manual de treinamento e apoiooperacoesvw.vw.com.br/ippr/manual ippr_2013.pdf · ippr –...

Manual de Treinamento e Apoio Irregularidades no Pedido de Peças de

Reposição

IPPR – IRREGULARIDADES NO PEDIDO DE PEÇAS DE REPOSICÃO

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ÍNDICE

1 Quando abrir um processo de IPPR? 4

1.1 Tipos de ações e seus significados 4

2 Sistema Barcode 6

2.1 Consultando box number no portal da rede 7

2.2 Possiveis Erros 7

3 Prazos 8

4 Consulta de Crédito 8

5 Acessando o Sistema de IPPR 9

6 Consultando uma IPPR 10

7 Ação A 11

8 Ação B 13

9 Ação C 15

10 Ação D 17

11 Ação E 19

12 Ação F 21

13 Ação G 23

14 Ação H 25

15 Ação I 28

16 Ação J 31

17 Abertura de Sinistro 34

17.1 Classificação para reclamação de sinistros e IPPR 35

18 Dados de Transporte 36

19 Emissão de Carta de não Recuperação de Impostos 38

20 Registro de dados de NF de Faturamento Adicional 40

21 Canais de Comunicação - Dúvidas 41


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Edição 2013 / Versão 1 APRESENTAÇÃO

Caro Concessionário,

O nosso objetivo é a sua satisfação. Por este motivo e com o intúito de

possibilitar maior entendimento sobre o funcionamento do sistema, como

utilizá-lo e o acompanhamento de cada ação desde o seu início até a sua

finalização a equipe da Qualidade apresenta uma nova versão do manual de

abertura de IPPR (Irregularidade de pedido de peças de reposição).

Nós consideramos seu feedback e desejo de melhoria para este manual em

acordo com as àreas envolvidas. O conteúdo está em detalhes com

descrições e exemplos sistêmicos possibilitanto treinamentos para novos

colaboradores bem como apoio e detalhamento à todas as pessoas.

Esperamos que você tire bastante proveito deste material consultando-o

sempre que necessário.

Atenciosamente,

P&A Qualidade


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1. QUANDO ABRIR UM PROCESSO DE IPPR?

O processo de IPPR deve ser aberto após a conferência do volume recebido e constatação de irregularidades, para tanto, note abaixo o que é necessário ser verificado:

1. Volume intacto, ou seja, sem violação ou danos. Em caso negativo, consultar ABERTURA DE SINISTRO na pag. 34

2. Verificar se o volume pertence à concessionária. Em caso negativo, receber os volumes corretos e anotar ressalva atrás da Nota Fiscal . Atenção para não coletar volumes de outros concessionários!

3. Confrontar o conteúdo do volume com a Nota Fiscal. Em caso de divergência, verificar tabela abaixo para abertura correta de IPPR

NOTA: Primeiramente realizar a conferência do volume para depois coletar as informações no sistema BARCODE. 1.1 TIPOS DE AÇOES E SEU SIGNIFICADO

Abaixo segue breve explicação sobre as ações disponíveis para abertura de IPPR.

Motivo da reclamação e

código da ação Descrição

Com ou sem

devolução

Obrigatoriedade de abrir outra ação

(*) Exemplos para preencher o

campo “Observação”

Entrega a menor (A)

Item enviado a menor. DN deverá ser creditado Sem

Sim -> Entrega de item a menor, porém

com outro item no lugar, abrir ação I ou

J.

Não -> Item e/ou quantidade solicitadas

não entregue.

Informar o número de IPPR ação I ou

J.

Informar todos os nºs de box

correspondetes às peças reclamadas

do IPPR.

Entrega a maior (B)

Item enviado a maior que o solicitado.

DN tem interesse em ficar

com a peça

Sem Não Nenhuma

exigência de informação.

Entrega a maior (C)

Item enviado a maior que o solicitado.

DN tem não interesse em

ficar com a peça

Com Prazo: 15

dias Não

Nenhuma exigência de informação.

Item não solicitado

(D)

Item gerado automaticamento pelo

sistema Autopart.

Com Prazo: 15

dias Não

Justificar devolução

informando a média de

utilização do item na concessionária.


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Item incorreto (E)

Item trocado na embalagem (etiqueta com número de peça diferente

do item)

Com Prazo: 15

dias Não

Informar código descrito na

embalagem e código observado

na peça.

Solicitação incorreta

(F)

Item solicitado

indevidamente pelo concessionário

Com Prazo: 15

dias

Não

Nenhuma exigência de informação.

Informação errada

(G)

Informação de utilização incorreta fornecida pela

VW (sistema ETKA)

Com Prazo: 15

dias

Não

Informar número de Ticket Etka ou

Diss/Cotec.

Problema de Qualidade

(H)

Problemas de qualidade e/ou avarias observados

na peça

Com Prazo: 15

dias Não

Descrever avarias observadas no

item e na embalagem e anexar fotos.

Entrega a maior (I)

Item enviado a maior, porém item não solicitado.

DN tem interesse em ficar

com a peça

Sem Não

Informar intenção

de abertura de ação A.

Entrega a maior (J)

Item enviado a maior, porém item não solicitado.

DN não tem interesse em

ficar com a peça

Com Prazo: 15

dias Não

Informar intenção de abertura de

ação A.

(*) Para todas as ações informar o número contido na etiqueta, conforme abaixo.


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2. SISTEMA BARCODE

O Sistema Barcode foi desenvolvido para facilitar a conferência dos volumes e agilizar a análise e aprovação dos processos. Além disso, controla o tempo de entrega e vale como base na abertura de IPPR. Como utilizar o sistema Barcode?

NOTA 1: O Portal da Rede atualiza as informações a cada 30 minutos.

NOTA 2: Solicitação de pedido de aparelho, login de usuário e senha, pedido de

equipamentos e sistemas, acessar o site: www.assobrav.com.br

Comparar com as informações constantes de conhecimento.

O Número do Box deve ser coletado primeiro e depois os

itens contidos no Box, para que os dados migrem para o

Portal da Rede.

Coletar todos os volumes entregues pela transportadora.

Caso não haja divergências de volume, liberar a

transportadora;

Se houver divergências na quantidade de volume abrir

Sinistro.

Coletar ou selecionar na tela do leitor o volume a ser

conferido.

Coletar todas as peças utilizando a etiqueta de

identificação contida nas peças.

Quando não houver mais peças para coletar, selecionar a

opção FINALIZAR.


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2.1 CONSULTANDO BOX NUMBER NO PORTAL DA REDE

Após a utilização manual do sistema Barcode o Portal da Rede deve ser acessado para a obtenção das informações, conforme abaixo.

Em seguida, selecione Consulta de BN conforme abaixo.

2.2 POSSÍVEIS ERROS

Durante a conferência no Portal é possível identificar erros conforme abaixo. No campo Status pode aparecer as seguintes inconsistências: A) 000 – Volume sem inconsistência. B) 003 – Volume com divergências. C) 004 – Volume não faturado ou não pertence ao Concessionário. D) 999 – Erro de transferência de dados do barcode para o Portal da Rede. (Contatar [email protected]) ou E) Erro de configuração do barcode. (contatar Henrique da Assobrav, contato (011) 5078-5400)


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Ao consultar o Box desejado já é possivel abrir a IPPR, conforme exemplo abaixo.

3 PRAZOS

Abertura de IPPR A abertura de IPPR poderá ser realizada em até 10 dias a partir da data de recebimento; após esta data as IPPRs serão recusadas. Para ações E, o prazo de abertura de IPPR será de até 180 dias a partir da data do recebimento. Para ações H, nos casos de sinistros recusados por classificação de IPPR, o prazo é de 15 dias a contar da data da recusa do sinistro. Para ações D, os casos em que as peças de campanha foram faturadas em quantidade a maior, o prazo é de 15 dias a cotar da data de término da campanha.

Análise e aprovação de IPPR A análise e aprovação por número de processo de IPPR é de 3 dias úteis após a data de abertura. Reanálise de um processo de IPPR Caso o concessionário não concorde com a análise da IPPR, o mesmo terá o prazo máximo de 10 dias para solicitar sua reanálise. Após este prazo as solicitações de reanálise serão recusadas.

4 CONSULTA DE CRÉDITO

O crédito deve ser verificado na movimentação da Conta Corrente com o código 2197.


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5 ACESSANDO O SISTEMA DE IPPR

Nos passos seguintes, mostraremos como acessar a IPPR e fazer o seu primeiro acesso ao Sistema. Para acessá-la, você deverá conectar-se à internet e digitar o endereço: http://www.portalredevw.com.br 1 Você visualizará a página do Portal Rede Volkswagen, conforme abaixo. 2 Faça o login digitando o seu CPF e sua senha recebida por e-mail. 3 Clique em Peças e Acessórios, no menu superior do portal, para abrir o submenu.

Clique em IPPR 2000, dentro do submenu, como você vê na tela a seguir.


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6 CONSULTANDO UMA IPPR

É possível consultar IPPRs já encerradas e/ou IPPRs em andamento. Lembrando que o sistema IPPR2000 informa apenas ipprs com notas fiscais emitidas a partir de março de 2009. No menu inicial selecione IPPR e, em seguida, Consultar.

Preencha os campos abaixo e selecione Pesquisar. Também é possivel consultar pelo número de IPPR.

Selecione a IPPR que deseja para visualizar a etapa em que o processo se encontra.


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7 AÇÃO A – Item enviado a menor

Descrição: Item solicitado não entregue.

7.1 Abertura da IPPR

1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”

1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Divergência” 3 Clicar em “Buscar dados”

1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “A” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise” ATENÇÃO: Quantidade divergente nunca será maior que a quantidade faturada, já que se trata de ação a MENOR.

7.2 Análise da IPPR

O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua). 7.3 Aprovação da IPPR

Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) O DN envia a Emissão de Carta de ICMS/IPI (veja item 20 EMISSÃO DE CARTA DE NÃO RECUPERAÇÃO DE IMPOSTOS ICMS/IPI) 2°) A VW recebe a carta via Correio; 3°) A VW registra no sistema na etapa Recebimento de Carta de ICMS/IPI; 4°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. 5°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente.


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8 AÇÃO B – Item enviado a maior que o solicitado (DN possui interesse em ficar com a peça) Descrição: Item solicitado foi entregue em quantidade maior que a solicitada. DN possui interesse em ficar com essas peças enviadas a mais. 8.1 Abertura da IPPR

1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”


1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “B” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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1 Preencher a quantidade divergente 2 Descrever a irregularidade no campo “Observação” (verificar instruções no item TIPOS DE AÇÔES E SEUS SIGNIFICADOS) 3 Clicar no ícone “Enviar para análise”



Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic. 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado.


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9 AÇÃO C – Item enviado a maior que o solicitado (DN não tem interesse em ficar com a peça) Descrição: Item solicitado foi entregue em quantidade maior que a solicitada. DN NÃO possui interesse em ficar com essas peças enviadas a mais. 9.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”


1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “C” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic.; 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional; 3°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 4°) O Operador logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 5°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a liberação da nota fiscal adicional e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário.


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10 AÇÃO D – Item gerado automaticamento pelo sistema Autopart Descrição: Por falha do sistema Autopart item foi faturado e entregue. 10.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”

1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Clicar em “Buscar dados”

1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “D” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua) e encaminha a reclamação ao analista de Autopart para verificação. 10.3 Aprovação da IPPR

Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário.


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11 AÇÃO E – Item trocado na embalagem (etiqueta com número de peça diferente do item) Descrição: Código do item solicitado descrito na embalagem. Porém peça com código diferente. 11.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”


1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “E” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua) e encaminha a reclamação à Qualidade VW para verificação de estoque. 11.3 Aprovação da IPPR

Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário.


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12 AÇÃO F – Item solicitado indevidamente pelo concessionário Descrição: Item solicitado por engano pelo DN. 12.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”


1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “F” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. ATENÇÃO: Haverá cobrança de despesas administrativas e frete ao concessionário. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário.


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13 AÇÃO G – Informação de utilização incorreta fornecida pela VW (sistema ETKA) Descrição: Item solicitado indevidamente em razão de informação incorreta do sistema ETKA. 13.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”


1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “G” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes e evidências de informação errada por parte da Volkswagen. 13.3 Aprovação da IPPR

Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente. ATENÇÃO: Caso a informação errada tenha sido fornecida através do ETKA (Webticket), informar o número dos tíquetes envolvidos como evidência. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário.


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14 AÇÃO H – Problemas de qualidade observados na peça Descrição: Item possuindo problemas de qualidade ou avarias. 14.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”


1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Selecionar ação “H” 3 Clicar em “Abrir IPPR”


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NOTA: Todos os processos neste tipo de ação deverão, obrigatoriamente, possuir imagens demonstrando condição da embalagem no momento do recebimento e detalhando local de danificação do produto e do volume. A imagem anexada deve obrigatoriamente contemplar toda a embalagem e não parcialmente. Lembrando que a foto apenas autoriza a devolução da mesma e sua avaliação física será realizada posteriormente, ou seja, a priori a foto não significa que a ação será aprovada. No caso de peças codificadas, encaminhar email para [email protected] antes de abrir o IPPR. 14.2 Análise da IPPR O analista avalia a IPPR observando a data de reclamação, utilização de Barcode/reconstituição de volumes bem como informações sistêmicas e evidências (caso possua) e fotos anexas e encaminha a reclamação à Qualidade VW para verificação de estoque e, se necessário apuração do caso com a área Técnica e Engenharia. 14.3 Aprovação da IPPR Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 2°) O Operador Logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado; 4°) O DN deve solicitar o item de seu interesse novamente.

Limite

600

Kbts


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ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a análise da IPPR e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário. A Ação H deverá ser usada para ressarcimento das avarias que indevidamente foram classificadas inicialmente como sinistro:

a) No momento da vistoria o Concessionário e o vistoriador da RSA deverão avaliar as mercadorias avariadas e verificar se existe alguma avaria que pode ser classificada como IPPR. Neste caso a abertura do IPPR dever ser feita de imediato pelo concessionário.

b) No casos em que o sinistro for recusado e reclassificado como IPPR, o concessionário terá um prazo de 15 dias para abertura do IPPR a contar da data da recusa do sinistro.


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15 AÇÃO I – Item enviado a maior, porém item não solicitado (DN tem interesse em ficar com a peça) Descrição: Item não solicitado entregue. DN possui interesse em ficar com essas peças a mais. 15.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”

1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Preencher o nº de Box referente ás peças reclamadas 4 Clicar em “Buscar dados”

1 Clicar em “selecionar”

1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Clicar em “Peça não encontrada”


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1 Preencher o código da peça recebida sem NF 2 Sselecione a ação I (para ficar com a peça) 3 Clicar em “Buscar Produto”



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Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic. 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional 3°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado.


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16 AÇÃO J – Item enviado a maior, porém item não solicitado (DN não tem interesse em ficar com a peça) Descrição: Item não solicitado entregue. DN NÃO possui interesse em ficar com essas peças a mais. 16.1 Abertura da IPPR 1 Passe o mouse na palavra IPPR para que abra o submenu 2 Clique em “Abrir”

1 Preencher o n° da NF 2 Selecionar “Devolução” 3 Preencher o nº de Box referente ás peças reclamadas 4 Clicar em “Buscar dados”

1 Clicar em “Selecionar”

1 Preencher data de recebimento da mercadoria 2 Clicar em “Peça não encontrada”


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1 Preencher o código da peça recebida sem NF 2 Selecione a ação J (para devolver a peça) 3 Clicar em “Buscar Produto”



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Com base na avaliação do analista o aprovador confere as informações podendo validar ou regredir a IPPR. Caso a IPPR seja rejeitada, então a IPPR será finalizada. Caso a IPPR seja aprovada, então seguirá o procedimento abaixo: 1°) A VW informa a Nota Fiscal gerada para a IPPR na etapa Registro NF Adic; 2°) DN informa o recebimento da Nota Fiscal através da etapa Recebimento NF Adicional; 3°) DN gera Nota Fiscal de devolução para o Depósito VW e registra na etapa Dados da NF devolução (veja item Dados de transporte); 4°) O Operador logístico valida o volume e registra na etapa Validação de Volume; 5°) IPPR concluída conforme etapa Finalizado. ATENÇÃO: O prazo de devolução da carga é de 15 dias após a liberação da nota fiscal adicional e os itens deverão ser devolvidos juntamente com suas embalagens originais nas mesmas condições em que foram entregues no concessionário. As peças também não podem sofrer nenhum tipo de marcação ou inserção de adesivos e afins por parte do concessionário. Caso contrário, e se for observado manipulação das peças, o processo de IPPR será negado e o volume será devolvido com os custos de frete direcionados ao Concessionário.


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17 ABERTURA DE SINISTRO

Quando uma avaria na peça pode ser classificada como IPPR na ação H: • Volume intacto, ou seja, sem violação ou danos e peça avariada; • Volume e peça avariados onde a avaria do volume não guarde relação com a avaria

da peça. • Peças avariadas recebidas sem embalagem • Peças avariadas embaladas sem as devidas proteções • Volume com leve avaria e peça avariada somente para faróis e lanternas • Peças avariadas onde os adesivos de impacto e direção (quando houver)

encontram-se violados no momento da entrega

Se as condiçoes forem diferentes destas citadas acima, acionar o seguro.

Condições básicas a serem observadas pelos concessionários para o acionamento do seguro:

1. Fotografar o estado das mercadorias no momento da abertura do caminhão; 2. Avaliar se as sinalizações das embalagens foram respeitadas na arrumação da

carga; 3. Verificar o estado geral do caminhão; 4. Verificar se o descarregamento foi feito de forma adequada respeitando a

sinalização das embalagens; 5. Checar se a quantidade de volumes está de acordo com o Conhecimento de

Embarque (CTE); 6. Identificar que a avaria da embalagem tenha relação com a avaria da peça; 7. Preservar as embalagens das peças avariadas no mesmo estado em que foram

recebidas; 8. As ressalvas de lataria e vidros deverão ser feitas no momento da entrega e deverá

conter a nº do documento e assinatura do motorista; 9. As ressalvas tanto no Conhecimento rodoviário como na Carta Protesto deverão

OBRIGATÓRIAMENTE conter a descrição: a. dos códigos e das avarias das peças b. das avarias das embalagens

10. Preencher checklist; 11. Avaliar e comentar no checklist as possíveis causas que geraram avarias na

carga.Faturar apenas as peças que serão indenizadas pelo processo de sinistro (caso na mesma NF tenha reclamações de sinistros e IPPR);

12. No momento da vistoria o Concessionário e o vistoriador da RSA deverão avaliar as mercadorias avariadas e verificar se existe alguma avaria que pode ser classificada como IPPR. Em havendo o vistoriador deverá informar no formulário”Laudo de vistoria Veículos e Peças )

13. Entregar ao vistoriador todo material fotográfico e documentos que compõe cada processo de avaria.

IMPORTANTE: a efetivação da vistoria, ajuste ou aprovação do orçamento não significam que o sinistro será indenizado. A cobertura estará condicionada a análise do processo do sinistros


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17.1 CLASSIFICAÇÃO PARA RECLAMAÇÃO DE SINISTROS E IPPR

Situação Característica Tipo de reclamação

Sinistro IPPR

Conferência de volumes no momento da entrega

Identificada a quantidade de volumes a

menor(extravio)

Latarias,

caixa intacta e peça avariada

caixa e peça avariadas

desde que a avaria da peça tenha relação com a avaria

da embalagem

Recebimento de faróis e lanternas

Caixa intacta e peça avariada

Caixa com leve avaria e peça avariada

Caixa com claros sinais de avarias e peças avariadas

desde que a avaria da peça tenha relação com a avaria

da embalagem

Recebimento de vidros totalmente moído

Caixa intacta ou avariada e peça avariada

Recebimento de peça sem

embalagem

Peça avariada

Peças embaladas sem as devidas

proteções (caracteriza falha no procedimento do operador logístico

ou fornecedor do PAC

Peça e embalagem avariadas


Vol

ksw

agen

do

Bra

sil

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18 DADOS DE TRANSPORTE

As ações de IPPR que implicam em algum tipo de devolução de peça será necessário informar os dados da transportadora no sistema, note as instruções a seguir. 1 No menu inicial, selecione Dados da NF de Devolução.

2 Preencha os argumentos de pesquisa e pressione pesquisar.

3 Selecione o número da IPPR que necessita consultar.

** Os dados foram preservados. A seguinte tela será aberta. Siga as orientações conforme a seguir:


Vol

ksw

agen

do

Bra

sil

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No passo Dados da NF devolução, é obrigatório o preenchimento dos itens: 1 Número da NF e série 2 Data de emissão No passo Dados de Transporte, verifique: Situação A Frete por responsabilidade da Volkswagen O sistema atribuirá automaticamente os dados, sendo obrigatório, preencher somente: 1 Nr. Conhec. Embarque 2 Data de Embarque 3 Pressione OK para validar. Situação B Frete por responsabilidade da Concessionária Preencha os campos obrigatórios: 1 CNPJ, Razão Social 2 Transit Time previsto 3 Nr. Conhec. Embarque 4 Data de Embarque 5 Pressione OK para validar. ATENCÃO!!! CASO ESTE PASSO NÃO SEJA CONCLUIDO O PROCESSO NÃO SERA FINALIZADO.


Vol

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agen

do

Bra

sil

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19 EMISSÃO DE CARTA DE NÃO RECUPERAÇÃO DE IMPOSTOS ICMS/IPI

Siga o procedimento abaixo para emitir a Carta de ICMS/IPI. 1 Selecione ICMS/IPI 2 Selecione a opção Dados Carta

1 Preencha os argumentos de pesquisa 2 Pressione “Pesquisar”.


** Os dados foram preservados. O sistema atribuirá um número de carta de ICMS/IPI automaticamente, conforme tela abaixo. 1 Selecionar Imprimir Carta ICMS 2 Imprimir Carta IPI.


Vol

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do

Bra

sil

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A carta será preenchida automaticamente pelo sistema e, deverá ser impressa em papel A4 timbrado da Concessionária sendo devidamente assinada como forma de declarar que não se beneficiará do valor dos impostos. Envie a carta pelos Correios através de uma correspondência registrada para: Após o envio da carta você deverá registrar no sistema o número de protocolo no campo abaixo. Para chegar nesta tela, basta consultar o número da IPPR que o próprio sistema indicará o passo abaixo.

ATENÇÃO!!! JUNTAMENTE COM A CARTA DEVE-SE ENTREGAR A VIA/PROCESSO DO IPPR REFERENTE INFORMANDO O NÚMERO DO MESMO. FIQUE ATENTO AO ENVIO DA CARTA E A ATUALIZAÇÃO DOS DADOS DENTRO NO SISTEMA, CASO CONTRÁRIO A CONCESSIONÁRIA TERÁ O VALOR DOS IMPOSTOS DEBITADOS.

Volkswagen do Brasil Ltda.

P&A Qualidade - A/C Análise de IPPR Automóveis

Av. Das Indústrias, s/n

CEP: 13280-000 – CPI 5000

Vinhedo - SP


Vol

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20 REGISTRO DE DADOS DE NF DE FATURAMENTO ADICIONAL

Siga o procedimento abaixo para registrar o recebimento da NF de Faturamento Adicional referente à IPPR a ser debitada da sua Concessionária. 1 Selecione “Dados NF Fat. Adic” no submenu “Notas Fiscais”

1 Preencha os argumentos de pesquisa 2 Pressione “Pesquisar”


** Os dados foram preservados.

Após receber a NF de Faturamento Adicional é necessário registrar o recebimento da NF de faturamento pelo correio, selecione Sim e, em seguida, OK para finalizar o processo.


Vol

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21 CANAIS DE COMUNICAÇÃO – DÚVIDAS Para maiores esclarecimentos sobre a utilização do sistema eletrônico de IPPR, a Volkswagen disponibiliza uma equipe de profissionais para prestar o suporte necessário à Rede de Concessionárias Automóveis. Problemas em geral com as IPPRs Contatar seu Regional ou Dealer Care Problema de Qualidade Email: [email protected] Pedido de Barcode Através do site: www.assobrav.com.br Itens codificados Email: [email protected]

manual de treinamento e apoiooperacoesvw.vw.com.br/ippr/manual ippr_2013.pdf · ippr –...

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