manual de proceso - gob · 2017-08-22 · pagos a proveedores de bienes obras y servicios página:...
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Cód, OM-SCIAS-CP-C6.1
Edición: 1
Fecha: 13/12/12 C6.1 PAGOS A PROVEEDORES DE
BIENES OBRAS Y SERVICIOS Página: 1 de 16
INDICE
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. BASE LEGAL
5. PROCESO DE PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS
6. FLUJOS
7. SOLICITUDES
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OBJETIVOS
• Cumplir de una manera ágil y oportuna con los pagos a proveedores en los casos como: Adquisiciones de Bienes, Ejecución de Obras, y prestación de Servicios, de acuerdo a las condiciones estipuladas en los diferentes tipos de documentos y fuente del gasto.
• Asegurar la correcta aplicación y utilización de los recursos a través del establecimiento de controles que refuercen los filtros de integración y revisión de la documentación que sustenta un pago determinado.
• Delimitar responsabilidades de los actores involucrados en el proceso, sin perjuicio de las disposiciones legales y reglamentarias sobre esta materia, las cuales deben cumplir los servidores participantes.
• Cumplir con los estándares de tiempo en la gestión de los documentos, por parte de todas las áreas que intervienen en el proceso de gasto y pago.
ALCANCE El presente documento abarca el proceso de pago desde la preparación y elaboración del Formulario Solicitud de Pago hasta el momento en que se solicita la transferencia al Ministerio de Finanzas para acreditar los valores respectivos en la cuenta bancaria de los proveedores. BASE LEGAL:
Ley Orgánica del sistema nacional de contratación Publica y su Reglamento
Normas de Control Interno de la Superintendencia de Compañías
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
Ley Orgánica de la Contraloria General del estado
Reglamento General de Bienes del Sector Publico
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RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO DE GASTO Y PAGO
ASISTENTE DE AREAS REQUIRENTES/ANALISTA DE RECURSOS HUMANOS
Solicitan certificación Presupuestaria
Prepara el formulario de Solicitud de Gasto y Pago
Adjunta la documentación respectiva a cada uno de los formularios.
Realiza seguimiento del trámite de cada una de las solicitudes de Gasto y Pago.
DIRECTOR O COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS Y OTRAS AREAS
REQUIRENTES
Revisa y firma el formulario de Solicitud de Gasto y Pago
DIRECTOR FINANCIERO
Suscribe certificaciones de existencia presente y futura de fondos, cuando el trámite
amerite.
Autoriza el pago en el formulario “Solicitud y Autorización de Pago”.
JEFE DE CONTROL PREVIO.
Verifica la procedencia, veracidad y legalidad de los documentos que sustentan los
egresos financieros.
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Revisa los contratos, garantías y documentación relacionada con el proceso
contractual.
Suscribe el formulario de Solicitud de Gasto y Pago y remite al autorizador del Gasto.
AUTORIZADOR DEL GASTO
Recepta y revisa el formulario de Solicitud de Gasto y Pago y los documentos
anexos, de acuerdo al valor asignado para su cargo.
Firma el formulario de Solicitud de Gasto y Pago.
(de acuerdo al reglamento vigente de Delegación y Ejecución del Gasto)
Dispone elaboración de solicitud de CUR de Compromiso
AREA DE PRESUPUESTO – (GUAYAQUIL - QUITO)
Recibe memo solicitando Certificación Presupuestaria.
Recibe el formulario de “Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso
Presupuestario” y suscribe CUR de Compromiso.
Envía toda la documentación al Contador Nacional/Regional.
CONTADOR NACIONAL/REGIONAL
Recibe y revisa la documentación sustentatoria
Elabora el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF
Aprueba el CUR de pagos en el sistema eSigef
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Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja
DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO
Revisa la documentación y autoriza el pago
JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA
Revisa la documentación
Procesa el pago a través del eSIGEF
Solicita la transferencia al Ministerio de Finanzas
Imprime copia de la transferencia y la remite a la unidad requirente
SOLICITUDES:
• Solicitud de Gasto y Pago • Solicitud para elaboración CUR de Compromiso
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PROCESOS PAGOS A PROVEEDORES BIENES OBRAS Y SERVICIOS ACTIVIDADES: PAGO A PROVEEDORES SIN ADMINISTRADOR DE CONTRATO
ASISTENTE DEL AREA REQUIRENTE
1. Prepara el formulario de Solicitud de Gasto y Pago 2. Adjunta la documentación completa para iniciar el proceso. 3. Remite al Jefe/Director del Área para su firma. JEFE/DIRECTOR DEL AREA 4. Firma la solicitud de Gasto y Pago 5. Remite la documentación junto con la factura al Jefe de Control Previo. JEFE DE CONTROL PREVIO
6. Revisa la documentación. 7. En caso que la documentación no esté completa o sea contraria a la normativa
vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Asistente de Adquisiciones. ASISTENTE DE ADQUISICIONES
8. Completa y/o rectifica la información. 9. Remite al Jefe de Control Previo JEFE DE CONTROL PREVIO 10. Revisa y firma la Solicitud de Gasto y Pago 11. Remite al Autorizador del Gasto
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AUTORIZADOR DEL GASTO 12. Firma de acuerdo al valor asignado 13. Una vez firmado el formulario de Solicitud de Gasto y Pago llena el formulario
“Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso Presupuestario” y lo remite a Presupuesto. Con todos sus antecedentes que incluyen la Solicitud de Gasto y Pago.
AREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL - QUITO
14. Emite y suscribe el CUR de Compromiso. 15. Remite la documentación al Contador Nacional/Regional CONTADOR NACIONAL/ REGIONAL
16. Recibe y revisa la documentación.
17. Emite y aprueba el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la
documentación al Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago.
DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO
18. Revisa la documentación y autoriza el pago.
19. Devuelve la documentación al Contador Nacional Regional.
CONTADOR NACIONAL/REGIONAL
20. Aprueba el CUR de devengado en el sistema eSigef.
19 Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja. JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA
20. Procesa el pago. 21. Imprime copia de la transferencia.
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22. Remite al Área de Adquisiciones AREA REQUIRENTE 23. Recibe e informa al Proveedor que ya se realizó el pago.
Fin del Proceso
PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRADOR DE CONTRATO: https://www.supercias.gov.ec/web/privado/descargas/Financiero/ManualPagoProveedoresConAdministradorContrato.pdf
FIN DEL PROCESO
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PAGOS A PROVEEDORES SERVICIOS BÁSICOS Y OTROS PAGOS: AREAS REQUIRENTES
1. Solicitan a través de un memorando la certificación presupuestaria anual a Presupuesto.
2. Preparan solicitud de Gasto y pago y firman 3. Adjuntan informes, planillas con los respectivos Soportes y facturas. 4. Remiten al área de presupuesto.
ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL- QUITO
5. Emite certificación presupuestaria.. 6. Remite Control Previo.
JEFE DE CONTROL PREVIO
7. Revisa la documentación. 8. En caso que la documentación no esté completa o sea contraria a la normativa
vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Área requirente.
ÁREA REQUIRENTE
9. Completa y/o rectifica la información. 10. Remite a Control Previo
JEFE DE CONTROL PREVIO
11. Revisa y firma la solicitud de gasto y pago 12. Remite al Autorizador del Gasto
AUTORIZADOR DEL GASTO
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13. Firma de acuerdo al valor asignado 14. Remite al Contador Nacional/Regional (Servicios Básicos) 15. Remite al Área de Presupuesto (Otros Pagos)
ÁREA DE PRESUPUESTO
16. Emite y suscribe el CUR de Compromiso. 17. Remite la documentación al Contador Nacional/Regional
CONTADOR NACIONAL/ REGIONAL
18. Recibe y revisa la documentación. 19. Emite el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la documentación al
Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago. (en el caso de Servicios Básicos se emitirá CUR de Compromiso y Devengado)
DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO
20. Revisa la documentación y autoriza el pago 21. Devuelve la documentación al Contador Nacional Regional
CONTADOR NACIONAL/REGIONAL
22. Aprueba el CUR de devengado en el sistema eSigef 23. Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja
JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA
24. Procesa el pago 25. Imprime copia de la transferencia. 26. Remite al Área Requirente
AREAS REQUIRENTES
27. Recibe e informa al Proveedor que ya se realizó el pago.
FIN DEL PROCESO
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PAGOS A PROVEEDORES POR REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y REGISTRO MERCANTIL AREAS REQUIRENTES: (Intendencia de Mercado de Valores, Intendencia de Control e Intervención, Coactiva, Disoluciones)
1. Solicitan a través de un memorando la certificación presupuestaria anual a Presupuesto.
2. Preparan solicitud de Gasto y pago y firman 3. Adjuntan informes con los respectivos Soportes o informes escritos y facturas 4. Remiten al área de presupuesto.
ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL- QUITO
5. Emite certificación presupuestaria.. 6. Remite al área requirente.
AREAS REQUIRENTES:
El área requirente solicitará por medio de un memorándum a Servicios Generales para que a través de los notificadores y/o a través de los Auxiliares, envíen al registrador de la Propiedad o registro Mercantil a retirar la Factura por el servicio solicitado.
SERVICIOS GENERALES
1. Entrega a los notificadores y/o Auxiliares la petición de las áreas, retira la factura y remite a las áreas requirentes.
AREAS REQUIRENTES
2. Preparan Solicitud de Gasto y Pago y firman,
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3. Adjuntan informes, soportes y Factura 4. Remiten a la Jefatura de Control Previo
JEFE DE CONTROL PREVIO
5. Revisa la documentación. 6. En caso que la documentación no esté completa o sea contraria a la normativa
vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Área requirente. AREA REQUIRENTE
7. Completa y/o rectifica la información. 8. Remite a Control Previo
JEFE DE CONTROL PREVIO
9. Revisa y firma la solicitud de gasto y pago 10. Remite al Autorizador del Gasto
AUTORIZADOR DEL GASTO
11. Firma de acuerdo al valor asignado 12. Una vez firmado el formulario de Solicitud de Gasto y Pago llena el formulario
“Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso Presupuestario” y lo remite a Presupuesto.” Con todos sus antecedentes que incluyen la Solicitud de Gasto y Pago.
ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL - QUITO
13. Emite y suscribe el CUR de Compromiso. 14. Remite la documentación al Contador Nacional/Regional
CONTADOR NACIONAL/ REGIONAL
15. Recibe y revisa la documentación.
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Edición: 1
Fecha: 13/12/12 PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS
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16. Emite el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la documentación al Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago..
DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO
17. Revisa la documentación y autoriza el pago 18. Devuelve la documentación al Contador Nacional Regional
CONTADOR NACIONAL/REGIONAL
19. Aprueba el CUR de devengado en el sistema eSigef 20. Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja
JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA
21. Procesa el pago 22. Imprime copia de la transferencia. 23. Remite al Área Requirente
AREAS REQUIRENTES
24. Recibe e informa al Proveedor que ya se realizó el pago.
FIN DEL PROCESO
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Fecha: 13/12/12 PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES OBRAS Y SERVICIOS
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PAGOS A FUNCIONARIOS POR REEMBOLSOS AREAS REQUIRENTES:
1. Preparan solicitud de Gasto y Pago y firman 2. Adjuntan informes debidamente aprobado por el Intendente del Area con los
respectivos Soportes y facturas 3. Remiten al área de presupuesto.
ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL- QUITO
4. Emite certificación presupuestaria.. 5. Remiten a la Jefatura de Control Previo
JEFE DE CONTROL PREVIO
6. Revisa la documentación. 7. En caso que la documentación no esté completa o sea contraria a la normativa
vigente, devuelve la solicitud de Gasto y Pago al Área requirente. AREA REQUIRENTE
8. Completa y/o rectifica la información. 9. Remite a Control Previo
JEFE DE CONTROL PREVIO
25. Revisa y firma la solicitud de gasto y pago 26. Remite al Autorizador del Gasto
AUTORIZADOR DEL GASTO
27. Firma de acuerdo al valor asignado 28. Una vez firmado el formulario de Solicitud de Gasto y Pago llena el formulario
“Solicitud de Asignación y Registro de Compromiso Presupuestario” y lo remite a
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Presupuesto.” Con todos sus antecedentes que incluyen la Solicitud de Gasto y Pago.
ÁREA DE PRESUPUESTO GUAYAQUIL - QUITO
29. Emite y suscribe el CUR de Compromiso. 30. Remite la documentación al Contador Nacional/Regional
CONTADOR NACIONAL/ REGIONAL
31. Recibe y revisa la documentación. 32. Emite el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF y envía toda la documentación al
Director/Coordinador Financiero para la autorización del pago.. DIRECTOR/COORDINADOR FINANCIERO
33. Revisa la documentación y autoriza el pago 34. Devuelve la documentación al Contador Nacional Regional
CONTADOR NACIONAL/REGIONAL
35. Aprueba el CUR de devengado en el sistema eSigef 36. Remite la documentación al Jefe de Caja/Administrador de Caja
JEFE DE CAJA/ADMINISTRADOR DE CAJA
37. Procesa el pago 38. Imprime copia de la transferencia. 39. Remite al Área Requirente