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POLLOS PANCHITA LA PAZ

GESTIÓN2015

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE

MATERIALES, MATERIA PRIMA E INSUMOS

“POLLOS PANCHITA LA PAZ”

ROLANDO MISTO BARRETOING. EN INDUSTRIA DE ALIMENTOS

JUNIO 2015



PRESENTACIÓN

El Manual de Procesos y Procedimientos de distribución de materia prima en “POLLOS

PANCHITA LA PAZ”, es un documento técnico de sistematización normativa que contiene

la descripción detallada de la secuencia de acciones de ejecución de los procesos

organizacionales, en el nivel de sub procesos o actividades, en los que intervienen una o más

unidades operativas. Debe ser utilizado como un instrumento para la sistematización de los

flujos de información.

Finalmente se ha elaborado cada uno de los procedimientos, identificando, la descripción de

las actividades que la comprenden, las entradas y salidas de los mismos, sus fuentes,

registros, así como los registros utilizados en el procedimiento; también se cuenta con el flujo

grama y requisitos que regulan el mismo, teniendo en cuenta los plazos, responsabilidades y

funciones del personal a cargo de dichos procedimientos. La jefatura de proceso es la Oficina

Ejecutiva del Planeamiento Estratégico y el órgano de asesoría que depende directamente de

la Dirección General, es la Unidad Orgánica encargada de promover, identificar y establecer

los procedimientos que se realizan en cada uno de los procedimientos durante el proceso de

distribución.



CONTENIDOPRESENTACIÓN

CAPITULO I ....................................................................................................................................... 1

INTRODUCIÓN ................................................................................................................................ 1

CAPITULO II ..................................................................................................................................... 2

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................... 2

OBJETIVOS ................................................................................................................................... 2

ALCANCE ...................................................................................................................................... 3

RELACIÓN ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO .............................................................. 3

PROCESO ................................................................................................................................... 3

PROCEDIMIENTO .................................................................................................................... 3

CAPITULO III .................................................................................................................................... 4

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ...................................................................................... 4

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................................. 4

OBJETIVO.- ............................................................................................................................... 4

ALCANCE.- ................................................................................................................................ 4

RESPONSABILIDADES.- ............................................................................................................. 4

DIAGRAMA DE FLUJO DE DESPACHO .................................................................................. 8

DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DESPACHO ........................................... 9

DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN ............................................................................... 10

DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN ........................................ 11

DIAGRAMA DE RECORRIDO .................................................................................................. 12

CAPITULO IV .................................................................................................................................. 13

CONCEPTOS BASICOS Y DEFINICIONES ................................................................................. 13

LAS BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA “BPM” .................................................... 13

HIGIENE PERSONAL ............................................................................................................. 13

HIGIENE DE LOS ALIMENTOS ............................................................................................ 15

HIGIENE DE MAQUINARIA Y EQUIPOS ........................................................................... 15

DEFINICIONES ........................................................................................................................... 15

ANEXOS....................................................................................................................................... 16



1

CAPITULO I

INTRODUCIÓN

El objetivo de todo sistema de suministro de alimentos e insumos es mantener el

abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar que lleguen a los usuarios de acuerdo

con sus necesidades; así como optimizar los recursos asignados, para lo cual es necesario que

además del cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, exista una adecuada

gestión de stock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y técnica en el

suministro.

El departamento de proceso. Desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en una

labor de Apoyo Técnico, a fin de cumplir con la mejora continua en la cadena de suministros

a las diferentes sucursales, con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos estratégicos

y funcionales de “POLLOS PANCHITA LA PAZ”, en este sentido el MAPRO se aplicara

para mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto al desarrollo de los

procedimientos y de las personas que deben ejecutarlo, la distribución adecuada de las

funciones del personal, asegurara el cumplimiento de los objetivos funcionales,

aprovechando el máximo de los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren

la evaluación de los resultados.

En la elaboración del presente documento técnico normativo se ha tratado de llevar a los flujo

gramas correspondientes la descripción de las funciones y responsabilidades de cada

trabajador correctamente, incluyendo las tareas que competen a cada servidor. De igual modo

se ha definido en este manual de procedimientos los criterios de Autoridad, Responsabilidad

y Trabajo en equipo, niveles de mando y Responsabilidad funcional, los que se han

articulados, especificando las funciones y como se relacionan con todos los demás actores

del proceso.



CAPITULO II

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVOS

El Manual de Procesos y Procedimientos es un documento técnico normativo de gestión

Institucional, que tiene los siguientes objetivos:

a) El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal describir,

sistematizar y normar las acciones que se deben cumplir en la ejecución de los

procesos que se realizan durante el proceso de distribución y recepción de materias

primas e insumos; siguiendo una metodología uniforme para mejorar la calidad en el

sistema de distribución.

b) Gestionar y orientar a todos los trabajadores involucrados, en la interrelación de

procesos mediante vínculos causa - efecto y siguiendo una metodología uniforme

para cumplir con la misión y objetivos institucionales establecidos contribuyendo así

conjuntamente a ejercer un mayor control sobre los resultados de las actividades

realizadas.

c) Incrementar la eficiencia y eficacia, mejorar la calidad de los servicios, reducir los

tiempos de distribución, definiendo objetivos en términos de una mejora continua.

d) Determinar métodos para asegurar que la operación y control de procesos sean

eficaces a través de su seguimiento, medición, análisis y mejora continua.



ALCANCE

Este Manual de procesos y procedimientos es únicamente aplicable a los servicios de

distribución, entrega y recepción de materia prima e insumos, debiendo ser de cumplimiento

obligatorio de todos los trabajadores involucrados o que se involucren con dichos procedimientos.

RELACIÓN ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

PROCESO

Abastecimiento de bienes y servicios. De la recepción de bienes materiales adquiridos

para su guarda y custodia al suministro de los mismos a las diferentes unidades

comercializadoras.

PROCEDIMIENTO

Recepción de Bienes y Materiales Adquiridos por la institución para su registro

guarda y custodia.

Suministro de Insumos y Materiales a las Unidades Comercializadoras de “Pollos

Panchita” y “Llajtita” La Paz.



CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Recepción de materia prima e insumos adquiridos por el área de proceso, Almacén y las

diferentes sucursales, para su respectivo registro, guarda y custodia.

OBJETIVO.-

Mantener actualizado el sistema de inventarios, mediante el adecuado registro de la recepción

de materiales, materia prima e insumos adquiridos por el área de proceso, almacén y las

diferentes sucursales de “Pollos Panchita” y “Llajtita” La Paz.

ALCANCE.-

Aplica al plantel administrativo, personal del área de Proceso, Almacén y las diferentes

sucursales, que tienen la responsabilidad de llevar a cabo la recepción, registro, guarda, y

custodia de todos los bienes que ingresan a los entes a su cargo, para su afectación dentro de

las cuentas de orden de los estados financieros del organismo y las unidades administrativas.

RESPONSABILIDADES.-

Los responsables o encargados de las áreas de proceso, almacén y las diferentes sucursales

de “Pollos Panchita” y “Llajtita” La Paz, son los responsables de llevar adelante el control

de la guarda y custodia y almacenamiento de los recursos (todo lo referente a productos

alimenticios y artículos complementarios para su distribución) pertenecientes a la empresa.

EL GERENTE REGIONAL DEBERÁ:

Enterarse del cumplimiento de proveedores y el suministro oportuno de productos ymateriales hacia Proceso, sucursales y almacén general.



EL JEFE DE PRODUCCIÓN DEBERÁ:

Verificar Documentalmente con las unidades administrativas, que el proveedor

adjudicado cumpla con el suministro de los bienes, de acuerdo con las condiciones y

especificaciones técnicas establecidas en el contrato correspondiente.

Mantener, supervisar y controlar las existencias físicas mediante Kardex, los

insumos y materiales de acuerdo a los niveles de máximos y mínimos y activar su

recepción y abastecimiento de acuerdo con el punto de reposición o de reorden.

Establecer controles internos para la gestión de un buen rote de inventario.

Programar pedidos y entrega de insumos y materiales involucrados y relacionados

con su área, de acuerdo a sus características, grado de conservación, volumen y

frecuencia de uso.

Supervisar que los depósitos se encuentren en condiciones de seguridad para su buen

funcionamiento.

Remitir al departamento de contabilidad los movimientos de entradas y salidas de producto para su afección contable.

Garantizar la aplicación de las BPM (Buenas Prácticas de Manufactura) al momento

de recepción y entrega de producto.

EL RESPONSABLE DE ALMACÉN DEBERÁ:

Verificar Documentalmente con las unidades administrativas, que el proveedor

adjudicado cumpla con el suministro de los bienes, de acuerdo con las condiciones y

especificaciones técnicas establecidas en el contrato correspondiente.



Mantener, supervisar y controlar las existencias físicas mediante Kardex, los

insumos y materiales de acuerdo a los niveles de máximos y mínimos y activar su

recepción y abastecimiento de acuerdo con el punto de reposición o de reorden.

Dar entrada en el depósito a su cargo, a los bienes que sean adquiridos a través del

movimiento correspondiente.

Custodiar y Almacenar los bienes adquiridos por el Organismo.

Efectuar la recepción y despacho correspondiente, verificando que los artículos o

bienes cumplan con las características y especificaciones establecidas en los contratos

establecidos.

Garantizar el abastecimiento de materiales e insumos a los diferentes entes

consumidores (Sucursales).


de recepción y entrega de producto.

LOS SUPERVISORES DE SUCURSALES DEBERÁN:

Cotejar con la factura/ nota de entrega ó remisión que los bienes que presente el

proveedor ( Proceso, almacén y otros) cumplan con las cantidades, características y

especificaciones técnicas establecidas por la empresa.

Informar a gerencia, Jefatura de proceso y al responsable de Almacén dentro de las

24 Hrs. Hábiles siguientes por la vía escrita, sobre el cumplimiento ó incumplimiento

de los productos entregados.

Brindar información diaria y actualizada a los entes administrativos que así lo

requieran, con el fin de garantizar el abasto correspondientes de insumos y productos.




de recepción y entrega de productos.

EL PROVEEDOR DEBERÁ:

Entregar los bienes e insumos adjudicados en escrito y en los horarios establecidos

en los contratos respectivos acompañados con el documento legal que los ampare

( FACTURA/NOTA DE REMISIÓN), así como el pedido o contrato debidamente

suscrito por las partes que intervienen.

Sustituir los bienes e insumos adjudicados que estén fuera de las características y

especificaciones técnicas, señaladas en los contratos o pedidos respectivos.

EL PROVEEDOR DEBERÁ:

Recibir del departamento de almacenes y proceso, los movimientos generados para

registrarlos a través del sistema automatizado establecido.



DIAGRAMA DE FLUJO DE DESPACHO

Figura Nº 1 - Diagrama de Flujo despacho

En la Figura Nº 1 se expone el diagrama de flujo del proceso de despacho de productos hacia lasdiferentes sucursales.

Recepción de

pedidos

INICIO

Alistado de

producto según

pedido

Control de

calidad

NoSi

Cargado de

productos en

vehículo de

distribución

Registro en notas de

entrega

Despacho a

sucursales

Fin

Verificar cantidad

de envases y

producto

Según nota de

entrega

Fuente: Elaboración Propia



DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DESPACHO

a) Recepción de pedidos.- La recepción de pedidos por parte del área de proceso y

almacén son de forma virtual, Los Supervisores de las diferentes sucursales hacen el

ingreso de saldos finales de jornada y el pedido aproximado una vez haya concluidola jornada de ventas, mismas que serán llenadas en las planillas de pedido que son

facilitadas por las diferentes áreas.

b) Alistado de productos.- Una vez ya se tengas nos saldos de y los pedidos de las

diferentes sucursales, los encargados de cada área tienen las responsabilidad de

corregir las mismas, y alistar el producto necesario, esto con el objetivo de no

sobrecargar de productos a las diferentes sucursales.

c) Control de calidad.- En este procedimiento son los responsables de cada área ( jefe

de producción, Encargado de almacén y supervisores) quienes verifican y garantizan

que los productos que se entregan y se reciben cumplan con las especificaciones

técnicas de la empresa.

d)

Registro en notas de entrega.- Son los responsables de cada área ( jefe de

producción, Encargado de almacén y supervisores), quienes realizan los respectivos

registros ya sean para entrega o para devolución, donde constan detalladamente las

cantidades exactas de cada producto recibido o devuelto.

e)

Cargado de productos en vehículo de distribución.- Los responsables de cada área( jefe de producción, Encargado de almacén y supervisores) quienes garantizan que

la cantidad de productos depositados en el mismo sean las mismas que indica la nota

de entrega o devolución, así mismo son los responsables de velar y verificar que el

vehículo de transporte cumpla con las condiciones higiénicas, especificadas en las

normas de Buenas Prácticas de Manufactura “BPM”.

f) Despacho a sucursales.- Una vez se cumplan con todos los procedimientos

anteriores se procede con la puesta en marcha del vehículo de distribución, previa

autorización del Jefe de Producción o encargado.



DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN

En la Figura Nº 2 se expone el diagrama de flujo del proceso de despacho de productos hacia las

diferentes sucursales.

Arribo vehículo de

proceso

INICIO

Entrega a supervisor

(Nota de entrega)

Registro en sistema

(productos

ngresados

Fin

Recepción según

nota de entrega y

canjeo de envases

Conteo de

productos

Verificar que lascantidades de

productos sean

las mismas que

indica la nota de

entrega.

Figura Nº 2 Diagrama de flujo de recepción

Fuente: Elaboración Propia



DESCRIPCIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN

a) Arribo de vehículo de proceso.- El vehículo de proceso debe arribara a cada

sucursal de acuerdo a las especificaciones del diagrama de recorrido, donde se

especifica la ruta y horarios de llegada. Página xxx ( Diagrama de recorrido). b) Entrega a supervisor (nota de entrega ).- El responsable de sucursal (supervisor)

debe recibir en primera instancia la nota de entrega correspondiente, para que

mediante ella pueda recibir y verificar las cantidades de producto que ingresan al

local.

c) Recepción según nota de entrega.- Son los responsables de cada área ( jefe de

producción, Encargado de almacén y supervisores), quienes realizan los respectivos

registros deberán recibir solo las cantidades que especifica la nota de entrega, de la

misma manera deberán devolver los productos que estén en exceso, así mismo deberá

garantizar que personal cumpla con las condiciones higiénicas a momento de recibir

producto.

El canjeo de envases se realizara na vez concluida la entrega de producto, siendo el

responsable (supervisor) quien deberá garantizar que todos los recipientes y envases

estén completamente limpios.

d) Conteo de Producto.- Son los responsables de cada área ( jefe de producción,

Encargado de almacén y supervisores), quienes supervisan el conteocorrespondiente, y así de esa manera garantizar el ingreso de productos en sistema.

e)

Registro en sistema (productos ingresados) Son los responsables de cada área ( jefe

de producción, Encargado de almacén y supervisores) quienes operan el sistema para

realizar el respectivo ingreso de productos.



12

DIAGRAMA DE RECORRIDO

Planta procesadora“pollos panchita”

RecorridoT min= 20 min

Tmax= 30 min

Partida 8:00 am

Sucursal COMERCIO8:30 am

Tiempo de entrega yrecepción 10 min

RecorridoT min= 10 min

Tmax= 15 min

Sucursal PRADO08:55 am


RecorridoT min= 10 minTmax= 15 min

Sucursal MULTICINE09:20 am



Sucursal SATÉLITE10:00 am



FIN DEL RECORRIDOLLEGADA

10:40



13

CAPITULO IV

CONCEPTOS BASICOS Y DEFINICIONES

LAS BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA “BPM”

Las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) se aplican en todos los procesos de elaboración

y manipulación de alimentos y son una herramienta fundamental para la obtención de

productos inocuos. Constituyen un conjunto de principios básicos con el objetivo de

garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas y se

disminuyan los riesgos inherentes a la producción y distribución.

Las BPM son una herramienta básica para la obtención de productos seguros para el consumohumano que se centralizan en la higiene y forma de manipulación. Son fundamentales para

la aplicación del Sistema HACCP “Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control” o

cualquier otro Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad. Son además útiles para el diseño

y funcionamiento de los establecimientos y ayudan a garantizar una producción de alimentos

seguros, saludables e inocuos para el consumo humano.

También se clasifica a las “BPM” en tres áreas importantes:

Higiene personal

Higiene de los alimentos

Higiene de maquinarias y equipos

HIGIENE PERSONAL

Todo personal que se dedica a la producción y manipulación de alimentos debe cumplir con

las condiciones higiénicas según el área, los implementos a usar de forma obligatoria son:



1.- COFIA

2.- BARBIJO

1.- La cofia es un implemento detrabajo esencial en la industriaalimentaria, tiene la función deevitar caídas de pelo hacia los

productos alimenticios, para

garantizar su inocuidad.

2.- El barbijo tiene una funcióndoble, evitar la contaminación delos alimentos y por otra parte protege al operador en el temarespiratorio.

3.- MANDIL

4.- GUANTES

5.- ROPA DE TRBAJO

En la Figura Nº 4 se muestra eluso adecuado de la ropa detrabajo, esto para garantizar lahigiene y calidad de los productos a elaborarse.

Figura Nº 3 Uso adecuado de cofia y barbijo

Figura Nº 4 Uso adecuado de ropa de trabajo



HIGIENE DE LOS ALIMENTOS

HIGIENE DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

DEFINICIONES

KARDEX.- Documento mediante el cual se identifica un bien, registrando sus entradas ysalidas a efecto de determinar la existencia física.

PEDIDO Y/O CONTRATO.- Es el documento oficial que emite el Organismo paraformalizar con el proveedor adjudicado.

RECEPCIÓN.- Es el momento en el cual el proveedor hace entrega física y documental delos bienes adjudicados.

La higiene de los alimentos, es elconjunto de medidas destinadas agarantizar o reforzar la seguridad para el consumo humano de losalimentos en general.

Figura Nº 4 Higiene de los alimentos

Figura Nº 5 Higiene maquinarias y equipos

Mantener las maquinarias yequipos no ayuda a garantizarque los alimentos procesados nocontienen elementos patógenos.



ANEXOS

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