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Manual de Normas y Procedimientos para la Subasta Pública de Bienes del RIC

1

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LA

GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y

COOPERACIÓN INTERNACIONAL

NOVIEMBRE DE 2019

Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE GUATEMALA

VISTO BUENO

NOMBRE PUESTO FIRMA Y SELLO

Ing. Ag. Acxel Efraín de León

Ramírez

Director Ejecutivo

Nacional del RIC

Dr. José Miguel Duro

Tamasiunas

Gerente de

Programación y

Cooperación

Internacional

Guatemala, Noviembre de 2019


1

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1

1. GENERALIDADES DEL MANUAL .................................................................................. 2

1.1 Objetivo General ......................................................................................................... 2

1.2 Objetivos Específicos .................................................................................................. 2

1.3 Campo de aplicación................................................................................................ 3

1.4 Normas generales de uso .......................................................................................... 4

1.5 Usuarios del manual .................................................................................................... 4

1.5.1 Responsabilidades de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional ................................................................................................................ 5

1.6 Motivos de actualización ........................................................................................... 5

1.7 Vigencia del manual .................................................................................................. 5

2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA ................................................. 6

2.1 Definiciones básicas ................................................................................................... 6

2.1.1 Proceso ......................................................................................................................... 6

2.1.2 Procedimiento ............................................................................................................. 6

2.1.3 Diagrama de flujo ....................................................................................................... 6

2.2 Simbología .................................................................................................................... 6

3. GUÍA DE UTILIZACIÓN .................................................................................................. 8

3.1 Interpretación del formato ........................................................................................ 8

3.1.1 Descripción del formato ............................................................................................ 8

4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE

GUATEMALA ................................................................................................................. 9

4.1 Antecedentes .............................................................................................................. 9

4.2 Misión ........................................................................................................................... 10


2

4.3 Visión............................................................................................................................ 11

4.4 Funciones del Registro de Información Catastral de Guatemala .................... 11

4.5 Estructura orgánica del RIC ..................................................................................... 13

5. ESTRUCTURA ACTUAL DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y

COOPERACIÓN INTERNACIONAL ........................................................................... 14

5.1 Organigrama actual de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional .............................................................................................................. 15

6. PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y

COOPERACIÓN INTERNACIONAL ........................................................................... 16

6.1 Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación .......................................... 16

6.1.1 Principales Actividades de la Unidad .................................................................... 16

6.1.2 Procedimientos de la Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación .... 17

Elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional -PEI- ................ 18

Elaboración del Plan Operativo Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -

POA- ............................................................................................................................ 23

Elaboración de Memoria de Labores Institucional .............................................. 30

Elaboración de informe mensual de seguimiento y evaluación al POA ......... 34

Elaboración de Informe Cuatrimestral de seguimiento y evaluación al

POA ............................................................................................................................. 37

Registro de informes cuatrimestrales de ejecución física y financiera en

SIPLAN ......................................................................................................................... 41

Reprogramaciones de la Planificación Operativa Anual -POA- con base a

requerimientos Institucionales ................................................................................. 45

Seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional -PEI- ...................... 49

Programación, Ejecución y Modificación de metas del Plan Operativo

Anual (POA) en el Sistema de Planes Institucionales (SIPLAN) .......................... 52


Anual (POA) en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) .................... 59


3


Anual (POA) en el Sistema de Información de Inversión Pública (SNIP) .......... 66

6.2 UNIDAD COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL ................................................... 73


6.2.2 Procedimientos de la Unidad de Coordinación Interinstitucional .................... 73

Aprobación y autorización de convenios y cartas de entendimiento y

otros instrumentos suscritos para la cooperación y coordinación

Interinstitucional ......................................................................................................... 74

Ejecución de los convenios o cartas de entendimiento de la cooperación

y coordinación Interinstitucional ............................................................................ 79

Registro y actualización de Convenios, Adendas y Cartas de

Entendimiento............................................................................................................ 83

6.3 UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS .................................................................... 86


6.3.2 Procedimientos de la Unidad de Políticas y Estrategias ..................................... 86

Identificación y priorización de Políticas y Estrategias Catastrales .................. 87

Formulación de Políticas y Estrategias Catastrales .............................................. 90

Evaluación de Políticas y Estrategias institucionales vigentes en ejecución. . 94

6.4 UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA ...................................................... 98


6.4.2 Procedimientos de la Unidad de Gestión Técnica y Financiera ....................... 98

Identificación y mapeo de cooperantes, nacionales e internacionales

relacionados al tema de catastro ......................................................................... 99

Conformación del Banco de Proyectos Catastrales ........................................ 102

Gestión de cooperación técnica y financiera para la implementación y

ejecución de proyectos priorizados. ................................................................... 105

Costeo de actividades catastrales ...................................................................... 108


4

6.5 ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL ................ 111

6.5.1 Principales actividades .......................................................................................... 111

6.5.2 Descripción de los procedimientos de la Asistente de Programación y

Cooperación Internacional ................................................................................... 111

Redacción de documentos oficiales de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional .................................................................................. 112

Recepción de solicitudes y entrega de suministros de oficina ....................... 115

Control y registro de la correspondencia enviada por la Gerencia de

Programación y Cooperación Internacional ..................................................... 118

Control y registro de la correspondencia recibida ........................................... 121

Solicitud de compra de bienes y servicios .......................................................... 124

Logística para reuniones/talleres .......................................................................... 127

Solicitud y liquidación de viáticos ........................................................................ 130

Gestiones administrativas de control interno para el personal de la

Gerencia de Programación y Cooperación Internacional. ............................ 134

Solicitud de combustible/vehículo para comisiones al interior del país ........ 137

GLOSARIO ............................................................................................................................ 140

ANEXOS ................................................................................................................................ 141


1

ÍNDICE DE ANEXOS

No. Descripción

01 Nombramiento para cumplimiento de comisiones.

02 Formato RIC-CA-T-002, Solicitud de vehículo para Comisiones

Externas/Departamentales.

03 Autorización de salida del vehículo.

04 Formato para Solicitud de Vacaciones.

05 Formato para Solicitud de Permisos.

06 Formato para Solicitud de Licencia.


1

INTRODUCCIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional del Registro de Información Catastral de

Guatemala, es una herramienta administrativa que compila información de las

normas, requisitos y procedimientos propios del que hacer de la Gerencia y que

tienen su incidencia transversalmente en la Institución.

Este Manual permitirá dar cumplimiento a las Normas Generales de Control

Interno Gubernamental que son aplicadas por la Contraloría General de

Cuentas y contribuirá a la realización de las actividades de manera eficiente y

eficaz; debido a que reúne la información de manera lógica, técnica,

sistemática y estandarizada en cada uno de sus procedimientos.

En el presente Manual, se plasman las normas, requisitos y procedimientos, que

serán de utilidad a las unidades que integran la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, siendo las siguientes: Unidad de Planificación,

Seguimiento y Evaluación, Unidad de Coordinación Interinstitucional; Unidad de

Políticas y Estrategias y la Unidad de Gestión Técnica y Financiera; con la

finalidad de disminuir errores, duplicar funciones y optimizar el recurso humano,

tiempo y material.


2

1. GENERALIDADES DEL MANUAL

Con la finalidad de facilitar y dar cumplimiento a los principios administrativos,

de dirección, autoridad, organización, delegación y responsabilidad, se

plantea la realización del Manual de Normas y Procedimientos, el cual

describe los procesos y actividades inherentes a la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional y las unidades que la integran, por lo que se

plantean los objetivos siguientes:

1.1 Objetivo General

Fortalecer las acciones de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional del RIC, a través de una herramienta administrativa técnicamente

elaborada, que reúna información de manera comprensible, lógica,

sistemática y estandarizada, para facilitar la realización de cada uno de los

procedimientos, aumentar la eficiencia y eficacia de los trabajadores, y por

ende dar cumplimiento a las Normas Generales de Control Interno

Gubernamental.

1.2 Objetivos Específicos

Propiciar la interacción y el flujo de información de los procedimientos,

entre las diferentes unidades de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, para evitar errores y duplicidad de

funciones.

Aumentar la eficiencia y eficacia de los trabajadores al contar con una

herramienta administrativa que indique las actividades y la ruta de

cada proceso.


3

Facilitar el proceso de inducción y capacitación al personal de nuevo

ingreso, en cada una de las actividades inherentes al puesto, conforme

lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo del RIC1.

Dar cumplimento a la normativa legal vigente y aplicable a todas las

entidades de ejecución de fondos públicos y facilitar las diferentes

labores de fiscalización que realizan los entes designados para esta

labor.

1.3 Campo de aplicación

El presente manual será de observancia obligatoria y de aplicación para la

Gerencia de Programación y Cooperación Internacional, así como las

distintas unidades involucradas en el procedimiento.

La Gerencia de Programación y Cooperación Internacional, por los medios

con que disponga, será responsable de difundir y capacitar internamente el

contenido el presente Manual.

El Manual de Normas y Procedimientos será la herramienta administrativa,

para la capacitación e inducción del personal de nuevo ingreso, apegado a

lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo del RIC.

Todos los integrantes del equipo de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, deben cumplir con los procesos establecidos en

el presente del Manual.

1 Reglamento Interno de Trabajo del Registro de Información Catastral de Guatemala, Resolución numero 142-001-2009,

Titulo X, Artículo 45.


4

1.4 Normas generales de uso

El presente Manual será de uso exclusivo de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, este documento se encuentra estructurado y

diseñado técnicamente, para que cada usuario o equipo de trabajo que

intervienen en los procedimientos, tengan fácil comprensión y aplicación del

mismo.

1.5 Usuarios del manual

Gerente de Programación y Cooperación Internacional;

Asistente de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional;

Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación;

Unidad de Coordinación Interinstitucional;

Unidad de Políticas y Estrategias;

Unidad de Gestión Técnica y Financiera.

Es responsabilidad del equipo de trabajadores de la Gerencia de Programación

y Cooperación Internacional, en cuanto al uso del Manual:

Aplicar y ejecutar los procedimientos del presente Manual;

Mantenerlo actualizado;

Contar con una copia impresa y/o digital del mismo;

Interactuar y establecer una línea de comunicación, con los diferentes

equipos de trabajo que se interrelacionan en cada uno de los

procedimientos.


5

1.5.1 Responsabilidades de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional

La Gerencia es la encargada de socializar el contenido del presente Manual

con el personal que la integran, para el efecto desarrollará las actividades

siguientes:

Socializar el contenido del presente Manual;

Velar porque se ejecuten los procedimientos establecidos;

Capacitar al personal que tenga interacción con el presente Manual;

Consolidar las propuestas de actualización;

Solicitar a la instancia que corresponda, la actualización del Manual;

Tramitar ante la instancia correspondiente, la autorización del Manual.

1.6 Motivos de actualización

Se consideran motivos de actualización del presente Manual los siguientes:

Cuando se requiera la creación de nuevos puestos de trabajo;

Aprobación de nuevas unidades organizacionales para atender nuevos

lineamientos como la ejecución de nuevos proyectos o programas, con

previa autorización de la Dirección Ejecutiva Nacional;

Procesos de reingeniería y actualización de procedimientos.

1.7 Vigencia del manual

El Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, cobrará vigencia, a partir de la aprobación del

Consejo Directivo del RIC, a solicitud de la Dirección Ejecutiva Nacional2 y

deberá revisarse para su actualización por lo menos una vez cada año.

2 Decreto 41-2005, Ley del Registro del Registro de Información Catastral, del Congreso de la República, artículo 13.


6

2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA

2.1 Definiciones básicas

En esta sección del Manual se describen las definiciones que facilitan la

comprensión de aspectos importantes que se desarrollan en el presente

Manual.

2.1.1 Proceso

Es un conjunto de procedimientos establecidos a nivel Institucional o en una

dependencia, con la finalidad de potencializar la eficiencia, eficacia y

aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.

2.1.2 Procedimiento

Es una descripción narrativa, secuencial y cronológica de los pasos que se

deben ejecutar en un proceso a fin de concretar un resultado3.

2.1.3 Diagrama de flujo

Es la representación gráfica de una serie de pasos estructurados y vinculados

entre sí, que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del

procedimiento.

2.2 Simbología

Para alcanzar la eficiencia en los procesos así como la fácil comprensión de los

diagramas de flujo, se utiliza la simbología del Instituto Nacional Estadounidense

de Estándares, por sus siglas en ingles -ANSI-, que se describe a continuación:

3 Asesoría Administrativa. Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-. Año 2019.


7

Simbología a utilizar para elaboración de flujogramas

RepresentaSímbolo

Inicio o Fin. Indica el principio o el fin del flujo

Actividad. Describe las acciones que

desarrolla la persona involucrada en el

procedimiento

Decisión o Alternativa: Indica un evento dentro

del flujo en donde se debe tomar una decisión

entre dos o más alternativas

Archivo: Indica que se resguarda un

documento de manera temporal o

permanente

Conector: Ilustra el seguimiento de las

actividades dentro del procedimiento

Conector: Representa una conexión o enlace

del diagrama de flujo con otra parte lejana del

mismo

Fuente: Normas ANSI para elaborar diagramas de flujo administrativo.


8

3. GUÍA DE UTILIZACIÓN

Para que el presente Manual pueda alcanzar sus objetivos, es necesario que se

cumpla con lo siguiente:

3.1 Interpretación del formato

Para lograr una adecuada interpretación del formato de normas y

procedimientos se indica lo siguiente:

3.1.1 Descripción del formato

a) Encabezado: Indica la dependencia y la unidad administrativa de la

misma;

b) Versión: Identifica el número de cambios del manual;

c) Código del Procedimiento: Éste consta de las siglas que identifican la

Gerencia, Coordinación, Unidad o Sección a la que corresponden y el

número de procedimiento para identificar y facilitar su ubicación;

d) Número de Pasos: Indica la cantidad de pasos que tiene el procedimiento

para su realización;

e) Identificación del procedimiento: Describe de manera precisa el nombre

del procedimiento;

f) Hojas No.: Identifica el número de hojas que conforman el procedimiento;

g) Inicia en: Indica el cargo del trabajador donde inicia el procedimiento;

h) Termina en: Indica el cargo del trabajador donde finaliza el procedimiento;

i) Descripción: Describe brevemente el procedimiento;

j) Objetivo: Indica brevemente la finalidad del procedimiento;

k) Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del

procedimiento: Detalla la normativa legal aplicable al procedimiento;

l) Descripción de los requisitos para el cumplimiento del procedimiento:

Detalla los requisitos necesarios para la realización del procedimiento;


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m) Descripción de la actividad: Indica una breve descripción de las acciones

a desarrollar dentro de cada paso;

n) Responsable: Identifica el título del cargo que desempeña el trabajador

que desarrolla la acción.

4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE

GUATEMALA

El Registro de Información Catastral de Guatemala es una institución del Estado

de reciente establecimiento, que ha ido forjando su gestión gubernamental

con el enriquecimiento de la experiencia de muchos de los colaboradores y

trabajadores que la han integrado.

De esa cuenta, que en el siguiente contenido se desarrollan los antecedentes

de su establecimiento su Visión y Misión que orientarán los esfuerzos hacia un

futuro.

4.1 Antecedentes

De conformidad a lo establecido en la presentación del decreto 41-2005,

establece que la Constitución Política de la República de Guatemala son

deberes del Estado la justicia, entre otros la seguridad, la paz y el desarrollo

integral de la persona; sin embargo, es hasta la firma de los Acuerdos de Paz,

Firme y Duradera de 1996, específicamente en uno de los puntos

fundamentales del Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación

Agraria, que el Gobierno de Guatemala adquirió el compromiso de promover

cambios legislativos que permitan el establecimiento de un sistema de registro y

catastro descentralizado, multiusuario, eficiente, financieramente sostenible y

de actualización fácil y obligatoria, surgiendo como una prioridad social el

cumplimiento de la emisión de leyes y la creación de instituciones que permitan

la consecución de este compromiso, tanto en el tema agrario, seguridad


10

jurídica en la tenencia de la tierra y el desarrollo sostenible en el campo en

condiciones de igualdad.

Bajo esta aspiración social, el 15 de junio de 2005, el Congreso de la República

de Guatemala aprobó la Ley del Registro de Información Catastral -RIC-

mediante el Decreto No. 41-2005, en la que se crea la institución estatal

autónoma y de servicio, con personalidad jurídica, patrimonio y recursos

propios, cuyo objeto es el establecimiento, mantenimiento y actualización del

catastro nacional.

El RIC como una institución del Estado inició el 8 de junio de 2006 su gestión,

construyendo las bases y lineamientos del trabajo a largo plazo, partiendo de la

elaboración de consenso y aprobación de documentos técnicos, legales y

administrativos con el propósito de socializar el proceso catastral.

El Registro de Información Catastral de Guatemala, es la autoridad competente

en materia catastral, que tiene por objeto establecer, mantener y actualizar el

catastro nacional, según lo preceptuado en el Decreto No. 41-2005 del

Congreso de la República de Guatemala.

Actúa en coordinación con el Registro General de la Propiedad sin perjuicio de

sus atribuciones específicas. Tiene su domicilio en el Departamento de

Guatemala, su sede central en la ciudad de Guatemala y tiene la potestad

para establecer los órganos técnicos y administrativos que considere

obligadamente necesarios.

4.2 Misión

Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional para constituir un registro

público orientado a la certeza y seguridad jurídica de la propiedad, tenencia y

uso de la tierra.


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4.3 Visión

Somos el Registro de Información Catastral de Guatemala, institución de servicio

que genera y administra información catastral confiable para múltiples fines

como un aporte para el desarrollo de la nación.

4.4 Funciones del Registro de Información Catastral de Guatemala

a) Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional de acuerdo a lo

preceptuado en su Ley y su reglamento;

b) Definir políticas, estrategias y planes de trabajo en materia catastral;

c) Registrar y actualizar la información catastral como responsabilidad exclusiva

del Estado, y extender certificados catastrales y copias certificadas de los

mapas, planos y de cualquier otro documento que esté disponible;

d) Definir políticas para percibir y administrar los ingresos provenientes de la

prestación de servicios y venta de productos catastrales;

e) Proveer al Registro de la Propiedad la información que en los análisis

realizados en el proceso catastral se determine que es susceptible de

saneamiento, coordinando las actividades para tal efecto;

f) Coadyuvar en los estudios necesarios para la definición de los problemas

nacionales relativos a la propiedad y tenencia de la tierra y en las

propuestas jurídicas de su solución;

g) Promover el intercambio y la coordinación de la información básica del RIC

con la de otras instituciones, a efecto de obtener su máximo

aprovechamiento en beneficio del desarrollo nacional;

h) Coordinar con el Registro de la Propiedad la información básica registro-

catastro;

i) Evaluar periódicamente todos los procedimientos del proceso catastral para

proveer a su actualización tecnológica;


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j) Coordinar con el Instituto Geográfico Nacional para la elaboración de la

base cartográfica y la obtención de información de límites municipales y

departamentales;

k) Proveer informes y estudios técnicos de las zonas en proceso catastral o

catastrado a las instituciones responsables de la resolución de conflictos

agrarios, a aquellas encargadas de programas de adjudicación de tierra y

de regularización de la tenencia de la misma y a cualquiera otra institución

estatal o privada que lo solicite;

l) Cooperar con las autoridades administrativas, judiciales, municipales y otros

entes públicos cuando éstas requieran informes en materia catastral;

m) Apoyar a los órganos jurisdiccionales en los expertajes necesarios para la

solución de conflictos en los que exista dificultad de ubicación espacial de

fincas, siempre que se trate de zonas en proceso catastral, zonas declaradas

catastradas o zonas que hubieran sido objeto de catastro focalizado;

n) Celebrar convenios con las autoridades administrativas, municipales y otros

entes públicos y privados que requieran información o estudios catastrales, o

bien proporcionar información y asesoría gratuita de interés para los usuarios

catastrales;

o) Promover y divulgar el proceso catastral en coordinación con las

municipalidades, las autoridades comunitarias y las organizaciones de la

sociedad civil, por todos los medios posibles y en los distintos idiomas que se

hablan en el país, cuando así se requiera;

p) Coordinar con las oficinas de ordenamiento territorial y control inmobiliario

de las municipalidades o las oficinas que cumplan dichas funciones, para la

aplicación de la presente Ley y sus reglamentos;

q) Planificar y ejecutar un proceso permanente de formación y capacitación

para el desarrollo territorial y catastral;


13

r) Autorizar a técnicos y/o profesionales egresados de carreras afines a la

Agrimensura, para la realización de operaciones catastrales, de los cuales

llevará un registro;

s) Otras no especificadas que sean inherentes al proceso catastral.

4.5 Estructura orgánica del RIC

La estructura organizacional y funcional del Registro de Información Catastral

de Guatemala, cuenta con tres niveles jerárquicos, que presentan asimismo

sub-niveles y sus correspondientes niveles que identifican la autoridad y

responsabilidad.

Su funcionalidad recae en dependencias de nivel superior y ejecutoras como

las siguientes:

Direcciones Municipales;

Gerencias;

Coordinaciones;

Unidades.

Cada dependencia cuenta con su propia estructura orgánica y se encuentra

conforme a las necesidades de trabajo y según el desarrollo de las actividades

técnicas, jurídicas y administrativas del proceso catastral, en su estructura se

refleja la responsabilidad que tienen para el cumplimiento de las funciones del

RIC y su correspondencia con la planificación y objetivos institucionales a corto,

mediano y largo plazo.


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5. ESTRUCTURA ACTUAL DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

Es la Gerencia que le proporciona el apoyo a la Dirección Ejecutiva Nacional del

RIC para desarrollar actividades de planificación, seguimiento y evaluación

institucional, la coordinación interinstitucional, la gestión técnica y financiera y la

elaboración de propuestas de políticas y estrategias que permitan el desarrollo del

proceso catastral.

Por la naturaleza de las funciones que desarrolla tiene intervención de manera

trasversal e interinstitucional con las diferentes direcciones municipales, gerencias,

coordinaciones y unidades administrativas que integran el RIC. Asimismo, de

forma interinstitucional debido a que establece y supervisa el cumplimiento de los

convenios y cartas de entendimiento que se establezcan con instituciones afines

al proceso catastral guatemalteco.

En el marco de su gestión tiene como principales funciones y responsabilidades las

de planeación, programación técnica y presupuestaria así como la

implementación y desarrollo del sistema de seguimiento y evaluación del

desempeño institucional, con el propósito de verificar el cumplimiento de las

políticas y estrategias institucionales, criterios que deberá plasmar en informes que

reflejan los avances de su planificación.

Está integrada por cuatro unidades, siendo estas:

Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación;

Unidad de Coordinación Interinstitucional;

Unidad de Gestión Técnica y Financiera;

Unidad de Políticas y Estrategias.


15

5.1 Organigrama actual de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional

La estructura organizacional utilizada en la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, es de tipo lineal lo que facilita establecer la cadena

de mando, jerarquías, líneas de responsabilidad y autoridad para la toma de

decisiones. Esta estructura se presenta a continuación:

ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA


Consejo Directivo

del RIC

Dirección Ejecutiva

Nacional

Gerencia de

Programación y

Cooperación Internacional

Unidad de Gestión

Técnica y Financiera

Unidad de Coordinación

Interinstitucional

Unidad de Políticas y

Estrategias

Unidad de Planificación,

Seguimiento y Evaluación

Asistente Profesional de

Planificación,

Seguimiento y

Evaluación

Profesional de

Seguimiento

y Evaluación

Profesional de

Seguimiento a la

Coordinación y

Cooperación

Profesional para el

Fortalecimiento,

Modernización y

Desarrollo Institucional

Profesional para el

Análisis de Desarrollo

institucional

Profesional para el Análisis

de Procesos y

Procedimientos

Profesional para

Temas de Género e

Interculturalidad

Asistente de

Programación y

Cooperación

Internacional

Profesional Jurídico para el

Fortalecimiento, Modernización y

Desarrollo Institucional

Profesional Especializado de

Seguimiento a Control

Interno

Fuente: Organigrama actualizado al mes de octubre de 2019, pendiente de aprobación.


16

6. PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

6.1 Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación

Esta unidad es la responsable de desarrollar los componentes considerados claves

para monitorear el desarrollo del proceso catastral, mismos que se encuentran

relacionados a la planificación, seguimiento y evaluación institucional, facilita los

instrumentos y procedimientos que serán aplicados y que medirán el

cumplimiento de la planificación institucional. A continuación se detalla cada

una de las actividades que ésta unidad desarrolla en calidad de facilitador de

procesos en los temas referidos.

6.1.1 Principales Actividades de la Unidad

a. Coordinar y facilitar la programación técnica y presupuestaria para el

funcionamiento del Registro de Información Catastral;

b. Facilitar la formulación de los Planes Operativos Anuales de las diferentes

dependencias y oficinas del RIC;

c. Implementar el sistema de seguimiento y evaluación del cumplimiento

técnico y presupuestario de las políticas, estrategias, planes y programas

aprobados por el Consejo Directivo del RIC para el funcionamiento de la

institución;

d. Verificar y aprobar los ingresos de los avances de seguimiento de las metas

institucionales en los diferentes sistemas de planificación y evaluación

(SICOIN, SIGES, SIPLAN, SNIP, entre otras); establecidos por las instancias

respectivas, tales como: Secretaría General de Planificación –SEGEPLAN- y

Ministerio de Finanzas Públicas, entre otras instituciones;

e. Formular los informes mensuales, cuatrimestrales y las memorias anuales de

labores de la institución. Generar los informes de seguimiento y evaluación

de los diferentes programas y proyectos de cooperación externa;


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f. Dirigir las evaluaciones intermedias y finales de los diferentes programas y

proyectos que la institución implemente;

g. Sistematizar los procesos y experiencias institucionales de las diferentes

etapas del proceso catastral, regularización y registro.

6.1.2 Procedimientos de la Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación

De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan siete (07)

procedimientos, mismos que se detallan y se representan de forma gráfica, a

través de flujogramas, como se indica a continuación:


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GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE

PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.

GPCI-UPSE-01 21 Elaboración o actualización del Plan

Estratégico Institucional -PEI- 01 de 05

Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de

Planificación, Seguimiento y Evaluación

Descripción:

Establecer el marco estratégico del Registro de Información Catastral

de Guatemala desde los mandatos legales y su vinculación a políticas

y prioridades nacionales, problemática identificada y los resultados

institucionales que se esperan alcanzar.

Objetivo:

Contar con un Plan Estratégico Institucional que proporcione

direccionalidad al Registro de Información Catastral de Guatemala

para alcanzar los resultados institucionales, en un largo plazo.

Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento

a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.

b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 21.

c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto

Artículo 24.

d. Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año

fiscal vigente.

e. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo

16.

f. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información

Catastral de Guatemala, Artículo 3.

g. Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas

Numeral 4.2

h. K'atun Nuestra Guatemala 2032.

i. Orientaciones para formulación de Plan Estratégico Institucional -PEI- SEGEPLAN,

Marzo 2016.

j. Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión

pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN.

Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento

a.

Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el

marco de la gestión por resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión

Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del ejercicio fiscal, emitido por

SEGEPLAN.

b. Contar con la aprobación y lineamientos del Director Ejecutivo Nacional para

proceder a la elaboración o actualización del PEI.


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INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE



Estratégico Institucional –PEI– 02 de 05



No. Pasos Descripción de la actividad Responsable

01

Recibe invitación por parte de SEGEPLAN para

participar en taller de transferencia de

normativa y lineamientos para el proceso de

elaborar o actualizar el PEI en el marco de la

Gestión por Resultados y traslada a la GPCI.

Director Ejecutivo Nacional

02

Participa en el taller y recibe la normativa y

lineamientos de SEGEPLAN para elaborar o

actualizar el PEI.

Encargado de Planificación,


03

Analiza la normativa y lineamientos recibidos

para desarrollar y proponer el cronograma y

metodología de trabajo al Gerente de GPCI.



04

Recibe y revisa la propuesta del cronograma y

metodología de trabajo:

Si está de acuerdo, continúa el procedimiento.

No está de acuerdo, solicita realizar las

correcciones correspondientes.

Gerente de Programación y


05

Elabora la estructura del contenido del PEI y

distribuye tareas en función del cronograma y

estructura del PEI dentro de la Unidad.



06

Se elaboran oficios de solicitud de la información

a las dependencias del RIC y otras instituciones

de conformidad a las tareas asignadas.


Planificación, Seguimiento y

Evaluación

07 Reciben los oficios, preparan la información y la

trasladan. Dependencias del RIC

08

Recibe la información, clasifica y analiza la

información recopilada para utilizarse en los

talleres de validación e informa.

Profesional de Seguimiento

y Evaluación

09

Realiza convocatoria con visto bueno del DEN, a

las diferentes dependencias del RIC para

participar en los talleres de validación de

elaboración o actualización del PEI.



10

Realiza talleres de trabajo con las diferentes

dependencias del RIC sobre temas específicos

para incorporarlos al PEI.




20



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE




11 Realiza el análisis y define los resultados que

deben ser incorporados al PEI e informa.


y Evaluación

12 Elabora la versión preliminar del PEI y traslada

para su revisión.



13

Recibe y revisa el documento del PEI:

Si procede, lo traslada a la DEN para su revisión.

No procede, solicita las modificaciones

correspondientes.



14

Recibe y revisa el documento del PEI:

Si valida el documento del PEI, lo traslada a

SEGEPLAN y brinda copia del oficio de recibido

a la GPCI.


correspondientes.


15

Recibe las recomendaciones del PEI por parte

de SEGEPLAN y traslada a la GPCI para el análisis

correspondiente.


16 Se analizan e incorporan las recomendaciones

de SEGEPLAN y se traslada al Gerente de GPCI.



17 Revisa, valida y traslada al DEN. Gerente de Programación y


18

Recibe, valida y lo eleva al Consejo Directivo

para su aprobación; y notifica a la GPCI

mediante certificación de la resolución emitida.


19

Elabora los oficios para entrega oficial del PEI a

SEGEPLAN, DTP y a la GAF del RIC para dar

cumplimiento a la normativa vigente.


20

Traslada por medio de oficio el PEI en formato

PDF a la Unidad de Acceso a la Información

Pública del RIC, para su publicación en la

página web del RIC.



Evaluación

21 Archiva la documentación generada en físico y

en una carpeta de manera digital.



Evaluación

Fin


21



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE






Gerente de Programación

y Cooperación

Internacional

Encargado de

Planificación,

Seguimiento y

Evaluación

Asistente Profesional

de Planificación,

Seguimiento

y Evaluación

Dependencias del RIC

Profesional de

Seguimiento y

Evaluación


INICIO

01

Recibe invitación para

participar en el taller de

transferencia de

normativa y lineamentos,

la traslada.

02

Participa en el taller y

recibe la normativa y

lineamientos.

03

Analiza la normativa y

lineamientos para

desarrollar y proponer

cronograma y

metodología.

04

Recibe y revisa la

propuesta del

cronograma y

metodología.

Analiza

No Si

Aprueba que se

continúe con el

proceso

05

Elabora la estructura

del contenido de la PEI

y distribuye

actividades. 06

Se elaboran oficios de

solicitud de información

a las dependencias.

07

Reciben los oficios y

preparan la

información y la

trasladan.

08

Recibe la información

la clasifica y analiza la

información recopilada

y la prepara para los

talleres e informa.

09

Realiza convocatoria

para participar en el

taller a las diferentes

dependencias del RIC e

informa.

10

Realiza talleres de

trabajo y validación

con las diferentes

dependencias.

11

Realiza el análisis y

define los resultados

de deben ser

incorporados en la PEI

e informa.

12

Elabora la versión

preliminar del PEI y

traslada para su

revisión.

Aprueba lo

traslada para

revisión

SiNo

Analiza

13

Recibe y revisa el

documento de la PEI.

Solicita los

cambios

Solicita los

cambios

No

14

Recibe y revisa el

documento de la PEI.

Analiza

Si

Valida y lo

traslada a

SEGEPLAN


22



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE






Profesional de

Seguimiento y

Evaluación



de Planificación,

Seguimiento

y Evaluación

Gerente de

Programación y

Cooperación

Internacional

Encargado de

Planificación,

Seguimiento y

Evaluación

Director Ejecutivo

Nacional

15

Recibe las

recomendaciones por

parte de SEGEPLAN y

traslada.

16

Recibe las

recomendaciones las

analiza e incorpora y

traslada el documento.

17

Revisa y valida y

traslada.

18

Recibe y valida el

documento de PEI y

eleva al Consejo

Directivo, notifica

mediante certificación.

19

Entrega de manera

oficial a SEGEPLAN,

DTP y a la GAF para

dar cumplimiento a la

normativa.

20

Recibe resolución y

traslada la PEI en

formato PDF a la

Unidad de Acceso a la

Información para su

publicación.

21

Archiva.


23



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29 Elaboración del Plan Operativo Multianual -

POM- y Plan Operativo Anual -POA- 01 de 07



Descripción: Detalla los pasos a seguir para la formulación del Plan Operativo

Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -POA-.

Objetivo:

Contar con instrumentos que muestren la estimación de metas de los

servicios a producir por la Institución en un mediano y corto plazo,

para optimizar la asignación de los recursos financieros.




c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,

Artículo 24.


fiscal vigente.

e. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo

16.

f. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información


g. Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas,

numeral 4.2

h. K'atun Nuestra Guatemala 2032.

i. Orientaciones para formulación de Plan Estratégico Institucional -PEI- SEGEPLAN,

Marzo 2016.

j. Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión

pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN.


a. Directrices de la SEGEPLAN para la formulación plan-presupuesto anual y multianual

vigente, en el marco de la gestión por resultados.

b. Aprobación y lineamientos del Director Ejecutivo Nacional para proceder a la

elaboración o actualización del POM y POA.


24



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29

Elaboración o actualización del Plan

Operativo Multianual -POM- y Plan

Operativo Anual -POA-

02 de 07




01

Recibe la invitación por parte de SEGEPLAN para

participar en el taller de transferencia de la

normativa y lineamientos para elaborar o

actualizar el POM y POA en el marco de la

Gestión por Resultados y traslada a la Gerencia


02

Recibe la invitación y traslada para su

participación o designación a la Unidad de

Planificación



03

Participa en el taller y recibe la normativa y

lineamientos de SEGEPLAN para elaborar el POM

y POA.



04

Analiza la normativa y lineamientos recibidos,

para desarrollar y proponer el cronograma y

metodología de trabajo al Gerente de la GPCI.



05

Recibe y revisa propuesta del cronograma y

metodología de trabajo:

Si está de acuerdo, continúa el procedimiento e

informa.

No está de acuerdo, solicita realizar las

correcciones correspondientes.



06

Elabora la estructura del contenido del POM y

POA y distribuye tareas en función del

cronograma y estructura del POM y POA dentro

de la Unidad.



07

Recibe y elabora el oficio de solicitud de

información a la GAF sobre estimación de

techos presupuestarios para las dependencias

del RIC, gestiona la firma.



Evaluación

08

Elabora y remite el oficio de convocatoria a las

dependencias del RIC para socializar en el Taller

los lineamientos y metodología para la

elaboración del POM y POA e informa.



Evaluación


25



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29




03 de 07




09

Realiza taller de trabajo con las diferentes

dependencias del RIC para socializar los

lineamientos de SEGEPLAN, incluyendo

formularios; directrices de la DEN; Plan

Estratégico Institucional y otros requisitos

específicos indicando el seguimiento que se

proporcionará.



10

Recibe y analiza la información de las

dependencias del RIC y determina su

cumplimiento:

Si cumple: integra al POA y POM Institucional y lo

traslada.

No cumple: solicita cambios o correcciones a la

dependencia correspondiente.



Evaluación

11

Recibe y elabora el documento del POM y POA

en calidad de anteproyecto y traslada al

Gerente de GPCI.



12

Recibe y revisa el documento del POM y POA

Institucional en calidad de anteproyecto:

Si valida: Traslada documentos del POM y POA

para visto bueno del DEN.

No cumple: solicita modificaciones a la Unidad

de Planificación.



13

Recibe y revisa el documento del POM y POA:

Si valida el documento del POM y POA, lo

traslada en calidad de anteproyecto a

SEGEPLAN para su revisión y brinda copia del

oficio de recibido a la GPCI.


correspondientes a la GPCI.


14 Recibe el documento de POM y POA lo revisa y

emite recomendaciones (si aplican). SEGEPLAN


26



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29




04 de 07




15

Recibe recomendaciones al POM y POA por

parte de SEGEPLAN y traslada a GPCI para el

análisis correspondiente.


16 Recibe las recomendaciones las analiza y

traslada para su modificación.



17

Se analizan e incorporan las recomendaciones

de SEGEPLAN (si aplican) y se prepara

documento para entregar a la DTP y traslada

para revisión y validación.



18 Revisa y valida el POM y POA con las

recomendaciones y se envía al DEN.



19

Recibe y revisa el documento:

Si valida el documento, lo traslada en calidad

de anteproyecto a DTP y brinda copia del oficio

de recibido a la GPCI.




20

Realiza convocatoria con visto bueno del

Director Ejecutivo Nacional, a las diferentes

dependencias del RIC para participar en taller

de validación o actualización del POA según

presupuesto real e informa.



21

Realiza taller de trabajo con las diferentes

dependencias del RIC sobre temas específicos

para validar o actualizar los datos del POA según

presupuesto real e instruye para que se realicen

las modificaciones en el POA según apliquen.



22 Realiza el análisis y define los resultados que

deben ser incorporados al POA e informa.


y Evaluación

23 Elabora documento final del POA y traslada al

Gerente de GPCI.




27



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29




05 de 07




24 Recibe y revisa el documento final del POA y lo

traslada a la DEN para su revisión y validación.



25

Recibe y revisa el documento final del POA:

Si procede, valida y lo eleva al Consejo Directivo

para su aprobación y notifica a la GPCI,

mediante certificación de resolución de la

aprobación emitida.




26

Instruye se prepare el oficio de entrega del

documento final del POA, con base a la

certificación de la resolución de aprobación

emitida, para trasladar a SEGEPLAN, DTP, CGC y

GAF del RIC para dar cumplimiento a la

normativa vigente y traslada copia de los oficios

de recibido a la GPCI.


27 Recibe copia de los oficios firmados de recibido

e instruye su reproducción y traslado.



28

Reproduce los documentos del POA en formato

PDF y solicita su traslado a la Unidad de Acceso

a la Información Pública para su publicación en

la página web del RIC.



29

Traslada a la Unidad de Acceso a la Información

Pública y archiva la documentación generada

en físico y en una carpeta de manera digital.



Evaluación

FIN


28



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29




06 de 07





Profesional de

Seguimiento y EvaluaciónSEGEPLAN


de Planificación, Seguimiento

y Evaluación



Director Ejecutivo

Nacional

INICIO

01

Recibe invitación para

participar en el taller de

transferencia de

normativa y lineamentos,

la traslada.

02

Recibe la invitación y

designa la participación.

03

Participa en el taller y

recibe la normativa y

lineamientos.

04

Analiza la normativa y

lineamientos para

desarrollar y proponer

cronograma y

metodología.

Aprueba que se

continúe con el

proceso.

Si

05

Recibe y revisa la

propuesta del

cronograma y

metodología.

No

Analiza

06

Elabora la estructura del

contenido de la POM Y

POA y distribuye

actividades.

07

Elabora oficio para la GAF

de solicitud de techos

presupuestarios.

08

Elabora y remite oficio de

convocatoria a las

dependencias del RIC e

informa.09

Realiza taller con las

dependencias para

socializar los lineamientos

y metodología de

elaboración.

Si

10

Recibe y revisa la

propuesta del cronograma

y metodología.

No

Integra el

POM y POA

y traslada.

Analiza

Solicita

cambios a la

dependencia.

11

Recibe y elabora el

documento del POM y

POA en calidad de

anteproyecto y lo traslada.

12

Recibe y revisa el

documento.

Traslada

documentos

para Vo.Bo.

Valida

No Si

Solicita

cambios a la

dependencia.


29



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-02 29 Elaboración o actualización del Plan Operativo

Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -POA- 07 de 07



Profesional de Seguimiento y

EvaluaciónSEGEPLAN


de Planificación,

Seguimiento

y Evaluación

Encargado de

Planificación, Seguimiento

y Evaluación

Gerente de

Programación y


Director Ejecutivo

Nacional

Si

13

Recibe y revisa el

documento.

Solicita

cambios a la

dependencia.

Valida

No

Traslada en

calidad de

anteproyecto.

14

Recibe los documentos lo

revisa y emite

recomendaciones.

(si aplican)

15

Recibe recomendación (si

aplican), y traslada para el

análisis correspondiente.

16

Recibe las

recomendaciones las

analiza y traslada para su

modificación.17

Se reciben, analizan e

incorporan las

recomendaciones y

traslada para revisión

y validación.18

Revisa y valida el POM y

POA con las

recomendaciones y

traslada.

Solicita

cambios a la

dependencia

No

Valida

Si

Traslada en

calidad de

anteproyecto

19

Recibe y revisa el

documento.

20

Realiza la convocatoria a

las dependencias para

participar en taller de

validación.

21

Realiza taller de trabajo

sobre temas específicos

para validar o actualizar

datos del POA según

presupuesto real.

22

Realiza el análisis y define

resultados que deben ser

incorporados al POA e

informa.

23

Elabora el documento

final del POA y traslada.

24

Recibe el documento final

del POA y lo traslada.

Valida

Si

Solicita

cambios a la

dependencia

25

Recibe y revisa el

documento.

Lo eleva al

Consejo

Directivo

No

26

Instruye se prepare el oficio

de entrega tomando de

base la resolución a

SEGEPLAN, DTP,CGC y

GAF.

27

Recibe copia de los oficios

firmados de recibidos e

instruye su reproducción y

traslado.

28

Reproduce los

documentos del POA en

formato PDF e instruye su

traslado a la Unidad de

Acceso a la Información

para su publicación

pública.

29

Traslada a la Unidad de

Acceso a la Información

Pública y archiva la

documentación generada.

FIN


30



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-03 16 Elaboración de Memoria de Labores

Institucional 01 de 04

Inicia en: Encargado de Planificación,


Termina en: Asistente Profesional de


Descripción: Indica los pasos a desarrollar para la elaboración de memoria de

labores institucional.

Objetivo: Documentar y presentar los logros y resultados alcanzados de la

gestión institucional, de acuerdo a la normativa aplicable.





Artículo 20.

d. Política General de Gobierno.

e. Ley de Acceso a la Información Pública.


a. Contar con la aprobación y lineamientos del Director Ejecutivo Nacional para

proceder a la elaboración de memoria de labores de la institución.

b. Contar con un cronograma y plan de trabajo aprobado para realizar la memoria de

laborales institucional.


31



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









01

Elabora o actualiza la estructura de contenidos

de la Memoria de Labores Institucional y traslada

a la Gerencia para su validación.



02

Recibe para validación la estructura de los

contenidos para la elaboración de Memoria de

Labores Institucional:

Si. Valida la estructura y continúa.

No. Indica recomendaciones para fortalecerse.



03

Recibe la validación de la estructura y elabora el

proyecto de oficio dirigido a todas las

dependencias del RIC, adjuntando la guía de

lineamientos para preparar la información y

traslada.



04

Recibe el oficio, lo firma y lo envía a las

dependencias solicitando la información para la

elaboración de la Memoria de Labores

Institucional indicando cuándo y a quién debe

trasladarse el documento.



05

Recibe la información y prepara el documento

que contiene la información para la elaboración

de la Memoria de Labores, y traslada.


06

Recibe la información de Memoria de Labores

Institucional de cada dependencia, lo revisa y

traslada.



Evaluación

07

Recibe la información solicitad y la analiza:

Si cumple con la estructura solicitada, continúa

el procedimiento para su integración y traslada.

No cumple, solicita realizar las correcciones

correspondientes.



08

Recibe el documento e integra la información

para la elaboración de la Memoria de Labores

Institucional y traslada.


y Evaluación

09 Recibe y revisa el documento y traslada para su

aprobación.




32



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









10

Recibe y revisa el documento de la Memoria de

Labores Institucional:

Si aprueba documento y lo traslada a la DEN.

No aprueba, solicita realizar las correcciones

correspondientes.



11

Recibe y revisa el documento final de Memoria

de Labores Institucional:

Si aprueba el documento final, lo traslada para

su impresión.


correspondientes.


12

Recibe el documento aprobado por la DEN e

instruye se gestione la impresión y oficio para la

entrega a los integrantes del Consejo Directivo

del RIC.



13

Imprime y envía ejemplares de la Memoria de

Labores Institucional al DEN adjuntando

proyecto de oficio dirigido al Congreso de la

República, Dirección Técnica de Presupuesto,

SEGEPLAN, CGC.



14

Recibe el oficio, lo firma e instruye se envíe la

Memoria de Labores del RIC al Congreso de la

República, Dirección Técnica de Presupuesto,

SEGEPLAN, CGC y traslada copia de recibido del

oficio a la GPCI.


15

Recibe la copia del oficio y traslada por medio

de oficio la Memoria de Labores en formato PDF

a la Unidad de Acceso a la Información Pública

del RIC, para su publicación en la página web

del RIC.



Evaluación

16 Archiva la documentación generada en físico y

en una carpeta de manera digital.



Evaluación

FIN


33



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE








Director Ejecutivo

Nacional

Profesional de



de Planificación,

Seguimiento

y Evaluación

Dependencias

del RIC

Gerente Programación y




INICIO

01

Elabora o actualiza la

estructura de contenidos

de la memoria de labores

y la traslada.

02

Recibe para la validación la

estructura propuesta.

Analiza

03

Recibe la validación y

elabora proyecto de oficio

dirigido a todas las

dependencias.

No

Valida la

estructura y

continua.

Si

Indica donde

debe

fortalecerse.

04

Recibe el oficio lo firma y lo

envía a las dependencias

solicitando información

para elaboración de la

memoria.

05

Reciben el oficio y prepara

el documento que contiene

la información solicitada.06

Recibe la información para

la elaboración de la

memoria de labores, la

revisa y traslada.07


solicitada y la analiza.

Cumple con

la estructura

y continua.

NoSi

Analiza

Cumple,

solicita las

correcciones 08

Recibe el documento e

integra la información para

la elaboración de la

memoria y traslada.

09

Recibe y revisa el

documento y traslada para

su aprobación.

No Si

11

Recibe y revisa el

documento final.

Aprueba el

documento y

lo traslada.

Solicita

realizar las

correcciones.

10

Recibe y revisa el

documento de la memoria

de labores.

Analiza

Si

Analiza

No

Aprueba el

documento y

traslada para

impresión.

Solicita

realizar las

modificaciones

a la Gerencia

12

Recibe el documento

aprobado e instruye se

gestione la impresión y

oficio para la entrega a los

integrantes del Consejo

Directivo.13

Imprime y envía ejemplares

adjuntando proyecto de

oficio dirigido al Congreso

de la República, DTP,

SEGEPLAN y CGC.

14

Recibe el oficio, lo firma e

instruye se envíe la

memoria de labores y

traslada copia de recibido.15

Recibe la copia del oficio y

traslada Memoria de Labores a

la Unidad de Acceso a la

Información de RIC para su

publicación pública.

FIN

16

Archiva documentación física y

una carpeta de manera digital.


34



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-04 08 Elaboración de informe mensual de

seguimiento y evaluación al POA 01 de 03



Termina en: Gerente de Programación y


Descripción: Indica los pasos a seguir para la elaboración del informe de

seguimiento al avance físico en el marco del Plan Operativo Anual.

Objetivo: Presentar los avances y puntos críticos a superar para lograr alcanzar

las metas del POA.


a. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 1 y 7.

b. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,

Artículo 2.

c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.

d. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,

Artículo 16.

e. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información



a.

Contar con la aprobación de los formatos para recopilar la información y

lineamientos del Gerente de Programación y Cooperación Internacional para

proceder a la elaboración del informe mensual de seguimiento y evaluación al

POA.

b. Contar con un cronograma y plan de trabajo aprobado para realizar el informe

mensual de seguimiento y evaluación al POA.


35



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









01

Elabora o actualiza formatos para recopilar

información a nivel de seguimiento del POA y

traslada al Gerente de la GPCI para su revisión.



02

Recibe y revisa los formatos:

Si valida y continúa el procedimiento.

No valida, solicita modificaciones.



03

Recibe y elabora proyecto de oficio dirigido a

todas las dependencias del RIC, para solicitar

información sobre el avance del POA y adjunta

formatos y tiempos de entrega y traslada.



04

Recibe, firma y traslada oficio a las

dependencias del RIC indicando a quien debe

ser entregados.



05

Recibe información de avances del POA de las

dependencias del RIC, de acuerdo a las

herramientas establecidas e integra la

información y traslada.



Evaluación

06

Analiza la información recibida y elabora el

informe de seguimiento y evaluación al POA y lo

traslada.


y Evaluación

07

Recibe y revisa el documento incorporando los

cambios que considere necesarios y traslada

para su aprobación juntamente con el proyecto

de oficio de entrega.



08

Revisa el documento de seguimiento al POA.

Si aprueba, el documento y procede a firmar el

oficio para entrega a la DEN.


correspondientes.



FIN


36



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE








Profesional de



de Planificación,

Seguimiento

y Evaluación

Gerente de

Programación y Cooperación

Internacional

Encargado de


y Evaluación

INICIO

01

Elabora o actualiza

formatos para

recopilar información y

traslada para revisión.

02

Recibe y revisa los

formatos.

Valida y

continua.

Revisa

Solicita

modificaciones.

No Si

03

Recibe y elabora

proyecto de oficio para

solicitar información

sobre el avance del POA.

04

Recibe, firma y traslada

oficio a las dependencias

indicando a quien debe ser

entregada la información.

05


de avances del POA y

la integra y traslada.

06

Analiza la información

recibida y elabora el

informe de seguimiento y

evaluación y lo traslada.

07

Recibe y revisa el

documento y lo traslada

para su aprobación

juntamente con el

proyecto de oficio de

entrega.

08

Recibe y revisa el

documento de

seguimiento al POA.

Revisa

Aprueba y

firma el

oficio.

No

Solicita

correcciones.

Si

FIN


37



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-05 20 Elaboración de Informe Cuatrimestral de






Descripción: Indica las actividades a desarrollar para elaborar el informe

cuatrimestral de seguimiento y evaluación al POA.

Objetivo: Contar con un instrumento que genere información estratégica del

desempeño institucional para la toma de decisiones.


a. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 4.

b. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto

Artículo 20.


d. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo

16.

e. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información



a.



proceder a la elaboración del informe mensual de seguimiento y evaluación al

POA.

b. Contar con un cronograma y plan de trabajo aprobado para realizar el informe

mensual de seguimiento y evaluación al POA.


38



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









01

Elabora o actualiza la estructura de contenidos

del Informe Cuatrimestral Institucional y traslada

a la Gerencia para su validación.



02

Recibe y valida la estructura de contenidos para

elaboración del Informe Cuatrimestral

Institucional y traslada.



03

Elabora el proyecto de oficio dirigido a todas las

dependencias del RIC, adjuntando la guía de

lineamientos para preparar la información y

traslada.



04

Recibe y firma el oficio solicitando la información

para la elaboración del Informe Cuatrimestral y

lo envía indicando a quien debe ser entregada.



05 Recibe y prepara la información para

elaboración del Informe Cuatrimestral y traslada. Dependencias del RIC

06 Recibe el documento de informe cuatrimestral

de cada dependencia y traslada.



Evaluación

07

Recibe y analiza la información recibida:

Si cumple con la estructura solicitada, continúa

el procedimiento e informa


correspondientes.



08

Integra la información recibida, elabora el

informe cuatrimestral de avances y evaluación

del POA y traslada.


y Evaluación

09 Recibe y revisa el documento integrado y

traslada para su aprobación.



10

Recibe y analiza el documento del Informe

Cuatrimestral Institucional.

Si aprueba documento lo traslada a la DEN.


correspondientes.




39



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









11

Recibe y analiza el documento final

Si aprueba el documento final, lo traslada para

su impresión y entrega al Consejo Directivo.


correspondientes.


12

Recibe el documento aprobado por el DEN e

instruye la impresión y oficio para la entrega a los

integrantes del Consejo Directivo del RIC.



13

Traslada los ejemplares del Informe Cuatrimestral

en físico y en digital adjuntando el proyecto de

oficio.



14 Recibe los informes y los presenta al Consejo

Directivo para su aprobación. Director Ejecutivo Nacional

15

Recibe la aprobación de los Informes

Cuatrimestrales y envía certificación de punto

resolutivo del Consejo Directivo y los traslada.


16

Recibe la certificación de aprobación e instruye

se reproduzca para su traslado a DTP, SEGEPLAN

y CGC.



17

Reproduce los Informes Cuatrimestrales

Institucionales en físico y digital al DEN

adjuntando proyecto de oficio dirigido a la DTP,

SEGEPLAN y CGC y traslada.



18

Recibe, firma y envía Informe Cuatrimestral

Institucional a la DTP, SEGEPLAN, CGC y traslada

copia de recibido a la GPCI.


19

Traslada el informe cuatrimestral en formato PDF

a la Unidad de Acceso a la Información Pública

del RIC, para su publicación en la página web

del RIC.



Evaluación

20 Archiva la copia en físico y en digital del informe

cuatrimestral del RIC.



Evaluación

FIN


40



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE








Profesional

de Seguimiento

y Evaluación

Dependencias del

RIC

Director Ejecutivo

Nacional


de Planificación,

Seguimiento

y Evaluación





INICIO

01

Elabora o actualiza la


del informe Cuatrimestral

y traslada para validación.

02

Recibe y valida la


del informe y lo traslada.

03

Elabora el proyecto de

oficio dirigido a las

dependencias adjuntando

guía de lineamientos y lo

traslada.

04

Recibe y firma el oficio yo

envía indicando a quien

debe ser entregada la

información.

05

Recibe y prepara la

información para

elaboración del informe y

traslada.

06

Recibe el documento de

informe cuatrimestral de

cada dependencia y lo

traslada.

07

Recibe y analiza que la

información se encuentre

en la estructura solicitada.

Revisa

Continua con

el proceso e

informa

SiNo

Solicita

correcciones

08

Integra la información

recibida y elabora el

informe cuatrimestral y lo

traslada.

09

Recibe y revisa el

documento integrado y

traslada para su

aprobación.

10

Recibe y analiza el

documento del informe

cuatrimestral institucional.

Solicita

correcciones

Si

Revisa

Aprueba el

documento y

lo traslada

No

11

Recibe y analiza el

documento final.

No Si

Analiza

Aprueba el

documento y

lo traslada

Solicita

modificacion

es

12

Recibe el documento

aprobado e instruye su

impresión y oficio de

entrega a los integrantes

del Consejo Directivo.13

Traslada los ejemplares

del Informe Cuatrimestral

en físico y en digital

adjuntando el proyecto de

oficio.

14

Recibe los informes y

presenta al Consejo

Directivo para su

aprobación.

15

Envía certificación de

informe aprobado.

16

Recibe la certificación de

aprobación e instruye se

reproduzca para su

traslado DTP, SEGEPLAN

y CGC.

17

Reproduce los informes y

los envía junto con el

oficio de traslado a las

instituciones.

18

Recibe, firma y envía a las

instituciones y traslada

copia de recibido.19

Recibe la copia del oficio y

traslada en formato PDF

a la Unidad de Acceso de

la Información para su

publicación.

20

Archiva copia en físico y

en digital del informe

cuatrimestral.

FIN


41



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-06 14 Registro de informes cuatrimestrales de

ejecución física y financiera en SIPLAN 01 de 04



Descripción: Describe las actividades a seguir para registrar los Informes

Cuatrimestrales de Ejecución Física y Financiera en SIPLAN.

Objetivo:

Contar con un registro en el tiempo establecido de conformidad a la

Ley, los avances de ejecución física y financiera en el sistema de

SIPLAN.





Artículo 24.


fiscal vigente.


a. Contar con el cronograma establecido por SEGEPLAN para entrega del informe

cuatrimestral.

b. Contar con los informes cuatrimestrales de cada una de las Unidades.

c. Contar con el reporte de ejecución física y financiera generado en el sistema.


42



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-06 14 Registro de Informes Cuatrimestrales de

Ejecución Física y Financiera en SIPLAN 02 de 04




01

Recibe oficio de SEGEPLAN, que detalla fechas

para la presentación de Informes Cuatrimestrales

y traslada a la GPCI para la coordinación

correspondiente.


02 Recibe e instruye se solicite la información para

la elaboración del Informe Cuatrimestral.



03

Elabora y envía oficio con visto bueno del

Gerente de la GPCI, solicitando la información

para la elaboración del Informe Cuatrimestral.



04

Recibe oficio de solicitud, prepara información

para la elaboración del Informe Cuatrimestral y

traslada.


05 Recibe documento de Informe Cuatrimestral de

cada dependencia y traslada.



Evaluación

06

Recibe y analiza la información recibida de las

dependencias del RIC y la vacía en el formato

interno establecido y traslada.


y Evaluación

07

Recibe y analiza la información:

Si cumple, continúa el procedimiento.


correspondientes.



08

Ingresa la información de ejecución física y

financiera cuatrimestral institucional al Sistema

de Planificación (SIPLAN) e informa.



Evaluación

09

Aprueba información de ejecución física y

financiera cuatrimestral institucional ingresada al

Sistema de Planificación (SIPLAN) y solicita se

genere reporte.



10

Genera reporte de ejecución física y financiera

cuatrimestral del SIPLAN y traslada al Gerente de

la GPCI para firma.



Evaluación


43



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE







11

Recibe y analiza el reporte de ejecución física y

financiera:

Si aprueba, continua el procedimiento.

No aprueba solicita ampliación de información o

modificación de cambios.



12 Elabora el oficio dirigido a SEGEPLAN y solicita

firma de Director Ejecutivo Nacional.



13 Recibe y firma el oficio dirigido a SEGEPLAN e

instruye su envío. Director Ejecutivo Nacional

14

Envía oficio a SEGEPLAN adjuntando el reporte

de ejecución física y financiera cuatrimestral, en

las fechas establecidas.



Evaluación

FIN


44



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE






Profesional de



de Planificación,


Dependencias del RICEncargado de Planificación,




Director

Ejecutivo Nacional

INICIO

01

Recibe oficio de SEGEPLAN

indicando fechas para

presentación de informes

cuatrimestrales, lo traslada.

02

Recibe e instruye se solicite

la información para la

elaboración de informe.

03

Elabora y envía oficio con

Vo.Bo.del Gerente solicitando

información .

04

Recibe el oficio y

prepara la información

para la elaboración del

informe, y la traslada.

05

Recibe el informe

cuatrimestral de cada

dependencia y lo

traslada.

06

Recibe y analiza la

información y la vacía

en formato interno y lo

traslada.

07

Recibe y analiza la

información.

Cumple

continua

Analiza

No

Solicita

correcciones

Si

08

Ingresa la información

de ejecución física y

financiera al Sistema de

Planificación e informa.

09

Aprueba la información de

ejecución física y financiera

en el SIPLAN y solicita se

genere reporte.10

Genera el reporte y

traslada para firma.

11

Recibe y analiza el reporte de

ejecución física y financiera.

Solicita

ampliación

Analiza

Aprueba y

continúa

SiNo

12

Elabora oficio dirigido a

SEGEPLAN y solicita firma

del Director Ejecutivo

Nacional.13

Recibe y firma el oficio

dirigido a SEGEPLAN e

instruye su envío.

14

Envía oficio adjuntando

el reporte de ejecución

física y financiera en las

fechas establecidas.

FIN


45



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-07 12

Reprogramaciones de la Planificación

Operativa Anual -POA- con base a

requerimientos institucionales 01 de 04

Inicia en: Gerente de Programación y


Termina en: Encargado de Planificación,


Descripción: Describe las actividades a seguir para realizar las reprogramaciones

necesarias de los planes operativos.

Objetivo:

Realizar las gestiones técnicas, administrativas y legales para los

procesos de reprogramación de metas anuales físicas y/o financieras

para dar cumplimiento a los procedimientos normados por la Ley

Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.



b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 41. Modificaciones

Presupuestarias.


artículo 36. Modificaciones y transferencias presupuestarias.


a.

Contar con las instrucciones de la Dirección Ejecutiva Nacional, para desarrollar las

actividades de reprogramación de metas físicas y/o financieras requeridas por la

Institución.

b. Documentos de soporte que respaldan el desarrollo de las actividades inherentes a

la reprogramación de metas físicas y/o financieras.

c.

Cuando hay un incremento financiero y cuando se hacen transacciones

presupuestarias internas, se solicitará a la Unidad Financiera las cantidades

económicas que serán objeto de reprogramación por incremento y su respectiva

resolución.


46



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-07 12



requerimientos institucionales

02 de 04






01

Recibe instrucción por escrito de la DEN para

desarrollar las actividades de reprogramación

del POA con la resolución que especifica los

datos de la reprogramación referida y traslada.



02

Recibe copia de la instrucción y solicita a los

actores relacionados a la reprogramación

específica y apoya en el análisis del contenido

de los alcances de la reprogramación y se

requiere propuestas de metas a reprogramar.



03 Reciben solicitud y elaboran las propuestas de

las metas a reprogramar y trasladan. Dependencias del RIC

04

Recibe y analiza las propuestas de las metas a

reprogramar solicitadas:

Si es viable, dan seguimiento a las actividades

de reprogramación.

No es viable, devuelve y solicita los cambios y/o

modificaciones.



05

Integra la información de las reprogramaciones

propuestas por las Dependencias del RIC y

prepara documento preliminar y traslada.



06

Recibe la documento preliminar de la

reprogramación al POA y revisa:

Si valida y solicita los dictámenes jurídico,

técnico y de auditoría interna de las metas,

productos y subproductos a reprogramar.

No devuelve y solicita los cambios

correspondientes.



07

Recibe dictámenes jurídico, técnico y de

auditoría interna de las metas, productos y

subproductos a reprogramar y traslada a la DEN

el documento preliminar y dictámenes para su

validación.




47



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-07 12




03 de 04






08

Recibe la propuesta final de la reprogramación

al POA y dictámenes y revisa:

Si, valida y traslada para que la reprogramación

sea conocida y aprobada por el Consejo

Directivo.

No, devuelve y solicita los cambios y/o

modificaciones.


09

Recibe, conoce la reprogramación del POA y

documentos de soporte y analiza:

Si, aprueban e instruyen se notifique.

No, devuelve y solicita cambios y/o

modificaciones.

Consejo Directivo del RIC

10

Recibe certificación de la resolución de la

aprobación de la reprogramación del POA, para

oficializar la misma y continua su ejecución y

traslada.



11

Recibe y realiza las modificaciones de las metas

físicas y/o financieras en el (SNIP, SICOIN, SIPLAN

y SIGES) según sea el caso y notifica a la Unidad

Financiera que la reprogramación ha sido

realizada en los sistemas respectivos.



12 Archiva expediente que respalda el proceso de

la aprobación de la reprogramación.



FIN


48



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-07 12




04 de 04





Consejo

Directivo

del RIC

Director Ejecutivo

Nacional

Dependencias

del

RIC

Encargado de

Planificación,

Seguimiento y

Evaluación

Gerente de

Programación y

Cooperación

Internacional

01

Recibe instrucción

por escrito de la

DEN para

desarrollar las

actividades de

reprogramación

del POA y

traslada.

INICIO

04

Recibe y analiza las

propuestas de las

metas a

reprogramar.

No

Viable

Si

Revisa

06

Recibe documento

preliminar de la

reprogramación al

POA.

Si

Revisa

No

Valida y solicita

dictámenes

jurídico, técnico y

de auditoría

interna.

10

Recibe certificación

de la resolución de

la aprobación de la

reprogramación del

POA, para oficializar

la misma y continua

su ejecución y

traslada.

09

Recibe y conoce

la reprogramación

al POA.

02

Recibe instrucción

y solicita a los

actores

relacionados a la

reprogramación y

apoya en el

análisis del

contenido de los

alcances y

requiere

propuestas de

metas a

reprogramar.

Analiza

Aprueba y

notifica

05

Integra información

de las

reprogramaciones

propuestas y

prepara documento

preliminar.

08

Recibe propuesta final

de la reprogramación y

dictámenes.

Si

Si

Revisa

11

Recibe y realiza las

modificaciones de

las metas físicas y

financieras en el

SNIP,SICOIN, SIPLAN

y SIGES.

Aprueba y

Traslada a C.D.

No

No, solicita

modificaciones

03

Reciben solicitud y

elaboran propuestas

de las metas a

reprogramar.

12

Archiva

.

FIN

07

Recibe dictámenes

jurídico, técnico y

de auditoría interna

y los traslada con el

documento

preliminar.


49



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-08 09 Seguimiento y evaluación al Plan






Descripción: Indica los pasos a desarrollar para dar seguimiento y evaluación al

Plan Estratégico Institucional PEI.

Objetivo: Contar con un instrumento que defina los avances y puntos críticos a

superar para lograr alcanzar las metas del PEI.


a. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 34.

b. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,

Artículo 3.


d. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo

16.

c. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información



a.



proceder al seguimiento y evaluación al PEI.


50



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









01 Elabora o actualiza herramientas para recopilar

información a nivel de seguimiento y evaluación del

PEI y las presenta a Gerente de la GPCI.



02

Recibe y analiza las herramientas de seguimiento y

evaluación:

Si aprueba, continúa el procedimiento.

No está de acuerdo, solicita realizar las correcciones

correspondientes.



03

Elabora oficio dirigido a las dependencias del RIC

solicitando información para seguimiento y

evaluación del PEI indicando a quién deben ser

presentadas.



04 Recibe oficio de solicitud y prepara información de

avances del PEI y traslada. Dependencias del RIC

05 Recibe información de avances del PEI de las

dependencias del RIC, de acuerdo a las herramientas

establecidas, integra la información y traslada.


Evaluación / Asistente

Profesional de Planificación,


06 Recibe y analiza la información recibida y elabora el

informe de seguimiento y evaluación al PEI y traslada.





07 Recibe y analiza el informe incorporando los cambios

necesarios y traslada para su aprobación con

proyecto de oficio de entrega.



08

Recibe y analiza el informe de seguimiento y

evaluación al PEI:

Si valida, procede a firmar el oficio para entrega a la

DEN y traslada


correspondientes.



09 Recibe y entrega el informe final y lo traslada a la DEN

con su respectivo oficio y archiva



Evaluación

FIN


51



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE

















INICIO

01

Elabora o actualiza

herramientas para

recopilar información, y las

presenta a GPCI.

02

Recibe y analiza las

herramientas de

seguimiento y evaluación.

Analiza

03

Elabora oficio dirigido a

las dependencias del RIC

solicitando información

sobre seguimiento y

evaluación del PEI.

04

Recibe oficio y prepara la

información de avances.

05

Recibe la información de

avances y la integra.

06

Elabora informe de

seguimiento / o avances y

lo trasladan.07

Recibe y analiza el

informe incorporando los

cambios necesarios y

traslada.

08

Recibe y analiza el

informe de seguimiento y

evaluación.

Analiza

09

Recibe y entrega informe

final de seguimiento y

evaluación a DEN y

archiva.

FIN

No solicita

cambiosSi

Aprueba

No solicita

cambiosSi aprueba


52




Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-09 19

Programación, Ejecución y Modificación

de metas del Plan Operativo Anual (POA)

en el Sistema de Planes Institucionales

(SIPLAN)

01 de 07


Cooperación Internacional Termina en: Asistente Profesional de


Descripción: Describe las actividades a seguir para realizar los procesos de

Programación, Ejecución y Modificación necesarias del Plan Operativo

Anual.

Objetivo:


procesos de Programación, Ejecución y Modificación de metas

anuales físicas y/o financieras para dar cumplimiento a los

procedimientos normados por la ley orgánica de presupuesto y su

reglamento.




Presupuestarias


Artículo 36. Modificaciones y transferencias presupuestarias


a. Contar con las instrucciones de la DEN para desarrollar los procesos de

Programación, Ejecución y Modificación de metas físicas y/o financieras requeridas

por la institución.

b. Documentos de soporte que respaldan desarrollar los procesos para la

reprogramación de metas físicas y/o financieras


53



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-09 07 Programación de metas del Plan Operativo

Anual (POA) en SIPLAN 02 de 07





01 Recibe instrucción de la DEN para desarrollar

procesos de programación de metas del POA (Se

debe tener resolución de aprobación del Consejo Directivo).



02

Recibe instrucciones del gerente de Programación y

Cooperación Internacional para iniciar el proceso de

programación.



03

Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,

Seguimiento y Evaluación, para Ingresa información

relacionada a la programación en estado registrado

(Misión, Visión, Productos, Subproductos y Metas).


Evaluación y Asistente

Profesional de Planificación


04

Revisa y realiza cambios a la información

relacionada a la programación llegando al estado

de registrado, solicita y aprueba la información

programada.


Seguimiento y

05 Imprime comprobante de la información

programada en estado aprobado para firma.


Seguimiento y Evaluación.

06 Firma comprobante en estado aprobado para

respaldo institucional y traslada.



07 Recibe copia y lo archiva



Evaluación

FIN


54



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE












Evaluación

INICIO

01

Recibe instrucción de

DEN para desarrollar

procesos de programación

de metas del POA.

02

Recibe instrucciones para

iniciar proceso de

programación.

04

Revisa y realiza cambios a

la información ingresada,

solicita y aprueba la

información programada.

FIN



03


ingresar información

relacionada a la

programación en estado

registrado.

05

Imprime comprobante de

la información programada

en estado aprobado para

firma.

06

Firma comprobante en

estado aprobado para

respaldo institucional y

traslada.

07

Recibe copia y lo

archiva.


55



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-09 07 Modificación de metas del Plan Operativo








procesos de modificación de metas del POA (Se debe

tener resolución de aprobación del Consejo Directivo).



02

Recibe instrucciones del gerente de Programación y

Cooperación Internacional para realizar las

modificaciones necesarias.



03


Seguimiento y Evaluación, para realizar la

modificación de metas en SIPLAN llegando al estado

de registrado.





04


relacionada a la programación en estado registrado,

solicita y aprueba la información modificada.



05 Imprime comprobante de la información modificada

en estado aprobado para firma.



06 Firma el comprobante en estado aprobado para

respaldo institucional y lo traslada.



07 Recibe copia y lo archiva.



Evaluación

FIN


56



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE













Evaluación

INICIO

01



procesos de modificación

de metas del POA.

02


realizar las modificaciones

necesarias.

04


la programación, solicita y

aprueba la información

modificada.

FIN



03


realizar la modificación de

metas en SIPLAN

llegando al estado

registrado.

05


la información modificada


firma.

06



respaldo institucional.

07

Recibe y Archiva.


57



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-09 05 Ejecución de metas del Plan Operativo


Inicia en: Profesional de Seguimiento y

Evaluación y Asistente Profesional de

Planificación Seguimiento y Evaluación.


Cooperación Internacional y Encargado

de Planificación, Seguimiento y Evaluación.


01 Envía oficio solicitando el informe de ejecución. Encargado de Planificación


02


Seguimiento y Evaluación, para realizar la ejecución

de metas en SIPLAN llegando al estado de registrado. (La ejecución debe hacerse durante los primeros 10 días de cada

cuatrimestre vencido).





03


relacionada a la ejecución en estado registrado,

solicita y aprueba la información ingresada.







05 Firman comprobante en estado aprobado para






FIN


58



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE













Evaluación



INICIO

02

Recibe el oficio para

realizar la ejecución de

metas en SIPLAN.

03


la información relacionada

a la ejecución en estado

registrado, solicita y


ingresada.

FIN



04




firma.

05




01

Envía oficio solicitando el

informe de ejecución de

metas.


59



UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-10 19



en el Sistema de Contabilidad Integrada

(SICOIN)

01 de 07





Programación, Ejecución y Modificación necesarias del plan operativo

anual.

Objetivo:




procedimientos normados por la Ley Orgánica de Presupuesto y su

Reglamento.




Presupuestarias


Artículo 36. Modificaciones y Transferencias Presupuestarias

d. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.2, Contraloría

General de Cuentas




por la Institución.




60



INTERNACIONAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-10 07



en el Sistema de Contabilidad Integrada

(SICOIN)

02 de 07






01

Recibe instrucción de la DEN para desarrollar

procesos de programación de metas del POA

(Se debe tener resolución de aprobación del

Consejo Directivo).



02

Recibe instrucciones del Gerente de

Programación y Cooperación Internacional para

iniciar el proceso de programación.



03

Recibe instrucciones del Encargado de

Planificación, Seguimiento y Evaluación, para

Ingresar en SICOIN información relacionada a la

programación en estado registrado (Misión,

Visión, Productos, Subproductos y Metas).


y Evaluación y Asistente



04


relacionada a la programación llegando al

estado de registrado, solicita y aprueba la



Seguimiento y


programada en estado aprobado para firma.




respaldo institucional y lo traslada






Evaluación

FIN


61



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE



Anual (POA) en SICOIN 03 de 07









Evaluación

INICIO

01




de metas del POA.

02


iniciar proceso de

programación.

04





FIN



03


ingresar información en

SICOIN relacionada a la

programación en estado

registrado.

05

Imprime comprobante de la

información programada en

estado aprobado para firma.

06



respaldo institucional y lo

traslada.

07

Recibe copia y archiva.


62



INTERNACIONAL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE









01


procesos de modificación de metas del POA (Se

debe tener resolución de aprobación del

Consejo Directivo).



02

Recibe instrucciones del gerente de


realizar las modificaciones necesarias.



03

Recibe instrucciones del Encargado de

Planificación, Seguimiento y Evaluación, para

realizar la modificación de metas en SICOIN

llegando al estado de registrado.


y Evaluación y Asistente



04


relacionada a la programación en estado

registrado, solicita y aprueba la información

programada.




modificada en estado aprobado para firma.



06 Firman comprobante en estado aprobado para






07 Recibe copia y lo archiva. Encargado de Planificación,


FIN


63



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE













Evaluación

INICIO

01




de metas del POA.

02



necesarias.

04




modificada.



03



metas en SICOIN llegando

al estado registrado.

05




firma.

06




FIN

07



64



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE





Evaluación y Asistente Profesional de Planificación





01



de metas en SICOIN llegando al estado de registrado. (La ejecución debe hacerse durante los primeros 10 días de cada

mes vencido)





02


relacionada a la ejecución en estado registrado,

solicita y aprueba la información programada.








respaldo institucional y lo traslada.


Cooperación Internacional.




Evaluación

FIN


65



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE












Evaluación



INICIO

01

Recibe instrucción del

Encargado de


y Evaluación para realizar

la ejecución de metas en

SICOIN.

02



a la ejecución en estado

registrado, solicita y


ingresada.

FIN



03




firma.

04



respaldo institucional y

traslada.

05



66



UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPSE-11 17



en el Sistema de Información de Inversión

Pública (SNIP)

01 de 07


Cooperación Internacional. Termina en: Gerente de Programación y



Programación, Ejecución y Modificación necesarias del Plan Operativo

Anual.

Objetivo:




procedimientos normados por la Ley Orgánica de Presupuesto y su

Reglamento.




Presupuestarias


Artículo 36. Modificaciones y transferencias presupuestarias




por la Institución.




67



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE



Anual (POA) en SNIP 02 de 07




Cooperación Internacional y Encargado de

Planificación, Seguimiento y Evaluación.


01


procesos de programación de metas del POA con

relación al proyecto (Se debe tener resolución de aprobación

del Consejo Directivo).



02

Recibe instrucciones del Gerente de Programación y

Cooperación Internacional para iniciar el proceso de

programación.



03


Seguimiento y Evaluación, para ingresar información

en SNIP relacionada a la programación.





04


relacionada a la programación llegando al estado

de registrado, solicita y aprueba la información

programada.


Seguimiento y

05

Imprime boleta de solicitud de financiamiento y se

integra al documento de proyecto para su

evaluación en SEGEPLAN.



06 Recibe documento de proyecto y traslada a la DEN,

para enviarlo oficialmente a SEGEPLAN.



FIN


68



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE







Cooperación Internacional y Encargado de

Planificación, Seguimiento y Evaluación.






Evaluación

INICIO

01




de metas del POA con

relación al proyecto.

02


iniciar proceso de

programación.

04





FIN



03


ingresar información en

SNIP relacionada a la

programación.

05

Imprime boleta de solicitud

de financiamiento y se

integra al documento de

proyecto para su

evaluación en

SEGEPLAN.

06

Recibe documento de

proyecto y traslada al a

DEN para enviarlo

oficialmente a

SEGEPLAN.


69



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE











procesos de modificación de metas del proyecto (Se

debe tener resolución de aprobación del Consejo Directivo).



02

Recibe instrucciones del Gerente de Programación y

Cooperación Internacional para realizar las

modificaciones necesarias.



03


Seguimiento y Evaluación, para realizar la

modificación de metas en SNIP.





04


relacionada a la programación, solicita y aprueba la

información modificada.



05

Imprime comprobante de la información modificada,

y traslada al Gerente de Programación y

Cooperación Internacional y copia a UDAF (en caso

de modificación presupuestaria).



06 Recibe y envía comprobante de modificación física y

financiera a DEN y UDAF.



FIN


70



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE














Evaluación

INICIO

01




de metas del proyecto.

02



necesarias.

04




modificada.

FIN



03



metas en SNIP.

05



y traslada a GPCI y copia

a UDAF.

06

Recibe y envía

comprobante de

modificación física y

financiera a DEN y UDAF.


71



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE






Planificación Seguimiento y Evaluación




01



de metas en SNIP (La ejecución debe hacerse durante los

primeros 10 días de cada mes vencido).





02 Revisa y realiza cambios a la información

relacionada a la ejecución mensual.



03 Imprime comprobante de la ejecución mensual

registrada y traslada al Gerente de GPCI.



04 Recibe el comprobante de la ejecución mensual lo

firma y traslada.



05 Recibe copia y archiva.



Evaluación

FIN


72



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE






Planificación Seguimiento y Evaluación






Evaluación



INICIO

01


Encargado de


y Evaluación para realizar

la ejecución de metas en

SNIP.

02



a la ejecución mensual.

FIN



03


la ejecución mensual

registrada y traslada al

GPCI.

04

Recibe comprobante de la

ejecución mensual lo firma

y traslada.

05



73

6.2 UNIDAD COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

Esta Unidad es la responsable de desarrollar los procesos básicos para fortalecer y

consolidar el sistema de administración de tierras en el país con el andamiaje

institucional, se requiere de implementar estrategias orientadas a viabilizar la

ejecución de planes conjuntos que garanticen la contribución directa de las

instituciones en temas catastrales y registrales, en la resolución de la problemática

agraria en sus diferentes manifestaciones, entre otros temas, en esta línea la

Unidad desarrolla las siguientes acciones estratégicas.


a. Establecer relaciones de coordinación interinstitucional por medio de

convenios, cartas de entendimiento u otros instrumentos, para la realización

de las actividades de establecimiento, mantenimiento y actualización

registro-catastro, principalmente con: Registro General de la Propiedad

(RGP), Fondo de Tierras (FONTIERRA), Secretaria de Asuntos Agrarios (SAA);

Instituto Nacional de Antropología e Historia (IDAEH), Consejo Nacional de

Áreas Protegidas (CONAP), Oficina de Control de Reservas Territoriales del

Estado (OCRET), Instituto Geográfico Nacional (IGN), Municipalidades, entre

otras. Según las normas establecidas a nivel interno de la institución y en la

Ley del RIC.

b. Proponer y mantener mecanismos de coordinación y comunicación con

entidades públicas, autónomas, centralizadas, descentralizadas y privadas;

para la ejecución del proceso catastral en Guatemala, según mandatos y

disposiciones legales.

6.2.2 Procedimientos de la Unidad de Coordinación Interinstitucional

De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan tres (03)

procedimientos, y se representan de forma gráfica, a través de flujogramas, como

se indica a continuación:


74



INTERNACIONAL

UNIDAD DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.

GPCI-UCI-01 17

Aprobación y autorización de convenios y

cartas de entendimiento y otros

instrumentos suscritos para la cooperación

y coordinación Interinstitucional

01 de 05


Cooperación Internacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la

Coordinación y Cooperación

Descripción:

Indica los pasos a desarrollar para establecer la Coordinación

Interinstitucional con organismos de gobierno, autónomas,

semiautónomas, centralizadas, descentralizadas y cualquier otra

institución estatal y entidades privadas.

Objetivo: Establecer los vínculos interinstitucionales con la finalidad de realizar las

actividades de interés a través de los convenios y cartas de

entendimiento.


a

Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral: Artículo 13. Atribuciones del Consejo Directivo del RIC. Literal n), Artículo 16. Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional. Literal f), Artículo 46. Coordinación interinstitucional; Artículo 47. Coordinación con el Registro de la Propiedad para el establecimiento y

mantenimiento catastral. Artículo 49. Coordinación con el Instituto Geográfico Nacional. Artículo 50. Coordinación con las municipalidades. Artículo 51. Coordinación con el Fondo de Tierras.

Artículo 52. Coordinación para la actualización registro-catastral.

Artículo 53. Coordinación con otras entidades estatales.

Artículo 75. Acciones catastrales a realizarse por las municipalidades y por

cualquiera otra institución estatal, en vigencia de la presente Ley.


a. Directriz de la Dirección Ejecutiva Nacional.

b. Documentación de respaldo, DPI, copia de nombramiento y toma de posesión del

Director Ejecutivo Nacional del RIC.

b. Opinión o dictámenes.

c. Certificación de la resolución del punto del acta del Consejo Directivo del RIC

aprobando el convenio. FIN


75



INTERNACIONAL

UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UCI-01 17


cartas de entendimiento suscritos para la

cooperación y coordinación

Interinstitucional

02 de 05





01 Recibe por medio de oficio de la DEN la

instrucción para elaborar un Convenio o Carta

de Entendimiento Interinstitucional y lo traslada.



02

Recibe el oficio y convoca a participar a talleres

o reuniones entre el personal asignado de

ambas instituciones para elaborar y consensuar

a nivel técnico, financiero y jurídico el proyecto

de convenio y lo traslada.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

03 Recibe y revisa el proyecto de convenio o carta

de entendimiento y lo traslada. Gerente de Programación y


04

Recibe y revisa el proyecto de convenio o carta

de entendimiento: Sí, aprueba y solicita a la GPCI que requieran las

opiniones o dictámenes técnicos, financieros y

jurídicos. No, solicita ampliación de información o

modificación al proyecto.


05 Recibe e instruye que solicite las opiniones o

dictámenes técnicos, financieros y jurídicos; y lo

traslada.



06

Recibe el proyecto de convenio y solicita a

través de oficio las opiniones o dictámenes

técnicos, financieros y jurídicos, según

corresponda.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

07 Reciben y emiten opinión o dictamen respectivo

y lo traslada. Dependencias del RIC

involucradas.


76



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UCI-01 17




Interinstitucional

03 de 05





08

Recibe opinión o dictamen según corresponda y

los integra al expediente y lo traslada con el

Visto Bueno del GPCI a la Dirección Ejecutiva

Nacional para que lo eleve al Consejo Directivo.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

09 Recibe e instruye a la Secretaría General que lo

agende como punto para elevarlo al Consejo

Directivo.


Nacional

10

Aprobado el Convenio por el Consejo Directivo,

emite certificación de la resolución de

aprobación del convenio o carta de

entendimiento y la traslada.

Secretaría General

11

Recibe certificación de la resolución de lo

aprobado por el Consejo Directivo y consigna los

datos dentro del convenio o carta de

entendimiento.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

12 Reproduce 2 ejemplares del convenio o carta

de entendimiento, en original para cada uno de

los firmantes y los traslada.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

13 Recibe y convoca a los involucrados para la

firma del convenio o carta de entendimiento. Director Ejecutivo Nacional

14 Recibe convenio o carta de entendimiento

firmado y lo traslada para su reproducción en

formato PDF y lo traslada para socializarlo.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

15 Recibe y genera en formato PDF el convenio o

carta de entendimiento y lo socializa a nivel

institucional e informa.


a la Coordinación y

Cooperación


77



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UCI-01 17




Interinstitucional

04 de 05





16

Ya socializado lo traslada a la Secretaría General

mediante oficio con el visto bueno del Gerente

de la GPCI el convenido o carta de

entendimiento original para su custodia y

archivo.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

17 Archiva convenio o carta de entendimiento, la

documentación de respaldo generada.



Cooperación

FIN


78



INTERNACIONAL

UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UCI-01 17




Interinstitucional

05 de 05

Secretaria General Dependencias RIC

Profesional de

Seguimiento a la

Coordinación y

Cooperación

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

Director Ejecutivo

NacionalGerente de GPCI

01

Recibe instrucción

de la DEN para

elaborar convenio o

carta de

entendimiento.

INICIO

03

Revisa el proyecto

de convenio o carta

de entendimiento.

Si

Aprueba

Analiza

No, solicita

modificaciones

17

Archiva

.

FIN

02

Recibe oficio y

convoca a

participar a talleres

o reuniones entre el

personal asignado

de ambas

instituciones.

04

Recibe el proyecto de

convenio.

05

Recibe e instruye

que solicite las

opiniones o

dictámenes.

06

Recibe el proyecto

de convenio o carta

de entendimiento y

solicita las opiniones

o dictámenes.

07

Reciben y emiten

opinión o dictamen

respectivo.

08

Recibe opinión o

dictamen, los

integra al

expediente.

09

Recibe e instruye se

agende como

punto para elevarlo

al Consejo Directivo.

10

Emite certificación


aprobación del

convenio o carta de

entendimiento.

11

Recibe certificación


aprobación del

convenio o carta de

entendimiento.

12

Reproduce dos

ejemplares del

convenio o carta de

entendimiento para

cada uno de los

firmantes.

13

Recibe y convoca a

los involucrados

para la firma.

14

Recibe convenio o

carta de

entendimiento

firmado.

15

Recibe y genera en

formato PDF el

convenio o carta y

lo socializa.

16

Socializado el

convenio o carta de

entendimiento, lo

traslada a

Secretaria General

para su custodia.


79

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN

INTERNACIONAL UNIDAD DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UCI-02 15 Ejecución de los convenios o cartas de

entendimiento de la cooperación y

coordinación Interinstitucional 01 de 04

Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la


Descripción: Indica los pasos a desarrollar para la ejecución de los convenios o cartas

de entendimiento de la cooperación y coordinación interinstitucional.

Objetivo: Dar seguimiento y entrega de resultados de las actividades y

compromisos acordados en planes de trabajo o reuniones como

resultado de la ejecución de los convenios o cartas de entendimiento.


a

Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral: Artículo 13. Atribuciones del Consejo Directivo del RIC. Literal n), Artículo 16. Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional. Literal f), Artículo 46. Coordinación interinstitucional; Artículo 47. Coordinación con el Registro de la Propiedad para el establecimiento y

mantenimiento catastral. Artículo 49. Coordinación con el Instituto Geográfico Nacional. Artículo 50. Coordinación con las municipalidades. Artículo 51. Coordinación con el Fondo de Tierras. Artículo 52. Coordinación para la actualización registro-catastral. Artículo 53. Coordinación con otras entidades estatales. Artículo 75. Acciones catastrales a realizarse por las municipalidades y por

cualquiera otra institución estatal, en vigencia de la presente Ley.


a. Convenio o carta de entendimiento.

b. Oficio de nombramiento de los enlaces interinstitucionales.

c. Plan de trabajo consensuado por ambas instituciones.

d. Agendas, listado, ayudas de memoria e informes producto de las reuniones y

entrega de resultados. FIN


80



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL





Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la



01

Elabora el nombramiento de los enlaces del RIC

para la ejecución del convenio o Carta de

Entendimiento y lo traslada a las instituciones

involucradas y solicita el nombramiento de

enlaces externos.


02

Seguimiento a la respuesta del oficio de

nombramiento de enlaces externos con las

instituciones que suscribieron el convenio o carta

de entendimiento.

Encargada de

Coordinación

interinstitucional

03

Informa del nombramiento como enlaces

internos RIC, para que inicien con la

coordinación y ejecución del convenio o carta

de entendimiento.


04

Recibe la información del nombramiento de

enlaces e instruye a la encargada de la

Coordinación Interinstitucional, para que se

realice la coordinación de forma conjunta con

los enlaces.

Gerente de GPCI

05

Recibe la información y se comunica con los

enlaces nombrados del RIC para iniciar la

coordinación informando a los enlaces

nombrados.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

06 Reciben el correo institucional con el

nombramiento como enlace del RIC y la

convocatoria a la reunión Enlaces nombrados del RIC

07

Realiza reuniones con los involucrados para la

elaboración de la planificación de actividades

para dar cumplimiento al objetivo y

obligaciones del convenio o carta de

entendimiento.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional


81



INTERNACIONAL


Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UCI-02 15

Ejecución de los convenios o cartas de


coordinación Interinstitucional

03 de 04

Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Profesional en Seguimiento a la



08

Realiza convocatorias para realización de

reuniones o talleres de seguimiento con los enlaces

nombrados internos y externos, técnicos

responsables o personas designados involucradas

de forma periódica para verificar los avances en el

cumplimiento a las actividades o compromisos

solicitando un informe de resultados de lo actuado.

Encargada de Coordinación

Interinstitucional

09

Entrega de resultados de avances de la ejecución

de los convenios o cartas de entendimiento a la

DEN y a la GPCI.

Enlaces nombrados del RIC

10

Integración de avances de la ejecución y

cumplimiento de metas de la programación y de

la coordinación interinstitucional.


Interinstitucional

11 Recibe el informe de resultados de avances y lo

traslada.


Nacional/Gerencia de


Internacional

12 Recibe el informe e integra la documentación; y

traslada los avances.


Interinstitucional

13 Recibe y elabora oficio de entrega de informe de

avances (mensuales y cuatrimestrales) y traslada.

Profesional de Seguimiento a

la Coordinación y

Cooperación

14 Recibe e integra la información para el POA

institucional.

Encargado de la Unidad de


Evaluación

15 Archiva la documentación generada.

Profesional de Seguimiento a

la Coordinación y

Cooperación

FIN


82



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL





Profesional de

Seguimiento a la

Coordinación y

Cooperación

Encargado de

Planificación,

Seguimiento y

Evaluación

Enlaces nombrados

RIC

Encargada de la

Coordinación

Interinstitucional

Gerente de GPCIDirector Ejecutivo

Nacional

01

Elabora

nombramiento de

los enlaces RIC y lo

traslada a las

instituciones

involucradas.

INICIO

03

Informa del

nombramiento

como enlaces

internos del RIC,

para que inicien

con la coordinación

y ejecución

04

Recibe la

información del

nombramiento de

los enlaces e

instruye para la

coordinación de

forma conjunta.

05

Recibe la

información y se

comunica con los

enlaces para iniciar

la coordinación.

06

Reciben el correo

con el

nombramiento y la

convocatoria a la

reunión.

07

Realiza reuniones

con los involucrados

para la planificación

de actividades para

dar cumplimiento al

convenio o carta de

entendimiento.

08

Realiza

convocatorias para

realización de

reuniones o talleres

de seguimiento,

para verificar los

avances en el

cumplimiento de los

compromisos.

09

Entrega de

resultados de

avances de la

operativización del

convenio o carta de

entendimiento.

11

Recibe informe de

avances y lo

traslada.

12

Recibe el informe e

integra la

documentación; y

traslada.

14

Recibe e integra la

información para el

POA.

13

Recibe y elabora

oficio de entrega de

informe de avance.s

15

Archiva

FIN

02

Seguimiento a la

respuesta del oficio

de nombramiento

de enlaces externos

con las instituciones

que suscribieron

convenio o carta.

10

Integra avances de

la , ejecución y

cumplimiento de

metas de la

programación y de

la coordinación

interinstitucional..


83



INTERNACIONAL

UNIDAD DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UCI-03 05 Registro y actualización de Convenios,

Adendas y Cartas de Entendimiento 01 de 03

Inicia en: Profesional de Seguimiento a la

Coordinación y Cooperación Termina en: Profesional de Seguimiento a la


Descripción: Indica los pasos a desarrollar para registrar y mantener actualizada la

información de convenios, adendas y cartas de entendimiento.

Objetivo: Contar con una herramienta de trabajo que facilite llevar un registro y

control de los convenios, adendas y cartas de entendimiento suscritos.


a. Normas de Control Interno Gubernamental, Artículo 1.11, Contraloría General de

Cuentas.


a. Documento físico y en formato PDF de todos los convenios, adendas y cartas de

entendimiento vigentes.

b. Deberá contar con el formato de base de datos con las columnas necesaria para

vaciar la información de interés a completar, debidamente autorizado por el

Encargado de la Unidad de Coordinación Interinstitucional.

c.

La Base de datos con los registros de los convenios, adendas y cartas de

entendimiento históricos y vigentes, deberá contener como mínimo:

Número correlativo;

Tipo de documento;

Institución;

Objeto;

Fecha de suscripción;

Fecha de vencimiento;

Estado actualizado.

FIN


84



INTERNACIONAL UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL




Inicia en: Profesional de Seguimiento a la

Coordinación y Cooperación Termina en: Profesional de Seguimiento a la



01

Ingresa los datos que se consignan en la base de

datos históricos o vigentes, de conformidad a la

copia en formato PDF del convenio, adenda o

carta de entendimiento.



Cooperación

02 Actualiza los avances o logros alcanzados, de

conformidad al informe de avances mensuales y

cuatrimestrales.



Cooperación

03 Revisa y alimenta la base de datos de forma

mensual y traslada.



Cooperación

04 Recibe y revisa que la información consignada

este acorde.

Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

05 Archiva la documentación generada. Profesional de Seguimiento


Cooperación

FIN


85



INTERNACIONAL


FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL




Encargada de

Coordinación

Interinstitucional

Profesional de

Seguimiento a la

Coordinación y

Cooperación

01

Ingresa los datos

que se consignan

en la base de datos

históricos o vigentes

de conformidad al

convenio, adenda o

carta de

entendimiento.

INICIO

02

Actualiza los

avances o logros

alcanzados de

conformidad con el

informe de avances

mensuales y

cuatrimestrales.

03

Revisa y alimenta la

base de datos de

forma mensual y

traslada.

05

Archiva

FIN

04

Recibe y revisa que

la información

consignada este

acorde


86

6.3 UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS

Esta Unidad es la responsable de la generación de políticas y estrategias

institucionales derivadas del proceso catastral, el planteamiento de las mismas

será fundamental en términos de orientar con certeza y direccionalidad los

procesos que el RIC deberá desarrollar, para garantizar el cumplimiento de los

mandatos de la Ley del RIC enfocados a lograr los objetivos, misión y visión

institucional.


a. Dirigir los procesos de formulación, implementación y evaluación de

políticas públicas orientadas al fortalecimiento de los procesos de catastro,

regulación y registro, garantizando el enfoque de género y

multiculturalidad.

b. Coordinar el desarrollo de estudios e investigaciones para la generación de

políticas y estrategias en materia catastral.

c. Coordinar la formulación de las estrategias institucionales para la definición

y establecimiento de áreas catastrales.

d. Proponer las estrategias de cooperación con nuevas agencias nacionales e

internacionales.

e. Mantener canales regulares de comunicación de las estrategias a la

Dirección Ejecutiva Nacional del RIC.

6.3.2 Procedimientos de la Unidad de Políticas y Estrategias

De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan tres (03)

procedimientos, mismos que se detallan y se representan de forma gráfica, como

se indica a continuación:


87


INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPE-01 09 Identificación y priorización de Políticas y

Estrategias Catastrales 01 de 03


Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Políticas y

Estrategias

Descripción: Indica las actividades a realizar para la identificación y priorización de

políticas y estrategias catastrales orientadas a fortalecer el proceso

catastral del RIC.

Objetivo: Fortalecer a través de políticas y estrategias el proceso catastral

desarrollado por el Registro de Información Catastral de Guatemala.

Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento

a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,

Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.

b. Guía para Formulación de Políticas Públicas de SEGEPLAN. Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento

a. Contar con las directrices de la DEN, para dar inicio a la identificación y priorización

de políticas y estrategias catastrales.

b. Contar con el plan y cronograma de trabajo aprobado por el Gerente de la GPCI

para el desarrollo de los procesos de identificación y priorización de políticas y

estrategias.


88



INTERNACIONAL

UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UPE-01 09

Identificación y priorización de Políticas y

Estrategias Catastrales. 02 de 03



Termina en: Encargado de Unidad de

Políticas y Estrategias


01

Recibe directriz por escrito de la DEN para

identificar y priorizar políticas y estrategias

catastrales necesarias y traslada.



02

Recibe, analiza y propone el proceso de

identificación y priorización de Políticas y

Estrategias necesarias para fortalecer el proceso

catastral.

Encargado de Políticas y

Estrategias

03

Recibe y revisa la propuesta del proceso de

identificación de Políticas y Estrategias,

considerando las directrices de la DEN:

Si, autoriza que continúe el proceso.

No, solicita la ampliación y/o modificación de la

información.



04

Recibe la autorización y desarrolla el

diagnóstico, así como los instrumentos para

evidenciar los vacíos de Políticas y Estrategias

que se identifiquen y sean necesarias para

viabilizar los resultados del proceso catastral.


Estrategias

05 Analiza e interpreta los resultados del

diagnóstico.


Estrategias

06

Elabora informe que contiene listado de Políticas

y Estrategias priorizadas por diferentes actores

institucionales y traslada.


Estrategias

07

Recibe y analiza el informe:

Si, aprueba y traslada a la Dirección Ejecutiva

Nacional.

No, solicita la ampliación y/o cambios del

informe.



08 Recibe y analiza el informe con el listado de las

políticas y estrategias priorizadas.


Nacional

09 Archiva la documentación generada. Encargado de Políticas y

Estrategias

Fin


89



FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPE-01 09 Identificación y priorización de Políticas y

Estrategias Catastrales 03 de 03


Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Políticas y

Estrategias

Encargado de


Director Ejecutivo

NacionalGerente de GPCI

01

Recibe directriz para

identificar y priorizar

las políticas y

estrategias

catastrales.

INICIO

03

Revisa la propuesta

de políticas y

estrategias .

Si

Autoriza

Analiza

No, solicita

ampliación/

modificación

Analiza

SiNo, solicita

ampliación/

cambios

07

Recibe informe.

Aprueba y

traslada.

08

Analiza el informe

con el listado de las

políticas y

estrategias

priorizadas.

09

Archiva

FIN

05

Analiza e interpreta

los resultados del

diagnóstico.

06

Elabora informe del

listado de políticas y

estrategias.

04

Desarrolla el

diagnóstico e

instrumentos para

evidenciar los vacíos

de políticas y

estrategias.

02

Propone el proceso

de identificación y

priorización de

políticas y

estrategias.


90



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPE-02 13 Formulación de Políticas y Estrategias

Catastrales 01 de 04


Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Unidad de


Descripción: Indica las actividades a realizar para la formulación de Políticas y

Estrategias Catastrales orientadas a fortalecer el proceso catastral del

RIC.

Objetivo: Formular las políticas y estrategias enfocadas a fortalecer el proceso

catastral desarrollado por el Registro de Información Catastral de

Guatemala.





a. Contar con las directrices de la DEN, para dar inicio a la formulación de políticas y

estrategias catastrales.

b. Contar con el plan y cronograma de trabajo aprobado por el Gerente de la GPCI

para el desarrollo de los procesos de formulación de políticas y estrategias.


91



Versión 1.

CÓDIGO DEL







No.

Pasos Descripción de la actividad Responsable

01

Recibe de la Dirección Ejecutiva Nacional la

aprobación de la formulación de políticas y

estrategias identificadas y priorizadas en el informe

de diagnóstico; y traslada el mismo.



02

Recibe y desarrolla el proceso de formulación

específico de política y estrategia priorizada a

través del análisis de información institucional,

internacional y por medios de encuestas/entrevistas

a las diferentes dependencias del RIC.

Encargado de Unidad


03 Analiza e interpreta los resultados de la información

recopilada y elabora el documento de la política y

estrategia en preliminar.

Encargado de Unidad


04

Socializa las dependencias involucradas en la

ejecución de la política para validar la propuesta

preliminar de política y estrategia con los diferentes

actores que participaron en el proceso de

formulación para retroalimentar la misma.

Encargado de Unidad


05

Realiza los cambios en el documento de la política

y estrategia considerando los aportes y sugerencias

realizados durante el proceso de socialización y

traslada el mismo.

Encargado de Unidad


06

Recibe y revisa el documento de Política y

Estrategia para su análisis y aprobación: Si, valida y solicita los opiniones o dictámenes

correspondientes. No, solicita la ampliación y/o cambios al

documento.



07 Recibe las opiniones o dictámenes

correspondientes, los revisa con el Encargado de la

Unidad.



08 Realiza los cambios analizados que se consideren

necesarios y los traslada Encargado de Unidad


09 Recibe el documento de política y estrategia

formulada con sus dictámenes respectivos y la

traslada




92



Versión 1.

CÓDIGO DEL







No.

Pasos Descripción de la actividad Responsable

10

Recibe y revisa el documento de política y

estrategia formulada con sus opiniones Si, valida y lo eleva al Consejo Directivo. No, solicita los cambios y/o modificaciones al

documento.


11 Recibe la certificación de la resolución emitida por

el Consejo Directivo y la traslada para su

socialización.



12

Con base a la certificación de la resolución

emitida, traslada la política y estrategia aprobada

a la dependencia responsable de su

implementación para su respectiva divulgación y

socialización.

Encargado de Unidad


13 Archiva la documentación generada. Encargado de Unidad

Políticas y Estrategias Fin


93



FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE







Director Ejecutivo

Nacional

Encargado de

Políticas y EstrategiasGerente de GPCI

INICIO

01

Recibe la aprobación

de la formulación de

políticas y estrategias

priorizadas.

02

Desarrolla el proceso de

formulación de política

y estrategia priorizada.

03

Interpreta los resultados

y elabora el documento

de la política y

estrategia preliminar.

04

Socializa para validar la

propuesta de política y

estrategia con los

diferentes actores.

05

Realiza los cambios en

el documento con los

aportes y sugerencias

realizados.

06

Recibe el documento

de política y estrategia.

Valida y solicita

opiniones o

dictamenes

Analiza

NoSi

07

Recibe y revisa las

opiniones o dictámenes

respectivos.

08

Realiza los cambios

analizados.

09

Traslada el documento

de política y estrategia

formulada con sus

dictámenes.

Revisa

Si

Valida y lo

eleva al

Consejo

Directivo

No

10

Recibe el

documento.

11

Recibe la certificación

de la resolución emitida

por el Consejo Directivo.

12

Traslada la política y

estrategia

aprobada a la

dependencia

responsable para su

socialización.

13

Archiva

FIN


94



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPE-03 14 Evaluación de Políticas y Estrategias

institucionales vigentes en ejecución. 01 de 04

Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Encargado de Políticas y

Estrategias

Descripción: Indica las actividades a realizar para la evaluación de políticas y

estrategias.

Objetivo: Verificar a través de una evaluación que las políticas y estrategias

institucionales vigentes estén cumpliendo con el objetivo de su diseño,

implementación y ejecución.





a. Contar con las directrices de la DEN, para dar inicio a la evaluación de políticas y

estrategias catastrales ejecutadas.

b. Contar con el plan y cronograma de trabajo aprobado por el Gerente para el

desarrollo de la evaluación de políticas y estrategias.


95



INTERNACIONAL

UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS

Versión 1.

CÓDIGO DEL





Estrategias


01

Solicita proceso de evaluación de Políticas y

Estrategias en ejecución para obtener información

sobre los avances y resultados con la

implementación de las mismas.


02 Recibe la solicitud y traslada al Encargado de la

Unidad.



03

Recibe y desarrolla el proceso de evaluación de

los resultados alcanzados con la implementación

de la política y estrategia específica, y la traslada.

Encargado de Unidad de


04

Recibe y revisa el proceso de evaluación de los

resultados alcanzados con la implementación de

la política y estrategia específica:

Si, valida y traslada a la DEN para su aprobación.

No, solicita cambios y/o ampliación de

información.



05

Recibe y revisa el proceso de evaluación de los

resultados alcanzados con la implementación de

la política y estrategia específica:

Si, aprueba el proceso de evaluación y lo traslada

a Encargado de Unidad de Políticas y Estrategias.

No, solicita cambios y/o ampliación de información


06

Recibe y planifica la metodología y los

instrumentos para desarrollar el proceso de

evaluación considerando el cronograma y plan de

trabajo para desarrollar el proceso.



07 Socializa con los actores clave identificados en el

proceso de evaluación para su participación.



08

Analiza la información generada con la

implementación de la política y estrategia a

evaluar (informes, publicaciones, bases de datos,

entre otros necesarios).



09 Desarrolla el proceso de evaluación según

metodología definida.

Encargado de Unidad

Políticas y Estrategias y

equipo asignado.


96



Versión 1.

CÓDIGO DEL





Estrategias


10

Sistematiza, analiza e interpreta la información

recopilada del proceso participativo de

evaluación y genera informe preliminar de

evaluación y lo traslada.

Encargado de Unidad


11

Recibe y analiza el informe preliminar de

evaluación: Si, valida y presenta a la DEN informe de

resultados de la evaluación. No, solicita ampliaciones o sugiere cambios al

informe.



12 Recibe, revisa y aprueba el informe final de

resultados de la evaluación de política y

estrategia y traslada. Director Ejecutivo Nacional

13 Recibe y socializa el informe final de resultados

de la evaluación de política y estrategia. Gerente de Programación y


14 Archiva la documentación generada. Encargado de Políticas y

Estrategias

Fin


97



FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UPE-03 14 Evaluación de Políticas y Estrategias 04 de 04


Estrategias

Encargado de Políticas

y EstrategiasGerente de la GPCI

Director Ejecutivo

Nacional

01

Solicita proceso de

evaluación de

políticas y

estrategias en

ejecución para

obtener avances.

INICIO

02

Recibe la solicitud y

traslada.

03

Desarrolla proceso de

evaluación de resultados

alcanzados con la

implementación de la

política o estrategia.04

Recibe el proceso de


alcanzados con la

implementación de política

y estrategia.

No,

solicita

cambiosSi

Revisa

Valida y traslada

para aprobación

Revisa

Si

Aprueba

No,

solicita

cambios

05

Recibe el proceso de


alcanzados con la

implementación de política y

estrategia.

06

Recibe y planifica la

metodología y los

instrumentos para

desarrollar el proceso de

evaluación.

07

Socializa con los actores

identificados en el proceso

de evaluación.

08

Analiza la información

generada con la

implementación de la

política y estrategia.

09

Desarrolla el proceso de

evaluación según

metodología.

10

Analiza e interpreta la

información recopilada del

proceso de evaluación y

genera informe preliminar.11

Recibe el informe preliminar

de evaluación.

SiNo, solicita

ampliaciones

Valida

Revisa

12

Recibe y aprueba el informe

final de resultados de la

evaluación de política y

estrategia.13

Recibe y socializa el informe

final de resultados de la

evaluación.

14

Archiva

FIN


98

6.4 UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA

Es la responsable de la gestión y negociación de cooperación técnica y

financiera, proveniente de países cooperantes y organismos internacionales

(fuentes bilaterales y multilaterales), y canalizarla por medio de programas y

proyectos al proceso catastral.

La gestión técnica y financiera, requiere de contar con un banco validado de

proyectos y programas catastrales priorizados institucionalmente que se enfoquen

a desarrollar, fortalecer la institucionalidad y facilitar el avance del proceso

catastral; así como ampliar la cobertura nacional.


a. Identificar cooperantes internacionales que sean estratégicos para el

quehacer institucional;

b. Definir los procedimientos para la gestión técnica y financiera para

fortalecer el catastro nacional;

c. Identificar y acompañar la formulación de programas y proyectos de

cooperación técnica y financiera, hasta la inscripción en el Sistema

Nacional de Inversión Pública;

d. Propiciar la suscripción de convenios de cooperación técnica y financiera

con organismos internacionales, de modalidad reembolsable y no

reembolsable, en apoyo a las actividades priorizadas por la institución;

e. El costeo de las actividades catastrales como base para el análisis

financiero de los programas y proyectos a presentar ante fuentes nacionales

e internacionales.

6.4.2 Procedimientos de la Unidad de Gestión Técnica y Financiera

De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan cuatro (04)

procedimientos, mismos que se detallan y se representan de forma gráfica, a

través de flujogramas, como se indica a continuación:


99


INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UGTF-01 06 Identificación y mapeo de cooperantes,

nacionales e internacionales relacionados

al tema de catastro 01 de 03

Inicia en: Encargado de la Unidad de

Gestión Técnica y Financiera Termina en: Encargado de la Unidad de

Gestión Técnica y Financiera

Descripción: Indica las actividades a realizar para identificar los cooperantes

nacionales e internacionales relacionados al tema catastral.

Objetivo: Contar con un inventario actualizado de las fuentes de cooperación

con las cuales se pueden desarrollar gestiones para la búsqueda de

financiamiento de proyectos y programas relacionados al catastro.





a. Contar con las directrices del Gerente de Programación y Cooperación

Internacional, para identificación y mapeo de fuentes de cooperación técnica y

financiera reembolsable y no reembolsable.

b. Desarrollar un diagnóstico para la identificación de fuentes de cooperación

relacionados o vinculados al tema catastral.


100



Versión 1.

CÓDIGO DEL





Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y

Financiera Termina en: Encargado de Gestión Técnica

y Financiera


01 Identifica fuentes de cooperación relacionada a

catastro y proyectos catastrales. Encargado de Gestión


02

Desarrolla diagnóstico de fuentes de

cooperación para contar con información

estratégica sobre fuentes de cooperación

potenciales de apoyo al proceso catastral.

Encargado de Gestión


03 Presenta al Gerente de la GPCI el mapeo e

inventario de fuentes de cooperación para su

validación.


Técnica y Financiera.

04

Revisa y valida el mapeo de fuentes de

cooperación potenciales de apoyo al proceso

catastral:

Si, valida

No, solicita cambios



05

Una vez validado el mapeo, lo divulga a

diferentes dependencias del RIC para dar a

conocer potenciales cooperantes para gestión

técnica y financiera.



06 Archiva los documentos generados Encargado de Gestión


Fin


101



FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL






Financiera Termina en: Encargado de Gestión Técnica

y Financiera

Gerente de

Programación y

Cooperación



INICIO

01


Gerente GPCI para dar

inicio a la identificación de

los cooperantes

nacionales e

internacionales.

02

Identifica fuentes de

cooperación relacionada

al catastro y proyectos,

elaborando una matriz de

información.

03

Desarrolla el diagnóstico

de fuentes de

cooperación nacional e

internacional.

04

Recibe diagnóstico

selecciona del inventario

de fuentes de

cooperación, traslada e

instruye su divulgación.

05

Recibe y divulga a las

dependencias del RIC

para dar a conocer los

potenciales cooperantes.

FIN

Revisa

No, solicita

cambiosSi, valida

06

Archiva


102



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UGTF-02 04 Conformación del Banco de Proyectos



Gestión Técnica y Financiera Termina en: Gerente de Programación y


Descripción: Indica las actividades a realizar para conformar un banco de

proyectos catastrales a ser gestionados ante la cooperación nacional

e internacional

Objetivo: Contar con un banco de proyectos catastrales para su priorización y

gestión técnica y financiera ante la cooperación nacional e

internacional identificada.






Internacional, para identificar y priorizar proyectos para su posterior gestión ante la

cooperación técnica y financiera reembolsable y no reembolsable.

b.

Desarrollar un diagnóstico institucional que contemple el levantamiento de

información estratégica para la identificación de necesidades de proyectos a ser

gestionados ante fuentes de cooperación nacional e internacional relacionados o

vinculados al tema catastral.


103



Versión 1.

CÓDIGO DEL





Financiera Termina en: Gerente de Programación y



01

Identifica y prioriza proyectos catastrales

presentados por las diferentes dependencias del

RIC para su gestión ante la cooperación

nacional e internacional.



02 Conforma un banco (cartera) de proyectos para

su gestión ante la cooperación nacional e

internacional



03 Elabora y traslada propuesta de cartera de

proyectos catastrales para presentarla a las

diferentes fuentes financieras.



04

Revisa y valida la cartera de proyectos a

presentar a la cooperación nacional e

internacional:

Si, Valida

No, sugiere cambios



Fin


104



Versión 1.

CÓDIGO DEL







Encargado de Gestión Técnica y

Financiera



INICIO

01

Identifica y prioriza

proyectos catastrales

presentados por las

diferentes dependencias

del RIC.

02

Conforma un banco

(cartera) de proyectos para

gestión de cooperación.

03

Elabora y traslada

propuesta de cartera de

proyectos catastrales para

presentarla a las diferentes

fuentes.

04

Revisa y valida la cartera

de proyectos a presentar a

la cooperación nacional e

internacional.

FIN

Revisa

No, sugiere

cambiosSi, valida


105



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UGTF-03 13 Gestión de cooperación técnica y

financiera para la implementación y

ejecución de proyectos priorizados. 01 de 03


Cooperación Internacional Termina en: Gerente de Programación y


Descripción: Indica las actividades para gestionar cooperación técnica y financiera

de proyectos que constituyen el banco/cartera de éstos.

Objetivo: Gestionar técnica y financieramente ante la cooperación nacional e

internacional los proyectos priorizados para fortalecer el proceso

catastral.





a. Contar con proyectos factibles y directrices del Gerente de Programación y

Cooperación Internacional, para gestionar proyectos priorizados ante la

cooperación nacional e internacional.

b. Programar los procesos de gestión de proyectos ante fuentes de cooperación

nacional e internacional relacionados o vinculados al tema catastral.


106



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UGTF-03 13 Gestión de cooperación técnica y financiera

para la implementación y ejecución de

proyectos priorizados. 02 de 03



Cooperación Internacional No. Pasos Descripción de la actividad Responsable

01

Prioriza de la cartera de proyectos, los potenciales

para ser gestionados ante la cooperación nacional

o internacional, y los traslada al Encargado de

Gestión Técnica y Financiera.



02

Recibe y revisa la documentación de proyectos

priorizados de la cartera de proyectos para su

gestión ante el cooperante ad hoc (identificado

en el mapeo).



03

Solicita al cooperante ad hoc los formatos y

requisitos específicos para la presentación del

proyecto.



04 Presenta iniciativa del proyecto ante cooperante

ad hoc.



05

Recibe la propuesta institucional del proyecto y

analiza su viabilidad e informa:

Si, emite respuesta

No, solicita cambios

Cooperante

06 Recibe respuesta de gestión técnica y financiera

de proyectos.



07 Ajusta formatos y/o modelos del Proyecto y/o

Programa a requerimiento del cooperante.



08 Gestiona dictamen técnico y jurídico a lo interno

del RIC para aprobación del Consejo Directivo.



09

Presenta al DEN la documentación del proyecto

que se presentará al cooperante, para que sea

elevado para su aprobación del Consejo Directivo.



10 Analiza propuesta y eleva al Consejo Directivo

para su aprobación. Director Ejecutivo Nacional

11 Conoce y aprueba la propuesta. Consejo Directivo

12

Una vez aprobado por el Consejo Directivo,

gestiona dictamen técnico ante SEGEPLAN y

MINFIN y da seguimiento al dictamen.



13

Recibe dictamen de aprobación del proyecto y lo

presenta ante el cooperante y da seguimiento al

cumplimiento de condiciones de efectividad.



Fin


107



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UGTF-03 13 Gestión de cooperación técnica y financiera

para la implementación y ejecución de

proyectos priorizados. 03 de 03





Cooperación InternacionalCooperante

INICIO

01

Prioriza de la cartera los

potenciales proyectos a

ser gestionados y

traslada.

02

Recibe y revisa

documentación a

presentar a cooperante.

03

Solicita a cooperante

formatos y requisitos para

proyecto.

04

Presenta iniciativa de

proyecto a cooperante.

FIN


Técnica y FinancieraDirección Ejecutiva Nacional /

Consejo Directivo

05

Recibe propuesta

institucional y analiza

viabilidad.

Viable

06

Recibe aceptación y

continua con proceso de

gestión.

07

Ajusta formatos /

documentación a

requerimiento de

cooperante.

08

Gestiona dictámenes

internos para aprobación

del Consejo Directivo y

traslada a Gerente GPCI.

09

Presenta a DEN

documentación para

aprobación Consejo

Directivo.10

DEN Analiza propuesta y

eleva a Consejo Directivo.

Aprobación

12

Recibe notificación y

gestiona dictamen de

SEGEPLAN y DTP.

13

Presenta documentación y

dictámenes a cooperante.

SI

11

Consejo Directivo conoce

propuesta.

No, solicita

cambiosSi, emite

respuesta


108



Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-UGTF-04 06 Costeo de actividades catastrales 01 de 03


Gestión Técnica y Financiera Termina en: Gerente de Programación y


Descripción:

El costeo del proceso catastral permitirá la estimación del presupuesto

por fase de la actividad catastral (Análisis registral, levantamiento

predial, análisis catastral, externalización, inscripción) y determinar el

costo por predio en el proceso catastral y por fase.

Objetivo: Costeo de las actividades catastrales como base para el análisis

financiero de los proyectos a presentar ante fuentes nacionales e

internacionales.






Internacional, para el análisis financiero de proyectos para su posterior gestión ante

la cooperación técnica y financiera reembolsable y no reembolsable.

b. Definir las diferentes fases y sub-fases del proceso catastral (investigación registral,

levantamiento predial, análisis catastral, externalización, registro público).


109



Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UGTF-04 06 Costeo de actividades catastrales 02 de 03 Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y




01

Recopila y analiza la información de costos de

las fases y sub-fases del proceso catastral de las

actividades realizadas directamente por el RIC y

de los proyectos financiados por la cooperación

internacional.



02

Analiza la ejecución presupuestaria de cada

una de las unidades responsables de las fases y

sub-fases del proceso catastral y realiza la

comparación de ésta con la ejecución física.



03

Integra, en consulta con Direcciones

Municipales, Gerencias y Unidades, los

requerimientos de insumos (personal y otros)

para cada fase y sub-fase del proceso catastral.



04

Consulta a técnicos de las Direcciones

Municipales, Gerencias y Unidades responsables

de las diferentes fases y sub-fases del proceso

catastral, los resultados de los análisis.



05

Determina, con base a la retroalimentación de

los técnicos, los costos por fase y sub-fase del

proceso catastral, y los traslada al Gerente de la

GPCI para su validación.



06

Revisa y valida los costos por fase y sub-fase del

proceso catastral. Y los socializa para utilizarse

en las proyecciones financieras de proyectos y

otras actividades institucionales.



Fin


110



Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-UGTF-04 06 Costeo de actividades catastrales 03 de 03 Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y



Encargado de Gestión Técnica y

Financiera



INICIO

01

Recopila y analiza

información de costos

utilizados por RIC y

proyecto.

02

Analiza la ejecución

presupuestaria y la

compara con ejecución

física.

03

Integra, en consulta con

DMs, Gerencias y

Unidades, los

requerimientos de insumos

para cada fase y sub-fase

del proceso catastral.

06

Revisa y valida los costos;

y los socializa para

utilizarse en proyectos y

otras actividades

institucionales.

04

Consulta a técnicos de

DMs, Gerencias y

Unidades, los resultados de

los análisis de costos.

FIN

05

Determina, con base a

retroalimentación de

técnicos, los costos y los

traslada a Gerente de

GPCI para validación.


111

6.5. ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Tiene como objetivo principal desarrollar actividades de Asistente en apoyo al

Gerente y el equipo de trabajo de las Unidades, en los temas administrativos de

coordinación a lo interno y externo, así como la generación de informes para el

cumplimiento de los objetivos de la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional.

6.5.1 Principales actividades

Dentro de las funciones principales, que desarrolla la Asistente de Programación y

Cooperación Internacional, son las siguientes:

Elaborar, revisar y organizar documentos oficiales en forma física y

electrónica.

Realizar gestiones administrativas; solicitudes compras de alimentos y para

talleres y/o reuniones, requerimientos de suministros de materiales de oficina,

apoyo en el trámite de viáticos para las comisiones del personal de la

Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.

6.5.2 Descripción de los procedimientos de la Asistente de Programación y


De conformidad con las actividades, la Asistente de Programación y Cooperación

Internacional, se presentan nueve (09) procedimientos, mismos que se detallan y

se representan de forma gráfica, como se indica a continuación:


112



ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-01 05 Redacción de documentos oficiales de la

Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional 01 de 03

Inicia en: Asistente de Programación y

Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y


Descripción: Indica los pasos a seguir para la redacción de documentación oficial

emitida por la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.

Objetivo: Elaborar los documentos oficiales, solicitados por el Gerente de

Programación y Cooperación Internacional como un medio de

comunicación y respuesta a lo interno y externo de la Institución.


a. Deberá utilizar las normas correctas de redacción, archivo y correspondencia.


a. El oficio o nota, se utilizará para comunicar información específica, dirigida a una

persona.

b. El memorado o circular se utilizará para comunicar información común, a un grupo

determinado de personas con cargo institucional o dependencias.

c. Deberá utilizar la plantilla establecida por la institución, adaptándola a la Gerencia

de Programación y Cooperación Internacional en cuanto a su ubicación física y

datos referenciales.

d.

Deberá utilizar un número de referencia para identificar el documento elaborado,

de la manera siguiente:

GPCI-XXX-201X (oficio, nota, entre otros);

GPCI-XXX-201X (circular y memorando).

e.

Considerando como mínimo en la redacción de documentación oficial, lo siguiente:

Tipo de letra: Arial;

Tamaño de la letra: número 12;

Interlineado: doble espacio para todo el texto e interlineado sencillo para el

pie de página;

Márgenes: 2.54 cm. (superior, inferior, izquierdo y derecho);

Sangría marcada con el tabulador del teclado a 5 espacios.


113



ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.

CÓDIGO DEL




Internacional. 02 de 03





01 Recibe del Gerente de Programación y

Cooperación Internacional, la instrucción para

elaborar el documento oficial.

Asistente de Programación y


02 Redacta el documento y traslada al Gerente

de Programación y Cooperación Internacional

para su revisión y firma.



03

Recibe y revisa el documento: Si procede correctamente, gestiona firma del

Gerente de Programación y Cooperación

Internacional, sella y lo traslada. No procede, solicita los cambios necesarios.



04 Recibe, reproduce una copia simple y traslada

el documento oficial a donde corresponda. Asistente de Programación y


05 Archiva el documento con sello de recibido. Asistente de Programación y


Fin


114




CÓDIGO DEL




Internacional 03 de 03

Gerente de la GPCIAsistente de la GPCI

01

Recibe del Gerente

de la GPCI

instrucción para

elaborar el

documento oficial.

INICIO

02

Redacta el

documento y lo

traslada.

Analiza

No, solicita

cambios

Aprueba,

firma y sella

Si

04

Reproduce una

copia simple y

traslada el

documento oficial a

donde corresponda.

05

Archiva

.

FIN

03

Recibe y revisa el

documento.


115




Versión

1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

HOJA

No.

GPCI-ASIST-02 09 Recepción de solicitudes y entrega de suministros

de oficina 01 de

03




Descripción: Indica los pasos a seguir para la solicitud, recepción y entrega de

suministros de oficina al personal que integra la Gerencia de

Programación y Cooperación Internacional.

Objetivo: Proveer a las diferentes Unidades de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional, los suministros de oficina para la correcta

ejecución de sus actividades.


a. Cada Unidad será la responsable de solicitar los suministros de oficina que necesite

para el cumplimiento de las actividades.

b. La Asistente de Programación y Cooperación Internacional, será la responsable de

administrar los suministros de oficina para el personal de la Gerencia de


c. La Asistente de Programación y Cooperación Internacional, será la responsable de

llevar un registro de los suministros que recibe y entrega a los trabajadores de la


d. Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas. 1.2


a. El requerimiento de suministros de oficina, se realizará durante la última semana de

cada mes.


116




CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-02 09 Recepción de solicitudes y entrega de

suministros de oficina 02 de 03





01

Envía correo electrónico, solicitando

requerimiento de suministros de útiles de oficina,

a los Encargados de las Unidades de la


Internacional.



02 Recibe correo electrónico con la solicitud de

suministros y envía el requerimiento de los

mismos. Encargados de las Unidades

03

Recibe las solicitudes de suministros, consolida la

información por Unidades, verifica existencia de

los suministros y solicita a la Sección de Almacén

el complemento de suministros.



04 Recibe la solicitud de suministros e indica la

disponibilidad. Jefe de Almacén

05 Con base a la disponibilidad de suministros,

envía el pedido al Encargado de la Unidad

Administrativa para su autorización.



06 Autoriza al Jefe de Almacén el despacho de la

solicitud de suministros. Encargado de la Unidad

Administrativa

07 Despacha los suministros por medio del

formulario de salida de suministros. Jefe de Almacén

08 Recibe suministros de oficina, firma formulario y

gestiona la firma del Gerente de Programación y




09 Distribuye los suministros de útiles de oficina a

cada Encargado de Unidad y firman de

recibido.



Fin


117




FLUJOGRAMA

Versió

n 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-02 09 Recepción de solicitudes y entrega de

suministros de oficina 03 de 03

Jefe de AlmacénEncargado de la

Unidad Administrativa

Encargados de las

Unidades Asistente de la GPCI

INICIO

01

Envía correo

electrónico,

solicitando

requerimiento de

suministros de

oficina.

02

Recibe correo

electrónico y envía

el requerimiento de

suministros de

oficina.

03

Recibe las

solicitudes de

suministros,

consolida, verifica

existencia de

suministros y solicita .

06

Autoriza el

despacho de los

suministros .

05

Envía el pedido de

suministros.

04

Recibe la solicitud

de suministros e

indica la

disponibilidad.

07

Despacha los

suministros por

medio del formulario

de salida.

08

Recibe suministros

de oficina, firma

formulario y

gestiona la firma del

Gerente de la GPCI.

09

Distribuye los útiles

de oficina a cada

Encargado de

Unidad y firman de

recibido.

FIN


118




FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-03 08 Control y registro de la correspondencia

enviada por la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional 01 de 03

Inicia en: Remitente Termina en: Asistente de Programación y


Descripción: Indica las actividades para el registro y entrega de correspondencia

generada en la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.

Objetivo: Llevar el control y registro adecuado de la documentación que se genera

resultado de las actividades propias de la Gerencia de Programación y



a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de

Cuentas, numeral 1.11 Archivos.


a. La correspondencia interna que se genere, el responsable de entregarla será el

remitente, proporcionándole una copia simple de recibido a la Asistente de

Programación y Cooperación Internacional, para sus registros y controles.

b. Contar con un registro físico y digital de la correspondencia que se genera en la

Gerencia de Programación y Cooperación Internacional, que deberá tener como

mínimo los siguientes datos: correlativo, fecha, destinatario, remitente y asunto.

c. Llevar el control de la correspondencia enviada, archivando la misma de manera

física y en orden cronológico.

d. Los documentos generados para envío por correspondencia se deberán entregar en

un sobre debidamente identificado y cerrado para mantener la confidencialidad de

la misma.


119




FLUJOGRAMA

Versión

1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-03 08 Control y registro de la correspondencia enviada

por el personal la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional 02 de 03

Inicia en: Remitente Termina en: Asistente de Programación y



01 Solicita número de correlativo para generar la

correspondencia. Remitente

02

Recibe solicitud: Si es correspondencia interna: asigna número de

correlativo y continúa en el paso No. 7 Si es correspondencia para otras dependencias

del RIC u otras entidades externas: asigna

número de correlativo.



03

Traslada la correspondencia a la Asistente de


su envío, juntamente con la copia de los

documento (s) generado (s) para gestión de

firma de recibido por parte del destinatario.

Remitente

04 Recibe el documento generado y registra en el

control de correspondencia enviada. Asistente de Programación y


05 Entrega los documentos generados al

responsable de la correspondencia institucional

para la distribución respectiva.



06 Realiza las gestiones para la entrega de la

correspondencia y traslada copia del oficio

debidamente firmado por el destinatario. Unidad Administrativa

07 Recibe copia del documento debidamente

firmado de recibido y si la misma fue de envío

externo facilita una copia al remitente.



08 Archiva copia del documento recibido. Asistente de Programación y


Fin


120




FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIS-03 08 Control y registro de la correspondencia

enviada por el personal de la Gerencia de

Programación y Cooperación Internacional 03 de 03

Unidad AdministrativaAsistente de la GPCIRemitente

01

Solicita número de

correlativo para

generar

correspondencia.

INICIO

02

Recibe solicitud, si es

correspondencia

interna, continúa

paso 7. si es para

otras dependencias

del RIC o entidades

externas: asigna

correlativo.

03

Recibe número de

correlativo y

traslada para su

envío.

04

Recibe el

documento y

registra en el control

de

correspondencia.

05

Entrega los

documentos

generados al

responsable, para su

envío.

06

Realiza las gestiones

de entrega de la

correspondencia y

entrega copia de

recibido.

07

Recibe copia de

entregado.

08

Archiva

FIN


121




CÓDIGO DEL



recibida 01 de 03


Cooperación Internacional Termina en: Destinatario

Descripción: Indica las actividades para el control y registro de la correspondencia

recibida en la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional,

así como el traslado de la misma.

Objetivo: Llevar un control y registro adecuado de la documentación que ingresa

a la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.


a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de

Cuentas, numeral 1.11 Archivos.


a. La recepción de la correspondencia, únicamente la deberá realizar la Asistente de

Programación y Cooperación Internacional o la persona que designen para el

efecto, para el registro, control y traslado de la misma.

b. De acuerdo a la importancia de la correspondencia, tales como: las solicitudes de

información de carácter legal o cualquier otro documento de carácter urgente,

para el traslado correspondiente.

c. El horario de recepción de documentos será durante la jornada de trabajo

establecida.

d.

La correspondencia recibida se deberá registrar de manera electrónica, la misma

deberá tener como mínimo la siguiente información: fecha del día que se recibe,

destinatario y el nombre de la persona que elabora el documento, asunto y el

designado para atender la solicitud.


122




CÓDIGO DEL



recibida 02 de 03


Cooperación Internacional Termina en: Destinatario


01 Recibe la correspondencia, firma de recibido y

la margina. Asistente de Programación y


02 Organiza la correspondencia y registra en su

control electrónico.



03 Entrega la correspondencia al destinatario en su

lugar de trabajo.



04 Recibe la correspondencia y firma el control

físico. Destinatario

Fin


123




FLUJOGRAMA

Versión

1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-04 04 Control y registro de la correspondencia recibida 03 de 03

DestinatarioAsistente de la GPCI

01

Recibe la

correspondencia,

firma de recibido y

la margina.

INICIO

02

Organiza la

correspondencia y

registra en su control

electrónico.

03

Entrega la

correspondencia al

destinatario en su

lugar de trabajo.

04

Recibe la

correspondencia y

firma el control

físico.

FIN


124



ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓON INTERNACIONAL Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-05 09 Solicitud de compra de bienes y servicios 01 de 03




Descripción: Describe los pasos a desarrollar para la elaboración de solicitudes de

compras de bienes y servicios necesarios para la Gerencia de


Objetivo: Proveer de bienes y servicios para las actividades propias de la Gerencia

de Programación y Cooperación Internacional.

Descripción de la normativa aplicable para el cumplimiento del procedimiento

a. Manual de compras y contrataciones del RIC.

Descripción de los requisitos aplicables para el cumplimiento del procedimiento

a. Contar con la debida autorización de la partida presupuestaria extendida por la

Sección de Programación y Presupuesto de la Unidad Financiera de la Gerencia

Administrativa Financiera.

b. La solicitud de compra deberá contar con el número de correlativo de la Gerencia

de Programación y Cooperación Internacional.

c. Usar el formato establecido para solicitudes de compras, indicando la descripción de

las características del bien o servicio.

d. Adjuntar las especificaciones técnicas del bien.

e. Elaborar carta de aceptación del servicio, cuando corresponda.

f. Verificar que el bien o servicio se encuentre en el Plan de compras de la Institución.

g. Solicitar cotización a proveedores para definir el monto estimado del bien o servicio.

i. Elaborar carta de aceptación del servicio, cuando corresponda.


125




CÓDIGO DEL







01 Solicita a través del correo institucional la asignación

de partida presupuestaria para adquisición de bienes

o servicios.

Asistente de Programación

y Cooperación

Internacional

02 Recibe y asigna partida presupuestaria e informa. Jefe de Sección de

Programación y

Presupuesto

03 Recibe la partida presupuestaria y elabora la solicitud

de compra del bien o servicio.


y Cooperación

Internacional

04 Prepara la papelería de soporte: cotizaciones, listado

de participantes y agenda del evento, entre otros.


y Cooperación

Internacional

05 Gestiona la firma de autorizado del Gerente de la

GPCI en la solicitud de compra y traslada expediente

de compra a la GAF.


y Cooperación

Internacional

06 Recibe y firma la solicitud de compra del bien o

servicio.

Jefe de la Unidad de

Compras y Contrataciones

de Bienes, Servicios y

Suministros

07 Gestiona certificación de la no existencia del bien en

la Sección de Inventarios y elaborar oficio donde se

indica a quien se le cargará el bien.


y Cooperación

Internacional

08 Recibe y autoriza la solicitud de compra del bien o

servicio y traslada a la Unidad de Compras.

Sección de

Presupuesto/Gerente de la

GAF

09 Archiva los documentos generados. Asistente de Programación

y Cooperación

Internacional

FIN


126




FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL



Jefe de la Unidad de

Compras y

Contrataciones de

Bienes, Servicios y

Suministros

Jefe de Sección de

Programación y

Presupuesto

Asistente de la GPCI

01

Solicita a través del

correo la asignación

de presupuestaria

para adquisición de

bienes o servicios.

INICIO

02

Recibe y asigna

partida

presupuestaria.

03

Recibe la partida

presupuestaria y

elabora la solicitud

de compra del bien

o servicio.

04

Prepara la papelería

de soporte.

05

Gestiona la firma de

autorizado del

Gerente de la GPCI

en la solicitud de

compra.

08

Recibe y autoriza la

solicitud de compra y

traslada a la Unidad de

Compras.

09

Archiva

.

FIN

07

Gestiona

certificación de la

no existencia del

bien, emitida por la

Sección de

Inventarios y

elabora oficio

indicando a quien

se le cargará el

bien.

06

Recibe y firma de

recibido y devuelve.


127




CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-06 09 Logística para reuniones/talleres 01 de 03




Descripción: Se describen los pasos a desarrollar para la logística de reuniones/talleres

que organiza la Gerencia de Programación y Cooperación

Internacional.

Objetivo: Gestionar la autorización del uso de las instalaciones e insumos

necesarios para desarrollar las reuniones o talleres que organice la


Descripción de los requisitos aplicables para el cumplimiento del procedimiento

a. Verifica la disponibilidad de salón, indicando la fecha y hora de su utilización.

b. Usa el formato autorizado para el listado de participantes.


128




CÓDIGO DEL







01 Solicita a través del correo institucional salón para

uso de reuniones o talleres.


y Cooperación

Internacional

02 Recibe correo institucional y asigna salón para

reunión o taller e informa. Asistente de la Dirección

Ejecutiva Nacional

03 Elabora el documento de la convocatoria para los

participantes de la reunión o taller y lo traslada.


y Cooperación

Internacional

04 Recibe y firma la invitación a reunión/taller o evento

y lo traslada.

Gerente de Programación

y Cooperación

Internacional

05 Envía a los participantes la invitación de la

convocatoria en físico y/o digital a través del correo

institucional.


y Cooperación

Internacional 06 Reciben y se enteran de la invitación. Participantes

07 Solicita a través del correo institucional la instalación

de cañonera y sonido para el salón donde se llevará

a cabo la reunión o taller.


y Cooperación

Internacional

08 Lleva el registro de los participantes. Asistente de de

Programación y


09 Archiva el listado de participantes que asistieron al

evento para registro de reuniones o talleres.


y Cooperación

Internacional

FIN


129




FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL



Gerente de la GPCI ParticipantesAsistente de la DENAsistente de la GPCI

INICIO

01


correo institucional

salón para uso de

reunión o taller.

02

Recibe correo y

asigna salón para

reunión o taller e

informa.

03

Elabora el

documento de la

convocatoria para

los participantes de

la reunión o taller.

04

Recibe y firma la

invitación a la

reunión o taller.

05

Envía a los

participantes la

invitación de la

convocatoria en

físico y/o digital.

06

Reciben y se

enteran de la

invitación.

07


correo institucional

la instalación de

cañonera y sonido

para el salón.

08

Lleva el registro de

los participantes.

09

Archiva

FIN


130




CÓDIGO DEL


GPCI ASIST-07 13 Solicitud y liquidación de viáticos 01 de 04




Descripción: Se describen los pasos a seguir para la solicitud y liquidación de viáticos

de comisiones al interior del país y en el exterior, regulados en el

Reglamento de Viáticos del RIC.

Objetivo: Proveer los insumos para la realización de las diferentes comisiones de

trabajo en el interior del país.

Descripción de la norma para cumplimiento del procedimiento

a. Resolución No. 509-001-2018. Reglamento de Viáticos del Registro de Información

Catastral de Guatemala.

b. Resolución No. 540-001-201. Reforma al Reglamento de Viáticos del Registro de

Información Catastral de Guatemala.


a. Los requisitos para realizar los trámites de viáticos, nombramientos, formularios, otros

gastos conexos, factura a presentar y cuota diaria de horas contemplados, se

indican en las resoluciones indicadas en la Normativa. FIN


131




CÓDIGO DEL







01

Elabora nombramiento de comisión, para el personal

designado conforme a la instrucción del Gerente de

Programación y Cooperación Internacional. (Ver

anexo 01).


y Cooperación

Internacional

02 Gestiona la firma del Gerente de la GPCI del

nombramiento de comisión y entrega al interesado.


y Cooperación

Internacional

03 Recibe y presenta en la Sección de Tesorería el

nombramiento original y recoge formularios para el

trámite de anticipo de viáticos.

Trabajador de la Gerencia

de Programación y


04 Recibe el nombramiento y entrega los formularios de

anticipo de viático.

Responsable del Fondo de

Viáticos

05 Completa los formularios correspondientes de

anticipo de viáticos y lo traslada.


de Programación y


06 Tramita firma del Gerente de Programación y

Cooperación Internacional en el formulario de

anticipo de viáticos y lo traslada.


y Cooperación

Internacional

07 Entrega en la Sección de Tesorería el formulario

debidamente firmado para la gestión del cheque de

anticipo de viáticos.


de Programación y


08 Recibe formulario debidamente autorizado y entrega

cheque de anticipo de viáticos. Responsable del Fondo de

Viáticos

09

Realiza la comisión y presenta comprobantes de

viáticos mediante formulario V-C y formularios V-L

conforme al Reglamento de Viáticos y Gastos

Conexos y sus modificaciones y traslada para gestión

de firma.


de Programación y


10 Tramita la firma del Gerente de la GPCI en los

formularios e informe de liquidación de viáticos y

devuelve el expediente firmado.


y Cooperación

Internacional


132




CÓDIGO DEL







11

Entrega a la Sección de Tesorería el expediente de

liquidación de viáticos y traslada la copia de recibido

a la Asistente de Programación y Cooperación

Internacional.


de Programación y


12 Recibe la liquidación y firma de recibido. Responsable del Fondo de

Viáticos

13 Recibe y archiva copia de la liquidación de viáticos

para sus controles.


y Cooperación

Internacional

FIN


133




FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL



Responsable del

fondo de viáticosTrabajador de la GPCIAsistente de la GPCI

INICIO

01

Elabora

nombramiento de

comisión, para el

personal designado

por el Gerente de la

GPCI.

02

Gestiona la firma del

Gerente en el

nombramiento de

comisión y entrega

al interesado.

03

Recibe y presenta en la

Sección de Tesorería el

nombramiento y

recoge formularios para

el trámite de anticipo

de viáticos.

05

Recibe y completa los

formularios de anticipo

de viáticos y lo traslada.

06

Tramita firma del

Gerente en el

formulario de


07

Entrega en la Sección

de Tesorería el

formulario

debidamente firmado

para la gestión del

cheque de anticipo de

viáticos.

08

Recibe formulario

debidamente

autorizado y

entrega cheque de


09

Realiza la comisión y

presenta comprobantes

de viáticos mediante

formularios y traslada.

10

Tramita la firma del

Gerente en los

formularios e informe

y devuelve

expediente.

11

Entrega a la Sección de

Tesorería el expediente

de liquidación de

viáticos y traslada copia

de recibido.

13

Archiva

.

FIN

04

Recibe el

nombramiento y

entrega los

formularios de


12

Recibe la

liquidación y firma

de recibido.


134




Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-08 06

Gestiones administrativas de control interno para el

personal de la Gerencia de Programación y


01 de 03

Inicia en: El trabajador de la Gerencia de

Programación y Cooperación Internacional

Termina en: Asistente de Programación y


Descripción:

Indica las actividades a realizar respecto a las gestiones administrativas de control

interno que corresponde al personal de la Gerencia de Programación y


Objetivo:

Llevar el control interno del personal de la Gerencia de Programación y

Cooperación Internacional y brindar orientación en los trámites administrativos

respecto a vacaciones, permisos y licencias.


a. Constitución Política de la República de Guatemala articulo 102 literal i).

b. Decreto 17-48 Ley del Servicio Civil, Artículo 2. Artículo 61 numeral 4.

c. Decreto 1441 Código de Trabajo, Artículos 61 Literal o). Artículos 65 y 66. Artículos del 130 al 137

BIS.

d. Acuerdo Gubernativo 18-98 Reglamento de la Ley del Servicio Civil, Artículos del 51 al 59.

Artículos del 62 al 64.

e. Resolución del Consejo Directivo del RIC 1412-2009 Reglamento Interno de Trabajo del RIC,

Artículo 32, Licencias. Artículo 35 y 36 Vacaciones.

f. Formatos establecidos por la Coordinación de Recursos Humanos del RIC, específicos de

vacaciones, permisos y licencias.

g. Circulares emitidas por la Coordinación de Recursos Humanos que incluyan los lineamientos

de utilización y presentación de las solicitudes de permiso, vacaciones y licencias.


a.

La solicitud de permiso procede cuando el trabajador necesite ausentarse de sus

labores en determinadas horas durante la jornada de trabajo;

Toda solicitud de permiso deberá ser aprobada por el Jefe Inmediato Superior del

trabajador(a) solicitante.

b.

El trabajador(a) interesado deberá solicitar el número de días disponibles de

vacaciones por medio de correo electrónico institucional a la Sección de

Administración de Personal, con un mínimo de cinco hábiles de anticipación, antes del

día programado para gozar de las vacaciones;

El trabajador(a) deberá llenar el Formato de Solicitud de Vacaciones establecido por

la Coordinación de Recursos Humanos, debiendo firmar el mismo y solicitar la

autorización del Jefe Inmediato Superior;

Es obligación de todo trabajador(a) presentar a la Sección Administración de Personal

su solicitud de goce de vacaciones.

c.

Toda causal de licencia deberá acreditarse mediante los medios de prueba idóneos para el

efecto, según la naturaleza del supuesto que se pretenda solicitar y deberá completar el

formato de solicitud establecido por la Coordinación de Recursos Humanos, el cual deberá

contener la aprobación del (la) Jefe(a) Inmediato(a) Superior del trabajador(a).


135



INTERNACIONAL

ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN

INTERNACIONAL

Versión 1.

CÓDIGO DEL

PROCEDIMIENTO

No. DE


GPCI-ASIST-08 06

Gestiones administrativas de control interno

para el personal de la Gerencia de


Internacional.

02 de 03

Inicia en: El trabajador de la Gerencia de

Programación Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y



01

Completa el formato de solicitud a permisos,

vacaciones o licencias según corresponda y

gestiona la firma de su Jefe Inmediato y traslada.

(Ver anexo 04, 05 y 06).


de Programación y


02 Recibe y gestiona la firma del Gerente o Director

Ejecutivo Nacional, según corresponda y

devuelve el formulario al interesado.


y Cooperación

Internacional

03 Recibe y reproduce la copia del formulario y lo

entrega a la Sección de Administración de

Personal.


de Programación y


04 Recibe y procesa la solicitud de permiso,

vacaciones o licencia y notifica la aprobación

correspondiente.

Jefe de Sección de

Administración de Personal

05

Entrega copia de recibido del formulario

correspondiente con el sello de recibido por la

Sección de Administración de Personal, a la

Asistente de Programación y Cooperación

Internacional para el archivo y control.

Trabajador de la Gerencia de Programación y


06 Recibe y archiva la copia de recibido del

formulario correspondiente con toda su

documentación de soporte (si aplica).


y Cooperación

Internacional

FIN


136



INTERNACIONAL

ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN

INTERNACIONAL FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI-ASIST-08 06

Gestiones administrativas de control interno

para el personal de la Gerencia de


Internacional.

03 de 03

Jefe de Sección de

Administración de

Personal

Asistente de la GPCITrabajador de la GPCI

INICIO

01

Completa el

formulario de

solicitud a

vacaciones, permiso

o licencia y gestiona

la firma de su Jefe

Inmediato.

02

Recibe y gestiona la

firma del Gerente o

DEN según

corresponda y

devuelve.

03

Recibe y reproduce

la copia del

formulario y lo

entrega.

04

Recibe y procesa la

solicitud de

vacaciones, permiso

o licencia y notifica.

05

Entrega copia de

recibido del

formulario con el

sello de la Sección

de Administración

de Personal.

06

Archiva

FIN


137

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL


Versión

1.

CÓDIGO DEL


GPCI ASIST-09 12 Solicitud de combustible/vehículo para

comisiones al interior del país 01 de 03



Termina en: Trabajador de la Gerencia

de Programación y Cooperación

Internacional

Descripción: Se describen los pasos para solicitar combustible y/o vehículo para

comisiones de trabajo en el interior del país.

Objetivo: Contar con los insumos necesarios para llevar a cabo las comisiones

de trabajo en el interior del país.

Descripción de la norma para cumplimiento del procedimiento

a. Resolución 540-001-2019, Reglamento de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos del

RIC.

b. Formatos establecidos y lineamientos emitidos por la Gerencia Administrativa

Financiera.


a Adjuntar copia del nombramiento de comisión de trabajo, debidamente

autorizado por la autoridad competente. FIN


138




CÓDIGO DEL


GPCI ASIST-09 10 Solicitud de combustible/vehículo para comisiones

al interior del país 02 de 03


Cooperación Internacional Termina en: Trabajador de la Gerencia de

Programación y Cooperación Internacional


01 Completa el Formato RIC-CA-T-002 (Ver anexo 03, o el

que corresponda en el futuro), referente a la solicitud

de combustible y/o vehículo.


y Cooperación

Internacional

02 Reproduce una copia del nombramiento de la

comisión de trabajo, debidamente autorizado y

traslada.



03 Recibe, adjunta copia del nombramiento de

comisión al formato y tramita la firma del Gerente de



y Cooperación

Internacional

04 Recibe, revisa y firma el Formato correspondiente. Gerente de Programación

y Cooperación

Internacional

05 Reproduce una copia de la solicitud y la traslada al

trabajador interesado.


y Cooperación

Internacional

06 Recibe la solicitud y entrega en la Sección de

Transportes.


de Programación y


07 Recibe y procede con la entrega el vehículo y

cupones de combustible así como las instrucciones

de uso cupones de combustible. Jefe de Transportes

08 Recibe vehículo y cupones de combustible y verifica

que este en óptimas condiciones para su uso.


de Programación y


09 Entrega la copia de la solicitud para control interno a

la Asistente de Programación y Cooperación

Internacional.



10 Recibe y archiva los documentos generados. Asistente de Programación

y Cooperación

Internacional

FIN


139

Jefe de Transportes Gerente de la GPCITrabajador de la GPCIAsistente de la GPCI

INICIO

01

Completa el

formulario de

solicitud de

combustible y/o

vehículo.

02

Reproduce una

copia del

nombramiento de

comisión

debidamente

autorizado y

traslada.

03

Recibe y adjunta

copia del

nombramiento al

formulario y

gestiona la firma del

Gerente.

04

Recibe, revisa y

firma el formulario

correspondiente.

05

Reproduce una

copia de la solicitud

y la traslada.

06

Recibe la solicitud y

entrega en la

Sección de

Transportes.

07

Recibe y procede

con la entrega del

vehículo y cupones

de combustible y las

instrucciones de uso

de los cupones.

08

Recibe el vehículo y

cupones de

combustible y

verifica.

09

Entrega la copia de

la solicitud de

control interno.

10

Recibe y

Archiva

FIN




FLUJOGRAMA

Versión 1.

CÓDIGO DEL


GPCI ASIST-09 10 Solicitud de combustible/vehículo para

comisiones al interior del país 03 de 03


140

GLOSARIO

CGC: Contraloría General de Cuentas;

CONAP: Consejo Nacional de Áreas Protegidas;

DEN: Dirección Ejecutiva Nacional;

DTP: Dirección Técnica de Presupuesto;

FONTIERRA: Fondo de Tierras;

GAF: Gerencia Administrativa Financiera;

GPCI: Gerencia de Programación y Cooperación Internacional;

IDAEH: Instituto Nacional de Antropología e Historia;

IGN: Instituto Geográfico Nacional;

OCRET: Oficina de Control de Reservas Territoriales del Estado;

PEI: Plan Estratégico Institucional;

POA: Plan Operativo Anual;

POM: Plan Operativo Anual;

RGP: Registro General de la Propiedad;

RIC: Registro de Información Catastral de Guatemala;

SAA: Secretaria de Asuntos de Agrarios;

SEGEPLAN: Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia;

SICOIN: Sistema de Contabilidad Integrada;

SIGES: Sistema de Gestión;

SIPLAN: Sistema de Planificación;

SNIP: Sistema Nacional de Inversión Pública;

UDAF: Unidad de Administración Financiera.


141

ANEXOS


142

ANEXO No. 1

NIT: Correlativo:

NOMBRAMIENTO PARA CUMPLIMIENTO DE COMISIONES

Fecha:

Nombre del Comisionado:

Cargo:

Lugares a visitar:

Los días:

Objetivo de la Comisión:

Solicitar al encargado del Fondo de Viáticos los formularios

correspondientes y presentar su respectiva liquidación dentro de 10

días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, de

conformidad con lo establecido en el Reglamento de Viáticos de la

Institución.

Firma y Sello

Persona que emite el nombramiento

C.C. Recursos Humanos


143

ANEXO No. 2

Formato RIC-CA-T-002

Solicitud de vehículo para Comisiones Externas/Departamentales

Gerencia solicitante Responsable

De la comisión

Número

telefónico

Número de

acompañantes

Lugar y fecha:

Descripción de la comisión:

Fecha y hora de salida:

Fecha y hora de entrada:

Nota: Se requiere únicamente combustible

ITINERARIO DE LA COMISIÓN

No. De A Km. Actividad

____________________________ __________________________________

Gerente de Programación y Director Ejecutivo Nacional del RIC



144

ANEXO No. 3

Autorización de salida del vehículo

Uso Exclusivo de Transportes

Responsable de la comisión:____________________________________________

Vehículo asignado:___________________________________________________

Hora de salida:____________________ Hora de ingreso:______________________

Kilometraje Inicial: Final: Recorrido:

Inicial: Final:

Se entregaron cupones de combustible: Si: No: Cuantos:

Observaciones:______________________________________________________

________________________________________________

Nombre y firma de quien autoriza la salida del vehículo

Combustible:


145

ANEXO No. 4


146

ANEXO No. 5


147

ANEXO No. 6

manual de normas y · 2020-01-03 · manual de normas y procedimientos de la gerencia de...

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