manual de config fm

Business Blueprint

Business Blueprint

FM – Administração do Orçamento

Equipe de Projeto

Conteúdo

Business Blueprint EVOLUCAO

PROJETO EVOLUÇÃO - ZAMPROGNA....................................................................................................................3

1 CENÁRIOS EMPRESARIAIS......................................................................................................................................31.1 FM - Administração do Orçamento...............................................................................................................3

1.1.1 Unidades organizacionais.........................................................................................................................................31.1.1.1 Funds Management - Próposito......................................................................................................................31.1.1.2 Sistema de Administração de Orçamento (SAO) - BCS...............................................................................41.1.1.3 Integração com Outros Módulos.....................................................................................................................51.1.1.4 Estrutura Organizacional do Sistema - Geral...............................................................................................71.1.1.5 Código da Empresa (Company Code)............................................................................................................81.1.1.6 Área de Administração Financeira.................................................................................................................91.1.1.7 Moeda da Área de Administração Financeira.............................................................................................10

1.1.2 Dados mestre...........................................................................................................................................................111.1.2.1 Estrutura do Orçamento................................................................................................................................111.1.2.2 Centros Financeiros.......................................................................................................................................131.1.2.3 Itens Financeiros.............................................................................................................................................181.1.2.4 Plano de Estrutura do Orçamento................................................................................................................23

1.1.3 Processos empresariais...........................................................................................................................................241.1.3.1 Elaboração do Orçamento.............................................................................................................................241.1.3.2 Revisões de Orçamento..................................................................................................................................271.1.3.3 Liberações de Orçamento..............................................................................................................................281.1.3.4 Categorias de Orçamento..............................................................................................................................291.1.3.5 Controle de Disponibilidades........................................................................................................................301.1.3.6 Regras de Derivação.......................................................................................................................................391.1.3.7 Encerramento Anual......................................................................................................................................411.1.3.8 Sistema de Informação...................................................................................................................................43

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Projeto Evolução - HHH

1 Cenários empresariais

1.1 FM - Administração do Orçamento

1.1.1 Unidades organizacionais

1.1.1.1 Funds Management - Próposito

Business Blueprint - Estrutura Organizacional

Equipe: FM – Administração do OrçamentoNome Função /Empresa DataABC ABC

Funds Management – Administração do Orçamento

Propósito

O componente Administração do Orçamento do SAP ECC 6.0, conhecido como FM – Funds Management, é um componente do módulo “Administração do Setor Público”, utilizado para criar, controlar e administrar atividades relacionadas ao orçamento empresarial (budgets)

O propósito da Administração de Orçamento é orçar todas as rendas e despesas para áreas individuais de responsabilidade, controlar transações de capitais futuros conforme o orçamento distribuído, executando ações de alerta ou bloqueio de operações sempre que determinadas faixas de percentuais de um valor orçado for atingida. Pode-se, ainda, adaptar o orçamento para mudanças em suas condições entrando novos lançamentos, suplementos, retornos, e transferências.

Além do controle de valores orçados, o sistema por manter históricos das operações realizadas, permite a emissão de relatórios e extração de informações, permitindo a comparação entre orçado e realizado, alem de outras informações com finalidades gerenciais e de controle.

Basicamente, as tarefas de controle Administração de orçamento compreendem: Orçar todas as despesas de áreas de responsabilidade individuais,

denominadas centros financeiros; Supervisionar movimentos futuros de recursos financeiros com base no

orçamento disponível e evitar orçamentos excedidos. O equilíbrio financeiro da empresa, através da comparação de valores de

compromisso e valores reais com o orçamento atual.

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1.1.1.2 Sistema de Administração de Orçamento (SAO) - BCS



Sistema de administração de orçamento (SAO) - BCS

A versão do ECC 6.0 do sistema SAP traz evoluções significa no sistema de Administração de Orçamento. Nas versões anteriores o componente utilizava a ferramenta denominada “Elaboração do orçamento clássica (FBS), mas a partir desta versão é disponibilizada a ferramenta “Sistema de Administração de Orçamento (SAO) ou do inglês Budget Control System (BCS).

O SAO ou BCS é projetado para permitir ajustes mais flexíveis e específicos para todas as funções importantes de Administração de Orçamento.

As funções desta ferramenta sustentam orçamento planejando, execução orçamentária e permitem monitorar a disponibilidade de capitais, entre outras funcionabilidades.

A ferramenta do componente FM – Funds Management que será utilizada neste projeto é a SAO – Sistema de Administração de Orçamento (BCS).

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1.1.1.3 Integração com Outros Módulos


Equipe: FM – Administração do OrçamentoNome Função /Empresa Data

Integração com outros módulos

O componente de administração de orçamento é completamente integrado com outros componentes do Sistema SAP ECC 6.0, especialmente com a utilização da ferramenta “Sistema de Administração de Orçamento (BCS)”. Os componentes a serem integrados dependem dos requisitos específicos de cada organização, no entanto um requisito básico para o uso da Administração de Orçamentos é integração com o componente General Ledger (FI-GL).

Integrando o componente de Gerenciamento de Materiais (MM) e a Administração de Orçamentos (FM) você poderá reproduzir e monitorar uma transação da elaboração de requisição de compra até o recebimento da fatura do fornecedor, por exemplo.

O sistema de SAP ECC 6.0 permite que você crie um complexo vínculo, ainda que flexível, entre os dados básicos em Administração de Orçamento e dados básicos em outros componentes do sistema.

Estes vínculos tornam o trabalho de entrada de dados mínimo. Entrar um vínculo com FM manualmente em outros componentes é uma tarefa opcional. O sistema pode derivar os dados de FM necessários, automaticamente para as operações relevantes em outros componentes no momento dos lançamentos.

A integração também assegura que todos os dados que você precisa para execução orçamentária estarão disponíveis no componente de Administração de Orçamentos sem a necessidade de entrada de dados adicionais.

O componente de Administração de Orçamentos pode ser integrado com todos os componentes listados na tabela abaixo. Fica a critério da empresa, decidir quais componentes terão reflexos no módulo FM.

Integração RequisitoFI - Contabilidade financeira Lançamentos na conta do Razão Contabilidade do Razão (FI-GL) Contas a pagar Contabilidade de Contas a Pagar (FI-AP) Contas a receber Contabilidade de Contas a Receber (FI-AR) Lançamentos de imobilizado Administração do imobilizado (FI-AA) Despesas de viagem Administração de viagens (FI-TV ou PA-TV);

Administração de pessoal (PA-PA).CO – Controlling

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Rateio real Transferência de partida individual

real Transferência de custos primários

reais Distribuição real Alocação indireta de atividade Apropriação de custos de ordem Delimitação de custos reais Alocação real de atividade

Controlling de custos indiretos (CO-OM)

MM - Administração de materiais Requisição de compra Pedidos de compra

Compras (MM-PUR) Serviços externos (MM-SRV)

Entrada de mercadorias Saída de mercadorias

Administração de estoques (MM-IM)

Entrada de faturas Revisão de faturas (MM-IV)PM - Manutenção Ordens de manutenção Processamento de manutenção (PM-WOC)

PS - Sistema de projetos Redes Estruturas operativas (PS-ST-OPR)

SD - Vendas e distribuição Faturamento Vendas (SD-SLS)

Expedição (SD-SHP) Faturamento (SD-BIL)

HR - Recursos humanos Cálculo das folhas de pagamento Cálculo das folhas de pagamento (PA-PY)

Administração de pessoal (PA-PA)

Para informações detalhadas sobre os dados de outros componentes que serão atualizados em Administração de Orçamento, para o cenário da 1234, consultar o item .8.1 – Operações – Controle de Disponibilidades.

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1.1.1.4 Estrutura Organizacional do Sistema - Geral


Equipe: FM – Administração do OrçamentoNome Função /Empresa Data

ABC

Estrutura Organizacional do Sistema - Geral

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1.1.1.5 Código da Empresa (Company Code)



Código da Empresa (Company Code)

O projeto de implantação do SAP ECC 6.0 para a empresa abc S/A foi dividida em duas ondas. Na primeira onda, quando da configuração do módulo FI-GL foi definido como Código da Empresa (Company Code) a sigla 1234, em referência ao nome fantasia da empresa HHH.

O código da empresa 1234 será mantido para a segunda onda. Portanto, a Área de Administração Financeira, do componente FM a ser criada conforme item seguinte (2.1.3) será atribuído a este código de empresa.

Código Descrição

1234 HHH S.A

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1.1.1.6 Área de Administração Financeira



Área de Administração Financeira:

A Área de Administração Financeira (AAF) é a Unidade Organizacional central do componente Administração de Orçamentos (FM) no SAP ECC 6.0, onde são armazenadas, entre outras coisas, as informações referentes aos Centros Financeiros e Itens de Orçamento.

Unidades Organizacionais são elementos da estrutura lógica do Sistema SAP ECC 6.0. As unidades organizacionais fornecem uma estrutura para funções de negócios e são usados em relatórios e cadastros de dados mestres.

É através da Área de Administração Financeira que se atribuí uma estrutura de Administração de Orçamentos a uma Empresa (Company Code – Unidade Organizacional central de FI) e a uma Área de Contabilidade de Custos (Unidade Organizacional Central de CO).

Por definição, é possível vincular mais de uma Empresa a mesma Área de Administração Financeira. Neste projeto será criada uma área de Administração Financeira e esta será atribuída a empresa 1234.

A Área de Administração Financeira a ser atribuída a empresa 1234 será criada conforme definido abaixo:

Código Descrição

AOA1 Administração de Orçamento 1234

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1.1.1.7 Moeda da Área de Administração Financeira



Moeda da Área de Administração Financeira:

Ao entrar um movimento em FM via integração, por exemplo, quando criando um documento em FI, o sistema tem que determinar uma área de Administração Financeira de poder transferir os dados para Administração de Orçamentos. A fim de fazer isto, você deve definir como a área de Administração Financeira relevante deve ser derivada.

A área de Administração Financeira é derivada da Unidade Organizacional da Contabilidade Financeira (FI), através da atribuição da Área de Administração Financeira ao código da empresa.

Por este motivo, a moeda corrente de cada código de companhia atribuída a uma Área de Administração Financeira deve combinar com a moeda corrente da Área de Administração Financeira.

A moeda corrente da empresa é a de código 10 – BRL, portanto a moeda da Área de Administração Financeira a ser criada deverá ser obrigatoriamente a 10 – BRL.

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1.1.2 Dados mestre

1.1.2.1 Estrutura do Orçamento

Business Blueprint – Dados MestresCenário: FM – Administração do Orçamento

Equipe: FMNome Função / Empresa DataABC ABC 25/08/2008

Estrutura do Orçamento

A estrutura do orçamento representa a estrutura funcional e organizacional de uma empresa do ponto de vista da Administração de orçamentos. É a base para o planejamento e da execução do orçamento.

Seus principais componentes são:

Centros Financeiros

Itens Financeiros

Plano de Estrutura de Orçamento (PEO)

A Estrutura de Orçamento básica a ser utilizada pela Empresa esta abaixo demonstrada:

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Os Centros Financeiros, da ótica da Estrutura de Orçamento, são considerados como Unidades Organizacionais;

Os Itens Financeiros, da ótica da Estrutura do Orçamento, são considerados como Unidades Operacionais.

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1.1.2.2 Centros Financeiros



Centros Financeiros

Os Centros Financeiros são unidades organizacionais dentro de uma Área de Administração do Orçamento que representa a estrutura de um empreendimento, em áreas de responsabilidade do orçamento, na forma de uma hierarquia. Os centros financeiros respondem a pergunta básica: “Quem irá gastar o recurso e/ou quem gastou?”

O registro mestre de um Centro Financeiro contém importantes informações, como o código do Centro Financeiro, nome e a descrição do centro financeiro, responsável pelo centro financeiro, nível dentro de uma hierarquia, etc.

Os Centros Financeiros mantêm relação direta com os centros de custos existentes em CO – Controlling. O sistema SAP ECC 6.0 possuí ferramentas para derivar automaticamente dos centros de custos o centro financeiro para todo lançamentos que exigir estes tipos de classificação. Por este motivo, há a necessidade de manter-se coerência entre centros de custos e centros financeiros. Assim, sempre que um centro de custo for criado, deve-se atribuí-lo a um centro financeiro já existente ou deve-se criar um novo centro financeiro para receber os lançamentos com esta nova classificação.

O Sistema suporta criação dos Centros Financeiros ano-dependente ou ano-independente. Um centro de custo ano-independente é criado informando-se um período de validade que pode se estender por diversos anos, enquanto um ano-dependente apenas é valido para um único ano, criando-se, portanto a necessidade de criação ou cópia do Centro Financeiro para o próximo ano. Conforme vimos anteriormente o Centro Financeiro guarda uma relação direta com os Centros de Custos, e como os Centros de Custos foram definidos como ano-independente na primeira Onda do Projeto, este será o critério utilizado para a criação dos Centros Financeiros. Portando fica definido que os Centros de Custos serão criados como ano-independente.

Hierarquia de Centros Financeiros

Os Centros Financeiros de uma Área Financeira de FM podem ser configurados em uma hierarquia de nível múltiplo para representar a estrutura da organização. Uma

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hierarquia de Centros Financeiros é criada no sistema como uma variante de hierarquia.

Pode-se criar varias Hierarquias de Centros Financeiros, para cada área de Administração Financeira, no entanto cada ano fiscal poderá ser vinculado a apenas uma Hierarquia de Centros Financeiros. Uma vez atribuída uma Hierarquia de Centros de Financeiros a um ano fiscal esta configuração não poderá ser mais modificada. Obrigatoriamente todos os Centros de Custos constantes da Variante de Hierarquia devem possuir o ano fiscal a que ser quer atribuir dentro do seu período de validade.

No topo de uma Estrutura de Centros Financeiros sempre há apenas um Centro Financeiro Superior. Usa-se a Hierarquia de Centros Financeiros para representar as unidades organizacionais (áreas de responsabilidade, departamentos, projetos) de uma organização.

A estrutura hierárquica dos Centros Financeiros de uma Área Financeira de FM é representada em uma variante de hierarquia conforme demonstrado no exemplo abaixo:

Hierarquia de Centros Financeiros - Estrutura

Uma Variante de Hierarquia de Centros de Financeiros pode ser copiada e sofrer alterações, como por exemplo, a exclusão ou adição de Centros Financeiros. A Hierarquia copiada e alterada pode então ser atribuída a um novo ano fiscal sem que isto interfira em outros anos que possuírem outra Hierarquia de Centros Financeiros já atribuídos.

Se houver necessidade de modificação na estrutura da Hierarquia ou de movimentação de valores entre Centros Financeiros é preciso rodar um programa que reestruture a Hierarquia. Durante esse ajuste os usuários ficam sem acesso a funções do SAP que envolvam o módulo de FM.

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Com base na necessidade de reorganização descrita acima, definiu-se criar a Hierarquia atribuindo-se todos os Centros Financeiros a um único Centro Financeiro Superior. Neste caso a organização dos Centros Financeiros em níveis para fins de relatório se dará através da utilização de Grupos de Centros Financeiros.

Grupo de Centros Financeiros

Os Centros Financeiros podem ser organizados de forma estruturada em Grupos de Centros Financeiros para fins de relatórios. A utilização de Grupo de Centros Financeiros pode suprimir a necessidade de estruturação em níveis hierárquicos dos Centros Financeiros em Hierarquia de Centros Financeiros (conforme demonstrado no item anterior).

Esta opção reduz a complexidade de manutenção da Hierarquia de Centros Financeiros e reduz a necessidade de reestruturação sempre que se alterar valores de orçamentos ou realocar um Centro Financeiro para uma nova estrutura na Hierarquia.

Portanto fica definido que da mesma maneira que em CO-Controlling foram utilizados Grupos para estruturar centros de custos e centros de lucros, a ferramenta Grupos de Centros de Financeiros será utilizada estruturar os Centros Financeiros para fins de relatório.

Manutenção do dado mestre – Centros Financeiros

Na Empresa, o departamento responsável pela manutenção dos Dados Mestres de Centros Financeiros é o Setor de Controladoria. A manutenção de Dados Mestres de Centros Financeiros pode ser divididas nas seguintes atividades:

Criação de novos Centros Financeiros; Modificação de campos de um Centro Financeiro existente; Exibição de dados mestre de um Centro Financeiro; Eliminação de Centros Financeiros; Alteração do período de validade de um Centro Financeiro.

Criação de novos Centros Financeiros

O Centro Financeiro é criado, inicialmente, informando-se uma chave de até 16 caracteres alfanumérico que o identificará em todos os processos que este for necessário. Os Centros Financeiros possuem a relação de 1 para “N” com os Centros de Custos, isto significa que um Centro Financeiro pode estar relacionado a um ou mais Centros de Custo.

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Da mesma forma que definido para a criação dos Centros de Custos em CO - Controlling, os Centros Financeiros devem ser criados respeitando-se a seguinte estrutura de codificação:

Os Centros Financeiros administrativos e comerciais terão relação de 1 para 1 (1 Centro Financeiro é composto por 1 centro de custo). Manterão o mesmo código do centro de custo do CO incluindo-se no final o código CF.

Os Centros Financeiros industriais terão relação de:1 Centro Financeiro para 1 centro de custo e1 Centro Financeiro para vários centros de custos

Modificação de campos de um Centro Financeiro Existente

A maioria dos campos de um registro Mestre de um Centro Financeiro pode ser alterado, no entanto, não é possível alterar:

Código alfanumérico que representa o nome do Centro Financeiro A Área Financeira de FM atribuída ao Centro Financeiro quando da sua criação

Exibição de dados mestre de um Centro Financeiro

O registro Mestre de um Centro Financeiro pode ser exibido a qualquer momento através de transações especificas. Da transação de exibição pode se chamar a transação para modificação de dados mestres de Centros Financeiros.

Eliminação de Centros Financeiros

Para eliminar um Centro Financeiro, alguns pré-requisitos devem ser atendidos:

Não existência de nenhum Centro Financeiro de nível mais baixo atrelado ao Centro Financeiro;

Não existência de previsão orçamentária para o Centro Financeiro; Não existência de lançamentos para o Centro Financeiro;

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O Centro Financeiro não pode estar atribuído a uma estrutura orçamentária

Se todos os pré-requisitos acima forem atendidos, a eliminação pode ser efetuada através da transação especifica para esta finalidade.

Alteração do período de validade de um Centro Financeiro

Para Centros Financeiros ano-independente, o sistema entra o período de validade 1900 até 2999 automaticamente de maneira padrão e não é possível mudar isto.

No entanto é possível criar sub-intervalos de validade para o Centro Financeiro. Se qualquer modificação no Centro Financeiro for processada, o sistema automaticamente gera subintervalos para o Centro Financeiro sem modificar a sua validade inicial. Isto torna o cadastro de Centro Financeiro muito preciso com relação a intervalos temporais evitando perda de histórico. Os subintervalos são listados como períodos de analise e podem ser chamados a qualquer momento quando se verifica o dado mestre do Centro Financeiro.

O gráfico abaixo demonstra a diferença de dados de um Centro Financeiro entre os períodos de análise criados (sub-intervalos), durante a validade do Centro Financeiro:

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1.1.2.3 Itens Financeiros



Itens Financeiros

Os Itens financeiros ou Itens de orçamento representam o agrupamento funcional de um empreendimento dentro de uma área de Administração do Orçamento (área FM). Os itens correspondem às contas contábeis de gastos do módulo FI-GL do SAP ECC 6.0 e as classes de custos primárias do módulo CO. Um item financeiro pode ainda representar uma conta patrimonial de FI-GL, mesmo que isto não seja muito comum, pois geralmente o objetivo de FM é controlar orçamentos de despesas. Os Itens Financeiros respondem a pergunta básica: “O que será gasto ou o que foi gasto?”

Há dois tipos de Itens Financeiros:

Itens de Compactação, para fins de totalização Itens de Classificação Contábil

Enquanto os Itens de Classificação Contábil se caracterizam por poderem ser orçados e lançados, os de compactação podem ser orçados, mas não podem ser lançados.

O registro mestre dos itens Financeiros contém informações importantes, como o código do Item Financeiro, nome e a descrição do Item Financeiro, o item de orçamento superior, se o Item Financeiro aceita lançamentos, Item Financeiro superior caso esteja dentro de uma hierarquia, além de outros parâmetros importantes.

Os Itens Financeiros mantêm relação direta com as contas contábeis de FI-GL e com as classes primarias de custos existentes em CO-Controlling. O sistema SAP ECC 6.0 possuí ferramentas para derivar automaticamente das contas contábeis e/ou classe primarias de custos o Item Financeiro para todo lançamento que exigir este tipo de classificação. Por este motivo, há a necessidade de manter-se coerência entre contas contábeis, classes primarias de custos e Itens Financeiros. Assim, sempre que uma conta contábil for criada, deve-se atribuí-la a um Item Financeiro já existente ou deve-se criar um novo Item Financeiro para receber os lançamentos com esta nova classificação.

O sistema suporta criação dos Itens Financeiros ano-dependente ou ano-independente. Um centro de custo ano-independente é criado informando-se um período de validade que pode se estender por diversos anos, enquanto um ano-dependente apenas é valido para um único ano, criando-se, portanto a necessidade de criação ou cópia do Item Financeiro para o próximo ano. Conforme vimos anteriormente o Item Financeiro

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guarda uma relação direta com as contas contábeis e classes primarias de custos, e como ambas foram definidos como ano-independente na primeira Onda do Projeto, este será o critério utilizado para a criação dos Itens Financeiros. Portando fica definido que os Itens Financeiros serão criados como ano-independente.

Hierarquia de Itens Financeiros

Em uma Área Financeira de FM é possível organizar Itens Financeiros em hierarquias de Itens Financeiros de maneira prática e estruturada. Pode-se definir as características do Item Financeiro superior em uma hierarquia de Itens Financeiros para que esta receba Itens Financeiros subordinados para que seja possível montar a hierarquia.

Usam-se Itens Financeiros que são marcados como não diretamente lançáveis para sumarizar Itens Financeiros marcados como diretamente lançáveis. Itens Financeiros diretamente lançáveis formam portanto o nível mais baixo em uma hierarquia de Itens Financeiros.

A hierarquia de Itens Financeiros, apesar de obrigatória, pode ser usada da maneira mais básica, ou seja, criando-se apenas um Item Financeiro superior e atribuindo-se todos os demais a este Item Superior.A utilização de Hierarquias de Itens Financeiros pode causar alguns transtornos como a necessidade de manutenção constante, necessidade de reestruturação sempre que se modifica alguma característica, ou mesmo quando se transfere orçamento de um Item Financeiro para outro e principalmente pela falta de flexibilidade quando se precisa mudar a estrutura de Itens Financeiros de uma ano para outro. Por este motivo opta-se em utilizar a Hierarquia de Itens Financeiros básica, com todos os Itens Financeiros que recebem lançamentos subordinados a um único Item Financeiro Superior, configura como ano-não dependente e atribuída a Área Financeira AOA1.

A estrutura dos Itens Financeiros para fins de relatórios será feita através da ferramenta “Agrupamento de Itens Financeiros” demonstra no próximo item.

Grupo de Itens Financeiros

Os Itens Financeiros podem ser organizados de forma estruturada em Grupos de Itens Financeiros para fins de relatórios. A utilização de Grupo de Itens Financeiros pode suprimir a necessidade de estruturação dos Itens Financeiros em Hierarquia de Itens Financeiros (conforme demonstrado no item anterior). Assim, pode-se apenas criar a Hierarquia de Itens Financeiros atribuindo-se todos os Itens Financeiros a um único Item Financeiro Superior. Neste caso a organização dos Itens financeiros para fins de relatório se dará através da utilização de Grupos de Itens Financeiros.

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Esta opção reduz a complexidade de manutenção da Hierarquia de Itens Financeiros e reduz a necessidade de reestruturação sempre que se pretende alterar valores de orçamentos ou realocar um Item Financeiro para uma nova estrutura na Hierarquia.

Portanto fica definido que da mesma maneira que em CO-Controlling foram utilizados Grupos estruturar centros de custos e centros de lucros, a ferramenta Grupos de Itens Financeiros será utilizada para estruturar os Itens Financeiros para fins de relatório.

Manutenção do dado mestre – Itens Financeiros

Na Empresa, o departamento responsável pela manutenção dos Dados Mestres de Itens Financeiros é o Setor de Controladoria. A manutenção de Dados Mestres de Itens Financeiros pode ser divididas nas seguintes atividades:

Criação de novos Itens Financeiros; Modificação de campos de um Item Financeiro existente; Exibição de dados mestre de um Item Financeiro; Eliminação de Itens Financeiros; Alteração do período de validade de um Item Financeiro.

Criação de novos Itens Financeiros

O Item Financeiro é criado, inicialmente, informado-se uma chave de até 10 caracteres alfanumérico que o identificará em todos os processos que este for necessário. Como os itens financeiros mantém relação direta com as contas contábeis de FI-GL e com as classes primárias de CO, fica definido que os Itens Financeiros seguirão a mesma numeração utilizada para estes dados mestres acrescido de “IF” no final, para identificação do código como Item Financeiro.

Os Itens Financeiros possuem a relação de 1 para “N” com as contas contábeis e com as classes primarias de custos, isto significa que um Item Financeiro pode estar relacionado a uma ou mais contas contábeis ou classes primarias de custos.

Todas as contas contábeis e classes primarias de custos devem obrigatoriamente atribuídas a um Item Financeiros. Para as contas que não se deseja controle de orçamento, como a maioria das contas patrimoniais, deverá ser atribuído Item Financeiro genérico denominado “Dummy”.

Os itens financeiros que terão controle pelo módulo FM estão na tabela abaixo:

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Os Itens financeiros que não serão controlados pelo módulo FM estão na tabela abaixo:

Modificação de campos de um Item Financeiro Existente

É possível alterar a Denominação e a Descrição de um Item Financeiro, para os demais campos do cadastro é necessário verificar o seguinte para que seja possível a alteração:

Não é possível fazer mudanças nos dados de cabeçalho (chave, ano fiscal, Área Financeira de FM) ou mudar os “flags” “Lançável Diretamente” ou “Não Lançável Diretamente” indicadores em um Item Financeiro.

Se um valor de orçamento já foi atribuído para o Item Financeiro ou atualizações ou lançamentos foram feitos, não será possível mudar a Transação Financeira, o Item Financeiro superior na Hierarquia, o Tipo de Item Financeiro ou “flag” indicador de Item Financeiro estatístico.

Exibição de dados mestre de um Item Financeiro

O registro Mestre de um Item Financeiro pode ser exibido a qualquer momento através de transações especificas. Da transação de exibição pode se chamar a transação para modificação de dados mestres de Itens Financeiros.

Eliminação de Itens Financeiros

Para eliminar um Item Financeiro, alguns pré-requisitos devem ser atendidos:

- Eliminando um Item Financeiro criado como “Não lançável diretamente”:

Nenhum orçamento foi alocado para o Item Financeiro; Não existe nenhum Item Financeiro subordinado na variante de hierarquia

padrão ou em quaisquer das outras variantes.

- Eliminando Item Financeiro criado como “Lançável diretamente: O Item Financeiro não esta atribuído em nenhum dado mestre de FI-GL (contas

contábeis); O Item Financeiro não esta atribuído em nenhum dado mestre de CO (classes

primarias); Nenhum orçamento foi alocado para o Item Financeiro;

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Nenhuma atualização de orçamento ou valores de compromissos foi lançada para o Item Financeiro;

Não existe nenhum Item Financeiro subordinado na variante de hierarquia padrão ou quaisquer das outras variantes

Se todos os pré-requisitos acima forem atendidos, a eliminação pode ser efetuada através da transação especifica para esta finalidade.

Alteração do período de validade de um Item Financeiro

Para Itens Financeiros ano-independente, o sistema entra o período de validade 1900 até 2999 automaticamente de maneira padrão e não é possível mudar isto. O campo que contem estas informações não é visível.

Portanto não é possível alterar o período de validade de um Item Financeiro criado como ano-independente.

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1.1.2.4 Plano de Estrutura do Orçamento



Plano de Estrutura do Orçamento

O Plano de Estrutura de Orçamento é uma combinação do agrupamento das estruturas organizacionais, ou seja, de Centros Financeiros. Nela, as combinações de Centros financeiros e Itens Financeiros que vão suportar valores de orçamento são feitas.

Depois de executada de todas as combinações, a estrutura de orçamento é válida como definida e apenas as combinações efetuadas podem ter valores de orçamentos atribuídos a elas.

Fica definido que serão atribuídos a cada Centro Financeiro todos os Itens ou agrupamentos de Itens Financeiros criados e que sofrerão controle de disponibilidade de recursos indicados pelos usuários-chave do projeto, independentemente de serem, de fato, passíveis de orçamento ou não.

Um Plano de Estrutura de Orçamento é ano-dependente, ou seja, deve-se criar um novo plano de Estrutura de Orçamento para cada novo ano fiscal, no entanto, pode-se copiar um Plano de Estrutura de orçamento de um ano para outro, alterá-lo e utilizado no novo ano.

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1.1.3 Processos empresariais

1.1.3.1 Elaboração do Orçamento

Cenário: FM – Administração do Orçamento

Processo: Elaboração do Orçamento

ElaboradoNome: Função no projeto Empresa Data

ABC Consultor Funcional FM Abc 25/08/2008

Elaboração do Orçamento

Orçamento da empresa

Objetivo

Descrever as atividades de elaboração do orçamento, análise orçamentária e acompanhamento dos valores orçados e realizados, bem como o estabelecimento de responsabilidades no processo.

Abrangência

Aplica-se ao orçamento nas unidades da empresa:

Forma de obtenção dos dados para elaboração

As premissas de negócios que norteiam o desenvolvimento do orçamento constam do planejamento estratégico anual. Estas premissas estabelecem os recursos e os objetivos da organização. A partir destas informações são desenvolvidos os módulos orçamentários, tais como: vendas, produção, compras, pessoal, gastos gerais, investimentos e financeiro.

A elaboração do orçamento anual segue o cronograma elaborado no mês de setembro do ano anterior pela Diretoria de Controladoria – Gerência de Orçamento, o qual é aprovado pela Diretoria até o dia 31 de dezembro do mesmo ano (anterior ao orçamento). As principais etapas do cronograma são:

Orçamento de Vendas;

Orçamento de Produção;

Orçamento de Compras (Matéria-Prima e Insumos);

Orçamento de Pessoal;

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Orçamento de Gastos Gerais e Orçamento de Gastos Gerais de Produção;

Orçamento de Investimentos;

Orçamento Financeiro.

O resultado da compilação dos dados permite uma análise detalhada da projeção do Balanço Patrimonial, do Fluxo de Caixa e do Resultado do Exercício. Estes resultados são analisados pela Controladoria e submetidos à aprovação da Presidência e do Conselho de Administração.

Após a aprovação, o orçamento poderá ser incluído no Plano de Orçamento do sistema SAP ECC 6.0.

Fluxograma de elaboração e aprovação do orçamento

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Inclusão de valores do Plano de Orçamento no sistema

Após o processo de elaboração do orçamento, discussão e aprovação especificados no item anterior, é necessária a entrada dos valores orçados para os Centros Financeiros e Itens Financeiros definidos no Plano de Estrutura de Orçamento.

A entrada de valores de Orçamento é feita através de documentos de entrada orçamentária criados através de transações especificas do sistema SAP EC 6.0.

Os documentos de entrada orçamentária contem um cabeçalho que contem todos os dados do processo orçamentário que se esta incluindo.

Os documentos de entrada orçamentária podem ser criados em massa, por exemplo, quando se transfere informações constantes em uma planilha Excel em layout especifico contendo os dados necessários para criação do documento, ou ainda, podem ser criados de forma seletiva em processamento individual.

Importação de valores para a Elaboração de Orçamento

Através da integração com a ferramenta MS Excel, é possível a entrada de valores para a Elaboração de Orçamento do sistema SAP ECC 6.0. O sistema possui as seguintes opções:

MS Excel com interface no SAP ECC 6.0

Neste modo o MS Excel substituí a tela de entrada do sistema SAP. Isto habilita o uso do SAP com funções do MS Excel.

Montagem do Plano Orçamentário no MS Excel com upload de dados para o SAP ECC 6.0

Neste modo a elaboração do Plano de Orçamento pode ser elaborado de forma descentralizada em múltiplas planilhas do MS Excel, em um ou mais computadores sem conexão com SAP ECC 6.0. As planilhas criadas podem então ser importadas e combinadas via upload no sistema SAP. Os dados carregados poderão ainda ser editados usando as funções de elaboração de orçamento do sistema SAP.

As planilhas do MS Excel devem estar em um layout compatível com o aceito e configurado no SAP

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1.1.3.2 Revisões de Orçamento


Processo: Revisões de Orçamento



Revisões de Orçamento

Revisões Orçamentárias são ajustes efetuados sobre o Orçamento Inicial. O sistema SAP ECC 6.0 prove soluções para revisão orçamentária.

Os três principais processos de Revisões de orçamento são:

Suplemento de Orçamento (aumento de orçamento);

Devoluções de Orçamento (redução de orçamento);

Transferências de Orçamento;

O Orçamento Atual (saldo de orçamento) disponível será sempre o resultado das operações de Orçamento Inicial, mais Suplementos de Orçamento, Subtraído das Devoluções de Orçamento, somando ou subtraindo as Transferências de Orçamento.

As operações de Revisão de Orçamento serão executadas pelo setor de Controladoria, mediante processo de autorização e revisão orçamentária, conforme fluxo de processo demonstrado abaixo:

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1.1.3.3 Liberações de Orçamento


Processo: Liberações de Orçamento



Liberações de Orçamento

Conforme visto no item Elaboração do Orçamento, o controle do Orçamento da Empresa é feito de forma Anual, ou seja, os valores orçados para cada centro financeiros compreendem a previsão orçamentária para o ano inteiro, portando o controle de disponibilidade é executado de forma anual.

No entanto, apesar de os valores orçados serem anuais, o sistema SAP ECC 6.0 inclui ferramenta para Liberação de Orçamento que pode ser usada para liberar valores do orçamento anual por partes, inclusive por períodos mensais, por exemplo.

A ferramenta, no entanto, permite a liberação total ou parcial dos valores orçados conforme a necessidade da empresa..

As liberações podem ser expressas em percentual ou em montantes absolutos, baseando-se no orçamento atual, isto é, o orçamento original modificado por suplementos, devoluções e transferências.

É possível fazer tantas liberações quanto se desejar e também a qualquer momento, desde que elas não sejam superiores ao orçamento anual registrado.

Apenas valores de Orçamento liberados podem ser utilizados. Assim, mesmo que exista valores anuais Orçados, não havendo a liberação o valor não estará disponível para utilização, trancando portanto qualquer processo que necessidade de valores Orçamentários.

Importante ressaltar que as operações de liberações no FM são feitas manualmente ou com auxilio de programas de carga.

As liberações efetuadas são cumulativas, ou seja, a liberação efetuada em um período soma-se as liberações efetuadas em períodos anteriores e o total liberado é sempre a soma de todas as liberações efetuadas.

Definições

Fica definido que a empresa usará a ferramenta de Liberações de Orçamento para controle e liberação de Orçamento de forma mensal. Ou seja, serão definidos 12 períodos de liberações. Assim, haverá a necessidade da execução de Liberações Orçamentárias mensais.

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1.1.3.4 Categorias de Orçamento


Processo: Categorias de Orçamento



Categorias de Orçamento

Orçamento de Obrigações e de Pagamentos

O Sistema SAP ECC 6.0 pode trabalhar com até duas Categorias de Orçamento:

9G – Orçamento de Obrigações

9F – Orçamento de Pagamentos

As categorias de orçamento recebem valores de orçamento de forma independente e conseqüentemente administrar orçamentos também de forma independente.

As etapas de cada processo que mantém integração com FM e que devem “sensibilizar” cada uma das categorias de orçamento são configuráveis.

Orçamento de Obrigações

O Orçamento de Obrigações controlará os processos de solicitações de compra, pedidos, entradas físicas de mercadorias e todo e qualquer etapa inicial de processos que resultaram em gastos. Conceitualmente o orçamento de obrigações evita que processos que resultaram em gastos sejam iniciados sem que exista a disponibilidade orçamentária para tal.

O Orçamento de Obrigações será utilizado para apurar quanto a empresa assumiu de obrigações durante o período orçamentário.

Orçamento de Pagamentos

O Orçamento de Pagamentos controlará os processos que resultam no reconhecimento final de valores a pagar, como uma entrada de fatura de fornecedor. Conceitualmente o orçamento de pagamentos pode ser utilizado para controlar o fluxo de pagamentos e a disponibilidade de caixa da empresa.

O Orçamento de Obrigações será utilizado para apurar quanto a empresa efetuou de pagamentos no período orçamentário.

Definições

As duas categorias de orçamento serão utilizadas no projeto, sendo que ambos receberão os mesmos valores de orçamento e terão liberações de recursos idênticas em cada período.

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As etapas de cada processo que devem sensibilizar cada um das categorias de orçamento utilizadas serão descridas em tópico especifico.

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1.1.3.5 Controle de Disponibilidades


Processo: Controle de Disponibilidades



Controle de Disponibilidades

Usando a ferramenta de Controle de Disponibilidade da Administração de Orçamento do SAP ECC. 6.0, é possível monitorar a disponibilidade de valores no Orçamento.

O Controle de Disponibilidade possui ferramentas flexíveis onde é possível configurar parâmetros e valores para o Orçamento consumível e liberações de orçamento e compará-los com quantidades consumidas, seja de compromisso ou lançamentos reais dentro de um processo orçamentário.

É possível definir limites de tolerância de consumo do orçamento, assim, se o consumo orçamentário alcança um dos limites de tolerância especificados na parametrização, isto pode ativar atividades do sistema, por exemplo, bloqueando lançamentos acima do limite orçamentário.

Portanto, o Controle de Disponibilidade é feito através de dois importantes conceitos:

Operação – Momento em que o componente FM deverá verificar a existência de Orçamento e emitir mensagem de aviso ou não

Ação – É o tipo de aviso que o usuário irá receber

Os dois conceitos serão tratados em sub-tópicos específicos abaixo:

Operações - Controle de Disponibilidades

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No Controle de Disponibilidades as Operações representam o momento em que o componente FM deverá verificar a existência de Orçamento e para qual categoria de Orçamento (Orçamento de Obrigações ou de Pagamentos) e se deverá emitir mensagem de aviso ou não.

Os momentos de verificação podem ser parametrizados e como as operações que sensibilizam o orçamento geralmente encontram-se em outros componentes do sistema, os efeitos serão verificados diretamente na origem.

As operações que devem ser verificadas em cada componente integrado com FM serão demonstradas abaixo:

Integração com Contabilidade Financeira - FI

Transações de lançamentos efetuados no componente FI – Contabilidade Financeira são atualizadas no componente FM – Administração do Orçamento. As seguintes transações contábeis são relevantes para atualização em FM.

Lançamentos Contábeis – FI-GL:

Transação Relevante para FM Categoria de Orçamento

Lançamento contábil real Sim Obrigação e Pagamento

Lançamento contábil pré-editado no lcto. Sim Obrigação e Pagamento

Estorno de lançamento Sim Obrigação e Pagamento

Compensação Não -

Cancelamento de compensação Não -

Contas a Pagar – FI-AP:


Entrada direta de fatura em FI-AP Sim Obrigação e Pagamento

Partidas memo Não -

Saída de pagamento Não -

Compensação de pagamento Não -

Transferências internas Não -

Adiantamento a fornecedor Não -

Entrada de Razão Especial Não -

Contas a Receber – FI-AR:

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Entrada direta de fatura em FI-AR Não -

Partidas memo Não -

Entrada de pagamento Não -

Compensação Não -

Cancelamento de compensação Não -

Entrada de Razão Especial Não -

O Fluxo de pagamento de FI está abaixo representado:

Integração com Controle Patrimonial – FI-AA

Transações de lançamentos efetuados no componente FI-AA - Contabilidade Patrimonial são atualizadas no componente FM – Administração do Orçamento. As seguintes transações são relevantes para atualização em FM.

Contas a Receber – FI-AR:


Compra com fornecedor direto em FI-AA Não -

Transferências de imobilizado Não -

Venda com receita e cliente Não -

Venda com receita sem cliente Não -

Baixa sem receita Não -

Entrada para imobilizado em andamento Não -

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Ativação de imobilizado em andamento Não -

Depreciação mensal Não -

Integração com Gerenciamento de Material – MM

Transações de lançamentos efetuados no componente MM – Gerenciamento de Materiais, são atualizadas no componente FM – Administração do Orçamento. O componente MM representa ao maior porta de entrada de gastos e conseqüentemente de consumo de orçamento.

As seguintes transações são relevantes para atualização em FM.


Requisição de compra Sim Obrigação

Pedido de compra Sim Obrigação

Recebimento físico de material (Migo) Sim Obrigação e Pagamento

Recebimento fiscal (Miro) Sim Obrigação e Pagamento

Gerenciamento de inventário Não -

Reserva de materiais Sim Obrigação

Consumo de materiais de estoque Sim Obrigação e Pagamento

Transferências de materiais Não -

Fluxo do processo de compra e Controle de Disponibilidade no componente MM – Gerenciamento de Materiais:

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O Fluxo de reserva de material do estoque para consumo está abaixo representado:

Controle de Disponibilidade no Orçamento de Obrigações:

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Se houvesse alteração de valores em alguma das etapas, a verificação de disponibilidade ajustaria automaticamente o Orçamento Disponível.

Controle de Disponibilidade no Orçamento de Pagamentos:

Integração com Controladoria – CO

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Transações de lançamentos efetuados no componente CO – Controladoria são atualizadas no componente FM – Administração do Orçamento. As seguintes transações são relevantes para atualização em FM.


Rateio real Sim Obrigação e Pagamento

Transferência de partida individual real

Sim Obrigação e Pagamento

Transferência de custos primários reais

Sim Obrigação e Pagamento

Distribuição real Sim Obrigação e Pagamento

Alocação de custos de ordem Sim Obrigação e Pagamento

Apropriação de custo de ordem Sim Obrigação e Pagamento

Delimitação de custos real Sim Obrigação e Pagamento

Alocação real de atividade Sim Obrigação e Pagamento

Integração com Vendas e Distribuição – SD

Apesar de as transações de lançamentos efetuados no componente SD – Vendas e Distribuição, serem atualizadas no componente FM – Administração do Orçamento, esta ferramenta não será utilizada neste projeto.Integração com Gerenciamento de Manutenção – PM

Não aplicável, o componente não será implementado.

Integração com Gerenciamento de Projetos – PS

Não aplicável, o componente não será implementado.

Integração com Gerenciamento da Recursos Humanos – HR

Não aplicável, o componente não será implementado

Ações - Controle de Disponibilidades

No Controle de Disponibilidades as Ações representam os tipos de aviso que o usuário irá receber sempre que determinados limites de tolerância de consumo da disponibilidade orçamentária for atingida.

As ações são parametrizadas para cada tipo de operação que foi configurada como um momento de verificação de disponibilidade.

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Uma quebra de qualquer limite de tolerância aciona a ação definida neste limite. Abaixo um exemplo de esquema de ações, na qual foram configurados 3 tipos de alerta para cada nível de consumo orçamentário:

As Ações de alerta são configuradas de maneira padrão para todas as operações que possuem integração com FM. Portanto, uma vez configurada a ação de alerta será emitida em todas as situações de lançamentos com integração em outros módulos. Os alertas que representam aviso ao usuário é emitido na tela da transação de entrada no componente de origem onde se esta executando o lançamento. No caso de Correio Eletrônico (Alerta 2) a mensagem é enviada via ferramenta Business Workplace do SAP, ou seja, é uma mensagem para o e-mail interno do SAP sem possibilidade de envio para endereço externo. O usuário que receberá o e-mail é o que estiver indicado como responsável no cadastro do Centro Financeiro que superou o limite de tolerância.Importante notar, que o e-mail será enviado tantas vezes quantas forem as operações efetuadas que superem o limite de tolerância indicado. Assim, por exemplo, se o limite de tolerância dor 90%, o e-mail será enviado quando se lançar um operação que faça a consumo orçamentário atingir 90,01%, se outro lançamento fizer o consumo orçamentário atingir 91% outro e-mail será enviado, e assim sucessivamente até a próxima faixa de tolerância.

Importante notar que apesar de as ações de alerta configuradas serem padrão para todas as operações, é possível indicar em transação especifica de parametrização, regras de exceção. Isso é muito útil quando se deseja que o sistema não emita um determinado alerta para uma combinação especifica de Centro Financeiro e Item Financeiro. O sistema ainda manterá as informações de orçamento previsto e realizado para esta combinação, apesar de não emitir alertas aos usuários.

Definições para o Projeto:

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– Alerta 1 – Após ultrapassar XX% do liberado;

– Alerta 2 – Após ultrapassar YY% do liberado;

– Alerta 3 – Após ultrapassar 100,01% do liberado.


Para a empresa, serão configurados de maneira padrão os seguintes limites de tolerância e tipo de alerta padrão para as operações que mantém integração com o componente FM.

Número % Tolerância Ação

Alerta 1 > 80% do Orçamento Liberado

Aviso em tela ao usuário

Alerta 2 > 90% do Orçamento Liberado

Aviso em tela ao usuário e e-mail do SAP ao responsável

Alerta 3 > 100,01% do Orçamento Liberado

Sistema rejeita o lançamento com aviso em tela

Exceções - Controle de Disponibilidades

Via de regra todas as operações que envolvem desembolso devem ser controladas. No entanto, algumas das operações, por sua natureza ou mesmo impossibilidade de controle, devem ser controladas apenas de forma estatística.

Contas de Resultado:A relação das combinações de Centros e Itens financeiros que não que não sofreram controle ou orçamentário ou que serão registradas apenas de forma estatística para fins de relatório do componente FM encontra-se item 3.3.3.1 Criação de Novos Itens financeiros.

Contas Patrimoniais:Via de regra as contas patrimoniais não sofrerão controle orçamentário diretamente por FM – Administração do Orçamento, devido a sua natureza e por terem a sua origem muitas vezes em contas de resultado. Ainda assim, com relação a alguns grupos de contas patrimoniais julgamos necessárias as seguintes considerações:

- Contas de Estoque: Serão controladas pelo processo de MRP e para as que possuem consumo para Centro de Custo ou Ordem Interna de CO, o controle orçamentário via FM se dará no momento da aplicação.

- Contas de Imobilizado: As compras para imobilização terá controle orçamentário, pois todas serão feitas via Ordem Interna de CO que conterá os valores orçamentários

- Contas de Clientes: Não sofrerá controle orçamentário via FM, apenas acompanhamento dos resultados via CO.

- Contas de Fornecedores: Não sofrerá controle orçamentário via FM diretamente na conta. Para as que tiverem como contrapartidas contam de despesa o controle se dará nestas contas, já as que possuem contrapartida em estoques terão controle nas contas de estoque conforme indicado em item anterior.

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- Movimentação Bancária: Não sofrerá controle orçamentário via FM. Sua movimentação é controlada através das transações especificas de FI.

- Demais contas: Não sofrerão controle orçamentário via FM. Casos específicos serão tratados ao decorrer do processo quando necessário o controle.

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1.1.3.6 Regras de Derivação


Processo: Regras de Derivação



Regras de Derivação

Para que uma operação seja gravada por integração no componente de Administração de Orçamento – FM, é obrigatório que o lançamento receba uma completa vinculação com FM através da combinação de Centro Financeiro e Item Financeiro.

Todas as operações relevantes para FM a combinação de Centro Financeiro e Item Financeiro necessária pode ser atribuída automaticamente através da ferramenta de Derivação do componente FM.

A ferramenta de Derivação utiliza-se de informações de outros objetos, por exemplo, centro de custo, conta contábil, ordem interna, centro de distribuição, para determinar o Centro Financeiro e/ou Item Financeiro para a operação que esta sendo lançada.

A atribuição automática do objetos de vinculo com FM efetuada pela ferramenta de derivação minimiza o esforço de entrada manual destas informações nas operações de lançamento.

Os valores derivados aparecem como valores padrão, no entanto estes valores podem ser alterados antes da conclusão do lançamento (gravar).

Anteriormente, citamos que os Centros Financeiros guardam relação direta com os Centros de Custos e Ordens Internas, portanto regras de derivação serão configuradas para preencher automaticamente o Centro Financeiro em Operações em que estes objetos sejam requeridos.

Também citamos que os Itens Financeiros guardam relação direta com as Contas Contábeis e Classes primarias de CO, portanto regras de derivação serão configuradas para preencher automaticamente o Centro Financeiro em Operações em que estes objetos sejam requeridos. O Item Financeiro, no entanto, pode ser preenchido automaticamente através da atribuição diretamente no registro mestre de contas contábeis.

As Regras de Derivação que serão configuradas na implementação do componente FM esta descrito nos Itens: 3.2 Centros Financeiros e 3.3 Itens Financeiros.

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Para as operações que não possuem informado objetos que permitam a derivação (lançamento que não recebem centro de custos ou ordem interna) será atribuído o Centro Financeiro “Dummy” que não esta programado para executar Controle Orçamentário, visto que o controle para estes processos se da´ra por ferramentas de aprovação e liberação existentes no componente de origem. No entanto, será mantido registro estatístico no componente FM.

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1.1.3.7 Encerramento Anual


Processo: Encerramento Anual



Encerramento Anual

Esta ferramenta do componente de Administração do Orçamento FI-FM, habilita diversas funcionabilidades para a preparação e execução das operações de encerramento anual, sendo as principais:

- Transferência de compromissos pendentes;- Transferência de orçamentos não consumidos (orçamento residual) no ano para o ano seguinte;

As operações de encerramento anual também são usadas para exibição de valores orçados e orçamentos consumidos em cada período.

Como as operações de encerramento efetuadas em outros módulos, como por exemplo, o encerramento contábil em FI-GL (Contabilidade Geral) quando efetuados após o encerramento de FM, não tem influência e nem integração com o componente FM, é recomendado que os encerramentos dos outros componentes sempre sejam executados antes do encerramento de FM.

Caso não se pretenda efetuar a transferência de Orçamento Residual ou Compromissos Pendentes para um novo ano fiscal, basta não executar as operações

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Ano fiscal encerrado Novo Ano fiscal

Orçamento Residual

Compromissos Pendentes

Compromissos Pendentes

transportados de ano fiscal encerrado

Orçamento Residual transportado de ano

fiscal encerrado


de Encerramento Anual. Nestes casos, os valores de Orçamento Residual permaneceram no ano fiscal anterior e não poderão então ser usados no novo ano fiscal. É preciso levar em consideração também que os Compromissos Pendentes quando realizados no novo ano fiscal não consumirão orçamentos de mesma categoria da entrada do compromisso no mesmo ano, mas consumirão orçamento de uma categoria diferente da original. (por exemplo, uma fatura entrada para uma ordem de compra do ano anterior não consumira orçamento de obrigações, mas consumira orçamento de pagamento).

Há, ainda, a possibilidade de se configurar quais os tipos de dados que devem ser transportados para o novo ano fiscal.

É possível também transportar para o novo exercício apenas o Orçamento Residual necessário para a cobertura de compromissos pendentes. Pode-se também selecionar quais compromissos pendentes devem ser transportados para o novo ano fiscal.

Finalmente o Encerramento Anual é executado de forma independente para categoria de orçamento .

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1.1.3.8 Sistema de Informação


Processo: Sistema de Informação



Sistema de Informação

O sistema de informação do componente de Administração do Orçamento – FM, é usado para analisar as transações de negócios relevantes para FM. Isto significa que é possível, por exemplo, gerar avaliações do orçamento (como valores orçados e valores liberados), utilização dos valores orçados (reais e valores de compromissos) e o orçamento residual (orçamento ainda disponível) para cada categoria de orçamento.

É possível usar os diversos relatórios padrão disponibilizados pelo sistema ou mesmo criar relatórios para fins específicos através da utilização de ferramentas existentes no sistema.

Pode-se analisar todas as informações interativamente diretamente após a entrada no sistema SAP ECC 6.0 e rastrear a origem de cada lançamento a partir dos relatórios, pela função drill down, chegando até o nível de documento.

Os componentes que são necessários dependem de do tipo de avaliação que se quer executar:

Relatórios de Dados Mestre:- Propiciam uma visão geral dos dados mestres criados;- Determinam quais combinações de dados mestre possuem orçamento;- Demonstram a atribuição de Itens Financeiros às contas contábeis de FI-GL;- Representação gráfica da hierarquia de Centros e Itens Financeiros;- Representação gráfica da estrutura de orçamento

Relatórios de Totais:- Avaliação de valores de orçamento anual e valores liberados por período;- Avaliação de operações ou lançamentos que ajustam ou consomem

orçamento;- Exibição dos déficits orçamentários e complementos orçamentários;- Avaliação de valores compromissados e valores reais.

Relatórios de Partidas Individuais:- Relação de documentos de entrada de orçamento;- Relação de documentos de alteração de orçamento;

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- Relação de documentos de compromisso e realizados;- Relação de documentos de compromisso e realizado que consumiram orçamento;

Relatórios de Visões Periódicas:- Relação de totais de orçamento versus totais de compromisso/realizado;- Relação de Itens de orçamento versus itens de compromisso/realizado;

Relatórios de Encerramento Anual:- Compromissos e orçamento transportados;- Compromisso transportado executado em teste;- Orçamento pré-determinado para transporte;

Alem dos relatórios padrão disponibilizado pelo sistema, informações podem ser obtidas de acordo com as necessidades especificas da empresa através do componente BW – Business Warehouse do SAP ECC 6.0.

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manual de config fm

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