MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA

LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES CONSTA DE SIETE PASOS:

1-VISITA A LA EMPRESA Y ENTREVISTA CON LOS RESPONSABLES PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE: LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA, EL OBJETIVO QUE TIENE Y LAS CARACTERÍSTICAS DE LAS DIFERENTES ÁREAS Y PUESTOS DE TRABAJO.2-ANÁLISIS DEL ESTADO DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.3-DOCUMENTACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DEL ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN.4-ELABORACIÓN DE UN ANTEPROYECTO DE MANUAL DE FUNCIONES.5-CONTRASTAR EL CONTENIDO DEL ANTEPROYECTO CON EL PERSONAL DE LA EMPRESA.6-MODIFICACIÓN, CORRECCIONES Y/O AMPLIACIONES DEL ANTEPROYECTO SI LAS HUBIERA.7PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA.

DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

 

BENEFICIOS Y UTILIDAD QUE TIENE UN MANUAL DE FUNCIONES:AL DETERMINAR Y DELIMITAR LOS CAMPOS DE ACTUACIÓN DE CADA COLABORADOR, PERMITE QUE LAS PERSONAS INTERACCIONEN CON UN MAYOR CONOCIMIENTO DE SU ROL DENTRO DE LA EMPRESA, LO QUE AYUDA EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN, INTEGRACIÓN Y DESARROLLO.ELIMINA DESEQUILIBRIOS EN CARGAS DE TRABAJO, OMISIONES, DUPLICIDAD DE FUNCIONES, CUELLOS DE BOTELLA, CIRCUITOS DE TRABAJOS IRRACIONALES, ETC…ES UN INSTRUMENTO MUY ÚTIL PARA PLANIFICAR LA PLANTILLA DE LA EMPRESA Y LA POSIBLE VARIACIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO, ASÍ COMO PARA DEFINIR PLANES DE CARRERA.LOS CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS LA EMPRESA PUEDE POSEER AL ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES.

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo, por eso en jobandtalent vamos a dedicar este post para informar sobre la importancia de un manual de funciones.

Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

2. CUÁLES SON LOS OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DEL MANUAL DE FUNCIONES  Al determinar y delimitar los campos de actuación de

cada colaborador (tareas, atribuciones, responsabilidades), permite que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo. 

 Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajo irracionales, etc. 

 Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible variación de los puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera. 

. CUÁL DEBE SER EL CONTENIDO DEL MANUAL Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las

áreas y operaciones respectivas se procederá a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrán como base principal los formatos únicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuación se define y se indica su contenido.

 

. COMPETENCIA LABORAL Existen múltiples y variadas aproximaciones conceptuales

a la competencia laboral. Un concepto generalmente aceptado la define como una capacidad efectiva para llevar a cabo exitosamente una actividad laboral plenamente identificada.

La competencia laboral no es una probabilidad de éxito en la ejecución de un trabajo; es una capacidad real y demostrada.

Una buena categorización de la competencia, que permite aproximarse mejor a las definiciones, es la que diferencia tres enfoques. El primero concibe la competencia como la capacidad de ejecutar las tareas; el segundo la concentra en atributos personales (actitudes, capacidades) y el tercero, denominado “holístico”, incluye a los dos anteriores.

Para la realización del presente trabajo y el logro del mismo fue necesario apoyarse en técnicas de captación de la información ya conocidas como son: entrevista personal, 

observación directa y revisión de documentos. Se analizó uno puestos de trabajo, con el propósito de caracterizarlo, detectando las

deficiencias del mismo así como los elementos que lo integran y su relación con

el medio, definiéndose que el mismo es la célula fundamental de la empresa.

1.2. Análisis del Puesto de Trabajo. La múltiple variedad de puestos de trabajo que existen en

la economía determina la necesidad de su agrupamiento a los efectos de la organización del trabajo atendiendo a una serie de factores y a las características específicas de la actividad que en ellos se ejecuta. (Ver Anexo 1)

1.2.1. Clasificación del Puesto de Trabajo. Los puestos de trabajo se pueden agrupar atendiendo a: Grado de mecanización. Cantidad de trabajadores y su agrupación. Numero de equipos que componen el puesto. Grado de especialización. Grado de movilidad.

Organización al Puesto de Trabajo. Uno de los elementos centrales de la organización del trabajo es la organización

y servicios al puesto de trabajo, el cual se encarga del estudio del puesto de trabajo en su carácter interno y externo es decir, tanto en las relaciones entre los elementos del propio puesto como en sus relaciones con otros dentro del proceso de producción o servicio.

Objetivos de la Organización y Servicio al Puesto de Trabajo. El objetivo central de la organización y servicio al puesto de trabajo es garantizar que el trabajador cumpla en el la tarea de producción asignada con la mejor calidad, de forma tal que se asegure una carga de trabajo elevada y uniforme, garantizando la utilización racionadle sus conocimientos y hábitos de producción.

Elementos de la Organización del Puesto de Trabajo. La organización del puesto de trabajo consta de cuatro elementos fundamentales.

Organización de su especialización. Por especialización en el puesto de trabajo se entiende cuando en cada uno se cumple determinado número de operaciones de producción o trabajos interrelacionados por algún principio tecnológico. Por ejemplo, la configuración del objeto de trabajo, la homogeneidad tecnológica de la elaboración, tipo y carácter de los accesorios que se utilizan, grado de exactitud y complejidad de la elaboración etc....

Los fundamentos técnicos de la especialización son: Estandarización. Normalización. Unificación de piezas. Tipificación de los procesos tecnológicos.

Condiciones en el puesto de trabajo. Un requisito de gran importancia para el logro de una eficiente producción es la

existencia de condiciones en la célula fundamental del proceso productivo, es decir, el puesto de trabajo debe estar condicionado exquisitamente para obtener resultados satisfactorios en menor tiempo, con mayor calidad y le permita al operario desempeñar su función de la forma más cómoda, eficaz y competitiva.

De esta forma queda definido como condiciones de trabajo el conjunto de factores a los cuales está expuesto el trabajador durante la realización de su trabajo y que pueden convertirse en nocivos cuando constituyen una cara excesiva para el organismo del trabajador (Orlov 1986) y tienen como objetivo general la adaptación del trabajo al hombre.

Figura 1.2 Relación de adaptación hombre-trabajo. Las condiciones de trabajo ideales elevarán las marcas de seguridad, reducirán

el ausentismo y la impuntualidad, elevarán la moral del trabajador y mejorarán las relaciones públicas siempre que su proyección social tenga como objetivos:

Elevar la eficiencia productiva del trabajador. Velar porque el trabajo no comprometa la salud del obrero. Contribuir a través del mejoramiento de las condiciones a la humanización del

trabajo, lográndose que éste se convierta paulatinamente en la primera necesidad vital del hombre.

El análisis de cargo es el proceso que consiste en obtener información acerca de los cargos determinados cuáles son los deberes, tareas o actividades de los mismos. El procedimiento conlleva a realizar una investigación sistemática de los cargos, siguiendo una metodología antes del estudio.

Fuentes de datos o información Para esto se recurre a la cooperación de los empleados y supervisores de los

departamentos que se están analizando los cargos. Estos supervisores y empleados son las fuentes de una gran parte de la información acerca de los puestos.

Recolección de información sobre el cargo Se puede obtener información sobre los cargos de varias maneras. Los métodos más

comunes para estudiar los puestos son las entrevistas, cuestionarios, observación y datos, los cuales dependerán del tamaño de la empresa.

Entrevistas: Se pregunta a los empleados y supervisores acerca del puesto que está revisando. Tiende a ocupar mucho tiempo.

Cuestionarios: Puede circular cuestionarios cuidadosamente elaborados para que los empleados y supervisores los llenen de forma individual. Se usarán estas formas para obtener datos en las áreas de los deberes y tareas que se llevarán a cabo en el puesto, el propósito del cargo, la distribución física, requisitos para realizar el trabajo, el equipo y el material que se utiliza y otras informaciones que se deseen obtener.

Observación: Puede obtener información acerca de los cargos al observar y registrar en una forma estándar las actividades de las personas. Algunas empresas graban el trabajo para estudiarlo después en videocinta.

Diarios: Se puede pedir a los ocupantes de los cargos que lleven un diario de sus actividades laborales durante todo un ciclo de trabajo. Normalmente se llenan los diarios en horas específicas del turno de trabajo y se mantienen durante un periodo de cuatro semanas.

Análisis de la información recolectada. Deberá existir un análisis del cargo que incluya un análisis de las conductas laborales importantes

requeridas par aun desempeño con éxito. Cualquier análisis del cargo debe concentrarse en las conductas en el trabajo y en las labores relacionadas con las mismas. Existen tres métodos populares para esto.

Análisis funcional del puesto. Utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales que pueden constituir cualquier cargo. Existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base del sistema: datos, gente y cosas. El resultado final es un trabajo evaluado cuantitativamente. Puede usarse fácilmente para describir el contenido de los cargos y ayudar a escribir descripciones y especificaciones.

Método del incidente crítico. El objetivo de este es identificar tareas decisivas del puesto. Estas son los deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al éxito. Esta se obtiene a través de entrevistas y por informes de los empleados. El Producto final serán las declaraciones escritas claras, completas y de fácil comprensión por las personas no familiarizadas con el cargo.

Sistema de cuestionario de análisis de cargo. Para esta es necesario utilizar cuestionarios, los cuales entregaran la información que luego se procederá a tabular en una tabla y calcular la frecuencias de estos datos. Esto nos entregara la información que deberá ir en la hoja de descripción de cargos.

Descripción del Cargo. Una descripción del cargo es una descripción escrita y los tipos de tarea que incluyen. Como no existe un formato estándar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varían de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendrá por lo menos tres partes:

Título del Puesto. Es importante la selección del título del puesto. En primer lugar, el título del cargo le da importancia sicológica y de estatus al empleado. El título del puesto también debe indicar el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarquía de la empresa.

Sección de identificación del cargo. Incluye temas como la ubicación departamental del puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revisó por última vez su descripción.

Sección de los deberes del cargo. Estos aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar el peso, o valor, de cada tarea. También , por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el empleado para desempeñar su trabajo.

Metodología de Trabajo La metodología empleada para realizar este trabajo fue guiada

por la profesora en clases, la cual consistió en lo siguiente: Primero que nada, elegimos el área en que íbamos a

concentrar nuestros esfuerzos, esta es el área estratégica o gerencial. Una vez que tuvimos claro nuestro objetivo precedimos a ver cuales eran nuestras fuentes de información, en clases fue sugerido que el medio con el cual íbamos a conseguir nuestra información era el cuestionario.

El Paso siguiente fue diseñar el cuestionario, o sea, preparamos preguntas para obtener información sobre las tareas que se ejecutan, requisitos y características definidas. Para esto utilizamos la siguiente estructura:

Identificación del cargo. Funciones. Requisitos. Condiciones de trabajo.

IDENTIFICACIÓN. Nombre del cargo: Gerente de Centro de Procesos M/X Departamento: División de Producción Cargo del Jefe Inmediato: Gerente de Producción Cargos bajo su responsabilidad: Jefe de área de producción de comercio Exterior, Jefe de área de

mercado internacional, Jefe de área de Derivados y Comunicación internacional, Jefe de área de tesorería, Jefe de área Departamento de proyectos, Jefe de Control y Gestión.

OBJETIVO Otorgar soporte operativo de excelencia a las áreas comerciales relacionadas (área de negocio y

mesa de dinero), constituyéndose además en la contraparte de control por oposición a dichas tareas.

NATURALEZA La persona que desempeñe este cargo debe tener iniciativa, Capacidad de juicio, creatividad y un

uso de técnicas adecuadas de acuerdo a lo que desempeñara. Debe ser capas de trabajar bajo presión de sus superiores, organismos contralores trabajadores subordinados.

FUNCIONES Principales o Frecuentes: Planificar, administrar y controlar. Periódicas: Seguimientos de proyectos, reuniones de planificación, coordinación de actividades,

resolución de problemas, entrega de información, capacitación, evaluación de proyectos. Ocasionales: Actividades con RR.HH., atención a auditores, reuniones con organismos contralores,

actualización normativa. REQUISITOS Características académicas: Universitario con mención en Comercio Internacional y Administración

de Personal. Experiencia: mínima de cinco años. Sin distinción de sexo o edad cumpliendo los requisitos anteriores.

Conclusión En el exposiciones antes hechas nos pudimos dar cuenta de

la gran importancia que tiene el Análisis Y Descripción de un Cargo, ya que de este depende mucho le eficiencia de la Organización, en un nivel Jerárquico, en el caso que se requiera hacer una reestructuración de esta, porque este Análisis da las pautas dadas del perfil de la persona que se busca para dicho cargo.

Entendimos también que es una tarea sencilla elegir a una persona en cargo sea cual en sea el nivel Jerárquico, desde el mas bajo hasta el mas alto, necesitan cumplir requisitos especificas para cada labor. En el caso de nosotros nos toco Analizar el nivel Directivo de la Organización, por lo cual podemos deducir, que esta persona debe cumplir con muchos requisitos y además muy específicos.

Logramos aprender a Analizar y a Describir un cargo y lo que significa este en la Organización, a usar los Métodos que se ocupan para desarrollar esto, tal como: Encuestas o Cuestionarios, Hoja de Tabulación, Hoja de Análisis.

Andres david rondon rondongestion de talento humano

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