manual de procedimientos de la direcciÓn de becas y … · 2017. 4. 7. · dirección de...

DBAA-MP

Fecha de Elaboración: 23/12/2015

Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN DE BECAS Y APOYO ACADÉMICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIÓN DE BECAS Y APOYO ACADÉMICO

2


Índice

1. Introducción: ................................................................................................................ 3

2. Objetivo del Manual: .................................................................................................... 4

3. Procedimientos: ........................................................................................................... 5

4. Desarrollo de los procedimientos: ............................................................................... 6

Apoyos Sociales (Condonación de Colegiatura) ………………………………………… ... 7

Becas de Educación Superior (CNBES)…………………………….. ........... ……………..11

Becas de Educación Superior (MANUTENCIÓN)…………… .......... ……………………..17

Reconocimientos al Mérito Académico……… ............ ....................................................24

Becas Nivel Medio Superior (PROBEMS)……. .................................................... ……..33

Becas Nivel Medio Superior (Contra el Abandono)…….. .................................... ………40

Apoyos Sociales (PROSPERA)…… ......................................................................... …..47

5. Anexos:...................................................................................................................... 46

3


1. Introducción:

Este manual tiene como propósito explicar e informar cómo se llevan a cabo las actividades en las áreas que conforman la estructura organizacional de la Dirección de Becas y Apoyo Académico.

Distribuido en cuatro apartados: siendo el objetivo del manual la primera parte en donde especifica qué, para qué y para quienes se ha elaborado este manual.

Después encontraremos el control de procedimientos, que es un listado donde se enumeran y observan los procedimientos con los que cuenta la dirección.

Siguiendo con el desarrollo de los procedimientos, mediante una descripción gráfica y narrativa, de los pasos para la realización de las actividades, considerando los puestos y/o dependencias que participan en cada proceso.

Por último se encuentra el apartado de anexos que contiene los formatos e instructivos utilizados en los procedimientos, para el buen desarrollo administrativo de la dirección.

4


2. Objetivo del Manual:

Contar con una guía clara y especifica que garantice el cumplimiento y desarrollo de los procedimientos de trabajo facilitando las tareas específicas. Permitiendo así disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados y personal de nuevo ingreso que tengan que participar en cada una de las partes del proceso dentro de la Dirección de Becas y Apoyo Académico, de esta manera se cumplirá con las disposiciones que rigen a la organización y funcionamiento de la Universidad.

5


3. Procedimientos:

1. Apoyos Sociales (Condonación de Colegiatura)

2. Becas de Educación Superior (CNBES)

3. Beca de Educación Superior (MANUTENCIÓN)

4. Reconocimientos al Mérito Académico

5. Becas Nivel Medio Superior (PROBEMS)

6. Becas Nivel Medio (Contra el Abandono)

7. Apoyos Sociales (PROSPERA)

6


4. Desarrollo de los procedimientos:

7


Beca de Condonación de Colegiatura

Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una condonación de colegiatura.

Alcance: Alumnado. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 4

DESCRIPCIÓN GRÁFICA:

Dirección de Administración Escolar/Dirección de Educación

Continua

Alumno de Institutos y Escuelas Dependientes e Independientes de

la UAEH

Dirección de Becas y Apoyo Académico

Inicio

1. Dar a conocer fechas para

inscripciones

2. Realizar solicitud de condonación a

través de los sindicatos (SUTEUAEH

o SPAUAEH) o consejo estudiantil

A

C

5. Esperar al próximo semestre

A

D

6. Esperar descarga en el sistema

3. Recibe y analiza la

solicitud del alumno

4. ¿Cumple con

los requisitos?

D B

1

C

NO

SI

8


DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA: DESCRIPCIÓN GRÁFICA:

Coordinación de Finanzas/Dirección de Educación

Continua Rectoría y Patronato


1

B

7. Genera lista de

solicitantes de

condonación

8. Envía listas para autorización de

Rector

10. Devuelve las listas autorizadas y

firmadas

9. ¿Autoriza

Condonaciones?

NO

SI

C

11. Recibe listas autorizadas y

distribuye al área competente

12. Reciben listas y realizan las

descargas en el sistema

Termina

D 13. Da seguimiento a los becarios

9


DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:

Dirección de Administración Escolar/Dirección de Educación Continua. 1. Dan a conocer las fechas para las próximas inscripciones en sus respectivos programas. Alumnos / Dependencias de la UAEH. 2. Realiza su solicitud de condonación a los sindicatos y consejo estudiantil universitario mediante un oficio con los

siguientes datos; a. Nombre completo, b. Número de cuenta, c. Escuela o instituto de procedencia, d. Grupo y grado o curso al que desea ingresar, e. Promedio del semestre inmediato anterior, f. Número telefónico y correo, y g. Exposición de motivos por el cual requiere la condonación.

El oficio debe de ir acompañado con el historial académico. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 3. Recibe y analiza la solicitud de condonación por parte de los sindicatos y consejo estudiantil universitario para

constatar que tenga todos los datos necesarios para su autorización. 4. Verifica que cumpla con los siguientes requisitos para poder obtener la condonación;

a. Ser alumno regular, b. Tener un promedio mínimo de 8 en el semestre inmediato anterior,

Alumno de Institutos y Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 5. Cuando NO cumplen con los requisitos no se puede continuar con el proceso y el alumno tendrá que esperar

hasta el próximo periodo para volver a solicitar su condonación. 6. SI cumple con los requisitos el alumno tendrá que esperar a que se realice todo el proceso y monitorear su

sistema de inscripción hasta que aparezca la descarga en el sistema dando por terminado su proceso. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 7. Genera listas de todos aquellos alumnos que cumplan con los requisitos para la obtención de su condonación. 8. Se envía las listas de posibles beneficiados a Rectoría y Patronato para que puedan ser autorizadas y firmadas

por el Rector y el Presidente.

10



Rectoría y Patronato. 9. Autoriza y firma listas de alumnos beneficiados con la condonación de colegiatura. 10. Devuelve las listas firmadas a la Dirección de Becas y Apoyo Académico. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 11. Recibe las listas y las envía a la Coordinación de Finanzas de los alumnos que solicitaron condonación para los

cursos de bachillerato, licenciatura y posgrado y para aquellos que solicitaron curso de Idiomas se envían las listas de beneficiados a la Dirección de Educación Continua.

Coordinación de Finanzas/Dirección de Educación Continua. 12. Reciben las listas de los beneficiados con condonación y realizan la descarga correspondiente en sus sistemas

para que pueda verse reflejada la condonación en la inscripción de los alumnos. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 13. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o aclaración, y en caso para ser requeridos para alguna actividad institucional.

11


Beca de Educación Superior CNBES

Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una beca de CNBES.

Alcance: Alumnado, Institutos, Escuelas, Área de Becas Educación Superior y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 6


Coordinación Nacional de Becas de Educación

Superior


Responsable de Becas en Escuela Superior o

Institutos

Alumno de Escuela Superior o Instituto

Inicio

1. Emite las convocatorias

para becas de educación

superior

7. ¿Cumple

requisitos?

2. Informa a los directores

y responsables de becas en

los planteles de las

convocatorias.

B

8. Concluye proceso y

espera próximas

convocatorias

3. Difunde convocatorias

de manera interna en la

escuela

4. Difunde convocatorias a

través de los medios de

comunicación

institucionales.

5. Actualiza la ficha escolar

en el SUBES

6. Analiza las

convocatorias y selecciona

en la que participara.

A

1

NO

SI

B

12



Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos

Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior


14. Recibe documentos de

alumno e integra su expediente

12. Proporciona acuse de

solicitud de beca a través del

sistema de subes

9. Realiza el

llenado de las

solicitudes de

forma electrónica

13. Entrega documentos

con el responsable de becas

para la integración de su

expediente

NO

SI

1

15 ¿Expediente

completo?

11. Sube los documentos

solicitados en el sistema de

SUBES

2

16. Realiza la

validación en el

sistema de UAEH

17. Selecciona a beneficiados

B

A

10. Reúne los documentos

solicitados en la convocatoria A

13



Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior



2

18. Publica resultados en el

sistema

21. ¿Fue

beneficiado?

NO

SI

Termina

23. Realiza el pago

25. Realiza el pago

26. Da seguimiento a los

becarios

24. Sube documento

comprobatorio de culminación.

19. Publica resultados a través

de los medios de comunicación

institucionales.

22. Sube número

de cuenta bancaria

para depósito de

beca

20. Revisa resultados

B

14



Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 1. Emite convocatorias para becas de educación superior a través de la página de la Coordinación Nacional de

Becas de Educación Superior (CNBES) http://www.cnbes.sep.gob.mx/; lista de convocatorias publicadas: 1. Beca de Excelencia. 2. Beca Titulación. 3. Beca de Servicio Social. 4. Beca de Movilidad (Nacional e Internacional).

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de las convocatorias que se abrieron; se les da

una capacitación a los responsables para que sean capaces de llevar el procedimiento correspondiente en su escuela con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir.

Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 3. Publica las convocatorias dentro de su plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados

puedan participar en el proceso de becas. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 4. Difunde las convocatorias en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro

de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de las convocatorias.

5. Actualiza la ficha escolar en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES) con los datos de los alumnos inscritos en el ciclo escolar correspondiente al proceso, lo cual permite que los alumnos puedan hacer su solicitud ya que de no subir al sistema no podrán hacer su registro.

Alumno de Escuela Superior o Instituto. 6. Analiza las convocatorias y selecciona la beca por la que podrá participar. 7. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 8. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar las

siguientes convocatorias y poder cumplir con los requisitos. 9. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe de llenar dos solicitudes de forma

electrónica; 1. Solicitud en el Sistema Institucional de Becas (SIB) http://sistemas.uaeh.edu.mx/dbaa/sib/index.php 2. Solicitud en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES)

http://www.subes.sep.gob.mx/

http://www.cnbes.sep.gob.mx/

http://sistemas.uaeh.edu.mx/dbaa/sib/index.php


15



Alumno de Escuela Superior o Instituto. 10. Reunir todos los documentos que solicite la convocatoria en la que pretenda participar. 11. Una vez que se tienen los documentos se deberán subir al SUBES aquellos que sean requeridos por el sistema

para poder continuar con su proceso. Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 12. Proporciona a través de su sistema un acuse de solicitud de beca el cual comprueba que se realizó

adecuadamente el registro. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 13. Entrega los documentos con el Responsable de Becas en su escuela y cuente con su expediente completo para

poder ser validado en el sistema. Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 14. Recibe documentos e integra un expediente de los alumnos que deseen participar por una beca. 15. Si el expediente está incompleto el alumno deberá de completarlo de acuerdo a los lineamientos de la

convocatoria para poder participar, de NO poder completar el expediente ya no podrá continuar con el proceso de beca y tendrá que esperar a la siguiente convocatoria para poder participar nuevamente.

16. Si está completo el expediente del alumno se procede a hacer la validación correspondiente en los 2 sistemas. Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 17. Realiza la selección de los beneficiados con la beca. 18. Publica los resultados en el SUBES para que puedan ser vistos de manera independiente por los alumnos

ingresando con su cuenta, de igual forma hace la publicación de los resultados en la página de la Coordinación Nacional de Becas http://www.cnbes.sep.gob.mx/

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 19. Difunde los resultados de los beneficiados con becas en los medios de comunicación institucionales para poder

tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno beneficiado se quede sin recibir su apoyo por desconocimiento de los resultados.

Alumno de Escuela Superior o Instituto. 20. Revisa los resultados ya sea en el SUBES o en la página de la universidad. 21. Si fue beneficiado con la beca deberá continuar con el proceso; de NO ser favorecido con la beca se culmina el

proceso y el alumno esperara hasta la próxima convocatoria para volver a participar. 22. Al ser beneficiado deberá subir al sistema de SUBES un numero de cuenta para que puedan hacerse los

depósitos correspondientes de acuerdo a cada beca.


16



Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 23. Realiza el pago correspondiente de acuerdo a lo estipulado en la convocatoria.

El número de pagos dependerá de la convocatoria en la que se participó. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 24. Si la convocatoria establece que para poder realizar el pago el alumno deberá subir un documento que

compruebe la culminación de su proceso deberá de subirlo y así culminar con su proceso. Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior. 25. Realiza el pago correspondiente de acuerdo a lo estipulado en la convocatoria. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 26. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o

aclaración, y en caso para ser requeridos para alguna actividad institucional.

17


Beca de Manutención

Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una beca de Manutención de nivel superior

Alcance: Alumnado, Institutos, Escuelas, Área de Becas Manutención y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 7


Coordinación Estatal de Manutención



Institutos


Inicio

1. Emite las convocatorias

para becas de educación

superior

7. ¿Cumple

requisitos?

2. Informa a los directores

y responsables de becas en

los planteles de las

convocatorias.

B

8. Concluye proceso y

espera próximas

convocatorias

3. Difunde convocatorias

de manera interna en la

escuela

4. Difunde convocatorias a

través de los medios de

comunicación

institucionales.

5. Actualiza la ficha escolar

en el SUBES

6. Analiza las

convocatorias y selecciona

en la que participara.

A

1

NO

SI

B

18






14. Recibe documentos de

alumno e integra su

expediente

12. Proporciona acuse de

solicitud de beca a través del

sistema de subes

9. Realiza el

llenado de las

solicitudes de

forma electrónica

13. Entrega documentos

con el responsable de becas

para la integración de su

expediente

NO

SI

1

15 ¿Expediente

completo?

11. Sube los documentos

solicitados en el sistema de

SUBES

2

16. Realiza la

validación en el

sistema de UAEH


B

A


solicitados en la convocatoria A

19






2

22. Distribuye los resultados de

alumnos beneficiados a cada

plantel.

20. Recibe expedientes y

determina resultados

25. Da seguimiento a

estudiantes beneficiados con

Beca Manutención

18. Recibe expedientes de cada

plantel

19. Entrega todos los

expedientes de alumnos

validados a la Coordinación

Estatal de Manutención

21. Entrega resultados de

estudiantes beneficiados de la

UAEH y los publica en sistema

24. Recibe resultados y publica

de manera interna en la escuela

3

23. Publica resultados a través

de los medios de comunicación

institucionales.

20






3

28. Espera indicaciones para la

entrega de la beca

27. ¿Fue

beneficiado?

NO

SI

Termina

31. Entrega tarjetas a

beneficiados de la UAEH en

ceremonia

30. Asiste a ceremonia de Beca

Manutención

33. Da seguimiento a los

becarios

32. Recibe Beca Manutención

y firma mensualmente su

asistencia

29. Establece fecha de

ceremonia para entrega de

tarjetas a estudiantes

beneficiados con beca

26. Revisa resultados

C

21



Coordinación Estatal de Manutención. 1. Emite convocatorias para Beca Manutención a través Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior

(CNBES) http://www.cnbes.sep.gob.mx/; Dirección de Becas y Apoyo Académico. 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de la convocatoria de Beca Manutención en una

reunión de trabajo donde se capacitan a los responsables para llevar el procedimiento correspondiente en cada plantel con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir.

Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 3. Publica la convocatoria dentro del plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan

participar en el proceso de Beca Manutención. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 4. Difunde la convocatoria en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro

de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de la convocatoria.

5. Actualiza la ficha escolar en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES) con los datos de los alumnos inscritos en el ciclo escolar correspondiente al proceso, lo cual permite que los alumnos puedan hacer su solicitud ya que de no subir al sistema no podrán hacer su registro.

Alumno de Escuela Superior o Instituto. 6. Analiza la convocatoria para determinar si participa o no en el proceso. 7. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 8. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar la

siguiente convocatoria y poder cumplir con los requisitos. 9. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe de llenar dos solicitudes de forma

electrónica; 1. Solicitud en el Sistema Institucional de Becas (SIB) http://sistemas.uaeh.edu.mx/dbaa/sib/index.php 2. Solicitud en el Sistema Único de Beneficiarios de Educación Superior (SUBES)

http://www.subes.sep.gob.mx/ 10. Reunir todos los documentos que solicite la convocatoria. 11. Una vez que se tienen los documentos se deberán adjuntar al SUBES aquellos que sean requeridos por el

sistema para poder continuar con su proceso.


http://sistemas.uaeh.edu.mx/dbaa/sib/index.php


22



Coordinación Estatal de Manutención. 12. Proporciona a través de su sistema un acuse de solicitud de beca el cual comprueba que se realizó

adecuadamente el registro en el sistema. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 13. Entrega los documentos con el Responsable de Becas en su escuela y cuente con su expediente completo para

poder ser validado en el sistema. Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 14. Recibe documentos e integra expediente de los alumnos que deseen participar por una beca. 15. Si el expediente está incompleto el alumno deberá de completarlo de acuerdo a los lineamientos de la

convocatoria para poder participar, de NO poder completar el expediente ya no podrá continuar con el proceso de beca y tendrá que esperar a la siguiente convocatoria para poder participar nuevamente.

16. Si está completo el expediente del alumno se procede a hacer la validación correspondiente en el SIB. 17. Entrega a la Dirección de Becas y Apoyo Académico los expedientes de los todos los alumnos que fueron

validados en el plantel que representa, los expedientes deberán ser entregados en tiempo y forma acordada en la capacitación.

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 18. Recibe los expedientes de cada plantel en tiempo y forma de acuerdo a calendario de entrega. 19. Entrega en tiempo y forma a la Coordinación Estatal de Manutención todos los expedientes de los alumnos de la

UAEH que solicitaron Beca de Manutención. Coordinación Estatal de Manutención. 20. Recibe expedientes de la UAEH y determina la selección de los beneficiados con la Beca Manutención. 21. Entrega resultados de estudiantes beneficiados de la UAEH y publica los resultados en el SUBES para que

puedan ser vistos de manera independiente los alumnos ingresando con su cuenta, de igual forma hace la publicación de los resultados en la página de la Coordinación Nacional de Becas http://www.cnbes.sep.gob.mx/

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 22. Distribuye los resultados de los alumnos beneficiados a cada plantel para su conocimiento y poder continuar el

proceso con los estudiantes. 23. Difunde los resultados de los beneficiados con becas en los medios de comunicación institucionales para poder

tener mayor cobertura dentro de la universidad y con ello lograr que ningún alumno beneficiado se quede sin recibir su apoyo por desconocimiento de los resultados.


23



Responsable de Becas en Escuela Superior o Institutos. 24. Recibe resultados de la Dirección de Becas y los publica de manera interna para que puedan enterarse aquellos

estudiantes que se les otorgo la beca. 25. Realizan el seguimiento correspondiente a los alumnos beneficiados con Beca Manutención. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 26. Revisa los resultados publicados por su responsable de becas en la escuela, en la página de la universidad o en

SUBES. 27. Si fue beneficiado con la beca deberá estar al pendiente del proceso; de NO ser favorecido con la beca se

culmina el proceso y el alumno esperara hasta la próxima convocatoria para volver a participar. 28. Al ser beneficiado deberá esperar indicaciones de lugar y fecha de la entrega de su beca. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 29. Determina lugar y fecha para Ceremonia de Beca Manutención donde se les darán las tarjetas a los estudiantes

beneficiados. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 30. Asiste a la Ceremonia de entrega de Beca Manutención en fecha señalada. Coordinación Estatal de Manutención. 31. Realiza la entrega de las tarjetas en la ceremonia a los alumnos beneficiados de la UAEH. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 32. Recibe tarjeta de Beca Manutención y posteriormente cada mes acude con el responsable de becas en su

escuela o instituto a firmar su asistencia para poder seguir con la beca. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 33. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o

aclaración, y en caso de ser requeridos para alguna otra actividad institucional.

24


Beca Reconocimiento al Mérito

Objetivo: Establecer el proceso para la obtención del Reconocimiento al Mérito.

Alcance: Alumnado, Institutos-Escuelas, Área de Becas Bachillerato UAEH y Mérito Académico y Dirección de Becas.

Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 4



Dirección de Administración Escolar

Egresados de Institutos y Escuelas Dependientes

Inicio

1. Solicita a la Dirección de

Administración Escolar base de

datos de los alumnos egresados

con mayor promedio.

3. Identifica a los estudiantes egresados

merecedores del Mérito Académico.

4. Localiza al egresado

beneficiado

5. Informa al egresado de ser

Merecedor al Mérito

Académico.

2. Entrega base de datos solicitados. 6. Recibe notificación del

Mérito Académico.

7.¿Asiste a

una junta? A

A 8.¿Confirma

asistencia a la

ceremonia?

SI

NO

NO

SI

1

25




Rector Egresados de Institutos y Escuelas Dependientes

26



Dirección de Becas y Apoyo Académico. 1. Solicita a la Dirección de Control Escolar una base de datos de los alumnos egresados en la modalidad presencial

de nivel Bachillerato, Licenciatura, Especialidad, Maestría y Doctorado que hayan obtenido el promedio más alto durante el año en el cual se reconocerá el mérito.

Dirección de Administración Escolar. 2. Entrega base de datos solicitada con la siguiente información;

a. Nombre Completo, b. Nivel Escolar(Bachillerato, Licenciatura, Espacialidad, Maestría o Posgrado), c. Escuela o Instituto donde Egreso, d. Promedio General, e. Generación a la pertenece, f. Domicilio, g. Número Telefónico, y h. Correo electrónico

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 3. Identifica los Merecedores al Mérito Académico a través de los siguientes requisitos;

a. Ser el mayor promedio de su generación, b. Tener un promedio igual o mayor a 9, c. No haber reprobado ninguna materia en el trascurso de su nivel escolar, d. Haber tenido siempre el estatus de alumno regular, e. Haber egresado de un nivel de modalidad presencial.

4. Localizar al egresado beneficiado a través de los siguientes medios; a. Vía telefónica, b. Correo electrónico, c. Visita domiciliaria, o, d. A través de la coordinación de su área académica.

5. Informar al egresado que fue merecedor del Mérito Académico, y la fecha de la reunión previa a la entrega del reconocimiento para dar a conocer los lineamientos de la ceremonia.

27



Egresados de Institutos y Escuelas Dependientes. 6. Recibe información del Mérito Académico y confirma su asistencia a la reunión informativa. 7. Asisten a la junta previa donde se da a conocer la fecha y lugar donde se llevara a cabo la Ceremonia de

Reconocimiento al Mérito Académico al igual que los lineamientos para la ceremonia. 8. Los galardonados tendrán que confirmar la asistencia a la ceremonia ya sea en la junta previa ó a más tardar una

semana previa a la ceremonia mediante una llamada telefónica o de manera personal a la Dirección de Beca y Apoyo Académico.

9. Asiste a la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito en la fecha y hora pactada. Rector. 10. Asiste a la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito Académico. 11. Entrega Reconocimiento y Medalla personalmente a los beneficiados con el Mérito Académico que asistieron a la

ceremonia. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 12. Entrega reconocimiento y medalla en la Dirección de Becas y Apoyo Académico a los beneficiarios con el Mérito

Académico que no pudieron asistir a la ceremonia. 13. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o


28


Beca Bachillerato SEP

Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una Beca de la Subsecretaría de Educación Media Superior

Alcance: Alumnado, Escuelas Superiores, Preparatorias, Área de Beca Bachillerato SEP y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 7


Subsecretaría de Educación Media

Superior



Preparatoria

Alumno de Bachillerato de la UAEH

29



Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria

Subsecretaria de Educación Media Superior


30






31



Rector Alumno de Bachillerato de la UAEH Dirección de Becas y Apoyo

Académico

32



Subsecretaria de Educación Media Superior. 1. Emite convocatorias para becas de educación superior a través de la página de la Coordinación de Becas de

Educación Media Superior (CBSEMS) http://www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/; lista de convocatorias publicadas:

1. Beca para la continuación de estudios (Ingreso-Permanencia). 2. Beca de Manutención Modalidad Reinserción. 3. Beca de Excelencia. 4. Beca contra el abandono. 5. Beca al Talento.

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de las convocatorias que se abrieron; se les da la

información para que sean capaces de llevar el procedimiento correspondiente en su escuela con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir.

Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 3. Publica las convocatorias dentro de su plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan

participar en el proceso de becas. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 4. Difunde las convocatorias en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro

de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de las convocatorias.

Alumno de Bachillerato de la UAEH. 5. Analiza las convocatorias y selecciona la beca por la que podrá participar. 6. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 7. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar las

siguientes convocatorias y poder cumplir con los requisitos. 8. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe hacer su registro y llenar la solicitud de

forma electrónica; Solicitud en el portal de la Coordinación de Becas de Educación Media Superior (CBSEMS) http://www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/

http://www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/


33



Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 9. Realiza la validación correspondiente en el Sistema de Registro, Consulta u Actualización de Datos (SIRCAD) en

tiempo y forma que establezca la convocatoria ya que de no ser validado el alumno no podrá participar el proceso de beca.

Subsecretaría de Educación Media Superior. 10. Selecciona a los beneficiados con la beca de acuerdo a los lineamientos de la convocatoria. 11. Notifica y publica los resultados; los resultados de la selección de becarios serán notificados todos los aspirantes

vía correo electrónico en las fechas estipuladas en la convocatoria. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 12. Revisa los resultados en el correo electrónico o los publicados en la escuela. 13. Si fue beneficiado con la beca deberá estar al pendiente del proceso; de NO ser favorecido con la beca se

culmina el proceso y el alumno esperara hasta la próxima convocatoria para volver a participar. 14. Al ser beneficiado deberá esperar indicaciones de lugar y fecha de la entrega de su tarjeta donde se le

depositaran los pagos de su beca. Subsecretaría de Educación Media Superior. 15. Entrega padrones y tarjetas de los estudiantes beneficiados de la UAEH. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 16. Recibe los padrones y tarjetas de los estudiantes beneficiados de la UAEH y distribuye los resultados de los

padrones de alumnos beneficiados a cada plantel para su conocimiento y poder continuar el proceso con los estudiantes.

Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 17. Recibe resultados y publica de manera interna en el plantel las listas de los beneficiarios. 18. Entrega las tarjetas a los estudiantes beneficiados y explica procedimiento a seguir para sus pagos. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 19. Recibe la tarjeta. 20. Se compromete a asistir a la ceremonia de entrega de beca bachillerato de acuerdo a los derechos y obligaciones

de los becarios (en caso de llevarse a cabo). Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 21. Coordina la asistencia de los beneficiados con beca a la ceremonia de entrega de Becas Bachillerato. 22. Realizan el seguimiento correspondiente a los alumnos beneficiados con Beca Bachillerato SEP.

34


Dirección de Becas y Apoyo Académico. 23. Determina lugar y fecha para Ceremonia de Beca Bachillerato donde se entregara simbólicamente por parte del

Sr. Rector las becas a los estudiantes beneficiados. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 24. Asiste a la Ceremonia de Entrega de Beca Bachillerato en la fecha y hora estipulada. Rector. 25. Asiste a la Ceremonia de Reconocimiento al Mérito Académico y hace la entrega simbólica de las tarjetas a los

alumnos beneficiados con Beca Bachillerato SEP. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 26. Acude con el responsable de becas en su escuela o a la Dirección de Becas y Apoyo Académico para aclarar

dudad y problemáticas que se presenten al igual que informarse de las fechas de pago. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 27. Realiza el seguimiento correspondiente y se mantiene en contacto con los a becarios para cualquier duda o


35


Beca de Bachillerato Contra el Abandono

Objetivo: Establecer el proceso para la obtención de una beca de Bachillerato Contra el Abandono.

Alcance: Alumnado, Escuelas y Preparatorias, Área de Becas Bachillerato SEP y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 7


Coordinación de Becas de Educación Media

Superior


Comité de Becas del Plantel


36



Coordinación de Becas de Educación Media Superior

Comité de Becas del Plantel Alumno de Escuela Superior o

Instituto

11. Recibe las solicitudes de

alumno e integra su expediente

8. Realiza el llenado

de la solicitud


solicitados en la convocatoria

10. Entrega su solicitud y

documentos al Comité de Becas

del Plantel

NO

SI

1

13 ¿Susceptible

de beca?

2

B

14. Realiza la

validación y

postulación de

candidatos


C

12. Identificaran a aquellos que

sean potenciales a recibir una

beca

15. Revisión de Postulaciones y

Actas enviadas en el SIREC

37



Coordinación de Becas de Educación Media Superior



38






3

29. Establece fecha de ceremonia

de Beca Bachillerato

24. Entrega tarjetas a

beneficiados de beca en

ceremonia

28. Da seguimiento a estudiantes

beneficiados con Beca Contra

Abandono

23. Recibe resultados y publica de

manera interna en la escuela

27. Coordina la asistencia de los

becarios a la ceremonia

25. Recibe tarjeta

26. Compromete a asistir a la

ceremonia de Beca Bachillerato

4

39



Rector Alumno de Bachillerato de la

UAEH Dirección de Becas y Apoyo

Académico

4

Termina

31. Entrega simbólica de tarjetas

a beneficiados de beca en

ceremonia

30. Asiste a ceremonia de Beca

Bachillerato

33. Da seguimiento a los becarios

32. Acude con el responsable de

becas en su escuela o a la

dirección de becas para aclarar

dudad y problemáticas que

presente

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Coordinación de Becas de Educación Media Superior. 1. Emite convocatorias para becas de educación superior a través de la página de la Coordinación de Becas de

Educación Media Superior (CBSEMS) http://www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/; Dirección de Becas y Apoyo Académico. 2. Informa a los directores y responsables de becas en cada plantel de la convocatoria que se abrió y las fechas de

postulación de candidatos; se les da una capacitación para que sean capaces de llevar el procedimiento correspondiente en su escuela con los alumnos que soliciten beca y resuelven todas las dudas que pudieran surgir.

Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 3. Publica la convocatoria dentro de su plantel en los lugares destinados para que los alumnos interesados puedan

participar en el proceso de beca. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 4. Difunde la convocatoria en los medios de comunicación institucionales para poder tener mayor cobertura dentro

de la universidad y con ello lograr que ningún alumno se quede sin participar por desconocimiento de la convocatoria.

Alumno de Bachillerato de la UAEH. 5. Analiza las convocatorias. 6. Determina si cumple o no con los requisitos de la convocatoria. 7. Si el alumno NO cumple con los requisitos no podrá participar en el proceso por lo que tendrá que esperar la

siguiente convocatoria y poder cumplir con los requisitos. 8. Si el alumno cumple con los requisitos para participar en el proceso debe hacer su registro y llenar la solicitud de

forma electrónica; Solicitud en el portal de la Coordinación de Becas de Educación Media Superior (CBSEMS) http://www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/

9. Reúne los documentos seleccionados. 10. Entrega al Comité de Becas del Plantel la Solicitud y documentos. Comité de Becas del Plantel. 11. Recibe las solicitudes del alumno e integra su expediente. 12. Identificaran a aquellos que sean seleccionados a recibir una beca. 13. Si el alumno es susceptible a una beca, se realiza una validación y postulación de candidatos en el SIREC

(Sistema de Registro y Captura).



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NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:

Coordinación de Becas de Educación Media Superior. 14. Se hace una revisión de alumnos postulantes y revisión de actas enviadas al SIREC (Sistema de Registro y Captura). 15. Se inicia una selección de los alumnos beneficiados. 16. Se notifica a los alumnos a través del correo electrónico el resultado de la solicitud de la beca. Alumno de Escuela Superior o Instituto. 17. Revisión de resultados a través del correo electrónico. 18. Si el alumno fue beneficiado con la beca, esperara indicaciones para la entrega de la beca. Coordinación de Becas de Educación Media Superior. 19. Entrega padrones y tarjetas bancarias que contiene la beca del alumno solicitante y beneficiado de la institución. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 20. Recepción de padrones y tarjetas de alumnos beneficiados y distribución de las mismas a cada plantel. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 21. Recibe resultados y publica de manea interna en la institución acerca de los beneficiados. 22. Entrega tarjetas bancarias a los beneficiados en una ceremonia. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 23. Recibe tarjeta bancaria, que contiene la beca. 24. Se compromete a asistir a la ceremonia de entrega de beca de bachillerato. Responsable de Becas en Escuela Superior o Preparatoria. 25. Coordinan la asistencia de los becarios beneficiados a la ceremonia. 26. Da seguimiento a los estudiantes beneficiados con la beca contra abandono. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 27. Establece una fecha para la Ceremonia. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 28. El alumno asiste a la ceremonia para recibir la beca. Rector. 29. Entrega simbólica de tarjetas a los alumnos beneficiados de la beca en la ceremonia. Alumno de Bachillerato de la UAEH. 30. Acude con el responsable de becas en su escuela o a la dirección de becas para aclarar dudas y problemáticas que

presente. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 31. Otorga seguimiento a los alumnos becarios.

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Beca PROSPERA

Objetivo: Establecer el proceso para el seguimiento y cumplimiento de la Beca PROSPERA.

Alcance: Alumnado, Escuelas, Preparatorias, Área de Becas PROSPERA y Dirección de Becas. Fecha de Elaboración: 24/12/2015 Fecha de Actualización: 03/02/2017 Versión: 4 Pág. 1 de 4


Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e

Independientes de la UAEH

Delegación Estatal de PROSPERA

Responsable de Becas en el plantel


3. Recibe Constancia y

entrega al responsable del

programa en la escuela

para validación

Inicio

1. Incorpora a PROSPERA Programa

de Inclusión Social.

5. Entrega Constancia a

PROSPERA para su alta

en el Sistema

2. Emite Constancia de

Inscripción al programa

4. Valida las constancias

de los alumnos y certifica

que sean alumnos

inscritos

6. Dar alta en el SICEC

para otorgamiento de

apoyo

7. Realizar la

Reinscripción y

Certificación Electrónica

en el SICEC

8. Da seguimiento a las

Certificaciones y

Reinscripciones en el

sistema

1

43


Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e

Independientes de la UAEH

Delegación Estatal de PROSPERA

Responsable de Becas en el plantel


44



Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 1. El alumno se incorpora a PROSPERA, Programa de inclusión social. Delegación Estatal de PROSPERA. 2. Emite Constancia de inscripción al programa PROSPERA. Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 3. El alumno recibe constancia y entrega al responsable del programa en la escuela para su validación. Responsable de Becas en el plantel. 4. Valida las constancias de los alumnos aspirantes y certifica que sean alumnos inscritos, firma y sella las

constancias para su validación. Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 5. Entrega constancia a PROSPERA para su alta en el SISEC (Sistema Integral para la Certificación Electrónica de

Corresponsabilidad). Delegación Estatal de PROSPERA. 6. Dar de alta en el SICEC (Sistema integral para la Certificación Electrónica de Corresponsabilidad)

https://cn.prospera.gob.mx Responsable de Becas en el plantel. 7. Realizar la reinscripción y certificación electrónica en el SICEC (Sistema integral para la Certificación Electrónica

de Corresponsabilidad) en la siguiente dirección electrónica https://cn.prospera.gob.mx, de acuerdo al calendario establecido por la coordinación estatal de PROSPERA.

Dirección de Becas y Apoyo Académico. 8. Dar seguimiento a las certificaciones y reinscripciones de las escuelas dependientes e independientes de la

UAEH para cerciorarse que se realice el proceso adecuado y se cumpla en tiempo y forma con las certificaciones y reinscripciones en el sistema del SICEC.

Delegación estatal PROSPERA. 9. Enviar carnets para el registro del cumplimiento del auto cuidado de la salud a la Dirección de Becas y Apoyo

Académico de los alumnos inscritos en el ciclo escolar correspondiente para la distribución correspondiente. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 10. Distribución de los carnets a los directores y responsables de cada plantel correspondiente de acuerdo a los

alumnos inscritos al programa en el ciclo escolar del que se trate para que sean validados y con ellos generar el apoyo correspondiente al mes de julio.

https://cn.prospera.gob.mx/

https://cn.prospera.gob.mx/

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Alumno de Bachillerato de Escuelas Dependientes e Independientes de la UAEH. 11. Cumple con la asistencia a los talleres de la salud para que pueda recibir el 100% del apoyo monetario del mes

de julio los becarios deben cubrir un mínimo de 6 talleres diferentes de los 32 temas, de lo contrario se emitirá la parte proporcional de acuerdo al número de talleres asistidos,

Responsable de Becas en el plantel. 12. Valida y envía los carnets de con los asistentes a los talleres de los alumnos inscritos en su plantel. 13. Da seguimiento a los estudiantes beneficiados con el programa PROSPERA. Dirección de Becas y Apoyo Académico. 14. Asiste a las reuniones de trabajo de PROSPERA.

a) Reunión del Comité Técnico Estatal. b) Reunión del Grupo de Educación Media Superior. c) Reunión de los Sub Comités Técnicos Regionales. d) Apertura de Buzones Móviles. e) Feria Vas a Mover a México.

15. Da seguimiento a los alumnos beneficiarios con PROSPERA Programa de Inclusión Social en Hidalgo de las Escuelas Dependiente e Independientes de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.

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5. Anexos:

manual de procedimientos de la direcciÓn de becas y … · 2017. 4. 7. · dirección de...

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