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249 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

UNIDAD DE LOGISTICA

MUNCIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION


I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE LOGISTICA que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. DATOS GENERALES

A. NATURALEZA Y FINALIDAD

Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Logística cumplir los objetivos de la entidad.

B. OBJETIVOS

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica.

Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.

Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los

resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.


C. BASE LEGAL

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado Ley N° 26850 Decreto Supremo 063-2006-EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución

de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 300.01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios 300.02 Unidad de Almacén. 300.03 Toma de Inventario Físico. 300.04 Baja de Bienes en activo fijo. 300.05 Mantenimiento de bienes de activo fijo. 300.06 Acceso, uso y custodia de bienes. 300.07 Control sobre vehículos oficiales del estado. 300.08 Protección de bienes de activo fijo. 700.01 Integridad y valores éticos. 700.02 Responsabilidad. 700.06 Contrataciones y adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras.

D. CONTENIDO Y ALCANCE

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Logística.

E. APROBACION DEL MANUAL

Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……………………………

F. REVISION Y ACTUALIZACION

Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios.


La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Área de Racionalización.

G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:

Símbolo Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad(datos para realizarla )

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra.

III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FORMATO CP1

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con el Estado con periocidad anual, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Logística establecidas.

NORMAS DE OPERACIÓN

Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado Ley N° 26850 Decreto Supremo 063-2006-EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite determinar necesidades de bienes y servicios de cada una de las dependencias orgánicas de la Municipalidad Provincial de Ilo.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Plan Operativo Aprobado. 2.- Aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA)

INSTRUCCIONES

Este procedimiento se ejecutará dentro los treinta (30) días naturales aprobado el presupuesto institucional de acuerdo a Ley.

ALCANCE Todas las Gerencias, Oficinas y/o Órganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2

UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE LOGISTICA HOJA 1 de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON EL ESTADO

Responsable N° Actividad Formato o

documento Cantidad

de Copias Tiempo

Gerente de Administración General Dispone mediante

Memorándum la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones a la Unidad de Logística

Memorandum Original y copia

Secretaria de Gerencia de Administración

Remite el Memorándum a la Unidad de Logística

10 min

Secretaria de Logística (SNP)

Recibe el memorándum y coloca en despacho de Jefatura

10 min

Jefe de Unidad de Logística

Solicita mediante documento dirigido a las Gerencias y/o Oficinas y/o Unidades determinen sus necesidades de Bienes y Servicios

20 min


Entrega documento a las Gerencias y/o Oficinas y/o Divisiones

3 hrs.

Gerencias y/o Oficinas

y/o Unidades Usuarias

“Posteriormente” Remiten mediante documento a la Unidad de Logística el Cuadro de Necesidades el cual contiene los requerimientos de bienes, servicios y obras en función a sus metas

Informe y/o memorando de

Cuadro de Necesidades

Original 5 dias variable


Recepciona el Cuadro de Necesidades, registra y entrega a Técnico Responsable del PAAC.

10 min

Técnico (SNP)

Consolida los cuadros de necesidades de todas las dependidas de la MPI

1 dia

Coordina con la Gerencia de Planeamiento, sobre montos presupuestales topes tanto para la adquisición de Bienes como para la Contratación de Servicios, y efectúa los reajustes que sean necesarios.

1 dia


Formula el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones para el periodo, utilizando el Formato “Plan Anual de Adquisición y Contratación del CONSUCODE”.

15 dias

Mediante Informe, eleva la propuesta de “ Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones”, a la Jefatura de la Unidad.

20 min


Recibe el Informe y la Propuesta.

10 min

Jefe de la Unidad de Logística

Aprueba la Propuesta de “Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones”.

1 dia

Eleva la propuesta y el Informe de “Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones”, a la Gerencia de Administración General.

10 min


Entrega el Informe y la propuesta

10 min

Secretaria de G. Administración

Recibe el Informe y la propuesta de “Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones”, y coloca en despacho del Gerente.

10 min

Gerente de Administración

Revisa y emite opinión favorable o desfavorable a la propuesta.

“Si es desfavorable” Visa la propuesta y el Informe y remite la propuesta a la Jefatura de la Unidad de Logística para un nuevo análisis y propuesta.

“Si es favorable” Ordena se remita propuesta aprobada y Proyecto de Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

1 día


Recibe y remite propuesta aprobada y Proyecto de Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min

Gerencia de Asesoría Jurídica

Recepciona el Proyecto de Resolución junto a la propuesta

10 min

Visa la Resolución

30 min


Remite la Resolución junto al PAA a Secretaría General y RR.PP.

10 min

Secretaría General y RR.PP.

Recepciona el Proyecto de Resolución junto con la propuesta

10 min

Firma la Resolución de Aprobación

20 min

Secretaria de Alcaldía Recepciona Resolución junto con el PAA y coloca en despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde Firma la Resolución de Aprobación

1 día

Secretaria de Alcaldía Recibe Resolución aprobada y remite a Secretaría General

10 min


Remite la Resolución de aprobación adjuntando el PAAC a la G. de Administración.

10 min


Recibe la Resolución de aprobación y el PAAC.

10 min

Gerente de Administración General

Deriva la Resolución de aprobación y el PAAC.

10 min


Entrega la Resolución de aprobación y el PAAC a la Jefatura de la Unidad de Logística para los trámites correspondientes.

10 min


Recibe la Resolución de aprobación y PAAC.

10 min


Dispone la publicación del PAAC en el SEACE al Técnico Responsable

10 min

Técnico (SNP)

Publica en el SEACE el PAAC. Plazo máx.

5 días FIN DEL PROCEDIMIENTO



FORMATO CP1

Requerimiento de Bienes y Servicios

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento de requerimiento de contratación y/o adquisición, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas


Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Decreto Supremo 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Decreto Supremo 063-2006-EF Modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar la atención oportuna de los requerimientos de contratación y/o adquisición de acuerdo a necesidad de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

ALCANCE

Todas las Gerencias, Oficinas y/o Órganos Desconcentrados de la Municipalidad Provincial de Ilo.







REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Dependencia

Usuaria

1 Emite el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”, haciendo constar el tipo de bien o servicio requerido, las especificaciones técnicas y las cantidades requeridas, firmando en el recuadro correspondiente.

Requerimiento de Bienes y

Servicios

Original y 3 copias

20 min variable

2 Deriva el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”, para Autorización del Superior Inmediato.

10 min

Secretaria de Dependencia

Usuaria Superior

3 Recibe el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”.

10 min

Gerente y/o Jefe Superior

4 Firma Autorización en el recuadro correspondiente.

5 min

Secretaria de Dependencia

Usuaria Superior

5 Remite el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” a la Gerencia de Planeamiento.

10 min

Secretaria de G. de Planeamiento

6 Recibe el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” y entrega al Técnico de Presupuesto

10 min

Técnico de

Presupuesto

7 Verifica saldo presupuestal

“Si existe” Aprueba el Formato

“Requerimiento de Bienes y Servicios”, y firma la

Autorización en el recuadro correspondiente.

“Si no existe

Devuelve el Formato al solicitante indicando que

efectúe la acción que corresponda.

10 min

Secretaria de G. de Planeamiento

8 Remite el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” a la Gerencia de Administración General.

10 min


Secretaria de G. de Administración General

9 Recibe el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”

10 min


10 Verifica visados anteriores.

3 min

11 Verifica que el Pedido se encuentre enmarcado dentro del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

10 min

12 Visa el formato.

3 min


13 Distribuye el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”, de la siguiente manera: • Original: Unidad de Logística • Copia: G. de Planeamiento. • Copia: Solicitante.

20 min


14 Recibe el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” y entrega al Jefe.


Servicios

Original 10 min


15 Verifica que los datos y los visados sobre el Formato sean los correctos.

5 min

16 Si el requerimiento es por un Bien dispone se ejecute el procedimiento de adquisición que corresponda, remitiendo el original del formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” al Técnico Responsable de la adquisición


Servicios

Original 5 min

19 Si el requerimiento es por un servicio dispone se ejecute el procedimiento de contratación que corresponda, remitiendo el original del formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” al Técnico Responsable de la contratación


Servicios

Original 5 min


20 Entrega el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios” de acuerdo a la decisión del Jefatura de Logística al Técnico Responsable

10 min

FIN DEL PROCEDIMIENTO



FORMATO CP1

Adquisición de Bienes por Adjudicación de Menor Cuantía

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la adquisición de bienes por adjudicación de menor cuantía, en la Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.


Decreto Supremo 083-2004-PCM Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N° 26850

Decreto Supremo 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley N° 26850



RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar adquisiciones de bienes por adjudicación de menor cuantía de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado


1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios

ALCANCE

Unidad de Logística y Dependencia Usuaria.







ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”.


Servicios

Original 5 min

2 “Si el monto de la adquisición es > 1 UIT

y < 13.4 UIT

Dispone que el Técnico Responsable efectúe la

preparación del expediente de compra, remitiendo el formato “Requerimiento de Bienes y

Servicios”

10 min

Técnico (SNP)

3 Apertura Expediente de Compra, asignando numeración al Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”.

5 min

4 Realiza invitación a uno o más proveedores, según corresponda, para las cotizaciones respectivas, preparando el formato “Solicitud de Cotización”.

Solicitud de Cotización

Original y copia

15 min

5 Obtiene los visados del Jefe de la Unidad de Logística

5 min

6 Escoge del Registro de Proveedores, a quien o a quienes se le(s) enviara el Formato “Solicitud de Cotización”.

15 min

7 Recoge la (s) propuesta (s), incluida (s) en el Formato “Solicitud de Cotización”, y alcanza por lo menos 3 proformas el Jefe.

variable

8 Elabora el “Cuadro Comparativo de Cotizaciones”.

Cuadro Comparativo de

Cotizaciones

Original 20 min


9 En acto privado se procederá a otorgar la Buena Pro a la

variable


propuesta ganadora, dando a conocer los resultados a través del Cuadro Comparativo y visando con su firma.

“Cuando solamente se ha invitado a un proveedor”

La evaluación favorable de la propuesta presentada es

suficiente


10 Dispone al Técnico Responsable prepare el Formato “Orden de Compra” con proveído.

5 min

Técnico Contable (SNP)

11 Prepara e imprime la Orden de Compra en el SAG Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto

Orden de Compra

Original y 3 copias

5 min

12 Adjunta documentación sustentatoria y hace firmar al Jefe de la Unidad de logística

5 min

13 Ingresa en el SIAF la Orden de Compra en su etapa de compromiso

10 min

14 Entrega al Técnico Responsable, la Orden de Compra para que efectúe la acción de adquisición

5 min

Proveedor 15 Recibe la Orden de Compra y entrega el bien, factura y guía de remisión al Responsable de Almacén

5 min

Técnico Administrativo II 16 Coordina con Proveedor para entrega del bien ejecutando procedimiento “Distribución de Bienes”

10 min


Nota . - El Valor Referencia l para la Adjudicaciones Directas Select ivas y

Adjudicación de Menor Cuantía debe concordarse con lo señalado en el T.U.O. de la Ley de Contrataciones y Adquis ic iones con el Estado y su Reglamento.



FORMATO CP1

Contratación de Servicios de por Adjudicación de Menor Cuantía

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la contratación de Locación de Servicios o Servicios No Personales por adjudicación de menor cuantía, en La Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación de Menor Cuantía de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando se trate de servicios generales, exceptuando la consultoría de Obras.



ALCANCE

Unidad de Logística, Gerencia de Administración General, Dependencia Usuaria.







CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min

“Si el monto de la adjudicación es > 1 UIT

y < 6 UIT


preparación del expediente de contratación, remitiendo el formato “Requerimiento de

Bienes y Servicios”

10 min

Técnico (SNP)

2 Apertura Expediente de Contratación, asignando numeración al Formato “Requerimiento de Bienes y Servicios”.

5 min

3 Realiza invitación a uno o más proveedores de servicios de acuerdo a las bases (Términos de Referencia).

15 min

4 Recoge la (s) propuesta (s), de servicios

Variable

5 Evaluarán las propuestas Jefe de la Unidad de Logística y

Representante de la Dependencia Solicitante

6 Adjudicación de la Buena Pro

variable


7 Decide de acuerdo a la periocidad del servicio

“Si el servicio es por única

vez” Dispone que el Técnico

Responsable emita la Orden de Servicio que corresponda

“Si el servicio es por varios

meses” Coordina con el Técnico SNP para que formule el Contrato de Locación de Servicios

5 min

268 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización Técnico (SNP)

8 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: • Jefe de U. Logística • Gerente de Adm. General • Gerente de Planeamiento • Gerencia de Asesoría Legal • Gerente Municipal • Alcalde, quien suscribe el

contrato • Solicitante del Servicio

Contrato de Locación de

Servicios

3 originales 20 min

9 Se convoca a Contratista a que suscriba el contrato

10 min

10 Una vez visado y firmado el Contrato en su totalidad, el original es entregado a Secretaría General y las copias se distribuyen

1 hr.

11 Recibe copia del contrato y lo incorpora al expediente

5 min


12 Prepara e imprime la Orden de Servicio en el SAG Original: U. Tesorería Copia: U. Logística Copia : U. Contabilidad Copia: U. Presupuesto

Orden de Servicio

Original y 3 copias

5 min


5 min

14 Ingresa en el SIAF la Orden de Servicio en su etapa de compromiso

10 min

15 Incorpora la Orden de Servicio en el expediente hasta que la Dependencia usuaria emita informe de conformidad del servicio

5 min

Contratista 16 Ejecuta el servicio

variable

17 Una vez culminado el Servicio, emite Informe detallando el servicio adjuntando la factura, dirigido a la Dependencia usuaria

Informe de Servicios

Original 10 min

Gerente y/o Jefe de Dependencia

Solicitante

18 Una vez culminada el servicio, emite un Informe de Conformidad, adjuntando el Informe y Recibo por Horarios y/o factura del Contratista, dirigido a la G. de Administración General

Informe de Conformidad

Original y copia

30 min



19 Recepciona el Informe de conformidad con la documentación adjunta

10 min


20 Otorga su Visto Bueno al Informe de Conformidad

20 min


21 Remite el Informe de Conformidad, el Informe y Recibo Por Honorarios y/o factura del Contratista adjuntos a la Unidad de Logística

10 min


22 Recibe el Informe de Conformidad, con la documentación adjunta y coloca en despacho de Jefatura

10 min


23 Deriva los informes adjuntos y el Recibo y/o Factura

10 min


24 Remite al Técnico Responsable

10 min

Técnico (SNP)

25 Recibe el Informe de Conformidad, con el Informe y el Recibo y/o Factura del Contratista y lo incorpora al expediente

10 min


26 Remite Expediente para pago a la Unidad de Tesorería “Giro de Comprobantes de Pago y Cheques”.

10 min


Nota . - El Valor Referencia l para la Adjudicaciones Directas Select ivas y

Adjudicación de Menor Cuantía debe concordarse con lo señalado en el T.U.O. de la Ley de Contrataciones y Adquis ic iones con el Estado y su Reglamento.



FORMATO

CP1

Contratación de Obras y Consultoría de Obras por Adjudicación de Menor Cuantía


Establecer el procedimiento para la Contratación de Obras y Consultoría de Obras por Adjudicación de Menor Cuantía, en la Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Obras y Consultora de Obras por Adjudicación o de Menor Cuantía de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando se trate de servicios para consultoría de obras: estudios, diseños e inspecciones de obras.


1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios 3.- Aprobación de Expedientes Técnicos

ALCANCE

Unidad de Logística y Gerencia de Inversiones e Infraestructura.







CONTRATACION DE OBRAS Y CONSULTORIA DE OBRAS POR ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 10 min

2 “Si el monto de la contratación de la obra es

> 1 UIT y < 34 UIT


contratación, remitiendo el Formato “Requerimiento de

Bienes y Servicios” y el Expediente Técnico


Servicios y

Expediente Técnico

10 min

Técnico (SNP)


5 min

4 Remite Expediente de Contratación al Jefe de Unidad de Logística

10 min


5 Recibe el Expediente de Contratación y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Comité Especial Permanente

10 min

Comité Especial Permanente

6 Elabora las bases y las hace aprobar mediante Resolución de Alcaldía

1 día

7 Las bases son publicadas en el SEACE

20 min

8 Convoca al proceso, recepcionando tres (03) propuestas como mínimo.

9 Presentación de consultas, absolución de integración de las bases

10 Presentación de propuestas

Plazo máx.

6 días

11 Evalúa propuesta

12 Elaboran cuadros comparativos de propuestas


13 Adjudican la Buena Pro

14 Notifican a los Proveedores a través del SEACE y/o por correo electrónico si lo hubiera.

Día siguiente Buena

Pro Técnico (SNP)

15 Recibe Expediente de Adjudicación

5 min




Servicios

3 originales 20 min


10 min


1 hr.


5 min



Orden de Servicio

Original y 3 copias

5 min


5 min


10 min


5 min

Contratista 24 Ejecuta la obra contratada

Según loestablec.

25 Culminada la obra, emite Informe detallando el servicio adjuntando la factura, dirigido a la Dependencia usuaria

Informe de Contratista

Original variable


26 Recibe el Informe del Contratista y la factura, una

10 min


vez culminada la obra. Gerente de

Administración General 27 Remite el Informe al Comité de

recepción y Conformidad 10 min

28 Dispone que la factura se quede en documentos pendientes hasta que se reciba el Informe del Comité de Recepción y Conformidad

10 min

Comité de Recepción y Conformidad

29 Recibe el Informe 10 min

30 Inspecciona la obra

variable

31 Levantan Acta de Recepción Preliminar señalando las observaciones si existieran y dando un plazo para su levantamiento.

Acta de Recepción Preliminar

Original y copia

30 min

32 Posteriormente verifican en el terreno que se hayan levantado observaciones

variable

33 Levanta Acta de Recepción Final, otorgando la conformidad de la obra.

Acta de Recepción

Final

Original y copia

20 min

34 Remite el Acta de Recepción Final a la Gerencia de Administración General

10 min


35 Recibe Acta de recepción Final de la obra.

10 min


36 Dispone se remita Acta de Recepción Final junto a la factura a la Unidad de Logística

20 min


37 Remite Acta de Recepción Final junto a la factura a la Unidad de Logística

10 min


38 Recibe el Acta y la Factura y lo coloca en despacho de Jefe de Unidad

10 min


39 Deriva el original del Acta y la factura al Técnico responsable

5 min

40 Deriva copia del Acta al Área de Control Patrimonial

5 min


41 Remite al Técnico responsable y Área de Control Patrimonial

10 min

Técnico (SNP)

42 Recibe el original del Acta y Factura, incorpora al Expediente

10 min



10 min




FORMATO CP1

Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Selectiva


Establecer el procedimiento para la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Selectiva, en la Municipalidad provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa sin Publicación de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado



ALCANCE

Unidad de Logística







ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min

2 “Si el monto de la adjudicación es

>=13.4 UIT y <= 67 UIT



Servicios”

10 min

Técnico (SNP)


5 min

4 Remite Expediente de Compra al Jefe de Unidad de Logística

10 min


5 Recibe el Expediente de Compra y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial Permanente

10 min


6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y las hace aprobar por R.A.

1 día

7 Convoca al proceso por invitación como mínimo a 03 postores

8 Las bases estarán a disposición de los postores en forma gratuita.

9 Recibe las propuestas del proveedor en sobre cerrado

Plazo Max.

10 días

10 Evalúa las propuestas

11 Elabora los cuadros comparativos de las propuestas

1 hr. variable


12 Adjudicar la Buena Pro.

13 Efectúa la notificación de la Buena Pro a los postores.

20 min


14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de compras, para la adquisición correspondiente

20 min


15 Entrega el Expediente al Técnico Responsable

10 min

Técnico (SNP)

16 Recibe el expediente de adjudicación

20 min

17 Dispone al Técnico Responsable de la adquisición emita la Orden de Compra

5 min



Orden de Compra

Original y 3 copias

5 min


5 min


10 min


5 min


5 min


10 min




FORMATO

CP1

Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Pública


Establecer el procedimiento para la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Pública, en la Municipalidad Provincial de Ilo de acuerdo a la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado



ALCANCE








ADQUISICION DE BIENES POR ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min


> 67 UIT y < 134 UIT



Servicios”

10 min

Técnico (SNP)


5 min


10 min


5 Recibe el Expediente de Compra y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial Permanente

10 min


6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y las hace aprobar mediante R.A.

1 día

7 Realiza la convocatoria y la publica de bases en el SEACE de CONSUCODE.

8 Realiza la presentación y absolución de consultas, formulación y absolución de observaciones e integración de las mismas a través del SEACE

Plazo Max.

10 días


Plazo max.

3 días





1 hr

variable

13 Notificar a los proveedores la buena pro a través del SEACE y/o correo electrónico si lo hubiera.

20 min



20 min



10 min



Orden de Compra

Original y 3 copias

5 min


5 min


10 min


5 min


5 min


10 min


Nota . - El Valor Referencial para las Lic i tac iones Públ icas, Concursos Públ ico y

Adjudicación Directa se sujeta a lo d ispuesto por las Leyes Anuales del Presupuesto del Sector Públ ico.



FORMATO

CP1

Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Selectiva


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Sin Publicación de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Sin Publicación de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado



ALCANCE








CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min


>= 6 UIT y <= 30 UIT




10 min

Técnico (SNP)


5 min


10 min



10 min


6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y las hace aprobar mediante R.A.

1 día

7 Convoca al proceso por invitación como mínimo a tres (03) proveedores de servicios de acuerdo a las bases (Términos de Referencia).


9 Recibe las propuestas de servicios

Plazo Max.

10 días




12 Adjudicar la Buena Pro en privado.

2 hrs. variable


20 min


14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de la contratación para elaboración del contrato

20 min



10 min

Técnico (SNP)


20 min




Servicios

3 originales 20 min


10 min


1 hr.


5 min



Orden de Servicio

Original y 3 copias

5 min


5 min


10 min



5 min


variable



Original 10 min


Solicitante



Original y copia

30 min



10 min



20 min



10 min



10 min



10 min



10 min

Técnico (SNP)


10 min



10 min






FORMATO CP1

Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Publica


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Con Publicación de Convocatoria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Servicios por Adjudicación Directa Con Publicación de Convocatoria de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado



ALCANCE








CONTRATACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min


> 30 UIT y < 60 UIT




10 min

Técnico (SNP)


5 min


10 min



10 min


6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y hace aprobar mediante R.A.

1 día



Plazo Max.

10 días


Plazo max.

3 días 10 Evalúa las propuestas



1 hr.variable



20 min


14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de contratación para elaboración del contrato.

20 min



10 min

Técnico (SNP)


20 min




Servicios

3 originales 20 min


10 min


1 hr.


5 min



Orden de Servicio

Original y 3 copias

5 min


5 min


10 min

24 Incorpora la Orden de Servicio en el expediente hasta que la Dependencia usuaria emita

5 min


informe de conformidad del servicio


variable



Original 10 min


Solicitante



Original y copia

30 min



10 min



20 min



10 min



10 min



10 min



10 min

Técnico (SNP)


10 min



10 min


Nota . - El Valor Referencial para las Lic i tac iones Públ icas, Concursos Públ ico y Adjudicación Directa se sujeta a lo d ispuesto por las Leyes Anuales del Presupuesto del Sector Públ ico.



FORMATO CP1

Contratación de Obras y Consultoria de Obras por Adjudicación Directa Selectiva


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Consultoria de Obras por Adjudicación Directa Selectiva, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Locación de Servicios (Servicios No Personales) por Adjudicación Directa Selectiva cuando se trate de Consultoría de Obras de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado



ALCANCE








CONTRATACION DE CONSULTORIA DE OBRAS POR ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min


> = 34 UIT y <=199 UIT




10 min

Técnico (SNP)


5 min


10 min



10 min


6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y hace aprobar mediante R.A.

1 día

7 Convoca al proceso por invitación como mínimo a tres (03) proveedores de servicios de acuerdo a las bases (Términos de Referencia).


9 Absuelve Consultas y observaciones

Plazo Max.

10 días


10 Recibe las propuestas de servicios



13 Adjudicar la Buena Pro en privado.

3 hrs. variable


20 min


15 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de la contratación para elaboración del contrato

20 min



10 min

Técnico (SNP)


20 min




Servicios

3 originales 20 min


10 min


1 hr.


5 min



Orden de Servicio

Original y 3 copias

5 min


5 min



10 min


5 min


Según loestablec.



Original variable


28 Recibe el Informe del Contratista y la factura, una vez culminada la obra.

10 min


29 Remite el Informe al Comité de recepción y Conformidad

10 min


10 min




variable



Original y copia

30 min


variable


Acta de Recepción

Final

Original y copia

20 min


10 min



10 min


38 Dispone se remita Acta de Recepción Fina,l junto a la factura a la Unidad de Logística

20 min



10 min



10 min




5 min

42 Deriva copia del Acta al Area de Control Patrimonial

5 min


43 Remite al Técnico responsable y Area de Control Patrimonial

10 min

Técnico (SNP)


10 min



10 min





FORMATO CP1

Contratación de Obras y Consultoria de Obras por Adjudicación Directa Pública


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Consultoria de Obras por Adjudicación Directa Pública, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la Contratación de Locación de Servicios (Servicios No Personales) por Adjudicación Directa Pública cuando se trate de Consultoría de Obras de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado



ALCANCE








CONTRATACION DE CONSULTORIA DE OBRAS POR ADJUDICACION DIRECTA PUBLICA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 5 min


> 199 UIT y < 340 UIT




10 min

Técnico (SNP)


5 min


10 min



10 min


6 Elabora los términos de referencia o lineamiento que constituyen las Bases y hace aprobarlas mediante R.A.

1 día



Plazo Max.

10 días


Plazo max.

3 días 10 Evalúa las propuestas



12 Adjudicar la Buena Pro en acto público

3 hr. variable


20 min


14 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de contratación para elaboración del contrato.

20 min



10 min

Técnico (SNP)


20 min




Servicios

3 originales 20 min


10 min


1 hr.


5 min



Orden de Servicio

Original y 3 copias

5 min


5 min


10 min



5 min


Según loestablec.



Original variable



10 min



10 min


10 min




variable



Original y copia

30 min


variable


Acta de Recepción

Final

Original y copia

20 min


10 min



10 min



20 min



10 min



10 min



5 min


5 min



10 min

304 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización Técnico (SNP)


10 min



10 min





FORMATO

CP1

Adquisición de Bienes por Licitación Pública


Establecer el procedimiento para efectuar la Adquisición de Bienes por Concurso o Licitación Pública, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite Adquisición de Bienes por Concurso o Licitación Pública, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado


1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios 3.- Resolución Gerencial de designación del Comité Especial

ALCANCE








ADQUISICION DE BIENES LICITACION PUBLICA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 10 min

2 “Si el monto de la adquisición es >= a 134 UIT


preparación del expediente de Compra, remitiendo el Formato

“Requerimiento de Bienes y Servicios”.

10 min

Técnico (SNP)


5 min

4 Prepara información adicional necesaria para la formulación de las bases

1 hr. variable


10 min


6 Recibe el Expediente de Compra y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial

10 min

Presidente del Comité Especial Designado

7 Recibe el Expediente de Compra y presenta al Comité

10 min

Comité Especial Designado

8 Verifica que los datos y los visados sobre el Formato sean los correctos

10 min

9 Elabora los Términos de referencia o Lineamientos que constituyen las Bases y hace aprobarlas mediante R.A.

2 días

10 Elabora Proyecto de Resolución

20 min.

11 Remite la propuesta de Bases a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min



10 min


13 Recepciona el Proyecto de Resolución junto a la propuesta de bases

20 min

14 Revisa y Visa las bases

5 min

15 Visa la Resolución

10 min

16 Remite la Resolución junto a las bases a Secretaría General y RR.PP.

10 min


17 Recepciona el Proyecto de Resolución junto con las bases

5 min

18 Firma la Resolución de Aprobación

10 min

Secretaria de Alcaldía 19 Recepciona Resolución junto con las bases y coloca en despacho de Alcaldía

1 día

Alcalde 20 Firma la Resolución de Aprobación

10 min

Secretaria de Alcaldía 21 Recibe Resolución aprobada y remite a Secretaría General

10 min


22 Remite la resolución de aprobación y las bases adjuntas al Comité Especial

10 min


23 Recibe la resolución de aprobación y las bases adjuntas y presenta al Comité

5 min


24 Dispone la Convocatoria y publicación de la convocatoria en el SEACE.

20 min

Técnico (SNP)

25 Publica la convocatoria en el SEACE de CONSUCODE.

10 min


26 Dispone la venta de bases a través de la Unidad de Logística

Máx. 5 días

27 Responde a observaciones a las bases de acuerdo a normatividad

Máx. 5 días

28 Recepcionan los sobres con las propuestas, el día señalado en las bases y en presencia de los postores

variable

29 Efectúan apertura de sobres técnicos, el día señalado en las bases y en presencia de los postores, levantando Acta de Presentación de Propuestas y firman todos los integrantes del Comité Especial

variable

30 Continúan con la Apertura de sobres económicos, el día señalado en las bases y en

10 min


sesión privada, elaborando el Formato “Cuadro Comparativo de Cotizaciones”, de acuerdo a la normatividad vigente

31 Se llena el Acta de Adjudicación en el Libro correspondiente y firman todos los integrantes del Comité Especial

Max. 5 días

consent.

Técnico (SNP)

32 Publica la Adjudicación de la Buena Pro en el SEACE de CONSUCODE.

20 min


33 Mediante copia del Acta de Adjudicación, comunica los resultados y devuelve expediente de compra con todo lo actuado, al Jefe de la Unidad de Logística

10 min


34 Recepciona copia del Acta de Adjudicación y expediente, coloca en despacho de Jefe de Unidad

10 min



20 min



10 min

Técnico (SNP)


20 min

38 Dispone al técnico de Adquisiciones emita la Orden de Compra

5 min

Técnico Giradora de OC y OS (SNP)

39 Prepara la Orden de Compra

Orden de Compra

Original y copia

10 min

40 Hacer firmar al Jefe de la Unidad de logística

5 min

41 Hace Visar al Gerente de Administración General

10 min

42 Entrega al Técnico Responsable la Orden de Compra para que efectúe la acción de adquisición

5 min

Proveedor 43 Recibe la Orden de Compra y entrega el bien

5 min

Técnico Administrativo II 44 Coordina con Proveedor para entrega del bien al usuario solicitante.

10 min






FORMATO

CP1

Contratación de Servicios por Concurso Público


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Servicios por Concurso o Licitación Pública, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite la Adquisición de Bienes por Concurso o Licitación Pública, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado


1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios 3.- Resolución Gerencial de designación del Comité Especial

ALCANCE








CONTRATACION DE SERVICIOS POR CONCURSO PUBLICO


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Técnico Administrativo I 1 Recibe el Formato

“Requerimiento de Bienes y Servicios”.


Servicios

Original 10 min

2 “Si el monto del servicio es > = a 60 UIT


preparación del expediente de Contratación, remitiendo el Formato “Requerimiento de

Bienes y Servicios”.

10 min

Técnico (SNP)


5 min


1 hr. variable


10 min


6 Recibe el Expediente de Contratación y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial

10 min


7 Recibe el Expediente de Contratación y presenta al Comité

10 min



10 min

9 Elabora los Términos de referencia o Lineamientos que constituyen las Bases y hace aprobarlas mediante R.A.

2 días


20 min.

11 Remite la propuesta de Bases y Proyecto de Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min




10 min


20 min


5 min


10 min



10 min


5 min


10 min


1 día


10 min



10 min


22 Recibe la resolución de aprobación y las bases adjuntas y presenta al Comité

10 min


23 Dispone la Convocatoria y publicación de la Convocatoria en el SEACE de CONSUCODE

5 min

Técnico (SNP)

24 Publica la convocatoria en el SEACE de CONSUCODE

20 min



10 min


Máx. 5 días


Máx. 5 días

28 Efectúan Apertura de sobres técnicos, el día señalado en las bases y en presencia de los postores, levantando Acta de Presentación de Propuestas y firman todos los integrantes del Comité Especial

variable


29 Continúan con la Apertura de sobres económicos, el día señalado en las bases y en sesión privada, elaborando el Formato “Cuadro Comparativo de Cotizaciones”, de acuerdo a la normatividad vigente

variable


10 min

31 Publica la Adjudicación de la Buena Pro en el SEACE de CONSUCODE.

Max. 5 días

consent.

32 Mediante copia del Acta de Adjudicación, comunica los resultados y devuelve expediente de servicio con todo lo actuado, al Jefe de la Unidad de Logística

10 min



10 min


34 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de contrataciones, para la formulación del contrato respectivo

10 min

Técnico (SNP)

35 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: • Alcalde, quien suscribe el

contrato • Jefe de Unidad de Logística • Solicitante del Servicio


Servicios

3 originales 20 min


10 min


20 min

Técnico (SNP)


5 min

Técnico Giradora de OC y OS

(SNP)

39 Prepara el Formato “Orden de Servicio”.

Orden de Servicio

Original y copia

10 min

40 Hace firmar el Formato al Jefe de la Unidad de Logística

5 min


41 Obtiene el visado en el Formato, del Gerente de Administración General.

20 min


5 min


variable



Original 10 min


Solicitante

45 Una vez culminada el servicio, emite un Informe de Conformidad, adjuntando el Informe y la factura del Contratista, dirigido a la G. de Administración General


Original y copia

30 min



10 min



20 min


48 Remite el Informe de Conformidad, el Informe y la Factura del Contratista adjuntos a la Unidad de Logística

10 min



10 min


50 Deriva los informes adjuntos y la Factura

10 min



10 min

Técnico (SNP)

52 Recibe el Informe de Conformidad, con el Informe y la Factura del Contratista y lo incorpora al expediente

10 min



10 min






FORMATO CP1

Contratación de Obras por Licitación Pública


Establecer el procedimiento para efectuar la Contratación de Obras por Concurso o Licitación Pública, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.






RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite la Contratación de Obras por Concurso o Licitación Pública, de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado


1.- Vigencia del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado 2.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios 3.- Aprobación de Expedientes Técnicos 4.- Resolución Gerencial de designación del Comité Especial

ALCANCE








CONTRATACION DE OBRAS POR LICITACION PUBLICA


documento Cantidad

de Copias Tiempo



Servicios

Original 10 min

2 “Si el monto de la contratación de la obra es

>= a 340 UIT


preparación del expediente de Contratación, remitiendo el Formato “Requerimiento de

Bienes y Servicios”.

10 min

Técnico (SNP)


5 min


1 hr. variable


10 min


6 Recibe el Expediente de Contratación y con conocimiento del Jefe de Unidad entrega al Presidente del Comité Especial

10 min


7 Recibe el Expediente de Contratación y presenta al Comité

10 min



10 min

9 Elabora las Bases del proceso

1 dia


20 min.

11 Remite la propuesta de Bases y Proyecto de Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

10 min



10 min



20 min


5 min


10 min



10 min


5 min


10 min


1 día


10 min



10 min


22 Recibe la Resolución de aprobación y las bases adjuntas y presenta al Comité

10 min


23 Dispone la Convocatoria y publicación de la Convocatoria en el SEACE de CONSUCODE

5 min

Técnico (SNP)

24 Publica la convocatoria en el SEACE de CONSUCODE

20 min



10 min


Máx. 5 días


Máx. 5 días

28 Efectúan Apertura de sobres técnicos, el día señalado en las bases y en presencia de los postores, levantando Acta de Presentación de Propuestas y firman todos los integrantes del Comité Especial

variable

29 Continuan con la Apertura de sobres económicos, el día señalado en las bases y en sesión privada, elaborando el Formato “Cuadro Comparativo de Cotizaciones”, de acuerdo a la normatividad vigente

variable



10 min

Técnico (SNP)

31 Publica la Adjudicación de la Buena Pro en el SEACE de CONSUCODE

Max. 5 días

consent.

32 Mediante copia del Acta de Adjudicación, comunica los resultados y devuelve expediente de compra con todo lo actuado, al Jefe de la Unidad de Logística

10 min



10 min


34 Deriva el expediente de adjudicación, al Técnico Responsable de contrataciones, para la contratación correspondiente

10 min

Técnico (SNP)

35 Elabora el Contrato de Locación de Servicios y hace visar: • Alcalde, quien suscribe el

contrato • Jefe de Unidad de Logística • Solicitante del Servicio

Contrato de ejecución de

obra y/o consultoría

3 originales 20 min


10 min


20 min

38 Recibe el expediente y la copia del contrato.

5 min

39 Dispone al Técnico en adquisiciones emita la Orden de Servicio

10 min

Técnico Giradora de OC y OS

(SNP)

40 Prepara el Formato “Orden de Servicio”.

Orden de Servicio

Original y copia

10 min

41 Hace firmar el Formato al Jefe de la Unidad de Logística

5 min

42 Obtiene el visado en el Formato, del Gerente de Administración General.

10 min

Técnico (SNP)


5 min


Según loestablec.




Original variable



10 min



10 min


10 min



50 Inspecciona la obra variable 51 Levantan Acta de Recepción

Preliminar señalando las observaciones si existieran y dando un plazo para su levantamiento.


Original y copia

30 min


variable


Acta de Recepción

Final

Original y copia

20 min


10 min



10 min



20 min



10 min



10 min



5 min


5 min



10 min

Técnico (SNP)


10 min



10 min


Nota . - El Valor Referencial para las Lic i tac iones Públ icas, Concursos Públ ico y Adjudicación Directa se sujeta a lo d ispuesto por las Leyes Anuales del Presupuesto del Sector públ ico.

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización

319


FORMATO

CP1

Distribución de Bienes


Establecer el procedimiento para efectuar la distribución de bienes, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.


Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 300.02 Unidad de Almacén.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite distribuir los bienes adquiridos por la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Ejecución del Procedimiento de Requerimiento de Bienes y Servicios 2.- Ejecución del Procedimiento Adquisición de Bienes por Adjudicación de Menor Cuantía 3.- Ejecución del Procedimiento Adquisición de Bienes por Adjudicación Directa Selectiva o Pública 4.- Ejecución del Procedimiento Adquisición de Bienes por Licitación Pública

ALCANCE Unidad de Logística, Dependencia Usuaria.


320






DISTRIBUCION DE BIENES


documento Cantidad

de Copias Tiempo

Técnico Administrativo II 1 Coordina con Proveedor para entrega del bien al usuario solicitante

10 min

Proveedor 2 Entrega al usuario el bien 15 min variable

Usuario 3 Recepciona bien y firma la conformidad del bien en la Orden de Compra

10 min

Técnico Administrativo II 4 Emite PECOSA y regulariza firma con usuario

PECOSA Original y copia

10 min



321

C

PECOSA.

O

PECOSA.

DISTRIBUCIÓN DE BIENESProcedimiento:

Técnico Administrativo II Proveedor Usuario

Inicio

Coordina con Proveedor para

entrega del bien al usuario solicitante

Fin

Entrega al usuario el bien

Recepciona bien y firma la conformidad del bien en la Orden

de Compra

Emite PECOSA y regulariza firma con

usuario


322


FORMATO CP1

Registro y Control de Combustible de Unidades Móviles y por Dependencia Solicitante


Establecer el procedimiento para efectuar el registro y control de combustible de unidades móviles y por dependencia solicitante, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.



RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento consolida todas las notas de pedido de combustible de las unidades móviles de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Nota de pedido de combustible

ALCANCE Unidad de Logística


323






REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE DE UNIDADES MOVILES Y POR DEPENDENCIA SOLICITANTE


documento Cantidad de copias

Tiempo

Dependencia Sol ic i tante

1 Sol ic i ta se le emita una Nota de Pedido de Combust ib le

Responsable del Area de Servic ios

Generales

2 Llena la Nota de Pedido de Combust ib le, f i rman el Sol ic i tante y el Técnico Responsbale

Nota de Pedido

Combust ib le

Or ig inal y 02 copias

30 min.

3

Entrega copia de Nota de pedido Combust ib le

Nota de Pedido

Combust ib le

copia 3 min


4 Recibe copia de Nota de pedido Combust ib le

Técnico Administrat ivo I

5 Recepciona, registra y entrega documentación a Responsable de Area

Parte Diar io de Ventas del G.M. Nota de Pedidos

Or ig inal


Generales

6 Registra en Hoja Excel e l consumo de combust ib le d iar io de las Unidades Móvi les por Dependencia tanto de Funcionamiento como de Invers iones

Cuadro de Consumo de Combust ib le

por Maq. Gastos

Corr ientes e Inversion.


7 Elabora Informe Quincenal de Combust ib le, elaborando los Cuadros de Gastos de combust ib le, adjuntando los Cuadros de Consumos de Unidades móvi les de Gastos Corr ientes e Inversiones

Informe Quincenal de Combust ib le

adjunta Cuadro de Gastos y

Consumo de Combust ib le Corr ientes e Inversiones


Jefe de Unidad de Logíst ica

Evalúa Informe

“Si es correcto” Ordena distr ibución

“Si no es correcto”

Devuelve al Responsable para su corrección


324


Distr ibuye Informe Quincenal de Combust ib le1. Copia: G.A. General 2. Copia: Logíst ica 3. Copia: R. Contabi l idad4. Copia a R. de

Tesorería 5. Copia: Almacén 6. Copia Archivo

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


325


326


FORMATO

CP1

Registro y Control de Pagos de Servicios de Agua, Luz, Teléfono y Otros


Establecer el procedimiento para efectuar el registro y control de pagos de servicios de agua, luz, teléfono y otros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.



RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite llevar el control de pagos de servicios de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Recibo de Agua 2.- Recibo de luz 3.- Recibo de Telefonía



327






REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE SERVICIOS DE AGUA, LUZ, TELEFONO Y OTROS



Tiempo


1 Recepciona, registra y entrega al Responsable de Servic ios Generales los recibos de servic ios de agua, luz y te léfono.

Recibos de Agua

Recibos de luz

Recibos de Teléfono

Or ig inal

5 min.

Responsable de Area de Servic ios

Generales

2 Inspecciona in s i tu las lecturas de los medidores de las of ic inas y áreas verdes de la Municipal idad en el caso de agua y luz

"Si no es correcto"

Devuelve el rec ibo y Coordina con la Empresa

de servic ios

"En el caso de los Recibos de Agua de

Areas Verdes lo hace un Encargado de Areas

Verdes"

1 hora

3 días

3 Elabora en Hoja Excel e l Cuadro de Consumo Mensual por servic io y e l Informe Mensual por servic io.

Informe de Consumo de Teléfonos Adjunta: Cuadro de Consumo de Mensual Teléfono Informe de Consumo de Luz Adjunta: Cuadro de Consumo de Mensual de Luz Informe de Consumo de Agua Adjunta: Cuadro de Consumo de Mensual de Agua




1 hora

1 hora

3 horas


328

Jefe de Unidad de Logíst ica

4 Evalúa Informe de Consumo Mensual de los Servic ios

“Si es correcto” Ordena distr ibución

“Si no es correcto”

Devuelve al Responsable para su corrección

20 min


5 Distr ibuye Informe Consumo Mensual de los Servic ios Copia: G.A.G. Copia: R. Contabi l idad Copia Archivo

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


329

3 2

(3)

(3) o

Informe

(3) o

CCA

(3) o

CCL

(3) o

CCT

Unidad de Logística – Area de Servicios Generales

REGISTRO Y CONTROL DE PAGOS DE SERVICIOS DE MPIProcedimiento

Técnico Administrativo I Responsable del Area de Servicios Jefe de la Unidad de Logística

Inicio

o

Recibo teléfono

o

Recibo de luz

o

Recibo de agua

Recepciona, registra y entrega los recibos de

agua, luz, teleéfono EstaConforme?

Coordina con la empresa de

servicios

No

Inspecciona in situ lectura de los

medidores de agua y luz de la MPI

Elabora en Hoja Excel el Cuadro de

Consumo mensual por servicio

Si

Elabora Informe Mensual de Consumo

de los servicios y adjunta cuadros

o

Informe

EstaConforme?

Devuelve al Técnico responsable para su

corrección

No

o

Informe

Evalúa Informe de Consumo Mensual de

los servicios

o

Informe

Ordena distribución del informe

Si

1

1

1 o

Informe

Distribuye Informe Mensual de Consumo

de Servicios

Archivo

GAG

UC

Fin


330


FORMATO

CP1

Limpieza de Palacio Municipal


Establecer el procedimiento para efectuar la limpieza para Palacio Municipal



RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite la dotación de material y suministros para realizar la limpieza de Palacio de la Municipalidad Provincial de Ilo.


1.- Ejecución de Procedimiento de Adquisicisión de Materiales de limpieza

ALCANCE



331






LIMPIEZA DE PALACIO MUNICIPAL

Responsable N° Actividad Formato o documento

Cantidad de copias

Tiempo

Responsable de

Servic ios Generales

Ejecución del Procedimiento "Adquis ic ión de Bienes de Menor Cuantía"

2-3 días

Recepciona e ingresa mater iales y suministros de l impieza a Depósito en Palacio Munic ipal

20 min

Auxi l iar de Servic ios Distr ibuye mater ia les y suministros de l impieza de acuerdo a necesidad y registra en cuaderno de control

10 min

Personal de Limpieza

Rececpiona mater iales y suministros de l impieza

5 min

Real iza la l impieza en el Palacio Munic ipal

var .

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


332


333


FORMATO

CP1

Atención de Solicitudes de Mantenimiento Correctivo de Instalaciones


Establecer el procedimiento para efectuar la atención de solicitudes de Mantenimiento Correctivo de Instalaciones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas.



RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite la atención de solicitudes de mantenimiento correctivo en las diferentes dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.




334






ATENCION DE SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INSTALACIONES



Tiempo


01 Sol ic i ta servic io de mantenimiento

5 min


Generales

02 Toma conocimiento del serv ic io de mantenimiento y comunica al Auxi l iar de Servic ios

5 min

Auxi l iar de Servic ios

03 Poster iormente ver i f ica in s i tu estado de la insta lac ión y posible requerimiento de mater iales y/o accesor ios "De ser un mantenimiento

correct ivo de poca magnitud"

20 min

04 Real iza trabajos de Gasfi ter ia, instalac iones eléctr icas, carpinter ía u otros según sea el caso

Var iable

1- 3 hrs

05 Poster iormente informa verbalmente la culminación del t rabajo

10 min


Generales

06 Ver i f ica in s i tu culminación del mantenimiento

15 min


07

"De tratarse de un mantenimiento correct ivo

de mayor magni tud"

Elabora un Informe de t rabajos a real izar y requerimientos de mater iales y/o accesor ios Copia: Serv. Generales Copia: Archivo.

Informe de Trabajos de Mantenimiento Correct ivo


1 día


Generales

08 Toma conocimiento del informe y der iva a Jefe de Logíst ica

5 min

Secretar ia de Logist ica

09 Decepciona informe y coloca en despacho de la

Jefatura

3 min


335

Jefe de Logíst ica 10 Evalúa Informe

"Si aprueba" Deriva documento con

proveído para su atención

"De lo contrario" Devuelve a la Dependencia

correspondiente"

10 min

Secretar ia de Logíst ica

11 Remite documento al Área de Servic ios generales

5 min


Generales

12 Der iva Documento al Auxi l iar de Servic ios para su ejecución

"De ser e l caso"

5 min

13 Gestiona el Requer imiento de Mater iales y/o accesor ios Ejecución del Procedimiento de compra de mater ia les por Caja de Chica

1 día

14 "De ser mayor la compra"Ejecuta Procedimiento de Adquis ic ión de Bienes de Menor Cuantía

3 días


15 Rececpiona Mater iales /o accesor ios

10 min

16 Real iza trabajos de mantenimiento correct ivo según sea el caso

1- 7 días

o más según sea el caso


Generales

17 “Posteriormente “ Informa verbalmente la culminación del t rabajo

10 min

18

Ver i f ica in s i tu culminación del mantenimiento

1 hora var.

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


336

manual de procedimientos gerencia de · pdf file9 300.01 criterio de economía en la...

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