manual de funciones servicios publicos

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CALLE PRINCIPAL Nº 13 – 20 BARRIO 20 DE JULIO – PUERTO ESCONDIDO TELEFONO: 3114064047

e-mail: [email protected]

MANUAL DE FUNCIONES

ADMINISTRADORA PÚBLICA COOPERATIVA DE

SERVICIOS PUBLICOS DE PUERTO ESCONDIDO

“COOSERPUES E.S.P.”

TEOFILO JOSE DIAZ VARGAS GERENTE




INTRODUCCIÓN

Toda organización o empresa, para desarrollar su objeto, requiere un personal que

ejecuten las diferentes actividades, todas estas actividades se conocen con el

nombre de funciones y constituyen el soporte técnico que justifican y dan sentido a

la existencia de los cargos en una organización.

El presente manual describe las funciones principales para una serie de cargos con

los cuales debe contar una entidad prestadora de servicios públicos domiciliarios de

Acueducto, Alcantarillado y Aseo, al mismo tiempo describe la información y

requisitos que debe acompañar a cada uno de los cargos como: Denominación del

cargo, Numero de cargos, Dependencia del cargo, Requisitos de Estudio,

Experiencia y Conocimientos relacionados para cada uno de estos.




OBJETIVO GENERAL

El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de

una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la

misma. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que

no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de

responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o de una misma sección; el

manual de funciones hace que los procesos en la organización sean medibles y

cuantificables haciendo así que la empresa u organización sea más productiva,

rentable y eficiente.




MANUAL DE FUNCIONES

1. DEFINICIONES

1.1. Manual de Funciones:

Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y

cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las

funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas.

Específicamente, el Manual de Organización, es la versión detallada de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos

puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización.

1.2. Funciones Básicas:

Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y

responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del

cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no

se debe entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de

procedimientos establecido para la empresa.

1.3. Identificación del cargo:

En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a

la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.

1.4. Requisitos:

Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del

perfil para cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripción del

perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una adecuada selección de

personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a

cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de




base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de

selección. (Estudios, Experiencia, Conocimientos).

2. DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS

2.1. CARGO: Gerente

2.1.1. Identificación

Denominación: Gerente

Número De Cargos: Uno (1)

Nivel: Directivo

Dependencia: Junta de Directiva

2.1.2. Naturaleza del Cargo

Profesional con aptitudes para administrar una empresa, con amplia experiencia en

manejo de personal. Capacidad de ejercer labores de planeación, coordinación, y

control en las actividades administrativas y financieras de la organizacional. Aciertos

en el mejoramiento de procesos y reducción de costos. Excelentes relaciones

interpersonales, liderazgo, facilidad en la toma de decisiones con un alto sentido de

responsabilidad y compromiso con la organización.

2.1.3. Funciones

1. Representar a la empresa ante los usuarios, los terceros y ante toda clase de

autoridad del orden administrativo y jurisdiccional.

2. Celebrar contratos y efectuar operaciones del giro normal de actividades de la

empresa.




3. Rendir informes periódicos a la Junta Directiva acerca de la marcha general de

la empresa, el funcionamiento de los servicios, la situación económica y

financiera, celebración de contratos y operaciones, ejecución del plan y

presupuesto anual.

4. Responsabilizarse de que la contabilidad se lleve con claridad y los informes

financieros se rindan en la forma y dentro de los términos establecidos por la

ley.

5. Preparar proyectos relacionados con la administración, los servicios, planes,

programas y presupuestos de la empresa y aquellos otros que expresamente

le solicite la Junta Directiva para someterlos a su estudio y aprobación.

6. Manejar el personal procurando el cumplimiento de los horarios, de las

funciones y de los procedimientos, velar por el pago oportuno de las

obligaciones salariales del personal.

7. Hacer las compras de los materiales que se requieren, garantizar su adecuado

almacenamiento, utilización y seguridad.

8. Responder por los equipos y demás componentes de la infraestructura.

9. Manejar y mantener actualizado el registro de usuarios y su clasificación.

10. Establecer los costos reales del servicio y proponer la estructura de tarifas o

gestionar la asistencia y asesoría necesarias.

11. Determinar los usuarios morosos y aplicar las sanciones respectivas.

12. Elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto de Ingresos y Egresos de la

entidad de la mano con el asesor contable y financiero de la empresa.




13. Velar por la prestación correcta del servicio en términos de calidad y

continuidad.

14. Reportar la información al sistema único de información.

15. Determinar los programas de operación y mantenimiento de la infraestructura.

16. Cumplir y hacer cumplir las normas tanto internas de la entidad, como las

expedidas por entidades del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico.

17. Presentar los reportes e informes a las entidades de Regulación, Control y

Vigilancia y a sus superiores.

18. Cumplir las de mas atribuciones que señalen las leyes o los estatutos, y las

que siendo compatibles con las anteriores, le encomiende el Consejo de

Administración.

2.1.4. Requisitos:

Estudios: Profesional en Administración de Empresas o Administración Pública.

Experiencia: Un año ejecutando cargos administrativos en el sector público.

Conocimientos:

a) Legislación vigente aplicable a los Servicios Públicos.

b) Sistemas informáticos.

c) Administración empresarial.

d) Metodologías de formulación y evaluación de proyectos

e) Desarrollo y relaciones Humanas.

f) Gestión de calidad.




2.2. CARGO: Asesor Contable.


Denominación: Asesor Contable

Número De Cargos: 1

Nivel: Asistencial

Dependencia: Gerencia


Analizar la información contenida en los documentos contables generados del

proceso de contabilidad en cada uno de los servicios prestados, verificando su

exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos.

2.2.3. Funciones

1. Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de caja y pagaduría,

presentando la información contable correspondiente.

2. Controlar y supervisar la utilización de los fondos para pagos en efectivo y

lleva los auxiliares estándares para el control de fondos mensuales.

3. Controlar los giros a fin que no excedan los límites de las autorizaciones de

giros aprobados.

4. Preparar la rendición documentada de la cuenta de encargos, llevando el Libro

Auxiliar correspondiente.




5. Elaborar mensualmente los indicadores financieros para medir factores tales

como la liquidez, eficiencia de recaudo, el cubrimiento de costos para detectar

oportunamente los cambios en las variables que afectan el comportamiento

operacional de la compañía.

6. Mantener permanente control sobre la información de las cuentas bancarias y

de ahorros.

7. Actualizar la información financiera en las entidades bancarias cuando estas

lo requieran.

8. Llevar el control del ingreso de recaudo, correspondiente a las facturas de los

servicios prestados.

9. Realizar, Manejar y ejecutar el presupuesto de la empresa.

10. Realizar las respectivas ejecuciones presupuéstales de la empresa (ingresos y

gastos).

11. Realizar los pagos correspondientes a los impuestos que debe pagar la

empresa, correspondiente a la DIAN, Superintendencia de Servicios Públicos y

CRA.

12. Realizar las nominas de pago de los empleados.

13. Realizar las respectivas liquidaciones a seguridad social y los parafiscales.




14. Elaborar los cheques y comprobantes de egreso, debidamente autorizados por

el gerente para los respectivos pagos.

15. Realizar mensualmente los estados financieros de la empresa, con sus

respectivos anexos.

16. Llevar el control del inventario, con sus respectivos formatos de seguimiento

(entrada y salida de materiales).

17. Realizar las respectivas cuentas de pago, anexándole todos los soportes

necesarios de su legalidad.

18. llevar las contabilidades separadas por servicios, cumpliendo con lo

establecido por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios.

19. Realizar las conciliaciones bancarias, el manejo de las cuentas y las

chequeras correspondientes.

20. Suministrar la información contable y financiera al gerente de la empresa e

informarle las novedades o anomalías presentadas en los movimientos

contables, para solucionar oportunamente dichas irregularidades si las hay.




21. Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas de la empresa,

lo mismo que realizar otras funciones relacionadas con el cargo y asignadas

por el jefe inmediato.

2.2.4. Requisitos

Estudios: Profesional en contaduría pública.

Experiencia: Un (1) año mínimo ejecutando labores de la misma dependencia.

Conocimientos:




d) Desarrollo y relaciones Humanas.

e) Gestión de la Calidad.

2.3. CARGO: Auxiliar Administrativo y Contable.


Denominación: Auxiliar Administrativo.


Nivel: Asistencial

Dependencia: Gerencia





Encargada de realizar las funciones administrativas y asistenciales

correspondientes, es la mano derecha del gerente y del asesor contable,

colaborando así al óptimo funcionamiento de la empresa, tanto administrativa como

financieramente.

2.3.3. Funciones

1. Colaborar para facilitar y agilizar el trabajo de la gerencia.

2. Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la empresa, sobre los

objetivos a ella encomendados.

3. Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un

seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o

redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.

4. Recibir, radicar, tramitar, distribuir y archivar los documentos y

correspondencias.

5. Realizar los contratos de prestación de servicios, de suministros, de obras etc.

6. Manejar la Caja Menor.

7. Elaborar toda la correspondencia, informes, circulares y documentos en

general que deba producir la Gerencia y las áreas de apoyo de esta.

8. Velar por la conservación y buena disposición de los equipos y elementos bajo

su responsabilidad y por la prestación de la oficina.




9. Recibir, atender, tramitar y apoyar la solución de las peticiones, quejas y

recursos interpuesta por los usuarios de los servicios prestados por la

empresa.

10. Efectuar el recaudo por el pago de los servicios.

11. Realizar los pagos pertinentes de la empresa.

12. Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.

13. Manejar toda la información en referencia a la empresa y la prestación de los

servicios.

14. Administrar el proceso de compra y suministro, desarrollando una relación con

proveedores confiables, en cuanto a calidad, precio, servicios y oportunidad de

entrega.

15. Prestar apoyo a la jefatura en todas las actividades relacionadas con la

ordenación y el reconocimiento de los gastos que efectúe la empresa con

cargos al presupuesto.




2.3.4. Requisitos

Estudios: Secretariado Ejecutivo, con énfasis en contabilidad básica.





Conocimientos:




d) Desarrollo y relaciones Humanas.

e) Gestión de la Calidad.

f) Contabilidad Básica.

2.4. CARGO: Jefe Operativo y Técnico.


Denominación: Jefe Operativo.


Nivel: Operativo.

Dependencia: Gerencia.


Encargado de realizar las funciones operativas y técnicas de la empresa, de la

mano con el operador de la planta, fontanero y escobitas, colaborando así al óptimo

funcionamiento operativo de la empresa, y dando cumplimiento a la prestación de

los servicios públicos prestados de una manera eficiente, eficaz, continua y de

buena calidad.




2.4.3. Funciones:

1. Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de prestación del servicio,

presentando la información documentada correspondiente.

2. Controlar y supervisar la utilización de los recursos necesarios para la prestación

del servicio.

3. Estudiar y decidir sobre las solicitudes de conexión al sistema, a fin de celebrar

el contrato de servicios públicos con el suscriptor potencia.

4. Autorizar las nuevas instalaciones de acueducto.

5. Mantener un inventario de productos acorde con los registros documentales

6. Vigilar la calidad del agua que consumen y reciben los usuarios, a fin de

desarrollar proyectos o planes que garanticen su competitividad.

7. Diseñar las rutas y horarios que garanticen la toma de lectura, entrega de

facturas y recolección de los residuos sólidos domiciliarios.

8. Llevar un control sobre las muestras de agua de los exámenes físicos y

bacteriológicos.

9. Hacer vigilancia diaria del cloro residual y P.H en el tanque de almacenamiento

y la red de distribución del acueducto con las normas técnicas.




10. Efectuar las pruebas técnicas de rigor para constatar el buen funcionamiento de

las redes de distribución y los medidores.

11. Velar por la limpieza general de las instalaciones de la planta de tratamiento y

del pueblo en general.

12. Inspeccionar constantemente el estado del agua, como el color, olor, turbidez,

caudal.

13. Llevar diariamente una minuta de trabajo, anotando los trabajos y jornales

realizados.

14. Velar por el cumplimiento del horario para la respectiva recolección de los

residuos sólidos domiciliarios.

15. Elaborar con la debida anticipación, las solicitudes de compra de los materiales y

productos químicos que se necesiten para la operación de la planta de

tratamiento de agua potable. Llevar un registro diario del control del consumo de

productos químicos y materiales utilizados en el tratamiento de agua potable.

16. Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas de la empresa, lo

mismo que realizar otras funciones relacionadas con el cargo y asignadas por el

jefe inmediato.

2.4.4. Requisitos

Estudios: Diploma de Técnico o tecnólogo Relacionado con Agua Potable y

Saneamiento Básico.





Conocimientos:

g) Legislación vigente aplicable a los Servicios Públicos (RAS).

h) Sistemas informáticos.

i) Administración empresarial.

j) Desarrollo y relaciones Humanas.

k) Gestión de la Calidad.

2.5. CARGO: Fontanero.


Denominación: Fontanero


Nivel: Operativo

Dependencia: Jefe Operativo.


Es un cargo de nivel asistencial relacionado con ejecución de actividades del área

operativa y técnica que componen los procesos de captación y conducción de agua

cruda, tratamiento, producción y almacenamiento, bombeo y distribución del agua

potable, le compete ejecutar en sus funciones el proceso de producción de agua

potable e inspeccionar y administrar el buen funcionamiento de las bocatomas y

colaborar en las actividades de mantenimiento, reparación y adecuación general del

sistema de acueducto.




2.5.3. Funciones

1. Cumplir con los horarios de trabajo, así como también los turnos y horas extras

cuando sea necesario.

2. Realizar inspecciones en las diferentes etapas del proceso con el fin de

mantener la calidad del servicio.

3. Responder por la operación, mantenimiento y conservación del sistema de

acueducto.

4. Responder por la operación y mantenimiento de los equipos del acueducto y

por los bienes bajo su custodia.

5. Hacer el mantenimiento de las estructuras de captación, cámaras de quiebre,

cámaras de repartición de caudales, tanque de almacenamiento, conducción,

red de distribución; ejecutar purgas de tuberías, desinfección y reparación con

la frecuencia que se le indique.

6. Vigilar las fuentes de abastecimiento para evitar los riesgos de contaminación,

informando inmediatamente al jefe inmediato cualquier anomalía al respecto.

7. Realizar las conexiones, reconexiones e instalaciones de plomería en los

casos que determine la empresa.

8. Hacer la revisión general de las principales instalaciones del sistema de

acueducto con la frecuencia establecida.

9. Informar al jefe inmediato cualquier irregularidad en el funcionamiento del

sistema, al igual que el uso indebido del servicio.

10. Revisar y reparar las instalaciones domiciliarias del sistema de acueducto.




11. Informar al jefe inmediato sobre las fallas, fugas y conexiones ilegales

detectadas en las redes de los servicios públicos.

12. Realizar el proceso de toma de lectura de medidores que le sea asignado.

13. Entregar a los usuarios oportunamente las facturas de cobro de Servicios

Públicos.

14. Registrar diariamente la información sobre las actividades en el libro de

registro de actividades.

15. Velar por el buen uso y mantenimiento de las herramientas, elementos,

equipos y materiales asignados para sus labores diarias.

16. Operar los equipos mecánicos de la planta de tratamiento

17. Tomar las muestras de agua de control de calidad en los puntos determinados

por la empresa.

18. Realizar las operaciones de los elementos y equipos de la planta de

tratamiento.

19. Informar a la Empresa sobre los daños y emergencias que ocurran en la

planta.

20. Aplicar el manual de operación y mantenimiento de la planta de tratamiento de

agua potable.

21. Llevar un registro de metros cúbicos de agua tratada

22. Mediar, analizar y controlar las pérdidas con respecto a la cantidad de agua

tratada.







2.5.4. Requisitos

Estudios: Diploma de Bachiller en cualquiera modalidad

Experiencia: Dos (2) años mínimo ejecutando labores de la misma dependencia.

Conocimientos:

a) Plomería

b) Fontanería

c) Operación de plantas de tratamiento de agua potable.

2.6. CARGO: Operador de la Planta de Tratamiento del Acueducto.


Denominación: Operador de Planta.


Nivel: Operativo.



Es un cargo de nivel asistencial relacionado con ejecución de actividades del área

operativa y técnica que componen los procesos de tratamiento del agua

suministrada a la comunidad, operar las estaciones de bombeo, de acuerdo con la

programación definida por el Jefe Operativo y colaborar en las actividades de

mantenimiento, reparación y adecuación general del sistema de Acueducto.




2.6.3. Funciones

1. Velar por el adecuado funcionamiento de los equipos de bombeo de captación,

así como de las plantas de tratamiento.

2. Realizar las reparaciones y mantenimiento en las redes de acueducto.

3. Informar sobre las fallas, fugas y conexiones ilegales detectadas en las redes

de acueducto.

4. Responder por el adecuado uso y conservación de los materiales,

herramientas demás elementos suministrados para sus labores.

5. Colaborar en las labores de transporte de materiales, elementos y equipos

necesarios para el cumplimiento de su labor.

6. Responder por la operación y mantenimiento de los equipos de acueducto y

por los bienes bajo su custodia.

7. Vigilar las fuentes de vertimiento para evitar los riesgos de contaminación,

informando inmediatamente a la Empresa cualquier anomalía al respecto.

8. Hacer la revisión general de las principales instalaciones del sistema de

acueducto con la frecuencia establecida.

9. Informar a la Empresa cualquier irregularidad en el funcionamiento del sistema,

al igual que el uso indebido del servicio.

10. Registrar diariamente la información sobre las actividades en el libro de

registro de control de actividades.

11. Operar los equipos mecánicos de los sistemas de tratamiento de agua potable.




12. Realizar la Operación y mantenimiento de la planta de tratamiento.

13. Aplicar el manual de operación y mantenimiento de la planta de tratamiento.

14. Elaborar con la debida anticipación, las solicitudes de compra de los materiales

y productos que se necesiten para la operación de la planta de tratamiento de

agua potable.

15. Llevar un registro de control del consumo de productos químicos y materiales

utilizados en el tratamiento de aguas.

16. Controlar el correcto almacenamiento y conservación en la bodega de los

insumos necesarios, velando por la limpieza de la bodega y del cuarto de

dosificaciones.

17. Efectuar las pruebas y análisis de laboratorio mediante muestreo y medición,

para determinar las cantidades de coagulante necesario para su tratamiento, y

a fin de controlar la calidad del agua en sus diferentes fases, desde la cruda

hasta la producida.

18. Realizar el lavado periódico de los filtros, cada vez que haya saturación de

materia, es decir, acumulado de sedimentos.

19. Verificar la presión del bombeo, tomando lectura directa del manómetro para

asegurar que se encuentre dentro de los paramentos establecidos y garantizar

el suministro eficiente a la comunidad.

20. Llevar los registros diarios diligenciando los formatos, planillas y realizando

informes correspondiente a la producción de agua, caudal de las fuentes de

captación, dosificación de sustancias químicas y pruebas de laboratorio.




21. Solicitar al jefe operativo los productos químicos, herramientas y materiales

requeridos en la planta de tratamiento, efectuando el pedido oportuno, a fin

de tenerlos disponible durante el proceso de tratamiento de agua.




2.6.4. Requisitos


Experiencia: Dos (2) años mínimo ejecutando labores de la misma dependencia.

Conocimientos:

a) Plomería

b) Fontanería

c) Operación de plantas de tratamiento de agua potable.

2.7. CARGO: Recolector de Aseo o Escobitas


Denominación: Escobitas


Nivel: Operativo.






El escobita generalmente trabaja en calles, parques y en zonas con alta afluencia

de público como las plazas de mercado, cuya función es la de realizar el proceso de

barrido y limpieza de éstas, de acuerdo con las normas de seguridad y usando los

equipos de protección asignados para tal fin. Recoge y deposita los residuos del

barrido en los recipientes asignados y su trabajo lo realiza siguiendo los protocolos

que la entidad prestadora tiene establecidos en cumplimiento de su Plan de Manejo

Integral de Residuos Sólidos

2.7.3. Funciones

1. Efectuar el barrido de las calles y limpieza de áreas públicas de acuerdo a la

programación establecida.

2. Corte y bordeo de césped en las zonas verdes del municipio.

3. Cumplir con las rutas de recolección domiciliaria de residuos sólidos que le

hayan sido asignadas.

4. Hacer la recolección de los desechos que se encuentran en los espacios

públicos del municipio de acuerdo con los horarios y lugares asignados.

5. Realizar la adecuada disposición final de residuos sólidos de acuerdo al

manual de procedimientos.

6. Responder por el adecuado uso y conservación de los materiales,

herramientas y demás elementos suministrados para sus labores.

7. Solicitar con la debida anticipación los elementos que requiera para cumplir

con las labores asignadas.




8. Informar al usuario en el caso de presentarse interrupción del servicio por

cualquier causa.

9. Realizar las actividades diarias, cumplir oportunamente las diligencias

encomendadas, sometiéndose a los horarios y recorridos asignados por su

superior inmediato, así como tener disponibilidad cuando en cualquier

momento se requiera.

10. Vincularse a los programas de divulgación y promoción ciudadanas entorno al

aseo y embellecimiento de los parques, zonas verdes y sitios turísticos del

municipio.

11. Acompañar y colaborar en todo lo necesario en campañas de aseo,

organizadas por la comunidad, alcaldía, instituciones educativas, entre otras.

12. Intensificar más sus labores en eventos especiales y espectáculos, como es el

caso de eventos como las ferias, festivales, fiestas taurinas, semana santa y

las fiestas de final de año.




2.7.4. Requisitos


Experiencia: Dos (2) años mínimo ejecutando labores de la índole.




Conocimientos:

a) Manejo de herramientas manuales

b) Disposición de residuos sólidos

c) Comportamiento con la comunidad en general

manual de funciones servicios publicos

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