manual de procedimientos mml-gmm-mapro01

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MML-GMM-MAPRO01

Versión – 01

GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA Fecha de vigencia: 20/03/2017

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Código: Versión: 01

Fecha de Vigencia: 20/03/2017

Tipo: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Título: GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA

1. INTRODUCCION

El presente Manual de Procedimientos (MAPRO) contiene en forma ordenada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y guarda coherencia con la normatividad que regula el funcionamiento de la Municipalidad.

El MAPRO, identifica los puestos de trabajo y áreas que intervienen en cada

procedimiento, precisando sus responsabilidades y participación. Asimismo incluye modelos de los formatos utilizados en cada procedimiento

El MAPRO está elaborado conforme a lo dispuesto en la Directiva N° 002-77-

INAP/DNR — Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de (a administración pública, aprobada por Resolución Jefatural N° 059-77- INAP/DNR y los lineamientos de la Directiva N° 002-2014-MML-GP “Directiva para elaborar, modificar, aprobar y difundir el Manual de Procedimientos de la Municipalidad Metropolitana de Lima” aprobada con la Resolución de Gerencia N° 004-2014-MML- GP.

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2. INDICE

N° Título Pág.

1 INTRODUCCION 2

2 INDICE 3

3 DATOS GENERALES 4

3.1 Objetivo 4

3.2 Alcance 4

3.3 Correspondencia Funcional Operativa de los Procedimientos. 4

3.4 Aprobación y Actualización. 4

4A Tramite Documentario de la Gerencia Municipal Metropolitano. 6

4B Asesoría en Materia Legal, Administración y Procesos Administrativas Disciplinarios.

23

4C Revisión de Documentos relacionados a temas de Control Gubernamental.

32

4D Asesoría en materia de Planificación Financiera y Presupuestaría.

47

4E Programa de Defensa de Víctimas de Accidentes de Tránsito 57

4F Gestión Administrativa. 72

5 GLOSARIO 113

6 ANEXOS 114

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3. DATOS GENERALES

3.1 OBJETIVO:

El Manual de Procedimientos (MAPRO) tiene por objetivo formalizar los

procedimientos relacionados con el cumplimiento de las funciones asignadas.

3.2 ALCANCE:

El ámbito de aplicación del presente MAPRO comprende a la Gerencia Municipal

Metropolitana y al Programa de Víctimas de Accidentes de Tránsito.

3.3 CORRESPONDENCIA FUNCIONAL OPERATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Código

Procedimientos Funciones del ROF Plan de Acción

Denominación Productos Numeral Artículo Tarea Actividad

MML-GMM-PR01

Tramite Documentario de la Gerencia Municipal

Metropolitana

Cargo de entrega de documentos.

1,3,4,5,6,9,10,11,12,13,14,16

15 1 1109

MML-GMM-PR01.1

Digitalización y Archivos de Documentos.

Reporte de Digitalización y Archivos.

Todas las que aplique.

15 1 1109

MML-GMM-PR01.2

Mensajería (Entrega de documentos)

Cargo de entrega de documentos.

Todas las que aplique.

15 1 1109

MML-GMM-PR02

Asesoría en materia Legal, Administrativa y Procesos

Adm. Disciplinarios.

Oficios, Memorandos, Cartas e Informes relacionados a los temas legales y sanciones administrativas.

1,11,12,13

15 1 1108

MML-GMM-PR03

Revisión de Documentos relacionados a temas de Control Gubernamental.

-Cuadro de Seguimiento de Monitoreo a las implementaciones de auditoría. -Reporte de Implementación de Planes de Acción. -Oficios, Memorandos, Reiterativos de envío de documentos solicitados.

16 15 1 1108

MML-GMM-PR04 Asesoría en materia de

Planificación Financiera y Presupuestaría.

Oficio, Memorando, Carta e Informes relacionados a los temas de Planificación y Presupuestos.

2,3,4,5,6,8,10 15 1 1108

MML-GMM-PR05 Defensa de Víctimas de Accidentes de Tránsito

-Ficha de Atención de Casos. -Oficio para tramitar desembolso de la aseguradora. -Oficio para representar al agraviado ante Juzgado.

4 y 5 15 1 1110

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Código

Procedimientos Funciones del ROF Plan de Acción

Denominación Productos Numeral Artículo Tarea Actividad

MML-GMM-PR06 Procedimientos de Gestión

Administrativas.

MML-GMM-PR06.1 Gestión de Personal

MML-GMM-PR06.1.1

Gestión de las Vacaciones. Cuadro de Vacaciones 8 y 9 15 1 1107

MML-GMM-PR06.1.2

Gestión de Permisos y Tardanzas.

-Boletas de Permisos o Tardanzas. -Carta de Amonestación.

8 y 9 15 1 1107

MML-GMM-PR06.1.3

Cese y Renovación de Contratos.

Memorando por Renovación / Cese de Contrato.

8 y 9 15 1 1107

MML-GMM-PR06.2 Requerimiento de Servicios

MML-GMM-PR06.2.1

Contratación de Personal CAS y Practicantes.

TdR del Personal. 9 15 1 1107

MML-GMM-PR06.2.2

Contratación de Servicios / Bienes.

TdR del Servicio o Bien. 9 15 1 1107

MML-GMM-PR06.3 Requerimiento de Gastos. Conformidad de Gastos. 8 15 1 1107

MML-GMM-PR06.4 Indicadores y Metas. Reporte de Indicadores y Metas.

1, 2, 6, 7, 10, 11

15 1 1109

MML-GMM-PR06.5 Presupuesto de la GMM Cuadro de Presupuesto anual de la GMM.

2 15 1 1109

MML-GMM-PR06.6 Gestión y Uso de Caja Chica. Reporte de Rendición de Cuentas.

8 y 10 15 1 1107

MML-GMM-PR06.7 Inventario de Bienes en la GMM

Reporte de Inventarios de Bienes en la GMM

--- --- 1 1107

3.4 APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Resolución de Gerencia Periodo de Estudiado

Sumilla N° Fecha

de 149

Código: MML-GMM-PR-01 Versión: 01


Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA

4. A: TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4. ESTRUCTURA DE PROCEDIMIENTO

4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA

CODIGO: MML-GMM-PR01

4.2 UNIDAD ORGANIZACIONAL:

Gerencia Municipal Metropolitano

4.3 RESPONSABLES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION

4.4 FINALIDAD

Garantizar la correcta y eficiente distribución de Documentos, así como

la reducción de tiempo y actividades.

4.5 DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL

Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General

Directiva N° 002-77- INAP/DNR - Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la administración pública

Resolución Jefatural N° 059-77- INAP/DNR

Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima

Plan Operativo Institucional 2016 – Municipalidad Metropolitana de Lima

Elaborado/Actualizado por: Nancy Fernández Cruzado

Firma: Cargo: Secretaria 2

Fecha: 20/03/2017

Revisado por: Mario Salazar Abregú

Firma: Cargo: Subgerente de Desarrollo Institucional

Fecha: 20/03/2017

Aprobado por: Ada Constantino Fernández

Firma: Cargo: Gerente Municipal Metropolitano

Fecha: 20/03/2017

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Eje programático

Objetivos Estratégicos Acción Estratégica

Generales Específicos

Gobierno y gestión

administrativa eficiente y oportuna

Fortalecer la administración municipal, reordenando el marco normativo, implementando un sistema de gestión por resultados, simplificando procesos y procedimientos, manteniendo el equilibrio de las finanzas municipales y generando ambientes favorables para la inversión privada.

- -

4.7 REQUISITOS

Todos los Documentos que requieran de una distribución eficiente y de un oportuno tratamiento de la información, como resultado de una respuesta requerida.

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Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA

4.8 ACCIONES, FASES Y ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO

4.8.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Tramite Documentario de la Gerencia Municipal Metropolitana

NIVEL 2

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL

RESPONSABLE (CARGO DEL

CLASIFICADOR DE CARGOS /

DENOMINACIÓN DE MOF)

N° DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DURACIÓN

TIPO DE VALOR RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

VA CONTROL SVA S N TIPO DE RIESGO ACTIVIDAD DE

CONTINGENCIA EFECTIVO ESPERA

Gerencia Municipal

Metropolitana

Secretaria 2 1

Recepción en Mesa de Parte GMM. Mesa de Partes de la Municipalidad: DOC. EXTERNA (Congreso, Ministerios del Estado, Poder Judicial, Empresas Privadas, Administrados). DOC. INTERNA (Alcaldía, OCI, Secretaria Gral. del Consejo, Gerencias de Línea, Empresas de la Municipalidad, Gerencia Municipal Metropolitano, Asesores de la GMM)

◊Es un Documento Externo? a. SI: Actividad (2) b. NO: Actividad (11)

2 1 X X

Secretaria 2 2

Recepcionar Documentación. Consultar el GESDOC y colocar check para recepcionarlo. Abrir archivo Excel y registrar datos: N°Doc, Fecha, Asunto, Folios, tipo de doc, origen, motivo.

5 2 X X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Secretaria 2 3

Registrar Proveído y enviar documento. Registrar fecha y numeración y adjuntar al documento.

2 2 X X

Asistente Administrativo 1

4 Entregar a Despacho de GMM. Ordena Documentación según su origen e importancia.

10 5 X X

Gerente Municipal

Metropolitano 5

Revisar y derivar Documentos. Revisa y /o firma documentación y registra en el formato de proveído la derivación del documento.

120 480 X X


6 Devolver a Mesa de Partes de la GMM

10 5 X X

Secretaria 2 7

Registrar la derivación en el Archivo Excel. Registrar salida a través del GESDOC.

◊Derivar Documento dentro de la GMM? 'a. SI: Actividad (8) b. NO: Actividad (13)

6 3 X X

Secretaria 2 8 Entregar a conserje para envíos dentro de la GMM.

2 1 X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Conserje 1 9

Revisar a que Asesoría enviar. Revisar el Proveido del Documento en donde se señala la derivación de la documentación a que Asesor corresponde.

Asesoría en CG: Control Gubernamental? a. SI: Ir al Procedimiento de Control Gubernamental. b. NO: Ir a ¿ES Tema de Asesoría Legal? c. SI: Ir al Procedimiento de Asesoría Legal y Administrativa. d. NO: Ir a ¿Es Tema de Planificación Financiera? e. SI: Ir al Procedimiento de Planificación Financiera y Presupuestaria. f. NO: Ir a los Procedimientos de Gestión Administrativa.

10 5 X X X

Conserje 1 / Mensajero

10

Recepción de cargo de entrega de documentos. La conformidad de la entrega de cargos de documentos está a cargo de la Secretaria 2 a. Continuar en el Procedimiento de Digitalización y Archivo.

3 1 X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Secretaria 2 11

Revisar la Documentación. No se admiten documentos: Que no estén en el sistema GESDOC, Mal foliados, con hojas faltantes, información incompleta, sin sellos y sin firmas. Es Conforme? a. SI: Actividad (2) b. NO: Actividad (12)

15 5 X X

Secretaria 2 12 Devolver. Indicar el motivo de la devolución. Sigue en (A)

5 1 X X

Secretaria 2 13 Registrar la salida del documento en el GESDOC.

2 1 X X

Secretaria 2 14 Entregar a Mensajero Motorizado. 3 1 X X

Mensajero P Procesos de Mensajería entrega de Documentos.

2 1 X X


P Proceso de Digitalización y Archivo de Documentos.

2 1 X X

Minutos 207 519

NOTA: Los tiempos son estimaciones referenciales y los días se consideran un ciclo de 8 horas. Horas 3.5 8.7

Días laborales útiles. 0.4 1.1

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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Digitalización y Archivos de Documentos.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana


1

Recepcionar documentos de Cargo. A fin de mes todos los documentos de cargos acumulados y clasificados por tipo de documento: Oficio, Carta, Memo, Informe, es procesado para su digitalización.

30 15 X X


/ Mensajero 2

Clasificar documentos de Cargo. -Se cuenta con bandejas de proveídos, Cartas, Memos, etc. -El ordenamiento de los cargos es de manera consecutiva a la numeración asignada en el proveído.

60 45 X X

Mensajero 3

Revisar documentos de Cargo. -Del Mensajero Motorizado es la responsabilidad de que el documento se derive a todas las instancias que indica el Proveido. Sin embargo se realiza una verificación de que se cuente con los sellos respectivos.

15 5 X X


4

Digitalizar documentos de Cargo. -Se digitaliza por el orden de la clasificación, luego por la numeración del documento clasificado. -Desengrapar el documento. -Colocar en la Maquina para escanear.

1440 480 X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









5

Validar el registro de digitalización en PC. - Registra la información en la PC donde se configura la carpeta indicando el tipo de documento y el número de orden. -Para una ubicación posterior, se cuenta con el archivo Excel donde se registran los detalles del documento que se pueden ubicar fácilmente en las carpetas digitalizadas. -Estas carpetas están clasificadas en la PC Por años, tipo de documento, por meses de digitalización. -Una vez ubicado el documento se impreso y enviado según el requerimiento de la GMM.

480 960 X X Perdida de

Información

Asegurar que la información este respaldada en un Backout.


/ Mensajero 6

Archivar Documento por año en almacén temporal. - Pasado el año de almacenamiento temporal los documentos físicos son pasados al Archivo (Sótano) en cajas. -La salida de documentos para destrucción por duplicidad de documentos, se realiza mediante memos elaborados por la Administración a Archivos de la Municipalidad quienes validan la documentación para su destrucción.

480 960 X X

Minutos 2505 2465 NOTA: Los tiempos son estimaciones referenciales y los días se consideran un ciclo de 8 horas. Horas 41.8 41.1


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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Mensajería (entrega de documentos).

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Mensajero 1

Recepcionar documentos de Mesa de Partes. Se coordina con la Secretaria de mesa de partes sobre la documentación a repartir durante el día. Importancia y Urgencia. Es importante que se tenga presente sobre la revisión de la documentación requerida para trabajar: SOAT, Rev. Técnica, Licencia de Conducir, Record de papeleta, etc.

30 60 X X

Mensajero 2

Sacar Fotocopias como cargos de entrega. Esto depende del tipo de documento, importancia o lugar de destino. Se realiza consultas con la secretaria o Asesor si fuere necesario.

30 60 X X

Mensajero 3

Planificar Rutas y prioridad de entregas. -Revisar los proveídos y clasificarlos según MUY URGENTE y URGENTE. -El Proveido específica a donde enviar, y si es con conocimiento (con copia) a que entidad, se deberá contar con las copias necesarias para su respectivo sello de cargo.

30 60 X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Es importante considerar el recurso de combustible para poder realizar las rutas sin demoras o contratiempos.

Mensajero 4

Clasificar según las distancias de recorrido. -Las Áreas que están más cercanas van primero en entregar y las más distantes van al último.

30 60 X X

Mensajero 5

Revisar y aprobar plan de entrega. Los receptores de la documentación pueden ser: - Áreas de la Municipalidad. -Empresas de la Municipalidad. -Ciudadanos (Administrados) -Ministerios. -Congresistas.

30 15 X X

Mensajero 6

Ejecutar la entrega. Es Conforme? A. SI: actividad (7) b. NO: actividad (8)

360 240 X X

Mensajero 7

Entregar documentación y recibir cargo de entrega. Revisar que los cargos de entrega tengan la información correspondiente y actualizada.

15 5 X X

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Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Así como los Sellos y firmas correspondientes. Estar atentos que los cargos múltiples tengan la información antes señalada.

Mensajero 8

Coordinar con Secretaria de Mesa de Partes GMM. Si no se ubica al Administrado o no se logra poder dejar la documentación, se coordina con la Secretaria de Mesa de Partes para recibir las indicaciones de otro lugar u otro horario de entrega.

15 20 X X

Que los plazos de entrega

estén pronto a vencer

Mantener un registro de

lugares con alta probabilidad de no entrega de documentos.



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Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9 INSTRUCCIONES

Ninguna.

4.10 DURACIÓN

De 6.7 días a 7.3 días Laborales (El cálculo incluye el procedimiento de Tramite Documentario de la GMM y los sub procedimientos: Digitalización / Archivo y Mensajería.)

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11 DIAGRAMACIÓN

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.12 LISTA DE REGISTROS Y FORMULARIOS

Los registros generados por la aplicación de este procedimiento (copia impresa o en medios electrónicos), son:

Titulo

Formato de Proveídos

Pantalla de visualización del GESDOC.

Formato: Hoja de Cálculo con ingresos detallado de documentos.

Reporte Diario de Cargos de Tramite Internos y Externos de la GMM

4.13 HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

PAGINA CAPITULO/PÁRRAFO/

FIGURA/TABLA/NOTA ACTUALIZACIÓN TEXTO ACTUALIZADO

--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ASESORIA EN MATERIA LEGAL, ADMINISTRATIVA Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS.

4. B: ASESORIA EN MATERIA LEGAL, ADMINISTRATIVA Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS.

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Tipo: PROCEDIMIENTO




REVISIÓN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS A TEMAS LEGALES Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS. CODIGO: MML-GMM-PR-02




4.4 FINALIDAD

Este procedimiento tiene por finalidad garantizar la correcta y eficiente

revisión, evaluación y emisión de Oficios, Memorandos, Cartas e

Informes relacionados a la aasesoría en materia legal, administrativa y

procesos administrativos disciplinarios., así como la reducción de tiempo

y actividades.

Elaborado/Actualizado por: Mario Álvarez Paucar

Firma: Cargo: Asesor

Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017

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Tipo: PROCEDIMIENTO










Eje programático



Gobierno y gestión



- -

4.7 REQUISITOS

Todos los Documentos que requieran un análisis e información relacionada con temas en materia legal, administrativa y procesos administrativos disciplinarios de manera eficiente y un oportuno tratamiento de la información como resultado de una respuesta requerida.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO



4.8.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría en materia legal, administrativa y procesos administrativos disciplinarios.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana Asesor Legal 1

Recepción de documentos. TIPO DE DOCUMENTACION Gerencia Municipal Metropolitano: -Documentos de carácter Legal o Administrativo, Ordenanzas, Acuerdo de Consejo, Decretos de Alcaldía, Resolución de la GMM, Resoluciones de Órgano de Línea, Procesos Administrativos, Procesos administrativos disciplinarios (Ley Servir), Respuestas a pedidos congresales, Respuestas a Pedidos Administrativos del Poder Ejecutivo, Poder Judicial, Ministerio Público, Policía Nacional. -Elaboración de borradores de propuestas normativas: Congreso / MEF. -Encargos Administrativos de la GMM. -Cargo de Recepción de Documentos. -Atención de documentos simples derivados de la GMM y provenientes de Órganos de línea y OPD.

5 15 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Asesor Legal 2

Revisar la documentación. -Revisar si la documentación y la información está completa. -Se da prioridad a la revisión de documentos urgentes.

30 60 X X

Asesor Legal 3

Priorizar según proveído de la GMM. Hay documentaciones que están determinadas por ciertos plazos. Muy Urgente: Tramitar el mismo día. Urgente: El mismo día o al siguiente día.

60 120 X X

Asesor Legal 4 Analizar, Procesar la información / tramitar el documento.

480 1440 X X

Asesor Legal 5

Armar y/o elaborar el expediente o respuesta. Emisión de documentos: -Oficios, Memorando. -Oficios y Memorandos Circulares. -Cartas e Informes.

El Documento es Conforme? A. SI: Actividad (6) b. NO: Actividad (4)

480 1440 X X

Asesor Legal 6

Enviar a Mesa de Partes de la GMM. Envío de Documentos para firma de la GMM, Observaciones o Correcciones. Si esta todo conforme se envía a las instancias correspondientes.

15 20 X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Secretaria 2 P Tramite Documentario de la GMM.

Asesor Legal 7 Realizar el seguimiento de respuesta a documentación tramitada.

30 120 X X

Minutos 1100 3215

NOTA: Los tiempos son estimaciones referenciales y los días se consideran un ciclo de 8 horas. Horas 18.3 53.6

Días 2.3 6.7

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9 INSTRUCCIONES

Ninguna.

4.10 DURACIÓN

2.3 días efectivos a 7 días de espera aprox.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11 DIAGRAMACIÓN

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




Titulo




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: REVISION DE DOCUMENTOS RELACIONADOS A TEMAS DE CONTROL GUBERNAMENTAL.

4. C: REVISIÓN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS A TEMAS DE CONTROL GUBERNAMENTAL.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




REVISIÓN DE DOCUMENTOS RELACIONADOS A TEMAS DE CONTROL GUBERNAMENTAL.

CODIGO: MML-GMM-PR-03




4.4 FINALIDAD

Este procedimiento tiene por finalidad garantizar la correcta y eficiente revisión,

evaluación y emisión de Oficios, Memorandos, Reiterativos de envíos de

documentos solicitados, Cartas e Informes relacionados a los Cuadros de

Seguimiento de Monitoreo a las implementaciones de auditoría y Reporte de

Implementación de Planes de Acción, así como la reducción de tiempo y actividades.

Elaborado /Actualizado por: Eliana Figueroa


Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO







Resolución de Alcaldía n° 165, May2016 – Nombramiento de Asesor de Monitoreo de los Informes de las Recomendaciones de Auditoria.




Eje programático



Gobierno y gestión



- -

4.7 REQUISITOS

Todos los Documentos que requieran un análisis e información relacionada con temas de Control Gubernamental u otros temas que la GMM disponga, a ser tratados de manera eficiente y a un oportuno tratamiento de la información como resultado de una respuesta requerida.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO



4.8.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de documentos relacionados a temas de Control Gubernamental.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Secretaria 3 1

Recepción de Documentos. Los Documentos son registrados en el GESDOC para su seguimiento. TIPOS de Documentos que ingresan: 1- Informes, solicitudes y otros documentos donde la GMM debe disponer acciones. 2- Documentos emitidos por el SNC. 3- Documentos para la toma de decisiones en el FOMPRI, Comité de Cultura y otros grupos de trabajos especiales (Participación en representación de la GMM). 4- Agenda de Decisión de Consejo.

10 5 X X

Asesor 2

Revisar Documento y contenido del Proveido de la GMM para su derivación o archivo. Se aplica el siguiente criterio - Revisar: -Los temas especiales o casos, -Acreditación de Comisión de Auditorías, -Informes y las Recomendaciones de Auditoría, Administrativo. (Control de auditorías en curso). -Planes de Acción a las Recomendaciones,

120 60 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








-Las Solicitudes o Requerimientos de Información, Pedidos, Coordinaciones generadas por las comisiones de auditoría. -Temas indicados expresamente por la GMM., - En lo que respecta a cargos, memos, oficios, cartas, etc, se recepciona y se archiva tanto físico como digitalizado. -Coordinaciones y reuniones de trabajo para la formulación e implementación de los planes de acción.

◊Documento es de Tipo 2? a. SI: ¿Documento es Informe / Recomendación? ◊Documento es Informe / Recomendación? a. SI: actividad (10) b. No: ¿Documento es Plan de Acción? ◊¿Documento es Plan de Acción? a. SI: actividad (20) b. NO: actividad (18) b. NO: ¿Documento es Tipo 1? ◊Documento es de Tipo 1? a. SI: actividad (3) b. NO: actividad (8)

Asesor 3 Asesorar Técnicamente para proseguir con el trámite y la toma

480 960 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








de decisiones por áreas pertinentes.

Asesor 4

Reiterar y/o coordinar el requerimiento de información con las dependencias que aún no envían la información solicitada.

480 960 X X No cumplir

plazos establecidos

Mantener tiempos de holguras.

Asesor 5 Elaborar los documentos a suscribir por la GMM.

480 240 X X

Asesor 6 Seguimiento de las acciones dispuestas.

480 9600 X X

Secretaria 3 7 Enviar documentos a través de Mesa de Partes de la GMM.

60 480 X X

Asesor 8

Facilitar y coordinar con las Comisiones de Auditoría y a las Gerencias implicadas. -Documentos de Acreditación de Comisión de Auditoría. -Seguimiento a los Requerimientos de Auditoría. -Informe de Auditoria.

60 120 X X

Secretaria 3 9

Elaborar Oficios / Memorando dirigidos a las dependencias o gerencias auditadas. Comunicar: 1-Inicio de Auditoría. 2-Auditores Acreditados. 3-Detalle de Información Requerida.

60 180 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








4-Detalles de las Observaciones. 5-Seguimientos y Reiterativos por Plazo Máximo de entregas. Los Asesores indican de qué manera armar el expediente o carpeta.. Esto consiste en sacar copias, impresos que van a ir en documento original, cargo y foliado.

Asesor 10

Revisar y Analizar Documentos: Informe / Recomendaciones. Se analizan los informes de auditorías, se revisan las recomendaciones. Estas antes de ser enviadas a las Gerencias implicadas se analizan las posibilidades de ejecución y coherencia técnica en lo solicitado. Si no fuera así se convoca al ente Auditor para que aclare el propósito de la recomendación o posición del órgano de control con respecto a determinada situación.

480 1920 X X

Asistente Administrativo

11

Registrar información en: Matriz de Inventarios / Matriz de Seguimientos / Matriz de Riesgos. Se maneja 3 tipos de Inventarios: 1-Matriz de Inventarios: Informes de Auditoría. 2- Matriz de Seguimientos por tipo de recomendación. Matriz (Excel) de inventarios de informes. Se registra el detalle de las observaciones y recomendaciones consignados en los informes:

60 120 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








-Documento Excel (cuadro de control) -Informes de Transparencia, Informes TUPA, Memos de Control Interno, Informes de Auditoría Financiera, Informes de Dependencias que no cuentan con libro de reclamaciones, cargos legales y acciones simultáneas. -Aplicativo de Seguimiento.


12

Digitalizar y Archivar Documentación. -Si los archivos que están en Word o Excel hay que editarlos para pasarlos a PDF. -Luego se archiva la documentación (informes).

30 60 X X


13

Registro de inventario y Elaborar cuadro de Seguimiento de Monitoreo. Elaborar Fichas en Excel donde se detalla la Observación y la recomendación. Luego Imprimir para revisión del Asesor MIR Monitoreas los plazos en el cuadro de Seguimiento. Reportes: De manera bimensual o cada vez que solicite la GMM y las gerencias de línea se emite un reporte según: 1-N° de Implementaciones por cada dependencia. 2- N° de Expedientes por Gerencia. 3- N° Recomendaciones en Procesos.

30 60 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








4- N° Recomendaciones Concluidas. 5- N° Recomendaciones Pendientes

Asesor 14

Revisar Documentos. El Documento es Conforme? a. SI: Actividad (15) b. NO: Actividad (13)

15 60 X X

Asesor 15

Derivar a Gerencias Implicadas para su implementación. Asesor indica a Asistente Administrativo el envío a las Gerencias y dependencias responsables de la implementación de las recomendaciones.

240 480 X X


16

Distribuir a las Gerencias implicadas según el Cuadro de Seguimiento de Monitoreo. Seleccionar de la matriz del Excel, lo correspondiente a cada Gerencia, escanear e imprimir, armar expediente físico y armar email para enviar respectivamente.

480 960 X X


17

Enviar documentos a través de Email. Remitir el detalle de las observaciones y recomendaciones de cada auditoría al coordinador designado por su dependencia o gerencia. Los documentos que se envían contienen: -Parte del informe que le corresponde a la Gerencia implicada. -La documentación complementaria.

15 30 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








-El cuadro de Seguimiento de Monitoreo en Excel. -CD según corresponda de documentos escaneados de información.

Asesor 18

Orientar, absolver consulta o asesorar a los coordinadores de las dependencias o gerencias. Orientar en: - La implementación de las Recomendaciones. - La elaboración de la respuesta al OCI. - Remitir el detalle total acumulado de las observaciones y recomendaciones aún no implementadas. -Facilitar información respecto a las observaciones y recomendaciones por implementar, en caso lo requieran. Viene de (A)

480 960 X

Asesor /Asistente

Administrativo 19

Efectuar reiterativos a las dependencias que no han elaborado su Plan de Acción dentro del plazo correspondiente. Monitorear el plazo de entrega del plan de Acción a las recomendaciones, Reporte de implementación al OCI y/o programar reuniones con el OCI.

60 120 X X No Cumplir

Plazos

Mantener los tiempos de

holgura.

Asesor 20 Revisar y Analizar Documentos: Plan de Acción a las recomendaciones.

960 1920 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Se analizan Planes de Acción a las recomendaciones. Se revisan las posibilidades de ejecución y coherencia técnica en lo indicado. Si no fuera así se convoca a la Gerencia y Coordinador que aclaren la viabilidad de la respuesta acorde al propósito de la recomendación y/o en relación al informe de seguimiento del OCI. Conforme, Plan de Acción? a. SI: Actividad (21) b. NO: Actividad (24)


21

SI: Registrar propuesta de plan de acción en la matriz enviada o consensuada. Registrar los documentos y fechas de respuestas de las dependencias y gerencias que remitieron sus reportes de implementación.

480 960 X X


22 Elaborar documento según formato de contraloría.

60 180 X X


23 Imprimir, visar y adjuntar disposiciones y argumentaciones adicionales.

120 180 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Asesor 24

Consensuar propuesta de plan de acción con Gerencia Implicada. Conciliar y analizar el detalle total de las recomendaciones acumuladas aún no implementadas. Sigue en (A)

120 240 X X


Días 12.2 43.4

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9 INSTRUCCIONES

Ninguna.

4.10 DURACIÓN

Entre 12 días efectivos y/o 43 días de espera.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11 DIAGRAMACIÓN

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




Titulo




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: ASESORIA EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA.

4. D: ASESORIA EN MATERIA DE PLANIFICACION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




ASESORÍA EN MATERIA DE PLANIFICACION FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA.





4.4 FINALIDAD

Este procedimiento tiene por finalidad garantizar la correcta y eficiente

evaluación y emisión de Oficios, Memorandos, Carta e Informes relacionados

a los temas de Planificación Financiera y Presupuestos, así como la reducción

de tiempo y actividades.

Elaborado/Actualizado por: Francisco Cruzado


Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO










Eje programático



Gobierno y gestión



- -

4.7 REQUISITOS

Todos los Documentos que requieran un análisis e información relacionada con temas de Planificación Financiera y Presupuestaria u otros temas que la GMM disponga, a ser tratados de manera eficiente y a un oportuno tratamiento de la información como resultado de una respuesta requerida.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO



4.8.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Asesoría en Materia de Planificación Financiera y Presupuestaría.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana Asesor 1

Recepción de documentos. TIPO DE DOCUMENTACION Gerencia Municipal Metropolitano: - Doc. De PLANIFICACION - Doc. De PRESUPUESTOS: Ampliación o Asignación. - Revisión de Proyectos de Inversión Pública por encargo de la GMM. - Revisión de Estados Financieros de Empresas de la Corporación Municipal. - Doc. Proyectos de Inversión EMAPE. - Doc. Derivados de las Gerencias Municipales. - Solicitudes de Pedidos Congresales, MEF, Administrados (Ciudadanos), etc. - Proyectos de Programas del Gobierno Regional. - Proyectos de Fondos de Promoción y Cultura. - Encargos de la GMM. - Cargo de Recepción de Documentos.

5 15 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Asesor 2

Revisar la documentación. -Revisar si la documentación y la información está completa. -PLANES y PRESUPUESTOS - Si son Cargos de recepción de documentos se archivan como constancia de entrega.

30 60 X X

Asesor 3

Priorizar según proveído de la GMM. Hay documentaciones que están determinadas por ciertos plazos. Muy Urgente: Son Documentos formales en la mayor parte porque tienen plazos de entrega (Consejo Metropolitano, MEF o CEPLAN) Urgente: El mismo día o al siguiente día.

60 120 X X

Asesor 4

Analizar, Procesar la información / tramitar el documento. Para procesar la información o tramitar la documentación se requiere planificar una agenda de reuniones, que involucra traslado a otras dependencias para reunir la información o realizar algún seguimiento necesario para llevar a cabo el trabajo.

480 1440 X X

Asesor 5

Registrar en Base de Datos de Proyectos. Se coordinan con los Técnicos de las Empresas de la Corporación, Gerencia de Finanzas y/o G. de Planificación la información relevante para realizar el

120 240 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








seguimiento o respuesta a la solicitud enviada. - Plantilla de Priorización de Inversiones de Proyectos (PIPs) - Plantilla de Mantenimiento de Infraestructura.

Asesor 6

Realizar seguimiento de Avance de Proyectos de Inversión y Plan de Acción. -Proyectos de Inversión con financiamiento con el Estado. -Proyectos de Inversión con financiamiento propio. -Los Casos de endeudamiento son los que más se demoran. -Seguimiento Permanente: EMAPE -Seguimiento Mensual: SISOL, CERPAR, Beneficencia de Lima.

1440 2400 X X

Asesor 7

Armar y/o elaborar el expediente técnico o respuesta a solicitud. Emisión de documentos tanto físicos como virtuales: -Oficios, Memorando. -Oficios y Memorandos Circulares. -Cartas e Informes. El Documento es Conforme? a. SI: Actividad (8) b. NO: Actividad (4)

120 480 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Asesor 8

Enviar a Mesa de Partes de la GMM. Envío de Documentos para V°B° de la GMM, Observaciones o Correcciones. Si esta todo conforme se envía a las instancias correspondientes.

A. Continuar en el Procedimiento de Trámites Documentario de la GMM.

15 20 X X

Asesor 9 Realizar el seguimiento de respuesta a documentación tramitada.

120 180 X X


Días 4.7 9.9

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9 INSTRUCCIONES

Ninguna.

4.10 DURACIÓN

5 días aproximadamente de manera efectiva y cerca de 10 minutos en espera.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11 DIAGRAMACIÓN

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




Titulo




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: PROGRAMA DE DEFENSA DE VICTIMAS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO.

4. E: PROGRAMA DE DEFENSA DE VICTIMAS DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




PROGRAMA DE DEFENSA DE VICTIMAS DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO CODIGO: MML-GMM-PR-05




4.4 FINALIDAD

Este procedimiento tiene por finalidad defender correcta y eficientemente a las

víctimas de accidentes de tránsito dentro del alcance, además tramitar el

desembolso de la aseguradora y representar al agraviado ante Juzgado.

Elaborado/Actualizado por: Renzo Alonso Calderón Tovar / Ronal Ylatoma Cardozo


Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO





Directiva N° 002-77- INAP/DNR – Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la administración pública


Resolución de Alcaldía N° 117, Ordenanza 1580 – creación del Programa de Defensa de Víctimas de Accidentes de Tránsito.




Eje programático



Gobierno y gestión



- -

4.7 REQUISITOS

Todos los Documentos que requieran un análisis y asesoría legal relacionada con temas de víctimas de accidentes de tránsito dentro del alcance establecido por el programa y que cumpla los requisitos para una ayuda legal, a ser tratados de manera eficiente y a un oportuno tratamiento de la información como resultado de una respuesta requerida.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO



4.8.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Defensa de Víctimas de Accidentes de Tránsito.

NIVEL 2

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Secretaria 1 Recepcionar a víctimas de Accidente de Tránsito.

5 2 X X

Secretaria 2

Entrevista y toma de datos. Se realiza una entrevista con la persona afectada previa a la asesoría. Se consulta si cuenta con algún documento, denuncia policial, papel de juzgado, o algún documento que sirva para abrir un expediente

Es apto para Asesoría? a. si: actividad (4) b. NO: actividad (3)

5 1 X X

Secretaria 3

Accidentado no cumple con los requisitos para abrir caso. La Secretaría con ciertos criterios básicos logra filtrar si se trata de un caso que no es factible llevar, estos criterios son: -Que el accidente haya ocurrido hace 2 años o más. -Que el accidente este fuera de la jurisdicción del programa.

5 2 X X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








-Que la persona no sea víctima sino el agresor. -Que la persona cuente con recursos económicos o tenga ya un abogado.

Secretaria 4 Llenar ficha de Atención de Casos.

15 5 X X

Asistenta Social 5 Evaluar parte de Ficha Social. 30 10 X X

Asesores 6

Entrevista con los Asesores. Los abogados (2) se alternan para cubrir y/o complementar los casos. -Revisan las Fichas y Documentos adjuntos para evaluar el caso y procesarlo. -Se le solicita documentación para iniciar el caso: Denuncia policial, Gestión o Pago de SOAT/CAT u otro seguro, informe o certificados médicos.

Requiere de Asesoría del SOAT/CAT? a. SI: actividad (7) b. NO: actividad (19)

60 480 X X

Asesores 7

Explicar al accidentado los beneficios del SOAT/CAT. Explicar a los accidentados todo lo concerniente al SOAT/CAT (cobertura e indemnización, etc) y también lo concerniente al Proceso Penal.

60 30 X X

Asesores 8 Elaborar Oficio. Explicado todos los términos para iniciar un proceso se solicita al accidentado una

120 30 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








próxima entrevista, en el cual pueda ir tramitando o trayendo la documentación faltante requerida para iniciar el proceso.

Asesores 9 Adjuntar Documentos correspondientes.

20 5 X X

Defensor 10 Revisión y Aprobación. 30 15 X X

Secretaria 11 Registrar en el GESDOC 15 5 X X

Auxiliar Administrativo

12 Asignar número y archivar folio. 30 15 X X


13

Entregar folios a las Aseguradora del SOAT/CAT. El cargo de entrega del documento, se archiva para realizar el seguimiento del caso. La ley establece 10 días hábiles para esperar una respuesta de las aseguradoras. -Las aseguradoras formales son las que cumplen dentro del plazo de ley. - Las otras como las AFOCAP, se demoran en dar respuestas a las solicitudes.

Cheque del SOAT disponible para el recojo? a. SI: Actividad (15) b. NO: actividad (14)

480 180 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









14 Hacer seguimiento, verificar si esta fuera de los 10 días de plazo de Ley.

60 30 X X


15

Comunicarse con el agraviado para indicarle que se dirija a la aseguradora a reclamar su cheque.

60 30 X X

Asesores 16

Continuar el procedimiento en instancias dirimentes. Las discrepancias suelen darse a nivel de discapacidad o por días de descanso, al final se traduce en costos de la indemnización. La 1° apelación es el Instituto Nacional de Rehabilitación (INR), ellos emiten un dictamen.

Aseguradora discrepa con dictamen del INR? a. SI: actividad (17) b. NO: actividad (13)

480 180 X X

Asesores 17

Someter / Continuar el caso en proceso de arbitraje. -La Aseguradora después de 3 días de Ley, puede apelar a un arbitraje ante SUSALUD. -Se recomienda la conciliación por el tiempo que demora un proceso arbitral en

480 180 X X Dilatar el proceso

en el tiempo. Conciliación

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








llegar a una conclusión favorable para la víctima. -Para los casos de discrepancias, la demora puede ser 6 meses; en el INR más 1 año de arbitraje aproximadamente.

Arbitraje favorable a víctima? a. SI: actividad (13) b. No : actividad (18)

Asesores 18 Aceptar la decisión arbitral. 60 30 X X

Asesores 19

Asesoría Penal La asesoría penal suele darse por los siguientes motivos: -Cuando los accidentes de tránsito pueden caracterizarse en: Lesiones y/o Muerte.

5 2 X X

Asesores 20

Solicitar documento de proceso penal. -Todos los casos son comunicados al Defensor del Programa. -Se solicita documentos del proceso, resolución del Juez, para evaluar la situación del caso.

15 5 X X

Asesores 21 Revisar el Caso. 60 30 X X

Asesores 22

Realizar escrito de apersonamiento a la Fiscalía / Juzgado. -Se elabora un documento dirigido al Fiscal / Juez, donde se consigna la designación de los abogados del

30 15 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








programa como representantes del agraviado. -El documento es firmado por los abogados y la parte agraviada. -Se adjunta DNI, se consigna el domicilio procesal (dirección del Programa).

Asesores 23

Esperar notificación de la Fiscalía / Juzgado. Es muy importante en este caso el buen criterio y experiencia del Juez y Fiscal. El fiscal representa los intereses de la víctima ante el Juez (Denuncia / Acusa).

Continuar proceso en Fiscalía?

960 480 X X

Asesores 24

Audiencia de Acuerdo reparatoria. -Es importante ver si ya se dio el Acuerdo por Reparación. Esto es antes que el Fiscal abra una denuncia al procesado. Llama a ambas partes a conciliar y llegar a un acuerdo. -Si no se llega a ningún acuerdo, entonces en 15 días el Fiscal procede con la denuncia penal.

Se llegó a un Acuerdo?

960 480 X X

Asesores 24 Se cumplió con el acuerdo? 60 30 X X

Asesores 25 Coordinar con el agraviado la conformidad.

30 15 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Asesores 26

Abrir proceso penal – Denuncia. -Si llegado a un acuerdo entre ambas partes el agresor no cumple con lo pactado el Fiscal tendrá 15 días para preparar la denuncia penal respectiva. -Un proceso penal promedio desde que se denuncia hasta llegar a sentencia puede durar 4 años en 1 instancia.

7200 2400 X X

Asesores 27

Proceso en Juzgado. -Participar en las audiencias: Audiencia de presentación de cargos, Audiencias de informe oral y Audiencia de lectura de sentencia. - Acompañar a la víctima a rendir su declaración preventiva. -Ofrecer testigos, documentos y demás pruebas para el esclarecimiento de los hechos. - Apelar las resoluciones que desfavorezcan a la víctima.


en el tiempo Conciliación

Asesores 28

Sentencia en Juzgado 1° Instancia. Es favorable a la víctima? A. SI: continuar en conexión (4) b: NO: actividad 29

480 240 X X

Asesores 29

Apelar en 2° instancia. -Se continúa el proceso en 2 instancias. -Se representa a la víctima en la audiencia de "Vista de la Causa"


en el tiempo. Conciliación

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Sentencia 2° instancia es favorable a la víctima? A. SI: continuar en conexión (4) b. NO: actividad (30)

Asesores 30 Explicar la decisión de la Sentencia 2° instancia al agraviado.

60 30 X X X

Asesores 31

Ejecución de Sentencia. -Después del Juicio y la respectiva sentencia, la ejecución de la misma es monitoreada por los Asesores del Programa.

Sentenciado cumple con la reparación civil? A. SI: actividad (25) b. NO: actividad (32)

960 240 X X

Asesores 32

Proceso de Embargo. Si no llegase a concretar se inicia un proceso de embargos de cuentas, inmuebles, vehículos etc. Se continúan con los embargos hasta que se logre la reparación civil a favor de la víctima.

960 240 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









33 Archivar Caso 30 15 X X


Días 34.8 12.9

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9 INSTRUCCIONES

Ninguna.

4.10 DURACIÓN

Aproximadamente 35 días efectivos y se estima 13 días en espera.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11 DIAGRAMACIÓN

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




Titulo

Ficha Única de atención de Casos

Solicitud de Asesoramiento Legal

Ficha Social




--------- ----------------------------- --------------------------------- ----------------------------

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO

Título: GESTION ADMINISTRATIVA DE LA GERENCIA MUNICIPAL METROPOLITANA

4. F: GESTION ADMINISTRATIVA

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




GESTION ADMINISTRATIVA





4.4 FINALIDAD

Este procedimiento tiene por finalidad garantizar la correcta y eficiente revisión,

evaluación y emisión de documentos relacionados a la Gestión Administrativa

de la Gerencia General de la Municipalidad Metropolitana, sirviendo de soporte

a la gestión, así como la reducción de tiempos en las diversas actividades y

recursos que involucran el desarrollo de las mismas.

Elaborado/Actualizado por: Amalia Castillo

Firma: Cargo: Administrador

Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017



Fecha: 20/03/2017

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO





Directiva N° 002-77- INAP/DNR – Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la administración pública


Resolución de Gerencia N°001-2012-MML/GF “Norma para la habilitación, Administración y Control del Fondo Fijo de Caja Chica”




Eje programático



Gobierno y gestión



- -

4.7 REQUISITOS

Todos los Documentos que requieran una gestión de trámite, análisis e información relacionada con temas en gestión de personal, requerimientos de servicio, requerimiento de gastos, indicadores / metas, presupuesto, gestión y uso de caja chica, inventario de bienes, y otra encargatura que la GMM designe. Estas deberán ser tratadas de manera eficiente dándole un tratamiento oportuno de la información, como resultado de una respuesta requerida.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO



4.8.1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa

NIVEL 2

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1

Recepción de documentos. TIPO DE DOCUMENTACION Gerencia Municipal Metropolitano: - Cuadro de Vacaciones. - Justificaciones de Tardanza. - Renovaciones o Ceses de Contrato. - Requerimientos de Servicios: Personal / Bienes. - Requerimiento de Gastos. - Reportes de Indicadores y Metas. - Presupuesto y Notas Modificatorias. - Supervisión de Caja Chica. - Supervisión de Inventarios - Encargos de la GMM.

5 3 X X

Administrador 2 Revisar la documentación. El Documento es referente a un tipo de:

2 5 X X

Administrador 3

Gestión de Personal Qué tipo de trámite es? A. Vacaciones - ir a actividad (4) b. Permiso y tardanza - ir a actividad (5)

2 5 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








c. Renovaciones y Ceses - ir a actividad (6)

Administrador 4 Vacaciones. 2 5 X X

Administrador 5 Permisos y Tardanzas 2 5 X X

Administrador 6 Renovaciones y Ceses

2 5 X X

Administrador 7

Requerimiento de Servicio. Tipo de requerimiento: a. Servicio de Personal - ir a actividad (8) b. Servicios o Bienes - ir a actividad (9)

2 5 X X

Administrador 8 Servicio de Personal

2 5 X X

Administrador 9 Servicios y Bienes

2 5 X X

Administrador 10 Requerimientos de Gasto.

2 5 X X

Administrador 11 Reporte de Indicadores y Metas.

2 5 X X

Administrador 12 Gestión del Presupuesto de la GMM.

2 5 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Administrador 13 Gestión y Uso de Caja Chica.

2 5 X X

Administrador 14 Gestión del Inventario de la GMM

2 5 X X

Administrador 15

Encargos de la Gerencia Municipal Metropolitana. -Elaborar memorando de trámite para la Secretaría General de Consejo. -Oficio de Respuesta o Memorando a las diferentes unidades orgánicas solicitando información. -Organizar reuniones de alto nivel.

2 5 X X


Días 0.1 0.2

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Gestión de Personal / Gestión de las Vacaciones

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1

Tipo de Documento se requerido: a. Elaborar el Cuadro de Vacaciones- ir a actividad 1 b. Ejecutar cuadro de vacaciones- ir a actividad 3 c. Modificar cuadro de vacaciones - ir a actividad 5 -Coordinar con el personal las fechas de Vacaciones y alternativas de reemplazo.

240 480 X X

Administrador 2

Proponer cronograma de Vacaciones. -La Administración propone un cronograma anual de vacaciones a fin de año o comienzo del año, a la GMM.

120 60 X X

Administrador 3 Ejecutar Cuadro de Vacaciones. 120 180 X X

Administrador 4 Gestionar Vacaciones con Oficina de Personal.

480 1440 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Administrador 5

Modificar Cuadro de Vacaciones. El cuadro de Vacaciones puede ser modificado: - Por necesidades de al GMM. - Por cambio de modalidad de contrato (CAS a SP).

120 180 X X

Administrador 6 Coordinar con el Personal. 30 60 X X

Administrador 7

Coordinar con Oficina de Personal. A. Continuar en el procedimiento de Tramite Documentario de la GMM.

30 60 X X

Administrador 8 Actualizar cuadro de Vacaciones aprobado/ modificado

240 480 X X

Minutos 1380 2940 NOTA: Los tiempos son estimaciones referenciales y los días se consideran un ciclo de 8 horas. Horas 23 49

Días 2.9 6.1

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Gestión de Personal / Gestión de Permisos y Tardanzas

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1

Ingresar al SIPEDI. -Después de 1 min. Después de las 8:00 am se considera tardanza. -Elaborar boleta en el SIPEDI e Indicar Justificación de la Tardanza. -Para el caso de Consultas Médicas (citas) se adjuntan los certificados o citas médicas que justifiquen el permiso de

ingreso. ¿Aprobar Boleta? a. SI: ¿más de 6 tardanzas al Mes? a.1 SI: actividad (4) a.2 NO: actividad (3) b. NO: actividad (2)

5 10 X X

Administrador 2 Coordinar con el personal, evaluar permiso o tardanza.

5 10 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Administrador 3

El Personal tiene más de 6 tardanzas en un mes? Confirmación de la Aprobación de Boleta.

5 3 X X

Administrador 4

Enviar Carta de Amonestación por acumulación de faltas. Se advierte al personal con más de 6 tardanzas al mes con una carta de amonestación, con copia a la GMM, este viene a través de Trámite documentario pero el documento le llega directo al personal.

480 260 X X


Días 1.0 0.6

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.4 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Gestión de Personal / Cese y Renovación de Contratos

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1

Monitorear Vencimientos de Contratos. Oficina de Personal da aviso para sobre el vencimiento de contratos del personal de GMM.

30 45 X X Incurrir en un riesgo de incumplimiento

laboral

Contar con algún tipo de señal de alerta de

vencimiento de contratos.

Administrador 2

Consultar sobre renovación de contrato. - Consultar con la GMM. Se Requiere Renovar Contrato? A. SI: actividad (3) b. NO: actividad (4)

30 60 X X

Administrador 3 Coordinar con Oficina de Personal.

30 60 X X

Administrador 4 Comunicar a Oficina de Personal sobre el Cese.

30 60 X X

Minutos 120 225

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Horas 2.0 3.8 NOTA: Los tiempos son estimaciones referenciales y los días se consideran un ciclo de 8 horas. Días 0.3 0.5

4.8.5 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Requerimientos de Servicios / Contratación de Personal CAS y Practicantes.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana Administrador 1

Solicitar de Servicios de Personal. - Contratación de Personal CAS. - Solicitud de Practicantes. - Según Indicaciones de la GMM -Solicitud de requerimiento del Programa de Víctimas de Accidentes de Tránsito.

20 60 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Administrador 2

Elaborar / Adjuntar los TdR del contrato. Los TdR deberán ser previamente aprobados por GMM.

60 120 X X

P Trámite Documentario de la GMM

Administrador 3

Solicitar a la Oficina de Personal el inicio del proceso de contratación.

30 60 X X

Administrador 4 Realizar el requerimiento del personal seleccionado.

20 40 X X

Administrador 5 Sistema SAFIN 30 60 X X


Días 0.3 0.7

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.6 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Requerimientos de Servicios / Contratación de Servicio / Bienes.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1 Coordinar con el Solicitante los TdR.

15 60 X X

Administrador 2

Elaborar TdR según requerimiento solicitado. El TdR es Conforme? A. SI: actividad (3). B. NO: actividad (1)

30 45 X X

Administrador 3 Enviar para Aprobación de GMM. 30 60 X X

Administrador 4

Registrar en el Sistema el Requerimiento de Servicio o Bienes. Ingresar al Sistema SAFIN. Requerimientos: - Servicio de Mensajería. - Servicio de Courier. - Suscripciones al SPIJ. - Suscripciones al Diario el Comercio, Peruano. - Reparación de Fotocopiadoras: Si esta fuera de garantía. - Servicios de Impresiones, Banners y medios publicitarios

15 30 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








-Consultorías.

Personal de Logística

5 Realizar estudio del mercado. Convocan a sus Proveedores.

1440 2400 X X


6 Enviar Cotización. Salir del Sistema SAFIN.

15 30 X X

Administrador 6

Requerimiento de Gastos. Ingresar al Sistema SAFIN Aprobada la Cotización por la GMM, se realiza el Requerimiento de Gasto de acuerdo al presupuesto asignado.


7

Seleccionar / Adjudicar Proveedor. Dependiendo del monto y las características técnicas del servicio o bienes, se Licita y adjudica al proveedor por el servicio requerido, bajo la modalidad de un Comité de selección.

Salir del Sistema SAFIN.

480 960 X X No obtener un

servicio o bien de Calidad

Mantener un historial de proveedores por

el nivel de calidad de servicio o bien

entregado.

Proveedor 8

Ejecutar Servicio o Bienes. Seleccionado el Proveedor, Logística coordina con el administrador para programar la ejecución del servicio.

480 9600 X X

Administrador 9

Evaluar Servicio o Bienes. Es Conforme el Servicio / Bien adquirido? A. SI: actividad (11)

15 60 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








b. NO: actividad (10)

Administrador 10 Coordinar con el proveedor. 15 30 X X

Administrador 11

Aprobar Conformidad de Servicio o Bien. Ingresar al Sistema SAFIN. Cada vez que se concluye un servicio o se recibe un entregable. Logística habilita en el SAFIN una opción para poder darle conformidad u observación del servicio.

Salir del Sistema SAFIN.

15 30 X X


Días 5.3 27.7

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.7 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Requerimientos de Gastos

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1

Solicitar el Requerimiento de Gastos. Ingresar al Sistema SAFIN. -Los requerimientos de gastos se realizan tomando en cuenta el presupuesto del área. -Con la Cotización y Proveedor seleccionado, se solicita el requerimiento de gasto al área de Presupuesto, indicándole que se requiere el monto señalado para realizar el servicio o compra del bien.

Se Cuenta con el Presupuesto? a. SI: actividad (2) b. NO: actividad (3)

20 20 X X

Personal de Presupuestos

2

Aprobar requerimiento de Gastos. Se aprueba el requerimiento dependiendo la disponibilidad o saldo que se obtenga.

15 5 X X

Administrador 3

Imprimir Conformidad. La Conformidad en cualquier instancia del sistema permite realizar la impresión de la aprobación.

15 5 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Cuando no se puede imprimir sale un mensaje " aún pendiente de aprobación por presupuesto".

Administrador 4

Enviar para Aprobación de GMM. A. Continuar en procedimiento de Tramite Documentario de la GMM.

15 60 X X

Administrador 5

Realizar nota Modificatoria. Se realiza una nota modificatoria cuando no se cuenta con el presupuesto según la partida de gastos. - Hay modificaciones que se pueden hacer dentro de la misma GMM. - Hay otras que se realizan habilitando con presupuesto disponible de la GMM a otro centro de Costo.

Transferencia es fuera de la GMM? a. SI: actividad (6) b. NO: actividad (7)

60 120 X X

Administrador 6 Habilitar la transferirá fondos.

30 60 X X

Administrador 7

Impresión de los formatos habilitados por planificación y Finanzas.

15 5 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Administrador 8

Coordinar con las Gerencias de Presupuesto y Planificación que se gestione el Trámite.

60 120 X X

8 Se requiere Gestión de Trámite Presupuestario?


Días 0.5 0.8

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.8 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Reporte de Indicadores y Metas.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador 1

Elaborar reporte de cumplimiento de Indicadores y metas. - Cada 3 meses se envía un reporte sobre el cumplimiento de metas a la Gerencia de Planificación.

20 20 X X

Administrador 2

Verificar que las actividades y las metas se hayan cumplido. - estas metas por actividades están dentro del POI-2016.

Es Conforme? A. SI: actividad (3) b. NO: actividad (4)

20 30 X X

Administrador 3 Enviar para aprobación de la GMM.

15 30 X X

Administrador 4 Elaborar reporte de justificación. 45 60 X X


Días 0.2 0.3

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.9 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Presupuesto de la GMM

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana

Administrador / Asesor PFP

1

Elaborar/ revisar Presupuesto de la GMM. El armado del presupuesto se realiza en conjunto con el Asesor de Presupuesto y Planificación. Las Directivas de modificación o reestructuración de presupuestos se dan por órdenes del MEF o Consejo. Estas son remitidas al Administrador y en copia al Asesor de Presupuesto y Planificación.

480 1440 X X

Administrador 2

Verificar que los principales rubros del presupuesto anual se hayan considerado. 1- Requerimiento de Personal 2- Sueldo del Personal. 3- Requerimiento de Útiles de Oficina. 4- Requerimiento de Servicios. 5- Consumibles - varios Se compara presupuesto contra el de años pasados y si es mayor se tendrá que justificar una ampliación del presupuesto.

Se Requiere Modificar el Presupuesto?

480 240 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








a. SI: actividad (3) b. NO: actividad (8)

Administrador 3

Realizar Nota Modificatoria. Ingresar al Sistema SAFIN. Modificar presupuesto en la misma GMM? A. SI: actividad (4) b. NO: actividad (5)

30 60 X X

Administrador 4

Registrar Justificación en el FORMATO 2 y 3 Si la transferencia se asignación de costos se realiza dentro de la misma GMM, se tramita como una transferencia interna y no se modifica la meta.

15 30 X X

Administrador 5

Registrar Justificación en el FORMATO 2, 3 y 4 Si la transferencia se asignación de costos se realiza fuera de la GMM, se tramita como una transferencia externa y se modifica la meta. Se Justifica y sustenta la modificación. Se utiliza el formato 4 de ser requerido.

15 30 X X

Administrador 6 Coordinar la aprobación de Gerencia de Planeamiento.

480 1440 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Administrador 7 Coordinar la aprobación de Gerencia de Presupuesto.

480 1440 X X

Administrador 8

Enviar para aprobación de la GMM. A. continuar en el procedimiento de Tramite Documentario de la GMM.

15 30 X X

Asesor PFP (Planeamiento Financiero y Presupuestario).


Días 4.2 9.8

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.10 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Gestión y Uso de Caja Chica.

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana


1

Enviar Solicitud, Directiva y copia de aprobación de la asignación mensual. El 1° mes de cada año la Gerencia de Finanzas realiza un depósito de 1500 soles que es retirado a través de un cheque de Gerencia. -Todos los meses se debe realizar este trámite con la Gerencias de Finanzas. -La asignación mensual es de 1500 soles. Resolución N°001-2012-MML/GF Normativa de Habilitación, Administración y Control del Fondo Fijo de Caja Chica.

30 30 X X


2

Acercarse al Banco y retirar el monto asignado. El Asistente administrativo se dirige al banco con el cheque de gerencia y retira el efectivo. Va acompañado de un conserje / mensajero de la GMM.

60 120 X X Seguridad

Mantener el acompañamiento de una persona

de confianza


3 Recepcionar las solicitudes de dinero para gastos del personal de la GMM.

30 45 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








-Los usuarios de este fondo es solamente el personal de la GMM. -Se utiliza el formato de Vale Provisional.


/Conserje 1 4

Registrar y Asignar dinero solicitado.

15 30 X X


5

Recepcionar y registrar comprobantes de pago. La G. Financiera establece requisitos previos para la asignación de gastos de la caja chica: RUC, descripción, dirección y detalle legible del consumo. El tope más. Con boletas es 50 soles. -Llegada la factura, se coloca el sello de pago por caja chica, firma del responsable de caja chica. -En el reverso de la factura se coloca el sello indicando el rubro y número de asignación específica al gasto y la observación correspondiente.

30 60 X X


6

Digitalizar comprobantes de pago. Los Comprobantes Originales se envían a la Gerencia Financiera para su archivo respectivo.

15 30 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









7

Clasificar comprobantes por rubros de gastos. Los rubros que se destinan estos fondos son: -Alimentos y Bebidas de consumo humano. - Papelería en Gral. Útiles y materiales de oficina. -Aseo, limpieza y tocador. -Otros Bienes -Otros Gastos Movilidad Local -Servicio de Impresión, encuadernación y empastado. -Servicios Diversos.

Se Requiere Cierre de Caja Chica? a. SI: actividad (8) b. NO: actividad (3)

15 30 X X


8

Comunicar a los usuarios enviar su rendición de cuentas. El cierre de caja chica son los 23 de cada mes pero se envía el comunicado el 22 para que envíen su estado de rendición de cuentas. Para el proceso de compras por parte de conserjes la rendición de cuentas es inmediata.

5 15 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









9

Elaborar Documento de rendición de cuentas. Llenar varios formatos. Registrar en plantillas asignadas por la G. Finanzas. Verificar que los montos no excedan las proporciones asignadas.

Es Conforme? A. SI: actividad (10) b. NO: ¿Se puede corregir? b.1 SI: actividad (9) b.2 NO: actividad (11)

120 480 X X

Administrador 10

Enviar para aprobación de la GMM. El Doc, es solicitud de apertura de caja chica? A. SI: continuará en el procedimiento de trámite documentario de la GMM. B. NO: actividad (12)

5 15 X X


11 Coordinar con facilitador de finanzas para que autorice el exceso presupuestado.

60 120 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









12 Enviar a G. Finanzas Documentación de Rendición de Cuentas.

60 120 X X


13

Solicitar dinero para completar el monto inicial. La manera de reposición de dinero es en base al monto gastado de tal manera que siempre a principio de mes se tenga 1500 soles. Si se gastaron de los 1500 solo 1000 soles solo se solicitarán la reposición de los 1000 para completar el monto original.

60 480 X X


Días 1.1 3.3

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.8.11 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Gestión Administrativa / Inventario de Bienes de la GMM

NIVEL 3

UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL








Gerencia Municipal

Metropolitana


1

Elaborar reporte de inventario a comienzo de año. A comienzo de año se realiza el inventario de bienes de la GMM.

60 120 X X


2

Identificar los Bienes asignados. Se cuenta con una tabla en Excel donde se encuentra los bienes asignados a cada usuario del a GMM. El bien es Nuevo? A. SI: actividad (3) b. NO: actividad (4)

480 960 X X


3

Asignar y colocar número de inventario. Registrar en el Área de Bienes de la Municipalidad, ellos le asignan un n° de inventario, se clasifica y se asigna el bien a la persona solicitante.

60 120 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









4

Clasificar los bienes. Dar de Baja un Bien? A. SI: actividad (5) b. NO: actividad (8)

30 60 X X

Administrador 5

Solicitar a personal de patrimonio revisar el bien. El personal de patrimonio revisa y valida que el bien esta en condición de ser dado de baja.

15 30 X X

Personal de Patrimonio

6 Elaborar Informe 30 60 X X

Administrador 7

Enviar memorando al área de Bienes Patrimoniales. Con el memorando de confirmación de baja del bien. El personal de Bienes patrimoniales se encarga de retirar el bien de baja y dejar el documento de cargo que el bien ya ha sido dado de baja y fuera de la carpeta patrimonial. Luego el Administrador evaluará si el bien requiere ser repuesto.

a. Continuar en el procedimiento de Tramite Documentario de la GMM.

15 60 X X

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


UNIDAD ORGÁNICA

/UNIDAD FUNCIONAL









8

Actualizar la lista de bienes asignados. Cuando se traslada un bien a otra área, sale con un cargo (memo), validado por la GMM. La Administración ejecuta el traslado en coordinación con la persona a la cual se le ha asignado el bien.

120 60 X X


9

Recabar las firmas de las actas de los bienes asignados a cada usuario.

480 240 X X

Administrador 10 Elaborar el reporte final de Inventarios de Bienes.

480 240 X

Administrador 11 Enviar para aprobación de la GMM.

30 60 X X

P Trámite Documentario de la GMM

Minutos 1800 2010 NOTA: Los tiempos son estimaciones referenciales y los días se consideran un ciclo de 8 horas.

Horas 30 33.5

Días 3.8 4.2

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.9 INSTRUCCIONES

Ninguna.

4.10 DURACIÓN

RESUMEN DE TIEMPO EFECTIVO Y EN ESPERA (ESTIMADO)

Sub-Procedimientos Tiempo Efectivo Tiempo de Espera

Gestión Administrativa. 30 min aprox. 70 min aprox.

Vacaciones 3 días aprox. 6 días aprox.

Permisos y Tardanzas 1 día aprox. 0.5 día aprox.

Cese y Renovación 2 horas aprox. 4 horas aprox.

Req. Servicio de Personal 3 horas aprox. 6 horas aprox.

Req. Servicios / Bienes 5 días aprox. 27 días aprox.

Req. Gastos 4 horas aprox. 6 horas aprox.

Indicadores y Metas 2 horas aprox. 3 horas aprox.

Presupuesto 4 días aprox. 10 días aprox.

Caja Chica 1 día aprox. 3 días aprox.

Inventario 4 días aprox. 4 días aprox.

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


4.11 DIAGRAMACIÓN

de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO


de 149



Tipo: PROCEDIMIENTO




Titulo

Solicitud de Pago – Caja Chica.

Declaración de Rendición del Fondo Caja Chica.

Listado de la Rendición de Gastos Caja Chica.

Resumen de Rendición del Fondo Caja Chica.

Formato de Reporte de Digitalización Mensual.




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de 149





5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

MML: Municipalidad Metropolitana de Lima

ROF: Reglamento de Órdenes y Funciones

MOF: Manual de Organización y Funciones

MAPRO: Manual de Procedimientos

TUSNE: Texto Único de Servicios No Exclusivos

TUPA: Texto Único de Procedimientos Administrativos

TDR: Términos de Referencia

ET: Especificaciones Técnicas

de 149





6. ANEXOS

de 149





manual de procedimientos mml-gmm-mapro01

Documents