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Manual de Procedimientos de la Subcontraloría de Auditoría
Contable y Financiera
Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA CONTABLE
Y FINANCIERA
DICIEMBRE 2019
Manual de Procedimientos de la Subcontraloría de Auditoría
Contable y Financiera
Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
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Manual de Procedimientos
DE LA SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA CONTABLE Y FINANCIERA
Clave:MPCI1821/MP/CM/SACF023-C
Mario David Riveroll Vázquez
Contralor Municipal
Clorinda Vázquez Martínez
Subcontralora de Auditoría Contable y Financiera
Beatriz Reyes Cajica
Jefa de Departamento de Auditoría a Dependencias
Nancy Marín Álvarez Jefa de Departamento de
Auditoría a Tesorería y Administración
Nelson Zárate Benítez
Jefe de Departamento de Auditoría a Entidades
AUTORIZACIONES
Actualizado el diez de diciembre de dos mil diecinueve con fundamento en los artículos 169 fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal; y 12 fracción VI del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
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Contable y Financiera
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Índice Página
I. Introducción 4
II. Presentación de los Procedimientos 6
III. Departamento de Auditoría a Dependencias/Departamento de Auditoría a Tesorería y Administración/Departamento de Auditoría a Entidades
7
Procedimiento para la elaboración y ejecución de auditorías o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
11
Diagrama de flujo del Procedimiento para la elaboración y ejecución de auditorías y/o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
19
Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
24
Diagrama de flujo del Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
36
IV. Formatos 40
V. Glosario de Términos 62
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Contable y Financiera
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I. INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos de la Subcontraloría de Auditoría Contable y Financiera adscrita a la Contraloría Municipal, es el documento que contiene la descripción detallada y secuencial de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones encomendadas a los servidores públicos de esta unidad administrativa. Asimismo, permite conocer su funcionamiento interno respecto de la descripción de las tareas, requerimientos y responsables de su ejecución. El Manual se integra por dos procedimientos:
1. Procedimiento para la elaboración y ejecución de auditorías y/o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
2. Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
El Manual se usará como una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso optimizando la funcionalidad al interior de cada Departamento de la Subcontraloría, por lo que el mantenerlo actualizado permite que cumplan las metas y objetivos de la Contraloría Municipal, mediante eficiencia y eficacia, atendiendo dicha actualización a:
La Estructura Orgánica registrada por la Contraloría Municipal; El Reglamento Interior de la Contraloría Municipal; y Métodos de trabajo de la Unidad Administrativa.
El personal adscrito a la Subcontraloría de Auditoría Contable y Financiera deberá dar cabal cumplimiento a lo señalado en el mismo y, deberá estar comprometido a proponer en cualquier momento la mejora continua conveniente.
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Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Subcontraloría de Auditoría Contable y Financiera, que considere los principios básicos de igualdad y equidad, que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite, así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las áreas que la conforman, signifiquen cambios en sus procedimientos, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. Por lo que el alcance del registro de los instrumentos normativos que emiten las Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento por parte de la Contraloría Municipal, tiene como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos. No se omite señalar que las observaciones y/o modificaciones que se realizaron por parte de la Contraloría Municipal, no eximen a esta Unidad Administrativa de realizar las atribuciones de auditoría, evaluación, inspección, fiscalización, revisión, verificación y las demás establecidas en la Ley Orgánica Municipal y en su Reglamento Interior en el momento que así lo determine.”
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II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA CONTABLE Y FINANCIERA DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DEPENDENCIAS/DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A TESORERÍA Y ADMINISTRACIÓN/DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A ENTIDADES
1. Procedimiento para la elaboración y ejecución de auditorías y/o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
2. Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
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III. DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DEPENDENCIAS / DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A TESORERÍA Y ADMINISTRACIÓN / DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A ENTIDADES.
Nombre del Procedimiento:
Elaboración y ejecución de auditorías y/o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
Objetivo: Efectuar auditorías o revisiones a las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, contempladas en el Programa Anual de Trabajo de Auditorías y Revisiones con el propósito de evaluar las operaciones y los sistemas de control interno implementados, verificar la correcta captación, administración y aplicación de los recursos del erario público, aprobados y asignados, así como el cumplimiento a la normatividad aplicable.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115.
Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización.
Ley General de Responsabilidades Administrativas Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Disciplina Financiera para Entidades Federativas y
Municipios. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla,
Artículo 102. Ley Orgánica Municipal, Artículo 169 fracciones I, II, V, VII, X,
XII, XV y XXIII. Ley de Ingresos Presupuesto de Egresos Código Reglamentario Municipal Código de Ética del Honorable Ayuntamiento del Municipio
de Puebla Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla. Normatividad para el Ejercicio del Gasto y Control
Presupuestal 2018-2021 Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del
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Honorable Ayuntamiento de Municipio de Puebla, Artículos 6 fracción IV incisos a), b) y c), 7, 9, 12 fracción XXIII, 16 fracción XVI, 22 fracciones VI, VIII, X, XI, XII y XIII, 23, 24 y 25.
Políticas de Operación:
1. Se practicarán auditorías o revisiones a las Dependencias y
Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla; con base en el Programa Anual de Trabajo de Auditorías y Revisiones previamente autorizado, y a solicitud del (la) Presidente Municipal y/o de los Titulares de las Dependencias y Entidades.
2. La práctica de auditorías o revisiones deberá contener previo a la firma del oficio de notificación, la planeación específica y estratégica en términos de las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización y a los Lineamientos que el Contralor (a) Municipal emita para tal efecto.
3. Para el desarrollo de la auditoria o revisión y en caso de ser necesario, se podrá obtener la participación de profesionales externos a la propia Contraloría Municipal, que apoyen el proceso.
4. Toda auditoría o revisión iniciará con oficio de notificación (orden de inicio de auditoría o revisión), debidamente fundado y motivado y llevará la firma del Contralor (a) Municipal, la rúbrica del Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera y el Jefe (a) de Departamento responsable de su ejecución.
5. Los Servidores Públicos tendrán la obligación de informar a su jefe (a) inmediato(a) de cualquier impedimento personal que los obligue a actuar sin objetividad.
6. El analista deberá elaborar el Acta de Inicio de Auditoría a fin de formalizar el inicio de la misma.
7. Los procedimientos aplicados deberán proporcionar toda la evidencia necesaria para cumplir los objetivos de la auditoría o revisión programada.
8. Cuando no se proporcione oportunamente la
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documentación solicitada por el área auditada, o en el caso de requerir información adicional se solicitará mediante requerimiento pudiendo otorgar un plazo no mayor a 3 días hábiles para su entrega, apercibiendo que en caso de incumplimiento se dará vista a la Dirección de Investigación y Recursos de la Contraloría Municipal para los efectos legales y administrativos conducentes.
9. Los papeles de trabajo de la auditoría o revisión (archivo permanente, expediente de auditoría o revisión), deberán formularse con claridad e integrarse con todos los documentos necesarios, debiendo contener lo siguiente:
a) Datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicas examinadas.
b) Incluir fecha, rúbrica e iniciales de los analistas participantes en la elaboración de los papeles de trabajo, así como del Jefe (a) de Departamento que revisa los papeles de trabajo elaborados.
c) Utilizar un lenguaje claro, legible, ordenado y preciso para que sea comprendido sin dificultad; de lo contrario, podrían perder su valor como evidencia.
d) Contener las marcas y cruces de auditoría que permitan identificar el origen de las observaciones y cifras que integran los papeles de trabajo.
e) Contener el procedimiento aplicado en relación con el programa específico y la planeación de la auditoría para la obtención de resultados y conclusiones.
f) Contener la fuente de donde se obtuvieron los datos e información.
10. La custodia de los papeles de trabajo es exclusiva de la Contraloría Municipal.
11. La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial. Su uso y consulta están prohibidos a toda persona ajena al equipo auditor, salvo requerimiento o mandato por escrito del Contralor (a) Municipal.
12. Las conclusiones presentadas deberán ser objetivas y las
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recomendaciones precisas y orientadas a la eliminación de las irregularidades y deficiencias determinadas.
13. Al término de cada auditoría o revisión, se deberá elaborar el acta de cierre.
14. El resultado deberá asentarse en un informe de auditoría o revisión y en cédulas de observaciones debidamente soportadas documentalmente en los papeles de trabajo.
15. El Contralor (a) Municipal, informará por oficio al Titular del área auditada los resultados y observaciones determinadas en la auditoría o revisión, estableciendo un plazo de diez días hábiles para remitir la documentación que compruebe y justifique la solventación de las recomendaciones correctivas y preventivas.
16. En caso de que el Titular de la Dependencia o Entidad solicite por escrito prórroga, se otorgarán por única ocasión cinco días hábiles.
17. Analizar la documentación e información presentada como propuesta de solventación por el área auditada o revisada y se elaboran las cédulas de seguimiento.
18. Notificar al titular de la Dependencia o Entidad, mediante oficio los resultados del seguimiento a las recomendaciones correctivas y preventivas de las observaciones determinadas.
19. En caso de no solventar algunas de las observaciones determinadas, se elaborará el informe final que contenga la presunta responsabilidad administrativa y se deberá turnar el expediente original o copia certificada a través de Memorando, a la Dirección de Investigación y Recursos para el procedimiento administrativo correspondiente.
Tiempo Promedio de Gestión:
De 40 a 90 días hábiles (Dependerá del tipo de revisión, alcances, objetivos, volumen de operación y período a revisar).
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Descripción del Procedimiento: Elaboración y ejecución de auditorías o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefe(a) de Departamento
1
Elabora y propone al Subcontralor(a) para su aprobación la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión con el anexo de solicitud de documentación e información.
Carta planeación, programa específico,
cronograma de actividades y
oficio de inicio de auditoría o
revisión
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable
y Financiera 2
Remite al Contralor (a) Municipal la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión para su aprobación y firma.
Oficio de auditoría/revisión Original
Contralor(a) Municipal
3
Recibe la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión, lo revisa y otorga firma de autorización.
Oficio de auditoría/revisión Original
4
Remite al Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión autorizado para su trámite.
Oficio de auditoría/revisión
Original
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Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Subcontralor(a) de Auditoría Contable
y Financiera 5
Recibe la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión autorizados y gira instrucciones al Jefe(a) de Departamento para ejecutar la auditoría o revisión.
Oficio de auditoría/revisión
Original
Jefe(a) de Departamento
6
Se notifica al Titular de la Dependencia o Entidad el oficio de inicio de auditoría o revisión y el anexo de solicitud de documentación e información.
Oficio de
auditoría/revisión Original
7
En el oficio de inicio de auditoría o revisión se solicita nombrar enlaces para la atención y ejecución de la auditoría.
Oficio de
auditoría/revisión Original
(Analistas A y B, Analista Consultivo
A, Coordinador Técnico y
Coordinador Especializado)
8 Se elabora el acta de inicio de la auditoría o revisión.
Acta de (auditoría/revisión)
(FORM.1155-E/ CM1821CF/1119)
Original
9
Solicita la documentación indicada en el oficio de notificación, al servidor público designado como enlace para atender la auditoría o revisión.
Documentos solicitados en Oficio
de auditoría/revisión
Original
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13
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
10
Obtiene e integra la documentación correspondiente al archivo permanente y/o expediente de auditoría/ revisión del área auditada.
Archivo permanente y/o expediente de
auditoría/revisión
Original
11
Recibe, clasifica y analiza los documentos proporcionados, para elaborar papeles de trabajo, referenciándolos.
Archivo permanente y/o expediente de
auditoría/revisión
Original
Jefe(a) de Departamento
12
Revisa y analiza los papeles de trabajos contenidos en el expediente de auditoría o revisión y determina en su caso las observaciones correspondientes.
Expediente de auditoría/revisión Original
Personal del Departamento
(Analistas A y B, Analista Consultivo
A, Coordinador Técnico y
Coordinador Especializado)
13
Elabora el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observaciones, presentándolas al Jefe(a) de Departamento para su revisión y aprobación.
Informe y cédulas de observaciones
Original
Jefe(a) de Departamento
14
Comenta el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observaciones con el Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera.
Informe de auditoría/revisión Original
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14
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefe(a) de Departamento
15
Elabora el acta de cierre y el oficio de notificación para el Titular de la Dependencia o Entidad dando a conocer los resultados, señalando la fecha límite para la solventación.
Acta de cierre (FORM.1154-D/
CM1821CF/1119) Original
Subcontralor (a) de Auditoría Contable
y Financiera 16
Remite al Contralor(a) Municipal el acta de cierre de auditoría o revisión, oficio de notificación, el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observaciones para su aprobación y firma del oficio.
Acta de cierre (FORM.1154-
D/CM1821CF/1119), Oficio de
notificación, el Informe de
auditoría/revisión (FORM.1158-
D/CM1821CF/1119) y Cédulas de observaciones (FORM.1156-E
/CM1821CF/1119)
Original
Contralor(a) Municipal
17
Recibe acta de cierre de auditoría o revisión, oficio de notificación, el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observaciones para su aprobación y firma del oficio.
Acta de cierre (FORM.1154-
D/CM1821CF/1119), Oficio de
notificación, el Informe de
auditoría/revisión (FORM.1158-
D/CM1821CF/1119) y Cédulas de observaciones (FORM.1156-E
/CM1821CF/1119)
Original
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Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
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Remite al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera el acta de cierre de auditoría o revisión, oficio de notificación, el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observaciones, para su trámite correspondiente.
Acta de cierre (FORM.1154-
D/CM1821CF/1119), Oficio de
notificación, el Informe de auditoría
(FORM.1158-D/CM1821CF/111
9) y Cédulas de observaciones (FORM.1156-E
/CM1821CF/1119)
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable
y Financiera 19
Recibe acta de cierre de auditoría o revisión, oficio de notificación, el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observaciones, para su trámite correspondiente.
Acta de cierre (FORM.1154-
D/CM1821CF/1119), Oficio de
notificación, el Informe de auditoría
(FORM.1158-D/CM1821CF/111
9) y Cédulas de observaciones (FORM.1156-E
/CM1821CF/1119)
Original
20
Formaliza el acta de cierre de auditoría con el titular de la Dependencia o Entidad y el personal designado para atender la auditoría o revisión.
Acta de cierre (FORM.1154-D
/CM1821CF/1119) Original
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Titular de la Dependencia o
Entidad 21
Recibe oficio del resultado, informe de auditoría o revisión, las cédulas de observaciones, que deberá atender dentro del plazo señalado y remitir al Contralor (a) Municipal para el trámite correspondiente
Acta de cierre (FORM.1154-
D/CM1821CF/1119), Oficio de
notificación, el Informe de auditoría
(FORM.1158-D/CM1821CF/111
9) y Cédulas de observaciones (FORM.1156-E/
CM1821CF/1119)
Original
Contralor (a) Municipal
22
Remite al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera la propuesta de solventación de la Dependencia o Entidad para análisis correspondiente.
Oficio y documentos
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable
y Financiera 23
Recibe y turna al Jefe(a) de Departamento la información remitida como propuesta de solventación por el área auditada para su análisis.
Oficio y documentos
Original
Jefe(a) de Departamento
24
Recibe y analiza con el personal a su cargo, la información y documentación presentada para la solventación.
Documentación e información
Original
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Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
25 Elabora Cédulas de seguimiento y oficio de notificación del seguimiento
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/ 1119) y oficio de notificación del
seguimiento
Original
26
Comenta el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas con el Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera.
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/ 1119) y oficio de notificación del
seguimiento
N/A
Subcontralor(a) de Auditoría Contable
y Financiera 27
Remite al Contralor(a) Municipal el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas para su aprobación.
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/ 1119) y oficio de notificación del
seguimiento
Original
Contralor(a) Municipal
28
Recibe el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas, para su aprobación.
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/ 1119) y oficio de notificación del
seguimiento
Original
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Núm. de Revisión: 04
18
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
29
Remite al Subcontralor de Auditoría Contable y Financiera el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas, autorizado para su trámite.
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/ 1119) y oficio de notificación del
seguimiento
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable
y Financiera 30
Recibe el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas.
Cédulas de Seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/1119) y oficio de
notificación del seguimiento
Original
31
Instruye al Jefe(a) de Departamento para la notificación del resultado del seguimiento a las observaciones. En caso de solventar las observaciones, termina procedimiento. En caso contrario continúa en la actividad 32
Oficio de notificación de
resultados Original
Jefe(a) de Departamento
32
Se turna memorando a la Dirección de Investigación y Recursos de la Contraloría Municipal, el informe final con las evidencias de las observaciones no solventadas para la determinación del procedimiento administrativo correspondiente. Termina el procedimiento.
Memorando, Informe final y
evidencias
Copia certifica
da
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Diagrama de flujo del Procedimiento para la elaboración y ejecución de auditorías y/o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera
Contralor (a) Municipal Jefe (a) de Departamento
6
Se notifica al Titular de la Dependencia o Entidad el oficio de inicio de auditoría o revisión y el anexo de solicitud de
documentación e información.
7
Oficio
En el oficio de inicio de auditoría o revisión se solicita nombrar enlaces para la atención y ejecución de la auditoría.
4
Oficio
Remite al Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o
revisión autorizado para su trámite.
Oficio
3
Recibe la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión, lo revisa y otorga firma de autorización.
Inicio
Oficio
Remite al Contralor(a) Municipal la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión para su aprobación y firma.
2
Oficio
Recibe la carta planeación, programa específico, cronograma de actividades y oficio de inicio de auditoría o revisión autorizados y gira instrucciones al Jefe (a) de Departamento para ejecutar la auditoría o revisión.
5
20
Oficio
Elabora y propone al Subcontralor (a)
Municipal para su aprobación la carta
planeación, programa específico,
cronograma de actividades y oficio de inicio
de auditoría o revisión con el anexo de
solicitud de documentación e información.
1
Oficio
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Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
20
(Analistas A y B, Analista Consultivo A, Coordinador/a)
Técnico y Coordinador/a) Especializado/a)
Jefe/a de Departamento Subcontralor/a de Auditoría
Contable y Financiera
Archivo permanente
Expediente
Revisa y analiza los papeles de trabajos contenidos en el expediente de auditoría o revisión y determinanda en su caso las observaciones correspondientes .
Documento
Solicita la documentación indicada en el oficio de notificación, al servidor público designado como enlace para atender la auditoría o revisión.
9
Obtiene e integra la documentación correspondiente al archivo permanente y/o expediente de auditoría/revisión del área auditada
10
8
Acta de Inicio
Elabora el acta de Inicio de la
auditoría o revisión.
Archivo permanente
Recibe, clasifica y analiza los documentos proporcionados, para elaborar papeles de trabajo, referenciándolos.
11 12
19
21
Informe /
Cédulas
Elabora el informe de auditoría o revisión
y las cédulas de observaciones,
presentándolas al Jefe (a) de
Departamento para su revisión y
aprobación.
13
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Contable y Financiera
Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
21
Contralor (a)
Municipal Jefe/a de Departamento Subcontralor/a de Auditoría
Contable y Financiera
Informe /
Cédulas
Informe / Cédulas
Informe / Cédulas
Acta de
cierre
Informe / Cédulas
Informe Cédulas
22
14
Comenta el informe de auditoría o revisión y las cédulas de observación con el Subcontralor (a) de Auditoría
Contable y Financiera.
20
Elabora el acta de cierre y el oficio de
notificación para el Titular de la
Dependencia o Entidad dando a conocer
los resultados, señalando la fecha límite
para de solventación.
15
Remite al Contralor(a) Municipal el acta de cierre de auditoría/revisión, Oficio de notificación, el informe de auditoría/revisión y las cédulas de observaciones para su
revisión y autorización.
16
Recibe el acta de cierre de auditoría o
revisión, oficio de notificación, el informe de
auditoría o revisión y las cédulas de
observaciones para su aprobación y firma.
17
Remite al Subcontralor (a) de Auditoría
Contable y Financiera el acta de cierre de
auditoría o revisión, oficio de notificación, el
informe de auditoría o revisión y las cédulas de
observaciones, para su trámite
correspondiente.
18
Recibe acta de cierre de auditoría o
revisión, oficio de notificación, el informe de
auditoría o revisión y las cédulas de
observaciones, autorizados, para su trámite
correspondiente.
19
Formalizan el acta de cierre de auditoría
con el titular de la Dependencia o Entidad
y el personal designado para atender la
auditoría o revisión.
20
Acta de cierre
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Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
22
Contralor(a) Municipal
Subcontralor/a de Auditoría Contable
y Financiera
Jefe/a de Departamento
Titular de la Dependencia
o Entidad
Cédulas / Oficio
Cédulas / Oficio
Cédulas /
Oficio
Cédulas / Oficio
Cédulas /
Oficio
Cédulas /
Oficio
Informe /
Cédulas
21
Recibe oficio del resultado, informe de auditoría o revisión, las cédulas de observaciones, que deberá atender dentro del plazo señalado y remitir al Contralor (a) Municipal para el trámite
correspondiente.
21
Recibe y turna al Jefe (a) de Departamento la información remitida como propuesta de solventación por el área auditada para su análisis. .
23
Recibe y analiza con el personal a su cargo, la información y documentación presentada para la solventación.
24
Elabora Cédulas de
Seguimiento y oficio de
notificación del seguimiento.
25
Comenta el resultado del
seguimiento a las
observaciones determinadas
con el Subcontralor(a) de
Auditoría Contable y
Financiera.
26
Remite al Contralor(a)
Municipal el resultado del
seguimiento a las
observaciones determinadas
para su aprobación.
27
Remite al Subcontralor (a) de Auditoría
Contable y Financiera la propuesta de
solventación de la Dependencia o
Entidad para el analisis
correspondiente.
22
Recibe el resultado del seguimiento
a las observaciones determinadas
para su aprobación.
28
Remite al Subcontralor (a) de
Auditoría Contable y Financiera el
resultado del seguimiento a las
observaciones determinadas,
autorizado para su trámite.
29
Oficio
Expediente
23
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Núm. de Revisión: 04
23
Diagrama de flujo: Procedimiento para la elaboración y ejecución de auditorías y/o revisiones a Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas en las auditorías y/o revisiones.
Contralor(a) Municipal
Subcontralor/a de Auditoría Contable y
Financiera
Jefe/a de Departamento
Cédulas /
Oficio
Recibe el resultado del seguimiento a
las observaciones determinadas.
30
Se turna memorando a la Dirección
de Investigación y Recursos de la
Contraloría Municipal, el informe
final con las evidencias de las
observaciones no solventadas para
la determinación del procedimiento
administrativo correspondiente.
32
¿Solventa?
FIN
SI
22
Instruye al Jefe (a) de Departamento para la notificación del resultado del
seguimiento a las observaciones.
31
Oficio
NO
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24
Nombre del Procedimiento:
Para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
Objetivo: Efectuar inspecciones a las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, derivadas de una solicitud específica con el propósito de evaluar las operaciones y los sistemas de control interno implementados, verificar la correcta captación, administración y aplicación de los recursos del erario público, aprobados y asignados, así como el cumplimiento a la normatividad aplicable.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115.
Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización.
Ley General de Responsabilidades Administrativas Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Disciplina Financiera para Entidades Federativas y
Municipios. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla,
Artículo 102. Ley Orgánica Municipal, Artículo 169 fracciones I, II, V, VII, X,
XII, XV y XXIII. Ley de Ingresos Presupuesto de Egresos Código Reglamentario Municipal Código de Ética del Honorable Ayuntamiento del Municipio de
Puebla Código Fiscal y Presupuestario para el Municipio de Puebla. Normatividad para el Ejercicio del Gasto y Control
Presupuestal 2018-2021 Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable
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25
Ayuntamiento de Municipio de Puebla, Artículos 6 fracción IV incisos a), b) y c), 7, 9, 12 fracción XXIII, 16 fracción XVI, 22 fracciones VI, VIII, X, XI, XII y XIII, 23, 24 y 25.
Políticas de Operación:
1. Se practicarán inspecciones a las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla; derivadas de una solicitud específica previamente autorizada por el Presidente (a) Municipal y/o Contralor (a) Municipal.
2. La práctica de inspecciones deberá contener la planeación específica y estratégica en términos de las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización y a los Lineamientos que el Contralor (a) Municipal emita para tal efecto.
3. Para el desarrollo de la auditoria o revisión y en caso de ser necesario, se podrá obtener la participación de profesionales externos a la propia Contraloría Municipal, que apoyen el proceso.
4. Toda inspección iniciará con oficio de notificación (orden de inicio de inspección), debidamente fundado y motivado y llevará la firma del Contralor(a) Municipal, la rúbrica del Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera y el Jefe (a) de Departamento responsable de su ejecución.
5. Los servidores públicos tendrán la obligación de informar a su jefe(a) inmediato(a) de cualquier impedimento personal que los obligue a actuar sin objetividad.
6. El analista deberá elaborar el acta circunstanciada a fin de formalizar el inicio de la Inspección.
7. Los procedimientos aplicados deberán proporcionar toda la evidencia necesaria para cumplir los objetivos de la inspección programada.
8. Cuando no se proporcione oportunamente la documentación solicitada por el área inspeccionada, o en el caso de requerir información adicional se solicitará mediante requerimiento pudiendo otorgar un plazo no mayor a 3 días hábiles para su
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entrega, apercibiendo que en el caso de incumplimiento se dará vista a la Dirección de Investigación y Recursos de la Contraloría Municipal para los efectos legales y administrativos conducentes.
9. Los papeles de trabajo de la inspección (archivo permanente, expediente de inspección), deberán formularse con claridad e integrarse con todos los documentos necesarios, debiendo contener lo siguiente: a. Datos referentes al análisis, comprobación, opinión y
conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicas examinadas.
b. Incluir fecha, rúbrica e iniciales de los analistas participantes en la elaboración de los papeles de trabajo, así como del Jefe de Departamento que revisa los papeles de trabajo elaborados.
c. Utilizar un lenguaje claro, legible, ordenado y preciso para que sea comprendido sin dificultad; de lo contrario, podrían perder su valor como evidencia.
d. Contener las marcas y cruces de auditoría que permitan identificar el origen de las observaciones y cifras que integran los papeles de trabajo.
e. Contener el procedimiento aplicado en relación con el programa específico y la planeación de la inspección, para la obtención de resultados y las conclusiones.
f. Contener la fuente de donde se obtuvieron los datos e información.
10. La custodia de los papeles de trabajo es exclusiva de la Contraloría Municipal.
11. La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial. Su uso y consulta están prohibidos a toda persona ajena al equipo auditor, salvo requerimiento o mandato por escrito del Contralor(a) Municipal.
12. Las conclusiones presentadas deberán ser objetivas y las recomendaciones, precisas y orientadas a la eliminación de las irregularidades y deficiencias determinadas.
13. El Contralor(a) Municipal, informará por oficio al Titular del área
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Núm. de Revisión: 04
27
inspeccionada los resultados y observaciones determinadas en la inspección, estableciendo un plazo de diez días hábiles para remitir la documentación que compruebe y justifique la solventación de las recomendaciones correctivas y preventivas.
14. En caso de que el Titular de la Dependencia o Entidad solicite por escrito prórroga, se otorgarán por única ocasión cinco días hábiles.
15. Analizar la información presentada como propuesta de solventación por el área inspeccionada.
16. En caso de no solventar algunas de las observaciones determinadas, se elaborará el informe final que contenga la presunta responsabilidad administrativa y deberá turnar el expediente original o copia certificada a través de memorando, a la Dirección de Investigación y Recursos para el procedimiento administrativo correspondiente.
Tiempo Promedio de Gestión:
De 15 a 25 días hábiles (Dependerá del tipo de inspección, alcances, objetivos, volumen de operación y período a revisar).
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Núm. de Revisión: 04
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DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DEPENDENCIAS / DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A TESORERÍA Y ADMINISTRACIÓN / DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A ENTIDADES.
Descripción del Procedimiento: Para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
Contralor(a) Municipal
1
Propone o recibe la solicitud especifica de inspección, e instruye al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera para su atención.
Solicitud u oficio.
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
2
Recibe el oficio de solicitud especifica de inspección, y turna al jefe del departamento que corresponda para su ejecución.
Jefe(a) de Departamento
3
Elabora y propone al Subcontralor(a) para su aprobación el oficio de inicio de inspección con el anexo de solicitud de documentación e información.
Oficio de inicio de inspección
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
4
Remite al Contralor(a) Municipal el oficio de inicio de inspección para su aprobación y firma.
Oficio de inicio de inspección
Original
Contralor(a) Municipal
5 Recibe el oficio de inicio de inspección, lo revisa y otorga firma de autorización.
Oficio de inicio de inspección
Original
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Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
29
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
6
Remite al Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera el oficio de inicio de inspección autorizado para su trámite.
Oficio de inicio de inspección
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
7
Recibe el oficio de inicio de Inspección y gira instrucciones al Jefe(a) de Departamento para ejecutar la inspección.
Oficio de inicio de inspección
Original
Jefe(a) de Departamento
8
Se notifica al Titular de la Dependencia o Entidad el oficio de inicio de inspección y el anexo de solicitud de documentación e información.
Oficio de inicio de inspección
Original
9
En el oficio de inicio de inspección se solicita nombrar enlaces para la atención y ejecución de la misma.
Oficio de inicio de inspección
Original
10
Instruye al personal a su cargo sobre el procedimiento de verificación a seguir para iniciar la inspección.
N/A N/A
(Analistas A y B, Analista
Consultivo A, Coordinador
Técnico y Coordinador
Especializado)
11 Elabora el acta circunstanciada para el inicio de la inspección.
Acta circunstanciada (FORM.2024-
C/CM1821CF/1119)
Original en 2
tantos
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
30
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
12
Solicita la documentación indicada en el anexo del oficio de inicio de inspección, al servidor público designado para atender la misma.
Documentos solicitados en oficio
de inicio de inspección.
Original
(Analistas A y B, Analista
Consultivo A, Coordinador
Técnico y Coordinador
Especializado)
13
Obtiene e integra la documentación correspondiente al archivo permanente y/o expediente de inspección del área.
Acta circunstanciada
(FORM.2024-C/CM1821CF/1119)
Original
Analistas A y B, Analista
Consultivo A, Coordinador
Técnico y Coordinador
Especializado)
14
Recibe, clasifica y analiza los documentos proporcionados, para elaborar papeles de trabajo.
Acta circunstanciada (FORM.2024-
C/CM1821CF/1119)
Original
Jefe(a)de Departamento
15
Revisa y analiza los papeles de trabajos contenidos en el expediente de inspección y determina en su caso las observaciones correspondientes.
Acta circunstanciada (FORM.2024-
C/CM1821CF/1119)
Original
(Analistas A y B, Analista
Consultivo A, Coordinador
Técnico y Coordinador
Especializado)
16
Elabora Informe de Inspección y las Cédulas de Observaciones, presentándolas al Jefe (a) de Departamento para su revisión y aprobación.
Informe de inspección
(FORM.1158-D/CM1821CF/1119)
y Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119)
Original
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
31
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
Jefe(a)de Departamento
17
Comenta el Informe de inspección y las Cédulas de observaciónes con el Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera.
Informe de inspección
(FORM.1158-D/CM1821CF/1119)
y Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119)
Original
18
Elabora para su revisión, el Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados para el Titular de la Dependencia o Entidad dando a conocer los resultados de la inspeccion señalando fecha de solventación.
Oficio de Resultados de Inspección,
Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y el Informe de
Resultados
Original
Subcontralor(a)de Auditoría
Contable y Financiera
19
Remite al Contralor(a) Municipal el Acta circunstanciada para el cierre de la inspección, Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados para su revisión y autorización.
Acta circunstanciada (FORM.2024-
C/CM1821CF/1119) Oficio de Resultados
de Inspección, Cédulas de
observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y el Informe de
Resultados
Original
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
32
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
Contralor(a) Municipal
20
Recibe el Acta circunstanciada, Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados para su aprobación y firma del oficio.
Acta circunstanciada
(FORM.2024-C/CM1821CF/1119) Oficio de Resultados
de Inspección, Cédulas de
observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y el Informe de
Resultados
Original
Contralor(a) Municipal
21
Remite al Subcontralor/a de Auditoría Contable y Financiera, el Acta circunstanciada, Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados, autorizados para su trámite correspondiente.
Acta circunstanciada (FORM.2024-
C/CM1821CF/1119) Oficio de Resultados
de Inspección, Cédulas de
observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y el Informe de
Resultados
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
22
Recibe el Acta circunstanciada, Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados, autorizados para su trámite correspondiente.
Acta circunstanciada (FORM.2024-
C/CM1821CF/1119) Oficio de
Resultados de Inspección, Cédulas
de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y el Informe de
Resultados
Original
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
33
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
23
Formaliza el oficio de resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados con el titular de la Dependencia o Entidad.
Oficio de Resultados de
Inspección, Cédulas de observaciones
(FORM.1156-E/CM1821CF/1119)
y el Informe de Resultados
Original
Titular de la Dependencia o
Entidad 24
Recibe Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados, que deberá atender dentro del plazo señalado y remitir al Contralor (a) Municipal para el trámite correspondiente.
Oficio de Resultados de Inspección,
Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y el Informe de
Resultados
Original
Contralor (a) Municipal
25
Remite al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera la propuesta de solventación del titular de la Dependencia o Entidad para análisis correspondiente.
Oficio y documentos
Original
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
26
Recibe y turna al Jefe(a) de Departamento la información remitida como propuesta de solventación para su análisis.
Oficio y documentos
Original
Jefe(a) de Departamento
27
Recibe y analiza con el personal a su cargo, la información y documentación presentada para la solventación.
Oficio de propuesta de solventación
Original
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
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Núm. de Revisión: 04
34
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
28 Elabora Cédulas de seguimiento y Oficio de notificación del seguimiento.
Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y Oficio de
notificación del seguimiento
Original
29
Comenta el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas con el Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera.
N/A N/A
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
30
Remite al Contralor(a) Municipal el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas para su aprobación.
Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y Oficio de
notificación del seguimiento
Original
Contralor(a) Municipal
31
Recibe el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas, para su aprobación.
Cédulas de observaciones (FORM.1156-
E/CM1821CF/1119) y Oficio de
notificación del seguimiento
Original
32
Remite al Subcontralor/a de Auditoría Contable y Financiera el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas, autorizado para su trámite.
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/1119 y Oficio de
notificación del seguimiento
Original
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Contable y Financiera
Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
35
Responsable No Actividad Formato o
Documento Tantos
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y Financiera
33 Recibe el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas.
Cédulas de seguimiento (FORM.1157-
D/CM1821CF/1119 y Oficio de
notificación del seguimiento
Original
34
Instruye al Jefe(a) de Departamento para la notificación del resultado del seguimiento a las observaciones. En caso de solventar las observaciones, termina procedimiento. En caso contrario continúa en la actividad 35
Oficio de notificación de
resultados
Original
Jefe(a) de Departamento
35
Se turna memorando a la Dirección de Investigación y Recursos de la Contraloría Municipal, el informe final con las evidencias de las observaciones no solventadas para la determinación del procedimiento administrativo correspondiente. Termina el procedimiento.
Memorando, Informe final y
evidencias
Copia certificada
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
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Núm. de Revisión: 04
36
Diagrama de flujo del Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como el seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas.
Contralor (a) Municipal Subcontralor (a) de Auditoría Contable y
Financiera Jefe (a) de Departamento
.
Propone o recibe la solicitud especifica de inspección, e instruye al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera para su atención.
1
Oficio
Recibe el oficio de solicitud especifica de inspección, y turna al jefe del departamento que
corresponda para su ejecución.
2
Oficio
3
Oficio
Elabora y propone al Subcontralor (a) para su aprobación el oficio de inicio de inspección con el anexo de solicitud de documentación e
información.
4
Oficio
Remite al Contralor(a) Municipal el oficio de inicio de inspección
para su aprobación y firma.
5
Recibe el oficio de inicio de inspección,
lo revisa y otorga firma de autorización.
Oficio
Recibe el Oficio de inicio de Inspección y gira instrucciones al Jefe(a) de Departamento para
ejecutar la inspección.
7
Remite al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera el oficio de inicio de inspección autorizado para su
trámite.
Oficio Oficio
8
Oficio
Se notifica al Titular de la Dependencia o Entidad el oficio de inicio de inspección y el anexo de solicitud de documentación e
información.
En el oficio de inicio de inspección se solicita nombrar enlaces para la atención
y ejecución de la misma.
9
37
Instruye al personal a su cargo sobre el procedimiento de verificación a seguir
para iniciar la inspección.
Oficio
Oficio
6
10
Inicio
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Clave: MPCI1821/MP/CM/SACF023-C Fecha de elaboración: 15/07/2015
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Núm. de Revisión: 04
37
Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, así como seguimiento y análisis a las propuestas de solventación de las observaciones determinadas en las inspecciones.
(Analistas A y B, Analista Consultivo A, Coordinador (a)
Técnico y Coordinador (a) Especializado/a)
Jefe (a) de Departamento Subcontralor (a) de Auditoría
Contable y Financiera
Acta circunstanciada
38
Documento
Solicita la documentación indicada en el anexo del oficio de inicio de inspección, al servidor público designado para atenderla
misma.
12
Acta circunstanciada
Obtiene e integra la documentación, correspondiente al archivo permanente y/o expediente de inspección del área.
13
11
Acta circunstanciada
Elabora el acta circunstanciada para el inicio de la inspección
36
Recibe, clasifica y analiza los documentos proporcionados, para elaborar papeles de trabajo.
14
Revisa y analiza los papeles de trabajo contenidos en el expediente de inspección y determina en su caso las observaciones correspondientes.
15
Informe / Cédulas
Elabora Informe de Inspección y Cédulas de Observaciones, presentándolas al Jefe (a) de Departamento para su revisión y aprobación.
16
Informe / Cédulas
Cédulas
Comenta el Informe de Inspección y las Cédulas de Observación con el Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera.
17
Manual de Procedimientos de la Subcontraloría de Auditoría
Contable y Financiera
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Fecha de actualización:10/12/2019
Núm. de Revisión: 04
38
Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Contralor (a) Municipal
Subcontralor (a) de Auditoría Contable y
Financiera
Jefe (a) de Departamento
Titular de la Dependencia o
Entidad
Informe / Cédulas
circunstanciadas
Informe / Cédulas
Circunstanciadas
Cédulas /
Oficio
Informe / Cédulas
circunstanciadas Informe / Cédulas
circunstanciadas
Informe / Cédulas
circunstanciadas
Informe / Cédulas
circunstanciadas
37 Remite al Contralor(a) Municipal el Acta circunstanciada para el cierre de la inspección, oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados para
su revisión y autorización.
19 20
Recibe Oficio de Resultados de inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe Resultados, que deberá de atender dentro del plazo señalado y remitir al Contralor (a) para el trámite
correspondiente.
Remite al Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera, el Acta circunstanciada, Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados, autorizados para su trámite
correspondiente.
21
Recibe el Acta circunstanciada, Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados, autorizados para
su trámite correspondiente.
22
2
Formaliza el oficio de resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados con el personal designado por el Titular de la Dependencia o
Entidad.
23
Recibe el acta circunstanciada, Oficio de resultados de inspección, Cédulas de observaciones y el Informe de resultados para su aprobación y firma del
oficio.
24
Remite al Subcontralor (a) de Auditoria Contable y Financiera la propuesta de solventación de la Dependencia o Entidad para análisis correspondiente.
25
Recibe y turna al Jefe(a) de Departamento la información remitida como propuesta de
solventación para su análisis.
26
Oficio
Recibe y analiza con el personal a su cargo, la información y documentación presentada para la solventación.
27
39
Elabora para su revisión, el Oficio de Resultados de Inspección, Cédulas de Observaciones y el Informe de Resultados para el Titular de la Dependencia o Entidad dando a conocer los resultados de la inspección señalando fecha de solventación.
18
Oficio
Informe / Cédulas Circunstanciadas
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Procedimiento para la ejecución de inspecciones a objetivos específicos en Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.
Contralor (a) Municipal
Subcontralor (a) de Auditoría Contable y Financiera
Jefe (a) de Departamento
Remite al Subcontralor/a de Auditoría Contable y Financiera el resultado del seguimiento a las observaciones determinadas, autorizado para su trámite.
32
Comenta el resultado del seguimiento a
las observaciones determinadas con el
Subcontralor(a) de Auditoría Contable y
Financiera.
29
Remite al Contralor(a) Municipal el
resultado del seguimiento a las
observaciones determinadas para su
aprobación.
30
Recibe el resultado del seguimiento
a las observaciones determinadas,
para su aprobación.
31
Recibe el resultado del seguimiento a las
observaciones determinadas.
33
Instruye al Jefe(a) de Departamento para la notificación del resultado del
seguimiento a las observaciones.
34
NO
SI
Cédulas / Oficio
Cédulas /
Oficio
Cédulas / Oficio
Cédulas / Oficio
Cédulas / Oficio
Elabora Cédulas de seguimiento y
Oficio de notificación del seguimiento.
28
38
Cédulas / Oficio
Se turna memorando a la Dirección de Investigación y Recursos de la Contraloría Municipal, el informe final con las evidencias de las observaciones no solventadas para la determinación del procedimiento administrativo correspondiente. Termina el procedimiento.
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¿Solventa?
FIN
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IV.FORMATOS
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V. GLOSARIO DE TÉRMINOS.
Acto Administrativo: Es una declaración voluntaria que se realiza en el ejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales de manera inmediata. Auditoría: Es una actividad independiente de la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas
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V. GLOSARIO DE TÉRMINOS.
Acto Administrativo: Es una declaración voluntaria que se realiza en el ejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales de manera inmediata. Auditoría: Es una actividad independiente de la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas y metas alcanzados por las Dependencia, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados.
Dependencias: Los órganos e instituciones que conforman la Administración Pública Estatal y Municipal Centralizada, de acuerdo con la constitución local, las leyes orgánicas respectivas y las demás disposiciones legales y reglamentarias derivadas de éstas. Entidades: Las instituciones que integran la Administración Pública Paraestatal y Paramunicipales, con excepción de los órganos con autonomía constitucional. Inspección: La prueba de reconocimiento o inspección, es un medio de convicción directo, a través de la percepción directa, pero momentánea, sobre los lugares, personas u objetos relacionados con la controversia. En el desahogo de la diligencia se describe el objeto a inspeccionar, haciéndose constar cuál es, sus características, señales o vestigios. Papeles de trabajo: Son los documentos en cualquier formato que contienen el resultado de la aplicación y resultados de las técnicas y procedimientos utilizados en el trabajo de auditoría.
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Procedimiento: Secuencia de actividades ordenadas y pasos definidos con la finalidad de obtener un resultado predeterminado para alcanzar los objetivos establecidos. Programa de auditoría: Contiene la naturaleza, programación y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para realizar el plan global de la auditoría. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones para los analistas, así como una manera de controlar la ejecución del trabajo. Programa específico: Documento que tiene la finalidad de orientar el trabajo, para cumplir con los objetivos de la auditoria. En este documento se establecen entre otros; los riesgos, controles y pruebas de auditoría a aplicar en el área. Recomendaciones: Las recomendaciones o sugerencias son acciones solicitadas a los responsables de la actividad operativa donde se realizó el trabajo de auditoría, por el auditor con el fin de corregir o mejorar las operaciones. Son formuladas con la finalidad de contribuir a prevenir, mitigar o evitar la causa del hallazgo y los efectos producidos o que se podrían producir ante la materialización de un riesgo. Revisión: Se define como revisión toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de la normatividad aplicable.