MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

CONCEPTOS GENERALES

Definiciones Función y objetivos La Contabilidad como sistema Principios Contables

INVENTARIOS

Teoría de la invariabilidad del Capital La “Igualdad del Inventario”

LA CUENTA

Tratamiento contable de las cuentas Tecnicismo y clasificación de las cuentas Tipos de cuentas Análisis de las cuentas Plan de cuentas

SISTEMA CONTABLE JORNALIZADOR

Tipos de libros necesarios Libro Diario Libro Mayor o de Cuentas Corrientes Balances

CONCEPTOS ELEMENTALES DEL ANÁLISIS FINANCIERO

Análisis Financiero Relaciones Básicas con el Análisis Financiero

LEGISLACIÓN LABORAL

Relación Jurídico - Laboral La Jornada de Trabajo Remuneraciones Protección a la Maternidad Término de la Relación Laboral

CONCEPTOS GENERALES

Considerando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administración y de la Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión.

Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos básicos de la contabilidad, centrará su enseñanza en el material didáctico y participación del alumno en el desarrollo de situaciones y casos prácticos que deberá resolver.

Se planteará en éste una pequeña reseña de los Objetivos, función y finalidad de la Contabilidad, para luego hacer un breve paso por la documentación mercantil y bancaria que son los documentos que registran los hechos económicos históricos ocurridos en la empresa y que se consolidan como la base de los registros contables elaborados posteriormente en los sistemas de contabilidad que llevará la institución.

Seguidamente, se entregarán los Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables básicos que conduzcan a la elaboración, análisis e interpretación de Estados Financieros, finales, como son los Estados de Resultados de una empresa.

DEFINICION DE CONTABILIDAD

Es una técnica auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La información que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organización.

Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.

FUNCIONES

Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ej. La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando.

Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa Ej. Ver el crecimiento de la empresa en cinco años.

Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ej. Costo – beneficio.

Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ej. Ver con qué dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.

Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ej. IVA, Renta, etc.

Legal, conocer los artículos del código de comercio, código sustantivo de trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ej. Salud, AFP, etc.

OBJETIVO

Generar y comunicar información útil de tipo cuantitativo para la oportuna toma de decisiones de los diferentes usuarios externos de una organización económica.

LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA

Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Exacta

Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros)

Verdadera y fidedigna

Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.

Clara

La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.

Referida a un nivel

Elaborada según el destinatario.

Económica

Con un costo inferior al beneficio que reporta.

Oportuna

Que esté disponible al momento en que se requiera su información.

PRINCIPIOS CONTABLES

Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptación general. Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que descansan las normas.

Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios. A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que son determinados por las características del medio ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.

Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.

Entidad Contable: Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.

Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, los cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera.

Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.

Período de Tiempo: Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.

Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto de devengado.

Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios

se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.

Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.

Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.

Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.

Dualidad Económica: La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos.

Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si.

Objetivos Generales de la Información Financiera: La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada.

Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos delante a que se refiere.

INVENTARIOS

ECUACIÓN DEL INVENTARIO

Toda empresa se inicia con un inventario, denominado INVENTARIO INICIAL: “Es un listado detallado de los bienes y deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su actividad comercial”. Está compuesto por ACTIVO, PASIVO y CAPITAL.

Fórmula de la igual del inventario es:

Las deudas o PASIVO, pueden clasificarse en:

SIMPLES1)Legales: impuestos,2)Imposiciones previsionales

DOCUMENTADAS1) Letras2)Pagarés

CON GARANTÍA1) Contrato con Garantía Hipotecaria.2) Contrato con Garantía Prendaría.

TEORÍA DE INVARIABILIDAD DEL CAPITAL

Según esta teoría, el Capital debe permanecer invariable a fin de determinar su incremento o disminución en el transcurso de un período operacional de la empresa.

De esta forma, una empresa podrá comparar su Capital Inicial con el Capital Final y determinar si:

Capital Inicial < Capital Final = Utilidad

Capital Inicial > Capital Final = Pérdida

Recordar

El Capital aumenta con las utilidades; disminuye con las pérdidas.

Como el Capital no puede variar, se habilitan dos tipos de cuentas:

a) De pérdidas

b) De ganancias.

LA CUENTA

“Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica.”

Ejemplo:

Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada “Caja”. Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco.”

TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS “CUENTAS”

Se representa por una T. esquemática que tiene dos partes:

DEBE y HABER

Los que sólo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.

CONCEPTOS

Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos. Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos. La suma de los cargos se llama: débitos La suma de los abonos se llama: créditos La diferencia entre débitos y créditos se llama saldo. Cuando los débitos son mayores, se llama saldo deudor. Cuando los créditos son mayores, se llama saldo acreedor. Cuando débitos y créditos son iguales, se dice que la cuenta está

saldada.

TECNICISMO Y “CLASIFICACIÓN” DE LAS CUENTAS

a) CUENTAS DE ACTIVO

Cuando se aumentan, se cargan, Cuando se disminuyen, se abonan.

b) CUENTAS DE PASIVO

Cuando disminuyen se cargan, cuando aumentan se abonan.

C) CUENTAS DE RESULTADO

Cuando hay perdidas se cargan, cuando hay ganancias se abonan.

Ganancias > perdidas = utilidad del ejercicio

Ganancias < perdidas = perdidas del ejercicio

TIPOS DE CUENTAS

CUENTAS DEL ACTIVO

Caja Bancos Mercancías Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de entrega o de reparto Maquinaria Depósitos en garantía Gastos de instalación Papelería y útiles Propaganda o publicidad Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

CUENTAS DEL PASIVO

Proveedores Acreedores Letras por pagar Cuentas por pagar Préstamos bancarios Impuestos por pagar Impuesto único Impuesto retenido Capital Sueldos por pagar Arriendos por pagar

CUENTAS DE RESULTADO

RESULTADO PÉRDIDAS

Gastos generalesSuelos pagadosLeyes socialesImpuestos pagadosDescuentos concedidos

Intereses pagadosCostos de ventasArriendos pagadosRecargos

RESULTADOS GANANCIAS

VentasIntereses cobradosDescuentos obtenidosRecargos cobradosArriendos cobradosSueldos cobradosHonorarios cobradosArriendos cobrados pagados

Las cuentas de Activo, si tienen saldo, éste siempre será Deudor. Las cuentas de Pasivo, si tienen saldo, éste siempre será Acreedor Las cuentas de Pérdida, tendrán saldo deudor. Las cuentas de Ganancias, tendrán saldo acreedor.

PLAN DE CUENTAS

Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.

Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la

empresa.

Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.

El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: primer digito

Grupo: los dos primeros dígitos

Cuenta: los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: los seis primeros dígitos

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS

LIBROS DE COMERCIO

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar:

ART. 125 Libros Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y

e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros de comercio se prohíbe:

Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

ART. 126 Registro de los libros Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

LIBRO DIARIO

Consta de dos columnas: debe y haber, las que al sumarlas, siempre deberán totalizar iguales, respondiendo al principio contable de la partida doble. Y una

destinada a la descripción. Las anotaciones que se registran en éste, se llaman asientos o partidas contables.

Características:

a) Numeración correlativa; fecha cronológicab) Cuentas deudoras (son las que registran “cargos”)c) Cuentas acreedoras (las que registran “abonos)d) Cargos valorizados (Debe); Abonos valorizados (Haber)e) Glosa: breve explicación de la operación comercial que se registra

Tipos de Asientos Asiento simple: consta de una cuenta deudora y una cuenta acreedora Asiento compuesto: una o más cuentas deudoras y acreedoras.

Ejemplo:

ART. 130.Libro de accionistas y similares Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

ART. 131.— Libros de actas Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

ART. 132.— Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

ART. 133 Exhibición de libros Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste hubiere designado expresamente para el efecto.Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente económico, éste puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale.En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:1. Lo que se pretende probar.1. La fecha aproximada de la operación.2. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante.

BALANCE GENERAL

Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo. conformado por Activos, Pasivos y Patrimonio.

El Balance de una empresa proporciona una de las fuentes de información más relevantes para el análisis financiero. De aquí se desprende la urgente necesidad de los empresarios y ejecutivos de entender y comprender la información entregada por el Balance, y no limitarse a cumplir sólo porque disposiciones legales exigen su presentación.

El análisis financiero, a través de algunos índices financieros permitirá controlar la marcha de la empresa desde la perspectiva de las finanzas, permitiendo ejercer acciones correctivas que reviertan o que no causen inestabilidad en su funcionamiento normal.

Análisis Financiero

El análisis financiero es el estudio que se hace de la información contable, mediante la utilización de indicadores y razones financieras.La contabilidad representa y refleja la realidad económica y financiera de la empresa, de modo que es necesario interpretar y analizar esa información para poder entender a profundidad el origen y comportamiento de los recursos de la empresa.La información contable o financiera de poco nos sirve si no la interpretamos, si no la comprendemos, y allí es donde surge la necesidad del análisis financiero.Cada componente de un estado financiero tiene un significado y en efecto dentro de la estructura contable y financiera de la empresa, efecto que se debe identificar y de ser posible, cuantificar.Conocer el porqué la empresa está en la situación que se encuentra, sea buena o mala, es importante para así mismo poder proyectar soluciones o alternativas para enfrentar los problemas surgidos, o para idear estrategias encaminadas a aprovechar los aspectos positivos.Sin el análisis financiero no es posible haces un diagnóstico del actual de la empresa, y sin ello no habrá pautar para señalar un derrotero a seguir en el futuro.Muchos de los problemas de la empresa se pueden anticipar interpretando la información contable, pues esta refleja cada síntoma negativo o positivo que vaya presentando la empresa en la medida en que se van sucediendo los hechos económicos.Existe un gran número de indicadores y razones financieras que permiten realizar un completo y exhaustivo análisis de una empresa.Muchos de estos indicadores no son de mayor utilidad aplicados de forma individual o aislada, por lo que es preciso recurrir a varios de ellos con el fin de hacer un estudio completo que cubra todos los aspectos y elementos que conforman la realidad financiera de toda empresa.

El análisis financiero es el que permite que la contabilidad sea útil a la hora de tomar las decisiones, puesto que la contabilidad si no es leía simplemente no dice nada y menos para un directivo que poco conoce de contabilidad, luego el análisis financiero es imprescindible para que la contabilidad cumpla con el objetivo más importante para la que fue ideada que cual fue el de servir de base para la toma de decisiones.

Antes de comenzar a determinar las razones y su uso, es importante que el empresario conozca la clasificación que tiene las cuentas de Activo y Pasivo.

ACTIVOS CORRIENTES

Se entiende por activos corrientes aquellos activos que son susceptibles de convertirse en dinero en efectivo en un periodo inferior a un año. Ejemplo de estos activos además de caja y bancos, se tienen las inversiones a corto plazo, la cartera y los inventarios.Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.

Caja Bancos Inversiones Clientes Inventarios

ACTIVOS NO CORRIENTES

maquinaria y equipo vehículos construcciones y edificaciones terrenos

PASIVOS CORRIENTES

Los pasivos corrientes hacen referencia a los pasivos que la empresa debe pagar en un plazo igual o inferior a un año.Los pasivos de una empresa se clasifican en aquellos pasivos a largo plazo y los pasivos a corto plazo, esto es aquellas deudas que son exigibles en un corto plazo, que son los que se conocen como pasivos corrientes.

El pasivo es un componente de la estructura financiera muy importante de toda empresa, puesto que con el pasivo es que por lo general se financia el capital de trabajo que requiere la empresa para operar, por lo que la empresa debe administrar muy bien esos pasivos.

Para que la empresa pueda hacer una correcta administración de sus pasivos, es preciso que los clasifique adecuadamente, en especial aquellos a corto plazo,

para que pueda programar su pago y así no entrar en una eventual mora que le pueda cerrar las puertas a futuras financiaciones.

Los pasivos corrientes son por lo general una fuente de financiación de bajo costo financiero. Por ejemplo es posible conseguir que los proveedores le vendan mercancías a crédito a 30 o incluso 90 días sin cobrar financiación, por lo que se debe cuidar este tipo de concesiones.

Es por esa razón y otras muchas, que la empresa debe identificar con exactitud sus pasivos corrientes para que pueda dentro de su planeación y su presupuesto, atenderlos adecuadamente, administrarlos de forma eficiente.

CLASIFICASION DE LOS INDICES FINANCIEROS

RAZONES DE LIQUIDEZ

Las razones de liquidez permiten identificar el grado o índice de liquidez con que cuenta le empresa y para ello se utilizan los siguientes indicadores:

Capital neto de trabajo. Se determina restando los activos corrientes al pasivo corriente. Se supone que en la medida en que los pasivos corrientes sean menores a los activos corrientes la salud financiera de la empresa para hacer frente a las obligaciones al corto plazo es mayor.

Índice de solvencia. Se determina por el cociente resultante de dividir el activo corriente entre el pasivo corriente (activo corriente/pasivo corriente). Entre más alto (mayor a 1) sea el resultado, más solvente es la empresa.

Prueba ácida. Es un índice de solvencia más exigente en la medida en que se excluyen los inventarios del activo corriente. (Activo corriente – Inventarios)/pasivo corriente. Consulte: Prueba acida.

Rotación de inventarios. Indicador que mide cuanto tiempo le toma a la empresa rotar sus inventarios. Recordemos que los inventarios son recursos que la empresa tiene inmovilizados y que representan un costo de oportunidad. Consulte: Rotación de inventarios.Rotación de cartera. Es el mismo indicador conocido como rotación de cuentas por cobrar que busca identificar el tiempo que le toma a la empresa convertir en efectivo las cuentas por cobrar que hacen parte del activo corriente. Consulte: Rotación de cartera. Las cuentas por cobrar son más recursos inmovilizados que están en poder de terceros y que representan algún costo de oportunidad.

Rotación de cuentas por pagar. Identifica el número de veces que en un periodo la empresa debe dedicar su efectivo en pagar dichos pasivos (Compras anuales a crédito/Promedio de cuentas por pagar)

RAZONES DE ENDEUDAMIENTO

Las razones de endeudamiento permiten identificar el grado de endeudamiento que tiene la empresa y su capacidad para asumir sus pasivos. Entre los indicadores que se utilizan tenemos:

Razón de endeudamiento. Mide la proporción de los activos que están financiados por terceros. Recordemos que los activos de una empresa son financiados o bien por los socios o bien por terceros (proveedores o acreedores). Se determina dividiendo el pasivo total entre el activo total.

Razón pasivo capital. Mide la relación o proporción que hay entre los activos financiados por los socios y los financiados por terceros y se determina dividiendo el pasivo a largo plazo entre el capital contable.

RAZONES DE RENTABILIDAD

Con estas razones se pretende medir el nivel o grado de rentabilidad que obtiene la empresa ya sea con respecto a las ventas, con respecto al monto de los activos de la empresa o respecto al capital aportado por los socios. Los indicadores más comunes son los siguientes:

Margen bruto de utilidad. Mide el porcentaje de utilidad logrado por la empresa después de haber cancelado las mercancías o existencias: (Ventas – Costo de ventas)/Ventas.

Margen de utilidades operacionales. Indica o mide el porcentaje de utilidad que se obtiene con cada venta y para ello se resta además del costo de venta, los gatos financieros incurridos.

Margen neto de utilidades. Al valor de las ventas se restan todos los gastos imputables operacionales incluyendo los impuestos a que haya lugar.

Rotación de activos. Mide la eficiencia de la empresa en la utilización de los activos. Los activo se utilizan para generar ventas, ingresos y entre más altos sean estos, más eficiente es la gestión de los activos. Este indicador se determina dividiendo las ventas totales entre activos totales. Consulte: Rotación de activos.Rendimiento de la inversión. Determina la rentabilidad obtenida por los activos de la empresa y en lugar de tomar como referencia las ventas totales, se toma como referencia la utilidad neta después de impuestos (Utilidad neta después de impuestos/activos totales).Rendimiento del capital común. Mide la rentabilidad obtenida por el capital contable y se toma como referencia las utilidades después de impuestos restando los dividendos preferentes. (Utilidades netas después de impuestos - Dividendos preferentes/ Capital contable - Capital preferente).Utilidad por acción. Indica la rentabilidad que genera cada acción o cuota parte de la empresa. (Utilidad para acciones ordinarias/número de acciones ordinarias).

RAZONES DE COBERTURA

Las razones de cobertura miden la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones o determinados cargos que pueden comprometer la salud financiera de la empresa. Entre los indicadores a utilizar tenemos:

Cobertura total del pasivo. Determina la capacidad que tiene la empresa para cubrir el costo financiero de sus pasivos (intereses) y el abono del capital de sus deudas y se determina dividiendo la utilidad antes de impuestos e intereses entre los intereses y abonos a capital del pasivo.

Razón de cobertura total. Este indicador busca determinar la capacidad que tiene la empresa para cubrir con las utilidades los cotos totales de sus pasivos y otros gastos como arrendamientos. Para ello se divide la utilidad antes de intereses impuestos y otra erogación importante que se quiera incluir entre los intereses, abonos a capital y el monto de la erogación sustraída del dividendo, como por ejemplo el arrendamiento.

IMPUESTO A LAS VENTAS

CONCEPTO

Es el impuesto que se cobra sobre el mayor valor generado, sobre el valor agregado. Aunque el impuesto se aplica sobre el precio de venta del bien o del servicio, en realidad, el impuesto corresponde solo al mayor valor que se agrega o genera por el comerciante. Por ejemplo, un comerciante compra un producto en $10.0000 por el cual paga un Iva de $1.600, luego lo vende por $15.000 y cobra un Iva de $2.400., al momento de presentar su declaración de Iva, el comerciante solo pagara la diferencia entre el Iva que genero (2.400) y el Iva que pago inicialmente (1.600), lo que significa que el comerciante solo pagara la suma de $800, que es exactamente el Iva correspondiente al valor que el comerciante le agrego al producto vendido, ya que lo compro en $10.000 y lo vendió en $15.000, es decir, le agrego un valor de $5.000 que multiplicado por la tarifa general que es del 16% da un valor de $800.

Causación del Impuesto a las ventas

El impuesto a las ventas se causa en el momento en que se enajena un bien, o se vende o presta un servicio.El estatuto tributario define específicamente cuando se cauda el Iva:

ARTICULO 429. MOMENTO DE CAUSACIÓN. El impuesto se causa:

a. En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente y a falta de éstos, en el momento de la entrega, aunque se haya pactado reserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria.

b. En los retiros a que se refiere el literal b) del artículo 421, en la fecha del retiro.

c. En las prestaciones de servicios, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o del pago o abono en cuenta, la que fuere anterior.

d. En las importaciones, al tiempo de la nacionalización del bien. En este caso, el impuesto se liquidará y pagará conjuntamente con la liquidación y pago de los derechos de aduana.

Hecho generador en el impuesto a las ventas

El Iva se genera al realizar una venta, al prestar un servicio, al realizar una importación, la realización de juegos de azar, etc. Es de anotar que el Iva sol se genera en las casos anteriores solo si se trata de un bien o servicio gravado, de lo contrario no se genera Iva.

Responsables del Impuesto a las ventas

Son responsables del Impuesto sobre las ventas todas las personas jurídicas y naturales que vendan productos o presten servicios gravados.Los responsables del impuesto a las ventas se dividen en dos grupos:1. Los responsables del Iva que pertenecen al Régimen simplificado2. Los responsables del Iva que pertenecen al Régimen comúnLos responsables que pertenecen al régimen simplificado son las personas naturales que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado.Vale recalcar, que toda persona jurídica, por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común en el impuesto sobre las ventas. Pero en el caso de las personas naturales, solo pertenecen al Régimen común aquellas personas que no cumplen con uno de los requisitos para pertenecer al régimen simplificado, de modo pues que la definición mas sencilla y elemental de régimen común, es aquel responsable del impuesto a las ventas que no pertenezca al Régimen simplificado, por lo que si se quiere determinar si una persona natural pertenece o no al régimen común, primero debe observarse si se cumple con los requisitos establecidos para poder ser parte del Régimen simplificado, de lo contrario por descarte se concluye que se pertenece al régimen común. Lo anterior se da claro esta, siempre y cuando tanto las personas jurídicas como naturales vendan productos o presten servicios gravados con el impuesto a las ventas.

Base gravable en el impuesto sobre las ventas

La base gravable el valor total de la operación gravada con el impuesto a las ventas. Hacen parte de la base gravable elementos como gastos directos de financiación ordinaria, extraordinaria, o moratoria, accesorios, acarreos, instalaciones, seguros, comisiones, garantías y demás erogaciones complementarias, aunque se facturen o convengan por separado y aunque, considerados independientemente, no se encuentren sometidos a imposición (Art. 447 E.T).

Tarifas del Impuesto a las ventas

Existe una tarifa general del 16% y una serie de tarifas diferenciales, las cuales se sintetizaran a continuación:Productos gravados a la tarifa del 10%(Nota: Se clasificación es según la partida arancelaria)“Artículo 468-1. (Modificado art. 33 ley 1111 de 2006)Bienes gravados con la tarifa del diez por ciento (10%). A partir del 1o de enero de 2007, los siguientes bienes quedan gravados con la tarifa del diez por ciento (10%):09.01 Café tostado o descafeinado; cáscara y cascarilla de café; sucedáneos decafé que contengan café en cualquier proporción, incluido el café soluble.10.01 Trigo y morcajo (tranquillón)10.5 Maíz para uso industrial10.6 Arroz para uso industrial11.1 Harina de trigo o de morcajo (tranquillón)11.2 Las demás harinas de cereales12.09.99.90.00 Semillas para caña de azúcar16.01 Embutidos y productos similares, de carne, de despojos o de sangre,preparaciones alimenticias a base de estos productos16.02 Las demás preparaciones y conservas de carne, de despojos o de sangre17.01 Azúcar de caña o remolacha17.02.30.20.00 Jarabes de glucosa 17.02.30.90.00 Las demás 17.02.40.20.00 Jarabes de glucosa17.02.60.00.00 Las demás fructosas y jarabes de fructosa, con un contenido de fructosa, en estado seco, superior al 50% en peso17.03 Melazas de la extracción o del refinado del azúcar18.03 Cacao en masa o en panes (pasta de cacao), incluso desgrasado 18.5 Cacao en polvo, sin azucarar18.6 Chocolate y demás preparaciones alimenticias que contengan cacao, excepto gomas de mascar, bombones, confites, caramelos y chocolatinas19.02.11.00.00 Pastas alimenticias sin cocer, rellenar ni preparar de otra forma, que contengan huevo19.02.19.00.00 Las demás19.05 Productos de panadería, pastelería o galletería, incluso con adición de cacao, excepto el pan.52.01 Fibras de algodón”

Productos gravados a la tarifa del 2%

Art. 468-2. E.T.01.02 Animales vivos de la especie bovina, incluso los de género búfalo, (excepto los toros de lidia)01.03 Animales vivos de la especie porcina01.04 Animales vivos de las especies ovina o caprina01.05 Gallos, gallinas, patos, gansos, pavos (gallipavos) y pintadas, de las especies domésticas, vivos01.06 Los demás animales vivos.

03.01 Peces vivos, excepto los peces ornamentales de la posición 03.01.10.00.00.

Servicios gravados a la tarifa del 10%

“Artículo 468-3. (Modificado art. 34 ley 1111 de 2006)Servicios gravados con la tarifa del diez por ciento (10%). A partir del 1o de enero de 2007, los siguientes servicios quedan gravados con la tarifa del diez por ciento (10%):

1. Los planes de medicina prepagada y complementarios, las pólizas de seguros de cirugía y hospitalización, pólizas de seguros de servicios de salud y en general los planes adicionales, conforme con las normas vigentes.

2. Los servicios de clubes sociales o deportivos de trabajadores y de pensionados.

3. El servicio de alojamiento prestado por establecimientos hoteleros o de hospedaje.

4. Las comisiones percibidas por la colocación de los planes de salud del sistema de medicina prepagada, expedidos por las entidades autorizadas legalmente por la Superintendencia Nacional de Salud.

5. El almacenamiento de productos agrícolas por almacenes generales de depósito y las comisiones directamente relacionadas con negociaciones de productos de origen agropecuario que se realicen a través de bolsas de productos agropecuarios legalmente constituidas.

6. El servicio de arrendamiento de inmuebles diferentes a los destinados para vivienda y espacios para exposiciones y Muestras Artesanales Nacionales.Parágrafo. Cuando en un establecimiento de comercio se lleven a cabo actividades mixtas de restaurante, cafetería, panadería-, pastelería y/o galletería, se entenderá que la venta se hace como servicio de restaurante gravado a la tarifa general.”