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Manual de Operações do sistema de Controle de Verba de Marketing.

Você está recebendo DADOS para LOGON (Nome e Senha) e Instruções de Operação do Sistema de Controle de Verba de Marketing.

O objetivo principal deste sistema é servir como ferramenta para o controle financeiro (Receitas x Despesas) de cada projeto / ação da MARKETING HOUSE, proporcionando assim uma visão imediata e eficiente da vida financeira/econômica de toda a Empresa.

A partir de agora todas as SOLICITAÇÕES DE PAGAMENTOS serão EMITIDAS OBRIGATÓRIAMENTE através deste sistema que permitirá, dentre outras coisas, um melhor gerenciamento financeiro dos projetos/ações, pois o acompanhamento de tudo o que for recebido (RECEITAS) e de tudo que for gasto (DESPESAS) passará a ser ON LINE, apontando, no final o resultado que estes projetos/ações trouxeram para a MARKETING HOUSE.

LOGANDO-SE NO SISTEMA

NÍVEL DE SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

O sistema conta com SEGURANÇA EM NÍVEL DE USUÁRIOS. Cada usuário pertencerá a um determinado grupo que são eles: 01 – Geral 02 – Projetos Específicos03 - Administração (Financeira/Geral)

Cada um destes grupos terá suas permissões dentro do sistema delegadas pelo ADMINISTRADOR DO SISTEMA (Roberto Santos) em conjunto com a PRESIDENCIA (Sr. Sérgio Carvalho). Estas permissões se resumirão basicamente em Consultar e Emitir SOLICITAÇÕES DE PAGAMENTOS e Consultar/Imprimir o C/C (conta corrente) financeiro (Receitas x Despesas) de cada projeto / ação. Cada usuário poderá operacionalizar / consultar os projetos / ações somente do Grupo a que pertencer. Por motivos óbvios este conceito não se aplicará aos usuários do grupo da ADMINISTRAÇÃO. Estes usuários visualizarão todas as informações de todas as unidades / grupos.

O sistema conta também com um LOG onde cada ação do usuário dentro do sistema será registrada e mantida em um arquivo para consulta por um período mínimo de 30 (trinta) dias. Este recurso visa identificar a fonte e solucionar os eventuais erros que podem ocorrer. Tanto por falha de operações dos usuários quanto por Erros de programação.

1. Na área de trabalho Localize e clique duas vezes sobre o ícone Controle de Verba de Marketing e, quando solicitado, digite seu Nome de usuário e sua Senha conforme demonstrado abaixo:

Ícone na área de trabalho – Clique duas vezes para abrir o Sistema.

Suporte: [email protected] – fone: 9641-7477 1

GRUPO A QUE VOCÊ PERTENCE:

ADMINISTRACAO

Caixa de LOGON obrigatório no sistemaATENÇÃO: Estes dados são reais, ou seja, você utilizará para acessar e trabalhar no sistema.

2. Clique em OK, aguarde o sistema ser carregado e suas permissões serem delegadas.

Tela inicial do Sistema (navegação através de menus)


APARECIDA SILVA

A0534A

PARA EMITIR UMA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS

1. Clique uma vez no menu LANÇAMENTOS, Sub-Menu Contas a Pagar / Pagamentos.Será carregada a TELA para emissão da SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS, como demonstrado abaixo:

Tela para preenchimento da solicitação de pagamentos.

2. No sistema as SOLICITAÇÕES serão numeradas seqüencialmente e cada uma terá um número exclusivo que servirá para identificar/localizar e individualizar um pagamento a um determinado FORNECEDOR / FAVORECIDO. Ao iniciar o preenchimento este número será atribuído automaticamente e caso a solicitação for CANCELADA ou EXCLUÍDA não haverá a possibilidade de reutilizá-lo.

3. Como pode ser observado o preenchimento da solicitação não se diferencia muito da que era preenchida no Word. As principais mudanças são:

a. Todas as despesas, a partir de agora, serão identificadas/alocadas em contas individuais para cada UNIDADE/GRUPO de negócios. Esta rotina possibilitará a contabilização gerencial dos gastos (despesas) dos projetos / ações e também a classificação CONTABIL FISCAL. Tudo isto de forma rápida e automática sem a necessidade que o usuário tenha conhecimento contábil. Basta apenas identificar a despesa através de um código;

b. Todas os PROJETOS/AÇÕES, a partir de agora, serão identificados através de um CÓDIGO INDIVIDUAL e característico que permitirá,


dentre outras coisas, identificar a UNIDADE/GRUPO que pertence, a SEQÜÊNCIA e o ANO de realização.

c. Os FAVORECIDOS/FORNECEDORES serão cadastrados previamente e terão um CÓDIGO EXCLUSIVO permitindo que os dados BANCÁRIOS, ENDEREÇO, Nº de DOCUMENTOS etc. sejam recuperados e utilizados com um simples clique do mouse, o que tornará o preenchimento mais rápido e agradável. Esta rotina também permitirá que os pagamentos sejam localizados mais rapidamente.

d. Emitida a SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO e VALIDADA pelo FINANCEIRO, ela será lançada na CONTA CORRENTE e refletira imediatamente no SALDO DO PROJETO/AÇÃO. Esta rotina possibilitará uma visão imediata e eficaz da situação atual das FINANÇAS de cada PROJETO/AÇÃO. Estas informações constarão na própria SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS quando impressa ou visualizada em tela.

PREENCHENDO O FORMULÁRIO:

Os campos em VERMELHO são de preenchimento obrigatório:

CAMPO INFORMAÇÃO QUE ARMAZENARÁSolicitação N.º: Número seqüencial da Solicitação. Será

preenchido pelo sistema automaticamente.GESTAO : Clique aqui se a SOLICITACAO DE PAGAMENTOS

for da empresa MKT HOUSE GESTAO. Para uma nova a PROMOCIONAL estará selecionada.

PROMOCAO: Clique aqui se a SOLICITACAO DE PAGAMENTOS for da empresa MKT HOUSE PROMOCAO

Data da Solicitação: Data de emissão da solicitação preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual do SISTEMA OPERACIONAL.


CONTA Clique aqui uma vez para abrir a TELA para alocação/Identificação da DESPESA (CONTA). (vide abaixo)

Clique uma vez no GRUPO DE CONTAS que pertence a DESPESA e em seguida clique uma outra vez na CONTA abaixo que se identifique com a despesa a ser paga.

CTA.DEBITO Será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a conta de despesa selecionada. Trata-se da CLASSIFICAÇÃO CONTABIL FISCAL. CONTA A DEBITAR.

CTA.CREDITO Será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a conta de despesa selecionada. Trata-se da CLASSIFICAÇÃO CONTABIL FISCAL. CONTA A CREDITAR.

DATA Coloque aqui a mesma data de vencimento da DESPESA / PAGAMENTO.

VALOR PRINCIPAL Coloque aqui o VALOR BRUTO em R$ a ser pago.

(-) IRRF Coloque aqui o VALOR DO IRRF (imposto de Renda) a ser descontado, se for o caso.

(-) ADTO Coloque aqui o VALOR DE ADIANTAMENTOS a serem descontados, se for o caso.

(+) JR/MULTAS Coloque aqui o VALOR DE JUROS/MULTAS a serem acrescidos, se for o caso.

PAGAMENTO Clique aqui se for um PAGAMENTO DEFINITIVO, ou seja não, não se trata de um ADIANTAMENTO.

ADIANTAMENTO Clique aqui se for um ADIANTAMENTO que será acertado posteriormente mediante a apresentação dos comprovantes e relatórios.


LÍQUIDO A PAGAR: Aqui o sistema preencherá automaticamente com o resultado da somatória do VALOR PRINCIPAL – IRRF – ADTO + JR/MULTAS.

PROJETO: Selecione da Lista o CÓDIGO do projeto para preencher este CAMPO. Todo e qualquer PROJETO/AÇÃO deverá ser submetido antes ao CADASTRO DE PROJETOS para que passe a constar desta lista.Ao selecionar o código do projeto o sistema preencherá automaticamente os campos: SOLICITADO por com o Nome do Gestor do Projeto e AUTORIZADO POR: com o nome do Gerente do Projeto.

INVOICE/NF: Aqui também o sistema preencherá automaticamente. Os valores deste campo serão os N.º’s das NOTAS FISCAIS ou INVOICES que forem emitidas pelo financeiro para cada PROJETO/AÇÃO.

VERBA ENTROU? Neste campo também o sistema preencherá automaticamente: SIM (marcado) para o SALDO que estiver POSITIVO e NÃO (desmarcado) para o SALDO NEGATIVO.

DEBITA CLIENTE? Clique aqui se a DESPESA será cobrada a parte do CLIENTE. Este campo alimentará a PLANILHA FATURAMENTOS EXTRAS PARA O CLIENTE.

FORNECEDOR: Digite, Selecione da Lista ou clique no binóculo para PESQUISAR por CÓDIGO ou por NOME/RAZAO SOCIAL o FAVORECIDO/FORNECEDOR para o pagamento. Este campo é obrigatório e caso o Fornecedor não conste na lista, você pode cadastrá-lo.

DOCUMENTO: Digite o selecione da lista o tipo de documento fiscal apresentado para pagamento: NF, RECIBOS, GUIAS etc.

DOCUMENTO: Digite o número do documento.VENCTO: Digite aqui a data de vencimento do

pagamento.EMITIDA POR: Será preenchido automaticamente com o Nome

do usuário que estiver preenchendo a SOLCITAÇÃO. O nome do usuário o sistema identificará quando você se LOGAR, conforme demonstrado nos capítulos anteriores.

FORMA DE PAGAMENTO: Clique na forma de pagamento da DESPESA: COBRANÇA BANCÁRIA (boleto etc.), DEPÓSITO EM CONTA, CARTEIA (CHEQUE), CARTEIRA (DINHEIRO) ou CARTAO (CORPORATE, SALARIO BRADESCO, SALARIO UNIBANCO). Para este último será exibida uma tela para seleção do tipo de cartão utilizado para pagamento.


BANCO: Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA, este campo deverá ser preenchido com o Código/nome da BANCO para depósito. Este campo será preenchido automaticamente caso estes dados estejam previamente cadastrados no cadastro do favorecido/fornecedor selecionado.

AGENCIA: Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA, este campo deverá ser preenchido com o Código/nome da AGENCIA para depósito. Este campo será preenchido automaticamente caso estes dados estejam previamente cadastrados no cadastro do favorecido/fornecedor selecionado.

CONTA: Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA, este campo deverá ser preenchido com o TIPO/NÚMERO da CONTA p/depósito. Este campo será preenchido automaticamente caso estes dados estejam previamente cadastrados no cadastro do favorecido/fornecedor selecionado.

TITULAR: Caso a forma de pagamento for DEPÓSITO EM CONTA o sistema preencherá automaticamente com a frase: “O MESMO ACIMA”. Caso a forma de pagamento for CARTAO este campo deverá ser preenchido com o NOME DO TITULAR OU com N.º do CARTAO (CORPORATE, SALARIO: Bradesco ou Unibanco). Se forem mais de um cartão utilizado para pagamento (Salário) digite: DIVERSOS.Descrição das Funções dos Botões: (da esquerda para direita)

1. DESFAZER: (Usado para cancelar o preenchimento de uma solicitação enquanto não estiver Salva)

2. NOVA: (Clique para preencher uma nova solicitação)

3. SALVAR: (clique para SALVAR A SOLICITAÇÃO quando estiver toda preenchida).

4. EXCLUIR: (clique para EXCLUIR A SOLICITAÇÃO).

5. DUPLICAR: (clique para DUPLICAR A SOLCITAÇÃO. Utilizado para casos de preenchimento de muitas solicitações com as mesmas características).

6. ALTERAR: (clique para permitir ALTERAR A SOLCITAÇÃO em quanto não estiver VÁLIDA PELO FINANCEIRO)

7. IMPRIMIR: (clique para IMPRIMIR a SOLICITAÇÃO. Só é possível a impressão de uma solicitação de cada vez).

8. FECHAR: (clique para FECHAR a tela de preenchimento da solicitação).


Depois de preenchido todo o formulário, clique no botão Salvar e aguarde o sistema fazer a validação das informações digitadas. Se pelo menos os campos marcados em vermelho estiverem preenchidos corretamente, a solicitação será acrescentada na base de dados e ficará em estado de espera para que seja impressa e entregue no FINANCEIRO para VALIDAÇÃO. Caso algo esteja fora dos padrões, um aviso será emitido e o cursor será direcionado para o campo que estiver com dados inválidos para correção.Depois de SALVA, a SOLICITAÇÃO estará pronta para IMPRESSÃO. Clique no ícone de uma IMPRESSORA localizado no rodapé do formulário. O sistema perguntará se deseja VISUALIZAR a solicitação antes de imprimir. Se a resposta for NÃO 02 (duas) cópias seguirão diretamente para a impressora.

Depois de impressa, confira, junte-a com o ORIGINAL DO DOCUMENTO FISCAL, colha as assinaturas dos responsáveis nos campos apropriados e apresente ao FINANCEIRO (Marcos Mendes) para VALIDAÇÃO.

O que é a VALIDAÇÃO? É uma rotina que consiste em atestar que uma SOLCITAÇÃO DE PAGAMENTOS foi entregue no financeiro, está devidamente preenchida, amparada por documentos idôneos e legais e que está pronta para o pagamento efetivo. DEPOIS da VALIDAÇÃO a SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS SERÁ LANÇADA DEFINITIVAMENTE NA CONTA CORRENTE DO PROJETO NÃO HAVENDO MAIS A POSSIBILIDADE DE ALTERAÇÃO, EXCLUSÃO ETC. Para tal operação, o usuário deverá solicitar ao FINANCEIRO que “DESVALIDE” a SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS. Esta operação só será possível se o PAGAMENTO EFETIVO ainda não tiver sido realizado.


RECUPERANDO/CONSULTANDO UMA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS.

1. Clique uma vez no menu CONSULTAS, Sub-Menu Solicitações de Pagtos. Recebimentos. Será carregada a TELA para CONSULTA da SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS/AVISO RECEBIMENTOS (LANÇAMENTOS), como demonstrado abaixo:

Tela para RECUPERAÇÃO/CONSULTA da solicitação de pagamentos.

2. A tela para consulta é bastante simples. As solicitações são agrupadas por DATA DE EMISSÃO, ou seja, digite o período de EMISSÃO que deseja consultar nos campos DATA INICIAL e DATA FINAL e clique no BOTÃO ATUALIZAR. Serão exibidas todas as solicitações que você emitiu neste período.

3. Caso a SOLICITAÇÃO esteja VALIDADA pelo financeiro, a linha em que ela estiver sendo exibida estará ATIVA. Neste caso você não poderá mais ALTERAR, EXCLUIR etc. a solicitação. Você só poderá imprimir ou visualizá-la em tela. Clique uma vez sob o N.º da solicitação que deseja. O sistema perguntará se deseja visualizar a solicitação antes de imprimir. Se sua reposta for não, 01 (uma) cópia seguirá diretamente para impressora.

4. Caso a SOLICITAÇÃO não esteja VALIDADA pelo financeiro, a linha em que ela estiver sendo exibida estará DESATIVADA. Isto significa que a solicitação ainda não foi apresentada ao financeiro e também não foi lançada na conta corrente do PROJETO/AÇÃO. Neste caso você poderá fazer o que quiser com ela: ALTERAR, EXLUCIR, REIMPRIMIR etc. Clique uma vez sob o número da solicitação que deseja recuperar/alterar/reimprimir. Será


exibida a tela de preenchimento da solicitação para que você proceda às alterações /inclusões necessárias e reimprimir novamente. Caso deseje excluí-la, selecione a linha ou as linhas que deseja e pressione a tecla DEL. O sistema pedirá sua confirmação para completar a exclusão. Uma vez excluída não será mais possível recuperá-la.


CONSULTANDO A CONTA CORRENTE DO PROJETO/AÇÃO:

1. Clique uma vez no menu CONSULTAS, Sub-Menu Conta Corrente do Projeto Será carregada a TELA para CONSULTA À CONTA CORRENTE DO PROJETO, como demonstrado abaixo:

Tela de Consulta/Impressão do Extrato do PROJETO (Conta Corrente)

2. Selecione da Lista de PROJETOS (no canto superior da tela) o projeto/ação que deseja visualizar. Lembre-se: você só terá acesso aos projetos do grupo que pertencer. Você só poderá visualizar um projeto/ação de cada vez;

3. Digite o PERÍODO A CONSULTAR – INÍCIO e FINAL - (Por motivos de regime de apuração (CAIXA x COMPETENCIA - optamos pelo de CAIXA) para a composição da conta corrente, os pagamentos e recebimentos são agrupados pela data de PAGAMENTO/RECEBIMENTO). Clique no botão Exibir.

4. Aguarde o sistema realizar a consulta. Depois de terminado os saldos serão exibidos nos campos apropriados. Caso deseje você poderá imprimir ou visualizar uma solicitação de pagamento: Clique 02 (duas) vezes no número da solicitação desejada na grade com os lançamentos exibidos e aguarde a exibição da tela com a solicitação desejada. Nesta opção você somente poderá imprimir a solicitação: clique no ícone da impressora. Não é possível a exclusão, alteração ou acréscimo de qualquer lançamento nesta tela do sistema.

5. Para imprimir o extrato (Conta Corrente) clique no BOTÃO IMPRIMIR. O sistema perguntará se deseja visualizar o extrato antes de imprimir. Se sua resposta for NÃO, 01 (uma) cópia do extrato seguirá diretamente para a impressora.


OBS: esta operação poderá levar alguns minutos dependendo da quantidade de dados que estiver sendo envidado. O sistema parecerá estar “TRAVADO”. NÃO FAÇA NADA. Isto é Normal e quando ele terminar tudo voltará ao normal.


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