manual de procedimientos de la unidad de auditorias del marn 6p2p12
DESCRIPTION
Manual de Procedimientos de La UNIDAD de AUDITORIAS Del MARN 6p2p12TRANSCRIPT
www.guate·mala.gob.gtlwwW~marn.gob.gt
20 calle 28-58 zona 10, 01010 PBX(502) 2423-0500 Ciudad Guatemala
Articulo 1. Aprobar, el Manual de Precedimientos de la Unidad de Auditorfas Ambientales delMinisterio de Ambiente y Recursos Naturales.
ACUERDA
En ejercicio de las funciones que establecen los artfculos, 194 de la Constituclon Poiftica de laRepublica de Guatemala; 27 literales a), f) y m) de la Ley del Organismo Ejecutlvo, Decretonurnero 114-97 del Congreso de la Republica de Guatemala; 5 del Acuerdo Gubernativonumero 186-2001, Reglamento Organico Interne del Ministerio de Ambiente y RecursosNaturales.
PORTANTO
Que el Acuerdo Gubernativo 186-2001 que contiene el Reglamento organtco Interne delMinisterio de Ambiente y Recursos Naturales establece en su articulo 5, que son atribucionesde la Ministra entre otras, dictar disposiciones para descentralizar y desconcentrar actividades,funciones y procesos tecnlco administrativos; suscribir cuando estime necesario conveniosadminlstrativos; _aprobar los dlversos manuales organizativos y operatives y emitirdisposiciones internas; Dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar las acciones relacionadas consu Minlsterio: Crear, suprimir, fusionar, reestructurar, dirlgir y coordinar unidades ydependencias administrativas del Ministerio, as! como administrar sus recursos financieros,humanos y flslcos, ejerciendo la potestad de gobierno y en consecuencia disponiendo laactividad de los medios person ales y utlllzacion de los medios materiales.
CONSIDERANDO
Que de conformidad con 10 establecido en el articulo 194 incisos a), fL iL de la ConstltucionPolitica de la Republica de Guatemala, la Ministra es la maxima autoridad del Ministerio a sucargo, y por ende debe ejercer [urlsdicclon sobre todas las dependencias de su Ministerio,dirigir, tramitar, resolver e inspeccionar todos los negocios relacionados con su Ministerio, yvelar por el estricto cumplimlento de las leyes y la probidad administrativa, asl mismo deconformidad con 10 que para el efecto establece el articulo 27 literal m), de la Ley delOrganismo Ejecutivo, Decreto 114-97, del Congreso de la Republica de Guatemala, esatrlbuclon del Ministro dictar los Acuerdos, Resoluciones, Circulares y otras disposicionesrelacionadas con el despacho de los asuntos de su ramo, conforme la Ley.
CONSIDERANDO
LA MINISTRA DE AMBIENTE V RECURSOS NATURALES
Guatemala, 27 de junio de 2014
ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 290-2014
.~
Gobierno de Guatemala
www.guatemala.gob.gt I www.marn.gob.gt
20 calle 28-58 zona 10,01010 PBX (502) 2423-0500 Ciudad Guatemala
,,'
Articulo 5. EI presente Acuerdo Ministerial surte sus efectos irimediatamente.
Artkulo 4. Notiffquese el presente Acuerdo Ministerial a la Direcci6n General deAdrnlnlstracion y Finanzas y a la Unidad de Auditorfas Ambientales ambas del Ministerio deAmbiente y Recursos Naturales.
Articulo 3. Casos no previstos: Los casos . no previstos dentro del Manual objeto deaprobaci6n, seran resueltos por las reglas del Derecho Administrativo.
Articulo 2. La Direcci6n General de Administraci6n y Finanzas del Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales, ba]o su estricta responsabilidad debe proceder a efectuar los avisos,registros y actualizaciones que correspondan para darle cumplimiento a las presentesdisposiciones.
'l'~~
1~i1· .Gobierno de Gudtemala,
Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
Licda. Michelle Melisa Martinez Kelly, MSc.Ministra de Ambiente y Recursos Naturales
Lic. Jorge Mario de Le6n BarriosDirector General de Administraci6n y /3 .-5 -dOfSFinanzas
Ing. Miguel Esteban Piedra Santa Asensio,Director General de Gesti6n Ambiental yRecursos Naturales
Arq. Otoniel Barrios ToledoCoordinador de la Unidad de AuditoriasAmbientales
RevisadoPor: Fecha:AsesorUDAAAsesor Administrativo DGAFEJaborado or:
Vo.Bo.por: Fecha:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS,.UNIDAD DE AUDITORIAS
AMBIENTALES
C6digo: UDAA-GA-M-002Edici6n: 01Fecha: 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNlOAD DE AUOITORIAS AMBIENT ALES
· ~ t, •'- --"-
131826
5912
1334
Pagina
a. Presentaclonb. Descripcion de Procedimientoc. Diagrama de Flujo de Procedimientod. Anexos
Procedimiento "Eiecucion de Auditorfas Ambientales"VI.
a. Presentaci6nb. Descripcion de Procedimientoc. Diagrama de Flujo de Procedimientod. Anexos
V. Procedimiento: "Planiticacion para realizacion deAuditorfas Ambientales"
Introducci6nMision del MARNVision del MARNResultados y Productos Institucionales
I.II.III.IV.
INDICE
C6digo: UDAA-GA-M-002MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Edici6n: 01
UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES Fecha: 18-02-2014
! , '- - t.;
Pagina 1Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
EI Manual en referencia permitira a la Unidad de Auditorfas Ambientalesrealizar en forma eficiente y eficaz la verificacion sistematica y documentadadel debido proceso en el desempefio ambiental de los proyectos, obras,industrias 0 actividades que se realizan en el pais.
Dentro de este contexto, se presenta el Manual de Procedimientos de laUnidad de Auditorlas Ambientales como una herramienta de trabajo que sirvade orientacion y consulta para cada uno de los procedimientos asignados adicha Unidad.
A traves de las Polfticas Ambientales formuladas par el Ministerio de Ambientey Recursos Naturales y a 10 establecido en el Reglamento de Evaluacion,Control y Seguimiento Ambiental (Acuerdo Gubernativo No. 431-2007), sepromueve y fomenta que todas las obras, proyectos, industrias 0 actividadescumplan con la normativa ambiental y con los compromisos que se establezcanen los instrumentos ambientales que son recibidos, analizados y aprobados porel Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
Se pretende contribuir a que el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Iede cumplimiento a 10 establecido en el articulo 64 de la Constitucion Polltica dela Republica de Guatemala, en la cual se declara "de interes nacional laconservacion, proteccion y mejoramiento del patrimonio natural de la Nacion" ya 10 establecido en el articulo 97 "EI Estado, las municipalidades y loshabitantes del territorio nacional, proplciaran el desarrollo social, economico,cientifico y tecnoloqico que prevenga la contarninacion del medio ambiente ymantenga el equilibrio ecoloqico. Por 10 tanto, la utllizacion y elaprovechamiento de la fauna, de la flora, suelo, subsuelo y el agua, deberanrealizarse racionalmente".
La Direcci6n General de Gestion Ambiental y Recursos Naturales tiene dentrode sus objetivos implementar las acciones que contribuyan a mejorar losprocedimientos de proteccion y conservaci6n del ambiente y los recursosnaturales en Guatemala, a traves de las Unidades administrativas que tiene asu cargo, en este caso, la Unidad de Auditorias Ambientales.
I. INTRODUCCION
C6digo: UDAA-GA-M-002MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Edici6n: 01
UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES Fecha: 18-02-2014
Pagina 2Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
Guatemala, febrero de 2014
Para la elaboraci6n del presente Manual de Procedimientos se cont6 con elapoyo directo, revisi6n y validaci6n tecnico-adrninistrativa del Coordinador de laUnidad de Auditorfas Ambientales, Arquitecto Otoniel Barrios Toledo y elequipo de profesionales que conforman dicha Unidad; asimismo, con la revisi6ntecnica del Director General de Gesti6n Ambiental y Recursos Naturales,Ingeniero Miguel Esteban Piedra Santa Asensio; y con la coordinaci6n delDirector General de Administraci6n y Finanzas, Licenciado Jorge Mario deLe6n Barrios.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
C6digo: UDAA·GA·M·002Edici6n: 01Fecha: 18·02·2014
Pagina 3Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
I Segun Plan Estrategico Institucional del MARN para el periodo 2013-2017, aprobado mediante Resoluci6nMinisterial Numero 325-2012 de fecha 7 de diciembre de 2012.2Id 1
Garantizar el cumplimiento del derecho humane a un ambientesaludable y ecol6gicamente equilibrado de la poblaci6nguatemalteca.
III. VISI6N DEL MARN2
Somos la instituci6n que coord ina, cumple y hace que se cumplanlas polfticas y el ordenamiento jurfdico concernientes a laprevenci6n de la contaminaci6n, conservaci6n, protecci6n ymejoramiento del ambiente para asegurar el uso racional, eficientey sostenible de los recursos naturales.
II. MISI6N DEL MARN1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNIDAD DEAUDITORIAS AMBIENTALES
C6digo: UDAA-GA-M-002Edici6n: 01Fecha: 18-02-2014
Pagina 4Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
9) Reducir los factores de contaminaci6n visual de la poblaci6nguatemalteca, manteniendo el equilibrio ecol6gico
8) Disminuir los dafios causados por emisi6n de ruido, microondasy otras fuentes de contaminaci6n al ambiente y la poblaci6nguatemalteca.
7) Proteger los ecosistemas estrateqicos del pars, evitando sudepredaci6n.
6) Incrementar la conservaci6n y uso racional de la biodiversidad yrecursos qenetlcos en el territorio nacional.
5) Incrementar las practicas de conservaci6n de suelos en areas demayor vulnerabilidad del pars mediante la gesti6n integrada decuencas hidroqraficas.
4) Reducir la contaminaci6n atmosferica del pars,contaminaci6n puntual 0 difusa.
.:par fuentes de '{;
3) Disminuir la contaminaci6n de los cuerpos hldricos del pars, porfuentes de contaminaci6n puntual 0 difusa.
2) Disminuir la vulnerabilidad ambiental ante los efectoshidrometeorol6gicos en la poblaci6n guatemalteca mediante lagesti6n integrada de cuencas hidroqraficas,
1) Incrementar la responsabilidad socio ambiental y participaci6nrespecto al manejo de los bienes y servicios ambientales.
IV. RESULTADOS Y PRODUCTOS INSTITUCIONALES3
C6digo: UDAA-GA-M-002MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Edici6n: 01
UNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES Fecha: 18-02-2014
! ~ '(1
Elaborado por: Fecha: Firma:Asesor Administrativo DGAFAsesor UDAARevisado por: Fecha: Firl1'JiP.\ J-- DArq. Otoniel Barrios Toledo 20/2 1014- (~~,Coordinador Unidad de Auditorias Ambientales .AI
'I"
Visto Bueno por: Fecha: \ Firma: IIng. Miguel Esteban Piedra Santa Asensio
3-4-201-'1 ~ C-~~\\._
Director General de Gesti6n Ambiental y Recursos ~NaturalesI
INDICEItem Referencia No. De Pagina
1 Presentaci6n
1.1 Objetivo 61.2 Alcance 61.3 Responsabilidad 61.4 Fundamento Legal 61.5 Formularios Relacionados 71.6 Definiciones 7
z Procedimientos:
2.1 Descripci6n de Procedimiento 92.2 Diagrama de Flujo de Procedimiento 12
~ Anexos:
-Formato UDAA-GA-R-001 "Plan de Auditorfa AmbientalMARN"-Formato UDAA-GA-R-002 "Aviso de AuditoriaAmbiental"
PROCEDIMIENTO: FASE DE PLANIFICACION PARAREALIZACION DE AUDITORiAS AMBIENTALES
UDAA-GA-P-001
Versi6n 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
Pagina 6Actualizaci6n 2014Manuales DGAFj]ARG
1.4 FUNDAMENTO LEGAL:1.4.1 Constituci6n Polltlca de la Republica de Guatemala.1.4.2 Decreto No. 114-97, "Ley del Organismo Ejecutivo".1.4.3 Acuerdo Gubernativo No. 186-2001, "Reglamento Orqanico Interno del Ministerio de
Ambiente y Recursos Naturales".1.4.4 Acuerdo Gubernativo No. 431-2007 "Reglamento de Evaluaci6n, Control y Seguimiento
Ambiental"1.4.5 Acuerdo Ministerial No. 223-2011, "Creaci6n de la Unidad de Auditorlas Ambientales"1.4.6 Acuerdo Ministerial No. 311-2013 "Aprobaci6n del manual administrativo de la Unidad de
Auditorlas Ambientales"1.4.7 Acuerdo Ministerial Nurnero 319-2012 "Modificaci6n parcial del Acuerdo Ministerial No. 223-
2011",
1.3.1 Es responsabilidad de la Unidad de Auditorlas Ambientales elaborar la programaci6n anualde auditorias ambientales, determinar su alcance, seleccionar el equipo auditor y notificar alsujeto que sera auditado.
1.3.2 Es responsabilidad del Director General de Gesti6n Ambiental y Recursos Naturales velarporque las auditorias ambientales se realicen con apego ala normativa vigente.
1.3.3 Es responsabilidad del Director General de Administraci6n y Finanzas velar porque la Unidadde Auditorlas Ambientales reciba el soporte financiero, administrativo, tecnol6gico y desecretarla que solicite y que haya sido previamente autorizado sequn 10 normado.
1.3.4 Es responsabilidad de la Unidad de Auditorlas Ambientales informar a la Direcci6n Generalde Gesti6n Ambiental y Recursos Naturales ya la Direcci6n General de Cumplimiento Legalsobre los hallazgos y seguimiento a las Auditorlas Ambientales realizadas.
1.3.5 Es responsabilidad de la Unidad de Auditoria Interna velar por el cumplimiento de losprocesos y procedimientos normados en el MARN.
1.3 RESPONSABILIDAD:
Este procedimiento aplica para la fase de planificaci6n de Auditorlas Ambientales que seanprogramadas a proyectos, obras, industrias 0 actividades, por parte de la Unidad de AuditorfasAmbientales, adscrita a la Direcci6n General de Gesti6n Ambiental y Recursos Naturales.
1.2 ALCANCE:
Normar, sistematizar e integrar el procedimiento para la realizaci6n de auditorfas ambientales (AA's) aproyectos, obras, industrias 0 actividades realizadas en el pals, que cuenten con instrumentoambiental aprobado; para verificar el cumplimiento de las medidas y lineamientos ambientalesestablecidos por el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.1 OBJETIVO:
PROCEDIMIENTO: FASE DE PLANIFICACION PARAREALIZACION DE AUDITORiAS AMBIENTALES
UDAA-GA-P-001
Versi6n 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 7Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
Audltoria Ambiental: Proceso sistematico, independiente y documentado para obtenerevidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar elcumplimiento de los criterios de auditorfa.Auditor Evaluador: Responsable de la revision del informe de auditorla ambiental. Emiteconjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Auditorias Ambientales del MARN elDictamen Tecnico.Auditor Lider: Auditor Ambiental encargado de la planlflcacion, ccordinacion y realizaclon dela Auditorfa Ambiental.Alcance de Auditoria: Extension y limites de una Auditoria Ambiental e incluye la descripcionde las ubicaciones, unidades de la orqanizacion, actividades y procesos asl como el periodode tiempo cubierto.Base de Datos: Instrumento administrativo que contiene el conjunto de datos organizadosque permite obtener con rapidez la informacion de toda actividad de Auditoria Ambientalplanificada y realizada en la Unidad de Auditorias Ambientales del MARN.Criterios de Auditorfa: Conjunto de normas, polfticas, procedimientos, compromisos 0requisitos utilizados como referencia frente a los cuales se compara la evidencia de laauditoria ambiental.Declaraci6n Jurada de Cumplimiento: Instrumento legal que el auditado debe presentarante la DIGARN, en el cual se compromete a cumplir con el PGA actualizado.DIGARN: Direccion General de Gestion Ambiental y Recursos Naturales del Ministerio deAmbiente y Recursos Naturales.Evidencia de Auditorfa: Registros, declaraciones de hecho, 0 cualquier informacion que seapertinente para los criterios de la auditoria y que son verificables.Expediente aprobado: conjunto de documentos que se han ido incorporando al historial queconforma el instrumento ambiental del proyecto, obra, industria 0 actividad, presentado en laDIGARN.Hallazgo de incumplimiento de auditorfa: Resultado negativo que se obtiene de lacornparacion de las evidencias de auditoria encontradas, frente a los criterios de auditoria.
1.6.11
1.6.10
1.6.9
1.6.8
1.6.7
1.6.6
1.6.5
1.6.4
1.6.3
1.6.2
1.6 DEFINICIONES:
1.6.1
C6digo Nombre del documento 0 dato
UDAA-GA-R-OO1 Formato "Plan de Auditoria Ambiental MARN"UDAA-GA-R-002 Formato "Aviso de Auditoria Ambiental"
1.5 FORMULARIOSRELACIONADOS:
PROCEDIMIENTO: FASE DE PLANIFICACION PARAREALIZACION DE AUDITORIAS AMBIENTALES
UDAA-GA-P-001
Versi6n 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 8Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
1.6.12 Instrumento Ambiental: Documento tecnico en el cual se encuentra contenida la informacionnecesaria para realizar la identiflcacion y evaluacion ordenada de los impactos 0 riesgosambientales de un proyecto, obra, industria 0 actividad, desde la fase de planificacion (concaracter preventive), hasta las fases de ejecucion, operacion y abandono (con caractercorrective), que permite formular las respectivas medidas y bases para su control,flscalizacion y seguimiento ambiental.
1.6.13 Plan de Auditoria: Documento que contiene las actividades y los detalies acordados previo ala etapa de ejecucion de auditoria ambiental.
1.6.14 Plan de Gestion Ambiental (PGA): Conjunto de operaciones tecnicas y de accionespropuestas, que tiene como objeto asegurar la operacion de un proyecto, obra, industria 0actividad, dentro de las normas legales, tecnicas y ambientales, para prevenir, corregir 0mitigar los impactos 0 riesgos ambientales negativos y asegurar a los proponentes, la mejoracontinua y la compatibilidad del ambiente.
1.6.15 Plan de Gestion Ambiental Ajustado (PGA Ajustado): Es el PGA modificado por elproponente como resultado de la practlca de la Auditoria Ambiental, a partir del PGAcontenido en el instrumento ambiental aprobado, sujeto a la revision por parte de la Unidad deAuditorias Ambientales.
1.6.16 Plan de Gestion Ambiental Actualizado (PGA Actualizado): Es el PGA resultante de larevision, correccion y aprobacion del PGA Ajustado.
1.6.17 Programa de Auditoria Ambiental: Calendarizacion de los Proyectos, obras, industrias 0actividades a auditar a 10 largo de un ario.
1.6.18 Pruebas de Descargo: Medio que justifica 0 demuestra el cumplimiento de un compromisoinicialmente considerado como hallazgo.
1.6.19 Sistema de Registro de Auditores Ambientales y Empresas Auditoras Ambientales:Base de datos de personas y empresas externas, aptas para poder ejecutar AuditoriasAmbientales, de acuerdo a los requerimientos y lineamientos del Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales, el cual estara disponible al publico.
1.6.20 UDAA: Unidad de Auditorias Ambientales, tambien nombrada UAA sequn el AcuerdoMinisterial Nurnero 223-2011 del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.6.21 MARN: Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
PROCEDIMIENTO: FASE DE PLANIFICACION PARAREALIZACION DE AUDITORIAS AMBIENTALES
UDAA-GA-P-001
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
Pagina 9Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
, ~f.: ..!l
EI Auditor Lider nombrado revisa y analizael expediente aprobado del proyecto, obra,industria 0 actividad a auditar; revisanormas tecnicas y recopila informacionbasica: ubicacion qeoqrafica, trasladosinternos, etc.; asigna actividadesindividuales y grupales a realizar, lugares,horarios y recursos necesarios;posteriormente procede a definir elalcance especifico y a establecer loscriterios de auditoria, utilizando para elefecto el formato UDAA-GA-R-001 "Plande Auditoria Ambiental MARN".
4. Elaboracion del plan 4.1 Unidad depreliminar de la Auditorias Ambientalesauditoria ambiental
La Secretaria, a solicitud del Auditor Lidernombrado, registra en la base de datos dela Unidad la auditoria ambiental asignada.
la 3.1 Unidad deAuditorias Ambientales
3. Registro deAuditoria
EI Coordinador selecciona y designamediante nombramiento al personal de laUnidad que forrnara parte del equipo deauditores ambientales para realizar unaauditoria ambiental a determinadoproyecto, obra, industria 0 actividad.Designa mediante dicho nombramiento alAuditor Lider; remite copia del mismo a laDlrecclon General de Gesti6n Ambiental yRecursos Naturales. OBSERVACION: Laseleccion del equipo auditor se realiza enfuncion de las cargas de trabajo,especialidades profesionales eindependencia con relacion al instrumentoambiental y al proyecto, obra 0 industria aauditar, considerando tres categorfasmultidisciplinarias basicas: ffsico-quimica,ecobioloqica y socioeconorruca-cultural.
2.1 Unidad deAuditorias Ambientales
2. Seleccion ynombramiento delequipo auditor
EI Coordinador analizara el instrumentoambiental y sus compromisos,particularmente el PGA y la resolucionambiental emitida por el MARN paradefinir los temas generales a serauditados. OBSERVACION: Se definira sila auditoria se realizara en la etapa deconstruccion, de operacion 0 ambas,dependiendo de la fase de ejecuci6n enque se encuentre el proyecto, 0 bien, deacuerdo a los compromisos especificosestablecidos en el instrumento y/oresolucion ambiental.
1.1 Unidad deAuditorias Ambientales
1. Definicion delalcance general de laAuditoria
PROCEDIMIENTORESPONSABLEPROCESO
PROCEDIMIENTO:REALIZACI6N DE
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-001UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 10Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
• I! ":.._kI
La Secretaria recibe el formato UDAA-GAR-002 "Aviso de Auditoria Ambiental",debidamente firmado por el representantedel proyecto, obra, industria 0 actividadque sera auditado y 10 traslada al AuditorLider nombrado. OBSERVACI6N: En elformato de aviso recibido el auditado 0 surepresentante informa que esta deacuerdo con la fecha y hora en que serealizara la auditoria.
Se hara de conocimiento de la entidad delproyecto, obra, industria 0 actividad aauditar, la fecha en la cual se practicara laAuditoria ambiental; sollcitandole nombrara su representante 0 a otra personadesignada por este, para atender alequipo auditor; mediante el formatoUDAA-GA-R-002 "Aviso de AuditoriaAmbiental". OBSERVACI6N: Si seconsidera necesario convocar alrepresentante y acordar tiempos y lugarespara la ejecuci6n de la auditoria, se Iehara de su conocimiento en la mismanotificacion: 0 bien, si la solicitud laefectua el auditado, se definira por escritoen reunion con el Auditor Lider nombrado.
6. Recepcion de Avisode Auditoria Ambientalfirmado
5. Aviso de laAuditoria Ambiental
EI equipo auditor, con base en el alcanceespecifico de la Auditorla definido por elAuditor Lfder nombrado, determinanconjuntamente los criterios de la Auditoria,los cuales se codifican haciendoreferencia a la naturaleza del compromisoa auditar. OBSERVACI6N: Los criteriosdeterminados para ser auditados debenser parte del instrumento ambiental 0 de laresotucion ambiental para que puedanconsiderarse como auditables.
6.1 Unidad deAuditorias Ambientales
5.1 Unidad deAuditorias Ambientales
4.3 Unidad deAuditorias Ambientales
4.2 Unidad de EI Auditor Lider nombrado define elAuditorias Ambientales alcance especifico de la Auditoria,
tomando en cuenta el alcance general ybasado en el contenido del instrumento yla resoluci6n ambiental emitida por elMARN.
PROCEDIMIENTOPROCESO RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO: FASE DE PLANIFICACION PARAREALIZACION DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-001UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
Pagina 11Actualizacion 2014Manuales DGAF /JARG
9. Aprobacion del plan 8.1 Unidad dede la auditoria Auditorfas Ambientalesambiental
8. Elaboracion de 9.1 Unidad dedocumentos de trabajo Auditorfas Ambientales
EI Coordinador de la Unidad recibe elformato UDAA-GA-R-001 "Plan deAuditoria Ambiental MARN" y procede arevisarlo. En caso no esta de acuerdodevuelve el documento solicitando lasampliaciones 0 modificaciones quecorrespondan. En caso esta de acuerdo 10aprueba, coloca su Visto Bueno y 10devuelve al Auditor Uder nombrado.
EI equipo auditor elabora los documentosde trabajo que se consideren necesarios,de acuerdo a su responsabilidadasignada. Los documentos que seconsideran son: a)formato de registro departicipantes en reunion de apertura de laauditoria, b) formato de notas de campo,c) formato de notas de hallazgo, d)formatos para entrevistas, e) formato deregistro de participantes en reunion declausura de la auditorla y f) formato deacta preliminar. OBSERVACI6N: Cadadocumento de trabajo esta debidamentecodificado.
EIAuditor Uder nombrado contacta con lapersona nombrada por el RepresentanteLegal del proyecto, obra, industria 0actividad, para darle a conocer el PlanPreliminar de la Auditorfa Ambiental arealizar, con el objetivo de definir elprograma, entrevistas, sitios para lareunion inicial y final de la auditoria, aslcomo tarnbien para definir las condicionesde seguridad, lugares para la realizaciondel trabajo por parte del equipo auditorpara la evaluacion de evidencias yhallazgos; asimismo, para coordinar si esnecesaria una visita previa al proyecto; aslcomo tambien la adecuada socializaciondel plan preliminar por aspectos detransparencia dentro de las instalacionesdel MARN. Con base en la informacionobtenida elabora la version final del Planen el formato UDAA-GA-R-001 "Plan deAuditoria Ambiental MARN" y 10 trasladaal Coordinador para su revision yaprobacion.
PROCEDIMIENTO7. Elaboracion del plan 7.1 Unidad dede la auditoria Auditorias Ambientalesambiental
PROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE PLANIFICACION PARAREALIZACION DE AUDITORIAS AMBIENTALES
RESPONSABLE
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-001UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
12Solicita
modificaciones ycorrecciones alAuditor Lldernombrado
7Lo aprueba, coloca>------~~ su VoSo. ydevuelve al AuditorLlder nombrado
osta complecorrecto?
L--. -'r-
l UDAA-GA·R·001"Plan de AuditoriaAmbient.1 M.Mlli.
12 ICoordinador recibe~ y revisa el Plan de i<I....I----------..J
Auditorla AmbientalMARN
11Equipo Auditorelabora los
documentos detrabajo
----
l_UDAA-GA·R-001"Plan de Audltorl.
:.::~
UDAA·GA·R·002"Aviso de Auditoria
Amblental"
,~
L_~ J----10Auditor Lider
elabora el Plan deAuditoria Ambiental
del MARN
9Secretaria recibeaviso firmado y 10traslada a Auditor
Lider
6Equipo auditorconjuntamentedeterminan loscriterios de la
auditoria
5Auditor Llder definealcance especificode la auditoria
ambiental a realizar
UDAA-GA·R~02"Aviso deAudltoria
r'---'--U-D-A-A--G-A-.R-.0-'02
"Aviso de AuditoriaAmblental"
~
4Auditor Lider
nombrado recibe,revisa y analiza
expediente aprobadodel proyecto, obra,
industria 0 actividad aauditar
(
secretar! registra (en Sase de Datos laauditoria ambiental
asignada
2Coordinadorselecclona y
designa mediantenombramiento al
equipo de auditores f--y al auditor !ider I--
12
1--
8Representante
Legal del auditadorecibe y firma aviso
Fin
7Coordinador enviaal auditado avisode la fecha en laque se practicara
auditoria
1Coordinadoranaliza el
instrumentoambiental y define
lostemasgenerales a ser
auditados
In}et0
Auditado(Proyecto,Obra,
Industria 0Actividad)
Unidadde Auditorias Ambientales
UDAA-GA-P-001Version118·02-2014-MARN- Procedimiento: Planlflcacicn de Auditorias Ambientales
· .-~- {:1
Anexos
0, -201 -010.( -201.-02Ou-20b-03
UDAA-GA-R-OOlDIGARN-MARN
PLAN DE AUDITORIA AMBIENTALUNlOAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
Sobre el Plan de Gestion Ambiental.
Observaciones al Proceso Administrativo.
2.31 ofAillrar:rce (eS'pe'ii'ffiif0 EYe fa rA'A
2.4 I Gbse1\\1a:G'raiir({s 'S~~a9'S!GrJt'e'lfrG5 ,allalflifittarSehace del conocimiento del auditado que sepodro inC/uir otros criterios de auditorfa no considerados en el presente Plan, quepuedan surgir ante posibles evidencias que se establezcan durante la ejecucion de la auditorfa.
3. E'lfti1rpii) iteM.Auditor lider:Auditor:Auditor:Auditor:Auditor:
&.l. iqre.TWo.
f. f. f.
CoordinadorUAA Auditor LiderRecibidopor elAuditado
Fecha: I Hora:1
Ultima hoja del Plan de Auditorfa Ambiental.
s.Descripdian *Actividad Lugar Auditor FORMATOSde
Horaapoyo.
Reunion de apertura.UDAA-GA-R-OOl YUDAA-GA-R-004
Revision de documentos. <.Entrevistas selectivas conpersonal de las instalaciones UDAA-GA-R-OOS(detalles, puesto y funcion].
Inspeccionesa instalaciones UDAA-GA-R-OOSYoperativas y de servicios. UDAA-GA-R-006
SiI No Muestreos y anallsisa realizarUDAA-GA-R-OOS
aplica. en el sitio, en caso proceda.
Reunion del Equipo auditor UDAA-GA-R-OOS,para evaluacion de hallazgos. 006 Y 007
Elaboracion del ActaPreliminar de AA.
UDAA-GA-R-007
Reunion de Ciausura y reciboUDAA-GA-R-008 Y
de solicitudes de descargos UDAA-GA-R-009(en caso los tuvieran listos).
~
Elaboracion dellnforme de <.AA, revision y aprobacion por UAAla UAA.
(*); Una vez programada una AA y habiendo definido los criterios y alcancesde la misma, la UAA, hace el respective aviso alauditado. Eneste aviso se solicita la designaclon del representante encargado de apoyar la preparaclon del Plan de AA (dondeseestableceran y deflnlran las secciones del presente cuadro) y posteriormente la ejecucion de la misma.
UNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTAlES DIGARN-MARNPLAN DE AUDITORIA AMBIENTAL UDAA-GA-R-OOl
www.guatemala.gob.gt
20 calle 28-58 zona 10, PBX (502) 2423-0500. Ciudad Guatemala. www.marn.gob.gt
Atentamente,
Para efecto de una adecuada planificacion, se otorga un plazo de 2 dias habiles para que Ustednotifique a la Unidad de Auditorias Ambientales, a traves del numero telefonlco: 2423-0500 ext.2604, 0 alos correos:xxM.xxxl0(xxl0([email protected] [email protected], ladesignacion por escrito de su representante para apoyar al Auditor Uder en la preparacion delPlan de AA y posteriormente la ejecucion del mismo, por 10 que solldto su colaboracion para elexito de esta visita de verificacion ambiental.
Nombre CargoAuditor UderAuditorAuditor
La Auditorfa Ambiental sera efectuada el dfaXXde XXXXXXXXX de 20XX, en el sitio antesindicado y sera ejecutada por el siguiente equipo de audltores:
Por 10 anterior expuesto y en conslderacion de laResolucionno. XXXX-.lQ<!DIGARN!XXXX1'XX)(>,de aprobacion del Instrumento de Evaluaclon Ambientalcorrespondiente, se procedera a:
1. Determinar el cumplimiento del Plan de Gestlon Ambiental (PGA) aprobado, con loscriterios de auditorfa arnbiental.
2. Determinar el cumplimiento del auditado con el PGA.3. Identificar las areas de mejora potencial del PGA.4. Verificar el cumplimiento de los compromisos ambientales establecidos en las
resoluciones aprobatorias delos Instrumentos Ambientales.
Por medio de la presente y de conformidad con los artfculos 3 y 22 del Reglamento deEvaluacion, Control y Seguimiento Ambiental (Acuerdo Gubernativo no. 431-2007) y el AcuerdoMinisterial no. 223-2011; hago de su conocimiento que este Ministerio ejecutara una AuditoriaAmbiental (AA)en el proyectoXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX)(!jenlasinstalaciones ubicadas en: X)o(XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,Guatemala, Guatemala.
Estimado Representante:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX~"-----.---Cargo que representa: XXXXXXXXXXXXXX..... _Proyecto: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
Senor
AVISO DEAUDITORIA AMBIENTAl
FORMATO UDAA-GA-R002
DIGARN-MARNUNIDAD DEAUDITORIASAMBIENTAlES
Elaborado por: Fecha: Firma:Asesor Administrativo DGAFAsesorUDAARevisado por: Feche: Fit;/fflti IArq. Otoniel Barrios Toledo 20 r:fl_ W1+ (-/1 )'if' t>Coordinador Unidad de Auditorfas Ambientales ~fl/ ).unJVisto Bueno por: Fecha: Firma: / 1Ing. Miguel Esteban Piedra Santa Asensio ~~~l\Director General de Gestion Ambiental y Recursos :5-4-2-014 r::Naturales
1826
141414141515
Descrlpcion de ProcedimientoDiagrama de Flujo de Procedimiento
ObjetivoAlcanceResponsabilidadFundamento LegalFormularios RelacionadosDefiniciones
2.12.2
1.11.21.31.41.51.6
~ Anexos:-Formato UDAA-GA-R-003 ""Lista de Verificaclon deReunion de Apertura de Auditorla Ambiental"-Formato UDAA-GA-R-004 "Registro de Participantesen Reunion de Apertura de Auditoria Ambiental"-Formato UDAA-GA-R-005 "Nota de Campo"-Formato UDAA-GA-R-006 "Nota de Hallazgos"-Formato UDAA-GA-R-007 "Acta Preliminar de AuditorfaAmbiental"-Formato UDAA-GA-R-008 "Lista de Veriftcacion deReunion de Clausura de Auditorfa Ambiental"-Formato UDAA-GA-R-009 "Registro de Participantesen Reunion de Clausura de Auditorla"-Formato UDAA-GA-R-010 "Lista de Verificaciondocumentaci6n de Informe Final de Auditorfa"-Formato UDAA-GA-R-011 "Dictamen Tecnico deAuditorfa Ambiental"
g Procedimientos:
1 Presentacion
No. De PaginaReferenciaItemINDICE
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DE AUDITORiASAMBIENTALES
Version 1 del 18-02-2014
UDAA-GA-P-002MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNlOAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
..... r• of }, },.J _
Pagina 14Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
1.4.1 Constitucion Poiftica de la Republica de Guatemala.1.4.2 Decreto No. 114-97, "Ley del Organismo Ejecutivo".1.4.3 Acuerdo Gubernativo No. 186-2001, "Reglamento Orqanico Interno del Ministerio de
Ambiente y Recursos Naturales".1.4.4 Acuerdo Gubernativo No. 431-2007 "Reglamento de Evaluaci6n, Control y Seguimiento
Ambiental"1.4.5 Acuerdo Ministerial No. 223-2011, "Creaci6n de la Unidad de Auditorias Ambientales"1.4.6 Acuerdo Ministerial No. 311-2013 "Aprobaci6n del manual administrativo de la Unidad de
Auditorias Ambientales"1.4.7 Acuerdo Ministerial Nurnero 319-2012 "Modificacion parcial del Acuerdo Ministerial No. 223-
2011".
1.4 FUNDAMENTO LEGAL:
1.3.1 Es responsabilidad de la Unidad de Auditorfas Ambientales coordinar que las AuditorfasAmbientales se ejecuten de acuerdo ala proqramacion establecida, con apego a la normativavigente ya los procedimientos aprobados.
1.3.2 Es responsabilidad del Director General de Gestion Ambiental y Recursos Naturales velarporque las auditorfas ambientales se realicen con apego a la normativa vigente.
1.3.3 Es responsabilidad del Director General de Adrninistracion y Finanzas velar porque la Unidadde Auditorfas Ambientales reciba el soporte financiero, admlnistrativo, tecnoloqico y desecretarfa que solicite y que haya side previamente autorizado.
1.3.4 Es responsabilidad de la Unidad de Auditorfas Ambientales informar a la Direccion Generalde Gestion Ambiental y Recursos Naturales ya la Direccion General de Cumplimiento Legalsobre los hallazgos y seguimiento a las Auditorfas Ambientales realizadas.
1.3.5 Es responsabilidad de la Unidad de Auditorfa Interna velar por el cumplimiento de losprocesos y procedimientos aprobados en el MARN.
1.3 RESPONSABILIDAD:
Este procedimiento aplica para la fase de ejecucion de las auditorfas ambientales que se realicen aproyectos, obras, industrias 0 actividades, por parte de la Unidad de Auditorfas Ambientales, adscritaala Direccion General de Gestion Ambiental y Recursos Naturales.
1.2 ALCANCE:
Normar, sistematizar e integrar el procedimiento de ejecucion de auditorfas ambientales a proyectos,obras, industrias 0 actividades realizadas en el pals, que cuenten instrumento ambiental aprobado;para verificar el cumplimiento de las medidas y lineamientos ambientales establecidos por elMinisterio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.1 OBJETIVO:
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiAS AMBIENTALES
UDAA-GA-P-002
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 15Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
1.6.1 Auditoria Ambiental: Proceso sistematico, independiente y documentado para obtenerevidencias de auditorfa y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar elcumplimiento de los criterios de auditorfa.
1.6.2 Auditor Evaluador: Responsable de la revision del informe de auditorfa ambiental. Emiteconjuntamente con el Coordinador de la Unidad de Auditorfas Ambientales del MARN elDictamen Tecnico.
1.6.3 Auditor Uder: Auditor Ambiental encargado de la planificacion, coordinacion y reallzacion dela Auditorfa Ambiental.
1.6.4 Alcance de Auditoria: Extension y Ifmites de una Auditorfa Ambiental e incluye la descripcionde las ubicaciones, unidades de la orqanizacion, actividades y procesos asf como el periodode tiempo cubierto.
1.6.5 Base de Datos: Instrumento admlnistratlvo que contiene el conjunto de datos organizadosque permite obtener con rapidez la informacion de toda actividad de Auditorfa Ambientalplanificada y realizada en la Unidad de Auditorfas Ambientales del MARN.
1.6.6 Criterios de Auditoria: Conjunto de normas, polfticas, procedimientos, compromisos 0requisitos utilizados como referencia frente a los cuales se compara la evidencia de laauditoria ambiental.
1.6 DEFINICIONES:
UDAA-GA-R-011 Formato "Dictamen Tecnico de Auditorfa Ambiental"
Formato "Listado de Verificacion de documentacion de InformeFinal de Auditorfa"UDAA-GA-R-010
Formato "Registro de Participantes en Reunion de Clausura deAuditorfa"UDAA-GA-R-009
Formato "Lista de Veriflcacion de Reunion de Cierre de AuditorfaAmbiental"UDAA-GA-R-008
Formato "Acta Preliminar de Auditorfa Ambiental"UDAA-GA-R-007Formato "Nota de Hallazgos"UDAA-GA-R-006Formato "Nota de Campo"UDAA-GA-R-005
Formato "Registro de Participantes en Reunion de Apertura deAuditorfa Ambiental"UDAA-GA-R-004
Formato "Lista de Verificacion de Reunion de Apertura deAuditorfa Ambiental"
UDAA-GA-R-003C6digo Nombredel documento 0 dato
1.5 FORMULARIOS RELACIONADOS:
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DE AUDITORIASAMBIENTALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
UDAA-GA-P-002
Versi6n 1 del 18-02-2014
Pagina 16Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
1.6.7 Declaraci6n Jurada de Cumplimiento: Instrumento legal que el auditado debe presentarante la DIGARN, en el cual se compromete a cumplir con el PGA actualizado.
1.6.8 DIGARN: Direccion General de Gestion Ambiental y Recursos Naturales del Ministerio deAmbiente y Recursos Naturales.
1.6.9 Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hecho, 0 cualquier informacion que seapertinente para los criterios de la auditoria y que son verificables.
1.6.10 Expediente aprobado: conjunto de documentos que se han ido incorporando al historial queconforma el instrumento ambiental del proyecto, obra, industria 0 actividad, presentado en laDIGARN.
1.6.11 Hallazgo de incumplimiento de auditoria: Resultado negativo que se obtiene de lacornparacion de las evidencias de auditoria encontradas, frente a los criterios de auditoria.
1.6.12 Instrumento Ambiental: Documento tecnico en el cual se encuentra contenida la informacionnecesaria para realizar la identificacion y evaluaclon ordenada de los impactos 0 riesgosambientales de un proyecto, obra, industria 0 actividad, desde la fase de planificacion (concaracter preventive), hasta las fases de ejecucion, operacion y abandono (con caractercorrective), que permite formular las respectivas medidas y bases para su control,fiscalizacion y seguimiento ambiental.
1.6.13 Nota de Campo: Es el documento en el cual se consigna la informacion relevante durante elprocedimiento de recoleccton de evidencias 0 bien, situaciones que puedan apoyar en laredaccion del Informe Final de Auditoria. Permite registrar informacion amplia; debe serfirmada por el auditor ambiental y el personal de acompafiamiento del auditado 0 responsabledel area en donde se encuentre el hecho relevante, que amerite ser respaldado mediantetestigo.
1.6.14 Nota de Hallazgo: En esta nota se registra el hallazgo de incumplimiento, en formasistematica (cornparacion de la evidencia con el criterio de auditorfa). Debe elaborarse unaNota por cada hallazgo resultante durante la auditoria. Debe elaborarse una hoja por cadahallazgo resultante durante la practica de la auditorfa. EI hallazgo registrado mediante estaNota, debe ir refrendado con las firmas del auditor que 10 establecio y por el Auditor Uder. EIoriginal de esta Nota debe quedar como respaldo del expediente en la secci6n de anexos,adjuntando una copia al Acta Preliminar de Auditorfa Ambiental y el Informe Final deAuditoria.
1.6.15 Plan de Auditoria: Documento que contiene las actividades y los detalles acordados previo ala etapa de ejecucion de auditorfa ambiental. .
1.6.16 Plan de Gesti6n Ambiental (PGA): Conjunto de operaciones tecnicas y de accionespropuestas, que tiene como objeto asegurar la operaclon de un proyecto, obra, industria 0actividad, dentro de las normas legales, tecnlcas y ambientales, para prevenir, corregir 0mitigar los impactos 0 riesgos ambientales negativos y asegurar a los proponentes, la mejoracontinua y la compatibilidad del ambiente.
1.6.17 Plan de Gesti6n Ambiental Ajustado (PGA Ajustado): Es el PGA modificado por elproponente como resultado de la practica de la Auditoria Ambiental, a partir del PGAcontenido en el instrumento ambiental aprobado, sujeto a la revision por parte de la Unidad deAuditorias Ambientales.
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DE AUDITORiASAMBIENTALES
UDAA-GA-P-002
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSUNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
Pagina 17Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
1.6.18 Plan de Gestion Ambiental Actualizado (PGA Actualizado): Es el PGA resultante de larevision, correccion y aprobaci6n del PGA Ajustado.
1.6.19 Programa de Auditoria Ambiental: Calendarizacion de los Proyectos, obras, industrias 0actividades a auditar a 10 largo de un afio.
1.6.20 Pruebas de Oescargo: Medio que justifica 0 demuestra el cumplimiento de un compromisoinicialmente considerado como hallazgo.
1.6.21 Sistema de Registro de Auditores Ambientales y Empresas Auditoras Ambientales:Base de datos de personas y empresas externas, aptas para poder ejecutar AuditoriasAmbientales, de acuerdo a los requerimientos y lineamientos del Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales, el cual estara disponible al publico.
1.6.22 UOAA: Unidad de Auditorias Ambientales, tarnbien nombrada UAA sequn el AcuerdoMinisterial Nurnero 223-2011 del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.6.23 MARN: Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DE AUDITORiASAMBIENTALES
Versi6n 1 del 18-02-2014
UDAA-GA-P-002MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 18Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
EI equipo auditor recibe y revisa ladocumentaci6n relacionada con elproyecto, obra 0 industria, entre lascuales pueden encontrarse: reportesanuales, registros de embarques, registro
2.1 Unidad deAuditorias Ambientales
2. Recolecci6n deevidencias
EI Auditor Lider se reune con elrepresentante del proyecto, obra 0industria a auditar, presenta al equipo deprofesionales que realizaran la auditoriaambiental y se confirma el personal quesera el enlace designado por la parteauditada. EI Auditor Lider registra a todoslos asistentes en la forma UDAA-GA-R-003 "REGISTRO DE PARTICIPANTESEN REUNION DE APERTURA DEAUDITORIA AMBIENTAL"; para efectosde definir concretamente la organizaci6n,estructura y desarrollo de la actividad,registra 10 actuado en su bitacora: formaUDAA-GA-R-004 "LlSTA DEVERIFICACION DE REUNION DEAPERTURA DE AUDITORIAAMBIENTAL" OBSERVACION: En lareuni6n de apertura se deben establecerlos siguientes aspectos: a) Confirmaci6nde los canales de comunicaci6n formalentre el equipo de auditores y la parteauditada; b) confirmaci6n de laobjetividad, confidencialidad eimparcialidad de actuaci6n del equipoauditor, cuya filosofia se enfoca a lamejora continua; c) confirmaci6n del Plande Auditoria: y, cuando se justifique, losajustes al mismo, cuya aprobaci6ndebera ser evaluada bajo laresponsabilidad del Auditor Lider; sedebe dar lectura a dicho plan, incluyendoJos procedimientos necesarios yaclarando a la parte auditada que lasevidencias resultantes de la auditoria sonparte del muestreo de la informaci6ndisponible, existiendo por 10 tanto unelemento de incertidumbre en losresultados; d) aclaraci6n de dudasrelacionadas con la auditoria ambiental;e) aspectos inherentes a la seguridad delequipo auditor durante los recorridos enlas instalaciones.
1.1 Unidad deAuditorias Ambientales
1. Reuni6n de aperturaPROCEDIMIENTORESPONSABLEPROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiAS AMBIENTALES
Versi6n 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNlOAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
Pagina 19Actualizacion 2014Manuales DGAFjJARG
EI equipo auditor procede a realizar lasobservaciones 0 inspecciones in situestablecidas en el plan de auditoria, conbase en los planteamientos presentadosen los instrumentos ambientales y losdocumentos relacionados con elexpediente que originaron la resoluci6naprobatoria de la Licencia de Evaluaci6nAmbiental. OBSERVACION: 1) Lasobservaciones 0 inspecciones in situdeben ser de corta duraci6n con el objetode interferir la menor cantidad de tiempoposible en las actividades normales delproyecto, obra 0 industria auditada; 2)previo a realizarlas, el equipo auditor debetener conocimiento del sistema, diagramasde flujo, sistemas de control, variables eindicadores ambientales relacionados conel proyecto, obra 0 industria auditada. 3)Cuando se considere conveniente 0estrictamente necesario, se podra recurrira los muestreos y evaluaciones delaboratorio, teniendo siempre presenteque se debe mantener la cadena decustodia y el adecuado manejo de las
2.2 Unidad deAuditorias Ambientales
de procesos, registros de control decalidad, registros de auto monitoreo,registros de seguridad, registros deproducci6n, registros de capacitaci6n deempleados, registros de ventas, registrosde manejo de desechos, manifiestos,licencias, permisos, sistemas de manejoambiental, reportes de monitoreo dedescargas, reportes de accidentes,registros de eventos especiales eincidentes, bitacoras, balances de agua,flujogramas, boletas y otras formasrelacionadas con el proyecto, obra 0industria que se consideren convenientes.La informaci6n que aplique y consideradarelevante debera registrarse por parte delequipo auditor en los formatos UDAA-GARA-005 "Notas de Campo" y UDAA-GAR-006 "Nota de Hallazgos".
PROCEDIMIENTORESPONSABLEPROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiAS AMBIENTALES
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 20Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
EI equipo auditor procede a realizarentrevistas, de manera estructurada 0abierta, sequn sea la naturaleza yobjetivos de la misma, pudiendo serestas programadas e incluidas en el Plande Audltorla, 0 bien, no programadas,decidiendose su realizacion en formaespontanea, al momenta de efectuar larecoleccion de evidencias. La informacionque aplique y considerada relevantedebera registrarse por parte del equipoauditor en los formatos UDAA-GA-RA-005 "Nota de Campo" y UDAA-GA-R-006 "Nota de Hallazgos". EI AuditorUder podra incorporarse a esta actividadsi 10 considera conveniente.OBSERVACI6N. Las entrevistas serealizaran bajo los siguientes criterios: a)Se efectuaran a los representantes 0personas autorizadas por la parteauditada; b) con la duracion, lugar y horaadecuados (en privado para evitarelementos que interfieran con lainformacion que se pueda obtener yrespetando el tiempo establecido,evitando generar molestias alentrevistado); c) generar empatfa yconfianza, de manera que el entrevistadocomprenda que los resultados que seobtengan pueden generar posibilidadesde mejora organizacional desde laperspectiva ambiental y que por 10 tanto,sus opiniones y criterios son de un altovalor; d) plantear preguntas deconfirmaci6n'i_evitar comentarios ne_g_ati-
2.3 Unidad deAuditorfas Ambientales
muestras. 4) Se debe verificar si existencambios en los procesos 0 nuevasactividades, que pudieran conducir aimpactos no considerados conrepercusiones ambientales no previstas.La informacion que aplique y consideradarelevante debera registrarse por parte delequipo auditor en los formatos UDAAGA-RA-005 "Notas de Campo" yUDAA-GA-R-006 "Nota de Hallazgos".
PROCEDIMIENTORESPONSABLEPROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiASAMBIENTALES
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
Pagina 21Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
EI equipo auditor se reune paraestablecer los hallazgos preliminaresdetectados, en el cual se establece larelevancia y veracidad de los hechos, asicomo la calidad de la misma;especificamente porque podria servir desoporte en el caso de un eventual juicioconducido en los Tribunalescompetentes. Verifica que las evidencias
Luego de la documentaci6n de hallazgos,el equipo auditor se comunica con elAuditor Uder para informarle sobre losresultados de la revisi6n de documentos,las observaciones 0 inspeccionesrealizadas; asl como tambien de lasentrevistas realizadas, para que evalue10 actuado y decida si es conveniente larealizaci6n de un cambio de planes en elprocedimiento de la auditoria ambientalque se esta realizando.OBSERVACION: Los hallazgos son elresultado de la comparaci6n de lasevidencias obtenidas contra los criteriosde la Auditoria Ambiental, estes puedenser: positlvos 0 negativos. EI equipo.auditor documenta los mismos en elformato UDAA-GA-R·005 "Nota deCampo", el cual permite registrarinformaci6n amplia y para el caso dealqun hallazgo, se debe apoyar en lasnotas especificas de estes: tarnbienutiliza el formato UDAA·GA·R·006 "Notade Hallazgo", en el cual se registra elhallazgo en forma sistematica, el cualdebe ir refrendado con las firmas delauditor que 10 estableci6 y el AuditorUder, el original de estas notas quedacomo respaldo del expediente en lasecci6n de anexos.
vos 0 acusadores; e) la entrevista debeconcluirse con un breve resumen de 10mas relevante tratado y unagradecimiento al entrevistado,indicandole que durante la realizaci6n dela auditoria ambiental puede efectuarampliaciones 0 modificaciones de 10expresado en la misma.
3. Preparaci6n del Acta 3.1 Unidad dePreliminar Auditorias Ambientales
PROCEDIMIENTOPROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiAS AMBIENTALES
2.4 Unidad deAuditorias Ambientales
RESPONSABLE
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENT ALES
Pagina 22Actualizaci6n 2014Manuales DGAFjJARG
EI Auditor Lider, el equipo auditor y elrepresentante de la parte auditada sereunen en el lugar, fecha y horaacordados previamente, con el objeto de:a) presentar los hallazgos deincumplimiento, apoyandose en lasevidencias detectadas, para 10 cual, seentrega al representante de la parteauditada el Acta Preliminar de AuditoriaAmbiental y una copia de cada Nota deHallazgo que los refrendan; y, b) permitir ala parte auditada (el auditado 0 surepresentante) realizar las aclaraciones 0presentacion de pruebas de descargo, aefecto que el Auditor Uder, puedaconsiderarlas en la elaboracion delInforme Final de Auditoria.EIAuditor Uder verifica que se cumpla conlos contenidos en el formato UDAA-GA-R-008 "Listado de Verificaclon de laReunion de Clausura de AuditoriaAmbiental"; da a conocer los criterios que
EI Auditor Uder reune toda la informaci6ngenerada por el equipo auditor y elaborael acta prellrninar en el formato UDAAGA-R-007 "Acta Preliminar de AuditoriaAmbiental", en la cual debera lncluir cadahallazgo reportado mediante lascorrespondientes UDAA-GA-R-006 "Notade Hallazgo"; codifica los hallazgos aefecto de dejarlos consignados en lareferida acta prelirninar. OBSERVACION:EI acta preliminar se presentara en lareuni6n de clausura.
EI equipo auditor elabora conjuntamentelas conclusiones preliminares de laauditoria para poderlas presentar con lasevidencias y hallazgos en la reunion declausura.
cumplan con los principios de: a) Relaci6nde hechos para demostrar que loshallazgos son consecuencia directa de laevidencia 0 del desencadenamiento deuna serie de sucesos provocados poresta; y, b) Legitimidad, en la cual laevidencia debe ser clara en probar 10 quese dice, por 10 que debe reflejartransparenciay estar libre de sesgos.
5. Reuni6n de clausurade auditoria ambiental
4. Preparaci6n de lasconcluslones de laauditoria ambiental
PROCEDIMIENTOPROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiAS AMBIENTALES
5.1 Unidad deAuditorias Ambientales
4.2 Unidad deAuditorias Ambientales
4.1 Unidad deAuditorias Ambientales
RESPONSABLE
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Pagina 23Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
EI Auditor Lfder prepara el Informe Finalde Auditoria, el cual debe incluir lainformacion estrictamente necesaria deforma organizada, descriptiva y concisa;presentando un registro completo de lasactuaciones, partiendo del hecho que laauditorla ambiental pretende establecersi existen 0 no, hallazgos deincumplimiento; asl como tarnbiencotejando 10 planificado con 10 ejecutado.Debera incluir 10 estipulado en la UDAAGA-R-010 "Lista de Verlficaclcn dedocumentaclon del Informe Final deAuditoria"
6.1 Unidad deAuditorias Ambientales
6. Elaboracion delInforme Final deAuditoria
aparecen en el formato UDAA-GA-R-007"Acta Preliminar de AuditoriaAmbiental", que son los siguientes: 1)los hallazgos reportados en dicha actatienen caracter preliminar pudiendo sermodificados ante el surgimiento de lasaclaraciones y analisis correspondientes,no constituyendo la firma del ActaPreliminar, la aceptacion de los mismos.Su funcion es unicarnente ser constanciade acuse de recibo y de la participaclondurante la Reunion de Cierre; 2) Seconcede un periodo maximo de 5 dlashabiles contados a partir de la firma de lapresente Acta Preliminar, para que elauditado presente las pruebas dedescargo 0 las aclaracionescorrespondientes, ante los posibleshallazgos resultantes de la practica de laauditoria ambiental; y 3) los hallazgosdefinitivos seran reportados en el InformeFinal de Auditoria, el cual serapresentado ante la Unidad de AuditoriasAmbientales del Ministerio de Ambiente yRecursos Naturales por parte del AuditorUder, en un periodo no mayor a 15 diashabiles posteriores a la presentacion delas pruebas de descargo por parte delauditado. AI finalizar la reunion el AuditorUder solicita que todos los asistentesfirmen el formato UDAA-GA-R-009"Registro de Participantes en Reunionde Clausura".
PROCEDIMIENTORESPONSABLEPROCESO
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORIAS AMBIENTALES
Version 1 del 18-02-2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
. r
Pagina 24Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
EI Coordinador de la UDAA recibe elInforme Final de Auditoria, 10 revisa yverifica que se cumpla con todos losrequerimientos, la documentaci6n y lasevidencias necesarias; revisa elcontenido y forma, verifica la existenciade acciones no programadas y lasupresi6n de actividades contempladasen el plan original, revisando lasjustificaciones que motivaron los cambiosencontrados; revisa el documento conenfoque de control de calidad ymejoramiento continuo, para probableretroalimentaci6n posterior, poniendoespecial enfasis en las conclusiones,debido a que de las mismas se derivanlas acciones de seguimiento. En caso noesta de acuerdo, solicita al Auditor Uder
6.2 Unidad deAuditorias Ambientales
EI Informe debe lIevar como anexos lossiguientes registros 0 documentos: a)Dictamen Tecnico de Auditoria Ambientalemitido por el Auditor Uder; b) Originaldel Plan de la auditoria aprobado por laUnidad de Auditorias Ambientales delMARN; c) Original del Acta Preliminar deAuditoria Ambiental debidamente firmadopor el Auditor Uder, el equipo auditor y elauditado 0 su representante; d)Originales de las Notas de Hallazgosfirmadas por el auditor responsable y elAuditor Uder; e) Formatos debidamentefirmados de las Listas de Verificaci6n dela reuni6n de apertura y de la reuni6n declausura; f) Originales de losinstrumentos de evidencias de auditoriatales como entrevistas, Notas de Campootros que hubiere realizado; fotografias uotras evidencias documentales utilespara el establecimiento de los hallazgosencontrados; y, g) solicitudes dedescargo presentadas por el auditado.Una vez finalizado el Informe, 10 firmantodos los miembros del equipo auditor yel Auditor Uder. Se traslada a la Unidadde Auditorias Ambientales del MARNRara su revisi6n.
PROCEDIMIENTORESPONSABLEPROCESO
N DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNlOAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Version 1 del 18-02-2014
Pagina 25Actualizaci6n 2014Manuales DGAF/JARG
PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTOlas arnpliaciones respectivas. En casoesta de acuerdo, refrenda con su firma elInforme Final de Auditoria.OBSERVACI6N: EI Dictamen Tecnlcodebe ser elaborado en el formato UDAA-GA-R-011 "Dictamen Tecnlco deAuditoria Ambiental", debiendo lIevarlas firmas del Auditor Uder y delCoordinador de la Unidad de AuditoriasAmbientales.
7. Archivo de Informes 7.1Unidad de EI Coordinador de la Unidad deAuditorias Ambientales Auditorias Ambientales traslada el
Informe Final de Auditoria, en original consu notificacion, a la secretaria de laUDAA para su archivo; asirrusmo,traslada copia del mismo al Auditor Uder,para que se programe y realice elseguimiento correspondiente.
PROCEDIMIENTO: FASE DE EJECUCION DEAUDITORiAS AMBIENTALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UDAA-GA-P-002UNIDAD DE AUDITORiAS AMBIENTALES
Versi6n 1 del 18-02-2014
UDAA·GA·R'()10"Listado de Verificaci6n de
documentacJ6ndellnfonne Finalde Auditarfa"
»<>...___-'
9Aud itor Lider
evatua 10actuado ydecide si es ~ _J
convenienteefectuar cambiosen la planificaci6n
UDAA-GA-R-006UNota de Hallazgos"
~19
Secretariaarchiva
expediente
~
( Fin )
!6
Auditor Liderprepara ellnformeFinal de Auditoriaverificando quetomen en cuentalos registros ydocumentactonsequn "Lista deVerificaci6n deDccurnentacton"
8Equipo auditor
informa a AuditorLider sobre losresultados de la
revision documental,las observaciones y
las entrevistasrealizadas
UDAA-GA-R-005"Nota de Campo"
.----....__ -
5Equipo auditor
elabora y registrainformacion
relevante y haltazqos f.--en las Notas de
Campo y Notas deHallazgo
correspondientes f---
18Coordinador UDAAnotifica ellnformeFinal deAuditoria a
iaDIGARN
14
UDAA-GA·R..ooa"Llstadc de Verificaci6n de 13
reuni6n de clausura de AuditorioAmbiental"
.~iSlrOde .....participantes en
reuni6n de clausural"
...-
13Auditor Llder
realiza y coordinareunion de clausura
de auditoriaambiental; ragistrainformacion enbltacora y enlistado de
L_-._a_s_is_oo_n_t_e_s___J~
4Equipo auditor racibe
y revisadocumentaci6n
relacionada con elproyecto, obra 0
industria
UDAA-GA-R-007!lActa Preliminar de
~~~
-
7Equipo auditor
realiza entrevistasestructuradas 0
abiertas. Registra lainformacion
relevante y ha"azgosen las Notas de
Campo y Notas deHa"azgo
correspondiantas
UDAA-GA-R-004"Lista de Verificaclon
de Reunion deApertura"
17Coordinador UDAArefrenda con sufirma ellnforme ...
Final de Auditoria, eleual debe contenerel Dictamen Tecnico
hallazgos
12Auditor Lider elaborael Acta Preliminar deAuditoria Ambiental,
codifieando los
+
lUDAA-GA·R-005"Nota de Campo" -
DAA·GA·R-006"Nota de Hallazgos"
UDAA-GA·R-003URegistro de
Participantes en
~3
Auditor Lider definela orqanlzaclcn,estructura y
desarrollo de laauditoria y 10registra en su
bitAcoraL_ __ .- ~-----
II
11Equipo auditor
elaboraconjuntamente las
conclusionespreliminares de la
auditoria
6Equipo auditor
realiza lasobservaeiones 0
inspecciones in situestabiecidas an eiplan de auditoria.
Registra lainformacion
relevante y hallazqosen Notas de Campo yNotas de Hallazqo f-
2Auditor Lider
registra a todos losasistentes a laReunion deApertura de
Auditoria Ambientall-
16Coordinador UDAAdavuelve al AuditorLlder solicitando las
ampliacionescorrespondiente
15Coordinador UDAAreeibe "Informe
_____."",.Final de Auditoria",--,..- 10revisa y verifiea
que cumpla con losrequerimientos ydocumsntacion
-
10Equipo auditorestablece loshallazqos,
verificando que lasevidencias cumplancon los principios
estableeidos
1Auditor Llder se
reune conrepresente legal y
personasautorizadas de laparte auditada y
presenta al equipoauditor
Unidad de Auditorias Ambientales
tnlclo(
UDAA-GA-P-002 Version 118-02-2014-MARN- Procedimiento: Ejecucion de Auditorias Ambientales
Anexos
j I
HOJA: 1 / 1 .
Ne. BESCR~PQtON OK1 Expediente No.2 Proyecto, actividad, obra 0 industria.3 Fechay hora de la Auditorfa Ambiental.4 Presentaclon del Auditor Uder y del Equipo de AA.5 Presentacion del Auditado 0 su representante y otros participantes del proceso.
6Expllcaclonde la imparcialidad, confirmacion de objetividad y confidencialidad del procesode AA, cuyo proposlto es la mejora continua del PGA.
7 Conflrmacion de los Criterios y Alcancesde laAA.8 Confirmaclon del proceso de Auditorfa (Iectura del Pian).9 Confirmacion de canalesde cornunicaclon que prevaleceran entre el equipo yauditado.
10Confirrnacion del personal de enlace designado por la parte auditada, que estaraacompaf\ando al equipo auditor durante la ejecucion de laAA.
11Participacion del Auditado 0 su representante sobre las recomendaciones y principios deseguridad a atender durante la celebracion de la AA.
12 Confirrnacion de las instalaciones a utilizar para las reuniones de trabajo del equipo auditor13 Confirrnacion dellugar y hora de la Reunion de Clausura.14 Aclaracion de dudas.15 tlenado del Formato Registro de Participantes en Reunion de Apertura.
lISTA DE VERIFICACION DE REUNION DE APERTURA DE AUDITORIA AMBIENTAL
UDAA-GA-R-003lISTA DE VERIFICACION DE REUNION DE APERTURA DE AUDITORIA AMBIENTAL
DIGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTAlES
~;f0)5
HOJA: 1 / 1 .
AUDITORIA AMBIENTAl No.: XXX-201X/DIGARN/UAA/XXX.
1.1 Xera: Auditorfa Ambiental 1!)[A MlS .ARc IIbt.N III ,,.. eEl t'KWI't.LI "" ilPO No. ANt) '-'"I Hora Apertura
1.2 Expediente hrs.Nombre
I<Jt.PAK.,~ ••,.w....... .ZONA1.3 l!JBIC~(lION Deb ~RCl)~CiJI(i)
-'2. fYartll;lpam_' Irere.li~fQiiJeIIa cmlwa .. .u ¥'ut.lfant..e'el .~M.):No. N~ll1bre Cargo DPI Firma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
AL = Auditor Lider Ad •Auditado/Propietario RA= Representante AmbientalA = Auditor RL= Representante Legal
UDAA-GA-R-004REGISTRO DE PARTICIPANTES EN REUNION DE APERTURA DE AA
DlGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTAlES
HOJA: /
UDAA-GA-R-OOSDIGARN-MARN
NOTA DE CAMPOUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTAlES
, , '_J'~.- I
Hoja por Hallazgo.
Auditor del Hallazgo:
f.
o 0 Representante:
UDAA-GA-R-006
DIGARN-MARN
NOTA DE HALLAZGO
UNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
HOJA: I
NOTA DE HALLAZGO No.
(ODIGO
NOTA DE HALLAZGO No.
(ODIGO
NOTA DE HALLAZGO No.
(ODIGO
NOTA DE HALLAZGO No.
(ODIGO
NOTA DE HALLAZGO No.
(ODIGO
NOTA DE HALLAZGO No.
continuaci6n se presentan los hallazgos productos de la autiitoria omblentol, que se han identificado con el c6digo asignado enPlan y se detallan junto a su evidencia en las "notas de hallazgo" adjuntas y que forman parte de la presente.
Geograticas
l.4I-----------"f":~iii""t_:;:_:;.m~~w~;r;_:;_;~~M~UTM
1.3
UDAA-GA-R-007ACTA PRELIMINAR DE AUDITORIA AMBIENTALDIGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
( , . J .,,' J'- ._ I.._,.
HOJA: I
3. NO'J:ASINPQRMA,TrtVAS'If FIRMASNOTAl:Hallazgos preliminares: son los reportados en la presente acta, pudiendo ser descargados por medio de lasaclaraciones, documentos 0 pruebas correspondientes.Hallazgos definitivos: ratlflcacion de los hallazgospreliminares, que aun cuando se hubiesen presentado las pruebasde descargo, estas no responden a los criterios auditados. Estosson reportados en el informe final de auditoriaNOTA2: Seconcede un periodo maximo de cinco dias habiles, a partir de la firma de la presente Acta, para que elAuditado presente las pruebas de descargo 0 las aclaraciones correspondientes, ante los posibles hallazgosresultantes de la AA.NOTA3: Ellnforme Final de AA sera presentado, por el Auditor Lider, a la Unidad de Auditoria Ambiental delMinisterio de Ambiente y RecursosNaturales. Luegode elaborado el Dictamen recntco de AA, por la Unidad deAuditoria Ambiental, se hara la notificaclon respectiva al Auditado por parte del MARN.
N"OMlBfRE tA~lorK[l)~N(~IlJIE(~ClfUlA FrliRlNJ!A
f.
f.
f.
f.
f.
f.
UDAA-GA-R-007ACTA PRELIMINAR DE AUDITORIA AMBIENTALDIGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
HOJA: 1 / 1 .
No-. DESCRiPtiON 'OK1 Expediente No.2 Proyecto, actividad, obra 0 industria.3 Fechay hora de la Auditoria Ambiental.4 Agradecimiento a los presentes, iniciando por el Auditado.
5Objetivos de laAA y explicaci6n de que los hallazgosson preliminares (al memento),indicando la posibilidad de presentar pruebas de descargo.
Seguimiento de laAA.
6 • Aclarar que NOesel equipo auditor.• Sedaran 5 dlas habiles posteriores a la Reuni6n de Clausura para que el auditadopresente pruebas de descargo y evidencias de respaldo.
7 Informar si se cumpli6 0 NOcon el Plande AAy el procedimiento empleado.
8Presentaci6n de los hallazgospreliminares encontrados (con evidencias y criterios querespalden). Presentados por el auditor que evidencio el hallazgo.
9 Lectura y firma del Acta Preliminar de AA.10 Aclaraci6n de dudas.11 L1enadodel Formato Registro de Participantes en Reuni6n de Clausura.
LlSTADEVERIFICACIONDEREUNIONDECLAUSURADEAUDITORIAAMBIENTAL
UDAA-GA-R-008LlSTA DE VERIFICACION DE REUNION DE CLAUSURA DE AUDITORIA AMBIENTAL
DIGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES
HOJA: 1 / 1 .
AUDITORIAAMBIENTAl No.; XXX-201X/DIGARN/UAA/XXX.
1.1 Xer_a ~lJ_ditorfa A_I'l1_lJlental I1tA MES w~_ JIliIl:r..... ·- ...rltlN DElrItI.l.lJII:'-11.I.I TIP'O N'0. ~ji((l) <tAT 1& Hora Clausura
1.2 IExpediente hrs.
INol1l~e'J.lEI"ArU AJ¥I E'N 11'1.1.1 IPIG lONA ftURI
1.3 lJ9rC~CION DEiLPiK0i1liGifO
~.....~.~.,......=. '~da';"-1tro'le1a ren'tifaEl' I\ytaullalita at f"''''_'~,)lf.te,iV\i):No. 1\1 Cargo OPI Firmanu, ".,' ..
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
AL Auditor Lider Ad Auditado/ 1opietarlo RA - Representante AmbientalA = Auditor RL= Rep~ante Legal
UDAA-GA-R-009REGISTRO DE PARTICIPANTES EN REUNION DE CLAUSURA DE AA
DIGARN-MARNUNIDAD DEAUDITORIASAMBIENTAlES
'. _ k;I
· I? .,.)
HOJA: 1 I 1 .
No. DESCRIPCION OK1 Nurnero 0 codigo de la AA, lugar y fecha de reallzaclon.2 Informacion General del proyecto, obra, industria 0 actividad.
3 Informacion General del Auditado.4 Participantes del Proceso.
5 Objetivos de la Auditorfa Ambiental.6 Alcance de la Auditorfa Ambiental.7 Criterios de la Auditorfa Ambiental.8 Actividades del Plan de AA, que no pudieron ser cumplidas (explicando los motives).
9 Actividades que se realizaron fuera del Plan de AA (explicando los rnotivos).10 Resumendel Proceso de Auditoria Ambiental.
10.1 Fasesde la Etapa de Ejecucion.10.2 Revisionde las instalaciones en el proyecto10.3 Hallazgosde Incumplimiento encontrados.10.4 Opiniones 0 criterios divergentes entre el Equipo de AA y el Auditado.10.5 Elaboraclon del Acta Preliminar de AA.10.6 Reunion de Clausura.
11 Presentacion de Descargode Hallazgos.
12 Evaluaciona los Descargos.13 ConclusionesGenerales de la Auditorfa Ambiental.14 Posibilidades de Mejora.
15 Firma de los integrantes del Equipo de AA que particlpo en la practica de la Auditorfa Ambiental.
16 Anexos.16.1 Copia del Nombramiento por parte del Coordinador de la UAA para realizar AA.16.2 FORMATOUDAA-GA-R-OOl.Plan de AA aprobado por la UAA.16.3 FORMATOUDAA-GA-R-002.Aviso deAA.16.4 FORMATOUDAA-GA-R-004.Registro de Participantes en Reunion de Apertura de AA.16.5 FORMATO/sUDAA-GA-R-006.Nota de Hallazgo.16.6 FORMATOUDAA-GA-R-007.Acta Preliminar de AA.16.7 FORMATOUDAA-GA-R-009.Registro de Participantes en Reunion de Clausura de AA.16.8 Originales de los instrumentos de recoleccion de evidencias (entrevistas, discos u otros).16.9 Fotograffas u otras evidencias documentales utilizadas en el establecimiento de los hallazgos.16.10 Originales de las pruebas de Descargosa los Hallazgos,presentados por el Auditado.16.11 Otra documentaclon pertinente relacionada con el proceso de AA.
17 Listado de Documentos Originales.
lISTA DE VERIFICACION DE DOCUMENTACION DE INFORME FINAL DE AA
UDAA-GA-R-OIOlISTA DE VERIFICACION DE DOCUMENTACION DE INFORME FINAL DE AA
DIGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTAlES
, l~1 .-" ...
UDAA-GA-R-OllDICTAMEN TECNICO DE AUDITORIA AMBIENTALDIGARN-MARNUNIDAD DE AUDITORIAS AMBIENTALES