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Santiago MariñoExtensión Maturín

Manual AdministrativoAlumno: César Rodríguez -

18927029Profesor: Ramón Marcano

Proceso y ProcedimientoBasamos el título de la siguiente entrada

en una interrogante, debido a que en varias oportunidades hemos visto la

tendencia que existe en confundir los términos Proceso y Procedimiento, si

bien están relacionados, hay diferencias de base en cada uno.

Como hemos comentado en entradas anteriores, la esencia de un Proceso radica en que el mismo transforma

entradas en salidas, que es lo que fundamenta cada actividad que ocurre

dentro del mismo, es decir, éstas logran el cambio de estado de dichas entradas.

Ahora bien, un Procedimiento es una forma específica de llevar a cabo una

actividad que ocurre dentro de un proceso

El proceso se centra en obtener resultados producto de las transformaciones que producen las actividades que lo componen, es por ello que los procesos deben tener objetivos relacionados con sus resultados y se debe ejercer el control oportuno para que las entradas sean las adecuadas y las actividades se realicen  de forma correcta. El procedimiento por su parte, permite que se realice cada actividad y tal cual como establece la Norma ISO 9001 permite a las organizaciones contar con procedimientos documentados que sirven para establecer documentalmente la manera de llevar a cabo una actividad o la forma en la que se debe trabajar para lograr completar una determinada tarea. Ambos términos son básicos a la hora de implementar cualquier sistema de gestión de calidad en una organización basado en Normas ISO.

En resumen, un procedimiento es un documento escrito que está

impulsado por la culminación de una tarea, en cambio un proceso está

impulsado por la consecución de un resultado. Las organizaciones

implementan procedimientos, en cambio operan y gestionan

procesos. Los procedimientos se centran en el cumplimiento de

normas, pero los procesos se centran en la satisfacción de los

clientes y otros elementos de interés.

En dichos documentos se: • Describen procesos operativos

• Definen responsabilidades

• Establecen los documentos (planillas, informes, registros) a emitir y controlar

• Define los controles necesarios y los puntos donde deben realizarse

¿QUÉ ELEMENTO DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO?

1. OBJETIVO: describe la RAZON, el fin último por el que se escribe el Procedimiento.

2. CURSOGRAMA: es una representación gráfica de la actividad y lo primero a elaborar.

3. RESPONSABILIDADES: Quien debe realizar cada actividad

4. INSTRUCCIONES: descripción detallada de las actividades Título; Código; Alcance; Definiciones;

Referencias; Anexos; etc.

• Reunir a todos aquellos que sepan sobre la actividad a documentar

• Definir el objetivo y alcance del

documento • Reunir toda la documentación

disponible sobre el tema

• Elaborar una secuencia de acciones asignando

responsabilidades para cada actividad

• Definir los documentos complementarios, incluidos los

registros

• Redactar las instrucciones detallando las acciones a seguir anteriormente

enunciadas

• Preparar la versión preliminar del procedimiento

• Consensuar el mismo con todos los involucrados

• Preparar la versión definitiva del mismo teniendo en cuenta los comentarios

• Emitir el documento

• Distribuirlo a todos los involucrados.

• Utilizarlo toda vez que se lleve a cabo la actividad descripta

• Confeccionar y archivar los registros derivados Los registros brindan las evidencias de que las actividades se han desarrollado de acuerdo a lo descripto en los distintos documentos

PASOS A SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DE UN

PROCEDIMIENTO

Norma

En esencia, una norma es una manera aceptada de hacer algo. Puede tratarse de

la fabricación de un producto, el manejo de un proceso, entregar un servicio o

suministrar materiales. Las normas pueden cubrir una enorme gama de actividades

que realizan las organizaciones y que usan sus clientes.

Las normas son la sabiduría destilada de la gente con experiencia en el tema y quienes

conocen las necesidades de las organizaciones que representan, tales

como fabricantes, vendedores, compradores, clientes, asociaciones comerciales, usuarios o reguladores.

Nuestra cartera se extiende a más de 30,000 normas actuales. Están diseñadas para su uso voluntario así que depende de usted, no se le fuerza a seguir un conjunto de reglas que le hagan la vida más difícil sino que le ofrezcan maneras de hacer su trabajo mejor.

Las normas son conocimiento. Son herramientas poderosas que pueden ayudar a impulsar la innovación y aumentar la productividad. Pueden hacer que las organizaciones sean más exitosas y hacer más fácil, segura y saludable la vida cotidiana de la gente.

El punto de una norma es proporcionar una base confiable para que la gente comparta las mismas expectativas acerca de un producto o servicio.

Esto ayuda a:

facilitar el comercio

proporcionar un marco de referencia para lograr economías, eficiencias e interoperabilidad

mejorar la protección y la confianza del consumidor.

Las organizaciones pueden usar:

Una norma de gestión de calidad para ayudarles a trabajar más eficientemente y reducir las fallas en los productos

Una norma de gestión medioambiental para ayudar a reducir el impacto ambiental, reducir el desperdicio y ser más sustentable

Una norma de salud y seguridad para ayudar a reducir los accidentes en el lugar de trabajo

Una norma de seguridad TI para ayudar a mantener segura la información sensible

Una norma de gestión de la energía para ayudar a reducir el consumo de energía

• Los productos elaborados conforme a normas son más aptos, más seguros, de

buena calidad y poseen información para guiar al consumidor.

• Las normas aseguran la compatibilidad de los productos y la disponibilidad de

repuestos que prolongan la vida útil del producto.

• Las normas facilitan el comercio, colaboran en la regulación del mercado,

permiten la transferencia de tecnología y promueven el desarrollo económico.

• Las normas protegen la salud, seguridad y propiedad, de peligros, como el fuego,

las explosiones, los químicos, las radiaciones y la electricidad.

• Las normas protegen el medioambiente.

• Las normas representan resultados probados de investigación tecnológica y desarrollo.

• En el ámbito empresarial, las normas sobre materiales y componentes facilitan los pedidos y aceleran las entregas.

• Las normas nacionales alineadas a las internacionales facilitan el acceso a los mercados de exportación.

• Las normas permiten innovar, anticipar y mejorar productos.

• Las normas de sistemas de gestión ayudan a encontrar oportunidades de mejora y reducir costos.

¿QUÉ ELEMENTO DEBE CONTENER UN PROCEDIMIENTO?Las normas están en todas partes y nos protegen a todos:

Manual de Procedimiento

s

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el

que hacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

    

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. 

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.                              Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

• Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información

• Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal

• Proporcionan una visión integral de la empresa al personal

• Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento

• Son guías del trabajo a ejecutar

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son: 

• Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal

• Auxilian en la inducción al puesto.• Describen en forma detallada las

actividades de cada puesto

• Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa

• Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo

• Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se

siguen para el desarrollo de las actividades de rutina

 La elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a

mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un

instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan

las labores que son responsabilidad de cada funcionario

Elaboración de inventario de procedimientos

Integración de la información

Análisis de la información

Graficar los procedimientos

Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables

Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos 

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos: 

Definir el contenido:·          Introducción·          Objetivos·          Áreas de aplicación·          Responsables·          Políticas·          Descripción de las

operaciones·          Formatos·          Diagramas de flujo·          Terminología

  Recopilación de información

Estudio preliminar de las áreas

La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:

• Logotipo• Nombre de la empresa• Lugar y fecha de elaboración• Responsables de la revisión y

autorización.•  Índice con la relación de capítulos

que forman el manual•  Carátula, portada, índice general,

introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos

•  Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio

•  Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas

• Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual

Revisión, aprobación, distribución e implantación

 Una vez concluido el documento tiene que

ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y

no tenga contradicciones.       

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su

impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo.

Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar

las actividades.

 Actualización Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

Un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.

Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:

Tabla de contenido

Introducción

Instrucciones para el uso del manual

Cuerpo del manual

Flujogramas

Glosario de términos

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos