y de sus profesiones auxiliares.




11.2. PÚBLICO EXTERNO

Es todo ciudadano que puede interactuar con la Entidad, pero que no tiene una relación directa con

ella.

Profesionales matriculados.

Profesionales de ingeniería, profesiones afines y profesiones auxiliares.

Contratistas.

Proveedores.

Ministerios Públicos del Gobierno Nacional.

Consejos

Gremios

Asociaciones.

Organizaciones de egresados de las diferentes universidades.

Gobiernos territoriales.

Universidades públicas y privadas del país que en sus programas de formación profesional

ofrezcan ingeniería o programas afines a la ingeniería, que sean competencia del COPNIA.

Instituciones de formación técnica o tecnológica en profesiones auxiliares a la ingeniería, que

sean competencia del COPNIA.

Entes de control del Estado.

Control de cambios

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Enero /14 Primera emisión

2 Abril/15

Actualización del Manual de Comunicaciones en los siguientes contenidos:

Políticas de comunicaciones

Se separó del Manual de Identidad Corporativa

Se crearon otros canales de comunicación interna y externa




No. Fecha Descripción del cambio o modificación

Se actualizó el marco conceptual

3 Julio/16 Se realizó la actualización en el contenido de las Redes Sociales

4 Octubre/17

Se actualizan la normatividad de comunicación

Se actualizó la información de Intranet

Se actualizó la información del correo electrónico

Se actualizó la información de los fondos de pantalla

Se actualizó la información de boletín COPNIA al día

Se actualizó la información de NotiCOPNIA

Se actualizó la información de cápsulas informativas

Se incluyó la información de comunicaciones en seguridad y salud en

el trabajo

Se actualizó la información de página web

Se incluyó la información de derechos de Autor

Se actualizó la información de redes sociales

Se actualizó la información de piezas gráficas publicitarias

Se incluyó la información de Comunicaciones en el Sistema de

Gestión de la Calidad ISO 9001:2015

LUIS RICARDO MORANTES AFRICANO GLORIA MATILDE TORRES CRUZ RUBEN DARIO OCHOA ARBELAEZ

PROFESIONAL ESPECIALIZADO ÁREA DE COMUNICACIONES

SUBDIRECTORA DE PLANEACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

DIRECTOR GENERAL

ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ

manual de comunicaciones - copnia.gov.co€¦ · 10.2.3. redes sociales ... manual de...

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