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MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
ALCALDIA DEL MUNICIPIO DEFLORIDABLANCA
Alcaldía Municipal de Floridablanca
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CÓDIGO:GS – M – 200- 42.002
VERSIÓN 04
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA GENERAL PROCESO: GESTIÓN DE SISTEMAS
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TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 32 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION .................................................................. 33 REFERENCIA NORMATIVA .................................................................................... 34 MISION..................................................................................................................... 45 VISION. .................................................................................................................... 56 OBJETIVOS INSTITUCIONALES ............................................................................ 67 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL........................................................................ 78 SIMBOLOGIA UTILIZADA........................................................................................ 99 DEFINICIONES...................................................................................................... 1010 CLASIFICACION DE LOS PROCESOS................................................................. 1211 MAPA DE PROCESOS.......................................................................................... 1312 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS .......................................................... 1413 LISTA DE DISTRIBUCION..................................................................................... 3214 HISTORIAL DE REVISIONES................................................................................ 32
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1 INTRODUCCIÓN
La normalización de los procesos y procedimientos son pieza fundamental para lamaterialización de los principios de la Administración pública, como son la economía,celeridad, eficacia, imparcialidad y publicidad, pues permiten determinar plenamente losniveles de responsabilidad en cada una de las actividades ejecutadas y facilitan elseguimiento y control de los procesos.
El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de la Alcaldíadel Municipio de Floridablanca - Santander, que permite facilitar a los Servidores Públicosde la entidad el aprendizaje, proporcionando las orientaciones precisas que requiere lasdiferentes dependencias fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, paraello se describe en forma lógica, y detallada cada uno de las actividades a seguir.
Por lo anterior la información del funcionamiento interno debe ser actualizada, clara yconcisa, en lo que respecta a descripción de actividades y responsables de su ejecución,facilitando igualmente el proceso de inducción del cargo, adiestramiento y capacitación delos funcionarios.
2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION
El manual de Procesos y procedimientos de la Alcaldía del Municipio de Floridablanca –Santander, comprende la identificación y descripción de todos los procesos yprocedimientos de la Administración Central.
3 REFERENCIA NORMATIVA
Constitución política de 1991: (artículo 83, 84, 209 y 333): establece el principiode la buena fe, el no poder exigir requisitos adicionales para el ejercicio de underecho, los principios de la función administrativa de la actividad económica y lainiciativa privada.
Código contencioso administrativo: (artículo 3): establece que las actuacionesadministrativas se desarrollarán con base en los principios de economía, celeridad,eficacia, imparcialidad y publicidad.
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La ley 87 de noviembre de 1993: (articulo 1 y 4) establece el ejercicio del controlInterno de obligatorio cumplimiento en toda la estructura administrativa, mediante laelaboración, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales defunciones y de procedimientos.
Decreto 1537 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema decontrol interno de las entidades y organismos del Estado.
Directiva presidencial 02 del 5 de abril de 1994: define la política administrativapara documentar y formalizar los procesos y procedimientos.
Documento CONPES 2190 del 21 de junio de 1995: define la función públicaorientada a resultados.
Ley 489 de 1998: (artículo 18) establece la supresión y simplificación de trámitescomo política permanente de la administración pública.
Directiva presidencial del 24 de diciembre de 1999: Define los lineamientos parala implementación de la política de lucha contra la corrupción.
Directiva presidencial 002 del 28 de agosto del 2000: Presenta la agenda deconectividad como una política de estado para manifestar el uso de las tecnologíasde información.
4 MISION.
El Municipio de Floridablanca como entidad se desarrolla conforme a los principios dedignidad, responsabilidad, transparencia, eficiencia, equidad y solidaridad, con el fin depromover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes yatender las competencias legales inherentes al Municipio y particularmente para:
Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determinela ley.
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Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el Progresomunicipal.
Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sushabitantes.
Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, deconformidad con la ley y en coordinación con otras entidades.
Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamientoambiental, agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda recreación ydeporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectoresdiscapacitados, directamente y, en concurrencia, complementariedad ycoordinación con las demás entidades territoriales y la Nación, en los términos quedefina la ley.
Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente, deconformidad con la ley.
Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivomunicipio.
Hacer cuanto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras entidadesterritoriales, mientras éstas proveen lo necesario.
Ley 136 de 1994: Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de losmunicipios.Ley 1551 de 2012: Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.
5 VISION.Floridablanca en el año 2030 será, el municipio líder de la metrópoli conocida como ÁreaMetropolitana, en donde su vocación turística y de desarrollo económico, de la mano deuna excelente calidad educativa pública y privada, la infraestructura en salud, el respetopor el medio ambiente, la oferta cultural, la eliminación de las brechas sociales, el respetopor la diversidad, entre otros, sean los elementos que nos unan, nos reconozcan, nosrespeten y nos posicionen como la ciudad que queremos, en la misma dimensión denuestros sueños.
6 POLÍTICA DE CALIDAD
La Alcaldía del Municipio de Floridablanca, se compromete a ofrecer una atención alciudadano como lo establece la Ley, orientados a un desarrollo y mejoramiento territorial,económico, ambiental, social y cultural, promoviendo la participación y progreso del
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Municipio, logrando la Satisfacción de los ciudadanos de Floridablanca. ejerciendo suslabores con responsabilidad y transparencia, para lo cual contará con Servidores Públicoscompetentes que contribuyen a la mejora continua de los Procesos permitiendo demostraruna Administración Municipal eficiente, eficaz y efectiva que cumpla con las Políticas deOperación.
7 OBJETIVOS DE CALIDAD
Garantizar la Satisfacción del ciudadano, brindando un Servicios conresponsabilidad, transparencia, equidad y solidaridad, que permita lograr unaAdministración Municipal Eficiente.
Contribuir al Desarrollo del Municipio, mediante el mejoramiento territorial,económico, ambiental, social y cultural, asegurando el funcionamiento adecuado delos procesos de la Entidad.
Fortalecer continuamente a los Servidores Públicos, desarrollando un equipohumano competentes, en constante capacitación, comprometidos y con sentido depertenencia en la prestación de servicios a la comunidad.
Implementar mecanismos para la mejora continua en los procesos de la Entidad.
8 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Cohesión e inclusión social: La Administración Local está centrada en potenciarla riqueza simbólica del multiculturalismo con el fin de avanzar hacia sistemascapaces de crear nuevos mecanismos de inclusión social y participación ciudadana.
Desarrollo del Estado en el orden territorial del Municipio: El Estado debecumplir con un proceso planificado de naturaleza política, técnica y administrativa,cuyo objeto social sea el de organizar, armonizar y administrar la ocupación y usodel espacio, de modo que estos contribuyan al desarrollo sostenible, espacialmentearmónico y socialmente justo en provecho del desarrollo local y de toda lacomunidad.
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Crecimiento sostenible de la economía local con alcance internacional: Unalabor inaplazable es la de crear los escenarios que estimulen la inversión privadapara la formación y el crecimiento de las empresas asentadas en el territoriomunicipal, tanto para pequeños y medianos emprendedores (Mipymes), como parael desarrollo de la infraestructura local de la industria y el comercio nacional einternacional y la cooperación internacional.
Formación tecnológica para el emprendimiento: Fortalecer el potencialeducativo para la generación de mayores capacidades y formación del talentohumano en saberes tecnológicos que sean aplicables al trabajo empresarial, en losdiferentes sectores económicos (industrial, comercial, servicios y financiero), paraimpulsar las instituciones existentes y facultar a los jóvenes como empresariosemprendedores.
Seguridad democrática en el territorio: Recuperar el orden y la seguridadterritorial para garantizar la protección, así como multiplicar las acciones deconvivencia que garanticen la democracia a través de procesos de inversión social(convivencia pacífica y respetuosa de los derechos individuales y colectivos,basados en el control social y participativo de la comunidad).
9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Entidad cuenta con una estructura organizacional que le permite definir los diferentesniveles de responsabilidad y autoridad, es función de la alta dirección asegurar que lasresponsabilidades y autoridades estén definidas y comunicadas dentro de la Entidad.
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10 SIMBOLOGIA UTILIZADA
SÍMBOLO SIGNIFICADO SIMBOLO SIGNIFICADO
PROCESO CONECTOR FUERADE PAGINA
INICIO / FINCONECTOR
DECISIONDATOS
ALMACENADOS
DOCUMENTO DATOS
MULTIDOCUMENTOALMACENAMIENTO
INTERNO
ARCHIVO MANUAL
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11 DEFINICIONES
Actividad: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una persona ogrupo. Es todo aquello que las personas realizan todos los días, a cada hora omomento en la empresa.
Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el desempeño delas operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado,para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelooperacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un procedimientoque permite la observación sistemática de su ejecución, mostrando la dinámica ylógica de la secuencia del trabajo.
Eficacia: capacidad de producir resultados que guarden relación con los objetivos ymetas de la organización en un periodo de tiempo determinando.
Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar productos oservicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayoresresultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menoresrecursos.
Efectividad: Capacidad de producir resultados esperados con el menor uso o gastode recursos
Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la organizacióncon el propósito de obtener los objetivos y metas que a través del proceso deplaneación se ha propuesto.
Gestión por Procesos: Gerenciar una organización bajo la perspectiva de que todaempresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan yterminan en el cliente; teniendo en cuenta, que la gestión esta relacionada con losobjetivos y resultados o logros, y no con el trabajo o las actividades desarrolladas.
Macroproceso: Es un conjunto de procesos
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Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge lo mássustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar su comprensión.Orienta y dirige a quien lo consulta en la realización o manejo.
Mejoramiento continuo: Es un propósito asumido por todos los funcionarios deuna institución, en la búsqueda incesante de maneras de hacer mejor las cosas,acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de losprocesos. El mejoramiento continúo parte de la premisa de que nuestra vida laboral,social y familiar merece ser mejorada continuamente.
Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica que se hace enla institución y atraviesa la institución de manera horizontal.
Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales, repetitivas,secuenciales, que nos indica el cómo se hace, es decir que las actividades sonrealizadas por un área determinada.
Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un proceso; pueden serbienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles).
Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitanconocer el avance o estado de un proceso o procedimiento con el fin de lograrmantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos comodocumentos, personas, registros, firmas, formatos, entre otros
Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer lasexpectativas de los clientes.
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12 CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
PROCESO DESCRIPCIÓN NOMBRE DEL PROCESO
ESTRATEGICO
Son el marco de referencia de laAlcaldía del Municipio deFloridablanca y, por tanto,direccionan el desarrollo yactuación de los procesos clave yde soporte.
Dirección Gestión de Planeación e
Información Gestión de Sistemas
MISIONALES
Requieren una integracióngeneradora de valor en cadainteracción, la cual da comoresultado el cumplimiento a lamisión de la entidad.
Desarrollo e Infraestructura Manejo de los Servicios de
Salud y Salud Pública Fomentar Programas de
Educación Gestión Ambiental Seguridad y Convivencia Desarrollo Económico y
Competitividad Local Manejo de las Finanzas
Públicas Atención a la Población
Vulnerable Gestión Urbana y Rural
APOYO
Son los procesos que facilitanque se produzca el serviciomisional de la Entidad, con lascaracterísticas de calidad que serequiere
Gestión de Talento Humano Gestión de Recurso,
Adquisición de Bienes yServicios
Imagen Institucional yComunicaciones
Asesoría Jurídica Contratación Gestión de Recursos
Tecnológicos Gestión Documental y Archivo
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EVALUACIÓN
Constituyen el elemento decontrol y verificación de lasactuaciones en los diferentesprocesos, con el fin de realizar unmejoramiento continuo de losmismos
Gestión de Control InternoDisciplinario
Gestión de Control InternoAdministrativo
13 MAPA DE PROCESOS
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14 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Objetivo del Procedimiento: Se define el Propósito general del Documento, describe elporqué y el que del procedimiento.
Alcance del Procedimiento: Establece el cubrimiento y objetivo del documento, seindican todas las áreas donde el procedimiento debe ser aplicado.
Referencias: Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos delmanual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o seannecesarios para la aplicación del documento.
Definiciones: Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redaccióndel documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de usocomún. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de losrecogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y sunumeral del conjunto del procedimiento.
Responsabilidades: Son los responsables de los distintos intervinientes en los diferentesaspectos que se contemplen en el documento, las responsabilidades se asignan a cargoso funciones, nunca nominalmente. La explicación de estas responsabilidades debe serclara, concreta y sucinta.
Actividades: Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesariospara realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros,criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.
Medidas y Puntos de Control: Deben ir registros de verificación y validación paraevidenciar el cumplimiento de todas las actividades de este procedimiento.
Riesgos: Deben ir todos los inconvenientes que se pueden presentar el cual impida quese dé el cumplimiento normal de este procedimiento
Registros: En él se recogerá el título de todos los registros que dependen delprocedimiento de que se trate.
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Lista de Distribución: Se deben indicar los puestos de la organización que han dedisponer de una copia controlada del documento.
Historial de Revisiones: Se indicará el número de las revisiones del Procedimiento, lafecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.
ULTIMA VERSION FECHA DE LA REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
Anexos: Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifrasarábigas) y se incluirá el título y referencia.
Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo quesean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividadesobjeto del procedimiento, y de los modelos o formatos de los registros generados poréstas.
15 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS
PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
DIRECCIÓN
DR-G-100-27.001 CARACTERIZACIÓN DIRECCIÓN 02 05/07/2013
DR–G–100-27.001 MAPA ESTRATÉGICO 01 30/01/2014
DR-G-200-27.001 MISIÓN Y VISIÓN 01 30/01/2014
DR-PR-100-46 PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN PQRS 02 30/09/2014
GESTIÓN DEPLANEACIÓN EINFORMACIÓN
PI-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN G. PLANEACIÓN 02 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
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PL-PR-01PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓNGEOGRÁFICA PARA PLANES Y PROYECTO DEORDENAMIENTO TERRITORIAL
00 05/07/2013
PL-PR-02ATENCIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN PARA LASCONSULTAS TÉCNICAS QUE INVOLUCRENINFORMACIÓN GEOGRAFICA
00 05/07/2013
PL-PR-03
COORDINACIÓN DE PROYECTOS PARA ELFORTALECIMIENTO DE LOS RECURSOS EINSUMOS INFORMÁTICOS Y OPERATIVOSDEL ÁREA DEL SIG.
00 05/07/2013
PL-PR-04 GESTIÓN DEL PLAN DE ORDENAMIENTOTERRITORIAL 00 05/07/2013
PL-PR-05 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLAN DEORDENAMIENTO TERRITORIAL 00 05/07/2013
PL-PR-06 REVISIÓN TOTAL O PARCIAL DEL PLAN DEORDENAMIENTO TERRITORIAL 00 05/07/2013
PI-P-07 EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DEDESARROLLO 00 05/07/2013
PL-PR-08 FORMULACIÓN Y ELABORACIÓN PDD 00 05/07/2013
PL-PR-09 ASESORIA FORMULACION ELAB PROY 00
05/07/2013
05/07/2013
PL-PR-10 RADICACION Y REGISTRO DE PROYECTOS 00 05/07/2013
PL-PR-11 PROCE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS 00 05/07/2013
PL-PR-12 SEGUIMIENTO FINANCIERO PROYECTOS 00 05/07/2013
PL-PR-13 ASIGNACION DEL CODIGO UNICO DE BPPIM 00 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
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GS-G–200-27.001 CARACTERIZACIÓN GESTIÓN SISTEMAS 02 30/01/2014
GS–M–200-27.001 CÓDIGO ÉTICA Y BUEN GOBIERNO 02 30/01/2014
GS–M–200-27.001 CARTA DE VALORES Y PRINCIPIOS ETICOS 02 30/09/2014
GS-G-200-27.001 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 01 30/01/2014
GS-G-200-27.001 MAPA DE PROCESOS 01 30/01/2014
GS-G-200-27.001 MAPA CONCEPTUAL 00 30/01/2014
GS-G-200-27.001 POLÍTICA DE OPERACIÓN 00 30/01/2014
GS-M-200-27.001 MANUAL DE CALIDAD 01 30/01/2014
GS-G-200-27.001 POLÍTICA Y OBJETIVOS CALIDAD 00 30/01/2014
GS-M-200-27.001 MANUAL DE OPERACIONES 01 30/01/2014
GS-M-200-42.002 MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 03 30/01/2014
GS-G-200-27.001 MAPA DE RIESGOS 02 05/07/2013
TH-G-200-27.001 POLÍTICA TALENTO HUMANO 01 30/01/2014
GS-O-04 CARTILLA MECI 00 30/01/2014
GS-O-05 TEST CARTILLA MECI.. 00 30/01/2014
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
GS-O-06 CAPACITACIÓN PARA DIRECTIVOS 00 30/01/2014
GS-O-07 CAPACITACIÓN PARA DEPENDENCIAS 00 30/01/2014
GS-PR-TRD PLANTILLA DE PROCEDIMIENTOS 01 30/01/2014
GS-I-200-27 INSTRUCTIVO CONTROL DE DOCUMENTOS 02 30/09/2014 *
GS-PR-200-27 CONTROL DE DOCUMENTOS 01 30/09/2014
GS-PR-200-27 CONTROL DE REGISTROS TRD 00 30/01/2014
GS-PR-200-27 PRODUCTO NO CONFORME 00 30/01/2014
GS-PR-200-27 PROCEDIMIENTO DE ACTOSADMINISTRATIVOS 00 30/01/2014
DESARROLLO EINFRAESTRUCTUR
A
DI-G-200-27.001 CARACTERIZACION INFRAESTRUCTURA 03 30/09/2014
DI-PR-400-51.039 CONTROL, SUPERVISION E INTERVENTORIAPARA LA EJECUCION DE OBRA PUBLICA 01 30/09/2014
DI-PR-400-51.039 ATENCION DE SOLICITUDES Y FORMULACIONDE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA 01 30/09/2014
DI-PR-400-51.039APOYO A LA GESTIÓN PARA LA EJECUCIÓNDE OBRAS Y PROYECTOS CONJUNTOS CONLA COMUNIDAD
00 30/09/2014
DI-PR-400-51.039 PROCEDIMIENTO DEMOLICIONES 00 30/09/2014
DI-PR-400-51 PROCEDIMIENTO ALUMBRADO PUBLICO 00 30/09/2014
DI-PR-400-51.039RADICACION, SEGUIMIENTO Y RECIBO DEOBRAS CIVILES EXTERNA DEINFRAESTRUCTURA
00 30/09/2014
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
MANEJO DE LOSSERVICOS DE
SALUD - SALUDPÚBLICA
SS-O-01 CARACTERIZACIÓN. 01 05/07/2013
SS-PR-800-64.002 INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL ACONTRATOS CON EPSS. 01 05/07/2013
SS-PR-800-64.002FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DESALUD ANTE SITUACIONES DEEMERGENCIAS Y DESASTRES.
01 05/07/2013
SS-PR-800-64.002 EPIDEMIOLOGÍA PROGRAMA INFLUENZAAH1N1. 01 05/07/2013
SS-PR-800-64.002 FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE SALUDOCUPACIONAL. 01 05/07/2013
C01
ESTABLECER LAS DIRECTRICES, CRITERIOS,PROCEDIMIENTOS Y CRONOGRAMA PARA LAORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE COBERTURADEL SERVICIO EDUCATIVO
05/07/2013
C02 PROYECTAR CUPOS 05/07/2013
C03 SOLICITAR, RESERVAR Y ASIGNAR CUPOSOFICIALES 05/07/2013
C04 REGISTRAR MATRÍCULA DE CUPOSOFICIALES 05/07/2013
C05 HACER SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEMATRÍCULA 05/07/2013
D01 GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN EDUCATIVA 05/07/2013
D02 GARANTIZAR EL MEJORAMIENTO CONTÍNUODE LOS ESTABLECIMIENTOS 05/07/2013
E01 GESTIONAR SOLICITUDES YCORRESPONDENCIA 05/07/2013
E02 DESARROLLAR Y MANTENER RELACIONESCON EL CIUDADANO 05/07/2013
F01 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA A LA GESTIÓN DEESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
F02 LEGALIZACIÓN DE ESTABLECIMIENTOSEDUCATIVOS 05/07/2013
L01 FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DETECNOLOGÍA E INFORMÁTICA 05/07/2013
L02 MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO DE LAINFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA 05/07/2013
L03 ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMATECNOLÓGICA INFORMÁTICA 05/07/2013
L04MANTENIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LASEGURIDAD DE LA PLATAFORMATECNOLÓGICA
05/07/2013
GESTIÓNAMBIENTAL
GA-O-01 CARACTERIZACIÓN 01 05/07/2013
UR-PR-501 PRESERVACIÓN DE LOS RECURSOSNATURALES Y MEDIO AMBIENTE 00 30/09/2014
SEGURIDAD YCONVIVENCIA
SC-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN 02 30/09/2014
SC-PR-700-50.007 POLICIVOS ABREVIADOS 01 30/09/2014
SC-PR-700-50.008 POLICIVOS ORDINARIOS. 01 30/09/2014
SC-PR- 700 RECEPCIÓN Y ORIENTACIÓN AL USUARIO. 00 05/07/2013
SC-PR-700-50.009 COMPARENDO AMBIENTAL. 01 30/09/2014
SC-PR-700-50.009 CONTROL DE OBRA. 01 30/09/2014
SC-PR-700-55 ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. 02 30/09/2014
SC- PR - 700-11 PROPIEDAD HORIZONTAL. 02 30/09/2014
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
SC-PR-700-01.033 ATENCION A VICTIMAS 02 30/09/2014
SC-PR-700-45 DESPACHOS COMISORIOS 01 30/09/2014
SC-PR-700-17 ALIMENTOS. 00 05/07/2013
SC-PR-700 CONCILIACIÓN. 00 05/07/2013
SC-PR-700-17 CUSTODIA. 00 05/07/2013
SC-PR-700 HUMEDADES. 00 05/07/2013
SC-PR-700-50 QUERELLAS DE POLICIA. 01 30/09/2014
SC-PR-700 REGLAMENTACIÓN DE VISITAS. 00 05/07/2013
SC-PR-700-50-14 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS. 00 05/07/2013
SC-PR-700 -50-016 VIOLENCIA INTRAFAMILIAR. 00 05/07/2013
SC-PR-700 CONSULTAS JURÍDICAS. 00 05/07/2013
SC-PR-700-50.006 RESTITUCION DE BIENES DE USO Y ESPACIOPUBLICO 01 30/09/2014
DESARROLLOECONOMICO Y
COMPETITIVIDADLOCAL
DC-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN 01 30/09/2014
DC-PR-500-51.029 DESARROLLO EMPRESARIAL 00 30/09/2014
DC-PR-500-51.029 EMPLEO Y EMPLEABILIDAD 00 30/09/2014
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
FINANZASPUBLICAS
FP-G-300-27.001 CARACTERIZACIÓN 02 30/09/2014
FP–PR–300-07.001 ESTADOS FINANCIEROS. 01 05/07/2013
FP–PR–300-16 CONCILIACIONES BANCARIAS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-50.002 CONTROL FISCALIZACIÓN. 01 05/07/2013
FP-PR-300-26 VISITA CONTROL ESTABLECIMEINTOCOMERCIO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-50.005 EJEC. IMPUESTO INDUSTRIA Y CIO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-50.005 EJEC. IMPUESTO PREDIAL. 01 05/07/2013
FP-PR-300-50.005 EJEC.MULTAS-SANCIONES. 01 05/07/2013
DA-PR-200-51-021 ADMINISTRACIÓN ARCHIVO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-33.006 EXCLUSIONES PAGO IMPUESTO PREDIAL. 01 05/07/2013
FP-PR-300-33.006 EXENCIONES PAGO IMPUESTO PREDIAL. 01 05/07/2013
FP-PR-300-33.006 RECAUDO IMPUESTO PREDIAL. 01 05/07/2013
FP-PR-300-33.006 REPARTO FACTURACIÓN 01 05/07/2013
FP-PR-300-42 ACTUALIZACIÓN REGISTRO LIQUIDACIÓN. 01 05/07/2013
FP-PR-300-42.002 LIQUIDACIONES OFICIALES. 01 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
FP-PR-300-50.005 COBRO PERSUASIVO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-50.005 LIQUIDACIÓN IMPUESTO PREDIAL. 01 05/07/2013
FP-PR-300-50.005 RECAUDO CARTERA. 01 05/07/2013
FP-PR-300-19 ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO DEINDUSTRIA Y COMERCIO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-19 ADMINISTRACIÓN Y OTRAS TASAS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-19 PROCEDIMIENTO DE CONTROL YFISCALIZACIÓN TRIBUTARIA. 01 05/07/2013
FP-PR-300-19 RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-26 PROCEDIMIENTO DE RECAUDO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-11 CERTIFICADO DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL. 02 30/09/2014
FP-PR-300-11. REGISTRO PRESUPUESTAL. 02 30/09/2014
FP-F-300-11 MODIFICACION DE DOCUMENTOPRESUPUESTAL 00 30/09/2014
FP-PR-300-52.001 EMPRESTITOS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-52.001 ESTADO DE DEUDA PÚBLICA. 01 05/07/2013
FP-PR-300-09 APERTURA DE CUENTAS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-09 TRASLADÓ ENTRE CUENTAS BANCARIAS. 01 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
FP-PR-300-11 ENTREGA DE PAZ Y SALVO. 01 05/07/2013
FP-PR-300-12 CONTABILIZACIÓN DE EMBARGOS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-12 CONTABILIZACIÓN DE FIDUCIAS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-12 REALIZACIÓN Y REPROGRAMACIÓN DEPAGOS. 01 05/07/2013
FP-PR-300-12 REGISTRO DE INGRESOS. 01 05/07/2013
FP-PR-300 REPORTE INFORMACIÓN FUT 00 30/09/2014
FP-PR-300-59.002 CUSTODIA DE TÍTULOS VALORES. 01 05/07/2013
ATENCIONPOBLACION
VULNERABLE
PV-G–500-51 CARACTERIZACIÓN 02 30/09/2014
PV-PR-500-51 ATENCIÓN INTEGRAL A LA POBLACIÓN ENCONDICIÓN DE DISCAPACIDAD 00 30/09/2014
PV-PR-500 HABITANTE DE CALLE 00 30/09/2014
PV-PR-500 ATENCIÓN INTEGRAL A LA INFANCIA YADOLESCENCIA 00 30/09/2014
PV-PR-500 ATENCION INTEGRAL A LA ADOLESCENCIA YJUVENTUD 00 30/09/2014
PV-PR-200-27 ADULTO MAYOR 00 30/09/2014
PV-PR-200-27
ATENCION INTEGRAL AL ADULTO MAYORMEDIANTE LOS CENTROS DE BIENESTAR YCENTROS VIDA, A TRAVES DEL RECAUDO DELA ESTAMPILLA ADULTO MAYOR
00 30/09/2014
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
GESTIÓN URBANAY RURAL
UR-O-01 CARACTERIZACIÓN 01 05/07/2013
UR-P-01 CONTROL PREVENTIVOS Y ATENCIÓN DEQUEJAS 00 05/07/2013
UR-P-02 LICENCIA DE INTERVENCIÓN DE ESPACIOPÚBLICO. 00 05/07/2013
UR-P-03 SEGUIMIENTO DE LICENCIAS URBANÍSTICASEXPEDIDAS. 00 05/07/2013
UR-PR-102-11 INSCRIPCIÓN POBLACIÓN AL SISBEN. 01 05/07/2013
UR-P-05 ESTUDIO, ADOPCIÓN Y ASIGNACIÓN DEESTRATOS – RURAL. 00 05/07/2013
UR-P-06 ESTUDIO, ADOPCIÓN Y ASIGNACIÓN DEESTRATOS – URBANO. 00 05/07/2013
UR-P-07 FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ. 00 05/07/2013
GESTION DELTALENTOHUMANO
TH-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN 02 05/07/2013
TH–PR–200-30 CONTROL HORARIO LABORAL 02 05/07/2013
TH-PR-200-51.001 BIENESTAR SOCIAL 02 30/09/2014
TH-PR-200-51.017 CAPACITACIONES 01 05/07/2013
TH-PR-200-01-004 COMISIONES Y VIATICOS 00 05/07/2013
TH–PR–200-51.027 ESTIMULOS E INCENTIVOS 01 05/07/2013
TH-PR-200-27.001 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 02 30/09/2014
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
TH-PR-200-30 HISTORIAS LABORALES 01 05/07/2013
TH-PR-200-51.017 INDUCCION Y REINDUCCION 01 05/07/2013
TH-PR-200-44.002 LIQUIDACIÓN PAGO PENSIONES YCESANTIAS 01 05/07/2013
TH-PR-200-30.005 RETIRO DEL SERVICIO 30/09/2014
TH-PR-200-51.027 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN 02 05/07/2013
TH-PR-200-51.033 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD YSALUD EN EL TRABAJO 02 05/07/2013
TH-PR-200-44.001 LIQUIDACION NOMINA 01 05/07/2013
TH-PR-200-27.001 PLAN ESTRATEGICO DEL TALENTO HUMANO 05/07/2013
GESTIÓN DERECURSOS Y
ADQUISICIÓN DEBIENES Y
SERVICIOS
GR-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN 03 30/09/2014
GR-PR-200-06 ALMACEN 01 30/09/2014
GR-PR-200-06BAJA DE BIENES 01 30/09/2014
GR-PR-200-37INGRESO DE BIENES 02 30/09/2014
GR-PR-200-37 LEVANTAMIENTO FISICO INVENTARIOS 02 30/09/2014
GR-PR-200-37.001 ENTREGA-ASIGNACION Y TRASLADO 01 30/09/2014
IMAGENINSTITUCIONAL Y
COMUNICACIONESIC-O-01 CARACTERIZACIÓN 01 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
IC-PR-100-24 PLAN DE COMUNICACIONES 01 05/07/2013
IC-PR-100-24IMAGEN INSTITUCIONAL 05/07/2013
ASESORIAJURIDICA
AJ-O .01 CARACTERIZACIÓN 01 05/07/2013
AJ-PR-101.50.007 CONTESTACIÓN DE DEMANDAS 02 05/07/2013
AJ-PR-101-13.002 ASESORIAS JURIDICAS 00 30/09/2014
AJ-PR-101-50.007 SENTENCIAS JUDICIALES 02 30/09/2014
CONTRATACION
CO-G-200-27.001CARACTERIZACIÓN 02 30/09/2014
CO-M-103-18MANUAL CONTRATACION 02 30/09/2014
CO-PR-103-18 PROCEDIMIENTO CONTRATACION 01 30/09/2014
CO-PR-103-18 RADICACION Y PAGO DE CUENTAS 01 30/09/2014
GESTIÓN DERECURSOS
TECNOLOGICOS
RT-O-1 CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE RECURSOSTECNOLÓGICOS 01 05/07/2013
RT-PR-TRD ADMINISTRACION DEL PORTALINSTITUCIONAL 00 05/07/2013
RT-PR-TRD DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA 00 05/07/2013
RT– PR – 100-XX PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO 00 05/07/2013
GESTIÓNDOCUMENTAL Y
ARCHIVODA-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN 02 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
DA-PR-200-51.021 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 00 05/07/2013
DA-PR-200-51.021 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 00 05/07/2013
DA-PR-200-51.021 ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS 00 05/07/2013
DA-PR-200-51.021 VENTANILLA UNICA 00 30/09/2014
DA-G-200-51.021 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 00 05/07/2013
DA-PR-200-51.021 CONSULTA Y PRÉSTAMO DOCUMENTOS 00 05/07/2013
DA-PR-200-51.021 TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS. 00 05/07/2013
DA-PR-200-51.021 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 00 05/07/2013
DA-I-200-51.021 INSTRUCTIVO FORMATOS GENERALES 00 05/07/2013
DA-G-02 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD) 03 30/09/2014
DA-I-01 INSTRUCTIVOS PARA LA APLICACIÓN DE TRD 00 05/07/2013
GESTIÓN DECONTROLINTERNO
DISCIPLINARIO
CD-O-01 CARACTERIZACIÓN 01 05/07/2013
CD-P-01 INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA 00 05/07/2013
CD-P-02 PLIEGOS DE CARGOS 00 05/07/2013
CD-P-03 INDAGACIÓN PRELIMINAR 00 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
CD-P-04 RECURSOS 00 05/07/2013
CD-PR-105-88.13 DISCIPLINARIO ORDINARIO 00 05/07/2013
CD-PR-105-88.13 DISCIPLINARIO VERBAL 00 05/07/2013
GESTIÓN DECONTROLINTERNO
CI-G-200-27.001 CARACTERIZACIÓN 02 05/07/2013
CI–PR–104-43.002 EVALUACION Y SEGUIMIENTOINSTITUCIONAL 01 05/07/2013
CI-PR-104-35.004 ELABORACIÓN INFORMES ENTES DECONTROL 01 05/07/2013
CI–PR–104-04.006 PROGRAMA DE AUDITORIAS 01 05/07/2013
CI-PR-104-43.002 ACCIONES CORRECTIVAS 01 05/07/2013
CI-PR-104-43.002 ACCIONES PREVENTIVAS 01 05/07/2013
CI-PR-104-51.003 PLAN MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 01 05/07/2013
CI-PR-104-43 PROCEDIMIETNO RESPUESTA YSEGUIMIENTO SOLICITUDES 01 05/07/2013
CI-PR-104-43.002 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 01 05/07/2013
CI-M-104-43.002 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 01 05/07/2013
CI-PR-104-43.002 MAPA DE RIESGO 01 05/07/2013
CI-PR-104-43.002 CULTURA DE AUTOCONTROL 01 05/07/2013
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PROCESO CODIGO -IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DE
APROBACIÓN
CI-PR-104-51.003 ASESORÍAS Y ACOMPAÑAMIENTO A LAGESTION INSTITUCIONAL 01 05/07/2013
CI-PR-104-43 ARQUEO CAJA MENOR 00 05/07/2013
CI-M-104-51 MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROLINTERNO 01 05/07/2013
16.LISTA DE DISTRIBUCION
Secretaria General
17.HISTORIAL DE REVISIONES
ULTIMA VERSION FECHA DE LA REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
Versión 2 29 de Noviembre de 2012 Actualización
Versión 3 05 de Julio de 2013 Actualización Organigrama yDocumentos por Proceso
Versión 4 30 Septiembre 2014 Actualización
18.ANEXOS
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VERSIÓN 04
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA GENERAL PROCESO: GESTIÓN DE SISTEMAS
ELABOROEQUIPO MECI
FECHAAGOSTO 2014
REVISORESPONSABLE DEL PROCESO
FECHASEPTIEMBRE - 2014
APROBÓEQUIPO DIRECTIVO MECI
FECHA30 –SEP- 2014
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16 LISTA DE DISTRIBUCION
Secretaria General
17 HISTORIAL DE REVISIONES
ULTIMA VERSION FECHA DE LA REVISIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
Versión 2 29 de Noviembre de 2012 Actualización
Versión 3 05 de Julio de 2013 Actualización Organigrama yDocumentos por Proceso
18 ANEXOS
DOCUMENTOS POR PROCESO