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BASES PARA LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DEL ACERVO NORMATIVO

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V. Subdirección de Administración y Finanzas

Gerencia de Control Financiero

Manual de Normas y Procedimientos de Tesorería

Noviembre de 2004

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FONATUR-BMO, S.A. de C.V. Subdirección de Administración y Finanzas


Í N D I C E

PÁGINA

I. Presentación ......................................................................................................................5

II. Objetivos ...........................................................................................................................6

III. Marco jurídico...................................................................................................................7

Políticas de Tesorería ............................................................................................................8

IV. Disposiciones Generales ..................................................................................................8

V. Operación de las Cajas .....................................................................................................8

Disposiciones de Seguridad...................................................................................................9

Disposiciones para los ingresos .............................................................................................9

Disposiciones para los egresos............................................................................................10

Disposiciones para el control ...............................................................................................11

VI. Integración de los fondos revolventes del corporativo y sucursales..................................11

VII. Radicación de recursos financieros a sucursales............................................................13

VIII. Transferencia de los recursos captados en las sucursales al corporativo .......................14

IX. Inversión de remanentes de disponibilidades financieras.................................................15

X. Gastos a comprobar ........................................................................................................16

XI. Registro y control de pagos ............................................................................................17

Documentos e información básica para registro y pago. .......................................................17

Plazo, días y horarios para la recepción de documentos y pago de compromisos. ................18

Responsables para gestionar registro y cobro. .....................................................................19

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Modificaciones a los compromisos. ......................................................................................19

Sanciones a proveedores o contratistas. ..............................................................................20

Improcedencia y suspensión de pagos.................................................................................20

Responsabilidades de las áreas...........................................................................................21

Facultades para autorización. ..............................................................................................21

Adquisiciones, arrendamientos y servicios. ..........................................................................21

Contratos de obra y servicios relacionados...........................................................................22

Amortización de anticipos. ...................................................................................................24

XII. Gastos de viaje..............................................................................................................25

Transporte terrestre .............................................................................................................26

Comprobaciones de Gastos de viaje ....................................................................................28

XIII. INVERSIÓN DE REMANENTES DE DISPONIBILIDADES FINANCIERAS ....................30

XIV. RADICACIÓN DE RECURSOS A SUCURSALES.........................................................34

XV. GASTOS DE VIAJE ......................................................................................................37

COMISIONADO...................................................................................................................39

XVI. GASTOS A COMPROBAR...........................................................................................44

XVII. INTEGRACIÓN DE LOS FONDOS REVOLVENTES DEL CORPORATIVO Y

SUCURSALES ....................................................................................................................48

XVIII. Solicitud de cheque....................................................................................................55

XIX. Recibos de ingresos.....................................................................................................57

XX. Flujo diario ....................................................................................................................59

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XXI. Conciliaciones..............................................................................................................61

XXII. Arqueo de caja............................................................................................................63

XXIII. Relación de gastos.....................................................................................................67

XXIV. Contrarecibo..............................................................................................................69

XXV. Conciliación flujo de Efectivo-Bancos ..........................................................................71

XXVI. Relación de cheques en transito.................................................................................73

XXVII. Posición Financiera...................................................................................................75

XXVIII. Inversiones ..............................................................................................................77

XXIX. Recibo de resguardo del fondo revolvente..................................................................79

XXX. Requerimientos de efectivo .........................................................................................82

XXXI. Devengado no pagado...............................................................................................84

XXXII. Solicitud de gastos de viaje .......................................................................................86

XXXIII. Comprobación de gastos de viaje.............................................................................88

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I. Presentación FONATUR-BMO, S.A. de C.V., es una entidad de participación estatal mayoritaria sujeta a las Leyes y Reglamentos aplicables a las entidades paraestatales, por lo que se emiten los presentes lineamientos y procedimientos como base para determinar la forma en la que se aplicará la normatividad gubernamental a la operación de esta entidad. El presente manual determina la forma en que se manejarán los recursos financieros de esta entidad, los requisitos y pasos necesarios para disponer de los mismos y los requisitos que debe contener la documentación soporte.

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II. Objetivos Garantizar que los ingresos captados a través de la cobranza a clientes locales, venta de bienes muebles, recuperaciones por llamadas telefónicas personales, venta de bases de licitaciones o cualquier otro ingreso captado en las Sucursales, sean transferidos en forma ágil y oportuna a la cuenta concentradora del corporativo. Garantizar que los compromisos de pago adquiridos por las Sucursales tengan congruencia con los programas de mantenimiento y servicio requeridos por los clientes, y que sean cubiertos en forma y tiempo a los proveedores o prestadores de servicios. Definir las guías de actuación para garantizar que el registro, liberación y comprobación de los pagos a cargo de FONATUR-BMO, S.A. de C.V., se efectúen con oportunidad y apegados a los requisitos administrativos, fiscales y legales establecidos en los ordenamientos correspondientes a la materia. Optimizar los rendimientos en la inversión de remanentes y disponibilidades de FONATUR-BMO dentro del marco jurídico aplicable.

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III. Marco jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley Federal de las Entidades Paraestatales Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Ley General de Deuda Pública Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley de Servicio de Tesorería de la Federación y su Reglamento Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Impuesto al Valor Agregado Código Fiscal de la Federación Código de Comercio Código Civil Federal Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Acta Constitutiva No. 46403 de FONATUR-BMO, S.A. de C.V., de fecha 21 de julio de 1976. Acta Constitutiva No. 24646 de fecha 16 de octubre de 1985, en lo que se transformó a Sociedad Anónima de Capital Variable. Acta Constitutiva No. 10572 de fecha 26 de marzo de 1992, en lo que se modificó la cláusula vigésima quinta de los estatutos. Acta Constitutiva No. 73170 de fecha 28 de agosto de 1995, en la que se reformó la cláusula quinta de los estatutos. (Inclusión de la Administración Portuaria Integral). Acta No. 95404 de fecha 26 de octubre de 2000, en la que se reformó la cláusula cuarta de los estatutos. Acta No. 98485 de fecha 11 de diciembre de 2002, mediante la cual se cambió la denominación a FONATUR-BMO Acuerdo por el que se emite el Clasificador por Objeto del Gasto Oficio circular UCEGP/310/264V/2002 relativo a viáticos y pasajes Manual de Organización de FONATUR-BMO, S.A. de C.V.

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Políticas de Tesorería IV. Disposiciones Generales 1. Para los efectos de estas Normas y Políticas se denominará: I. "FONATUR-BMO", a FONATUR-BMO, S.A. de C.V. II. “Sucursales”, a las sucursales de Cancún, Huatulco, Ixtapa, Los Cabos, Loreto,

México, API San Lucas, API Huatulco, y cualquier otra unidad de negocio de FONATUR-BMO.

III. “SHCP”, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

MN-F-DT-01 V. Operación de las Cajas 2. Las Cajas, tanto en el Corporativo como en las Sucursales, serán las únicas autorizadas

para recibir ingresos y efectuar pagos, salvo lo especificado en la política de fondos revolventes.

3. Las ventanillas de las Cajas permanecerán abiertas de 8:00 a 13:00 hrs., para pago a

proveedores y de 8:00 a 14:30 hrs. y de 16:00 a 18:00 hrs. para pago de nómina. El cajero no abandonará la Caja durante este horario. El fondo de caja únicamente se usará para operaciones inherentes a FONATUR-BMO.

4. En caso de ausencia del Cajero, el Gerente de Control Financiero o los Gerentes

Administrativos en las Sucursales procederán a abrir la caja en presencia de dos servidores públicos que fungirán como testigos y se practicará un arqueo de los fondos y documentos existentes, elaborando acta circunstanciada del hecho.

5. Para los casos en que la operación requiera que los pagos se realicen en campo, los

Gerentes Generales, siendo responsables solidarios, podrán nombrar cajeros habilitados para presentarse en caja a recoger los pagos del personal asignado a una obra determinada, firmando la relación correspondiente, y entregando los recibos en caja y los recursos que no hubieran sido entregados a más tardar el siguiente día hábil al que los recibió. Es responsabilidad del cajero habilitado que las personas que reciban los pagos y firman los recibos correspondan con el beneficiario que se indica en la nómina.

F-DT-OC-08

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6. Para aquellos casos en que el personal requiera depositar en guarda cualquier tipo de

valores institucionales en la Caja, éstos deberán entregarse al Cajero en un sobre sellado y firmado, indicando el contenido, valores y tiempo de guarda del mismo, que no excederá de 30 (treinta) días.

7. Únicamente se permitirá el acceso a la Caja al personal que pertenezca a esta área o a

aquellos trabajadores que por alguna causa justificada requieran entrar a la misma, en cuyo caso se deberá contar previamente con la autorización del Gerente de Control Financiero o de los Gerentes Administrativos en las Sucursales.

8. El Cajero deberá realizar el corte de caja diario. 9. El Gerente de Control Financiero o los Gerentes Administrativos en las Sucursales

guardarán en sobre (s) cerrado (s) y sellado (s) la (s) combinación (es) de las caja (s) fuerte (s) ubicada (s) en el área de Caja, para que en caso de urgencia se proceda a abrir cualquiera de la (s) caja (s) fuerte (s), con orden expresa de la Subdirección de Administración y Finanzas y Gerencias Generales en las Sucursales. En estos casos el Gerente de Control Financiero o los Gerentes Administrativos en las Sucursales elaborarán una cédula de ajuste al corte inmediato anterior del Cajero cuya caja se haya abierto, la cual será recibida de conformidad por éste. F-DT-OC-05

Disposiciones de Seguridad 10. El Cajero tendrá asignada cuando menos una caja fuerte, con el fin de proteger el efectivo

documentos y valores que maneje. 11. La combinación de la (s) caja (s) fuerte (s) únicamente la (s) conocerá el Cajero, o el

responsable de la caja fuerte de que se trate. Cada combinación se firmará y guardará en un sobre cerrado, mismos que quedarán bajo el resguardo del Gerente de Control Financiero o los Gerentes Administrativos en las Sucursales.

12. Se procurará mantener vigilancia especial por parte del personal de seguridad al menos en

el horario de labores. Disposiciones para los ingresos 13. Los recibos por ingresos serán preimpresos, foliados y expedidos en forma consecutiva. F-DT-OC-02 14. La Caja será la única responsable del control de los recibos.

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15. Sólo serán válidos los recibos que lleven el sello fechado, nombre y firma del Cajero. 16. Cuando sea necesario cancelar un recibo, se sellará con la leyenda de “CANCELADO”

tanto el original como las copias; y serán archivados en el consecutivo de recibos. 17. Todos los ingresos que se reciban en la Caja se depositarán en la cuenta concentradora

del corporativo, a más tardar el día siguiente hábil de haber sido recibidos. 18. Solamente se recibirán cheques expedidos a nombre de “FONATUR-BMO, S.A. de C.V.” Disposiciones para los egresos 19. La Caja tendrá asignado un fondo revolvente para los pagos que se requieran efectuar en

efectivo, el monto máximo autorizado para pagos de este fondo es de $2,000.00. 20. Las cuentas de cheques para pago en el corporativo serán mancomunadas con

combinaciones AA y AB, de acuerdo a la siguiente disposición: Firma “A” Director General Subdirector de Administración y Finanzas Gerente de Control Financiero Firma “B” Gerente de Administración Responsable de la Caja 21. Las cuentas de cheques para pago en las Sucursales serán mancomunadas con

combinaciones AA y AB, de acuerdo a la siguiente disposición: Firma “A” Gerente General Gerente o Jefe Administrativo Firma “B” Gerente de Operaciones Responsable de la Caja 22. No se expedirán cheques al portador o en blanco. Todos los cheques se expedirán a

nombre del beneficiario y con la leyenda de “PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO”, excepto aquellos casos que permita la Ley del Impuesto Sobre la Renta y demás disposiciones fiscales vigentes.

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23. Todos los cheques cancelados se inutilizarán y se les pondrá la leyenda de

“CANCELADO”, posteriormente se entregarán al Departamento de Contabilidad o áreas homólogas en las Sucursales por cuenta y orden consecutivo para su guarda, custodia y registro contable.

24. Los cheques que no sean expedidos a través de un Sistema de Cómputo se protegerán

con la máquina protectora. Disposiciones para el control 25. Únicamente se pagarán aquellos documentos que cumplan con las políticas y

procedimientos vigentes. 26. La Subdirección de Administración y Finanzas, los Gerentes Generales en las Sucursales

o las Gerencias de Control Financiero y Administrativas, serán los únicos servidores públicos que podrán autorizar gastos a comprobar para pagos urgentes y será responsabilidad del servidor público que los reciba, realizar el pago y presentar la documentación comprobatoria, de acuerdo a la política “Gastos a Comprobar”.

27. Diariamente se efectuarán cortes a las Cuentas Bancarias y a los Fondo(s) Revolvente(s)

por el Cajero, en el formato de flujo diario. F-DT-OC-03 28. Todos los movimientos que realice el cajero estarán amparados por la respectiva Póliza

Contable y por la documentación original soporte, siendo éstos los siguientes:

• Requisición ARM-AA-03 • Solicitud de cheque F-DT-OC-01 • Factura original, en caso de bienes muebles e inmuebles la factura estará bajo

resguardo de Recursos Materiales • Suficiencia presupuestal con la firma y sello del responsable del área presupuestal • Póliza de egresos firmada.

29. Una vez cubiertos los pagos a los interesados, se sellará la documentación con el sello de

“PAGADO”, debiendo enviarla el mismo día al área de contabilidad para su registro, guarda y custodia.

MN-F-DT-02 VI. Integración de los fondos revolventes del corporativo y sucursales 30. La Subdirección de Administración y Finanzas y las Gerencias Generales en las

Sucursales constituirán Fondos Revolventes para atender los compromisos que se

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generen por concepto de gasto corriente, los cuales tendrán vigencia del 1º de enero al 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal y quedarán finiquitados antes del 31 de diciembre de cada año e iniciarán las gestiones para su reconformación.

Los fondos revolventes se integrarán previa autorización del Subdirector de Administración y Finanzas y los Gerentes Generales en las Sucursales, la primera semana de cada año.

En las sucursales, los Gerentes Generales, conjuntamente con los Gerentes Administrativos, fijarán los montos para asignar el fondo revolvente de acuerdo a las necesidades reales de operación, con previa autorización de Subdirección de Administración y Finanzas.

31. Una vez requisitado el original del (o los) Recibo (s) de Resguardo (s), se enviará (n) a la Subdirección de Administración y Finanzas para su autorización, mismo (s) que será (n) devuelto (s) a cada Sucursal para su debido archivo.

32. El manejo y administración de los fondos revolventes quedarán bajo la responsabilidad de

los titulares de las áreas, quienes designarán por escrito un responsable operativo del manejo del fondo revolvente, quien será la persona que conjuntamente con el titular del área firme el recibo de Resguardo. Los fondos revolventes únicamente se utilizarán para operaciones inherentes a FONATUR-BMO.

F-DT-FR-01 33. El responsable operativo del fondo revolvente verificará que los documentos

comprobatorios del gasto tengan suficiencia presupuestal y cumplan con los requisitos fiscales, legales y administrativos necesarios.

34. La autorización de las solicitudes de reembolso serán firmadas por el titular del área que

tenga a su cargo el fondo revolvente. 35. Las solicitudes de reembolso de los fondos revolventes serán elaboradas tantas veces

como sea necesario, de acuerdo a los requerimientos propios de las áreas, al presupuesto asignado autorizado y a los horarios establecidos por la Caja.

36. Las facturas generadas por requisiciones de compra u órdenes de servicios menores,

serán autorizadas por el Subdirector de Administración y Finanzas o los Gerentes de Área en el corporativo o por los Gerentes Generales en las Sucursales.

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37. Las solicitudes de reembolso del fondo revolvente se presentarán anexas a los

documentos comprobatorios originales, así como de los formatos siguientes: Relación de gastos F-DT-OC-06 Documento generador del compromiso (orden de servicio o pedido)

ARM-AA-04

38. Las notas o facturas del gasto contarán con suficiencia presupuestal y cumplir con los requisitos fiscales vigentes que marca la Ley del Impuesto Sobre la Renta y el Código Fiscal de la Federación y demás disposiciones fiscales vigentes. La Gerencia de Control Financiero informará oportunamente y por escrito a las Sucursales, de los cambios que haya en los requisitos fiscales que deban reunir los comprobantes.

39. La Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, a

través de las áreas de Control Financiero, revisarán la correcta integración de los gastos, verificando que estén debidamente documentados y requisitados para proceder a su reembolso, previa verificación de la disponibilidad presupuestal.

40. El Subdirector de Operaciones informará con 5 días de anticipación y por escrito a la

Subdirección de Administración y Finanzas en caso de alta o cambio del titular responsable o de algún responsable operativo de los fondos revolventes, éstos deberán finiquitarse en efectivo o en documentos comprobatorios del gasto, en la fecha en que se haga el cambio, debiendo elaborar un nuevo recibo de Resguardo del servidor público a quien se le designe o nombre responsable operativo del mismo.

41. Los Gerentes Generales del Corporativo y Sucursales, la Gerencia de Control Financiero o

las Gerencias Administrativas en las Sucursales, a través de las áreas de Control Financiero, realizarán, cuando así lo consideren conveniente, arqueos a cualquiera de los fondos revolventes establecidos. En el caso de APIS los arqueos se realizarán en el formato establecido en los Manuales de Normas y Procedimientos de las Administraciones Portuarias Integrales.

MN-F-DT-03 VII. Radicación de recursos financieros a sucursales 42. Las Gerencias Administrativas de las Sucursales elaborarán su Requerimiento de Efectivo

por capítulo de gasto de administración y costo de operación, soportado con la Relación semanal del Devengado no pagado emitida por el sistema presupuestal, de acuerdo a las necesidades reales de operación y a trabajos ejecutados de los cuales se cuente físicamente con las facturas originales.

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43. Los Requerimientos de Efectivo y el Devengado no pagado debidamente firmadas por los

servidores públicos en los apartados de elaboró, Cajero; revisó, Gerente Administrativo; y autorizó, Gerente General; serán enviados por fax o correo interno a la Gerencia de Control Financiero del corporativo, los días lunes de cada semana, mismos que comprenderán los compromisos adquiridos en la semana anterior.

44. Los formatos que deben acompañar los Requerimientos de Efectivo, F-DT-RR-01, son:

Devengado no pagado F-DT-RR-02

Flujo diario de los movimientos de bancos F-DT-OC-03 45. Los recursos para el pago de las nóminas e impuestos serán radicados a las Sucursales el

día que corresponda el pago al fisco, a los trabajadores o a la empresa de traslado de valores.

46. Los Requerimientos de Efectivo se deben realizar por contrato y actividad institucional,

verificando que se tenga suficiencia presupuestal en las partidas correspondientes antes de comprometer recursos.

47. Los recursos solicitados por las Sucursales y no radicados en esa semana por la Gerencia

de Control Financiero del corporativo, se incluirán en el Flujo de Caja y en la Relación de Compromisos Pendientes de Pago de la semana siguiente, especificándose claramente.

En este caso, una vez radicados los recursos, las Sucursales darán prioridad de pago a los proveedores o prestadores de servicios con mayor antigüedad de adeudo.

48. Cuando por necesidades urgentes se utilicen los recursos para un pago no programado en el flujo semanal, se informará el destino de dichos recursos en el flujo de la siguiente semana, anexando la relación de los pagos realizados, solicitando nuevamente los recursos para los pagos que se pospusieron y cuidando en todo momento las disponibilidades presupuestales. Este tipo de movimientos no debe ser recurrente.

MN-F-DT-04

VIII. Transferencia de los recursos captados en las sucursales al corporativo 49. Es responsabilidad de los Gerentes Administrativos de las Sucursales la salvaguarda y

manejo de los ingresos captados, desde su recepción hasta su transferencia a la cuenta bancaria concentradora del corporativo.

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50. Todos los cobros que se reciban deben depositarse en la cuenta concentradora de

ingresos del corporativo. En el caso de que las cuentas establecidas en las Sucursales reciban un ingreso, éste deberá depositarse en la cuenta de cheques del corporativo a más tardar al día hábil siguiente de su recepción.

51. Los remanentes de las remesas que envía la Gerencia de Control Financiero del

corporativo a las Sucursales cuando no sean utilizados, deberán ser reintegrados depositándose en la cuenta de cheques concentradora del corporativo al día hábil siguiente a su recepción, salvo que el beneficiario de los recursos no se haya presentado a realizar el cobro del cheque, en cuyo caso se conservarán los recursos en la sucursal.

52. En forma inmediata y posterior a los depósitos efectuados, el Gerente Administrativo de

cada Sucursal deberá dar aviso a la Gerencia de Control Financiero del corporativo, notificando vía fax o mediante correo electrónico el importe del (los) depósito (s); asimismo, deberá anexar copia de la documentación siguiente:

• Fichas de depósito • Póliza contable

53. La documentación original de los conceptos arriba mencionados, deberá ser resguardada

por el área contable de cada Sucursal. MN-F-DT-05

IX. Inversión de remanentes de disponibilidades financieras 54. FONATUR-BMO, a través de la Gerencia de Control Financiero, determinará la posición

financiera con base en los saldos existentes al corte de la jornada diaria de las cuentas bancarias de cheques y de inversión. F-DT-OC-03

55. Las disponibilidades financieras que excedan los requerimientos diarios de FONATUR-

BMO deberán cubrir una inversión obligatoria no menor de un 50% (cincuenta por ciento) en Valores Gubernamentales y podrá invertir un monto no mayor del 50% (cincuenta por ciento) en Instrumentos Bancarios en los que se obtengan los máximos rendimientos para FONATUR-BMO.

56. A la Gerencia de Control Financiero y en general a todo servidor público que dentro de sus

funciones realice operaciones bancarias, se les prohíbe invertir o adquirir instrumentos de tipo bursátil con los recursos de las disponibilidades financieras de FONATUR-BMO.

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57. Los reportes diarios de las disponibilidades financieras, así como los reportes mensuales,

deberán ser entregados oportunamente por el Cajero en el corporativo y por los Gerentes Administrativos en sucursales a la Gerencia de Control Financiero.

58. Al término de cada semana se deben conciliar las cuentas de bancos e inversiones con el

Flujo diario. F-DT-OC-03 59. FONATUR-BMO instruirá a las Instituciones Financieras para que en forma mensual y

dentro de los primeros cinco días hábiles siguientes al cierre del mes correspondiente, envíen a la Dirección General de Planeación Hacendaría de la SHCP los estados de cuenta mensuales de las diferentes operaciones efectuadas durante el mes.

MN-F-DT-06 X. Gastos a comprobar 60. Se autorizarán gastos a comprobar para las áreas que de acuerdo con sus funciones,

tengan que efectuar compras imprevistas o urgentes y que se justifiquen plenamente, tales como: reparaciones, adaptación o reacondicionamiento de lugares para reuniones de trabajo, alquiler de equipos especiales, publicaciones en medios de difusión, trámites legales, fiscales y aquellas con entidades federales, estatales y municipales, en los cuales se desconozcan las cifras exactas a pagar. Gastos que no requerirán por su urgencia y características de un contrato o pedido entre FONATUR-BMO y un tercero, que por el momento no sea el justificante del compromiso a adquirir.

61. No se autorizarán por este concepto gastos de carácter personal. El monto máximo para

gastos a comprobar es de $ 25,000.00, y únicamente con autorización escrita del Director General, Subdirectores o de los Gerentes Generales del Corporativo se podrá rebasar este monto.

62. Los servidores públicos que podrán autorizar gastos a comprobar, serán los que por

función les correspondan las operaciones citadas en el numeral 60.

Director General Subdirectores Gerentes Generales Gerentes

63. En la solicitud de cheque por gastos a comprobar, se indicará la fecha en la que se deberá

realizar la comprobación de los gastos, la cual no podrá exceder de 10 días hábiles contados a partir de la recepción del importe solicitado. F-DT-OC-01

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64. En los casos de aquellos gastos que por el tipo de función se requiera de un plazo mayor

para la comprobación, éste se fijará de común acuerdo entre el solicitante y la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, fecha que quedará establecida en la solicitud, teniendo un máximo de 20 días hábiles, con firma de visto bueno de los servidores públicos correspondientes. Solamente con autorización expresa del Subdirector de Administración y Finanzas podrá duplicarse dicho plazo.

65. Las comprobaciones que no se presenten en el período estipulado, se les cargará la tasa

de interés que establece el artículo 362 del código de comercio o el CPP, la que sea superior, más el IVA correspondiente por los intereses generados.

66. El monto máximo en cada factura de la comprobación es de $2,000.00, en caso de que el

gasto exceda este límite se debe realizar mediante el procedimiento establecido en el Manual de Normas sobre Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de FONATUR-BMO.

67. Todas las comprobaciones autorizadas deberán contener anexos las facturas y

documentos generadores del compromiso debidamente requisitados, con la autorización presupuestal correspondiente y de acuerdo al procedimiento establecido en el Manual de Normas de Presupuestarias. F-DT-OC-06

68. Los comprobantes de los gastos efectuados, deberán contener, cada uno de ellos, la firma

del responsable de la comprobación y del servidor público que autoriza los gastos, así como cumplir con los requisitos fiscales establecidos en las disposiciones fiscales vigentes.

69. Para los casos en que no se cumpla en tiempo con las comprobaciones de gastos, se

informará a la Gerencia que haya emitido la autorización, y a la Gerencia de Administración o Gerencias Administrativas en Sucursales, para la recuperación de los gastos no comprobados e intereses en su caso, en efectivo o vía nómina, atendiendo a lo establecido en la Ley Federal de Trabajo.

MN-F-DT-07

XI. Registro y control de pagos Documentos e información básica para registro y pago. 70. Para que proceda el registro de un compromiso de pago, la documentación requerida es la

siguiente: Original del documento que generó el compromiso de pago ARM-AA-04

Solicitud de cheque con las firmas de autorización correspondientes F-DT-OC-01

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Asignación y autorización presupuestal definitiva. Copia de la(s) fianza(s) que en su caso corresponda(n).

71. La solicitud de cheque y el pedido, deberán contener y estar soportado con la información

siguiente: Nombre del beneficiario.

Concepto del pago.

Fecha de formalización del compromiso de pago.

Importe total del monto comprometido.

Fechas y forma de pago, (sea del importe total o del (los) anticipo(s) que se hayan

contratado o convenido).

Fechas de entrega de los bienes o servicios contratados.

Condiciones pactadas.

Retenciones y penas por incumplimiento.

Fianzas que deban ser cubiertas.

72. Para efectos de pago, la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas

en las Sucursales expedirán un contra-recibo, el cual será entregado al área generadora del gasto contra la presentación de los requisitos establecidos en los dos numerales anteriores y de la siguiente documentación: F-DT-OC-07

Factura o recibo que contenga los requisitos fiscales de ley y administrativos.

Constancia de recepción del bien o servicio contratado.

73. La expedición del contra-recibo implica la recepción de la documentación del proveedor o

contratista para su revisión y no representa la obligatoriedad del pago, en caso de que algún documento faltara o no llenara los requisitos establecidos. Sólo se entregarán cheques con la firma de autorización en los contra-recibos de la persona designada por los titulares de las áreas generadoras del gasto.

Plazo, días y horarios para la recepción de documentos y pago de compromisos. 74. Las áreas que generen compromisos de pago por parte de FONATUR-BMO, deberán

entregar a la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las

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Sucursales la información y documentación referida en el punto anterior debidamente requisitada y autorizada para proceder a su registro y pago.

75. Los días y horarios para la recepción de documentos a revisión en el área de Presupuesto

serán los lunes y jueves de 9:00 a 14:00 hrs.

76. Los días y horarios para el pago de compromisos serán los viernes de 9:00 a 14:00 hrs.

77. Cuando la fecha de pago del documento se cumpla en lunes, martes, miércoles o jueves, éste será pagado el viernes inmediato posterior; cuando se requiera realizar algún pago urgente se debe contar con la autorización de la Gerencia de Control Financiero o la Gerencia Administrativa de la Sucursal.

78. Los envíos de recursos a las Sucursales para gasto, excepto impuestos y nómina, se

efectuarán entre los días miércoles y viernes, de acuerdo a la programación que establezca la Subdirección de Administración y Finanzas.

79. El pago a proveedores y prestadores de servicios, adicionalmente podrá llevarse a cabo a

través del Sistema de Pago Interbancario. En este caso, las áreas que generen los compromisos de pago del corporativo deberán determinar los proveedores recurrentes y esporádicos, previa encuesta, formalizar las solicitudes correspondientes y enviar los originales a la Gerencia de Control Financiero, anexando copia del estado de cuenta bancario del proveedor que así lo requiera. En este caso, tanto el contrato o pedido y fianza correspondiente deberá especificar claramente la forma de pago.

Responsables para gestionar registro y cobro. 80. Cada área que genere un compromiso de pago será responsable de presentar la solicitud

de pago y los soportes ante la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, de conformidad con los requisitos y calendarios establecidos en los incisos anteriores.

81. El cobro lo deberá realizar el beneficiario (proveedor, contratista o prestador de servicios),

con la entrega del contra-recibo original autorizado en los términos del numeral 73 de este manual. El cheque lo podrá recoger un representante con carta poder firmada por el representante legal, presentando copia de la identificación oficial de ambas personas.

Modificaciones a los compromisos. 82. Cuando existan modificaciones a los compromisos ya registrados, el área que lo generó

deberá enviar a la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las

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Sucursales el aviso correspondiente o el documento con las modificaciones o nuevas condiciones pactadas, debidamente requisitada, autorizada y respetando los tiempos para que el pago se emita oportunamente.

Sanciones a proveedores o contratistas. 83. En caso de que proceda alguna sanción o penalización a cargo del proveedor o

contratista, el área generadora del compromiso de pago deberá determinar y cuantificar la sanción que corresponda, debiendo notificar a la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, en la fecha que se originó la causal, el dictamen sobre la penalización con la instrucción precisa sobre los montos a retener o la suspensión del pago correspondiente.

Improcedencia y suspensión de pagos. 84. La Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales

detendrá o determinará la improcedencia de pagos en los siguientes casos:

I. Por la falta de cualesquiera de los requisitos o documentos establecidos en este manual.

II. Por falta de presentación de los requisitos fiscales del beneficiario y administrativos

internos.

III. En caso de reembolsos para fondos revolventes y gastos diversos, por falta de comprobación de ministraciones anteriores.

IV. Por no contar con documentación satisfactoriamente comprobatoria sobre la

recepción o cumplimiento del bien o servicio estipulado en el pedido o contrato.

V. Por notificación del área generadora del compromiso respecto a la falta de cumplimiento de las condiciones o especificaciones pactadas en el documento que generó el compromiso.

85. Para la amortización y recuperación de anticipos a contratistas y proveedores y anticipos

de gastos a las áreas internas, se deberán observar los siguientes términos para efectos de comprobación:

I. Para amortización sobre anticipos de obra, cada solicitud de pago de nueva

estimación, de conformidad al artículo 113 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

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II. Para amortización sobre la aplicación de los anticipos otorgados a proveedores,

contratistas o prestadores de servicios diversos, de acuerdo a la fecha o condiciones estipuladas en el pedido o contrato correspondiente.

Responsabilidades de las áreas. 86. Las áreas que adquieran compromisos por cuenta y orden de FONATUR-BMO serán

responsables ante sus proveedores, contratistas o prestadores de servicios de generar el trámite de pago, así como de establecer el seguimiento para facilitar dicho trámite y para garantizar a su vez el cumplimiento de las condiciones pactadas en los pedidos o contratos respectivos; por lo que deberán contar con mecanismos que permitan realizar el seguimiento, control y evaluación de sus propios compromisos de pago, nombrando un responsable para coordinar con la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales las acciones necesarias para lograr un eficiente control.

87. Es responsabilidad de las áreas generadoras de compromisos lo siguiente:

I. Obtener las autorizaciones presupuestales para garantizar la existencia de fondos suficientes para sufragar el compromiso adquirido antes de comprometer pagos.

II. Emitir la constancia que proceda para avalar que el bien o servicio contratado ha sido

recibido a satisfacción de FONATUR-BMO.

III. Efectuar, al menos una vez al mes, conciliaciones sobre el estado de los trámites ingresados a las áreas de contabilidad y presupuesto para verificar pagos parciales, anticipos, amortizaciones, etc.

Facultades para autorización. 88. Para autorizar tanto el registro como el pago de un compromiso, los servidores públicos

facultados serán únicamente aquellos que se encuentren dentro de las áreas de Control Financiero en el Corporativo o el Gerente Administrativo en las Sucursales.

Adquisiciones, arrendamientos y servicios. 89. El pago del pedido o contrato procederá contra la presentación por parte del proveedor de

los siguientes documentos: I. Factura original o recibo que contenga los requisitos fiscales establecidos en el numeral 68

de este manual.

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II. Acta de entrega recepción de los bienes y/o servicios contratados, o en su caso, vale de

entrada de almacén o nota de remisión firmada y sellada por el almacenista, con el visto bueno del área solicitante, avalando su conformidad sobre las características del bien y/o servicio recibido.

III. En caso de contratos de servicios que se pagan periódicamente (mantenimiento, fotocopiado, etc.), la factura deberá contener el Visto Bueno con la firma de autorización del área contratante del servicio.

90. El pago de anticipos se efectuará siempre que se encuentre estipulado en el pedido o

contrato que generó el compromiso, mediante la presentación de:

• Factura original o recibo conteniendo requisitos fiscales.

• Copia de la fianza de anticipo o garantía de cumplimiento, en su caso.

91. Todos los pagos, ya sean totales o de anticipos, se deberán efectuar dentro de los 20 días naturales posteriores, contados a partir de la fecha en que la Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales reciban la documentación mencionada en los dos incisos anteriores, salvo que exista alguna instrucción especifica en el contrato o solicitud de pago.

Contratos de obra y servicios relacionados. 92. El pago de anticipos procederá de acuerdo a lo estipulado en el contrato respectivo,

mediante la presentación de:

Factura o recibo con requisitos fiscales.

Copia de las fianzas, en su caso, que se hayan establecido en el contrato respectivo.

Original de la carta compromiso para destino de los anticipos. Copia del acta de fallo o memorándum de notificación de adjudicación.

93. El pago de estimaciones y finiquitos de obra procederá contra la entrega de:

Factura o recibo que contenga requisitos fiscales.

Acuse de recibo de estimaciones por parte del supervisor de obra. Carátula resumen de estimaciones con la firma de autorización del Gerente

Operativo o puesto homólogo.

En el caso de finiquitos, acta de entrega recepción con saldos conciliados, autorizados por el Gerente General y el Gerente Operativo.

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94. Los pagos de anticipos deberán ser otorgados dentro de los quince días naturales

siguientes a la presentación de la garantía (Art. 48 y 50, Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas) y de la factura o recibo correspondiente. El pago de estimaciones y finiquitos de obra debe efectuarse dentro de los 30 días naturales a partir de la fecha en que el contratista presente al área de Caja (en Oficinas Centrales o Sucursales) la documentación completa y requisitada que se prevé para cada caso.

El incumplimiento de estos plazos conlleva una posible penalización para FONATUR-BMO por pago de gastos financieros, la cual en su caso podrá trasladarse al servidor público responsable, por lo que es de vital importancia vigilar las fechas de recepción y los tiempos de revisión y trámite.

95. Para efectos de autorización sobre pago de estimaciones, fungirán como responsables de

la supervisión de obra los Gerentes Generales y los Gerentes Técnicos y por lo tanto estarán facultados para autorizar dichos pagos, las siguientes personas:

El Subdirector de Operaciones

El Gerente General de la Sucursal. El Gerente Técnico.

96. El supervisor de obra elaborará una Carátula Resumen de Estimaciones que, para efectos

de control de pagos, será el documento que avale los cálculos y la solicitud de pago. El original de dicha carátula resumen será entregada al contratista para que éste a su vez, la acompañe a los documentos que deberá presentar para cobro de estimación.

97. Es responsabilidad de los supervisores de obra revisar los números generadores que

soportan las estimaciones e integrar y archivar los expedientes de los documentos fuente. Para efectos de Pagos únicamente será requerida la Carátula Resumen de Estimaciones autorizada por el supervisor de obra y el acuse de recibo de estimaciones que presente el contratista.

98. Los supervisores de obra, previamente a la recepción de las estimaciones, deberán revisar

y en su caso autorizar, los números generadores que soportarán las estimaciones. Una vez revisados procederán a recibir las estimaciones correspondientes, entregando al contratista el "Acuse de Recibo de Estimaciones" y conservando éstas para su integración al expediente.

99. Los Gerentes Generales deberán enviar los días lunes de cada semana a la Gerencia de

Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales, la documentación para el pago de las estimaciones de obra, operación y mantenimiento, servicios

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relacionados con la obra pública, así como las solicitudes para el depósito de los recursos a contratistas; para llevar a cabo la revisión, programación y depósito o elaboración de cheque de los recursos en las diversas cuentas bancarias.

100. En los casos en los cuales existan comprobantes que no se ajusten a las políticas

establecidas, serán devueltos para su regularización al área correspondiente, deduciendo el importe de dichos documentos al valor total de la relación de documentos enviados.

101. Los recursos para el pago de los contratos de obra en el corporativo y Sucursales,

serán depositados en la cuenta de cheques correspondiente a cada uno de los contratistas, en la fecha programada para su pago, de conformidad al procedimiento opcional de Pago Interbancario o podrán pasar a la Caja del corporativo o en Sucursales a recoger el cheque correspondiente.

102. Por cada contrato vigente, las estimaciones de trabajos ejecutados se presentarán por

el contratista por periodos máximos de un mes, acompañados de la documentación que acredite la procedencia de su pago (Art. 54, Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas).

103. En caso de que algún Contratista en las Sucursales solicite el Pago Interbancario, la

Sucursal deberá enviar la documentación original a la Subdirección de Operaciones, para que una vez revisada y autorizada se turne a la Gerencia de Control Financiero o a las Gerencias Administrativas en Sucursales para su programación de pago.

Amortización de anticipos. 104. Toda solicitud para el pago de estimaciones o finiquitos de obra, deberá contener el

cálculo de las amortizaciones correspondientes a los anticipos otorgados a los contratistas.

105. El cálculo de las amortizaciones deberá estar contenido en la Carátula Resumen de Estimaciones y su elaboración corresponde al supervisor de la obra.

106. En todo finiquito de obra los supervisores deberán considerar la información citada en

el inciso anterior, para dejar totalmente amortizados los saldos que hubiere por anticipos otorgados al contratista. En ningún caso se deberán efectuar ajustes globales sin haber aplicado la amortización correspondiente a los saldos por recuperar.

107. La Gerencia de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales

no dará trámite al pago de la última estimación sin haber recibido previamente la conciliación de los saldos por amortizar. En los casos en que se tengan saldos mínimos de

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amortización, los supervisores de obra deberán realizar los ajustes correspondientes de acuerdo a lo mencionado en el inciso anterior.

108. Para la recuperación de saldos de anticipos en caso de rescisión de contrato, el

importe por amortizar se deberá reintegrar a FONATUR-BMO en un plazo no mayor de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha en la que le sea comunicada la rescisión al contratista.

109. En los contratos de obra deberá establecerse que en caso que el contratista no

reintegre el saldo por amortizar en el plazo arriba señalado, deberá pagar gastos financieros a una tasa equivalente a la establecida en la Ley de Ingresos para casos de prórroga para el pago de crédito fiscal.

MN-F-DT-08 XII. Gastos de viaje 110. Las autorizaciones de comisiones de trabajo al personal de FONATUR-BMO, así como

en su caso las ampliaciones, se llevarán a cabo de la siguiente forma:

I. Comisiones al interior de la República, Director General, Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes.

II. En las Sucursales los Gerentes Generales y en su ausencia los Gerentes.

111. Los importes que se autoricen para gastos de viaje por comisiones serán únicamente

para los siguientes conceptos, de acuerdo a las tarifas autorizadas por el Consejo de Administración de FONATUR-BMO:

I. Hospedaje: El hospedaje deberá ser en lugares que expidan comprobantes fiscales.

II. Alimentos y bebidas: La tarifa por estos conceptos será para cubrir las tres comidas

diarias, en las cuales no se incluirán bebidas alcohólicas.

III. Cuota fija: Se autorizará una cuota fija para gastos no comprobables, tales como transportación local y propinas, entre otros.

112. Transporte aéreo: Para cubrir los servicios de transportación de pasajeros, se acudirá

en las oficinas del Corporativo a la Agencia de Viaje conveniada, de acuerdo a las rutas que tienen comisionadas o permisionadas y sólo en caso de emergencia se podrán

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adquirir boletos a través de Líneas Aéreas exclusivamente nacionales. En ambos casos se usará exclusivamente clase turista.

En el caso de las Sucursales se adquirirán a través de Líneas Aéreas nacionales, y sólo en caso de emergencia se podrá adquirir en Agencias de Viajes. En ambos casos se usará clase turista.

Transporte terrestre

113. Se autorizan los gastos de transporte terrestre cuando no exista la posibilidad de realizar el viaje por avión, o que por el cumplimiento de la comisión, se requiera hacer escala para visitar diferentes lugares próximos entre sí.

114. Los combustibles y lubricantes se autorizarán cuando el comisionado viaje en

automóvil propio, y de acuerdo a las condiciones que se establecen en los numerales anteriores. En este caso, se pagará adicionalmente una cuota por kilómetro recorrido. Cuando se utilicen vehículos de FONATUR-BMO, los gastos de combustibles y lubricantes estarán a cargo de la oficina Corporativa o de la Sucursal correspondiente.

115. Renta de automóvil: La renta de automóvil en viajes nacionales, debidamente

justificada, se otorgará con la autorización previa del Director General, apegándose a los lineamientos del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de cada año, mismo que establece que deberá presentarse el presupuesto de la partida correspondiente al Consejo de Administración para su consideración.

116. Lavandería: Se autorizarán gastos de lavandería únicamente cuando la comisión

tenga una duración mayor de cinco días naturales; el pago se realizará por reembolso con un monto máximo de $ 100.00 por día posterior a los cinco días de referencia.

117. Renta de vehículos especiales: Se autorizará únicamente cuando por las condiciones

estrictas del lugar a visitar sea necesario llevar a cabo la renta de lanchas o de vehículos aéreos especiales por causa de un desastre natural o eventualidad. Dicho gasto deberá ser autorizado por el Director General, apegándose a los lineamientos del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda, mismo que establece que deberá presentarse al Consejo de Administración para su conocimiento.

118. Llamadas telefónicas: Se autorizarán llamadas telefónicas de larga distancia

oficiales, por lo que los comisionados aplicarán los criterios de racionalización a lo indispensable en ellas, cuidando de no abusar del servicio. El pago se realizará mediante reembolso (exclusivamente para viáticos).

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119. Equipaje: Se autorizarán en los viajes por comisión al interior los gastos por exceso

de equipaje, únicamente cuando éstos sean por equipo, material o artículos necesarios para el desarrollo de la comisión, lo cual deberá justificarse en la solicitud de gastos.

120. Las solicitudes de gastos de viaje deberán entregarse en la Gerencia de Control

Financiero en el Corporativo y en las Gerencias Administrativas en las Sucursales, con una anticipación de al menos 24 horas, para que dichas áreas verifiquen la suficiencia presupuestal y el cajero entregue el cheque de gastos oportunamente; en casos de urgencias se deberá indicar en la solicitud el motivo de la misma. F-DT-GV-01

121. En viajes nacionales, el comisionado deberá plasmar en la solicitud el itinerario

correspondiente a fin de que las tarifas que calculen las áreas de Control Financiero se apeguen al mismo.

122. La reservación y compra de los boletos de avión por viajes de comisión será realizada

por la Gerencia de Administración y en las sucursales por el área que para tal efecto designen los Gerentes Generales, mismas que entregarán al Comisionado su boleto de avión 12 horas antes del inicio del viaje.

123. En el caso de promociones que la agencia de viajes conveniada otorgue por el servicio

de venta de boletos de avión, éstas serán a beneficio de FONATUR-BMO para su programa de incentivos al personal.

124. Las personas susceptibles de recibir gastos de viaje, serán únicamente empleados de

FONATUR-BMO y en su caso representantes legales de la empresa. 125. Cuando las comisiones de trabajo sean realizadas por grupos de personas, la

comprobación podrá estar a cargo de un responsable, indicado en la solicitud, quien deberá realizar la comprobación total del anticipo.

126. Cuando se realicen viajes en grupo, el hospedaje se autorizará en una sola solicitud de

gastos para todo el grupo, o en su caso, una por cada integrante del mismo. 127. Se deberán evitar dentro de lo posible comisiones que incluyan sábados, domingos y

días festivos. 128. En los casos de que un boleto de avión no se haya utilizado al 100% por cancelación,

cambio de línea aérea, etc., el área responsable para este fin requerirá a la agencia de viajes o Línea Aérea la nota de crédito correspondiente.

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129. El área responsable no hará reservaciones personales o familiares al personal, en

líneas aéreas u hoteles, sino únicamente para las personas comisionadas en viajes de trabajo. Cuando la Agencia de Viajes conveniada cuente con el Sistema INPLAN, ésta podrá otorgar dicho servicio al personal.

Comprobaciones de Gastos de viaje 130. Dentro del Formato de Comprobación de Gastos de Viaje se deberá rendir un informe

de las actividades realizadas. F-DT-GV-02 131. Las comprobaciones de gastos de viaje por comisiones, deberán ser presentadas al

100% dentro de los diez días naturales siguientes a la fecha de terminación de la comisión, mediante la entrega de los comprobantes de gastos efectuados, en el formato de Comprobación de Gastos de Viaje y en su caso, copia del recibo oficial de la Caja por el importe correspondiente a la falta de documentos comprobatorios.

132. Cuando el comisionado no realice la comprobación dentro del plazo establecido, se le

cargará la tasa de interés establecida anualmente en la Ley de Ingresos de la Federación para prorroga para el pago de créditos fiscales, más el IVA correspondiente por los intereses generados.

133. No se autorizarán gastos de viaje en tanto existan comprobaciones pendientes,

manteniendo las solicitudes presentadas en status de pendiente de autorización. 134. Para la comprobación de los gastos de viaje, se deberán presentar los comprobantes

respectivos que acrediten dichos gastos mediante la documentación que reúna los requisitos fiscales de acuerdo a lo establecido en el numeral 68, a excepción de los gastos de cuota fija y gastos de transportación.

135. Los comprobantes que no reúnan los requisitos marcados en el punto anterior, no

serán validados y por lo tanto no serán tomados en cuenta en el resultado final de la comprobación. Todos los comprobantes que no sean aceptados serán devueltos al comisionado.

136. Únicamente serán objeto de comprobación los conceptos mencionados en los

numerales del 113 al 119 de este manual, por lo que no podrán incluirse en éstos gastos tales como atenciones, material fotográfico, convenciones, gastos médicos y otros gastos. En caso de presentarse estos gastos en comisiones, deberán ser autorizados por las áreas responsables del rubro presupuestal.

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137. Los comprobantes de gastos respaldarán hasta el importe marcado en éstos y en caso

de que el importe fuere superior al viático autorizado, dichos comprobantes respaldarán únicamente hasta el límite de la tarifa.

138. Los importes de las comprobaciones de gastos de viajes serán calculados por las áreas

de contabilidad y presupuesto, por lo que los comisionados deberán entregar los comprobantes de los gastos efectuados a las áreas antes mencionadas, por medio del formato establecido. F-DT-GV-02

139. El comisionado deberá presentarse en la ventanilla de Caja el día hábil posterior de

haber presentado sus comprobantes de gastos, para que se le informe la situación que guarda su comprobación.

140. En caso de que el periodo del viaje se hubiere ampliado, reducido o modificado, el

comisionado deberá especificar el motivo en el formato de Comprobación de Gastos de Viaje, recabando la firma de autorización del servidor público que autorizó el viaje, a efecto de que las áreas de Control Financiero o las Gerencias Administrativas en las Sucursales procedan a autorizar el incremento en cada uno de los gastos o, a gestionar el cobro por devolución del importe por los días en que se redujo el periodo autorizado.

141. Cualquier aclaración respecto a los importes de los gastos de viaje deberá ser

presentada por escrito y avalada por el servidor público que autorizó el viaje, turnándose a las áreas de control financiero para su revisión, ya que posterior a esto únicamente serán validados los gastos que fueron otorgados en la solicitud original.

142. En casos excepcionales plenamente justificados, y con el propósito de mejorar la

calidad del servicio que proporciona FONATUR-BMO, serán autorizados viáticos y pasajes al extranjero; para ello se aplicará la tarifa autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, apegándose en todo momento a los apartados y puntos establecidos en esta Política.

143. La autorización de viáticos y pasajes al extranjero será otorgada por el Director General

y en su ausencia por el Subdirector de Administración y Finanzas.

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PR-F-DT-01 XIII. INVERSIÓN DE REMANENTES DE DISPONIBILIDADES FINANCIERAS

RESPONSABLES NO. DE ACTIVIDAD ACTIVIDAD

CAJA 1

Determina la Posición Financiera diaria con base en los saldos existentes en las cuentas de cheques y por inversiones.

2 Define los pagos que deberán efectuarse, de acuerdo a los compromisos de pago contraídos por FONATUR-BMO.

3

Realiza el cálculo de los importes a invertir en forma obligatoria en un monto no menor del 50% en valores gubernamentales y no mayor del 50% en instrumentos bancarios, según la política “Inversión de Remanentes de Disponibilidades Financieras”.

4

Al día siguiente hábil, a partir de las 9:30 hrs. se solicitarán vía telefónica las tasas informativas en valores gubernamentales e instrumentos bancarios con las diferentes casas de bolsa e instituciones bancarias con las que FONATUR-BMO cuente con contratos de intermediación bursátil.

5

Dependiendo del comportamiento del mercado, se deberán solicitar las tasas informativas, con el propósito de obtener las mejores tasas del mercado.

6 Proporcionan a la Caja la información sobre el comportamiento de las tasas de interés.

CASAS DE BOLSA, INSTITUCIONES BANCARIAS

7

En coordinación con el Gerente de Control Financiero se decide sobre el cierre de operaciones vía telefónica, determinando:

Monto a invertir Tasa Plazo de la inversión por 1, 3, 7 o 14 días, según

los compromisos de pago, envío de recursos a las Sucursales y tasas vigentes en ese momento.

Tipo de instrumentos en que se está invirtiendo (según lo establecido en el Oficio Circular 345-280 de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Planeación Hacendaria, de fecha 25 de noviembre de 1994).

Operación en Reporto, a fin de garantizar que la inversión no sufra quebranto alguno por el tipo de papel o instrumento asignado, así como el rendimiento.

31





8 De acuerdo a la información proporcionada por las distintas

instituciones financieras, se elabora un cuadro comparativo.

9 Solicita a las instituciones financieras con quien haya cerrado operaciones, la confirmación por escrito de todas y cada una de las inversiones realizadas, verificando que se hayan efectuado de acuerdo a las instrucciones de la Caja.

CASAS DE BOLSA E INSTITUCIONES BANCARIAS

10 Envían a la Caja la confirmación de la operación efectuada vía fax y posteriormente el documento original.

11 Recibe las confirmaciones.

12 Verifica los movimientos de las cuentas bancarias a través sistemas electrónicos. CAJA

13

Prepara y elabora el Resumen de Inversión Diaria, así como el Informe de Inversiones Mensuales para turnarlos a la Gerencia de Control Financiero.

GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO

14 Revisa el Resumen y el Informe, y muestra a la Subdirección de Administración y Finanzas los resultados.

CASAS DE BOLSA E INSTITUCIONES BANCARIAS

15 Envían estados de cuenta oficiales a la Caja en forma mensual.

CAJA 16

Recibe los Estados de Cuenta mensualmente y los turna al Departamento de Contabilidad, acompañados de la documentación soporte.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

17

Al cierre de cada mes, recibe los estados de cuenta bancarios y elabora las conciliaciones respectivas, confirmando cada una de las operaciones en cuanto a movimientos de inversión y desinversión, así como los rendimientos con base en las tasas pactadas y vencimientos correspondientes.

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CAJA CASA DE BOLSA, INSTITUCIONES BANCARIAS GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INICIO

Proporcionan a la Caja, información sobre las tasas de interés.

Solicita a las instituciones financieras la confirmación por escrito de todas y cada una de las inversiones realizadas.

Recibe las confirmaciones.

8 Se elabora un cuadro comparativo.

Revisa el Resumen y el Informe.

Prepara y elabora el Resumen de Inversión Diaria e Informe de Inversiones Mensuales.

Verifica los movimientos de las cuentas bancarias.

Dependiendo del comportamiento del mercado, se deberán solicitar las tasas informativas

Al día siguiente se solicitarán las tasas informativas.

3 Realiza el cálculo de los importes a invertir.

Define los pagos que deberán efectuarse.

Determina la Posición Financiera.

Envían estados de cuenta oficiales

El Gerente de Contabilidad y Presupuesto decide sobre el cierre.

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CAJA CASA DE BOLSA, INSTITUCIONES BANCARIAS GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Envían a la Caja la confirmación de la operación efectuada.

Recibe los Estados de Cuenta mensualmente.

Recibe los estados de cuenta bancarios y elabora las conciliaciones respectivas.

FIN

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PR-F-DT-02 XIV. RADICACIÓN DE RECURSOS A SUCURSALES


GERENCIAS ADMINISTRATIVAS ÁREA DE PRESUPUESTO

1 Determinan las necesidades de recursos para cada semana, con base en los requerimientos de las áreas generadoras, mismas que deben contemplar el período de lunes a viernes.

2 Con base en lo anterior y a los compromisos contraídos por la Sucursal, verifica la suficiencia presupuestal por capítulo de gasto. ÁREA DE

PRESUPUESTO 3 Elabora el flujo de caja propuesto y lo presenta al Gerente

Administrativo. GERENCIAS ADMINISTRATIVAS 4 Analiza la propuesta, realiza adecuaciones a la misma y la

devuelve al área presupuestal.

5

Con base en las adecuaciones, realiza el flujo de caja definitivo y la relación de compromisos pendientes de pago; documentos que deben contener lo siguiente:

Nombre de la Sucursal Recursos de la semana que solicitan Ejercido de la semana anterior Saldo inicial de la semana que solicitan Ingresos por conceptos Egresos por conceptos del gasto, indicando

el día de pago por nóminas Pago de impuestos, indicando el día en que

se deben cubrir éstos Otros pagos, debidamente especificados Fechas de pago programadas, concepto,

proveedor, importe y partida

6 En los casos en que en la semana anterior no fueron enviados la totalidad de los recursos solicitados, se señalarán claramente en la relación de compromisos pendientes de pago.

ÁREA DE PRESUPUESTO

7 Una vez requisitados los entrega al Gerente Administrativo para su revisión y firma, para que éste los presente para autorización del Gerente General.

GERENTE GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO

8 De acuerdo al flujo de caja determinado proceden a su firma y el Gerente Administrativo lo entrega al responsable del área de presupuesto para su envío al corporativo.

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RESPONSABLES NO. DE

ACTIVIDAD ACTIVIDAD ÁREA DE PRESUPUESTO

9

Revisa que los flujos de caja y la relación de compromisos pendientes de pago estén debidamente firmados el Gerente Administrativo y por el Gerente General para ser enviados el día lunes siguiente vía fax a la Gerencia de Control Financiero.

10 Recibe los flujos de caja y la relación de compromisos pendientes de pago de cada Sucursal, verifica que estén debidamente requisitados y procede a su análisis.

11 Determina conjuntamente con el Cajero el monto a enviar, con base en las disponibilidades financieras de la Entidad, saldo inicial y antigüedad de compromisos de cada Sucursal.

GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO

12 Programa el envío de los recursos para el miércoles siguiente.

13 Dentro del horario de 10:00 a 13:00 horas de los días que se envíen recursos, radicarán los recursos a cada Sucursal. CAJA CORPORATIVO

14 Una vez enviados los recursos procede a informar a cada Sucursal el monto radicado.

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GERENCIAS ADMINISTRATIVAS ÀREAS DE PRESUPUESTO ÀREA DE PRESUPUESTO GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO CAJA

Determinan las necesidades de recursos.

INICIO

Verifica la suficiencia presupuestal por capítulo de gasto.

Elabora el flujo de caja propuesto.

Analiza la propuesta.

De acuerdo al flujo de caja determinado proceden a su firma.

Radicarán los recursos v ía tele-banco a cada Sucursal.

En el casos de no ser env iados los recursos solicitados, se señalarán como compromisos pendientes de pago.

Una vez requisitados los entrega al Gerente Adminis trativo para su rev isión y firma.

Revisa que los flujos de caja y la relación de compromisos pendientes de pago estén debidamente firmados.

Recibe los flujos de caja y la relación de compromisos pendientes de pago de cada Sucursal.

Procede a informar a cada Sucursal el monto radicado.

Programa el envío de los recursos.

Determina conjuntamente con el Cajero el monto a env iar.

Realiza el flujo de caja definitivo y la realización de compromisos pendientes de pago.

FIN

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PR-F-DT-03 XV. GASTOS DE VIAJE


1 Obtiene firma de autorización del servidor público que lo comisiona.

COMISIONADO 2

Entrega a la Gerencia de Control Financiero en el Corporativo o las Gerencias Administrativas de las Sucursales la Solicitud de Gastos de Viaje, quienes enviarán la Solicitud para la revisión y aplicación de las tarifas autorizadas a las áreas de Contabilidad y Presupuesto, respectivamente.

3 Recibe la Solicitud de Gastos de Viaje en original y una copia, cuando menos 24 horas antes de la salida.

4 Verifica que la solicitud esté debidamente requisitada y autorizada por el servidor público (Director General a Gerentes).

5 Verifica que exista suficiencia presupuestal y determina el importe de gastos conforme a las tarifas autorizadas por concepto de gasto y zonificación.

6

En caso de que no se cuente con suficiencia presupuestal, realizará lo siguiente: � Devuelve el original de la Solicitud de Gastos de Viaje al

Comisionado � Recaba firma de recibido del Comisionado en la copia de

la Solicitud � Fin del procedimiento

ÁREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

7

Si existe suficiencia presupuestal, envía a la Caja el original y la copia de la Solicitud para la expedición del contra-recibo e informa al área específica para la reservación y compra del boleto de avión.

8 Expide contra-recibo y anexa la copia de la Solicitud de Gastos de Viaje y los entrega al Comisionado, indicándole el día que el cheque le será entregado.

9 Elabora el cheque, según el importe que el área de Contabilidad y Presupuesto indique en la Solicitud de Gastos de Viaje.

10 Cuando se presente el Comisionado entrega cheque y recaba firma de éste en el recibo correspondiente.

CAJA

11 Devuelve la Solicitud original y contra-recibo, con el sello de pagado, al área de Contabilidad y Presupuesto.

ÁREA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

12 Archiva el original de la Solicitud de Gastos de Viaje en el expediente de viajes del Comisionado junto con el original de recibido del contra-recibo.

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13 En caso de que no exista disponibilidad en el vuelo solicitado, se reservará el más cercano a la hora y fecha solicitada, e informará al Comisionado.

ÁREA ESPECIFICA PARA LA RESERVACIÓN Y COMPRA DEL BOLETO DE AVIÓN

14 Cuando se presenta el Comisionado, le entrega el boleto de avión recabando firma de éste en la copia del boleto.

15 Recibe cheque de gastos, boleto de avión y procede a llevar a cabo la comisión de trabajo.

16 A la terminación del viaje, reúne los comprobantes de los gastos efectuados y elabora Formato de Comprobación de Gastos de Viaje en original y copia.

17 Las comprobaciones de Gastos de Viaje deberán ser presentadas al 100%, dentro de los diez días naturales siguientes a la fecha de terminación de la comisión.

18

Dentro del mismo Formato de Comprobación de Gastos de Viaje deberá rendir un informe de comisión, con firmas autógrafas tanto del servidor público que autorizó la comisión como del propio Comisionado e incluir cualquier observación adicional, como puede ser: ampliación y/o reducción de los días reales del viaje.

COMISIONADO

19 Entrega la Comprobación de Gastos de Viaje junto con los comprobantes originales firmados al Área de Presupuesto.

20 Recibe la Comprobación de Gastos de Viaje en original y copia y la documentación original del gasto.

21 Verifica en la Solicitud de Gastos de Viaje los datos originales de la comisión; días comisionados, destino e importes otorgados.

22 Verifica que el número de comprobantes sea igual al señalado en el Formato.

23

Procede a revisar que los comprobantes cumplan con las políticas establecidas y los requisitos fiscales y administrativos, contemplados en la Política de Solicitud y Comprobación de Viáticos y Pasajes.

24

En caso de que alguno de los documentos no cumpla con los requisitos, lo informa al Comisionado y le entrega la documentación para que realice el ajuste a la Comprobación de Gastos de Viaje, debiendo devolverla dentro de los dos días hábiles siguientes.

25 En caso de ser saldos iguales o a favor del comisionado, registra el gasto y procede a realizar la póliza contable respectiva.


26

Cuando el saldo a favor sea por ampliación a la comisión y esté debidamente autorizado por el servidor público respectivo, procederá el reembolso. Por ningún motivo se cubrirán importes superiores a las tarifas autorizadas por día.

39





27 En caso de ser saldos en contra del Comisionado se le informará la cantidad a rembolsar, solicitándole pase a la Caja a realizar el trámite de devolución.

COMISIONADO

28

Se presenta a la Caja para realizar el pago correspondiente a fin de que le elaboren el recibo por concepto de reembolso y en caso de no haber presentado la comprobación en el tiempo establecido, solicita a la Caja él cálculo de los intereses generados.

CAJA 29

Calcula, en su caso, los intereses generados con base lo establecido en la Política de Solicitud y Comprobación de Viáticos y Pasajes, y elabora recibo (original y copia).

COMISIONADO

30

Al efectuar el pago recibe original y copia del recibo de la Caja, modifica el Formato de Comprobación de Gastos de Viaje, incluyendo el importe del reembolso, y anexa copia del recibo y guarda el original para futuras aclaraciones.

31

Recibe los gastos originales junto con el Formato de Comprobación de Gastos de Viaje y en caso de reembolso o ingresos por retraso en la comprobación, verifica que contenga la copia del Recibo de Caja.

32 Revisa que la documentación soporte cuente con los requisitos fiscales y verifica los importes por rubro y registra el gasto.

33 Elabora póliza contable y archiva la documentación de la comprobación, junto con el original de la Solicitud de Gastos de Viaje y del contra-recibo debidamente cancelados.

34

Mensualmente realiza: � Informe de anticipos no comprobados de servidores

públicos que después de 10 días naturales a la fecha de comprobación no presentaron los comprobantes y/o no efectúo el pago de la diferencia por saldo en contra.

� Entrega el informe de anticipos no comprobados e informa del presupuesto ejercido por cada una de las áreas al Gerente de Control Financiero en el Corporativo y/o a la Gerencia Administrativa en la Sucursal, a fin de llevar a cabo las acciones necesarias para su regularización. Igualmente informa al titular de cada área, mensualmente, el avance del ejercicio de las partidas de viáticos y pasajes.


35

En caso de que el Comisionado no llegue a efectuar el viaje y cuente con el boleto de avión y los recursos para ello, éste deberá elaborar oficio al Gerente de Control Financiero del Corporativo y/o al Gerente Administrativo de la Sucursal, notificando de esta situación, anexando el cheque por los gastos otorgados.

40





36 Entrega el boleto de avión al área encargada de la reservación y compra boletos, para su cancelación.

37

Si el Comisionado no recogió el boleto de avión y el cheque de gastos, con el oficio de referencia, las áreas de Contabilidad y Presupuesto, Caja y el área específica para la reservación y compra del mismo, procederán a realizar las cancelaciones respectivas.

41





COMISIONADO AREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CAJA AREAS ESPECIFICAS PARA LA RESERVACIÓN Y COMPRA DE BOLETO DE AVIÒN

INICIO

En caso de que no se cuente con suficiencia presupuestal, realizará lo siguiente: - Dev uelve el original de la Solicitud de Gastos de Viaje al Comisionado - Recaba firma de recibido del Comisionado en la copia de la Solicitud Fin del procedimiento

Expide contra-recibo y anexa la copia de la Solicitud de Gastos de Viaje .

Verifica que ex ista suficiencia presupuestal y determina el importe de gastos.

Verifica que la solicitud esté debidamente requisitada y autorizada por el serv idor público.

Recibe la S olicitud de Gastos de Viaje.

Entrega la Solicitud de Gastos de Viaje.

Obtiene firma de autorización.

Si existe suficiencia presupuestal, envía a la Caja el original y la copia de la Solicitud para la expedición del contra-recibo.

7

3

9

6

1 8

2 4

42





COMISIONADO AREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CAJA AREAS ESPECIFICAS PARA LA RESERVACIÓN Y COMPRA DE BOLETO DE AVIÒN

Elabora el cheque, según el importe.

Devuelve la Solicitud original y contra-recibo, con el sello de pagado.

Le entrega el boleto de av ión.

Cuando se presente el Comisionado entrega cheque.

10

14

11

9

En caso de que no exista disponibilidad, se reservará el más cercano a la hora y fecha solicitada

13

Archiv a el original de la Solicitud de Gastos de Viaje en el ex pediente de v iajes.

12

Las comprobaciones deberán ser presentadas al 100%, dentro de los diez días siguientes a la fecha de terminación de la comisión.

Dentro del mismo Formato deberá rendir un informe de comisión con firmas autógrafas.

Recibe cheque de gastos, boleto de av ión.

Reúne los comprobantes de los gastos efectuados y elabora Formato de Comprobación de Gastos de Viaje.

15

17

18

16

Entrega la Comprobación de Gastos de Viaje al Área de Contabilidad y Presupuesto.

19

Recibe la Comprobación de Gastos de Viaje en original y copia.

Verifica en la Solicitud de Gastos de Viaje los datos originales de la comisión.

21

20

43





COMISIONADO AREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CAJA AREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

Verifica que el número de comprobantes sea igual al señalado en el Formato.

Cuando el saldo a favor sea por ampliación se procederá a realizar el reembolso.

En caso de saldos iguales o a fav or, registra el gasto y procede a realizar la póliza contable.

En caso de que alguno de los documentos no cumpla con los requisitos, entrega la documentación para que realice el ajuste a la Comprobación de Gastos de Viaje.

Rev isa que los comprobantes cumplan con las los requisitos fiscales y administrativ os.

En caso de ser saldos en contra del Comisionado se le informará la cantidad a reembolsar.

Al efectuar el pago recibe original y copia del recibo de la Caja.

Calcula los intereses generados con base enl Apartado A.

Se presenta a la Caja para realizar el pago correspondiente.

Mensualmente realiza: -Informe de anticipos no comprobados -Entrega el informe de anticipos no comprobados e informa del presupuesto ejercido.

Elabora póliza contable.

Rev isa que la documentación soporte cuente con los requisitos fiscales.

En caso de que el Comisionado no l legue a efectuar el v iaje, este deberá elaborar oficio al Gerente de Control Financiero del Corporativo.

Entrega el boleto de av ión al área específica para la reserv ación y compra del mismo.

Si el Comisionado no recogió el boleto de av ión y el cheque de gastos, con el oficio de referencia, se procederán a realizar las cancelaciones respectiv as.

Recibe los gastos originales junto con el Formato de Comprobación de Gastos de Viaje.

FIN

37

36

35 22

29

24

23

25

32

33

34

31

27

26

30

28

44





PR-F-DT-04 XVI. GASTOS A COMPROBAR


1 Elabora solicitud de gastos a comprobar en original y copia anotando los datos del servidor público solicitante y el concepto a pagar. SOLICITANTE

(SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS) 2

Recaba la firma en la solicitud del responsable de autorizar los gastos a comprobar y entrega al área de Presupuesto en el corporativo y en las Gerencias Administrativas (área de presupuesto) en las Sucursales, a fin de que éstas autoricen la suficiencia presupuestal.

3 Recibe solicitud de gastos a comprobar y verifica que este debidamente requisitado de acuerdo a política y que exista suficiencia presupuestal.

4

No existe suficiencia presupuestal, devuelve al servidor público solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO. SI existe suficiencia presupuestal procede pasa al siguiente punto.

5 Registra los datos de la solicitud de gastos a comprobar para el control de fechas de comprobación.

ÁREA DE PRESUPUESTO GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES (ÁREAS DE PRESUPUESTO)

6 Turnan a la Caja la solicitud de gastos a comprobar para su pago.

7 Recibe solicitud expidiendo el contra recibo y entrega al solicitante, informando el día de pago.

8 Procede a elaborar el cheque correspondiente. RESPONSABLE DE LA CAJA

9 Envía al área de Contabilidad para su registro. ÁREA DE CONTABILIDAD 10 Procede a registrar el adeudo en la cuenta de deudores

diversos.

11 Recibe contra-recibo y lo presenta a la Caja en el día estipulado, entregando el contra recibo firmado y recibe cheque.

SOLICITANTE (SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS) 12 Procede a realizar los pagos urgentes, obteniendo los

comprobantes originales. COMPROBACIÓN MENOR AL IMPORTE RECIBIDO

13 En caso de que las compras sean menores al importe recibido, entregará la diferencia a la Caja, quien expedirá el recibo correspondiente.

RESPONSABLE DE LA CAJA 14 Recibe el importe a devolver y expide recibo foliado con su

sello y firma. SOLICITANTE (SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS)

15 Elabora la relación de Comprobación de Gastos en original y copia y firma la relación y los comprobantes y anexa copia del recibo expedido por la Caja

45





16 Envía al área de Presupuesto en el corporativo o en las Gerencias Administrativas (áreas de presupuesto) en las Sucursales para su registro de gasto definitivo, anexando copia del recibo que en su caso se expida.

ÁREA DE PRESUPUESTO GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES (ÁREAS DE PRESUPUESTO

17 Revisa que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos y procede a su registro y turna a la Caja.

RESPONSABLE DE LA CAJA 18 Recibe documentación y procede a cancelar con el sello de

“PAGADO” y envía al área de Contabilidad. AREA DE CONTABILIDAD 19 Procede a registrar el gasto, cancelando la cuenta por cobrar

al deudor. 20 Archiva en el consecutivo de pólizas los comprobantes

originales. SOLICITANTE (SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS)

21

COMPROBACION MAYOR AL IMPORTE RECIBIDO En caso de que la comprobación sea mayor al importe recibido, el solicitante presentará la solicitud de expedición de cheque al área de Presupuesto para la verificación de suficiencia presupuestal.

ÁREA DE PRESUPUESTO GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES (ÁREA DE PRESUPUESTO)

22 Verifica que exista suficiencia presupuestal por la diferencia a pagar y turna a la Caja para su pago.

RESPONSABLE DE LA CAJA 23

Expide cheque o pago en efectivo de acuerdo a los montos señalados en la política “Integración de los Fondos Revolventes del corporativo y Sucursales” y entrega al solicitante.

SOLICITANTE (SERVIDORES PÚBLICOS AUTORIZADOS)

24 Elabora la relación de Comprobación de Gastos en original y copia y firma la relación y los comprobantes y entrega al área de Presupuesto y se procede a realizar los pasos Nos. 17, 18, 19 y 20 de este procedimiento.

46





SOLICITANTE ÀREA DE PRESUPUESTO CAJA ÀREA DE CONTABILIDAD

INICIO

Recibe solicitud de gastos a comprobar.

Recaba la firma en la solicitud.

Elabora solicitud de gastos a comprobar

3 1

2

Existe suficiencia presupuestal, devuelve al serv idor público solicitante.

4

Ex iste suficiencia presupuestal procede a.

4

Turna a la Caja la solicitud para su pago.

Envía a el área de Contabilidad para su regis tro.

Procede a elaborar el cheque correspondiente.

Procede a regis trar el adeudo.

Registra los datos de la solicitud para el control de fechas de comprobación

Recibe solicitud expidiendo el contra recibo.

5

6

9

8

7 10

Recibe contra recibo y se presenta a la Caja en el día estipulado.

En caso de que las compras sean menores al importe recibido, entregará la diferencia a la Caja, quien expedirá el recibo correspondiente.

Procede a realizar los pagos urgentes.

Elabora la relación de Comprobación de Gastos.

12

13

15

11

Recibe el importe a devolver y expide recibo

Recibe documentación y procede a cancelar.

Procede a regis trar el gasto.

14

18

19

Envía al área de Presupuesto para su regis tro de gasto definitivo.

16

Revisa que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y adminis trativos

17

Archiva en el consecutivo de pólizas los comprobantes originales. COMPROBACION MAYOR AL IMPORTE RECIBIDO.

20

47





SOLICITANTE ÀREA DE PRESUPUESTO CAJA ÀREA DE CONTABILIDAD

En caso de que la comprobación sea mayor el solicitante presentará la solicitud de cheque al área de Presupuesto para la verificación de suficiencia presupuestal.

Verifica que ex ista suficiencia presupuestal por la diferencia a pagar.

Expide cheque o pago en efectivo.

Elabora la relación de Comprobación de Gastos

FIN

22 21

24

23

48





PR-F-DT-05 XVII. INTEGRACIÓN DE LOS FONDOS REVOLVENTES DEL CORPORATIVO Y SUCURSALES


SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GERENTES GENERALES EN LAS SUCURSALES (RESPONSABLES

1 Designa por escrito al responsable operativo del manejo del fondo revolvente.

RESPONSABLE OPERATIVO DEL MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE

2

Recibe el escrito de su asignación y procede a elaborar el Recibo del Resguardo (por primera y única vez por cada ejercicio fiscal o sustitución de cualquier responsable) en original y copia, así como la solicitud de gastos a comprobar (tantas veces como sea el reembolso) y los envía al responsable del mismo para su autorización

SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS GERENTES GENERAL EN LAS SUCURSALES (RESPONSABLES)

3 Verifica que los Recibos estén debidamente requisitados y procede a su autorización y lo envía al responsable operativo


4

Recibe el responsable operativo los Recibos y los envía a la Gerencia de Control Financiero en el corporativo y a las Gerencias Administrativas en las Sucursales para la guarda y custodia del Recibo de Resguardo original, registro y emisión del cheque.

GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES

5 Obtiene los Recibos y procede a enviarlos al área de Contabilidad para conservar una copia, quien los devolverá para su guarda y custodia.

ÁREA DE CONTABILIDAD 6

Verifica que los Recibos estén debidamente requisitados, registra en la cuenta de Fondo Fijo y archiva por separado el original del Recibo de Resguardo hasta su finiquito y turna a la Caja el Recibo de fondo revolvente.

49







Con el Recibo procede a elaborar el cheque y póliza de cheque respectiva a nombre del encargado operativo del fondo revolvente.


8 Recibe cheque y firma la póliza de cheque.

RESPONSABLE DE LA CAJA 9 Turna la documentación debidamente cancelada con el sello

de “PAGADO” al área de Contabilidad. ÁREA DE CONTABILIDAD 10 Recibe documentación y archiva en forma consecutiva.

11 Procede a realizar los reembolsos en efectivo que estén debidamente autorizados..

12

Revisa que los documentos comprobatorios cumplan con los requisitos fiscales y administrativos necesarios para su reembolso (sólo se podrán rembolsar los comprobantes que cumplan con el punto 9 de la política interna “Gastos a Comprobar”).

13 Firma cada uno de los documentos, elabora relación de reembolso, recaba firma del responsable del fondo revolvente en la relación.


14

Adicional al punto anterior elabora recibo por el importe del reembolso del fondo revolvente y lo firma conjuntamente con el responsable del fondo y presenta a la Gerencia de Control Financiero en el corporativo y a las Gerencias Administrativas en las Sucursales, turnando a las áreas de Presupuesto para verificación y autorización presupuestal.

15 Revisa que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos y verifica que exista suficiencia presupuestal.

16 No existe suficiencia presupuestal, devuelve al responsable operativo para su revisión y replanteamiento de los gastos. ÁREA DE

PRESUPUESTO

17 Sí existe suficiencia presupuestal, registra en el sistema por cada partida de gasto de acuerdo a la Clasificación por Objeto del Gasto para uso exclusivo de FONATUR-BMO, sella y firma la documentación y envía al área de Contabilidad.

ÁREAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

18 Recibe documentación y procede a crear el pasivo correspondiente y turna a la Caja para su reembolso.

50







Recibe documentación, procede a elaborar cheque de reembolso y turna la documentación cancelada con el sello de “PAGADO” al área de Contabilidad.

ÁREA DE CONTABILIDAD 20 Recibe documentación debidamente cancelada, registra y

procede a elaborar póliza de diario y archiva. 21 Inicia procedimiento de reembolso.

22 Efectúa mensualmente las conciliaciones de comprobación y avance del ejercicio presupuestal. RESPONSABLE

OPERATIVO DEL MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE 23

A más tardar el último día laborable de cada ejercicio finiquita el fondo revolvente en efectivo y/o en comprobantes a la Gerencia de Control Financiero o a las Gerencias Administrativas en las Sucursales.

GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES

24 Una vez revisada la documentación comprobatoria y/o el recibo de devolución, procede a cancelar el recibo de Resguardo y entrega el original al responsable operativo.


25 Al inicio de cada ejercicio fiscal inicia trámites conforme al presente procedimiento.

GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES

26 Cada asignación y/o modificación tanto del responsable o encargado operativo del mismo, deberá enviar el original a la Subdirección de Administración y Finanzas para su autorización.

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

27 Una vez revisado, procede a la firma de autorización, obteniendo una copia para el archivo y devuelve a cada Sucursal.

GERENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LAS SUCURSALES

28 Una vez recibido el original por la Subdirección de Administración y Finanzas, procede a enviarlo al área de Contabilidad para su archivo, de conformidad con el punto 6 de este procedimiento.

51





GERENTES GENERALES EN

LAS SUCURSALES

RESPONSABLE OPERATIVO DEL

FONDO REVOLVENTE

GERENTES GENERALES

EN SUCURSALES

GERENCIA DE CONTABILIDAD Y

PRESUPUESTO

AREA DE CONTABILIDAD

CAJA AREA DE PRESUPUESTO

GERENCIAS ADMINISTRATIVAS

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS

Recibe documentación y archiva en forma consecutiva

Elabora relación de reembolso.

Elabora recibo por el importe del reembolso del fondo revolvente.

INICIO

Designa por escrito al responsable operativo del manejo del fondo revolvente.

Recibe el escrito de su asignación.

Verifica que los Recibos estén debidamente requisitados

Obtiene los Recibos y procede a env iarlos a el área de Contabilidad.

Verifica los Recibos para regis tra en la cuenta de deudores.

Procede a elaborar el cheque y póliza cheque.

Recibe cheque y firma la póliza cheque.

Recibe los Recibos y los envía

Turna la documentación debidamente cancelada con el sello de “PAGADO” al área de Contabilidad.

Procede a realizar las compras.

Revisa que los documentos cumplan con los requisitos fiscales y adminis trativos necesarios.

6 7

10

9

5 3 2 1

4

8

11

14

13

12

52





GERENTES GENERALES EN LAS SUCURSALES

RESPONSABLE OPERATIVO DEL FONDO

REVOLVENTE

GERENTES GENERALES EN SUCURSALES


PRESUPUESTO



Revisa que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y adminis trativos.

No existe suficiencia presupuestal, devuelve al responsable operativo para su rev isión y replanteamiento de los gastos.

Si existe suficiencia presupuestal, regis tra en el sistema por cada partida de gasto.

Recibe documentación y procede a crear el pasivo correspondiente.

18

15

17

16

Recibe documentación, procede a elaborar cheque de reembolso y turna la documentación cancelada.

Recibe documentación debidamente cancelada.

Inicia procedimiento de reembolso.

Efectúa mensualmente las conciliaciones de comprobación y avance del ejerc icio presupuestal.

A más tardar el último día laborable de cada ejerc icio finiquita el fondo revolvente en efectivo y /o en comprobantes.

Al inicio de cada ejerc icio fiscal inicia trámites.

Procede a la firma de autorización.

19 21

20

25

23 24

22

53





GERENTES

GENERALES EN LAS

SUCURSALES

RESPONSABLE OPERATIVO DEL

FONDO REVOLVENTE

GERENTES GENERALES EN SUCURSALES


PRESUPUESTO



GERENCIAS ADMINISTRATIVAS

SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS

Procede a cancelar el recibo de Resguardo y entrega el original al responsable operativo.

Deberá env iar el original a la Subdirección de Adminis trac ión y Finanzas para su autorización.

Procede a env iarlo a el área de Contabilidad para su archivo

FIN

28

27 26

54





Formatos de Tesorería

Noviembre de 2004

55





F-DT-OC-01

XVIII. Solicitud de cheque 1. Número consecutivo de solicitud de cheque 2. Especificar la fecha de elaboración de la solicitud 3. Importe neto del pago con número 4. Nombre del beneficiario del cheque o depósito 5. Importe neto del pago con letra 6. En este espacio se debe especificar el bien o servicio que se esta recibiendo o el

origen y concepto de la erogación a realizar 7. Área que genera la solicitud 8. Consecutivo de movimientos que genera cada factura 9. Número de contrato al que corresponde el gasto 10. Partida presupuestal que se afecta 11. Sub-partida presupuestal que se afecta 12. Nombre de la partida presupuestal 13. Nombre y firma de la persona que provisiona 14. Fecha de provisión contable 15. No. de póliza de diario

56





F-DT-OC-01

Folio

Fecha

Importe $

Beneficiario

Con letra

Concepto

Área

Cons. Partida Subpartida

Provisión Fecha Poliza de diario

Tramite para pago

Cod. Pres. Descipción

1

2

3

4

7

5

6

8 11 10 9 12

1413 15

57





F-DT-OC-02

XIX. Recibos de ingresos 1. Nombre de la persona física o moral que realiza el pago o entrega ficha de depósito 2. Especificar el importe con número y letra 3. En este espacio se debe especificar el concepto del cobro 4. Fecha en que se reciben los ingresos 5. Nombre y firma del cajero 6. En caso de requerir IVA desglosado este se podrá desagregar en el espacio en blanco

a la izquierda de la fecha

58





F-DT-OC-02

N°

México, D.F., a de del 200

__________________________________R.F.C. FON-760721-FI5

CAJA GENERAL

FONATUR- BMO, S.A. DE C.V.INSURGENTES SUR 800 PISO 18 COL. DEL VALLE C.P. 03100 MEXICO, D.F.

RECIBO DE INGRESOS A CAJA GENERAL

LA CANTIDAD DE (

POR CONCEPTO DE

)

RECIBI DE1

2

3

4

5

TECOYOTITLA No. 100 1er. PISO, COL. FLORIDA

59





F-DT-OC-03 XX. Flujo diario 1. Nombre de la unidad de negocio 2. Especificar si se trata de un flujo de bancos, inversiones o fondo revolvente y el año del

que se trate 3. Nombre de la institución bancaria y número completo de la cuenta, en caso de ser un

flujo diario de una cuenta bancaria o de inversión, en caso de ser un fondo revolvente, especificar el nombre del responsable

4. Tipo de recurso (Propio ó Fiscal) 5. Fecha del movimiento que se registra 6. Número de cheque que se está emitiendo, en caso de ser transferencia electrónica

anotar el número de operación 7. Concepto del movimiento, especificando el nombre del beneficiario o depositante en

caso de ser cheques, para el flujo del fondo revolvente se debe indicar el nombre de la persona que emite el comprobante

8. Cargos que realizan a la cuenta 9. Abonos que se realizan a la cuenta 10. Saldo después de haber realizado la operación, en cada día que se tengan

movimientos se debe dejar un renglón para especificar “Saldo inicial o final al dd-mm-aa”

60





F-DT-OC-03

FECHA NO. CHEQUE CONCEPTO DEBE HABER SALDO02/01/02 Saldo Inicial 02-01-02 38,512.83

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V.

FLUJO DIARIO DE (BANCOS O FONDO REVOLVENTE) 2002INSTITUCIÓN BANCARIA Y NÚMERO DE CUENTA O NOMBRE DEL RESPONSABLE

Sucursal 1

2

3

4 5 6 7 8 9

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V. SUCURSAL

FLUJO DIARIO DE (BANCOS O FONDO REVOLVENTE) INSTITUCIÓN BANCARIA Y NÚMERO DE CUENTA O NOMBRE DEL RESPONSABLE

TIPO DE RECURSO

5 6 7 8 9 10

1 2

3 4

61





F-DT-OC-04 XXI. Conciliaciones 1. Hacer referencia si corresponde al Corporativo ó Sucursal 2. Anotar la fecha a la que corresponden los saldos de la conciliación 3. En caso de ser una conciliación bancaria especificar el banco y la cuenta, así como tipo

de recurso para la conciliación contable-presupuestal, se debe anotar el número de partida y el programa del que se trate, para las conciliaciones de matriz y sucursales, se debe anotar el nombre de la sucursal de que se trate

4. Tipo de Recurso 5. Los movimientos que se encuentren en conciliación se deben anotar en el renglón que

corresponda a quién haya hecho el cargo o abono y no haya sido correspondido por la contraparte

6. Se debe anotar la fecha de cada movimiento en conciliación 7. Se debe anotar la referencia, por ejemplo: el número de cheque u operación, factura,

póliza, etc. 8. Se debe especificar las áreas de que se trate, en el caso de conciliaciones bancaria:

libros y bancos; para matriz y sucursales: corporativo y sucursal; para contable-presupuestal: contabilidad y presupuesto, etc.

9. Anotar el nombre y cargo de las personas que elaboraron la conciliación 10. Anotar el nombre y cargo de las personas que autorizaron la conciliación

62





F-DT-OC-04

FECHA REF. CONCEPTO CARGO ABONO CARGO ABONOSALDOS AL ____ DE _______ DE ______

CARGOS DE FONATUR-BMO NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO

CARGOS DE FONATUR-BMO NO CORRESPONDIDOS FONATUR-BMO

ABONOS DE FONATUR-BMO NO CORRESPONDIDOS POR EL BANCO

ABONOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR FONATUR-BMO

SUMAS

SALDOS CONCILIADOS

ELABORADO POR AUTORIZADO POR

LIBROS BANCOS

FONATUR-BMO,S.A. DE C.V.SUCURSAL

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADCONCILIACIÓN BANCARIA CORRESPONDIENTE AL MES DE__________DE ________

BANCO____________CUENTA No.__________TIPO DE RECURSO_________

1

2

3

4

5

6 7 8 8

9 10

63





F-DT-OC-05

XXII. Arqueo de caja 1. Anotar el importe del Fondo Revolvente conforme al resguardo 2. Especificar el Nombre de la persona que tiene en su poder el Fondo, la hora y fecha

del arqueo 3. Anotar el número de monedas que se tienen de cada denominación 4. Especificar el valor de las monedas 5. Especificar el valor de los billetes 6. En esta columna se anota el producto de la cantidad de monedas o billetes por su valor 7. La suma de billetes y monedas 8. Valor de los cheques por el reintegro del fondo en caso de que se haya entregado el

cheque al responsable y no lo haya cambiado al momento del arqueo 9. Suma de billetes y monedas más el cheque del reintegro 10. Total de vales de gastos a comprobar del fondo revolvente 11. Total de vales de pasajes 12. Total de facturas comprobantes de gastos pagados con el fondo revolvente 13. Suma de valores y comprobantes del arqueo 14. Importe del Fondo Revolvente 15. Diferencia 16. Manifestar que los valores y documentos del arqueo fueron devueltos al responsable

del fondo, así como la hora de terminación del arqueo 17. Nombre del encargado del fondo

64





F-DT-OC-05

18. Nombre de la persona que realiza el arqueo 19. Detalle de las facturas comprobantes: Nombre del proveedor 20. Importe de las facturas 21. Total de Facturas 22. Nombre de las personas que recibieron gastos de pasajes 23. Importe de cada vale de pasajes 24. Total de vales de pasajes 25. Total de comprobantes del Fondo Revolvente

65





F-DT-OC-05

1 DE 2

ARQUEO DEL FONDO FIJO DE CAJA DE $ 5,000.00EN PODER DEL C. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX A LAS 12:15 HRS.

DEL DIA

CANTIDAD MONEDAS BILLETES IMPORTE TOTAL

200.00100.0050.0020.00

0.050.100.200.501.002.005.00

10.00TOTAL EN EFECTIVO $CHEQUES SEGUN RELACIONTOTAL EN EFECTIVO Y CHEQUESVALES PERSONALESSEGUN RELACION ADJUNTAVALES PROVISIONALES (PASAJES)SEGUN RELACION ADJUNTACOMPROBANTES DEFINITIVOSSEGUN RELACION ADJUNTAVARIOS

SUMA EL ARQUEO ...............................FONDO FIJO ............................... 5,000.00

SOBRANTE ( FALTANTE ) ............................... -5,000.00

EL EFECTIVO, VALORES Y DOCUMENTOS DEL PRESENTE ARQUEO FUERON CONTADOS,LISTADOS Y DEVUELTOS DE CONFORMIDAD. A LA HORA Y FECHA DEL PRESENTE ARQUEO, ELCAJERO AFIRMA QUE NO TENIA EN SU PODER NINGUN OTRO DOCUMENTO, VALOR O EFECTIVOPROPIEDAD DE BAJA MANTENIMIENTO Y OPERACION S.A. ADEMAS DE LOS AQUILISTADOS. TERMINADO A LAS 13:05 HRS. DEL MISMO DIA.

CAJERO ( O ENCARGADO DEL FONDO ) REALIZADO POR

1

2

3 4 5 6

78

9

10

11

12

13

1415

16

17 18

66





F-DT-OC-05

2 DE 2

ARQUEO DEL FONDO FIJO DE CAJA DE $ 5,000.00EN PODER DEL C. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX A LAS 12:15 HRS.

DEL DIA

VALES DE CAJA

COMPROBANTES DEFINITIVOS IMPORTE COMPROBANTES DEFINITIVOS IMPORTE

PASAJES

TOTAL PASAJESGASTOS A COMPROBAR

TOTAL PASAJES

COMPROBANTES DEFINITIVOS TOTAL DE COMPROBANTES

CAJERO ( O ENCARGADO DEL FONDO ) REALIZADO POR

19

1

2

20

21

22

17 18

23

24

25

67





F-DT-OC-06 XXIII. Relación de gastos 1. Especificar si se trata de un reembolso del Fondo Revolvente o comprobación de

gastos 2. Nombre de la Gerencia a la que se encuentra adscrita la persona que está

comprobando 3. Lugar y fecha 4. Partida Presupuestal asignada por el área de presupuesto 5. Nombre del proveedor del servicio pagado 6. Importe sin IVA 7. Impuesto al valor agregado 8. Suma del importe más el IVA 9. Gerencia ó Contrato al que se aplicará el gasto realizado 10. Totales de los puntos 6, 7 y 8 11. Nombre y firma de la persona responsable del Fondo o Gastos a comprobar 12. Nombre y firma de la persona que autorizó el Fondo o Gastos a comprobar

68





F-DT-OC-06

PARTIDA PROVEEDOR IMPORTE IVA TOTAL CONTRATO

- - -

- - -

- - -

- - -

- - -

- - -

TOTAL COMPROBACION - - -

SOLICITO AUTORIZO

CAJA BMO GERENTE DE CONTROL FINANCIERO

REEMBOLSO DEL FONDO REVOLVENTE o COMPROBACIÓN DE GASTOS ASIGNADO A LAGERENCIA DE ------------------------------MEXICO D.F. A 25 DE ABRIL DE 2002

RELACIÓN DE GASTOS1

23

4 5 6 7 8 9

10

11 12

GERENCIA O CONTRATO

9

69





F-DT-OC-07 XXIV. Contrarecibo 1. Fecha de expedición 2. Nombre del beneficiario del pago 3. Concepto del pago que se realiza 4. Fecha estimada de pago 5. Importe total del pago a realizar 6. Nombre y firma del cajero 7. No. de cheque y fecha en que se entrega, nombre y firma de la persona que lo recibe

70





XXX F-DT-OC-07Contrarecibo

fecha

Beneficiario fecha estimada de pago

ConceptoTotal

Nombre y FirmaEncargado de Caja

Nombre y FirmaEncargado de Caja

1

2

3

4

5

6 7

71





F-DT-OC-08 XXV. Conciliación flujo de Efectivo-Bancos 1. Nombre de la unidad de negocio 2. Especificar banco y No. de cuenta a la que corresponde el flujo 3. Concepto del pago que se realiza 4. Saldo Inicial al cierre del día anterior en flujo de efectivo 5. Depósitos que se registraron el día anterior 6. Cheques expedidos y transferencias efectuadas 7. Resultado de afectar el saldo con los movimientos del día anterior 8. Sumatoria de cheques en transito a la fecha de conciliación 9. Depósitos pendientes de incluir en flujo de bancos

10. Depósitos no identificados ó en transito según estado de cuenta

11. Abonos no identificados ó en transito según estado de cuenta 12. Saldo final al cierre de la conciliación según flujo

13. Saldo final al cierre de la conciliación según estado de cuenta

72





F-DT-OC-08

SALDO DEL DIA ___ DE ______________ DE _____ -

DEPOSITOS Y/O TRANSFERENCIAS -

CHEQUES GIRADOS -

SALDO EN FLUJO ___ DE ______________ DE ____ -

CHEQUES EN TRANSITO - -

DEPOSITOS POR INCLUIR EN FLUJO (SIGUIENTE DIA) -

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V.CORPORATIVO

CONCILIACION FLUJO DE EFECTIVO - BANCOSSCOTIABANK INVERLAT 603503

RECURSO PROPIO

1

2

34

5

6

7

8

9

73





F-DT-OC-09

XXVI. Relación de cheques en transito 1. Nombre de la unidad de negocio 2. Fecha de emisión del reporte 3. Especificar banco y No. de cuenta a la que pertenece el cheque 4. Tipo de recurso (Propio ó Fiscal) 5. Cheques emitidos y entregados para su cobro 6. Cheques elaborados pendientes de entregar 7. Importe que incluye cheques entregados al beneficiario y los pendientes de entregar

74





F-DT-OC-09

FECHA NO. CHEQUE BENEFICIARIO IMPORTE

-

FECHA NO. CHEQUE BENEFICIARIO IMPORTE

-

TOTAL CHEQUES EN TRANSITO -

CHEQUES EN PODER DEL BENEFICIARIO

CHEQUES EN CAJA GENERAL


SUCURSAL

RECURSOS

RELACION DE CHEQUES EN TRANSITO AL __ DE __________ DE _____BANCO No. CUENTA 3

6

12

5

7

4

75





F-DT-OC-09

XXVII. Posición Financiera 1. Nombre de la unidad de negocio 2. Gerencia o Departamento que emite 3. Fecha de emisión del reporte 4. Tipo de recurso (Propio ó Fiscal) 5. Suma total de saldos en recursos propios y fiscales 6. Saldos en cuentas bancarias por ingresos adicionales 7. Suma total general y partidas extraordinarias

76





F-DT-OC-10

Banco Cuenta Tipo Saldo

Recursos Propios

- - - - - - - -

Subtotal -

Total Recursos Propios -

Recursos Fiscales

- -

- -

Total Recursos Fiscales -

TOTAL GENERAL -

Partidas Extraordinarias

- - - -

Subtotal -

TOTAL GENERAL -

GERENCIA O DEPARTAMENTO

POSICIÓN FINANCIERA AL ___ DE ______________ DE _____

FONATUR-BMO, S.A. DE C.V.SUCURSAL 1

2

3

4

4

5

6

7

77





F-DT-OC-11

XXVIII. Inversiones 1. Nombre de la unidad de negocio 2. Periodo al que corresponde la cedula de inversiones 3. Banco que tomo la inversión 4. Fecha de inversión y vencimiento 5. No. de días que durara el monto invertido 6. Tasa neta de inversión del día 7. Importe de la inversión 8. Intereses generados en el plazo de la inversión 9. Importe de la retención del Impuesto Sobre la Renta

10. Suma del monto invertido y los intereses generados menos la retención del Impuesto

Sobre la Renta

78





F-DT-OC-11

Banco Fechas Dias Tasa Neta Monto Intereses Retención Capital eInversion Inversión Vencimiento de Inversión Invertido ISR InterésesBANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00BANCOMER 01-Ene-04 01-Ene-04 0 0.00% 0.00 0.00 0.00 0.00


Inversiones _______MES_____ _AÑO__ cta. ________________Sucursal 1

2

3 4 5 7 8 9 106

79





F-DT-FR-01

XXIX. Recibo de resguardo del fondo revolvente 1. Gerencia General de la sucursal que recibe el resguardo 2. Número consecutivo de fondo revolvente de esa sucursal 3. Ejercicio fiscal al que corresponde el fondo 4. Localidad donde se crea el fondo

Responsable del fondo 5. Dirección General o Gerencia General 6. Domicilio completo 7. Importe del resguardo en número 8. Importe del resguardo en letra 9. Nombre completo 10. Firma 11. Nombre y firma del Subdirector de Administración y Finanzas

Responsable operativo del fondo 12. Cargo en la entidad 13. Registro Federal de Contribuyentes 14. Número de nómina 15. Domicilio completo 16. Teléfono 17. Colonia

80





18. Población 19. Código Postal 20. Nombre, cargo y firma 21. Número de nómina y firma

81





F-DT-FR-01

AREA :

EJERCICIO :

DOMICILIO :

BUENO POR :

( )

CARGO : R.F.C. N° NOMINA

TEL.

COLONIA POBLACION C.P.

CARGO N° DE NOMINA

NOMBRE FIRMA

CON FINES DE CONTROL INTERNO Y DE APOYO AL RESPONSABLE DEL FONDO REVOLVENTE, ANOTAR LOS DATOS

DOMICILIO PARTICULAR

DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE OPERATIVO

DEL FONDO REVOLVENTE(DIRECTOR GENERAL Y/O GERENTE GENERAL)

A U T O R I Z O

GERENTE GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

NOMBRE DEL RESPONSABLE FIRMA

('IMPORTE EN NUMERO)

('IMPORTE EN LETRA)

POR EL PRESENTE DOCUMENTO OTORGO EL MAS AMPLIO RESGUARDO QUE PARA LOS EFECTOS LEGALES SEANECESARIO POR LA OPERACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE

DIRECCION GENERAL Y/O GERENCIA GENERAL :

LOCALIDAD :

NUMERO DE FONDO REVOLVENTE : 1

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO

RECIBO DE RESGUARDO DEL FONDO REVOLVENTE1

2 3

4

5

6

7

8

9 10

11

12 13 14

15 16

17 18 19

20 21

82





F-DT-RR-01 XXX. Requerimientos de efectivo 1. Fecha en que se envía el requerimiento 2. Sucursal que solicita los recursos y tipo de recurso 3. Periodo semanal al que corresponde el requerimiento (lunes a domingo) 4. Saldo Inicial en cada cuenta bancaria 5. Saldo al inicio de la semana en cada cuenta de la sucursal 6. Total de recursos que se van a utilizar en la semana, deposito y emisión de cheques 7. Disponibilidad al final de la semana en cada cuenta 8. Requerimientos por contrato especificando en cada columna el número de contrato y

nombre, asimismo, se debe desagregar de acuerdo al capítulo del gasto que se pretende ejercer, cuidando en todo momento que no se sobregire el presupuesto autorizado

9. Fecha en que se pago compromiso por capitulo 10. Fecha envío de recursos 10. Notas aclaratorias. Por ejemplo, se debe especificar si no se cubrió algún gasto

programado en la semana anterior y se cubrirá en la semana en curso. 11 Nombre y firma del cajero 12. Nombre y firma del Gerente Administrativo 13. Nombre y firma del Gerente General

83





F-DT-RR-01

Fecha pago compromiso

FECHA: ___ DE _____ DEL 2002

REQUERIMIENTO DE EFECTIVO DE LA SUCURSAL _________________ .

PERIODO: OPERATIVO DEL ___ AL ____ DE ___________ DEL 2002.

Saldo Inicial Cuenta. N° DE CUENTA Y BCO N° DE CUENTA Y BCO TOTAL CUENTA DE BANCOS$________ $________ $________

Recursos Solicitados: $

Disponibil idad Final Cuenta. $________ $________ $________

Mantenimiento Casa de visitas Supervisión Seguros FondenNo. de contrato No. de contrato No. de contrato No. de contrato No. de contrato CAMPO DE GOLF ADMINISTRACIÓN

Capitulo 1000Capitulo 2000Capitulo 3000ImpuestosObra PúblicaPrestamos al personalPensión alimentic iaFondo de ahorro

Total

Notas:

Elaboró Revisó Autorizó

Nombre Nombre NombreCajero Gerente Administrativo Gerente General

1

2

3

45

6

8

7

9

10 11 12

Fecha pago compromiso Fecha envío de recursos

9

10

84





F-DT-RR-02 XXXI. Devengado no pagado 1. Nombre de la sucursal que emite sus compromisos de pago 2. Periodo semanal en el que serán cubiertos los pasivos 3. Fecha de la adquisición 4. Fecha de pago 5. Fecha de la factura 6. Número de la factura 7. Descripción de los bienes o servicios que se están pagando 8. Nombre del proveedor 9. Importe neto de la factura 10. Partida o partidas presupuestales a las que corresponde el pasivo 11. Subtotal de compromisos del capítulo 2000 12. Subtotal de compromisos del capítulo 3000 13. Subtotal de operaciones ajenas 14. Gran total 15. Nombre y firma del Gerente Administrativo 16. Nombre y firma del Gerente General

85





F-DT-RR-02

Sucursal :

Presupuesto de la semana de :

Factura Partida

Adquisición Pago Factura Número Presupuestal

TOTAL MATERIALES Y SUMINISTROS

TOTAL SERVICIOS GENERALES

TOTAL OPERACIONES AJENAS

GRAN TOTAL

Gerente Administrativo

_________________________Nombre y FirmaNombre y firma

Gerente General de la sucursal

Relación de compromisos pendientes de pagar

Fechas deConcepto Proveedor Importe

1

2

3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

13

14

15 16

86





F-DT-GV-01 XXXII. Solicitud de gastos de viaje 1. Número consecutivo de solicitud de gastos de viaje, (debe llevarse por sucursal) 2. Lugar y fecha de la solicitud 3. Lugares que se visitará durante la comisión 4. Zona a la que corresponde el destino 5. Cual es la causa por la que se realiza el viaje 6. Periodo que dura la comisión 7. Nombre de cada uno de los comisionados 8. Número de nómina asignado por Recursos Humanos 9. Día, mes y hora de salida 10. Día, mes y hora de regreso 11. Línea aérea en la que se realizará el vuelo 12. Importe de cada boleto 13. En caso de que vayan a realizar gastos extras por traslado de documentación o otros

bienes de la empresa, se debe especificar el concepto 14. Importe estimado de los gastos extra, por concepto 15. Observaciones 16. Nombre, puesto y firma del comisionado o responsable del grupo de trabajo, y número

de nómina 17. Nombre, puesto y firma del servidor público que autoriza el viaje

87





F-DT-GV-01

SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE No.

LUGAR Y FECHA DE LA SOLICITUD

DESTINO (S) ZONAIV

MOTIVO

PERIODO

DATOS DEL COMISIONADO Y/O GRUPO DE TRABAJO Y PROGRAMA DEL VIAJEN O M B R E NUMERO DE SALIDA REGRESO LINEA

NOMINA DIA MES HORA DIA MES HORA AEREA

IMPORTE DE CADA BOLETO $GASTOS EXTRAS

CONCEPTO IMPORTE

O B S E R V A C I O N E S

AUTORIZACION DEL SERVIDOR PUBLICO Y/O PROMOTORNOMBRE Y FIRMA DEL COMISIONADO NOMBRE Y FIRMA DEL SERVIDOR PUBLICO

Y/O RESPONSABLE DEL GRUPO DE TRABAJO

No. DE NOMINA

Y/O PROMOTOR

1

2

3 4

5

6

7 8

9 10

11

12

1314

16 17

15

88





F-DT-GV-02

XXXIII. Comprobación de gastos de viaje 1. Lugar y fecha de la presentación de la comprobación de gastos 2. Número de la solicitud de viaje que se está comprobando 3. Lugar al que se realizó el viaje 4. Periodo real del viaje, especificando si hubo movimientos respecto al programa original 5. indicar el número de facturas o notas de consumo, más los boletos de transporte

foráneo anexos a la relación de gastos 6. Total de alimentos y bebidas, no alcohólicas 7. Total de hospedaje 8. Total de transportación foránea terrestre 9. Otros, este es el total del desglose del punto 10 10. Indicar el importe asignado de cuota fija, no comprobable, así como otros conceptos

que se estén justificando, tales como gastos extraordinarios 11. Suma de los puntos 6 a 9 12. Total de transportación aérea 13. Suma de los puntos 11 y 12 14. Informe de la comisión, en case de haber presentado un informe por separado, este se

puede anexar a la comprobación, indicando en la comprobación que se está anexando 15. Nombre y firma del comisionado 16. Nombre y firma del servidor público que autoriza la comprobación

89





F-DT-GV-02

COMPROBACION DE GASTOS DE VIAJE

LUGAR Y FECHA DE LA PRESENTACION DE GASTOS

SOLICITUD DE GASTOS DE VIAJE No. POR EL VIAJE A

PERIODO "REAL" DEL VIAJE, DEL AL

ANALISIS DE LOS COMPROBANTES DE GASTOS QUE SE PRESENTAN

NUMERO DE COMPROBANTES ANEXOS A LA RELACION DE GASTOS

01 ALIMENTOS Y BEBIDAS

02 HOSPEDAJE $

03 TRANSPORTACION TERRESTRE $

04 OTROS $

4.1 CUOTA FIJA $

4.2 $

4.3 $

4.4 $

SUBTOTAL 0.00

05 BOLETO DE AVION $

TOTAL $ 0.00

O B S E R V A C I O N E S

NOMBRE NOMBRE

FIRMA FIRMA

Y Vo. Bo. DE CONFORMIDAD DEL INFORME

(DEBERA ANOTAR EL INFORME DE LA COMISION, ASI COMO CUALQUIER OTRA ACLARACION)

INFORME

COMISIONADO AUTORIZACION DE LA COMISION EFECTUADA

1

2 3

4

5

6

7

89

10

11

12

13

14

15 16

manual de normas y procedimientos de tesorería€¦ · inversión de remanentes de...

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