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Manual de Funciones y Competencias Laborales Sistema de Gestión de Calidad NTCGP

1000:2004 - Modelo Estándar de Control

Interno MECI 1000:2005 Manual de Funciones y Competencias Laborales. Versión 5.1 Diciembre de 2014

2013

Instituto Caro y Cuervo Grupo de Talento Humano

31/12/2014

Manual Específico de Funciones y Competencias del Instituto Caro y Cuervo - 2

Contenido MISIÓN ............................................................................................................................................ 4

VISIÓN ............................................................................................................................................. 4

OBJETIVOS INSTITUCIONALES ......................................................................................................... 4

ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................................................. 4

Decreto 2712 de 2010 ..................................................................................................................... 5

Decreto 2700 de 2013 ................................................................................................................... 11

Resolución 0343 de 2013 .............................................................................................................. 15

Director General de Entidad Descentralizada código 0015 grado 20 ........................................... 15

Subdirector General de Entidad Descentralizada código 0040 grado 18 ..................................... 17

Asesor código 1020 grado 08 ........................................................................................................ 22

Profesional Especializado Código 2028 Grado 17 ......................................................................... 23

Profesional Especializado 2028 grado 16 ...................................................................................... 42

Profesional Especializado código 2028 grado 13 .......................................................................... 45

Profesional Especializado código 2028 grado 12 .......................................................................... 57

Profesional Universitario código 2044 grado 11 ........................................................................... 63



Auxiliar de Técnico código 3054 grado 06 .................................................................................... 74

Técnico código 3100 grado 18 ...................................................................................................... 76



Técnico Administrativo código 3124 grado 13 .............................................................................. 89

Técnico Administrativo código 3124 grado 09 .............................................................................. 90

Técnico Operativo Código 3132 Grado 09 ................................................................................... 91


Técnico Código 3100 Grado 07 .................................................................................................... 97

Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 22 ........................................................................... 100


Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 15 Biblioteca ......................................................... 108






Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 08 .......................................................................... 126

Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 07 .......................................................................... 128

Conductor Mecánico Código 4103 Grado11 ............................................................................... 132

Conductor Mecánico Código 4103 Grado 11 .............................................................................. 134

Conductor Mecánico Código 4103 Grado 08 .............................................................................. 135

Competencias comunes a los servidores públicos ...................................................................... 136

NIVEL DIRECTIVO ......................................................................................................................... 137

NIVEL ASESOR .............................................................................................................................. 139

NIVEL PROFESIONAL .................................................................................................................... 139

NIVEL TÉCNICO ............................................................................................................................ 141

NIVEL ASISTENCIAL ...................................................................................................................... 142


MISIÓN El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en los campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.

VISIÓN

En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia en la diversidad.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

1. Promueve y desarrolla la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las lenguas del

territorio nacional y la literatura, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con base en su prestigio social y valoración estética. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento conservación del patrimonio inmaterial de la Nación.

2. Preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la cultura colombiana. (Artículo 4, Acuerdo 002, 2010)

ESTRUCTURA ORGÁNICA


Decreto 2712 de 2010


Decreto 2700 de 2013


RESOLUCIÓN NÚMERO 0343 DE 2013 Diciembre 11 de 2013

“Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del Instituto

Caro y Cuervo”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO En cumplimiento de las disposiciones de los Decretos 770 de 2005, 871 de 2006 y 4476 de 2007 y,

CONSIDERANDO

Que mediante el Decreto 2700 del 22 de noviembre de 2013, se aprobó la modificación de la Planta de Personal del Instituto Caro y Cuervo.

Que en el Artículo Tercero del citado Decreto, se señala que mediante acto administrativo el Director General distribuirá los cargos de la planta global de la entidad.

Que como consecuencia de la expedición del Decreto 2700 del 2013, se hace necesario derogar la Resolución 0100 del 2013 y adoptar un nuevo Manual de Funciones para todos los empleos de la planta de Personal del Instituto Caro y Cuervo.

Que en mérito de lo expuesto, la Directora General del Instituto Caro y Cuervo,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del Instituto Caro y Cuervo, el cual quedará así:

Director General de Entidad Descentralizada código 0015 grado 20

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Directivo Denominación del Empleo: Director General Entidad Descentralizada Código: 0015 Grado: 20 No. de cargos Uno (1) Dependencia Despacho Director General Cargo del Jefe Inmediato: Presidente de la República Naturaleza del Empleo: Libre Nombramiento y Remoción

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Formular y guiar el desarrollo de las políticas, planes, programas y proyectos del Instituto Caro y Cuervo, buscando garantizar el cumplimiento de la misión institucional, de acuerdo al marco normativo aplicable, al Plan de Desarrollo Nacional y a las políticas del sector cultura.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y acuerdos del Consejo Directivo. 2. Crear y conformar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, mediante

resolución, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la entidad; así como designar el funcionario bajo el cual quedará la coordinación y supervisión del grupo.

3. Representar legalmente al Instituto en los asuntos judiciales, extrajudiciales y demás actuaciones administrativas y, en ejercicio de esta facultad, nombrar los apoderados especiales que demande la mejor defensa de los intereses del Instituto.

4. Adoptar los manuales específicos de funciones y competencias laborales y los manuales de


procesos y procedimientos adecuados a la naturaleza, estructura y misión del Instituto. 5. Establecer y mantener el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad del

Instituto, en los términos de oportunidad, eficacia y eficiencia definidos legalmente para cada una de las materias.

6. Guiar, liderar y controlar el funcionamiento administrativo y académico del Instituto. 7. Expedir los actos y adelantar las actuaciones administrativas requeridas para el cumplimiento de los

objetivos misionales del Instituto. 8. Suscribir o celebrar los contratos y convenios necesarios para la consecución de los objetivos

misionales y el funcionamiento administrativo del Instituto, en concordancia con los planes de desarrollo y las políticas trazadas por el gobierno nacional.

9. Ordenar los gastos con cargo al presupuesto del Instituto y efectuar el control en la ejecución de los mismos.

10. Nombrar, dar posesión y remover al personal del Instituto de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.

11. Autorizar a los funcionarios del Instituto los permisos y comisiones de acuerdo con la ley y los reglamentos.

12. Orientar, promover, mantener y difundir la realización de acuerdos entre el Instituto e instituciones de índole nacional e internacional por medio de convenios y/o cartas de acuerdo, entendimiento y/o compromiso en las áreas de interés académico, investigativo, científico y humanístico.

13. Ejecutar y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias aplicables al Instituto, al igual que las diferentes disposiciones estatutarias y las demás decisiones emanadas del Consejo Directivo.

14. Orientar el diseño, planeación, programación, ejecución y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo institucional a corto, mediano y largo plazo.

15. Diseñar los planes, metas, procedimientos, mecanismos de seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad.

16. Garantizar la integridad y eficacia de la aplicación del sistema de control interno en las diferentes dependencias, a través de un seguimiento preciso, eficaz y continuo, que permita los resultados propuestos.

17. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno Institucional y adoptar las medidas correctivas pertinentes.

18. Procurar que las atenciones de quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos en relación con la misión de la entidad, se presten en forma oportuna y eficiente.

19. Procurar la adecuada defensa extrajudicial y judicial del Instituto en los procesos y litigios, y en las demás actuaciones de resolución de conflictos en las cuales sea parte el Instituto.

20. Mantener la compilación y actualización de la jurisprudencia y de las normas legales y administrativas que regulan las funciones del instituto, de cada una de sus dependencias y velar por su adecuada difusión y aplicación.

21. Mantener al interior del Instituto la unidad de interpretación y aplicación de disposiciones legales respecto de los asuntos de competencia de la Entidad.

22. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Directivo. 23. Preparar y presentar para aprobación oportuna del Consejo Directivo, el anteproyecto de presupuesto

anual, de acuerdo con las políticas generales fijadas por la Ley y el Instituto Caro y Cuervo. 24. Presentar al Consejo Directivo, cuando éste se lo solicite y por lo menos una vez al año, el informe de

gestión y de rendición comprobada de las cuentas del periodo respectivo, conforme a la ley. 25. Rendir ante el Consejo Directivo los informes sobre el estado y ejecución de los programas de la

Entidad. 26. Verificar la correcta aplicación de los recursos y el debido mantenimiento, custodia, y utilización de los

bienes de la Entidad. 27. Adoptar el Sistema Integral de Gestión del Instituto Caro y Cuervo y responder por la eficacia de su

funcionamiento. 28. Conocer en segunda instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores

públicos del instituto.


29. Adoptar las medidas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento de la Entidad. 30. Las demás inherentes a la naturaleza de la entidad y que les sea asignadas por las normas legales.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La representación del Gobierno Nacional se lleva a cabo de acuerdo con las atribuciones asignadas

en el acto de la delegación, en la Ley o sus reglamentos. 2. Los ajustes propuestos para la organización interna, procedimientos y trámites administrativos

responden a las necesidades del Instituto, a las políticas del gobierno nacional y a la eficiencia de la administración.

3. El Instituto evalúa la oferta de programas y opciones académicas de acuerdo a los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional y las Políticas del Sector Cultura.

4. Las Políticas, planes y programas de administración de los recursos humanos, financieros y físicos del Instituto aportan al cumplimiento de la misión institucional

5. El personal se administra con criterio técnico y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes Internos y externos

Entidades públicas

Universidades e instituciones de educación superior. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Políticas Públicas en materia de Educación Superior

Políticas Públicas propias del sector de cultura

Gerencia y gestión pública

Constitución Política de Colombia y legislación colombiana VII. EVIDENCIAS

De desempeño:

Planes y programas orientados al cumplimiento de la misión del Instituto De producto:

Convenios celebrados con entidades nacionales e internacionales

Informes de gestión y rendición de cuentas a la ciudadanía

Actas de reuniones de los diferentes comités

Actos administrativos y comunicaciones internas

Evaluación del modelo estándar de Control Interno y planes de mejoramiento.

Informes de gestión. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en Ciencias Sociales, Lingüística, Literatura, Filosofía y Letras, Administración de Empresas, Administración Pública o Economía y título de postgrado en la modalidad de maestría o Título profesional en las mismas disciplinas y título de postgrado en la modalidad de especialización.

Cincuenta y dos (52) meses de experiencia profesional relacionada o.

ALTERNATIVA Estudios Experiencia

Título profesional en las mismas disciplinas y título de postgrado en la modalidad de especialización.

Sesenta y cuatro (64) meses de experiencia profesional relacionada

Subdirector General de Entidad Descentralizada código 0040 grado 18

I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Directivo Denominación del Empleo: Subdirector General de entidad descentralizada Código: 0040 Grado: 18 No. de cargos Dos (2) Dependencia Donde se ubique el empleo Cargo del Jefe Inmediato: Director General Naturaleza del Empleo: Libre Nombramiento y Remoción

AREA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Guiar, liderar y proponer las políticas de gestión y administración de los recursos físicos, financieros y humanos del Instituto, de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos fijados por la Dirección General y el Consejo Directivo.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Guiar y controlar los procesos administrativos y financieros de la institución en todos los niveles. 2. Liderar y programar las actividades de administración de personal, seguridad industrial y relaciones

laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.

3. Liderar la realización de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual específico de funciones y de competencias laborales de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.

4. Programar, en coordinación con la Dirección General, los procesos de licitación, contratación, adquisición, almacenamiento y custodia de bienes y materiales.

5. Asesorar al Director en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.

6. Conocer en primera instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores públicos del Instituto.

7. Asegurarse de la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la (entidad), orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.

8. Asistir a la Dirección General en la ejecución de las políticas institucionales en asuntos administrativos y financieros.

9. Formular políticas, planes y programas de desarrollo y administración del talento humano, recursos financieros y físicos a cargo del Instituto.

10. Prestar asesoría financiera y presupuestal al Consejo Directivo, la Dirección General y demás dependencias que lo requieran.

11. Colaborar en la formulación y evaluación de las normas y procedimientos que deben seguirse para la ejecución de las actividades administrativas y financieras que desarrolla el Instituto.

12. Participar conjuntamente con los funcionarios responsables de planeación y la coordinación financiera en la elaboración del anteproyecto de presupuesto del Instituto y someterlo a consideración de las autoridades competentes.

13. Vigilar la eficiente administración, conservación, mantenimiento, custodia y seguridad de los recursos físicos y financieros del Instituto.

14. Elaborar informes y estudios sobre el desarrollo y cumplimiento de las actividades, planes y programas de las dependencias adscritas a Subdirección Administrativa y Financiera.

15. Participar en los comités, consejos y demás órganos consultivos del Instituto, que por Estatuto o Reglamento se establezcan o competan a los asuntos a su cargo.


16. Guiar el desarrollo de las políticas de seguros que garanticen el amparo total de los bienes del Instituto.

17. Velar por la consecución y recaudo oportuno de los recursos presupuestales. 18. Propender por la destinación adecuada de los recursos teniendo como precepto básico la

racionalización del gasto. 19. Hacer seguimiento a la correcta ejecución del Programa Anual de Caja (PAC) en concordancia con

los acuerdos de gastos. 20. Exigir la eficiente y oportuna aplicación de la Ley, los Estatutos, Acuerdos y demás disposiciones

vigentes para el personal vinculado al Instituto. 21. Administrar el recurso humano desde el proceso de selección y vinculación, complementado con el

desarrollo de programas de bienestar social y capacitación, para el logro de un óptimo clima laboral y eficiente desempeño de las funciones a cargo de cada funcionario.

22. Participar como integrante de la comisión evaluadora en el proceso de evaluación de desempeño y de igual manera, presentar los acuerdos de gestión a la Dirección General dentro de los plazos establecidos.

23. Guiar y liderar el conjunto de procedimientos para el adecuado manejo de recursos, bienes y servicios, que soporten el área misional, en el marco de la normatividad pública.

24. Guiar y liderar el conjunto de procedimientos para el intercambio de información entre los funcionarios y el adecuado manejo de recursos informáticos y físicos.

25. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y que le sean asignadas por las normas legales.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las políticas administrativas y financieras del Instituto se aplican oportunamente. 2. Los recursos financieros y logísticos se usan de manera eficiente. 3. Los informes financieros y contables se presentan oportunamente y de acuerdo con los parámetros

técnicos. 4. La gestión del recurso humano ha generado un clima organizacional favorable y se cumplen las

normas con relación a la carrera administrativa. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


Entidades públicas VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES


Sistema de gestión de calidad

Régimen de contratación estatal

Estructura y normatividad del sistema presupuestal público

Administración pública

Normatividad gestión del talento humano

Constitución Política de Colombia VII. EVIDENCIAS

De desempeño:

Planes y programas funcionando en cada dependencia que constituye la subdirección De producto:

Informes de gestión

Registros actualizados de la ejecución presupuestal

Informes a entes de control

Actas de reuniones, formatos, registros y documentos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en administración de empresas, administración Cincuenta y seis (56) meses de


pública, economía, ingeniería industrial, contaduría pública o derecho y título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas afines al cargo.

experiencia profesional relacionada.


Título profesional en administración de empresas, administración pública, economía, ingeniería industrial, contaduría pública o derecho.

Ochenta (80) meses de experiencia profesional relacionada.

AREA: SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA


Diseñar, liderar y proponer políticas de naturaleza académica aprobadas por el Consejo Directivo y la Dirección General.


1. Diseñar, generar, desarrollar y evaluar la situación académica institucional, y los mecanismos de intercambio con la comunidad académica, investigativa, científica y humanística externa.

2. Liderar, a través del comité académico, el desarrollo integral de las áreas de investigación, formación formal y educación para el trabajo y el desarrollo humano y las dependencias que responden a los procesos de divulgación, apropiación y socialización del conocimiento como bibliotecas, muesos, gestión editorial e imprenta.

3. Promover la producción y generación de conocimiento científico y tecnológico que aporte al desarrollo académico institucional y a la solución de necesidades sociales y culturales del país.

4. Promover convenios y alianzas estratégicas con diversos sectores sociales para el desarrollo de proyectos de investigación y formación.

5. Proponer al consejo directivo y a la Dirección General las reformas académicas que sean convenientes.

6. Promover y orientar la creación de los programas académicos que sean necesarios y pertinentes a las áreas del conocimiento propios de la Institución.

7. Promover, orientar y guiar las actividades de investigación y divulgación de la Institución. 8. Planear, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la investigación en el Instituto

Caro y Cuervo. 9. Adoptar y liderar las líneas y grupos de Investigación de acuerdo con los planes estratégicos

adoptados por la Institución. 10. Favorecer el intercambio permanente con grupos reconocidos a nivel nacional y centros de

investigación de excelencia. 11. Articular la dinámica investigativa con las actividades de docencia y de divulgación del conocimiento. 12. Establecer estrategias de Socialización y divulgación de los resultados de las investigaciones para

contribuir a la apropiación y uso social del conocimiento. 13. Liderar los procesos de selección de personal docente para el Instituto. 14. Guiar, orientar y supervisar la actividad de los cuerpos docente y administrativo asignados al área

académica. 15. Guiar, liderar y orientar los procesos de admisiones registro y control académico y los servicios de

apoyo académico. 16. Planear, guiar, ejecutar y evaluar los programas y actividades de bienestar universitario

conjuntamente con el área de personal del Instituto 17. Guiar y presentar los resultados de la evaluación de docentes. 18. Guiar y liderar las actividades orientadas a la formación de investigadores y la producción de

investigaciones. 19. Guiar y liderar las actividades orientadas a propiciar la reflexión y socializar el conocimiento en las

áreas de lingüística, literatura y cultura en general.


20. Gestionar, orientar, asesorar y producir conocimiento en las áreas de lingüística, literatura e historia de la cultura.

21. Proporcionar recursos documentales y servicios de información ágiles y oportunos como apoyo a los procesos académicos y de investigación.

22. Propender por la utilización de medios electrónicos y editoriales difundir las actividades y realizaciones del Instituto a la comunidad científica universal.

23. Diseñar los programas académicos de acuerdo con el carácter especial reconocido en el artículo 137 de la Ley 30 de 1992.

24. Participar como integrante de la comisión evaluadora en el proceso de evaluación de desempeño y de igual manera, presentar los acuerdos de gestión a la Dirección General dentro de los plazos establecidos

25. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y que le sean asignadas por las normas legales.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los programas académicos del instituto se prestan cumpliendo la normatividad y estándares

requeridos por el gobierno nacional. 2. Promueve permanentemente el desarrollo de las capacidades investigativas y científicas en el

Instituto. 3. Las líneas investigativas están asociadas a las políticas de la dirección. 4. Se desarrollan alianzas estratégicas con diversas entidades nacionales e internacionales para

consolidar los proyectos de formación e investigación. 5. Se publican y divulgan en múltiples escenarios los productos de las investigaciones del instituto. 6. Las acciones ejecutadas responden a los procesos de divulgación, apropiación y socialización del

conocimiento como bibliotecas, museos, gestión editorial e imprenta. 7. Los procesos de admisiones registro y control académico y los servicios de apoyo académico,

programas y actividades de bienestar universitario y evaluación docente cumplen con las necesidades y requerimientos de la comunidad académica del instituto.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


Entidades públicas

Universidades e instituciones de educación superior VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES


Políticas públicas en materia de educación superior

Sistema de gestión de calidad

Estructura y normatividad del sistema de educación nacional

Políticas del sector cultura

Políticas de ciencia, tecnología e investigación


De producto:

Planes y programas funcionando en cada dependencia que constituye la Subdirección


Registros actualizados de la ejecución presupuestal


Actas de reuniones, formatos, registros y documentos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en ciencias sociales, lingüística, literatura, lenguas modernas o afines y título de postgrado en la modalidad de

Cincuenta y seis (56) meses de experiencia profesional relacionada.


especialización en áreas afines al cargo. ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título profesional en ciencias sociales, lingüística, literatura, lenguas modernas o afines.

Ochenta (80) meses de experiencia profesional relacionada.

Asesor código 1020 grado 08

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asesor Denominación del Empleo: Asesor Código: 1020 Grado: 08 No. de cargos Uno (1) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Director General Naturaleza del Empleo: Libre Nombramiento y Remoción

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asesorar a la Dirección General y desarrollar estrategias que permitan dar a conocer los programas y proyectos misionales del Instituto a otras entidades públicas y privadas y al ciudadano en general, mediante la creación, actualización de canales de comunicación abiertos y diversos e igualmente, establecer alianzas estratégicas que permitan el logro de los objetivos estratégicos.


1. Liderar, promover, mantener y difundir la realización de acuerdos entre el Instituto e instituciones de índole nacional e internacional por medio de convenios y/o cartas de acuerdo y/o compromiso en las áreas de interés académica, investigativa, científica y humanística.

2. Diseñar, generar, desarrollar y evaluar junto con la Subdirección Académica y demás dependencias el estado de la situación académica institucional, y los mecanismos de intercambio con la comunidad académica, investigativa, científica y humanística externa.

3. Establecer y mantener vigentes los convenios y las relaciones de colaboración, intercambio, formación, entre otras, de naturaleza académica y/o administrativa con diferentes Instituciones de Educación Superior Nacional e Internacional.

4. Velar por la participación activa de la población de docentes, investigadores, alumnos y egresados con organizaciones académicas y científicas nacionales e internacionales.

5. Diseñar, proponer, desarrollar y evaluar periódicamente acciones y mecanismos para la internacionalización del Instituto y el Seminario Andrés Bello.

6. Gestionar oportunidades de estudio y actualización en el exterior para alumnos, egresados y docentes.

7. Promover el intercambio de la comunidad académica con el exterior para el mejoramiento académico, cultural e investigativo.

8. Consolidar a nivel nacional e internacional a través de los organismos internacionales con sede en Colombia, la imagen del Instituto y el Seminario Andrés Bello.

9. Coordinar las comunicaciones internas y externas del Instituto, velando porque la información sea divulgada mediante los diversos canales de comunicación del Instituto.

10. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto.

11. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o dependencia a su cargo.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las relaciones interinstitucionales son orientadas de acuerdo con la representación científica –

docente del Instituto Caro y Cuervo con las atribuciones asignadas en el acto administrativo de


delegación, estatutos y demás normatividad vigente. 2. Los convenios acordados favorecen y apoyan la ejecución de labores misionales del Instituto. 3. Las relaciones interinstitucionales generan alianzas estratégicas y son un medio para dar a conocer

el Instituto y consolidar su reconocimiento a nivel nacional e internacional como una entidad de formación académica de altos estudios.

4. La red de acuerdos académicos del instituto es ampliada y consolidada mediante la gestión con diferentes entidades nacionales e internacionales.

5. Los convenios y demás actos administrativos de gestión interinstitucional de naturaleza académica se ajustan a las exigencias del entorno nacional e internacional.

6. Los proyectos y planes misionales son divulgados a través de los canales de comunicación del Instituto.




Gerencia de proyectos

Funcionamiento relaciones de cooperación internacional


Relaciones públicas interinstitucionales


De desempeño:

Observación real de los criterios de desempeño (Numeral IV)

Cronogramas y otras herramientas de control y seguimiento

Informes de gestión. De producto:

Convenios en ejecución VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en derecho, Administración de empresas, Administración Pública, comunicación social, periodismo, antropología, sociología, psicología, relaciones internacionales y/o negocios internacionales y título de posgrado en la modalidad de especialización

Veintiún (21) meses de experiencia profesional relacionada.


Título profesional en derecho, administración de empresas, administración Pública, comunicación social, periodismo, antropología, sociología, psicología, relaciones internacionales y/o negocios internacionales

Cuarenta y cinco (45) meses de experiencia profesional relacionada.

Profesional Especializado Código 2028 Grado 17

ÁREA: CONTROL INTERNO

I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028 Grado: 17 No. de cargos: Uno (1) Dependencia: Control Interno Cargo del Jefe Inmediato: Presidente de la República Naturaleza del Empleo: Libre Nombramiento y Remoción

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Promover y evaluar el desarrollo del sistema de control interno en la entidad, recomendando acciones de mejoramiento continuo para el logro de la misión y objetivos institucionales, con eficiencia, eficacia y efectividad.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en la formulación, diseño, organización, ejecución y control de planes y programas de la

dependencia a su cargo. 2. Liderar, promover y participar en los estudios e investigaciones que permitan mejorar la prestación de

los servicios a su cargo y el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos, así como la ejecución y utilización óptima de los recursos disponibles.

3. Administrar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades propias de la dependencia.

4. Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a su cargo.

5. Estudiar, evaluar y conceptuar sobre las materias de competencia del área interna de desempeño y absolver consultas de acuerdo con las políticas institucionales.

6. Asesorar a la Dirección General del Instituto en la definición de las políticas relacionadas con el Sistema de Control Interno de la entidad.

7. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno del Instituto y proponer a la Dirección las recomendaciones para su mejoramiento.

8. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades, se cumplan por los responsables de su ejecución y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evaluación y recomendaciones propuestas.

9. Verificar y evaluar la gestión administrativa y los procesos relacionados con el manejo del talento humano, de recursos técnicos y financieros y de los sistemas de información y recomendar los correctivos necesarios a la Dirección General.

10. Realizar programas para fomentar la cultura del autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo y cumplimiento de la misión del Instituto.

11. Presentar a la Dirección los informes de los diferentes seguimientos y auditorías que efectúe, presentando su concepto como instancia evaluadora y las recomendaciones necesarias en cumplimiento de su función asesora.

12. Rendir los informes de gestión sobre su cargo que le sean requeridos, de conformidad con la normatividad legal vigente y los requerimientos efectuados por los organismos de control y entidades externas

13. Convocar al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo previsto en el acto administrativo correspondiente.

14. Efectuar seguimiento al plan de mejoramiento institucional y remitir los respectivos informes a la Dirección y a los entes de control.

15. Asesorar en la aplicación de la metodología de administración de riesgos adoptada por la entidad y evaluar la efectividad de las acciones para dar tratamiento a los riesgos

16. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del instituto y recomendar los ajustes necesarios.

17. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o dependencia a su cargo

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO


1. Las recomendaciones y planes para su mejoramiento son propuestos a la Dirección a partir de la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno del Instituto.

2. Los controles aplicables a los procedimientos son definidos e informados a los responsables. 3. Los planes, las metas y los procedimientos del Sistema de Control Interno son evaluados y sujetos a

seguimiento. 4. Los planes de mejoramiento son asesorados y orientados para alcanzar su cumplimiento. 5. Las dependencias son asesoradas en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los

procesos y procedimientos para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.

6. Los informes entregados a la Dirección, sobre el estado de control interno dan cuenta de las debilidades detectadas y las recomendaciones se encaminan al mejoramiento institucional, de acuerdo con los parámetros normativos y de gestión respectivos.

7. La contribución al establecimiento de una cultura de control interno para el mejoramiento del Instituto.


Clientes internos y externos


Evaluación de procesos

Formulación, evaluación e implementación de políticas de control interno.

Valoración de riesgos

Modelo estándar de control interno

Norma técnica de calidad

Gestión y gerencia publica VII. EVIDENCIAS

De producto:


Informes de seguimiento

Actas de reuniones del equipo MECI.

Planes de mejoramiento

Actividades de auditoría.

Actividades relacionadas con el fomento de la cultura del control VIII. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Según lo establecido en el Artículo 8° de la Ley 1474 de 2011 o las normas que la aclaren, modifiquen o complementen.

Experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno

ÁREA: PLANEACIÓN

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028 Grado: 17 No. de cargos: Uno (1) Dependencia: Planeación Cargo del Jefe Inmediato: Dirección General Naturaleza del Empleo: Libre Nombramiento y Remoción



Orientar el proceso de planeación y liderar con las dependencias del Instituto, la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos, en el marco de las políticas institucionales y el sector cultura.


1. Asesorar a la Dirección General en la formulación, diseño, planeación, programación, ejecución y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo institucional a corto, mediano y largo plazo.

2. Guiar la formulación de los planes, programas y proyectos institucionales, bajo los lineamientos determinados por el Ministerio de Cultura y el Plan de Desarrollo Nacional.

3. Monitorear la ejecución de los planes, programas y proyectos y presentar a las dependencias recomendaciones para la corrección, prevención, mantenimiento o mejora del desempeño institucional.

4. Guiar la evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos estableciendo el estado de los mismos y recomendando los ajustes requeridos para alcanzar los resultados esperados.

5. Liderar la formulación de los proyectos de inversión institucionales y administrar el banco de proyectos, efectuando el seguimiento, control, evaluación y aplicación de ajustes requeridos a fin de cumplir las metas de ejecución de los mismos.

6. Liderar y preparar con la Subdirección Académica y la Subdirección Administrativa y Financiera, la elaboración del proyecto de presupuesto anual del Instituto y efectuar los ajustes requeridos sobre el mismo.

7. Identificar y gestionar fuentes alternas de financiamiento y participar en la consecución de créditos y programas de cooperación técnica nacional e internacional que el Instituto requiera, para el cumplimiento de su misión.

8. Diseñar y liderar la aplicación de indicadores de gestión, estándares de desempeño y mecanismos de evaluación y control de los procesos en la ejecución de políticas, programas y proyectos del Instituto.

9. Adoptar herramientas gerenciales que permitan incorporar racionalidad en la administración a partir de criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, logrando el mejor uso de los recursos humanos, físicos y financieros.

10. Elaborar y presentar a la Dirección General, el Consejo Directivo, el Ministerio de Cultura, la Presidencia de la República y los entes de control, los informes de gestión y las estadísticas institucionales en los términos de contenido, periodicidad y oportunidad requeridos.

11. Asesorar y efectuar acompañamiento a la Dirección General en el desarrollo de procesos de reestructuración académica y administrativa y la realización de estudios organizacionales y formulación de planes de mejoramiento continuo.

12. Liderar con las demás dependencias, el diseño y actualización de los procesos y procedimientos, dentro de los criterios de eficacia, economía, celeridad, igualdad, publicidad y oportunidad.

13. Participar en la definición de estrategias y procedimientos para fortalecer espacios y mecanismos de participación ciudadana, del sector público y privado, que posibiliten concretar acuerdos estratégicos.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La ejecución de los planes, programas y proyectos se monitorea usando las técnicas previstas y se

presentan, a las dependencias, recomendaciones para la corrección, prevención, mantenimiento o mejora del desempeño institucional.

2. La ejecución de los planes, programas y proyectos se evalúa para establecer el estado de avance y su concordancia con lo previsto y se recomiendan los ajustes requeridos para alcanzar los resultados esperados.

3. Los indicadores de gestión permiten establecer el estado de avance de los programas y proyectos y su concordancia con lo previsto.

4. Los presupuestos de funcionamiento e inversiones del Instituto satisfacen los requerimientos de recursos para soportar la ejecución de los programas y proyectos, de acuerdo a las disposiciones y límites del gobierno nacional en su marco fiscal de mediano plazo.

5. El Instituto cuenta con un plan estratégico en desarrollo y asesorado por la dependencia de Planeación.


6. El banco de proyectos de inversión se mantiene actualizado y corresponde a las necesidades del Instituto como centro de altos estudios y formación de investigadores y docentes en las áreas de estudio definidas misionalmente.

7. Los informes de los resultados de gestión se presentan en los casos y plazos establecidos y cumplen con las especificaciones técnicas correspondientes.


Clientes Internos

Entidades públicas

Universidades e instituciones de educación superior VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES



Metodologías y técnicas de planeación, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos de inversión pública

Estructura y normatividad del sistema presupuestal público con énfasis en presupuesto de inversión pública.

Constitución Política de Colombia

Sistema nacional de planeación VII. EVIDENCIAS

De producto:


Documentos formalizados del plan estratégico y sus avances

Fichas de seguimiento e indicadores de gestión de las dependencias

Actas de reuniones, formatos, registros y documentos.

Plan estratégico actualizado y divulgado De desempeño:

Entrega de los reportes oportunamente

Observación de los desempeños 5 y 7 VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudio Experiencia Título profesional en derecho, ingeniería industrial, administración de empresas, administración pública, economía y afines y título de postgrado en la modalidad de especialización.

Veintidós (22) meses de experiencia profesional relacionada.

ALTERNATIVA Título profesional en derecho, ingeniería industrial, administración de empresas, administración pública, economía y afines.

Cuarenta y seis (46) meses de experiencia profesional relacionada.

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028 Grado: 17 No. de cargos: Once (11) Dependencia: Donde se ubique el empleo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del Empleo: Carrera administrativa

ÁREA: INVESTIGACIONES



Dirigir y participar en proyectos de investigación, divulgación y asesoramiento relacionados con las líneas de investigación establecidas por el Instituto en desarrollo de sus objetivos misionales.


1. Planear, controlar y guiar la marcha administrativa en desarrollo de sus funciones con los equipos de trabajo o grupos de investigación, para que cada uno de sus colaboradores laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público

2. Informar permanentemente a quienes intervienen en su proceso acerca de políticas, normas, procedimientos, reglamentos de la administración y de sus dependencias.

3. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en los procesos de investigación, en el marco de la Constitución y las normas aplicables.

4. Liderar los procesos de investigación que le sean encomendados. 5. Contribuir al logro de los objetivos institucionales trazados y a la consecución de los resultados

esperados en materia de investigación y divulgación. 6. Diseñar las estrategias de publicación de productos de las investigaciones. 7. Proponer y ejecutar los planes de acción correspondientes al área donde desempeña sus funciones. 8. Realizar los trabajos de investigación de acuerdo a los parámetros metodológicos, de tiempo y calidad

estipulados por el Instituto. 9. Aportar con su producción científica al desarrollo de las actividades de formación y de extensión a

cargo del Instituto. 10. Difundir y socializar a través de diferentes mecanismos los resultados del trabajo de investigación y

producción intelectual. 11. Sugerir la creación de líneas de investigación de acuerdo a la evolución de conocimiento y técnicas

relacionadas con las áreas de la lingüística, literatura, etnolingüística, lenguas en contacto, oralidad y semiótica.

12. Incentivar y promover en los estudiantes del Instituto la práctica de la investigación bajo los lineamientos del método científico.

13. Dirigir aquellos trabajos de investigación producto del proceso de formación avanzada ofrecido por el Seminario Andrés Bello.

14. Cumplir con las funciones delegadas en términos de participación, implementación, actualización y mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad Cumplir, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto.

15. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, y demás normatividad vigente.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las investigaciones desarrolladas siguen un proceso metodológico, basado en los lineamientos y

directrices establecidos por el Consejo Académico y la Dirección del Instituto. 2. Las actividades o fases de la investigación se desarrollan en un marco de tiempo establecido

previamente mediante la realización de cronogramas de trabajo que facilitan su seguimiento. 3. Los avances de la investigación son divulgados y contribuyen al reconocimiento de la idoneidad

investigativa del Instituto Caro y Cuervo ante la comunidad científica y académica a nivel nacional e internacional.

4. Los resultados de la investigación son presentados ante la comunidad científica y académica.


Clientes externos

Comunidades – trabajo de campo

Entidades públicas

Instituciones académicas VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES



Modelos y metodologías de Investigación

Modelos pedagógicos y de docencia universitaria

Formulación de proyectos de investigación

Legislación y normatividad pública VII. EVIDENCIAS

De producto

Plan de trabajo, cronogramas y documento del proyecto de investigación

Informes de avance y desarrollo de la investigación

Documentación de la investigación (diarios de campo, etc.)

Presentaciones

Publicaciones

Indicadores de Gestión. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en lingüística, literatura, filología, filosofía, antropología, sociología, historia, periodismo o psicología y título de posgrado en la modalidad de especialización en las mismas áreas.



Título profesional en lingüística, literatura, filología, filosofía, antropología, sociología, historia, periodismo o psicología.

Cuarenta y seis (46) meses de experiencia profesional relacionada

ÁREA: UNIDAD DOCENTE SEMINARIO ANDRÉS BELLO


Proponer, formular, implementar y evaluar políticas, planes, programas y proyectos académicos del Instituto Caro y Cuervo, en armonía con los planes estratégicos de la entidad.


1. Planear, controlar y guiar la marcha administrativa de la dependencia a su cargo, para que cada uno de sus funcionarios laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público.


3. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en los procesos del Seminario Andrés Bello, en el marco de la Constitución y las normas aplicables.

4. Elaborar informes en la periodicidad solicitada de la gestión académica, financiera y administrativa del seminario.

5. Desarrollar los procesos de selección necesarios para la contratación de los profesionales que apoyan los programas académicos.

6. Dirigir los procesos de admisión, promoción y exclusión académica, así como lo relativo a los grados de los Estudiantes, según lo establecido en el Reglamento Académico y otras disposiciones fijadas al respecto.

7. Representar académicamente al Instituto ante las entidades, instancias y entes de educación superior. 8. Desarrollar actividades de promoción de la investigación y de la extensión en el Instituto, de acuerdo

con las políticas y planes trazados por el Consejo Directivo, Consejo Académico, Dirección General, Subdirección Académica; y contribuir así con el desarrollo de los objetivos misionales del Instituto.

9. Crear mecanismos para que, profesores y estudiantes, contribuyan a la producción científica y profundicen en el estudio y comprensión de la ciencia y en participar en las áreas de la lingüística, literatura, etnolingüística, lenguas en contacto, oralidad y semiótica.

10. Presentar a la Subdirección Académica y a la Dirección General, sugerencias de programas y proyectos


de investigación y extensión que puedan ser realizados por el Seminario Andrés Bello. 11. Formular los criterios y normas generales sobre investigación científica, tecnológica y social, acorde con

los objetivos y políticas del Instituto. 12. Establecer relaciones de intercambio y colaboración interinstitucional con organismos nacionales o

extranjeros en el campo de la investigación científica en las áreas de estudio relacionadas con los objetivos misionales del Instituto.

13. Programar la gestión para la consecución de recursos externos para ayudar a la financiación de proyectos y programas de investigación y extensión que adelante el Seminario Andrés Bello.

14. Impulsar y liderar la publicación y difusión de material científico y de los resultados de las investigaciones con el fin de darlos a conocer a la comunidad universitaria y a la sociedad en general.

15. Presentar semestralmente a la Dirección General y al Consejo Superior un informe de las actividades realizadas sobre investigación y extensión.

16. Asistir a las sesiones del Consejo Superior y Consejo Académico cuando se requiera. 17. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el

nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo. 18. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la

implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los programas académicos ofrecidos por el Instituto se adecuan a la normatividad y estándares en

materia de educación superior. 2. Los programas académicos están acreditados por las entidades responsables. 3. La oferta académica es amplia y diversa favoreciendo el acceso de los ciudadanos a programas que

se adecuen a sus necesidades. 4. Los estudiantes de los programas académicos del Seminario Andrés Bello, reciben formación de

calidad, con docentes especialistas y conocedores de los temas que fomentan la investigación. 5. Los programas diseñados cumplen con los requisitos y criterios de calidad que permiten la

consolidación académica e investigativa del Instituto a través del Seminario Andrés Bello, en el contexto de la comunidad científica y universitaria a nivel nacional e internacional.

6. Los programas, políticas de formación, investigación y extensión son sometidos a revisión y actualización permanente.

7. La información que corresponde al seminario se encuentra actualizada y publicada para conocimiento de la ciudadanía.


Clientes externos

Entidades públicas




Modelos de investigación


Legislación aplicada a las instituciones educativas VII. EVIDENCIAS

De producto:

Planes curriculares actualizados, evaluados y aprobados.

Documentación, bases de datos e información actualizada y organizada de los procesos administrativos del Seminario.


Informes presentados sobre la gestión del seminario.

Calendario académico estructurado, publicado y divulgado De desempeño

Observación real sobre los criterios de desempeño VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Veintidós (22) meses de experiencia profesional relacionada

ALERNATIVA Estudios Experiencia

Título profesional en lingüística, literatura, filología, filosofía, antropología, sociología, historia, periodismo o psicología


ÁREA: UNIDAD DOCENTE SEMINARIO ANDRÉS BELLO


Dirigir, coordinar y supervisar, de acuerdo con los lineamientos del coordinador de la Unidad Docente Andres Bello, el desarrollo de las actividades académicas y administrativas del programa académico asignado.


1. Proponer la asignación del número de grupos, materias, horarios, espacios, así como personal docente y presentarlo a su jefe inmediato para su aprobación.

2. Participar en la selección del personal docente idóneo para impartir las materias del programa. 3. Promover a través de convocatoria el ingreso de estudiantes a los Programas Educativos que ofrece el

Instituto. 4. Participar en el proceso de selección de los alumnos para el ingreso a las maestrías. 5. Registrar los proyectos de tesis y promover que se vinculen con líneas de investigación. 6. Colaborar en la revisión y actualización del plan de estudios del programa 7. Colaborar en las actividades correspondientes al Posgrado e Investigación concernientes a los

procesos de acreditación de los programas de estudio, buscando cumplir con los indicadores de los organismos acreditadores.

8. Participar en la sistematización de los procesos de certificación correspondientes a los programas académicos.

9. Promover la participación de los profesores adscritos al programa en proyectos de investigación. 10. Promover la difusión de los resultados de las investigaciones realizadas mediante publicaciones,

conferencias o participación en eventos académicos. 11. Participar en la organización de ciclos de conferencias, seminarios y demás eventos académicos. 12. Participar en la realización de las entrevistas para aspirantes a los programas académicos del

Seminario. 13. Realizar y aplicar el examen de admisión para los alumnos de nuevo ingreso. 14. Asistir a las sesiones del Consejo Superior y Consejo Académico cuando se requiera. 15. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el

nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo. 16. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los programas académicos están acreditados por las entidades responsables. 2. Los proyectos de grado se encuentran en curso y vinculados con las líneas de investigación del


programa 3. Los estudiantes llevan a cabo un proceso de selección para la admisión a los programas académicos

del Seminario 4. Los resultados de las investigaciones realizadas por los estudiantes son publicadas o presentadas en

eventos académicos. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes externos

Entidades públicas




Modelos de investigación


Legislación aplicada a las instituciones educativas VII. EVIDENCIAS

De producto:

Informes de las investigaciones

Procesos de selección a los aspirantes a las Maestrías y programas académicos que ofrece el Instituto.

Documentos de seguimiento a los proyectos de tesis

Documentos para la acreditación de los programas académicos

Informes y actas. De desempeño

Observación real sobre los criterios de desempeño VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA



ALERNATIVA Estudios Experiencia

Título profesional en lingüística, literatura, filología, filosofía, antropología, sociología, historia, periodismo o psicología


ÁREA: DIVULGACIÓN EDITORIAL


Liderar, desarrollar y coordinar el plan de publicaciones del sello editorial del Instituto en los procesos de traducciones, coediciones, evaluaciones de propuestas académicas de investigación, así como otros programas académicos especiales a nivel nacional e internacional.




3. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en los procesos de divulgación editorial, en el marco de la Constitución y las normas aplicables.

4. Exponer a la Dirección General del Instituto el proyecto del plan editorial que incluya los procesos de


traducciones, coediciones, evaluaciones de propuestas académicas de investigación, así como otros programas académicos especiales.

5. Coordinar la ejecución del plan editorial aprobado. 6. Coordinar los proyectos y planes de coediciones con instituciones y entidades académicas nacionales e

internacionales. 7. Apoyar y participar en las actividades académicas del Instituto que tengan relación con asuntos

editoriales. 8. Coordinar el plan de publicaciones periódicas del Instituto. 9. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar la edición, impresión, difusión y comercialización de los

productos editoriales y demás material impreso, desarrollados por el sello editorial del Instituto, contribuyendo al mejoramiento de la imagen institucional.

10. Formular y coordinar la ejecución de un plan de capacitación editorial para la formación del personal que trabaja en los procesos de edición, corrección y producción editorial al interior del Instituto.

11. Velar por la adecuada articulación entre los distintos subprocesos que forman parte del proceso editorial y de producción, tales como la corrección, el diseño y la impresión, con el fin de racionalizar este proceso.

12. Adelantar las gestiones necesarias para garantizar la adecuada distribución de tareas entre los funcionarios de la Imprenta Patriótica y velar por su cumplimiento.

13. Proponer e implementar estrategias de divulgación, distribución y venta de los títulos del sello editorial del Instituto

14. Liderar y coordinar la participación del Instituto en espacios que permitan dar a conocer los títulos del sello editorial.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. El plan editorial es diseñado, presentado y aprobado ante el comité de dirección y el comité editorial 2. El plan editorial es llevado a cabo conforme lo planeado. 3. Las publicaciones del Instituto, son sometidas previamente a procesos de edición y corrección con el fin

de garantizar su calidad. 4. Los documentos que hacen parte de la biblioteca del Instituto y que sean considerados necesarios

dentro del catálogo virtual, son digitalizados y dispuestos para el uso de los ciudadanos 5. Los planes de mejoramiento, producto de la evaluación de control interno, son llevados a cabo a fin de

garantizar la mejora continua. 6. Los procedimientos operativos y técnicos de la imprenta se llevan a cabo siguiendo los lineamientos

establecidos en el sistema de gestión de calidad.


Clientes externos

Editoriales

Entidades públicas


Políticas públicas en materia de edición e imprenta

Redacción, ortografía, corrección de estilo.

Diagramación y diseño editorial.

Bilingüismo. VII. EVIDENCIAS

De producto:


Plan editorial aprobado y en ejecución


Publicaciones en proceso y terminadas.

Catálogo actualizado De desempeño:

Novedades de publicación anuales

Observación real de los criterios de desempeño VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en Comunicación social, sociología, psicología, filosofía, literatura, lingüística o afines y título de posgrado en la modalidad de especialización en áreas similares al cargo.



Título profesional en Comunicación social, sociología, psicología, filosofía, literatura, lingüística o afines,


ÁREA: GESTIÓN FINANCIERA

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar, organizar y hacer seguimiento a los procesos de presupuesto, contabilidad y tesorería para la administración de la gestión financiera del Instituto de conformidad con el marco normativo vigente.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, controlar y guiar la marcha administrativa de la dependencia a su cargo, para que cada uno de

sus funcionarios laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público


3. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en los procesos financieros, en el marco de la Constitución y las normas aplicables.

4. Coordinar las actividades y transacciones propias de la gestión financiera en los sistemas integrados y/o bases de datos estatales establecidos.

5. Administrar la correcta aplicación de las normas presupuestales, contables y de tesorería para cumplir a cabalidad con las disposiciones que regulan la materia.

6. Liderar la elaboración, controlando la ejecución del Plan Anual de Caja, de acuerdo a lo establecido por el SIIF NACION, bases de datos estatales y/o los requerimientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

7. Planear la programación de giros y obligaciones de la entidad, velando por el oportuno cumplimiento de los mismos.

8. Verificar la disponibilidad de fondos para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos por la Entidad. 9. Comprobar que las operaciones de traslados, modificaciones, adiciones y reducciones presupuestales

se realicen de acuerdo con las necesidades del Instituto y la normatividad vigente. 10. Asegurar que la expedición de certificados y registros presupuestales cumplan con los requerimientos

establecidos por la normatividad vigente. 11. Velar por la elaboración y presentación de los informes contables, presupuestales y financieros, dentro

de los términos señalados para tal efecto y su respectiva publicación en la página Web 12. Liderar el cumplimiento de las políticas fijadas por la Contaduría General de la Nación y el Sistema

Integrado de Información Financiera del Estado, en la programación, agrupación y control contable y financiero del Instituto.

13. Presentar y revisar la entrega oportuna de los informes solicitados por los entes de control. 14. Revisar estudios previos y participar en el comité evaluador, para determinar la capacidad financiera de


los procesos de contratación del Instituto. 15. Responder por los elementos y títulos valores que se encuentren en custodia en la caja fuerte del

Instituto y establecer las medidas de seguridad necesarias para el manejo y entrega de valores. 16. Gestionar y evaluar la suscripción de convenios bancarios así como la apertura y cierre de cuentas

bancarias para el manejo adecuado y eficiente de los recursos de la entidad, velando por el cumplimiento de las normas que rijan la materia, para ser sometidos a aprobación del ordenador del gasto.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información y asesoramiento sobre los procedimientos de la dependencia son transmitidos a los

funcionarios y usuarios externos mediante los canales de comunicación establecidos por la entidad (página web, intranet, circulares, etc.)

2. Los informes requeridos sobre la gestión financiera (contabilidad, presupuesto y tesorería) del Instituto son enviados a los respectivos entes de control de manera oportuna, clara y precisa dentro de los plazos fijados y según los criterios establecidos por las normas vigentes.

3. Las actividades propias de la dependencia son verificadas, evaluadas, retroalimentadas y mejoradas continuamente con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones del área.

4. Los procesos financieros son llevados a cabo de manera oportuna, de conformidad con un cronograma mensual.

5. Las obligaciones de la entidad tales como impuestos, servicios, pagos a terceros, etc., se cumplen en los tiempos establecidos.




Estructura y normatividad del Sistema Presupuestal Público

Estructura y normatividad del Sistema Contable Público

Régimen de contratación estatal


Función pública

Finanzas y hacienda públicas

Tributación

Software administrativos y financieros estatales VII. EVIDENCIAS

De desempeño:

Observación real de los criterios de desempeño (Numeral IV) De producto:

Unidades documentales producidas por la dependencia, verificados.

Trazabilidad de ingresos al Software estatal.

Trazabilidad de ingresos a los portales empresariales de las entidades financieras

Reportes de documentos de SIIF NACION.


Archivos con la información solicitada por el Jefe inmediato.

Informes enviados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Estudio Experiencia Título profesional en administración de empresas, administración pública, administración financiera, contaduría pública, finanzas y relaciones internacionales, economía o afines, titulo de posgrado en la modalidad de especialización.


ALTERNATIVA Estudio Experiencia

Título profesional en administración de empresas, administración pública, administración financiera, contaduría pública, finanzas y relaciones internacionales, economía o afines.


ÁREA: TALENTO HUMANO


Liderar, diseñar, implementar, controlar y coordinar los procesos orientados a la adecuada administración y desarrollo del talento humano vinculado al Instituto.




3. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en los procesos de talento humano, en el marco de la Constitución y las normas aplicables.

4. Diseñar y desarrollar los planes y programas: capacitación, bienestar, evaluación del desempeño, inducción, incentivos y estímulos.

5. Asesorar a la Subdirección Administrativa y Financiera y a la Dirección General en temas relacionados con la administración del talento humano de la entidad.

6. Adelantar los procedimientos de convocatoria, reclutamiento, concurso, lista de elegibles, nombramiento, período de prueba y ascenso, en la carrera administrativa, de conformidad con las disposiciones emitidas por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

7. Llevar los registros, el control y las estadísticas de los procesos de gestión del talento humano. 8. Expedir constancias y certificaciones a que haya lugar; así como proyectar actos administrativos

relacionados con los planes y programas de la dependencia, así como de las situaciones administrativas de los servidores públicos del Instituto.

9. Velar por la correcta aplicación de las normas referentes a la clasificación de los cargos, asignación salarial y régimen prestacional de los empleados del Instituto.

10. Liderar el proceso de evaluación del desempeño, con la colaboración de los líderes de los diferentes procesos, conforme a las disposiciones legales establecidas.

11. Mantener actualizadas las historias laborales de todos los funcionarios del Instituto. 12. Garantizar el cumplimiento de las normas que rigen la carrera administrativa. 13. Liderar la liquidación de las nóminas periódicas de salarios y prestaciones legales; así como los aportes

a las diferentes EPS, AFP y ARL, cajas de compensación y demás parafiscales. 14. Suministrar información periódica a los interesados sobre el reglamento de quienes intervienen en el

proceso, situación laboral, prestaciones sociales y demás situaciones relacionadas. 15. Planear, dirigir y controlar el programa de salud ocupacional. 16. Liderar el proceso de convocatoria y elecciones para la conformación de los comités que hacen parte de

la dependencia, tales como: comité paritario de salud ocupacional, comité de convivencia, comisión de personal y los demás que ordene la ley de conformidad con lo establecido en las normas vigentes

17. Actuar como secretario de la comisión de personal. 18. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la

implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo


Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto. 19. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la

organización del Instituto o dependencia a su cargo. IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1. Los planes y programas se encuentran aprobados por los entes participantes y son publicados para el conocimiento de los funcionarios.

2. Los procesos de vinculación a la entidad se llevan a cabo siguiendo los lineamientos de las normas vigentes.

3. Los documentos solicitados o necesarios por usuarios internos y externos son entregados de manera oportuna.

4. Los comités de la dependencia se encuentran en funcionamiento. 5. Los planes y programas se llevan a cabo conforme a lo planeado para cada vigencia y son evaluados

para su ajuste y mejora. 6. Los funcionarios son evaluados y este registro reposa en su historia laboral. 7. La nómina se tramita oportunamente y es enviada a la dependencia financiera con los documentos de

soporte necesarios para dar inicio a la cadena presupuestal. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


Entidades públicas V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES


Técnicas y metodologías de administración de personal

Régimen de carrera administrativa

Estructura y liquidación de nómina de empleados

Plan nacional de capacitación

Plan de incentivos

Planes de bienestar

Normatividad y metodología para la evaluación del desempeño

Función pública y servicio civil.

Derecho laboral

Régimen de contratación estatal VII. EVIDENCIAS

De desempeño:


Informes de gestión.

Informes presentados a entes de control, reportes.

Historias laborales organizadas de conformidad con los lineamientos legales y directrices emitidas por las entidades competentes.

Planes y programas (actos administrativos, indicadores de gestión)


Información de la planta de personal organizada y actualizada VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en administración de empresas, administración pública, economía, ingeniería industrial, psicología o derecho y título de posgrado en la modalidad de especialización en áreas afines al cargo.




Título profesional en administración de empresas, administración pública, economía, ingeniería industrial, psicología o derecho.


ÁREA: BIBLIOTECA


Guiar y liderar la prestación de servicios de consulta a los usuarios internos y al público en general y la adquisición, organización, y conservación de las colecciones de documentos de la biblioteca y de los centros de documentación del Instituto Caro y Cuervo.


1. Planear, controlar y guiar la marcha administrativa de la dependencia a su cargo, para que cada uno de sus funcionarios laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público

2. Adelantar dentro del marco de las actividades propias del área, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos.

3. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en los procesos de la biblioteca, en el marco de la Constitución y las normas aplicables.

4. Liderar la prestación de servicios de consulta documental, préstamo, intercambio, catalogación y referencia de la colección bibliográfica y de hemeroteca.

5. Programar, y supervisar los planes de compras y canje, de material bibliográfico, colecciones, revistas, suscripciones documentales, entre otras.

6. Liderar la identificación y distribución de los materiales requeridos para atender los diferentes programas de la Biblioteca (análisis, alerta, canje, donación, conmutación bibliográfica), de acuerdo con las directrices establecidas para tal fin.

7. Definir los procesos de adecuación física de los materiales documentales, ejercer el control de calidad y ponerlos al servicio del público.

8. Liderar las actividades de inventario, catalogación, descripción, registro, y difusión del material documental, bibliográfico y de hemeroteca.

9. Definir los procesos de orientación y ayuda a los usuarios para la localización y uso de los recursos de las bibliotecas.


11. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los inventarios de la biblioteca están en actualización permanente según consta en las bases de datos 2. El estado actual de las colecciones y las necesidades de nuevas adquisiciones son presentadas

mediante informes periódicos al Jefe inmediato. 3. Los procedimientos para la prestación del servicio, conservación y actualización de las colecciones son

definidos e implementados en cumplimiento de las políticas académicas y administrativas que el gobierno nacional y el Instituto determinen para a la gestión bibliotecaria.

4. El servicio a los usuarios es renovado y mejorado continuamente. 5. Los sistemas de información y/o herramientas de consulta se encuentran actualizados y en

funcionamiento. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


Entidades públicas

Bibliotecas públicas VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Manejo de normas y procedimientos bibliotecarios


Estándares nacionales e internacionales en materia de bibliotecas.

Política nacional de bibliotecas

Conceptos básicos en archivística y/o gestión documental

Manejo de sistemas de información, base de datos y tecnologías de comunicación

Manejo de normas de contratación Estatal

Herramientas ofimáticas VII. EVIDENCIAS

De desempeño:




Informes presentados al jefe inmediato VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en bibliotecología, ciencias de la información, información y documentación y/o archivística y título de posgrado en la modalidad de especialización en áreas afines al cargo.



Título profesional en bibliotecología, gestión documental y/o archivística. Cuarenta y seis (46) meses de experiencia profesional relacionada.

ÁREA: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


Orientar y asesorar la gestión administrativa y contractual de las dependencias de la entidad de acuerdo con las normas vigentes y las directrices de la Subdirección Administrativa y Financiera, con el fin de facilitar el desarrollo y cumplimiento de sus objetivos.


1. Orientar a las dependencias en la elaboración de estudios previos, términos de referencia y demás temas relacionados con la adquisición de bienes y servicios acordes con el plan anual de adquisiciones.

2. Asesorar y acompañar los procesos de supervisión de los contratos. 3. Verificar el cumplimiento de los requisitos documentales necesarios para dar trámite a las cuentas de

cobro y/o facturas de los contratistas 4. Acompañar en la ejecución de las actividades establecidas en los planes de mejoramiento de las

dependencias a fin de dar cumplimiento a las metas establecidas producto de las auditorias de Control Interno.

5. Liderar y elevar consultas a los diferentes órganos sobre las situaciones necesarias para llevar a cabo los procesos adecuadamente

6. Apoyar a las dependencias en la presentación de informes y verificar que estos sean presentados dentro de los términos correspondientes.

7. Atender los requerimientos de los entes de control. 8. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la





1. Los estudios previos para la satisfacción de las necesidades de las dependencias del Instituto, son asesorados y construidos de acuerdo con los lineamientos jurídicos, dentro de los plazos establecidos.

2. Las actividades administrativas de las dependencias son orientadas de acuerdo con los planes y programas institucionales e igualmente en cumplimiento de la normatividad vigente.

3. Las dependencias reciben soporte y asesoría frente a la implementación de estrategias de gestión administrativa orientadas a las normas de calidad y el MECI.





Contratación estatal

Normas técnicas de calidad

MECI

Administración pública VII. EVIDENCIAS

De desempeño:



Informes de gestión. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en Administración de empresas, Administración Pública, Ingeniería industrial, economía o derecho y título de posgrado en la modalidad de especialización en áreas afines al cargo.



Título profesional en Administración de empresas, Administración Pública, Ingeniería industrial, economía o derecho.


ÁREA: GESTIÓN CONTRACTUAL


Liderar los procesos de contratación de la entidad, garantizando la correcta gestión contractual de las necesidades de bienes, servicios y obras de conformidad con la normatividad aplicable.


1. Coordinar la sustanciación de cada una de las etapas de los procesos contractuales. 2. Mantener los estándares de calidad, en relación con la ejecución de actividades o tareas específicas del

proceso de gestión contractual. 3. Participar en la actualización del manual de contratación de la entidad de acuerdo con la normatividad

aplicable a la materia. 4. Identificar, actualizar y mejorar los procesos y procedimientos contractuales que se realizan en la

oficina. 5. Proponer políticas de prevención del daño antijurídico en la contratación estatal, en el marco de la

Constitución y las normas aplicables. 6. Liderar la entrega y envío de informes de contratación a los entes de control, órganos de la

administración pública y corporaciones que los requieran. 7. Estudiar, evaluar y conceptuar respecto de las consultas formuladas por las personas naturales y

jurídicas interesadas, proponentes y veedurías ciudadanas, relacionadas con los procesos contractuales.


8. Revisar las minutas de los contratos y convenios elaboradas. 9. Revisar y aprobar las garantías y pólizas contractuales que se exigen en los contratos que celebra la

entidad. 10. Verificar la correcta actualización de la información en las bases de datos de la dependencia y la

publicación de las actuaciones y documentos de los procesos contractuales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP o el que corresponda.

11. Resolver las consultas que en el plano jurídico contractual formulen los organismos públicos y privados, así como los usuarios y particulares, siguiendo las directrices de su jefe inmediato para el efecto.

12. Liderar la preparación, elaboración y presentación de los informes jurídicos en materia contractual de la oficina, de conformidad con las normas legales establecidas.

13. Revisar los actos administrativos que decidan reclamaciones mediante las cuales se agoten los recursos en sede administrativa.

14. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto.

15. Las demás señaladas en la Constitución, la Ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o dependencia a su cargo cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las dependencias reciben asesoría sobre el diseño, presentación y modalidades de contratación para

la adquisición de sus necesidades. 2. Los procesos contractuales se llevan a cabo de acuerdo con la normatividad vigente 3. Los informes de contratación son presentados de manera oportuna y dentro de los plazos fijados por los

entes de control. 4. La información de la contratación es publicada en la página Web del portal de contratación del Estado,

garantizando la transparencia en los procesos contractuales. 5. Los expedientes contractuales se encuentran debidamente organizados y archivados siguiendo las

directrices de gestión documental. 6. Los expedientes contractuales poseen toda la documentación que soporta la modalidad de

contratación. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN



Constitución política


Jurisprudencia del Consejo de Estado y de la Corte Constitucional

Estatuto anticorrupción

Normatividad de antitrámites VII. EVIDENCIAS

De producto:

Contratos suscritos, perfeccionados y legalizados

Información publicada en la página Web oficial de contratación y bases de datos estatales.

Expedientes contractuales organizados según las normas de Gestión documental. De desempeño:


Cronogramas y otras herramientas de control y seguimiento VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en derecho y título de posgrado en la modalidad Veintidós (22) meses de experiencia


de especialización. profesional relacionada. ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título profesional en derecho. Cuarenta y seis (46) meses de

experiencia profesional relacionada.

Profesional Especializado 2028 grado 16

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028 Grado: 16 No. de cargos Nueve (09) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del Empleo: Carrera administrativa

ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL


Orientar la gestión de la comunicación interna y externa del Instituto, de manera clara, oportuna y veraz, con miras a la promoción de la imagen de la entidad y el fortalecimiento de la cultura organizacional.


1. Participar en el diseño y la definición de una política de comunicaciones para el Instituto y de los planes correspondientes.

2. Proponer y ejecutar las actividades de comunicación internas y externas, derivadas de la política y los planes adoptados por la Dirección.

3. Apoyar el fortalecimiento de la comunicación organizacional, en coordinación con las demás áreas de la institución.

4. Estructurar la comunicación informativa dirigida a los diferentes públicos externos sobre los objetivos y resultados de la gestión.

5. Definir el plan de medios y la información que será comunicada a cada uno de los públicos identificados.

6. Divulgar los aspectos y las situaciones, hechos o decisiones a informar, velando por el cumplimiento de las políticas de comunicación externa adoptadas por el Instituto.

7. Realizar la producción de los materiales comunicativos necesarios para la comprensión por parte de los usuarios y del público en general sobre la gestión del Instituto.

8. Divulgar los eventos a cargo del Instituto. 9. Planificar, organizar y coordinar las actividades de recolección de información. 10. Planificar, coordinar y supervisar la publicación de los órganos informativos internos. 11. Organizar y diseñar estrategias periodísticas. 12. Coordinar y dirigir todas las pautas periodísticas de las distintas actividades que se realizan en las

dependencias de la Institución. 13. Supervisar y coordinar campañas de promoción y difusión de las actividades de la Institución. 14. Coordinar los archivos de prensa y fotografía periodística de la Institución. 15. Seleccionar material de información de interés para la Institución. 16. Obtener información a través de ruedas de prensas, entrevistas y encuestas a personas

relacionadas con los hechos y/o acontecimientos que constituyen noticias. 17. Prestar apoyo a unidades de la Institución en actos públicos y privados. 18. Redactar material informativo y mensajes institucionales. 19. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la


implementación, Mantenimiento y mejoramiento de los Sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y Desarrollo Administrativo en el Instituto.

20. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las comunicaciones institucionales son divulgadas haciendo uso de los canales disponibles. 2. Las dependencias tienen conocimiento de los hechos de interés que afectan a la entidad 3. Las actividades que apoyen el proceso de difusión a través de los medios de comunicación, son

propuestas y desarrolladas de acuerdo con las políticas formuladas. 4. Los boletines de prensa son elaborados, enviados y controlados 5. El manual de comunicaciones se encuentra ajustado, actualizado y divulgado 6. Las comunicaciones escritas del Instituto obedecen al manual de comunicaciones y fundamentadas

en la imagen corporativa y las directrices del gobierno. 7. Los eventos que programa la entidad son apoyadas en su desarrollo y ejecución. 8. Las páginas web de la entidad se encuentran en actualización permanente y cumplen con los

criterios establecidos por el gobierno. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


Entidades públicas V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Los distintos equipos utilizados en la producción de materiales en los medios de comunicación social.

Técnicas periodísticas.

Computación.

Diseño gráfico.

Sistemas operativos. VII. EVIDENCIAS

De producto:

Publicaciones institucionales diseñadas y divulgadas

Boletines de prensa enviados.

Diagnósticos, evaluaciones y seguimiento del impacto de las estrategias de comunicación

Página web actualizada y en armonía con las directrices de gobierno en línea. De desempeño:


Cronogramas y otras herramientas de control y seguimiento VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en comunicación social y/o periodismo, publicidad y/o mercadeo y título de posgrado en la modalidad de especialización.

Diecinueve (19) meses de experiencia profesional relacionada.


Título profesional en comunicación social y/o periodismo, publicidad y/o mercadeo

Cuarenta y tres (43) meses de experiencia profesional relacionada.



Diseñar, presentar, desarrollar, evaluar y controlar los proyectos de investigación relacionados con las líneas


establecidas y acordadas en el Instituto, e igualmente, realizar actividades de docencia y divulgación, en desarrollo de los objetivos misionales de la entidad.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Liderar los procesos de investigación que le sean encomendados, aplicando sus conocimientos y

experiencia para el desarrollo eficaz y eficiente de la investigación. 2. Diseñar y dar cumplimiento a los cronogramas de trabajo aprobados en desarrollo de su

proyecto de investigación 3. Presentar ponencias, artículos y demás medios de divulgación, comunicación y difusión de

su investigación. 4. Difundir y socializar a través de diferentes mecanismos los resultados del trabajo de investigación y

producción intelectual 5. Proponer y ejecutar los planes de acción correspondientes. 6. Realizar los trabajos de investigación de acuerdo a los parámetros metodológicos, de tiempo y

calidad estipulados por el Instituto. 7. Aportar con su producción científica al desarrollo de las actividades de formación y de extensión a

cargo del Instituto. 8. Sugerir la creación de líneas de investigación de acuerdo a la evolución de conocimiento y técnicas

relacionadas con las áreas de la lingüística, literatura, etnolingüística, lenguas en contacto, oralidad y semiótica.

9. Incentivar y promover en los estudiantes del Instituto la práctica de la investigación bajo los lineamientos del método científico.

10. Dirigir aquellos trabajos de investigación producto del proceso de formación avanzada ofrecido por el Seminario Andrés Bello.

11. Rendir los informes que le sean requeridos y presentar los avances de su investigación. 12. Asistir a las capacitaciones de tipo administrativo que sean convocadas para el conocimiento de las

políticas de administración pública. 13. Supervisar los contratos que le sean asignados y realizar las actividades requeridas para su

ejecución de conformidad con la normatividad vigente 14. Cumplir con las funciones delegadas en términos de participación, implementación, actualización y

mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad Cumplir, Modelo Estándar de Control Interno y Desarrollo Administrativo en el Instituto.


IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Busca la excelencia académica mediante procesos de capacitación, actualización, y

complementación interdisciplinaria permanentes en los temas científicos, pedagógicos y culturales. 2. Su desempeño en las áreas de investigación se caracteriza por su rigor científico en un espíritu de

respeto a la libertad de investigación y libre de expresión en el ámbito de su competencia y en el marco de respeto a las políticas de la Institución.

3. Los avances de su investigación son presentados periódicamente mediante informes de gestión. 4. Los proyectos de investigación son realizados de acuerdo con un plan de trabajo socializado y

aprobado, dentro de los tiempos establecidos. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Políticas Públicas en materia de Educación Superior Modelos y metodologías de Investigación Modelos Pedagógicos y de Docencia Universitaria Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Formulación y ejecución de proyectos de investigación

VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia


Título profesional en Lingüística, Literatura, Filología, Filosofía, Antropología, Sociología, Historia, posgrado en la modalidad de especialización en áreas afines al cargo.

Diecinueve (19) meses de experiencia profesional relacionada.


Título profesional en Lingüística, Literatura, Filología, Filosofía, Antropología, Sociología o Historia.

Cuarenta y tres (43) meses de experiencia profesional relacionada

Profesional Especializado código 2028 grado 13

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028 Grado: 13 No. de cargos Ocho (8) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato Quien ejerza la supervisión directa

ÁREA: SEMINARIO ANDRÉS BELLO


Realizar actividades de naturaleza administrativa, asesorando al Seminario Andrés Bello en el desarrollo de procesos de gestión, administración, análisis y proyección, para la elaboración y ejecución de planes, programas y proyectos en concordancia con los objetivos institucionales.


1. Participar en el diseño, la organización, la ejecución y el seguimiento de planes, programas, proyectos y actividades académicas y administrativas del Seminario Andrés Bello y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.

2. Realizar estudios y análisis con el fin de elaborar, perfeccionar, controlar y/o desarrollar procedimientos dentro del Seminario Andrés Bello.

3. Brindar apoyo al Seminario Andrés Bello, en los temas administrativos, especialmente en materia contractual, gestión de calidad, MECI y demás actualizaciones normativas.

4. Realizar las labores administrativas del Seminario, tales como elaboración de estudios previos y demás actividades relacionadas con la gestión contractual y otras tareas administrativas que contribuyan al desarrollo de los planes y programas

5. Participar con el coordinador del Seminario Andrés Bello en la elaboración de informes de gestión, indicadores, planes y programas que deban ser presentados a las demás áreas.

6. Asistir en representación del Seminario Andrés Bello por delegación del coordinador, a las reuniones y/o capacitaciones programadas.

7. Brindar asesoría a la Subdirección Académica, de acuerdo con las políticas y las disposiciones normativas vigentes sobre la materia y vigilar el cumplimiento de las mismas.

8. Promover y tramitar asuntos de diferente índole en representación del Instituto, por delegación de autoridad competente.

9. Realizar los estudios y preparar los informes respectivos del Seminario Andrés Bello de acuerdo con las instrucciones recibidas.

10. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.

11. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios del Instituto.

12. Liderar y participar directamente en actividades referentes a sus responsabilidades y desempeño de sus funciones,




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los procesos administrativos son asesorados y realizados por delegación expresa de acuerdo con

las necesidades del servicio. 2. Los informes necesarios al Ministerio de Educación y demás entidades a las cuales tenga que

reportar el Instituto conforme a la ley son entregados oportunamente. 3. Los procesos de contratación inherentes a la dependencia, tales como la estructuración de los

estudios previos son llevados a cabo de manera oportuna y acompañados hasta la finalización de los contratos.



Entidades públicas



Marco normativo de la educación superior

Condiciones de aseguramiento de la calidad de la educación superior

Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas

Contratación estatal VII. EVIDENCIAS

De desempeño:



Estudios de conveniencia en trámite en la oficina jurídica

Bases de datos actualizadas


Registros y reportes. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en ciencias humanas, ciencias sociales, administración de empresas o administración pública y título de posgrado en la modalidad de especialización en áreas afines

Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada.


Título profesional en ciencias humanas, ciencias sociales, administración de empresas o administración pública.

Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada

ÁREA: FINANCIERA – TESORERÍA

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar los recaudos y pagos del Instituto de manera eficiente y oportuna conforme a las normas y procedimientos vigentes.



1. Realizar todas las transacciones de ingresos, pagos y legalizaciones del Instituto, en el Sistema Integrado de información financiera y/o software estatales, de acuerdo con el perfil asignado.

2. Informar al jefe inmediato sobre las eventualidades que se presenten en el normal desempeño de su cargo

3. Cumplir con los documentos requeridos y demás soportes de la Tesorería. 4. Hacer la programación mensual de los pagos de acuerdo con los compromisos existentes, en la

ejecución rigurosa del PAC. 5. Realizar de manera oportuna en el Sistema Integrado de Información financiera de la Nación, las

modificaciones (aplazamientos y anticipos) de PAC, de acuerdo con el cronograma establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

6. Cumplir con los indicadores establecidos por el Ministerio de Hacienda para la ejecución de los recursos, según la normatividad vigente.

7. Proyectar mensualmente la constitución de las inversiones forzosas, con base en los excedentes de liquidez, de acuerdo con la normatividad vigente y en los formatos establecidos.

8. Presentar para aprobación, la constitución anual de las cuentas por pagar que resulten de la ejecución presupuestal de la vigencia, conforme la normatividad que rige la materia.

9. Llevar el registro mensual de las operaciones en los libros auxiliares y boletines de tesorería. 10. Mantener actualizados los indicadores de gestión. 11. Responder por el buen uso, funcionamiento y mantenimiento de las equipos a los que tiene

acceso. 12. Presentar oportunamente los informes periódicos exigidos por los entes de control y los demás que

le sean solicitados. 13. Supervisar que los archivos de la tesorería sean llevados en forma adecuada controlando su

seguridad y conservación, de acuerdo con el Sistema de gestión documental del Instituto. 14. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para

la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La programación y ejecución del PAC de recursos propios y nación se realiza de manera oportuna

y de acuerdo con las obligaciones de la entidad. 2. Las metas de ingresos o recaudos son monitoreadas para identificar el comportamiento de los

recursos propios y tomar decisiones. 3. Los procedimientos de tesorería son analizados y ajustados para mejorar el cumplimiento de los

indicadores de gestión. 4. Los informes requeridos sobre la gestión de tesorería del Instituto son enviados de manera

oportuna, clara y precisa dentro de los plazos fijados y según los criterios establecidos por las normas vigentes tanto a los entes externos como al jefe inmediato y a los superiores jerárquicos.

5. Las inversiones forzosas son realizadas de conformidad con lo establecido en la ley. 6. La información generada por el Sistema Integrado de Información Financiera, es revisada,

analizada y conciliada con los profesionales de presupuesto y contabilidad para validarla y garantizar la efectividad del proceso.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos y externos. Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Finanzas públicas

Tributación

Contabilidad

Informática básica


Normatividad vigente referente a las tarifas de impuestos distritales y nacionales a aplicar, aportes a seguridad social y facturación.

Sistemas de información Financiera y/o software estatales

Contratación estatal VII. EVIDENCIAS

De producto:

Proyección anual de PAC

Modificaciones de PAC

Informes generados del Sistema Integrado de Información Financiera

Recibos de ingreso y órdenes de pago elaborados.

Informes remitidos a organismos estatales y a las dependencias de la entidad.

Indicadores de Gestión

Sistema Integrado de Información Financiera SIIF actualizado

Acta de constitución de cuentas por pagar y acta de anulación de cuentas por pagar VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en administración de empresas, administración pública, administración financiera, contaduría pública o economía y título de posgrado en la modalidad de especialización en áreas afines

Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada


Título profesional en administración de empresas, administración pública, contaduría pública o economía.


ÁREA: FINANCIERA – CONTABILIDAD

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Verificar que la información contenida en los documentos contables sea precisa, oportuna y confiable, a fin de garantizar que los estados financieros del Instituto correspondan a las recomendaciones de la Contaduría General de la Nación y a las normas legales vigentes para el ejercicio contable de las entidades públicas.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar las transacciones contables en el Sistema Integrado de Información Financiera de la

Nación y/o bases de datos estatales, de acuerdo con el perfil asignado. 2. Llevar la contabilidad del Instituto de acuerdo con las normas establecidas en Colombia. 3. Preparar la información contable para ser presentada al jefe inmediato y/o demás superiores

jerárquicos; así como el envío oportuno de los informes solicitados por los entes de control y demás organismos estatales.

4. Realizar y revisar el registro de la información en la base de datos y demás sistemas de información contable que se requieran para obtener información, en forma oportuna y veraz.

5. Verificar que todas las dependencias envíen oportunamente los documentos originados que soportan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, para el respectivo registro contable.

6. Preparar y presentar los estados financieros y sus notas, periódicamente, según la normatividad vigente para la aprobación del representante legal y posterior publicación.

7. Preparar y presentar en forma oportuna y veraz las declaraciones de impuestos nacionales y distritales, a los que está obligado el Instituto.

8. Preparar y presentar la Información exógena tanto nacional como distrital, de acuerdo con la norma que rige la materia.


9. Realizar la oportuna impresión y conservación de los libros oficiales contables. 10. Responder por el buen uso, funcionamiento y mantenimiento de las equipos a los que tiene acceso 11. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para


12. Sugerir e implementar métodos que agilicen y garanticen la precisión de la información y el Control Interno Contable.

13. Supervisar que los archivos de contabilidad sean llevados en forma adecuada de acuerdo al Sistema de gestión documental del Instituto.

14. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto y su jefe inmediato.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los hechos económicos y financieros son registrados de manera oportuna y veraz en la

contabilidad, para reflejar la realidad institucional y se encuentra debidamente documentada. 2. La información contable se registra, analiza, concilia y ajusta de acuerdo al Plan Único de Cuentas

y a las directrices de la Contaduría General de la Nación. 3. Las deducciones tributarias se aplican de manera correcta en los casos que contempla la

normatividad vigente. 4. Las obligaciones tributarias nacionales y distritales se liquidan y presentan dentro de los plazos

establecidos. 5. Las obligaciones son registradas oportunamente en el software del estado garantizando el

cumplimiento de las metas de ejecución. 6. Los informes requeridos sobre la gestión de contabilidad del Instituto son enviados de manera

oportuna, clara y precisa dentro de los plazos fijados y según los criterios establecidos por las normas vigentes tanto a los entes externos como al jefe inmediato y a los superiores jerárquicos para la toma de decisiones.

7. La información generada por el Sistema Integrado de Información Financiera, es revisada, analizada y conciliada con los profesionales de presupuesto y contabilidad para validarla y garantizar la efectividad del proceso.



Finanzas públicas

Tributación

Contabilidad

Informática básica

Normatividad vigente referente a las tarifas de impuestos distritales y nacionales a aplicar, aportes a seguridad social y facturación.

Sistemas de información financiera y/o software estatales Contratación estatal

VII. EVIDENCIAS De producto:

Estados financieros.

Declaraciones de impuestos

Informes a la Contaduría General de la Nación

Informes a la Contraloría General de la República

Informes a otros entes del estado (DANE, CISA, etc.) De desempeño:

Actualización constante de las leyes normas y procedimientos que tengan aplicabilidad al cargo.



Título profesional en contaduría pública y título de posgrado en la modalidad de especialización.



Título profesional Contaduría Publica Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada

ÁREA: PLANEACIÓN


Proponer y desarrollar planes, proyectos y programas tendientes a lograr el cumplimiento del plan estratégico institucional y la implementación del sistema de gestión de calidad.


1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas en planeación estratégica, para generar nuevos programas y/o servicios.

2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas del Instituto a través de Planeación.

3. Participar en el diseño, la organización, la coordinación, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos aplicando las normas y de los procedimientos vigentes.

4. Realizar estudios y análisis con el fin de elaborar, perfeccionar, controlar y/o desarrollar procedimientos.

5. Proponer el diseño y la formulación de procedimientos y sistemas atinentes a las áreas de desempeño, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles del Instituto.

6. Brindar asesoría al jefe de la dependencia, de acuerdo con las políticas y las disposiciones vigentes sobre la materia y vigilar el cumplimiento de las mismas por parte de los usuarios.

7. Promover y tramitar asuntos de diferente índole en representación del Instituto, por delegación de autoridad competente; realizar los estudios y preparar los informes respectivos de acuerdo con las instrucciones recibidas.

8. Analizar, revisar, controlar y evaluar los sistemas de Gestión de Calidad y MECI y sus procedimientos, para garantizar su efectividad.

9. Apoyar al líder de la dependencia, en la estructuración del plan anual de adquisiciones del Instituto (consolidación de requerimientos en cada vigencia), con base en la información que le remitan las diferentes áreas del Instituto y de acuerdo con los lineamientos de la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente.

10. Garantizar la publicación del plan anual de adquisiciones antes del 31 de enero de cada vigencia el en la página web de la entidad y demás lugares donde sea necesario.

11. Absolver consultas sobre la materia competencia de la dependencia, de acuerdo con las disposiciones legales y la política institucional en materia de planeación.


13. Planear, organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos del Instituto.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los planes de acción de las dependencias son evaluados mediante fichas de seguimiento, que

posteriormente son integradas en informes.


2. Los líderes de proceso y/o responsables de las dependencias son capacitados, asesorados y orientados sobre la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

3. Los indicadores de gestión de las dependencias son organizados en bases de datos que permiten identificar los avances y demoras.

4. Los manuales de procesos y procedimientos se encuentran actualizados y publicados para el conocimiento de los funcionarios y ciudadanos.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Gerencia y gestión pública Finanzas públicas Formulación y gestión de programas y proyectos Sistema nacional de planeación Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas MECI y NTCGP:1000

VII. EVIDENCIAS

Observación real de los criterios de desempeño

Listados y registros


Manual de procesos y procedimientos. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial, ingeniería de sistemas y título de posgrado en la modalidad de especialización



Título profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial, ingeniería de sistemas


ÁREA: PLANEACIÓN - SISTEMAS


Atender todos los asuntos relacionados con la planeación, organización, coordinación, ejecución y control de los sistemas informáticos del Instituto, así como lo concerniente al manejo de los programas, renovaciones tecnológicas, comunicaciones, seguridad informática y demás información sistematizada.


1. Planear e implementar soluciones tecnológicas que integren todos los servicios de comunicaciones digitales en la entidad.

2. Presentar oportunamente informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato. 3. Asesorar a las diferentes dependencias en el establecimiento de normas y procedimientos

relacionados con la sistematización. 4. Realizar oportunamente el mantenimiento preventivo y correctivo del hardware existente en el

Instituto. 5. Proponer a su jefe inmediato programas de capacitación, en el área de Sistemas, para el personal

vinculado al Instituto. 6. Llevar un registro del historial del mantenimiento realizado a los equipos de sistemas de Instituto. 7. Proyectar políticas de acceso a los usuarios de la red, a fin de controlar el uso adecuado de la

Internet y evitar así que se vulnere la seguridad de la red de datos del Instituto.


8. Programar jornadas periódicas de revisión a fin controlar y verificar el software su respectiva licencia instalados en los equipos de cómputo del Instituto.

9. Implementar estrategias de seguridad informática. 10. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para


11. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los decretos, y demás normatividad vigente.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los servicios de comunicación disponibles y las herramientas tecnológicas funcionan

adecuadamente. 2. Los requerimientos de las dependencias son atendidos oportunamente y la evidencia de los

soportes son consignados en estadísticas. 3. Los equipos tecnológicos con que cuenta el Instituto tienen las especificaciones técnicas y

versiones de software necesarias para garantizar la satisfacción de las necesidades propias de las dependencias.

4. Los servicios informáticos de la entidad son competitivos en relación con otras entidades del estado.

5. Las necesidades de nuevas adquisiciones en equipos, redes, licencias, etc., son costeadas e incluidas en los planes anuales para garantizar la permanente actualización y modernización de las herramientas tecnológicas de la entidad.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Seguridad Informática Gestión de redes, cuentas y servidores Cableado estructurado Tecnologías de la información y la comunicación Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Software actualizados Back up de la información Registros de soportes Solicitudes resueltas Contratos en ejecución

De desempeño: Informes de gestión


Título profesional en ingeniería de sistemas, ingeniería informática, ingeniería de telecomunicaciones, ingeniería electrónica o afines y título de posgrado en la modalidad de especialización



Título profesional en ingeniería de sistemas, ingeniería informática, ingeniería de telecomunicaciones, ingeniería electrónica o afines.





Orientar, proponer y evaluar los procedimientos contables del Instituto con el fin de garantizar la correcta y oportuna presentación de informes y reportes solicitados por los entes de control, implementando los controles administrativos necesarios y asesorando al jefe inmediato sobre temas de su competencia.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar las auditorías al sistema integrado de gestión, que incluye auditoría de calidad, de gestión

y SISTEDA de acuerdo con las instrucciones y programación realizada por el Jefe de la Oficina de Control Interno y según la normativa, procedimientos y estándares de auditoría en la materia.

2. Elaborar los informes de austeridad del gasto, control interno contable y demás que le sean asignados y presentarlos dentro de los plazos establecidos.

3. Presentar propuestas orientadas a la mejora del seguimiento al cumplimiento de las metas de los programas que le corresponda auditar.

4. Desarrollar la evaluación sobre el cumplimiento de los planes, metas y objetivos de la organización teniendo en cuenta la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos.

5. Realizar la evaluación técnica, operativa, financiera, de gestión y control en las diferentes dependencias del Instituto.

6. Evaluar los procesos internos de la organización, verificar el cumplimiento e identificar los aspectos que se deben ajustar, en coordinación con las áreas responsables.

7. Colaborar en el diseño, elaboración e implementación de los manuales de controles sobre métodos y procedimientos, que propendan por el cumplimiento de las funciones del Instituto.

8. Participar en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de las dependencias y presentar propuestas que conlleven a efectuar los ajustes que sean necesarios.

9. Orientar a las diferentes dependencias del Departamento en temas relacionados con el control interno teniendo en cuenta la norma vigente.

10. Mantener actualizados el proceso y los procedimientos del área de conformidad con el Sistema de Gestión de Calidad.

11. Presentar oportunamente informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato. 12. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las auditorías al sistema integrado de gestión, que incluye auditoría de calidad, de gestión y

SISTEDA son realizadas de acuerdo con las instrucciones y programación realizada por el Jefe de la Oficina de Control Interno y según la normativa, procedimientos y estándares de auditoría en la materia.

2. Los informes de austeridad del gasto, control interno contable y demás que le sean asignados son elaborados y presentados dentro de los plazos establecidos.

3. Las propuestas orientadas a la mejora del seguimiento y al cumplimiento de las metas de los programas que le corresponda auditar son presentadas con la oportunidad y periodicidad requeridas.

4. La evaluación técnica, operativa, financiera, de gestión y control es realizada en las diferentes dependencias con la oportunidad y periodicidad requeridas.

5. Los procesos internos de la organización, son evaluados y verificados en el cumplimiento e identificación en los aspectos que se deben ajustar, en coordinación con las áreas responsables.

6. El diseño, elaboración e implementación de los manuales de controles sobre métodos y procedimientos, son diseñados con el fin de dar cumplimiento a las funciones del Instituto


7. La identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de las dependencias, son presentados con propuestas que conlleven a efectuar los ajustes que sean necesarios.

8. Los informes relacionados con el desarrollo de las actividades del cargo son presentados con la oportunidad y periodicidad requeridas.

9. Los procesos y los procedimientos del área son actualizados de conformidad con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

10. Las diferentes dependencias del Departamento son orientadas en temas relacionados con el

control interno teniendo en cuenta la norma vigente. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos. Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Gestión pública Contratación pública Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Auditoría de sistemas integrados de gestión.


Auditorías al sistema integrado de gestión.

Herramientas de Gestión Implementadas.

Proyectos revisados.

Los informes elaborados. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional administración pública o contaduría y título de posgrado en la modalidad de especialización.



Título profesional en administración pública o contaduría Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada

ÁREA: RECURSOS FÍSICOS


Administrar y gestionar los procesos de mantenimiento, conservación, manejo y administración de los inventarios y las sedes del Instituto, preparando y desarrollando planes, programas, proyectos y acciones en concordancia con los objetivos institucionales y la normatividad vigente

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, controlar y guiar la marcha administrativa de la dependencia a su cargo, cumpliendo a

cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor público Liderar actividades, establecer y seguir procedimientos para el adecuado manejo de las instalaciones de las sedes del Instituto.

2. Programar, organizar y supervisar las labores necesarias que permitan cumplir a cabalidad con los objetivos relacionados con el manejo del predio y las instalaciones del Instituto, maximizando la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros.

3. Detectar las necesidades de las dependencias con relación a la adquisición de bienes y solicitarlos

en el plan de compras anual. 4. Administrar, mantener y supervisar la vigilancia en las instalaciones de las sedes. 5. Participar en el diseño, la organización, la coordinación, la ejecución y el control de planes,


programas y proyectos o actividades técnicas y/o administrativas, y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.

6. Coordinar la operación y funcionamiento del comité de bajas, someter a consideración del mismo los criterios y listados para dar de baja los bienes que considere no necesarios ni útiles para el funcionamiento de la administración y realizar el procedimiento respectivo.

7. Programar, organizar y supervisar las labores necesarias que permitan cumplir a cabalidad con los objetivos relacionados con el manejo de los predios y las instalaciones del Instituto, maximizando la utilización de los recursos físicos, humanos y financieros.

8. Brindar apoyo y aportar sus conocimientos técnicos en la elaboración de estudios previos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y aseguramiento de bienes y servicios del Instituto.

9. Supervisar los contratos que sean necesarios y que la entidad suscriba para la vigilancia y seguridad, el aseo y servicios de cafetería, el mantenimiento, el aseguramiento de sus bienes muebles e inmuebles y la intermediación de seguros para el Instituto.

10. Participar en el diseño, la organización, la coordinación, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos o actividades técnicas y/o administrativas, y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.

11. Presentar oportunamente informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato. 12. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las necesidades de las dependencias con relación a los temas de su competencia son atendidas

oportunamente 2. Los inventarios del almacén general son verificados periódicamente contrastándolos con lo

consignado en el aplicativo. 3. La presentación de las sedes cumple con los requerimientos de mantenimiento y limpieza que

permite una buena imagen de la institución. 4. Los informes de gestión y otros solicitados por su jefe inmediato son presentados oportunamente 5. Los servicios de vigilancia y seguridad, el aseo y servicios de cafetería, el mantenimiento, el

aseguramiento de sus bienes muebles e inmuebles y la intermediación de seguros son prestados de manera continua y con eficiencia.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos. Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Gestión pública Administración de bienes e inmuebles Contratación pública Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Título profesional en administración de empresas, administración pública, economía, ingeniería industrial o contaduría y título de posgrado en la modalidad de especialización.



Título profesional en administración de empresas, Treinta y cuatro (34) meses de experiencia


administración pública, economía, ingeniería industrial o contaduría.

profesional relacionada



Sustanciar las actuaciones disciplinarias que se adelanten en contra de funcionarios y exfuncionarios del Instituto Caro y Cuervo , aplicando el conocimiento especializado en la materia

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar conceptos jurídicos de interés para el control interno disciplinario del Instituto Caro y

Cuervo 2. .Analizar los hechos descritos en los informes y quejas disciplinarias escritas y verbales, con el

fin de determinar la procedencia, fines y tramite de la indagación prelimiar; o la procedencia de la investigación disciplinaria, según lo establecido en la Ley 734 de 2002 y en las normas que la modifiquen o adicionen

3. Determinar la configuración de los eventos de caducidad y prescripción de la acción disciplinaria 4. Verificar los factores que determinen la competencia del control interno disciplinario del Instituto

Caro y Cuervo 5. Presentar los informes necesarios que sean solicitados por el jefe inmediato 6. Colaborar al jefe inmediato en la presentación de informes a los entes de control. 7. Administrar, asesorar, conocer y atender de manera integral lo previsto en la Ley 734 de 2002 y

demás normas complementarias, relacionada con el régimen disciplinario aplicable a todos los funcionarios del Instituto

8. Proyectar, sustanciar e instruir los autos: de apertura de indagación preliminar e investigación disciplinaria, de decreto de practica de pruebas, de archivo definitivo, que decide el recurso de reposición, que decrete nulidades, que amplíe el término de la investigación disciplinaria, que ordena en cierre de investigación; pliego de cargos, de citación a audiencia; auto que corre traslado para alegar en conclusión, fallo de primera instancia de todos los procesos disciplinarios respecto de aquellas conductas en que incurran todos los servidores en el ejercicio de sus funciones, y ex funcionarios, que afecten la correcta prestación del servicio y el cumplimiento de los fines y funciones

9. Recibir y tramitar las quejas o información recibida sobre situaciones, hechos o comportamientos de los funcionarios y exfuncionarios del Instituto que puedan considerarse faltas disciplinarias

10. Realizar las pruebas dentro de los procesos disciplinarios 11. Presentar los informes requeridos acerca del estado de las investigaciones o actuaciones en

materia disciplinaria. 12. Apoyar al Subdirector Administrativo y Financiero en las respuestas de derechos de petición o

situaciones que tengan que ver con la naturaleza de sus funciones. 13. Coordinar las políticas, planes y programas de prevención y orientación que minimicen la

ocurrencia de conductas disciplinables. 14. Diseñar estrategias de organización interna para el manejo eficiente y con celeridad de los

procesos en primera instancia 15. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos

para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y Desarrollo Administrativo en el Instituto.



IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Los procesos de investigación encomendados son presentados a través de un informe que


demuestra sus actuaciones frente a cada caso 2. Los conceptos jurídicos son elaborados en concordancia con las normas vigentes 3. Las quejas o informaciones recibidas que puedan ser consideradas faltas disciplinarias son

tramitadas de acuerdo con las normas aplicables. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN



Derecho administrativo Régimen disciplinario Manejo de herramientas ofimáticas


Conceptos elaborados

Quejas atendidas y respondidas

Informes solicitados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en derecho y título de posgrado en la modalidad de especialización



Título profesional en derecho Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada

Profesional Especializado código 2028 grado 12

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028 Grado: 12 No. de cargos Cuatro (4) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del Empleo: Carrera administrativa

ÁREA: GESTIÓN DOCUMENTAL


Desarrollar actividades cuya naturaleza demanda la aplicación de los conocimientos propios ciencias económicas, administrativas, de la información, aplicadas a la gestión documental y que requieren capacidad de análisis y de proyección para preparar, elaborar, desarrollar y ejecutar planes, programas, proyectos y acciones, en concordancia con los objetivos institucionales y la normatividad vigente en materia de archivos públicos.


1. Planear y guiar, de acuerdo con la legislación y normas que al respecto ha dictado el gobierno nacional a través del Archivo General de la Nación y lo establecido por la Dirección del Instituto, las labores de organización, manejo y conservación de los archivos de la entidad.

2. Orientar las actividades de selección, clasificación y ubicación de los fondos documentales del instituto de acuerdo con lo establecido en la ley general de archivos y las disposiciones generales


emitidas por el comité de archivo de la entidad. 3. Liderar las reuniones del comité de archivo ejercer como secretario del mismo, así mismo llevar un

control sobre las actas. 4. Elaborar, actualizar y presentar al comité de archivo las tablas de retención documental y las tablas

de valoración documental. 5. Coordinar que las transferencias documentales se realicen conforme al cronograma de

transferencias y de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención de la entidad, verificando que los procesos técnicos archivísticos se cumplan conforme con lo establecido en las normas vigentes y a los lineamientos del manual de archivo y correspondencia de la entidad.

6. Realizar actividades de divulgación y difusión de normas y procedimientos relacionados con la gestión, la administración y la retención documental y velar por su cumplimiento

7. Implementar procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar a prestación de los servicios de administración documental

8. Realizar el seguimiento y control a la recepción y despacho de la correspondencia de la Institución para verificar el adecuado cumplimiento de las normas de archivo y retención documental vigentes

9. Administrar y controlar los expedientes y documentos en trámite generados por la diferentes dependencias, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos

10. Asegurar la integración, conservación, difusión, defensa y control del patrimonio documental institucional de conformidad con las normas y políticas establecidas

11. Diseñar las políticas de acceso a la información del Instituto a fin de atender adecuadamente la prestación de servicios al usuario y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y por la adecuada utilización de los mismos.

12. Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación archivística dirigidas a los funcionarios del Instituto Caro y Cuervo en los procesos de inducción y reinducción

13. Participar en el diseño, adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del trabajo archivístico y la preparación ágil de los correspondientes servicios.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las dependencias son asesoradas acerca de los lineamientos de manejo documental que tiene la

entidad. 2. Las tablas de retención documental están actualizadas y socializadas en todas las dependencias. 3. Las transferencias son realizadas según lo planeado de acuerdo con cronogramas previamente

acordados y divulgados. 4. La búsqueda de los documentos y suministro de información se realiza de manera oportuna,

siguiendo un plan de trabajo organizado. 5. El archivo central se encuentra organizado cronológicamente y por áreas en concordancia con las

tablas de retención documental y la normatividad vigente. 6. El manejo de la correspondencia se hace mediante un sistema de gestión documental que cumple

con los requerimientos y especificidades de la entidad 7. La correspondencia de la entidad es entregada oportunamente al usuario final 8. Todos los documentos institucionales son radicados y centrados en la ventanilla única de radicación. 9. La información acerca de usuarios atendidos es compilada en estadísticas para obtener datos sobre

indicadores de atención al ciudadano. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN




Ley general de archivos y demás normas que la adicionen, aclaren o modifiquen. Sistema nacional de archivos. Administración, legislación y organización documental. Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Atención al ciudadano


Tablas de retención documental Carpetas y folios de los documentos. Registros e informes de control y seguimiento. Actas del comité de archivo


Título profesional en archivística y/o ciencias de la información, ciencias humanas y/o ciencias sociales y título de postgrado en la modalidad de especialización.

Siete (7) meses de experiencia profesional relacionada


Título profesional en archivística y/o ciencias de la información, ciencias humanas y/o ciencias sociales.

Treinta y un (31) meses de experiencia profesional relacionada



Orientar, proponer y evaluar los procedimientos del Instituto con el fin de garantizar la correcta y oportuna presentación de informes y reportes solicitados por los entes de control, implementando los controles administrativos necesarios y asesorando al jefe inmediato sobre temas de su competencia


1. Realizar las auditorías al sistema integrado de gestión, que incluye auditoría de calidad, de gestión y SISTEDA de acuerdo con las instrucciones y programación realizada por el Jefe de la Oficina de Control Interno y según la normativa, procedimientos y estándares de auditoría en la materia.

2. Elaborar los informes que le sean asignados y presentarlos dentro de los plazos establecidos. 3. Presentar propuestas orientadas a la mejora del seguimiento al cumplimiento de las metas de los

programas que le corresponda auditar. 4. Desarrollar la evaluación sobre el cumplimiento de los planes, metas y objetivos de la organización

teniendo en cuenta la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos. 5. Realizar la evaluación técnica, operativa, financiera, de gestión y control en las diferentes

dependencias del Instituto. 6. Evaluar los procesos internos de la organización, verificar el cumplimiento e identificar los aspectos

que se deben ajustar, en coordinación con las áreas responsables. 7. Colaborar en el diseño, elaboración e implementación de los manuales de controles sobre métodos y

procedimientos, que propendan por el cumplimiento de las funciones del Instituto. 8. Participar en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos

de las dependencias y presentar propuestas que conlleven a efectuar los ajustes que sean necesarios.

9. Orientar a las diferentes dependencias del Departamento en temas relacionados con el control interno teniendo en cuenta la norma vigente.

10. Mantener actualizados el proceso y los procedimientos del área de conformidad con el Sistema de Gestión de Calidad.

11. Presentar oportunamente informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato. 12. Cumplir con las tareas asignadas por el jefe inmediato en asuntos relacionados con la dependencia.


13. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto


15. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o área de desempeño.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las auditorías al sistema integrado de gestión, que incluye auditoría de calidad y de gestión son

realizadas de acuerdo con las instrucciones y programación realizada por el Jefe de la Oficina de Control Interno y según la normativa, procedimientos y estándares de auditoría en la materia.

2. Los informes que le sean asignados son elaborados y presentados dentro de los plazos establecidos.

3. Las propuestas orientadas a la mejora del seguimiento y al cumplimiento de las metas de los programas que le corresponda auditar son presentadas con la oportunidad y periodicidad requeridas.

4. La evaluación técnica, operativa, financiera, de gestión y control es realizada en las diferentes dependencias con la oportunidad y periodicidad requeridas.

5. Los procesos internos de la organización, son evaluados y verificados en el cumplimiento e identificación en los aspectos que se deben ajustar, en coordinación con las áreas responsables.

6. El diseño, elaboración e implementación de los manuales de controles sobre métodos y procedimientos, son diseñados con el fin de dar cumplimiento a las funciones del Instituto

7. La identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de las dependencias, son presentados con propuestas que conlleven a efectuar los ajustes que sean necesarios.

8. Los informes relacionados con el desarrollo de las actividades del cargo son presentados con la oportunidad y periodicidad requeridas.

9. Los procesos y los procedimientos del área son actualizados de conformidad con lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

10. Las diferentes dependencias del Departamento son orientadas en temas relacionados con el control interno teniendo en cuenta la norma vigente.




Gestión pública

Normatividad que rige la administración de talento humano

Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas VII. EVIDENCIAS

De producto:

Presentación de informes, registros y bases de datos.

Listados de asistencia y demás documentos que demuestren gestión

Auditorías al sistema integrado de gestión.

Herramientas de Gestión Implementadas.

Proyectos revisados. De desempeño:

Indicadores de gestión VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia


Título profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial, psicología o derecho y título de postgrado en la modalidad de especialización

Siete (7) meses de experiencia profesional relacionada.

ALTERNATIVA Título profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial, psicología o derecho




Apoyar los proyectos del proceso de sistemas ejecutando las actividades y procedimientos establecidos, relacionados con la planeación, organización, ejecución y control de los sistemas de información del Instituto Caro y Cuervo.


1. Apoyar y ejecutar proyectos que permitan actualizar la plataforma tecnológica de la dependencia de sistemas, partiendo del principio de apoyo a la misión y visión de la entidad.

2. Organizar y desarrollar las labores necesarias que permitan cumplir a cabalidad con los objetivos propios del cargo.

3. Apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias de la entidad orientándolas en la toma de decisiones para la adquisición de nuevas herramientas tecnológicas, permitiendo así elegir la mejor solución.

4. Apoyar en la construcción de documentos administrativos propios de la dependencia de sistemas. 5. Proponer nuevas implementaciones de proyectos, sistemas de información, comunicaciones y

nuevas tecnologías de hardware y software acordes a los nuevos avances. 6. Controlar los movimientos de hardware y software, entre las diferentes dependencias, llevando así

un seguimiento organizado del inventario de los equipos de cómputo y de software en general de la entidad.

7. Supervisar los contratos que le sean asignados. 8. Dar apoyo en el cumplimiento a la normatividad vigente en materia de contratación estatal,

analizando evaluando y recomendando sobre la favorabilidad técnica, económica y legal de las propuestas presentadas; además de coordinar y vigilar el cumplimiento por parte de los contratistas de todas las obligaciones adquiridas antes, durante y después de la celebración de los contratos y que hayan sido asignados al área de sistemas.

9. Seguir procedimientos para analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la entidad a través de la dependencia asignada.

10. Dar apoyo en la rendición de los informes que estén relacionados con la dependencia de sistemas. 11. Asesorar a la dependencia de talento humano en el manejo, control y producción de las bases de

datos y sistemas de información que utiliza. 12. Colaborar en el asesoramiento a las diferentes áreas del Instituto en el establecimiento de normas y

procedimientos relacionados con la sistematización. 13. Cumplir con las tareas asignadas por el jefe inmediato en las actividades propias de la dependencia. 14. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la

implementación, mantenimiento, y mejoramiento de los sistemas de gestión de calidad, modelo estándar de control interno, y desarrollo administrativo en el Instituto.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los requerimientos de las dependencias son atendidos oportunamente 2. Los estudios de conveniencia y oportunidad base de los procesos de contratación de la entidad, son

asesorados y revisados técnicamente con el fin de contratar lo necesario y adecuado. 3. Los inventarios de los equipos, traslados y demás están consolidados en bases de información


organizada. 4. Los informes solicitados a la dependencia son entregados en los tiempos y las condiciones

establecidas. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos y externos. Entidades públicas



Gestión pública

Gestión, manejo y aplicación de las TIC VII. EVIDENCIAS

De producto:

Consolidado de requerimientos atendidos y resueltos.

Informes, planillas y registros.

Certificaciones de cumplimiento de los contratos que supervisa. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título profesional en ingeniería de sistemas, ingeniería informática, ingeniería de redes o ingeniería industrial y título de postgrado en la modalidad de especialización.



Título profesional en ingeniería de sistemas, ingeniería informática, ingeniería de redes o ingeniería industrial.




Realizar actividades de naturaleza administrativa, apoyando al Grupo de Recursos Físicos en el desarrollo de procesos de gestión, administración, análisis y proyección, para la elaboración y ejecución de planes, programas y proyectos en concordancia con los objetivos institucionales y con la Subdirección Administrativa y Financiera.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en el diseño, la organización, la ejecución y el seguimiento de planes, programas,

proyectos y actividades administrativas del Grupo de Recursos Físicos y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.

2. Informar al jefe inmediato sobre las eventualidades que se presenten en el normal desempeño de su cargo

3. Participar en la elaboración, ajuste, perfeccionamiento, control y/o desarrollo de procedimientos dentro del área de desempeño.

4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole en representación del Instituto, por delegación de autoridad competente.

5. Realizar los estudios y preparar los informes respectivos del Grupo de Recursos Físicos de acuerdo con las instrucciones recibidas.


7. Planear, organizar, guiar, ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de las actividades propias de sus funciones.



9. Liderar y participar directamente en actividades referentes a sus responsabilidades y desempeño de sus funciones.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los sistemas de información están actualizados con datos ciertos, válidos y confiables y que sirvan

de base para la toma de decisiones. 2. Los informes de gestión son presentados de manera periódica al jefe inmediato. 3. Los procesos administrativos son asesorados y realizados por delegación expresa de acuerdo con

las necesidades del servicio. 4. Los informes necesarios a las demás dependencias de la entidad y las entidades a las cuales tenga

que reportar el Instituto conforme a la ley, son entregados oportunamente. 5. Los procesos de contratación inherentes a la dependencia, tales como la estructuración de los

estudios previos son llevados a cabo de manera prioritaria para garantizar el cumplimiento de la misión.

6. El plan anual de adquisiciones es elaborado conforme con las necesidades reales para el normal funcionamiento de la entidad y dentro de los plazos establecidos.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Gestión pública Administración de bienes e inmuebles Contratación pública Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Título profesional en administración de empresas, administración pública, economía, ingeniería industrial o contaduría y título de especialización en áreas afines



Título profesional en administración de empresas, administración pública, economía, ingeniería industrial o contaduría


Profesional Universitario código 2044 grado 11

I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Universitario Código: 2044 Grado: 11 No. de cargos Uno (1) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato Quien ejerza la supervisión directa



Desarrollar actividades profesionales y de apoyo en el Grupo de Gestión Contractual en todos los asuntos relacionados con la contratación estatal, especialmente, en la elaboración, publicación y reporte de informes de contratación a entidades y demás órganos de la administración pública o que cumplen funciones públicas y de control en las bases de datos respectivas


1. Sustanciar cada una de las etapas de los procesos contractuales, a partir de lo señalado en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sus leyes, decretos reglamentarios, la normatividad aplicable y las orientaciones del manual de contratación adoptado por la Entidad.

2. Estudiar, evaluar y conceptuar respecto de las consultas formuladas por las personas naturales y jurídicas interesadas, proponentes y veedurías ciudadanas, relacionadas con los procesos contractuales.

3. Elaborar las minutas de los contratos y convenios procedentes de las diferentes modalidades de selección y proyectar los actos administrativos que sean necesarios para su cumplimiento.

4. Ejecutar y poner en marcha las políticas de prevención del daño antijurídico en la contratación estatal en coordinación con el jefe inmediato.

5. Elaborar proyectos de resolución, que decidan reclamaciones dentro de los procesos de contratación mediante las cuales se agoten los recursos en sede administrativa en coordinación con el jefe inmediato.

6. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para la correcta ejecución de los procesos contractuales del Instituto.

7. Elaborar los informes de contratación que requieran los entes de control y administrativos bajo la coordinación del jefe inmediato.

8. Revisar y actualizar oportunamente la documentación y/o actuaciones que debe publicarse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP o el que corresponda, sobre los procesos de contratación pública de la Entidad.

9. Dar de alta y validar la información de las personas naturales que se contratarán en el aplicativo SIGEP de la Función Pública y orientarlos sobre su uso.

10. Realizar estudios y análisis con el fin de elaborar, perfeccionar, controlar y/o desarrollar procedimientos contractuales.

11. Revisar el estado actual de los contratos suscritos en vigencias anteriores y realizar las actuaciones a que haya lugar según el caso, hasta su liquidación.

12. Analizar, revisar, controlar y evaluar los sistemas y los procedimientos, para garantizar su efectividad.

13. Absolver consultas jurídicas en materia contractual, de acuerdo con las disposiciones legales y la política institucional.


15. Proyectar los actos administrativos a que haya lugar por la ejecución de sus funciones. 16. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios del

Instituto.




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los procesos contractuales son desarrollados según la modalidad en los tiempos establecidos. 2. Las minutas de los contratos y los convenios son elaboradas de manera oportuna para

garantizar la pronta finalización del proceso. 3. Las demás dependencias son asesoradas sobre la manera como deben desarrollar los procesos

contractuales para la adquisición de los bienes, servicios y obras establecidas en el plan de contratación de la entidad.

4. La información de los procesos sustanciados se encuentra actualizada en las bases de datos que ordena la ley.

5. La información de los contratos celebrados se encuentra actualizada en las bases de datos que ordena la ley.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia


Derecho administrativo

Jurisprudencia del Consejo de Estado y de la Corte Constitucional



Contratos firmados, perfeccionados y en ejecución


Registros en los aplicativos del estado

Cronogramas de trabajo

VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia

Título profesional en derecho Treinta (30) meses de experiencia profesional relacionada.


Título profesional en derecho y título de posgrado en la modalidad de especialización.

Seis (06) meses de experiencia profesional relacionada.


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Universitario Código: 2044 Grado: 08 No. de cargos Cinco (05) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa

ÁREA: FINANCIERA – PRESUPUESTO



Controlar la ejecución presupuestal acorde con las disposiciones vigentes, con los proyectos de inversión y las necesidades de funcionamiento del Instituto, previstas en el plan de adquisiciones aprobado por la entidad.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar las transacciones de tipo presupuestal relacionadas con cargue, desagregación,

contracréditos y demás relacionadas, en el Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación y/o software estatales, de acuerdo con el perfil asignado.

2. Proyectar para la respectiva revisión, la desagregación del decreto de liquidación y realizar la apertura de los libros auxiliares de presupuesto

3. Verificar que la ejecución del presupuesto asignado a la entidad, cumpla con los parámetros y procedimientos legales vigentes.

4. Expedir los certificados de disponibilidad y de registro presupuestales en el Sistema Integrado de Información Financiera y software estatales, de acuerdo con la normatividad vigente y con el plan estratégico del Instituto y mantener los soportes que dieron lugar a su origen.

5. Mantener actualizado los registros diarios del presupuesto en los libros auxiliares. 6. Preparar para revisión del jefe inmediato la constitución y posterior reporte del rezago presupuestal

de cada vigencia fiscal. 7. Proyectar y poner a consideración del jefe inmediato, la justificación y los documentos soporte

requeridos para hacer modificaciones al presupuesto del Instituto Caro y Cuervo. 8. Preparar y rendir los informes que le correspondan para los entes de control y organismos estatales,

como los demás que se le soliciten. 9. Publicar trimestralmente la ejecución presupuestal y semestralmente las modificaciones al

presupuesto en la página Web del Instituto. 10. Proyectar los actos administrativos necesarios para el ejercicio de sus funciones. 11. Justificar los créditos adicionales, traslados, adiciones, modificaciones ante el jefe inmediato para

posterior autorización y aprobación de los mismos, la cual se entenderá otorgada con la firma del Ordenador del Gasto

12. Verificar periódicamente, junto con contabilidad y tesorería, que la información presupuestal esté acorde con los registros correspondientes.

13. Organizar y supervisar que los archivos sean llevados en forma adecuada de acuerdo al plan de gestión documental del Instituto


15. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto y su jefe inmediato.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los certificados de disponibilidad presupuestal se expiden acorde con la afectación del gasto y se

encuentran debidamente documentados. 2. Los certificados de registro presupuestal (compromisos) se expiden oportunamente para la

legalización de los contratos suscritos. 3. Los seguimientos a la ejecución presupuestal se realizan periódicamente para la toma de decisiones. 4. Las afectaciones presupuestales son registradas previa autorización del jefe inmediato. 5. Los informes requeridos sobre la gestión de presupuesto del Instituto son enviados de manera

oportuna, clara y precisa dentro de los plazos fijados y según los criterios establecidos por las normas vigentes tanto a los entes externos como al jefe inmediato y a los superiores jerárquicos para la toma de decisiones.

6. La información generada por el Sistema Integrado de Información Financiera, es revisada, analizada y conciliada con los profesionales de tesorería y contabilidad para validarla y garantizar la efectividad


del proceso. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN



Ley orgánica de presupuesto

Finanzas públicas

Contratación pública

Sistema nacional de planeación

Sistemas de información

Disposiciones de la Contraloría General de la República sobre la rendición de cuentas

Manejo del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACION y/o bases de datos estatales

VII. EVIDENCIAS

Anteproyecto anual de presupuesto

Informes de ejecución presupuestal

Actos administrativos para la desagregación del presupuesto y constitución y legalización de rembolsos de caja menor

Modificaciones del presupuesto (acuerdos, justificación económica, solicitud de traslado y CDP de modificación)

Certificados de disponibilidad presupuestal

Certificados de registro presupuestal

Creación de terceros y cuentas bancarias

Autorizar orden de pago para legalización de TES

Informes a entes de control y organismos estatales

Indicadores de gestión

Sistema Integrado de Información Financiera SIIF actualizado

Constitución de reservas presupuestales y acta de anulación de reservas

Publicación de la desagregación del presupuesto, ejecución y modificación en la página web del Instituto.


Título profesional en administración de empresas, administración pública, contaduría pública o economía.



Título profesional en administración de empresas, administración pública, contaduría pública o economía y título de postgrado en la modalidad de especialización.



Participar en el diseño, coordinación y ejecución los programas de salud ocupacional, bienestar institucional del Grupo de Talento Humano para crear, mantener y mejorar las condiciones que contribuyan con el desarrollo integral de los funcionarios y de los estudiantes del Seminario Andrés Bello.



1. Dar cumplimiento a los planes y programas aprobados en la dependencia, de acuerdo con la planeación para cada vigencia

2. Diseñar los estudios de conveniencia necesarios para la contratación de las necesidades asociadas a los programas a su cargo.

3. Llevar a cabo diagnósticos de necesidades en cada vigencia para conocer los intereses de las dependencias.

4. Diseñar y actualizar anualmente el programa de salud ocupacional, llevando a cabo actividades tendientes a garantizar la prevención de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo y el cumplimiento de la normatividad vigente.

5. Coordinar las actividades de bienestar y salud ocupacional con las entidades oficiales, cajas de compensación y administradoras de riesgos laborales.

6. Divulgar, comunicar la programación mensual o anual e incentivar a los funcionarios a participar en las actividades.

7. Proyectar los planes anuales de bienestar y salud ocupacional para la revisión del jefe inmediato y el comité responsable de aprobar el programa anual.

8. Medir y evaluar las actividades realizadas. 9. Preparar informes relacionados con las actividades de los programas a su cargo. 10. Mantener organizado el archivo de cada uno de los programas a su cargo. 11. Alimentar las bases de datos que demuestran el avance en desarrollo de los programas a su cargo. 12. Prestar apoyo a los funcionarios en casos de calamidad por situaciones adversas de índole personal

y familiar 13. Desarrollar los estudios previos de las actividades programadas dentro de los planes y programas a

su cargo 14. Apoyar al jefe inmediato en la constitución y seguimiento de los comités que son responsabilidad de

la dependencia. 15. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la

implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto

16. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por el jefe inmediato, las que reciba por delegación y aquellas a las que desarrolla la dependencia y a la proliferación del titular del empleo.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los programas de la dependencia son llevados a cabo en su totalidad. 2. Los diagnósticos de necesidades de las dependencias son estudiados y analizados con el fin de

construir los planes de acción que se llevan a cabo en cada vigencia 3. Los funcionarios tienen conocimiento de las actividades que desarrolla la dependencia. 4. Los programas de salud ocupacional y bienestar son evaluados en búsqueda de la mejora continua 5. Los soportes o evidencias de la realización de las actividades se encuentran compilados en archivos

organizados. 6. Los indicadores e informes de gestión son entregados a las dependencias o personas solicitantes de

manera oportuna. 7. El Comité Paritario de Salud Ocupacional y las brigadas de emergencia se encuentran en

funcionamiento y son capacitados para el mejor desempeño de su rol institucional. 8. Los documentos legales requeridos dentro del programa de salud ocupacional (plan de emergencia,

mapa de riesgos y rutas de evacuación) están actualizados y publicados en lugares visibles para el conocimiento de los funcionarios y visitantes



Elaboración de planes, programas y proyectos


Sistemas office y Windows, Outlook

Gestión pública

Planeación estratégica

Norma NTCGP 1000 VII. EVIDENCIAS

De producto:

Cronogramas de actividades

Documentos internos de divulgación de las actividades

Invitaciones

Registros de asistencia, informes e indicadores de gestión

Formatos de evaluación de las actividades diligenciados y tabulados. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial, psicología, derecho o carreras afines.


ÁREA: DIVULGACIÓN EDITORIAL - LIBRERIA


Desarrollar estrategias de mercadeo de las publicaciones del Instituto con las diversas distribuidoras editoriales a nivel nacional e internacional, incluyendo la venta de los títulos en la librería Yerbabuena y la comercialización de los libros en las diferentes ferias.


1. Realizar la venta de libros en la librería Yerbabuena. 2. Llevar el control de ventas y de inventarios del material dispuesto para la venta en la librería. 3. Rendir cuentas y presentar los soportes correspondientes de los movimientos realizados en la

librería a la tesorería del Instituto. 4. Guiar y liderar la venta de libros en los eventos, ferias y demás escenarios en los que participe el

instituto. 5. Promocionar y ofrecer al público en general los libros puestos a la venta en la librería y demás

escenarios. 6. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de la formación profesional, para generar nuevos

programas y/o mejorar los servicios a su cargo. 7. Participar en la planificación de convenios con otras editoriales para la venta y promoción de los

títulos. 8. Realizar estudios y análisis con el fin de elaborar, perfeccionar, controlar y/o desarrollar

procedimientos. 9. Promover y tramitar asuntos de diferente índole en representación del Instituto, por delegación de

autoridad competente; realizar los estudios y preparar los informes respectivos de acuerdo con las instrucciones recibidas.

10. Resolver consultas sobre la materia, competencia de la dependencia o área de desempeño, de acuerdo con las disposiciones legales y la política institucional.





IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. El inventario de los libros a su cargo se encuentra actualizado 2. Las ventas de los libros son reportadas y se encuentran reflejadas en el software de control de

inventarios y ventas. 3. Los libros agotados, son reportados y solicitados para mantener actualizadas las existencias

disponibles. 4. Las transacciones financieras desarrolladas por concepto de ventas están ordenadas y son

coincidentes con los valores reflejados en el software. 5. Las reuniones con librerías y editoriales son organizadas periódicamente para garantizar la

comercialización de las publicaciones del Instituto. 6. Las publicaciones del Instituto son comercializadas en librerías y eventos editoriales a nivel nacional.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo y rotación de inventarios Recursos físicos y activos fijos Principios, procesos y procedimientos de administración pública Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Mercadeo Conocimientos básicos de una segunda lengua

VII. EVIDENCIAS De desempeño:

Informes contables actualizados Informes de gestión Inventarios actualizados y coincidentes con los reportes de la base de datos diseñada para tal fin. Actas de reuniones Correos electrónicos


Título profesional en literatura, lingüística, filosofía, bibliotecología, administración de empresas, publicidad o mercadeo.

Veintiún (21) meses de experiencia profesional relacionada


Título profesional en literatura, lingüística, filosofía, bibliotecología, administración de empresas, publicidad o mercadeo y título de postgrado en la modalidad de especialización.



Revisar y corregir los originales de los textos para garantizar la impecabilidad idiomática (gramatical y estética), la exactitud factual y científica, la legibilidad y la coherencia formal de las publicaciones del sello editorial del Instituto Caro y Cuervo.


1. Revisar cuidadosa e integralmente la forma y el contenido de los documentos originales cuya publicación haya aprobado el comité editorial del Instituto, ajustándolos al manual de estilo institucional y garantizar su calidad idiomática, factual, estética y formal.


2. Dialogar en la forma o medio posible con los autores para aclarar posibles dudas, contenidos ambiguos o dudosos de los textos.

3. Realizar la corrección de estilo verificando que los textos estén libres de errores de digitación, de ortografía, de puntuación, de precisión léxica, de estructuración sintáctica, entre otros, de acuerdo con el tema y tipo de documento

4. Traducir textos en diferentes idiomas cuidando el contenido del texto original. 5. Brindar asesoría en línea de consultas idiomáticas de los ciudadanos a través del portal de lenguas

o la página web institucional. 6. Asesorar metodológica y macrotextualmente a través de la elaboración de memorandos en los que

especifica dudas o sugerencias relativas a pasajes inconexos o ambiguos del texto, o alusivas a su posible reescritura o restructuración parcial o total.

7. Apoyar a las dependencias en la correcta escritura y revisión de textos de información divulgados a la ciudadanía.

8. Apoyar a las demás dependencias del Instituto, en especial a la Dirección General, al sitio web del Instituto y al portal de lenguas de Colombia en los asuntos que sean materia de su competencia.

9. Asesorar a la formulación de políticas y normas editoriales del Instituto. 10. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios del

Instituto. 11. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Los textos son revisados y se corrigen los errores que sean identificados antes de ser impresos y

publicados. 2. Los ciudadanos y funcionarios reciben asesoría sobre la adecuada manera de escribir o sobre los

usos de las palabras en general. 3. Los textos son traducidos, respetando su contenido y garantizando mantener la idea fundamental

desarrollada por el autor. 4. La corrección de los textos es integral y garantiza la impecabilidad idiomática, la veracidad, la

eficiencia comunicativa y la coherencia de las publicaciones del Instituto. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos y externos. Editoriales Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Idiomas Derechos de autor Morfología, sintaxis y gramática española Ortografía y redacción


Plan editorial

Plan de trabajo

Informes de control y seguimiento

Documentos físicos y digitales VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título profesional en literatura, lingüística, filosofía, Veintiún (21) meses de experiencia profesional


filología, idiomas, ciencias sociales o afines. relacionada ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título profesional en literatura, lingüística, filosofía, filología, idiomas, ciencias sociales o afines y título de postgrado en la modalidad de especialización.

Equivalencia por especialización en áreas afines.



Desarrollar actividades de apoyo a las acciones de carácter tecnológico, aplicando sus conocimientos profesionales para el buen funcionamiento de las TIC del Instituto.


1. Apoyar y ejecutar proyectos que permitan actualizar la plataforma tecnológica de la dependencia de sistemas, partiendo del principio de apoyo a la misión y visión de la entidad.

2. Organizar y desarrollar las labores necesarias que permitan cumplir a cabalidad con los objetivos propios del cargo.

3. Apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias de la entidad orientándolas en la toma de decisiones para la adquisición de nuevas herramientas tecnológicas, permitiendo así elegir la mejor solución.

4. Apoyar en la construcción de documentos administrativos propios de la dependencia de sistemas. 5. Proponer nuevas implementaciones de proyectos, sistemas de información, comunicaciones y

nuevas tecnologías de hardware y software acordes a los nuevos avances. 6. Supervisar los contratos que le sean asignados. 7. Seguir procedimientos para analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban

adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la entidad a través de la dependencia asignada.

8. Dar apoyo en la rendición de los informes que estén relacionados con la dependencia de sistemas. 9. Colaborar en el asesoramiento a las diferentes áreas del Instituto en el establecimiento de normas y

procedimientos relacionados con la sistematización. 10. Cumplir con las tareas asignadas por el jefe inmediato en las actividades propias de la dependencia. 11. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la

implementación, mantenimiento, y mejoramiento de los sistemas de gestión de calidad, modelo estándar de control interno, y desarrollo administrativo en el Instituto.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los funcionarios poseen sus equipos en funcionamiento y son atendidos sus requerimientos

oportunamente. 2. Los funcionarios reciben capacitación sobre el uso de las nuevas herramientas tecnológicas a su

disposición 3. La supervisión de los contratos asignada a su cargo, se lleva a cabo realizando un seguimiento

permanente al cumplimiento de las condiciones técnicas. 4. El mantenimiento preventivo de las redes se realiza de acuerdo a los plazos establecidos


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia Conocimientos básicos de contratación estatal Manejo de herramientas tecnológicas


Redes digitales VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Informes de gestión Estadísticas de la mesa de ayuda.

De producto: Reporte o consolidado de requerimientos atendidos Certificaciones de cumplimiento y actas de liquidación


Ingeniería de sistemas, electrónica o telecomunicaciones.

Veintiún (21) meses de experiencia profesional relacionada


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Universitario Código: 2044 Grado: 03 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera Administrativa

ÁREA: BIBLIOTECA


Aplicar sus conocimientos y destrezas en bibliotecología o gestión documental o archivística para el cumplimiento de la misión institucional en materia de divulgación y apropiación social del conocimiento.


1. Adelantar dentro del marco de las funciones propias de la dependencia, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos por el Instituto

2. Liderar la atención de ciudadanos internos y externos en la biblioteca según las políticas y lineamientos de servicio establecidos para tal fin.

3. Formular propuestas para la adquisición de material bibliográfico y suscripción de recursos electrónicos que contribuyan a la actualización de las colecciones.

4. Participar en la formulación, modificación y ejecución de procedimientos relacionados con la gestión de la biblioteca; proyección de los servicios y tratamiento del material bibliográfico.

5. Participar en las actividades de inventario, catalogación y clasificación del material bibliográfico. 6. Organizar actividades de capacitación de los usuarios sobre el manejo de los recursos bibliográficos,

sistema de información y difusión de los servicios. 7. Gestionar y controlar el servicio de préstamo interbibliotecario a usuarios internos y externos. 8. Llevar el registro y control actualizado del material bibliográfico prestado y devuelto por los usuarios. 9. Programar y realizar el recorrido de las colecciones para abrir espacio al nuevo material bibliográfico

adquirido. 10. Mantener actualizado el reporte estadístico de las actividades desarrolladas y elaborar los

compilados mensuales y anuales respectivos. 11. Rendir informes sobre las actividades realizadas. 12. Firmar el inventario individual y responder por el buen uso de los equipos e instrumentos a su cargo. 13. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo, de acuerdo con el sistema de gestión


documental. 14. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los

asuntos, elementos y equipos encomendados 15. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la


16. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización de la entidad o dependencia a su cargo.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los usuarios de la biblioteca son capacitados y orientados sobre los procedimientos que se llevan a

cabo. 2. Los informes requeridos sobre son enviados al jefe inmediato de manera oportuna, clara y precisa

dentro de los plazos fijados. 3. Los libros están catalogados y etiquetados. 4. Las solicitudes de nuevas adquisiciones son enviadas oportunamente al jefe inmediato para iniciar

una contratación. 5. Los libros y colecciones se encuentran organizados y dispuestos para el uso de la ciudadanía. 6. Los usuarios pueden acceder a los libros que se encuentran en otras bibliotecas gracias a la

gestión interbibliotecaria. 7. Los libros son revisados e inventariados para evitar su pérdida

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos y externos. Bibliotecas Entidades públicas


Inventarios actualizados Libros catalogados y etiquetados Colecciones nuevas publicadas. Archivos organizados con base en las directrices de gestión Documental

De desempeño: Formatos y registros. Informes Usuarios capacitados en el manejo de las herramientas

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Estudios Experiencia

Título Profesional en bibliotecología, archivística o y/o ciencias de la información.

Seis (6) meses de experiencia profesional relacionada

Nivel Técnico Auxiliar de Técnico código 3054 grado 06

I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Auxiliar Técnico Código: 3054 Grado: 06 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo Carrera Administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en el proceso de imprenta patriótica del Instituto, a fin de obtener resultados en beneficio de la divulgación, publicación y gestión editorial.


1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Realizar actividades de carácter técnico con base en el proceso de armado manual para impresión

tipográfica y en la aplicación de los fundamentos que sustentan su oficio. 3. Aplicar y adaptar tecnologías que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la

dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 4. Colaborar en la orientación y comprensión de los procesos involucrados en las actividades auxiliares

o instrumentales y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos apropiados al área correspondiente.

5. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución, y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño.

6. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 7. Comprobar la eficiencia de los métodos y de los procedimientos utilizados en el desarrollo de planes

y programas. 8. Diseñar y desarrollar procedimientos para la clasificación, actualización, manejo, y conservación de

recursos propios del área y del Instituto. 9. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de

su trabajo. 10. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios del

Instituto. 11. Adelantar actividades de asistencia operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 12. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva

y efectuar los controles periódicos necesarios 13. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Cumple eficientemente con las funciones y actividades inherentes o relacionadas con el ejercicio del

empleo o las que recibe por delegación expresa de acuerdo con las necesidades del servicio. 2. Contribuye a la satisfacción de las necesidades institucionales y las demandas de servicios por

parte de usuarios internos y externos. 3. Entrega de manera oportuna y completa los informes que le son requeridos por su jefe inmediato o

entes externos. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos



Constitución Política de Colombia Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Tipografía y litografía Artes gráficas Diseño gráfico


Impresión litográfica o tipográfica

Cumplimiento del plan editorial

Órdenes de trabajo

Obras impresas VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Diploma de bachiller Veinte (20) meses de experiencia laboral o

relacionada.

Técnico código 3100 grado 18

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Código: 3100 Grado: 18 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo Carrera Administrativa

ÁREA: SEMINARIO ANDRES BELLO


Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en la Subdirección Académica del Instituto Caro y Cuervo.


1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Formular los proyectos de estudios de conveniencia y oportunidad para la contratación de las

necesidades de la dependencia, con base en el plan de contratación para cada vigencia, en coordinación con el jefe inmediato

3. Realizar certificaciones a los entes de control por solicitud de su jefe inmediato 4. Colaborar en la orientación y comprensión de los procesos involucrados en las actividades auxiliares

sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos apropiados al área correspondiente.

5. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño.

6. Diseñar y actualizar bases de datos con la información necesaria de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.

7. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 8. Diseñar y desarrollar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo, y conservación

de recursos propios del área y del Instituto.


9. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de su trabajo.


11. Liderar y participar directamente con actividades derivadas del desempeño de sus funciones, con el desempeño de los otros cargos, dependencias internas y/o entidades externas, relacionadas con su labor

12. Firmar el inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos devolutivos asignados a su cargo.

13. Adelantar actividades de asistencia administrativa de acuerdo con las instrucciones recibidas. 14. Elaborar e interpretar cuadros, informes estadísticos y datos concernientes al área de desempeño,

presentar los resultados y proponer los mecanismos orientados a la ejecución de los diversos Programas o Proyectos.

15. Responder por el buen uso de los equipos e instrumentos a su cargo y efectuar los controles periódicos necesarios.




empleo o las que recibe por delegación expresa de acuerdo con las necesidades del servicio. 2. Contribuye a la satisfacción de las necesidades institucionales y las demandas de servicios por parte

de usuarios internos y externos. 3. Entrega de manera oportuna y completa los informes que le son requeridos por su jefe inmediato o


Clientes internos y externos. Instituciones educativas Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia Principios, procesos y procedimientos administrativos Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Ley general de educación Análisis de información


Informes y registros. Bases de datos y estadísticas Información actualizada Estudios previos diseñados Cronogramas de trabajo Certificaciones académicas y dirigidas a entes como el Ministerio de Educación y Secretaria de

Educación VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación tecnológica con especialización en administración, archivística, contabilidad,

Tres (3) meses de experiencia relacionada o laboral


informática o comunicación ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título de formación técnica profesional en las mismas disciplinas

Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Código: 3100 Grado: 17 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en el área de recursos físicos del Instituto, con el fin de obtener resultados en materia de gestión de activos fijos, almacén y archivo general del Instituto.


1. Realizar actividades de carácter técnico administrativo con base en la aplicación de los fundamentos que sustentan su oficio.


3. Controlar y responder por el almacenamiento, entradas, salidas, existencia y seguridad de los bienes adquiridos por el Instituto.

4. Inspeccionar las áreas del almacén y verificar que los bienes depositados estén adecuadamente ubicados y organizados de acuerdo con las normas establecidas.

5. Programar y velar por el correcto despacho de bienes a las dependencias que lo requieran. 6. Expedir los paz y salvos por concepto de entrega de inventarios que le sean solicitados para la firma

del jefe inmediato. 7. Mantener actualizada la identificación individual de cada uno de los bienes y su debido registro en la

base de datos correspondiente. 8. Presentar informes de gestión cuando su jefe inmediato lo requiera e informar permanentemente

sobre problemas, inconvenientes o irregularidades que se presenten o puedan presentarse en cualquier proceso que se adelante.

9. Realizar informes de movimiento mensual del almacén de acuerdo con el sistema de clasificación adoptado y por riguroso orden numérico o alfabético

10. Recibir, organizar y compilar las necesidades de elementos reportadas por las dependencias de la entidad.

11. Elaborar y diligenciar correctamente los comprobantes empleados en el almacén. 12. Mantener actualizada la información correspondiente a los inventarios individuales y por

dependencia. 13. Realizar el ingreso de los elementos al almacén. 14. Brindar apoyo y aportar sus conocimientos técnicos en la elaboración de estudios previos para la

adquisición, contratación, almacenamiento, suministro, registro, control y aseguramiento de bienes y servicios del Instituto.

15. Participar en el diseño, la organización, la coordinación, la ejecución y el control de planes,


programas y proyectos o actividades técnicas y/o administrativas, y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las necesidades de elementos presentadas por las dependencias son consolidadas en un plan

anual con el fin de responder a los requerimientos de las áreas. 2. La compra de los elementos requeridos es adelantada mediante la realización de estudios de

mercado y estudios previos. 3. La información de los inventarios es actualizada en el software establecido de manera periódica y

oportuna, garantizando la actualización y confiabilidad de la información. 4. Los elementos son adjudicados a los funcionarios siguiendo estrictamente el procedimiento

establecido. 5. Las bodegas poseen los elementos necesarios para garantizar el funcionamiento de la entidad

conforme al presupuesto existente 6. Los elementos en su totalidad están ingresados y etiquetados. 7. Los archivos documentales se encuentran ordenados y clasificados




Gestión de archivo

Gestión de activos fijos

Administración de inventarios


De producto:

Comprobantes de ingresos y egresos

Indicadores de gestión.

Formatos diligenciados

Plan anual de necesidades

Estudios previos diligenciados.

Facturas, soportes, contratos debidamente organizados y archivados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación tecnológica en administración, comercio exterior, archivística, contabilidad, informática, sistemas o comunicación.

Nueve (9) meses de experiencia relacionada o laboral


I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Código: 3100 Grado: 14 No. de cargos Seis (6) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en las dependencias o áreas misionales de la investigación.


1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Realizar actividades de carácter técnico administrativo con base en la aplicación de los fundamentos

que sustentan su oficio. 3. Aplicar y adaptar destrezas tecnológicas que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias

de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 4. Colaborar en la orientación y comprensión de los procesos involucrados en las actividades auxiliares

sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos apropiados al área correspondiente.


6. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 7. Diseñar y desarrollar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo, y conservación de

recursos propios del área y del Instituto. 8. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de

su trabajo. 9. Liderar y participar directamente con actividades derivadas del desempeño de sus funciones, con el

desempeño de los otros cargos, dependencias internas y/o entidades externas, relacionadas con su labor

10. Adelantar actividades de asistencia de acuerdo con las instrucciones recibidas. 11. Elaborar e interpretar cuadros, informes y datos concernientes al área de desempeño, presentar los

resultados y proponer los mecanismos orientados a la ejecución de los diversos programas o proyectos.

12. Responder por el buen uso de los equipos e instrumentos a su cargo y efectuar los controles periódicos necesarios.




empleo o las que recibe por delegación expresa de acuerdo con las necesidades del servicio. 2. Contribuye a la satisfacción de las necesidades institucionales y las demandas de servicios por

parte de usuarios internos y externos. 3. Entrega de manera oportuna y completa los informes que le son requeridos por su jefe inmediato o






Publicidad

Principios, procesos y procedimientos de administración pública


Diseño gráfico

Artes gráficas VII. EVIDENCIAS

De desempeño:



Documentos y soportes de las actividades desarrolladas VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación tecnológica en administración o afines, archivística, informática o comunicación o Aprobación de tres (3) años de educación superior.

Nueve (9) meses de experiencia relacionada


Título de bachiller Cuarenta y cinco (45) meses de experiencia relacionada o laboral



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en el Grupo de Divulgación Editorial, a fin de obtener resultados en beneficio de la divulgación, publicación y gestión editorial.


1. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas al jefe inmediato 2. Firmar el inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos devolutivos asignados a

su cargo. 3. Adelantar actividades técnicas de acuerdo con las instrucciones recibidas. 4. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



Diagramación

6. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 7. Realizar actividades de carácter técnico con base en la aplicación de los fundamentos que sustentan

su oficio. 8. Aplicar y adaptar tecnologías que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la

dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 9. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución, y control de las actividades

propias del cargo y del área de desempeño. 10. Diseñar las portadas de los libros de las distintas series que maneja el Instituto Caro y Cuervo. 11. Diseñar y elaborar la diagramación de las obras que se producen en el Instituto.


12. Escanear imágenes y documentos 13. Hacer el retoque y la postproducción digital de imágenes que llevan los libros del Instituto. 14. Sacar pruebas de impresión a color de los libros y portadas que estén en proceso de elaboración. 15. Elaborar correcciones ortográficas y de diagramación en las distintas pruebas de corrección,

entregadas por los correctores. 16. Enviar los archivos en PDF de libros y portadas terminados, para la elaboración de planchas.

Corrección de textos:

17. Revisar cuidadosa e integralmente la forma y el contenido de los documentos originales cuya publicación haya aprobado el comité editorial del Instituto, ajustándolos al manual de estilo institucional y garantizar su calidad idiomática, factual, estética y formal.

18. Traducir textos en diferentes idiomas cuidando el contenido del texto original 19. Brindar asesoría en línea de consultas idiomáticas de los ciudadanos a través del portal de lenguas

o la página web institucional. 20. Asesorar metodológica y macrotextualmente a través de la elaboración de memorandos en los que

especifica dudas o sugerencias relativas a pasajes inconexos o ambiguos del texto, o alusivas a su posible reescritura o restructuración parcial o total.

21. Apoyar a las dependencias en la correcta escritura y revisión de textos de información divulgados a la ciudadanía.

22. Apoyar a las demás dependencias del Instituto, en especial a la oficina de comunicación y prensa, la oficina de relaciones interinstitucionales, al sitio web del Instituto y al portal de lenguas de Colombia en los asuntos que sean materia de su competencia.

23. Asesorar a la formulación de políticas y normas editoriales del Instituto. IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

Diagramación: 1. Las obras que se producen en el Instituto son diagramadas de acuerdo con las instrucciones

establecidas. 2. El diseño de las obras es presentada de manera creativa e ingeniosa, respetando la imagen del sello

editorial. 3. La presentación de las obras corresponde a los criterios establecidos y es entregada en formato PDF

para la continuación del proceso de impresión. Corrección de textos

4. Los textos son revisados y se corrigen los errores que sean identificados antes de ser impresos y publicados.

5. Los ciudadanos y funcionarios reciben asesoría sobre la adecuada manera de escribir o sobre los usos de las palabras en general.

6. Los textos son traducidos, respetando su contenido y garantizando mantener la idea fundamental desarrollada por el autor.

7. La corrección de los textos es integral y garantiza la impecabilidad idiomática, la veracidad, le eficiencia comunicativa y la coherencia de las publicaciones del Instituto

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos y externos. Entidades públicas Editoriales



Diseño gráfico y diagramación de textos

Publicidad

Tipografía, litografía y offset

Principios, procesos y procedimientos de la administración pública



Idiomas

Corrección de estilo VII. EVIDENCIAS

De producto (diagramación):

Pruebas de impresión a color

Diagramación de los textos

Diseño de portadas

Catálogo de publicaciones

De producto (corrección de textos)

Evaluaciones de los títulos, informes escritos

Libros corregidos

Traducciones finalizadas

Archivos digitales de los textos VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación tecnológica en artes gráficas, diseño gráfico, publicidad, informática o diseño, o aprobación de tres (3) años de educación superior en las mismas disciplinas

Nueve (9) meses de experiencia relacionada.


Diploma de bachiller Cuarenta y cinco (45) meses de experiencia relacionada.



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en apoyo de las actividades desarrolladas por la Dirección General


1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Responder por la agenda y programación de las actividades internas, administrativas y misionales a

cargo de la Dirección General del Instituto. 3. Mantener informado a su jefe inmediato sobre las reuniones, comunicaciones y compromisos con la

reserva y confidencialidad requeridas, de acuerdo con las normas, metodología e instrucciones recibidas

4. Proyectar comunicaciones internas y externas por solicitud y con la revisión de su jefe inmediato. 5. Mantener organizado el archivo de la Dirección General de conformidad con las normas vigentes y

las directrices del área de archivo. 6. Atender los eventos y actividades a realizar por la Dirección General. 7. Atender las comunicaciones del despacho registrándolas y comunicándolas a su superior, de

acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos del caso. 8. Manejar la correspondencia de la Dirección General de acuerdo con el sistema de gestión

documental. 9. Realizar la organización y el control de los documentos de acuerdo con las normas del Archivo

General de la Nación. 10. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de

bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto. 11. Atender a los usuarios del Instituto suministrándoles información veraz y oportuna que les permita


acceder a los servicios del Instituto, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

12. Elaborar periódica y oportunamente los pedidos de elementos y útiles de escritorio de acuerdo con el procedimiento.

13. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y demás superiores jerárquicos para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto

14. Aplicar y cumplir los controles internos establecidos en los procedimientos que tienen relación con su puesto de trabajo.



empleo o las que recibe por delegación expresa de acuerdo con las necesidades del servicio. 2. Contribuye a la satisfacción de las necesidades institucionales y las demandas de servicios por parte

de usuarios internos y externos. 3. Entrega de manera oportuna y completa los informes que le son requeridos por su jefe inmediato o

entes externos. 4. Las actividades, reuniones y eventos internos y externos celebrados por el Instituto se realizan de

acuerdo a las directrices impartidas por el jefe inmediato. 5. Los documentos e informes son elaborados de acuerdo con las normas técnicas del sistema de

gestión documental institucional. 6. Procesa la correspondencia y documentos producidos por la Dirección de acuerdo con el sistema de

gestión documental y normatividad vigente. 7. Los archivos y registros son actualizados permanentemente de acuerdo con las normas. 8. Los usuarios internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia Gestión de archivo Principios, procesos y procedimientos administrativos Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Gestión pública


Comunicaciones respondidas Presentación de informes Documentos archivados en las carpetas correspondientes Correspondencia tramitada


Título de formación tecnológica en administración, archivística, contabilidad, informática o comunicación o aprobación de tres (3) años de educación superior en las mismas disciplinas

Nueve (9) meses de experiencia relacionada o laboral.


Título de Bachiller Cuarenta y cinco (45) meses de experiencia laboral o relacionada.


ÁREA: BIBLIOTECA


Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en la Biblioteca del Instituto, a fin de obtener resultados en beneficio de la divulgación, formación, extensión e investigación.




de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 4. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución, y control de las actividades

propias del cargo y del área de desempeño. 5. Asignar el número de registro al material bibliográfico impreso recibido en la biblioteca por los

diferentes medios de adquisición. 6. Catalogar y procesar el material bibliográfico registrado y recibido de acuerdo con las políticas

establecidas. 7. Ejecutar los reportes de mantenimiento de la base de datos bibliográfica y el catálogo en línea de la

biblioteca. 8. Elaborar y actualizar las listas de las publicaciones editadas por la imprenta del Instituto para su

envío en canje a las instituciones nacionales e internacionales. 9. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de

servicio establecidos para tal fin y orientarlos en cuanto a la búsqueda y recuperación de la información, la utilización de fuentes y los servicios de la biblioteca.

10. Participar en la realización de visitas guiadas a usuarios externos de acuerdo con la programación. 11. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo, de acuerdo con las directrices del área de

archivo del Instituto 12. Mantener actualizado el reporte estadístico de las actividades desarrolladas. 13. Responder por el buen uso de los equipos e instrumentos a su cargo y efectuar los controles

periódicos necesarios. 14. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. El material bibliográfico es registrado, catalogado y procesado al ingresar a la biblioteca. 2. Las bases de datos bibliográficos y el catalogo en línea de la biblioteca se encuentran actualizados y

en funcionamiento. 3. Los usuarios son atendidos y orientados sobre el uso de los servicios de la biblioteca




Gestión de archivo

Principios, procesos y procedimientos administrativos


Catalogación bibliográfica


Habilidades comunicativas VII. EVIDENCIAS

De producto:

Registros de visitas realizadas


Informes y reportes VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación tecnológica en áreas de la bibliotecología o archivística o tecnologías de la información y las comunicaciones o aprobación de tres (3) años de educación superior en las mismas disciplinas

Nueve (9) meses de experiencia relacionada o laboral


Título de bachiller Cuarenta y cinco (45) meses de experiencia relacionada o laboral

ÁREA: RECURSOS FISICOS


Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en el área de recursos físicos del Instituto, con el fin de obtener resultados en materia de gestión de activos fijos, almacén y archivo general del Instituto.





propias del cargo y del área de desempeño. 5. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 6. Presentar informes de carácter técnico y estadístico que le sean encomendados 7. Elaborar los comprobantes de ingreso y egreso de los elementos que ingresan al almacén 8. Diligenciar y actualizar periódicamente las bases de inventarios de elementos devolutivos y de

consumo de conformidad con la normatividad vigente. 9. Elaborar y diligenciar correctamente los comprobantes empleados en el almacén 10. Apoyar en la realización de los actos administrativos o actas por solicitud del jefe inmediato para la

legalización de las bajas de los elementos devolutivos y de consumo. 11. Adelantar actividades de asistencia administrativa de acuerdo con las instrucciones recibidas. 12. Elaborar e interpretar cuadros, informes estadísticos y datos concernientes al área de desempeño,

presentar los resultados y proponer los mecanismos orientados a la ejecución de los diversos Programas o Proyectos.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los elementos nuevos de consumo o devolutivos son ingresados a la base de datos de inventarios. 2. Los elementos de consumo que serán entregados a las dependencias son registrados en el software


de inventarios para la obtención del comprobante de egreso. 3. Los comprobantes de egreso firmados por la dependencia solicitante son archivados de manera

ordenada V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos y externos. Bibliotecas Entidades públicas



Gestión de archivo

Gestión de activos fijos

Administración de inventarios


De producto:

Comprobantes de ingresos y egresos

Los archivos documentales se encuentran ordenados y clasificados

Indicadores de gestión. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Título de formación tecnológica en administración, archivística, contabilidad, informática o comunicación o aprobación de tres (3) años de educación superior en las mismas disciplinas

Nueve (9) meses de experiencia relacionada o laboral.


Título de bachiller Cuarenta y cinco (45) meses de experiencia laboral o relacionada.


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Código: 3100 Grado: 12 No. de cargos Uno (1) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

ÁREA: BIBLIOTECA


Apoyar los procesos y procedimientos técnicos requeridos en la Biblioteca del Instituto, a fin de obtener resultados en beneficio de la divulgación, formación, extensión e investigación

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Realizar actividades de carácter técnico administrativo con base en la aplicación de los fundamentos

que sustentan su oficio. 3. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución, y control de las actividades

propias del cargo y del área de desempeño.


4. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 5. Ejecutar los reportes de mantenimiento de la base de datos bibliográfica y el catálogo en línea de la

biblioteca. 6. Elaborar y actualizar las listas de las publicaciones editadas por la imprenta del Instituto para su

envío en canje a las instituciones nacionales e internacionales. 7. Mantener actualizado el directorio de las instituciones con las cuales se tiene establecido el convenio

de canje. 8. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de

servicio establecidos para tal fin y orientarlos en cuanto a la búsqueda y recuperación de la información, la utilización de fuentes y los servicios de la biblioteca.

9. Participar en la realización de visitas guiadas a usuarios externos de acuerdo con la programación. 10. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo, de acuerdo con las directrices del área de

archivo del Instituto 11. Mantener actualizado el reporte estadístico de las actividades desarrolladas. 12. Responder por el buen uso de los equipos e instrumentos a su cargo y efectuar los controles





en funcionamiento. 3. Los usuarios son atendidos y orientados sobre el uso de los servicios de la biblioteca.




Gestión de archivo


Catalogación bibliográfica VII. EVIDENCIAS

De producto:

Registros de visitas realizadas


Informes y reportes

Libros registrados, catalogados y procesados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación técnica profesional en áreas de la bibliotecología o archivística o tecnologías de la información y las comunicaciones o Tres (3) años de educación superior en las mismas disciplinas

Seis (6) meses de experiencia laboral o relacionada o Tres (3) meses de experiencia laboral o relacionada


Diploma de Bachiller Treinta y nueve (39) meses de


experiencia relacionada

Técnico Administrativo código 3124 grado 13

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Administrativo Código: 3124 Grado: 13 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas para asistir las actividades desarrolladas en materia de comunicaciones y prensa





propias del cargo y del área de desempeño. 5. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 6. Comprobar la eficiencia de los métodos y de los procedimientos utilizados en el desarrollo de planes

y programas. 7. Diseñar y desarrollar procedimientos para la clasificación, actualización, manejo, y conservación de

recursos propios del área y del Instituto. 8. Participar en el diseño y actualización delas páginas web del Instituto, el cargue de información y

elaboración de contenidos de acuerdo con las instrucciones de la Dirección General. 9. Participar en la actualización de los manuales de procesos y procedimientos. 10. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la




Las páginas web del Instituto se encuentran actualizadas y cumplen con los requerimientos normativos y legales.

La información que se publica en la página web ha sido previamente revisada por el profesional competente

Las actividades designadas son atendidas y resueltas en términos de oportunidad y calidad. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas



Informes realizados

Estadísticas y bases de datos

Mapas de riesgo elaborados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Título de formación técnica profesional en diseño gráfico, diseño industrial, comunicación social, publicidad o afines. O Aprobación de tres (3) años de educación superior en las mismas disciplinas

Nueve (9) meses de experiencia relacionada o laboral o Seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral

Técnico Administrativo código 3124 grado 09

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Administrativo Código: 3124 Grado: 09 No. de cargos Uno(01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo Carrera administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas para el área de sistemas del Instituto, a fin de obtener resultados en beneficio de la misión y objetivos institucionales.


1. Conocer y aplicar la normatividad vigente respecto a las leyes, acuerdos y decretos que rigen en materia de legalización del software, seguridad de la información y en general todo lo relacionado con informática y comunicaciones.

2. Asistir al jefe inmediato cuando le sea solicitado en la elaboración de anteproyectos de su competencia teniendo en cuenta las nuevas tecnologías en hardware y software y las necesidades de cada una de las dependencias de la administración.

3. Detectar y corregir fallas en los equipos de la entidad asignados a los funcionarios. 4. Realizar jornadas periódicas de revisión, a fin controlar el software instalado en los equipos. 5. Garantizar el buen rendimiento delos equipos dentro de sus posibilidades. 6. Realizar revisiones y reparaciones menores a los equipos de cómputo. 7. Acudir a los puestos de trabajo de los usuarios y dar solución a los problemas de software y

hardware. 8. Elaborar manuales que permitan evidenciar los procedimientos técnicos de sus actividades. 9. Presentar informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato, oportunamente. 10. Asistir al jefe inmediato sugiriendo la implementación de aplicaciones, sistemas de información,

comunicaciones y nuevas tecnologías de hardware acordes a los nuevos avances. 11. Cumplir labores y ejecutar procedimientos impartidos por el jefe inmediato para el diseño, análisis y

programación de aplicaciones y sistemas de información. 12. Apoyar a las diferentes dependencias en el establecimiento de normas y procedimientos

relacionados con la sistematización de acuerdo a las directrices que disponga el jefe de la dependencia.


13. Realizar oportunamente el programa del mantenimiento preventivo y correctivo del hardware y software existente en el Instituto de acuerdo a las instrucciones del jefe inmediato.

14. Informar las anomalías que se presenten, de acuerdo a los procedimientos de respaldo, protección y recuperación de la información.

15. Llevar un registro actualizado del mantenimiento que se haga a los equipos de sistemas del Instituto haciendo uso para ello de las herramientas tecnológicas disponibles.

16. Estar permanentemente actualizado de los avances y desarrollos en tecnología informática con el fin de tener los conocimientos adecuados y emitir conceptos acertados al jefe inmediato cuando se trate de adquirir nuevas herramientas tecnológicas.

17. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de gestión de calidad, modelo estándar de control interno y desarrollo administrativo en el Instituto.

18. Las demás señaladas en la constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o dependencia a la que pertenece

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los equipos de cómputo de los funcionarios son revisados y reparados periódicamente según las

solicitudes de apoyo técnico recibidas para garantizar su buen funcionamiento 2. El hardware y el software del Instituto recibe mantenimiento correctivo y preventivo según las

instrucciones del Jefe inmediato 3. Los programas instalados funcionan correctamente y son los indicados para el cumplimiento de las

actividades de las dependencias V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos Entidades públicas



Redes y sistemas de Información

Informática


Reparación y mantenimiento de computadores VII. EVIDENCIAS

De producto:

Informes solicitados

Registro actualizado del mantenimiento a los equipos

Reportes de actualización de hardware y software

Número de quejas atendidas y soportes técnicos atendidos VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación superior en ingeniería de sistemas, ingeniería electrónica, programación de computadores o informática.

Seis (6) meses de experiencia relacionada

Técnico Operativo Código 3132 Grado 09

I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Operativo Código: 3132 Grado: 09 No. de cargos Cuatro (04) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera Administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en el Grupo de Divulgación editorial del Instituto, a fin de obtener resultados en beneficio de la divulgación, publicación y gestión editorial





propias del cargo y del área de desempeño. 5. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 6. Informar al jefe inmediato las novedades que se puedan presentar en el desarrollo de su labor. 7. Firmar el inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos devolutivos asignados a

su cargo. 8. Adelantar actividades de asistencia operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 9. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



Encuadernación – Impresión

11. Llevar a cabo las labores de encuadernación rústica con base en las órdenes de trabajo e instrucciones presentadas por el jefe inmediato

12. Llevar a cabo las labores de impresión tipográfica con base en las órdenes de trabajo e instrucciones presentadas por el jefe inmediato.

13. Recibir los libros de la biblioteca para su respectiva refacción mediante costura manual o en la máquina destinada para tal fin.

14. Encolar los libros reparados para pegar nuevas guardas y refilarlos. 15. Registrar los nombres de los títulos para que sean marcados nuevamente. 16. Verificar la calidad del trabajo previa entrega a la biblioteca verificando su número de registro. 17. Presentar las pruebas de impresión a los correctores yo jefe inmediato para validar su conveniencia. 18. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva

y efectuar los controles periódicos necesarios. Corrección de textos

19. Verificar los documentos asignados por el jefe inmediato con el fin de identificar erratas. 20. Hacer las correcciones a los textos e informar para hacer los ajustes necesarios 21. Revisar cuidadosamente los textos, diagramación, puntuación, claridad del texto, entre otros

aspectos importantes sobre la presentación del libro.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las funciones y actividades inherentes o relacionadas con el ejercicio del empleo son realizadas y

cumplidas dentro del tiempo planteado y de acuerdo con las necesidades del servicio. 2. El plan de trabajo es desarrollado dentro de los plazos establecidos 3. La máquina a su cargo se encuentra en buen estado y recibe mantenimiento preventivo.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia Publicidad Tipografía, litografía y offset Encuadernación

VII. EVIDENCIAS De producto (encuadernación):

Listados de libros remitidos y entregados

Libros restaurados De producto (impresión):

Libros impresos

Informes de la maquina De producto (corrección):

Documentos corregidos


Informes VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación superior en sistemas, diseño gráfico, publicidad, artes gráficas o comunicación social.

Seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral


Título de bachiller Treinta (30) meses de experiencia relacionada o laboral


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Código: 3100 Grado: 08 No. de cargos Tres (03) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo Carrera Administrativa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas para asegurar el oportuno cumplimiento de los


planes, programas y proyectos en materia de gestión documental III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Colaborar con la implementación de procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios de administración documental

2. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos relacionados con la gestión y retención documental desarrollando los procedimientos e instructivos definidos en la materia

3. Ejecutar las búsquedas documentales solicitadas por las dependencias de la entidad 4. Participar en la elaboración de los inventarios de los archivos documentales cumpliendo con las

normas, procedimientos y términos establecidos 5. Colaborar en las actividades de atención en el punto de recepción ejecutando las acciones propias

del punto. 6. Ejecutar las actividades relacionadas con la gestión, administración y retención documental de

acuerdo con los requerimientos institucionales y las disposiciones legales vigentes 7. Contribuir en la clasificación de los documentos de acuerdo con su valor histórico, legal y

administrativo dando cumplimiento a las disposiciones vigentes sobre retención documental 8. Colaborar en actividades de divulgación y difusión de normas y procedimientos relacionados con la

gestión, la administración y la retención documental 9. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se

deriven del ejercicio de sus funciones 10. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 11. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe

inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados 12. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de

bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto 13. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los

asuntos, elementos y equipos encomendados. 14. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la

implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo

Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto. 15. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la

organización del Instituto o área de desempeño. IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1. La información se suministra al público en forma veraz y precisa. 2. Los usuarios internos y externos son orientados personal y telefónicamente de manera clara y

precisa siguiendo los procedimientos establecidos. 3. La correspondencia de la Institución se maneja con criterios de confidencialidad. 4. El archivo de los documentos que administra están actualizados cumpliendo con las normas de

correspondencia. 5. Los documentos e informes son elaborados en los plazos establecidos de acuerdo con las normas

técnicas del sistema de gestión documental institucional. 6. La información solicitada es entregada oportunamente. 7. Las funciones designadas son ejecutadas con criterios de calidad y mejoramiento continuo.




Gestión de archivo

Principios, procesos y procedimientos de administración pública



De producto:

Respuesta de los requerimientos de búsqueda

Archivo organizado y actualizado con base en la normatividad y las políticas institucionales

Organización del archivo e intervención de los documentos.

Bases de datos actualizadas. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación superior en archivística, gestión documental o bibliotecología



Título de bachiller Veintisiete (27) meses de experiencia relacionada


II. PROPÓSITO PRINCIPAL Registrar los diferentes elementos que conforman los Museos del Instituto, mantener actualizados los inventarios y hacer seguimiento a la ubicación de cada pieza garantizando su control permanente y la veracidad de la información.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Registrar y mantener actualizados en el software de inventarios los elementos que conforman los

Museos del Instituto. 2. Elaborar las actas de cesión, donación, entradas y salidas de las piezas del museo. 3. Recibir y registrar las obras que ingresen al Instituto Caro y Cuervo. 4. Mantener actualizados los registros fotográficos de las obras de las colecciones del Instituto. 5. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y

periodicidad requeridas. 6. Orientar a las personas interesadas en visitar los museos, asignando las fechas para las visitas de

acuerdo con la programación mensual y gestionar con las áreas responsables la logística necesaria para la atención de las mismas.

7. Realizar las visitas guiadas a los Museos del Instituto. 8. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la


9. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o área de desempeño

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los elementos que hacen parte de los museos del Instituto, se encuentran registrados en el software

de inventarios y dicha información coincide con la información física. 2. Las actas de cesión, donación, entradas y salidas de las piezas del museo, son elaboradas con la

oportunidad y condiciones requeridas 3. Las obras que ingresan al Museo, son registradas y ubicadas en los lugares establecidos. 4. Los registros fotográficos se encuentran actualizados y ubicados en las condiciones requeridas para

su preservación y cuidado. 5. Los informes sobre las actividades desarrolladas son entregados con la oportunidad y periodicidad

requeridas. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN




Normatividad de Derechos de Autor Manejo y manipulación de obras de arte Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Idiomas, preferiblemente inglés


Informes realizados

Inventarios actualizados

Registro de visitas atendidas

Cronogramas y planes de trabajo.

Actas de cesión, donación, entradas y salidas VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación superior en comercio exterior, administración, finanzas, relaciones internacionales, idiomas o afines.



Diploma de bachiller Veintisiete (27) meses de experiencia relacionada


II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir y apoyar al Grupo de Divulgación Editorial con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos editoriales, de impresión tipográfica y litográfica de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución, y control de las actividades

propias del cargo y del área de desempeño. 3. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 4. Manejar las máquinas impresoras del Instituto, preparando los materiales necesarios para la

impresión de las publicaciones, tales como planchas, tintas, papeles, etc., de acuerdo con la orden de trabajo.

5. Presentar para aprobación las pruebas de impresión al jefe inmediato 6. Responder por el buen uso y el mantenimiento preventivo de la maquina a su cuidado. 7. Participar en el diagnóstico de necesidades de la dependencia para proyectar los requerimientos de

presupuesto y contratación. 8. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de


Instituto. 10. Firmar el inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos devolutivos asignados a

su cargo. 11. Adelantar actividades de asistencia operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 12. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva





IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las impresiones de las obras, se llevan a cabo de acuerdo con el plan de trabajo establecido 2. La calidad de la impresión es asegurada por medio de la realización de pruebas. 3. Los colores y el material de los papeles utilizados en la impresión de las obras es respetado de

acuerdo con los diseños inicialmente aprobados 4. El plan de trabajo se cumple de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Redacción y Ortografía.

Sistema de gestión documental institucional

Manejo de equipos de impresión, litografía y tipografía Procesos y procedimientos del Instituto

Manejo de linotipo, tipografía, litografía y offset

Artes gráficas o diseño gráfico Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Estado de la máquina

Rendimiento de los materiales

Textos producidos

Concordancia con el plan editorial VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación superior en diseño gráfico, artes gráficas, publicidad o afines



Título de bachiller Veintisiete (27) meses de experiencia relacionada

Técnico Código 3100 Grado 07

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Técnico Código: 3100 Grado: 07 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa



Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas en el Grupo de Gestión Documental del Instituto, a fin de obtener resultados en beneficio de la misión y objetivos institucionales.






propias del cargo y del área de desempeño. 5. Realizar la organización y control de los documentos de acuerdo con las normas del Archivo General

de la Nación. 6. Mantener actualizado el sistema de administración de correspondencia y Gestión Documental de

acuerdo con las normas y procedimientos aplicables. 7. Orientar a las demás áreas del Instituto en la aplicación de las tablas de retención documental para

la organización de sus archivos de gestión. 8. Apoyar a las dependencias en el proceso de transferencias documentales al archivo central 9. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 10. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de las actividades propias de su trabajo. 11. Liderar y participar directamente con actividades derivadas del desempeño de sus funciones, con el


12. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo de acuerdo con las directrices del área de archivo del Instituto.

13. Mantener actualizado el reporte estadístico de las actividades desarrolladas. 14. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los

asuntos, elementos y equipos encomendados. 15. Responder por el buen uso de los equipos e instrumentos a su cargo y efectuar los controles







VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Constitución Política de Colombia Gestión de archivo Principios, procesos y procedimientos administrativos Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas

VII. EVIDENCIAS De producto

Archivos organizados

Informes y reportes

Planillas o documentos de transferencias

Actas de reunión


VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia

Aprobación de dos (2) años de educación superior No requiere ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título de bachiller Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada

ÁREA: BIBLIOTECA


Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas requeridas, a fin de obtener resultados en beneficio de la misión y objetivos institucionales.





propias del cargo y del área de desempeño. 5. Catalogar el material bibliográfico registrado de acuerdo con las políticas establecidas. 6. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de

servicio establecidos para tal fin. 7. Orientar los usuarios en cuanto a la búsqueda y recuperación de la información y a la utilización de

fuentes y servicios de la biblioteca. 8. Elaborar la descripción bibliográfica para la catalogación en la fuente de las publicaciones editadas

en la imprenta del Instituto. 9. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 10. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de las actividades propias de su trabajo. 11. Liderar y participar directamente con actividades derivadas del desempeño de sus funciones, con el










V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos y externos.



Constitución Política de Colombia Publicidad Gestión de archivo Principios, procesos y procedimientos administrativos Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Libros catalogados Archivos organizados Bases de datos actualizadas Informes y reportes Cuadros de estadísticas diligenciados


Aprobación de dos (2) años de educación superior No requiere ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título de bachiller Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada

Nivel Asistencial Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 22

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 22 No. de cargos Tres (03) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

ÁREA: SEMINARIO ANDRÉS BELLO


Prestar asistencia administrativa en lo relacionado con el manejo del despacho del Seminario Andrés Bello y los trámites y asuntos correspondientes, de acuerdo con las normas, metodologías, técnicas y procedimientos establecidos para el caso.


1. Llevar la agenda de las actividades del jefe inmediato y mantenerlo informado sobre las reuniones, comunicaciones y compromisos con la reserva y confidencialidad requeridas, de acuerdo con las normas, metodología e instrucciones recibidas.

2. Atender las comunicaciones del despacho registrándolas y comunicándolas a su superior, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos del caso.

3. Manejar la correspondencia del Seminario de acuerdo con el sistema de gestión documental. 4. Realizar la organización y el control de los documentos de acuerdo con las normas del Archivo

General de la Nación y directrices de Gestión Documental 5. Mantener actualizado el sistema de administración de correspondencia y gestión documental de

acuerdo con las normas y procedimientos aplicables. 6. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de


bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto. 7. Atender a los usuarios de los servicios académicos que ofrece el Seminario Andrés Bello,

suministrándoles información veraz y oportuna que les permita acceder a los servicios del Instituto, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto.




11. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información necesaria es actualizada de acuerdo con los requerimientos de la dependencia. 2. Las actividades, reuniones y eventos internos y externos celebrados por el Instituto se realizan de


gestión documental institucional. 4. Procesa la correspondencia de acuerdo con el sistema de gestión documental y normatividad

vigente. 5. Los archivos y registros son actualizados permanentemente de acuerdo con las normas. 6. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos y externos Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas de protocolo Normas, técnicas y procedimientos de archivo, correspondencia y gestión documental. Procedimientos administrativos del Instituto Normas de servicio y atención al usuario Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Informes y bases de datos Documentos elaborados y remitidos al destinatario correspondiente. Estadísticas actualizadas Archivo organizado de acuerdo con los lineamientos de Gestión documental


Aprobación de dos (2) años de educación superior en administración.

Seis (6) meses de experiencia laboral.


Título de Bachiller Treinta (30) meses de experiencia relacionada.

ÁREA: PLANEACIÓN Y SISTEMAS

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar asistencia en lo relacionado con el manejo del despacho del asesor de la dirección y los trámites y asuntos correspondientes, de acuerdo con las normas, metodologías, técnicas y procedimientos establecidos


para el caso. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES



3. Manejar la correspondencia del área de acuerdo con el sistema de gestión documental. 4. Realizar la organización y el control de los documentos de acuerdo con las normas del Archivo

General de la Nación y las directrices de Gestión Documental. 5. Mantener actualizado el sistema de administración de correspondencia y gestión documental de

acuerdo con las normas y procedimientos aplicables. 6. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de

bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto. 7. Atender a los usuarios del Instituto suministrándoles información veraz y oportuna que les permita

acceder a los servicios del Instituto, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto.












Informes y bases de datos Documentos elaborados y remitidos al destinatario correspondiente Archivo debidamente organizado de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental

VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación superior. Seis (6) meses de experiencia laboral


Título de bachiller Treinta (30) meses de experiencia relacionada.


II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar asistencia en lo relacionado con la administración del personal y los trámites y asuntos correspondientes, de acuerdo con las normas, metodologías, técnicas y procedimientos establecidos.



2. Asistir al jefe inmediato en los procesos de selección y vinculación de personal, dando cumplimiento a lo establecido legalmente para servidores públicos, según sea el caso. (trabajadores oficiales, carrera administrativa, libre nombramiento y remoción).


4. Manejar la correspondencia de la dependencia de acuerdo con el sistema de gestión documental. 5. Realizar la organización y el control de los documentos de acuerdo con las normas del Archivo

General de la Nación y las directrices de Gestión Documental. 6. Mantener actualizado el sistema de administración de correspondencia y gestión documental de

acuerdo con las normas y procedimientos aplicables. 7. Atender a los usuarios del Instituto suministrándoles información veraz y oportuna que les permita

acceder a los servicios de la entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

8. Realizar la afiliación de los nuevos funcionarios a seguridad social. 9. Tramitar las incapacidades de los servidores públicos ante las respectivas EPS y la ARL. 10. Diseñar y actualizar las bases de datos con información de los funcionarios activos. 11. Elaborar periódica y oportunamente los pedidos de elementos y útiles de escritorio de acuerdo con el

procedimiento 12. Participar en la liquidación de la nómina periódica de los funcionarios del Instituto, las veces que sea

necesario. 13. Elaborar para la firma del jefe inmediato las certificaciones laborales y de pensión que sean

solicitadas al Grupo de Talento Humano en coordinación con la persona responsable de la liquidación de la nomina.


15. Proyectar certificaciones laborales a los funcionarios y ex funcionarios que los soliciten. 16. Apoyar en proyectar documentos que sean requeridos según la instrucción y delegación del jefe

inmediato. 17. Aplicar y cumplir los controles internos establecidos en los procedimientos que tienen relación con su

puesto de trabajo. 18. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la

organización del Instituto o área de desempeño. IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1. La información necesaria es actualizada de acuerdo con los requerimientos de la dependencia. 2. Las actividades, reuniones y eventos internos y externos celebrados por el Instituto se realizan de




vigente. 5. Los archivos y registros son actualizados permanentemente de acuerdo con las normas. 6. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 7. Las historias laborales de los funcionarios y exfuncionarios se encuentran organizadas de acuerdo

con la normatividad vigente. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas de protocolo Normas, técnicas y procedimientos de archivo, correspondencia y gestión documental. Procedimientos administrativos Normas de servicio y atención al usuario Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas


Informes y bases de datos Documentos elaborados y remitidos al destinatario correspondiente Hojas de ruta de las historias laborales Historias laborales organizadas de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental. Archivo debidamente organizado de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental


Aprobación de dos (2) años de educación superior. Seis (6) meses de experiencia laboral ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Título de bachiller Treinta (30) meses de experiencia relacionada.

Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 20

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 20 No. de cargos Cinco (05) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera Administrativa

ÁREAS: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA – SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA


Prestar asistencia en lo relacionado con el apoyo administrativo a la subdirección administrativa y financiera verificando los trámites y asuntos correspondientes a la dependencia o área asignada, de acuerdo con las normas, metodologías, técnicas y procedimientos establecidos para la dirección del Instituto.


1. Llevar la agenda de las actividades del jefe inmediato y mantenerlo informado sobre las reuniones,


comunicaciones y compromisos con la reserva y confidencialidad requeridas, de acuerdo con las normas, metodología e instrucciones recibidas.


3. Manejar la correspondencia de acuerdo con el sistema de gestión documental. 4. Realizar la organización y el control de los documentos de acuerdo con las normas del Archivo

General de la Nación y las directrices de Gestión Documental. 5. Mantener actualizado el sistema de administración de correspondencia y gestión documental del

área asignada de acuerdo con las normas y procedimientos aplicables. 6. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de

bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto. 7. Elaborar periódica y oportunamente los pedidos de elementos y útiles de escritorio de acuerdo con el

procedimiento. 8. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la








V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Clientes internos y externos Entidades públicas



Informes y bases de datos Documentos elaborados y remitidos al destinatario correspondiente Archivo debidamente organizado de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.


Diploma de bachiller Veinticinco (25) meses de experiencia laboral




Prestar asistencia en lo relacionado con el manejo de atención al ciudadano, compilando los requerimientos que son recibidos en la entidad por medio de los canales de comunicación vigentes en el Instituto, direccionándolos a las áreas competentes y presentando los informes correspondientes.


1. Informar oportunamente al jefe inmediato los asuntos especiales que lo ameriten, para la buena marcha de la Institución

2. Recibir, revisar, radicar, clasificar, distribuir, controlar y hacer seguimiento a las solicitudes, quejas y derechos de petición.

3. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la entidad de conformidad con las instrucciones impartidas.

4. Mantener absoluta reserva frente a temas, asuntos, acciones y documentos tratados en el proceso de atención del ciudadano

5. Elaborar trimestralmente los informes consolidados de atención al ciudadano a partir de la revisión de los correos electrónicos a los que tiene acceso, y presentarlos al jefe inmediato

6. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados

7. Apoyar el proceso de organización de los archivos del área asignada de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental

8. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información se suministra al público en forma veraz y precisa. 2. Los usuarios internos y externos son orientados personal y telefónicamente de manera clara y

precisa siguiendo los procedimientos establecidos. 3. Las solicitudes de los ciudadanos son remitidas a las áreas correspondientes oportunamente. 4. La información de la Institución se maneja con criterios de confidencialidad. 5. El archivo de los documentos que administra están actualizados cumpliendo con las normas de

correspondencia. 6. Los documentos e informes son elaborados en los plazos establecidos de acuerdo con las normas

técnicas del sistema de gestión documental institucional. 7. Las funciones designadas son ejecutadas con criterios de calidad y mejoramiento continuo.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas de protocolo Normas, técnicas y procedimientos de archivo, correspondencia y gestión documental. Procedimientos administrativos Normas de servicio y atención al usuario Manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas Archivística Ley general de archivo



Informes de atención al ciudadano Planillas diligenciadas Informes solicitados Indicadores de gestión


Diploma de bachiller Veinticinco (25) meses de experiencia laboral

ÁREA: BIBLIOTECA

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir y apoyar a la biblioteca del Instituto con la ejecución de actividades administrativas complementarias para la prestación de servicios de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.


1. Apoyar en la organización y el mantenimiento de los servicios administrativos del Instituto, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato.




propias del cargo y del área de desempeño. 6. Catalogar el material bibliográfico registrado de acuerdo con las políticas establecidas. 7. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de

servicio establecidos para tal fin. 8. Orientar los usuarios en cuanto a la búsqueda y recuperación de la información y a la utilización de

fuentes y servicios de la biblioteca. 9. Elaborar la descripción bibliográfica para la catalogación en la fuente de las publicaciones editadas

en la imprenta del Instituto. 10. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 11. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de las actividades propias de su trabajo. 12. Liderar y participar directamente con actividades derivadas del desempeño de sus funciones, con el









en funcionamiento.


3. Los usuarios son atendidos y orientados sobre el uso de los servicios de la biblioteca. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Clientes internos Bibliotecas Entidades públicas

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Redacción y ortografía.


Servicios bibliotecarios

Informática básica y manejo de bases de datos

Normas de servicio y atención al usuario.

Procesos y procedimientos de administración pública.


Registros y formatos diligenciados


Reportes e informes VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Diploma de bachiller Veinticinco (25) meses de experiencia relacionada. Mora

Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 15 Biblioteca

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 15 No. De cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

ÁREA: BIBLIOTECA


Asistir y apoyar a la biblioteca del Instituto con la ejecución de actividades administrativas complementarias para la prestación de servicios de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.



2. Elaborar documentos e informes necesarios para apoyar las actividades de la dependencia académica o administrativa asignada.

3. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo, de acuerdo con el sistema de gestión documental y llevando el control respectivo.

4. Llevar el registro y control actualizado del material bibliográfico prestado y devuelto por los usuarios 5. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de

servicio establecidos. 6. Mantener el orden de la colección y ubicar el material bibliográfico en el sitio correspondiente 7. Preparar y elaborar las listas de material bibliográfico que requiere ser empastado. 8. Participar en la realización de las visitas guiadas a usuarios externos de acuerdo con la


programación. 9. Llevar el control del material bibliográfico solicitado en préstamo interbibliotecario. 10. Preparar el material bibliográfico para la exposición de novedades recibidas en la biblioteca. 11. Mantener actualizado el reporte estadístico de las actividades desarrolladas. 12. Sacar fotocopias de los documentos requeridos por parte de los funcionarios cuando se necesite de

su apoyo. 13. Responder por el buen uso, funcionamiento y mantenimiento de las fotocopiadoras a las que tenga

acceso. 14. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los

asuntos, elementos y equipos encomendados. 15. Ejecutar, controlar y evaluar con eficiencia el desarrollo de los proyectos y las actividades propias de


Instituto. 17. Firmar el inventario individual y responsabilizarse por todos los elementos devolutivos asignados a

su cargo. 18. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información es actualizada de acuerdo con los requerimientos de la dependencia. 2. Los libros que conforman la biblioteca están debidamente organizados e ingresados en el inventario. 3. Los registros que se utilizan en la dependencia están diligenciados y archivados como corresponde. 4. Los documentos e informes son elaborados de acuerdo con las normas técnicas del sistema de

gestión documental institucional. 5. La correspondencia es tramitada de acuerdo con el sistema de gestión documental y normatividad

vigente. 6. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 7. La labor personal es realizada y coordinada de acuerdo con los tiempos programados para la

dependencia. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN




Servicios bibliotecarios

Informática básica y manejo de bases de datos


Manejo de equipos de reproducción Habilidades comunicativas


Registros y formatos diligenciados


Reportes e informes VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia


Diploma de bachiller No requiere experiencia


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 13 No. De cargos Dos (02) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera Administrativa

ÁREA:BIBLIOTECA




1. Apoyar en la organización y el mantenimiento de los servicios administrativos del área asignada, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato.




servicio establecidos. 6. Mantener el orden de la colección y ubicar el material bibliográfico en el sitio correspondiente 7. Preparar y elaborar las listas de material bibliográfico que requiere ser empastado. 8. Ingresar la descripción de los documentos en el aplicativo de la biblioteca digital del Instituto de

acuerdo con los parámetros establecidos. 9. Verificar que los enlaces a los recursos electrónicos suscritos por la biblioteca y disponibles en la

página web del Instituto funcionen correctamente. 10. Preparar el material bibliográfico para la exposición de novedades recibidas en la biblioteca. 11. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los






IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información es actualizada de acuerdo con los requerimientos de la dependencia. 2. Los recursos electrónicos funcionan correctamente, informando oportunamente cuando se presenta

una falla y gestionando su solución. 3. Los registros que se utilizan en la dependencia están diligenciados, actualizados y archivados como

corresponde.


4. Los documentos e informes son elaborados de acuerdo con las normas técnicas del sistema de gestión documental institucional.

5. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 6. La labor personal es realizada y coordinada de acuerdo con los tiempos programados para la




Técnicas de archivo y correspondencia.

Informática básica y manejo de software


Manejo de equipos de reproducción Servicios bibliotecarios

Habilidades comunicativas


Registros, formatos e informes

Indicadores de gestión. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de cinco (5) años de educación básica secundaria

No requiere experiencia

ÁREA: RECURSOS FISICOS


Asistir y apoyar a las diferentes dependencias con la ejecución de actividades complementarias de mantenimiento de acuerdo con los lineamientos del jefe inmediato.


1. Apoyar en la organización y el mantenimiento de los servicios generales del Instituto, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato.

2. Apoyar las reuniones, eventos y actividades logísticas que sean planeados y celebrados por el Instituto, realizando las labores encomendadas.

3. Responder por la custodia de los bienes a su cargo. 4. Realizar actividades de apoyo logístico cuando se requiera. 5. Responder por el uso, funcionamiento y mantenimiento de los equipos a los que tiene acceso. 6. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los



8. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o dependencia área de desempeño.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las tareas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones del jefe inmediato 2. La labor se desarrolla de manera ordenada y bajo criterios de calidad 3. Los elementos, materiales y herramientas utilizadas para la ejecución de sus actividades son usadas


adecuadamente 4. Los materiales suministrados en el desempeño de sus labores son usados de manera racional.


VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas de servicio y atención al usuario.

Procesos y procedimientos del Instituto

Mantenimiento preventivo de recursos físicos


Aplica criterios de calidad y mejoramiento continuo en el desempeño de sus funciones

Tiene la iniciativa de proponer a sus superiores las mejoras en los procedimientos que crea convenientes, con el fin de elevar el nivel de desempeño colectivo.


Aprobación de cinco (5) años de educación básica secundaria

No requiere experiencia


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 12 No. De cargos Dos (02) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera Administrativa



Asistir y apoyar a la dependencia de Talento Humano en la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos de nómina y archivo documental.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar en la liquidación mensualmente la nómina y los aportes de seguridad social. 2. Verificar, validar e incorporar a la liquidación de la nómina las novedades mensuales, tales como

horas extras, descuentos por libranza, reportes de las entidades bancarias, juzgados, entre otros. 3. Constituir, alimentar y organizar el archivo físico de los documentos soportes de la nómina. 4. Proyectar y anticipar los costos de la nómina de personal, necesarios para la solicitud del PAC

mensual por parte de la dependencia Financiera y por solicitud de la Subdirección Administrativa y Financiera y el Ministerio de Hacienda.

5. Mantener actualizado la base de datos utilizada por el Instituto con información como: licencias, vacaciones, ingresos y retiros de personal y demás información que sea necesaria.

6. Elaborar los certificados de devengados y deducidos de ley para los funcionarios y ex funcionarios que se encuentran realizando el trámite para adquirir su pensión.

7. Apoyar en la realización de certificados de funcionarios retirados y vinculados, en casos en los cuales, requieren información detallada que requieren consulta en la nómina.

8. Elaborar los certificados de ingresos y retenciones para el personal del Instituto en el formato


establecido. 9. Apoyar en la proyección de actos administrativos de la dependencia con relación a la liquidación de

vacaciones, liquidaciones por retiro del funcionario, etc. 10. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La seguridad social y parafiscales es liquidada oportunamente 2. Las novedades de la nómina son incluidas en su totalidad en el aplicativo 3. La nómina es liquidada dentro de los plazos de tiempo establecido y entregada con sus soportes a la

dependencia Financiera para proceder al pago. 4. Los certificados solicitados por los funcionarios y ex funcionarios son diligenciados oportunamente

con información veraz y completa. 5. Los anteproyectos presupuestales de la nómina, contienen información confiable y son entregados

de acuerdo con los plazos establecidos. 6. Los documentos soporte de la nómina son archivados debidamente para facilitar su consulta





Procesos y procedimientos de administración publica

Contabilidad básica

Liquidación de nómina. VII. EVIDENCIAS

De producto:

Documentos de la nómina: autoliquidación de nómina, resumen de devengados y deducidos y sus anexos, planillas de nómina, etc. aprobados por el líder de la dependencia y firmados por el líder de financiera.

Observación real de los criterios de desempeño (Numeral IV) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria

Seis (6) meses de experiencia laboral



Asistir y apoyar al área de investigación y de procesos editoriales y de divulgación del Instituto con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos y proyectos de acuerdo con la normatividad legal vigente y los fines misionales del Instituto


1. Apoyar en la organización con el soporte administrativo y operativo necesarios del área asignada del Instituto, teniendo en cuenta la prestación óptima del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe


inmediato. 2. Participar en tareas asignadas por su jefe inmediato en apoyo a actividades editoriales, revisión de

textos, etc. 3. Elaborar documentos e informes necesarios para apoyar las actividades de la dependencia. 4. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo, de acuerdo con el sistema de gestión

documental y llevando el control respectivo. 5. Responder por la custodia del archivo, bases de datos y correspondencia a su cargo. 6. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los documentos e informes son elaborados de acuerdo con las normas técnicas del sistema de

gestión documental y directrices del jefe inmediato. 2. La correspondencia es procesada de acuerdo con el sistema de gestión documental y la

normatividad vigente. 3. Los archivos y registros de la dependencia se encuentran actualizados de acuerdo con las normas. 4. Las actividades son desarrolladas de acuerdo a los plazos y planes de trabajo establecidos por el

jefe inmediato V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN





Manejo de equipos de reproducción digital y sonoros Procesos y procedimientos de administración pública.

VII. EVIDENCIAS De producto

Informes e indicadores de gestión

Archivos organizados con base en los lineamientos de gestión documental

Comunicaciones internas remitidas

Correspondencia tramitada VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA



ÁREA: BIBLIOTECA


Asistir y apoyar a la biblioteca del Instituto con la ejecución de actividades dirigidas a la prestación de servicios efectiva de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.







servicio establecidos. 6. Mantener el orden de la colección y ubicar el material bibliográfico en el sitio correspondiente 7. Preparar y elaborar las listas de material bibliográfico que requiere ser empastado. 8. Ingresar la descripción de los documentos en el aplicativo de la biblioteca digital del Instituto de

acuerdo con los parámetros establecidos. 9. Verificar que los enlaces a los recursos electrónicos suscritos por la biblioteca y disponibles en la

página web del Instituto funcionen correctamente. 10. Preparar el material bibliográfico para la exposición de novedades recibidas en la biblioteca. 11. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los






IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información es actualizada de acuerdo con los requerimientos de la dependencia. 2. Los recursos electrónicos funcionan correctamente, informando oportunamente cuando se presenta

una falla y gestionando su solución. 3. Los registros que se utilizan en la dependencia están diligenciados, actualizados y archivados como

corresponde. 4. Los documentos e informes son elaborados de acuerdo con las normas técnicas del sistema de

gestión documental institucional. 5. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 6. La labor personal es realizada y coordinada de acuerdo con los tiempos programados para la







Manejo de equipos de reproducción Servicios bibliotecarios



Registros, formatos e informes


Indicadores de gestión. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA




I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 11 No. de cargos Ocho (08) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

ÁREA: FINANCIERA


Asistir y apoyar a la dependencia financiera en la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos de tesorería, presupuesto y/o contabilidad de acuerdo con la normatividad legal vigente y los fines misionales del Instituto.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar las transacciones en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF NACION), de

acuerdo al perfil asignado, cumpliendo con las normas de seguridad establecidas 2. Apoyar en la organización y el mantenimiento de los servicios administrativos del Instituto, teniendo

en cuenta las necesidades del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato. 3. Elaborar los documentos necesarios para apoyar las actividades de la dependencia asignada. 4. Organizar y actualizar archivos y registros a su cargo, de acuerdo con el sistema de gestión

documental y llevando el control respectivo. 5. Brindar información general a los usuarios internos y externos sobre la dependencia a la cual

pertenece. 6. Responder por la custodia y organización del archivo, bases de datos y correspondencia a su cargo. 7. Responder por el buen uso, funcionamiento y mantenimiento de los equipos y elementos a los que

tenga acceso. 8. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La información sobre las actividades de los procedimientos son transmitidos al jefe inmediato por

medio de los canales de comunicación establecidos por la entidad (página Web, intranet, circulares, correo electrónico, etc.)

2. Los informes requeridos sobre la gestión de las actividades son enviados al jefe inmediato de manera oportuna, clara y precisa dentro de los plazos fijados y según los criterios establecidos por las normas vigentes.

3. El seguimiento a los procedimientos de las actividades son analizados y evaluados por medio de los


indicadores de gestión y los informes entregados al jefe inmediato; están sujetos a ajustes que garanticen la mejora continua.




Ley general de archivo.



Manejo de equipos de reproducción Procesos y procedimientos del Instituto

Contabilidad básica VII. EVIDENCIAS

Brindar información general a los usuarios internos y externos sobre la dependencia.

Hoja de ruta

Verificación de los documentos de la cuenta.

No. de cuentas radicadas en el SIIF.

Elaboración de archivos con la información solicitada por el feje inmediato.

Número de contabilizaciones en la base de datos.

Manejo adecuado de los diferentes sistemas de información estatales. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria No requiere



Desarrollar y aplicar los procesos y procedimientos de orden técnico en la contratación, con el fin de obtener resultados operativos para el fortalecimiento del área de desempeño.


1. Participar y coadyuvar en la sustanciación de los procesos de contratación mediante la recepción de documentación para iniciar trámites, la elaboración de actas de audiencias y el archivo de documentos en los expedientes contractuales, de acuerdo con las indicaciones de su jefe inmediato y lo establecido en el manual de contratación adoptado por la entidad.

2. Realizar las gestiones y trámites necesarios para que el ordenador del gasto suscriba los contratos elaborados por los profesionales de la oficina de gestión contractual.

3. Notificar a las personas adjudicatarias de los diferentes procesos de contratación para lograr el perfeccionamiento de los contratos.

4. Solicitar de manera oportuna al área financiera de la entidad, la expedición de los registros presupuestales de los contratos firmados por el ordenador del gasto y el contratista.

5. Recibir y revisar la totalidad de requisitos formales de las garantías de cumplimiento de los contratistas.

6. Recibir y revisar la oportunidad y legalidad de las actas de inicio de ejecución suscritas entre el supervisor y el contratista con base en los trámites previos de la contratación.

7. Llevar un control de la entrada y salida de documentos de los cuales sea responsable la oficina de gestión contractual.

8. Acatar con diligencia las instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo de archivo de la gestión contractual.


9. Actualizar las bases de datos para el seguimiento y reporte de información contractual. 10. Llevar en debida forma el archivo de la gestión contractual y realizar el traslado al archivo central,

conforme con las orientaciones del área de archivo de la entidad. 11. Aplicar y adaptar destrezas tecnológicas que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias

de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 12. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución y control de las actividades

propias del cargo y de la oficina. 13. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 14. Adelantar actividades de asistencia administrativa de acuerdo con las instrucciones recibidas por su

jefe inmediato. 15. Elaborar e interpretar cuadros, informes estadísticos y datos concernientes al área de desempeño,

presentar los resultados y proponer los mecanismos orientados a la ejecución de los diversos programas o proyectos de la oficina y del Instituto.



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los procesos contractuales y sus soportes se encuentran debidamente organizados bajo los

lineamientos del área de archivo. 2. Los contratos son enviados oportunamente para la firma del ordenador del gasto 3. Los interesados de las áreas solicitantes son notificados de la finalización del proceso contractual y

el perfeccionamiento del contrato de manera oportuna. 4. Los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato son revisados cuidadosamente

para garantizar la legalidad y cumplimiento de los contratistas. 5. Los documentos que ingresan y salen de la dependencia son controlados mediante un formato. 6. Las actividades que hacen parte del proceso contractual son realizadas oportunamente.




Contratación pública

Principios, procesos y procedimientos de administración publica

Secretariado y manejo de herramientas y tecnologías ofimáticas VII. EVIDENCIAS



Hojas de ruta de los expedientes contractuales coincidentes con los documentos.

Expedientes contractuales ordenados de acuerdo con las directrices de Gestión Documental. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria No requiere

ÁREA: DIVULGACIÓN EDITORIAL – IMPRENTA PATRIÓTICA


Asistir y apoyar al Grupo de Divulgación Editorial con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos editoriales y de impresión y acabado de las obras, de acuerdo con las


instrucciones del jefe inmediato. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

Encuadernación: 1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Realizar actividades de carácter operativo con base en la aplicación de los fundamentos que

sustentan su oficio. 3. Aplicar y adaptar procedimientos y estrategias que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades

propias de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 4. Realizar la encuadernación de las publicaciones de la dependencia bajo criterios de calidad. 5. Realizar procesos de revisión de la calidad de los pliegos. 6. Participar en la ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño 7. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 8. Adelantar actividades de asistencia operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 9. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva




Plegado y refile:

12. Realizar actividades de carácter operativo en los procesos de plegado, corte y encolado, con base en la aplicación de los fundamentos que sustentan su oficio.

13. Aplicar y adaptar procedimientos y estrategias que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas.

14. Hacer uso de los elementos de protección personal y participar en las actividades del programa de salud ocupacional del Instituto

15. Maniobrar las maquinas asignadas a su cargo: cortadora, plegadora, encoladora y plastificadora 16. Cortar el papel empleado en las obras, dependiendo de las instrucciones suministradas. Al igual que

realizar los cortes del papel que será distribuido a las dependencias, en el tamaño que sea requerido.

17. Plegar el papel de las obras que serán entregadas al proceso de encuadernación para continuar con la cadena de producción.

18. Refilar el papel de pie, de cabeza y frente del libro para su presentación final 19. Participar en la ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño. 20. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas 21. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO Encuadernación:

1. El proceso de encuadernación es llevado a cabo dentro de los plazos establecidos. 2. Los libros son encuadernados cuidadosamente buscando un mínimo de error. 3. Los elementos necesarios en el proceso de encuadernación son utilizados con eficiencia.

Plegado y refile:

1. El papel es cortado en los tamaños solicitados de acuerdo con el plan de trabajo establecido y de manera oportuna para garantizar la continuidad del proceso productivo de la imprenta

2. Las maquinas asignadas son revisadas de manera periódica, para lo cual se diligencia un formato de


control e historial de los arreglos realizados 3. Las maquinas reciben un mantenimiento preventivo 4. Los libros son refilados cuidadosamente para asegurar su calidad y presentación




Manejo de equipos de impresión, litografía y tipografía Encuadernación y acabado de libros impresos





Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria No requiere ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Aprobación de quinto (5) grado de educación básica primaria Según el artículo 2° del Decreto 871 de

2006: Cuatro (4) años de experiencia relacionada


RECURSOS FÍSICOS GESTIÓN DOCUMENTAL


Asistir y apoyar al área asignada con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los objetivos de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.


1. Apoyar en la organización con el soporte administrativo y operativo necesarios del área asignada del Instituto, teniendo en cuenta la prestación óptima del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato.

2. Elaborar documentos e informes necesarios para apoyar las actividades de la dependencia. 3. Organizar y actualizar archivos y registros del grupo o dependencia de acuerdo con el sistema de

gestión documental y llevando el control respectivo. 4. Responder por la custodia del archivo, bases de datos y correspondencia. 5. Participar en tareas asignadas por su jefe inmediato en apoyo a actividades de su área de

desempeño. 6. Apoyar en la realización de estudios previos dentro de los procesos contractuales de la dependencia. 7. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la






normatividad vigente. 3. Los archivos y registros de la dependencia se encuentran actualizados de acuerdo con las normas. 4. Las actividades son desarrolladas de acuerdo a los plazos y planes de trabajo establecidos por el





Nociones de contratación publica VII. EVIDENCIAS

De desempeño:




Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria No requiere ALTERNATIVA

Estudios Experiencia Aprobación de quinto (5) grado de educación básica primaria Según el artículo 2° del Decreto 871 de

2006: Cuatro (4) años de experiencia relacionada


I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 09 No. de cargos Siete (07) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa


Ejecutar actividades complementarias en servicios generales y administrativas para el desarrollo de los procesos de la entidad.


Servicios Generales: 1. Apoyar en la organización y el mantenimiento de los servicios administrativos generales del Instituto,

teniendo en cuenta las necesidades del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato. 2. Apoyar las reuniones, eventos y actividades logísticas que sean planeados y celebrados por el

Instituto, realizando las labores encomendadas. 3. Responder por la custodia de los bienes a su cargo. 4. Responder por el uso, funcionamiento y mantenimiento de los equipos y elementos a los que tiene

acceso. 5. Realizar actividades de jardinería y mantenimiento de las sedes del Instituto 6. Responder por el mantenimiento de las áreas comunes de las sedes del Instituto. 7. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los





Almacén:


2. Apoyar la elaboración de los informes necesarios de las actividades de la dependencia administrativa asignada.


4. Brindar información general a los usuarios internos y externos sobre la dependencia a la cual pertenece.

5. Responder por la custodia de las bodegas e inventarios a su cargo. 6. Acomodar en las bodegas los elementos comprados por el almacén de acuerdo con las directrices

del jefe inmediato 7. Empacar y distribuir los elementos solicitados por las dependencias, de acuerdo con lo establecido

en los registros de egreso. 8. Realizar actividades de apoyo logístico cuando se requiera en cumplimiento del propósito del área

asignada. 9. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los clientes internos y externos son tratados de manera amable y eficaz. 2. Las tareas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones del jefe inmediato 3. La labor se desarrolla de manera ordenada y bajo criterios de calidad 4. Los elementos, materiales y herramientas utilizadas para la ejecución de sus actividades son usadas

adecuadamente. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN



Procesos y procedimientos del Instituto

Planes de mantenimiento preventivo

Cuidado y mantenimiento de jardines Conocimientos básicos en plomería y tareas destinadas a realizar arreglos locativos



Estado de las instalaciones e imagen de las sedes

Ejecución de las tareas (calidad, oportunidad y eficiencia) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Estudios Experiencia Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria No requiere


Según el artículo 2° del Decreto 871 de 2006: Ocho (8) años de experiencia relacionada



Apoyar al instituto con la ejecución de actividades de gestión de correspondencia para el desarrollo de los procesos de la entidad.


1. Recibir, orientar y suministrar información a todas las personas que ingresan a la entidad de conformidad con los procedimientos definidos

2. Atender el conmutador telefónico de la Institución, suministrando y orientando a los usuarios y al personal según los procedimientos establecidos.

3. Tomar los mensajes telefónicos cuando el funcionario solicitado no se encuentre en su sitio de trabajo y entregar personalmente el mensaje al mismo.

4. Informar oportunamente a la Dirección General los asuntos especiales que lo ameriten, para la buena marcha de la Institución

5. Recibir, revisar, radicar, clasificar, distribuir, controlar y hacer seguimiento de la correspondencia (que ingresa y sale de la entidad)


7. Mantener absoluta reserva frente a temas, asuntos, acciones y documentos tratados en el proceso de atención del ciudadano

8. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados

9. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto

10. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

11. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los asuntos, elementos y equipos encomendados.

12. Apoyar el proceso de organización de los documentos en cada una de las fases de los documentos conforme a las pautas entregadas.

13. Elaborar periódica y oportunamente los pedidos de elementos y útiles de escritorio de acuerdo con el procedimiento

14. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato

15. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.




normatividad vigente.


3. Los archivos y registros de la dependencia se encuentran actualizados de acuerdo con las normas. 4. Las actividades son desarrolladas de acuerdo a los plazos y planes de trabajo establecidos por el




Procesos y procedimientos administrativos

Técnicas de oficina

Gestión documental y normas de archivo



Correspondencia distribuida

Planillas diligenciadas correctamente Observación real de los criterios de desempeño (Numeral IV)


Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria No requiere

ÁREA: DIVULGACIÓN EDITORIAL – IMPRENTA PATRIÓTICA

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir y apoyar al Grupo de Divulgación Editorial con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos editoriales y de impresión y acabado de las obras de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.


1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Realizar actividades de carácter operativo con base en la aplicación de los fundamentos que

sustentan su oficio. 3. Aplicar y adaptar procedimientos y estrategias que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades

propias de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 4. Realizar la encuadernación rustica de las publicaciones de la dependencia bajo criterios de calidad. 5. Participar en la ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño. 6. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 7. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios del

Instituto. 8. Adelantar actividades de asistencia operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 9. Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. El proceso de encuadernación es llevado a cabo dentro de los plazos establecidos. 2. Los libros son encuadernados cuidadosamente buscando un mínimo de error. 3. Los elementos necesarios en el proceso de encuadernación son utilizados con eficiencia






Manejo de equipos de impresión, litografía y tipografía Encuadernación rústica







II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir y apoyar al Grupo de Divulgación Editorial con la ejecución de actividades complementarias administrativas para el desarrollo de los procesos editoriales y de funcionamiento de la imprenta, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Registrar en la base de datos de inventarios el control de suministros de materia prima y de

repuestos de las bodegas de la imprenta. 3. Aplicar y adaptar procedimientos y estrategias que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades

propias de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 4. Realizar seguimiento o revisión a los inventarios a las bodegas que contienen elementos de la

imprenta. 5. Entregar oportunamente la materia prima y/o repuestos requeridos para el funcionamiento de las

máquinas y la ejecución de los proyectos de trabajo 6. Ingresar información y mantener actualizado el software de inventarios 7. Realizar comunicaciones internas y externas conforme a la solicitud de su jefe inmediato 8. Tramitar la correspondencia de la dependencia. 9. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 10. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. La base de datos utilizada por la dependencia se encuentra actualizado y es coincidente con los

elementos físicos de las bodegas de la imprenta 2. Los repuestos y materias primas son entregadas a los funcionarios y se deja constancia de dicha

entrega. 3. Las comunicaciones internas son tramitadas oportunamente. 4. Los archivos de la dependencia se encuentran organizados de acuerdo con las instrucciones del

área de archivo de la entidad. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN




Redacción y ortografía. Técnicas de archivo Procesos de administración pública Informática básica

VII. EVIDENCIAS Observación real de los criterios de desempeño (Numeral IV) Indicadores de gestión




I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 08 No. de cargos Tres (03) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

ÁREA: DIVULGACION EDITORIAL – IMPRENTA PATRIOTICA


Asistir y apoyar al Grupo de Divulgación Editorial con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos editoriales y de impresión de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.


1. Recibir instrucciones del jefe inmediato sobre la realización y distribución del trabajo. 2. Hacer pruebas de la máquina que opera y presentarlas para la revisión y aprobación del jefe

inmediato. 3. Realizar el proceso de fundición de los lingotes de plomo necesarios para las maquina linotipo y

ludlow dentro del proceso de producción en la imprenta. 4. Mantener en buen estado los espacios en los cuales lleva a cabo la fundición del plomo 5. Hacer uso de los elementos de protección personal y participar en las actividades del programa de

salud ocupacional del Instituto 6. Manejar los residuos y derechos con base en políticas medioambientales 7. Apoyar actividades que se desarrollan en el proceso productivo de la imprenta patriótica, tales

como: manejo de la guillotina, operación del montacargas, entre otras que sean necesarias para garantizar la continuidad de la operatividad de la imprenta.

8. Informar al jefe inmediato sobre las novedades que se puedan presentar en el desarrollo de su labor.

9. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 10. Adelantar actividades de asistencia operativa, de acuerdo con las instrucciones recibidas. 11. Responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva y efectuar los

controles periódicos necesarios 12. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para




IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Las pruebas de impresión son presentadas para ser aprobadas por el jefe inmediato y las

correcciones objeto de las mismas son mínimas. 2. Los materiales necesarios para la operatividad de las maquinas linotipos y ludlow son entregados

oportunamente para garantizar la continuidad del proceso productivo. 3. Los sobrantes de material (plomo) son reutilizados, mostrando un manejo eficiente de los recursos.




Manejo de equipos de impresión, litografía y tipografía Procesos y procedimientos del Instituto


Pruebas de galeras corregidas y entregadas

Maquinas linotipo en funcionamiento

Planillas registradas

Informes presentados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria Seis (6) meses de experiencia laboral


Aprobación de educación básica primaria. Dieciocho (18) meses de experiencia laboral

ÁREA: BIBLIOTECA


Asistir y apoyar a la biblioteca con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos editoriales de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.





4. Identificar en la base de datos las solicitudes del material bibliográfico sugerido para compra 5. Compilar la lista de solicitudes del material bibliográfico sugerido por los usuarios para su

adquisición. 6. Consolidar los informes estadísticos de las actividades realizadas por el personal de la biblioteca. 7. Realizar la preparación física del material bibliográfico procesado para su disposición a los usuarios. 8. Generar y asignar los códigos de barras para cada uno de los ítems ingresados en la base de datos

bibliográfica. 9. Generar las copias de respaldo de los medios magnéticos correspondientes al material que


acompaña a los libros adquiridos por la biblioteca. 10. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de

servicio establecidos para tal fin. 11. Orientar a los usuarios en cuanto a la búsqueda y recuperación de información y a la utilización de

fuentes y servicios de la biblioteca. 12. Participar en la ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de desempeño. 13. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 14. Sacar fotocopias de los documentos requeridos por parte de los funcionarios cuando se necesite de

su apoyo. 15. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los

asuntos, elementos y equipos encomendados. 16. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 2. Las tareas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones del jefe inmediato 3. La labor se desarrolla de manera ordenada y bajo criterios de calidad 4. Los elementos, materiales y herramientas utilizadas para la ejecución de sus actividades son

usadas adecuadamente. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN




Técnicas de Archivo y correspondencia.



Manejo de equipos de reproducción Procesos y procedimientos administrativos




Registros, formatos e informes diligenciados. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria.

Seis (6) meses de experiencia laboral.

ALTERNATIVA Aprobación de educación básica primaria. Dieciocho (18) meses de experiencia laboral


I. IDENTIFICACIÓN


Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 07 No. de cargos Tres (03) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Naturaleza del empleo:

Quien ejerza la supervisión directa Carrera administrativa



Asistir y apoyar a la entidad con la ejecución de actividades complementarias para el desarrollo de los procesos de correspondencia y atención de usuarios de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.


1. Participar en la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con las instrucciones dadas por el jefe inmediato

2. Apoyar el proceso de organización de los documentos en cada una de las fases de los documentos conforme a las pautas entregadas.

3. Elaborar documentos e informes necesarios para apoyar las actividades de la dependencia asignada.

4. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos.

5. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones

6. Informar oportunamente al jefe inmediato los asuntos especiales que lo ameriten, para la buena marcha de la Institución

7. Responder por el uso, custodia y manejo de los elementos de oficina y el manejo del inventario de bienes, de acuerdo con las normas, metodologías e instrumentos definidos para el efecto

8. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con los asuntos, elementos y equipos encomendados.

9. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

10. Las demás señaladas en la Constitución, la ley, los estatutos y las disposiciones que determinen la organización del Instituto o área de desempeño

Recepción

11. Recibir, orientar y suministrar información a todas las personas que ingresan a la entidad de conformidad con los procedimientos definidos

12. Atender el las llamadas telefónicas, suministrando y orientando a los usuarios y al personal según los procedimientos establecidos.

13. Tomar los mensajes telefónicos cuando el funcionario solicitado no se encuentre en su sitio de trabajo y entregar personalmente el mensaje al mismo.

14. Recibir, revisar, radicar, clasificar, distribuir, controlar y hacer seguimiento de la correspondencia (que ingresa y sale de la entidad)


16. Mantener absoluta reserva frente a temas, asuntos, acciones y documentos tratados en el


proceso de atención del ciudadano 17. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados

por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados 18. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados con

los asuntos, elementos y equipos encomendados. 19. Apoyar el proceso de organización de los documentos en cada una de las fases de los

documentos conforme a las pautas entregadas. 20. Elaborar periódica y oportunamente los pedidos de elementos y útiles de escritorio de

acuerdo con el procedimiento Mensajería

21. Efectuar diligencias externas de distribución de documentación e información de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato

22. Diligenciar las planillas de envíos postales 23. Recibir, revisar y distribuir la correspondencia interna de acuerdo con las instrucciones

impartidas por el jefe inmediato 24. Sacar fotocopias de los documentos requeridos por parte de los funcionarios cuando se

necesite de su apoyo. 25. Apoyar en la organización y el mantenimiento de los servicios administrativos generales del

Instituto, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y siguiendo las instrucciones del jefe inmediato.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO Recepción:

1. Los documentos e informes son elaborados de acuerdo con las normas técnicas del sistema de gestión documental y directrices del jefe inmediato.

2. La correspondencia es procesada de acuerdo con el sistema de gestión documental y la normatividad vigente.

3. Los archivos y registros de la dependencia se encuentran actualizados de acuerdo con las normas.

4. Los usuarios externos e internos son atendidos de manera amable y cordial suministrándoles la información y/o redireccionándolos a las áreas responsables.

5. Las actividades son desarrolladas de acuerdo a los plazos y planes de trabajo establecidos por el jefe inmediato

Mensajería

1. La entrega de la correspondencia se realiza en los tiempos establecidos, siguiendo la planeación diaria.

2. Los resultados de las diligencias encomendadas son comunicadas a su jefe inmediato y/o al área solicitante según el caso.

3. La presentación personal representa una adecuada imagen institucional. 4. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 5. Las tareas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones del jefe

inmediato 6. La labor se desarrolla de manera ordenada y bajo criterios de calidad 7. Los elementos, materiales y herramientas utilizadas para la ejecución de sus actividades son

usadas adecuadamente V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN




Gestión documental

Atención al ciudadano Habilidades comunicativas



Correspondencia distribuida

Organización del puesto de trabajo

Planillas diligenciadas correctamente


Presentación personal


Planillas y documentos entregados VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


No requiere experiencia.

ALTERNATIVA Aprobación de educación básica primaria. Doce (12) meses de experiencia laboral

ÁREA: BIBLIOTECA







4. Consolidar los informes estadísticos de las actividades realizadas por el personal de la biblioteca.

5. Realizar la preparación física del material bibliográfico procesado para su disposición a los usuarios.

6. Atender a los usuarios internos y externos de la biblioteca según las políticas y lineamientos de servicio establecidos para tal fin.

7. Orientar a los usuarios en cuanto a la búsqueda y recuperación de información y a la utilización de fuentes y servicios de la biblioteca.

8. Participar en la realización del recorrido de las colecciones para abrir espacio al nuevo material bibliográfico adquirido

9. Seleccionar y elaborar las listas de material bibliográfico que requiere ser empastado 10. Participar en la ejecución y control de las actividades propias del cargo y del área de

desempeño. 11. Rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas. 12. Participar con su labor diaria en la misión, visión, objetivos, políticas, propósitos y principios

del Instituto. 13. Responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos del área respectiva y efectuar


los controles periódicos necesarios 14. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias, anomalías y daños relacionados

con los asuntos, elementos y equipos encomendados. 15. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos

para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y desarrollo administrativo en el Instituto.


IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los clientes internos y externos son atendidos de manera amable y eficaz. 2. Las tareas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones del jefe

inmediato 3. La labor se desarrolla de manera ordenada y bajo criterios de calidad 4. Los elementos, materiales y herramientas utilizadas para la ejecución de sus actividades son

usadas adecuadamente. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN







VII. EVIDENCIAS



Registros, formatos e informes diligenciados. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA



ALTERNATIVA Aprobación de educación básica primaria. Doce (12) meses de experiencia laboral

Conductor Mecánico Código 4103 Grado11

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Conductor Mecánico Código: 4103 Grado: 11 No. de cargos Uno (01) Dependencia Despacho de la Dirección Cargo del Jefe Inmediato: Director General Libre Nombramiento y Remoción

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar el servicio de transporte al despacho de la Dirección con el fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades administrativas, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto



1. Conducir el vehículo y mantenerlo en perfecto estado de funcionamiento. 2. Realizar las diligencias y trámites ante las autoridades de tránsito y otras inherentes a la actividad de

conducción de vehículos. 3. Mantener actualizados los documentos exigidos por las autoridades y reglamentos de tránsito y

transporte para la circulación, conducción, transporte y mantenimiento de los vehículos. 4. Verificar que el mantenimiento del vehículo se realice de acuerdo las órdenes de trabajo y las

condiciones pactadas, informando al ordenador del gasto y al Jefe inmediato sobre las anomalías o deficiencias que se presenten.

5. Custodiar apropiadamente y con la debida seguridad tanto el vehículo como los accesorios incorporados y las herramientas entregadas.

6. Efectuar las reparaciones menores y de primeros auxilios que se requieran como efecto de la conducción del vehículo.

7. Realizar labores de mensajería y los trámites que se asignen. 8. Informar a la Dirección General y a las autoridades competentes, cuando fuere del caso, sobre los

accidentes, atracos, robos y demás daños al vehículo y a la propiedad. 9. Responder por el inventario de bienes devolutivos entregados para su custodia en los plazos y

términos establecidos. 10. Cumplir con las actividades delegadas por el jefe inmediato y/o demás superiores jerárquicos para la



IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Cumple con las condiciones de seguridad y prudencia al conducir. 2. El parque automotor del Instituto presenta condiciones mecánicas favorables para su rodamiento

según las descripciones técnicas de mantenimiento preventivo y correctivo 3. El vehículo asignado se encuentra en condiciones de aseo y orden de acuerdo a los requerimientos

del jefe inmediato. 4. Los documentos del conductor y del vehículo se encuentran actualizados y en regla, acorde con las

normas de tránsito y transporte vigentes. 5. El equipo de seguridad, carretera y demás elementos del vehículo se encuentran completos

conforme con el inventario respectivo. V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN



Normas de tránsito y transporte

Código de policía en lo concerniente a circulación y tránsito

Mecánica automotriz básica

Procedimientos y técnicas de primeros auxilios

Procedimientos para el reporte de novedades de tránsito

Procedimientos administrativos de servicios generales VII. EVIDENCIAS


Estado del vehículo

Reportes e informes. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia Aprobación de cuatro (4) años de educación básica No requiere experiencia.


secundaria.

Conductor Mecánico Código 4103 Grado 11

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Conductor Mecánico Código: 4103 Grado: 11 No. de cargos Uno (01) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar el servicio de transporte a los empleados con el fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades administrativas, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.





condiciones pactadas, informando al ordenador del gasto y al jefe inmediato sobre las anomalías o deficiencias que se presenten.








IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los recorridos de transporte del Instituto cumplen con las especificaciones del servicio, y respetan

las normas de tránsito y transporte vigentes. 2. El parque automotor del Instituto presenta condiciones mecánicas favorables para su rodamiento














De desempeño:




Estudios Experiencia Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria.


Conductor Mecánico Código 4103 Grado 08

I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Conductor Mecánico Código: 4103 Grado: 08 No. de cargos Dos (02) Dependencia Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa Naturaleza del empleo: Carrera administrativa

II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar el servicio de transporte al despacho de la Subdirección Administrativa y Financiera, con el fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones, desplazamientos y responsabilidades administrativas, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto.





condiciones pactadas, informando al ordenador del gasto y al jefe inmediato sobre las anomalías o deficiencias que se presenten.









IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 1. Los recorridos de transporte del Instituto cumplen con las especificaciones del servicio, y respetan

las normas de tránsito y transporte vigentes. 2. El parque automotor del Instituto presenta condiciones mecánicas favorables para su rodamiento













De desempeño:






ARTICULO SEGUNDO: Incorporar al Manual de Funciones del Instituto Caro y Cuervo las competencias comunes y por nivel jerárquico establecidas en el Decreto 2539 de 2005.

Competencias comunes a los servidores públicos

Las competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente manual específico de funciones y de competencias laborales serán las siguientes:

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA

COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

ORIENTACIÓN A RESULTADOS

Realizar las funciones y cumplir los compromisos

organizacionales con eficacia y calidad

Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas.

Asume la responsabilidad por sus resultados.


Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos.

Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.

ORIENTACIÓN AL USUARIO Y AL CIUDADANO

Guiar las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y

externos, de conformidad con las responsabilidades públicas

asignadas a la entidad.

Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general.

Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios.

Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad.

Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas.

Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros.

TRANSPARENCIA

Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando

cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y

garantizar el acceso a la información gubernamental.

Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos.

Facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo del Instituto en que labora.

Demuestra imparcialidad en sus decisiones.

Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables.

Utiliza los recursos del Instituto para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.

COMPROMISO CON LA ORGANIZACIÓN

Alinear el propio comportamiento a las

necesidades, prioridades y metas organizacionales.

Promueve las metas de la organización y respeta sus normas.

Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades.

Apoya a la organización en situaciones difíciles.

Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.

Competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos. Las competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos que como mínimo, se requieren para desempeñar los empleos a que se refiere el presente manual específico de funciones y de competencias laborales, serán las siguientes:

NIVEL DIRECTIVO




LIDERAZGO

Guiar grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo

necesaria para alcanzarlos objetivos organizacionales

Mantiene a sus colaboradores motivados.

Fomenta la comunicación clara, directa y concreta.

Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares.

Promueve la eficacia del equipo.

Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores.

Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones.

Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales.

PLANEACIÓN

Determinar eficazmente las metas y prioridades

institucionales, identificando las acciones, los

responsables, los plazos y los recursos requeridos para

alcanzarlas.

Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto.

Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales.

Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles.

Busca soluciones a los problemas.

Distribuye el tiempo con eficiencia.

Establece planes alternativos de acción.

TOMA DE

DECISIONES

Elegir entre alternativas para solucionar un problema o

atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y

consecuentes con la decisión.

Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar.

Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización.

Decide bajo presión.

Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre.

DIRECCIÓN Y DESARROLLO

DEL PERSONAL

Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus

colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades

individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de

las personas, en el cumplimiento de los objetivos y

metas organizacionales presentes y futuras.

Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas.

Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado.

Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo.

Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad.

Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño.

Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores.

Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto.


CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones

de poder que influyen en el entorno organizacional.

Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional.

Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado.

Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales.

Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.

NIVEL ASESOR



EXPERTICIA PROFESIONAL

Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su

entorno laboral.

Orienta el desarrollo de proyectos especiales para el logro de resultados de la alta dirección.

Aconseja y orienta la toma de decisiones en los temas que le han sido asignados.

Asesora en materias propias de su campo de conocimiento, emitiendo conceptos, juicios o propuestas ajustados a lineamientos teóricos y técnicos.

Se comunica de modo lógico, claro, efectivo y seguro.

CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Conocer e interpretar la organización, su

funcionamiento y sus relaciones políticas y

administrativas.

Comprende el entorno organizacional que enmarca las situaciones objeto de asesoría y lo toma como referente obligado para emitir juicios, conceptos o propuestas a desarrollar.

Se informa permanentemente sobre políticas gubernamentales, problemas y demandas del entorno.

CONSTRUCCIÓN DE RELACIONES

Establecer y mantener relaciones cordiales y

recíprocas con redes o grupos de personas internas y

externas a la organización que faciliten la consecución de los

objetivos institucionales.

Utiliza sus contactos para conseguir objetivos.

Comparte información para establecer lazos.

Interactúa con otros de un modo efectivo y adecuado.

INICIATIVA

Anticiparse a los problemas iniciando acciones para superar los obstáculos y

alcanzar metas concretas.

Prevé situaciones y alternativas de solución que orientan la toma de decisiones de la alta dirección.

Enfrenta los problemas y propone acciones concretas para solucionarlos.

Reconoce y hace viables las Oportunidades.

NIVEL PROFESIONAL




APRENDIZAJE CONTINUO

Adquirir y desarrollar permanentemente

conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de

mantener altos estándares de eficacia organizacional.

Aprende de la experiencia de otros y de la propia.

Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implanten en la organización.

Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo.

Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño.

Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación.

EXPERTICIA PROFESIONAL

Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su

entorno laboral.

Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante.

Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos.

Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones.

Clarifica datos o situaciones complejas.

Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales.

TRABAJO EN EQUIPO

Y COLABORACIÓN

Trabajar con otros de forma

conjunta y de manera participativa, integrando

esfuerzos para la consecución de metas institucionales

comunes.

Coopera en distintas situaciones y comparte información.

Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo.

Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales.

Establece diálogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad.

Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo.

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y

soluciones.

Ofrece respuestas alternativas.

Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas.

Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías.

Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales.

Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas.


Se agregan cuando tengan la responsabilidad de liderar procesos:



LIDERAZGO DE GRUPOSDE TRABAJO

Asumir el rol de orientador y guía de un grupo o equipo de trabajo, utilizando la autoridad

con arreglo a las normas y promoviendo la efectividad en la consecución de objetivos y

metas institucionales.

Establece los objetivos del grupo de forma clara y equilibrada.

Asegura que los integrantes del grupo compartan planes, programas y proyectos institucionales.

Orienta y coordina el trabajo del grupo para la identificación de planes y actividades a seguir.

Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias.

Escucha y tiene en cuenta las opiniones de los integrantes del grupo.

Gestiona los recursos necesarios para poder cumplir con las metas propuestas.

Garantiza que el grupo tenga la información necesaria.

Explica las razones de las decisiones.



TOMA DE DECISIONES

Elegir entre alternativas la solución a un problema, tomar

acciones concretas y ser consecuentes con la elección

tomada.

Elige alternativas de solución efectiva y suficiente para atender los asuntos encomendados.

Decide y establece prioridades para el trabajo del grupo.

Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones que demandan su atención.

Efectúa cambios en las actividades o en la manera de desarrollar sus responsabilidades cuando detecta dificultades para su realización o mejores prácticas que pueden optimizar el desempeño.

Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas.

Fomenta la participación en la toma de decisiones.

NIVEL TÉCNICO

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS


EXPERTICIA TÉCNICA

Entender y aplicar los conocimientos técnicos del

área de desempeño y mantenerlos actualizados.

Capta y asimila con facilidad conceptos e información.

Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas.

Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado.

Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

TRABAJO EN EQUIPO

Trabajar con otros para conseguir metas comunes.

Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos.

Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales.

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en

acciones.

Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas.

Es recursivo.

Es práctico.

Busca nuevas alternativas de solución.

Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

NIVEL ASISTENCIAL



MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Manejar con respeto las informaciones

personales e institucionales de que

dispone.

Evade temas que indagan sobre información confidencial.

Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea.

Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas.

Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no.

Transmite información oportuna y objetiva.

ADAPTACIÓN AL CAMBIO

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad

a situaciones nuevas para aceptar los

cambios positiva y constructivamente.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios.

Responde al cambio con flexibilidad.

Promueve el cambio.


DISCIPLINA

Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la

autoridad competente.

Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas.

Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.

Acepta la supervisión constante.

Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización.

RELACIONES INTERPERSONALES

Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas,

basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto

por los demás.

Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás.

Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.

COLABORACIÓN

Cooperar con los demás con el fin de

alcanzar los objetivos institucionales.

Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones con los demás.

Cumple los compromisos que adquiere.

Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

ARTÍCULO TERCERO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones No. 100, 0129, 0165, 0217 y 0302 del 2013 y contra la misma no proceden recursos en sede administrativa conforme con lo dispuesto en el Artículo 75 de la Ley 1437 de 2011.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

(Original firmado) CARMEN MILLAN

manual de funciones y competencias laborales · 3. el instituto evalúa la oferta de programas y...

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