Manual de uso del módulo de SIGMA de etiquetas, cartas, correos

electrónicos y SMS.

IntroducciónEste nuevo módulo de SIGMA viene a complementar el sistema utilizado por el centro para informar a los padres (también a profesores y alumnos), utilizando los nuevos sistemas de comunicaciones como los mail y los SMS, pero sin renunciar a obtener de forma sencilla los documentos de envío tradicionales, como las etiquetas, los sobres y las cartas personalizadas.

¿Porqué un mismo módulo para todos los documentos?

La semejanza entre todos estos tipos de documento es evidente. Ejemplos:

Se utilizarán las mismas condiciones para listar las cartas, que las etiquetas que las acompañan.

Si un padre tiene mail, es mas barato enviarle una carta por este método pero para aquel que no lo tenga, exactamente la misma carta debe salir por correo tradicional.

Aquellos mensajes mas urgentes pueden salir por SMS, pero si un padre no dispone (o no ha indicado al colegio) de un número de móvil, el mismo mensaje debería llegar por cualquier otro mecanismo (mail, carta)...

Este nuevo módulo se utiliza desde la opción Listados – Etiquetas, cartas, mail, SMS.

Se obtendrá la siguiente pantalla:

Manejo del módulo

Este módulo se comporta como un ayudante para facilitar la tarea. A través de al menos tres pantallas, el sistema permite, desde seleccionar el tipo de documento a obtener, hasta personalizar el documento o filtrar las personas a las que se destina.

Para pasar de una pantalla a la siguiente, se utilizarán las teclas

No todas ellas aparecen en todas las pantallas

1. Pantalla 1. Elección del tipo de documento y destinatariosModelo:

1.1. Obtener

En las opciones rotuladas como obtener se encuentran los cinco tipos de documentos posibles:

Etiquetas y sobres: Por medio de esta opción, se obtienen las etiquetas (o sobres) deseados para el envío de correspondencia a la familia, los alumnos o los profesores.

Etiquetas para carpetas: etiquetas especiales orientadas exclusivamente a la identificación de un alumno, para ser pegadas como portada de una carpeta, armario, pupitre…

Cartas personalizadas: Cartas impresas en papel blanco en las que pueden incorporarse prácticamente cualquier dato del alumno, familia o profesor: notas, direcciones, ausencias, recibos… Se parte de un documento confeccionado por el usuario en Microsoft Word

Correos electrónicos: El mismo tipo de documento empleado para emitir las cartas se envía a la familia, alumno o profesor por mail. Al correo se adjunta el documento Microsoft Word confeccionado por el usuario.

SMS. Mensajes cortos personalizados a teléfonos móviles que pueden enviarse a padres, alumnos y profesores y en los que pueden explicitarse cualquiera de los datos del sujeto.

1.2. Una por.

Bajo esta opción, es posible seleccionar:

Alumno: Indica que se obtendrá un documento (carta, etiqueta…) por cada hijo de la familia.

Familia: Se obtendrá un documento (carta, etiqueta…) para toda la familia, independientemente del numero de hijos.

Empleado: un documento (carta, etiqueta…) por cada empleado.

No confundir este juego de opciones con este otro:

Este último permite definir si, aun habiendo elegido una carta por hijo (una por alumno), se enviará una copia a cada una de las personas de la familia que reciben correspondencia.

1.3. Dirigir <documento> a

(según el caso, esta opción puede ser “dirigir carta a” o “dirigir SMS a”…)

Permite decidir el nombre de la persona a la que se dirige la correspondencia. En el caso de elegir el nombre de la familia, se utilizarán como nombre los dos apellidos del alumno.

1.4. Seleccionar alumnos

Esta opción es un primer filtro, en el que se deciden (si de alumnos/familias se tratase), los alumnos de los que se realizarán cartas, etiquetas…

Este grupo de opciones no se solicita en caso de elegir empleado/profesor en Una por

General recoge todos los alumnos y familias. Las condiciones, si se deseasen, se indicarán en las siguientes pantallas.

Con recibos impagados selecciona inicialmente solo aquellos alumnos que tengan algún recibo pendiente de pago y permite incluir en el documento, datos de los recibos impagados.

Con incidencias, selecciona inicialmente solo aquellos alumnos que hayan tenido alguna incidencia de clase (Ausencias, retrasos,…) y permite incluir en el documento datos de las incidencias.

De actividades extraescolares selecciona inicialmente solo aquellos alumnos que estén inscritos en alguna actividad extraescolar, incluidas rutas y comedor y prmite incluir en el documento datos de las actividades extraescolares.

Con observaciones de profesor selecciona aquellos alumnos que hayan tenido alguna observación de tipo diario (no en la evaluación) por parte de alguno de sus profesores y permite incluir en el documento datos de las observaciones del profesor.

1.5. Enviar solo a

Esta opción tiene como finalidad no repetir un determinado documento a la misma persona por dos medios distintos.

Imaginemos que se ha enviado un documento por mail a todas aquellas personas que han facilitado el mail al centro. Este mismo documento debería enviarse, posiblemente, por otro medio (carta escrita, por ejemplo, con su correspondiente sobre o etiqueta) a aquellos padres que no han facilitado un mail.

Por tanto, después de haber enviado el mail, será necesario imprimir las cartas y sus etiquetas pero solo para aquellos que no desean recibir mail. Otro tanto podría ocurrir con los SMS.

1.6. Obtener <documento> ordenando por

Sea cual sea el documento que se obtiene, se ordenará su salida, impresión, etc. por cualquiera de los datos solicitados.

Es imprescindible que en el juego etiqueta-carta o sobre-carta el orden sea el mismo para una mayor facilidad en la distribución.

1.7. Hacer <documento>

Esta opción permite seleccionar entre enviar una sola carta a la dirección de la persona con la que convive el alumno o bien una carta a cada una de las personas (padre, madre, otros) a las que se ha indicado que reciben correspondencia.

1.8. Nombre del documento

En esta zona se debe elegir el documento Microsoft Word que se imprimirá o se enviará por mail.

Para seleccionarlo, pulse . Obtendrá una pantalla semejante a la siguiente:

NOTA: es posible que necesite “navegar” en su disco duro para localizar la carpeta donde se encuentran sus documentos.

SI lo que desea hacer es crear un nuevo documento, indique el nombre en la casilla

y pulse .

Si lo que desea es abrir un documento existente, señálelo en la lista y pulse

Nota: Esta pantalla está en formato Windows XP. En función de su sistema operativo, el aspecto puede cambiar, aunque los métodos serán semejantes.

Una vez seleccionado el documento, puede editarlo (Modificarlo) usando la tecla

. Ver mas adelante Editar un documento Word

1.9. Texto SMS

En caso de que el documento elegido sea SMS (mensajes a móviles), se ofrece esta opción para introducir el texto del mensaje. Ver mas adelante “Escribir un texto para SMS”

1.10. Repeticiones.

Cuando se trata de imprimir etiquetas, es posible indicar el número de etiquetas iguales a obtener por cada alumno, familia, profesor…

2. Pantalla 2. Diseño de la etiqueta

Solo si se ha seleccionado la obtención de etiquetas/sobres. El formato de la pantalla será semejante al siguiente:

2.1. Tratamiento.

Elegir aquí el tratamiento formal a dar en la etiqueta a la persona que recibe la correspondencia. Este tratamiento puede anteponerse (Sr. D. Antonio Pérez) o posponerse (Antonio Pérez, Sr. D.) También seleccionar el que no se de tratamiento alguno (<En blanco>)

2.2. Formato del nombre.

Esta opción se auto explica.

2.3. Formato del documento.

Seleccionar aquí si se desean obtener etiquetas o sobres impresos.

Si se tratase de sobres, se obtendrá:

donde podrá indicarse la distancia desde los extremos superior e izquierdo del sobre hasta la zona de impresión.

2.4. Contenido de la etiqueta.

Además del tratamiento elegido y el nombre de la persona, la etiqueta/sobre puede o no contener la dirección de correspondencia. Esto se indicará activando o no la casilla

.

Es posible también añadir a la derecha de la provincia un dato más, a elegir entre los ofrecidos por el sistema:

3. Pantalla 3. Condiciones

El modelo de pantalla será semejante al siguiente:

Aunque en función de los alumnos elegidos, pueden aparecer otras condiciones. Este sería un ejemplo si se seleccionasen “Con recibos pendientes de cobro”

3.1. Selección de secciones/alumnos

Esta zona permite seleccionar límites desde/hasta secciones/alumnos, habitual en otras zonas de Sigma.

3.2. Considerar solo alumnos…

Esta zona permite indicar si se obtiene documento para los alumnos en alta, en baja o ambos. También si solo a matriculados (están en secciones), a no matriculados o a ambos.

Nota. En función de condiciones anteriores, no todas estas opciones se encuentran activas. No es posible, por ejemplo, obtener impagados de alumnos que no están matriculados.

3.3. Considerar solo secciones…

Es posible indicar si se consideran solo los alumnos de secciones normales, de secciones de pendientes o ambos.

Nota. En función de condiciones anteriores, no todas estas opciones se encuentran activas. No es posible, por ejemplo, obtener impagados de alumnos de secciones de pendientes.

3.4. Condiciones activas.

De forma especifica, puede indicarse que el documento se enviará solo a aquellos alumnos que en su ficha tengan activas una o mas condiciones.

3.5. Condiciones de impagados.

En caso de haber seleccionado la opción de recibos impagados, se obtendrá, además de las condiciones ya descritas, estas otras que permiten indicar las condiciones de los recibos impagados.

Por ejemplo, es posible indicar que solo se envíe documento a aquellos alumnos con más de X recibos pendientes. O, independientemente del número de recibos, el importe global impagado.

Y también elegir las fechas primera y última entre las que se buscarán recibos impagados.

3.6. Condiciones de incidencias

En caso de haber seleccionado alumnos con incidencias, se obtendrá, además de las condiciones ya mencionadas, estas descritas en la pantalla.

Permitirán indicar cuales incidencias se consideran a la hora de crear un documento, cuantas deben considerarse y entre que fechas deben buscarse.

Estas condiciones permitirían, por ejemplo, seleccionar el envío de un documento a todos aquellos alumnos que tengan más de 2 ausencias o más de 4 retrasos entre el uno y el 31 de enero.

3.7. Condiciones de actividades.

En caso de haber seleccionado alumnos de actividades, se obtendrá, además de las condiciones ya mencionadas, estas descritas en la pantalla.

Permitirá seleccionar los alumnos de un tipo de actividad, una actividad concreta o un grupo dentro de una actividad.

Además, pueden seleccionarse los alumnos dados de baja o de alta entre unas determinadas fechas.

Como ejemplo, se podría enviar una carta a todos los alumnos dados de alta en Judo durante el mes de septiembre.

3.8. Condiciones de Observaciones

En caso de haber seleccionado alumnos con observaciones del profesor, se obtendrá, además de las condiciones ya mencionadas, estas descritas en la pantalla.

Los profesores pueden, tanto desde ViaEducativa como desde Magíster, hacer observaciones a los alumnos. Estas observaciones son de carácter puntual, del momento, y nada tienen que ver con las observaciones de una evaluación.

Por ejemplo, un profesor quiere informar a los padres de la fecha del examen de su materia. O sobre un comportamiento concreto de un alumno.

Pueden seleccionarse solo aquellos alumnos que han tenido observaciones entre unas fechas determinadas.

4. Pantalla 4. Selección final

Esta pantalla permite finalizar la selección de alumnos/familias/empleados a los que se enviará el documento.

En la lista se relacionan todos los sujetos que cumplen las condiciones introducidas en las pantallas anteriores.

La casilla

permite introducir un texto cualquiera que no se encuentra como dato en la ficha de alumnos, familias o profesores y que puede aparecer en el documento.

La tecla permite filtrar por cualquier dato de la ficha del alumno/familia/empleado según corresponda.

Imaginemos que deseamos enviar el documento a los alumnos nacidos en 1990. Esta posibilidad no ha sido contemplada en las pantallas de condiciones anteriores. Para fijar esta condición, pulsar la tecla indicada. Obtendrá:

Puesto que el dato por el que se desea filtrar (fecha nacimiento alumno) forma parte de la ficha de alumnos, pulsar sobre el símbolo + que antecede a Alumnos. Se obtendrá:

Hacer clic sobre el dato “Fecha nacimiento alumno”. Se obtendrá:

Introducir en esta pantalla el 1 de enero de 1990 y el 31 de diciembre de 1990 (según el ejemplo) y pulsar aceptar

Se obtendrá de nuevo la pantalla

para incluir nuevas condiciones, si lo desea.

Finalizar la selección pulsando .

Bajo la tecla de condiciones, se habrá obtenido:

una explicación de las condiciones puestas. La lista/relación de alumnos habrá cambiado.

Sobre esta imagen, y solo si se seleccionaron etiquetas, se permite seleccionar la primera etiqueta dentro de la hoja a imprimir. Orientado a aprovechar hojas de etiquetas semiusadas.

Inicialmente, en la lista de alumnos/familias/empleados, todos aparecen seleccionados (color azul, generalmente). Téngase en cuenta que solo se obtendrán documentos de aquellas personas seleccionadas. Esta tecla elimina toda la selección, es decir, ninguna persona queda seleccionada, con lo que será necesario seleccionar

“manualmente” las personas a las que se les enviará el documento.

Para seleccionar una persona, basta con hacer clic sobre la zona gris situada a la izquierda del nombre ( ).

Es posible seleccionar a más de una persona si se repite esta operación manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Por último, una vez realizadas todas estas selecciones, se pulsará cualquiera de las siguientes teclas, en función del destino del documento. (la tercera indica envío a Internet, bien de SMS bien de mail)

5. Editar un documento Word.

Cuando se pulsa la tecla al seleccionar cartas personalizadas o correos electrónicos, se lanza la aplicación Microsoft Word, abriendo el documento señalado (o en blanco si el documento es nuevo).

El documento se redactará de la forma habitual en Word, usando tipos de letra, distintos párrafos y cualquier característica de este programa.

Pero además, podrá “incrustar” en el texto datos de alumnos, familias o profesores, según el caso.

Los datos que puede incrustar se encuentran en la pantalla de Word, en la barra inferior:

Como ejemplo, imaginemos que se desea enviar una carta a padres con el siguiente texto:

Estimado Sr./Sra. Andrés Pérez Gómez

Le comunicamos que el alumno Julio Pérez Martín ha sido matriculado en el grupo 1º A de secundaria.

El secretario Francisco Pérez Aguilar

Existen varios datos en esta carta que deben extraerse de los datos de la familia, el alumno o el centro, como el nombre del padre/madre, el del alumno, la sección donde se encuentra o el nombre del secretario.

Se iniciará, por tanto, la redacción de la carta:

Estimado Sr./Sra. (este texto es, naturalmente, fijo)

Con el cursor situado tras esta frase, pulsar en la flecha de .

Se obtendrá una lista de datos. Localicese el Nombre de la Persona que recibe la correspondencia:

Obsérvese que la persona que recibe la correspondencia puede seleccionarse en dos formatos. Hacer clic sobre cualquiera de ellos.

Se obtendrá:

Estimado Sr./Sra. «Nombre y apellidos de persona que recibe correspondencia»

Obsérvese que el dato queda delimitado por los símbolos «».

Se continuaría escribiendo la carta y unas líneas mas abajo:

Le comunicamos que el alumno (este texto es, también, fijo)

Como en el caso anterior, localizar en la lista de campos el nombre del alumno:

Hacer clic sobre el dato Nombre Completo del alumno

Estimado Sr./Sra. «Nombre y apellidos de persona que recibe correspondencia»

Le comunicamos que el alumno «Nombre completo Alumno» ha sido matriculado en el grupo (este texto es, también, fijo)

De esta forma, seleccionar Descripción larga sección y Nombre y apellidos del secretario. El texto, finalmente, quedará:

Estimado Sr./Sra. «Nombre y apellidos de persona que recibe correspondencia»

Le comunicamos que el alumno «Nombre completo Alumno» ha sido matriculado en el grupo «Descripción larga sección».

El secretario «Nombre y apellidos del secretario»

Como puede verse, la única dificultad para crear un documento de este tipo puede ser la localización del dato adecuado.

Salir de Microsoft Word salvando el documento.

6. Escribir un texto para SMS.

Cuando se desea enviar un texto a teléfonos móviles SMS, debe pulsarse la tecla

para crear el mensaje.

Se obtendrá la pantalla:

Imaginemos como ejemplo que el mensaje a enviar fuese:

Le comunicamos que el alumno Julio Pérez Martín ha sido matriculado en el grupo 1º A de secundaria.

Se teclearía en la zona de texto del mensaje:

Le comunicamos que el alumno

En la lista de campos inmediatamente debajo del texto,

se seleccionaría Nombre Completo del alumno

Una vez elegido el dato, pulsar .

En el texto del mensaje aparece ahora

Continuar de esta forma escribiendo la parte fija del mensaje y seleccionando finalmente Descripción Larga Sección

Finalmente:

NOTA: Debe recordar que los textos de un SMS no deben sobrepasar los 160 caracteres. Al existir datos variables y puesto que unos nombres de alumno pueden ser mayores que otros, nunca puede asegurarse que no se sobrepase esta cifra salvo que el mensaje sea lo suficientemente corto como para que los datos variables no sobrepasen la cantidad indicada.

En todo caso, tenga en cuenta que si alguno de los mensajes ocupase más de 160 caracteres, se enviarán dos o más, repartiendo el texto. Esto significa un coste añadido de comunicación.

Para poder enviar SMS, es necesario conocer un correo del centro. Este correo debe encontrarse en los datos del centro en SIGMA. En todo caso, es posible añadirlo en este momento o modificar el existente.

Para enviar los SMS, bastaría pulsar la tecla .

Sin embargo, existen en esta pantalla otras opciones de interés.

Es posible grabar este mensaje para una futura reutilización. Utilizar la tecla

.

También hubiese sido posible, en lugar de escribir el mensaje, utilizar uno

previamente guardado. Utilizar la tecla .

Por último, puede indicarse al sistema que los SMS se manden en este preciso momento, o bien, seleccionar en la zona

La opción:

e introducir la fecha y hora en que se desean enviar estos mensajes, el envio se realizará en el momento que se indique.

Una vez que los servidores de Cospa envían los mensajes, en el correo del centro se recibe la confirmación del envío.