manual de fe 2012
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Para ejecutar la aplicacin, con elmouse se debe dar doble clic alicono de:
CONTPAQ i FACTURAELECTRNICAOtra opcin es seleccionar el icono
con el mouse y posteriormenteoprimir la tecla Enter
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El sistema solicitara los siguientesdatos:
Cdigo de usuarioClave de acceso
El sistema muestra la palabraSUPERVISOR, que es el usuariopredefinido, este usuario no tienecontrasea, por lo tanto, si seleccionael botn Aceptarel sistema permitirel acceso.
IMPORTANTE: Se recomienda que
en un futuro se le asigne una Clavede accesoal usuario SUPERVISOR,ya que de lo contrario cualquierpersona con acceso al equipo, podraejecutar la aplicacin.
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Seleccionar el icono empresas
Con esta accin se abrir el menCatlogo de empresas
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1- Nombre de la empresa, este
aparecer en todas las facturasrealizadas al igual que en losreportes de movimientos.
2- RFCEs importante llenar este campo yaque con el fin de emitir facturas esobligatorio este campo.
3- Los datos a continuacion comoCURP es para Personas Fisicas, loscampos como Representante Legal,Registro de Camara Cuenta EstatalSon datos informativos y para mayorinformacion en la parte de Reportes
4- Archivos de Empresa. Es la rutadonde se van a ir por defaultreportes que bajemos del sistema.archivos Respaldos. Ubicacindonde se almacenaran losRespaldos Del Sistema.
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Datos Requeridos:
5- Al termino de la captura deInformacion nos posicionamos en elIcono de Guardar,
6- Posteriormente que le demos guardarnos solicita que si estamos seguros
de crear la empresa donde nosotrostenemos que confirmar esta solicituddndole que Si.
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7-Ya terminada la confirmacin nos deshabilita automticamente el icono de Guardar con loque concluye nuestra creacin de empresa. Con lo que procedemos a darle un clic en elicono de cerrar
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8- Ya creada nuestra empresa nosaparece en nuestro catalogo deempresas, recordemos que elsistema es multiempresa por lo quepodemos manejar varias empresas
Observaciones:
Al ejecutar el sistema por primera veznos pide por default la creacin deuna empresa por lo que ya creadaesa empresa, ya podemos desplegarel catalogo de empresas sinproblema alguno.
9- Si hay necesidad de crear otraempresa necesitamos darle un clicen el icono de Nueva Empresa. Porlo que recurriramos a las paginas6,7 y 8
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tener acceso a la empresa quenosotros le indiquemos a el sistema.
11- Nueva Empresa:opcin que nos permite crear una nueva
empresa si deseamos crear unanueva empresa favor de consultar lospasos 7,8 y 9.
12-Respaldar empresa: Nos permite crearun backup de nuestra informacion
Observacion: Es importante respaldarnuestra informacion constantemente
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12-Restaurar empresa:Accin que nos permite regresar a unrespaldo ya realizado conanterioridad.
13- Borrar:Accin que da la posibilidad de borrar
alguna empresa ya dada de altaen nuestro Catalogo deempresas.
14- Ayuda: Modulo de capacitacin,acceso siempre y cuando este
instalado ese modulo.
15-Cerrar: Opcin para cerrar nuestrocatalogo de empresa.
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16-La primera Vez que se abre la empresaNos va a mostrar esta pantalla PeriodosY ejercicios donde nosotros le vamos aIndicar en que periodo y ejercicio vamos
A empezar a trabajar
Observaciones: Recordemos que paraRealizar facturas dentro del Esquema2011 (CFDi) las facturas son del da, noSe pueden realizar facturas Posfechadas.
17-Al termino de la indicacin del Periodo yEjercicio le damos un clic en Aceptar.
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La Redefinicin de la empresa nospermite determinar los parmetrosque va a manejar la empresa, comodomicilio , RFC representante legaletc.
A continuacin se detallaran cadauna de las Opciones de Redefinir
Empresa
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Pestaa GeneralesNos permite capturar RFC, CURP,Registro de Cmara, Cuenta Estatal y
Representante Legal. Recordemos queel RFC es obligatorio.
Solicitar Contrasea: Esta opcin nospermite indicarle un intervalo de tiempoal momento de realizar una factura,esta contrasea se refiere a la de losCertificados de los Sellos Digitales.
Asociar Logo: Nos permite adjuntaruna imagen de la empresa paraasociarse a nuestra presentacin denuestra Factura
Asociar Cedula: Nos permite adjuntaruna imagen de la empresa paraasociarse a nuestra presentacin denuestra Factura
Empresa de contabilidad: Asociacinde la empresa de contabilidad con laque se va a hacer interfaz.
Recordemos que el logo y la cedulano son obligatorios.
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2-Direccion:
En esta seccin debemos capturarlos datos de direccin fiscal denuestra empresa.
Si usamos el sistema para cualquiermodalidad de factura electrnica(CFD, CFDI, CBB) estos seconvierten en obligatorios, puestoque son datos que deben apareceren el comprobante fiscal, tanto enPDF y XML
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3-Decimales:
Nmero de decimales que deseasmanejar para:
Cantidades
Tipos de cambioPrecios
Dependiendo de los decimalesrequeridos, se pueden manejardesde cero hasta cinco caracteres
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4-Mascarillas:
Aqu puedes configurar el formato decdigo que deseas utilizar enClientes, Servicios, RFC y CURP.
Si requerimos que el formato decdigos cumpla con algunaespecificacin podemos configurar laestructura de este cdigo .
Por default para clientes y serviciospodemos utilizar cualquier carcter
alfanumrico no as para RFC yCURP, el sistema ya trae configuradolos requisitos para estos cdigos.
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?;< M('(L#,6 48*6(1";
5-Impuestos (Configuracin general):
El sistema puede calcular hasta 3 impuestos,
considerando como impuesto uno al IVA.
En caso de ser necesario se puede cambiar elcalculo de IVA del impuesto uno al dos o tressegn se requiera.
Se puede habilitar la captura de los precios deventa con IVA incluido, al activar esta casilla el
sistema realizar el desglose del IVA.
Calcular IEPS como cuota o tarifa, por default elIEPS es calculado como %, si se requiere sercalculado como cuota o tarifa se tendr queactivar esta casilla.
Tasas de impuestos a aplicar: Tasas generalespara el calculo de impuestos en losdocumentos, estos pueden ser modificados encualquier momento.
Tasas de retencin a aplicarEn caso de existir retenciones generalescapturar el % de retencin
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6-Clientes
En caso de existir un descuento en % queaplique para todos los clientes, se tiene quecapturar el importe de porcentaje a aplicar
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7-Vistas
Al estar activas nos permite visualizarel listado de catlogos o documentos
existentes en el sistema.
En este ejemplo ingresamos al mencatlogos clientes y nos despliega la vistade dicho catlogo.
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?;< M('(L#,6 48*6(1";8- Pestaa F@C
Manejo de impuestos dentro del XML
En esta seccin se configura el manejo delos impuestos dentro del archivo XML deCFD y CFDI
Rgimen fiscal por omisin, debe serllenado par apegarnos a las nuevasdisposiciones del reglamento de requisitospara comprobantes fiscales
Configuracin de entrega:
Adicionar RFC del receptor como prefijodel nombre del archivo, con esta opcintanto al archivo PDF como XML se
guardaran con el RFC del cliente mas laserie y folio de la factura a entregar
Ruta por omisin, esta se refiere a la rutaen nuestra maquina o servidor en dondesern guardados los archivos de facturaselectrnicas emitidas.
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?;< M('(L#,6 48*6(1";
9-Almacen Digital conexiones CFD/CFDIConfiguracin del formato amigableEl formato amigable es el archivo HTML quecontiene el formato de impresin de los CFD oCFDI este puede ser editado en cualquiermomento.
Formato amigable para CFD / CFDI
Ruta de los archivos para impresin de facturas
En esta seccin se configura en caso de sernecesario la forma que se entregaran los archivosde CFD o CFDI.
En esta seccin la forma de entrega ser:
Proxy
POP3SMPT
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?;< M('(L#,6 48*6(1";
10- ComplementosEn el caso de empresas autorizadas pararecepcin de donativos, en el XML delcomprobante de donativos se debe incluir elnmero de aprobacin y fecha de aprobacin dela autoridad as como algunas leyendasobligatorias.
Es en esta seccin donde configuramos dichosdatos.
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N;< )2#L7$6"+,.# O(#(6"%; P /,-0+26";
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La Configuracin de la Bitcora nos permite indicarle a el sistema de ContPaqi Factura Electrnicaque proceso del sistema queramos que nos muestre una bitcora donde en esa bitcora vamos asaber si realizo el proceso de manera adecuada ya se al momento de crear un documento o correralguna utilera Importante: Se recomienda que no se mueva este men ya que con el podemossaber si no hay algn inconveniente en la creacin de alguna operacin.
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@;< )2#L7$6"+,.# O(#(6"%; P J(6,2'21 Q 45(6+,+,21
Este men nos permite indicaren que periodo y Ejercicio seva a encontrar la empresa,Recordemos que esta pantallala visualizamos la primera vezque abrimos la empresa.
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E;< )2#L7$6"+,.# O(#(6"%; P )2#+(*-2
La Configuracin del concepto es un paso importante ya que en este men vamos aconfigurar un documento para que ese nos sirva para nuestros medios electrnicos ejem:
Facturas, Notas de crdito etc.. el sistema ya cuenta con varios conceptos predefinidos, lorecomendable es crear un nuevo concepto o Documento ya que en el vamos a cargar losCSD (Certificados de Sellos Digitales) recordemos que para poder timbrar nuestrasfacturas es necesario contar con nuestros CSD (certificados Sellos Digitales) mas apartenuestra Fiel para firmar un manifiesto que mas adelante se especificara.
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E;< )2#L7$6"+,.# O(#(6"%; P )2#+(*-2
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*Para dar de alta un nuevo concepto nossolicita un cdigo(ese cdigo es interno
para el sistema pero es obligatorioRecomendacin: capturar el cdigo del 1000en adelante ya que el sistema ya cuenta connmeros de cdigos para otros documentos.
Nombre ah capturamos Factura electrnica(CFDi) esto para especificar el nombre de
nuestro documento .
En la parte de Datos Generales delConcepto podemos encontrar el numeromximo de movimientos esto nos especificael numero de partidas que podemos realizaren nuestra factura por default el sistema nosindica que solo podemos realizar 10 movtos
o partidas esto lo podemos configurar paranosotros tener un control de nuestraspartidas permitidas por factura.
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E;< )2#L7$6"+,.# O(#(6"%; P )2#+(*-2
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Configuracin de la Serie y el Folio:Nos permite indicarle a nuestro concepto siqueremos manejar Serie, si fuera necesario
en donde viene el campo de Valor Asumidocapturamos el dato de la serie.Observacin:La serie para el Esquema 2011 (CFDi) es undato solamente para control interno ya que loque nos hace valida a nuestra Factura es elUUID que ese no lo va a generar el sistema.
Folio: este campo ya no es necesariomodificarlo ya que el sistema nos va a dar elfolio automtico de cada una de nuestrasfacturas.
Configuracin del CFD:En este campo vamos a indicar si es Un CFDio carta Porte O un CBB en su dado caso.
Datos del Cliente: nos da la opcin de ponerlos datos ya sea de Lectura escritura u ocultoesto nos puede ayudar al momento de hacerla captura de nuestra factura esto para algunamodificacin de la factura o el documento.
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Movimiento:Permite configurar los Camposque queramos utilizar ennuestra Factura comoReferencia Observaciones etc..De igual forma podemosindicar si se ocupa o no Yasea ponindolo en estatus de
Sin Uso,Escritura,Lectura uOculto.
Orden de Captura:Nos permite indicar que es loque vamos a Capturar porPrimera Instancia al momento
de Realizar nuestra Factura.
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Impuestos y Descuentos:
En esta pestaa podrs habilitar odeshabilitar los descuentos,impuestos y retenciones que deseasutilizar para este concepto. Tambinpuedes configurar de dnde setomarn estas tasas. Ya sea por
Cliente, Servicio o ConfiguracinGeneral
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Comprobante Fiscal Digital/CFDi
En esta pestaa vamos a guardar losCSD( Certificados de Sellos Digitales)nos pide el archivo del Certificado dondeviene un recuadro al final F3 que nos vapermitir buscar el .cer de los SellosDigitales, Tambin nos Solicita El Archivode la Llave Privada donde igual vamos abuscar nuestro archivo .key ya puestoslos Archivos nos pide la contrasea de esoarchivos al igual que la confirmacin.
Datos de la emisin y entrega del CFD:En esta opcin nos indica la plantilla deformato amigable donde el sistema ya trae
varios Formatos predefinidos para poderutilizar.Para indicarle a nuestro concepto que vaa ser un CFDi es importante habilitar elrecuadro donde dice V3.0(CFDi), altermino de hacer esta configuracin Ledamos guardar. Donde esta el disquete.
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Monedas:Encontrars la opcin para configurar las
monedas que manejarla empresa. Para cada moneda puedesconfigurar la bandera, el identificador segn laClave ISO, el smbolo, su posicin, el nmero dedecimales a utilizar, as como el formato de lacantidad protegida.
Tipos de Cambio:En este catlogo especifica el tipo de cambiopara cada moneda registrada en el Sistema.
Unidades de Venta:Registra las unidades de venta en este catlogopara que puedas asignar una unidad de ventadiferente a cada servicio que ofrece tu empresa.
Puedes registrar cualquier unidad de venta querequieras, solo toma en cuenta que no existenlasconversiones en unidades. Ejemplo: La unidadde venta Clase no puede desglosarse enHoras.
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Nombres:
Se puede realizar laconfiguracin de nombresde la siguienteinformacin:Listas de precios,Impuestos y Retenciones,de los Descuentos ascomo modificar losnombres delos campos extras comoimportes, textos y fechas.
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Al ingresar a el men de
catalogo-clientes nos vaaparecer esta pantalla donde esuna vista donde vamos a podervisualizar todos nuestrosclientes ya dados de altapreviamente por medio de unfiltrado que podemos configuraral indicarle que es lo que
queremos visualizar en estavista, al de igual formapodemos exportar nuestrocatalogo de clientes a Excel o atxt .Para dar de alta un nuevocliente vamos a darle un clic en
nuevo.
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Al darle clic en Nuevo nossolicita un cdigo que
recordemos que ese cdigo esinterno para el sistema lo queva a hacer nico a nuestrocliente.Nombre:Es el campo con el cual va aaparecer nuestro cliente enreportes y en documentos.RFC: Dato importante parapoder emitir facturas.
Moneda: Tipo de moneda queel cliente va a utilizar paraoperaciones
Impuesto: Nos permiteindicarle a cada uno de losclientes las tasas que va amanejar ya sea IVA, IESPS,etc.
3-Clientes.
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3.1-Informacion del Cliente.
El sistema Asigna en esta pestaa
la addenda que utilizar el clienteque ests registrando.CONTPAQ i FACTURAELECTRNICA cuenta conaddendas disponibles paraasignarlas a los clientes que as lorequieren recordemos que este es
un proceso especial por cliente.
5-Complemento:En esta pestaa debes capturarlos datos del complemento de laaddenda. Es importante que sepasque algunas addendas requieren outilizan un complemento. Cuando
el caso aplique captura los datossolicitados, estos datos sonproporcionados por su cliente.
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3.2: Domicilio del ClientePara acceder a estemen es necesario entraren el icono de Domicilio.
En este men vamos a
capturar los datos deldomicilio fiscal del cliente.Recuerda: Estos datosson necesarios pararealizar la facturacin.
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3.3: Emitir/Entregar
Desde esta ventana se configura laforma en que sern entregados losCFD/CFDI que se generen a favorde este cliente. Entre los datos quedebes especificar estn tresposibles correos electrnicos quese puede poner , sitio FTP, usuario
y contrasea para conectarse adicho sitio, el tipo y formato deentrega; adems, debes especificarla informacin para el encriptado yemisin del documento digital.
Al finalizar haz clic en el botnAceptar para guardar los cambios.
Una vez que especificaste todos losdatos del Cliente guarda loscambios y cierra la ventana.
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3.4.Servicios.
En este catlogo se configuran los datos necesarios de los servicios que se podrn facturar en CONTPAQ iFACTURA ELECTRNICA.Selecciona del men Catlogos la opcin Servicios. Haz clic en el botn Nuevo para empezar a dar de altatodos aquellos servicios que necesite para facturar.
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3.5- Nuevo Servicio Captura el cdigo y nombre del servicio; Estos Datos sonobligatorios Por el sistema.Observacin: El cdigo lo que hace es hacer nico a
nuestro servicio; esto para que no se duplique lainformacin en nuestra base de datos.Descripciones:El sistema te permite capturar descripciones que no sonvariables, que son siempre fijas.Unidad de Venta:Para poder habilitar la unidad de venta tenemos que ir a elmen de Configuracin-Unidades de Venta esto solo nos
va a servir como una especificacin sobre lo que sefacturo, ejemplo piezas. Cajas etc.. Esto no afectainventarios.
Impuestos:Nos permite indicarle a el sistema si queremos manejarotro impuesto a el servicio parte de la tasa 16% que esta
configurado en la configuracin general; o que este exentode IVA.
Pestaa Addenda:Asigna en esta pestaa la addenda que utilizar el servicioque ests registrando. No olvides capturar los datosrequeridos por el proveedor.Pestaa Complemento:
En esta pestaa se capturan los datos del complemento dela addenda si es requerido por el proveedor.
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Capitulo 4Factura Electrnica.
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Para Empezar a capturar facturas electrnicas es necesario entrar a el men deMovimientos-Facturas y seleccionar el Concepto que se configuro para ser ElectrnicoO entrar a la barra vertical que esta del lado izquierdo y de igual Forma Seleccionar elConcepto. y nos despliega la siguiente pantalla donde le tenemos que dar un clic en elbotn de nuevo.
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El resultado de darle nuevo en lavista previa de facturas nos va allevar a esta pantalla donde pordefault nos toma datos como
Concepto, Fecha, Serie y Folio;hay que seleccionar a el Clientedndole un clic en el recuadro deF3 Para que nos despliegue elcatalogo de clientes loseleccionamos y le damos dobleclic en la pestaa de movimientos.
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Sobre esta pantalla vamos acapturar los servicios que se vanfacturar donde en servicio vamosa encontrar todo el catalogo yaque previamente se cargo;tenemos un campo deobservaciones del servicio queson variables y que cambian
constantemente y nos pidesolicita datos comunes comocantidad, precio y descuento elova nos lo calcula en automticoel sistema si necesitamos maspartidas para la factura; le damosclic en nuevo y seguimos con el
mismo procedimiento, al terminode capturar todos nuestrosservicios. Le damos clic en cerrardonde procederamos a darle unclic en timbrar donde enautomtico nos regresa el FolioFiscal UUID.
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Ventana FacturaPestaa GeneralesVe a la pestaa Generales paraagregar una Referencia,Observaciones y el Destinatariodel Documento.
Pestaa UsuarioSi lo requieres, en la pestaaUsuario puedes capturar loscampos extras del documento.
Pestaa PagosEn esta pestaa se muestranlos abonos asociados a estedocumento.
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El sistema de facturacin electrnica tiene variasManeras de hacer la entrega de las facturas; tenemos delLado derecho una vista previa de un formato amigable que nossirve Como Nuestra representacin fsica para los clientes.
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Capitulo 5Abonos o Pagos de Clientes.
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5-Abonos/Pagos
Los abonos del cliente en CONTPAQ i FACTURAELECTRNICA disminuyen su saldo y puedenasociarse con documentos de cargo, como facturas.
Para registrar un abono puedes seleccionar de la barravertical el acceso rpido a este tipo de documentos; o
bien, seleccionar del men Movimientos, submenAbonos del Cliente la opcin Pago del Cliente.
S pueden hacer varios tipos de operacin que puedenespecificar como fue realizada el movimiento del pago oabono de dichas facturas.
A continuacin se especificara como realizar un abono.
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5.1-Registro de un abono o Pago.
Los Abonos o pagos nospermiten llevar un control sobrelos clientes y sus saldos dondenos pide como datos fecha deldocumento, cdigo y nombredel cliente, moneda de cliente ynos indica las opciones decapturar una referencia u
observacin de igual forma nosda un saldo actual del clienteeste va variando conforme lospagos y las facturas realizadashay que capturar el total delpago de la factura .
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5.1-Registro de un abono o Pago. /Asociacin con la Factura.
Esta pantalla que podemosvisualizar nos sale en elmomento en que le demosenter a el total o con Control+S el cual nos va a desplegarlas facturas que hemosrealizado con ese cliente elcual para aplicar el total o elabono tenemos queposicionarnos en abono ydarle doble clic y cerrar paraque con esto nos asocie lafactura y nos va aparecercomo en la pagina anterior.
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Capitulo 6Procesos y Utileras.
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6.1- Respaldar Empresa.
Respaldar empresa:Con este proceso podemosGenerar una copia de nuestraEmpresa el cual nos puede servirpor cualquier Eventualidad que sepresente con el equipo para entrara esta opcin necesitamos ir a el
men de empresa-respaldarempresa o con el comando F2nosotros indicamos la empresa quevamos a respaldar abajo nos indicala ubicacin ya sea que se registrede manera local o al servidor, esimportante que respaldemos
peridicamente
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6.2- Restaurar Empresa.
Esta Accin nos permiteregresar a un punto anterior oun respaldo generado conanterioridad, para entrar a laopcin de Restaurar Empresaes en el men de Empresa-Resturar o F3 en su dado casoque estemos dentro de laempresa.
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6.3-Procesos Especiales*Timbrado/ Emisin Masiva
Este proceso te permite timbrar y/o entregar losCFDI o bien, emitir y/o entregar los CFDconsiderando un rango de fechas o un rango defolios. Slo debes capturar, en la pestaa 1.Emisin/Timbrado, la contrasea del certificado yla informacin de entrega, misma que puede sertomada del catlogo de clientes.En la pestaa 2. Entrega el proceso te permitegenerarlos como copia e incluir los documentoscancelados. Tambin puedes indicar los formatospara impresin, la ubicacin en disco de losarchivos a generar y el formato amigable autilizar.Una vez que configuraste la emisin, haz clic enel botn "Emitir/Timbrar y Entregar" para ejecutarel proceso.Para ejecutar este proceso, ve al menEmpresas, submen Procesos y seleccionaEmisin/Timbrado masivo de CFD s/CFDIs
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actualiza las estadsticas, saldos dedocumentos y acumulados con base en los
documentos capturados en la empresa yslo debes indicar el rango de fechas en elque deseas realizar la afectacin y hacerclic en el botn Procesar, para entrar a estemodulo necesitamos ir a el men deempresa-procesos afectacin de Saldos
Recalculo De Acumulados:Este proceso inicia en cero lossaldos y estadsticas de todos losclientes o de los servicios, y vuelve acalcularlos re afectando todos los
documentos existentes.
Estas Utileras se corren en cuantonos percatemos de algunainconsistencia en el sistema.
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Capitulo 7Reportes
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Reportes
Los reportes se encuentran divididos en 4 reas principales:
Reportes de Venta Reportes de clientes Reportes al SAT Reporte de catlogos
Reportes de ventaReportes de clientes
Reportes al SAT
Reportes de catlogos
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Reportes de venta
Los reportes de venta se encuentran
divididos en dos tipos:
Impresin de documentos de venta:Nos muestra un listado de las facturasordenados de acuerdo al filtroseleccionado.
Reporte de ventas:Nos muestra un acumulado de losservicios facturados ordenados deacuerdo al filtro seleccionado.
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Reportes de Clientes
En esta seccin podemos encontrarreportes de estados de cuenta de
clientes, es decir resumen de susoperaciones, puede ser detallado o enresumen de acuerdo a los filtrosaplicados.
Tambin encontraremos reportes depronsticos de cobranza o si lodeseamos reportes por tipo dedocumento del cliente.
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Reportes al SAT
Si estamos generando CFD, facturas en papel oautoimpresos estamos obligados a enviar mensualmente alSAT el reporte de los documentos emitidos.
En esta seccin es en donde podemos generar los archivosTXT, para envi al SAT.
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Reportes de catlogos
En esta seccin podemos obtener en forma de reporte los datos que tenemos en los catlogos deClientes y Servicios ordenados de acuerdo al filtro seleccionado.