manual de organizaciÓn -...
TRANSCRIPT
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/06
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
Í N D I C E
CONTENIDO PÁGINA
AUTORIZACIÓN ..................................................................................................... 1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS ................................................................................ 3 MARCO JURÍDICO .................................................................................................. 5 MISIÓN .................................................................................................................. 6 VISIÓN ................................................................................................................... 7 OBJETIVO ............................................................................................................... 8 ESTRUCTURA ORGÁNICA ....................................................................................... 9
FUNCIONES ........................................................................................................... 10
DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL. ........................................................................................ 11
GLOSARIO DE TÉRMINOS. .................................................................................... 13
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
1
A U T O R I Z A C I Ó N
Con fundamento en el artículo 85, fracción VI y XVIII de la Ley Orgánica del Poder Judicial
del Estado de Chiapas, se expide el presente Manual de Organización de la Dirección de
Archivo Judicial, el cual contiene información referente a su estructura organizacional este
documento tiene como objetivo servir de instrumento de consulta y guía para la toma de
decisiones.
El presente documento entra en vigor a partir del 9 de marzo del 2007.
MAGDO. LIC. MILTON ESCOBAR CASTILLEJOS LIC. HUMBERTO MONTESINOS RIVERA.
PRESIDENTE DEL SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA
DEL ESTADO DE CHIAPAS
OFICIAL MAYOR Y SECRETARIO DE ACUERDO DE LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL CONSEJO
DE LA JUDICATURA
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
2
INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes históricos del órgano administrativo denominado Dirección del Archivo Judicial, el marco jurídico-administrativo que regule su actuación directamente, la misión que de a conocer la razón de ser de la dirección, la visión describiendo el escenario futuro deseado por este órgano administrativo en un periodo a largo plazo; el objeto fundamental del manejo de todos los Archivos Jurídicos del Poder Judicial; así mismo se diseña una representación gráfica que guarda esta dirección con respecto a toda la estructura orgánica y de la relación jerárquica que guarda esta dirección con respecto a toda la Estructura Orgánica del Poder Judicial. El contenido central del presente documento son las funciones derivadas de las atribuciones conferidas y establecidas en la Ley Orgánica y el Reglamento Interior del Poder Judicial; estas funciones contribuyen a la orientación del personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las actividades a desarrollar. Finalmente se anexa un apartado en el que se describen palabras técnicas de uso exclusivo de la Dirección de Archivo Judicial.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
3
ANTECEDENTES HISTÓRICOS Antes de 1992, la idea de funcionamiento de un archivo dentro del Poder Judicial, se circunscribía en un solo concepto, la de depositar los expedientes terminados en el sótano del edificio de la anterior Procuraduría General de Justicia, en donde originalmente se sostuvo el proyecto por parte del Gobierno del Estado allá por los años de 1970, de edificación y establecimiento del Tribunal Superior de Justicia del Estado, Procuraduría General de Justicia y Registro Civil.
Anterior al año que se cita, se hablaba en la entidad de un Archivo General de Chiapas, que mediante decreto no. 74 de fecha 30 de enero de 1952 y promulgado por el entonces Gobernador del Estado Don Francisco J. Grajales crea los antecedentes de constitución de un centro documental.
Por esa época se comprendía que en ese entonces no existían tantos juzgados, salas y áreas administrativas como las que hoy conocemos, ni mucho menos se conocían por lo menos en Chiapas algunas normas, políticas de conservación documental o de organización, simplemente se llevaban al citado sótano, y lo que es peor aún, cuando la capacidad de almacenamiento llegó a sus puntos críticos, muchos expedientes fueron trasladados a la bodega número cuatro de almacenes generales de gobierno, manifestándose de manera fehaciente la incapacidad de concebir la sola y simple idea de un archivo. En enero de 1991, se crea el Departamento del Archivo Judicial, al interior del Poder Judicial del Estado, pero sin instalaciones, seguía funcionando en el sótano del edificio de la anterior Procuraduría General de Justicia. En noviembre de 1992, se trasladó al local que actualmente ocupa la Dirección de este Archivo.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
4
Es importante tener en cuenta que, según estimaciones detectadas en el padrón censal archivístico levantado en 1991 del Estado de Chiapas y el realizado en 1995, indicaron que la tasa anual de crecimiento documental sobrepasó al 07%, lo que significó un aumento por año, de aproximadamente 70 metros lineales de documentos en el Archivo Judicial.
Según el Reglamento Interior del Poder Judicial del Estado de Chiapas, en su título quinto, capítulo I, artículo 150, señala las áreas que integran a la Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia, encontrándose dentro de éstas el Archivo Judicial; por otra parte en los numerales 151 y 152, contempla las atribuciones y obligaciones de la Oficialía Mayor, observándose las funciones que debe realizar la Dirección del Archivo Judicial, teniendo como finalidad la administración documental que integra el Poder Judicial.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
5
MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIONES: Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano Del Estado De Chiapas. LEYES: Ley Orgánica Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Ley De Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De Chiapas. Ley Del Sistema Estatal De Archivos De Chiapas.
DECRETOS: Decreto Número 02, De Fecha 19 De Noviembre De 1997. Publicado En El Periódico Oficial
Número 057. REGLAMENTOS: Reglamento Interior Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Reglamento Interno De Régimen Disciplinario Y Controversias Laborales. Reglamento De La Ley Del Sistema Estatal De Archivos De Chiapas.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
6
MISIÓN
Órgano Administrativo dependiente de la Oficialía Mayor del Consejo de la Judicatura del
estado de Chiapas, responsable de resguardar y observar la organización y el cuidado de
expedientes judiciales, iniciados, tramitados y/o concluidos con motivo de las acciones
litigiosas o por razones de orden criminal o de cualquier otra causa en cada uno de sus
archivos que lo componen.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
7
VISIÓN
La unificación de los archivos dentro del Poder Judicial del Estado de Chiapas en un solo
Organismo que permita uniformar criterios, normas y formas de servicio, convirtiéndolos en
verdaderos centros de información que instalen esta entidad soberana como un ejemplo
estatal y sea reconocido a nivel nacional.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
8
OBJETIVO
Planear, programar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la administración de
documentos y archivos, de recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales de
la Dirección del Archivo Judicial, a fin de coadyuvar con los objetivos generales de
impartición de justicia y la preservación del patrimonio documental.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
9
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
PRESIDENCIA
OFICIALÍA MAYOR
DIRECCIÓN DE
ARCHIVO
JUDICIAL
CONSEJO DE LA
JUDICATURA
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
10
F U N C I O N E S
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
11
1.2.1.10. DIRECCIÓN DE ARCHIVO JUDICIAL
ÓRGANO DEL QUE DEPENDE: 1.2.1. OFICIALÍA MAYOR.
ÓRGANOS DEPENDIENTES: NINGUNO FUNCIONES:
- Aplicar las políticas, normas y procedimientos que en materia de administración documental, establezcan el Pleno del Consejo de la Judicatura, a través de la Oficialía Mayor.
- Coordinar y supervisar el funcionamiento operativo del Archivo General del Poder Judicial en
su modalidad de Archivos Judiciales Regionales.
- Vigilar permanentemente la recepción y envió de documentos y expedientes de los juzgados, salas, órganos administrativos, Archivo Judicial Regional del Soconusco, en la ciudad de Tapachula y Archivo Judicial Regional de los Altos, en la ciudad de San Cristóbal de las Casas y, en su caso, con el Magistrado Presidente, Secretario General de Acuerdos y del Pleno de la Sala Superior y Secretario Particular
- Organizar la guarda y custodia de los documentos administrativos y expediente, judiciales
iniciados, tramitados y/o concluidos que remitan para su depósito los titulares de los distintos órganos jurisdiccionales y administrativos.
- Diseñar y practicar los mecanismos y sistemas administrativos de control para la recepción y registro documental, clasificación, consulta, préstamo y envío de información.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
12
- Coordinar y supervisar el funcionamiento técnico de los archivos de las salas, juzgados y órganos administrativos, así como del Archivo Judicial Regional del Soconusco (Tapachula) y Archivo Judicial Regional de los Altos (San Cristóbal de las Casas).
- Presentar a la Oficialía Mayor, en el mes de enero de cada año, calendario de actividades
basados en un programa integral de trabajo para su aprobación.
- Elaborar bimestralmente informe de actividades correspondientes a dicho periodo o cuando así se le requiera.
- Organizar las reuniones de comité técnico de depuración contenidas en el programa
intensivo de valoración documental.
- Evaluar permanentemente, la capacidad de almacenamiento, guarda y custodia de documentación y expedientes, disponiendo lo necesario para hacer espacios.
- Coordinar y supervisar la entrega-recepción y el traslado de expedientes de los juzgados
foráneos a los Archivos Judiciales Regionales.
- Diseñar mecanismos que permitan la adecuada preservación, clasificación y catalogación de documentos históricos desde la época de la colonia a la actual.
Las demás que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por el Consejo de la Judicatura o la Oficialía Mayor.
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
13
GLOSARIO DE TÉRMINOS
TERMINO
DEFINICIÓN
A
ARCHIVO CENTRAL Dentro del ciclo vital de los documentos es el que coordina y controla el
funcionamiento de distintos archivos de trámite al que le son transferidos
archivos de uso esporádico y realiza operaciones de un archivo de
concentración.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Unidad de archivo encargada de proceso y operaciones para el manejo de
archivos semiactivos. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los
conserva precaucionalmente hasta que cumplen su vigencia documental
ARCHIVO ESTATAL Es aquel cuyos fondos documentales que conserva son producidos por sujetos
y/o organismos cuyas actividades y competencias corresponden al ámbito de
una entidad federativa
ARCHIVO GENERAL Es el archivo responsable de la organización, conservación y divulgación de
fondos documentales de instituciones de ámbito nacional, estatal o municipal.
Un archivo general puede también tener a su cargo los fondos de un poder de
gobierno en particular (ejecutivo, legislativo o judicial) y según la norma que
lo rige tendrá capacidad para regular la operación de archivos que se
localizan en dependencias que se encuentran adscritas a éste.
ARCHIVO HISTÓRICO Área responsable de conservar la documentación con valor permanente que
previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración.
También puede recibir donaciones, depósitos o adquirir por compra archivo
C
CAJA DE TRANSFERENCIA Caja para transferir archivos de cartón y generalmente de 50 ó 60 cms. de
longitud
CAMISA Cubierta de papel doblada para la protección de documentos o expedientes
CARÁTULA Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para
describir su contenido
CERTIFICACIÓN Procedimiento mediante el cual se le da a una copia de un documento de
archivo valor jurídico para que pueda sustituir al documento original, que,
según las distintas formulas que se adopten y la autoridad que la respalde
podrán ser copia certificada, compulsada, etc.
COMPULSA Actividad que permite garantizar la fidelidad exacta de una copia con el
original que se coteja
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
14
D
DEPURACIÓN Proceso de selección de archivos derivado de la evaluación de documentos
DESGLOSE Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial un
documento del expediente al que pertenece
DICTAMEN Opinión técnica o jurídica emitida por la autoridad competente con respecto
al destino final de la documentación, previa selección y valoración de la
misma
E
ELIMINACIÓN Destrucción física de unidades o series de archivos que hayan perdido sus
valores primarios y que carecen de valor histórico
ENTIDAD PRODUCTORA Institución, dependencia, organismo público o privado que en el desempeño
de sus funciones y actividades produce y recibe documentos de archivo
EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o
recibidos por una oficina o persona física o moral con el fin de iniciar,
desarrollar y concluir un asunto o trámite
G
GLOSAR Actividades destinadas a abrir, integrar y foliar los documentos que forman
un expediente de archivo.
GUIA Instrumento de consulta resultado de descripción de archivos que proporciona
información acerca de los grupos documentales o fondos de uno o varios
archivos, indicando las características de los mismos: organismo o entidad
productora, secciones y series que los forman, fechas extremas, ubicación
física y volumen de la documentación
I
INGRESO Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y
preservación ya sea por transferencia, donación, adquisición o depósito.
INSTRUMENTOS DE CONTROL Se elabora en las fases de identificación y valoración de archivos: cuadros de
clasificación, inventarios, relaciones de bajas, etc.
INSTRUMENTOS DE CONSULTA Documento en cualquier soporte, publicado o no que relaciona o describe en
forma individual o colectivamente un conjunto de unidades documentales con
el fin de establecer su control físico, administrativo y/o intelectual de las
mismas que permita su adecuada localización y recuperación
L
LEGAJO Atado o conjunto de documentos a veces protegido por dos tapas de cartón
para formar una unidad documental que puede contener varios expedientes o
uno solo
M
MANUSCRITO Documento escrito a mano
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
15
O
ORDENACIÓN Actividad que consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a
secciones o series documentales
ORDENACIÓN FÍSICA Conjunto de tareas que reflejan las operaciones de ordenación, tales como
rotulación, colocación en cajas archivadores y ubicación topográfica en
estantería
P
PATRIMONIO DOCUMENTAL Conjunto de documentos públicos o de origen privado que por Ley son
considerados como históricos y con valor permanente en un país por ser
expresión de la sociedad
PLAZO DE CONSERVACIÓN Periodo por el que se ha de conservar un documento de archivo conforme a
sus valores primarios o secundarios y según las disposiciones aplicables
R
REGISTRO DE ENTRADA Instrumento de control y descripción de los documentos que ingresan a una
oficina, institución, organismo o dependencia, apoya al seguimiento de los
mismos durante su trámite
REGISTRO DE ENTRADA DE
ARCHIVOS
Instrumento de descripción y control de los documentos que ingresan a un
archivo
REGISTRO DE PRÉSTAMO Es el instrumento por el cual se controla el préstamo de expedientes que se
hace a los usuarios. Protege al responsable del archivo y responsabiliza al
usuario mientras hace uso de los expedientes
REGISTRO DE SALIDA DE
ARCHIVOS
Instrumento de control de la documentación que sale de una institución u
organismo, reporta generalmente las bajas o las transferencias de archivos
REGISTRO SALIDA instrumento que controla la correspondencia que se envía, no es documento
de archivo
RELACIÓN DE TRANSFERENCIA Es la relación detallada de expedientes que se transfieren de un archivo de
trámite a un archivo de concentración para asegurar el control de los
expedientes, deslindar y asumir responsabilidades de custodia de archivos.
El archivo de concentración desarrolla a su vez, relación de transferencia al
archivo histórico de la documentación que se conservará de forma
permanente
S
SOPORTE Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro,
películas)
T
TRANSFERENCIA PRIMARIA Es el traslado de expedientes o documentos de archivo de uso esporádico de
un archivo de trámite a un archivo de concentración para su conservación
temporal, baja o transferencia a un archivo histórico
TRANSFERENCIA SECUNDARIA Conjunto de actividades destinadas a trasladar expedientes seleccionados
para conservación permanente conforme a sus valores secundarios de un
archivo de concentración a un archivo histórico
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
16
V VALIDACIÓN Acción por la cual la autoridad competente certifica, da testimonio o
vigencia a un documento para que este pueda surtir efectos administrativos o
jurídicos, puede ser copia u original, según la autoridad lo disponga.
VALOR ARCHIVÍSTICO conjunto de valores que se asigna a cualquiera de los valores de un
documento de archivo
VALOR CONTABLE valor de los documentos que sirven de explicación, justificación o
comprobación de las operaciones contables y financieras
VALOR FISCAL Es el valor de los documentos de archivo que justifican, explican o
comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias
VALOR HISTÓRICO Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia
VALOR JURÍDICO Es el valor que se tienen los documentos que se refieren a derechos u
obligaciones legales o jurídicas
VALOR LEGAL Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante
la ley
VIGENCIA Período durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores
primarios
Manual de Organización de Archivo Judicial
PRIMERA EMISIÓN ACTUALIZACIÓN VISTO BUENO PÁGINA
AGOSTO/2006
MARZO/2007
LIC. ANDRÉS BAUTISTA SÁNCHEZ
17
EL PRESENTE DOCUMENTO FUE ELABORADO EN COORDINACIÓN CON
LA DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, PARA CUALQUIER COMENTARIO COMUNICARSE
AL NO. TELEFÓNICO 01 961 61 7 87 00 EXTENSIÓN 8553.