manual de procedimientos de la oficialia … · la realización de las compras 9 procede a la...

OFICIALIA MAYOR 1

Oficialía Municipal

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

OFICIALIA MAYOR

PÁTZCUARO MICH., MARZO DE 2016.

OFICIALIA MAYOR 2



ÍNDICE

PÁG.

INTRODUCCIÓN 3 MARCO JURÍDICO 4 OBJETIVO 5 MISIÓN 6 VISIÓN 6 PROCEDIMIENTOS 7 ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL. 7 ELABORACIÓN DE INFORMES 11 GESTIÓN DE SOLICITUDES PARA EL COMITÉ DE ADQUISICIONES 14 CONTROL DE VACACIONES 18 CONTRATACIÓN DE PERSONAL 21 FIRMA DE CONTRATOS 25 CAPACITACIÓN Y RELACIONES LABORALES 27 ELABORACIÓN DE NÓMINA 29 RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE FACTURAS 31 ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 35 ATENCIÓN DE SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACÉN 38 ARCHIVO INTERNO 42 ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA 44 CALENDARIZACIÓN DEL EQUIPO DE SONIDO 46 ELABORACIÓN DE CIRCULAR 48 TRÁMITE PARA PAGO DE RECIBOS DE ARRENDAMIENTOS 52 MANTENIMIENTO VEHICULAR 54 CONTROL DE COMBUSTIBLE 57 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO 60 HOJA DE AUTORIZACION 64

OFICIALIA MAYOR 3



INTRODUCCIÓN

La Oficialía Mayor, es una Dependencia de la Administración Pública Municipal, la cual tiene la responsabilidad de administrar el patrimonio municipal, los recursos humanos, los recursos materiales, proporcionar los servicios generales, y de informática, para atender los requerimientos de los departamentos, en sus necesidades administrativas y operativas, así como proporcionar a la ciudadanía la bolsa de trabajo. Este manual nos permite conocer de manera detallada la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que se tienen asignadas a las áreas de trabajo, además facilitará la consulta en la operación de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de los procedimientos operativos. Tiene como objetivo fundamental, servir como instrumento de apoyo orientándolo en el funcionamiento Institucional, ya que integra en forma ordenada los procedimientos específicos de acuerdo a una metodología propia que permite conocer el funcionamiento o la operación integral de la Oficialía Mayor del Municipio de Pátzcuaro. Asimismo se refiere, a la modificación de las estructuras, procedimientos y bases legales, a la transformación estructural de la Administración del Municipio de Pátzcuaro.

OFICIALIA MAYOR 4



MARCO JURÍDICO

I. Ley Federal del Trabajo; II. Ley General de Adquisiciones Arrendamientos, Contratación de Servicios; III. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; IV. Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; V. Ley de Ingresos para los Municipios del Estado de Michoacán de Ocampo; VI. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; VII. Reglamento de Gobierno Interno y para la Administración Pública del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; VIII. Plan Municipal de Desarrollo 2015 - 2018; IX. Manual de Organización de la Oficialía Mayor Municipal, y; X. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.

OFICIALIA MAYOR 5



OBJETIVO

La adecuada aplicación de los recursos humanos, recursos materiales, sistemas

informáticos y parque vehicular, controlando de manera ordenada cada servicio

interno y externo otorgado por la Oficialía Mayor, así como el control del personal

que trabaje dentro del Ayuntamiento y de las oficinas ligadas.

OFICIALIA MAYOR 6



MISIÓN Promover el buen funcionamiento de la administración y el desarrollo del Municipio de Pátzcuaro de manera armónica e integral, a través del impulso a la participación ciudadana, la aplicación de un orden jurídico práctico y coherente, el ejercicio eficiente de programas, proyectos, servicios vehiculares y sistemas informáticos.

VISIÓN Ser un gobierno depositario de la confianza ciudadana, que la población esté satisfecha por los servicios que recibe y sea corresponsable de los retos y las posibilidades de desarrollo del municipio; que impulse su economía con el aprovechamiento del potencial turístico y las actividades productivas en equilibrio con la conservación del ambiente; que se abatan los rezagos sociales con la mejora y ampliación de la cobertura en los servicios necesarios para la población que se cuente con la infraestructura que requiere el desarrollo urbano, con servicios públicos eficaces y una mejor seguridad pública; con servidores públicos municipales que muestren vocación de servicio, trato humano y amable.

OFICIALIA MAYOR 7



PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO: Elaborar y presentar al Ayuntamiento un plan de trabajo anual. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Deberá adecuarse a las necesidades de control interno y evaluación que requiera el Municipio, tomando en cuenta los distintos programas que se operen en el mismo. Se deberá determinar el campo de acción conforme al marco jurídico aplicable. FUNDAMENTO LEGAL: Capitulo XI Artículo 95 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad

Puesto y/o área insumo Salida

1 Inicio

2 Convoca reunión de

trabajo para la obtención

de propuestas para la

elaboración del Plan

Anual de Trabajo.

Oficial Mayor Propuestas Obtención de

propuestas.

3 Designa al personal

comisionado para la

elaboración del Plan

Anual de Trabajo.

Oficial Mayor Documento Se designa personal

comisionado

4 Elabora el borrador, lo

imprime y lo entrega al

Oficial Mayor.

Personal

Comisionado

Documento Elaboración del

borrador.

5

Revisa y analiza el

borrador.

Oficial Mayor Documento Análisis y

observaciones.

6

En caso de existir

observaciones se imprime

nuevamente el borrador.

Personal

Comisionado.

Documento

Impresión del

borrador ya

corregido.

7

Da el Vo. Bo. y firma el

Plan Anual de Trabajo.

Oficial Mayor Plan Anual de

Trabajo

Se sellan y se sacan

las copias

correspondientes.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan Anual de Trabajo. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-01-EPAT-01

OFICIALIA MAYOR 8



8

Entrega el Plan Anual de

Trabajo a Presidencia y

Contraloría.

Personal

comisionado.

Plan Anual de

Trabajo

Recepción de acuse

de recibido por las

dependencias.

9

Archiva el Plan Anual de

Trabajo en su archivo

correspondiente.

Personal

comisionado

Plan Anual de

Trabajo.

Archivo del Plan

Anual de Trabajo

10 Fin

OFICIALIA MAYOR 9



FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO No. OFICIAL MAYOR PERSONAL

COMISIONADO

1

2

3

4

5

6

7

8

Inicio

Convoca reunión de trabajo para la obtención de propuestas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo.

Designa al personal comisionado para la elaboración del Plan Anual de Trabajo.

Elabora el borrador imprime y entrega al Oficial Mayor.

Revisa y analiza el borrador.

¿Existen

observaciones?

Se imprime nuevamente el

borrador ya corregido y se

entrega al Oficial Mayor

Si

No

Da el Vo. Bo. Y firma el Plan

Anual de Trabajo.

Borrador

1

OFICIALIA MAYOR 10



9

10

Entrega el Plan Anual de

Trabajo a Presidencia y

Contraloría Municipal.

Archiva el Plan Anual de

Trabajo en su expediente

correspondiente

Fin

Plan Anual de

Trabajo

1

OFICIALIA MAYOR 11



OBJETIVO: Hacer del conocimiento al Ayuntamiento de todas y cada una de las actividades realizadas por la Oficialía Mayor. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Los informes en su contenido deberán plasmar la información de las acciones emprendidas de forma clara, precisa y concreta de acuerdo al periodo que corresponda para su mejor comprensión e interpretación, garantizándose en todo momento su alcance y contenido. FUNDAMENTO LEGAL: Capítulo IV Artículo 37 del Bando de Gobierno de Pátzcuaro; Artículos 16 y 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2

Solicitar a los integrantes de

la Oficialía Mayor elaboren

fichas informativas de sus

actividades realizadas

durante el Periodo que se

informa.

Oficial Mayor. Ficha informativa Obtención de

Información.

3

Elaborar el informe en

borrador, desglosado por

rubro o actividad integrando

fotos o ilustraciones.

Secretaria. documento Borrador elaborado

4

Entregar borrador al Oficial

Mayor para su análisis y

revisión.

Secretaria documento Validación de

Información.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-01-EI-02

OFICIALIA MAYOR 12



5

Revisa, analiza y autoriza la

impresión del respectivo

informe para realizar su

entrega.

Oficial Mayor Informe Integración del

Informe.

6

Una vez autorizado entregar

a Presidencia Municipal,

Síndico y Secretario donde

sellaran el acuse de recibido.

Secretaria Informe Entrega del informe

a los funcionarios.

7 Se archiva el oficio de acuse

e informe en el expediente

correspondiente.

Secretaria Informe Archivo de los

informes

8

Fin.

OFICIALIA MAYOR 13



FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE INFORMES

No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR

1

2

3

4

5

6

7

8

Inicio

Solicita a los integrantes de la Oficialía

Mayor elaboren fichas informativas de sus

actividades realizadas durante el Periodo

que se informa.

Elabora el informe en borrador, desglosado por rubro o actividad

integrando fotos o ilustraciones.

Entregar borrador al Oficial Mayor para

su análisis y revisión.

Revisa, analiza y autoriza la impresión

de los informes para realizar su

entrega.

Una vez autorizado entregar a Presidencia

Municipal, Síndico y Secretario, donde

sellaran el acuse de recibido.

Informe

Se archiva acuse de

recibido e informe.

Fin

Ficha

informativa

OFICIALIA MAYOR 14



OBJETIVO: Cotizar con diversos proveedores para obtener la mejor calidad y precio en los productos. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Promover convenios de crédito con proveedores; encontrar al distribuidor que ofrezca el precio justo de acuerdo a la calidad del producto. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2

Se recibe la solicitud que

indica el material y la cuenta

contable

Auxiliar del

Oficial Mayor

Solicitud Sellado de acuse

de la solicitud

3

Se revisa en el expediente

del departamento sí el

material no se ha surtido con

anterioridad

Auxiliar del

Oficial Mayor

Expediente Se cotiza el

material solicitado

4

En caso de rebasar el costo

de $8,000.00 pesos se

solicitan las cotizaciones por

oficio a tres proveedores

Auxiliar del

Oficial Mayor

Cotizaciones Se revisa si la

dirección cuenta

con el presupuesto

necesario en la

Tesorería

5

En caso de no contar con el

presupuesto necesario, se le

pide al departamento solicite

un cambio de presupuesto

en la Tesorería

Auxiliar del

Oficial Mayor

solicitud Se canaliza la

solicitud, las

cotizaciones y

presupuesto de la

Dirección a la

secretaria de

recursos materiales

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Solicitudes para el Comité de Adquisiciones. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-02-GSCA-03

OFICIALIA MAYOR 15



6

Se realiza un oficio al

secretario del comité de

adquisiciones, donde expone

los puntos a tratar

Secretaria de

Recursos

Materiales

Oficio Se fotocopian las

solicitudes y

cotizaciones

ordenándolos de

acuerdo al oficio

7

Se revisa el oficio que

coincida con los documentos

de respaldo y se firma.

Oficial Mayor Oficio y

documentos de

respaldo

Se ordenan y

adjuntan los

documentos

originales y copias

en el oficio y acuse

respectivamente

8

Se entrega los documentos

originales al Oficial Mayor y

las copias al Secretario del

Comité de Adquisiciones

Secretaria de

Recursos

Materiales

Documentos Se espera la

resolución del

comité de

adquisiciones para

la realización de

las compras

9 Procede a la compra

conforme a lo establecido

por el Comité.

Oficial Mayor Acta del Comité Se realiza la

compra.

10

Fin.

OFICIALIA MAYOR 16



FLUJOGRAMA.- GESTIÓN DE SOLICITUDES PARA EL COMITÉ DE ADQUISICIONES

No. AUXILIAR DEL OFICIAL MAYOR SECRETARIA DE REC.

MATERIALES

OFICIAL MAYOR

1

2

.

3

4

SI

NO

5

6

7

8

Inicio

Se recibe la solicitud que indica el

material y la cuenta contable.

Se revisa en el expediente del

departamento sí el material no se ha

surtido con anterioridad.

Revisa el oficio y la documentación

anexa de respaldo y se firma.

Oficios a

proveedores

Canaliza la solicitud, las cotizaciones y

presupuesto de la Dirección a la

secretaria de recursos materiales

Realiza un oficio al secretario del

comité de adquisiciones, donde

expone los puntos a tratar.

Entrega los documentos originales al

Oficial Mayor y las copias al Secretario

del Comité de Adquisiciones.

Oficio al

comité

¿Existen

observaciones?

En caso de haberse surtido el

material se da respuesta

negativa y de no contar con el

presupuesto necesario, se le

pide al departamento solicite un

cambio de presupuesto en

Tesorería.

En caso de rebasar el costo de

$8,000.00 pesos se solicitan las

cotizaciones por oficio a tres

proveedores.

1

OFICIALIA MAYOR 17



9

10

Espera la resolución del comité de

adquisiciones para la realización de las

compras.

Fin

1

OFICIALIA MAYOR 18



OBJETIVO: Que todo el personal que cumpla con los requisitos goce de este derecho. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: El personal gozara de vacaciones de acuerdo a los roles de vacaciones establecidos por los departamentos, los cuales no se podrán modificar a menos que sea por necesidades de trabajo. FUNDAMENTO LEGAL: Capítulo I Articulo 20 de la Ley Federal del Trabajo, Articulo 24 de la Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Artículo 28 fracción VII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2 Elaboración de circular

solicitando el rol de

vacaciones.

Secretaria Documento y/o

Oficio

Revisión del

documento.

3

Se pasa al Oficial para su

autorización y firma.


Oficio

Se firma la circular.

4

El oficial firma y regresa el

documento a la secretaria.

Oficial Mayor Documento y/o

Oficio

Se sacan copias

del documento.

5

Se envía a los

departamentos, firmando

cada uno de estos en el

acuse correspondiente.

Secretaria Oficio y/o

Documento

Se guarda la

circular original

juntos con el acuse

de recibido en el

archivo.

6

Se recibe el rol de

vacaciones de cada

departamento firmando de

recibido.


Documento

Se pasa a

autorización del

Oficial.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Vacaciones. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-03-CV-04

OFICIALIA MAYOR 19



7

Una vez autorizado se

elabora el memorándum

correspondiente.

Secretaria. Oficio y/o

Documento

Se entrega al

trabajador.

8

El trabajador firma el acuse

de recibido.

Trabajador Oficio y/o

Documento

Se envía al

expediente del

trabajador.

9

Se realiza la captura del

periodo vacacional en la

plantilla general de

vacaciones.


Documento

Se guarda en la

computadora para

el control y tramites

posteriores.

10

Conforme a la fecha del

periodo se programa el pago

de la prima vacacional


Documento

Cada quincena se

pasa a la

encargada de

nomina el nombre

de las personas

para el pago y

trámites

correspondientes.

11

Fin

OFICIALIA MAYOR 20



FLUJOGRAMA.- CONTROL DE VACACIONES

No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR TRABAJADOR

1

2

.

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio

Elaboración de Circular solicitando el rol

de vacaciones.

Pasa el documento al

Oficial para su autorización

y firma.

Se envía la Circular a todos los

departamentos.

Se recibe el rol de vacaciones de cada

departamento.

Autorizado el rol se realiza

el memorándum.

Fin

Circular

Revisa, autoriza y firma.

Memorándum

Firma el memorándum de

acuse y se archiva en su

expediente.

Se captura el rol en la plantilla

general de vacaciones

Con forme a la fecha de periodo

vacacional programa el pago de la

prima vacacional.

OFICIALIA MAYOR 21



OBJETIVO: Reclutar al personal más capacitado, conforme a las necesidades del Ayuntamiento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Analizar el perfil, realizar las entrevistas necesarias, contemplar las vacantes en cada departamento, integrar el expediente, aplicar contrato de acuerdo al resultado de la entrevista. FUNDAMENTO LEGAL: Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Artículo 28 fracción IV y V del Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal de Pátzcuaro, Manual de Organización de la Oficialía Mayor de la Administración Pública Municipal. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2

Recepción de la solicitud de empleo.

Secretaria de Recursos Humanos

Solicitud de Empleo

Sellado acuse de recibido

3

Entrega de documento al Oficial Mayor


Solicitud de Empleo

Análisis y evaluación del perfil personal

4

El Oficial Mayor analiza la necesidad de personal de cada departamento

Oficial Mayor Solicitud de personal del departamento

Determina la persona que cumpla con el perfil

5

El Oficial Mayor indica la fecha y horario de entrevista

Oficial Mayor Entrevista Se autoriza la entrevista

6

Se convoca a entrevista al solicitante


Vía telefónica Se informa fecha y horario al entrevistado

7

Se lleva a cabo la entrevista al solicitante

Oficial Mayor Entrevista Análisis y evaluación del entrevistado

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-04-CP-05

OFICIALIA MAYOR 22



8

Se solicita la autorización al Presidente Municipal para la contratación

Oficial Mayor Reunión El Presidente Municipal autoriza la contratación

9

Elabora y da visto bueno a la documentación para la contratación.

Asesor Jurídico Borrador del Contrato

El Asesor Jurídico indica periodo de contratación

10

Se integra el expediente del personal a contratar, conforme a las indicaciones de la Auditoría Superior de Michoacán


Documentos personales y oficiales

Se archiva la documentación en el área que corresponde

11

Se aplica la remuneración de acuerdo a las condiciones establecidas en el tabulador del ayuntamiento

Oficial Mayor Pre-Contrato Se autoriza la firma del contrato

12

Se elabora el contrato de acuerdo a las condiciones establecidas por el Presidente Municipal, Asesor Jurídico y Oficial Mayor


Contrato Firma del Contrato y se archiva en personal activo

13

Se ingresa en la nómina, ya sea eventual, de base o confianza según sea el caso


Nómina Se realiza el procedimiento de nómina quincenal para su pago

14

Fin

OFICIALIA MAYOR 23



FLUJOGRAMA.- CONTRATACIÓN DE PERSONAL

No. SECRETARIA DE REC. HUMANOS OFICIAL MAYOR ASESOR JURIDICO

1

2

3

4

5

6

7

Inicio

Recepción de la solicitud de empleo.

Se hace entrega del documento al Oficial Mayor.

Analiza las necesidades de personal en

cada departamento.

Revisa que la persona solicitante

cumpla con los requisitos, autoriza la

entrevista indicando la fecha y hora.

Convoca al solicitante vía telefónica

indicándole la fecha y hora de la

entrevista.

Solicitud de

empleo

Lleva a cabo la entrevista al

solicitante.

1

OFICIALIA MAYOR 24



8

9

10

11

12

13

14

Solicita la autorización del

presidente municipal para

efectuar la contratación.

Elabora y da visto bueno

a la documentación para

la contratación

Integra el expediente del personal a contratar, conforme a las indicaciones de la Auditoría Superior de Michoacán

Oficio

Fija la remuneración de

acuerdo a las condiciones

establecidas en el tabulador

del ayuntamiento

1

Expediente

de personal

Se elabora el contrato de acuerdo a las condiciones establecidas por el Presidente Municipal, Asesor Jurídico y Oficial Mayor

Se ingresa en la nómina, ya

sea eventual, de base o

confianza según sea el caso

Fin

Contrato

OFICIALIA MAYOR 25



OBJETIVO: Que exista un respaldo jurídico que formalice la relación laboral entre el trabajador y el Ayuntamiento POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: El contrato debe de ser firmado por todo el personal de confianza y eventual al iniciar la relación laboral. FUNDAMENTO LEGAL: Capítulo I Articulo 20 de la Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Artículo 28 fracción V, VI, VII y XII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2 Elaboración de la lista del

personal eventual y de

confianza.


Oficio

Captura de datos.

3

Calendarización de firma de

contratos.


Oficio

Análisis del

Documento.

4

Se entrega al oficial para su

Autorización.

Oficial Mayor Documento y/o

Oficio

Autorizado para

Publicar.

5

El Oficial Mayor regresa el

concentrado de información

para su publicación.


Documento

Publicación del

calendario.

6

Creación del contrato tomando

los datos de la plantilla y

solicitando los faltantes al

trabajador.


Documento

Impresión del

Contrato.

7

Revisa las condiciones laborales

contractuales fijadas y lo firma.

Trabajador Oficio y/o

Documento

Firma del Contrato

8

Resguardo el documento en el

archivo interno.

.


Documento

Archivo del contrato

de acuerdo al número

de contrato.

9 Fin

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Firma de Contratos UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-04-FC-06

OFICIALIA MAYOR 26



FLUJOGRAMA.- FIRMA DE CONTRATOS

No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR TRABAJADOR

1

2

.

3

4

5

6

7

8

9

Inicio

Elaboración de la lista del personal

eventual y de confianza en una base de

datos

Calendarización de firma de contratos,

análisis del mismo.

Firma y autoriza

Hace la publicación del calendario en

los lugares visibles designados.

Creación del contrato tomando los datos

de la plantilla y solicitando los faltantes al

trabajador. Contrato

Revisa las condiciones

laborales contractuales

fijadas y lo firma.

Fin

Calendario de

fechas de firma

Resguardo el documento

en el archivo interno.

OFICIALIA MAYOR 27



OBJETIVO: Capacitar al personal con diversos cursos que incrementen los conocimientos de los empleados y así enriquezcan la calidad de atención a la ciudadanía y eficacia en sus labores. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Cotizar costos y cursos con las instituciones con base en las evaluaciones que realizaron los titulares de cada departamento, observando las necesidades de cada trabajador. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 Fracción V y VII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2 Se busca la capacitación o curso en Instituciones o Empresas que se dediquen a este fin.

Auxiliar de Recursos Humanos

Gestión institucional

Se cuenta con el presupuesto de acuerdo al programa operativo anual

3

Conforme a las opciones ofrecidas por dichas instituciones o empresas se elige en cual se llevará a cabo el curso

Oficial Mayor Cursos Se hace una selección de personal de acuerdo a las necesidades de los departamentos.

4

El personal que terminó de capacitarse recibe una constancia de la institución que impartió dicho curso.

Empleados Constancia Se solicita al trabajador copia de la constancia para anexarla a su expediente.

5 Solicita una copia de constancia del curso y se archiva en expediente.

Auxiliar de Recursos Humanos

Constancia Resguardo del documento comprobatorio.

6 Fin

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Relaciones Laborales. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-05-CRL-07

OFICIALIA MAYOR 28



FLUJOGRAMA.- CAPACITACIÓN Y RELACIONES LABORALES

No. AUXILIAR DE RECURSOS

HUMANOS

OFICIAL MAYOR EMPLEADOS

1

2

.

3

4

5

8

Inicio

Se busca la Institución o Empresa para

capacitación del personal.

El personal que terminó la capacitación

recibe constancia de curso.

Se solicita una copia de

constancia del curso y

se archiva en

expediente.

Fin

Copia de

Constancia

Se elige una institución para realizar el curso; se hace una selección de acuerdo a las necesidades de los

departamentos.

OFICIALIA MAYOR 29



OBJETIVO: Realizar los cálculos sobre sueldos y prestaciones que corresponden al trabajador, considerando las leyes que rigen estos mecanismos POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Fundamentar con documentos que sirvan de soporte oficial para la aplicación de prestaciones. FUNDAMENTO LEGAL: Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Articulo 28 fracciones II, VII y X del Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio.

2 Recepción de documentos Auxiliar Documento u oficio

Sellado acuse de recibido

3 Entrega de documento al Oficial Mayor

Auxiliar Documento u oficio

Análisis y evaluación del documento

4

Regresa el documento autorizado para su aplicación

Oficial Mayor Documento u oficio

Autorizado para aplicar en nómina

5

Se realiza el cálculo y se aplica en la nómina

Auxiliar Base de datos Se registran los movimientos en la nómina quincenal

6

Entregar nómina al Oficial Mayor para su revisión

Auxiliar Nómina Quincenal Análisis y evaluación de los movimientos

7

El Oficial Mayor regresa la nómina autorizada para su entrega en tesorería

Oficial Mayor Nómina Quincenal Autorizado para entregar en Tesorería

8

Entrega de la nómina en la Tesorería Municipal

Auxiliar Nómina Quincenal Recibo acuse de la entrega para Archivar

9 Fin.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Nómina. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-06-EN-08

OFICIALIA MAYOR 30



FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE NÓMINA

No. AUXILIAR OFICIAL MAYOR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Inicio

Recepción de documentos

Oficio

Se hace entrega de la documentación al Oficial Mayor para su análisis.

Regresa el documento autorizado para su aplicación

Hace los cálculos correspondientes y

se aplica en la nomina

Entrega la Nomina al Oficial Mayor para su

revisión.

Verifica la nómina y

autoriza su entrega en

tesorería.

Acuse

Entrega la nómina en la

Tesorería Municipal.

Fin

Nomina

OFICIALIA MAYOR 31



OBJETIVO: Tener un control sobre las facturas que se reciben diariamente, ante los proveedores que nos otorgan crédito, es una garantía y medio de comprobación para el pago de su producto. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: la factura tiene que reunir los datos fiscales del Ayuntamiento; con la factura debe venir adjunta la orden de compra y solicitud; los datos que vengan en la factura deberán ser del proveedor al que se le extendió el vale, así como por la cantidad de productos y mercancías por los que se le autorizó el mismo; se corrobora que la factura no este caduca. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción II, XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1

Inicio.

2

Se recibe la factura por parte

del proveedor.

Secretaria de

Recursos

Materiales

Factura Análisis y revisión

de datos en la

factura.

3

Se revisa que la factura

tenga anexa la solicitud y la

orden de compra

Secretaria de

Recursos

Materiales

Documentos Si falta algún

documento se

solicita al

proveedor

4

Elaboración del contra recibo Secretaria de

Recursos

Materiales

Contra recibo Sella y firma de

autorizado.

5

Se entrega el contra recibo

original al proveedor.

Secretaria de

Recursos

Materiales

Contra recibo El proveedor puede

cobrarlo en

Tesorería.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Remisión de Facturas. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-07-RRF-09

OFICIALIA MAYOR 32



6

Se anexa la factura, vale y

solicitud a la copia del

contra recibo

Secretaria de

Recursos

Materiales

Documentos Se Registra el No.

de Contra Recibo,

Factura y Cantidad

en la base de

datos.

7

Se clasifica las facturas por

proveedor

Secretaria de

Recursos

Materiales

facturas Se elabora el oficio

relacionando las

facturas.

8

Firma de autorización las

facturas ya requisitadas y

validadas.

Oficial Mayor Oficio y Facturas Revisa y firma el

Oficial Mayor la

documentación.

9

Se envía el oficio y facturas

ya firmadas por el Oficial

Mayor a la Presidencia

Municipal

Secretaria de

Recursos

Materiales

Oficio y Facturas El oficio se sella de

recibido en espera

de la firma del

Presidente en cada

factura

10

Devueltas las facturas de

Presidencia se fotocopian

Secretaria de

Recursos

Materiales

Facturas Se adjuntan las

copias de las

facturas al oficio de

acuse, para el

expediente

11

Se envía el oficio a la

Tesorería para su trámite

Secretaria de

Recursos

Materiales

Oficio y Facturas Sellado de recibido

en acuse

12

Se registran los datos de las

facturas por departamento

en una base de datos

Secretaria de

Recursos

Materiales

Base de datos Se archiva en un

recopilador por

mes el acuse del

oficio y las copias

de las facturas

13

Fin.

OFICIALIA MAYOR 33



FLUJOGRAMA.- RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE FACTURAS

No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR

1

2

.

3

4

5

6

7

8

Inicio

Se recibe la factura por parte del

proveedor.

Se revisa que la factura tenga

anexa la solicitud y la orden de

compra

Elaboración del contra recibo

Se entrega el contra recibo original

al proveedor.

Se anexa la factura, vale y

solicitud a la copia del contra

recibo

CONTRA

RECIBO

Se clasifica las facturas por

proveedor

Firma de autorización las facturas

ya requisitadas y validadas

PROCEDIMIENTO:

P-OM-02-GSCA-03

1

OFICIALIA MAYOR 34



9

10

11

12

13

Se envía el oficio y facturas ya

firmadas por el Oficial Mayor a la

Presidencia Municipal

Devueltas las facturas de

Presidencia se fotocopian para la

integración del expediente

1

Se envía el oficio a la Tesorería

para su trámite.

Se registran los datos de las

facturas por departamento en una

base de datos

OFICIO

Fin

OFICIALIA MAYOR 35



OBJETIVO: Tener un control sobre las compras de los departamentos del Ayuntamiento; ante los proveedores que nos otorgan crédito, es una garantía y medio de comprobación para el pago de su producto. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Promover convenios de crédito con proveedores, los cuales sin excepción tendrán que estar registrados en Hacienda; cada vale se realizará con base en la solicitud del departamento sobre el material a comprar. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2

Se recibe la solicitud que

indica la cantidad, tipo de

material y cuenta contable.

Auxiliar del

Oficial Mayor

Solicitud Sellado de acuse.

3

Entrega el documento al

Oficial Mayor

Auxiliar del

Oficial Mayor

Solicitud Análisis y

evaluación del

documento.

4


documento, autoriza y

prioriza.

Oficial Mayor Solicitud Autorizado para

realizar la orden de

compra.

5

Se elabora la orden de

compra

Auxiliar de

Recursos

Materiales

Orden de compra Se envía la orden

de compra a firma

del solicitante.

6

Se reúnen las firmas del

solicitante y del Oficial Mayor

en la orden de compra.

Auxiliar de

Recursos

Materiales

Orden de compra Vale Autorizado

para entregar al

solicitante

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Orden de Compra. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-08-EOC-10

OFICIALIA MAYOR 36



7

Se adjunta solicitud a la

orden de compra,

requisitando original y copia

Auxiliar de

Recursos

Materiales

Oficio y vale Se hace entrega de

la documentación

original al

solicitante

8

Se captura en una base de

datos el No. de vale, material

solicitado y el departamento

solicitante y/o apoyo.

Auxiliar de

Recursos

Materiales

Base de datos Base de datos

“Registro de Vales”

actualizado.

9

Se archiva el vale y solicitud

en el expediente

correspondiente.

Auxiliar de

Recursos

Materiales

Oficio y vale Se archiva

documentación

10

Fin.

OFICIALIA MAYOR 37



FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

No. AUXILIAR DEL OFICIAL

MAYOR

OFICIAL MAYOR AUXILIAR

RECURSOS

MATERIALES

1

2

.

3

4

5

6

7

8

9

10

Inicio

Se recibe la solicitud de material

Se entrega la solicitud al

oficial Mayor.

Evalúa y autoriza la solicitud.

Se elabora la orden de compra.

Se reúnen las firmas del

solicitante y del Oficial Mayor

Vale y Solicitud

Se entrega el vale original y

solicitud.

Fin

Solicitud

Se captura en una base de

datos el registro de vale

Se archiva en el Expediente

OFICIALIA MAYOR 38



OBJETIVO: Entregar el material solicitado conforme al presupuesto de cada departamento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: se entregará el material conforme al presupuesto mensual de cada departamento, la solicitud tendrá que llevar el visto bueno del Oficial Mayor. FUNDAMENTO LEGAL: Articulo 28 fracciones XIII, XIV y XVII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitud de Materiales para Almacén. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor

CÓDIGO: P-OM-09-ASMA-11

NO.

CONSECUTIVO DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

PUESTO Y/O ÁREA INSUMO SALIDA

1

Inicio

2

Recepción de solicitud de

papelería/toner/cartuchos y

materiales de limpieza

Encargado de

Almacén

Solicitud Sellado acuse de

recibido

3

La solicitud se verifica en

cuanto al presupuesto mensual

en la Tesorería Municipal

Encargado de

Almacén

Solicitud Verificación en el

presupuesto

4

Se entrega el documento al

Oficial Mayor para su

autorización

Encargado del

Almacén

Solicitud Análisis y

evaluación de la

solicitud.

5

Prioriza y regresa el

documento autorizado.

Oficial Mayor Solicitud Autorizado para

entrega.

6

Se verifica si existe el material

solicitado en el almacén

Encargado del

Almacén

Material Revisión de stock

del almacén.

7

En caso de no existir se hace

una orden de compra al

proveedor.

Secretaria de

recursos

materiales

Vale de orden

de compra

Hechura de vale de

orden de compra.

OFICIALIA MAYOR 39



8

Se entrega el material

solicitado

Encargado del

almacén

Material

solicitado

Firman de recibido

el material en el

formato

correspondiente.

9

Se archiva el formato de

recibido y la solicitud de

material.

Encargado del

almacén

Formato de

recibido y

solicitud.

Se archiva la

documentación en

un recopilador por

Departamento.

10

Fin

OFICIALIA MAYOR 40



FLUJOGRAMA.- ATENCIÓN DE SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACÉN

NO.

ENCARGADO DE

ALMACÉN

OFICIAL MAYOR SECRETARIA DE

RECURSOS MATERIALES

1

2

3

4

5

6

7

8

Inicio

Recepción de

solicitud de material

Se verifica el presupuesto

mensual del departamento en

la Tesorería Municipal

Remite el documento

para su autorización

Prioriza y regresa el

documento autorizado

Solicitud

Se verifica si existe el

material solicitado en

el almacén

Solicitud

autorizada

Se genera la orden de

compra al proveedor

correspondiente

Si

No

Se entrega el material al

departamento solicitante

¿Existe el

material en el

almacén?

Se archiva formato de

recepción de material, en

recopilador por

Departamento 1

OFICIALIA MAYOR 41



10

Fin

1

OFICIALIA MAYOR 42



OBJETIVO: Captar formalmente toda la documentación que sea de la competencia de la Oficialía Mayor para su posterior atención y/o seguimiento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Dejar constancia oficial de la recepción de la documentación. FUNDAMENTO LEGAL: Articulo 8 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Articulo 28 del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán; Articulo 34 del Bando de Gobierno Municipal de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo Interno UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-11-AI-12

NO.


ACTIVIDAD


1 Inicio

2 Recepción de Correspondencia Secretaria Documento

y/o Oficio

Sellado Acuse de

Recibido

3 Entrega el Documento al Oficial

Mayor

Secretaria Documento

y/o Oficio

Análisis y

Evaluación del

Documento.

4


documento y autoriza su

archivo.

Oficial Mayor Documento

y/o Oficio

Autorizado para

Archivar.

5

Se archiva el documento en el

expediente correspondiente

Secretaria Documento

y/o Oficio

Guardado en

expediente.

6 Fin

OFICIALIA MAYOR 43



FLUJOGRAMA.- ARCHIVO INTERNO

NO.

SECRETARIA DEL

OFICIAL MAYOR

OFICIAL MAYOR

1

2

3

4

5

6

Inicio

Recepción de

Correspondencia

Entrega el

Documento al

Oficial Mayor

El Oficial Mayor

regresa el documento

y autoriza su archivo.

Se archiva en el

expediente

correspondiente

Fin

Correspondencia

OFICIALIA MAYOR 44



OBJETIVO: Informar y atender formalmente todos los asuntos generados e inherentes a la unidad responsable captados a través del Archivo Interno. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Dar contestación a todos y cada uno de los asuntos sea cual fuere la materia del mismo. FUNDAMENTO LEGAL: Articulo 8 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Capítulo IV Articulo 28 del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

NO.

CONSECUTIVO

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD


1 Inicio

2

Da la instrucción para la

elaboración del oficio.

Oficial Mayor Instrucción Se informa a la

secretaria

3

Elabora y entrega el

borrador al Oficial Mayor

para la revisión y

aprobación.

Secretaria Documento Se elabora el

borrador

4

Revisa y lo regresa en

caso de alguna

observación.


5

Modifica e imprime el

documento de nuevo en

caso de alguna

observación.

Secretaria oficio Documento ya

corregido

6 Firma de autorización en

el oficio.

Oficial Mayor oficio Sellar el

documento

7

Entrega los oficios a las

dependencias

correspondientes.

Secretaria Acuse firmado Firman las

dependencias en

el Acuse.

8 Se archiva el acuse en el

expediente.

Secretaria Archivar

Archivo de la

correspondencia

enviada.

9 Fin

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Correspondencia. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-11-EC-13

OFICIALIA MAYOR 45



FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA

NO.

OFICIAL MAYOR SECRETARIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Inicio


elaboración del oficio

Elabora y entrega el borrador al Oficial Mayor para la revisión y aprobación

Revisa y lo regresa en caso

de alguna observación.

Modifica e imprime el

documento de nuevo y se lo

regresa al Oficial Mayor.

Firma de autorización el

oficio.


Dependencias

correspondientes

Archiva acuse de

correspondencia enviada.

Fin

Oficio

Borrador

OFICIALIA MAYOR 46



OBJETIVO: instalar en tiempo y forma el equipo de sonido conforme a la calendarización de los eventos programados de la administración o a solicitud de las instituciones u organizaciones civiles. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: tener un responsable del equipo de sonido, verificar que no se empate en horario con otro evento, confirmar el traslado del mismo por parte del solicitante; de solicitarse el sonido en el mismo día y horario, se contemplará la fecha de recepción de la solicitud, dando prioridad a la solicitud que pertenezca al ayuntamiento. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro, Michoacán de Ocampo. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

FLUJOGRAMA.- CALENDARIZACIÓN DEL EQUIPO DE SONIDO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Calendarización del equipo de sonido. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-11-CES-14

NO.


ACTIVIDAD

PUESTO Y/O

ÁREA

INSUMO SALIDA

1 Inicio

2 Recibe solicitud de sonido. Secretaria Solicitud Sellado de acuse

3 Se verifica que la solicitud

indique la fecha, el lugar y el

horario, si no se pide el

número telefónico.

Secretaria. solicitud Verificación de datos.

4 Analiza y autoriza si la

solicitud es foránea.

Oficial Mayor Solicitud Análisis y autorización

de solicitud

5

Se agenda si la fecha se

encuentra libre.

Secretaria Solicitud Agenda el evento

6

Se elabora el memorándum

de comisión para el

encargado del sonido.

Secretaria Memorándum Elaboración de

memorándum.

7

Recibe el memorándum el

encargado de sonido

Encargado

de sonido

Memorándum Acuse de recibido del

memorándum

8 Se archiva Memorándum Secretaria Memorándum Se archiva el acuse

9 Fin

OFICIALIA MAYOR 47



NO. SECRETARIA DEL

OFICIAL MAYOR

OFICIAL MAYOR ENCARGADO DE

SONIDO

1

2

3

4

SI

NO

5

6

7

8

9

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Circular UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-11-EC-15

Inicio

Recepción de

Solicitud

Verificación de Datos

El Oficial Mayor

analiza el evento y lo

autoriza.

Agenda el Evento”

Fin

Elaboración del

Memorándum.

¿Es un evento

foráneo?

Recibe

Memorándum

Archiva

Memorándum.

Memorándum

OFICIALIA MAYOR 48



OBJETIVO: La finalidad principal es hacer del conocimiento algún tipo de indicación o información, definitivamente normativo, en tiempo oportuno para los funcionarios, encargados de departamento o al personal en general. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: La información o contenido de la circular debe respetar las indicaciones del Presidente Municipal o porque así lo marca el Calendario Oficial, la Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado y sus Municipios de Michoacán de Ocampo y/o las Condiciones Generales de Trabajo vigentes. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán y Artículo 39 del Bando de Gobierno de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad

Puesto y/o

área

Insumo Salida

1 Inicio

2


elaboración de la

circular.

Oficial Mayor Instrucción Se informa a la

secretaria

3


borrador al Oficial

Mayor para la revisión y

aprobación.

Secretaria Documento Se elabora el

borrador

4

Revisa y lo regresa en

caso de alguna

observación.


5

En caso de alguna

observación se modifica

e imprime la Circular, y

se lo regresa al Oficial

Mayor.

Secretaria Circular Documento ya

corregido

6

Firma de autorización

de la circular.

Oficial Mayor Circular Sellar el

documento y se

imprimen las

copias

correspondientes

7


dependencias

correspondientes.

Secretaria Acuse firmado Firman de Recibido

las dependencias

en el Acuse de la

OFICIALIA MAYOR 49



Oficialía Mayor.

8

Se archiva la circular

en el expediente

correspondiente.

Secretaria Acuse archivado Archivo de la

circular.

9 Fin

OFICIALIA MAYOR 50



FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE CIRCULAR

No.

OFICIAL MAYOR

SECRETARIA

1

2

3

4

5

6

7

Inicio

Da la instrucción

para la elaboración

de la Circular


borrador al Oficial

Mayor para la revisión

y aprobación Borrador

Revisa y lo regresa

en caso de alguna

observación.

Modifica e imprime la

Circular y se lo regresa al

Oficial Mayor.

1

Firma de

autorización

en la Circular.

Circular

Entrega de la Circular

a las Dependencias

correspondientes

OFICIALIA MAYOR 51



8

9

1

Se archiva la Circular.

Fin

OFICIALIA MAYOR 52



OBJETIVO: Realizar el trámite de pago de los recibos de arrendamiento en los primero diez días del mes, con la finalidad de que la Tesorería Municipal efectúe el pago en tiempo y forma. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: En coordinación con la Sindicatura Municipal (Departamento Jurídico) se realiza el contrato de arrendamiento en el cual nos basamos para el pago mensual de las instalaciones alquiladas. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

No.

Consecutivo

Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida

1

Inicio

2

El arrendador entregará a la secretaria el recibo (sin tachaduras) del mes correspondiente.

Arrendador Recibo Recepción de Recibo.

3

Se elabora el oficio que describe las características del recibo, la dirección del inmueble indicando a que dependencia pertenece y el número de la partida presupuestal.

Secretaria oficio Elaboración de oficio

4

Revisa el oficio y lo firma, al igual que el recibo que va adjunto.

Oficial Mayor oficio Firma de recibo y oficio

5

En el caso de que sea el recibo que inicia el contrato, se adjunta el contrato original al oficio

Secretaria contrato Se adjunta contrato

6

Recibe y sella el oficio

correspondiente.

Tesorería

Municipal

Oficio sellado de

Recibido en el

Acuse

7

Se archiva el acuse del oficio y

copia del recibo en el expediente

correspondiente.

Secretaria Archivo Archivo del

oficio

8 Fin

FLUJOGRAMA.- TRÁMITE PARA PAGO DE RECIBOS DE ARRENDAMIENTOS.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para Pago de Recibos de Arrendamientos. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor

CÓDIGO: P-OM-11-TPRA-16

OFICIALIA MAYOR 53



No. ARRENDADOR SECRETARIA OFICIAL MAYOR TESORERIA

MUNICIPAL

1

2

3

4

5

SI

NO

6

7

8

Inicio

Entrega el recibo

de arrendamiento

Se elabora oficio

correspondiente.

Revisa el oficio y lo firma

al igual que el recibo

que se adjunta

Recibo

Se adjunta el Contrato

Fin

Recibe y sella el

oficio

correspondiente.

¿Es un recibo

que inicia el

contrato?

Oficio y Recibo de

Arrendamiento

Se archiva en el

expediente

OFICIALIA MAYOR 54



OBJETIVO: Mantener el parque vehicular en óptimas condiciones para realizar las diversas actividades de este ayuntamiento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Para cualquier procedimiento de mantenimiento vehicular se requiere del oficio del departamento solicitante, el cual deberá ir respaldado por la valoración previa del mecánico y posteriormente se aprobará o se desechará a criterio del Oficial Mayor. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XIX, XX y XXII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1

Inicio

2

Se envía el vehículo al

taller mecánico para su

valoración

Encargado de

parque vehicular

vehículo Recibe el

mecánico el

vehículo

3

Revisa el vehículo Mecánico vehículo Elabora una

valoración de

mantenimiento

4

La valoración de

mantenimiento el

mecánico la entrega al

departamento

solicitante

Mecánico Valoración de

mantenimiento

El departamento

solicitante elabora

el oficio de

solicitud de

material

(refacción) que se

requiera

5

Se recibe la solicitud y

valoración de

mantenimiento

Encargado de

parque vehicular

Solicitud y

valoración de

mantenimiento

Sellado de

recibido en el

acuse

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Vehicular UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-11-MV-17

OFICIALIA MAYOR 55



6

Se verifica en la

bitácora del vehículo

cuando se realizó el

mantenimiento o

cambio de refacción

anterior

Encargado de

parque vehicular

Solicitud y

valoración de

mantenimiento

Se envía para

autorización del

Oficial Mayor

7

Analiza y autoriza la

compra de refacciones

y/o accesorios en caso

de requerirse, si no se

suministran.

Oficial Mayor Bitácora del

vehículo, Solicitud

y valoración de

mantenimiento

Se da inicio al

procedimiento de

orden de compra

8

En este caso, la orden

de compra original se

lleva al taller

correspondiente o se

surte en la

refaccionaria

Encargado de

parque vehicular

Orden de compra

y solicitud

De ser

refacciones se

surten y se llevan

al taller mecánico

del ayuntamiento

9

Se captura en la

bitácora del vehículo

que falla tuvo, Fecha,

No. de Vale, Factura y

Proveedor e insumo

que se compró

Encargado de

parque vehicular

Base de datos Archivar la copia

de orden de

compra, solicitud y

valoración de

mantenimiento en

expediente

10 Fin

OFICIALIA MAYOR 56



FLUJOGRAMA.- MANTENIMIENTO VEHICULAR

No. ENCARGADO DE

PARQUE VEHICULAR

MECÁNICO OFICIAL MAYOR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Inicio

Se envía el vehículo al

taller mecánico.

Revisa el vehículo y

elabora una valoración

de mantenimiento.

Se recibe la solicitud y

valoración.

Se verifica en la bitácora del

vehículo cuando se realizó el

mantenimiento o cambio de

refacción anterior

Fin

Realiza Solicitud

de refacción.

Analiza y autoriza la compra

de refacciones y/o accesorios

o la dotación de lo requerido

Se da inicio al procedimiento

“Orden de Compra” y se surte si

es refacción, se envía a taller del

proveedor si es servicio

Valoración de

mantenimiento

Se captura en la bitácora del vehículo que

falla tuvo, Fecha, No. de Vale, Factura,

Proveedor e insumo que se compró; se

archiva la documentación en su expediente

Elabora una valoración

de mantenimiento.

PROCEDIMIENTO

P-OM-08-EOC-10

OFICIALIA MAYOR 57



OBJETIVO: Levar el control de combustible, evitando excederse en las cantidades fijadas en el presupuesto de cada departamento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: El oficio de solicitud debe mencionar la cuenta contable a donde se cargará y contar con presupuesto; para surtir los vales tiene que estar autorizado el oficio. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción II y XXII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1

Inicio

2

Se recibe la solicitud de

Combustible.

Encargado de

Control de

Combustible

Solicitud Sellado el acuse de

solicitud

3

Se verifica que la solicitud

indique la fecha actual y

que la cantidad

corresponda al monto

autorizado al

departamento, si la

solicitud no es del

Ayuntamiento se carga a

la de Presidencia o

Regidores, según sea la

gestión.

Encargado de

Control de

Combustible.

solicitud Verificación de

presupuesto.

4

Entrega el Documento al

Oficial Mayor

Encargado de

Control de

Combustible

Solicitud Análisis y Evaluación

de solicitud

5


documento autorizado

Oficial Mayor solicitud Se genera el vale de

combustible.

6

Se elabora y entrega el

vale al solicitante

Encargado de

Control de

Combustible.

Vale de

combustible

En la bitácora de

combustible diaria, se

registra el número de

vale, la cantidad,

nombre de la persona

que recibe y el

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Combustible. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO: P-OM-11-CC-18

OFICIALIA MAYOR 58



departamento al que

corresponde.

7

Se hace entrega del

concentrado semanal a la

secretaria de recepción.

Encargado de

Control de

Combustible

Bitácora

semanal

Se captura el

concentrado semanal

en una base de datos

8

Se envía el concentrado

semanal a la Contraloría

Municipal.

Secretaria de

recepción

Relación El acuse de recibido

del concentrado se

archiva en expediente

trimestral.

9 Fin

OFICIALIA MAYOR 59



FLUJOGRAMA.- CONTROL DE COMBUSTIBLE

No. ENCARGADO DE

COMBUSTIBLE

OFICIAL MAYOR SECRETARIA

RECEPCIÓN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Inicio

Se recibe la solicitud

del combustible.

Se verifica que la fecha sea

actual y que corresponda el

monto semanal autorizado al

departamento solicitante.

Analiza y autoriza el

documento

Fin

Solicitud

validada

Elabora y entrega el vale al

solicitante y se registra en la

bitácora diaria

Hace entrega del concentrado

semanal a la secretaria de recepción

para su captura en la base de datos

Vale de

combustible

Se envía el concentrado

semanal a la Contraloría

Municipal; el acuse se

archiva

Remite el documento

al oficial mayor

Reporte de

combustible

OFICIALIA MAYOR 60



OBJETIVO: Tener en buen funcionamiento los equipos de cómputo del Ayuntamiento, para agilizar las tareas del personal POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Llevar un control respaldado por un formato en el cual indique el área, lugar, fecha y problema presentado, éste se archivará en el expediente de cada departamento. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.

Consecutivo

Descripción de la

Actividad


1 Inicio

2 Recepción de solicitud. Encargado de área

de Sistemas

Solicitud del

departamento

Recepción y sello

de acuse.

3 Revisión de solicitud y

determinación de

prioridades para

atención de los mismos.

Encargado de área

de Sistemas

Solicitud Atención al área

más necesitada.

4 Revisión de equipo de

cómputo y/o dispositivos

de entrada y salida.

Encargado de área

de Sistemas

Equipo afectado Diagnóstico de la

falla.

5 Determinar sí se

solucionó la falla.

Encargado de área

de Sistemas

Equipo afectado Valoración del

equipo.

6 En caso de requerir

alguna refacción se

realiza el procedimiento

“Elaboración de Orden

de Compra”

Auxiliar de

Recursos

Materiales

Vale de orden de

Compra

Solicitud de

compra de la pieza

afectada

7 Volver a revisar los

componentes que fallan

a consecuencia de otro.

Encargado de área

de Sistemas

Equipo afectado Equipo reparado o

determinar otra

falla

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos de Cómputo. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor.

CÓDIGO:

P-OM-11-MPCEC-19

OFICIALIA MAYOR 61



8 Realización de pruebas

de funcionamiento

Encargado de área

de Sistemas

Equipo afectado Equipo reparado

9 Se realiza el llenado de

formato para el control

interno de órdenes de

servicio por

departamento

Encargado de área

de Sistemas

Formato Control de

Ordenes de

servicio

Firma de

aceptación de

reparación del

equipo, por parte

del encargado del

mismo.

10 Se archiva solicitud y

orden de servicio por

expediente.

Encargado de área

de Sistemas

Solicitud y Formato Archivado de

documentos por

departamento.

11 Fin

OFICIALIA MAYOR 62



FLUJOGRAMA.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

No.

ENCARGADO DEL AREA

DE SISTEMAS

AUXILIAR DE

RECURSOS

MATERIALES

1

2

3

4

5

SI

NO

6

7

Inicio

Recepción de solicitud.

Solicitud

Revisión de la solicitud y

análisis de prioridad para la

atención del mismo.

Se hace una revisión del

equipo de cómputo o

dispositivo.

¿Es necesaria

alguna

refacción?

Determina si se

soluciono la falla

Se vuelven a revisar los

componentes que fallan por

otro dispositivo.

1

PROCEDIMIENTO

P-OM-08-EOC-10

OFICIALIA MAYOR 63



8

9

10

11

1

Realización de pruebas de

funcionamiento.

Se llena el formato para el

control interno de solicitudes

por departamento. Formato de

orden de

servicio

Se archiva la solicitud y el

formato por expediente.

Fin

OFICIALIA MAYOR 64



HOJA DE AUTORIZACION Autorizo Elaboro

¿

_______________________________ ______________________________ Lic. Jorge Garrido Manríquez C. Gerardo Torres Ascencio Oficial Mayor Auxiliar de la Oficialía Mayor

manual de procedimientos de la oficialia … · la realización de las compras 9 procede a la...

Documents