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Diciembre 2014

Manual de Instalación de Gestión de tiempos Versión 3

Albany Technologies spa. La Concepción 81of. 211 Providencia - Santiago - Chile TE: (56-2) 29488008 www.albany.company

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Tabla de contenido Tabla de contenido .......................................................................................................................... 2

Introducción ........................................................................................................................................ 3

Sobre Albany Technologies ............................................................................................................. 3

Familia de productos de AxisOne .................................................................................................... 3

Administración de Personal y Remuneraciones (HRB y HRC) ..................................................... 3

Gestión de Tiempos (HRT) ........................................................................................................... 4

PeopleGate (Intranet) ................................................................................................................. 4

Integración con SAP BUSINESS ONE ................................................................................................ 5

Utilización del UIAPI .................................................................................................................... 5

Utilización del DIAPI .................................................................................................................... 5

Integración funcional (Sin redundancia de datos) ...................................................................... 5

Algunos de los objetos del SDK que son utilizados por AxisOne .................................................... 6

Integración con la base de datos. ................................................................................................... 6

Integración con la seguridad de acceso .......................................................................................... 7

Otros puntos de integración que deben considerarse.................................................................... 7

Instalación de Gestión de Tiempos AxisOne ....................................................................................... 9

Archivos de instalación.................................................................................................................... 9

Proceso de captura y análisis de marcas ........................................................................................... 14

Captura de marcas ........................................................................................................................ 14

Captura de marcas por indicador de marcas ............................................................................ 14

Captura de marcas por auto asignación .................................................................................... 15

Análisis de las marcas .................................................................................................................... 16

Archivo de configuración MAP ...................................................................................................... 17

Configuración de los modelos de captura de marcas ............................................................... 20

Función GTMARCAS ...................................................................................................................... 21

Tabla @A1A_TURNOSPLAN........................................................................................................... 22

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Introducción

Sobre Albany Technologies Albany Technologies, es una empresa Partner de SAP en la categoría de ADP (Application Devolopment Partner), es decir la categoría de Partner especializado en la construcción de Add-Ons (Extensiones integradas de software para SAP BUSINESS ONE).

Como Partners ADP de SAP nuestra misión es la construcción de Add-Ons “Integrados” que permitan administrar completamente los Recursos Humanos y Remuneraciones del personal,

considerando entre otros objetivos, que la funcionalidad de los Add-Ons se ajuste perfectamente a la legislación de cada país y que cumplan con todas las normas de integración requeridas por SAP BUSINESS ONE. Como empresa especializada durante años en la construcción de soluciones de software para el área de las Personas, nuestro objetivo principal es poner a disposición de nuestros Partners una serie de Add-Ons que permitan a todos sus clientes una completa gestión de los Recursos

Humanos, de este modo, hemos planificado el desarrollo de una familia de productos que permiten gestionar ampliamente todo lo relacionado con las Personas dentro de su organización. Nuestra familia de productos se describe brevemente a continuación.

Familia de productos de AxisOne

Administración de Personal y Remuneraciones (HRB y HRC) Contempla la administración principal de los recursos humanos y se constituye en el módulo base y necesario para el resto de los productos complementarios que se mencionan más

adelante. Entre las funcionalidades principales de los módulos HRB y HRC podemos mencionar las siguientes:

Administración de personal Definiciones y parámetros Maestro de empleados (Con todos sus antecedentes) Licencias

Permisos Inasistencias

Vacaciones Descripción de cargos Contratos y documentos Informes de gestión

Remuneraciones

Conceptos y Fórmulas Eventos Imputaciones Contables Procesos de cálculo Informes de pago

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Informes legales Pólizas contables Bancos Procesos históricos Pagos a Terceros

Utilitarios Organigrama

Editor de informes Tablero de indicadores Migración e Importación de datos

Es importante considerar que los módulos HRB y HRC están ajustados perfectamente a la legislación y a las mejores prácticas de cada país.

Gestión de Tiempos (HRT) Administra el control de tiempos y asistencia del personal, capturando las marcas de asistencia desde cualquier tipo de reloj control o dispositivo de captura de marcas, para luego analizar los tiempos trabajados por el personal considerando los turnos de trabajo y las marcas capturadas. Este módulo entrega posteriormente al módulo de Remuneraciones toda la información

relacionada con el análisis del tiempo trabajado, tales como: Atrasos, ausentismo, inasistencias, horas normales, horas extras en sus distintos tipos, horas nocturnas, etc.

PeopleGate (Intranet) Este producto permite a los Managers y a los Empleados acceder a un producto dentro de una plataforma colaborativa para obtener información en línea, tales como: Certificados, Comprobantes de pago, Contratos, Visualización de las cuentas corrientes, Registros de

inasistencias y licencias, Hoja de tiempos, Vacaciones, Organigramas, Informes de gestión, Ficha de los empleados, etc. Para mayor información de la compañía puede visitar nuestro sitio web http://albany.company/

http://albany.company/

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Integración con SAP BUSINESS ONE Desde la perspectiva de construcción de soluciones integradas nuestro producto AxisOne Recursos Humanos ha sido cuidadosamente diseñado para cumplir con todas las normas y estándares impuestas por SAP, tales como:

Utilización del UIAPI Es un conjunto de objetos, normativas gráficas y editores de pantallas que provee SAP para que los productos como AxisOne (Add-Ons integrados) tengan la misma presentación visual o interface visual que utiliza SBO. A continuación mencionamos solo algunos de los puntos con los que cuenta la interface visual de AxisOne en función de las normas gráficas provistas por SAP:

Uso del menú principal

Uso de la barra de herramientas con todos sus botones estándares (Exportación a Excel, botones de navegación, parametrización de formularios, crear, buscar, filtrar tabla, etc.)

Uso de matrices y grillas

Uso de los formularios estándares

Uso de los botones y linked buttons (Botones enlazados) estándares

Uso de las búsquedas formateadas

Uso de las acciones de personalización de formularios

Uso de los Choose From List (Lista de selección de datos)

etc.

Utilización del DIAPI Conjunto de objetos de negocio que permiten interactuar con los servicios y con la base de datos de SBO sin violar ninguna de las reglas impuestas por SAP y asegurando la integración y consistencia de la base de datos. El uso del DIAPI nos permite integrarnos totalmente con el mecanismo de manejo de objetos de SBO y esto garantiza, entre otros: Cambiar rápidamente a las nuevas versiones liberadas al mercado por SAP, acceder a nuevos métodos y propiedades disponibles en los objetos de la DIAPI, realizar transferencias de información en forma integrada entre los distintos módulos de SBO y nuestro producto, por ejemplo, nuestro producto utiliza objetos de la DIAPI para transferir datos a SBO para emitir cheques para el pago de las remuneraciones del personal, acceder a las sociedades o usuarios definidos en SBO, enviar el Voucher contable de remuneraciones al módulo de finanzas, acceder a la lista de bancos, tipos de monedas e índices, cuentas contables, centros de beneficio, proyectos, etc.

Integración funcional (Sin redundancia de datos) Uno de los principales objetivos que nos impusimos cuando construimos los Add-Ons fue lograr la máxima integración funcional entre todos los módulos de SBO y la no generación de información redundante, es decir, que todo dato existente en SBO debe respetarse y no redefinirse en nuestros productos por ningún motivo, de modo que aseguremos una real integración dentro del ERP. Estas características son esenciales para cumplir con la calidad de productos integrados. A continuación destacamos los principales puntos de integración entre AxisOne y SBO:

Base de datos (Utiliza las mismas instancias de base de datos que utiliza SBO)

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Usuarios

Monedas e índices

Bancos

Sucursales

Parametrizaciones generales (Tipos de datos, sistema de puntuación decimal, rutas de acceso, colores de fondo, fuentes, etc.)

Centros de beneficio

Proyectos

Nacionalidades

Países

Regiones (También pueden denominarse como: Distritos o Departamentos)

Calendario de feriados y festivos

Cuentas contables

Roles y Funciones

Datos de las sociedades (Nombre, dirección, teléfonos, etc.)

Catálogo de datos (Diccionario de datos de la base de datos de SBO)

Etc. En resumen, nuestros productos no solo cuentan con los estándares gráficos de visualización, sino que cumplen con la característica más importante para los productos integrados y eso es la no redundancia de datos y la integración técnica y funcional.

Algunos de los objetos del SDK que son utilizados por AxisOne

Choose from list (Listas para la selección de datos)

Query manager (Generador de consultas)

Jornal Entry (Para el envío de los vouchers contables al módulo de Finanzas)

Check For Payment (Para el envío de cheques para el pago al módulo de Bancos)

Filter Table (Para filtrar datos mostrados en las grillas)

Linked Buttons (Botones para relacionar datos y objetos de negocios – flechas naranjas)

Permission Tree (Árbol de seguridad, donde se indica el acceso de cada usuario a los puntos de menú)

User Table y User Fields (Para crear tablas y campos catalogados dentro de la base de datos de SBO)

Chart of Accounts (Plan de cuentas contables)

Integración con la base de datos. Dado que nuestro Add-On es un producto sumamente integrado y forma parte del ERP SAP BUSINESS ONE como un módulo más, debe tener en cuenta que no todas las definiciones anteriormente detalladas corresponden al total de las definiciones que utiliza AxisOne, por el contrario, las definiciones comentadas son exclusivamente para RRHH y por tal motivo se definen dentro del Add-On. Sin embargo como característica básica para una buena integración AxisOne no genera “Redundancia de datos” (Repetición de datos) con respecto a las definiciones ya existentes dentro de SAP BUSINESS ONE y por ende es necesario que tenga presente que existen otras definiciones que se parametrizan en otros módulos del ERP y que son utilizadas por nuestro Add-

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On, tales definiciones deben existir porque son muy importantes para un adecuado y oportuno funcionamiento del producto, a saber: Dato Lugar donde se definen dentro de

SBO Lugar donde se utilizan dentro de AxisOne

Definición de “Semana” y días “Festivos”

Gestión - Inicialización de sistema - Detalle de la Sociedad - Datos de Contabilidad - Calendario

Fórmulas de cálculo que deban acceder a los días festivos. También en vacaciones, Licencias y Permisos

Sociedades Gestión – Seleccionar sociedad Es una definición básica y se requiere a nivel raíz para que pueda operar el Add-On, es decir desde la instalación del producto hacia adelante

Usuarios Gestión – Definiciones – General – Usuarios

Es una definición básica y se requiere a nivel raíz para que pueda operar el Add-On, es decir desde la instalación del producto hacia adelante

Autorizaciones Gestión – Inicialización sistema – Autorizaciones – Autorizaciones generales

Control que realiza SBO para habilitar el tipo de acceso que los usuarios tendrán a los puntos de menú del Add-On

Vías de acceso Gestión – Inicialización sistema – Parametrizaciones generales Las vías de acceso necesarias son: - Carpetas de plantillas Word - Carpeta de imágenes - Carpeta de Anexos

Estas rutas se utilizan para alojar documentos o archivos en el servidor. En Maestro de Empleados para cargar fotografías y anexos de los mismos En Definiciones – Definir contratos y documentos

Otras que pueden ser a medida del cliente según el modelo de la solución implementada. . .

Pueden existir otras definiciones que requiera el Add-On, básicamente si se crean tablas de usuario especiales que relacionen a campos de la misma con otros datos definidos en SBO

Tabla 1

Integración con la seguridad de acceso Desde la misma función con la cual el usuario administrador de SBO otorga acceso al resto de la comunidad de usuarios de su organización indicando quienes pueden acceder o no a determinados módulos o funciones del ERP también podrá determinar el acceso a los módulos y funciones del Add-On de RRHH, dado que este es un módulo más dentro de SAP BUSINESS ONE. De este modo y utilizando en forma integrada toda la capacidad que ofrece SBO, el usuario administrador podrá determinar accesos de actualización de datos, solo consulta o directamente negar el acceso a un determinado punto de menú para un usuario específico.

Otros puntos de integración que deben considerarse

Cuando se realice un Backup a la base de datos de una sociedad de SBO, automáticamente se hará un Backup de todos los datos de la sociedad para AxisOne, puesto que AxisOne utiliza las mismas instancias de la base de datos que utiliza cada sociedad en SBO

Desde el motor de cálculo de AxisOne (CalcEngine) se tiene acceso a todas las tablas de AxisOne, a todas las tablas de SBO y a todas las tablas de los Add-Ons de terceros que utilicen la misma instancia de la base de datos que utiliza cada sociedad en SBO, esto da una característica UNICA DE INTEGRACION de nuestro producto, puesto que podemos automatizar fórmulas para el pago de

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comisiones de ventas, bonos de producción, ventas de mercaderías al personal, acceso a los socios de negocios, etc.; en resumen, podemos acceder desde el cálculo de AxisOne a la totalidad de la base de datos del ERP y de este modo automatizar sus procesos de cálculo como solo un producto totalmente integrado puede hacerlo

Instalaciones totalmente automatizadas, dado que AxisOne utiliza el mismo

procedimiento y el mismo esquema de actualizaciones por sociedad que utiliza SBO, por lo tanto todas las actualizaciones se realizan desde el propio SBO por medio de las funciones que tiene el ERP para tales efectos. Esto le dará una gran tranquilidad a la hora de instalar nuevas versiones de nuestro Add-On puesto que son totalmente automatizadas

Además nuestros clientes pueden estar tranquilos porque nuestros productos cuentan con absoluta integración con las nuevas versiones que SAP libere al mercado para SAP BUSINESS ONE. La provisión de estas versiones por parte de AxisOne requieren que el cliente tenga contratado, con su respectivo Partner el “Servicio de mantenimiento”, el cual, además de la entrega de todas las versiones compatibles con SBO, también incluye la actualización o adaptación a los cambios legales

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Instalación de Gestión de Tiempos AxisOne

Archivos de instalación Como vemos en la ilustración 1 disponemos de tres (3) archivos para realizar la instalación.

Ilustración 1

AxisOneCriptoPG.exe: Este archivo permite codificar los datos del servidor SQL y datos de usuario. Así, prevenimos la intrusión de usuarios no autorizados al Servidor de Base de datos. Como se observa en la ilustración 2, debemos ingresar el nombre de usuario del Servidor SQL, la Password o contraseña del usuario ingresado, ingresamos el nombre del servidor SQL (NO ingresar IP del servidor), y por ultimo presionamos el botón “Generar encriptación”, para que los datos ingresados sean encriptados.

Ilustración 2

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GTConfigFile.txt: Este archivo permite que el instalador y el programa de Gestión de Tiempos pueda accesar al servidor de base de datos. Para ello debemos de copiar los datos encriptados (ver ilustración 2), en cada línea siguiendo el orden dado en el archivo.

Ilustración 3

DBSERVERNAME= Servidor de base de datos SQL

USERID= Usuario Administrador de SQL

PASS= Password o contraseña del usuario administrador de SQL

VERSION= Especifica la versión del producto

DATABASE-LISTNAMES= Ingresar el o los nombres de las bases de datos que utilizaran Gestión de tiempos.

Setup_GT.exe: Programa de instalación que contiene los archivos necesarios para instalar Gestión de Tiempos en la máquina del usuario final y servidor. La instalación es muy simple, solo se deben seguir los pasos que se describen a continuación. Para realizar la instalación de Gestión de Tiempos, debe haber editado el archivo GTConfigFile.txt como se describió anteriormente. Realizado esto, procedemos a hacer doble clic sobre el archivo de instalación “Setup_GT.exe”. En la ventana que se despliega después de haber hecho un clic presionamos en botón “Siguiente” para iniciar con el proceso de instalación.

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Ilustración 4

En esta ventana “Ilustración 5”, podemos cambiar la ruta de instalación o dejar la ruta que el instalador nos sugiere, acto seguido presionamos el botón “Siguiente”.

Ilustración 5

En la próxima ventana solo presionaremos el botón “Instalar” para continuar con el proceso de instalación.

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Ilustración 6

Una vez terminada la instalación presionamos el botón “Finalizar” para salir del proceso de instalación de Gestión de Tiempos.

Ilustración 7

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Una vez terminada la instalación vamos a la ruta donde fue instalado Gestión de tiempos y verificamos que existan los archivos necesarios para utilizar Gestión de tiempos como se muestra en la ilustración 8.

Ilustración 8

El archivo de texto GTConfigFile, debe ser copiado a la ruta de instalación de Gestión de Tiempos. Este archivo permite la conexión entre el Servidor de base de datos y Gestión de Tiempos y utilizar las bases de datos indicadas en la línea de parámetro “DATABASE-LISTNAMES”.

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Proceso de captura y análisis de marcas

Captura de marcas Existe en Gestión de Tiempos dos modelos de captura de marcas provenientes del reloj control de horario o checador. Estos modelos permiten que Gestión de tiempos interactúe con relojes (checadores), de cualquier marca y tipo, siempre y cuando el software del reloj control (checador) genere un archivo de texto el cual contenga como mínimo lo siguiente:

- Código del empleado

- Fecha de la marca

- Hora de la marca

- Indicador de marca (entrada o salida)

Nota: más detalles en la sección Archivo de configuración MAP. Esta es la información necesaria para la lectura del archivo y posterior importación de las marcas a AxisOne. Muchos relojes lo que permiten es identificar más de una marca cuando se requiere registrar las entradas y salidas del lugar de trabajo de los empleados, esto quiere decir que se puede llevar el registro no tan solo del horario de entrada y salida, sino que también se puede llevar el control de la salida y entrada del tiempo de almuerzo o comida. Para llegar a este nivel de detalle Gestión de tiempos, como se explica al inicio permite el uso de dos modelos para realizar la lectura e importación de marcas, explicamos en detalle cada una de ellas a continuación.

Captura de marcas por indicador de marcas Para realizar la lectura e importación de las marcas desde el archivo de texto, podemos utilizar el modelo nativo de Gestión de Tiempos, el cual, consiste en la utilización de un indicador para cada marca de asistencia. Muchos relojes solo entregan por defecto dos tipos de marcas IN y OUT, lo cual permite llevar el registro de las entradas y salidas, para ello, se configura el archivo MAP y la función GTMARCAS (para saber cómo se hace vaya a la sección Función GTMARCAS), con lo cual, tendrán el registro de entrada y salida diariamente (esto solo si registran dos marcas), para el caso que quieran registrar cuatro marcas, es decir:

- Entrada, inicio de la jornada de trabajo

- Salida a almorzar (comida)

- Regreso de almuerzo (comida)

- Salida, termino de la jornada de trabajo

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Lo ideal al utilizar este esquema y es que cada marca tenga un indicador propio, este indicador puede ser alfanumérico o numérico, ¿que logramos con esto?, que cada vez que se registre una marca en el reloj (checador), ya tiene una posición y al importar esta maraca ira a la posición que le corresponde según el indicador de la marca. Este es el modelo nativo e ideal de captura de marcas de Gestión de tiempos, utilizar un indicador de marca, de esta forma al leer el archivo de texto, se considera la hora y la posición de cada marca, evitando inconsistencias al momento de importar las marcas en AxisOne.

Captura de marcas por auto asignación El modelo de auto asignación de marcas se utiliza cuando el software del reloj control (checador) no entrega un indicador de marca. La forma de asignación de marcas está dada por orden de registro, ejemplo, un empleado marca a las 8 de la mañana, Gestión de Tiempos busca hacia atrás n cantidad de horas, supongamos que n = 10 horas, entonces el siclo de importación seria así:

- La marca registrada fue a las 8 de la mañana, se recorre hacia atrás 10 horas,

llegando hasta las 22:00hrs. del día anterior, es decir, busca una marca entre las

22:00 hrs. el día anterior y las 08:00 hrs. del día siguiente (registro de entrada del

empleado), si no encuentra ninguna marca en ese umbral de tiempo la marca

registrada la considera como una entrada.

- El mismo empleado marca a las 13:00 hrs. para tomar el tiempo de descanso,

entonces se aplica la misma lógica anterior, se utiliza el umbral de búsqueda

desde las 03:00 hasta las 13:00 del miso día, el sistema en ese rango encontrara

la marca de las 08:00, por ende, la marca de las 13:00 se considera salida

- A la vuelta del descanso se marcó a las 14:00 hrs., aplicando la misma lógica, esta

marca se considera como una entrada y la marca del término de la jornada de

trabajo se considera como salida.

Supongamos que la persona por error o por no tener seguridad si marco, vuelve a marcar, pues, Gestión de tiempos lo consideraría ya sea entrada o salida (dependiendo la hora), y de ahí para adelante se producirán inconsistencias ya que perderán el orden lógico, solo por marcar dos veces.

Este modelo de auto asignación es muy útil cuando el reloj (checador) no entrega un indicador de marca. Pero también tiene sus contras cuando los empleados no registran adecuadamente sus ingresos y salidas, basta un error en el ciclo para cambiar la lógica de las marcas.

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El umbral de tiempo utilizado para la lectura hacia atrás por defecto está en 10 horas, y es perfecto cuando tiene jornadas de trabajo de 8 horas o menos, si tiene jornadas de más de 8 horas de trabajo se recomienda utilizar un umbral de no más de 21 horas, de esta forma controla adecuadamente la permanencia del empleado en la empresa. ¿Qué pasa cuando por error marcaron dos veces una entrada o salida? Respuesta: Gestión de tiempos valida utilizando un umbral de tiempo de 1 minuto entre una y otra, de esta forma evitamos la duplicidad en el registro de entrada o salida y, si el umbral de tiempo es mayor a un minuto se considera como un registro de salida o entrada (dependerá del indicador o del modelo de auto asignación). ¿Qué pasa si se aumenta el umbral de tiempo a 5 o 10 minutos? Respuesta: puede funcionar correctamente, pero que pasa si llega un empleado y marca a las 8 de la mañana y entre los primeros 5 o 10 minutos debe retirarse y marca nuevamente, esta vez para retirarse. El sistema no va a considerar esta marca porque está dentro del umbral de tiempo que es considerado para evitar la duplicidad de marcas dejando una inconsistencia para ese día como una entrada sin salida.

Análisis de las marcas El análisis de las marcas se realizara según la posición de las marcas y del horario asignado para cada día de trabajo, este análisis se realiza una vez que Gestión de Tiempos termina de importar las marcas en AxisOne. Al hablar de inconsistencias, nos referimos a problemas en el registro de las marcas desde la fuente de origen de estas, se consideran inconsistencias en Gestión de Tiempos a:

- Entradas sin salidas

- Salidas sin entrada

El análisis se realiza de la siguiente forma:

- Se lee la primera marca del primer empleado habilitado para el análisis de tiempo

(se valida estado del empleado, fecha de contratación, tipo control horario, fecha

de asignación de turno, turno asignado, tipo de calendario, autorización de horas

extras, cambios de horarios, histórico de horarios, licencias, vacaciones, permisos,

inasistencias y por último el calendario de tiempos)

- Luego con toda esa información, el sistema realiza una comparación entre las

marcas registradas para el día con el horario asignado para ese día y de ahí

entrega si hay atrasos, inasistencias y tiempo extra, si existiesen inconsistencias

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en las marcas el análisis no será el correcto y Gestión de Tiempos registrara para

ese día en particular el tipo de inconsistencia y así sucesivamente con cada

empleado habilitado.

Al término del análisis, el usuario de planilla o nóminas, está obligado a revisar el análisis del tiempo de cada empleado, corrigiendo las inconsistencias encontradas y justificando el tiempo que no se descontara al empleado.

Archivo de configuración MAP Una vez que revise la información que puede obtener del software de administración del reloj de control (checador), podrá definir el tipo de captura de marcas. Para definir la configuración del archivo de texto que genera el software del reloj, el cual será utilizado por Gestión de Tiempos, debemos editar la configuración del archivo de texto llamado MAP.TXT, este se encuentra en la ruta donde fue instado Gestión de Tiempos, por defecto debe ser esta la ruta: "C:\Program Files (x86)\AxisOne\Gestión de Tiempos" o "C:\Program Files\AxisOne\Gestión de Tiempos. Al realizar la edición del archivo MAP.txt, encontraremos varias líneas las cuales se detallan a continuación: // Caracteres para el Mapeo // dd día // mm mes // yyyy año 4 dígitos (También puede ser yy) // e código de empleado / tarjeta // r código de reloj // hh hora // nn minutos // c código de marca (E,S,0,1,01,02,03,04,IN,OT) o (00,10) // b espacios en blanco, vacíos o nulos (Se ignoran) // t tipo de registro (H,C) // o referencias o comentarios // * Se utiliza como wildcard dentro del nombre del archivo Esta sección nos muestra los caracteres de mapeo, esto nos sirve para saber que caracteres ingresar para cada línea que se detalla más abajo. UPDATE AFTER READ VALUE=Y POSITION=48 = Esta línea nos permite insertar un indicador en la posición que se defina, este indicador se insertara la primera vez que se lea el archivo y evita la duplicidad en futuras lecturas del mismo archivo. En este ejemplo insertaremos la letra Y en la posición 48 de cada línea leída.

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RENAME AFTER READ = Esta línea permite renombrar el archivo de marcas una vez leído por Gestión de tiempos, si no queremos renombrar el archivo debemos comentar esta línea agregando “//” al inicio de la frase, ej.: //RENAME AFTER READ USE SEPARATOR= Indicamos el separador de listas que utiliza la línea de la marca a leer, generalmente es una "," o ";", si no se usa separador de listas, debemos comentar esta línea agregando “//” al inicio de la frase, ej.: //USE SEPARATOR=; LINETITLE = Indicamos si el archivo a leer tiene nombres de columnas en la primera línea, si el archivo no tiene encabezados de columnas, debemos comentar esta línea agregando “//” al inicio de la frase, ej.: //LINETITLE FTPUSERNAME= Nombre de usuario correspondiente al FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza el sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de seguridad FTPPASS= Password del usuario del FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza el sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de seguridad FTPHOST= Dirección del FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza el sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de seguridad FTPDIR= Directorio de trabajo del FTP a utilizar para leer las marcas cuando se utiliza el sistema RIS de AxisOne. La información Ingresada se encripta como política de seguridad FILEPATH = Aquí se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo de marcas En la práctica, el archivo de marcaje que se descarga del reloj debe ser guardado en una carpeta compartida en la red, para que los usuarios que utilizaran Gestión de tiempo puedan tener acceso a él. FILENAME = Aquí se debe indicar el nombre del archivo que tiene las marcas del reloj Podemos por ejemplo tener un nombre de archivo llamado Marcas_20032014.txt, para no estar cambiando el nombre todas las veces que se requiera capturar las marcas, podemos configurar el nombre de archivo de la siguiente forma: FILENAME =Marcas_*.txt, de esta forma Gestión de Tiempos ira a leer todos los archivos que comienzan con Marcas_ cuya extensión sea .txt. FIELDSMAP = En esta línea ingresamos el orden de las columnas, aquí es donde se realiza el mapeo de los datos del archivo del reloj, para luego importarlos a AxisOne por medio de Gestión de Tiempos. Esta línea sirve para definir el orden de lectura de la marca a leer.

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Es importante saber que si define el código de empleado “eee”, Gestión de tiempos espera leer un código de tres caracteres, eso quiere decir que el reloj (checador) debe entregar los datos del código de empleado de la siguiente forma:

- 001

- 010

- 100

Gestión de Tiempos NO leerá la línea si el código de empleado tiene largo variable como por ejemplo:

- 1

- 10

Si define el largo de cada columna, los datos deben cumplir el largo especificado, de lo contrario no se procesara el archivo de texto. MARK-H = Si el reloj que utiliza tiene un identificador horario puede definirlo en esta línea MARK-C = Si el reloj entrega vales de Almuerzo y estos se identifican como consumo, puede definir ese identificador en esta línea. MARK-IN = Esta línea identifica el tipo de marca de entrada MARK-OUT =Esta línea identifica el tipo de marca de salida MARK-CONS = Si ha definido una marca de consumo, entonces aquí debe especificar las marca del reloj de uso del consumo HRSANT= Umbral de tiempo utilizado para la lectura hacia atrás por defecto está seteado a 10 horas, y es perfecto cuando tiene jornadas de trabajo de 8 horas o menos, si tiene jornadas de más de 8 horas de trabajo se recomienda utilizar un umbral de no más de 21 horas, de esta forma controla adecuadamente la permanencia del empleado en la empresa. Ejemplo de archivo de configuración: UPDATE AFTER READ VALUE=Y POSITION=48 //RENAME AFTER READ //USE SEPARATOR=, LINETITLE FILEPATH=C:\AxisOne\GT\ FILENAME= Marcas_*.txt FIELDSMAP=eee,dd/mm/yyyybhh:nn,c,rrrrrrrrr Ej.: 001,20/01/2014 08:30,I,02 //MARK-H=HOR //MARK-C=CON

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MARK-IN=I,1 MARK-OUT=O,0 //MARK-CONS=0 HRSANT=10 (habilitado para la versión 9.6 en adelante) ---------------------------------------------------------------- // = sirve para comentar una línea, la cual no será leída por Gestión de Tiempos

Configuración de los modelos de captura de marcas Si se va a utilizar el modelo de captura con dos indicadores de marca suponiendo que los indicadores son I y O, debemos utilizar los parámetros MARK-IN y MARK-OUT de la siguiente forma:

MARK-IN=I MARK-OUT=O

Si se va a utilizar el modelo de captura con cuatro indicadores de marca suponiendo que los indicadores son:

- Entrada, inicio de la jornada de trabajo: 1

- Salida a almorzar (comida): 2

- Regreso de almuerzo (comida): 3

- Salida, termino de la jornada de trabajo: 4,

Debemos utilizar los parámetros MARK-In y MARK-OUT de la siguiente forma:

MARK-IN=1,3 MARK-OUT=2,4

Si se va a utilizar el modelo de auto asignación de marca, deberemos utilizar doble barra (//), antes de cada parámetro de la siguiente forma:

//MARK-IN=I //MARK-OUT=O

Y deberá modificar la función GTMARCAS, más información vea Función GTMARCAS. En este archivo se pueden configurar más de un archivo de marcas. Para realizar la captura de las marcas, basta con copiar la secuencia incluyendo la línea segmentada (esta le dice a Gestión de tiempo que tiene otra configuración), y luego cambia los valores para leer los datos de los demás archivos. Este archivo es único para la o las sociedades de SAP que utilicen Gestión de Tiempos.

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La cantidad de archivos de marcas a leer va a depender de cuantos relojes disponga en la empresa, no hay límite de lectura y captura.

Función GTMARCAS Esta función nos permite en primer lugar, importar en la tabla MARCAS, los datos leídos desde los archivos de texto, eso se debe a que al término de la formula tenemos el parámetros ResultOK. Al cambiar el valor de ResultOK a FALSE, no se importaran las marcar en la tabla, al dejarlo en True, las marcas serán importadas a la tabla para su posterior análisis. Al poner ResultOK := False se desechan las marcas, fijémonos en la fórmula de la función que al final siempre tiene ResultOK := True; para que se graben todas las marcas pero con este cambio se puede descartar registros manejando solo el ResultOK dentro de GTMARCAS. Para que Gestión de Tiempos utilice la función GTMARCAS antes de la función GTTIEMPOS, se debe ir a la tabla de Valores Generales y cambiar el valor de “GTMARCAS - procesa fórmula para cada marca capturada 0 = No, 1 = Si”. En el campo valor cambiamos el valor 0 a 1, esto lo que hará es decirle al sistema que debe utilizar la función GTMARCAS antes de la función GTTIEMPOS. La última versión 9.2 de Gestión de Tiempos, permite utilizar esta funcionalidad, además de esto, también esta versión controla la duplicidad de marcas utilizando un umbral de tiempo de un minuto entre una marca y otra, omitiendo automáticamente las marcas que estén dentro de ese umbral de tiempo. Esto aplica para todas las marcas, ya sean entradas o salidas, o sea misma fecha y hora OMITE desde la segunda en adelante hora, este control se hace tanto en el archivo de texto y en la tabla de marcas. Al activar GTMARCAS con 1 pasa primero por GTMARCAS, si además dentro de la función introducimos los valores:

- sEntrada := "N"; (indicativo si es una entrada)

- sSalida := "N"; (indicativo si es una salida)

Con estas variables en “N”, haremos que se utilice la opción de captura por auto asignación. Si se hace esto sEntrada := "N"; y sSalida := "N"; se estaría obviando el indicativo que siempre se pide, que el archivo INDIQUE el sentido de la marca porque viene una "N" en sEntrada si es ENTRADA o la "N" en SSalida si es una SALIDA ahora bien si pisamos el sentido de la marca con esto el sistema como no sabe si es entrada o salida aplica la lógica explicada en la sección Captura de marcas por auto asignación.

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Tabla @A1A_TURNOSPLAN La versión 9.2 de Gestión de Tiempos utiliza esta tabla, si ha actualizado la versión de GT y la tabla no se encuentra el sistema no fallara. En esta tabla @A1A_TURNOSPLAN se graban 4 meses hacia adelante con la programación de horarios que tiene asignado cada empleado. Esta programación al estar en una tabla física permite crear reportes de gestión, planificación de turnos y horarios con más facilidad y claridad. Al actualizar el AddOn de RRHH (HRB), este creara la tabla para que pueda comenzar a crear los reportes necesarios.