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Ofimática
Técnico Superior en Instalaciones Eléctricas
Adela Speratti 1673 c/ República Francesa – Tel.: (021) 201-249 y Cel.: (0971) 213-424 www.itc.edu.py
Recopilado por Ing. Arturo Britez Caballero
MANUAL DE OFIMÁTICA
CONTENIDO
UNIDAD 01:
Introducción a la Informática
Según el diccionario de la Real Academia Española el término informática es el
conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento
automático de la información por medio de ordenadores (dispositivos electrónicos
configurables mediante programas capaces de procesar la información). Su origen
es la palabra francesa informatique, compuesta por las palabras information y
automatique, cuyo significado es evidente.
El ordenador es una de las piezas clave de la informática junto con la
información que procesa. Para procesar esa información el ordenador utiliza una
serie de circuitos electrónicos (hardware) y una serie de programas (software).
El Sistema Informático: Un sistema informático resulta de la conjunción de
dos partes bien diferenciadas: hardware y software.
Hardware
Se llama hardware al conjunto de los componentes y elementos que integran la
parte material de un ordenador, es decir, el conjunto formado por todos los
elementos físicos que componen el ordenador.
Arquitectura de un Ordenador
La estructura de un ordenador se puede esquematizar básicamente en una
agrupación de los siguientes componentes indispensables:
Unidad Central de Proceso (CPU/UCP): Unidad que se encarga del control
del ordenador, procesando para ello instrucciones. Podemos distinguir en
ella tres partes principales:
o Unidad Aritmético-Lógica (ALU/UAL): Se encarga del procesamiento
de datos y permite realizar una serie de operaciones simples, tales
como suma, resta, etc.
o Unidad de Control (CU/UC): Se encarga de realizar el control, es
decir, de generar las señales necesarias para activar los elementos
el ordenador en función de las instrucciones.
o Registros: Memoria interna del procesador que proporciona los datos
a la unidad aritmético-lógica y en la que ésta almacena el resultado
de sus operaciones.
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Memoria Principal: Es una unidad de almacenamiento de información. Está
dividida en posiciones que se identifican mediante una dirección única.
Cada posición suele estar formada por un conjunto de puntos de memoria,
o bits, que permiten almacenar 0 o 1.
Buses: canales (cables, circuitos electrónicos, etc.) por los cuales las
instrucciones, los datos y las señales de control viajan entre las distintas
unidades físicas del ordenador.
Periféricos (entrada/salida) de datos: Permiten enviar y recibir información
del mundo exterior al ordenador.
Gabinete principal
En la siguiente imagen se puede apreciar los componentes mínimos actuales
que se necesita tener instalados en un ordenador.
a) Parte frontal
b) Parte trasera
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El microprocesador
Es el cerebro del PC y aporta la velocidad necesaria para el perfecto manejo de
los datos. Los micros actuales poseen dos velocidades que se miden en
megahercios (MHz) o en gigahercios (GHz):
Velocidad interna: Velocidad a la que funciona el microprocesador (450
MHz, 1,8 GHz, 3 GHz, etc.).
Velocidad externa o del bus: Velocidad a la que se comunica el micro y la
placa base (33 MHz, 66 MHz, 133 MHz o 233 MHz).
Memoria Principal
Es el lugar en el que el PC guarda los datos que se están utilizando en el
momento presenta. Por ejemplo, se está trabajando con un programa, éste
generará archivos, y será en la memoria RAM desde dónde se lean y donde se
escriban de una forma rápida. El funcionamiento del programa y del PC es
proporcional a la cantidad de memoria que su PC tenga.
Periféricos y puertos de comunicación
Los dispositivos externos que se conectan al PC permitiéndole la comunicación
con el exterior se llaman periféricos. Estos se clasifican en:
Periféricos de entrada: Son los que permiten que el usuario aporte
información exterior.
Periféricos de salida: Son los que muestran al usuario el resultado de las
operaciones realizadas por el PC.
Periféricos de entrada/salida: Son los dispositivos que pueden aportar
simultáneamente información exterior al PC y al usuario.
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Puertos de comunicación
Todos los dispositivos del PC deben ir conectados, por norma general, a la
parte posterior de la CPU, donde se observan diferentes entradas para cada
conexión y dispositivo como:
Puerto serie
Un puerto serie es una interfaz a través del cual los periféricos se pueden
conectar mediante un protocolo serie que consiste en la transmisión de datos de
un bit detrás de otro y a través de una sola línea de comunicación. Solo puede
enviar un bit a la vez. El tipo más común de puerto serie es un D-sub o un
conector D-sub que llevan señales RS-232. Normalmente, los puertos serie tienen
9 ó 25 clavijas o pines. Es el que utilizaban antiguamente los ratones y módems.
Los datos viajan a 115 kilobits por segundo.
Puerto paralelo
Un puerto paralelo, por otro lado, es una interfaz a través del cual la
comunicación entre un computador y su dispositivo periférico es de manera
paralela, es decir los datos se transfieren en paralelo utilizando más de una línea
de comunicación (canales). Pueden enviar varios bits a la vez. El puerto de la
impresora es un ejemplo de puerto paralelo. Se utiliza, cada vez menos, para
escáneres, impresoras y los llamados PS/2 para el teclado y el ratón del
ordenador.
Hoy en día casi todos los periféricos utilizan los puertos llamados USB.
Puerto USB (Universal Serial Bus)
Se puede conectar todo tipo de dispositivos USB externos, tales como un disco
duro externo, una impresora, un escáner, ratón, teclado, etc. Fue introducido en
1997 para para estandarizar cómo se conectan los periféricos, es decir que todos
los periféricos se conectaran de la misma forma. Su característica principal es que
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son plug and play (enchufar y usar) que significa que se pueden conectar y
desconectar con el ordenador encendido y ya reconoce el periférico conectado.
Los antiguos puertos se tenían que apagar y reiniciar el ordenador para que los
reconociera. Además son más rápidos para transmitir la información. Los datos
viajaban a 12 megabits por segundo en los primeros USB, aunque según se van
mejorando se consiguen mayores velocidades. Para saber qué tipo de USB
estamos utilizando se pone un número que nos dice la versión del puerto.
USB-1.0 = los datos viajan a 12Mb/s (OJO megabits por segundo, no Kilobits
como dijimos en el serie y paralelo)
USB-2.0 = Los datos viajan a 480Mb/s.
USB-3.0 = Los datos viajan a 5Gb/s. (Gigabits por segundo). El 3.1 alcanza
velocidades de 10Gb/s.
Puerto VGA
Se conecta el monitor a la tarjeta de video de una computadora. Tiene 15
pines. Es similar al conector de puerto serie, pero el conector de puerto serie tiene
pasadores metálicos (pines), y el VGA que tiene agujeros.
Puerto DVI (Interfaz de Vídeo Digital)
Donde se conecta el monitor LCD de pantalla para enviar video digital.
Maximiza el rendimiento de monitores de pantalla plana. Son mejores que los
VGA.
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Puerto HDMI
Para conectar Multimedia en Alta Definición (HD). Es el sustituto del llamado
Euroconector que ya no se utiliza.
Puerto RJ 45 o Ethernet
Donde se conecta a una red a Internet de alta velocidad. Se llama RJ45
(hembra) y el macho será el del cable del router. Este puerto está situado en una
tarjeta Ethernet usadas para la conexión a internet.
Tarjetas de Expansión
Se utilizan las tarjetas de expansión para adaptar las características de una
placa base a las necesidades del usuario, por ejemplo, aumentar la calidad del
sonido o de las imágenes que puede reproducir su PC.
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Tarjeta de vídeo: Es el dispositivo que permite al monitor mostrar
imágenes visuales. En algunas ocasiones, la tarjeta de vídeo se encuentra
ya impresa en la placa base.
Tarjetas de red: (también llamada placa de red o Network Interface Card
(NIC)) es una clase de tarjeta destinada a ser introducida en la placa madre
de una computadora o se conecta a uno de sus puertos para posibilitar que
la máquina se sume a una red y pueda compartir sus recursos (como los
documentos, la conexión a Internet o una impresora, por ejemplo).
Fuente de alimentación
En electrónica, la fuente de alimentación o fuente de potencia es el dispositivo
que convierte la corriente alterna (CA), en una o varias corrientes continuas (CC),
que alimentan los distintos circuitos del aparato electrónico al que se conecta
(computadora, televisor, impresora, router, etc.)
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Software
Se llama software al conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas
para ejecutar ciertas tareas en un ordenador. Se suele decir que es el soporte
lógico de un sistema informático, es decir, el conjunto de todos los programas
informáticos capaces de funcionar en un ordenador.
De todos los programas existentes podemos hacer una división general en dos
tipos:
Sistemas operativos
Aplicaciones
Un sistema operativo es el puente que enlaza el ordenador (hardware) con el
resto del software de que disponga el ordenador. Es decir es el encargado de
hacer que el ordenador nos entienda y de controlar todos los dispositivos. Es el
intermediario entre la persona y la máquina, y sin él sería imposible trabajar.
Todos los ordenadores necesitan tener instalado un sistema.
Las aplicaciones o programas de aplicación son programas creados para
facilitar tareas concretas en función del trabajo que se quiera desarrollar. Así
encontramos algunos programas de tipo:
Procesadores de texto.
Hojas de cálculo.
Presentaciones.
Tratamiento de imágenes.
Navegadores de Internet.
Dentro de la enorme cantidad de software existente, aparece aquel que es de
un uso genérico y de amplia aplicación en diferentes contextos. En un futuro
inmediato será imprescindible su conocimiento, por entrar ya dentro de las
exigencias básicas que imponen la sociedad, como anteriormente lo fueron saber
leer y escribir.
Los programas que nos ayudarán a resolver esos problemas cotidianos, tanto a
nivel personal como profesional, se encuadran dentro de lo que se conoce
como Ofimática.
Los principales tipos de aplicaciones usados en la ofimática son:
Procesadores de texto. Programas cuya finalidad fundamental es la de
tratar textos, con una amplitud de posibilidades impensable hasta hace
poco tiempo, tales como disponer de corrección automática, manipulación
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de márgenes, multitud de tipos de letras, inclusión de imágenes, tablas,
gráficos, etc.
Hojas de cálculo. Facilitan y aceleran fundamentalmente el manejo de datos
numéricos, fórmulas, funciones, así como la confección de gráficos a
medida de los datos que se manipulan.
Sistemas Operativos
Corno hemos podido comprobar en las unidades anteriores, un Sistema
Informático es el resultado de conjuntar hardware y software.
El software hoy día está formado por innumerables programas. Los más
divulgados son: procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, una gran
variedad de aplicaciones específicas y sistemas operativos. Por tanto, debernos
tener claro que los sistemas operativos forman parte del software.
Algunos sistemas operativos
Antes vimos lo que era un sistema operativo y las funcionalidades que tiene,
ahora tendremos que decidir (en función de la capacidad de nuestro ordenador y
las prestaciones que necesitemos) qué sistema operativo instalaremos de entre
los existentes en el mercado. Entre los más usuales nos encontramos:
Windows: es el sistema operativo más usado. Existen versiones personales
y profesionales y el coste varía en función de la versión.
Mac OS: es un sistema operativo que funciona sólo en los ordenadores que
fabrica la empresa Apple. Apple fue la primera empresa que diseño una
interfaz de ventanas para los sistemas operativos que fabricaba.
GNU/Linux: Los profanos solemos llamar Linux a lo que técnicamente es
GNU/Linux. En 1984 Richard Stallman inició el desarrollo de un proyecto de
sistema operativo libre compatible con Unix, y lo llamó GNU. El núcleo
o Kernel lo desarrolló Linus Torvalds en 1991. GNU más Linux forman el
sistema operativo GNU/Linux.
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UNIDAD 02:
Word
Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de
textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado
predeterminadamente en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.
¿Para qué sirve Word?
Word es un programa de computadora que sirve para crear, modificar, e
imprimir documentos escritos. A este tipo de programas se los conoce como
Procesadores de Texto, y son los más comunes de entre todas las aplicaciones de
computadora.
Con los procesadores de texto si uno se equivoca puede corregirlo cuantas
veces quiera antes de mandarlo a imprimir. Además el procesador de texto, al ser
un programa de computadora, puede incluir funciones útiles como la de corrección
ortográfica y la de buscar y reemplazar una palabra por otra, todo
automáticamente. Puede utilizarse además para la elaboración de presupuestos.
¿Cómo utilizar Word?
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los
nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y texto en
color rojo.
La pantalla que se muestra (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
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decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y
pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
En Word la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen
las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo
de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.),
Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.). Cada una de las secciones, se ha
creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma
más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú que al hacer
clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con
iconos de acceso rápido.
Herramientas utilizadas para la elaboración de presupuestos en Word
A la hora de elaborar presupuestos en Word, una de las herramientas más
recomendadas para su elaboración es la de las tablas.
Tablas
Una tabla de contenido en Word es una forma de organizar los datos.
En un principio, crear una tabla en Word, es más o menos fácil. Tal y como
indica la imagen siguiente, se accede al menú Insertar/Tabla, se selecciona la
tabla que queramos, 1 casilla (también es una tabla), 1 fila x 2 columnas, 2 filas x
1 columnas y así según nuestra necesidad.
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Ahora bien, ¿qué sucede, cuando nuestras tablas en Word se complican?
Si necesitas una tabla más grande de 10 columnas por 8 filas que es lo que
ofrece Microsoft Word, has llegado al sitio adecuado.
Planifica tus tablas en Word
Una de las cosas que más enfadan a uno, es precisamente tener que modificar
una tabla de contenido en Word cuando está el trabajo medio hecho. Se
desmontan las filas, se desmontan las columnas.
En resumidas cuentas, un pequeño galimatías. Y seguramente es una de las
partes más complejas de emplear tablas en Word.
Presenta la tabla de Word con colores. No es sólo una cuestión de
presentación. Presentar la tabla con colores, te va a ayudar a organizar tus datos
de mejor manera. Y al lector de tu documento, también.
Opciones de las tablas en Word
A pesar de que las tablas de Word, tienen muchas opciones hay que
conocerlas. Para que nuestras tablas en Word sean fantásticas, existen algunos
elementos para mejorarlas.
Combinar celdas.
Dirección del texto.
Alineación de celdas.
En la imagen siguiente, tienes las opciones.
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Combinar celdas
Esta opción, se activa cuando tienes dos filas o dos columnas y las quieres
juntar en una sola.
Para poder utilizar esta función, tienes que seleccionar las casillas que quieras
unir y o bien pulsar el botón derecho del ratón o acceder a la parte superior del
menú de Word. En la imagen siguiente, tienes el otro sitio dentro de Word, donde
puedes combinar celdas.
Dirección del texto
Esta opción, es muy interesante cuando el texto tiene que tomar diferentes
direcciones. La dirección puede ser vertical u horizontal. Si es vertical, puedes
decidir si quieres que el texto se lea de izquierda a derecha o de derecha a
izquierda.
Alineación de celdas
La alineación de celdas es una opción que te permite que todas las celdas que
necesites, tengan la misma orientación. Esto sucede cuando tienes tablas que el
texto de una celda está en la parte superior de la celda, o bien en la parte inferior.
Esta opción, te permite, igualar todas las celdas y que queden ordenadas.
Elaboración de presupuestos
Un presupuesto es uno de los documentos clave para cualquier técnico,
especialmente si su actividad implica la prestación de servicios o si el precio de
sus productos no es cerrado.
El presupuesto es, además, la carta de presentación de todo técnico y
constituye, en muchas ocasiones, la primera toma de contacto con un cliente, por
lo que es una herramienta que hay que utilizar con cuidado, ya que un uso
incorrecto puede ser determinante para hacernos perder un posible comprador o
usuario.
Si bien es cierto que el precio es muchas veces un factor determinante en la
decisión de compra del usuario, un presupuesto puede aportar un valor añadido a
nuestro producto o servicio, ya que permite mostrar nuestra experiencia o
implementar diferentes técnicas de marketing para hacer nuestra oferta más
atractiva al cliente.
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Cuando un profesional se plantea cómo hacer un presupuesto, debe tratar de
conseguir equilibrar el total de los gastos, las horas de trabajo y recursos
consumidos y el margen de beneficio que se quiera obtener.
Hacer el presupuesto correcto para cada proyecto o cliente puede llegar a ser
todo un arte, pero siempre desde la transparencia y el sentido común.
Criterios para fijar precios en tu presupuesto
Cubrir costes: Se debe analizar previamente cuál es el precio hora a repercutir
por su trabajo en base a sus costes fijos y variables y al reparto de su tiempo de
trabajo. Al precio de la mano de obra habrá que añadirle el de los materiales o
gastos directamente asociados al trabajo a realizar.
Margen de beneficio: Sobre el coste de los trabajos, el profesional definirá un
porcentaje de beneficio empresarial. Su cuantía dependerá de la estrategia
comercial con el cliente y de si los costes son lo suficientemente bajos como para
permitirlo.
Precio de mercado: Es importante tener referencias de los precios de la
competencia y también de hasta dónde están dispuestos a llegar los clientes, tanto
por arriba como por abajo.
Promociones: El técnico deberá valorar la inclusión o no de posibles promociones
para hacer más atractiva su oferta.
Hay dos errores habituales que hay que tratar de evitar al fijar precios:
Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de tu producto o
de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir costes.
Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más
complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.
Un precio demasiado alto o muy por encima del precio medio de mercado o
del valor añadido que pueda ofrecer tu producto o servicio puede hacerte
perder un cliente antes, incluso, de iniciar una negociación. Si optas por
moverte en un rango de precios elevado, por encima de la media de tus
competidores, asegúrate de justificar ese incremento del precio
debidamente o de proporcionar un valor añadido que equilibre la relación
calidad/precio.
¿Qué debe incluir un presupuesto?
Un presupuesto debe ser claro, conciso y detallado. Existen diversas técnicas
para redactar un presupuesto, pero, sea cual sea la opción que escojas, lo más
aconsejable es que detalles al máximo todos y cada uno de los elementos que
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constituyen en servicio, para que el cliente sepa exactamente qué es lo que está
pagando.
Existen una serie de elementos básicos que todo presupuesto debe
incluir
Datos de la empresa/prestador del servicio: En ésta sección deberá detallarse
los datos de la empresa o técnico prestador del servicio, tales como el nombre o
razón social y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.
Datos del cliente: El presupuesto deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea
particular o empresa), así como su C.I. o RUC y el domicilio.
Concepto: El concepto detalla los elementos que conforman el producto/s y/o el
servicio/s presupuestados. De ésta forma, en el concepto pueden incluirse
diferentes productos y servicios, además de las horas de trabajo, los materiales
utilizados y, en su caso, otros costes asociados, como puede ser la contratación
de otros servicios de terceros, licencias, suministros. En éste apartado ha de
incluirse el número de unidades de cada elemento que conforma el concepto, el
coste unitario de cada una de ellas y el coste total de cada grupo de unidades de
la misma naturaleza.
Importe: El importe ha de desglosarse indicando la base imponible, es decir, la
suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el
importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el
IVA.
Modo de pago: Es importante estudiar la forma de pago de cada presupuesto.
Normalmente, cuando el monto no es elevado o no requiere la adquisición previa
de material, no se suelen establecer anticipos. Pero en caso de que se trate de un
presupuesto de elevada cuantía o que implique una importante adquisición de
material o contratación de servicios de terceros, conviene acordar un el adelanto
de un tanto por ciento del importe total. En éste apartado se puede especificar,
además, el medio de pago, ya sea mediante transferencia o ingreso bancario o en
efectivo.
Otros elementos del presupuesto
Además de los elementos obligados anteriormente descritos, existen diversas
técnicas que pueden ayudarnos a hacer nuestro presupuesto más atractivo y
generar una mayor confianza en nuestro cliente.
Plazo de entrega: Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso,
los plazos intermedios de las diferentes etapas es un importante recurso para
dotar de valor añadido a nuestro servicio. No obstante, en el momento que un
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presupuesto adquiere validez legal, es importante cumplir bien con éstos plazos y
planificarlos con anterioridad.
Garantías y soporte técnico: Existen determinados servicios o proyectos que
pueden necesitar ser dotados de ciertas garantías (en especial cuando se trata de
servicios a largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene por qué estar incluido
en el importe del servicio en sí y que debe ser presupuestado aparte. Una buena
técnica para hacer más atractivo nuestro presupuesto es ofrecer éste soporte
técnico de forma gratuita durante un determinado periodo de tiempo.
Condiciones legales: Añade las condiciones legales que estimes necesarias para
evitar malentendidos o abusos por cualquiera de las partes. De ésta forma podrás
impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar
problemas, tiempo y dinero.
Formato: En ocasiones será necesario presentar el presupuesto con un formato
diferente, como por ejemplo el de una factura proforma o el de una propuesta de
contrato mercantil de prestación de tus servicios que lleve implícito el presupuesto,
Esta última modalidad es habitual para agentes comerciales, formadores o
programadores que desarrollen su trabajo de manera continua en el tiempo.
Recomendaciones para elaborar un buen presupuesto
Para dotar a tu presupuesto de valor añadido, puedes incluir ciertos elementos
que te ayudarán en el proceso de venta. Recuerda siempre evitar la “literatura” y
ser conciso.
Presenta el problema del cliente desde tu visión profesional, haciendo un
análisis del mismo.
Muestra de qué forma puede tu negocio o empresa ayudar a tu cliente a
buscar una respuesta a su problema. Incluye un plan de trabajo en el que además
de para vender y explicar la metodología y la forma que tienes de hacer las cosas,
podrás explicar a tu cliente de una forma más práctica en qué va a gastar su
dinero.
Alcance del trabajo
Debes de tratar de evitar un error habitual, que es detallar lo que se incluye,
pero no dejar por escrito lo que no está incluido. No dejar constancia de lo que no
incluye el presupuesto puede dar lugar a malentendidos, ya que en muchas
ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos
o servicios “extra” que nosotros no habíamos incluido en la oferta.
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UNIDAD 03:
Excel
Excel es un programa diseñado por la empresa Microsoft, destinado a la
creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Se trata de un programa
diseñado para trabajos de oficina, en especial en lo tocante al ámbito de la
administración y contaduría, aunque gracias a la gran gama de funciones y
herramientas que posee, es útil para muchos otros campos, como la creación de
ciertas bases de datos, y demás.
Se trata de un programa que cuenta con funciones para el procesamiento de
texto y diversas herramientas matemáticas y de gráficas, para trabajos de
contaduría y administración, con los que se pueden llevar a cabo registros
detallados de diversas informaciones, en una forma ordenada gracias al sistema
de casillas con que cuenta.
¿Para qué sirve Excel?
Microsoft Excel sirve para:
La elaboración de tablas.
La creación de gráficos.
Hacer sumas.
Hacer restas.
Realizar multiplicaciones.
La elevación a potencias.
Hacer calendarios especializados.
Hacer facturas.
Realizar horarios, de trabajo o escolares.
Crear informes detallados (por ejemplo informes contables).
Sirve para elaborar presupuestos.
Permite inserta vínculos a textos u hojas de cálculo relacionadas.
Insertar imágenes (por ejemplo gráficas), en las hojas de cálculo.
¿Cómo utilizar Excel?
Configurar la hoja de cálculo
1. Inicia un nuevo libro (un archivo de Excel). Haz clic en "Archivo" y luego en
"Nuevo". En "Plantillas disponibles", haz clic en "Libro en blanco" y luego en
"Crear". A continuación, se abrirá un libro en blanco.
2. Guarda el libro. Haz clic en el botón de Office (o en la pestaña Archivo si
cuentas con una versión anterior de Excel) y selecciona "Guardar como".
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Escoge una ubicación en tu computadora para guardar el archivo (por ejemplo,
la carpeta "Mis documentos"), digita el nombre de tu libro en el cuadro "Nombre
de archivo", y asegúrate de que el tipo de archivo esté configurado como "Libro
de Excel".
3. Familiarízate con las pestañas de la cinta en la parte superior de tu libro.
Estas son “Archivo”, “Inicio”, “Insertar”, “Diseño de página”, “Fórmulas”,
“Datos”, “Revisar” y “Vista”.
4. Familiarízate con el lenguaje necesario para utilizar este programa. Es
importante conocer los términos más comunes en tecnología para poder utilizar
con facilidad y comprender mejor las guías de este tipo de programas.
Una fila es una sección que cruza la pantalla de derecha a izquierda. Las
filas están indicadas por números a lo largo del lado izquierdo de la
pantalla.
Una columna es un conjunto de datos que va desde la parte superior hasta
la parte inferior de la hoja de cálculo, y se identifica con una letra en la parte
superior de la hoja.
Una celda es cualquier cuadrado individual de la hoja de cálculo dentro del
cual se colocan los datos.
5. Prepara la hoja de cálculo para almacenar los datos. Cada libro de Excel
tiene 3 hojas de trabajo predeterminadas. La “Hoja 1” se abre de manera
predeterminada y puedes encontrar su pestaña en la parte inferior de la
ventana.
6. Cambia el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre la pestaña “Hoja
1”. Selecciona la opción "Cambiar nombre" y escribe el nuevo nombre para la
hoja. Si es necesario, agrega más hojas haciendo clic en el botón a la derecha
de "Hoja 3", que muestra una hoja de papel con una estrella en la esquina.
7. En la fila superior de la hoja, escribe un título en cada celda para identificar
aquello que vas a colocar en cada columna. Por ejemplo, podrías escribir
“Nombre”, “Fecha” y “Cantidad”. Las filas debajo de estos títulos son para
colocar tus datos.
8. Guarda tus avances con frecuencia. A medida que introduces tus datos,
debes guardar tu trabajo con frecuencia haciendo clic en el símbolo de
disquete en la parte superior izquierda de la pantalla, o haciendo clic en el
botón de Office y seleccionando la opción "Guardar". Como alternativa, puedes
mantener presionada la tecla "Ctrl" en tu teclado mientras presionas la tecla
"G".
Ingresar y gestionar datos en Excel
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1. Comienza a ingresar los datos en las celdas de la hoja de cálculo. Es posible
que quieras comenzar con una o dos columnas o filas para practicar antes de
ingresar todos los datos en la hoja.
Haz clic en una celda y escribe los datos.
Para editar los datos después de ingresarlos en la celda, haz doble clic en
la celda o edita los datos en la barra de edición en la parte superior de la
hoja de cálculo (la que se encuentra justo por encima de las letras de las
columnas).
2. Aprende a darle formato a las celdas. Se utiliza el formato "General" de
manera predeterminada, pero puedes cambiar las configuraciones de cada
celda, fila o columna.
Este formato se puede cambiar a uno preestablecido (como “Número”,
“Fecha”, “Hora”, o “Moneda”) seleccionando la flecha desplegable junto a
"General" en la pestaña "Inicio".
Además, puedes cambiar el tipo de letra y estilo, así como la alineación de
los números o el texto utilizando las secciones de "Fuente" y "Alineación" de
la pestaña "Inicio".
Cambia el formato de una columna entera, seleccionando la letra en la
parte superior y luego realizando los cambios.
Cambia el formato de una fila entera seleccionando el número en el lado
izquierdo de la pantalla y luego realizando los cambios.
3. Ingresa tus datos. Agrega todos los datos a la hoja de cálculo.
Presiona la tecla “Enter” para pasar a la siguiente celda (debajo de la celda
actual). Presiona la tecla “Tab” para pasar a la celda de la derecha, o utiliza
alguna de las teclas de dirección para cambiar de celda.
Recuerda que siempre debes guardar tus avances.
4. Ordena tus datos. Selecciona los datos que deseas ordenar. Si deseas,
puedes seleccionar columnas individuales o columnas múltiples e incluir títulos
de texto.
Asegúrate de seleccionar varias columnas si deseas mantener las filas de
datos juntas. Si ordenas una sola columna, el orden de la columna
cambiará, pero dejará las columnas adyacentes sin ordenar.
Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en "Ordenar". Aparecerá un cuadro
de diálogo de ordenación.
Selecciona la columna que deseas ordenar en la lista "Ordenar por". Si has
ingresado títulos en la fila superior, los títulos de tus columnas aparecerán
en el cuadro "Ordenar por".
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Selecciona "Valores", "Color de celda", "Color de fuente" o "Ícono de celda".
Si has ingresado un texto, es probable que desees seleccionar “Ordenar
por Valores".
Selecciona el orden en que deseas aplicar la operación de ordenación. Este
puede ser ascendente o descendente (“de la A a la Z” o “de la Z a la A”
para textos, o “de mayor a menor” o “de menor a mayor” para números).
5. Filtra tus datos. Selecciona los datos que deseas filtrar resaltando una o
varias columnas.
Selecciona la pestaña “Datos” y haz clic en "Filtro" (el ícono de embudo) en
la sección “Ordenar y filtrar”.
Las flechas aparecerán en la parte superior de cada columna. Haz clic en la
flecha para ver la lista de opciones en el encabezado de la columna.
Selecciona los valores que deseas utilizar y haz clic en "Aceptar" para ver
los resultados. El resto de tus datos se ocultará para que puedas ver solo
los datos filtrados.
6. Busca textos específicos en tu libro. Haz clic en el ícono "Buscar y
seleccionar" (binoculares) en la pestaña “Inicio”.
Haz clic en "Buscar" y escribe el texto que estás buscando.
Selecciona "Buscar todos" y aparecerá una lista con todas las instancias de
ese texto en la hoja de cálculo. Nota: para buscar en todo el libro,
selecciona el botón "Opciones" en la ventana emergente “Buscar y
reemplazar” y en la opción "Dentro de", cambia "Hoja" por "Libro", y luego
haz clic en "Buscar todos".
7. Imprime la hoja de trabajo haciendo clic en "Archivo" y luego en "Imprimir", o
manteniendo presionada la tecla control en tu teclado mientras presionas la
tecla "P" (comando de teclado: “Ctrl + P”).
Puedes obtener una vista preliminar del archivo haciendo clic en el botón de
Office y luego en "Imprimir". Luego, puedes seleccionar la opción "Vista
preliminar". A partir de allí, puedes seleccionar el ícono de impresión en la
parte superior izquierda de la pantalla.
Puedes cambiar la configuración, el tamaño, los márgenes y otras opciones
de página accediendo al menú "Configurar página" en la pestaña "Diseño
de página". Selecciona la flecha pequeña en la esquina de la sección
"Configurar página" para expandir el menú.
Ajusta toda la hoja de cálculo para que encaje en una sola página impresa
accediendo a la pestaña "Diseño de página". Luego, haz clic en la flecha
pequeña al lado de "Ajustar a". Debajo de "Ajuste de escala" en la pestaña
"Página", selecciona "Ajustar a" y cambia la configuración a "1 página de
ancho por 1 de alto". Luego, haz clic en “Aceptar”.
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Para imprimir solo una parte, haz clic sobre la hoja de cálculo y selecciona
el rango de datos que deseas imprimir haciendo clic, manteniendo pulsado
el botón del ratón y arrastrándolo para cubrir la selección que deseas.
Luego, haz clic en el botón de Office, selecciona "Imprimir" y selecciona
"Imprimir Selección" en "Configuración". Luego, haz clic en “Aceptar”.
Utiliza el cuadro desplegable debajo de "Impresora" para ver las impresoras
que se encuentran instaladas en el equipo y selecciona la impresora que
deseas utilizar.
Realizar cálculos básicos
1. Utiliza la función de sumatoria para realizar una suma básica en la columna.
Haz clic en la celda vacía debajo de una columna de números que deseas
sumar.
Haz clic en el símbolo "Autosuma" al lado derecho de la cinta de la pestaña
“Inicio” (que parece una "M" de costado).
Haz clic una segunda vez y la celda previamente vacía ahora mostrará el
total de la columna de números.
2. Utiliza un signo igual (=) para comenzar una fórmula. Si vas a ingresar una
fórmula a mano (en lugar de utilizar el botón de sumatoria), debes comenzar la
fórmula con un signo igual. Coloca primero el signo igual en la celda en la que
deseas que aparezca la respuesta.
3. Suma una columna entera de números. Puedes realizar esto utilizando la
Autosuma (revisa el paso 1 de esta sección), pero también lo puedes realizar
escribiendo la fórmula tú mismo.
Digita el signo “=” en una celda vacía (en la que deseas que aparezca la
suma), y luego, escribe “SUM”.
Digita un paréntesis de apertura "(", luego, la letra de la columna y el
número del rango superiores (primeros) que deseas sumar. A continuación,
digita el signo de dos puntos.
Escribe la letra de la columna y el número del rango inferiores (últimos) que
deseas sumar. A continuación, cierra el paréntesis para encerrar las letras y
los números. Por ejemplo, tu fórmula debe quedar de la siguiente manera:
“=SUM (B5:B9)”. Presiona “Enter” para que tu columna de números se
sume.
4. Suma números utilizando tu propia fórmula. Si deseas sumar números que
no están alineados en una columna, puedes crear tu propia fórmula para
sumar.
Haz clic en la celda vacía en la que te gustaría que aparezca la suma.
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Digita el signo “=”. Luego, haz un clic en la primera celda que deseas sumar
o escribe la letra de la columna y el número de fila correspondiente a tu
primer número (por ejemplo, “B2”).
Digita el signo “+” y luego haz clic en la siguiente celda que deseas sumar o
escribe la letra de la columna y el número de fila correspondiente a tu
segundo número. Por ejemplo “=B2+C5”. Repite hasta que hayas
seleccionado todos los números que deseas sumar. Presiona “Enter” y
aparecerá la respuesta.
5. Utiliza el mismo método para restar, cambiando el signo “+” por “-”. En una
celda vacía, digita el signo “=”. Luego, escribe la letra de la columna y el
número de fila del primer valor. Digita el signo “-“, y luego, el segundo número
(por ejemplo, “=D5-C5”). Presiona “Enter” y aparecerá el cálculo.
Crear gráficos
1. Selecciona los datos que deseas que aparezcan en el gráfico.
Ubica la pestaña “Insertar” y la sección “Gráficos”.
Haz clic en el tipo y subtipo de gráfico que deseas utilizar.
2. Crea una tabla seleccionando un rango de celdas. Todas las celdas pueden
contener tus datos, o algunas pueden estar vacías.
Busca la pestaña “Inicio” y la sección “Estilos”. Luego, haz clic en "Dar
formato como tabla".
Selecciona el estilo de la tabla a partir de las muchas opciones que
aparecen.
3. Sombrea o colócale bordes a tus celdas. Selecciona el rango de celdas al
que deseas aplicarle esto.
Ve a la pestaña “Inicio” y luego a la sección “Fuente”.
Haz clic en "Fuente" y en la pestaña "Bordes".
En el cuadro de diálogo, selecciona el estilo requerido.
Para sombrear celdas, ve a la pestaña “Inicio” y a la sección “Fuente”
Haz clic en "Fuente" y en la pestaña "Relleno", y selecciona el color de
sombreado que desees.
Consejos
Ten en cuenta que lo que se muestra en el presente artículo son apenas
instrucciones básicas para utilizar Excel. En este programa de gran
alcance, están disponibles muchas fórmulas más (entre otras funciones).
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Esta guía está basada en la versión de Excel del año 2007, y pueden existir
ligeras variaciones de una versión a otra. Además, las configuraciones de tu
sistema operativo pueden hacer que tu pantalla luzca un poco diferente.
Si necesitas más espacio en la pantalla de tu computadora, minimiza la
cinta. Haz clic derecho sobre la cinta y selecciona "Minimizar la cinta de
opciones".
Elaboración de un presupuesto
Ejemplo
1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas
que trabajaremos
2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por
estos cuatro meses
2. Ahora pongamos en negrita la palabra Rubro y los meses. Para ello
sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato
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4. Buscamos la opción negrita de la barra de herramientas y la pulsamos
5. Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito.
6. Vamos a cambiar el color del fondo. Ahora démosle un toque especial, si nos
fijamos el fondo de estas celdas es de color blanco, el cual podemos cambiar.
Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de
herramientas el botón Color de relleno, (que es el botón en forma de cubeta).
7. Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno, en este
caso será el verde.
8. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color verde.
Formato de celdas del presupuesto
Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leerse
completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es
suficiente. Veamos cuales son:
Si observamos están cortados cuando introducimos información en la columna
a su derecha Tendríamos dos opciones para que la información se vea: ampliar el
ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una
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lección anterior; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se
muestre la información en forma de párrafo.
1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por
ejemplo, tomemos primero Papelería y suministros de oficina.
2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botón derecho del ratón y se nos
desplegará un menú
3. Seleccionamos la opción Formatos de celdas.
4. Se abrirá otro menú de opciones.
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y seleccionamos Ajustar texto.
5. Además seleccionamos en la misma pantalla de menú la Alineación del texto
Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior
6. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna, con el alto de la fila
requerido para que toda la información sea visualizada
7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las demás celdas cortadas al
tamaño de la columna.
Formato de tabla y cantidades del presupuesto
Ya hemos realizado más cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos
ver toda la información escrita en cada una de las celdas.
Formato de Tabla
Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su
presentación. Practiquemos nuevamente este proceso.
1. Sombreamos las celdas que conformarán la tabla.
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2. Ahora seleccionamos el botón de la barra de herramientas que se utiliza para
dibujar los Bordes de las celdas.
3. En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto
cuadriculará todas las celdas.
Formato de Cantidades
Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de
miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas.
a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso
las cantidades
b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón
Inicio, la opción para dar el estilo de miles.
c) Ya nuestra tabla quedará con las cantidades en miles con punto
decimal y la información visualizada
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Combinar Celdas
1. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la
barra de herramientas.
2. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto
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UNIDAD 04:
PowerPoint
Microsoft Office PowerPoint es un programa que está diseñado para realizar
presentaciones mediante diapositivas; diapositivas que pueden estar conformadas
por textos, imágenes, animaciones, audios y videos.
Posee herramientas que permiten realizar las diapositivas ajustándose a las
necesidades y gustos del usuario, e incluso permite manipular al gusto o la
necesidad, los tiempos de duración de cada diapositiva, los sonidos o música que
el usuario quiera agregar, los videos, así como el tiempo en que el usuario
pretenda que duren cada una de las diapositivas dentro de la presentación,
sincronizando imágenes, textos y audios. Son de fácil uso ya que están dispuestas
de manera intuitiva para que el usuario, pueda realizar los cambios que considere
necesarios en las plantillas o crear sus propias plantillas.
Además permite la opción de guardar el documento en varios formatos además
de los formatos nativos del programa, (PPT y PPS), estos formatos nativos del
programa, permiten que al guardarse la presentación se pueda ver como tal, o en
su caso se pueda editar si así lo considera necesario el usuario.
¿Para qué sirve el PowerPoint?
Sirve para hacer y modificar diapositivas, con este programa se pueden
realizar diversas diapositivas, ya sea usando las plantillas que posee el
programa, o diseñando las propias, adecuadas a las necesidades que
necesitemos.
Sirve para exponer y explicar de manera más detallada, diversas
investigaciones, como es el caso de algunas investigaciones de índole
científico técnica, como las que se suelen hacer en ámbitos como la
industria, la ingeniería, o la arquitectura.
Sirve para exponer diversos proyectos (económicos, sociales, industriales,
técnicos, etc.), siendo una herramienta muy útil, ya que permite que
personas ajenas a los conocimientos profesionales necesarios dentro de
una profesión, puedan entender de manera gráfica y detallada, los detalles
que presenta un proyecto.
Sirve para difundir noticias e información, y expresar hechos en diferentes
ámbitos, como disposiciones dentro de una empresa, exponer estudios, etc.
Sirve para realizar instructivos, explicando cómo se deben de armar y
utilizar aparatos.
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Crear una presentación de diapositivas con PowerPoint paso por paso
Para empezar con PowerPoint si es nuestra primera vez, podemos usar
algunas de las plantillas que incluye el programa e irlas editando a nuestro gusto.
Son presentaciones totalmente funcionales, solo se requiere sustituir su contenido
por el nuestro.
1- Inicia el programa, el tema predeterminado de la nueva presentación es:
"Presentación en blanco", es decir sin fondo ni efectos. Si deseas usar otro, en
la vista Diseño escoge el tema entre los disponibles.
2- La primera dispositiva es la dedicada a la introducción, introduce los datos
como el título, la descripción, el autor, etc. Tienes la opción de darle un fondo
personal y único, para eso en la ficha Diseño abre Estilo de fondos y
selecciona: "Formato del fondo". Después de crear tu propio fondo usa el botón:
"Aplicar a todo" para que todas las dispositivas siguientes lo usen.
3- Da un clic en la parte inferior del botón "Nueva diapositiva" para insertar la
siguiente. Hay disponibles varios formatos, pero puede ser más fácil insertar
una en blanco.
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En ella puedes pegar directamente texto sin que sea necesario que tenga el
clásico cuadro de texto, aparecerá después de pegar.
Las líneas de cuadro de texto no se muestran en la presentación.
Para cambiar el formato, el estilo o el color del texto selecciónalo y usa las
herramientas en la barra superior en la ficha Inicio
Para copiar texto en cualquier documento, selecciónalo y usa las teclas
CONTROL + C.
Para pegarlo en una diapositiva usa las teclas: CONTROL + V
Para insertar cualquier imagen en una diapositiva en blanco, simplemente
arrástrala desde una carpeta y suéltala encima de la diapositiva.
Dale el tamaño exacto usando los puntos de selección.
También puedes insertarla (si trabajas a pantalla completa) usando el botón
"Imagen" en la ficha Insertar. Al seleccionar una imagen se acciona
automáticamente la barra "Herramienta de imagen", con herramientas que
permiten modificarla y aplicarle efectos.
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También se pueden insertar formas, gráficos, videos, audio, etc.
4- Después de crear todas las dispositivas que llevará la presentación, el
próximo paso es configurar su funcionamiento y probarla.
A partir de ahora en la medida que hagas algún cambio, debes de probar como
se mostrará la presentación al reproducir.
Para probar como luce la presentación usa la tecla F5.
Para retornar el programa usa Escape.
Para reproducir a partir de una diapositiva específica, selecciónala y en la
ficha "Presentación con diapositivas" da un clic en el botón: "Desde la
diapositiva actual".
Agregarle transiciones a las diapositivas
Agregarle efectos de transición a las diferentes diapositivas, puede darle un
estilo muy atractivo a una presentación, aunque también puede ser muy nocivo
para el rendimiento.
Agregar música y canciones a las presentaciones de PowerPoint
A las presentaciones se les puede agregar música y canciones para que se
escuchen de fondo, además grabaciones de voz o efectos de sonido.
Da un clic en la dispositiva, en la ficha Insertar da un clic bajo el botón "Audio",
escoge: "Audio de archivo" o "Grabar audio".
Al insertar audio en la diapositiva aparece el icono de una bocina, que al dar un
clic inicia la reproducción.
Se forma predeterminada esta termina al pasar a la siguiente diapositiva.
El icono se puede ocultar, así como también hacer que la reproducción se
inicie de forma automática y que continúe en el resto de las diapositivas.
• Selecciona la diapositiva donde se insertó el audio.
• Da un clic en el icono de la bocina.
• En la ficha Herramientas de audio abre "Reproducción".
• En el grupo Opciones de audio escoge en Iniciar una de las tres opciones: "Al
hacer clic", "Automáticamente" o "Reproducir en todas las diapositivas".
• Marca la casilla: "Repetir la reproducción hasta su interrupción" para que no se
detenga la música o el audio.
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• Marca la casilla: "Ocultar durante la presentación" para que no se muestre el
icono. Lógicamente esta opción vale solo si se ha seleccionado la reproducción
automática.
Mostrar videos en las presentaciones de PowerPoint
En PowerPoint podemos mostrar videos de tres formas diferentes:
Insertar un video que tenemos en nuestro equipo en la presentación. En
este caso el video forma parte de la presentación, aunque aumentará su
tamaño.
Vincular un video que tenemos en nuestro equipo. Con esta opción solo
vinculamos el archivo de video. Para eso es necesario copiarlo a la carpeta
que contiene la presentación y deberá acompañar a la misma cuando la
distribuyamos.
Vincular un video existente en YouTube u otro sitio web. Con esta opción se
mostrará el video en la presentación, solo si existe conexión a internet en el
equipo donde se reproduzca.
Insertar notas en las presentaciones de PowerPoint
La página de notas es una opción poco utilizada muy útil. Es una página
adicional adjunta a cada diapositiva. En ella podemos agregar texto o imágenes
que no se mostraran en la presentación, pero si cuando esta se imprima. En ella
podemos relacionar información adicional necesaria pero que no deseamos incluir
en la presentación para no recargar las diapositivas. Si para mostrar la
presentación contamos con dos equipos (por ejemplo una Laptop y un proyector u
otro monitor) podemos configurar el primero de ellos para ir mirando las notas
incluidas en cada dispositiva, aunque el auditorio los no las verán.
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➔ Para insertar una nota en la ficha Vista da un clic en el botón: "Pagina de
notas".
Guardar la presentación creada
Por último si todo funciona correctamente solo resta guardar la presentación.
En el menú archivo escoge "Guardar como". De forma predeterminada las
presentaciones se guardan en el formato: PPTX. PPTX es un archivo que solo se
puede abrir con las versiones de PowerPoint 2007/2010 para editarlas o
reproducirlas. Para guardarla de forma tal que sea compatible con todas las
versiones usa: "Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt)".
En ambos caso para reproducir una presentación, es necesario dar dos clics en
el archivo y usar la tecla F5 seguidamente. Otra opción es guardarla usando el
formato: PPSX o PPS que al ejecutar comienza inmediatamente la reproducción.
Para eso después de usar la opción "Guardar como", en Tipo selecciona la opción:
"Presentación con diapositivas de PowerPoint (*.ppsx)".
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También puedes guardarla como un PDF o guardar las imágenes de forma
independiente.
10 Consejos para elaborar una presentación en PowerPoint
1. Utiliza frases clave sobre tu temática
Los presentadores experimentados utilizan frases clave e incluyen solamente la
información esencial. Elige solamente los tres o cuatro puntos más destacados de
tu tema y haz que sean consistentes a lo largo de toda la exposición. Simplifica y
limita el número de palabras de cada diapositiva. Intenta no utilizar más de tres
claves por diapositiva. El espacio que rodee a las letras debe permitir la lectura
fácil.
2. El diseño es importante
Haz que tus dispositivas sean fáciles de seguir. Pon el título en la parte de
arriba, donde la audiencia espera encontrarlo. Las frases deben ser leídas de
izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Mantén la información relevante en la
parte alta de la diapositiva. A veces las frases de la parte de abajo no pueden ser
vistas por las personas que se encuentran en la parte de atrás de la habitación o
aula.
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3. Limita la puntuación y evita todas las letras mayúsculas
La puntuación puede cubrir innecesariamente la diapositiva y el uso constante
de mayúsculas hace que se difícil la lectura. Además, parece que el estás
GRITANDO a la audiencia.
4. Evita las fuentes de fantasía
Elige una fuente de letra simple y fácil de leer como la Arial, la Times New
Roman o la Verdana. Evita tipos de fuentes que sean difíciles de leer en una
pantalla. Utiliza, al menos, dos fuentes diferentes, quizás una para los
encabezados y otra para el contenido. Mantén las letras lo suficientemente
grandes (al menos 24 puntos, pero mejor 30 puntos) para que la gente que se
encuentre al fondo de la habitación pueda leer de forma sencilla lo que está escrito
en la pantalla.
5. Utiliza colores contrastados para el texto y el fondo
Lo mejor es utilizar un texto oscuro y un fondo claro. No obstante, evita utilizar
fondos blancos, prueba con un beige u otro calor claro que pueda ser fácil de leer.
Los fondos oscuros son efectivos si se quieren mostrar los colores de la compañía
o si quieres deslumbrar al público. En este caso, asegúrate de que la luz del texto
sea fácil de leer. Ten en cuenta que los patrones o la textura del fondo puede
reducir su legibilidad. El fondo que elijas debe ser mantenido a lo largo de toda la
presentación.
6. Utiliza diseños efectivos
Cuando utilizas un tema de diseño, elige el más adecuado para tu audiencia.
Un diseño sencillo y limpio es el mejor a la hora de presentar el negocio a los
clientes. Por su parte, si deseas captar la atención de un público joven, es
aconsejable utilizar un diseño lleno de color con variedad de formas.
7. Limita el número de diapositivas
Intenta que el número de diapositivas sea pequeño. Asegúrate de que la
presentación no sea tan larga que pueda aburrir a tu audiencia. Esto también evita
el problema de estar cambiando continuamente de diapositivas, ya que puede ser
una distracción para tu audiencia. Como promedio, una diapositiva por minuto, es
buena idea.
8. Incluye fotos, tablas y gráficos
Combina fotos, tablas y gráficos e, incluso, puedes incluir vídeos digitalizados
con texto. Esto añadirá una gran variedad a tu presentación y mantendrá a tu
audiencia interesada. Evita poner solamente texto a lo largo de las diapositivas.
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9. Evita el uso excesivo de transiciones y animaciones
A pesar de que las transiciones y las animaciones puedan mantener el interés
de tu audiencia, también pueden hacer que se distraigan de lo que estás
contando. Recuerda, las diapositivas son un apoyo al tema central sobre el que
estás hablando, no el punto central. Mantén las animaciones de forma consistente
a lo largo de la presentación y utiliza la misma transición a lo largo de toda la
exposición.
10. Asegúrate de que funcione en cualquier ordenador
No todas las formas de PowerPoint son compatibles con todos los programas
de ordenador, por lo que antes de acudir a tu exposición asegúrate de guardarla
en varios formatos. Incluso puede suceder, que algunos ordenadores no tengan
instalado este programa.
Consejos para la presentación
Evita leer lo que está escrito en las diapositivas, sólo debes utilizarlas como
soporte de tu exposición.
Mantén contacto visual con el auditorio y no le des la espalda al hablar.
Utiliza tu rostro, tu voz, tus manos y tu cuerpo para acompañar la
exposición.
Realiza pausas intencionales en diapositivas centrales, para garantizar
variación en el ritmo de la exposición.
Por respeto a la audiencia, debes controlar, con anticipación, que todo
funcione correctamente. Siempre conviene estar preparado, en caso de que
el equipo no funcione. Se puede llevar una copia de las diapositivas, si el
equipo falla, el estudiante debe continuar.
Ofimática
Técnico Superior en Instalaciones Eléctricas
Adela Speratti 1673 c/ República Francesa – Tel.: (021) 201-249 y Cel.: (0971) 213-424 www.itc.edu.py
Recopilado por Ing. Arturo Britez Caballero
UNIDAD 05:
CAD
El diseño asistido por computadoras, más conocido por sus
siglas inglesas CAD (Computer Aided Design), es el uso de un amplio rango de
herramientas computacionales que asisten a ingenieros, arquitectos, técnicos
y diseñadores.
Aplicaciones CAD
Introduciremos el uso de herramientas para creación y edición de circuitos
eléctricos, electromecánicos y más como complemento profesional.
ProfiCAD
ProfiCAD está diseñado para dibujar diagramas eléctricos y electrónicos,
esquemas, diagramas de circuitos de control y también se puede utilizar para
diagramas hidráulicos, neumáticos y otros tipos de diagramas técnicos.
Vista principal de inicio de ProfiCAD
WEB: https://es.proficad.com/
Manual: https://es.proficad.com/ProfiCAD.pdf